毕业生档案管理规定篇1
关键词：高职院校毕业生档案管理问题对策
高职院校毕业生档案管理工作也是高职院校毕业生就业工作的一个重要环节。一所学校毕业生档案管理工作是否制度化、规范化，不但事关高职毕业生的切身利益，也衡量着学校毕业生就业工作的整体管理水平。
一、高职院校毕业生档案管理存在的问题
1.缺乏毕业生档案管理的相关规章制度。健全的规章制度是衡量一所高职院校管理水平的重要标志，是学校规范化管理的基础，也是开展工作的政策基础。与学校其它工作相比，高职院校普遍缺乏毕业生档案管理制度。以内蒙古自治区为例，全区37所高职院校中，目前仅有3所学校制定了毕业生档案管理相关规章制度，其它学校在这方面基本处于空白。
2.毕业生档案管理部门混乱。许多高职院校并没有高度重视毕业生档案管理工作，多将其作为年度毕业生就业工作的扫尾工作去做。由于仅将毕业生档案管理看作是毕业生就业工作的边缘化工作，在毕业生档案管理部门的设定方面存在诸多问题。现在许多高职院校毕业生档案管理部门多为就业工作部门和各系部两级管理；也有的是由就业工作部门或由系部单独管理；个别院校甚至没有固定管理部门，由校领导临时指定部门管理。由于政出多门，给毕业生档案规范化管理造成了障碍。
3.毕业生档案整理不规范。由于高职院校毕业生档案管理部门非学校专职档案管理部门，又多缺乏完整的毕业生档案管理规章制度和专业档案管理人员，致使许多高职院校的毕业生档案整理不规范，突出问题在毕业生档案资料归档方面。由于对档案管理业务不熟，缺乏统一的标准，档案管理人员在档案材料归档方面业务不熟悉，导致毕业生档案资料归档不完整。许多用人单位反映，同一院校的毕业生，其档案资料标准不一，相差甚远，给用人单位选用、任用毕业生造成了一定障碍。
4.毕业生档案保管不规范。毕业生档案保管是毕业生档案管理工作的重要环节，却也是高职院校毕业生档案管理的一个弊端。由于学校每年都有未就业毕业生，也有一些用人单位不接收毕业生档案的情况，致使一部分毕业生档案留在了学校由学校保管。为解除未就业毕业生的后顾之忧，让他们安心地继续寻找工作，教育部规定，未就业毕业生档案其学校应免费为其保管两年。这是学校为毕业生做好后继服务的重要举措，但这项便生措施并未得到很好的落实。一些毕业生因多方面原因，没有如期来校办理自己档案的转递事宜，由于一些高职院校毕业生档案管理部门的多头化，管理制度不健全，致使许多毕业生档案成为“死档”，失去了档案应有的功能，甚至一些毕业生的档案由于年头较长，出现了档案丢失的情况。
二、规范高职院校毕业生档案管理的措施
1.制定毕业生档案管理规章制度。高职院校必须将毕业生档案管理规章制度建设作为规范毕业生档案管理的首要问题去抓。要适应新时期高校毕业生就业体制改革的需要，适时制定学校毕业生档案管理相关制度，对诸如毕业生档案管理职能部门、档案资料归档、档案移交接收、档案转递、留校档案管理等问题在规章制度中予以明确规定，用制度去规范学校毕业生档案管理存在的问题，摒弃人为随意的落后档案管理模式。
2.加强毕业生档案管理人员的培养。毕业生档案管理工作是一项认真细致的工作，不但要求档案管理人员具备一定档案管理知识和工作经验，还必须熟悉高校毕业生就业工作流程且认真负责，细致耐心。由于目前多数高职院校都没有设置档案馆，专职档案管理人员相对较少，如果将毕业生档案工作整体移交档案部门管理，也存在诸多问题。基于这种情况，高职院校应立足现实，以学生管理人员及毕业生就业指导人员为根基，通过校内外多种途径，加强他们的档案知识及业务培训，使他们能够掌握一定的档案管理知识，成为合格的毕业生档案管理人员。
3.积极探索毕业生档案管理的新模式。随着我国社会主义市场经济的确立，我国高校毕业生就业体制发生了根本性的变革，毕业生就业渠道呈现出多元化模式，这给高职院校毕业生档案管理造成了新的问题，传统的毕业生档案管理模式已无法适应现行的毕业生就业体制，亟待创新。
高职院校要牢固树立“一切为了学生”的人本理念，以服务学校毕业生就业工作大局，服务学生为根本目标，以盘活毕业生档案效用为目的，积极探索毕业生档案管理模式。对于毕业生档案管理机构、档案材料归档、转递、留校档案的保管等易发问题，进行创新改革，构建起符合高职院校校情的毕业生档案管理新模式，使毕业生档案管理制度化，规范化，能够促进高职院校毕业生就业服务体系更加完善，更好地为学校毕业生就业工作及毕业生服务。
毕业生档案管理规定篇2
1当前大学毕业生档案管理存在的主要问题
目前的我国人事档案管理制度是在计划经济体制下建立起来的。随着社会主义市场经济体制的逐步建立和不断完善，以及人事制度改革的进一步深入，受就业的多样性和不确定性影响，大学毕业生档案的流动更加频繁，现行大学毕业生档案管理工作已无法适应时展的要求。
1.1大学毕业生对档案重要性认识不足。随着劳动、人事制度改革的深入开展，大学毕业生由国家统一分配改革为本人与用人单位双向选择，用人单位由被动接收转变为主动择优录用。许多大学毕业生都是通过简历包装进行自我推荐，通过个人素质及其外在表现实现就业，档案作用有所弱化。那些未及时落实单位的大学毕业生，四处奔波找到理想工作是首要任务，到人事部门报到后，大学毕业生档案是否到位也不再过问。由于大多数大学毕业生对档案重要性缺乏了解，不够重视，甚至有的毕业几年了，档案还在学校放着。还有将档案放在家里，更甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。特别是在非公有制企业就业的大学毕业生，就业后更是对档案持无所谓态度。
1.2多头管理造成混乱。早在1988年，中组部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》（人调发[1988]5号）文件规定，流动人员人事档案统一由党委组织部门、政府人事部门及所属的人才流动服务中心等机构负责。其他机构不得承担人事档案的管理工作。但由于历史的、体制的原因，现在很多部门都在公开或私自管理大学毕业生档案，除人事部门所属人才交流机构外，劳动部门、失业管理部门、劳动保险机构、一些社会团体也在管理，国企在管，私企在管，一些民办中介机构利用各种名目也在管，大学毕业生不知道档案该转交到哪些部门管理，不少私人企业、社会团体、中介机构也难以按照规定妥善保管大学毕业生档案，甚至一些中介机构把保管大学毕业生档案当成了牟利的手段，并不惜恶意竞争。
1.3“弃档族”越来越多。随着“改革开放”深入开展，人才流动和竞争愈演愈烈，异地就业现象非常普遍，致使许多大学毕业生与其档案天各一方，造就了一大批“弃档族”。特别是那些率先打破“看档招人”这种传统思维定式和招聘套路的非公有制企业，在招聘员工时更注重能力考察而非档案，加之没有保管这些档案的权限，来此打工的大学毕业生无奈只有弃档。还有一些没有找到稳定工作或工作不理想的大学毕业生，他们日日为生存打拼，根本无暇顾及档案，慢慢也成了“弃档族”。至于那些跳槽、异地求职，以及自费出国留学、办理移民手续的大学毕业生，也因种种原因最终选择了放弃个人档案。这种人档分离现象，对大学毕业生档案管理工作提出了新的挑战。
1.4档案管理不规范。目前，档管部门只是照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》开展工作，在管理过程中普遍存在不规范现象：一是收集、归档工作被动不及时；二是在管理上流于形式，对接收到的大学毕业生档案，只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号；三是档案管理手段落后，尽管计算机管理运用十分普遍，也仅限于将名字与档案号输入、输出的检索管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来。这就导致了大学毕业生档案内容不全、管理混乱、运转慢、效率低等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性。
