档案管理的目的和意义篇1
关键词:建设工程档案;收集;整理;保管;利用服务
中图分类号:G271文献标志码:a文章编号:1673-291X(2010)14-0181-02
工程建设是几乎每一个城市、每一个单位无法避免的基本经济行为,它对城市文明与社会经济的发展起到不可估量的作用。因此,如实记录和保管建设工程档案,就显得十分重要。本文就单位建设工程档案管理的意义、收集、整理、保管和借阅问题略陈管见,以为单位建设工程档案的管理提供思路。
一、建设工程档案及其管理的含义
建设工程档案的定义,理论上虽不存在根本的分歧,但定义方式并不相同。如有人指出,工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料[1]。该定义是以价值判断为视角的,但定义中所说价值缺乏可操作性的标准。又如有人指出,重点建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的应当归档保存的文件材料,即:建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体材料[2]。此定义则从档案的自然形成范围确定其外延,但失之杂乱,毫无档案确立的标准。可以说,上述定义均具有合理性,但未能就档案本身的功能与外延进行充分的结合。
笔者认为,建设工程档案是指在工程建设项目的立项准备、立项申请、决策、建设、验收、交付使用与维护等过程中形成的能够体现建筑本身的历史、为今后确定工程质量责任、解决可能产生的纠纷以及进行后续维护具有基础性意义的各类纸质或电子介质记载的文件材料。这一定义旨在从档案本身的价值与功能出发,确定建设工程档案的外延。
建设工程档案的管理,是指对建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。换言之,建设工程档案的管理是一个系统工程,它始于工程项目的提出,伴随工程有关建设进程,终于档案法定保存期限截止,并供工程酝酿建设开始后的各个时代有正当需要的人士和机构查阅。建设工程涉及立项单位、建设单位、建筑单位、监理单位、管理单位等等多个部门,涉及人员及档案材料众多,一项建设工程在不同的单位均有相应的档案材料,因而很难在一个部门形成完整系统的建设工程档案,具有复杂性。
收集、整理和保管好建设工程档案,做好建设工程档案的查阅服务,具有非常重要的意义。档案是人类文化的载体,建设工程档案则是人类建筑文明发展的记录,是研究建设工程历史文明的基础材料。同时,档案是产生工程质量责任和法律纠纷的基本证据材料,对于分清建筑责任、解决纠纷具有不可估量的意义。
二、单位建设工程档案的收集
所谓档案收集,就是档案馆根据各种线索,到社会上找寻、征集有关的档案资料。所谓档案征集是指档案馆以收购、动员捐献、复制副本等多种有效办法,将散存在社会上和个人手中的档案收集进馆集中保存的工作[3]。这是从国家档案馆的职能上对档案收集的定义。从建设工程档案视角来看,其档案管理部门众多,既涉及土地管理部门,建设审批管理部门,环保消防等部门,也涉及业主、建筑单位等,因而就每个单位的档案管理部门而言,其档案的收集范围要比国家档案馆收集档案的范围小的多,主要是对本单位各职能部门在项目建设和使用维护过程中产生的各类文件进行找寻、征集。因此,一般的建设项目,其档案往往由各职能部门及业主、建筑单位等各自管理,只有一些对于国家具有重大意义的建设项目,才可能在一定时期统一由国家档案馆收集档案。本文仅对单位自行建档的建设项目档案管理予以论述。
建设工程档案收集是档案管理的第一步,是基础环节,具有重要的意义。收集档案是档案工作的物质前提[4]。建设工程档案是随着建设项目的酝酿和建设而形成的,往往是由本单位不同的部门提出、论证、决策和实施,因而相关文件也往往在这些部门保存,一般很少同时向档案部门提交。因此,档案部门一般是在项目建成之后向各部门收集文件。如果这些文件不能收集,则档案管理就成了无源之水,无本之木。
单位建设工程档案收集应当注意以下问题:
第一,应当注意档案的收集范围。建设工程所涉及的文件相当多,从项目的酝酿提出就会产生动议性文件,之后逐渐产生论证文件、决策文件、土地使用权文件、报批文件、设计文件、交付文件、试用文件、维修保养文件等等,这些文件可能是文字文件、图形文件、声音图像等模拟与数字电子文件等。因此,其收集范围广泛,并不以是否为本单位制作文件为限,即凡是本单位制作的和职能部门下发的有关该建设项目的文件均在收集之列。收集目标更不以纸质文件为限,电子文件亦是建设工程的历史记录,自应收集。
第二,应当注意归档时限,及时归档。档案是对事件的真实历史记录,收集时间距离档案文件产生的时间越长,越有可能发生档案文件丢失、人员变动导致收集不便等问题。因此,国家对各类档案的归档时限都有严格要求,特别是专项档案的移交。一般建设项目的归档,亦应依法在规定时限内归档。
第三,建立单位内部建设档案归档程序。没有规矩不成方圆,只有把建设工程档案的归档程序确定了,才有可能保证归档的顺利进行。因此,单位应当通过制定建设工程档案归档程序,明确档案归档的时限、归档文件的份数、归档文件的原始性要求与可读性要求、各部门负责人的确定和专职与兼职档案管理人员制度、各部门向档案管理部门移交建设工程档案的程序等制度,并规定未依据规定作为的应当承担的工作责任,以保证建设工程档案的顺利收集。
第四,档案管理人员应当主动收集档案。本单位一旦有工程项目建设,档案管理人员就应当主动联系各部门档案负责人和专兼职档案员,了解工程进度和工程基本情况,做到心中有数,在工程结束后及早向各职能部门收集档案文件材料。档案管理人员不应坐在办公桌前坐等建设工程档案,这样很可能丧失最佳的档案收集时机。
第五,建设工程档案收集应当有所侧重。档案收集不能眉毛胡子一把抓,否则档案馆再大也无法满足档案收集的需要。因此,建设工程档案在收集时应当有所甄别,对于工程决策、审批资料,工程设计图纸,施工材料与施工方案等根本性资料应当尽可能地收集齐全,对于工程建设的评价等资料则可以不收集或少收集。
