机关单位档案规范化管理篇1
一、档案规范化管理存在的问题
（一）个别单位领导对档案规范化管理工作认识不到位，存在敷衍的态度。单位工作中，领导重视程度直接关系到该工作的地位和发展。档案工作作为一项基础性的工作，已经有越来越多的单位将档案工作列入了目标考核，对档案工作的重视程度前所未有，但仍有少数单位为应付考核，完成规范化管理示范认定要求，采取聘用临时人员和借调下级单位人员来完成档案工作。聘用和借调人员本来是机关企事业单位工作中常见的一种方式，有利于锻炼交流干部，提高工作能力，但档案工作有其特殊性，且有长期性和基础性的特点，需要工作人员日积月累的熟悉掌握，才能将工作做好。突击性工作虽能解决暂时需要，但由于他们不掌握档案工作的基础业务知识和技能，不熟悉单位各部门工作情况和文件形成状况及相互之间联系，加之不同的工作态度，无法保证档案收集、整理、归档等立卷质量，必将对以后档案工作带来很多缺陷。（二）部分单位档案归档立卷制度贯彻不到位，未实现部门归档立卷。部门归档立卷制度是指在机关档案工作中，各所属部门必须自己收集、整理、编目本部门所产生的各门类载体档案，并按时向机关综合档案室移交的制度。《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案工作条例》中都明确规定应当归档的材料必须由业务部门或文书部门（也就是文件材料形成部门）收集，并完成整理立卷工作，然后交档案部门集中统一保管。机关企事业单位在履行职能工作活动中形成的大量具有保存价值的文书档案、电子档案、声像档案、实物档案等不同载体形式的档案，以及会计、人事、基建、纪检等专业档案，都要要求由单位文书部门或业务部门兼职档案员进行整理和立卷，再移交档案室。而实际工作中，我们发现，相当一部分单位未推行部门归档（立卷）制度，专职档案员大量精力和时间都花在与各处室索要档案以及档案整理、编目、录入、扫描、装盒等具体工作上，往往去年的档案刚刚整理上架完毕，又要开始进行今年的档案收集、整理工作，突然某个部门又送来往年的档案材料，专职档案员每年陷入收集档案、整理档案、再收集、再整理的无限循环工作中。而省级单位的档案部门还负有对市（县）同系统机构档案业务工作的监督和指导职责，省直机关专职档案员对自身单位的档案工作都疲于应付，自然没有时间和精力对下级单位进行指导和监督，对本机关档案进行宏观管理，易造成系统整体工作水平的下降。（三）多数单位档案管理制度不健全，无法满足档案工作发展需要。机关事业单位处科室数量多，但专职档案员人数少，兼职档案员具有人数多、流动快的特点。仅靠业务主管部门日常的几次培训很难提高其业务水平，依靠专职档案员进行手把手的一个个教也不现实。因此，将档案业务技能编制成业务文件进行指导能有效解决这个问题。在众多的业务文件中，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》以及《档案分类方案》、《各门类档案整理工作流程》、《档案室基础业务工作手册》等是机关企事业单位档案工作的基础，是指导专兼职档案员在档案规范化管理中做好档案工作的必要知识。但在实际工作中，我们发现，许多单位的专兼职档案员不仅没有按照上述规定执行并制定适合本部门档案管理工作的相关业务文件，甚至对以上文件的具体内容规定都不掌握，又如何来指导和做好档案工作。（四）档案利用手续繁琐，难以满足服务社会的需要。目前利用档案的方式主要有案室现场查阅、电话查阅、网络查阅，而机关事业单位保管的文书档案、民生档案、电子档案、专业档案、科技档案、知识产权档案等等，涉及的种类和专业涵盖各个领域，各种不同门类的档案都有各自的利用范围、法律效力、保密规定及利用权限，如何正确有效的提供利用是摆在各部门目前亟待解决的问题。（五）档案信息化管理程度底，未实现文档一体化要求。随着办公自动化（oa）系统的推进，电子政务系统形成的电子档案的收集、整理、保管、利用等也给档案工作带来新挑战。一方面新的电子政务推行，产生的大量电子数据，这些电子数据俗称电子文件还不是严格意义上的电子档案，他们怎么区分、如何归档、标准要求是什么等等都需要在实践工作中不断探索研究；再加之实际上，各部门机关电子文件格式与档案数据格式不统一、办公自动化（oa）系统与档案管理系统数据接口不一致，无法实现无缝对接，文档一体化要求无法实现，电子文件收集、加工、整理、保管、鉴定、利用等环节新问题层出不穷，导致档案信息化建设严重滞后于现实社会需要。（六）档案专兼职人员素质不高，队伍不稳定，缺乏创新意识。由于受工作本身在单位内部实际地位、作用影响，以及单位领导主观意识认识等影响，在挑选档案专兼职人员和安排经费时，仅以能保管好档案不至于丢失泄密为目的，导致档案专职人员队伍年龄偏大、知识老化，工作方式理念陈旧，进取心和创新能力不强，缺乏计算机等专业知识，难以适应新形势下的档案工作管理需求；而兼职人员队伍虽然年纪轻，知识结构层次较高，但不熟悉档案工作基础知识，流动性快，思想不稳定，难以静下心来钻研业务，造成档案工作服务水平偏低，档案工作进一步被边缘化，综合档案室成为弱势阶层。
二、解决问题的对策
（一）进一步完善档案工作机制，加强档案工作制度建设，用机制和制度来保障和规范档案工作人员、编制、经费、项目、设施设备和数字化建设等的投入，确保开展档案工作所必需的人财物不因领导意识的不重视或是领导的更替而影响，同时创新档案工作的激励机制，让热爱工作的人有劲头、有奔头。（二）重视档案专兼职人员的队伍建设，稳定档案干部队伍，加大基础业务和现代化技术知识技能培训力度，使培训制度化、专业化，着力培养和储备专业人才队伍。机关事业单位必须采取措施，稳步提高档案工作人员的待遇，关心他们的成长，统筹解决涉及他们切身利益的职务级别等问题，不能让埋头干事的档案员吃亏，着力提高他们的政治素质和业务素质，充分调动工作的积极性和创造力，以适应档案工作的新常态新形势，从而提高工作和服务水平。（三）认真贯彻执行部门归档（立卷）制度，积极推行文档一体化要求。单位应该建立主要领导或分管领导负责制、各处室负责人对各自处室档案负总责，各兼职档案员负责档案收集整理和移交等具体工作的一系列配套制度。将文件材料归档工作列入各处室目标责任并签订目标责任书以强化责任意识。同时要使档案人员不但要熟练掌握计算机专业知识，而且要通晓电子文件的收集、整理、传输和归档工作要求，实现机关档案文档一体化要求。（四）要根据国家档案局出台的相关档案工作规定及行业技术标准，制定适合本部门档案工作发展需要的业务制度。要注重平时归档立卷工作，应对档案收集过程、整理结果提出明确要求，在文件制作的质量、文件处理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文书处理流程、归档范围、保管期限、分类大纲、保管利用、安全管理等方面的规定、制度和办法，通过业务文件进行指导，能减少培训时间，节省人力、物力和财力，即使兼职档案员流动较快，也能迅速让新从事档案工作的档案员尽快掌握基本的档案业务技能。（五）在机关档案信息化进程中实施标准化、规范化、科学化管理，加强软件和硬件建设力度，建立健全机关档案信息安全保障体系。必须严格执行国家相关技术标准，满足数字档案资源数据和格式规范统一，数据共享安全等要求。目前国家档案局已正式出台《电子文件元数据方案》、《电子文件长期保存格式需求》和《基于XmL的电子文件封装格式》三个档案行业标准，为信息化建设打下初步基础。办公自动化（oa）系统以及档案管理系统应该在前期开发时就应该以这些标准为依据，从数据的最前端规范，让档案专业人员参与oa系统开发，按档案管理要求和特点提出系统需求，真正实现办公自动化（oa）系统与档案管理软件的无缝对接，实现文档一体化。（六）要加强档案工作创新服务，强化档案服务意识，提高档案工作为机关各项重点工作服务的能力。档案工作者只有转变保守思想，开拓档案工作利用新方式，创新积极服务观念，充分利用档案网络快捷、方便的优势，积极开发网络利用、自助査询等新模式，充分发挥档案的信息作用，保证档案信息及时、有效地为领导及机关各项重要工作服务，才能体现档案工作的核心价值竞争力。
作者:周知勇单位:云南省档案局
参考文献:
[1]姚美荣.对加强机关档案规范化管理的几点思考[J].档案，2009（1）
[2]熊莉萍.浅谈机关档案开发利用工作现状和对策[J].城建档案，2012（12）
[3]吕海梅.机关档案管理工作中的问题与对策[J].山东档案，2010（08）
机关单位档案规范化管理篇2
关键词：信息化；档案工作；规范化
档案信息化建设与档案工作规范化管理，是各级单位和组织加强档案资源建设和业务建设的两个重要方面，开展业务管理单位档案工作业务指导和监督管理时，将档案信息化与档案工作规范化管理有机地结合起来，通过搭建信息化建设平台推动档案工作规范化管理上水平、上台阶，以档案信息化建设促进档案工作规范化管理，取得较好的效果。
一、档案信息化建设是档案工作规范化管理的必要条件
随着社会的进步，经济文化建设和科技的发展，档案载体目前正面临着一个新的变化阶段，大量电子文件、电子签名、电子档案的涌现已经对档案工作产生影响，档案工作规范化管理的重点也正在在经历变革。涉及文件的起草、签发、办理、归档等运作过程都可在计算机和网络中进行，这样使得档案的前身以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在。这使得档案工作规范化管理的内容必然要向档案信息化的方向发展，没有档案信息化建设的有效管理，就谈不上档案工作规范化管理，而要实现这一转变，最有力的推手就是对开展规范化管理的单位电子档案进行有效管理。依据《全国档案信息化建设实施纲要》，档案信息化建设具有广泛的内容，在这里我们取其狭义的概念，就档案工作规范化管理而言，信息化已越来越成为档案工作规范化管理的关键程序和环节，在推进档案工作规范化管理时，目录数据库、全文数据库和多媒体数据库以及单位文档一体化、自动化管理工作、利用服务网络化工作的好坏，是决定档案工作规范化管理水平高低的关键因素，现代档案管理工作，没有信息化的参与，就没有规范化的档案工作，档案信息化建设已成为档案工作规范化管理的必然要求。
