档案管理经验交流材料篇1
扎实做好村级档案管理工作,着力为新农村建设提供优质服务
平顶山市湛河区程庄村
（2008年3月16日）[找文章到()一站在手，写作无忧!]
平顶山市湛河区程庄村成立于1995年，位于平顶山市的南大门，是出入市区的交通要道，咽喉部位，典型的城乡结合村，地理位置非常重要，全村土地面积200亩，总户数365户，人口1060人。是我区新农村建设试点村。
近年来随着农村产业结构调整和农村城市化进程的加快，我村经济结构由单一的种植业向商业、养殖业、加工业、服务业等多元化经济转化，村务工作大量增加，村级档案管理工作亟待加强，从而为新农村建设提供及时有力的服务。前些年，农村档案管理工作基础比较薄弱，农村干部档案意识淡薄，不注意收集整理；经费投入不到位，没有专房专柜专人保管，档案资料存无定所，村干部谁用谁拿，致使档案资料散放各家，损坏遗失比较严重，在一定程度上影响了村里的建设。比如有许多棘手的问题困绕着村两委班子，不仅牵扯了大量的精力，也阻碍了两委班子工作的正常开展。为尽快改变这种状况，我们在区档案局的帮助指导下，于1998年开始建立村级档案，加强管理，发挥档案在新农村建设中的作用，有效地促进了基层组织建设、村财务公开、农村社会稳定、人口计划生育等方面工作的开展，提高了工作效率，使村里的全面建设跃上了一个新台阶。
一、转变观念，始终把档案工作作为新农村建设的重点内容来抓。
农村和农村档案工作是农业、农村现代化建设的一项重要基础，在社会主义新农村建设中具有积极的作用，特别是有利于促进农村经济和社会协调发展，提高农民的生活水平，扩大基层民主，维护社会稳定，密切干群关系，我们必须转变观念，提高认识，积极主动地做好村级档案管理工作，为新农村建设提供及时、便捷和有效的服务。但是，在以前由于我们认识模糊，未顾及留下档案是向历史负责的表现，没有安排专人负责管理档案。随着农村工作的全面展开，农村社会的不断进步，新农村建设对档案工作也提出了更高的要求。这引起了我们村两委的高度重视，决心下工夫做好村级档案的管理工作。1998年区委区政府根据工作实际制定关于切实加强村级档案工作方案出台后，我们村两委领导非常重视，把档案工作列入议事日程，专门成立了以村支部书记齐保有为组长的程庄村档案工作领导小组。明确了专、兼职档案员具体负责档案管理工作。村两委班子先后三次召开专题会议，现场办公解决建档工作中的具体困难和问题。在当时资金紧张的情况下挤出2万元购置了档案设备，完善基础设施，达到了“五有六防一达标”的要求，即：有组织、有房子、有牌子、有柜子、有制度。防盗、防火、防光、防虫、防鼠、防潮。案卷质量达标。还专门腾出一间办公室作为综合档案室，悬挂了档案室的标牌，配备了铁皮档案柜、防盗门、灭火器和电脑等硬件设施。我们还经常邀请区档案局、办事处业务人员来帮助指导村级建档工作，为档案工作的顺利开展打下了坚实基础，当年就被区里评为一级档案室，连续八年荣获区级档案管理先进单位。
二、注重建设，始终把立卷归档作为村级档案管理的关键来抓
档案是历史的真实记录，农村档案是农村工作的真实写照，是村级档案管理工作的重头戏。为此，我们在完善基础建设、建立健全各项制度（立卷归档制度、档案收集整理制度、档案人员岗位责任制、档案借阅、利用制度、档案库房管理制度）的基础上，还注重把好“三个关口”：一是把好材料形成关。变嘴上说，脑子记为纸上写，本子记，规范农村文件材料的形成关。二是把好文件材料的收集关。收集工作是档案工作的基础，明确我们收集范围，特别是农村经济社会的不断发展，农村档案工作的领域不断拓宽，在各类事务中形成的文件材料不断增多，要紧跟时代步伐，不断扩大收集范围，确保档案齐全完整。三是把好统一立卷关。一年一度的立卷归档工作是档案工作的中心，档案材料收集是否齐全，案卷质量是否符合要求，将直接影响着档案的利用。为此，每年的4—5月份我们都投入了大量的人力，集中时间进行案卷整理归档。自1998年建档以来，领导重视，档案员认真负责，我村档案室已规范建档的有文书档案、专门档案、科技和声像四大门类档案，共整理出文书档案70卷，会计档案159卷，照片档案32张。实现了在文件材料以及门类种类收集上的齐全完整，案卷分类准确科学，案卷整理整齐规范，按时保质地完成了每年的立卷归档工作，受到上级机关的好评。
三、健全队伍，始终把提高管理人员的素质作为基础工作来抓
农村档案工作涉及面广，专业性
强，技术要求高。档案管理人员素质的好坏，直接影响着档案管理水平的高低，影响着档案管理的效益。为此，村委会还专门配备了一名政治思想好，工作积极负责，组织观念强，具有大专文化程度的大学生村干部时春丽为专职档案员，村会计主任周春生主抓档案工作，使档案人员符合年轻化、知识化和专业化的要求。村里还非常重视对档案员的教育培训，积极组织档案人员参加区里的业务培训，帮助档案员系统掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要领，确保档案工作的正常开展。我们村里的档案员在2001年5月份区档案局组织的档案员上岗培训中顺利通过了结业考试，年底还取得了由市档案局颁发的档案专业岗位资格证书。在日常工作中，村档案管理人员不仅认真学习档案管理知识，还经常为两委班子提供必要的宣传材料，如《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》及《关于进一步加强农业农村档案工作的通知》等组织两委班子学习贯彻。此外，我们还通过多种形式大力宣传《档案法》和《河南省档案管理规定》，使广大村民对档案工作有了更深刻的认识，更加自觉地参与档案管理和利用的工作中来，使档案管理更加规范有序，更加深入人心，深入生活。
四、加强管理，始终把提供优质服务作为档案工作的重点来抓
开展农村档案工作最终目的是要为“三农”服务。管好用好档案，对于农业、农村工作特别是新农村建设具有积极的现实意义和深远的历史意义。程庄村在认真做好档案保管，保证档案材料完好无损的基础上积极做好档案的利用工作。我们村规范建档后，农村党建、经济、计生、综治等工作档案的门类齐全，内容较为完整。几年来，我村共接待查阅人员50余人次，查阅案卷100余卷次。
为人民群众利用档案，宣传村务政务公开，促进村里的经济建设和社会稳定作出了积极的贡献。比如有群众向上级反映数年来的征地款去向不明，村两委联合审计部门，对村里1996年—1998年财务档案进行审计，结果是征地款不但没有丝毫损失，还办了10多件好事实事，上了6个项目，令群众心服口服，提高了两委在群众中的威信。又比如有部分群众怀疑本村某一新发展党员没有严格按照程序进行，反映到区里，区委组织部到该村档案室找出有关材料查证落实，认定发展程序合法，给了反映群众一个满意答复。还有我村一村民宋大有因土地纠纷引起官司，需要提供其宅基地面积，村档案室及时为其查找到了原始证据，为打官司提供了有利的依据。辖区内流动人口较多，查阅育龄妇女的情况很不方便，自从我村育龄妇女档案整理后，查阅起又快又准，省去了许多麻烦。这些典型的事例使大家深深地认识到了档案工作是一项功在当代，利在千秋的大好事。
我们村的档案管理工作虽然取得一些成绩，发挥了一定作用，但也存在许多薄弱环节，比如档案管理工作还不全面、不深入、不平衡、与现代化档案管理，特别是社会主义新农村建设的要求还有较大差距。我们决心在上级业务部门的精心指导下，加大工作力度，提高工作实效，更好地把村级档案管理工作做实，不断为新农村建设提供优质服务，促进农村工作的发展进步。
