会计档案保管注意事项篇1
【关键词】计生；档案；管理
经过多年实践工作，笔者认为计生档案管理存在以下几方面的问题：
一是，档案管理意识不强。虽然机关和下属单位都统一了认识，加强了领导，增加了对档案工作的投入，但不少档案人员档案意识薄弱，档案知识和档案法律法规严重缺乏，轻档案重业务的思想根深蒂固，更有少数领导干部片面地认为档案工作只是档案员的事情，因而造成了档案资料残缺、行文不规范及“三色笔”等现象的普遍存在，严重影响了档案的保存寿命。
二是，档案资料收集不全。由于在档案管理中存在相关业务科室和事业单位各自为阵的现象，致使办公室在收集和整理档案材料时，往往收不齐，收不到，一些有价值的必须归档的资料被遗漏，给计生档案工作造成了很大的损失。有些同志为图使用方便，将具有查考利用价值的“真品”长期“占为己有”不移交，从而使部分档案存在空缺现象，这样既影响了档案的完整性，也影响了档案的发掘利用，对服务日常工作也会带来诸多不便。
三是，档案人员业务不精。近年来，计生部门虽然建立了一些档案工作管理制度，但在实际工作中这些制度的作用没有很好地发挥出来，近似“名存实亡”。究其原因，主要有两个方面：一是，多数档案人员未接受过专业培训，缺乏档案管理及档案开发建设的基本知识；二是，相关业务科室和事业单位的档案人员认为，只要把现有的业务工作资料简单地收集后装订整齐就行了，不清楚哪些资料应该上交，也不明白怎样整理才算科学规范。
四是，档案利用效率不高。计生工作的特点决定了人口计生部门形成的档案不仅种类多、数量大，专业性强、管理复杂，而且有些档案需要直接为社会提供利用，为广大人口计生对象服务。人口计生部门虽然在地方档案部门的指导下积极开展了档案利用工作，但因档案存在缺、漏现象，显得“只可远观而不可细瞧”。总的看来，计生档案在生育证办理、计生技术的鉴定结果、计生人口的统计数据、奖励扶助、特别奖励扶助、续写计生志等方面的利用仍有欠缺，略显单薄。
以上问题存在的原因是多方面的，如果继续长期存在下去，无论是对人口计生部门的各项工作，还是对国家的档案事业，都会带来不应有的损失。因此，我们应当认真研究和解决存在的问题，采取相应的对策，整理强计生档案的管理。为切实做好计生档案管理工作，我分析制定了以下几项对策：
一是，加强法律法规宣传，强化档案意识，注重资料收集的系统化。首先，要加强对档案工作的重要性、现实意义的宣传，使广大领导干部真正懂得档案管理的目的、要求和方法，不断提高他们参与档案管理工作的主动性、积极性、自觉性，督促各科室主动上交归档资料，实行集中统一管理。其次，要动员和组织全体工作人员参与档案工作，加强对日常各类文件资料的收集、保管，注意为日后积累史料。对不能立即收集的，要做好清理和交接登记，掌握资料的着落，便于以后的整理归档。
二是，加强队伍建设，强化业务素质，注重服务本领的现代化。档案数量的不断增长、内容的不断丰富、载体形式的多样化、管理手段的现代化，都对档案人员的科学知识、业务水平及现代化设备操作技能等方面提出了更高的要求。因此，计生部门要从档案事业发展的长远规划着眼，努力建设一支适应时代要求的高素质的计生档案队伍。一要，通过各种培训方式，加强计生历史、计生实践、计生理论的学习，突出档案管理的针对性和超前性。二要，开展经验交流，提高档案人员信息化管理的知识水平和操作技能，提高工作效率。三要，从政治、生活、工作等方面关心支持档案人员，帮助他们解决一些实际困难，不断提高档案人员的积极性和主动性、确保档案队伍的稳定发展。
三是，加强建章立制，强化贯彻落实，注重档案管理的规范化。要深入贯彻实施《档案法》，完善档案管理的规章制度，建立健全各项档案管理制度和保密制度，并狠抓落实，使档案管理工作朝着标准化、规范化、科学化、现代化方向发展。同时，也要把档案管理工作与其他各项业务工作放在同等重要的地位，将其纳入计生工作目标考核项目中去，让档案事业与计生业务工作同步发展。
会计档案保管注意事项篇2
一、增强档案意识，加强重视程度。
基建档案的整理是一个系统、全面的工作，具有成套性特点，它包涵了建设项目前期工程报建、勘察、设计、施工、监理、竣工验收、结算、审计、决算等各单位的档案资料。在工程建设中，档案意识淡薄，存在不重视、不规范的现象极为普遍，例如：中标单位分包时，只顾施工设计图纸的变更，竣工验收报告不盖章等问题；分包施工单位竣工后马上撤离，不移交基建档案资料问题；大工程项目，施工单位档案管理人员不积极、不热情，收集资料不完整、不及时、不系统，导致归档缓慢，档案利用率不高问题等。在信息时代，档案的有效开发和利用会取得巨大的社会、经济效益，因而必须增强档案意识，提高重视程度。一要通过学习等多种方式，转变思想观念形成和谐浓厚的档案工作氛围，使档案意识深入心中；二要领导足够重视，施行分管领导负责制，将档案管理纳入议事日程、工作综合目标管理考核，制定奖惩办法，同时还应加大档案管理设施、设备投入，确保工作实现科学化、规范化、标准化。
二、强化培训力度，提升档案管理人员素质。
档案管理人员的综合素质是档案事业发展的关键，据了解，目前基建档案管理人员通常是一人兼数职，一边收集、整理、归档各类资料建立基建档案，一边又要完成其它工作任务，其本身人员素质参差不齐，存在建设项目多，基建档案没有专人管理、知识陈旧、无创新等现象，建立一支素质高、水平高的基建档案管理队伍事在必行。一要档案管理人员充分认识工作的重要性，应具有强烈的事业心、责任感，有爱岗敬业、无私奉献精神，同时还要加强政治学习，有正确的政治方向，坚持真理，实事求是，认真工作，不；二要勤奋学习业务知识，积极参加档案管理部门举办的各类培训、经验交流活动，提升业务水平，加强电子档案管理学习和技能，熟练掌握操作流程，如：电子档案的分类、检索、查找等，提升现代化管理水平，确保高质量、高效率完成基建档案工作。
三、服务实践需求，不断实现基建档案工作创新。
墨守成规，无创新意识，导致档案管理工作停滞不前，没有发展。要发展就要在固守基本原则的同时，了解最新的档案管理方式，并在此基础上进行创新。
1、推行“三个统一”工作思路，规范档案基础工作。
“三个统一”即统一质量标准，统一验收迎检，统一保障措施。在统一质量标准方面，要做到委托建设项目档案管理单位统一实施项目档案业务管理，负责建设项目档案业务培训、检查、整体质量控制与把关，形成同一标准。在坚持贯彻项目档案成套性、系统性时，严格要求建设项目档案管理单位统一汇集、自查自检整理后统一验收迎检。为了统一保障措施，确保各项管理落到实处，建议实行经济手段，即在经济方面明确一定数额档案保证金写入工程合同条款，实行建设项目档案归档挂钩工程尾款的支付，以提高企业归档的积极性、及时、准确、有效地完成归档工作。
2、集中保管、高效利用。
会计档案保管注意事项篇3
【关键词】建设工程档案；质量；管理
一、建设工程档案资料管理中的问题分析
1、档案资料残缺不全。一项建设工程从立项到竣工和交付使用，按照建设程序要经过计划任务书、建设地点选择、设计文件、建设准备、计划安排、施工、生产准备、竣工验收交付使用等诸多工作环节，工期的时间跨度一般都比较长（少则一两年，长则三五年以上），涉及的工作与管理部门非常多，因此，对任何方面、任何环节的工作的放松与忽视，都可能导致应当归档的材料、图纸不全。
2、文件编制与档案管理欠规范。包括：（1）案卷题名不准确，文不对题或过于简单，或题名雷同重复。（2）容易忽略组卷的几个原则：正文与附件、请示与批复、来涵与复涵、正文与底稿应放在一起组卷，尤其当试验检测报告或质量检查记录有不合格等质量问题时，应有下一次采取处理措施、重检合格的结果记录附在一起组卷，有始有终地说明问题。（3）一些较重要的图纸（如纵断面图、平面布置图等）蓝晒模糊不清。（4）对单位工程、分部分项工程的质量评定报告的收集立卷工作的不足，会直接影响工程评优工作的开展，等等。
二、建设工程档案资料管理中问题出现的原因分析
1、指导思想上不够重视。如果把工程质量比作硬件，把档案资料比作软件，两相比较，普遍存在重硬件而轻软件的现象。即一些施工企业往往重视抓工程质量与工程进度，却忽视档案资料的积累和整理。
2、管理上不到位。建设工程档案资料的涉及面广，包括管理部门、建设单位、设计单位、质量监督部门、施工单位等。由于各部门各自相对独立，因此，在如何相互配合、及时沟通，以有效保证档案资料的质量的问题上，容易出现推诿、搪塞、忽视和不愿配合、不予支持等不良现象，从而导致档案资料不能及时、全面和准确地收集。
3、制度上不够健全。如就城建档案法规制度而言，一部《城市建设档案管理暂行规定》于1987年由城乡建设环境保护部、国家档案局联合之后，过了十年建设部才以第61号部长令了城市建设档案管理规定，一些省市的相关实施细则也没有及时跟上去。
4、档案管理人员素质不高。从事档案管理工作的人员应当具备一定的专业知识，但由于城建档案工作起步晚，从事档案管理工作的人员大多是半路出家，有些单位甚至是属于照顾性质的安排，调入人员文化层次偏低，整体素质不高，在实际工作中不能做到得心应手。
三、建设工程档案资料管理控制措施分析
1、加强制度建设，加大宣传力度。完善与健全的制度是提高城建档案资料的质量的前提。