二、信息化建设滞后是阻碍档案工作规范化管理的重要因素
就档案工作规范化管理开展的情况，按照湖北省《档案工作规范化管理标准》的要求，尽管各单位达到省级相关标准的因素各不相同，但从统计数字来看，档案信息化建设滞后是阻碍档案工作规范化管理的重要因素。单单就市直单位来说，年初我们纳入全市档案工作规范化管理的单位有35家，档案工作组织管理到位、制度健全、拟定了档案工作规范化管理方案的有29家，占总数的83%，档案经费和人员到位的有市经委、市政法委等12家单位，占总数的34%。由此看来，档案信息化建设是决定档案工作规范化管理水平高低的决定因素，档案信息化建设上不去，档案工作规范化管理上不来。按照《全国档案信息化建设实施纲要》档案信息化建设的要求，还有相当差距，有的还没有一个机构来统一规划协调本单位的档案网络化建设和资源共享工作，这对巩固档案工作规范化管理的已有成果也是不利的。在档案工作规范化管理过程中，信息化水平的高低是决定档案工作规范化管理水平高低的决定因素。消除档案信息化滞后的问题，不仅可以使档案的规范化管理水平迈上一个新台阶，档案信息化更为本单位档案管理和利用带来更大的便利。
三、以信息化建设推动档案工作规范化管理的主要措施
（一）树立信息化管理和规范化管理相辅相成的观念
通过先进信息技术在档案领域的应用，构建档案信息资源体系、档案信息服务体系、档案信息保障体系，充分开发和利用档案信息资源，加强档案数据的组织加工和专题数据编研工作，有力地促进了本单位档案工作的发展。在信息技术时代，无论是档案行政管理部门的业务工作人员，还是一个单位的档案工作者都要树立信息化与规范化二者兼顾的意识，树立以信息化推进档案工作规范化的工作理念。充分认识到信息化建设在促进规范化建设中的重要性和紧迫感，从抓室藏档案的著录和各部门新产生文件的电子化管理两个方面入手，齐头并进，大力推进档案信息化建设。室藏档案通过条目著录和全文扫描分别建设目录数据库和全文数据库，逐步实现馆藏档案文件级机检和部分全文机读，对档案工作规范化管理达到省一级起到重要作用。
（二）按照规范化管理的要求配齐档案信息化设施设备
《标准》中规定了要配置电脑、档案管理软件、扫描仪、照相机、摄像机、速印机、复印机信息化设备。在日常工作中，我们认为，一方面要加大档案管理软件的开发，应用的档案管理系统软件须具有检索、浏览、查询、统计、归档、借阅等方面的功能，省档案局推荐的档案管理软件起点要高、合作期要长，同时也应是界面清晰、便于掌握的软件。另一方面加大档案基础设施的投入，开辟出专门办公室和档案库房，做到办公、阅览、库房三分开，配备计算机、打印机、密集架、复印机、去湿机、空调等设备，以满足磁盘、磁带、光盘等特殊档案载体长期保管的环境要求。档案信息化是项高投入的事业，不仅要投入大量的人力，而且需要投入大量的资金，事实上在我市开展档案工作规范化管理的单位中，各单位安排的经费有30%用在档案信息化人工方面，一半以上用在了配置与档案管理现代化相适应的软、硬件设施上，只有这方面的经费得到保障，档案工作规范化管理才有保障。
（三）提高基础工作水平，促进规范化管理科技信息含量
信息化建设为规范化管理提供了技术支撑，如何利用规范化管理所要求的有效设备，使信息网络发挥应有的功能，最终要落脚到档案基础工作上。开展档案工作规范化管理的单位在日常工作中要注重加强基础工作，规范组卷，保证案卷和归档文件质量，规范分类号，为确保检索的完整性，在分类过程中，要根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分，打牢信息化基础。同时在做好档案工作规范化管理过程中，发挥网络优势，强调信息化应用。与此同时，档案室根据文件办理的情况，相应归档，确定档案的保管期限，开展档案的备份，按照规范化管理的要求，开展电子档案和实体档案的整理、分类、编号、编目，档案工作规范化管理在信息化环境下不知不觉得到加强，也使大家感受到这种模式给规范化管理带来的不可替代的优越性。（作者单位：钟祥市畜牧局）
参考文献：
[1]赵静.实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设[J].山东省青年管理干部学院学报，2009（05）
机关单位档案规范化管理篇3
关键词:内部管理；档案规范化管理：机关事业单位
推进事业单位档案规范化管理，一方面能够促进事业单位的科学发展，从而在根本上提升事业单位的工作的精细度，规避决策性失误的情况发生。另一方面，档案的规范化管理还在一定程度上保存了社会资源与力量，能够保证事业单位更有效率地开展工作，从而提高事业单位决策的合理性。因此本文将立足于事业单位档案规范化管理中容易出现的问题，结合实际工作，提出具有参考价值的档案规范化管理的对策，从而为我国社会各项工作的开展贡献一份力量。
一、事业单位档案管理中存在的问题
（一）对档案管理工作不够重视。传统的观念影响，档案管理工作一直未受到足够的重视。一方面，是因为领导层未能全面地认识档案管理工作，将其当成一个储存性质的工作，没有能够认识到档案管理工作与事业单位运转之间的关系，因此在档案管理工作的投入上较少，无法达到档案管理工作的要求，造成事业单位档案管理工作普遍滞后的情况。另一方面，档案管理工作还受事业单位工作模式的影响，而在事业单位的编制体系中，档案管理工作也一直处于较为基层的位置，这严重影响档案管理工作的人才交替，导致事业单位中档案管理工作流于表面。
（二）管理模式不规范。科技的发展也带动了其他领域工作的革新，相比传统档案管理工作，如今档案管理工作更依赖计算机等高端媒体技术。一方面，计算机依靠其强大的储存功能与信息处理能力，将事业单位档案管理工作的效率大大提高了。另一方面，还规避了各种失误，提升了事业单位档案工作的精确化管理能力。但技术的革新在事业单位的档案管理中却暴露出一些问题，管理模式无法适应新型技术，成为事业单位档案管理中的主要问题。相关工作人员没能将多媒体技术完全的纳入自身的工作之中，在许多工作环节，依旧使用着落后于新兴技术的手段，造成人工与多媒体技术的工作内容重叠，管理模式很大程度上限制了事业单位档案管理的工作效率，从而造成资源的浪费。
（三）档案管理制度不健全。档案管理制度不健全，表现在事业单位档案管理制度无法全面地涵盖档案管理的日常工作，在全面性上有所不足。这主要是由于制定档案管理制度，在工作的过程中，没有全面地考察档案管理工作的流程，因此导致档案管理制度的制定工作脱离实际，缺乏对相关工作人员的约束能力。除此之外，档案管理制度缺乏对某些特殊情况的处理方法，导致档案管理制度无法行使其职能，也给相关工作人员的管理造成一定的影响。
二、事业单位档案规范化管理的有关对策
（一）强化档案规范化管理的重视程度。强化事业单位规范化管理的重视程度，首先要从领导层的认识出发。加强部门领导对事业单位档案管理的重视程度，一方面，能够提高事业单位档案管理的力度，重新整合档案管理部门在事业单位中的资源配比，从而提高档案管理部门在事业单位中的重要程度，不仅局限于基层工作的位置。另一方面，领导层的重视，是对档案管理工作的有力的保障，在领导层的支持下，相关工作人员要进一步提升档案规范化管理的工作水平，从而给事业单位的档案管理工作提供组织保障。推动档案管理制度规范化。档案管理制度的规范化，是提升事业单位档案规范化管理能力的重要途径，也是事业单位开展档案管理工作的基础。因此要求相关工作人员能够从实际出发，实事求是地进行档案管理制度建设。需要从新形势、新要求出发，针对当前的工作要求，与时俱进，从而推动事业单位档案管理工作规范化。首先应当做的，是扩充档案管理制度的内容，在事业单位工作的过程中，更新档案管理工作的内容，从而增加档案管理制度的全面性，在合理化的基础上不断增加新的制度。除此之外，还需要配合事业单位的总体目标，有侧重地完善档案管理制度，对现有的档案管理制度进行清理，剔除过时的部分，保证档案管理制度能够与时俱进。促进档案管理模式的规范化。档案管理模式需要组织建设的保障，要求相关工作人员加强档案管理信息化建设，配合新型的技术，不断完善现代化档案管理模式，从而提高事业单位档案管理的工作效率。首先，要求相关工作人员建立互联网档案管理平台，将档案的收集、整理、归档工作转移到互联网平成。同时，还要针对多媒体技术的特点，不断完善事业单位档案管理的运行机制。从而在完善的工作模式下，提升档案管理工作的深度与广度。
（二）强化档案管理体系规范化。进一步健全事业单位管理体系，需要事业单位内部各个部门的配合。加强档案管理人员的能力建设，是强化档案管理体系的重要途径，通过有针对性的岗前培训工作，能在一定程度上，增强档案管理人员的专业素养，确保管理人员的素质符合事业单位运转的需要，并且在工作的过程中，不断拓展档案管理工作在事业单位中的业务内容。从而提高事业单位协同体系的建设。
三、结语
综上所述，档案管理工作是事业单位合理运转的核心，因此加强档案管理规范化建设，能够有效地提高事业单位的工作能力，使其在社会各项工作中，能够保证高效地工作，促进事业单位的处理能力。
作者:才君单位:吉林省高速公路管理局吉林管理分局
参考文献:
[1]许莉莉.探究事业单位档案信息化管理的推动思路及举措[J].黑龙江科技信息,2016（08）:173.