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强，技术要求高。档案管理人员素质的好坏，直接影响着档案管理水平的高低，影响着档案管理的效益。为此，村委会还专门配备了一名政治思想好，工作积极负责，组织观念强，具有大专文化程度的大学生村干部时春丽为专职档案员，村会计主任周春生主抓档案工作，使档案人员符合年轻化、知识化和专业化的要求。村里还非常重视对档案员的教育培训，积极组织档案人员参加区里的业务培训，帮助档案员系统掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要领，确保档案工作的正常开展。我们村里的档案员在2001年5月份区档案局组织的档案员上岗培训中顺利通过了结业考试，年底还取得了由市档案局颁发的档案专业岗位资格证书。在日常工作中，村档案管理人员不仅认真学习档案管理知识，还经常为两委班子提供必要的宣传材料，如《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》及《关于进一步加强农业农村档案工作的通知》等组织两委班子学习贯彻。此外，我们还通过多种形式大力宣传《档案法》和《河南省档案管理规定》，使广大村民对档案工作有了更深刻的认识，更加自觉地参与档案管理和利用的工作中来，使档案管理更加规范有序，更加深入人心，深入生活。
四、加强管理，始终把提供优质服务作为档案工作的重点来抓
开展农村档案工作最终目的是要为“三农”服务。管好用好档案，对于农业、农村工作特别是新农村建设具有积极的现实意义和深远的历史意义。程庄村在认真做好档案保管，保证档案材料完好无损的基础上积极做好档案的利用工作。我们村规范建档后，农村党建、经济、计生、综治等工作档案的门类齐全，内容较为完整。几年来，我村共接待查阅人员50余人次，查阅案卷100余卷次。
为人民群众利用档案，宣传村务政务公开，促进村里的经济建设和社会稳定作出了积极的贡献。比如有群众向上级反映数年来的征地款去向不明，村两委联合审计部门，对村里1996年—1998年财务档案进行审计，结果是征地款不但没有丝毫损失，还办了10多件好事实事，上了6个项目，令群众心服口服，提高了两委在群众中的威信。又比如有部分群众怀疑本村某一新发展党员没有严格按照程序进行，反映到区里，区委组织部到该村档案室找出有关材料查证落实，认定发展程序合法，给了反映群众一个满意答复。还有我村一村民宋大有因土地纠纷引起官司，需要提供其宅基地面积，村档案室及时为其查找到了原始证据，为打官司提供了有利的依据。辖区内流动人口较多，查阅育龄妇女的情况很不方便，自从我村育龄妇女档案整理后，查阅起又快又准，省去了许多麻烦。这些典型的事例使大家深深地认识到了档案工作是一项功在当代，利在千秋的大好事。
档案管理经验交流材料篇2
关键词：教学档案分类措施
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：
高职院校的教学档案是高职学校在教学中的最直接的形式，具有一定的价值文字、文件、图片、录像、声音、软件等不同形式的资料的总和。高职档案教学管理主要的是：贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；制定学校关于档案工作的规章制度，并负责贯彻落实，对全校的档案工作进行监督、检查和指导；负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案和有关资料；负责编辑档案参考资料，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，开展档案的开放和利用工作，按照有关规定对全校乃至社会开放档案资源，提供利用服务，开展档案学及相关学科专业人才培养与培训工作，利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能，开展国内外档案学术研究和交流活动。
1、高职学校的教学档案分类
1.1教学党群类档案
是上级机关颁发的关于党务工作的文件材料,校党委会、常委会、党委扩大会、党政联席会、书记校长碰头会、总支书记会、分党委书记联席会、党政中心组学习会会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件,校党委召开的工作会议文件材料党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结），党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开的会议发言稿,反映校党委领导任职期间重要活动的有关材料，表彰奖励有关材料，党群系统启用和作废印章的文件和印模，分党委、党总支、直属支部报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复，分党委、党总支、直属支部重要执行经验介绍、调查材料、会议记录和统计表，党员申诉、复查、撤消处分形成的材料，有领导重要批示和有重要查处结果的，请示、批复、通知。
1.2教学行政类的档案
上级机关颁发的关于行政事务的文件材料，请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等，党和国家领导人、上级机关领导等视察、检查本校工作时形成的文件材料（包括题词、录像、照片等）典型材料、代表发言材料、交流材料、简报，典型材料、代表发言材料、交流材料、简报复制件或副本，有关全校性工作的调查材料和经验总结，本校与外单位开展合作交流所形成的记录、纪要、协议等文件材料，高职学校行政管理工作中形成的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，没有刊号的非正式出版物及各种文件汇编、规章制度汇编、论文汇编等。
1.3教务类档案
教学制度、教学改革、规定、办法、条例、总结等重要的，部门关于教学工作制发的文件材料，学校召开教学工作会议的文件材料，教学检查、教学评估、教学成果评奖材料，教师工作量的规定及考核材料，上级机关关于学科、专业设置与实验室建设的文件材料，校关于学科、专业设置与实验室建设制发的文件材料。招生计划、招生简章、专业介绍、新生录取名册等重要的。学生学籍变更文件材料，上级机关关于招生工作的文件材料，表彰、奖励师生的文件材料（先进集体、先进个人、奖学金），教学实习、生产实习的计划、报告、总结等材料，毕业生分配、就业规定、办法等重要的，学校关于教材工作制发的文件材料。自编、主编教学指导书、实习指导书、习题集和参考材料，毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料，,毕业生派遣证存根，社会调查、社会实践的计划、报告、总结等材料。
1.4教学科研类档案
科研行政管理文件材料，上级有关科研工作方面的文件，科研成果管理文件材料，科研经费管理文件材料，课题研究计划、设计实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料），数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计划结果），配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等，鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见），科研成果报告表，科研成果奖励申报与审批材料，成果宣传媒体报导材料。
1.5教学仪器设备类档案
物质工作、设备工作计划、报告、总结、调查材料校仪器设备申购报告、计划、论证报告、批复、长期经费分配方案，有关仪器、设备工作的规定、办法、制度等开箱记录及装箱单、验收记录，索赔来往函件及结果文件技术改造和开发过程中形成的技术文件材料。
2、完善中职院校的教学档案管理的措施
2.1健全档案管理制度
要在高职学校中加强宣传，普及档案管理的基础知识，增强学院领导的管理，应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，提高全校档案工作管理水平。档案工作要与学校各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
2.2提高档案人员的素质
档案工作人员应当爱岗敬业，忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。按学校的有关规定收集、整理本部门招生、教学、科研、设备等活动中形成的不同载体的文件材料，并负责本部门文件材料的立卷归档和整理、保管、移交工作。兼职档案员应积极参加学校档案馆和上级业务主管部门举办的档案业务学习与培训，不断提高档案工作水平。