2、集中管理，统一领导，专人负责。城建主管部门、施工单位，都应明确一名领导分管档案工作，把档案工作列入领导议事日程，列入工作计划，实行集中管理，统一领导，专人负责。各业务部门应有兼职档案人员负责本部门的文件材料的形成收集，保管和立卷归档，以便形成管理网络，确保归档材料的系统完整和规范。同时还要提高档案人员的业务水平，使其具备起码的业务知识。
3、明确建设各方的责任。建设单位。应抓好工程项目档案资料的形成、积累、归案工作，对建设各单位，尤其是施工单位资料的编制、整理给予监督指导工作；要负责做好综合文件和竣工决算的收集、积累组卷，特别是对项目前期、征地拆迁、设计单位、招标投标等及时组卷。监理单位。要配合建设单位在工程开工伊始，着手制定该项目竣工文件的编制、整理办法，根据不同的工程结构、工艺，确定其收集、归档的资料范围、规格，发至各施工单位执行；要督促各施工单位及早开始竣工图的编制工作，把好各种检验评定文件的内在质量关，对所有归档的文字、图纸要一一审核；要研究、解决编制过程中的有关问题，注意监理与建设各方往来文件的积累，对监理自身部分文件要在次年第一季度完成各类往来文件的立卷工作，等等。设计单位。要按设计规范提交合格的施工技术文件和图纸，每张图纸和修改通知单都必须有题名、图（文）号、设计（修改）审核责任人签名；设计任务完成后，向建设单位提供全套设计文件目录。施工总承包单位。应重视项目档案材料的整理工作，加强与档案行政管理部门、建设主管部门等有关单位的联系，对施工单位已交总承包单位统一整理的项目档案材料，除了要严格按分部（项）工程的施工工序组卷外，对没有揭示名称和部位名称及没有施工、检验年份的档案材料，须在案卷题名上加以注明；项目档案材料整理完毕后，交项目监理进行审核，审核通过后，会同建设单位和建设主管部门向档案行政管理部门提出项目档案的单项验收申请。施工单位。要认真把好施工文件质量关，准确填写施工表格中的各项内容；要按不同分部（项）施工工序的各种表格，依施工工序的先后集中存放，待若干工序完成后且厚度达到2cm时左右时组卷装订；一张图纸被多次修改时，历次修改通知单应依其先后顺序集中排放，等等。科研单位。要根据与建设单位签订的合同协议，对所负责研究开发的科研课题项目，按不同的课题内容组卷，移交建设单位。机电系统工程单位。要根据与建设单位签订的合同协议，将承包建设的有关机电系统如安全设施、监控系统、收费系统、通讯系统、配电照明等工程竣工资料，按分部、分项工程编制、整理组卷，竣工验收合格后移交建设单位。总之，建设各方要明确自己的责任，在完成各自的立卷、编目工作后，由建设单位会同主管部门及档案专业部门等有关单位检查合格验收后，将竣工档案资料移交建设单位，最后由建设单位、理顺和排列。
4、加强对城建工程档案资料的管理。资料的收集。首先，应建立档案收集的程序，并来严格遵照执行。其次，在资料收集过程中，还应注意以下两个问题：一是档案资料核查取舍时，要剔除重复部分，若发现资料不能表明实际情况时，应责成有关人员重新撰写或整理，发现有伪证或事后补充原始记录的，应责成原资料提供单位重新提供真实资料并加以注明，严禁将不真实或有明显错误的资料入档。二是档案内不允许使用圆珠笔或复写纸复写材料，复印材料必须加盖复印章确认。资料的整理。资料的整理和组卷要遵循工程施工文件的自然形成规律，并保持案卷内各种文件的有机联系，符合工程特点，便于保管和利用。资料的使用。归档的档案资料不得随意外借和复制，如确需复制和拍照，须经档案主管负责人批准并办理相应的手续，由档案管理人员进行复制，对于涉及矿产资源的有关资料，无关人员不得查阅，设计中使用的专利或专项技术等，应按规定注意保密，建设单位不经原建设单位同意，无权对外提供和转让。
四、结语
做好建设工程档案资料的收录、编撰、管理和使用，使档案资料达到全面、完整、规范、通用，对于建设项目的顺利进行和项目建成后顺利地交付生产、使用以及为工程项目将来的维修、扩建、改造等都有着十分重要的作用。本文以上谈了谈自己的观点和看法。
会计档案保管注意事项篇4
关键词：公路交通；档案；管理
公路档案是一种信息资源，也是一种社会公共资源。如何使公路档案工作与时俱进，更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在我们公路管理机构面前的一项重大而紧迫的任务。目前，在公路档案管理和利用过程中，还明显存在以下几个问题，影响了公路档案整体效益的发挥。
1公路交通档案管理存在的问题
1、对档案管理认识不足。档案管理意识的缺乏，是档案工作发展的一大制约因素，直接影响档案资料的收集和整理。有的单位没有重视资料的整理归档，有的单位对重大事件不注重积累和保存原始资料及证明材料，还有的单位对容易散失、遗漏的资料不积极追索。时过境迁，造成珍贵档案资料的残缺、丢失、变质、失去档案价值，使人非常痛心。
2、管理人员只注重管理形式而不注重档案管理。真实的档案资料是对公路的历史记载，更是一种重要的资源。然而在公路的管理中，不少管理人员只注重管理上的形式，而不重视档案的及时性，认为档案资料就那么回事，走过场，走形式。这些行为极大地影响了公路交通管理和服务质量，甚至整个行业的形象。
3、档案管理机构不尽完善和规范。完整的档案管理机构是档案工作的有力保证，也是档案管理工作的必备条件。但很多公路交通部门缺乏专业机构，由不同的人兼职档案管理工作，因为受到各人本职工作的影响，使档案管理机构和兼职档案人员的职责形同虚设，貌似负责的人很多，而实际上无人负责，形成档案管理工作放任自流。
4、档案法的宣传与普及不够。少数领导档案意识淡薄，重视不够，导致档案资料的管理只是停留在简单的收集、整理，未能够形成系统化、条理化、规范化的档案材料系统。
2提高档案管理水平的对策
2.1加大档案人才的培养，努力提高公路档案人员的综合素质
1、档案专业工作人员的政治素质必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质，即坚持四项基本原则，热爱党，热爱社会主义，热爱祖国和人民，坚决执行党和国家的各项法律和各项方针政策，讲道德，守纪律，不为名，不为利，不计较个人利益，有献身精神。由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，因此，档案专业工作人员尤应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质。同时，档案工作的服务性特点还特别要求档案专业工作人员应具有良好的为人民服务的精神。
2、档案专业工作人员应该安心本职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。
3、档案工作人员必须具有中等以上文化水平，除了掌握档案学基本知识以外，还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识，例如，档案管理人员应该掌握一定的历史知识、古汉语知识和与档案内容有关的其他专业知识或与业务工作有关的科学技术知识；档案行政管理人员应该掌握一定的领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识。只有掌握具备了相关的专业知识，才能更好地从事档案工作。
4、面对经济和科技的发展，档案人员的素质必须提高，以业务素质提高为重点，对档案专业知识进行学习，对现有的档案人员，可以通过委培、进修、培训，不断拓宽知识面，加强与公路建设相关学科的学习，掌握管理项目档案所需要的相关知识和计算机管理档案的技能及一定外语水平.使档案工作者能更好地为高速公路交通行业服务。
2.2应加大档案现代化管理的投入始之逐步走向正轨
1、资金、人才等制约着档案科学化。首先，应投入大量的精力关心和支持这一事业，没有资金，应想方设法创造条件投入资金；没有设备，应千方百计配备先进设备；没有管理人才，应积极培养、选拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入本单位工作计划，列入本单位考核指标进行考核。其次，各级领导，尤其主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，每年至少要研究一两次档案工作的重大事项、重要问题，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难。再次，要有宏观指导的总体思路，实现发展战略上的创新，微观动作上管理内涵和技术手段的创新，这对公路交通档案事业无疑具有重要意义。
2、改进和完善档案功能。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。
3、采用信息化管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。
4、提高整个社会的档案意识，档案工作者自身是关键。这要求档案工作者要树立起社会意识。档案是历史的记录，经验的总结，它源于实践，并为实践服务。档案工作的根本目的就是为了充分利用发挥档案的作用价值，满足社会经济发展的需要。因此，只有积极开发利用档案更好地为经济建设和社会服务，为本单位各项工作服务，最大限度地满足本单位各项工作的需要，在维护国家、集体和单位利益的过程中有所作为，才能提高档案工作的社会地位和影响。
