公司信息化管理方案篇1
关键词:营销信息化;电力营销;业务流程
中图分类号:F49
文献标识码:a
文章编号:1672-3198(2010)03-0048-02
1系统层次分析
为配合营销信息化建设,按照国家电网公司“十一五”规划,各地市供电公司须成立“一部三中心”营销业务运作模式,即电力营销部、客户服务中心、电费管理中心和电能计量中心,营销业务运作模式主要通过电费管理中心、电能计量中心、客户服务中心三个集约化的业务中心的专业化管理和营销部的职能化管理实现。
南昌供电公司一部三中心的具体业务如下:
电力营销部为电力营销业务的管理部门,负责制定和完善有关营业、计量、服务等方面的管理制度、工作标准和技术规范;制定营销工作计划,检查各项营销制度、标准和管理办法的执行情况,对营销工作任务完成情况进行监督考核;营销指标管理,建立电力销售、市场运营、优质服务、电能计量等营销指标体系,对基层单位的营销指标进行统计、分析、考核;各类营销报表的汇总、审核、上报;负责公司营业抄核收管理,监督基层单位电价执行情况及抄核收工作质量;优质服务管理,制定优质服务措施并监督实施。客户服务策划和服务形象、服务品牌管理,组织客户满意度调查;用电检查、供用电合同和计量管理。组织开展营业稽查、营业普查工作;负责电力需求侧管理,配合政府主管部门推广需求侧管理技术和示范项目,制定本地区有序用电方案,供电预警信息;负责组织收集客户检修计划信息,进行有序用电管理,协调平衡电网的停电计划安排,负责营销信息化、营销技术支持系统建设与管理,负责营销人员业务培训。
客户服务中心具体业务:统一受理客户用电需求,承担客户的新装、增容及用电变更业务处理,并对业务处理过程的进程及时向客户反馈;接受客户的故障报修、咨询查询、投诉举报并跟踪处理;依法开展用电检查和对客户违约用电的处理,开展市场调查,实施需求侧管理,落实开拓市场、有序用电措施;开展客户服务回访、客户满意度调查,定期进行客户服务质量、服务需求的分析,开展市场需求分析预测,并提出开拓市场、改善服务的建议;积累客户信息资源;网省公司依据供电服务标准负责对地市供电公司供电服务质量进行监控与考核。
电费管理中心具体业务:对抄表、收费业务进行安排、监督及管理;对电费核算、发行、电费信息流、营销电费账务处理进行集中统一操作;对销售电量、销售收入、平均电价、电费回收率、电费应收帐款余额等营销指标及工作质量进行统一分析并集中监管控制;协助财务部门进行电费资金流及财务电费帐务与电费信息流、营销电费帐务的核对及销账工作;组织开展电费风险分析与防范,销售情况及专业管理分析等,提出持续改进管理的措施。
电能计量中心具体业务:参与计量器具从选型、招标采购、验收、检定到配送等过程:电能计量器具的选型和招标采购工作由各网省公司负责组织,网省公司电能计量中心和地(市)级供电公司参与;网省公司电能计量中心负责计量器具出厂(到货)前的统一抽检;地(市)供电公司电能计量中心负责计量器具的首次统一检定和配送;县(区)供电公司具体负责电能计量装置的轮换和故障处理工作。
2信息的标准化
信息标准化工作是信息化建设的基础工作之一,是信息共享、交换和集成的保证,将贯穿于整个营销业务过程中。在标准化设计中,首先要统一数据格式,例如电价、变电站、变压器等按参数统一代码,其次对电力营销各项业务根据国网公司的标准化设计和流程建立业务流程,通过信息的标准化实现形成上下层业务系统数据交换、同层次业务数据交换的统一环境。
数据的标准化必须解决数据的共享问题。为实现数据中心的数据交换和统一口径,必须有一个规范统一的基础数据编码标准。这个可以按照省电力公司的标准对照库来解决,同时制作数据转换程序解决历史数据转换问题。
建立一套完善的标准代码维护体系和信息技术标准化机制,针对不同专业成立了编码小组,各编码小组对代码条目进行审核确认,最后由专人定时,为营销信息共享和信息集成提供了强有力的保证。
3统一规范的业务流程
南昌供电公司电力营销流程采用的是国网公司统一的业务流程。由于现行的营销业务流程与规范流程仍有差异,需根据标准流程对所有的营销业务流程进行梳理、补充、完善和优化,搭建流程体系。个性化的流程设计完成之后,公司统一,作为企业电力营销业务流程执行的唯一依据,实现“一个企业,一套流程”的管理目标。为应对国网规范流程要求,按照国网公司“一部三中心”的建设要求,南昌供电公司进行了组织机构调整,先后成立了电费管理中心和客户服务中心,将全公司的电费核算和账务处理归口统一处理;客户中心剥离抢修、业扩工程等业务;将表计装接划归计量中心,抢修业务划归配电公司负责等等,这些都是为电力营销业务的规范化奠定了基础。
为防止出现业务流程黑洞,需建立统一的业务流程管理制度。成立专门的部门或者指定相应部门承担业务流程管理的职责,负责组织实施对业务流程的持续优化和改进。建立业务流程设计、、监控、优化、变更方面的流程和制度。根据企业的管理需要,对与流程相关的其他部门的管理信息系统,例如财务管理、物资管理、miS等在业务流程管理信息系统中基于统一的业务流程进行整合,实现“一套流程、多种应用”的管理目标,提高集团整体管理水平。对南昌供电公司电力营销管理而言,成立专门的组织机构对业务流程进行分析、整合、优化、重组等可收到事半功倍的效果。
4保障整个电力营销管理信息系统的网络安全
网络安全的管理分为局域网内部安全、internet安全和与其他系统接口的安全。
要做好整个营销系统的网络安全工作必须首先保证局域网的内部安全,按分工仍是由公司信息中心负责。
internet安全。由于网络是一个开放系统,任何一台连接internet的机器都有可能被其他人访问,因此,为了防止非法用户的入侵或恶意的攻击,保护企业内部intranet网络安全,必须采取相应的防范措施。建议营销网络与internet网络分开,对确需要上网的服务器例如短信文件服务器由专人负责。物理上隔离,最大限度地防止inteRnet的冲击。
与其他系统接口的安全。随着联机实时业务的发展(如银电联网等、预付费系统等),电力营销管理信息系统将不可避免地与越来越多的接口进行必要的数据交换,而在这种交换中,必须考虑如何来保障数据库系统的安全,避免非法访问,保证数据发送和接收的准确性。为保障系统主机及数据库安全,在与接口进行数据交换时采用专门的前置机与其他系统进行对接,在前置机前面安装防火墙,避免了系统对网络主机的直接访问,可以有效地保障数据安全。同时,为保证信息传递的安全,对于网上传递的关键信息,如登录用户名、口令、客户电费信息等,为防止被窃取,使用信息加密技术进行处理。
5分层实现,分步实施
根据信息化战略要求,前面系统框架的建立,系统功能和系统层次分析,要实施电力营销信息化管理战略只能走分层实现、分步实施的道路。
信息化工作的推进已不再是单纯的推广使用信息系统的问题,其已经涉及到组织机构的调整和业务流程再造,这些工作涉及营销、生产、调度、财务等多部门,需共同协作配合完成。以电力营销系统为例,整套系统分为客户服务、计费与营销账务管理、电能计量管理、电能信息实时采集与监控、市场管理、需求侧管理、客户关系管理、营销分析与辅助决策模块,这当中已经全部实现信息化管理只有电费管理、电能计量和客户管理三个,后面的电能信息实时采集与监控模块目前是通过接口程序实现数据共享,还远未达到联动的效果;需求侧等四个模块相关业务仍为手工阶段,实用化还需要大量的基础数据做支撑,大量的前期准备工作要做。客观条件的限制决定信息化进程只能走分层实现,分步实施的战略。
建议南供信息化的分布走方案是:借助“SG186工程”的实施,在2009年完成电力营销管理信息系统的升级,完成实时采集、台线管理、即时缴费等系统的接口并逐步完善达到联动,真正实现数据共享,在三年内实现客户管理、需求侧管理等系统实用化。
参考文献
[1]范玉顺.信息化管理战略与方法[m].北京:清华大学出版社,2008.
[2]傅景伟.电力营销技术支持系统[m].北京:中国电力出版社,2002.