2.3加快教学档案管理信息化建设
近年来，随着国家实施高职学校建设工作，对高职学校加大了教学方面的投入，建立一些的基础设施，保障档案的信息化建设，配备了很多的计算机，建立了档案管理网络，加快了高职学校的档案管理的信息化建设，配备了不少的现代化设备，加强的档案管理的软件开发利用，采用成熟的档案管理软件，建立数字化的档案，最大的限度发挥了档案的信息化的建设作用。
2.4加强档案资料的检查
档案资料进行定期安全检查，切实做好档案的防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体“八防”工作，千方百计确保档案的实体安全和信息安全。对重要档案和破损、褪色的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
参考文献：
[1]杨敏.浅谈高职院校系部教学档案管理[J].浙江档案,2004,(7):33-33.
[2]王飞.高职院校院系(部)二级管理体制下教学档案管理的探讨[J].湖南工业职业技术学院学报,2011,11(1):121-122.
[3]杨洁.规范高职院校教学档案管理的探索与实践[J].山西财经大学学报（高等教育版）,2007,10(z1):184.
[4]田琼.高职院校教学档案管理亟待解决的几个问题[J].档案时空,2010,(6):38-39.
[5]张文君.浅谈如何加强职业院校教学档案管理[J].职业,2012,(14):156-157.
档案管理经验交流材料篇3
第一条为加强水利工程建设项目（以下简称"水利工程"）档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范，结合水利工程的特点，制定本规定。
第二条水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。
第四条本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。
第二章档案管理
第五条水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。
第六条各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。
第七条项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。
第八条勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。
第九条工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。
第十条水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。
第十一条大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备；其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。
第十二条项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。
第十三条项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》（附件1）。国家重点建设项目，还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(附件2)。
第三章归档与移交要求
第十四条水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。
第十五条《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》（附件3）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。
第十六条水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。
第十七条水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/t1182-2000）。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/t10609.3-1989）要求统一折叠。
第十八条竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖"竣工图章"（附件4-1），有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：
（一）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；
（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；
（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明"竣工阶段"和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署"竣工图确认章"（见附件4-2）。
第十九条水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。
第二十条电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/t18894-2002）执行。
第二十一条项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：
（一）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；
（二）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；
（三）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；
（四）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料（具体内容参见附件3）。
第二十二条工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单（见附件5）。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。
第二十三条工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。
第四章档案验收
第二十四条水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。
第二十五条各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程项目的验收，由组织工程验收单位的档案人员参加。
第二十六条大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。
第二十七条水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。
档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。
第二十八条档案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。
第二十九条档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：