[2]辛清华.论事业单位人事档案的信息化、规范化、标准化管理[J].中国卫生产业,2015（02）:38+40.
机关单位档案规范化管理篇4
一、加强档案法制建设，进一步贯彻落实“五五”档案法制宣传教育规划，配合省档案局做好交通系统档案普法考核验收工作
今年省厅将继续配合省档案局贯彻落实《全国档案系统“五五”法制宣传教育规划》和《福建省档案系统“五五”档案法制宣传规划》，开展档案执法检查，依法查处档案违法案件，做好交通系统档案普法考核验收工作。同时积极指导厅属单位执行省档案局制定的《福建省机关档案规范化管理考核办法》、《企业事业单位档案规范化管理考核办法》、《数字照片档案管理暂行办法》《电子文件管理工作实施办法》、《福建省重大活动档案管理办法》等档案法规。各单位要积极配合，随时迎接考核验收，争取进入“五五”档案法制宣传教育先进单位和先进个人的表彰行列。
二、为实现年交通发展目标任务，更好地发挥交通档案的整体服务功能
（一）为推进“大港口大通道大物流”重点建设项目服务
各单位要严格贯彻执行交通运输部、省交通运输厅、省档案局有关交通重点建设项目档案管理各相关办法，科学界定各参建单位项目档案管理责任制，及时组织开展项目档案收集、整理工作，扎实落实交通档案“服务基层、服务企业、服务项目”的工作职能，提升交通档案管理的能力和水平。今年的工作重点是根据省政府公布的年省级重点建设项目名单以及分级分类管理的要求，加强对建设项目档案工作的监督指导，认真落实档案登记制度和档案验收制度，根据项目档案管理的特点，“提前介入、全程监督、同步管理、跟踪服务”，确保项目档案工作为项目建设和管理提供及时有效的服务。
1.港口航道。依照交通运输部出台的《水运工程建设项目文件材料立卷归档办法》检查、指导在建的港航项目档案管理，继续重视清理沿海各港口历年来建设完工的码头和航道工程项目档案的形成、收集、整理等规范工作；监督、指导今年完工的10个项目档案的专项验收工作；推动今年新开工的15个项目档案的建档工作；重点检查指导罗源湾将军帽15万吨级散货码头、江阴港区6-7#10万吨级集装箱泊位，湄洲湾港罗屿25万吨级矿石码头、湄洲湾航道二期，海沧港区14-19#10万吨级集装箱泊位及古雷大型石化项目配套码头等重点项目建设档案的形成、收集、整理等规范工作。
2.高速公路：完成同三复线福州湾边大桥建设项目，浦南、泉三三明段高速公路建设项目档案的专项验收工作；抓紧永武永安至上杭段、武邵、福州机场路二期、福州绕城路西北段西岭互通洋门及连接线、泉厦扩建、莆秀2个项目和泉三泉州段等项目（路段）档案的汇总与专项验收工作；抓好计划今年开工的莆田至永定泉州段、京台线建瓯至福州、泉州环线南安张坑至石井、沈海复线仙游至南安金淘、沈海复线漳州天宝至诏安、宁德蕉城至连江浦口、泉州湾跨海通道、福州绕城东南段、漳州南联络线、武平十方至东留、永宁、宁武、渔平、厦漳大桥、浦城至建宁浦城段等项目档案的形成、收集、整理等规范工作；重视厦门海沧至漳州天宝、松建、福州南连结线、福永、莆永龙岩段、莆永莆田段、上杭蛟洋至城关、招银疏港路、泉州环城路二期等项目档案的前期管理建档工作。注重海西网规划项目初步设计编制工作档案的形成与整理。
3.普通公路干线：完成厦门杏林大桥、厦门东通道翔安隧道及两岸接线工程、厦门成功大道、泉州晋江大桥、平潭海峡大桥等建设项目档案的专项验收工作；继续督促未完成项目档案专项验收的8条“入闽通道”建设项目档案的汇总与专项验收工作；敦促、指导省道在建18个项目档案的形成、收集、整理等规范工作；重视新开工38个项目档案的前期管理建档工作。
4.公路运输场站：围绕加快以中心城市为重点的综合运输枢纽场站建设，指导新建、续建公路运输场站项目档案23个。重点收集整理福州江阴物流园区一期工程、龙岩象屿物流园区、马尾快安仓储中心和福州汽车新南站、福州汽车新西站、厦门西客站、龙岩客运中心、石狮客运中心、永安长途客运站、莆田客运枢纽中心、龙岩客运中心站和石狮客运中心站等项目档案资料。
（二）为社会主义新农村交通工程建设服务
继续关注“年万里农村路网工程”项目档案质量管理，要求以县（市）交通局作为“年万里农村路网工程”项目档案的立档责任单位，一路一档地收集、整理、归档各路网项目，各设区市交通局应主动联合同级档案部门开展此项工作，要求每个各设区市交通局提供2-3个已完工路段的档案资料作为所属县（市）交通局一路一档收集、整理、归档工作的试点，并于今年第二季度前报省厅备案，省厅将联合省档案局在今年第三季度开始组织全省检查（具体时间另行通知）。检查内容含盖已建成的所有危桥改造工程、安保工程、养护工程、村村通客车等工程建设项目档案，为促进农村公路养护管理规范化常态化服务。
（三）为深化交通改革服务
加强厅直机构改革中档案管理的指导工作。公路稽征系统已实施税费改革，对拆并单位的档案归属与流向处置问题，省公路管理局应抓紧组织各公路稽征处在上半年完成涉改人员安置任务前完成拆并单位档案的鉴定、整理、处置等报批工作，时间要求在今年5月底前完成并报省厅备案。各设区市交通系统涉及税费改革单位的档案处置可参照上述方法管理。省厅将与省档案局在第二季度开始组织全省检查（具体时间另行通知）。同时各相关单位应注意收集整理持续深化交通改革、加大费税改革人员安置工作形成的档案资料；收集整理组建交通融资平台，认真落实全省港口资源整合总体方案，探索高速公路建设、运营新的管理模式，完善高速公路建设、运营管理体制，统筹通车路段有限资源，降低综合运营成本等深化交通改革过程中形成的各类档案资料。
（四）加强对我省拓展闽台“三通”等重大活动档案的指导与收集整理的力度
围绕服务拓展闽台“三通”档案。加强指导与收集整理有关建设两岸直接往来综合枢纽，加快对台客运基础设施和集疏运通道建设，加快平潭跨海第二通道前期工作；促进对台直航港口全面发展，促进厦门至台中、基隆客货滚装班轮运输稳定发展，积极引导福州至基隆、台中滚装航线常态化；拓展完善“小三通”功能，推动加快实现行李双向直挂业务、新增运力，不断提升服务水平；力争空中直航增辟航线、增设航点、增开航班，构筑闽台立体运输体系；加强两岸业界合作，办好交通涉台重大活动，筹备第二届海峡论坛两岸空中直航圆桌会议、年中国航海日（泉州）、第八届海峡桥隧通道研讨会；推动我省直航船公司在台设立办事处或分公司，引导两岸更多人流、物流、资金流、信息流通过我省有序往来，打造服务两岸人民交流往来主通道等重大或专项活动形成的档案资料。
三、进一步推进交通档案基础业务建设
（一）贯彻落实国档局8号令，把好档案资源建设源头关
今年省厅机关将根据新批准的内设机构职能补充编制本机关文书档案保管期限表并报省档案局审核。厅直具有行政职能的事业单位应依据本单位经批准的内设机构职能的实际，严格按国档局“8号令”准确划定本机关文书档案保管期限，明确归档范围，突出本单位工作职能，要求在今年6月底前完成本单位《文件材料分类编号方案、归档范围与文书档案保管期限表》的补充或编制工作，由省厅转报省档案局审核后执行；其他厅直单位也要于今年6月底前完成本单位《文件材料分类编号方案、归档范围与文书档案保管期限表》的编制工作，报厅备案。
（二）配合省档案局开展机关、事业单位档案规范化管理考核工作，为开展厅直单位第三轮档案整理质量检查做好准备工作
今年省档案局将研究制定《福建省机关、事业档案工作规范化管理考核办法》，启动机关、事业档案工作规范化管理考核工作。省厅将密切配合省档案局开展机关、事业档案工作规范化管理考核工作，同时启动年厅直单位第三轮档案整理质量检查的准备工作。检查的重点是：-年度的各门类档案，文书档案以省档案局最新审核批准的本机关文书档案保管期限表为依据，侧重检查反映本机关主要职能活动的文件及各门类（注重专门档案和电子档案）和各种载体文件材料的收集、归档是否及时和齐全完整，整理是否符合规范。希各单位均要按照省档案局《福建省机关、事业档案工作规范化管理考核办法》和《关于在省直机关推行档案整理质量合格证制度的通知》（（闽档〔〕60号））的要求，提前做好每个年度档案工作规范化管理和档案整理质量管理工作。
（三）积极做好网上办理档案登记和档案目录电子数据报送工作。
按照《福建省档案局关于认真贯彻福建省档案登记暂行办法的通知》（闽档〔〕44号）要求，及时收集、归档、整理本单位上一年度形成的各门类档案，及时进行网上办理档案登记。按照《福建省档案目录电子数据报送暂行规定》（闽档〔〕49号）的要求，在规定的时间内在线报送符合规范要求的档案目录电子数据。省档案局将对档案登记办理和电子数据报送的情况进行通报。
（四）依法做好交通建设项目档案移交进馆工作。