公司信息化管理方案篇2
关键词：社会保险；信息化管理；档案
社会保险作为社会保障的中心，对社会保险档案实施有效管理是开展社会保障活动的重要依据。笔者从大港油田公司社保档案管理的现状出发，结合我国社保制度改革的实际情况，从笔者的实际工作中提出了对社保档案实施信息化管理，确保社保档案信息化管理的实际应用，探讨实施社保档案信息化管理的途径，以实现社保档案科学规范的信息化管理。
一、社保档案管理现状
随着我国社保体系在各企事业单位的完善，社保管理工作已经达到了一定的积累，大港油田公司在社保管理过程中就形成了较大工作量的档案材料。职工参保档案材料真实反映了大港油田公司对社保基金的征缴、支付等管理过程，也反映了油田公司社保制度的改革发展过程。随着大港油田公司的不断发展，参保职工越来越多，社保管理工作越来越完善，社保档案管理规模也越来越大，因此社保档案管理工作越来越重要。虽然，大港油田公司社保档案管理工作取得了较好的效果，但是就目前管理现状来看仍存在较多的问题。如，大港油田公司对社保档案管理工作重视不足。对于大港油田公司来说，社保档案管理是一项较新的工作，人们对档案管理不够重视，而将工作的重点放在社保覆盖面的扩大、社保基金的征缴、退休职工人员的养老金发放等方面，致使社保档案不够重视，处于杂乱管理状态，无法有效发挥社保档案管理的作用；第二，不健全的社保档案管理制度。现阶段，大港油田公司的社保档案管理并没有形成统一规范的制度，以至于无法有效明确的对社保档案进行归档，无法有效收齐社保档案，导致社保档案在管理过程中出现丢失、损毁等现象；第三，没有专业性的社保档案管理工作人员。目前，大港油田公司的社保档案管理工作人员多是非专业档案专业出身的职工，这在一定程度上影响了档案管理工作质量。
二、社保档案信息化管理必要性
社会保险作为社会保障的中心，对社会保险档案实施有效管理是开展社会保障活动的重要依据。大港油田公司的社会保险包括医疗保险、养老保险、工伤保险、失业保险和生育保险，涉及到职工生活的方方面面，和职工是相伴一生的，对职工的基本生活有很大的影响作用。大港油田公司社保管理中心需要保存工作量巨大的资料文件，因此，为了实现社保档案管理服务标准化、经办流程规范化、干部队伍专业化、信息网络科学化的目的，提出对社保档案管理实施信息化建设。因为如果大港油田公司社保档案管理工作由于缺乏科学的管理机制，损害职工的合法权益，侵害职工的正当利益，无法保障职工的基本生活，大港油田公司很可能面临职工动荡的局面。因此，实施社保档案信息化管理非常必要。
三、社保档案信息化管理途径
实施社保档案信息化管理主要从提升社保管理中心管理人员对档案信息化管理的认识、建设先进基础设施、建设档案信息资源、建设档案管理标准规范、建设档案管理的应用系统和建设档案管理的专业化人才六方面入手。
第一，提升对社保档案信息化管理的认识。实施社保档案信息化管理是一项需要不断投入建设的社保基础管理工程，在建设社保档案信息化管理过程中，并不是进行资金投资、购买信息软件就可以，还需要结合社保档案信息化管理的正确思想，获得社保管理中心管理人员的支持，邀请社保管理中心管理人员的参与，在全体社保管理中心工作人员的理解支持下，才能顺利进行社保档案信息化管理活动。
第二，建设先进社保档案信息化管理基础设施。主要包括对社保档案信息网络系统的建设，以及对社保档案数字化设备的建设，即以计算机为核心的，一系列包括计算机、服务器、交换机、存储器和路由器，以及数据库管理系统、操作系统和信息安全系统等在内的一整套社保档案信息网络构建。先进社保档案信息化管理基础设施是传输、交换和共享社保资源的基础条件，只有建设先进社保档案信息化管理基础设施，才能实现社保档案信息化管理的效益。
第三，建设社保档案信息资源。社保档案信息资源是社保档案信息化管理的基础工作，主要包括社保档案数字化、电子文件的接收等工作，其主要建设形式为社保档案目录中心数据库建设、专门数据库建设和各类数字化档案全文。
第四，建设社保档案管理标准规范。为了保障社保档案信息化管理健康有序的发展，需要针对电子文件的形式、归档、信息资源的标识、存储、查询、交换、传输和管理等方面制定业务规范管理、技术规范管理和标准管理规范。
第五，建设社保档案管理的应用系统。为了在技术层面对社保档案信息资源和社保档案信息网络进行保障，结合社保管理中心工作人员的技术力量，选择相应的管理软件建设，确保社保档案信息化管理的质量。
第六，建设社保档案管理的专业化人才。大港油田公司社保管理中心只有具有专业性的人才，才能确保高效的社保档案信息化管理。
因此，针对目前大港油田公司社保管理中心工作人员的现状，笔者建议开展对现有工作人员的针对性教育培训，对其实施长短期结合的教育培训方式，尽快提升工作人员的档案信息化管理专业技能。建设专业化的社保档案信息化管理人才，是实现社保档案信息化管理的关键环节。
总之，大港油田公司社保档案记录了参保职工的所有情况，是参保职工依据我国相关法律法规享受社保待遇的重要依据，实施社保档案信息化管理对社保档案进行归档整理具有非常重要的意义。随着大港油田公司的不断发展，社会保障管理工作也越来越繁琐，实施信息化管理的社保档案工作可以取代传统的人工管理模式，是与时俱进的，是充满生机的。
参考文献：
[1]贺存乡.信息档案管理[m].浙江大学出版社2010，9.
[2]杨翠.社保档案信息化建设浅析[J].黑龙江档案.2011，3.
[3]付晓红.浅谈信息技术在社保档案管理中的应用[J].黑龙江档案.2011，3.
公司信息化管理方案篇3
一、安徽响水涧抽水蓄能有限公司档案工作简介
国网新源控股有限公司是国家电网公司直属单位之一，专门负责开发建设和经营管理国家电网公司经营区域内的抽水蓄能电站、新能源电站和再生能源项目，及与上述业务相关的工程咨询、安装施工、检修、技术咨询、技术监督、电力信息化建设与维护，以及电力工程的监理等工作，安徽响水涧抽水蓄能有限公司(以下简称“响水涧公司”)是国家电网公司直属单位国网新源控股有限公司控股公司，专门负责建设、管理、运营安徽响水涧抽水蓄能电站，及与上述业务相关的工程咨询、安装施工、检修、技术咨询、技术监督、电力信息化建设与维护等工作。在上述工作中形成的具有保存价值的各门类和载体的档案资料被统称为响水涧公司档案。从类型上讲，响水涧公司档案资源主要有党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案、生产技术管理档案、产品档案、科技档案、基本建设档案、设备仪器档案、会计档案、荣誉档案和照片档案等，它们是企业各项工作活动的真实记录与原始凭证，是业务工作查考、决策研究、权益保障、编史修志的原始凭证和重要依据，也是公司资产的重要组成部分。近年来，响水涧公司的档案数量呈现出逐年增长的趋势，且随着信息化的推进，电子档案数量也随之增多，围绕着档案的建设与管理，响水涧公司积极开展起一系列管理创新实践。
二、安徽响水涧抽水蓄能有限公司档案管理的创新
1.转变观念，重塑档案管理与创新理念。理念是行动的先导，实施档案管理工作的创新，首要是对管理理念的变革和重塑。响水涧公司没有陷人忽视档案工作的传统案臼，而是结合时展与要求，牢固树立档案建设与管理的重要性，结合以经济发展为中心的理念，适时转变观念，树立新的档案管理意识。具体来说，正确认识档案工作在整个企业工作中的地位，将其视为企业发展的基本出发点，将“经济发展”作为开展档案工作的中心，克服因循守旧的思想和自我封闭的意识，引人竞争与协作的理念，以“全程管理”理念指导档案工作，既关注企业档案的收集、整理与保存，也将管理的视角延伸拓展至对档案工作的检查与评价，将“互相结合、优势互补”作为企业发展的目标。2合理分工，健全档案管理体制。在科学管理理念的指导下，响水涧公司依照国家档案局的要求，以“集中统一”管理的模式管理本单位档案，在明确企业内部档案主管部「1的基础上，合理分工，不断健全和完善企业档案管理体制。具体来说，公司档案管理的核心主管部门是公司办公室，负责全公司档案工作的统筹规划，宏观指导与监督;根据国家有关档案工作法律法规，制定出适用于本单位的档案管理制度，如公司文件归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度和档案管理系统操作制度等，对档案管理的主要流程加以指导和规范，由各部门遵照执行;强化岗位责仟制度，明确本单位档案工作人员基本职业道德，制定“四参加”和“四同步”制度，将“前端控制”思想贯彻于本单位档案管理工作中，要求档案部「1参加产品鉴定，参加科研课题审定，参加基建项目验收，参加设备开箱验收或引进项目接收，公司下达科技、生产项目i}一划仟务与提出项目文件材料的归档要求同步，建成项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、建档项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目，急结与项目文件材料完成归档同步。此外，还通过LJ立岗位经济责仟制方案，明确文件和档案管理组织和个人的职责、仟务，并将职责、仟务的完成效果与经济利益挂钩，提高企业档案工作人员的工作积极性和责仟心。与此同时，响水涧公司内部的档案工作人员也有明确而合理的分工。领导人员承担文件和档案工作重大事项的研究、决策、计划和审批的宏观指导、文件与档案管理机构及其人员的配置与协调职责;实体档案管理人员分为现行文件管理人员和档案管理人员两大类，前者负责现行文件的运转、整理、移交等工作，后者负责档案的整理、保管、日常借阅等;开发人员承担对文件和档案的研究、报道及咨询服务职责，编写档案编研成果;技术人员则负责文件档案及计算机管理信息系统数据库的管理和维护。3遍历流程，强化微观管理。依据国家档案部门的要求与指导，响水涧公司以“遍历”思想为指导，严格执行和实施档案管理的主要流程，具体涉及普查、收集、整理、保管、鉴定、检索、统计、编研、利用和信息化十个流程。(1)普查环节:公司办公室分别以专「1普查、重点调查和抽样调查的形式，对公司档案工作定期进行调查，并结合调查结果推测整个系统的档案工作状况;(2)收集环节:明确规定了归档文件的主要来源、主要内容，归档方式，不同文件、档案不同的归档时间，归档文件的质量要求，以及具体归档手续;(3)整理环节:依据档案内容，遴选和制定出档案分类方案，如职能分类法、问题分类法、组织结构分类法等，科学划分档案一级类目、二级类目和三级类目;针对光盘、照片等特殊载体档案，制定“保管期限—年度”(光盘档案)、“保管期限—年度—问题”(照片档案)分类方案;(4)保管环节:制定档案的日常管理制度、档案的进出库制度，库房环境维护制度，以及定期检查制度;(5)鉴定环节:将传统的“全面、历史、发展、效益”的原则改为全面与辩证分析原则、技术原则、功能原则、典型原则、高龄原则，科学制定鉴定标准，制}J}档案保管期限表，完善档案销毁制度;(6)检索环节:编制档案检索条目、手工检索条目和机检检索条目，设计档案检索系统，编制工程档案全引目录;(7)统计环节:实施档案统计报表制度，以表册的形式，制定档案统计报表;(8)编研环节:制定编研原则，拟定编研程序，形成一系列编研成品;(9)利用环节:保持原件利用方式的基础上，利用现代信息技术，切实做好档案信息的利用。4创新技术，着手信息化建设。信息技术迅猛发展，为企业档案工作的发展带来很多机遇。响水涧公司积极实施信息化建设，实现着技术创新。一方面，新源响水涧公司运行信息化手段，对传统档案管理进行改造和梳理，并在档案载体、档案收集、档案利用等方面进行大胆创新;另一方面，积极推进计算机档案管理系统建设，运用现代信息技术开展档案信息的数字化、著录、检索、编研和统计，提高了档案工作效率和档案信息开发效益。在此，响水涧公司还利用互联网技术和信息技术积极推动档案网络建设，创建出一个开放式、全天候、交互性的档案服务创新平台，以突破时空的限制，打破档案信息传授的途径，真正实现档案资源的共享。