（一）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；
（二）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；
（三）对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；
（四）查看现场（了解工程建设实际情况）；
（五）根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在200卷以上；
（六）验收组成员进行综合评议；
（七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；
（八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。
第三十条档案专项验收意见应包括以下内容：
（一）工程概况。
（二）工程档案管理情况：
1、工程档案工作管理体制与管理状况
2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量
3、竣工图的编制质量与整编情况
4、工程档案的完整、准确、系统性评价
（三）存在问题及整改要求。
档案管理经验交流材料篇4
关键词:公路工程档案整理
近十几年来大规模的高速公路建设、干线公路改造建设和通达、通乡两通公路建设使我国公路交通发展水平步入了发达国家水平。如何同步建设管理好公路工程档案,使之发挥应有的社会经济效益变得尤为重要。如何进一步做好这项工作,笔者谈以下几点体会和认识。
1、把建立健全档案管理体系作为工作重点
建设项目一般有几个特点,一是都有一定的建设工期,工期一般都较长,从立项审批到最后竣工,少则一两年,多则三五年,工程一完就“人走楼空”;二是参建单位多。有设计、监理、施工等几十家单位。三是流动性强,不仅参建单位流动性强,施工人员流动性也强;四是参建单位档案意识较差。由于档案的完整准确性是在文件资料形成时就已定格,事后无法补,所以资料形成也会有几个这样的特别:一是形成的档案数量庞大,数据的齐全完整做起来特别难。二是单位众多,各单位记录数据所用表格、模式不统一。三是参建单位对档案的重视程度参差不齐,档案的准确性控制难。四是档案管理人员流动性太大,不能保证档案资料员的稳定,不利用档案资料的收集齐全完整。针对以上几个特点,必须建立档案管理体系,从项目开始立项就要把工程档案作为工程管理不可分割的内容,建设档案质量管理体系,这是创建工程精品档案的前提和保证。一是要建立健全各项规章制度,如归档,管理,利用等制度,让参建单位有章可循,用制度来规范档案工作。二是建立健全档案管理网络。成立由单位领导分管,档案工作部门主管,专兼职档案人员分管的档案网络,层层抓,层层管。三是做好档案队伍的培训工作。在项目开工之初和工程进行中,必须做好档案人员的培训,在保证参建单位档案人员固定不变的情况下,定期对档案人员进行业务培训与指导,出现问题及时解决。这样一个网络,一套制度和一支专业技术过硬的档案队伍,可以有效地推进参建项目的档案工作。
2、将档案管理纳入合同管理
项目单位要将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序之中,采取有力措施,确保工程档案完整、准确;各有关部门要积极和档案部门协调配合,充分发挥自己的职能作用,重视和支持档案工作,努力形成条块结合、分工协作、齐抓共管的良好局面;加强监督指导,做到完成一个项目,验收一个项目,归档入库一个项目;项目档案工作与项目建设要同步进行,做到同计划、同实施、同验收。从实践来看,业主单位与各参建单位签订合同、协议时就将档案纳入条款,并以经济手段加以约束,以督促参建单位在交工验收后及时整理工程档案,并按约定及时移交业单位,杜绝了以往工程结束后,人去楼空的现象,这是一个比较有效地办法。
3、做好工程档案的预立卷工作
预立卷工作是科技文件材料随时收集积累最有效的形式,它是指科技项目责任者或业务部门立卷人员,随时将科技活动实施前和实施中办理完毕的文件材料按照所编的归卷条款,归入相应的卷盒,预见性做好平时文件材料暂存管理的工作。做好公路工程档案的预立卷工作,对于工程档案工作来说非常重要。要做好预立卷工作,要做好以下几点。一是正确选择预立卷的地点。如某一工程或科研项目在实施之前,就应由项目负责人指定专人或兼管人员对该项目的科技文件材料进行收集、积累、做好平时立卷工作。待项目、课题告一段落或结束后,在单位档案部门或档案人员的指导下,调整立卷后归档。二是拟定科技文件材料归档范围、分类方案、案卷类目等业务指导性文件。三是设置预立卷盒（袋）这是由进行预立卷的部门和个人,按照案卷类目条目设置的。如果某科技项目的科技文件材料较多,可将该项目分为阶段、问题或子项设多个立卷盒。如果项目材料不多,可设置一个立卷盒。四是随时归档。预立卷工作必须要手勤腿勤,及时收集文件材料,按照文件登记簿随时积累归档;按科技、生产程序和有关规定、标准对照检查,积累归卷;按工程性质、阶段随时收集,积累和归卷。要保证平时立卷工作的质量,一方面在文件办理告一段落或办毕后随时归档;另一方面要建立文件借阅登记簿,登记清楚,归还后要随时归卷。
4、做好档案案卷质量的控制工作
为保证工程档案案卷质量,首先要成立档案工作领导小组,确保小组由项目法人,管理、承包、监理、设计、施工等各单位档案人员共同组成,工作小组的职责一是要组织宣传工作,使参建单位了解工程档案的重要性,理解并支持档案工作,使参建单位人员熟悉档案整理办法。二是要经常开展检查指导工作,平常注意加强业务交流,尽快提高工程档案人员业务能力。三是要负责本单位形成的档案资料的收集、整理、归档工作。四是负责全程的工程档案检查,跟踪了解工程进度以及工程资料的进展情况,以便及时发现问题,及时解决。五是负责本单位资料的移交管理工作。其次是要及时组织档案案卷质量的检查工作,在立卷时,对照办法,检查档号、案卷题名、目录编制是否正确。在档案立卷完成后,再次抽查案卷质量,如资料的齐全完整性,装订是否牢固规范。在档案移交时,根据目录组织验收并办理移交手续,通过这几个环节,使案卷达到高质量,从而创建出精品的工程档案。
5、深入贯彻工程档案归档整理办法
公路工程档案的整理,要求达到《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发[2010]382号）、《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发[2010]65号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/t-11822-2008）的规定,分类科学,组卷合理,保持卷内文件材料排列的合理有序。公路工程档案资料的收集,应严格依据竣交工验收办法,逐项排查,确保过程中产生的资料不遗露。归档严格按照交办发[2010]382号文执行。哪些文件应该存,哪些文件不该存,文件资料的排序,应严格按照办法,按照施工工序的过程进行排。案卷的构成则根据科学技术档案构成的一般要求进行操作,确保所有参建单位统一规范,统一办法。
参考文献
档案管理经验交流材料篇5
1、把建立健全档案管理体系作为工作重点
建设项目一般有几个特点,一是都有一定的建设工期,工期一般都较长,从立项审批到最后竣工,少则一两年,多则三五年,工程一完就“人走楼空”;二是参建单位多。有设计、监理、施工等几十家单位。三是流动性强,不仅参建单位流动性强,施工人员流动性也强;四是参建单位档案意识较差。由于档案的完整准确性是在文件资料形成时就已定格,事后无法补,所以资料形成也会有几个这样的特别:一是形成的档案数量庞大,数据的齐全完整做起来特别难。二是单位众多,各单位记录数据所用表格、模式不统一。三是参建单位对档案的重视程度参差不齐,档案的准确性控制难。四是档案管理人员流动性太大,不能保证档案资料员的稳定,不利用档案资料的收集齐全完整。针对以上几个特点,必须建立档案管理体系,从项目开始立项就要把工程档案作为工程管理不可分割的内容,建设档案质量管理体系,这是创建工程精品档案的前提和保证。一是要建立健全各项规章制度,如归档,管理,利用等制度,让参建单位有章可循,用制度来规范档案工作。二是建立健全档案管理网络。成立由单位领导分管,档案工作部门主管,专兼职档案人员分管的档案网络,层层抓,层层管。三是做好档案队伍的培训工作。在项目开工之初和工程进行中,必须做好档案人员的培训,在保证参建单位档案人员固定不变的情况下,定期对档案人员进行业务培训与指导,出现问题及时解决。这样一个网络,一套制度和一支专业技术过硬的档案队伍,可以有效地推进参建项目的档案工作。