依照《交通档案进馆办法》于每年11月30日前向省交通厅提出移交申请的项目档案：由省高速公路有限责任公司统一组织移交申请的有邵三高速公路、龙长高速公路2个路段的项目档案。连同去年必须移交的高速公路5个路段、普通公路2个路段的项目档案共有9个公路项目档案必须移交交通运输部档案馆。为保证档案移交进馆工作的顺利进行，各有关单位在移交档案之前，应做好各项准备工作，切实把好移交进馆档案的质量关。项目档案的移交要求按照《福建省公路工程建设项目档案管理办法》执行。
（五）提高防范意识，强化档案安全管理工作
确保档案安全是档案管理部门的一项重要职责，各单位档案部门要提高档案安全防范意识，切实强化档案的安全管理工作，杜绝各类危害档案安全事故发生，进一步健全相关制度，完善各项档案安全保管措施和应急措施，确保档案实体的安全。要高度重视档案信息安全建设，把安全防范意识放在档案信息化建设的首位，要从档案信息网络安全、操作系统安全、档案数据库安全等方面着手，采取有效措施，确保档案信息系统和档案信息内容的安全，防患于未然。
四、进一步推进机关档案信息化建设
各单位要按照中共中央办公厅制发的《电子文件管理暂行办法》和《福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）》（闽委办[]25号）的规定，坚持电子文件管理的原则，明确电子文件管理的职责，建立健全规章制度，切实加强本单位电子文件的收集归档与电子档案的保管利用。今年省厅将配合省委、省政府办公厅宣传贯彻《电子文件管理暂行办法》，着力推进厅直机关电子文件管理工作，并通过组织召开现场会、经验交流会、观摩学习、检查考评等多种形式，进一步落实《电子文件管理暂行办法》，各单位应积极参与。省档案局将继续积极推进机关档案存储数字化工作，推广省直机关试点单位的成功经验，推动省直机关开展档案存储数字化工作，并提出省直机关室藏档案数字化建设指导意见，各单位应及早行动，按照本机关制定并经审核批准的《文件材料分类编号方案、归档范围与文书档案保管期限规定》的要求，对本单位在工作中形成的各类纸质档案开展鉴定与档案存储数字化工作。
五、积极开展交通档案工作协作组活动，加强交通档案人员的教育培训与学习交流，表彰档案工作先进单位和先进个人
机关单位档案规范化管理篇5
为了指导各机关单位做好8号令的贯彻实施，陕西省商南县档案局从2007年年初开始，确定县财政局、土管局、县农行等5个单位为试点单位，编制出不同类型《机关单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表》(以下简称《归档范围和保管期限表》)的范本，使档案业务指导人员心中有数，稳步推进。
1、强化培训，深刻领会8号令的精神实质。8号令业务性强，涉及面广，我们通过举办培训班、研讨会等多种形式开展对8号令的学习，熟悉编制《归档范围和保管期限表》的标准、要求、方法和格式，为全面贯彻实施8号令打下坚实基础。
2、联系实际，做好《归档范围和保管期限表》的编制。各机关单位在制定编制方案时，与本机关档案分类方案统筹考虑，深入调查本机关各部门的职能任务，突出“以我为主”，体现本级职能，在充分利用原有机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的基础上，重点关注8号令新增加的内容，防止遗漏或重复。严格按照档案鉴定的原则和方法，依照文件重要程度准确划分和确定保管期限。
3、加强监督指导，严格履行审批程序。贯彻实施8号令的关键是履行“审批制”。所以，档案行政管理部门必须加强监督指导，严格履行审批程序。《归档范围和保管期限表》通过档案业务指导人员初审同意，再报经县档案行政管理部门审查并以书面函复后方可执行。
4、加强组织领导，纳入考核目标。我们成立由县档案局和相关部门领导组成的实施8号令工作领导小组，全方位、多角度推进8号令的实施，开展贯彻8号令专项执法检查活动，并将此纳入工作年检、评先树模和规范化管理评估的重要内容。县直各单位也成立相应机构，具体负责《归档范围和保管期限表》的编制、审核和上报工作，县档案局应及时给予审批，确保顺利实施。
实施8号令中值得探讨和注意的几个问题。
1、实施的范围
8号令实施的范围为各级党政机关、人民团体、具有行政管理职能的事业单位(包括二级单位)。上述机关所编制的《归档范围和保管期限表》要一并报审，编制对象为机关的文书档案。军队系统、企事业单位可参照执行。国、省属机关单位按照本系统要求执行，由其上级主管机关审批，但应向当地档案行政管理部门抄送备案。
2、实施的时间进度
商南县在2007年年底完成《归档范围和保管期限表》的制定和审批任务，2008年全面实施，即在整理2007年度归档文件时，全部统一按8号令执行。2006年以前形成的文件材料未整理的，考虑到档案实体和保管期限的统一性，作为特殊情况对待，可按8号令要求整理，以利于档案的排架和管理。已整理入库档案不做变动。
3、“以我为主”归档原则的掌握
贯彻“以我为主”的归档原则，要正确把握好三个问题：一是要准确把握文件归档的时效性，办理完毕的文件才能归档；二是明确归档范围，要正确区分文件与资料，特别是本单位在工作中产生的，在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的资料，以减少归档文件的冗杂，提高档案利用的效率和效果；三是要维护全宗的完整性。在归档工作中要掌握重点，分清主次，防止应该归档文件的散失；同时，又要防止不该归档文件的混入，使归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案工作的规范化、标准化管理奠定坚实基础。
4、上级文件归档合理分工
8号令将上级文件归入永久保存的档案，限定在“直属上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件”的范围，这一规定对上级方针政策性文件的归档，做了一个很好的分工，避免了上级文件重复归档的问题，这是一个很大的进步。商南县在实际工作中，对上级文件归入永久保存的范围，做了如下分工：县委以上直至中央委员会的党内文件，由县委办公室归档；县政府以上直至国务院的行政文件，由县政府办公室归档；其他县团级机关和县直部门直属上级机关制发的，属于本机关主管业务的重要文件，由各机关和部门分别归档；乡镇机关对上级机关制发的方针政策性文件，一律不做永久保存(归入定期为宜)。这样就可以避免档案进馆后大量重复的问题。
5、几个具体问题的处理
(1)按8号令要求整理的档案和原有档案(指按《归档文件整理规则》要求整理的盒装档案，不包括以前的案卷)如何排架存放问题。我们主要采取分类方式：
一是实行《归档文件整理规则》较早的单位，形成的盒装档案较多，按8号令要求整理的永久保存的档案，可以和原有永久保存的档案一起排架存放；定期档案和原有盒装短期档案一起排架存放；原有盒装长期档案封闭管理(因不再产生长期档案)，待日后向档案馆移交时再做处理。
二是2005年以后实行《归档文件整理规则》的单位，产生的长期档案较少，可将保管期限做出调整，排在永久档案内管理。
三是还没有实行《归档文件整理规则》整理档案的单位，要以实施8号令为契机，将《归档文件整理规则》和8号令同步实施，这样就不会出现档案不好排架管理的问题了。
(2)对上级机关制发的方针政策性文件的归档问题。鉴于几十年来一直单独立卷归档的做法和基层单位每年收到这类文件较少的实际，实行8号令后，在整理这些文件时将它作为“方针政策类”集中整理，不再将这些文件细分小类，也不再将这些文件和自己产生的文件混杂在一起归档，使这些文件归档相对集中，便于保管和利用。
(3)对于规模较小的基层单位，每年产生的文件很少(不超过2盒为度)，对定期档案的整理，可以不采用标时制，直接归入定期档案既可。
(4)归档文件的分类问题。基层单位宜采用按问题分类，不宜按机构分类，因为基层单位内部机构不健全，加之不同机构产生的文件数量太悬殊，类与类之间不平衡，按问题分类具有很大的灵活性。
机关单位档案规范化管理篇6
档案信息在推动我区经济社会各项事业快速发展、保障社会和谐稳定等方面发挥着不可替代的重要作用，是围绕中心、服务大局工作的重要组成部分，是实现“发展三大经济，构建和谐##”奋斗目标中必不可少的重要工作。加快推进档案管理工作，是我区处在城市化快速推进、经济社会加速发展重要历史时期的必然要求，也是建设服务型政府的重要工作内容。日前，根据区人大常委会工作安排，区人大教科文卫工委在区人大常委会###副主任的带领下，就我区06年以来档案管理工作情况进行了调研。此次调研走访了乡镇街道、部门及重点工程项目等共计16家，分别与政府相关部门及乡镇街道分管领导、相关工作人员、村（社区）干部、部分企业事业单位相关人员进行了座谈，广泛听取了各方面的情况介绍和建议、意见。现将调研情况汇报如下：
一、基本评价