2导致大学毕业生档案出现问题的原因分析
2.1社会人力资源管理机制的原因。在当前的人力资源管理过程中，人事档案已不再是用人单位选拔和使用人才的唯一依据，更多的作用已转变为提供相关的人事服务，这加剧了弃档者人数的增加。另外，也有不少毕业后暂时找不到接收单位而把档案留在学校，随后一直置之不理的。
2.2高校毕业生档案管理体制方面的原因。高校毕业生档案工作缺乏必要的管理制度。目前，各个高校学生档案管理体制不一，多数高校没有专人负责，一般都是在学生毕业前后临时突击性整理，完成毕业生档案转递过程。由于没有专门的管理机构和人员，日常整理不及时，导致用人单位需要查询时，很多档案材料难以查找，继而影响毕业生就业工作。
2.3高校毕业生对人事档案认识方面的原因。大部分高校毕业生认为找工作看重的是能力，档案不怎么重要，需要档案时再说，对人事档案的重要性认识不够，不知道如何看待自己的档案，这为他们今后的发展埋下了“隐患”。如，有些职称评定需具有三年工龄记录，而这个条件只有在档案上才能体现，如果档案没有得到正常管理，工龄的记录就不完整。
2.4高校毕业生档案管理队伍方面的原因。由于高校对学生档案重视程度不高，管理投入有限，并没有配备专职的学生档案管理人员。同时，多数学生档案管理者自身档案意识淡薄，专业知识欠缺，未形成规范化、科学化的管理观念，对学生填写的归档材料没有严加管理，涂改、漏填、缺页现象多有发生，档案存放无序，整理不规范，致使查阅不便，甚至还存在丢失、损坏等现象。
3新时期加强大学毕业生档案管理的对策和建议
为使大学毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，为广大毕业生提供高效、优质的服务，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手：
3.1切实增强大学毕业生的档案意识。学校要切实负起责任，在大学生毕业离校前，要向学生讲清楚人事档案的重要意义，告知他们在离校后应怎样到生源地人事部门报到的有关事项，并积极协助报到地人才服务机构做好人事档案的转移工作。作为管理大学毕业生人事档案的人才服务机构，在学生报到时要向学生讲清楚个人档案的重要作用，并按照有关程序做好大学毕业生人事档案的转接。用人单位要按照相关规定要求被录用大学生将人事档案转移到工作地，解决人档分离问题，同时也便于及时补充档案。
毕业生应当慎重对待自己的人事档案，在离开学校之前，弄清楚自己的档案在什么时间被转到哪个地方去了。对于毕业时顺利就业的毕业生，要询问清楚用人单位的性质，能否接收档案，并及时办理转档手续。在没有搞清楚用人单位是否具有人事主管权之前，不要把档案转入这个单位，应该把档案转递到这个单位所在地的人才交流中心去。对于那些已经与单位签订三方协议的毕业生，学校将依据三方协议为学生转档；未落实户档去处的，学校将为其办理二分回省手续，毕业生应在规定时间内到报到证所指单位报到，办理人事档案相关手续，否则就会被认为是弃档。
3.2切实加强对大学毕业生档案的规范化管理。对接收到的大学毕业生档案应重新整理，剔除无用的资料，对应保留的资料，按照人事档案划分类别入档，并规范编写页码、目录、标题，一一对应，装订入盒，重新组卷。在日常工作中，要重视档案资料收集工作，按照《干部人事档案材料收集归档规定》，结合单位实际，全面收集材料，完善档案内容。特别要注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修、科研成果、等新记录补充进档案中，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。要重视建立专门的大学毕业生人事档案库，将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找、利用，实行科学、规范的管理。
3.3创新档案管理模式，强化开发利用。档案工作者要切实增强创新意识，利用计算机技术、数码技术、影像技术、条形码技术等进行技术革新，解决比较繁琐的操作问题，提高管理效率和水平。将大学毕业生人事档案统一输入到计算机实行统一管理，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的大学毕业生人事档案信息资源库，形成各地政府的人才储备库，并将人才储备库推向市场，形成政府的人才品牌，利用多种渠道向社会宣传这一品牌，向各用人单位推销储备人才，充分做到人尽其才。通过市场运作，使各地人才资源配置更为科学、合理。
毕业生档案管理规定篇3
关键词：毕业生，人事档案，机制创新，信息资源
毕业生人事档案是由学籍档案转变而来，是指大中专生毕业后，在其学籍档案中放入该生的报道证，然后由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案就正式成为人事档案,是毕业生个人信息的重要载体，它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。因此，管理好毕业生人事档案，对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的。
一、毕业生档案管理工作存在的问题
毕业生人事档案虽然重要，但是从目前大多数地方毕业生人事档案管理工作来看，都存在着一定的问题。
（一）毕业生对人事档案不够重视
随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，“先审阅档案后决定是否录用”的用人方式被打破，并且随着市场经济的发展，工作中心的转移，特别是组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案的作用不大了，加之一些在私企、民企、外企等没有人事主管权的单位就业的毕业生，更是忘记了自己的档案，抱着一种要不要档案无所谓的态度，却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的错误认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用，也给组织人事部门的管理带来了混乱。
（二）档案管理手段相对落后
目前,许多地方档案管理仍以传统的手工操作为主，整档工序繁琐复杂，加之每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。即使利用计算机管理，也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力不能完全发挥出来，没有从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。
（三）档案管理工作不规范
管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和工作制度，在执行过程中也存在执行不严格的现象，没有把档案材料及时归档，导致了许多归档范围内的材料流失，破坏了人事档案的完整性；同时档案管理人员在管理上流于形式，只当档案“保管员”，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性。
（四）缺少专业的档案管理人员
