档案分类管理办法篇1
学校是贯彻、实施国家教育方针、政策的地方，在管理学校过程中形成的真实记录――学校档案，是一种信息资源，是学校发展记忆的基石，是一个对学校历史负责、为学校现实服务，为学校未来着想的平台，是学校的财富，也是国家社会的财富，它在学校的对内管理、对外宣传、科学研究、评估办学水平等各方面发挥着重要作用，它的质量和完整程度将影响到各级各类教育事业的发展甚至整个社会记忆的留存，加强和改善学校档案管理工作，是依法管理学校的需要。
民办高等学校是国家高等学校的重要组成部分，也是高等教育体系中的重要组成部分，那么这些学校的档案的重要性，也绝不在公办高等学校档案之下。
目前民办高等学校的档案管理工作，相比公办高等学校，仍然有一些不足和有待改进之处，这直接影响到民办高等学校的办学水平、对内管理、对外宣传等各个方面。就笔者看来，民办高等学校的档案管理，有以下几个主要问题：
第一、档案资料不够齐全完整；从学校开办的第一天开始，档案就形成了，它是一所学校的原始记忆，见证了学校的发展，但是民办高等学校在收集档案资料方面，与公办高等学校比较起来，无论是数量还是种类，都有一定的差距。一般来说，高等学校档案资料包括党群档案（党建和群众工作档案）、行政档案、教学档案、科研档案、基本建设档案、学生档案、产品档案、仪器设备档案、财会档案、出版档案、外事档案、声像档案共十二类档案，每一个种类档案都不可缺少。但是目前一些民办高等学校的所有档案，尚且不能完全涵盖以上十二类，并且每个种类的档案里面，还有一些欠缺之处，缺少任何一个种类的资料，就会使得档案变得不完整，从而给学校以后的工作留下麻烦和后患。
第二、档案资料分类不够清楚；高等学校档案资料十二类，即党群档案（党建和群众工作档案）、行政档案、教学档案、科研档案、基本建设档案、学生档案、产品档案、仪器设备档案、财会档案、出版档案、外事档案、声像档案，每一种档案在归档的时候都应当分门别类摆放，同一种类的档案放在一起。但是与公办高等学校比较起来，民办高等学校的档案分类，在一些地方还不是很清楚，有的时候同一份文件材料在不同种类的档案中重复出现，例如同一份文件在教学档案和科研档案中分别出现，混淆了不同档案的分类界限。
第三、档案资料的保管不够妥善，一些方面不符合有关规定的标准；根据《高等学校档案管理办法》的规定，高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求；应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建；应当设有专门库房存放档案；存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防水、防有害生物等必要设施；学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
但是目前一些民办高等学校的档案机构，在以上各个方面尚有一些欠缺，例如，档案与一般档案存放在一起，没有专门库房；档案室内没有除湿器，灭火器数量有限，除湿和通风器材不完善，消防器材不完善；没有专门库房放置声像和电子等特殊载体档案等等。
针对以上三方面问题，笔者认为，要加强民办高等学校的档案管理，提升民办高等学校对内管理、对外宣传、办学三方面的水平，就必须严格按照《档案法》、《档案法实施办法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类办法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规来收集、整理、管理档案。
首先，在收集档案资料的时候，应当尽量完整全面，严格按照《高等学校档案实体分类办法》中的规定，将党群、行政、教学、科研、基本建设、学生、产品、仪器设备、出版、财会、外事、声像十二类档案收集整齐。
《高等学校档案管理基础》中对以上十二类档案，每一类都有一张《归档范围和保管期限表》，详细列举了每一类档案的范围和所有需要归档的文件资料，在初步收集了十二类档案的基础上，应当严格按照《高等学校档案管理基础》中的十二张《归档范围和保管期限表》一一区分、整理每一类的档案，严格按照表格中的序号排列文件资料，使每一类档案文件资料都完整有序，并且万一文件资料有缺漏，也能及时查出，方便补救，不给学校以后的工作留下麻烦和后患。
其次，在给档案资料分类的时候，也应当严格按照《高等学校档案实体分类办法》、《高等学校档案管理基础》中的各项规定，将每一份文件资料与《归档范围和保管期限表》的类目名称仔细对照，文件属于哪一种类的档案资料，就归入到这一种类的档案资料中去，相同种类的所有文件放在一起，不同种类的文件要分开放置；每一类档案资料要首先设置和标识一级类目，然后进行排列整理，全部排列整理完毕后，应当及时做好一份总体目录，继续设置和标识出二级类目，每一个二级类目下面的档案文件资料，应当及时做好相应的子目录，方便查找。
再次，在保管档案资料的时候，应当以预防为主，防治结合，保证档案的完整与安全，具体来说，有以下一些要求：