06年以来，区政府能够认真贯彻《中华人民共和国档案法》和《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》，努力完善档案机构建设，推进档案软硬件条件改善，做好档案管理日常工作，取得了一定成效。具体体现在以下几方面：
1、建立档案管理机构和工作网络。区档案局于06年4月正式挂牌成立，新增对本区域内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作的监督指导职能；区、镇街、各部门建档单位成立档案协会，并划分协作小组，定期开展活动；各镇、街道及部分职能部门成立了档案管理领导小组，有些单位还将档案管理责任明确到具体科室及个人；部分政府职能部门和街道实现了将档案管理网络向下延伸，如区劳动保障局已将档案管理网络延伸至村（社区）劳动保障室一级，区教育局也建立了局、校二级管理网络，档案管理实现系统化；55个城市社区档案管理基本达到四有标准（有制度、有人管、有库房、有实体）。
2、档案管理工作逐步规范。一是建立了各项制度。区、镇两级政府及职能部门都相应建立了有关档案保管、利用、归档、保密等一系列工作制度，进一步明确了档案管理的基本工作要求，确保了档案管理的规范化和制度化。二是规范档案管理职责。区各相关单位都制定相应的档案人员岗位责任制度，部分还纳入了机关岗位责任制考核。区内各档案馆室的档案人员基本都能认真做好档案的日常收集、整理、管理工作，大多数建档单位能做好档案借阅和利用情况的登记。三是加强考核创建。区政府把档案工作纳入全区年度目标管理考核范围，每年通过单位自查、组内互查、档案局抽查等方式开展档案年检；部分单位还在系统内部开展档案工作自查和考核，通过职能部门各科室档案工作考核评比，提高档案管理整体水平；指导建档单位创建达标，目前全区档案工作达省级标准的有25家单位，达市级标准的有35家单位。
3、档案利用工作有所推进。一是档案利用率有所提高，06年以来档案利用人次增加约40%，共接待查档利用1600余人次，提供案卷20__余卷、件。二是信息化建设有所推进。区档案馆建立了文件级档案检索系统，馆藏中重要全宗及查找利用率高的档案已录入电脑，开放档案案卷目录在##区档案馆网站上公布；06年区档案局开展专题培训，在全区推广新型档案管理软件即档案检索系统；部分涉及民生档案的职能部门信息化工作走在前列，已经建立了较为完善的查询系统和电子化档案管理系统，如区城管办的数字城管管理系统，区人才交流服务中心的应届毕业生档案管理系统，区婚姻登记服务中心的婚登档案管理系统等，进一步开发了档案信息资源，提高了档案的社会利用率，较好地服务了群众。
二、存在困难和问题
档案作为特殊的信息载体，有着原始性、真实性、完整性、严肃性和长期性的特点，档案的收集又涉及到各项工作的全领域和全过程，具有很强的程序性、规范化和权威性要求。虽然我区的档案管理工作已经取得了一定的成绩，但与我区当前完成区划调整、重大工程项目推进，社会体制改革力度加大、基层组织民主自治水平提升，社会稳定要求提高的特殊时期档案管理现实要求还存在相当的差距。
1、档案管理意识不够强。
一是部分领导干部对档案管理工作缺乏应有的重视和关注。对本职范围内档案工作职责不明确，较少过问档案工作，对有关档案的法律法规和业务知识了解不深，导致许多单位的档案管理问题得不到解决，人、财、物保障不足。二是部分单位之间档案管理工作不平衡。目前，我区的各类档案管理工作主要是根据业务线上的台帐要求来开展，各级各部门的档案管理标准不统一，除业务线上较重视的公文、财务、执法档案相对规范外，如科技类（包括科学研究、设备仪器、基本建设、产品资料等）、文化类（包括各类文化活动、历史资料、非物质文化遗产等）及经济活动档案（如合同、会议纪要等重要文书）在现阶段发挥重要作用的档案管理问题较多。各级各部门档案管理水平高低不均，差距较大，并且有相当一部分领导和单位还没有意识到差距存在，没有及时落实措施加以改进，导致全区档案管理工作发展不平衡。三是档案工作宣传方法较少。档案管理是一项默默无闻的工作，是功在当代、利在千秋的工作，很难在短期内体现出业绩和作用。由于宣传的活动和载体不多，相关知识和新闻很少出现在各类媒体、简报上，宣传力度不强、氛围不浓。机关干部欠缺档案概念，自觉管理、依法收集的意识比较淡薄，全员参与和支持档案管理的良好氛围尚未形成。
2、档案管理体系不够完善。
一是档案管理组织网络不够健全。据了解，区档案局尚未完全担负起对全区档案工作实施监督指导的职能，与基层联系不多，有些部门甚至不知道档案馆已经变成档案局；部分单位的档案管理网络没有建立到具体科室和工作岗位，部分村（社区）还未落实兼职档案管理人员，组织网络未能到底到边；各级各部门的档案管理的指导协调职责还不明确，管理职能难以落实。二是档案管理队伍缺乏应有的专业知识和精力。档案管理作为一项具有专业性、系统性的工作，从业人员必须具备强烈的工作责任心，相应的专业知识，花费大量的工作精力。但目前，档案员队伍不稳定，变动频繁，有些单位一两年一换；档案员兼职过多，精力不足；档案员的业务素质和专业化水平总体不高，在调研单位中除一两个镇街外，其他单位的档案员都未经过专业培训后持档案管理证件上岗，档案业务知识培训很少，近两年来绝大部分档案管理员参加的业务培训不超过一次，特别是针对基层村（社）档案管理人员的培训指导几乎没有。三是档案收集、管理规范和标准不够明细。一方面，区级层面缺少有针对性和可操作性的档案分类方法和归档范围标准，各级各部门虽然有归档的意识，但对哪些要归档、如何归档没有具体的标准。另一方面，省、市制订的许多专业档案管理规范、标准未能得到贯彻落实,镇、街道和村（社）领导、档案管理人员不知道规范存在，或是没有完全按照这些规范开展工作。更重要的，特殊时期、临时机构和重大建设项目的档案管理缺乏指导性意见。当前我区正处在完成重大行政区划调整，城市化建设开发大幅推进的重要时期，这个时期机构变动大、人员流动频繁、临时机构多、资料依据性强、工作要求高，本身就存在着许多不利于档案收集管理的困难问题，同时，这些特殊时期和重大项目档案与政府、群众利益密切相关、具有非常重要的现实意义和保存要求，但目前，政府对这些档案管理还缺少明确的管理规范标准方面的要求，已经出现有的重要资料遗失，有的重要资料收集不全，有的交接制度不明确，有的档案资料收集程序缺失等种种问题，工作隐患严重。如，有的重大工程项目由于缺少必要的档案资料接收程序，致使建设档案中部分承包单位的资料不齐全，且补充完善的难度较大，直接影响了工程后期权证的办理等。
3、档案管理硬件建设还难以适应工作需要。
随着档案库存量的急剧增加，馆室紧张、建设简陋的问题在全区各个职能部门都普遍存在，这已经成为影响和制约全区档案管理工作发展的突出问题，具体表现在：一是库房容量不足。目前区档案馆库存档案已经饱和，收集工作受到影响，如行政区划调整后原转塘、龙坞、周浦、袁浦等乡镇街道的档案按规定应当收入区档案馆，但现阶段只能留在原单位，其他单位和职能部门也普遍存在库房紧张的问题。二是档案馆室建设不规范。有的档案室建设不标准、不规范，三室不分，基础条件很差，如区人才交流服务中心9个平方的档案室内存放了四千余份人才档案，地方小、通风差，八防措施无法落实，存档、阅档、整理、办公同室，完全不符合人事档案管理标准；有些单位因办公条件限制，无法落实专用档案库室，有些部门档案分散在各职能科室，如区人事局各类工作档案与全区工资统发系统计算机中心机房、复印室及其他杂物同室，既不符合档案管理要求，也不符合统发工资中心机房安全管理要求。三是村（社区）档案室建设滞后。随着城市化推进和体制的调整，村（社区）经济活动越来越多、村务公开要求越来越高，与股民、村民利益密切相关的档案资料也越来越多，村（社区）档案已经成为维护基层社会稳定的重要依据。但目前，绝大多数行政村和撤村建居社区的资料保管，多半是凭着村（社区）领导或者会计的个人判断，或者是遇到实际问题后才注意收集，基本未实现集中、规范化管理，档案分散、不健全，没有专门的管理人员>:请记住我站域名/书记自己保管的，或是分散在各个岗位或工作人员手中。
4、信息化档案管理工作相对滞后。
档案信息化建设是提高档案管理效率、整合档案管理资源的重要手段，今年政府计划设立信息公开中心，档案信息化建设的任务很重、时间也很紧。但由于档案信息化管理软硬件配置不到位、标准不统一，信息化工作量巨大等原因，各级各部门的档案信息化程度不高，发展较为缓慢。同时，随着电子政务的推广，非纸质档案也越来越多，如人事、城管、劳动保障等部门都通过大型数据库开展工作，部门间通过oa办公系统完成公文往来，工程建设、重大活动、文化艺术类等工作以影像资料形式保存，如何实现这些特殊载体档案的长期保存和有序管理，迫切需要探索和加强。
三、建议意见
为了进一步做好我区的档案管理工作，促使档案工作跟上我区经济和社会发展的步伐，并为全区各项事业实现“走在前列、争当示范”作出积极贡献，提出以下三点建议：