长期以来，由于对毕业生人事档案的重要性认识不足，档案意识不强，没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事人才工作和档案事业中的地位和作用；对待档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”；管理人员不固定、不专业、不专职，一些档案管理人员没有档案使用意识和参与意识，仅仅是“看门保管”式管理。
（五）档案利用率不高
据国家人事部透露，在全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的330万份人事档案中，有60多万份已与主人失去了联系。中国人才交流协会也作过估测，在实现工作流动的人才中，约20%的人未携带人事档案，要么人、档分离，要么彻底弃置。
二、做好毕业生人事档案管理工作的对策
目前毕业生人事档案管理工作已远远跟不上市场经济发展的步伐。为此，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。。
（一）加强领导，完善制度，保证档案质量
1.明确领导。人事部门应加强对学生人事档案工作的领导，成立“毕业生人事档案工作领导小组”，并明确一名负责同志为组长，领导小组下设办公室，组长负责对毕业生人事档案工作进行业务指导、监督、检查。
2.健全制度。结合当地实际情况，建立了材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查（借）阅、转递；管理人员责任和移交材料归档等制度，规范档案管理的利用；建立健全毕业生人事档案管理的相关簿册和工作规章制度，做到制度上墙，责任到人。
3.评比激励。定期开展毕业生人事档案管理工作评比活动，及时表扬先进，并对不足的提出建议，认真整改。
（二）强化宣传，重视管理，明确档案作用
1.端正领导对档案管理工作重要性的认识。结合普法教育、人才资源开发工作与本地区、本单位人事档案管理的实际，充分利用传媒渠道，广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用。通过宣传教育，使各级领导认识到，一个不重视人事档案管理的部门和单位，一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导，就不可能更多地发现人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的竞争中立于不败之地。
2.提高毕业生对人事档案重要性的认识。开展对毕业生的教育，做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的依据之一，是用人单位举贤选能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要标准，即使不设人事档案的单位也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
(三)稳定队伍，提高素质，加大综合投入
1.稳定档案员队伍。“打铁还须自身硬”，为此，必须切实加强队伍的自身建设。按照《档案法》规定：每管理1000份档案配备一员专职档案员，严格实行执业资格证书制度,把好队伍的进口关；不轻易调动他们的工作岗位，保持相对稳定。制订档案人员的岗位职责，明确工作纪律、工作态度、业务能力等考核标准，坚持用活机制，兑现各种奖惩。落实人员津贴，提高他们的工作积极性。
2.加强自身学习。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。为此,要定期组织管档人员学习、交流，探讨业务知识、专业知识、现代化管理知识，以及新技术的学习和掌握。
3.强化业务指导。主动要求上级主管部门和专业档案部门进行指导，并且多请示汇报。同时做好咨询服务。。
4.落实必要经费。每年在单位的财务预算中，设定专项资金用于档案工作，确保档案工作按时顺利完成，并要解决库房，添置档案箱柜、空调、计算机及文档一体化管理软件，档案整理装订用具等设备。
(四)与时俱进，更新手段，创新管理机制
1.分类归档管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。对毕业生的“弃档”、“死档”进行清理归并。
2.信息化管理。建立毕业生人事档案数据库系统，实施档案动态管理，利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将档案资料整理输入微机，通过相应技术处理，将文字、图片甚至声像资料变成数据资料，使毕业生档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。在此基础上，要积极创造条件，同全国各地联网，形成覆盖全国追踪性极强的个人电子档案网络，从根本上克服传统人事档案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。
3.内容更新管理。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容。重新组卷尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。
4.整理手段创新。改变部分材料的归档形式，改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。在这方面档案工作者也要善于思考，多动脑筋，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。
（五）梳通渠道，开发信息，建立人才储备库
1.建立信息资源库。通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容，选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息，统一输入到计算机，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的毕业生人事档案信息资源库，作为政府的人才储备库。必定会为当地经济发展提供更有力的人才保障。
2.梳通信息渠道。将人才储备库推向市场，形成地方的人才品牌，利用多种渠道向社会宣传这一品牌，向各用人单位推销储备人才，充分做到人尽其才。利用市场运作，使我市人才资源配置更为科学、合理。
（六）规范，提供服务，解除后顾之忧
1.成立机构。将各级党委组织部门或政府人事部门授予所属人才流动服务机构的人事档案管理权收回，成立专门的全额拨款事业单位专门负责人事档案管理工作，做到集中、统一和规范管理，在严格人事管理权限的基础上对用人单位提供无偿服务。
2.完善职能。。在保管的人事档案中及时增加职业资格认证、职称评定、职务升降、工作单位变动等方面的内容，以增加其使用价值。
3.加大力度。随着市场就业机制的实行，毕业生择业时间进一步延长，根据这种情况，应加大为广大毕业生实行人事的力度，使人事成为毕业生就业的有力保障。在继续做好“个人”的基础上，积极向各高校联系，宣传人事政策，并制定对毕业生实行人事的优惠政策，对毕业生实行以学校为单位的“集体”，的内容进一步完善，对毕业生的身份、转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位，彻底解除毕业生的后顾之忧。