2、将档案管理纳入合同管理
项目单位要将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序之中,采取有力措施,确保工程档案完整、准确;各有关部门要积极和档案部门协调配合,充分发挥自己的职能作用,重视和支持档案工作,努力形成条块结合、分工协作、齐抓共管的良好局面;加强监督指导,做到完成一个项目,验收一个项目,归档入库一个项目;项目档案工作与项目建设要同步进行,做到同计划、同实施、同验收。从实践来看,业主单位与各参建单位签订合同、协议时就将档案纳入条款,并以经济手段加以约束,以督促参建单位在交工验收后及时整理工程档案,并按约定及时移交业单位,杜绝了以往工程结束后,人去楼空的现象,这是一个比较有效地办法。
3、做好工程档案的预立卷工作
预立卷工作是科技文件材料随时收集积累最有效的形式,它是指科技项目责任者或业务部门立卷人员,随时将科技活动实施前和实施中办理完毕的文件材料按照所编的归卷条款,归入相应的卷盒,预见性做好平时文件材料暂存管理的工作。做好公路工程档案的预立卷工作,对于工程档案工作来说非常重要。要做好预立卷工作,要做好以下几点。一是正确选择预立卷的地点。如某一工程或科研项目在实施之前,就应由项目负责人指定专人或兼管人员对该项目的科技文件材料进行收集、积累、做好平时立卷工作。待项目、课题告一段落或结束后,在单位档案部门或档案人员的指导下,调整立卷后归档。二是拟定科技文件材料归档范围、分类方案、案卷类目等业务指导性文件。三是设置预立卷盒(袋)这是由进行预立卷的部门和个人,按照案卷类目条目设置的。如果某科技项目的科技文件材料较多,可将该项目分为阶段、问题或子项设多个立卷盒。如果项目材料不多,可设置一个立卷盒。四是随时归档。预立卷工作必须要手勤腿勤,及时收集文件材料,按照文件登记簿随时积累归档;按科技、生产程序和有关规定、标准对照检查,积累归卷;按工程性质、阶段随时收集,积累和归卷。要保证平时立卷工作的质量,一方面在文件办理告一段落或办毕后随时归档;另一方面要建立文件借阅登记簿,登记清楚,归还后要随时归卷。
4、做好档案案卷质量的控制工作
为保证工程档案案卷质量,首先要成立档案工作领导小组,确保小组由项目法人,管理、承包、监理、设计、施工等各单位档案人员共同组成,工作小组的职责一是要组织宣传工作,使参建单位了解工程档案的重要性,理解并支持档案工作,使参建单位人员熟悉档案整理办法。二是要经常开展检查指导工作,平常注意加强业务交流,尽快提高工程档案人员业务能力。三是要负责本单位形成的档案资料的收集、整理、归档工作。四是负责全程的工程档案检查,跟踪了解工程进度以及工程资料的进展情况,以便及时发现问题,及时解决。五是负责本单位资料的移交管理工作。其次是要及时组织档案案卷质量的检查工作,在立卷时,对照办法,检查档号、案卷题名、目录编制是否正确。在档案立卷完成后,再次抽查案卷质量,如资料的齐全完整性,装订是否牢固规范。在档案移交时,根据目录组织验收并办理移交手续,通过这几个环节,使案卷达到高质量,从而创建出精品的工程档案。
5、深入贯彻工程档案归档整理办法
公路工程档案的整理,要求达到《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发[2010]382号)、《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》(交公路发[2010]65号)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/t-11822-2008)的规定,分类科学,组卷合理,保持卷内文件材料排列的合理有序。公路工程档案资料的收集,应严格依据竣交工验收办法,逐项排查,确保过程中产生的资料不遗露。归档严格按照交办发[2010]382号文执行。哪些文件应该存,哪些文件不该存,文件资料的排序,应严格按照办法,按照施工工序的过程进行排。案卷的构成则根据科学技术档案构成的一般要求进行操作,确保所有参建单位统一规范,统一办法。
参考文献
档案管理经验交流材料篇6
上海城市轨道交通大规模建设起步，适逢国家《档案法》颁布实施，社会主义法制建设的大环境为工程项目建档工作顺利开展提供了有力保障。长期以来，上海城市轨道交通工程建设单位的历任领导都对项目建档工作给予了切实的重视和关心。目前上海申通地铁集团有限公司档案室配备4位均具大专以上学历和中级职称的档案人员。公司下设13个项目公司均设置1至2名专职档案人员。公司在建造新的办公大楼时安排近400平米的面积作为档案库房，并配备了相应的档案装具和先进的安全保护设施。公司还投入大量资金专项开发文档一体化管理软件，为促进公司档案工作实现信息化、网络化、现代化的管理构建了良好的工作平台。除了从人、财、物的角度给予必要的支持以外，公司领导特别重视建章立制，相继配套制定了《关于切实做好轨道交通建设工程机电设备安装竣工资料规范化建设及归档的通知》、《关于下达(轨道交通建设工程竣工资料(土建)标准化、规范化、科学化建档归档要求规定)的通知》、《关于下发(新建项目建设工程交底、验收程序管理规定>》等一系列文件，使上海城市轨道交通工程项目档案管理实现了制度化、规范化的运作。截至2007年年底，上海申通地铁集团公司档案室共存有各类档案27905卷。其中：文书档案4030卷，工程档案21879卷，科研档案456卷，财会档案1324卷，声像材料216卷(册、盘)，为轨道交通建设、运营、管理和改扩建等工作提供了重要依据。
纳入工程管理 力求建档同步
轨道交通工程项目建档工作是一项复杂的系统工程，涉及众多的参建单位。然而，始终处于核心和主导地位的建设单位能否重视和抓好本单位形成的文件材料的收集归档工作，能否组织、协调和督促有关的设计、施工、材料设备供应和工程监理等参建单位按要求收集、整理和提交应归档的文件材料，是工程项目能否完整、准确、系统建档和实现有效利用的关键。公司“建设项目档案管理工作流程”由“人员、制度、责任、交底、检查、培训、验收、归档”等要素组成，其主要内容是：
1 建立建设项目档案管理体系和网络，明确建设项目档案管理责任人，落实各阶段、各合同标段档案管理责任人。
2 严格贯彻并执行国家、地方和本公司有关档案管理的法律、法规、规章制度和标准；
3 建设项目档案管理责任人负责工程立项阶段应归档文件材料的收集、整理等工作；
4 设计阶段档案管理责任人负责在设计委托合同中明确设计技术文件材料的归档要求并在合同执行过程中督促落实；
5 施工阶段档案管理责任人负责组织对施工单位、监理单位档案管理工作进行培训和交底，对施工单位、监理单位应归档文件材料的收集、整理情况进行检查，负责组织工程预验收前竣工档案的预验收工作，并就整改销项的落实情况进行检查，在此基础上组织合同标段工程的竣工档案验收工作(公司明确将此项工作环节列为合同标段工程竣工验收的必要前提条件)；
6 建设项目档案管理责任人负责对立项、设计、施工、监理、设备、和竣工验收等各部分归档文件材料统一汇总和最终整理，形成完整的项目档案，由项目公司申请并经集团公司审核报请上海市档案局组织有关单位进行项目档案验收，在通过验收以后负责将相应的档案向业主单位提交和向市城建档案馆报送。这样，严格按照流程执行，使每条在建的轨道交通线工程档案自始至终处于有效的受控状态。
努力学习钻研 增强业务能力