三、单位建设工程档案的整理
档案整理工作是整个档案管理活动的核心内容,是档案工作者日常工作的基本内容之一。由于单位建设工程往往在建设之初的命名与竣工或使用时的命名不同,各部门移交的文件材料不规范,或者不齐全,因而常导致单位建设工程档案的整理困难。因此,单位建设工程档案的整理是一个较为复杂的问题,单位档案管理人员应当根据工程与单位实际,采取灵活的归档与整理策略和规则,不宜以定式常法为据。
单位建设工程档案的整理,虽然难以定法对待,但仍有条理可循。
第一,以时间为轴进行单位不同建设工程档案的整理。档案是人类活动的历史记载,档案的客观性使其仅仅记录事件而不对事件进行评述。因此,编年体史书的时间主轴编写方式非常适合档案整理。故此,单位存在不同建设工程的,其档案应当以工程先后时间为序进行编号整理。在整理时应当以工程竣工日期为建档顺序,而不宜以工程批准或动工日期为序建档。这是因为工程竣工日期单一明确,一般不存在模糊问题,而批准日期则因工程批准部门较多,日期一般不统一,难以确定以哪一批文日期为准,容易形成标准不统一的问题。同时,有时文件规定的动工日期与实际动工日期不一致,因而也难以作为归档整理标准。
第二,同一个工程项目档案文件的整理可根据工程保管期限分类整理。同一个工程项目档案的保管期限有永久、长期、短期之别,为了便于定期销毁短期与长期档案,永久保存部分重要档案资料,对于档案材料依据保管期限分类整理颇为必要。
第三,同一个工程项目档案可根据可行性研究文件、设计文件、工程项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、维修保养文件等分类整理。这样使建设工程的档案材料更加完整有序,便于日后的档案查找。
第四,以文档内容为卷内各分类文档建立目录题名。同一工程的卷内文档较多,为便于查找,需要编写目录题名。简单的以拼音字母与罗马数字组合编写目录题名不便于查阅,难以与数字档案馆建设目标相衔接,故此,应以文档主要事项为题录,如某某项目可行性报告等。
总之,单位建设工程档案的整理是一项较为复杂的工作,应当以高度的责任心认真对待,科学整理,既要考虑工作效率,又要考虑档案在将来的查阅和销毁,不能简单应付。
四、单位建设工程档案的保管
单位建设工程档案的保管是根据本单位建设工程档案的介质和状况所采取的存放和安全防护措施,主要包括档案的库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专门措施等。
一般而言,纸质档案可以采取与图书相似的办法保管。但是对于一些特殊的档案文件,如照片和声像资料,则不宜以上架摆列方式保管。因为照片的载体质量虽然相对可靠,但长期保存可能会变黄、龟裂、变形、发霉。以录像带、录音带为载体的声像资料,可能因为温度、湿度及防磁要求不达标而导致影像质量失真,加之经常性的复制,导致资料清晰度下降,保管成本高。
因此,对于照片、以录像带、录音带为载体的声像资料,应当利用现代科学技术加以保存。如对于照片档案文件,可以通过扫描仪扫描、数码相机翻拍等技术转化为电子图像,然后加以保存,同时对照片采取常规方法保存。对于以录像带、录音带为载体的声像资料,则可以通过数字技术保存为数字文件,如mp3、wma、aSF、wmV、Rm等文件,同时保存原始录像带、录音带。应当注意的是,在以数字方式保存以照片、录像带、录音带为载体的声像资料时,应加注说明性题名,并在属性选项注明制作日期、原资料日期、原资料制作单位与个人等基本资料,以便于查阅。
五、单位建设工程档案的利用服务
随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源。档案馆作为积聚大量富有价值的档案信息的专门机构[5],必将广为信息寻求者所利用。单位内部或因工作需要,或因学习建筑设计,均可能借阅单位建筑工程档案。有时还存在外部人员借阅单位建设工程档案的情况。故此,做好档案的利用服务,是档案管理人员的又一核心工作。
单位建设工程档案管理人员应当在法律规定的前提下尽力做好档案利用服务工作。
第一,利用单位建设工程档案应当符合法律规定的查阅条件,档案管理人员不得违法出借单位建筑工程档案或提供摘抄、拍照等档案复制服务。单位建设工程档案有档案与非档案,档案亦有密级之别,故此,哪些档案可以查阅,哪些不能查阅,哪些机构或人员可以查阅,均需要依法进行。
第二,单位建设工程档案的利用应当遵循法定程序和单位规定的查档规则。档案利用,特别是档案,应当严格按照法律规定的程序,通过申请、核准、查阅等基本程序,而且查阅地点、方法等均须符合规定。
第三,在合法前提下,单位建设工程档案管理人员应当积极提供查阅检索服务,运用以“利用者为主体”的管理树立以“利用者第一”的观念[6],必要时应向查阅者说明档案文件的背景、内容和文件变迁历史过程,以便于查阅者能够迅速准确的获知需要的信息。
第四,单位建设工程档案管理部门应当着力建造档案的电子检索系统,并提供电子查阅与纸质查阅的共时服务。面对越来越多的档案材料,靠人工检索费时耗力,效率低下,故此,建设数字档案馆是档案馆建设的基本趋势,应该努力建立纸质档案的电子检索数据,方便查阅。
单位建设工程档案的管理是一项复杂而意义重大的工作,不仅要求档案管理人员具有高度的责任心和良好的工作技能,还要求单位内部各部门的充分合作与配合。档案管理人员在档案的收集、整理、保管和利用服务中,应当做到依法、及时、认真和便利服务,促进单位建设工程档案管理工作。
参考文献:
[1]赵克云.做好工程档案管理探讨[J].现代商贸工业,2008,(3):125-126.
[2]陈玉燕.谈重点建设项目的档案管理[J].工程建设与设计,2006,(12):102-104.
[3]冯国安.档案收集与开发档案信息资源[J].档案与建设,1995,(9):28-29.
[4]谢爱芹.档案收集是档案工作的重要基础[J].山东电力高等专科学校学报,2006,(2):92-94.