（一）应当严格按照《高等学校档案管理办法》中的规定，在档案资料入档案室之前，应当去污、消毒、去酸；（二）应当用复印或者加膜的方式保护一些不利于保管的纸质材料和字迹；（三）应当去除一些不利于保管的包装物；（四）应当去除纸质档案文件上大头针、回形针、订书钉等一切金属物；（五）重要的档案应当在具备条件的情况下考虑异地备份保存；（六）底图应当放在底图柜中，不宜折叠；（七）应当及时修复或者复制已经破损或者字迹褪色的档案；（八）应当及时数字化重要档案和破损、褪色修复的档案，加工成电子档案保管；（九）磁带、录音带、录像带等磁性材料应当存放在防磁柜中；（十）光盘、微缩缩胶片、底片应当存放在专门的装具内；（十一）应当严格按照《高等学校档案管理办法》、《档案馆建设标准》（建标103-2008）、《档案库房建筑设计规范》中的有关规定建设档案室、档案库、档案馆；（十二）每个种类的档案应当按照档案号顺序排放；（十三）库房里的每一个柜架都应当编写顺序号；（十四）各个档案柜、各个档案库、全档案馆和档案室都应当有存放档案资料的标志图和示意图；（十五）档案室和档案馆应当采取防火、防高温、防水、防有害气体、防光、防灰尘、防虫、防盗等措施，配备灭火器材和除湿器材；（十六）控制档案室和档案馆的温度和湿度，定期登记温度湿度，温度和湿度应当符合各种档案载体的保管要求；（十七）档案室和档案馆应当定期打扫，保持干净整齐，避免积累灰尘；（十八）定期检查档案室和档案馆的设备运转情况，及时消除安全隐患，尤其是对档案资料威胁最大的火灾隐患，并且一一记录在案；（十九）定期清理、核对档案室和档案馆的档案，做到账物相符合，档案室和档案馆的档案发生变化（例如新增进来或者移送到他处），都应当记录说明；（二十）关于档案，应当尽可能创造条件设置专门库房放置，如果没有条件，也应当将档案集中放置在专门档案柜里，不宜与普通档案放在一起。
以上是笔者对民办高等学校档案管理的一些认识，民办高等学校与公办高等学校一样，都是高等教育体系和高等学校的重要组成部分，它们的档案与公办高等学校的档案有着同等的重要性，同样是我国高等教育发展的见证，是教育战线上宝贵的信息资源，是民办高等学校的基石，同时也决定着民办高等学校的未来。加强管理民办高等学校档案，无论是对民办高等学校的发展，还是对整个高等教育体系的完善，都起着不可替代的作用，应当与公办高等学校的档案同等对待，采取同等的重视态度，用同等的要求和标准来管理。（作者单位：嘉兴南洋职业技术学院）
参考文献：
[1]高等学校档案工作规范；
[2]高等学校档案实体分类办法；
[3]高等学校档案管理办法；
档案分类管理办法篇2
【关键词】办公室；档案管理；数字化
当现代化信息技术以及数字技术广泛应用于各行各业后，给办公室档案管理的工作也带来了巨大的冲击。办公室档案管理不能再沿用传统的管理方法，必须和计算机网络技术（外网和局域网）紧密结合起来，改进办公室档案管理的功能，促进其管理效率，实现不同部门的信息共享功能。
一、办公室档案管理的内涵
办公室档案管理主要指以纸质、图像或其它载体形式来记录本单位员工或本单位所发生的事件，并且把所收集的资料分门别类，做好编排之后，按照不同的编目有效地进行保存。不同类型的文书档案有着不同的书写格式、保存格式以及时效性，所以办公室档案管理人员要定期对本单位的档案进行整理和清除工作，及时更新所要保存的文件档案。
二、办公室档案管理工作中的不足之处
在任何一个单位，档案管理工作是最基本的管理工作，但是受高技术的影响，传统的管理模式向先进的管理模式过渡时存在着以下不足的方面：
（一）办公室档案管理员的意识薄弱。有些部门的办公室档案管理员因为年龄、学历、能力等方面的原因，在从事办公室档案管理工作时不愿与时俱进，不愿学习新的管理技术和方法。由于缺乏专业和系统的档案知识培训，所以意识陈旧，对文件等档案进行收集、分类、整理和归档时会产生很多的缺陷。在具体的管理过程中，管理人员的职业道德以及责任感无法得以提升，甚至会呈现出衰退的局面。
（二）办公室档案管理的方法陈旧。当社会分工越来越细化时，档案管理的工作量越来越大，其管理方法、管理形式以及内容越来越多样化。社会发展的需求对档案管理工作提出了更多的要求。但是在有些部门中，档案管理的方法无法跟上信息化时展的需要。在管理时无法利用计算机技术以及网络技术对所有的档案文档进行分类、归纳管理，而只是采用纯手工的管理方法，在具体的操作过程中不但效率较低、归类不细化、档案文件丢失，同时还出现一些不必要的错误，增加工作难度以及强度。
（三）档案管理设施构成落后。档案管理工作中，因其文件的时效性较强，所以对档案管理的物质基础等硬件要求较高，例如对计算机硬件的要求、管理软件的要求以及维护经费的要求等都提出了很高的要求。可是在具体的管理过程中，单位能划拨给档案工作的经费非常有限。在硬件的配置上，有些单位或部门没有配备计算机、网络技术等，以致无纸档案管理的工作无法继续下去，只是给办公室配备几个木柜子存放文件，没有固定的档案管理库房，当柜子被装满之后，只能清退一些文件，就会出现档案丢失、损坏等现象。所以当档案管理的设施跟不上形势的发展之后，如果想实现档案管理的标准化和规范化只能是“纸上谈兵”。
三、办公室档案管理工作不足之处的完善策略
因为存在着上述的不足之处，现代化档案管理工作如果要想摆脱传统的管理模式，有效地利用数字化的管理模式，实现各个部门对档案信息的共享，则必须对其不足之处加以完善。
（一）增强办公室档案管理意识，完善其管理制度。在很多单位或部门中，不管是档案管理工作人员还是领导，普遍存在着忽视管理工作的现象。所以在任何一个单位或部门中，从领导至档案管理人员必须提高档案管理工作的认识，尽可能改进自己的管理方法，增强自身的管理能力，以先进的管理理念结合具体的管理工作，完善档案管理制度，从而增强档案管理的效率，提高档案管理的质量。例如，在日常管理工作中，档案管理工作人员要明确档案管理工作的流程，规范档案管理工作操作程序，运用现代化信息技术对所要管理的档案分门别类，贴上标签，做好管理工作。对于级别较高的文件，要做好加密工作，在计算机系统中设置好管理和使用权限。
（二）以数字化的管理技术改进档案管理的方法。因为档案管理的工作越来越细化，为了减少档案管理工作中所出现的纰漏，所以必须加强办公室数字化管理的建设，以计算机技术以及网络技术为依托，建立不同的管理体系，以适应不同类别的档案文件的管理。在数字化管理体系的构建过程中，把传统的纸质文档纳入数字化管理进程中来，以图形文件、文本文件或图像文体等形式加强对以往纸质文件的管理。使单位中的各个部门能够利用外网或局域网共享这些档案信息，一体化管理或使用计算机系统储存的电子档案信息，以提高档案管理工作的实用性。
【参考文献】
[1]陈鹰.加强文书档案管理工作的思考[J].内江科技，2014（02）：45-46.
