企业文档集中管理篇1
关键词：集团型企业；档案管理；规范化；集中管控
1档案管理的内涵
档案管理是对各种档案进行分类管理，为其使用人员提供便利服务。企业档案管理人员的工作是将数量众多、种类不同的档案按照企业的相关要求进行整理、分类、归档工作，使档案具有系统性、整齐性，这也是社会对档案管理工作赋予的要求。社会对档案管理的要求是由企业自身的档案管理水平决定的，并且随着经济社会的发展而不断变化，并影响着人们对档案的满足度。我国的档案管理工作的历史可以追溯到几千年前，档案管理工作从杂乱无章到当代社会的系统化管理，由简单逐步走向复杂，从纯人工管理发展到现在的计算机管理。在当代社会，档案管理已经慢慢融入到人们的日常工作和生活中，在企业的发展中起着重要的作用。
档案管理工作主要包括收集档案、整理档案、保管档案、鉴定档案、统计档案以及使用档案等方面内容。一些企业的档案管理工作只包括几方面内容，发展不全面，也存在一些小型企业的档案管理工作只有保管档案和使用档案两部分。目前，随着我国经济的逐渐发展，社会大众对档案管理工作的要求逐渐严格，推动档案管理工作朝向多层次管理方向发展。第一层次需要区分档案管理的纸质档案管理和信息管理，纸质档案管理工作包括收集整理档案、分辨真伪、保管、统计等，信息管理包括对档案相关信息进行录入和输出。
档案管理的整个系统以及子系统在其进行正常运行的过程中都会自动的形成信息反馈机制。将档案管理推向现代化，将会对于档案管理在工作时的结构发生某些方而的新的变化及影响，而为社会实践中提供档案信息服务是对档案进行管理的最主要的目的，档案管理的所有的在系统与结构上所产生的变化都是围绕着这一目的而进行的，其中所进行的每一项工作都是不可或缺的，它们的存在都具有一定的价值和必要。
2集团型企业的档案管理方面所存在的不足
2.1运维与管理需求
档案信息化建设过程是需要不断完善和发展的，集团企业的档案管理工作开展的前提是建立档案管理系统，建设档案管理系统需要满足集团企业内部不同的需求、解决各种档案相关问题。除此之外，企业内部的人员调动、职位变动、身兼数职都会给集团企业档案管理工作增加一定难度，不利于档案信息管理运维工作的顺利实施。
2.2分析档案系统的部署模式
集团型企业无法集中、统一管理其档案，只能分散管理企业名下的各个子公司，无法集中管控，所以无法发挥集团型企业档案管理工作的优势，不利于档案信息开发和使用工作的开展，影响企业的正常运营。
2.3利用和共享需求较为困难
在跨企业间的档案资源利用和共享方面有效实现，能够将集团公司的档案资源整体价值有所提升，让企业能够在激烈的市场竞争中获得优势。所以，被动服务的档案系统要改变，档案服务方面要进行多种形式的更改，将借阅档案资源得以实现。
3档案管理系统中的建设目标
在档案管理系统中的建设目标包含：对原文分散、目录集中的网络架构妥善解决，还要将共享利用档案信息、较多的归档业务系统以及不同的数据结构等问题解决。那么，将知识管理替代档案管理能够将建设的总体目标实现。也就是建立运维队伍、制度体系以及内容管理平台。让企业内容的管理得以实现，最大程度的将企业中的不同文件材料适当保存，对企业内容的管理平台有所构建，还能够将信息资源的共享实现。具体的工作可以分为以下儿个方面：第一，对档案中进行利用、开发的水平要提升，对档案利用的效率要进一步增强。第二，对标准规范的档案信息化建设统一制定，这一方式能够将企业中档案管理的业务流程进行系统性管理，让流程保持一致。
档案系统要对内容的管理平台合理依托，可以在线接收财务管理系统、公文管理系统以及eRp系统等外部业务系统而产生的文件，同时要将此电子文件归档。在一定程度上还具有开发利用的功能，便于知识管理。
3.1内容管理平台
3.1.1基础服务层。对电子文件的管理平台充分利用，将全文的检索以及文档存储等功能实现。
3.1.2公共组件。内容管理平台较为成熟，能够将文档的管理便利性、安全性实现，对Lucene的使用，可以实现全文检索，实现用户的档案检索便利性。
3.2业务模块
3.2.1业务应用。持久层应用架构的采用，能够将B/S的便利性以及C/S的架构性能有所发挥，对web服务和aJaX技术的使用，能够将用户体验和页面无刷新的功能实现。还能够对档案业务密切的融合，开发档案系统管理、利用、统计以及收集整编等功能。
3.2.2客户访问。能够采用浏览器和专业的客户端，对系统中的不同业务功能进行访问，包含：借阅、查询、保管以及归档等。同时，还具备信息、文档协作以及交流讨论等功能。
3.3归档接口
3.3.1基础服务层。文档的管理服务可以通过电子文件的管理平台来实现。
3.3.2在线接收。能够在线接收财务、eRp、oa等系统而形成的文本型数据，以及结构型数据，同时能够把这一系列的数据衍变成标准格式，此格式是通用的，能够在档案系统中存储。统一形式的数据交换接口Soa是对数据交换总线服务的，XmL、Soap能够将消息格式统一。
4集中管控模式下档案管理系统的网络架构
集团型的企业进行档案信息管理的过程中需要以技术手段实现集中管控、分级管理的管理模式，在整个集团内部建立了统一的档案管理平台，实现规范、制度、视图、类别、流程等的统一管控，各分子公司在此基础上，可进行个性化定制，以满足本公司不同业务形态下的档案管理需求。在集中管控的前提条件下，对档案资源采用分布式存储架构，利用分布在各企业分公司本地的独立服务器分散存储负荷，不但解决了传统集中式存储中单纯存储设备的瓶颈问题，且规避企业与总部之间的网络条件的制约。基于统一的档案管理平台，可实现集团内部档案资源共享平台，在权限允许的条件下，以安全的模式最大限度的满足各分公司之间档案资源的共享，充分挖掘利用档案资源的价值。