档案管理的目的和意义篇2
摘要：档案管理信息化也可以说是一种全新的档案管理模式，主要是在现代计算机技术以及网络技术的基础上进行建立，最终实现智能化以及规范化的档案管理。现阶段我国档案管理信息化建设仍然存在诸多问题，为在真正意义上实现对档案资源管理的信息化，必须实现对其中存在问题的有效改善。这不仅对档案管理工作自身发展有重要意义，同时对社会以及经济发展有积极作用。
关键词：档案管理；信息化；途径；方法
1档案信息化建设的主要目标及意义
我国有多部法律法规对档案管理工作进行规范，同时这对档案管理工作也有一定的指导意义。《全国档案事业发展“十五”计划》是由我国档案主管部门颁布，其中主要对档案信息化建设主要目标以及意义进行明确。首先是实现档案信息化管理标准的制定，然后借助科学技术对档案管理应用软件进行管理与推广。电力文件以及电子档案的管理力度也要不断加强，保证电子档案的积累以及利用。为在真正上实现对现全国档案网络信息的建立，必须实现对区域网络的有效规范与联通，最终实现构建国家信息网络的目标。加强档案信息资源合理配置以及科学管理是实际进行档案信息化建设的主要目标，这不仅对档案信息资源实现数字化与标准化有重要意义，同时还可在一定程度上促使档案信息资源的网络化以及系统化。
基础设施建设、档案信息资源建设以及应用系统建设是档案信息化管理体系的重要组成部分，同时标准规范建设以及人才队伍建设也在上述范围涵盖之内。我们可以将信息化建设进行一种形象化的比喻，这也对该项工作的重要程度进行直观体现。上述因素与档案资源信息化之间存在不可分割的密切关系，必须进行科学的协作才能在真正意义上进行档案信息化体系的建设。也就说在实际进行建设时必须实现对上述因素的综合考虑。
2国内档案管理信息化建设中存在的问题
2.1馆藏档案存储的问题
经过长期的实践与发展，我国档案管理工作已经取得显著成就，但在实际运行中还是存在诸多问题，这对档案管理工作的顺利进行有极大的阻碍作用。在传统的档案信息管理工作中，纸张是档案储存的主要形式，磁带、录像带以及部分电子文档资料只是作为一种辅助介质存在于档案资料管理中。纸质文件在实现永久保存以及备份时存在一定的难度，外界环境会对纸质档案造成严重损坏，同时需要对空间进行大量的占用。现阶段处于信息大爆炸时代，信息的不断增多导致档案数量也在不断增加，在这种环境与背景之下，仓储费用以及管理成本也在呈现出不断增加的趋势。
2.2档案管理模式的问题
现代社会科学技术在不断发展与进步，先进的科学技术以及信息手段已经逐渐实现在生产生活各个领域的广泛应用，这对人类社会的进步与发展有极大的促进作用。为在真正意义上实现档案管理的信息化，必须实现对科学技术合理运用。计算机辅助管理的手动模式是现阶段实际进行档案档案管理时主要应用的模式，其中主要包括档案的管理、接收以及利用等。这种管理存在极大的不科学性，不仅不能实现对工作效率的有效提升，同时导致档案资源的充分利用存在较高难度。
2.3信息查询困难的问题
传统的档案管理工作已经不能满足时代的需求与发展，必须结合实际情况以及先进的科学技术对其进行改革与创新，这是从根本上促使档案资源实现信息化管理。手工查询是现阶段进行档案信息检索的主要办法，检索流程从查案件目录开始，一直到办理相关手续结束，其中还包括是查阅文件目录以及通知库房调卷等。纸质文件在一定程度上加大文件检索工作的难度。查询的途径不够全、查全率低以及查准率低问题长期存在于档案检索工作中，也没有得到有效的解决，最终导致文件丢失以及损坏现象的出现。
3实现档案管理信息化的途径与方法
3.1配备统一、专业的管理设备
将纸质档案信息转化为信息化信息.就是为了让档案信息变成动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，必须配备统的管理设备。实现计算机在档案部门的全覆盖。利用计算机档案管理系统可现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为档案管理实信息化提供硬件保障。
3.2建立科学的安全管理制度
档案管理的服务性Q定了档案馆要尽可能多地开发档案信息，以便提供利用，以达到档案信息利用功能的最大化，实现档案信息资源共享，其核心是建立完善的安全管理制度和针对信息化档案的一整套严格的安全措施，从每一个环节解决信息失真的隐患。
3.3健全与档案管理信息化相关的标准与规范
档案信息化建设的目的是保证用户能高效、快捷、简易地获取档案数据库中的信息。这要求档案数据库中信息存储与呈现必须实现标准化与规范化，兼顾国际标准，做到标准规范，避免档案信息资源的重复开发、利用率低等问题，为实现档案信息资源共享奠定基础。
3.4加强高素质档案管理人员的培养和引进
档案信息化建设的核心内容，就是开发利用档案信息资源，并与档案管理工作有机整合。档案信息化建设是一门专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能，全面了解和自觉执行档案信息管理方面的法律、法规、制度和标准。
4我国档案管理信息化建设的发展方向
随着全球信息化、信息化技术的发展，信息的信息化可共享程度要求也越来越高。我国的档案管理正在向着全面的信息化发展，所谓的全面信息化不仅仅是让档案资料成为电子化文档，而是要利用网络和计算机技术让档案信息化资料成为可利用、可开发、可共享的优质化信息资源。因此在信息化建设中应当着重建立规范的统一的信息化转化、管理、利用的标准，以此便于信息化档案资料能够被合理的利用和开发。档案管理信息化建设的发展方向是建设信息化档案馆。所谓的信息化档案馆，不是单指某一个档案馆，而是通过计算机网络连接在一起的若干档案馆群体。
参考文献
档案管理的目的和意义篇3
关键词:乡镇档案新农村建设
党的十六届五中全会明确提出了“建设社会主义新农村”的战略目标，这是党中央总揽全局、高瞻远瞩，顺应潮流、深得民心的历史选择，是符合国情、利国强农的重要部署，是加强农业、繁荣农村、富裕农民的重大举措。档案部门围绕党和国家中心工作、服务大局，按照建设社会主义新农村的总体要求，自觉地将档案工作纳入到社会主义新农村建设之中。国家档案局、民政部、农业部于2007年12月11日以档发〔2007〕10号下发了《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》，强调要“进一步引导档案工作切实有效地服务于社会主义新农村建设，促进社会主义新农村建设档案工作的全面深入发展”。
一、乡镇档案工作与社会主义新农村建设各项事业的快速发展还存在着一些不适应
1.原有管理体制与现行的工作要求不相适应。《档案法》赋予乡镇人民政府全方位的档案工作职责，而原有管理体制却不太健全。一是管理机构不落实，档案室并非是一个工作机构，没有列入政府机构序列，没有专门的人员编制，实质只是一个档案库房;二是管理体制不顺，各镇档案人员兼职过多，面对工作任务大量增加、上级业务部门对工作的要求和群众对档案的需求越来越高，事实上光靠一名兼职人员来完成各项工作已不太现实。
2.现行机构编制与工作任务不相适应。政府机构改革以后，镇兼职档案人员仍为1名，而乡镇机关档案工作任务日趋繁重，镇级经济和社会各项事业的快速发展使档案的案卷数量和门类增加，室藏内容丰富，已成为集中管理多种门类和多种载体档案的综合档案室。与日益繁重的工作任务不相适应的是目前镇一级机关仍都不设专职档案人员，人员队伍也很不稳定。每年有四分之一到三分之一的镇档案人员变动工作。
3.传统档案工作要求与社会主义新农村建设要求不相适应。社会主义新农村建设对档案工作提出了新的要求，范围越来越宽，镇档案人员除了整理好本单位每个年度的档案和对所属单位进行监督指导外，还要做好在社会主义新农村建设中不断出现的新的工作内容的档案业务指导工作，如农村宅基地置换、村容村貌整治、农业合作社、农业园区、民营企业档案等。这些在新形势下产生的档案，镇档案人员还需要有一个了解熟悉的过程。