档案分类管理办法篇3
我国档案门类的形成是在档案工作发展中自然形成的。人们对档案各个门类的认识，经历了逐步发展、不断完善的过程。新中国成立后，从党和国家机关的“一般档案材料”中，分出了“财会档案”、“干部档案”；又从“技术档案”和“技术资料”不分的状况中分离出“技术档案”。
专业档案工作真正的大发展，是改革开放之后。这一时期最早出台的是1981年国家档案局和国家出版局的《出版社书稿档案工作暂行规定》。
1989年，以《专门档案管理问答》一书出版为标志，专业档案工作真正进人大发展阶段。此书综合阐述了中央和国家有关专业主管部门及国家档案行政管理部门的一系列政策法规性文件和实践做法经验，包含了会计、审计、诉讼、公证、艺术、教学、地名、标准和商标等九个门类的档案，对每个门类档案的归档范围、整理方法、保管期限和管理原则作了系统、详尽的介绍。
制定会计档案的管理规定始于1956年，经过多次修订，1984年财政部、国家档案局颁布了《会计档案管理办法》，特别规定了会计档案的范围，主要包括会计凭证、会计账簿和会计报表三种形式。各级财务，部门在工作中形成的有关财会工作方针、政策、计划、报告、制度等文件材料，不属于会计档案，应按文书档案管理办法归档保存。1985年，六届人大九次会议通过了《中华人民共和国会计法》，以立法的形式确定了会计档案工作的任务和内容。1998年财政部、国家档案局再次修订了《会计档案管理办法》。
对审计档案的管理，主要是依据当时审计署、国家档案局颁布的《审计档案管理工作暂行规定》、《审计文件材料立卷归档工作试行程序》和《审计档案保管期限表》、《关于当前审计档案管理中若干问题的通知》等文件的规定。1991年审计署和国家档案局又重新修订了《关于审计档案管理工作的规定》和《审计文件材料立卷归档工作程序》。
诉讼档案的管理办法有1984年最高人民法院和国家档案局的《人民法院诉讼档案管理办法》，1986年最高人民检察院和国家档案局的《人民检察院诉讼档案管理办法》。《专门档案管理问答》一书只对人民法院诉讼档案管理进行了解答。
公证档案已有1988年司法部和国家档案局的《公证档案管理办法》。
1983年文化部、国家档案局制定了《艺术档案工作暂行办法》，它是第一个真正意义上针对专业社会组织(文化艺术创作、演出团体、艺术教育、艺术研究单位和电影制片厂)、特定专业领域(艺术生产、教学、研究和交流)中形成的、具有比较稳定的名称(剧本、乐谱、舞台美术设计、剧照和演出海报等)、格式(美术画稿、电影拷贝等)的专门档案管理办法。
《专门档案管理问答》一书中的教学档案管理问答，实际上只阐述了1987年国家教委和国家档案局《关于加强高等学校档案工作的几点意见》以及《高等学校教学文件材料的归档范围》中教学管理工作和教学实践活动中形成的17个大类的教学类档案的管理；1989年由国家教委的《普通高等学校档案管理办法》则包含了党政管理类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类九类归档文件档案材料。
1983年中国地名委员会和国家档案局的《全国地名档案管理暂行办法》包含了文书类、地名调查和成果类、编译出版类、科学研究类、国际会议及交往类五类；2001年民政部、国家档案局重新修订后的《地名档案管理办法》取消了文书类、科学研究类和国际会议及交往类。
标准档案管理是《专门档案管理问答》一书中唯一在没有专门档案管理办法出台的情况下作出的论述。商标档案已有1987年由国家工商行政管理局和国家档案局制定的《商标档案管理暂行办法》。
另外，国家档案局还与新华社、人民日报社、广播电视部等单位，对新闻单位宣传报道档案进行了调研，1986年中央宣传部与国家档案局出台了《新闻单位宣传报道档案管理办法》。同时，国家档案行政管理部门还与中央和国家有关专业主管部门，就全国海岸带和海涂资源综合调查档案工作、体育档案工作、科学技术研究档案管理、城市建设档案管理、基本建设项目档案资料管理、环境保护档案管理、土地管理档案工作等方面出台了管理办法。当时，航空工业、农牧渔业、国营企业、化学工业、测绘、驻外外交代表机构、水利部、国家体委机关、人事部、气象、机械电子工业等方面也相继出台了文书档案、科学技术档案行业或部门的档案管理规定。
20世纪90年代专业档案工作继续蓬勃发展
1990年国家工商行政管理局和国家档案局了《企业法人登记档案管理办法》和《个体工商户档案管理暂行办法》。国家电影局从文化部划归广播电影电视部之后，1991年广播电影电视部与国家档案局又单独修订了《电影艺术档案管理暂行规定》。中央组织部和国家档案局了《干部档案工作条例》。1992年劳动部和国家档案局了《企业职工档案管理工作规定》。后来又出台了一些，如1997年国务院勘界工作领导小组办公室和国家档案局印发的《勘界档案管理暂行规定》。国家国有资产管理局和国家档案局印发的《国有资产产权登记档案管理暂行办法》。1998年中共中央纪委和国家档案局印发的《纪检监察机关案件档案管理办法》。这一期间，还就南极考察档案资料管理、全国海岛资源综合调查档案管理等出台了管理办法。当时，乡镇企业、医药卫生、人民防空、交通、全国税务机关、中国人民保险(集团)公司等方面也出台了相应的档案管理办法。针对农业和农村档案工作又制定了有关乡镇档案工作和农业科技档案信息网络的规范性文件。新千年之后，《普查工作档案管理规定》、《公安档案管理规定》、《收养登记档案管理暂行办法》、《婚姻登记档案管理办法》等相继出台。同时期，还就中国证监会派出机构、海洋、长江三峡工程建设移民、国防科技工业、林业重点工程等方面出台了档案管理办法。
党的十六大以来涉及民生方面的档案得以建立和整合
档案分类管理办法篇4
第二条××银行会计档案，是指各级××银行在财务、会计业务活动中形成的，具有查考利用价值的会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映××银行各项经济业务活动的重要史料和原始凭证。
第三条××银行会计档案包括业务会计、储蓄会计、外汇会计和经费会计四种档案材料，统称××银行会计档案。
第四条各级××银行会计档案工作，由本级行档案部门统一管理，并接受上级行和本地区档案行政管理部门以及有关业务部门的指导、监督和检查。
第五条各级行在各种会计业务活动中形成的会计凭证、帐簿、报表等会计核算专业材料，均属归档之列。有关财务计划、财务预决算管理和会计制度办法以及财会工作方面的请示、报告、批复等文件材料，列入文书档案管理的范围。
第六条保管期限
1．××银行会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两种，定期保管的会计档案又分为保管15年和5年两档。
2．因国家有关部门对外汇会计档案管理尚无规定，各级行外汇会计档案暂全部按人民币会计档案期限管理。
3．各级行可根据本行库房条件、利用需要等实际情况，适当延长会计档案的保管年限，但不能缩短。
4．对已兑付的公债、国库券（含国库券收款凭证）、金融债券及其他有价证券的保管年限，按有关单行办法规定办理。
第七条会计档案的整理立卷
1．各级行形成会计档案的部门，应有专门人员负责会计档案的整理立卷和移交归档工作。会计年度终了后，会计经办人员应将装订好的会计凭证、帐簿、报表移交给本部门立卷人员，由立卷人员负责以本（册）为单位填装会计档案盒（袋），并对会计凭证、帐簿、报表分别进行排列