1、进一步提高对档案管理工作的重视和关注程度。
一是要切实加强对档案工作的领导。要将档案事业的发展和档案软硬件建设列入国民经济和社会发展计划，摆入各级各部门的重要工作议程，从人、财、物方面给予保障。二是要切实转变档案管理工作观念。牢固树立档案管理法制观念，加大依法治档力度，从法律层面提高领导干部对档案管理工作的重视和关注程度。进一步解放思想,转变观念，适应新形势下的发展要求，要从单纯注重文书档案管理转变为同时注重其他门类档案管理，从注重机关内部档案工作转变为同时注重所属单位档案工作，从注重档案实体管理转变为同时注重档案信息管理，用改革的精神研究新情况,解决新问题,不断地把档案事业推向前进。三是要切实加强对档案工作的宣传。充分利用新闻媒体、橱窗、展板、传单、手册、教育基地、学术交流、法律宣传活动等载体和形式，向广大干部群众普及档案法律和业务知识，还要根据不同的环境、不同的人群，如领导干部、各业务部门、具体工作人员、广大人民群众等开展有针对性地宣传教育，通过多形式、多载体、多层面的档案工作宣传，着力提高全民档案意识。
2、进一步完善档案管理体系。
一是完善档案管理组织网络。区档案局要加强自身建设，密切与基层单位的联系，切实承担起监督指导的重要职能；将网络延伸到基层村（社），明确各村（社）的兼职档案管理人员，将他们纳入全区档案管理网络体系中，定期组织培训教育，提高基层档案管理水平；完善各镇、街道和职能部门内部组织网络，档案收集管理职能要明确到具体科室、具体个人，为档案工作全员参与营造氛围，打好基础。二是尽快完善档案管理相关规范。认真梳理现行各类档案管理具体规章制度和行业标准规范，有针对性地组织相关单位、基层机构学习掌握这些规范标准，进一步推动档案管理规范化；尽快制订出台区级层面的档案收集管理规范标准，特别要对镇、街道及村、社区的档案收集管理范围标准加以规范；进一步完善区档案局开展档案管理监督、检查、指导的相关制度，加大考核奖惩力度，调动档案工作人员积极性；尽快明确在行政区划调整、机构变动、人员调整等重点时期、区内各类临时机构、重大建设项目的档案收集管理、移交机制，确保重要档案类目收集齐全、整理规范。三是加快硬件建设步伐。结合各单位办公场所的调整、重建，超前谋划、提前介入，切实做好各类新建档案库室的规划建设工作；改善设备、整合资源，有效缓解现存库室紧张、保管条件差的突出矛盾，对明显不符合档案管理标准的库室，要及时调整修缮，确保档案安全；高度重视基层村、社区档案库室的建设，力争做到全区所有村、社区档案库室全覆盖。四是切实加强档案管理队伍建设。及早落实档案局三定方案，充实档案局人员力量，切实担负起对全区档案工作的指导、服务、监督职责，保障档案工作顺利开展；积极采取措施，稳定各级各部门档案管理人员队伍，保证兼职档案管理人员的业务素质和工作时间，确保档案工作的延续性、严肃性及权威性；切实加强对各级各部门档案管理人员的业务培训和教育，不断提高他们的业务能力。
机关单位档案规范化管理篇7
二十世纪八十年代末期开始，按照国家、省档案局的有关规定，市县档案行政主管机关以开展档案目标管理达标活动为主要手段，督促指导各机关、企事业单位在加强档案行政管理、规范档案业务、改善保管条件、开发档案利用等方面进行整改提高，实现档案室工作的规范化、制度化建
设。多年来，经档案行政主管机关和有关市县级单位的共同努力，大多数单位通过了档案目标管理等级标准验收，全面提高了机关、企事业单位档案综合管理水平，形成积累了一大批保存价值大、整理质量好的档案资源，为档案馆丰富馆藏并顺利接收档案奠定了坚实基础。
然而，我们也应清醒的看到，近年来，机关、企事业单位档案工作的巩固发展情况并不令人乐观。从临沧市、县级单位档案工作现状看，新情况不断发生，老问题又恢复重现，新老问题交织在一起，给档案室工作的向前发展造成了严重障碍。主要表现在：少数单位档案法制意识淡薄，不依法履职的现象在一定范围内不同程度存在，档案管理混乱的落后状况得不到及时改变；部分单位档案目标管理达等级标准成果不能巩固发展，档案业务建设出现倒退，不能按时完成年度归档，档案室工作年度考核检查仅为基本合格或不合格；新领域、新单位的组织者或当事人，不明白怎样建立并开展档案工作，单位成立初期，文件材料收集不齐，档案管理混乱现象较普遍；一些单位随着机构、人员的调整变更，没有及时配备档案人员，档案工作出现了断层现象。
针对上述存在问题，究其原因可能很多，但归结起来，主要还是不了解掌握开展档案工作的基本途径，没有坚持依法治档，无章可循，无径可行而造成的。突出表现在责任不落实，无人具体管；任务不明确，不知怎么做；档案专业技能欠缺，做不好。因此，把握开展档案工作基本途径，坚持依法管理，认真做好档案室工作是对各立档单位的客观要求。
二、做好市县级单位档案工作的基本途径
确保市县级单位档案工作的持续稳定发展，涉及的具体工作内容虽然很多，但是，万变不离其宗，只要牢牢把握住开展档案工作的基本途径，其他问题就能迎刃而解，抓住了关键环节，档案室工作就会得到巩固发展。经多年的工作实践总结，笔者认为，做好各单位档案室工作的基本途径就是：建立健全档案工作体制，坚持依法办事；明确职责任务，切实履行职责；掌握业务技能，规范档案管理。
（一）、健全档案工作体制，坚持依法办事
建立健全机关、企事业单位档案工作体制，形成开展工作的有效运行机制，提供坚强组织保证，是做好档案工作的根本前提。当前一些单位档案工作不能正常开展，最关键的一点，就是随着单位领导和档案人员的变更，档案管理网络人员没有及时调整充实，出现了无人管的不良状况。综合档案室形同虚设，发挥不了职能作用。各级各立档单位必须提高档案法制意识，依照档案法律法规，健全完善档案工作管理体制，保证档案工作依法开展。
《中华人民共和国档案法》、《云南省档案条例》都明确规定：国家机关、企事业单位应设置档案机构和配备档案人员，负责管理本单位的档案，并对下属单位的档案工作实施监督指导。健全机关、企事业单位档案工作体制，实质上就是成立档案工作机构，明确档案工作有领导分管，有专人具体负责，这种管理体制的形式，就是要成立并健全各单位的综合档案室，发挥其管理职能作用。多年档案工作实践告诉我们，在各立档单位内成立综合档案室，明确单位分管领导，确定综合档案室主任和档案人员，并根据内设机构情况配备兼职档案人员，形成档案管理网络，是符合当前档案室工作实际的。综合档案室负有集中统一管理本单位档案和监督指导所属单位档案工作双重职能，既要对本单位全部档案实行统一管理、统一制度、统一标准。又要切实监督指导好下属单位的档案工作。
在健全档案工作体制的基础上，要坚持依法管理，实现档案工作的“有法必依，执法必严、违法必纠”，用法制保障档案工作的持续稳定发展。各单位坚持依法管理档案工作，主要是体现在制定并认真执行档案工作制度，用制度保证各项具体任务的顺利完成。一般机关、企事业单位，应建立并落实好档案管理网络人员岗位职责、档案工作综合管理办法、文书处理、归档文件整理、档案保管、保密、利用、鉴定销毁等制度。
（二）、明确职责任务，切实履行职责
根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和《云南省档案条例》有关规定，机关、企事业单位档案机构履行下列职责：“贯彻执行有关法律法规和国家有关方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；监督指导所属机构的档案工作。”国家对各级各立档单位的档案工作法定职责是十分明确的，关键是要认识到位，依法履职。
按照国家有关规定，机关、企事业单位要进一步明确在档案管理方面的职责任务，增强责任心和使命感，尤其是要制定出档案管理网络人员的具体职责任务，便于监督、检查、落实。首先要明确单位分管领导的职责，主要从加强领导，把档案工作纳入计划和议事日程，创造工作条件，督促检查落实上加以规定。其次要明确综合档案室主任的职责，主要从组织学习档案法规和业务标准，督促收集归档工作，对本单位档案工作实行统一领导、统一制度等进行规定。第三是要明确档案人员的职责，主要从统一管理本单位全部档案，统一档案业务标准，组织开展各类档案的归档整理，确保归档质量，业务建设规范化、积极提供利用等进行规定。只有任务明确，职责分明，档案管理网络各岗位人员各负其责，认真履职，按制度办事，才能保证档案工作持续稳定发展。
（三）、掌握业务技能，规范档案管理
市县级单位在健全工作体制，明确职责任务的基础上，关键就看档案专兼职人员是否熟练掌握档案专业技能，结合单位实际，切实做好各类档案的收集归档和保管利用工作。从边疆民族地区市县级单位实际出发，面对档案专兼职干部新手多，业务生疏，开展档案工作难度大的状况，综合档案室档案人员，在学习掌握档案工作标准的基础上，应把握并做好三个环节的关键工作。