(三)各地对乡镇档案工作的体制和管理模式已经或正在进行着尝试
面对建设社会主义新农村实践中产生的众多变化，各地档案部门清醒地认识到新的形势对乡镇档案工作已经提出了新的更高的要求，于是各地对乡镇档案工作的体制和管理模式已经或正在进行着尝试，据笔者了解主要有以下几种:
一是湖南省双峰模式。湖南省双峰县在乡镇设立档案馆，乡镇档案馆是经乡党委、乡政府批准由县编委认可设立，具有对内对外两种职能的机构，与其他站所同级，享受同等待遇，并将档案管理人员列入公务员序列编制，做到专职专责。一般明确乡镇党委委员、办公室主任兼任馆长，配有一名素质较好的专职档案人员为副馆长，均有国家公务员身份。工作经费列入乡级财政预算。①
二是山东省胶州模式。山东省胶州市营海镇建立镇“档案信息中心”，该中心为正股级事业单位，编制4人，作为镇档案管理的职能部门集档案收集与整理、档案信息查阅、已公开现行文件利用、镇政务信息公开、镇情村情教育、档案业务监督指导等多种功能为一体。②
三是广东省东莞市大朗镇模式。2007年1月25日，东莞市人民政府办公室发文同意大朗镇建立档案馆。文中指出:市政府同意大朗镇建立档案馆，实行一套人员两块牌子，即在挂东莞市大朗镇档案馆牌子的同时，挂东莞市档案馆大朗分馆的牌子，业务上接受市档案局指导。③
四是村档乡管(村档乡管村用)模式。湖南省怀化市从村级档案工作的实际情况出发，采取村档乡管村用的模式。2006年，怀化市档案局将开展“村档乡管村用”工作列入了各县(市、区)档案局目标管理责任制，要求各地选择一至两个乡(镇)进行试点。④
二、乡镇档案工作的发展对策
(一)转变理念——把社会主义新农村建设档案工作当作一项专门事业
1.强化乡镇档案工作是适应我国国情的需要。从我国实际情况出发，乡镇是形成档案的基础，农业农村人员在档案利用者队伍中占有很大比例，尤其是随着民主的进一步深化，我国对民生问题的进一步关注，如果社会主义新农村建设档案工作基础不扎实将会留下巨大的遗憾。
2.把社会主义新农村建设档案工作当作一项专门事业来规划和发展。我国乡镇档案工作经过近60年的努力，取得了较为全面的发展，已经突破了管理本机关档案的范畴。根据《档案法》、《乡镇档案工作试行办法》、《政府信息公开条例》等法律、法规的规定，乡镇政府档案工作的职责归纳起来有五大任务，即管理好本机关档案;监督指导本乡镇所属单位和其他组织的档案工作;开展政府信息公开工作;为基层单位和人民群众提供档案利用服务;提供政府公开信息的公共服务等。为此，我们必须因势利导，在思想认识上提倡和逐步普及一种观念，即改变传统的乡镇档案“工作”观念，树立乡镇档案“事业”的意识。要推进这样一项专门事业的健康发展，必须要切实加强领导，要把档案工作列入国民经济和社会发展计划，给予机构、人员和经费上的保证。做到确保四个到位，即思想到位、组织到位、措施到位、工作到位。形成管理有序、工作有效的档案工作网络，把乡镇档案工作建设成为一项专门事业。
(二)创新体制——探索出适应社会主义新农村建设需要的乡镇档案管理模式
1.探索并施行适应社会主义新农村建设需要的乡镇档案管理模式的意义。“乡镇档案工作的模式”既包括机构设置、人员配备等乡镇档案工作的体制问题，又包括乡镇机关与所属单位之间的监督、指导和互动等乡镇档案工作的运作机制问题，还包括整个乡镇档案信息和实体的流向等实体管理问题。
建立科学的乡镇档案管理模式具有十分重要的意义，一种好的模式可以产生长效机制，起到决定性、改革性作用。原来传统的乡镇机关档案工作模式是在计划经济时代形成的，在当时具有一定的合理性，但同时也明显地体现出阶段性。现在随着我国经济体制的深刻变化以及社会主义新农村建设的深入，原有的模式在体制、机制和档案管理方式等诸多方面都显现出了不相适应之处，我们只有通过对乡镇档案管理模式的积极变革才能实现新的适应。
2.探索适应时代要求的档案工作管理模式。根据各地探索的经验，我们需从中总结出一种相对科学可行的组织形式在我区进行试点，并在取得成功后加以推广，使乡镇档案工作的机构和人员得以真正落实。2008年，我区档案局研究完成了由上海市档案局立项的《社会主义新农村建设中的乡镇档案管理模式研究》的科研项目，并已在庄行镇建立了档案工作的实体机构——“庄行镇档案信息服务中心”，由办公室主任兼任主任，原镇机关档案人员为专职副主任、另配一名档案协管员，形成由镇党委、政府领导全镇档案事业，党政办是档案工作的负责机构，镇档案信息服务中心是乡镇档案工作的事业服务机构的管理模式。镇档案信息服务中心作为全镇从事档案工作的实体机构，负责对乡镇机关及辖区所属单位档案工作进行规划、监督、指导，并对档案实体进行管理、提供利用服务。从而确保《档案法》规定的乡镇政府在档案工作中对档案实体的保管利用和对基层档案工作的监督指导两大职能全面履行。
(三)经费保障——把社会主义新农村建设档案事业发展资金列入公共财政预算
在区、县档案事业经费年度预算中，把社会主义新农村建设中发展乡镇档案事业的经费列入预算，用于乡镇机关和基层单位合格档案室建设，解决必须的档案装具，为基层档案工作的正常开展创造必要条件。同时按照《档案法》要求，对在发展乡镇农村档案事业中贡献突出的集体和个人给予适当奖励，推动乡镇档案事业的不断向前发展。
“城市反哺农村”的理论和实践告诉我们，我国经济的不断发展为各级政府在社会主义新农村建设中加大政府的财政投入提供了可能。党和国家把努力解决“三农”问题摆到了十分重要的位置，在社会主义新农村建设实践中，各级政府、各行业主管部门的财力不断向农村倾斜。档案行政管理部门要在建设社会主义新农村伟大事业中有所作为，就必须在发展乡镇农村档案事业中争取主动，加大投入，以确保乡镇农村档案事业的发展与整个社会主义新农村建设大目标的实现相适应、相协调、相配套。
(四)法律保障——通过法律、法规的修改和业务规范的制订加以保障
社会主义新农村建设档案工作的问题要得以根本解决，还需要从法律、法规上加以保障。为此，我们要充分利用本次国家对现行《档案法》进行修改的机会对此有所突破。
1.在《档案法》修改中，首先应明确规定乡镇人民政府对档案工作的领导职责。现行《档案法》第四条规定:“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”。但《档案法实施办法》第五条却将其限定为“县级以上各级人民政府……”。由于没有明确的法律规定，乡镇人民政府即使不重视档案工作也无法追究其任何法律责任，因此，法律、法规应明确规定“乡镇人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入本级国民经济和社会发展计划”。
档案管理的目的和意义篇4
[关键词]开放档案管理档案管理开放档案编研
[中图分类号]G271[文献标识码]a[文章编号]1009-5349（2016）06-0115-01
所谓开放档案就是将可以公开的和已经满保密期限的档案进行解密，使档案解除“紧闭”，向社会开放。利用者只要办理一般的手续之后，就可以利用这个档案了。从目前我国的具体情况来看，各级各类国家档案馆保管的档案自从形成之日起满三十年的档案，除未解密或者需要控制使用的以外，均可以面向社会进行开放。我国公民凡是持有合法的证明，经过档案馆的同意并签订相关的借阅手续之后，就可以使用开放的档案；外籍人口使用我国开放的档案，必须要有我国相关部门的介绍信或者是证明，并经过省级以上档案事业管理部门同意后方可使用。档案馆应当积极汇编档案史料，系统地面向社会公布档案信息。
一、开放档案管理的意义分析
开放档案管理在档案管理中具有重大意义，对于使用者而言，开放档案能够给予其更好的机会对档案进行分析和利用。其意义表现在以下几个方面。
第一，开放档案管理是我国档案管理战线上档案管理制度改革的一个新成果。它不仅简化了使用档案的手续，缩小了保密范围，并且还为各单位使用档案提供了方便。