总之，在新形势下做好毕业生人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。我们将与时俱进、开拓创新，把毕业生人事档案管理工作做得更好、更扎实。
参考文献
1．刘淑杰《对加强高校干部人事档案管理工作的思考》《决策探索》2007-03-28
2．董毓贵《浅谈医院人事档案制度存在的问题及其对策》《淮海医药》2000年8月第23卷第4期
毕业生档案管理规定篇4
关键词：毕业生，人事档案，机制创新，信息资源
毕业生人事档案是由学籍档案转变而来，是指大中专生毕业后，在其学籍档案中放入该生的报道证，然后由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案就正式成为人事档案,是毕业生个人信息的重要载体，它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。因此，管理好毕业生人事档案，对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的。
一、毕业生档案管理工作存在的问题
毕业生人事档案虽然重要，但是从目前大多数地方毕业生人事档案管理工作来看，都存在着一定的问题。
（一）毕业生对人事档案不够重视
随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，“先审阅档案后决定是否录用”的用人方式被打破，并且随着市场经济的发展，工作中心的转移，特别是组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案的作用不大了，加之一些在私企、民企、外企等没有人事主管权的单位就业的毕业生，更是忘记了自己的档案，抱着一种要不要档案无所谓的态度，却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的错误认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用，也给组织人事部门的管理带来了混乱。
（二）档案管理手段相对落后
目前,许多地方档案管理仍以传统的手工操作为主，整档工序繁琐复杂，加之每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。即使利用计算机管理，也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力不能完全发挥出来，没有从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。
（三）档案管理工作不规范
管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和工作制度，在执行过程中也存在执行不严格的现象，没有把档案材料及时归档，导致了许多归档范围内的材料流失，破坏了人事档案的完整性；同时档案管理人员在管理上流于形式，只当档案“保管员”，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性。
（四）缺少专业的档案管理人员
长期以来，由于对毕业生人事档案的重要性认识不足，档案意识不强，没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事人才工作和档案事业中的地位和作用；对待档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”；管理人员不固定、不专业、不专职，一些档案管理人员没有档案使用意识和参与意识，仅仅是“看门保管”式管理。
（五）档案利用率不高
据国家人事部透露，在全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的330万份人事档案中，有60多万份已与主人失去了联系。中国人才交流协会也作过估测，在实现工作流动的人才中，约20%的人未携带人事档案，要么人、档分离，要么彻底弃置。
二、做好毕业生人事档案管理工作的对策
目前毕业生人事档案管理工作已远远跟不上市场经济发展的步伐。为此，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。
（一）加强领导，完善制度，保证档案质量
1.明确领导。人事部门应加强对学生人事档案工作的领导，成立“毕业生人事档案工作领导小组”，并明确一名负责同志为组长，领导小组下设办公室，组长负责对毕业生人事档案工作进行业务指导、监督、检查。
2.健全制度。论文参考网。结合当地实际情况，建立了材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查（借）阅、转递；管理人员责任和移交材料归档等制度，规范档案管理的利用；建立健全毕业生人事档案管理的相关簿册和工作规章制度，做到制度上墙，责任到人。
3.评比激励。定期开展毕业生人事档案管理工作评比活动，及时表扬先进，并对不足的提出建议，认真整改。
（二）强化宣传，重视管理，明确档案作用
1.端正领导对档案管理工作重要性的认识。结合普法教育、人才资源开发工作与本地区、本单位人事档案管理的实际，充分利用传媒渠道，广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用。通过宣传教育，使各级领导认识到，一个不重视人事档案管理的部门和单位，一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导，就不可能更多地发现人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的竞争中立于不败之地。
2.提高毕业生对人事档案重要性的认识。开展对毕业生的教育，做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的依据之一，是用人单位举贤选能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要标准，即使不设人事档案的单位也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
(三)稳定队伍，提高素质，加大综合投入
1.稳定档案员队伍。“打铁还须自身硬”，为此，必须切实加强队伍的自身建设。按照《档案法》规定：每管理1000份档案配备一员专职档案员，严格实行执业资格证书制度,把好队伍的进口关；不轻易调动他们的工作岗位，保持相对稳定。制订档案人员的岗位职责，明确工作纪律、工作态度、业务能力等考核标准，坚持用活机制，兑现各种奖惩。落实人员津贴，提高他们的工作积极性。
2.加强自身学习。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。为此,要定期组织管档人员学习、交流，探讨业务知识、专业知识、现代化管理知识，以及新技术的学习和掌握。
3.强化业务指导。主动要求上级主管部门和专业档案部门进行指导，并且多请示汇报。同时做好咨询服务。
4.落实必要经费。论文参考网。每年在单位的财务预算中，设定专项资金用于档案工作，确保档案工作按时顺利完成，并要解决库房，添置档案箱柜、空调、计算机及文档一体化管理软件，档案整理装订用具等设备。
(四)与时俱进，更新手段，创新管理机制
1.分类归档管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。对毕业生的“弃档”、“死档”进行清理归并。