轨道交通工程是一个多系统的综合工程，包括土建、车辆、轨道、供电、环控、通信、信号、消防报警和自动售检票等子系统，涉及结构、建筑、给排水、机电、暖通、智能建筑、电梯和铁道工程等诸多专业。例如土建工程可分为区间、车站和附属工程，区间可分为隧道和桥梁，隧道又可分为开挖形式和盾构形式。有些档案管理人员缺少工程技术方面的背景学历。即使知晓某门专业恐怕也难以样样精通。针对这种情况我们的做法是：创造条件使各级档案人员参加市档案局、市质监站、市业余土木学院、市城建档案馆和本公司举办的各种形式的培训。学习和掌握有关的法律、法规、规章、规范性文件和标准，提高专业技能；公司档案室在研究制定归档范围及合同标段工程竣工档案验收评分标准时，注意认真听取各项目公司质安部和市质监站的意见，使之更加准确、合理地体现城市轨道交通工程的专业特点，并具有较强的可操作性-公司组织由市档案局，市城建档案馆、市质监站、监理单位、现场项目经理人、项目公司质安部及集团档案室人员组成的联合验收小组，对合同标段工程的竣工档案进行验收，满足了从不同管理角度对档案质量进行鉴定的要求。笔者通过工作实践深深体会到。不仅要十分关注各级档案局单独制发或档案局与有关单位联合制发的相关文件，也要同样关注其他国家机关制定的相关文件。若干年前笔者曾参与《中国档案分类法》城市快速轨道交通篇档案分类大纲撰写，此段经历使后来的实际工作受益匪浅。
在对归档文件材料完整性的把握方面，我们注意参照《国家重大建设项目竣工文件归档要求和档案整理规范》，结合政府各有关部门行政审批程序、工程技术管理专业表式和市城建档案馆的报送范围，不轻易放过归档文件材料上下文和字里行间的一些细节。在对归档文件材料准确性的鉴定方面，我们注意归档文件材料的质量(包括表格填写规范、文字准确清晰、数据详实一致、用印方式和制作材料符合要求)，以一票否决的力度特别强调竣工图的编制质量(检查设计变更文件所涉及的相关图纸相关部位是否都已经修改到位并标明依据，要求竣工图能反映工程实际状况，符合制图规范，签证手续完备)，并要求归档声像材料能够全面反映工程建设的各重要节点和整个过程。在对归档文件材料系统性的控制方面，除了一般常规的工作要求以外，为便于自查和检查，我们要求各施工合同承包单位负责编写《单位工程(单项工程、标段工程)竣工档案的编制说明》，主要内容有：1、工程概况(包括工程情况概述、单位工程划
分和评定情况、主要设计变更情况、合同造价、开竣工日期、参建单位等)。2、竣工档案编制依据(包括依据性文件名称编号、档案分类原则)。3、工程档案的总卷数、文件卷数、图纸卷数、照片卷数、工程录像盒数、计算机盘片数等。4、工程档案收集、整理过程中需要说明的其他问题。5、工程档案套数以及档案移交单位、编制人员名单，编制说明要加盖公章。在建设单位汇总整理项目档案时也要求编写内容相应的《建设项目档案的编制说明》以备验收时审核。
档案管理经验交流材料篇7
关键词：电力工程；工程档案；档案管理
中图分类号：F407文献标识码：a文章编号：1009-2374（2013）24-0140-02
随着我国经济建设的迅猛增长，社会对电力的需求不断提高，电力供需形势紧张，电力工程建设进入了前所未有的大发展阶段。基建工程在建设过程中会形成各种各样的文件材料，有建设前期文件、工程管理、施工记录、竣工验收及监理、质量监督、设备材料等。这些竣工档案是基建工程的书面结晶，竣工图的编制和竣工材料的完整、准确、系统除了保证能如实反映工程的本来面貌外，更为重要的是为今后的生产运行、维修、扩建、改建工程提供可靠的依据，具有重要的利用价值。因此，认真做好档案管理工作是非常重要的。
1组织、制度落实是抓好工程档案的基础
建立、健全必要的与工程建设相适应的档案管理机构和行之有效的规章制度，是确保工程档案齐全、完整、准确的组织保证和管理依据。根据公司档案现有管理制度和管理方式，对健全档案管理网络、落实档案人员参加重大基建活动制度、完善档案培训工作制度、强化档案管理工作考核提出了具体的要求，进一步理顺了工程档案归档的流程，明确了档案管理要求和各部门专兼职档案员职责。
1.1明确分工和任务
每年初，公司办公室根据年度基建项目建设计划，将各电网建设项目的归档任务分别落实到各位档案员，要求档案员跨前一步，提前介入，积极主动做好档案的超前管理。公司档案人员平时通过参加基建工作会议、基建月度工作例会、工程竣工验收及公司网站的有关信息，及时了解相关工程竣工投运情况信息，跟踪做好档案管理工作，对基建工程档案进行超前管理。在工程建设初期，主动与工程主管部门联系，到工地现场，对各参建单位进行档案工作交底，明确土建、电气安装施工单位、监理等单位档案归档范围、档案材料形成的质量要求，做好工程档案事前、事中、事后控制，与工程同步做好档案管理工作。
1.2梳理界面和流程
根据“三集五大”体系建设完善提升要求，公司就电网建设项目归档流程进行多次研讨，明确了各项档案材料的流向、提供部门与接收部门的职责、市县公司的界面，并以会议纪要的形式，对各项交圈地带、空白地带进行了明确，对薄弱地带（如电子化归档）等进行了强化，有效化解了职责不清引发的矛盾，促进了归档质量的大幅提升，实现公司档案电子化率从2012年初的59%提升到2012年末的73%。
1.3注重过程控制
公司建立电网建设项目归档周通报制度，内容涵盖主网、配网、农网各建设项目，发送对象既包括工程主管部门，也包括各参建单位和收口单位（如竣工决算部门），同时抄报公司分管领导，动态通报工程档案催收、整理及归档情况，并将归档工作纳入绩效考核。极大地促进了归档的及时性，有效防范了归档“积重难返”的现象。尤其是通过历时半年的清欠，全面完成了2010～2012年三年配农网项目电子化归档遗留项目。
1.4强化培训与交流
为促进归档质量的提高，公司办公室会同基建部门举办了工程项目及档案管理培训，组织各参建单位参加。同时，为促进内部组卷质量的提高，公司办公室组织档案互查，从各档案员分管的工程中随机抽取一个项目，组织大家会审，指出其中的优缺点，一方面促进了工程档案查漏补缺，另一方面对档案员的业务能力、工作责任心起到了极大的促动作用。
2根据电网建设工程复杂性的特点，与工程同步做好档案管理工作
从实际情况看，供电企业电网建设是比较复杂的。它分变电、线路工程。其中变电工程中包括土建、水电、装饰、电气设备安装、调试、消防系统、防火封堵、视频监控系统等，从项目可研立项开始到工程竣工验收投运，档案管理人员首先了解电网建设工程的概况、建设规模，掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案材料，对每种材料的内容、数量做到心中有数。在此基础上，有的放矢地做好以下工作：
2.1做好工程档案事前、事中、事后控制
电压等级高的电网工程建设工期往往是跨年度工程，档案人员要提前介入，与工程同步做好档案管理工作。在与施工单位签订合同时，就应把档案的要求作为合同的附加条款列入。在施工单位进场时，就应对它们进行档案内容技术交底。并抓住到施工现场阶段验收的机会，及时了解情况，与各参建单位的档案人员交流，对各施工单位形成的施工记录、原材料质保书、测试报告等档案材料进行认真审核把关，发现问题及时反馈到施工单位，使最终移交到档案室的竣工档案符合档案归档质量要求。
2.2追踪指导收集
这种方法适用于工程周期短的，形成档案材料快的技改工程。档案人员根据生产计划，主动与职能部门询问和了解工程进展情况，及时掌握信息，并指导和督促技术部门有针对性地收集档案材料。这种方法收集速度快，档案材料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大。
2.3强制性收集
在与各参建单位签订合同时，把档案质量要求及移交份数作出明确规定，将合同费用的5%金额作为档案材料押金，直到工程完工，各单位将完整的符合档案质量要求的档案材料移交给档案部门后并符合要求才可拿回这笔押金。这种方法具有—定的约束力。可以保证档案材料不会由于人为因素而流失，尽量避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性。
3以过程管理为重点，以“创精品工程、建精品档案”为目标