第二，开放档案的使用有利于我国的经济建设和现代化建设，是繁荣科学和文化事业的一项新政策，对发展我国社会主义物质文明和精神文明的建设，也产生重大而深远的影响。
第三，开放档案将推动我国档案事业的健康发展，使档案管理工作能够上一个新台阶。档案馆理工作将由注重基础性工作，逐步转移到档案使用的工作来；由被动零散的档案管理工作，逐步过渡到大量地、系统地提供档案，主动、积极地为社会主义各项事业服务上。
第四，开放档案与系统公布和出版档案史料一起，将为历史科学的研究，保存、整理祖国的珍贵文化遗产，维护历史的真实面貌做出重大的贡献。
二、开放档案管理的要求和措施分析
开放档案管理是新时期一项重大又十分艰巨的历史任务，它向档案工作者提出了新的更高的要求。
第一，要继续解放思想，正确地处理开放与保密二者之间的关系。这就是要消除过去过分强调档案管理是阶级斗争的工具，过分强调档案管理工作的机要性而不敢公开档案“左”的影响，充分发挥档案管理历史活动真实记录的重要性。其实在我国三十年以前的档案管理，绝大部分不会涉及到党和国家的机密，需要控制的只有其中一小部分。但是开放档案管理还是要有限制性的，只可开放有利于社会主义现代化建设发展，无损国家、民族、军事、外交和科技等利益的档案。
第二，必须制订出切实可行的开放方法和必要的制度，研究和确定具体的开放控制范围，审查和调整部分档案的密级，编制出合理的开放档案目录。
第三，必须把开放档案和各项社会建设密切联系起来，以开放档案为带动和促进档案业务的健康发展的动力，从而为档案管理创造出更好的条件。
第四，必须加强对档案管理的编研工作，搞好各种类型的档案汇编，以及档案的公布和出版案，以此作为开放档案的一个重要前提。
三、开放档案管理的编研工作内容分析
开放档案管理的编研工作就是以档案馆和档案室档案为主要对象，在研究档案内容的基础上，编写档案参考资料，编撰档案史料，参加历史研究和编史修志，撰写专门的档案著述。编研工作以满足社会各界使用档案的需要为目的。编研档案管理工作的具体内容包括编辑和研究，具体来讲可分为以下三个方面：
第一，熟悉与研究档案的具体内容，编写参考资料。档案的参考资料则是根据档案管理的内容进行加工融合而形成的一种资料。有了参考资料，使用者就不需翻阅大量或大批的档案文献即可以满足需求。
第二，编写现行机关的档案文集和编撰档案史料需要按照一定的作者、题目、时间和文种等相应的特征进行档案管理选编成册，这样一来，就可以在一定的范围内使用或者公开出版，比如说重要的文件汇编或者各种专题档案史料汇编等。
档案管理的目的和意义篇5
关键词：档案管理;企业;数据库;理论
在当前市场经济的不断发展中，企业为了增强其在市场中的竞争能力也在不断的追求着各种变化和管理手段的更新，档案数据管理作为当前计算机技术在管理过程中的不断应用逐步出现了管理模式的加快和进程的变化过程。数据库管理系统（DBmS）本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障，也是我们平常所说的业务支撑。
一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用
从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。”“这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”正因为如此，“说得笼统一点，档案管理理论上的所有能称得上‘重大’的分歧和争论，大都围绕着分类方法展开。”①
一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。
二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用
在社会的现代化发展过程中软件管理以成为当前计算机发展的主要因素和发展前提。由于当前软管管理的过程中切法统一性和系统性，使得当前档案管理过程中存在着不同的差异。
首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。
其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性――原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将全宗原则的诸多思想在档案数据库建设中实现，包括全宗内部管理层次、管理联系等。像文书立卷工作中要求的“保持文件之间的历史联系”、科技档案管理中的“成套性原则”等思想都可以通过数据库的设计得以体现。
第三，依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的，数据库建设各方的利益是一致的，有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。
值得注意的是，虽然全宗原则是档案管理的基本原则和方法，但它并不能解决档案管理的所有问题。由于社会实践的不断发展，全宗原则面临不少新的挑战，也因此得到新的发展，这些发展对档案数据库的建设同样产生了具体的影响。
1、全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库。
虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴，同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体，其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系，设置专门机构，提供专门的库房和设备，虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系，但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。在档案信息管理范畴，由于不同门类档案的管理差异，同一全宗内不同类别的档案也多采取分别管理的措施，比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求，采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。
2、自由来源原则为专门档案的数据库建设提供理论基础。
自由来源原则认为全宗不仅是历史性、客观性的，也可以是逻辑性的，这是对全宗理论的重大发展。像许多行业性、专业性很强的档案就要求打破传统全宗范围的限制，而按照行业或专业系统进行集中统一管理。比如城建档案、项目档案虽然破坏了各项目参与组织全宗的完整性，但却有效地维护了项目档案的完整性。在多数情况下保证后者的完整性具有更为重要的现实意义。这里的工程项目就是一个逻辑意义上的全宗单位，由此可见，全宗理论在其本身的发展过程中存在分合的演化过程，并不完全拘泥于狭义的全宗概念。
三、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理
逻辑分类法在档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。
档案管理的目的和意义篇6
【关键词】档案；信息化；工程建设
档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。
1档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。
2促进档案信息化建设的几点建议
2.1档案工作人员要树立档案信息意识.