总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。
参考文献
会计档案保管注意事项篇5
财务信息化在过去一段时间取得了巨大的进步，符合时代潮流的财务核算和分析的软硬件不断更新，很多企事业单位和政府机关都在用先进的财务分析软件进行财务核算和分析。财务信息化的巨大进步极大地提升了企事业和政府机关财务管理的效率和水平，其积极意义是有目共睹的。但是由于体制机制的滞后和技术成熟度的限制，会计档案电子化的进程相当缓慢，成为财务管理信息化发展的瓶颈。财政主管部门敏锐地把握了会计档案电子化的趋势，并出台极具现实意义的政策措施。
2015年12月，财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号，以下简称原《管理办法》）进行了修订，以财政部、国家档案局令第79号了新的《会计档案管理办法》（以下简称新《管理办法》），已于2016年1月1日起施行。
新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。
新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，如对以下七类会计档案可只建电子档案。
一是形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；五是建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。
以上要求中：第一、七项规定是确保电子会计档案的真实，第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用，第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。
虽然会计档案管理离真正的电子化管理尚有不少距离，但新《管理办法》对会计档案电子化的发展必将产生十分深远的影响。
电子会计档案转正史
1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年进行了第一次修订。原《管理办法》实施十多年以来，对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。但随着我国经济社会的快速发展和信息技术的广泛应用，会计档案工作的方方面面均发生了较大变化，越来越多的会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案，需要予以规范。
从2012年开始，财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作；2013-2014年，财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发改委针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨，并组织开展了电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。
2014年，财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》，形成了征求意见稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见；2015年9月，又组织有关专家集中研究讨论，最终形成新《管理办法》。
会计档案电子化的意义
会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，对未来的财务管理具有不可估量的现实意义。
会计档案电子化具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均会产生重要影响―――除了节省成本，还有利于提升会计工作监管成效，最大限度地防范财务风险。
（一）有利于降低管理成本、减少资源浪费
纸质电子档案的耗材成本巨大，如农商银行业务系统每日报表约有50种，各类月报70多种，年底报表更甚。每天纸质打印资料近百页，月底、年底甚至成千上万页。一家中型支行网点每年需130多箱纸，成本近1万元，加上色带、打印机等各类耗材，合计财务支出1万元以上，对于拥有30余个网点的县级行而言，纸质会计档案成本之高可见一斑。
电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大减少资源浪费。新《管理办法》允许符合条件的电子会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，这将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，形成绿色环保的生产方式。
（二）有利于提升财务管理效率
在企事业财务管理实践中，很多财务管理的流程都会产生纸质会计档案，这些档案都需要专业的财会人员分门别类管理，财务部门要投入很多的人力、物力。此外，纸质会计档案保管存放困难。伴随近年来会计档案成几何倍数增加，会计传票、凭证、报表等档案资料的移交分类、整理归档、存放保管成为县级行档案管理人员的巨大工程，甚至出现因处理不当导致档案摆放杂乱、无序堆放等现象。由于具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件的现代化、标准化档案室匮乏，因而制约了当前档案规范化管理。
会计档案电子化有利于优化财务管理流程，以前需要现场办理的，现在可以不用现场办理，节省人力、物力。此外，电子会计档案传输、保存相对简洁、高效。相对于纸质会计档案，电子会计档案的便捷性非常突出，这有利于提升会计档案的使用效率，进而提升财务管理效率。
以电子票据会计档案为例，如果将电子票据会计档案以电文数据形式存放在会计档案电子管理系统中，通过充分集成并关联实体会计档案，逐步形成安全规范的电子会计档案调阅管理流程，这样既满足了调阅者方便快捷的查阅需求，又确保了会计档案数据的安全保密。
这不仅会提升会计信息资料的传递速度，也将在相关部门打通快速通道，实现财政票据会计档案在更大范围内的广泛利用和高度共享，创造更加灵活便利的会计信息查阅环境，使传统的以纸质会计档案为主，加快转向电子会计档案与纸质会计档案并重，为实现真正意义上的“无纸化办公”奠定基础。
（三）有利于财务大数据的发展
国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递，实现决策科学化、管理精细化。企业发展也需要大数据的支撑，通过大数据的分析和处理，企业可以洞察新的商业机会、优化企业决策等。新《管理办法》将电子会计档案纳入会计档案范围，将推动电子会计数据的深度开发和有效利用，可以为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的信息，也可以为企业的发展注入新的动力。
（四）有利于会计监督和检查
电子票据会计档案将极大方便会计工作的监督与检查，为多层次、全方位加强会计管理提供全面、准确的信息，实现“复核式监督”和“实时监督”，从而提高事后监督的时效性，有效防范会计核算风险。同时，所有的会计信息资料通过电子影像传递，加之系统权限设置，能够有效防范相关管理、操作人员对会计资料进行人为修改，严密财务工作流程，确保会计账务组织体系的完整性和严肃性。
会计档案电子化的案例
中国联通作为全国首批开展会计档案电子化管理推广实施工作的企业之一，在大力组织推进会计档案电子化工作方面做了大量的开拓性工作，结合其业务财务一体化平台的搭建与运行，探索确定了“实物、系统、人”三位一体的会计电子档案管理机制，实现了会计档案规则化、查询简单化和管理规范化。这种探索实践对于基层核算及财务管理者来说，不仅是极大的飞跃，也是会计档案管理的趋势。
2012年10月以前，广西联通的各类会计档案均采用纸质打印归档，实行手工编号造册登记，整理难、移交迟，检索难、统计繁，不利于规范化管理；纸质档案的打印、装订、保管造成了巨大的人力、物力、财务的资源消耗。随着公司规模不断扩大，业务快速发展，以及经营管理对多维信息需求的增加，会计工作需要按照专业、全成本属性、客户群、准利润中心等进行精细化核算，会计档案资料日益增多。同时，大eRp各子系统、子模块业务处理同时自动生成的会计分录数量巨大，进一步加大了凭证打印的数量和成本。传统的会计档案管理模式已满足不了规范化管理的要求，既不利于进一步深化实施会计信息化工作，也不利于公司降本增效工作的开展，推进会计档案电子化势在必行。