三、进一步完善的思路和措施
公司信息化管理方案篇4
新中国建立后，由于历史原因，福建处于海防前线，工业发展受到影响，自然地，福建企业的成长和壮大受到限制。改革开放，特别是近年来，福建企业通过不断积蓄力量，利用信息化对企业进行改造，提升企业的竞争实力。在新的历史时期，福建的企业档案部门利用企业开展信息化的大好时机，紧紧抓住档案信息化这一关键，促使福建的企业档案工作更上一层楼，为企业的健康快速发展提供强有力的档案信息保证。
积极
企业信息化的目的是要通过信息技术的广泛应用，推进经济结构优化升级，提升产业竞争力。国家和地方政府积极鼓励企业实施信息化，今年，福建省有关官员宣布，2004年福建企业信息化的重点实施由初级向中级信息化水平提升的项目，到年底使近30％的大中型企业达到中级信息化水平。
1998年以来，福建省档案局立足福建省档案工作实际，以统一数据标准为基础，以分布式档案基础数据库建设为重点，以实现档案信息共享为目标，逐步扎实地推进全省档案信息化建设。2002年4月，省政府将省档案局列入“数字福建”成员单位，并将“福建省分布式档案基础数据库建设项目”作为全省五个基础数据库之一纳入了“数字福建”建设计划。目前，该项目第一期已经通过验收，并在省政务信息网开放了一批可开放档案，第二期工程也已经启动。
在福建省档案信息化和企业信息化的大背景下，福建省大中型企业中档案信息化工作顺理成章地开展起来。企业档案信息化是档案信息化和企业信息化的一个重要内容，是指运用计算机技术、网络技术、信息技术对企业档案工作进行改造，重建企业档案工作的馆藏结构、业务流程、运作模式和管理理论。2004年6月24日，档案信息化工作开展得比较好的一些福建企业，以及准备开展档案信息化工作的企业，其档案部门负责人聚集在福建龙岩，分享企业档案信息化的经验。福建南纸股份有限公司、紫金矿业股份有限公司、龙岩卷烟厂、三钢股份有限公司、福建炼化、南平铝业有限公司、厦门水务集团有限公司等企业行动比较早，在企业档案信息化取得了一些经验。福建瑞闽板带有限公司、凤竹集团等企业意识到档案信息化的重要性，正在考虑如何选择适合企业实际的档案信息化方案。为了获取信息，有的企业代表还自费参加会议。
渐进
福建企业档案信息化工作大多开始于20世纪90年代初期，开始是应用单机版档案管理系统或单一的档案管理系统，以后逐渐发展到应用文件档案一体化管理系统、办公自动化管理系统，并与整个企业的信息化相衔接，成为企业信息化的一部分，经历了从简单到复杂、从局部应用到全过程控制这样一个过程。也有企业另起炉灶，打破原有基础，建立高起点的、和企业信息化同步的档案管理系统。
福建电力公司1994年实现计算机文档目录一体化管理，1998年实现办公自动化，电子文件与电子档案全文信息一体化管理。2002年完成室藏档案数字化工作，充分利用自动化数字档案信息，实现数字档案管理及网络全文检索，建立了基于web服务的公司数字档案馆，为福建省电力公司及其分布于全省各地的下属单位工作人员提供了远程查阅档案的平台。福建电力公司目前准备对几个与公司文件档案有关的系统进行整合，为公司的管理和经营提供统一的档案信息服务。
三钢股份有限公司1997年综合档案室开始组织研制开发单机版计算机档案管理系统，并在全厂23个档案室推广。2003年对计算机档案管理系统进行改进和升级，研制成功网络版档案管理系统。
龙岩卷烟厂在2003年底的中国信息化500强名单中排名97位，在烟草行业排名第6位，其信息化系统是由管理系统和控制系统集成的一体化系统。档案信息化工作从1990年开始，隶属于管理信息系统的档案管理子系统于1995年正式启用，2000年对系统进行升级，经过三年的时间完成，企业管理文件、科技文件和设备文件在企业内部可以通过权限设置进行访问和阅读。
紫金矿业股份有限公司2001年9月开发了紫金矿业办公自动化系统及档案管理软件，收文和发文实现了数字化或电子化，真正做到了无纸化办公。运用CaD技术、计算机成图、出图率达到95％以上。在与办公自动化衔接的档案管理系统方面，文书档案、科技档案、会计档案、声像档案实现自动化管理。此外，公司与用友软件公司合作研发eRp软件系统。2003年被确认为福建第一批制造业信息化应用示范企业。
务实
福建省档案局陈永成局长指出，福建企业档案信息化建设逐渐引起重视，这是很好的事情。但也面临不少问题，主要表现是相当多的企业没有开展企业信息化工作或企业档案信息化工作，特别是一些中小型企业。就是在已经开展信息化的企业中，其发展水平也不平衡，相当多的企业还停留在目录数据库的管理，内容数据库的建设还没有提上议事日程。他希望在企业信息化建设过程中要注意这些问题，企业档案工作者不要当旁观者。
在条件比较好的福建企业中，对企业信息化或档案信息化的态度是很积极的，特别是福建的政府部门对企业信息化工作又十分重视，成立专门机构协调和组织企业信息化工作的开展。另外一方面，福建企业对企业信息化工作又比较审慎和务实，希望通过多方对照，选择适宜本企业的企业信息化解决方案。
企业信息化是有成本付出的，而且成本还不小，但是这种成本支出是绝对值得的。之所以一些企业现在还没有把信息化纳入自己的考虑范围中，或者是由于企业对信息化的认识还不高，对信息化的投入持观望态度；或者是由于企业信息化方案比较多，一时还难以抉择；或者是企业的实力、规模阻碍了企业对信息化的投入。企业在考虑上不上信息化时要当机立断，不能犹豫。当然，在选择什么样的信息化方案时，福建档案工作者认为必须审慎从事，意识到信息化的风险，尽量规避其风险。
在企业信息化、企业自动化或eRp方案中，或者现有的企业信息化或企业自动化体系中，有的没有档案管理系统的内容。根据以往的经验，福建的档案工作者认为，企业新的信息化方案必须要嵌入档案管理系统的内容，原有的体系如果没有档案方面的内容，也必须进行升级。否则，企业档案信息化就会再一次游离于企业信息化之外，不能适应企业信息化的需要。而企业信息化如果缺少档案这一块，也是不完整的，其功能和效用也会打上一些折扣。
就档案信息化而言，目前，大多数企业采取由社会上的专业软件公司根据企业需要，开发专门的档案管理系统。由于档案行业市场化程度的影响，在市场上还没有形成特别知名及技术特别成熟的软件企业，因此，从事档案管理软件开发的企业集中程度不够。就福建企业选择的合作方来看，有省内的，也有外埠的，甚至还有国外的，如科怡、清华紫光、上海三高、福建万方、福建榕基等等，建议有关部门组织专家对这些软件企业的资质、技术能力与特点、信用情况进行评估，以利于企业选择、参考。
福建的一些企业档案工作者还提出，在建立完善的档案管理系统之后，目前企业档案信息化工作的重点应放在内容数据库的建立和企业电子文件的管理上，以适应企业信息化和各项工作发展的需要。
企业档案信息化涉及的面大，范围广，程度也不一样。已开展档案信息化的企业需要交流经验，准备开展档案信息化的企业更需要获得信息，形成符合自己企业实际的档案信息化方案。福建省档案学会敏锐地发现了这个问题，从去年开始，他们就对一些企业进行了调研，并利用学会刊物《福建档案》进行讨论。在福建省档案局和龙岩卷烟厂的支持下，他们又筹备了全省企业档案信息化建设讨论会，充分发挥了档案学会的作用。省档案局和各级档案管理部门在信息化政策、标准和技术上也将对企业档案信息化工作提供有力的支持。
据悉，国家档案局有关部门正在进行企业档案信息化方面的调研，《关于加强企业档案信息化建设的意见》征求意见稿已经形成，正在各地征求意见。
位于我国东南沿海的福建，企业的成长有其独特的面貌。这里有我国第一批洋务企业的代表―――福州船政局，堪称我国企业的元老，如今重新焕发青春；在侨乡泉州，流行这样的说法，如果5个人同行，有人喊一声“老板”，肯定有3个人回头。虽然说法有些夸张，但泉州民营企业的发展势头不容忽视，其龙头企业七匹狼集团、凤竹集团正积极准备上市；闽西的国有企业龙岩卷烟厂多年来一直是福建省的利税大户；厦门作为沿海开放城市和经济特区，外资企业、中外合资企业众多，是柯达、戴尔等跨国公司的中国生产基地或总部。
新中国建立后，由于历史原因，福建处于海防前线，工业发展受到影响，自然地，福建企业的成长和壮大受到限制。改革开放，特别是近年来，福建企业通过不断积蓄力量，利用信息化对企业进行改造，提升企业的竞争实力。在新的历史时期，福建的企业档案部门利用企业开展信息化的大好时机，紧紧抓住档案信息化这一关键，促使福建的企业档案工作更上一层楼，为企业的健康快速发展提供强有力的档案信息保证。
企业信息化的目的是要通过信息技术的广泛应用，推进经济结构优化升级，提升产业竞争力。国家和地方政府积极鼓励企业实施信息化，今年，福建省有关官员宣布，2004年福建企业信息化的重点实施由初级向中级信息化水平提升的项目，到年底使近30％的大中型企业达到中级信息化水平。