2.信息化管理。建立毕业生人事档案数据库系统，实施档案动态管理，利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将档案资料整理输入微机，通过相应技术处理，将文字、图片甚至声像资料变成数据资料，使毕业生档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。在此基础上，要积极创造条件，同全国各地联网，形成覆盖全国追踪性极强的个人电子档案网络，从根本上克服传统人事档案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。
3.内容更新管理。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容。重新组卷尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。
4.整理手段创新。改变部分材料的归档形式，改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。在这方面档案工作者也要善于思考，多动脑筋，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。
（五）梳通渠道，开发信息，建立人才储备库
1.建立信息资源库。通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容，选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息，统一输入到计算机，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的毕业生人事档案信息资源库，作为政府的人才储备库。必定会为当地经济发展提供更有力的人才保障。
2.梳通信息渠道。将人才储备库推向市场，形成地方的人才品牌，利用多种渠道向社会宣传这一品牌，向各用人单位推销储备人才，充分做到人尽其才。利用市场运作，使我市人才资源配置更为科学、合理。
（六）规范，提供服务，解除后顾之忧
1.成立机构。将各级党委组织部门或政府人事部门授予所属人才流动服务机构的人事档案管理权收回，成立专门的全额拨款事业单位专门负责人事档案管理工作，做到集中、统一和规范管理，在严格人事管理权限的基础上对用人单位提供无偿服务。
2.完善职能。在保管的人事档案中及时增加职业资格认证、职称评定、职务升降、工作单位变动等方面的内容，以增加其使用价值。论文参考网。
3.加大力度。随着市场就业机制的实行，毕业生择业时间进一步延长，根据这种情况，应加大为广大毕业生实行人事的力度，使人事成为毕业生就业的有力保障。在继续做好“个人”的基础上，积极向各高校联系，宣传人事政策，并制定对毕业生实行人事的优惠政策，对毕业生实行以学校为单位的“集体”，的内容进一步完善，对毕业生的身份、转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位，彻底解除毕业生的后顾之忧。
总之，在新形势下做好毕业生人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。我们将与时俱进、开拓创新，把毕业生人事档案管理工作做得更好、更扎实。
参考文献
1．刘淑杰《对加强高校干部人事档案管理工作的思考》《决策探索》2007-03-28
2．董毓贵《浅谈医院人事档案制度存在的问题及其对策》《淮海医药》2000年8月第23卷第4期
毕业生档案管理规定篇5
[关键词]高校；学籍档案；学籍档案管理；档案利用
按照高等学校档案实体分类办法，学籍档案属于教学档案类，学籍档案占了教学档案相当大的比例。学籍档案是对学生德、智、体诸方面表现状况的全面的、历史的综合反映，它来源于学校的教学行政管理和教学业务活动，即“教”、“管”、“学”的过程[1]。本文所指的毕业生学籍档案是学生毕业后各部门各学院移交给校档案馆保存以便为学校、师生和社会提供利用的档案资料，而非学生毕业随学生本人档案转至工作单位或报到单位的那部分学籍档案资料。毕业生学籍档案具有“原始性”“历史性”“记录性”，“原始的历史记录”是学籍档案的本质属性[2]。就近几年学校实际来看，毕业生学籍档案主要包括毕业生的纸质学籍表（卡）、学籍附表、成绩单等。
一、毕业生学籍档案的利用价值
随着毕业就业人数的增加，市场对人才的需求，突显档案利用价值的重要性、真实性。档案的利用价值是满足社会需求的有用性。毕业生学籍档案的利用价值简要归纳如下：
首先，凭证价值。毕业生学籍档案从形成规律来看，它是毕业生在校期间综合表现的历史记载，是毕业生整体素质的客观反映。其次，参考价值。用人单位依据档案的全部原始记录材料，掌握毕业生全貌，评判毕业生优劣，选拔优秀人才，实现用好人才。再次，社会价值。从本校档案利用登记表看，毕业生学籍档案服务于学生就业、企业招聘、职务晋升、职称晋级、各类报考、出国留学、医疗保险、社会保险、各类公证等诸多社会活动，满足学校、师生、社会的利用需求。
二、毕业生学籍档案管理主要存在的问题
1、档案材料缺乏规范。以最近2013年归档的30个本科学院85个专业9198名学生的学籍档案资料来看，主要存在以下问题，对学籍档案不够重视，书写内容错误、不全，书写字迹不清、随意涂改，签字漏签，未粘贴照片，鉴定评语不实，奖惩没有记载，公章加盖错误，材料不齐全不完整等等。
2、方法与手段缺乏创新。如在办理出国（英文）成绩档案的过程中，利用者要求时间紧，同一时期内要求办理的人员较多，工作量较大，现有能力无法满足所有利用者意愿，因此努力提高档案开发利用手段和水平，是摆在档案馆工作人员面前的一个重要课题。
3、档案管理系统有待升级。目前我校南大之星档案网络管理系统的档案目录数据主要靠逐条手工录入，随着人数的急剧增长，已经不能满足现代管理的需要，有待加强学习，普遍采用数据导入功能，可以将eXCeL等格式文件与管理系统相衔接，自由导入导出表格，避免手工录入信息的耗时和错误，提高工作效率。
三、毕业生学籍档案管理的相应对策
1、培养档案意识，注重法规学习。首先，培养学生档案意识，使学生了解档案的重要性，知道哪些档案可以在档案馆查询利用；提高教师档案意识，提高归档质量，促进档案管理工作。其次，学习有关档案法规与文件。学习领会《档案法》、《普通高等学校学生管理规定》《普通高等学校档案管理办法》、《黑龙江大学档案管理办法》等法规和文件，明确档案工作流程，从档案收集归档到查询利用，做到依法治档，遵循规范化、制度化、科学化要求，使档案工作纳入法治化轨道，实现有章可循、有据可依。
2、加强队伍建设，完善规范体系。学籍档案管理是一项复杂的系统工程，积极推进学籍档案专兼职管理队伍建设。选拔政治过硬，认真负责，熟悉档案业务和学生管理，具有一定的计算机应用水平的同志负责学籍档案工作。规范工作用语，熟悉专门术语，按章办事，遵守程序，求真务实，提高效率，促进工作的高效、快捷、准确、规范。学籍档案规范本身是一个系统工程，仅靠学籍管理人员和学籍档案人员难以有效组织实施，需要把所有的规范标准按其内在联系组成一个科学的有机整体――学籍档案规范体系[3]，就本校现状来看，专兼职队伍人员分布在档案馆、学工部（学生处）、教务处、招生就业处相关负责科室老师以及各学院教务员、辅导员老师中。学籍档案管理人员实现专门术语的统一、规范和标准，便于相互交流，利于档案检索。推进部门二级档案员制度，提高业务素质，规范部门立卷，加强密切合作。档案馆随时了解、督促、检查学籍收集、整理、归档工作。