依托中国联通统一建设的数字档案管理系统，与大eRp建立接口，使会计档案实现电子化、系统化管理成为可能。大eRp系统固化了公司业务处理流程，完整地记录了营收、采购物资管理、工程管理、日常运营等经营活动过程中产生的相关信息，建立了从会计原始凭证、记账凭证、会计账簿到会计报表等会计信息产生过程的内部风险控制流程，并通过业务系统与财务系统无缝连接和定义自动会计规则，实现从获得原始凭证到形成最终财务报告全过程的系统自动化处理，使会计信息的相关性、完整性、真实性和会计核算效率得到了显著提升。在信息安全方面，大eRp系统在建设之初就纳入了公司整体的信息安全框架内进行管理。在系统的规划设计、建设实施和运行维护的全过程，从管理制度、操作流程和安全技术等各方面，贯彻安全保密的要求，加强安全保密管理，构建了全程全网的信息安全和信息保密体系。此外，“一本账一套表”工作，建设一级架构系统，支撑集团、省、地市三级应用，有效支撑一套会计政策、一套核算规则、一套立体科目、一套风险控制体系、一本账（即一套财务核算及业务管理信息）、一套表（即一套报表汇总体系，包括财务基础报表、管理类报表、分析类报表）的“六统一”财务管理目标，也为推进会计档案电子化工作奠定了坚实的基础。
会计档案电子化，具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均产生重要影响。项目推进期，广西联通成立了“会计档案电子化管理”项目推进工作领导小组和财务、综合、信息化三个专业线工作组，统一推动项目的实施和日常管理工作。其中财务组经过对204项纸介质的梳理，制订了《eRp系统记账凭证及对应单据管理办法》，确保记账凭证电子记录、原始凭证手工管理这项会计基础工作的统一规范。
现阶段，广西联通实现了以电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、大eRp系统产生的各类原始凭证和银行回单，不需再打印相应的纸质凭证和账簿，节约了大量的纸张及it耗材成本。以区公司本部为例，实施会计档案电子化后，当年一季度凭证数量均较上年同期减少了2/3。会计档案电子化工作正逐步成为公司管理提升、优化流程、提高效率的重要抓手。
推行会计档案电子化管理应把握的重点
推行会计档案电子化必须从实际出发，紧密结合企业的现实情况，制定周密可行的方案。
（一）推行会计档案电子化应坚持的原则
1.安全性
会计档案管理工作的首要任务就是保障会计档案的安全，纸质档案需在防盗、防火、防潮、防鼠等方面加强防范，而电子档案则更要在病毒防范、存储介质保管、网络安全等方面严控风险、保障安全。通过采用入侵检测、防火墙、加密和防病毒等技术手段，降低计算机网络受攻击、侵犯的威胁，确保系统安全运行。同时，还要对工作流程加强监管，确保安全运转会计信息。工作流程的监控管理，不仅保证了会计电子档案完整、齐全和真实原始性，还确保了系统安全稳定的运行。因此，关注流程管理的科学性是档案管理人员的义务和责任。信息化背景下，档案管理人员重点是对文件处理流程进行提炼、梳理，并将处理中产生的档案信息实施统一管理，所以为了保证数据的安全必须采取措施，如双机热备份、内网外网物理隔离等，建立档案数据中心，设置的权限体系要完整，配备专业人员维护管理，并建立会计电子档案信息安全保障体系，确保电子档案信息安全。
2.保密性
会计档案资料泄密会给农商银行、员工以及客户带来巨大的潜在经济风险，可能造成不可估量的损失，因而应从提高人员职业素养，加强人防、技防、物防等诸多方面做好保密工作。
3.规范性
会计档案的存放管理必须保证其严肃性和规范性，必须符合财政主管部门的规定。
4.兼容性
会计档案的管理工作还应放开视野、兼容并蓄，既保留传统纸质档案的必要存在，同时选择性大力发展电子档案和信息数据库，甚至未来发展中还可能出现数字化文本、虚拟化档案、模拟可视化技术档案等。
5.智能性
一是会计档案入库管理实现智能化，大力借助智能数据化存储媒介、速照扫描、数据自动归档保存等先进技术在日常办公中实现实用价值。二是会计档案查阅调阅实现智能化，借助互联网技术和现代电子传输技术实现内部资源共享和外部授权权限内查询的功能。
（二）推行会计档案电子化应注意的问题
1.要制订详细的执行方案
会计档案电子化，对企业来讲是一件大事，马虎不得。企业必须从自身实际出发，分析本企业档案管理存在的问题，整合本企业会计档案管理制度，形成完整的解决方案。必要时，可以到相关单位考察学习，以便借鉴先进的管理经验。
2.要重视软硬件建设
会计档案电子化必须有合适的软硬件支撑。会计档案是企业经营的核心秘密，如果企业没有先进的软硬件支撑，其安全性、规范性等均难以保证，一旦发生泄密等，对企业的不利影响非常大。
3.要重视人员培训
会计档案电子化需要财务档案管理人员具备新的管理知识和技能。这就需要对原有的会计档案管理人员进行培训和提升，让其尽快掌握电子档案管理的知识和技能。
会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，是不以任何人的意志为转移的客观事实。企事业单位要把握这一趋势，并结合本单位的实际情况适时推动会计档案管理工作逐渐向电子化转变。
参考文献：
会计档案保管注意事项篇6
[关键词]腾药；档案；管理
中图分类号：tF369文献标识码：a文章编号：1009-914X（2016）20-0199-02
“云南腾药”是云南腾药制药股份有限公司的简称，云南腾药制药股份有限公司是从股份合作制企业云南省腾冲制药厂改制而来，股份合作制企业云南省腾冲制药厂则从1956年成立的“地方国营腾冲制药厂”转机建制过来。“云南腾药”历经六十年的历史积淀，具备了雄厚的制药技术基础，在不断汲取现代科学技术的基础上具备了一流的检测手段。两者的有机结合，使“腾药”产品有了过硬的质量，造就的知名品种有心脉隆注射液、人参再造丸、六味地黄丸、六灵丸、藿香正气水、感冒疏风片、清肺抑火片等。被国家评为全国中成药行业“优秀企业”金奖单位；连年被云南省政府评为“文明单位”、“先进管理企业”；“腾药”牌商标被云南省工商行政管理局连续九年评为“云南省著名商标”，并获“领袖云南・十大历史品牌”荣誉称号，2006年12月获得国家商务部授予的“中华老字号”称号，2009年获得云南省高新技术企业和云南省创新型试点企业，2011年8月获“全国模范劳动关系和谐企业”称号，2011年8月1日心脉隆获保山市科学技术发明类二等奖，2012年2月心脉隆注射液获得云南省重点新产品证书，2012年4月获国家五一劳动奖章。2012年10月腾药技术中心被认定为云南省企业技术中心，2013年3月获云南省科学技术厅授予的“中药现代化科技产业基地（中药材种植科技示范园）”，2013年7月取得小容量注射剂Gmp证书，这是云南省无菌制剂生产企业取得的第五家新版Gmp证书，2013年获云南省科学技术厅授予的“云南省创新型企业”，2013年1月腾药获云南省科学技术厅认定为云南省科技型中小企业，2013年3月“美洲大蠊提取物心脉隆注射液的研究及产业化项目”被云南省人民政府授予科学技术二等奖，2013年8月腾药获“保山市农业产业化市级龙头企业”奖牌，2013年10月腾药被中国中小企业协会授予“中国中小企业创新100强”，2013年10月腾药子公司美蠊生物科技有限公司获得科技型中小企业技术创新基金立项证书，2014年2月腾药中医成药“腾药tenGYao及图”被国家工商总局认定为驰名商标，2014年2月腾药牙龈修复专效牙膏被保山市人民政府认定为保山市第二批新产品。2014年3月腾药获“县政府质量奖”、“老百姓信得过产品荣誉奖”。2014年4月获“云南省农业产业化省级重点龙头企业”荣誉奖牌。2014年5月被省委组织部、省人力资源和社会保障厅公布为“云南省高层次人才创新创业示范基地”。销售公司通过GSp现场检查。2015年通过美洲大蠊养殖Gap现场检查。
取得上述成绩，企业档案管理工作起到相应的作用。下面就云南腾药档案管理发表自己的拙见，仅供参考。不足之处，敬请批评，不吝赐教！
一、人事档案管理
一方面，人事档案是企业人事管理制度的一项重要内容，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，办理退休计算薪酬的重要凭据。人事档案理必须保证它的全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性，工作程中把握以人为本、系统、动态管理和适度保密的原则。注重全面性，人事档案收存员工的履历、求职自推荐信、毕业鉴定或者专业技术职务考评、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。因此，档案工作人员要维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是人事档案保管的主要任务。注重现实性，由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。注重真实性，这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务，比如学历证通过学历认证或者网络查询，审核原件后在复印件上签名确认。注重动态性，人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须随时补充新材料，任命文件之类。注重流动性，人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。注重机密性，人事档案的内容涉及个人功过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于公司的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案室的个人也不能随便查阅人事档案，确保一人一档，人事档案目录标明姓名、档号，材料目录（身份证、户口簿、毕业证复印件、员工信息表、劳动合同、任命书等原件）、页数。