1998年以来，福建省档案局立足福建省档案工作实际，以统一数据标准为基础，以分布式档案基础数据库建设为重点，以实现档案信息共享为目标，逐步扎实地推进全省档案信息化建设。2002年4月，省政府将省档案局列入“数字福建”成员单位，并将“福建省分布式档案基础数据库建设项目”作为全省五个基础数据库之一纳入了“数字福建”建设计划。目前，该项目第一期已经通过验收，并在省政务信息网开放了一批可开放档案，第二期工程也已经启动。
在福建省档案信息化和企业信息化的大背景下，福建省大中型企业中档案信息化工作顺理成章地开展起来。企业档案信息化是档案信息化和企业信息化的一个重要内容，是指运用计算机技术、网络技术、信息技术对企业档案工作进行改造，重建企业档案工作的馆藏结构、业务流程、运作模式和管理理论。2004年6月24日，档案信息化工作开展得比较好的一些福建企业，以及准备开展档案信息化工作的企业，其档案部门负责人聚集在福建龙岩，分享企业档案信息化的经验。福建南纸股份有限公司、紫金矿业股份有限公司、龙岩卷烟厂、三钢股份有限公司、福建炼化、南平铝业有限公司、厦门水务集团有限公司等企业行动比较早，在企业档案信息化取得了一些经验。福建瑞闽板带有限公司、凤竹集团等企业意识到档案信息化的重要性，正在考虑如何选择适合企业实际的档案信息化方案。为了获取信息，有的企业代表还自费参加会议。
福建企业档案信息化工作大多开始于20世纪90年代初期，开始是应用单机版档案管理系统或单一的档案管理系统，以后逐渐发展到应用文件档案一体化管理系统、办公自动化管理系统，并与整个企业的信息化相衔接，成为企业信息化的一部分，经历了从简单到复杂、从局部应用到全过程控制这样一个过程。也有企业另起炉灶，打破原有基础，建立高起点的、和企业信息化同步的档案管理系统。
福建电力公司1994年实现计算机文档目录一体化管理，1998年实现办公自动化，电子文件与电子档案全文信息一体化管理。2002年完成室藏档案数字化工作，充分利用自动化数字档案信息，实现数字档案管理及网络全文检索，建立了基于web服务的公司数字档案馆，为福建省电力公司及其分布于全省各地的下属单位工作人员提供了远程查阅档案的平台。福建电力公司目前准备对几个与公司文件档案有关的系统进行整合，为公司的管理和经营提供统一的档案信息服务。
三钢股份有限公司1997年综合档案室开始组织研制开发单机版计算机档案管理系统，并在全厂23个档案室推广。2003年对计算机档案管理系统进行改进和升级，研制成功网络版档案管理系统。
龙岩卷烟厂在2003年底的中国信息化500强名单中排名97位，在烟草行业排名第6位，其信息化系统是由管理系统和控制系统集成的一体化系统。档案信息化工作从1990年开始，隶属于管理信息系统的档案管理子系统于1995年正式启用，2000年对系统进行升级，经过三年的时间完成，企业管理文件、科技文件和设备文件在企业内部可以通过权限设置进行访问和阅读。
紫金矿业股份有限公司2001年9月开发了紫金矿业办公自动化系统及档案管理软件，收文和发文实现了数字化或电子化，真正做到了无纸化办公。运用CaD技术、计算机成图、出图率达到95％以上。在与办公自动化衔接的档案管理系统方面，文书档案、科技档案、会计档案、声像档案实现自动化管理。此外，公司与用友软件公司合作研发eRp软件系统。2003年被确认为福建第一批制造业信息化应用示范企业。
福建省档案局陈永成局长指出，福建企业档案信息化建设逐渐引起重视，这是很好的事情。但也面临不少问题，主要表现是相当多的企业没有开展企业信息化工作或企业档案信息化工作，特别是一些中小型企业。就是在已经开展信息化的企业中，其发展水平也不平衡，相当多的企业还停留在目录数据库的管理，内容数据库的建设还没有提上议事日程。他希望在企业信息化建设过程中要注意这些问题，企业档案工作者不要当旁观者。
在条件比较好的福建企业中，对企业信息化或档案信息化的态度是很积极的，特别是福建的政府部门对企业信息化工作又十分重视，成立专门机构协调和组织企业信息化工作的开展。另外一方面，福建企业对企业信息化工作又比较审慎和务实，希望通过多方对照，选择适宜本企业的企业信息化解决方案。
企业信息化是有成本付出的，而且成本还不小，但是这种成本支出是绝对值得的。之所以一些企业现在还没有把信息化纳入自己的考虑范围中，或者是由于企业对信息化的认识还不高，对信息化的投入持观望态度；或者是由于企业信息化方案比较多，一时还难以抉择；或者是企业的实力、规模阻碍了企业对信息化的投入。企业在考虑上不上信息化时要当机立断，不能犹豫。当然，在选择什么样的信息化方案时，福建档案工作者认为必须审慎从事，意识到信息化的风险，尽量规避其风险。
在企业信息化、企业自动化或eRp方案中，或者现有的企业信息化或企业自动化体系中，有的没有档案管理系统的内容。根据以往的经验，福建的档案工作者认为，企业新的信息化方案必须要嵌入档案管理系统的内容，原有的体系如果没有档案方面的内容，也必须进行升级。否则，企业档案信息化就会再一次游离于企业信息化之外，不能适应企业信息化的需要。而企业信息化如果缺少档案这一块，也是不完整的，其功能和效用也会打上一些折扣。
就档案信息化而言，目前，大多数企业采取由社会上的专业软件公司根据企业需要，开发专门的档案管理系统。由于档案行业市场化程度的影响，在市场上还没有形成特别知名及技术特别成熟的软件企业，因此，从事档案管理软件开发的企业集中程度不够。就福建企业选择的合作方来看，有省内的，也有外埠的，甚至还有国外的，如科怡、清华紫光、上海三高、福建万方、福建榕基等等，建议有关部门组织专家对这些软件企业的资质、技术能力与特点、信用情况进行评估，以利于企业选择、参考。
福建的一些企业档案工作者还提出，在建立完善的档案管理系统之后，目前企业档案信息化工作的重点应放在内容数据库的建立和企业电子文件的管理上，以适应企业信息化和各项工作发展的需要。
公司信息化管理方案篇5
软件十年・中国软件行业地理信息系统信赖产品奖(arcGiS)
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软件十年・中国软件行业最佳技术创新奖
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北京邦永科技有限公司
软件十年・中国软件行业最佳技术创新奖
北京开拓天际科技有限公司
软件十年・中国软件行业最佳技术创新奖
北京民安信科技发展有限公司
软件十年・中国软件行业最佳技术创新奖
北京勤哲软件技术有限责任公司
软件十年・中国软件行业最佳技术创新奖
北京清科锐华软件有限公司
软件十年・中国软件行业优秀管理软件产品奖
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软件十年・第十四届中国国际软件博览会金奖
(万户网络协同办公平台ezoFFiCe)
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软件十年・中国网络web安全解决方案最佳创新奖
(webGuard、webpecker)
博士德软件科技开发有限公司
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软件十年・中国软件行业人才培养贡献奖(软件人才培养方案)
软件十年・中国软件行业优秀解决方案奖(政府采购解决方案)
软件十年・中国软件行业优秀解决方案奖(东软医疗联盟解决方案)
软件十年・中国软件行业优秀解决方案奖(电力企业数据中心解决方案)
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软件十年・中国软件行业最佳技术创新奖
软件十年・中国软件行业电子政务优秀解决方案奖(电子政务解决方案)
广联达软件股份有限公司
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软件十年・中国软件行业建筑业信息化优秀解决方案奖
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2010推动中国金融行业创新发展金引擎奖
广州越维信息科技有限公司
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杭州钢之盟信息科技有限公司
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杰迪软件(上海)有限公司JDaSoftware(Shanghai)Co.,Ltd
软件十年・中国软件行业供应链管理优秀解决方案奖(供应链管理解决方案)
昆山中创软件工程有限责任公司
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普巴软件有限公司
软件十年・中国软件行业协同软件信赖产品奖(F1协同管理平台)
软件十年・中国软件行业工具软件信赖产品奖(F1软件开发平台)
普华基础软件股份有限公司
软件十年・最佳国产基础软件平台厂商奖
启明信息技术股份有限公司
软件十年・中国软件行业制造业信息化优秀解决方案奖
(启明企业资源计划解决方案)
软件十年・中国软件行业最佳商业模式创新奖
锐特信息技术有限公司
软件十年・中国软件行业绿色信息环境奖(GSCm绿色供应链管理平台)
山东中创软件工程股份有限公司
软件十年・中国软件行业最佳技术创新奖
山东中创软件商用中间件股份有限公司
软件十年・中国软件行业中间件信赖产品奖
(中创软件集成化中间件套件inforSuite)
软件十年・中国软件行业中间件信赖产品奖
(中创软件weB应用安全套件inforGuard)
陕西安源科技有限公司
软件十年・中国软件行业煤炭信息管理软件信赖产品奖(煤炭信息管理软件)
软件十年・中国软件行业煤炭行业信息化优秀解决方案奖
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上海北塔软件股份有限公司
软件十年・中国软件行业it运维管理软件信赖产品奖
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上海蓝盟网络技术有限公司
软件十年・中国软件行业最佳it桌面支持外包服务奖
上海神机软件有限公司
软件十年・中国软件行业最具价值软件企业奖
软件十年・中国软件行业图形算量软件最佳解决方案奖