1、制定好全宗内档案实体分类与保管期限划分方案。树立起统一管理全宗内各类档案的观念，结合单位实际制定出一个科学、适用的档案分类及保管期限划分方案，规范全宗内各类档案实体的归档整理。综合档案室档案人员首先要了解掌握全宗档案的构成情况，分清档案门类、明确归档范围、正确判定归档文件保管期限。其次要制定出档案分类及保管期限划分方案，基本方法是：
第一，分清档案门类。就市县级单位一般情况看，档案门类主要有：文书、会计、科技（基建）、音像、实物、职工档案。少数单位还有专业（业务）档案。第二，对每一门类档案进行分类，合理设置类目。比如有的单位就把文书档案分为综合类、组织人事类、业务类（体现主要职能特点的类别）。第三，确定基本归档范围条款，在每一门类档案的类目之下，细分出归档范围条款。第四，对归档范围的文件划定参考保管期限。把档案门类、类目、归档范围条款、保管期限等项目内容以表格形式制作出来，就形成了档案分类及保管期限划分方案。示例：
某单位档案分类及保管期限划分方案
档案
门类
类目
归档范围条款
保管
期限
一
文
书
档
案
┊
略
综
合
类
┊
略
1.本单位年度工作计划、总结、统计表。
2.本系统下属单位年度工作总结、统计表、重要报告。
3．有关行政主管机关普发的就业、劳动保障、奖惩、工资政策规定。
┊
略
永久
长期
短期
二
会
计
档
案
┊
略
会
计
凭
证
类
┊
略
1.本单位会计原始凭证、计帐凭证、传票汇总表。
┊
略
15年
一个立档单位的档案分类及保管期限划分方案，是指导并规范本单位各类档案归档整理的重要业务文件，它能使档案人员在从事档案工作时，一目了然的进行对号入座的归档整理，便于较好地把握归类合理、范围清楚、期限判定准确、确保归档质量的要求，从而保持档案业务规范化建设的连续性。档案分类与保管期限划分，根据不同的档案门类，国家档案行政主管机关和专业主管机关有不同的规范要求，要结合实际选择参照标准。值得注意的是，企业档案分类还要参照《工业企业档案分类试行规则》。
2、依照档案分类方案和相关业务标准，开展认真细致的归档整理工作。在坚持遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用原则的前提下，按照各门类档案的具体标准和分类方案，对各类归档文件材料进行收集、分类、鉴定、组件或组卷、装订、排列、编档号、编目录、装盒、统计、上架等的规范化整理。档案专兼职人员必须掌握并应用好如下的规范标准，即：文书档案整理执行《归档文件整理规则》；会计档案整理执行《会计档案管理办法》；科技档案整理执行《科学技术档案构成的一般要求》；音像档案整理执行《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》；电子文件归档整理执行《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》，等等。
同时，各立档单位上一年度文件归档整理，必须在下一年的6月底前完成，并向同级档案行政主管机关报送归档情况。档案室工作年度考核检查必须达到合格。真正建立起管理科学、业务规范、保管安全、方便利用的档案室工作。
机关单位档案规范化管理篇8
关键词：档案管理；标准化；规范化
档案管理发展中，档案管理的规范化以及标准化是实现档案管理现代化的重要内容和环节，只有在档案管理标准化与规范化的基础上，才能够促进档案管理的现代化发展，提升档案管理的效率与水平。基于此，在具体落实档案管理的过程中，应当做好相关规章制度的完善、档案管理工作的规划、档案管理人员的配备、档案管理硬件设施的建设等等，从而按照相关要求，规范化、合理化、标准化落实档案管理，以便充分发挥档案管理的作用，保证档案的使用价值。所以，档案管理工作规范化、标准化落实是非常有意义的。
一、档案管理工作规范化、标准化建设中存在的问题
基于现阶段我国一些企业、单位档案管理的实际情况来看，可以确定的是档案管理标准化、规范化程度不高。究其原因，主要是档案管理工作规范化、标准化建设过程中存在一些问题，使得档案管理规范化、标准化程度低。具体为：
（一）认识方面存在问题
现代化的今天，依旧有很多单位领导及管理者没有认识到档案管理规范化、标准化落实的重要性，而是一味的追求档案管理的信息化、数字化。其实，档案管理的确需要借助于先进的科学技术，如计算机技术、信息技术、互联网技术等等，从而实现信息化、数字化的档案管理。但是，相对来说，规范化、标准化的档案管理应当是数字化、信息化档案管理的前提条件。只有规范好各项档案管理工作，在按照相关标准落实各项档案管理工作，并在具体落实档案管理过程中借助先进技术如此才能真正提高档案管理质量。如若没有落实规范化、标准化的档案管理，而直接落实信息化、数字化档案管理，那么档案管理将难以切合实际，真正发挥作用[1]。
（二）存在资金方面的问题
目前很多企业或单位在进行档案管理规范化标准化建设的过程中存在经费不足的情况，这也使得档案管理规范化、标准化程度低。究其根本，一方面是政府对档案管理部门的经费支持能力有限；另一方面是档案管理部门融资渠道少，难以通过融资来职称档案管理规范化、标准化建设。
（三）存在政策方面的问题
落实规范化标准化的档案管理，需要由相关法律法规的支持，如此才能保障档案管理有依有据、有章有法的落实，使广大人民群众信服。但遗憾的是目前我国政府并没有针对档案管理，颁布相关政策或法规，这使得档案管理工作缺乏完善的法律法规及标准的制度规范。
二、强化档案管理工作规范化、标准化的有效措施
为了改变当前档案管理工作规范化、标准化程度低的情况，笔者的建议是：
（一）做好档案管理工作规范化、标准化的基础工作
出于落实规范化、标准化档案管理工作的考虑，在强化档案管理工作的过程中，首先要做好档案管理工作中规范化、标准化的基础工作。具体工作内容是：其一，做好公文制发。公文作为档案的前身，多数档案资料都是有公文转化形成的。所以，为了保证档案资料的规范化和标准化，应当加强工作制发的监督与管理，从而提高公文制发的质量。其二，做好公文、文书的档案收率管理。也就是在制发公文的过程中，对公文签发手续、公文审批、公文标题设定、公文内容等相关方面进行详细的了解与检查，及时发现错误，及时纠正错误，保证公文完好、规范、标准。其三，做好公文书写。为了保证公文规范和标准，在制发公文的过程中，应当按照制发公文的相关要求，采用标准的文种，并规范格式，进而书写公文，保证公文简洁、标准、规范[2]。
（二）及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征
档案管理中，保证档案的时效性是非常重要的，这可以保证档案的使用价值，这也使得档案管理有意义。当然，要想保证档案时效性特征，应当注意及时进行档案案卷清理。也就是在档案保管的过程中，应当结合档案文件的保管价值作用及特征，采取适合管理方式予以保管。在一段时间之后，对档案案卷进行清理，确定没有价值的档案予以销毁，对于永久性保存价值的档案文件，则需要查看，确定是否完整、保存是否良好，以此来保证档案时效性特征。
（三）构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理
在现代化的今天进行到案管理规范化标准化建设，建立电子档案数据库是必不可少的。因为电子档案数据库的建立，可以将企业或单位的档案以电子的方式存储，如此可以保证档案的安全性，且规范化、标准化管理档案。另外，查阅或使用档案也会变得更加方便、快捷。那么，如何构建电子档案数据库，推进规范化标准化档案管理？即借助计算机技术、信息技术、互联网技术等，构建电子档案管理数据库，设置为档案管理数据库的软硬盘，使其能够对档案进行快速的收录、分类、存储，如此可以保证档案管理更加标准化、规范化、有效化。结束语档案材料对于—个单位来说，也是一种重要的历史见证以及明智决策的重要依据，对于本单位人力资源管理工作也能够提供重要的资源保障。所以，强化标准化、规范化档案管理是非常必要的。对于当前我国档案管理存在一些问题的情况，笔者的建议是做好档案管理工作规范化、标准化的基础工作；及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征；构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理等。希望对于提高档案管理规范化、标准化水平有所帮助[3]。
参考文献：
[1]丁海斌.档案管理活动中的物质与意识——兼论档案的物理管理与逻辑管理[J].档案学研究.2010（3）.
[2]王德俊.国家档案事业领导档案学术学问大家——冯子直著《论档案事业与档案事业管理》读后感[J].档案学研究.2011（6）.