另一方面，建立健全人事档案管理制度，是对人事档案进行有效保管的关键。保守人事档案机密，现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。一是人事档案保管制度的基本内容：人事档案保管制度基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
二、健康档案管理
规范公司员工健康检查及健康档案建立的管理，保障员工身体健康，确保生产正常进行。做好体检健康状况的动态追踪，为体检者提供连续、综合、有效的健康服务。准确无误地将体检者个人资料、健康状况的记录，体检信息，体检结论登记、录入、归档例如建立人员健康档案卡，个人情况包括姓名、工号、性别、职务、岗位、出生年月、文化程度；单位体检情况包括体检时间、体检结果、体检证号、体检部门、岗位调整或者调入调出时间、备注项目。建立体检档案查问系统，使得体检者能够及时、便捷准确地查询到个人当年和近几年内的体检报告和医生做出的结论及相关建议。规范化管理是确保基础工作安全可靠的有效途径。这样，公司通过职业健康档案能够及时、准确地了解本单位职业危害现状以及职业危害防治落实的情况，从而为本单位科学的防治职业危害提供可靠依据，服务公司发展大局。职业健康档案包括的内容很多，主要有：
（一）、作业场所职业危害申报档案；
（二）、职业健康管理制度档案；
（三）、职业健康管理实施档案；
（四）、职业健康教育档案；
（五）、职业健康监测档案；
（六）、职工健康监护档案。新进公司员工必须经职业健康检查合格后，方可从事接触职业危害因素作业。在制药企业，主要是粉尘、高温和（粉碎）噪音等岗位；三、对长期从事制药生产的员工应组织进行在岗期间每年不少于一次的定期健康检查。由公司人事行政部负责核实体检人员名单，制定体检计划并组织实施。
（七）、对体检中发现有职业禁忌证或有从事与职业相关的健康损害的员工应调离原作业岗位，并妥善安置；发现健康损害或需要复查的，应如实告知员工本人，并按照体检机构要求的时间，进行复查或医学观察。
（八）、对疑似职业病病人应当按规定向所在地安监和卫生部门报告，并按照体检机构的要求安排其进行职业病诊断或者医学观察。
（九）、在设备生产、检修过程中如出现职业危害因素严重超标，对遭受或者可能遭受急性职业病危害的劳动者，职业健康管理部门应当及时组织进行健康检查和医学观察。（十）、职业健康管理部门应当建立员工职业健康监护档案和企业职业健康监护管理档案，并按规定妥善保存，接受卫生和安药监部门的监督检查。员工职业健康监护档案应包括以下内容：
1、员工职业史、既往史和职业病危害接触史；
2、相应作业场所职业危害因素监测结果；
3、职业健康检查结果报告及处理情况；
4、职业病诊疗等劳动者健康资料。
（十一）、公司职业健康监护管理档案内容：
1、公司申报检测、组织员工体检、委托医疗机构服务等活动的委托书；
2、职业健康检查结果报告和评价报告；
3、职业病诊断报告；
4、对职业危害患者、患有职业禁忌证者和已出现职业
相关健康损害从业人员的处理和安置记录。
5、公司在职业健康监护中提供其他资料和职业健康检查机构记录整理的相关资料。
（十二）、对员工要求查阅、复印其本人职业健康监护档案的，企业应予以提供。员工离开企业时，可索取本人健康监护档案复印件，企业应如实、无偿提供，并在所提供的复印件上签章。
（十三）、公司不得安排未经职业健康检查的劳动者从事接触职业危害的作业；不得安排未成年工从事接触职业危害的作业；不得安排孕期、哺乳期女员工从事对本人和胎儿、婴儿有危害的作业；不得安排有职业禁忌证的劳动者从事所禁忌的作业。
（十四）、职业健康检查、复查、医学观察、职业病诊疗费用由企业按有关法规规定执行。
（十五）、建立职业危害事故后参加应急救援人员的职业健康体检制度。
管理维护好公司员工健康档案，重在平时严格制度，规范管理，认真细致整理。
三、培训档案
对于药品制造和类似的高风险产品的制造企业，产品的质量决定着企业的竞争力，市场份额、利润甚至是生存。随着美国、欧盟、以及我国对于药物生产监管力度的加强，“药物质量”成为人们热切关注的首要问题。建立和实施一套完整的质量管理体系非常的耗时和耗资源，管理也非常复杂。理想的Gmp质量管理系统就是利用计算机技术来解决人工系统的管理难题和难点，缩短质量体系的实施周期，充分发挥质量管理体系的作用，特别是对风险的管理，帮助企业走上持续改进，不断提高产品质量和降低成本之路。培训目的是建立人员培训及培训档案标准管理规程，确保培训规范进行。培训内容以新版Gmp、岗位Sop、卫生学为主，安全生产、职业素养、法律法规等内容为辅助。单位项目包含培训计划（年度和月度）、培训课件、考核记录；个人增塑剂档案包括工号、姓名、出生年月、入职时间、部门、岗位、培训日期、内容、课时、地点、证号、考核结果和备注项目认真细致建档，并及时吐故纳新，以不变应万变。
四、文书档案
文书档案是单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。如公司党政管理类包括企业文化、声像档案、文书，经营管理类包括营销签呈，生产技术类包括科研技术、委托加工合同、协议等，产品类包括Gmp认证资料、产品注册批件资料等，这些文件对单位都有非常重要的作用，一般在做决策时某些文书档案可以用来做参考，甚至决定决策的方向。因此，做好文书档案管理工作尤其重要。每年上半年将上一年文书资料分类归档，利于公司发展价值高的资料，一定做永久保存，如改制资料，管理制度；退休人员待遇等资料作长期保管；年度计划之类则作短期保管。平时工作做好借阅登记，提供利用，统计、销毁。时间许可，还可进行腾药大事记编纂等专题，促进云南腾药稳健发展。
五、科技档案
科技档案管理，是指对科学技术档案实体进行管理和信息开发利用的一项专门工作。包括收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等项内容。收集工作是把科技档案从其形成部门或形成单位集中到企业、事业单位的档案管理部门或科学技术档案馆（见科学技术档案收集），为实现科学管理打下基础；整理工作是将集中起来的科技档案按其形成规律和内容、形式特点，进行科学分类（见科学技术档案分类）、系统排列和基本编目，实现库藏科技档案的科学组织和系统化；鉴定工作是通过对科技档案完整、准确、系统的质量和保存价值的鉴别分析，决定其保管等级的科学划分及筛选存毁（见科学技术档案鉴定）；保管工作是以科学的管理手段和技术措施保护科技档案的完整和安全，保证科技档案在质量上的准确，维护库藏科技档案的科学序列，为最大限度地延长科技档案的自然寿命和保证科技档案的有效利用提供条件并实行监督；统计工作是通过统计数字的积累和分析，掌握库藏科技档案的数量和质量，以及科技档案管理和利用工作的基本状况，既是保护科技档案对其实行监督的基本手段，也为科学地组织管理科技档案提供数字依据；提供利用工作是通过创造条件，以各种有效的方式将科技档案信息开发出来，满足有关工作的需要。科技档案管理在单位和在城市建设工作中都是一项技术基础工作，为科技生产活动提供技术条件，为组织管理工作提供信息依据，是生产技术管理、科研、设计管理或城市建设管理等的一个组成部分。其管理机构通常为档案室或档案馆。
六、财会档案
2015年12月11日，中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号修订后的《会计档案管理办法》。该《办法》共31条，由财政部、国家档案局负责解释，自2016年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）予以废止。会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。下列会计资料应当进行归档：
（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；
（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿；
（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；
（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。保证会计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，达到完善财务档案管理工作的目的。
总之，公司档案管理要求档案工作者有强烈的责任心和认真、客观、公正的敬业精神，具备丰富的档案管理知识和技能，管理维护好公司日常各项档案。这样，无论是国家药品监督管理部门飞行检查还是卫生监督管理部门抽样检查，公司都不会临时抱佛脚，及时提供利用，为公司取得良好的经济效益和社会效益做出应该有的贡献。“铁肩担道义，妙手著文章”，传播正能量，福泽万年长！
参考文献
[1]《文书学概要》，国家档案局教育处编，档案出版社，1987年.