3、拓展管理系统的开发利用。随着招生规模扩大，学籍档案数量庞大，本校借助信息化、数字化有力条件，2003年采用了南大之星档案网络管理系统，实现了全校各部门各类文件网上分类归档管理，方便了查询、利用，实现了档案的接收准度、处理速度、利用效度。档案网络管理系统，一定程度上实现了管理的方便，但仍需开发利用其真正价值，如随着利用率的提高，频繁翻阅纸质档案，存在坏损风险，因此将纸质学籍档案原件扫描，存储电脑之中，上传至管理系统，缓解纸质档案磨损，提高查找利用效率，建立电子档案为主，纸质档案为辅的档案管理制度是今后改进创新之处。
4、加强校际间学籍档案管理经验交流。高校发展到一定程度，原有学籍档案管理制度就会在某些方面表现出不足，制约管理的效率，加强校际间学籍档案管理经验交流成为“冲破学籍档案管理瓶颈的突破口”[4]，有利于发现自身盲点与缺陷，互相学习，彼此借鉴，节约成本，提高效率。
参考文献
毕业生档案管理规定篇6
【关键词】毕业生；档案；现状；管理；思考
一、函授毕业生档案现状
函授毕业生的档案，重要性和身份证几乎相当，函授档案作为函授毕业生的第一份档案，今后定级转正、申报职称、办理养老保险、以及职务晋级等都得用函授档案。过去许多函授档案沉寂多年，毕业生不理会档案，也不来办任何手续。但近年来，签劳动合同必须档案跟随，这样促进了档案的流动。但还有极个别马大哈学生漏掉自己的档案，等到用档案时找不到。现在函授档案有三种现象：一是许多毕业生工作不稳定，为图方便将档案留在自己身边，最终成了“死档”。二是档案随毕业生到了新单位，因为换新单位，档案无人管理，漏了自己的档案，最终使自己档案成为了“弃档”。三是存放在人才交流中心档案管理中心，费用高，提取方便。市人社局有关负责人提醒毕业生应根据自己的实际情况落实档案，如果在民营企业或是合资企业工作，无论本地籍或是外地籍最好将档案放到正规单位管理，在外地工作的学生也应将档案转移至工作地档案管理中心，以免造成弃档。
二、做好函授毕业生档案工作的几点建议
鉴于目前函授毕业生人事档案工作的现状，各高校函授点应强化函授档案管理工作的就业服务功能，使得新的单位通过个人档案全面了解毕业生的自然资料，增强毕业生的就业竞争力。一是应该实现档案的信息和网络化。符合条件的用人单位可以通过档案管理平台账号及时查询不涉及隐私的档案信息。各档案部门也应加强各式档案包含函授档案征信网、诚信档案网、学籍信息网等系统。如果国家能够将这些数据统一整合起来，把各种个人信息库相衔接，就可以建成全面的个人档案信息系统，既有利于各部门信息共享，也使函授毕业生受益。二是做好毕业生档案转交工作。有些高校要求高校函授点必须严格执行档案传递制度，并要求毕业生尽快将档案转至单位或就业服务部门、人才机构等人事部门，避免给自己未来的工作单位和生活带来不便。对于有就业单位的函授毕业生，要搞清楚单位性质。如果是政府机构、全额拨款事业单位、国营单位，应该有主管单位，主管部门是有人事管理权，可以接纳档案。其他单位工作就应交当地人才交流中心档案管理中心，到时提取方便。函授毕业生一定要重视自己的档案。对于打算把档案暂时存放在学校的毕业生，第一时间要提出申请，在找到新的工作单位之后及时迁入新单位，以免给以后的生活工作带来不必要的麻烦。
三、对函授档案工作的思考
随着物质水平的提高，教育水平也越来越高，函授学历在社会上往往被忽视，函授档案更是无人问津。我们如何改变这种现状？使我们的函授工作上一个新台阶呢？
首先，我们要提高认识，函授作为上世纪八、九十年代的产物，国家并没有废掉它，说明它就有存在的价值，例如：评职称、签合同等等都必须用函授档案。既然有存在的价值，我们就应该给它成长的空间。让我们携起手来，共同关注函授，重视函授档案。函授毕业生更应该爱护自己的档案，就象保护自己的眼睛、鼻子一样。不要不闻不问，不理不睬。
其次，高校制定完整的规章制度，以及系列流程。各函授点严格按流程办事。
函授档案管理工作是一个系统工程，虽然目前困难重重，但是只要我们函授工作者提高认识，端正态度，严格按制度、流程办事，函授毕业生重视自己的档案，关心自己的档案。函授档案工作一定会上一个新台阶。
【参考文献】
[1]尉晓莉.高等函授教学档案的收集与整理[J].陕西中医函授，2001（04）：41.
[2]温玉华.函授教育档案的规范管理[J].科技资讯，2000（04）：39.
[3]吴月琴.高校成人教育函授站学籍档案管理存在的问题及对策[J].成功（教育），2013（06）：159.
毕业生档案管理规定篇7
关键词：高校毕业生；档案；规范管理
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：1001-828X（2014）01-0-01
随着文登市不断着力打造胶东半岛蓝色经济圈，产业集聚区招商企业纷纷落户，不断吸引着本地和外地高校毕业生前来就业。在高校毕业生落实就业的过程中，第一步要做好的就是毕业生的人事档案转移工作。大量的工作实践，让我们不断认识到高校毕业生档案管理中存在不少问题，而毕业生和用人单位往往都容易忽视档案的重要性。高校毕业生的档案是单位选拔聘用、考核培养个人的重要依据，若不加以重视，会给毕业生的个人发展留下重大隐患。笔者结合本市在高校毕业生管理档案过程中出现的实际问题和做法，总结出以下几点认识。
一、高校毕业生档案的主要内容
高校毕业生档案是指已经完成国家教育部或者就读高校所规定的学分或者学时的学生的个人干部档案。一般来说，大学毕业生的档案，应该包括下列材料：就业通知书、高校毕业生登记表、高校学生成绩单、实习鉴定表、高校体检表、高中毕业生登记表等。高校毕业生的档案全面记载了一个人从高中阶段求学到高校毕业期间形成的所有材料，是用人单位以及社会其他方面了解该同志的第一手原始材料和推荐材料。
二、现阶段高校毕业生档案管理中存在的现状及原因
（一）从高校毕业生来看，重视程度亟待提高。本市企业多。为没有人事主管权的非公有制单位，单位没有权限为高校毕业生保管档案，毕业生的档案放在人事托管机构，档案与毕业生之间没有利益上的冲突，毕业生本人还需要为保管档案支付一定的费用，成为一种负担，因此高校毕业生往往会选择性“遗忘”自身档案。部分毕业生为了实现快速就业，有时候会通过实际的门路或者关系，除了毕业证对他们来说有一定的作用，往往会认为档案可有可无，没有认识到档案对他们长远发展的作用。还有部分毕业生会因为频繁调动工作厌烦调动档案时繁琐的手续，放弃个人档案或者直接将个人档案自我携带。这些错误的认识和做法，势必会影响高校毕业生档案在人才资源开发中所起的作用，降低高校毕业生这一社会优质资源在劳动力优化配置中的地位，造成高校毕业生各方面待遇的降低，影响就业的积极性。
（二）从档案管理部门看，缺乏相应的管理细则和制度。主要表现在高校管理档案的过程中。一是高校大多没有专门的部门来管理学生的档案，也就没有相关的管理制度，对学生的档案管理经常会出现放之任之的现象，收集、归档均不及时。二是个别高校由于经费不足会要求毕业生采取自带的形式，而高校毕业生无法得知相关流程，无奈之下只好仍把档案放在学校之中。三是个别高校没有管理档案的专职人员，对档案的完整性和档案的去向都没有进行整理和记录，导致有些档案无法接收或者是流失，影响毕业生的报道和就业。
（三）从档案管理的技术应用看，设施设备技术亟待更新。就以我市而言，我市的管理高校毕业生档案的档案室已经通过了省一级档案室的验收，管理档案的水平和质量均有了较大的提升，但在档案管理过程中仍存在不足之处，主要在于高校毕业生档案的管理尚未实现电子化和信息化管理。主要原因在于一方面人手不足，另一方面经费不足，难以满足全面实现电子化和信息化的设备要求。纸质版的档案在保管过程中往往会出现纸张纰漏、残缺等现象、影响档案的作用，甚至会造成弃档，对这部分档案的管理也成为今后工作的难点。