马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。
2.2提高档案信息化水平技术
2.2.1配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
2.2.2档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
2.2.3对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
2.3提高档案信息管理水平
信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
2.3.1随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
2.3.2档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。
2.3.3“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
2.3.4从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。
3推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向
工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
3.1加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。
3.2建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。
3.3档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。
3.4数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。
4结束语
充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。
参考文献：
[1]唐宝莲,吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案,2006,(03).
[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案,2010,(03).
档案管理的目的和意义篇7
人防工程档案对国家的战略安全而言意义重大，是人民防空、和平时期人防规划建设与人防管理的重要政策依据。随着我国城镇化率的提升，城市人口也随着经济的发展而快速增长，这给人防工程的容纳能力提出了很高的要求。因此，新形势下我国人防工程的数量也在急剧增长，而且大有人防工程与民用建筑有機融合的趋势。为了适应新形势下对城市防护能力的需求，必须要切实做好人防工程的建设，这同时也离不开一套科学、完善的人防工程档案管理体系的支撑。因此，如何做好人防工程档案管理工作成为了当前在人防事业发展中亟待解决的问题。
2什么是人防工程
通常，人防工程即指人民防空工程，顾名思义即为战时能够对人员进行疏散转移、提供战时医疗服务、储备战略物资、减少因空袭造成的人员财产损失的建筑工程。这类特殊性质的建筑工程因其自身所需具备的防空功能，同在单独修建在地下、山体之中。新形势下，城市发展与城市防空需求使得人防工程通常既具备和平时期的实用性，也具备战时的保障国家战略安全的功能。全新的人防工程发展思路与设计理念使得新建的人防工程通常均具有非常良好的平战转换能力。同时，由于人防工程对于国家安全的重要意义，因此人防工程在设计标准、施工要求、原材料选型采购、竣工验收等重要项目环节与民用建筑工程均有着很大的区别，这使得人防工程档案拥有其自身的独特性与复杂性。
3人防工程档案的特殊性
人防工程档案一般是指在人防工程项目的建设过程及管理过程中，有关部门对其建设活动所手机的具有极高保存价值与战略意义的信息载体，包括文字、图片、声像、计算机数据等基于各类载体的历史记录。人防工程对于国家安全有着重要意义，其在设计标准、施工要求、原材料选型采购、竣工验收等重要项目环节均有着自身的独特之处，与民用建筑相差甚远，这些特异性因素也决定了人防工程档案相比较一般建筑工程档案而言拥有其自身的独特性与复杂性。人防工程档案中包含了大量人防工程建设环节的重点信息，具有很高的战略意义和信息价值，同时必须具备良好的安全性与完善的保密措施。目前，暂行的《人防工程档案管理暂行规定》是国家性质的指导人防工程档案管理工作的政策性、方针性、规范性文件，
4人防工程档案管理中存在的问题
4.1人防工程档案管理责任划分不科学
目前我国各地方的人防工程档案的管理职责普遍存在划分不科学的现状。因人防工程档案的特殊性，现今的人防工程档案的内容构成较为复杂。新形势下的人防工程档案在包含重要人防信息的同时也含有大量的城市建设信息。这使得人民防空管理部门与城市建设部门的档案收集工作存在业务的重叠，使得人防工程档案的管理界定较为模糊。如果单一由地方人防工程管理部门进行档案的收集、归档的话会使得人防建设与城市建设相结合的部分无法再城建部门得到有效的收集与备案，阻碍了人防工程档案数据的科学管理。如何正确处理人防工程档案管理的职责划分是当前推进人防事业档案管理工作所亟待解决的问题。
4.2人防工程档案管理管理机制不健全
一套健全的人防工程档案管理机制是对人防工程档案实现有效管理的根本，也是规范人防工程档案管理工作规范化的需要。在目前我国各区域尤其是西部欠发达地区的人防工程档案管理工作中普遍存在缺乏完善的人防工程档案管理规定的现象，使得人防工程档案管理的开展缺乏指导性、缺乏有效性。相关规章制度的缺乏或不完善使得这些地区的人防工程档案收集工作进展困难。
5切实做好人防工程档案管理工作的举措
5.1改变落后的人防工程档案管理理念
在市场经济高度发达的今天，我国的各项事业的发展模式与西方发达经济体的发展模式在中心思想上有着一定的相同之处。在市场逐渐走向高自由度高开放程度的大背景下，我国的人防工程的建设也早已不是以往单一的国家投资行为模式，已经发展为集国家、地方、集体、民营等多种经济模式并存的局势。随着人防工程与民用建筑相互融合的做法在全国范围内普及与推广，人防工程的投资者的角色已经发生了改变。人防工程管理部门负责投资建设工程部分，管理则由其合资人进行日常管理。因此，为了适应新形势下人防工程档案管理工作，有关部门必须加快转变管理理念，提升自身的管理思想意识，改进管理弊端，保障管理工作的规范化、制度化及科学性与标准性。