会计档案保管注意事项篇7
1行政事业单位会计档案管理存在的问题
1.1思想不够重视
目前，在诸多行政事业单位中，对会计档案工作中，很多财务人员甚至是单位领导都不够重视，对该项工作缺乏充分的认识，工作应付性较强，认为会计档案管理工作是一项费时费力又不讨好的工作，并且会计档案工作与会计业务工作之间也存在脱节的情况。还有就是在会计档案管理人员的配置上，很多单位都存在的问题是，会计档案管理人员对档案管理工作缺乏经验，或没有进行过档案业务知识的培训，对档案管理的基本操作规程不懂，导致档案管理不规范、不标准。此外，还有少数行政事业单位，在会计档案管理方面没有制定相关的管理制度，只作为财务管理中的一个分支，而部分单位虽然对档案管理制度也详细的进行了制定，但是在制度的落实方面存在较大问题。
1.2资料收集不全
在对会计档案资料进行收集管理中，存在的主要问题有：首先，部分单位只对报表、账簿及凭证等专业资料进行收集归档，而对会计磁性介质、文件资料等的整理与归档工作不够重视，导致会计档案不完整、不齐全。虽然也有单位会将会计信息资料存入到磁性介质中，但对光盘、磁盘等管理不当，导致信息极易丢失。其次，在已交单位会计档案的时候，没有严格进行清点，已交清单缺失，未按照定期、永久两类分别保存，导致档案查找难度较大。最后，随着会计电算化技术的发展和软件的升级，而诸多单位对软件系统没有进行升级换代，造成部分会计电算化档案无法调取使用。
1.3档案管理不细致
部分单位对会计凭证不能及时装订，导致会计凭证以及丢失；在对一些活页账簿进行装订的时候，没有装订封面，也没有按照页码或顺序进行装订成册，对会计报表也是分散存放，未按月装订。在对会计档案立卷时，分别按照保管期限立卷归档，而是在一个档案盒内随意存放。部分单位对保密性过分强调，严格限制了会计档案人员的身份，会计档案的作用也无法发挥出来，只是作为一份资料保存在档案室内。在超过保管期的会计档案鉴定与销毁方面，档案管理人员缺少权限，即便是已经超过保管期间，也没人敢对档案进行销毁。
1.4监管力度不足
行政事业单位对会计业务进行审计与检查工作中，对会计档案往往不作为检查与管理的重点。而且在单位内部，财政财务管理中也很少将会计档案管理工作真正融入，没有将会计档案管理作为会计工作的固有环节对待，会计档案管理也与其它各环节之间脱节，没有形成相互促进、相互制约的监管机制，对会计档案管理的成效和管理质量都带来不利影响，对会计档案的有效利用直接产生影响。
2加强行政事业单位会计档案管理工作的对策
2.1建立健全会计档案管理工作制度
首先，应该对财务档案归档制度进行监督，对归档范围、程序、期限、要求以及整理的方法进行明确；其次，建立档案安全保密制度及保管制度，利用科学的管理方法和先进的管理手段对会计档案进行管理，保证档案不会出现损坏、锈蚀及泄密等情况，对管理人员的职责进行明确；第三，对会计档案管理工作责任制度进行建立健全，对各责任人的职责进行明确，保证会计档案管理各项工作都能落到实处；第四，制定会计档案管理奖惩制度，对会计档案管理工作定期进行检查，对管理人员的管理能力进行评价，通过精神奖励、物质奖励及处罚措施配合应用，提高会计档案管理工作的水平。
2.2提高会计档案管理人员的素质
作为单位领导而言，首先要认识到会计档案管理的重要性，要在领导的工作日程中加入会计档案管理工作，从法律的高度来对会计档案进行管理。对会计档案管理工作人员也要加强培训，使其掌握档案管理的操作技能与管理方法，在上岗前，要对档案管理人员进行技能培训，在工作过程中，也要定期进行培训，使会计档案管理人员的执行力及责任心得到强化。在会计档案工作硬件设施方面，也应适当加大投入，改善硬件设施，对档案室的部分设备要进行更换与添置，如空调、灭火器、防盗门等，档案室配备打印机、计算机、扫描仪及去湿机等现代化办公设备，实现信息化的会计档案管理需求。
2.3规范会计档案整理归档工作
在会计档案管理日常工作中，对会计凭证要及时进行整理装订，对封粘、签章要进行规范，会计档案装订完成后要庄河保管，确保会计档案的保管寿命得到延长。按月份要求对会计凭证依据先后顺序装入凭证盒，财务报告、会计账簿及其它会计档案逐卷装入档案盒，并且要在盒面上写清楚盒内档案的内容。对会计电算化系统产生的会计凭证、报表、账簿、系统日志等数据要定期采用统一的纸质进行打印装订并存档，并且要进行备份，档案室做好防火、防磁、防尘及防潮工作。如果档案采用磁性保存，必须做好备份，并定期进行检查。对会计档案保管进行规范，如果单位建立有综合档案室，财会部门可对会计档案保存一定时间后，转交到综合档案室保存。如果没有综合档案室，则财会部门由专人对会计档案进行妥善保管。
2.4强化会计档案的开发利用
对会计档案查阅利用手续进行严格制定，确保各个环节都要详细记录，明确各环节时间、责任人等。对档案案卷、专题、文号等目录进行编制，方便档案的索引与查找，可利用计算机快速实现档案的查找，提高档案利用速度。建立财务档案统计台账，如文书档案汇总、财务档案查阅、财务档案数量统计、财务档案移交清册等登记簿及台账。对单位的预算执行能力及财务运行中的不足与特点等可利用财务基础数据资料进行分析总结，并针对性的提出预防的措施，为单位领导的决策提供依据。对会计档案销毁制度也要明确规定并严格执行。与财会部门一起，会计档案管理人员对会计档案要做好鉴定工作，妥善保管有价值的会计档案，对已经失去价值的档案可大胆销毁，而对一些已经过了保管期，但是还存在债权债务等问题的档案，不能销毁，可作为单独的项目的进行保管，在保管清册及销毁清册备注栏内注明档案情况。
2.5强化会计档案监督管理
审计、财政及档案部门对相关业务进行检查时，其工作的内容之一也要针对会计档案规范化管理进行检查，才能使单位会计档案管理工作得到监督，管理水平也才能得到根本性的提升，单位会计档案管理工作的价值才能发挥出来。将会计档案监管工作作为单位内部管控制管理的重要内容，在日常管理中，也要严格遵循，将单位会计档案管理工作作为一项长效工作来抓。
会计档案保管注意事项篇8
一、加强领导，组织有力，全面夯实档案管理工作基础
㈠领导高度重视。将三星级档案达标创建工作纳入2012年全局各科室工作责任目标，与审计工作同部署、同落实、同考核、同奖惩，举全局之力开展档案达标创建工作。多次召开专题会议研究达标工作完成情况、存在问题，并对档案达标创建工作提出了明确时间节点和进度要求，办公室严格对照立卷归档相关标准，对各科室移交的档案逐一检查，对各科室档案出现的问题及时反馈到位，确保入库档案质量。
㈡健全工作网络。成立了由局主要领导任组长、分管领导任副组长，各科室负责人为成员的创建工作领导小组，并明确由办公室具体负责，各科室协同配合，分别明确了一名兼职档案员，协助创建工作，同时，明确职责到人，实行严格的责任追究制度，凡是因工作不到位，影响创建工作的科室和个人，年度考核一律取消评先评优资格，从而为保障创建工作顺利开展提供了组织保障。
（三）加强宣传教育。通过邀请专家授课，组织专（兼）职档案员外出学习取经等，广泛开展公文知识、审计业务文书、档案管理业务培训，学习贯彻《中华人民共和国档案法》、《审计机关档案工作准则》、《省档案管理条例》等，进一步增强全体审计人员的档案工作意识，提高档案工作质量。
二、规范制度，强化管理，努力提升档案管理工作水平
一直以来，我局重视档案综合管理，坚持把制度建设放在突出位置，狠抓建章立制，促进长效管理，保证档案工作有章可循、按章办事，不断适应新形势下档案管理工作的需要。
㈠建章立制，强化管理。结合档案法规条例和省市审计机关有关档案管理工作的要求，我们建立了《宿城区审计局档案管理员岗位职责》、《宿城区审计局立卷归档制度》、《宿城区审计局档案借阅制度》、《宿城区审计局档案库房管理制度》、《宿城区审计局档案工作保密制度》、《宿城区审计局档案统计制度》，涉及档案查阅借阅、保密、统计、鉴定、销毁，库房管理，档案保管等各个方面。及时转发了《市审计局文件材料归档范围和文书档案保管期限表》、《市审计局综合档案室档案分类方案》，对文件材料归档范围进一步明确规定，档案保管期限、类目设置较为准确、合理，编号也更加科学。