编号。
2．经过整理立卷的会计档案，由立卷人员分别对凭证、帐簿、报表逐盒（袋）填写案卷目录一式两份。一份留本部门备查，另一份随会计档案一同移交给本行档案部门保存。
3．会计档案案卷外型应整齐美观。各行可根据整齐、美观、适用的原则，选用盒式或袋式装具存放。
4．案卷封面和脊背一般应包括立卷部门、类别、册数、时间、保管期限和档号等项目，具体式样各行可自行设计。
5．会计经办人员对破损的凭证、帐簿、报表要进行修补。装订要规范、牢固整齐，装订时不得压字和掉页。
第八条使用计算机打印、套印的帐表凭证，其规格必须符合会计制度的要求，其管理方法及保管期限与一般纸制会计档案同。
第九条磁记录的会计档案，是××银行会计档案的组成部分。各级行对使用计算机处理会计核算数据和资料而形成的软盘、硬盘等磁性材料，应按磁性材料的技术要求提供保管环境，妥为保管。其保管期限与归档方法与纸制会计档案同。
第十条会计档案立卷完成后，先在会计档案形成部门保管二年以便于查找利用。会计档案形成部门在保管会计档案期间，应按照档案管理要求，保证会计档案的齐全、完整。
第十一条各类会计档案在其形成部门保管期满之后，由本部门立卷人员于次年三月底之前向本行档案部门移交。交接双方部门负责人和经手人均应在移交表上签字或盖章。
第十二条各级行档案部门对接收的各类会计档案，应进行分类、编目，以便于保管和提供利用。
业务会计档案、储蓄会计档案、外汇会计档案和经费会计档案应分别编目保管。
第十三条各类会计档案均采用“形式——年度”分类法，即首先按会计档案的形成分成会计凭证、会计帐簿、会计报表三大类，每一类中再按年度顺序进行分类。
第十四条档案部门在会计档案分类的基础上应分别对业务会计档案、储蓄会计档案、外汇会计档案、经费会计档案的实体进行排列编目，即在同一种会计档案内，先把会计报表、会计帐簿、会计凭证各自分开，再分别按照年度顺序进行排列，然后以卷（册）为单位，分别按照流水顺
序编制混年度案卷号，并在案卷目录“卷号”一栏内填写相应的案卷号，使每一种会计档案均拥有按会计报表、会计帐簿、会计凭证分类的三个顺序号及相应的三本案卷目录。
第十五条会计档案排列编号不体现保管期限特征，如遇会计档案保管期满需要销毁时，可在相应案卷目录中加盖“销毁”戳记，并注明销毁日期。
第十六条各级××银行的会计档案，原则上由本级行档案部门集中保管。如果档案部门库房条件不能满足实际需要，个别数量多，利用率高的会计档案，如储蓄会计档案，也可在执行档案部门统一的管理与操作规定的前提下，由有关的业务部门代为保管。
第十七条各级行要加强对会计档案的科学管理。创造必要的保管条件和良好的保管环境。档案部门应编制完整的案卷目录和其他检索工具，积极为财会和有关工作提供服务。
第十八条本级行内部借阅会计档案应由借阅人填写借阅单，并经借阅部门负责人批准方可借阅。档案借阅单应注明借阅日期、借阅人、审批人、档案的种类、年代、期限和卷号、归还日期及档案部门经手人等基本项目，以分清责任，确保会计档案的完整与安全。公安部门、司法部门和有关单位处理案件或特殊情况需要查阅会计档案时，必须持县级以上主管部门的正式介绍信，经行长或办公室主任批准后方可查阅、抄录、复制或拍照，但不得将原件借出。
第十九条各级行应建立会计档案的审查和保密制度，定期检查会计档案的保管情况，对破损或变质的会计档案，应及时修补、复制或做其他技术处理。
第二十条档案部门保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，如需拆封重新整理，则应会同财会部门立卷人员或经办人共同进行，并在案卷封皮适当位置（或设记录本）作拆封情况记录。记录内容应包括被拆封会计档案的年度、种类、卷号、拆封原因和拆封时间。财会、档案部
门经手人应在拆封情况记录上签字。
第二十一条会计档案的鉴定销毁工作，按照《中国人民××银行档案管理暂行办法》中的有关规定执行。
第二十二条本办法自颁布之日起执行。以前年度的会计档案，凡经过系统整理，能够满足利用需求且便于保管的，可维持原状。
档案分类管理办法篇5
第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织(以下简称各单位),应当依照本办法管理会计档案。
第三条各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。
第四条各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第五条会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
(一)会计凭证类：原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。
(二)会计账簿类：总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。
(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
(四)其他类：银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
第六条各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。
移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。车船使用税按年征收、分期缴纳。纳税期限由省、自治区、直辖市人民政府确定。
第七条各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
第九条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,可以比照类似档案的保管期限办理。
第十条保管期满的会计档案,除本办法第十一条规定的情形外,可以按照以下程序销毁：
(一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
(二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
(三)销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。
(四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。
第十一条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。
第十二条采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。
具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。
第十三条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管,法律、行政法规另有规定的,从其规定。