5.2建立健全的人防工程档案管理机制
各地区结合自身发展情况与人民防空能力的需要，制定本辖区内符合自身需求的人防工程档案管理工作规章制度，可以有效地规范人防工程的档案管理，提高人防工程档案的收集、归档效率，健全人防工程档案管理体系。一套完善的人防工程档案管理机制使得人防工程档案的定义、范围、报送、移交、归档、利用的关键环节都能得以清晰、明确，做到有法可依，有章可循。同时，通过对建设单位的严格要求与责任划分，对竣工验收技术细节的明确定义，使得人防工程的建设质量与项目管理水平均可以得到有效提升。
5.3平衡好人防工程档案的保密性与实用性
受人防工程档案自身特殊性的影响，通常在对档案进行管理中重点是在于对档案的保密与保护，忽视了其作为档案而言所必须具有的实用性的本质。长期的内部管理内部检索的模式使得人防工程档案成为不可触及的禁地，造成资源的严重浪费，使得工作人员无法对档案信息进行及时有效的了解与掌握，大大降低了档案管理工作的意义。探究人防工程档案保密性与实用性两者之间的关系，在两者之间找到一个平衡点，使得人防工程档案在保证保密性的基础上能够被有效的利用其蕴含的价值，从而助力人防工程事业及城市建设管理向好发展。
6结语
人防工程档案的管理工作不仅关乎国家核心利益与战略纵深，还紧密联系着城市规划建设与城市发展。人防工程档案管理部门应加快转变自身管理理念，建立完善的人防工程档案管理制度，在严守档案保密制度的同时，最大程度的发掘其应用潜力与利用价值，让人防工程档案管理工作更好的服务国家、服务人民。
参考文献
[1]殷亚飞.浅谈人防工程中做好档案工作的重要措施[J].科技创新与应用，2013，04：288.
[2]曹建英.如何做好人防工程档案工作[J].黑龙江档案，2007，02：53.
[3]毛汉康.人防工程档案管理工作探析[J].城建档案，2014，09：24-26.
[4]王铁男.对做好人防工程档案工作的几点认识[J].黑龙江档案，2011，03：59.
档案管理的目的和意义篇8
关键词：重点建设项目；档案管理；思考
中图分类号：G271文献标识码：a
1、重点建设项目及其档案的主要特点
1.1、重点建设项目的主要特点
一般来说，重点建设项目是指列入企业发展规划，取得企业计划、财政等管理部门批准、计划重点投资的工程。这类工程的特征如下：一是规模大，且多以企业投资为主。
二是工期长，工期要求准确，且工程意义重大。一项重点工程的建设周期，少则一年，多则几年，且很多重点建设项目要求在某个具体的重大事件或重大节口前需完工。
三是参建单位多，涉及专业广。以油库建设工程为例，就包含储运、工艺、设备、电气、自控、给排水等。
四是备受重视与关注。重点建设项目的建设在一定时期内对于提升企业形象，完善市场布局，推动当地经济发展具有十分重要的现实意义。
1.2、重点建设项目档案的特点
重点建设项目档案是一条重要的信息链，贯穿建设项目的提出、调研、可行性研究、评估决策、勘测、设计、施工、竣工、试运行等各个环节，是整个工程建设活动的真实反映。其具有以下几个特点：
一是档案数量多、保存价值高。一般的重点建设项目规模大，形成的档案数量多。而重点建设项目在建设过程中，采用的先进工艺，技术含量高，组织管理周密，使得档案具有较高的利用价值，它不仅对工程现阶段及将来的管理和利用有重要意义，而且对其他地区兴建相同类型的建设项目，具有很大的参考价值。
二是涉及工作面广。它从形成、积累、整理、审核到移交，需要建设、监理、施工等所有参建单位共同完成，而不是建设单位或者施工单位单方面能够完成，只有协调配合，才能保证档案资料的完整、准确、系统。
三是形成时间长。重点建设项目建设工期长，在建设过程中，各种文件材料的形成、积累、归档的时间也相应较长。
四是门类繁多，涉及的学科和专业技术面广。涉及勘察、地质、水文、测绘、环保、气象、地震、设计、消防、建设施工、设备、安装等不同专业，是专业技术人员智慧和劳动的结晶。
2、当前重点建设项目档案管理存在的主要问题
2.1、当前，不少重点建设项目参建单位对工程建设的进度、质量、安全生产和资金调度等问题非常注重，对工程档案管理缺乏应有的重视，在项目建设过程中重建设、轻档案，待到建设工程要竣工验收时，才投入大量的人力、物力，突击补充档案资料，以应付竣工验收，致使建设项目档案的完整性、准确性、真实性得不到保障，从而影响到日后该建设项目档案的利用。此外，重点建设项目档案管理机制不完善。一是建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案管理职责不清，造成资料管理混乱，档案资料重复或者残缺不全的现象；二是项目建设中档案管理人员变动频繁，档案管理人员缺少责任感，而档案资料交接制度的不健全，造成档案资料管理不连续的现象；三是档案管理制度不健全，有些建设单位虽然制定了建设项目档案管理制度，但在施工过程中对档案资料提供利用管理不严格，存在借阅档案不登记，随用随拿，用后又不及时归还，造成档案资料损坏遗失的现象。
2.2、档案人员业务水平不高，档案质量不符合归档要求
不少重点建设项目在建设期间都是由抽调人员临时组成“工程建设指挥部”，工程完工，“指挥部”解散，管理权限移交。因此，在重点项目建设中，不配备专职档案员，更谈不上专业档案员了，档案管理人员一般临时抽调又不固定，且身兼数职，精力有限，没有经过专业培训，缺乏工程专业技术知识和档案专业知识，造成建设项目资料的收集、整理与工程建设进度相脱节，归档资料内容缺项、漏项、签章手续不完善、隐蔽工程验收记录不准确、整理不规范、复印件居多，有的甚至把施工图当作竣工图，竣工图编制更改不规范、不完整，档案载体只有纸质资料，缺少电子、声像资料等问题。这些现象不仅直接影响了建设项目档案归档质量，而且导致重点建设项目档案不能真实地反映现状，给日后的利用带来困难。
2.3、档案管理经费投入不足，保管条件较差
受重点建设项目建设时间紧、参建单位多、管理复杂、机构临时性等特点的影响，一些重点建设项目建设单位将办公用房与档案资料室合二为一，档案资料堆放在办公桌上，甚至堆放在地上；也有部分建设单位认为工程竣工验收后，档案资料迟早要移交单位综合档案室，或者移交专业档案管理机构保管，没有必要投入经费去配置档案资料保管设施；还有一些建设单位因为工程资金紧张，能省则省，不愿拿出足够的资金改善保管条件，用于档案资料的安全管理。
3、加强重点建设项目档案管理的建议
重点建设项目是一项系统工程，它的建设与投入使用，对于本企业发展具有深远的意义。做好重点建设项目档案的管理，不仅是档案工作者义不容辞的责任，而且是全社会的历史责任。
3.1、加强领导，健全制度，明确责任，规范管理