㈡明确责任，抓好源头。坚持“谁审计谁立卷”的原则，要求审计组长作为审计业务档案的立卷责任人，在审计实施过程中及时收集审计项目的文件材料，做到合法、有用、有效，审计终结后按立卷方法和规则进行归类、整理、编目、装订，做到“案结卷成”，确保审计业务档案精炼完整，封面整洁，书写规范，文件整齐有序、组装严密。
（三）严格把关，保证质量。一是把好文件打印关。办公室注意按照公文的有关要求，统一文件格式，做到不按照文书档案管理规定起草的文件不打印，确保文件质量。二是把好文件收集关。综合档案室注意及时收集各种门类、各种载体文件材料，力求做到收集材料齐全完整。三是把好立卷归档关。档案人员严格按照档案业务规范要求，对文件材料内容真实性、完整性进行鉴定、整理、立卷，做到归档规范、保管期限划分准确、封面填写清晰合规。
三、加大投入，优化配置，全面推进档案室建设
近年来我局将档案室建设作为创建工作的重点，加大对软件、硬件投入力度，促进档案管理方式的转变和效率的提升。
为了实现对各种门类档案集中统一管理，我局先后投入近10万元，有效解决了档案库房和设施的配置等问题，确保硬件设施满足档案管理要求。新购置档案柜、安装了空调等，达到了档案管理工作规定的“八防”、“八无”要求；合理划分档案工作区域，保证了档案办公、阅档、库房三分开；添置了电脑，打印机、扫描仪、复印机、数码相机、数码摄像机、粉碎机、温湿度计等以及阅档桌椅、防盗窗、避光窗帘等设备。
四、组织编研，注重利用，切实服务审计事业发展
我局不仅注重档案的管理，更加注重档案的开发与利用，充分体现档案管理的价值，更好地服务审计工作大局。
㈠注重编研材料整理。利用争创过程中重新整理案卷的机会，在原有编研资料的基础上，续编了大事记、审计统计数字汇编、组织机构沿革、档案利用典型事例汇编、借阅利用效果汇编等，为领导决策、队伍建设、机构调整、业务开展等提供了参考依据。
㈡注重文书资料汇编。近年来，审计人员对档案的作用越来越重视，对档案的利用越来越频繁，基本上每一个审计项目开始前，都要查阅以前年度的相关档案。为此，我局将实用性强的审计文书汇编成册，为局机关加强审计项目研究提供了众多的实例材料，使档案真正做到了取之于业务，用之于业务。
会计档案保管注意事项篇9
关键词：城市轨道交通；会计档案；档案管理
一、会计档案管理的内容
根据最新的《会计档案管理办法》【中华人民共和国财政部国家档案局令第79号】，下列会计资料应该归档：（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿；（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。从该管理办法可以看出，会计档案管理内容非常广泛，涉及日常会计工作全过程，包括出纳、会计、税务、报表等全部会计人员产生的会计资料，给会计档案管理造成很大困扰与难度。
二、会计档案管理现状及原因分析
目前，全国各城市轨道交通企业，除北上广深等几个大城市建设时间较长，其他大部分城市刚刚兴建地铁，日常工作主要围绕地铁新线建设与开通进行，能把日常工作做好，已经疲于应付。受建设工期影响，一线业务部门工作重点在现场，确保工程质量安全与进度。据笔者调查研究，目前各城市轨道交通企业连建设档案管理尚无完善的制度与流程，会计档案管理虽有国家法律规章规定，但实际执行情况及效果并不容乐观。银行余额调节表因为事务所审计，情况相对较好，会计报表，纳税报表，增值税进项发票底联等非日常用会计档案管理要求尚不理想。很多公司目前按照办法规定，凭证与会计报表都能完成，但时间有所滞后，延长两三个月是常态，半年后装订凭证也非少数。至于办法里规定的其他会计资料，基本无暇顾及，最终严重影响项目竣工财务决算与国家验收。会计档案管理现状不理想，其完善程度与国家要求甚远，经过综合分析，既有主观因素影响，也有客观因素影响；既有外部因素影响，也有内部因素影响。(一)内部原因1.领导不够重视，档案管理员身兼多职。按照办法规定，公司应设立专门的会计档案管理机构，但现实情况是很多公司因各种原因，财务人员编制比较紧缺，很少设立专门的会计档案管理人员，一般由部门文员兼会计档案管理员。财务部门资料很多，特别是各种收款付款单据、票据量很大，管理要求高，文员很难投入足够资源与精力于会计档案管理。只有会计师事务所审计、政府审计要求提交各种资料或者积压太多时，才进行凭证装订等工作。这也从侧面说明领导对会计档案管理工作尚不够重视，觉得没必要投入专门人力资源开展会计档案管理工作，等其他工作完成后，再来整理会计档案也来得及。2.根据财务部门内部分工惯例，会计档案管理一般都设有财务部会计核算模块。会计核算本身工作繁琐，且工作量较大。特别是新公司，业务与财务制度流程不太完善，会计核算也不太规范，财务人员平花费大量时间与业务部门进行沟通等工作；除此之外，与公司外部门各项沟通，如会计师事务所审计、政府审计、税局稽查等，也需要大量沟通协调工作。这种工作现状造成会计档案管理工作也难以按时开展。3.大多数企业对于财务信息化投入较大，没有信息化建设，财务管理无法有效进行对于会计档案管理信息化建设，停留在手工时代水平。会计档案都是各种纸质材料，包括各类凭证、原始出入库单、发票、收据、各类批文等，这些资料作为凭证附件存在。每个月按时把凭证收集完善、整理、入盒、编号，然后做个档案台帐记录，由会计档案管理员放在个人电脑进行共享，供大家使用。整个档案管理过程，几乎全手工操作，很少借助现代信息技术，所以，这么多年会计档案管理水平一直没有很大发展与进步，越来越跟不上公司与时展。(二)外部原因1.会计师事务所审计对公司财务管理有较大约束力，但更多关注于会计报表层面，并不会过多关注会计管理细节，特别是会计档案管理。在年报审计中，公司只要能提供会计凭证及事务所要求的会计资料即可，事务所并不会检查会计档案资料是来自于具体经办会计手里，还是来自于会计档案室。这就造成会计档案管理没有硬性外部约束。2.对于城市轨道交通项目，建设项目最后一环就是项目竣工验收。目前，根据国家验收标准有十三项专业验收，其中就有一项档案验收，如果档案验收通不过，即整个项目竣工验收通不过。需要关注的是，项目竣工验收里的档案特指工程档案，即与工程相关的招标、合同、图纸、变更资料等，会计档案并不是档案验收关注的重点，正是这点恰恰造成公司把更多精力放在工程档案管理，而忽略了会计档案管理。
三、会计档案管理不完善造成的影响
会计档案管理工作，虽然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其对日常财务管理及最终项目验收均有重要影响，具体如下：（一）会计日常工作中，由于各种原因经常需要查阅凭证，档案归档不及时，就会造成凭证在经办会计或出纳手中积压，时间越长、积压越多，这时查找凭证往往需要耗费更多的人力物力进行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于会计档案不及时装订、归档，且分散在不同会计人员手中，造成凭证丢失的风险大大增加，且有些重要资料如原始发票等资料一旦丢失，给公司、个人造成的损失会更加巨大。（二）轨道行业投资巨大，是政府关注重点。所以，各种政府审计、专项审计层出不穷，为了应对各项审计，会计档案管理不到位、不完善，就会导致提供各类资料时手忙脚乱，一来效率很低，提交资料时间较长；二来造成外部审计人员对公司不满意，甚至认为公司不配合审计工作，故意不提供相关资料。（三）城市轨道交通项目作为关系国计民生的重大工程项目，通过国家项目竣工验收是对国家对人民最好的答复。如果日常会计档案管理没有规范，到项目竣工决算时资料不全或难以查找，会极大影响项目竣工财务决算。
四、关于完善会计档案管理的建议