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软件十年・中国软件行业优秀解决方案奖(太极应急平台解决方案)
软件十年・中国软件行业创新企业奖
天津神舟通用数据技术有限公司
软件十年・中国软件行业数据库信赖产品奖(神通数据库管理系统)
盈世信息科技(北京)有限公司
软件十年・中国软件行业邮件系统信赖产品奖(CoremailXtV2.0)
公司信息化管理方案篇6
本8月14、15日，院办组织了对下属单位的档案管理培训。两天的学习虽然时间短暂，但学习强度很大，巨大的收获是不容置疑的。通过学习，我系统地了解了档案与档案工作概述的基本知识，以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，看到日后管理档案工作的发展方向。虽然，目前工作中还有很多问题，但这些正是我以后努力的方向，它促使我不断地思索，不断地进步。下面我谈谈自己的认识、收获和体会。本文原创网站为中国范例网-
一、规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，也是成为一流企业的一项重要保障。
当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产（本）更为
重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。
我公司是首家在香港上市的国内咨询公司，从默默无闻的只有二、三十人的小公司发展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和发展具有顾问特色的企业文化、经营管理、业务拓展等各方面积累了丰富的资源。为了使公司向国际化、标准化、质量化的轨道前进，公司内部结构在不断地改革变迁，公司制度和管理水平也在改革中不断完善提高，这就对档案管理工作的发展提出了新的要求。在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，全面地记录和反映公司建立、建设和发展的历史过程，是办公室行政管理的重要组成部分和必须做好的一项基础性工作，成为一项紧迫的任务。它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险，提高公司的市场竞争力、推动公司持续发展起重要作用，也成为衡量公司经营管理水平的重要标志。
二、进一步增强做好档案管理工作的自觉性，尽快突破办公室当前档案初级保管管理，行政、人事档案保管单一的阶段，在规范档案的管理的前提下，积极拓展档案信息资源。
目前，我公司办公室的档案管理是将平时研究院下发的收文、公司内部发文和签报分别收集，于当年年底、次年年初再次筛选，将上一年度的文件分成上述三大类目立卷装订保存，内容是简单地将行政、党群、人事、经营管理、综合业务管理制度多方面的集中起来，基本处在档案管理的初级保管的阶段。随着公司的壮大和发展，业务量的增加和形成的文件的部门不断增多，现有的文件分类、档案管理方式已逐渐跟不上公司发展的要求。
培训学习期间，我深深地感受到了所面临档案管理思路的冲击，冲击来自于资源的搜集、档案的分类方法，来自于所探究的如何针对公司特点构建档案体系、拓展档案信息资源的冲击。我深知参加档案培训的目的，就是要把理论知识服务于实践。如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。所以，重新构建适宜公司业务发展实际的综合档案管理系统性框架、拓展档案信息资源是当务之急，也是有利于综合档案管理工作的开展和日常管理的关键点。
首先，要熟悉、掌握公司的业务情况和专业知识，针对公司的业务性质以及内部组织结构重新调整档案的类目；其次，还要系统地整理历史档案，积极开发档案信息资源。目前，我公司档案管理工作存在的问题：各业务部门档案工作开展并未形成制度，这一问题主要表现在以下几个方面：一是，业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是，在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。公司档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接随着人员的流动导致档案信息资源的部分流失。
上述档案信息资源流失部分，正是亟需拓展、开发的档案资源。
再比如，我公司上市过程中的文件和材料的也要进行目录收集、公司经营管理活动档案的要单独整理；建立并完备科研、声像载体、实物、设备、外事、会议及公关活动档案等文书、科技、专门档案的工作，此项内容也是整体档案管理工作顺利进行的前提。只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档案准确、有效地收集和利用。为档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供基础，体现档案的价值所在。
三、档案管理模式上集中统一，实体分部门保管利用是赛迪顾问档案管理工作的发展方向
档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但结合顾问公司具体实际情况来看，有一些传统做法似乎不能适应当前公司发展的需要，必须进行重视和创新。其中包括档案工作收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节和一些具体的操作手段的革新。
我公司的产品，是知识产品，顾问公司又是上市公司，遵照国家有关部门对上市公司的管理规定，财务部门和综合业务部门是极为特殊的部门，其有关的文件、报表、合同管理在是绝对机密的，所以这部分档案以分散保存的形式保管。另外，顾问组织机构众多，涉及公司业务拓展、专项研究、会议公关活动等方方面面，这些部门承担的大量繁重的业务支撑工作。针对这种特性，公司档案管理也要符合这一企业特点的模式，要在加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理的同时，确定公司档案文件材料的归档范围，并在立卷制度上更新。在结合研究院档案管理工作精神的前提下，从组卷的形式到装订的手段，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐的操作步骤和不必要的过程、环节，在模式上集中统一，尽快完成归档程序，尽量缩短立卷归档周期。在模式上集中统一，即要求公司各部门所保管的档案要相对集中到一人，这样不致因各部门档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。同时各部门都要复制一套目录归办公室档案部门备份保存，也就是我们常说的目录交流，这样会更清楚地整体记录公司发展和业务管理的轨迹，档案管理工作做到有条不紊，整齐规范，有规可循，有目可查。这种企业档案的价值是无形资产的，同时也能为日后档案综合利用提供便利条件。其他部门，如人力资源部、品牌推广部、各个事业部（定制产品）等研究部门等，这些部门的档案实体，都要针对各自部门的不同性质和特点，制定不同的管理方法，进行并规范、科学化保管。但怎样做到既不影响日后调档利用，又便于推行各部门在繁忙业务之余立卷,而不视其为额外负担，值得进一步探讨。因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，其最终的目的都是帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理环节。
四、努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力
档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。
目前赛迪顾问为提高工作效率，没有设立专门的档案人员，采取的是兼职的办法。为加强档案方面的系统理论和实践知识，建立有效的档案管理制度，使兼职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才，公司派出两名办公室人员加强档案管理的专业学习和培训。
提高档案管理人员的业务能力和工作技能，我认为主要体现在三个方面：一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能；三是要勤总结，勤改进，不断创新。
五、要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。
档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。
我认为赛迪顾问的档案工作制度管理应该包含三个方面内容：一是将档案管理制度正式纳入企业管理制度，明确管理档案的部门或人员。二是建立健全公司档案工作各项制度，依据制度对有关部门进行档案目录汇集和使用调控。旨在提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。三是办公室档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，并纳入企业管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。从而切实把公司档案管理纳入制度化轨道。
比如，确定分管领导和专(兼)职档案人员，负责对档案管理的组织协调工作和档案的收集和整理工作。各部门指定专门人员可以为兼职档案员，负责本部门的档案收集、接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、移交等工作，业务上受公司办公室的监督、指导。
办公室档案管理人员平时也要认真做好收集、整理、管理工作。做到及时、主动收集存档的资料；按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤；整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。