三、新时期加强高校毕业生档案管理的思路建议
（一）加强宣传，提高高校毕业生对自身档案的重视程度。1.在全社会当中开展毕业生档案的宣传教育工作。把毕业生档案问题作为毕业生就业工作体系的头等大事来做，利用社会宣传媒体如电视、广播，报纸等加强宣传，让全社会关注毕业生档案，让全社会重视毕业生档案，让全社会都知道毕业生档案是毕业生人生的另一种重要载体，它对毕业生是否能够全面溶入社会，知识能否转化为国家的发展动力关系重大，让社会不容忽视。2.抓住重点领域，在高校的教育当中贯穿档案的重要性。要让毕业生知道国家关于毕业生档案管理的一些规范性文件与措施。让毕业生参与到档案的制作当中，让毕业生知道毕业生档案的作用，并对自己的个体档案有比较全面的了解，认识到毕业生档案的不可缺性，是自己学习和工作中不可分割的一部分。3.提高高校管理档案人员自身管理水平。管档人员要充分认识到档案对一名高校毕业生的重要意义，提高认识，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理、利用好毕业生档案这一信息资源。
（二）更新管理观念，加强对高校毕业生的服务意识。作为高校毕业生档案最终报道地，县级人社部门应当发挥“兜底”作用，加强管理观念的转变，化被动为主动，让高校毕业生充分感受到社会对这一群体的重视。一是加强与高校毕业生档案来源地比如高校、档案调出地人社部门的联系，力求毕业生档案内容的完整性与来源渠道的安全。二是定期做好管藏档案的统计、记录情况，建立转出、转入档案记录表，整理好相关台账，做到每本进来、出去的档案都有迹可循。三是做好高校毕业生办理档案调动手续的服务工作，人社部门的工作人员首先要做好首问负责制和一次性告知制度，让前来办理档案转移手续的高校毕业生明白办事流程，不至于多跑腿、走冤枉路，要在工作中始终保持高度的热情，关心、关爱高校毕业生，让他们感受到自尊和被重视，尽可能避免弃档现象发生。
毕业生档案管理规定篇8
【关键词】毕业生；人事档案；管理
21世纪是一个更加开放的社会，知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强。如何做好新形势下毕业生人事档案管理工作就成为人事管理工作中的一项重要任务。下面，本人就目前人事档案管理工作中存在的问题及解决问题的思路及对策，提出自己的拙见。
一、目前毕业生人事档案管理中存在的问题
毕业生人事档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整的毕业生人事档案，历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前毕业生人事档案管理工作来看，还存在不少问题，主要表现在：
（一）毕业生对人事档案的重视程度不够
随着市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，怀着一种要不要档案无所谓的态度，其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。
（二）档案管理不规范
档案管理部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外管档人员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案工作效率，更谈不上为毕业生提供优质服务了。
（三）档案管理手段落后
目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。
二、做好新时期毕业生档案管理工作的思路及对策
从上述问题来看，目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，为广大毕业生提供高效、优质的服务，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手：
（一）提高对毕业生人事档案工作重要性的认识
一是加强宣传力度，提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选贤举能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
二是加强自身学习，提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。管档人员要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。
（二）加强对毕业生人事档案的科学规范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。
二是要加强收集工作，完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。
三是要实行专门统一管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。建立专门的毕业生人事档案库，实行科学、规范的管理。
（三）创新档案管理模式，实现现代化管理。
毕业生档案管理规定篇9
引言
档案管理不仅能够起到保护档案的作用，更能够延长档案的使用寿命，进而使档案存在价值得到发挥。档案管理工作中需要进行分类、编号，以便于管理和使用。高校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，是记录高等人才信息的第一手资料。新时代背景下人才已成为最为宝贵的资源，人才能够为企业创造更多利润和财富，是企业持续发展的源动力，毕业生档案是人才选用的重要参考。但随着近些年我国高校扩招政策的实施，高校毕业生人数越来越多，毕业生档案数量和信息量越来越大，高校毕业生档案管理、转递工作面临挑战。当前我国高校毕业生档案管理、转递工作现状并不理想，各方面都有待完善。
一、高校毕业生档案管理、转送工作的意义
高校毕业生档案属于既要文件，记录了学生主要经历、政治面貌、社会关系、学历职称、个人信息、工作履历表等信息，具有法律效益，是毕业生社会活动的重要依据。毕业生档案由学籍档案转换而来，由学校交转递毕业生就业单位或人才交流机构管理，若无就业单位则由学校免费保存两年。毕业生档案转递需要按照《就业协议书》签发《报到证》，完成转递档案[1]。若就业单位是国有企业或企业事业单位那么档案转递到工作单位。如果是非公有企业，那么档案转递到人才交流机构。若离校未就业，则转递到户籍所在地。对于高校毕业生来说不论考研、出国、就业都需要用到档案，如档案丢失便无法办理相关证明。对于企业来说，通过毕业生档案，用人单位可以对学生基本情况有一个初步了解，是用人的重要依据。可见做好高校毕业生档案管理、转递工作的重要性和必要性。
二、当前高校毕业生档案管理、转递工作存在的问题
（一）缺乏对高校毕业档案特殊性的重视
高校毕业生档案与其他档案不同具有一定特殊性，有着流转速度快、流动性强等特点，管理复杂性要远远大于传统档案。通常情况下毕业生档案多保存在生源地、用人单位或人才交流中心。但近些年，我国毕业生跳槽率明显增大，档案管理、转递工作面临着新问题、新情况[2]。但当前我国在高校毕业生档案管理方面并没有正确认识到毕业生档案的特殊性，工作开中存在着不重视、敷衍应付等现象，管理方式粗放，一些时候甚至不能保障毕业生档案完整性。
（二）不规范