第十四条单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的,共会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。
单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅,复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。
第十五条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应由原各单位保管。
第十六条建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。
第十七条单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交按手续。
移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号,册数,起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
交接会计档案时,交接双人应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者益章。
第十八条我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业(简称境外单位)的会计档案,应当按照本办法和国家有关规定进行管理。
档案分类管理办法篇6
机关档案管理是维护机关历史面貌的一项重要工作。档案工作实行目标管理对提高机关工作质量和效率有着重要的作用。为加强档案资源建设管理和开发利用，加速档案信息化进程，提高档案管理水平，努力实现档案工作规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》和《××省机关档案工作目标管理考评办法》的规定，结合本单位的实际情况，市局拟定在今年__月底前，完成机关综合档案工作目标管理省特级的申报、认定工作。现就申报工作制定如下工作方案：
一、加强领导，明确职责
档案认定工作涉及面宽，工作量大，质量要求高，为保证档案等级认定工作顺利进行，市局决定成立档案工作目标管理达标升级工作领导小组，全面负责档案达标升级工作。由局长××任组长，副局长××任副组长，机关各科室（会）、直属单位负责人为成员。
领导小组下设档案达标升级办公室，办公室设在信息中心，负责统筹协调，各单位专兼职档案人员负责具体操作和日常工作。
成立档案鉴定销毁领导小组，由局长郭毅任组长，副局长程文辉任副组长，机关各科室（会）、直属单位负责人为成员，负责对不归档文件及到期应销毁档案的审核鉴定工作。
二、加强协作配合
档案目标管理是机关整体工作一个不可或缺的一项重要工作，在各门类档案的收集过程中，各有关人员和有关科室要密切配合，大力支持，积极帮助，共同努力，确保完成机关档案目标管理任务。
三、机关档案工作等级认定的步骤
第一阶段：准备阶段（时间：_月_日至_月__日）
_、制定档案达标升级工作实施方案，明确工作人员，分解落实责任。
_、组织有关人员学习档案管理的有关文件、法律法规、广泛宣传档案等级的目的和意义。
_、制定和完善档案管理办法，各项制度及归档范围，分类大刚、保管期限表。
_、完善和添置档案的硬件设施，如：更换档案室防光窗帘，调整实物档案陈列室，购置除湿机、空调、扫描仪、档案管理软件、检索柜、防磁柜、防尘、防鼠、防虫设施和档案盒等。
第二阶段：实施阶段（时间：_月__日至__月__日）
_、做好档案材料的收集工作。包括各类文件材料的收集、整理、装袋、著录、归档、打印归档文件目录等。各类档案的收集、归档工作由相关科室负责，即文书档案、声像档案由办公室负责；会计档案由财务科负责；人事档案由人教科负责；行政处罚案件档案由公平交易分局负责；登记注册档案由登记注册分局负责；基建档案由负责基建工程的人员负责。各行政分局做好本单位简易处罚案件档案和个体登记档案的收集、整理和归档工作。
_、做好各类档案归档入库工作。在做好档案材料收集工作后，严格按文书档案、声像档案、会计档案和基建档案、专业档案等门类进行收集、归类、整理、入库。此项工作由具体承办人负责。文书档案的整理可按照《归档文件整理规则》进行整理。会计档案按照国家财政部、国家档案局联合下发的《会计档案管理办法》执行，照片档案按照《照片档案管理规范》执行，科技档案按照《科技档案案卷构成的一般要求》来执行。专业档案按照本行业专业档案管理办法执行。
_、规范建立各类档案借阅、管理、登记等簿册。同时完成所需的大事记、组织机构沿革、利用效果汇编、档案信息深层次加工编研材料及印证材料的编写工作。由档案达标升级办公室组织人员完成。
_、搞好档案软件录入工作。按照国家档案局科研所统一研制的档案管理软件要求，将历年各门类档案目录逐一录入微机，对近_年永久保管的文书档案原件进行数字化处理，以便于通过计算机和网络查阅查阅档案。历年各门类档案目录的电子文档由相关科室负责提供。
第三阶段：自查、申报、总结阶段（时间：__月__日至__月__日）
_、按照《××省机关档案工作目标管理考评办法》的标准进行自查。对照自查、考评记录逐项打分。
_、对不符合标准的进行查漏补缺。
_、请市档案局的专家领导现场进行初步验收。
档案分类管理办法篇7
一、加强组织领导，构建全省档案管理网络化工作机制
随着社会保险在保障民生、服务民生乃至构建和谐社会中作用的日益凸显，社会保险业务档案管理作为社会保险经办管理工作一项重要的基础性工作，对于规范经办业务工作，提高服务质量，维护参保对象合法权益而言有着极其重大的意义。中心领导班子高度重视档案管理，一致认为应本着对现实负责、对历史负责、对百姓负责的态度，用科学、规范的方法加强对社会保险业务档案管理。
为全面贯彻有关文件精神，2009年，中心结合福建省医保经办工作实际，制定了《福建省医疗保险经办机构贯彻落实〈社会保险业务档案管理规定（试行）〉工作方案》，并根据部社保中心三年达标的目标要求，按照分类指导、分步实施的原则，统筹安排，分解目标，向全省医保经办机构印发了《福建省医疗保险经办机构社会保险业务档案管理达标验收实施方案》和《业务档案达标迎检工作计划》。中心成立了业务档案管理工作领导小组、鉴定销毁工作小组、达标验收工作小组。将业务档案工作摆上重要议事日程，结合中心每周办公例会不定期研究档案管理工作，并纳入年度工作计划和发展规划。同时要求全省各级医保经办机构高度重视业务档案管理工作，相应成立工作领导小组报省中心备案，将业务档案管理作为一项重要内容与年终考核、评先评优挂钩，做到奖罚分明。目前，全省各级医保经办机构已经形成了省市县一把手亲自抓、分管领导具体抓、业务科室分头归集建档、综合档案管理人员集中统一管理的业务档案多层次网络化的工作机制和良好工作格局。
二、落实库房场地，完善全省档案管理标准化设施建设