要将档案管理工作纳入公司业务管理程序，纳入公司各业务部门、职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。即部门档案的管理工作做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
公司信息化管理方案篇7
摘要：最近几年，由于社会的发展进度变快，信息化时代的发展也随之变得越来越迅速，这就导致很多企业以及公司不得不面临财务信息信息化处理的问题，并且针对这样的问题，公司和企业必须引起足够的重视。一般来说，财务信息化的处理对于公司以及企业有着十分重要的意义，采取合适的手段不仅可以提高工作效率，同时还能使信息管理变得更为便捷。但是目前为止，我国部分会计行业存在的问题都十分的明显，这就在一定程度上阻碍了公司和企业的会计信息化与信息工程的研究进度。为了有效的避免这样的问题出现，近几年我国对于会计信息化与信息工程投入了大量的精力，并且对其的研究也变得更为深入。现阶段，公司和企业要想将管理变得更好，那就必须对信息化方面的处理引起足够的重视。
关键词：信息化；会计；信息时代；工程研究
随着社会的发展进度变快，信息化的发展也变得越来越快，这就导致人们对于信息化的需求变得越来越高，特别是对于公司与企业来说，要想提高工作效率，那么就必须使用到电子处理信息，从另一个方面来说，这样也可以使信息管理变得更为便捷。一般来说，公司采取了会计信息化与信息工程的处理对于公司来说是十分有利的，它不仅可以带来众多的好处，同时也对行业发展起着极其重要的帮助作用。由此我们可以看出，现阶段对于公司而言最需要的就是会计信息化与信息工程的处理。
一、会计信息化与信息工程研究的特点
（一）以信息化为前提
一般来说，会计信息是十分庞大的，而且其具有的数据也是非常繁杂的，这就在一定程度上增加了操作人员的处理难度，所以要想对会计信息进行有效的转化，使其成为电子信息，那么就必须以信息化为前提。
（二）需要注重细节处理
现阶段，很多公司对于会计信息管理都提出了较高的要求，因为会计管理与企业的发展有着密不可分的联系，只有进行了良好的会计管理，企业的发展才能变得更好更快。所以不论是书面的会计管理还是信息化处理的管理，相关人员都必须对细节方面的处理引起足够的重视，这样才可以避免错误出现。
二、会计信息化与信息工程研究的困难
目前为止，对于会计信息化与信息工程的研究，我国还处于刚开始研究的阶段，所以存在较多的不足，而且发展也不是十分的迅速，为了保障信息化与信息工程的研究顺利进行，在研究过程中最好是将问题解决之后再进行研究。
（一）y以进行数据化处理
正常情况下，在日常生活中进行备案记录时，采取最多的方式就是书面记录，现阶段，很多公司与企业在进行备案记录是通常也是采取书面记录，这就导致公司当中的会计工作很难进行转化，一旦进行转化，那就必须经历较长的时间才可以转化成电子信息记录方式。针对这一情况，公司以及企业必须具备一定的电脑技术，并且能够对电脑进行熟练的操作，这样对于电子信息记录方式的转化才是最为有利的，另外，只有熟练掌握了相关的技巧，公司与企业才能对电子信息档案进行合理的管理，避免一些问题的出现。
（二）存在一定的误差难以控制
由于公司与企业在进行会计信息记录时，采用最多的方式都是书面记录，所以在进行电子信息转化的过程中就必须依靠人工来进行相关的操作，这就导致操作过程中容易出现一定的误差，而这样的误差会对最终的结果造成极大的影响，简单来说就是，这样的误差是很难避免的。为了避免以上的问题发生，在进行会计信息化与信息工程的研究时，我们必须对误差引起足够的重视，并且采用严格的处理方式，以此来避免误差的出现。
三、会计信息化与信息工程研究的提升方案
现在公司与企业要想得到更好的发展，那么就必须进行会计信息化处理，这对于公司与企业来说是十分重要的。另外，在进行会计信息化处理的时候，公司与企业必须使用范围较广的电脑操作才可以弥补会计信息当中存在的缺陷，如果会计信息当中的缺陷不及时进行处理，不仅会对公司企业的工作效率造成影响，同时还会造成一些严重问题的出现，比如财务危机。为了避免这样的问题出现，在研究过程中我们就必须针对这些问题提出相关的防御方案，以此来提升会计信息的安全性。通过对信息化与信息工程进行适当的研究，遇到的问题以及提升方案都如下所示。
（一）反复检查避免出现错误
一般来说，会计的信息化在企业和公司当中起到的作用是非常大的，它不仅可以为公司企业带来更好的管理，同时还能帮助公司企业将原有的财务信息转化为先进的电子档案，从而方便管理。由此我们可以看出，采用会计信息化不仅可以降低公司企业的管理难度，同时还可以有效的提高其工作效率。但是有一点必须注意的是，在采用会计信息化的时候，错误的出现也是有一定几率的，并不是采用了会计信息化就可以完全避免错误的出现。简单来说就是，当公司企业利用电子档案进行操作时，可能出现错误的几率就会变得更大，所以相关人员必须对会计信息进行整理修饰，并且在原有财务信息转化成电子档案时要保持严谨的工作态度，同时还要认真的进行反复检查，这样可以将错误出现的几率尽可能的降低。
（二）选择先进技术进行操作
随着社会的不断发展，最近几年在我国市面上出现了较多先进的技术，而这样的先进技术对于公司和企业来说是十分有利的，公司以及企业可以选取这些先进技术来进行会计信息化与信息工程的相关研究。从另一个方面来说，公司或者企业的工作效果可以因为先进技术的合理操作得到适当的提升，这对公司和企业的发展是极好的，并且还能从一定程度上提高公司企业的工作效率。所以现在的公司和企业在进行会计信息化与信息工程操作时，首先要做到的一点就是使用先进的技术来进行操作，这样一来，就能得到更好的信息工程处理，从而推动会计信息化与信息工程的研究进度。
结束语：
综上所述我们可以看出，现阶段我国的会计信息处理方式主要是书面处理，这就导致很多问题的出现，其中最为严重的就是财务错误，一旦出现财务错误，那么就会为公司带来不可避免的损失，为了有效的降低损失，很多公司以及企业都开始重视起会计信息化与信息工程，并且对其进行了深入的研究，希望可以找出一种较为完善的方式改变现有的会计工作方式。会计信息化管理不仅对于一些公司企业有着极其重要的作用，对于其他单位的重要性也同样重要，所以现在对于会计信息化与信息工程的研究，我国采取了十分严谨的态度，并且对相关研究也十分的重视。本篇论文中主要对会计信息化与信息工程的一些重要信息进行了总结归纳，以此来推进会计信息化与信息工程的发展，并且为其做出相应的贡献。
参考文献：
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[2]杨树忠.会计信息化与信息工程研究[J].科技资讯，2015，（19）：20-21.
[3]张格格.会计与税务信息化对企业内部控制的影响研究[D].吉林财经大学，2015.
公司信息化管理方案篇8
论文摘要:县级供电企业在推进信息化过程中，普遍存在着成本过大，安全系数较低以及建设周期长等问题。结合庐江供电公司在开展城乡营销管理信息化建设中出现的问题进行分析，提出利用Vpn实现全公司网络互联的解决方案，并分析了下一步信息化的主攻方向。
0引言
随着电力信自、化水平的不断提高，县级供电企业综合管理信息系统开始逐步建立，但基层变电站、乡镇供电听与供电公司局域网联网问题严重地制约着县级供电企业信息系统实用化水平的发展和信息资源的充分有效利用，这与供电企业管理发展的目标追求以及客户的需求是极不适应的。由于乡镇供电所信息化建设工作受地形、人员素质、资金投人等因素影响，解决远程站点联网问题成为县级供电企业信自、网络建设中的突出矛盾。
1庐江供电公司信息化建设现状
安徽庐江供电公司的信息化上作起步较晚，供电公司总部于X004年实现了生产miS与办公自动化oa的单轨制运行，总部信息化运行提高了企业的整体管理水平和办公效率。如今，庐江供电公司总部已运行的信息系统有:生产管理系统、办公自动化系统、档案管理系统、web系统、财务管理系统，现有的服务器包括:生产服务器、办公自动化服务器、档案服务器、web服务器、财务服务器。力、公用微机80多台，每位管理人员以及每个班组都配有微机。
在实施信息化建设与管理中，深深体会到庐江供电公司信息化建设不仅可降低财务管理、物资管理、项目管理、资料管理等方面的管理成本，并在生产管理中可将所有设备信息进行分类编号，输人数据库，实行设备、设施缺陷管理，科学地制定缺陷检修计划，提高设备运行可靠度，降低故障率，提高供电可靠性;同时，庐江供电公司的营销管理信息系统建有业扩子系统、电量电费f系统、用电检查子系统、综合查询系统，通过这些系统，可方便与客户的交流、沟通，节约成本开支，实现科学化营销流程管理。这些管理信息系统的应用，加强J’企业的规范化管理，增强了管理的科学化水平，减轻了工作人员的负担，提高了企业的经济效益。
为此，庐江供电公司加入了乡镇供电所营销miS应用系统的推进力度，进一步减轻了抄表人员的负担，缩短了开票时间，加强了电费电价的控制与管理，提高了营销管理自动化水平。全县17个乡镇供电听，都使用同一版本的营销miS应用系统。舟个供电听都有3台以上的微机，其中1台所长用于日常办公，另外2台分别作为用电miS系统的服务器与客户端，并兼为所里其他工作人员办公使用。其中，已有10个供电所可利用变电站的光纤系统，与庐江供电公司总部实现网络互联，提高了工作效率，节省了开支。其余7个供电所仍不能够实现信息化共享，这些供电所非常希望尽快网络互联。
2采用Vpn方案推进供电所信息化建设进程
这些供电所若使用以前的光纤联网方式，不仅投资大，施工工期长，而且日后的维护量也多。考虑到以上原因，为尽快解决其余7个光纤未开通的乡镇供电所的网络互联问题，达到信息、共享，推广乡镇供电所的营销miS系统应用，公司决定采用虚拟局域网(Vpn)，在现有设备基础上，进行简单的改造。通过在Vpn网关中配置7个供电所的用户、密码以及访问策略，并分别在7个供电所安装Vpn客户端，安装公司的miS应用系统，实现全公司网络互联。Vpn技术实际上就是综合利用包封装技术、加密技术、密钥交换技术、pKi技术，可以在公用的互联网上建立安全的虚拟专用网络(Vpn，Virtualprivatenetwork)。Vpn是一个被加密或封装的通信过程，该过程把数据安全地从一端传送到另一端，这里数据的安全性由可靠的加密技术来保障，而数据是在一个开放的、没有安全保障的、经过路由传送的网络上传输的。Vpn技术能够有效解决信息安全传输中的“机密性、完整性、不可抵赖性”问题。