针对会计档案管理工作不完善，结合上述原因分析及其造成的影响考虑，针对不同的原因采取不同的措施，具体如下：（一）提醒公司领导重视，加大资源投入公司领导重视是做好会计档案管理工作的重要前提，只有领导重视，这项工作开展就会顺畅很多，投入到这项工作的资源将会大大加强。（二）会计档案管理工作制度化、流程化、标准化由于会计档案管理工作是整个会计管理工作最后一个环节，所以，有必要把会计档案管理工作制度化、流程化、标准化，把流程做细，工作分配到人，前置环节定到具体时点。当然，要想把这些工作落实到具体工作来，还需要做好会计档案管理宣传与培训，让会计档案管理思想深入每个会计人员之心。将会计档案管理当作会计工作的最终目标，然后按流程倒推给每个环节设置时间节点，且这个时间节点作为硬性要求，非特殊情况不得变化，比如每月5号收齐所有银行对账单，每月10号收齐所有银行余额调节表，每月15号收齐上月会计凭证等。（三）加强全过程管理，从事前规划、事中执行跟踪、事后检查反馈因为会计工作日复一日，年复一年像大气循环一样重复，从不间断，所以，只有把会计档案管理工作当作标杆，上个月完成这项工作，下个月才能正常开展。否则就像骆驼背上的稻草，越来越重，最终会被最后一根稻草压跨。这里特别要提醒一点，因为会计档案涉及人员较多、环节较多、流程较长，设计一个良好的制度流程特别重要，且要有专人监督实际执行情况，把监督工作制度化、流程化、规范化，及时向领导反馈问题并及时跟踪解决，方能做到万无一失。（四）加大信息技术资源投入，利用信息技术手段提高会计档案管理工作效率，降低管理成本如今是信息时代，会计档案管理工作也要跟上时代步伐，如上所述，如果技术手段还停留在纸质层面，进行整理、归档、查阅，提高效率非常困难，只能靠人力投入来实现。目前，全球发展趋势是财务共享中心，其会计档案管理是基于it技术发展，引入了影像系统、报账系统、eRp系统、银企直联系统等一系列业务财务系统，利用大数据、云存储平台等技术手段来提高会计档案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司内部、外部人员档案使用满意度，为项目竣工验收打下坚实基础。
作者:陈玉均单位:广州地铁集团有限公司
参考文献：
[1]财政部.会计档案管理办法.中华人民共和国财政部国家档案局令第79号，2016.
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会计档案保管注意事项篇10
【关键词】档案工作；现状；方法
一、我国档案管理人员工作现状
目前，我国档案管理专业人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面表现不一、参差不齐。部分档案工作者认识不到随着现代科学技术的发展，自身工作所面临的巨大挑战，不懂得如何将新的技能应用于实际工作中，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识。我国档案管理人员的这一工作现状极大地制约了我国档案管理工作的创新与发展。具体主要表现在：第一，部分人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机及外语水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展；第二，有些档案工作者事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性；第三，有的单位领导档案意识比较薄弱，对档案工作还没有给予足够的重视，也未能认识到提高档案管理人员素质的重要性；第四，忽视了档案管理人员的学习与培训，对档案人员的培训教育不够；第五，档案管理工作资金的投入不足，档案管理的设备和技术工作十分落后。
二、影响档案工作者综合素质提高的几种因素
目前，我国档案专业人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐。部分人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机及外语水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。究其根源，首先，有的单位领导档案意识比较薄弱，对档案工作还没有给予足够的重视，从而也未能认识到提高档案人员素质的重要性。有的单位领导只注重专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案人员的学习与培训，对档案人员的培训教育没能纳入计划、没能给予足够的支持，档案资金的投入也不足，档案管理设备和技术落后。其次，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。
三、提高档案管理人员综合素质的方法
（一）提高专业知识水平。档案管理人员要掌握哪些专业知识呢？主要有档案学理论知识，即档案管理学、档案文献编辑撰学、科技档案管理学、档案保护技术学、文书学等，除了要掌握以上的理论知识还要熟悉与档案工作相关的科技知识。档案是一门专业性很强的学科，从档案的收集、整理、保管、统计、检索、利用、编研、鉴定等都有一套的理论和方法。档案人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证工作质量，提高工作效率。
（二）具备优良的职业道德素质。1、不为名利，甘为人梯，热心服务。档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作。而档案工作与其他服务性工作的不同，在于它不能通过服务对象直接产生效益，而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到的为利用者提供优质的服务，是档案专业人员职业道德素质的最基本要求。
2、尊重档案，尊重历史。档案职业道德要求档案专业人员必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不允许主观臆断随心所欲的鉴别档案。无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌，同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。
3、遵纪守法。《中华人民共和国档案法》的颁布为档案工作的依法开展提供了法律依据，奠定了坚实的基础，同时也创造了档案事业健康发展的良好氛围。档案工作人员必须认真严格遵守《档案法》，做到严格执法，加强依法治档。档案工作人员必须牢固树立纪律观念，自觉遵章守纪，注重档案工作的现代化、规范化、标准化、制度化建设，不断地提高执法的自觉性和执法能力。
4、严格执行保密纪律。档案工作人员要自觉遵守保密纪律，应客观公正地对待专业“特权”，保证档案载体和内容的安全。档案人员要注意保护国家的机密安全、集体和公民个人的隐私，严格执行保密纪律和借阅制度，保证档案的安全。不得销毁相关的档案文件信息，不得利用职务之便，为自己或他人谋利，不得泄露不能对外公开的档案信息内容，自觉养成良好的职业保密习惯。
（三）领导要高度重视。随着市场经济不断完善，各项社会事业快速发展，档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大。这就要求分管领导需进一步加强对档案工作的重视程度，在新形势下对高素质复合型档案人才的迫切需求有一个清醒、深刻的认识，给档案工作以人员、资金以及政策上的大力支持。
（四）加强业务培训。培训内容要因需设计，将培训内容与实际工作相结合。在安排上，除加强专业理论知识学习外，还应加大计算机知识的学习，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作的需要。档案人员的继续教育水平在很大程度上决定档案工作者的素质，档案工作者的素质又在很大程度上决定着档案事业的总体水平。要通过教育培训，完善档案管理人员的知识结构、培养敏锐的档案意识以及较强的档案技术能力。