建设单位在工程建设过程中，首先要加强领导。根据项目的规模、特点和需要，明确分管领导，合理配备既懂业务又有责任心的档案管理人员，全程跟踪建设项目档案的形成和管理，实现重点建设项目档案的规范化管理。其次是健全制度。通过规章制度的制定，将责任明确，各负其责，规范管理。
3.2、加强业务培训与指导，实施同步跟踪管理
企业档案管理部门要主动与规划计划、工程建设等职能部门加强联系，及时了解和掌握重点建设项目立项、施工建设情况。在获得重点建设项目计划安排信息后要主动介入，与建设单位或“工程指挥部”取得联系，从工程开工前到工程竣工验收全过程跟踪培训、指导，随时了解工程进度及档案资料的形成情况，实行重建设项目各阶段档案规范化、标准化的有序管理，提高重点建设项目档案的归档率。
3.3、加强监督检查，确保重点项目档案及时归档
重点建设项目档案管理机构要以国家和省、市或企业有关档案管理的法规及规章制度为依据，进一步规范重点建设项目档案的管理，不断提高重点建设项目档案归档率，加强重点建设项目档案管理情况监督和检查，如果档案专项验收未完成，项目尚不能竣工验收。
总之，重点建设项目档案资料十分珍贵，它是工程建设的真实记录，是全面鉴定工程质量查明事故原因、追究事故责任的重要依据，是各单位档案的重要组成部分。
参考文献
[1]张艳.加强重点建设项目档案管理提高重点建设项目档案归档率[J].城建档案,2013,09:35-38.
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档案管理的目的和意义篇9
[关键词]医院基建档案管理；作用；措施
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。
1基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平
随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。
[参考文献]
档案管理的目的和意义篇10
关键词：档案管理现代化
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：1003-9082（2014）04-0025-01
档案管理现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行、管理方法和手段，以达到预期目的面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是项耗资巨、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。
电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩识到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。
一、档案管理现代化的目的
我们进行档案管理现代化建设，就是要取得档案管理总目标的最佳效果。档案管理总目标体现在两个方面：一是要安全、可靠、有效地保存和保护好各类档案实体，最大限度地延长档案寿命；二是充分开发档案信息资源，最大限度地为社会各界服务，也就是要迅速、准确地提供一切可能提供的档案信息为社会进步和经济发展服务。在档案管理现代化过程中，档案信息化是主要组成部分，涵盖了上述目标的两个方面，做好档案信息化建设是档案管理现代化的基础任务。全省各级档案部门、省级各大机关开展了对重要档案的数字化工作，档案信息化建设正在全面推进。加强档案信息化建设已经成为全体档案工作者的共识，信息化带动战略正在各级档案部门稳步实施，推动着档案管理现代化的发展。
二、档案管理现代化的内容
档案管理现代化是一个大概念，涉及到档案的收集整理、档案的保存及保管条件、档案保护技术、计算机应用技术、档案管理数字化、档案信息资源开发利用的方法和途径、电子文件的收集积累、整理归档及开发利用等领域，内容非常丰富。概括起来主要有3方面的工作：一是如何最大限度地延长档案寿命；二是如何利用计算机及其网络技术开发档案信息资源，为社会各界服务；三是在电子文件日益成为社会文件主导形式时，如何收集、积累、整理、形成档案，丰富馆藏，做好新类型增量档案的管理。这三方面工作不是孤立的，而是有相互依存和相互制约的关系。第一方面工作是基础，如果没有档案保存和寿命延长，就谈不上档案信息的开发利用；做好第二方面的工作，可以更好地体现第一方面工作的意义；如果没有第三方面的工作，在电子文件成为社会文件主导形式时，档案就失去了继续丰富馆藏的源泉，变成无源之水、无本之木，其后果也不堪设想。也就是说，在社会信息化的新形势下，第一方面工作望继续深化，第二方面工作要不断发展，都要依靠第三方面的工作，或者说都受第三方面工作的制约。第三方面工作是第一方面工作在社会信息化的新形势下的继续，也是第二方面工作在社会信息化的新形势下的继续发展和拓展。
三、电子计算机技术发展在档案管理现代化的运用
运用快速发展的计算机技术，实现档案管理的现代化验室1、努力使档案信息化建设与本地区或本单位信息化建设同步。2、把信息化作为档案基础业务建设的重点内容。出于信息技术的广泛采用和电子政务的快速推进，使档案基础业务建设的重心向档案信息化建设转移。3、坚持档案信息化建设“发展、服务、安全”三项基本原则。（1）坚持把档案信息资源建设作为档案信息化建设的基础工程和核心任务。档案信息资源建设，应该建立对现有馆藏资料、档案和文件的数据库；对文件目录实现机检。由于计算机的普及使用，电子文档成为新时期档案工作的对象，所以管理人员在工作中要对电子形式的文件、档案采用科学的方法和技术管理好，否则电子文档的丢失的损失是巨大的。管理和利用电子文件，是今后档案管理工作的重心。（2）坚持把实现档案信息资源共享、提高档案信息利用服务水平作为档案信息化建设的根本目的。（3）坚持把建立和完善档案信息安全保障体系作为档案信息化建设的关键环节。
计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。运用计算机管理档案工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。档案工作人员要熟悉档案业务，认真学习、深刻领会和掌握档案行业标准，树立高度的工作责任心，做好档案据的录入工作，积极参与档案学术研究，不断提高理论研究水平。档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富科技信息资源，推动科研事业的发展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。