3方案效果比较
对2种方案的可能性进行了比较，如图1所示。如果庐江供电公司全部运用光纤法来实现供电所的网络互联，每个供电所的材料费、施工费按3.5万元，施工工期10天计算，7个供电所就需要3.5x7=24.5万元，需要10x7=70天。若这7个供电所采用Vpn方案，只需要购买Vpn网关1台，价值3.5万元和7个客户端钥匙，价值7x480=3360元，5天内就能完成7个供电所安装。因此，应用Vpn方案，庐江供电公司就能节省资金达24.5-3.836=20.664万元，缩短工期65天，取得的直接效益是显著的，并省去了今后光纤线路维护所需要工作量。
现在，这7个乡镇供电所均可利用Vpn方案安全可靠地登陆公司局域网，在局域网下载内容的速度可达350kb/s，生产miS系统响应时间为2--3s，办公自动化系统浏览公司收发的文件、接受电子邮件的时间因文件的大小不同而有所差别，1mB的文件大约需要8s。由于aDSL是非对称数字环路，所以发送电子邮件的速度要慢得多，1mB的文件大约需要18s。从Vpn方案运行效果来看，完全能够满足庐江供电公司网络发展及miS系统应用的需要。
4下一步信息化建设的主攻方向
目前，庐江供电所信息化还处于初级阶段，对电力企业信息化建设的目标还没有完全形成统一的管理标准;同时，庐江供电公司在实施Vpn技术后，也清楚地看出:Vpn是一种虚拟专用网络，而不是一种真正的专用网络。因此，庐江供电公司打算设立严格的管理制度，包括严格的权限管理，无关人员无权查看、改动数据，Vpn客户端的用户与密码管理等，建立起一套计算机管理操作等规章制度，使整个网络安全有序地运行。此外，该公司今后还将加大对供电所使用人员的计算机培训力度，包括计算机知识在内的应用培训，促进操作人员更好地使用软件，提高操作人员计算机水平，也为计算机应用在企业内部得到更好地发展起到一定的推动作用，并充实培养供电听计算机网络管理人员、信息安全管理人员，把信息化建设中的培训工作贯穿始终，进而拓宽信息化的覆盖面，保证信息、化工作的健康发展，让Vpn技术更好地为庐江供电公司信息化、专业化、现代化服务。
公司信息化管理方案篇9
目前，证券市场的诚信文化已成为一个地区或国家最具有国际竞争实力的重要指标之一。美国“萨班斯法案”（SoX法案）的出台无疑是监管机构挥出的一记重拳和最严厉的监督法律，法案要求所有美国上市公司必须建立和完善内控体系，并对公司管理层提出了明确的责任要求。法案中最难操作、成本最高的是对公司治理和完善内部控制的全面要求，其核心是促进企业完善内部控制，提高公众披露信息的质量和透明度，以建立、完善并有效运行内部控制和风险管理机制，实现公司运营过程的全方位风险管理。此法案为全球其他地区的证券监管机构提供了借鉴和参考模式。2007年以来，国资委、上交所、深交所等纷纷指引性文件或征求意见稿，要求中国企业加强内控。中国在美上市电信企业利用执行SoX法案的契机，建设与实施内部监控系统，提升公司整体管理水平，同时也为国内上市公司完善内部控制提供了借鉴。
2SoX法案概述
2.1SoX法案的出台背景
随着2001年美国最大天然气采购及出售商--安然公司财务造假案的曝光，拉开了美国大公司财务造假丑闻的序幕。此后相继暴露出多家大公司财务造假，从企业规模来看，既有声名显赫的巨型公司，如全球通讯公司、世界通讯公司、施乐公司，也有小公司如泰科公司等。此次“美国公司假账丑闻浪潮”经新闻媒体渲染引发了整个社会对美国公司的信任危机，造成美国股票市场持续下跌，延缓了美国经济的复苏步伐，从而也打击了投资者对美国资本市场的信心。
为整顿上市公司秩序、重建投资者信心、提高投资者所依赖的财务报告的信息质量，美国参议员萨班斯(Sarbanes)和众议员奥克斯利(oxley)联合提出了《萨班斯-奥克斯利法案》，简称“SoX法案”，该法案最初于2002年2月14日提交给国会众议院金融服务委员会，经过多次听证、修订，该修正稿以高票分别在参众两院通过，2002年7月正式获得通过成为美国的一项法律。
《SoX法案》是继美国1933年《证券法》、1934年《证券交易法》以来又一部具有里程碑意义的法律，其效力涵盖了注册于美国证监会(SeC)之下的约14,000家公司，其中包括了大量的非美国公司。
2.2SoX法案404条款的内容概述
作为SoX法案中最重要的条款之一，第404条款明确规定了管理层对公司内部控制须进行评估。
2.2.1内部控制方面的要求：要求公司年报中包括一份“内部控制报告”，该报告应包括以下内容：
（1）明确指出公司管理层对建立和保持一套完整的与财务报告相关的内部控制系统和程序所负有的责任；
（2）根据1934年证券交易法中13(a)或15(d)款要求递交年报的公司，其管理层在财务年度期末须对与公司财务报告相关的内部控制体系及程序的有效性进行评估。
2.2.2内部控制评价报告
受托的上市公司审计师应按照上市公司会计监管委员会对审核约定所或采用的准则就管理层关于内部控制的评估进行测试和评价，并出具评价报告。上述评价过程不应当作为一项单独的业务。（张为国等（2003））
显然，404条款对公司内部控制作出的严格要求是为了保证公司财务报告的可靠性，使公众更易察觉公司的欺诈行为，保障广大投资者的利益。
从SoX法案2002年7月生效至今，美国SeC不断推迟SoX404条款的执行时间可以看出，它的执行困难重重。
公司在遵循404条款时，首先需要制定内部控制详细目录，参照诸如CoSo(CommitteeofSponsoringorganizationsofthetreadwayCommission)委员会之类的内部控制研究机构的内部控制框架，记录控制措施、评估方法及未来用来弥补控制缺陷的政策和建立内部控制流程。其次，对公司的内部控制流程进行测试，以确保控制措施和补救手段起到预期作用。最后，管理层对公司内部控制有效性作出评价并将上述各项活动情况整理后出具一份正式的报告。可见，SoX法案404条款的要求就是对公司与财务相关的内部控制的要求。
3中国电信企业应对SoX法案，完善和优化内控体系的措施
2006年7月15日，对于所有在美上市的中国企业来说是一个“分水岭”。目前我国四大电信运营商全部在美国上市，他们积极采取措施，构建法案要求的内控系统，并通过了“萨式”大考。重视内部控制，尤其作为信息化水平很高、业务流程依赖于it流程的电信企业，完善it内部控制显得尤为迫切而且关系到公司的可持续发展。
3.1中国移动
中国移动根据SoX法案的要求，于2004年通过了适用于本集团首席执行官、财务总监、副财务总监、助理财务总监以及其他高级财务人员的职业操守守则。根据该守则，如发生违反守则的情况，本公司经与董事会协商，将采取适当的防范或惩戒性措施。
2005年9月，中国移动在福建、天津、湖北、山西等4家省级公司开始实施SoX法案的全面试点。试点涵盖企业经营、it系统控制、投融资管理、财务监控、法律法规监督等13个大类、38个细项，对于企业内部流程梳理、加强财务投资监管、协调内部资源分配、提高管理透明度等方面都具有相当大的影响。为了实施“SoX法案”，中国移动从公司总部到试点省级公司均成立了专项运营小组，挑选出大量的专业人员专门负责整个项目试点工作，并且引入毕马威公司作为执行顾问，对试点工作以及未来的全面正式运营提供指导和规范。
根据美国《SoX法案》第404条款的规定，公司按照CoSo框架建立和完善了全面的内部控制及风险管理体系。2006年，公司以标准化内部控制手册和控制矩阵为模板，系统化地对中国内地31家运营子公司的35个业务单位与财务报告相关的内部控制进行全面的流程记录，完善制度，在本集团内部实施标准化的内部控制，包括资本性支出业务流程、收入和计费业务流程、会计和财务报告流程等11个业务流程层面的控制，以及信息技术整体控制和公司层面控制。同时，公司建立了分工明确的责任机制，并将内控管理融入日常业务管理中，提升全员的风险管理意识，充分发挥内控的监督作用。
3.2中国网通
中国网通自2004年11月起着手推进内控体系建设，全集团近万名员工参加了各级内控管理培训。2005年，在集团总部和7个省市进行了调研试点及试推广工作，共形成内控文档22套，其中流程描述860个、流程图1262个，发现了诸多管理层面及业务流程层面的缺陷。
结合内控体系建设，网通集团制定并印发了《中国网通集团信息质量问责管理若干规定》，建立了一级对一级负责的信息质量责任声明和传导机制，规定所有人员均对披露和提供的信息质量签名承诺，并终身负责，有力地推动了内控体系的建立。
经过两年的艰苦努力，网通公司的eRp项目及内部控制系统在2006年底取得了决定性的成功。eRp项目在所有服务区域内完成系统上线。参考CoSo内部控制管理框架制定的内控体系也全部完成并正式在所有区域内运行。
公司设立的审核委员会不但积极履行了监督公司审计相关工作的职责，并且在推动公司内部控制体系优化方面发挥了重要作用。审核委员会直接指导公司内控项目的实施，审议内控项目组定期提交的阶段性成果报告，监督所发现内控问题的整改，并且建立了有效的投诉举报渠道。
公司在顺利通过2006年度萨班斯内控审计的前提下，2007年度根据国际最新的监管要求，结合公司的实际情况，进一步完善和优化内控体系，逐渐建立、健全了内控长效机制。
3.3中国电信
为规范企业的内部管理，中国电信股份有限公司从2003年8月开始就启动了“中国电信与财务报告相关的内部控制项目”，四年多以来，公司以美国证券机构相关监管要求和CoSo内部控制框架为基础，制定了中国电信股份有限公司《内部控制手册》及权限列表、《内部控制管理暂行办法》和《内部控制评估暂行办法》等制度，各省级公司制定了《实施细则》，以保证对外披露财务报告的真实可靠，满足公司内部管理需要及资本市场监管机构要求。
中国电信每年都进行内控体系的自我评估，将发现的问题层层分解到各级企业。对于制度本身存在的缺陷，中国电信主动修改制度；对于制度执行过程中存在的问题，中国电信加大了执行的力度。对于内控的重大缺陷以及重大、实质性的漏洞，中国电信还在对省级公司和部门的绩效考核中加以惩罚。为了更好发挥内部监控的作用，公司制定了《中国电信股份有限公司高级管理人员职业操守守则》及《中国电信股份有限公司员工职业操守守则》；同时建立和完善了内部申告机制，鼓励对本公司员工特别是董事及高级管理人员的违规情况予以匿名举报。