电力工程建设档案管理工作是一个系统工程，它在工程的发展中环环相扣，段段相连，步步延伸，逐渐形成。由于档案具有历史性、真实性的特征，在每一个环节所形成的档案材料的质量，反映了工程管理水平和质量，最终决定了整个工程档案的质量。因此，对于工程档案，过程就是结果，过程就是质量。我们要创精品工程，就要抓好源头，要把抓好档案形成过程作为工程档案管理的工作重点，以创精品工程、出精品档案为工作目标，一着不让，一丝不苟地开展档案管理工作。要树立“创精品工程、建精品档案”的意识，转变观念，提高认识，要树立品牌意识，力争创名牌、确保出精品。为实现工程档案的每一个数据无可置疑，每一张图纸无可挑剔，每一卷案卷无懈可击的目标而努力奋斗。
4通过开发利用档案信息，促进档案管理工作
档案管理经验交流材料篇8
关键词：高速公路工程档案
高速公路的工程项目，投资多，规模大，技术难度也大，区域建设条件复杂，竣工档案的编制质量和归档工作更应引起高度重视。笔者认为，高速公路工程档案的编制、归档的质量以及资料的电子化水平，将直接影响到工程的竣工验收和今后管理营运公司在日常养护和大修中的档案提供利用。
事实上，在高速公路工程档案管理方面，以东莞为例，或多或少存在着档案管理滞后于项目建设的怪现象。笔者在自己长期的工作实践中发现，我市高速公路工程档案归档管理工作存在以下问题：
一是档案管理模式落后。业主管理处、监理单位在项目建设各阶段对文件材料形成、积累的关键阶段，无固定的档案工作人员负责对各阶段文件归档材料进行系统的检查、指导。监理及施工单位对档案的管理存在明显的不足，导致施工档案、监理档案存在很多问题，如：有的单位行政文秘管理工作不规范；有的单位疏于资料管理，资料填写不严谨；有的单位频繁更换资料员，对资料保管不重视，造成原始文件遗失，收集不齐全，难于保证工程档案的质量；有的单位施工资料在施工现场验收签名不齐全，盖章不全，存在代签现象等等。以上这些行为都影响了工程档案的准确性、可靠性，降低了工程档案使用的有效性。
二是变更与决算文件的审批速度过于缓慢。变更与决算文件的审批速度直接影响到竣工档案的完成速度及工程的竣工验收。在实际施工过程中，由于种种原因，变更与决算文件的审批速度过慢。其结果，直接影响到施工档案、竣工档案不能按时完成归档并移交，项目档案不能按规定于交工验收6个月内申请档案专项验收。
三是高速公路建设工程项目档案管理模式不明确，责任不清，制度不落实。这是导致项目档案与工程竣工验收影响滞后的重要原因。如项目交工验收后，公路建设工程项目前期文件，包括立项文件、工可、初步设计、施工图设计文件及批复、招投标文件、合同、征地拆迁文件、来往文件等还分布在各科室，业主管理处没及时对项目的工程管理文件进行归档。这类文件材料数量庞大，没能及时收集到一起统一归档，很难保证文件材料的收集与完整。
四是建设项目工程档案工作人员流动较频繁。档案工作要求专业技术性比较强，除了要掌握档案的基本知识外，还要懂得各项工程的施工过程、工艺等技术。目前很多单位的档案人员待遇偏低，而档案工作整理时间比较漫长、工作内容比较枯燥等，导致档案工作人员流动较频繁，不少档案员常常是刚学会了就辞职了。人员变动后，新的档案员要胜任工程档案工作要经过专业的培训和较长时间的实习才能上手。这样一来，就导致了工程档案工作的严重滞后。
以上种种，均为目前我市高速公路工程建设档案管理方面存在的弊端。笔者认为，要提高高速公路工程建设档案管理质量，必须着手从下面几方面规范相关档案的建档、归类及管理工作：
一、在高速工程项目管理处设立档案工作组。工作组负责项目档案材料积累、形成和整理的指导工作。笔者认为，很有必要聘请编制和整理竣工档案业务经验丰富的专业人员参与该工作组。同时，笔者还认为，建立的档案工作网络应扩展到项目参建的每一个单位。工作组应在不同的阶段按有关要求进行检查和指导，解答有关问题。工作组还应经常与上级档案主管部门沟通，落实上级有关指导文件，及时协调和解决有关问题，保证项目在监督下顺利开展、完成。
二、高速公路工程档案在交工验收时应达到预立卷。交工验收后3~6个月内，施工单位应将施工档案、竣工图档案向业主单位档案室进行暂时的移交，档案室经检查应对符合归档要求的档案进行接收，发现问题的一一记录下来并退回给施工单位整改至达到要求并移交。变更文件、竣工图文件和决算文件因审批较慢，留待下一步才移交。并建议业主单位与设计方签订合同时提出由设计方提供施工图电子版文件和工程变更设计图的电子版，以方便竣工图的编制。
档案管理经验交流材料篇9
关键词：竣工资料收集整理立卷归档
一、总则
工程开工后就建立施工技术档案，汇集整理有关资料，并贯穿于施工全过程，直到交工验收结束。
凡列入留存的施工技术资料，都必须经各级技术负责人审定。所有资料都必须如实反映情况，要求记载真实、准确、及时，内容齐全、完整、全面，整理系统化、表格化，字迹工整，并分类成册。严禁擅自修改、伪造和事后补作。
施工技术资料是永久性保存文件，必须严格管理，不得遗失、损坏，人员调动必须办理移交手续。
资料管理人员应熟悉和掌握本级技术资料情况。各类技术资料应分专业、分类组卷、编制目录，补充资料要与原设计配套。
二、竣工资料管理控制措施
竣工资料工作应从项目部成立开始就着手进行文件材料的收集、积累和整理工作。在项目部成立时，就要对竣工资料的质量、份数和移交工作做出明确要求。在工程实施阶段，检查工程进度与施工质量时，要同时检查资料的收集、整理情况。进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档，基本做到工程完工，资料整理基本完成。
项目部应建立竣工资料工作的“四纳入”和“三参加”制度。“四纳入”即将建设工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理工作；纳入施工管理及考核范围；纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责中。“三参加”即项目部资料管理人员要参加工作例会和工程质量评定会；参加设备开箱验收；参加工程合同段验收和项目交工和竣工验收。
三、加强各部门接口内容的衔接
1、竣工资料因涉及部门多，由项目经理要亲自布置，总工程师协调，专人负责，并经常过问、检查，加强各部门的沟通协调。
2、工程技术人员根据设计图纸及变更情况计算现场需要的各种材料用量，交物资部门和试验部门以便提供相应资料。
3、物资部根据实际工程量索要供货方的材质单、材料发票，材质单复印件交技术部门和试验部门，材料发票交财务部门。
4、试验部门根据技术人员计算的材料用量，确定需做的试验批次，根据工程进展情况出具足够批次的试验报告，将试验资料及时提供给技术部门。
5、技术人员根据试验资料填写检验批资料时，及时复核试验及物资部门提供的试验和材质证明的数量是否满足检验要求，并及时归档。
四、工程技术资料归档范围
工程技术资料是合同内工程施工过程中形成的，反映工程施工技术和质量的重要史料和证据；
合同段标准试验及原材料出厂合格证、质保书、质量检验报告，外购件成品的合格证及成品制造过程的检验资料等均按单位工程或合同段以时间顺序分类别组卷。
合同段内单位、分部、分项工程质量评定资料组卷。
其他技术资料应在遵照单位、分部、分项工程划分的基础上，以分项工程为单位依次整理立卷。
五、案卷质量要求
为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门配合，资料室资料员负责组卷、编目。
1、案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐整。
3、齐全完整。应归档的施工资料、图纸全部收齐，印章齐全，具备法律效力。
4、内容准确。所交的竣工文件内容，真实记述和准确反映工程建设过程和竣工时的客观实际，各项原始记录和技术数据详实可靠；竣工图纸已按变更设计和施工洽商记录进行了修改，做到图物相符，施工里程已更换为竣工后的统一里程。
5、系统配套。一个建设项目内容内各专业内容，一个单位工程内施工资料、图纸的各项内容应配套完整