解决库房场地问题，是全省各级医保经办机构面临的一个重大难题。为落实档案库房场地问题，中心向福建省人社厅提出统一解决社保业务档案库房建设的请示，得到主要领导的高度重视和大力支持，经厅长办公会议研究决定在社保大厦四楼腾出一整层的办公场所，按照建设部和国家发改委《档案馆建设标准》改建成综合档案库房，各险种业务档案统一存放、统一管理，实现库房、阅览、办公三分开，其中医保业务档案专用库房172平方米，配备了档案密集架20组121.8立方米。同时积极向财政部门争取了档案库房专项建设经费一百多万元，严格按“九防”要求安装了铁门、防盗网、监控探头、遮光窗帘，配备相关档案专用设施设备。为使档案管理与单位办公现代化同步发展，还统一配备了计算机、复印机、高速扫描仪等现代化设备。与此同时，中心加强对各地的工作指导和督促，将落实档案库房场地作为省级业务档案达标验收一票否决的硬指标。从对第一批申请达标验收的医保经办机构验收情况来看，各地能够借鉴中心的做法，以业务档案达标验收为契机，积极取得上级主管部门、财政部门和相关部门的支持，想方设法筹措资金、落实场地，加大对档案管理基础设施建设的投入，为业务档案规范化管理奠定基础。
三、加强业务指导，推进全省档案管理规范化专业建设
医保经办业务相对于其他险种更为复杂，历年积存的医保业务档案量大且繁杂。各级医保经办机构在档案专业建设方面也存在诸多问题。为解决问题，中心从以下几方面着手，加大对全省各级医保经办机构的业务指导，努力推进全省业务档案管理工作朝着规范化、专业化建设方向发展。
一是建章立制，规范管理。2010年5月，福建省人社厅联合福建省档案局制定了《福建省社会保险业务档案管理办法（试行）》，中心及时将该文件转发各设区市，制定并印发了诸多配套文件，同时将《规定》颁布至今，部、省和中心印发的有关档案方面的政策管理规定文件全部归集整理成册，编印成《档案管理文件汇编》下发全省各级医保经办机构，进一步明确档案收集、整理、鉴定、保管、利用、保密、销毁、移交、岗位职责及工作标准和要求，确保档案管理工作从材料形成、收集整理到编目、归档、入库、利用等每一道程序、每一个环节都有章可循，有据可依。全省各级医保经办机构在认真贯彻落实上级文件的基础上，都能结合实际，制订了本地社保档案管理的规章、办法和细则，为业务档案管理工作的顺利开展提供了制度保障和业务规范。
二是组建队伍，提升素质。因为档案管理工作是一项专业性、政策性很强的工作，所以我们要求各级医保经办机构在配备档案管理人员时，严格选拔热爱档案工作、事业心强、品德优秀、有大专以上学历的同志到档案岗位工作。目前中心配备了1名综合档案管理人员和7名兼职档案管理人员，均达到本科文化水平。市、县级医保经办机构也按照综合档案管理员1名，各业务科室分别指定兼职档案员1名的规模，配备了专兼职档案工作人员，组建了一支全省医保业务档案管理人员队伍。为提高这支队伍人员的业务素质，中心和各县（市、区）适时选派档案管理人员参加部社保中心举办的社保业务档案管理培训。中心还学习和借鉴省内外先进经验，参观它们的档案标准化管理成果，通过现场观摩和学习交流提高档案管理人员的思想认识和专业技能水平。同时，还要求各地医保经办机构加强与当地档案管理部门的密切合作，积极取得他们的专业指导，确保档案管理队伍素质整体水平得到提高。
三是纳入流程，规范建档。全省各级医保经办机构严格执行人社部3号令有关业务科室立卷和业务材料预归档制度。为保证档案收集完整，多次邀请福建省档案局业务监督指导处的甘明处长到中心调研、指导。经过反复讨论研究，制定了《福建省医疗保险业务材料归档范围和保管期限》。同时按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的要求，组织各业务科室工作人员，对2009年来的医保业务档案进行一次统一集中清理。从2010起，一律按照中心《业务材料归档工作流程操作规程》的有关规定，从产生一手资料的前台经办源头抓起，办结即归、当日汇总，并根据业务量的大小按月、按季、按年进行初步归档，形成月（季）末交科室档案兼职人员按险种和业务环节分类，次月整理分盒预立卷移交综合档案管理部门，年末统一进行二次整理、打印卷内目录、装订入盒、编号上架的良好工作格局，而相关档案编排和入库爷爷都严格按照相关规定执行。目前，中心已完成对2009年以来业务材料的规范性整理工作。对于2009年以前的历史档案，由于积累数量过多，中心正采取倒推的方法逐步开展规范性整理工作。福建省许多医保经办机构，在经费紧张、人手有限的情况下，为确保通过省级业务档案达标验收，领导带头、全员发动，利用晚上和双休日的时间加班加点开展业务档案规范整理工作，形成了人人动手整档案的工作局面。
四是精心指导，认真验收。为规范全省医保经办机构业务档案管理工作，中心始终加强对所属设区市（县、区）医保经办机构业务档案工作的指导和监督。借召开各类全省会议之机，多次强调布置档案工作，并及时将上级有关文件转发各级医保经办机构。中心通过电话、电邮等形式加强对地市档案工作的沟通指导，对于有需要的地市做到有问必答，甚至安排时间现场指导，结合对地市各项业务工作检查督促抓好库房建设和档案整理归档工作。统一设计各类档案管理表样上传中心网站供各经办机构下载使用，确保全省业务档案管理统一、规范。按照全省医保经办机构于2011年和2012年分两批进行达标验收的实施方案，在征求各地市意见的基础上，下发了相关文件，对开展第一批业务档案达标验收工作进行了全面部署。为适时掌握各级经办机构档案管理工作进展情况，要求各设区市级医保经办机构在做好市本级达标迎检工作的同时，抓好对所辖县（市、区）医保经办机构的督促指导工作，于每月初向中心上报《医保业务档案管理达标验收迎检工作序时进度情况表》，通过动态了解全省医保业务档案规范管理各项工作进展情况，有针对性地给予跟踪指导。
四、重视利用服务，提升全省档案管理信息化检索水平
档案分类管理办法篇8
1社会保险档案管理现状分析
1.1社会保险的参保人数增长迅速
我区社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011-2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2.23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1.2亿，工伤保险参保人数超过1.4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我区社会保险档案与日俱增，社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。
1.2负责社会保险档案管理的部门分散
公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞。
1.3社会保险的经办效率和范围需要扩大
社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。
2我国社会保险档案管理系统存在的问题
2.1对社会保险档案管理工作不够重视
由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。
2.2社会保险档案管理体制不规范
由于目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。
2.3社会保险档案存档的条件差