虽然我国已了《高等学校档案管理办法》，但仍没有具体且具有可操作性的高校毕业生档案管理规定，当前我国在高校毕业生档案管理、转递工作方面，管理体制十分混乱，并且缺少专职档案管理人员，管理人员多没有接受过专业档案管理的系统培训，并不具备专业档案管理技能和知识，这严重影响了档案管理、转递工作效率和质量，在档案收集、整理、归档等工作中时常造成学生档案的遗失、损坏。
（三）管理方式落后
随着我国高等教育招生范围的不断扩大，高校毕业生数量大幅度增加，档案信息量越来越大，档案管理、转递工作复杂性也随之提高。但当前大多机构在高校毕业生管理中仍停留在老模式、老思路当中。当前不仅学生档案信息化程度不高，且管理中也缺乏对信息技术的运用[3]。传统人工管理模式已无法适应新形势下日益复杂的档案管理工作需求，传统人工管理方式不仅效率低下，也较容易出现纰漏。
三、高校毕业生档案管理、转递工作改进思路
（一）正确认识高校毕业生档案管理、转递工作
想要提高我国高校毕业生档案管理、转递工作质量，就必须正确认识高校毕业生档案管理、转递工作的特殊性，提高对毕业生档案管理、转递工作的重视，积极改革毕业生档案管理、转递工作，为其开展创造有利条件，加大投资力度强化对信息技术的应用，构建现代化管理工作模式，从而实现高校毕业生档案信息化。信息化管理不仅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可备份，不易丢失。
（二）健全管理制度
高校毕业生档案管理体制混乱，档案管理、转递工作有效性差和缺乏必要的管理制度有着直接关系。想要提高高校毕业生档案管理、转递工作水平，就是建立起科学、合理、规范，符合毕业生档案管理特征的管理制度，通过制度保障毕业生档案管理、转递工作的顺利展开，利用制度增强工作人员责任心，提高工作有效性。制度不仅能够为毕业生档案管理、转递工作开展提供依据，更能够有效协调各相关部门工作，使毕业生档案管理、转递工作有条不紊的开展。
（三）提高管理工作人员综合素质
档案管理人员是毕业生档案管理、转递工作开展的核心力量和前提基础。如果管理人员自身不具备过硬的专业知识，便很难保证工作的顺利开展。提高高校毕业生档案管理、转递工作质量，必须要从工作人员抓起，工作人员素质直接决定管理效果和管理有效性。所以必须要先提高工作人员自身素质，通过多种学习方式，使其熟练掌握毕业生档案管理技能和知识，保障毕业生档案管理、转递工作的有效落实。
毕业生档案管理规定篇10
关键词：管理现状；困境；理性选择
中图分类号：G647文献标识码：a文章编号：1006-4311（2012）19-0269-02
0引言
随着1999年我国高校开始扩大招生规模，高校毕业生数量迅速增加，高等教育正实现着跨越式大发展。新疆高校也在从外延发展向内涵发展的转变过程中积极探索新型管理模式，而有效提升学生档案管理工作的效能已逐渐成为提高高校管理质量的重要增长点，高校学生档案管理工作涉及面较广，关系到每一位学生的切实利益，关系到高等教育发展和学校稳定。本文立足于新疆高校学生档案管理的实际状况，对新疆大学、新疆师范大学、石河子大学、新疆农业大学、新疆财经大学和新疆警官高等专科学校进行了详实而全面的调研，阐析了新疆高校学生档案管理现状和存在的问题，并对如何解决这些问题做出理性的选择。
1高校学生档案管理的价值分析
学生档案是高校档案群中的一个分支，也是学生个人成长过程中人事档案的重要组成部分。它以独特的形式和内容，在学生队伍的建设中发挥着无可替代的作用，越来越引起人们的关注。高校学生在学生管理中的主体地位，决定了抓好学生队伍建设，是办好一所大学的关键。而学生管理又与高校学生档案管理密切相联。高校学生档案真实地记载了一个学生从高中到大学整个学习期间德、智、体、美、劳等各方面的情况，反映了每一位学生学习成绩优劣、水平高低、能力大小，既方便又实用，不论在质方面还是量方面都有较强的可比性，为学生入党、毕业就业等方面都提供了具有科学性和准确性的依据，避免了凭印象、听反映、靠关系等日常管理中的弊端。高校学生档案的建立，对充分调动学生的积极性，提高学生队伍的整体素质。培养学生的竞争意识，激励学生奋发向上，不断进取，以丰硕的成果来书写自己的历史，充实了自己学生时代的档案，起到积极的促进作用。
2新疆高校学生档案管理的现状透视
2.1学生档案的基本特点
2.1.1过渡性高校学生档案材料反映的是学生在校学习的过程，以及伴随这一过程而产生的品德表现和身体健康状况等，如因考试作弊而受到处分；因身体健康状况的休学、复学等，这些变化都是今后形成完整档案的基础。与此同时，随着学生的毕业就业，最终其学生档案将移交就业单位等部门。因此，学生档案具有过渡性。
2.1.2周期性高校学生档案随学生毕业就业而去，在学校仅存放3或4年，最长不超过6年。学制越长，学生在校时间也越长，学生档案流动的周期就长，相反，学制越短，学生在校时间就越短，学生档案就流动得较快，周期就短。可见，学制决定了学生档案的周期性。
2.1.3私密性每份档案都记载了学生的很多个人情况，如家庭情况、成绩记载、奖惩情况等，这些都属于个人隐私，必须要按照国家有关规定严格管理，在一定的范围内需要保密。所以，学生档案具有私密性。
2.1.4频繁性在实际工作中，学生档案的使用非常频繁，学生报考研究生、参加就业、出国留学、参军入警、报考公务员等，均需利用在校期间的档案。因而，学生档案的运用非常频繁，使用率较高。
2.1.5多样性就生源而言，主要来源于以下几类学生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小语种招生、单招、高水平运动员、体育特长生、艺术特长生等。学生的来源丰富，同时生源地区的多样性和差异性决定了高校学生档案的多样性。
2.2档案管理的基本模式新疆各高校的学生档案管理机制不同，主要有以下几种模式：①校院两级共同管理模式。学生档案管理工作由学生处宏观管理和调控，负责学生各类归档材料的最终审核工作，各学院（系部）对学生档案进行集中管理。这种模式有效地将学生档案管理工作系统化、责任化。石河子大学自2008年起开始采取这种管理模式。②职能部门联合管理模式。学生档案由学生处和招生就业处共同管理。其中，在校生档案的材料归档工作主要由学生处负责管理，毕业生档案的发送及留存毕业生档案的调取和服务工作由招生就业处负责管理。新疆农业大学就采取了这种管理模式。③学管部门集中管理模式。由学生处负责在校生和毕业生档案的全程管理工作，学生各类档案材料的归档、整理、调阅等工作都由学生处的学生档案管理工作人员责任。如：新疆师范大学、新疆财经学院、昌吉学院的管理模式都属于此类。
2.3毕业档案的发送保存新疆各高校毕业生档案的发送和保存方式各不相同。各高校对应届毕业生的档案管理原则上是按照就业方案发送，在此基础上，对毕业生档案的转递和存留方式不尽相同，主要为：
①统一发档与院校留存相结合。毕业生归档材料入档完毕后，按照就业方案发送毕业生档案，尚未就业的毕业生档案留存学校。如新疆农业大学和昌吉学院。②统一发档与档案转存相结合。在毕业前夕，毕业生自愿将档案存放在人才交流中心的，学生处将这部分学生档案抽出转往人才交流中心，并代收档案保管费。剩余的已就业毕业生档案按照就业方案发送，尚未就业毕业生档案留存院校。新疆大学近年一直采取这种方式。③统一发档与个人提取相结合。毕业生在毕业离校前凭报到证或单位调档函在调档期集中调取个人档案。调档期结束后，不再允许个人调档，统一按照就业方案发送，未就业的毕业生档案留存学校。此后，定期将超期保存的历届毕业生档案发往生源地。这种方式可大大减轻历届毕业生档案的留存压力。如新疆财经大学、石河子大学在2008年以前采取这种方式。