6、整洁美观。竣工文件材料装订整齐、美观，软封面及卷内目录填写清楚，字体工整，文面整洁。不的用圆珠笔、铅笔、双面蓝色复写纸书写。图纸图幅标准、线条清晰、字体工整、反差良好、折叠规范统一。
7、卷内目录、备考表不编号、不装订，分别置于案卷的首尾，卷内目录在首页，备考表在尾页。
8、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。
9、所有资料必须做到及时、准确、真实、齐全，字迹图样清晰，图表简洁，印章签字手续完备，不得追记，不得复印。
10、严禁使用复印表格填写资料，同时不得使用铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水、针式打印机等填写材料。
11、项目部各部门必须按照内业的相关要求对提供的资料文件进行汇总，每周进行存档，质检、施工记录在上报监理签认前必须经过工区技术主管的审核，对不满足要求的资料进行纠改，合格后资料报送监理单位相关监理工程师签认。
12、项目部工程部将定期对下属工区内业资料进行不定期检查，每周各工区资料员对所属管辖范围内的内业资料进行收集、整理、汇总、归档。
六、竣工文件装盒
1、竣工文件按已组好的保管单位装入铁道部统一规定的盒内，装盒的顺序是：卷内目录、施工资料、工程日志、图纸、备考表。
2、文字资料组卷时应受控前五项：①按开工报告，②竣工验收报告，③施工小结（按规定格式书写），④工程数量表（同时具备施工图设计数量和工程竣工数量），⑤变更、洽商、协议。之后可按文件材料形成时间、重要程度排序，检验批必须编置于最后。归档文件中开工报告、竣工验收报告、工程数量表（逐张加盖）、施工小结以及案卷软封面、备考表、移交目录、移交证明书均需加盖法律受控章。
总之，竣工资料是项目管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各部门应根据分管业务内容，做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作。
参考文献：
[1]《中华人民共和国档案法》.
[2]《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发【1988】4号）.
档案管理经验交流材料篇10
一、卫生防疫一务档案两级管理的原则
防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面：
1将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。
2将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。
3站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。
4科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定
(一)站级业务档案的划分及范围
在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：
1业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。
2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。
3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。
4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。
5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。
6各项业务工作的统计月报、年报。
7省市级以上刊物上发表的业务论文。
(二)科级业务档案的划分及范围我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业的存亡而定，而且不少材料还因工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告，就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：
1卫生监督材料
(1)预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。
(2)常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。
2一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录(笔录)，人员寻访记录，检验结果及处理报告等。
3行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。
4各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。
5从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。
6咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。
7各种毒理检验、化验材料。
三、实行两级管理的意义
1两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾
我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。
2站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有总结分析性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。
3科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要
防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生防疫的日常需要。
四、两级管理的实施
1建立健全档案工作网络
两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。
建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员会，负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务档案管理进行督促指导。各
科设兼职档案员，在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。
2建立切合实际的业务档案管理制度
对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，站档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部“全国卫生防疫工作规范”关于业务活动形成材料范围的规定，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科站级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分；第三，严格科级秋档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。
3加强对兼职档案员的培训和指导
各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务学习列入兼职档案员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。
4推行责任制，加强考核