2006年，公司根据董事会授权并结合业务和管理的要求，制定了《内部控制责任管理暂行办法》，通过加强考核管理、细化责任分解，有效落实内控责任，推动内控工作形成闭环管理，从而实现公司内部管理的规范化和科学化。
2006年，公司进一步强化it内控体系。一方面，通过信息化手段的支撑和固化来提高内部控制的效率和效果；另一方面，通过it内控体系的完善来强化风险管理，促进企业信息化的发展。it内控的实施进一步完善和提高了公司信息系统的安全性，以确保数据、信息的完整性、及时性、可靠性和保密性。
3.4中国联通
中国联通从2003年年底开始准备按照SoX法案的404条款完善公司的内部控制制度。首先是梳理会计政策、业务流程，揭示风险。从2004年开始，中国联通开始按照CoSo框架的要求完善公司的内部控制制度，围绕经营效果和效率、财务报告真实性、遵从法律法规三个目标，建立了一套渗透所有业务和场所的内部控制制度、管控机制以及控制责任体系。公司为了进一步提高其治理水平，结合落实SoX法案的要求，成立了以公司管理层为主要成员的领导小组，该小组制定了内控制度建设工作计划书。
针对有实质控制权力的人，包括总公司高级管理层和一些关键部门的岗位，中国联通建立了一套反舞弊的管理办法，以在执行控制程序时发现、避免造假的发生。
为强化其内部监控系统，公司已采取了以下措施：
3.4.1建立内控机制，明确经营过程中的关键控制点；
3.4.2改进信息化系统，以完善内控手段，强化财务报告生成过程的内控；
3.4.3建立财务管理责任体系，实行更严格的责任追究制度，以保证财务信息的准确性；
3.4.4强化对分公司的内部审计和监督；
3.4.5建立企业风险管理体系和风险评估程序；
3.4.6强化期末关账过程监控，加强对财务人员进行有关美国会计准则和香港财务报告准则的培训；
3.4.7进一步规范反舞弊及举报政策和程序。
4SoX法案对我国上市公司完善内部控制的启示
SoX法案的影响是长远的，不仅仅在美上市的公司需要完成SoX法案合规性的工作，随着全球内部控制规定的逐渐趋同，中国上市公司也需要借鉴那些已经通过SoX法案考验的公司的经验，在建立和完善内部控制体系的过程中，不断提升公司治理水平，达到世界一流的管理水平。
4.1借鉴CoSo框架，完善内控制度。
中国电信运营商按照CoSo框架的要求完善内控制度，顺利通过SoX法案的考验。内控框架的构成要素包括控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通、监督5个方面。CoSo认为内控是由企业董事会、经理层和其他员工共同实施的，为达到营运的效率效果、财务报告的可靠性及相关法令的遵循性等目标提供合理保证的过程。我国上市公司可以按CoSo建立内控框架，通过引入CoSo内控要素，形成一个相互联系、综合作用的控制整体，使单纯的控制活动与企业环境、管理目标及控制风险相结合，形成一套不断改进、自我完善的内控机制。
4.2应用信息技术，实施风险管理。
通过将现代信息技术应用于企业内部控制中，建立涵盖风险管理基本流程和内部控制系统各环节的风险管理信息系统，从而促进企业实现战略目标、提升营运效率、提高信息质量、保证公司资产安全。
企业eRp信息系统是一个综合信息管理体系，覆盖公司经营全过程，实现公司运营数据收集、存储、处理、报告和信息披露的自动化；使所有交易都在系统中进行、所有资源都在系统中受控，所有信息都在系统中得到反映。以信息技术手段实施内部控制，减少或消除人为操纵因素，增强控制程序，确保内部控制的有效实施。
在企业eRp信息系统的信息报告基础上，从业务过程风险监控和预警角度出发，建立涵盖全面风险管理流程的风险预警分析系统。风险管理信息系统，可以及时传输企业运营风险状况，为风险管理全过程提供准确的信息。市场变化日益加速，企业间的竞争日益加剧，都要求各级管理者能及时提供有效、准确的信息，风险管理信息系统的建立，可进行情境分析、量化风险，从而提高风险管理效率及可靠性。
公司信息化管理方案篇10
1企业档案信息资源共享的概念
企业档案信息资源共享是指企业各部门在自愿、平等、互惠的基础上，通过档案馆（室）与其他部门之间的各种协作、相互协调，利用各种技术、方法和途径，共同建设和共同利用档案信息资源，以最大限度地满足用户档案信息资源需求的全部活动。档案信息资源共享系统可以描述为一个以档案利用需求为中心，以信息技术为基础，以档案信息资源的横向与纵向整合与共享为手段，以实现档案资源共享为目标的一种信息共享系统。
2档案信息资源共享的实现过程
2.1档案信息化起步。平煤神马集团机关档案信息化工作起步在1997年，当时配备了原煤炭部推行的DoS版档案管理软件，开始档案信息化的初步尝试。这款软件功能十分单一，只能进行档案条目的初步录入和简单的条目式检索查询，目录输出及其他工作均无法实现。
2.2档案信息化探索。随着信息化的发展，社会信息化程度的提高和计算机操作系统的升级，2000年，平煤神马集团机关引进原煤炭部档案馆与北京博阳公司联合开发的Ge档案管理系统。这套档案管理软件的运行环境升级到了windows98操作系统，美化了软件的操作界面，简化了软件的操作程序，进一步提高了系统的稳定性和简便性，使档案数据库字段及结构设计、条目录入、档案检索、数据排序、各种目录的设置及打印更加便利，可以实现一次录入、多次输出的目的。经过努力工作，逐步实现了自1996年以来全部文书档案、科技档案的条目式检索和各种检索工具的自动生成打印。
2.3信息化系统“群雄并起”。2004年平煤神马集团机关用上了办公自动化系统（oa），其他各业务部门也根据上级主管部门的要求陆续上了信息自动化系统，公文全部上网，实现了文件的自动化管理和网上办公、数据传送。但oa上的文件和其他业务信息系统中各种业务活动产生的数据记录只有文件头和文件内容，没有电子印章，也没有领导的签批记录，这样的文件和数据信息不能算作是真正意义上的档案，只能提供工作查看和参考，不能作为档案来发挥法律凭证作用。并且由于各个业务系统设计时都没有考虑档案归档的因素，不能实现文件等数据的自动归档，办公自动化系统及其他业务系统与档案管理系统没有能够实现有效的结合。档案管理人员要么得把oa上的文件或其他信息系统上的数据信息下载下来（这样也只能提供工作查阅参考，不能按凭证作用来提供利用），要么得对归档的纸质文件等材料进行全文扫描（这样又造成了资源浪费和重复劳动）。因而在这个阶段各个信息系统没有真正发挥信息宝库的功能，档案的数字化只是增加了档案人员的劳动，档案人员除了要做好常规纸质文件的归档工作外，为了方便档案查阅还需要从信息化系统上下载数据保存备查或对档案进行全文扫描。
2.4信息化系统整体规划。2008年平煤神马集团档案工作会议上，要求各基层单位至少要配备单机版的档案管理软件，对档案信息化建设做出了较为明确的要求。与此同时，集团信息化工作领导小组也对信息化建设工作提出了整体的规划，档案部门根据集团的统一要求，认真开展档案信息化和各个信息化系统的融合工作。集团机关配备了5台电脑及刻录机、扫描仪等档案数字化设备，还先后组织人员到河南省电力公司、上海宝钢集团、中原油田等单位进行参观学习，并开始研究档案信息平台建设和资源共享工作，经过深入调研，与软件公司多次沟通交流，初步确立了“平煤神马集团数字档案管理知识平台”的建设思路，并在集团技术中心申请立项。
2.5档案信息的资源共享。2012年以来，为了适应信息化建设的需要，平煤神马集团机关配置了全新的电脑、彩色打印机、高速扫描仪、刻录机、数码相机等硬件设备，把档案管理软件升级为局域网络版的档案管理软件系统，可以实现档案的全文录入。我们把档案全文扫描后挂接进档案管理系统，还把荣誉实物档案拍成数码照片导入档案管理系统，实现了2009年以来全部文书档案、科技档案及其他部分重要档案的全文检索，使得档案查阅如同百度搜索一样便利。只要输入任意一个关键词，与该词有关的档案信息就会全部罗列显示出来，档案信息化建设又向前迈进了一大步。截至目前，已扫描档案8万多页，挂接9000多件。今后，我们将按照“全面考虑、先易后难、分步实施、逐步推进”的原则，逐步加强档案信息化建设，力争把档案室保管的全部档案扫描挂接进档案管理系统中，实现档案信息利用的最大化。
同时，办公自动化系统（oa）正着手进行升级改造，届时将在电子公文里加入电子印章，领导签批文件也在网上实时进行，并解决电子公文没法自动归档保存的问题，实现网上公文的自动归档。公文有了电子印章、有了签批程序，才成了真正意义上的档案，有了直接归档保存的价值，这一切说明档案信息资源共享的时机已经成熟。根据集团信息化工作的整体部署，把各个业务部门的信息化系统（包括档案信息化系统）嵌入办公自动化系统（oa）中，使各个信息化系统产生的数据都能实现办理完毕后的自动归档功能，归档后的信息可以根据查阅权限进行自动查阅，真正实现档案信息资源的共享，极大地提高工作效率，大大减轻档案人员和业务人员的劳动。
3档案信息资源共享的实施效果
通过档案信息资源共享建设的探索和实践，平煤神马集团机关档案信息化程度大大提高，建立了档案信息数据库，成功实施了文档知识化管理，搭建起了档案信息资源共享平台，企业工作效率显著提高，档案信息资源开发利用工作明显增强。
3.1建立了各个信息系统的融合。实现了档案管理工作各环节的总体统筹与相互配合，各部门、各信息化系统做到充分的协调和融合，使档案信息的产生、收集、归档、整理、借阅、编研、统计等工作形成自动化流程，大大减少了人力、物力和资源的浪费，以部分效率的提高带动了整体效率的提高。
3.2丰富了档案归档利用的内容。档案资源共享平台为各个专业信息系统数据的自动归档提供了便利，以往各个业务部门产生的不能及时归档保存的数据资料，能够更加方便地自动归入档案管理系统模块中，丰富了档案收集归档的内容，改变了以往档案室只收集归档正式文件的室藏单一的局面。同时归档内容的丰富也方便了各类人员对与自己息息相关的各类信息，如社保档案信息、医保档案信息、房产档案信息等的获取，扩大了档案的利用范围，提高了职工的幸福指数，促进了和谐社会的建设。
3.3打破了档案利用的时空界限。解决了企业各部门随时随地查找利用档案的问题，大大提高了企业的工作效率和办事效率。在日常工作中由于各部门利用档案不一定都在工作时间和工作地点，有时需要加班工作，有时出差在外需要查阅档案，以往查找档案资料都要等档案人员上班或情况紧急时叫上档案人员一道加班，或出差中途折回单位借阅档案，很不方便，自从有了档案信息资源共享平台，就像有了随身携带的档案库，档案利用起来非常方便。