由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。
2.4缺乏专业社保档案的管理标准和规范
社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地﹑市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地﹑市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。
3社会保险档案管理的解决办法
3.1社会保险档案人才配备
加强社会保险档案人员政治修养与素质。熟悉与通透国家政策，与时俱进，开拓创新，增强思想意识，掌握管理理论与各项业务工作相结合的原则，运用信息处理技术深入开发档案资源的本领，满足各层次信息需求，同时维护档案的真实性、可靠性、权威性与原始性。提高档案人员专业技能。针对新形势下对社会保险档案工作的要求，要有重点、有目的地培养档案人员知识与技能。而在新形势更加需要人事、档案、计算机三位一体复合型人才，用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效益。
3.2将纸质档案转换成数字档案存档
社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。
3.3根据社保档案类别进行分类管理
根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。
3.4建立全区统筹的社保管理系统，规范标准
建立全区统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全区设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全区范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。
档案分类管理办法篇9
[关键词]事业档案；以“件”为单位；归档
《归档文件整理规则》的颁布实施至今已有数年，其推出的归档文件整理程序步骤简化，易于掌握，实施后，受到了广大机关事业单位档案人员的普遍欢迎。我们结合事业单位档案管理工作的特点，积极探讨了事业档案以“件”为单位进行归档的方法。实践表明，事业单位档案以“件”为保管单位进行整理、保管、利用是一种切实可行的方法，也是一种先进的管理模式。
一、事业档案以“件“为单位归档的可行性分析
与传统的文书立卷所暴露的繁琐、复杂和效率低的弱点相比，事业单位传统立卷整理程序、整理方法及检索利用等方面与事业单位的发展已经格格不入，采取以“件”为保管单位进行整理则可以解决这些问题，这种新归档文件整理方法的优点表现在：
（一）适应计算机管理档案的需要。随着事业单位现代化程度的提高，计算机技术在事业单位管理中日益普及。传统的案卷级加文件级手工检索方式不仅增加了数据录入量，还影响检索速度，不能满足事业单位高速运作的要求。同时，繁琐的立卷程序使档案管理软件的设计过于复杂，计算机辅助管理难以实现，影响了计算机在事业单位档案部门的使用，所以在事业单位实施以“件”为保管单位的归档办法有利于事业单位档案工作的计算机管理，为事业单位档案信息化的实现奠定基础。
（二）减轻了档案人员的劳动强度。由于事业单位发展的目标是以增加经济效益为目的，以最低的人员投入获得较高的经济效益，因而多数事业单位档案人员身兼数职，工作繁忙。实行新《规则》后归档文件是随办随归档，将整理工作化整为零，减轻了集中整理的压力，从而大大减轻了立卷人员的工作强度。
（三）降低了档案人员的业务“门槛”。事业单位档案大部分采用装订形式，档案人员在具体立卷工作中不仅要考虑文件的类别划分，照顾案卷厚度等问题，还要拟写出反映卷内文件内容的案卷标题，这就要求立卷人员既要有较高的业务素质，又要熟悉本单位的业务，同时更要具备一定的档案专业知识、具有一定的文化素养和一定的实际操作能力。而在实际工作中.多数事业单位档案立卷人员工作不稳定，调动频繁，这就很难确保案卷的质量，不得不在年初或年中立卷时，邀请档案局业务指导人员帮助立卷，这种做法既增加了档案行政管理部门的业务量，又为事业单位增添了不少麻烦。而实施以“件”为保管单位的归档方法，则不需要订卷及拟写案卷标题，并便于拾遗补漏，从而降低了立卷人员的实际操作难度。
（四）解决了档案利用时的保密问题。传统的立卷方法所产生的案卷都是由较多文件组成，在提供利用时，有时利用者往往只得要其中的一份文件。但因不能拆卷，档案部门只能整卷提供，极易造成泄密事件的发生。实施以“件”为保管单位的归档方法，就会解决档案利用时的保密问题。
（五）便于复制档案。事业单位业务人员外出联系有关事宜经常需要单份文件，档案部门在提供利用或对档案进行扫描、复印时，必须将案卷拆成散页才能进行，拆卷再装订的过程不仅增加档案人员的工作量，同时也破坏了档案原件。实施以“件”为保管单位后，既节省了人力物力，又便于扫描、复制和提供利用。
二、具体做法
（一）随办随归。我们在实际指导过程中发现，基层档案人员对“随办随归”的认识存在一定的偏差，有人认为随办随归的做法其主要内容是无论收文发文，只要形成一件就归档一件，不进行其它形式的整理，这种做法违背了档案归档原则，把档案管理变成了文件管理。实际工作中，我们强调，“随办随归”中的“办”指的是办结而不是办理，因此文件应在办理程序结束后才能归档。我们在纠正这种认识偏差的同时，针对各事业单位的实际情况开展了方向性的指导工作，对于那些档案数量不太多的事业单位，我们指导他们结合平时的工作，做到随办结，随存档，将整理工作做在平时。对形成文件较多的事业单位，我们指导该事业单位在随办结随归档的同时，其档案部门变一年一次接收归档为多次接收归档。
（二）归档鉴定。根据档案鉴定工作的原则（即根据事业单位需要和为国家积累历史文化财富的需要，用历史的、全面的、发展的、效益的观点，正确分析和鉴别档案保存价值，明确划分档案的保管期限），事业单位首先建立明确的档案价值鉴定标准，其次确定事业单位归档与不归档文件的范围，有效预防了“有文必档”情况的发生。
（三）分类方法。由于新《规则》对归档文件的分类方法赋予了很大的灵活性，根据试点事业单位的具体情况，结合目前大部分事业单位档案管理采取手工与计算机并用的特点，我们对党群工作、行政管理、经首管理、生产技术管理四大类档案的分类采用了年度一问题一保管期限分类法。
（四）档号设置。事业单位实施了以“件”为保管单位的归档方法后，其档号设置也要相应发生变化。从试点情况看，对于事业单位档号可由分类号、保管期限、件号组成。
（五）其它方面。事业单位档案盒排列方法保持原事业单位档案排列方法，而在事业单位归档文件的排列、编目、装盒方面的工作与实行新《规则》后机关归档文件整理工作方面的要求相同。
三、结论
总之，通过在事业单位实施以“件”为保管单位的归档办法，我们认为《规则》在事业单位的应用既适应现实工作的需要，又立足于未来的现代化管理，并由于具有较大的灵活性和很强的可操作性，受到了事业单位档案工作人员的欢迎，必将成为今后事业单位档案立卷发展的趋势。
参考文献：
[1]张红霞.事业单位电子文件种类格式及归档技术方法现状调查[J].办公自动化，2009（06）.