机关单位档案规范化管理篇9
一、领导重视措施有力
我局档案工作在局党组的正确领导下，坚持以邓小平和“三个代表”重要思想为指导，紧紧围绕抚州改革开放经济建设服务的主题，认真执行国家《档案法》和《六号令》，局长、党组书记多次强调：“要把档案管理工作放到重要位置来抓，突出对重点领域、重点部门、重点资金的审计监督，加大对违纪违法问题和经济案件的查处力度，在维护财经秩序，加强廉政建设，推进依法治国，促进国民经济发展等方面发挥档案工作的职能作用，一定要把档案工作抓实抓好。”分管领导经常听取档案工作情况汇报，及时解决工作中遇到的困难和问题；办公室分管领导和档案管理人员一道认真分析研究本局档案管理现状，并采取相应的措施和办法，完善了内部管理制度和岗位责任制，做到分工明确，责任到人，使我局档案管理工作纳入了规范化、制度化的轨道。
二、业务建设规范管理
我局自1986年开始建立了机关综合档案室，集中统一管理了本单位的文书档案、审计档案、会计档案、声像档案、科技档案和实物档案等各门类档案，截止2006年室藏档案共计5328卷（册、盒、件）；编研了十余种档案检索工具及各种实用的档案参考资料。在日常的文书处理工作中，注重原始资料的收集、整理和保存，做到事事有回音，件件有着落，坚持执行归档制度，确定归档范围，明确归档时期，把握处理好文书立卷中每一个环节，保证全局档案资料的全面性，完整性和系统性，扎扎实实地进行规范性的档案整理、归档、编目等初始工作，把好分类组卷关。立卷质量的好坏是检验一个机关档案工作水平高低的重要标志，也是优质服务的物资基础。为了把好档案质量关，每个环节都实行全过程、全方位的质量管理，完善了档案管理体制，加强了基础业务建设。
我国入世以来，为了使档案管理工作迅速走上规范化、制度化、科学化、系列化的轨道，档案人员积极向领导建议，在领导的重视下，档案室的软硬件建设有了很大改观，更新了设备，更换了软件（科易软件），机关各门类档案严格执行新的档案管理条例和要求，实行国际标准化分类、组卷、装订、编目、归档。为了尽快掌握新的管理方法，档案人员不断更新知识，积极参加专业培训，虚心学习兄弟单位档案室的建设和管理经验，极大地丰富了专业理论知识，提高了业务水平，并总结摸索出一套务实、高效、优质、行之有效的工作方法，使我局档案管理工作取得了新成绩。
（一）积极推行档案数字化建设：（1）档案信息化与本单位办公自动化同步规划、建设，加强了电子公文的管理，逐步完善使用oa办公自动化公文处理系统，通过电脑链接，将形成的电子文件及时传输到档案室保存，为建立全文数据库打下了基础，对产生的电子文件备份成磁盘和光盘保存。通过使用一定的命令进入到局域网上查询到档案室收藏的纸质、照片等不同载体的档案内容和案卷目录及卷内目录，档案数字化建设稳步推进。（2）运用科易档案管理软件，对室藏档案目录进行了全部输入，建立了目录数据库，共输入档案目录3031条。（3）积极开展全文数据库和多媒体数据库的建设。对重要的图片、重大的活动图片、单位主要领导人物的声相材料进行微机管理贮存，逐步建立了初级的多媒体数据库。
（二）建立健全了档案的管理、保密、保卫、登记、统计、鉴定、销毁制度和档案人员的岗位责任制以及档案开发利用等制度，使档案人员有章可循，能做到机关文书档案每年六月前整理完毕，上年度的业务档案，在结论下达两个月内验收入库，并能做到库房、调阅、办公三分开。目前档案库房面积为80平方米，室内配有空调、去湿机、微机、吸尘器、温湿度检测仪、灭火器各1台（只）；安装了防盗门窗和防光窗帘；定期更换了防虫防霉药品；1998年换掉了原来的70只铁皮档案箱，重新添置了10列30组档案密集架，档案装具全部符合国标要求。制订了《文书档案分类大纲》、《审计档案制作暂行标准》、《档案管理期限》；对本局1983年成立以来至2000年的文书、会计、科技等档案，按照原国标要求进行了分类整理；我国入世后，对2001年至2006年文书档案按照现行国标要求进行分类整理；对破损档案进行了复印、抄写、裱糊等抢救工作；对销毁清退和准备移送的档案进行了造册登记。单位发文实行二套制，其归档率、完整率都在100%。
三、开发信息全力服务
积极开发档案信息资源，不断强化了服务意识，拓宽了服务领域，改进了服务方式，提高了服务质量，围绕市委、市政府的中心工作和审计工作，大力开发利用了局机关档案信息资源，采用审计管理系统软件管理审计档案，建立了较完善的档案检索体系，室藏有案卷目录，全引目录、卷内目录、专题目录等检索工具；编纂了全宗介绍、大事记、组织引革、基础数据汇编、干部任免情况汇编、审计志等史料，并输入了微机，且能做到随时调用。在查阅档案资料时，能够做到手续简便，执行制度严格，查全率、查准率在99%以上。年接待查阅利用人次计100余次，充分利用档案资源，为领导决策、为审计工作服务效果显著。
四、自身建设提升素质
机关单位档案规范化管理篇10
一、目前我国事业单位人事档案管理中存在的问题
（一）事业单位忽视了人事档案管理的重要性
目前，人事档案管理工作被轻视的现象在众多的事业单位中普遍的存在，很大一部分的单位领导认为人事档案管理工作只是附属性质的工作，而不是单位主要工作任务，只要保证人事档案安全的储存于档案中心，不会被窃取和盗用，必要时可以查阅到所需信息就可以。同时，进行人事档案管理的工作人员对档案管理工作也没有给予高度的重视，他们只是做一些收集、整理、装订、保管等最为基础的工作，没有真正认识到档案管理的意义所在，从而导致目前事业单位的人事档案质量严重不达标。
（二）人事档案管理的管理思想、管理手段落后
随着现代化的发展，人事档案管理的理念和手段都有了较大的改进，但是，在我国事业单位的实际人事档案管理工作中所采用的管理思想和管理模式却仍然较为传统，不符合现代化的要求。首先，从管理方法上看，许多事业单位还在运用手工操作的模式，使得工作量较大的同时，出错率也较高，尽管有一部分的单位使用了计算机管理，其进行的也只是简单的目录管理，对实际的效率提升并无大用。其次，从档案内容上看，所收集的信息依旧是传统陈旧的那一些，例如个人简介、家庭情况、社会关系等，而现代社会所重视的信用状况、道德水平、所学技能等内容却毫无涉及，从而根本无法全面判断一个人的综合素质。
（三）人事档案部门的人员专业素质较低
由于现代社会的不断进步，相应的，对人事档案管理工作人员的专业素质水平也应该提出更高的要求，以满足社会发展的需求。但是，事业单位的人事档案部门中，兼职人员占据很大比例，甚至还有一些是退休人员，他们不熟悉进行人事档案管理的科学手段，对档案管理也没有全面、专业的认知，因此，很难做好人事档案的管理工作，不能保证档案的质量，同时也阻碍了人事档案规范化管理的进程。
（四）人事档案管理的管理体制不完善
人事档案管理不仅仅是一项简单的归纳整理工作，而是具有很多流程的系统性工作，因而需要有完善的人事档案管理制度做支撑。然而，在我国大多的事业单位中，并没有建立健全的人事档案管理体制，即使一些建立的制度中也存在了较多的漏洞。正是由于制度的缺失，使得人事档案管理工作较为混乱，工作人员也相对比较散漫，不注重档案信息的有效性和完整性，类似于收集不及时、记录不准确、保管不科学等不利于档案管理的行为十分普遍。
二、关于加强我国事业单位人事档案规范化管理的建议
（一）更新人事档案管理的理念，引入先进的管理手段
为促进事业单位人事档案的规范化管理，我们应该积极的去学习先进的档案管理理念，对其有一个全面的认知，给予高度的重视，并将一些现代化的管理手段应用到实际工作中，丰富和规范档案内容，根据现代社会的需求去收集人事信息，按照相关规定的要求进行分类整理，保证档案的真实性、准确性。
（二）建立健全的人事档案管理体制
由于档案管理包含了较多的工作流程，他们大多会分由不同的人员进行，因而通过完善的管理体制对人员行为、工作内容进行规范十分重要。在管理体制中，应该包括以下几项基本内容：人事档案管理流程的详细规定，人员行为规范，明确的奖惩机制，工作考核制度以及工作人员选聘机制等。
（三）加强对人事档案管理工作人员的素质培养
工作人员的专业素质直接决定了人事档案管理的工作质量，要进行人事档案规范化管理，必须提升档案管理人员的素质水平，具体可以通过严格的招聘机制来选拔合格的工作人员，并举行定期的人员培训，使其了解最先进的档案管理手段，熟悉档案管理技能，掌握科学的档案管理知识。（四）注重人事档案的实际利用功能档案的建立就是为了查询利用，如果仅仅是保存，档案就失去了存在的意义。如果能够真正重视对人事档案的使用，提高档案使用率，那么就能够很自然的进一步重视对档案的规范化管理，加大对档案管理工作的实施力度。
三、结语