档案分类管理办法篇10
一、加强婚姻登记档案管理，服务于和谐社会建设
建设社会主义和谐社会，必须加强社会建设和完善社会管理体系，要以扩大就业、完善社会保障体系，理顺分配关系，发展社会事业为着力点，认真解决人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题；倡导人与人和睦相处，增强社会和谐基础。婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记过程中形成的历史记录，是证明当人婚姻状况的真实凭证。婚姻关系是家庭关系中重要关系成分，是家庭存在的基础，家庭是社会的基础和细胞，家庭和睦自然是社会和谐的基础。因此，作为记录婚姻关系的婚姻登记档案，不仅记录着婚姻当事人的相关信息，与个人生活诸环节密切相关，而且由于婚姻关系与财产关系的密切联系使其在公民办理财产分割、继承、申报登记等诸多事务中发挥着不可或缺的凭证作用。由此可见，婚姻登记档案的管理从微观角度事关“人民群众的最直接、最现实、最关心的利益问题”，直接与和谐社会的建设有着密切的联系，从而成为档案工作服务于和谐社会建设的一个切入点。
二、婚姻登记档案管理的现状
《婚姻登记档案管理办法》颁布后，笔者通过调查，发现婚姻登记档案管理普遍存在三个方面的问题：保管分散、损毁遗失严重、利用不规范。
1、多机关分散保管。婚姻登记档案的形成机关是各级婚姻登记机关。民政局的婚姻登记处所形成的婚姻登记档案也是一部分移交给了同级档案馆，一部分保存在本机关，而移交的年限又无统一规定，存在随意性，从而形成婚姻登记档案由乡（镇）、街道办事处、民政局婚姻登记处、档案馆多处分散保管的现状。其它县区也同样是档案馆、民政局婚姻登记处、乡（镇）街道社事办分别保管有不同年代的婚姻登记档案。
2、档案遗失损毁严重。据调查，婚姻登记档案普遍遗失、损毁严重。档案虫蛀、鼠咬、水浸现象十分普遍。究其原因，主要是婚姻登记档案管理不规范，归档不及时甚至不归档，整理不规范甚至不整理，无专人、固定地点保管造成的，同时也存在人为损毁遗失现象，如本文开篇所载的柳桥乡婚姻登记档案遗失案，就十分典型。
3、档案利用不规范。据调查，婚姻登记档案保管部门在提供利用过程中，多数未建立档案利用制度，不严格按程序办理，对利用者身份审查不严，保密措施不健全，利用情况未作登记，利用效果未作统计分析，造成在利用过程中对登记内容失泄密，甚至档案原件遗失，既损害了婚姻登记当事人的权益，又造成了严重的社会影响。
三、曹县在建全和完善档案管理中的做法
今年以来，山东省曹县婚姻登记处严格按照《婚姻登记档案管理办法》规定，强化婚姻登记档案管理软、硬件建设，建全和完善档案管理工作机制，认真做好婚姻档案规范化管理工作。
1、健全制度，完善工作机制。曹县婚姻登记处以《婚姻登记档案管理办法》为基础，先后制定了《档案管理制度》、《婚姻登记印章管理》、《财务管理制度》、《婚姻登记证书管理制度》、《婚姻登记档案工作保密制度》、《婚姻登记档案材料归档制度》和《安全防火制度》等相关工作制度；并严格按照婚姻登记档案管理要求，认真做好婚姻档案资料的收集归档、分类立卷、装订保管工作。同时，曹县民政局高度重视婚姻登记档案管理工作，将婚姻登记档案管理工作纳入年度目标考核体系，建立了分管副局长主抓、婚姻登记员负责落实的工作责任机制，为婚姻登记档案管理工作走上规范化，提供了强有力的领导组织保障。
2、完善设施，提高管理水平。在建立了高标准档案室的基础上，购置了密集架21列，配备了空调、计算机、打印机、除湿器、灭火器和温湿度计等硬件设施，确保了婚姻登记档案的长期保管保存。档案材料都实行立卷归档，专柜存放，在分类归档过程中，婚姻登记员将所有档案材料归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机统一排版、打印，并对所有经整理后的归档材料，全部及时输入计算机进行统一管理，进一步提高了科学管理水平。
3、强化学习，增强业务素质。为进一步促进婚姻登记档案的规范化和科学化管理，曹县婚姻登记处定期组织全体干部职工学习相关业务知识，并将婚姻登记档案管理有关标准和要求制作成标牌统一上墙，便于婚姻登记员随时参照、学习和掌握。还定期开展婚姻登记档案管理工作分析会，集中对档案管理方面出现的问题进行讨论分析，以便于及时有效解决。
曹县婚姻登记档案的规范化管理为婚姻当事人及时进行查询提供了方便，进一步树立了曹县婚姻登记处为民服务的良好形象。
四、加强婚姻登记档案管理的对策
加强婚姻登记档案的管理，是维护婚姻当事人的合法权益的需要，是促进民政档案工作规范化管理的需要，是构建和谐社会的需要。
1、加大对婚姻登记档案工作的投入
婚姻登记工作是民政工作的重要工作之一，婚姻登记档案也是民政档案的重要组成部分。因此，加强婚姻登记档案管理必须在人、才、物上得到充分保证。一是建立婚姻档案管理工作领导小组。民政部门和乡镇必须明确相应的分管领导，有专兼职婚姻登记档案管理人员，形成一级抓一级，层层抓落实的工作格局。二是婚姻登记主管部门要加大对婚姻档案工作的经费投入，改善婚姻档案工作的软硬件条件。三是从事婚姻登记档案工作人员要有相对的固定性，不能频繁更换。
2、加强对《婚姻登记档案管理办法》的学习
婚姻登记机关要采取多种形式加大《婚姻登记档案管理办法》的宣传学习。可以采用召开民政干部大会、张贴标语、发宣传资料等形式宣传学习《婚姻登记档案管理办法》，提高婚姻登记工作人员对婚姻登记档案的管理水平，促进婚姻登记工作人员掌握婚姻登记档案工作体制，明确工作职责，掌握婚姻登记档案归档范围、管理方法，明确婚姻当事人、公检法机关以及律师等利用档案的程序。通过学习《婚姻登记档案管理办法》，使从事婚姻登记档案管理工作的人员掌握婚姻登记档案从收集、整理、保管、利用等环节的工作方法、手段、程序和条件。
3、完善相关工作制度
明确规范化管理婚姻登记档案工作既是一项基础性工作，也是一项政策性很强的工作。要认真贯彻实施《婚姻登记档案管理办法》，从婚姻登记档案的收集、整理、保管和利用等各项工作，制定相应的规章制度。如制定档案人员岗位责任制度、档案归档和不归档范围制度、档案立卷归档制度、档案借查阅制度、档案保密制度、档案保管保护制度、档案移交制度和档案销毁制度等，确保婚姻档案管理人员有章可循。还要形成有效的监督机制，保证制度的落实。
4、严格执行《婚姻登记档案管理办法》
婚姻登记机关要改变传统整理婚姻档案办法，严格按照《婚姻登记档案管理办法》规定，将婚姻档案分为四个类，即结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记类、撤销婚姻登记类。在每一类中，按一对当事人为一卷，进行装订；案卷的排列按年度、月份进行；每类从1开始各编一个流水号；装盒按案卷流水顺序号装；根据《婚姻登记档案管理办法》认真填写第每卷的归档内容、档案盒封面、背脊内容等。
5、加强业务指导
婚姻登记主管部门要定期和不定期对婚姻登记中心和乡镇社会事务办公室婚姻登记档案进行业务检查、指导。若发现归档不及时、整理不规范、保管不安全等问题要及时予以纠正。
6、准确及时提供利用