各企业的电子原文保存在企业本地平台中，目录等数据保存在企业本地缓存数据库中，所有归档数据集中同步至总部，在总部核心系统内对机构、用户等进行统一管理。各企业利用时不依赖总部至企业的骨干网。
档案管理系统在总部分生产、支持两个环境。其中生产环境满足档案管理系统的部署及运行，支持环境用于系统的开发、测试、项目管理、业务培训。企业生产环境为企业档案业务实际操作环境，确保企业日常档案操作的真实、有效、可靠。
参考文献
企业文档集中管理篇2
关键词：纸质档案;收集与管理;创新思路
一、前言
在企业档案越来越被重视的今天，所有大中型企业都建立有自己的档案管理部门。笔者认为，企业档案收集工作是不仅可以解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，也是实现企业档案集中统一管理的一项重要和基本内容。也就是说，把分散在企业内部职能部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保管起来。
二、档案收集工作的内容及对象
档案收集工作是档案管理工作的起点，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各部门、个人手中有价值的档案分别集中到各有关档案室和各级档案室的工作。笔者认为，档案收集工作的内容主要包括三个方面：一是本企业需要归档档案的接收工作。企业各部门办理完毕的文件是档案室档案的主要来源，建立健全企业内文件材料的归档工作制度是企业档案部门开展档案收集工作的主要途径。二是对企业各部门和撤销部门具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。接收现有部门和撤销部门的档案，特别是接收现有部门的档案，是企业各级综合档案室收集工作的经常性任务。三是对企业历史档案的接收和征集工作。
笔者认为，档案工作的对象是档案，档案收集的齐全与否，会直接影响档案工作其他环节，尤其是直接影响到社会各方面对企业档案的有效利用。收集工作是档案室要贯彻集中统一、分级管理原则的重要措施，档案对国家规定应该归档的各种门类和载体的档案，不得分散保存，任何个人更不能据为己有。只有通过行之有效的档案收集工作，才能把档案室集中到各下属单位和部门档案室，形成统一的档案信息保管基地，实行集中统一，分级分专业科学管理。
三、企业档案收集工作的价值及意义
在档案管理工作中，收集工作是决定档案工作存在和发展的重要条件。档案数量的多少决定档案工作规模的大小，档案的质量高低决定档案工作的水平高低。档案室所管理的档案是靠收集工作所取得的，只有收集工作搞好了，才能有效地开展整理、鉴定、保管、编研等工作，档案工作才能存在并得到发展。与此同时，收集工作也是衡量档案室工作质量的重要标尺。收集工作是档案是取得档案的手段，收集工作的效果决定档案室室藏档案的数量多少与质量高低。
除了上述这些，档案收集更是贮存档案信息资源的重要途径，是实现档案集中统一管理的基本手段，是档案管理其他业务环节的基础，是决定档案存在和发展的前提条件。总之，档案收集是档案业务管理工作的首要环节，是档案室工作的起点。
四、档案收集工作体系建立完善的思路
档案室的档案主要来自四个方面，一是接收现有各部门的档案，二是接收撤销部门的档案，三是征集历史档案，四是档案室之间交换档案。
笔者认为，要保证企业档案征集工作的实效，必须从制度上完善档案征集工作。使得工作有思路可循，有力度执行。首先，要积极争取领导重视，争取上级领导及相关部门的高度忠实和相关政策，加大项目争取力度，为档案室工作发展创造良好的外部环境。其次，要深入开展档案法制宣传教育。档案部门要采取多种形式，广泛宣传档案法律、法规、规章，进一步提高广大干部群众贯彻执行档案法律、法规的自觉性，提高全社会对档案工作的支持度和参与度，营造有利于档案事业发展的良好氛围。
再次，要加强档案行政执法，要将档案行政执法检查作为依法管理档案事业的重要手段，并使之经常化、制度化，档案部门要配合上级主管部门组织档案行政执法检查，对出现问题的及时整改提高，切实改变档案工作的薄弱环节和落后面貌。最后，要高度重视档案安全保管和有效利用，各级档案室要建立档案信息安全保障体系，做好档案信息的备份工作，同时要完善保护措施，及时消除隐患，严格管理制度，正确处理档案安全和方便利用的关系，严把档案利用关。
五、企业档案收集工作的具体要求
企业档案收集工作的基本要求是加强档案室外业务工作的调查与指导，保证归档和接收进室档案的齐全完整，维护全宗和全宗群的不可分散性，实现入室档案的标准化。
1.加强档案室外业务工作的调查与指导
笔者认为，档案收集工作要解决档案的分散形成与集中管理的矛盾，这就要求在收集工作中必须重视室外档案业务工作的调查，掌握收进档案等方面的信息，以便科学地安排和指导档案移交工作。档案室在接收档案前，应当对确定进室的档案进行基本情况的调查与分析，协同档案行政管理部门制定相应的办法，对有关单位的档案工作进行监督，指导与检查，提高组卷与初步鉴定的质量，做好归档与进室的各项准备工作。
2.维护全宗和全宗群的不可分散性
全宗是一个单位档案的整体，一个企业的各项工作活动不是孤立进行的，相互之间有着密切的联系，在工作中形成的文件材料，无论从来源、内容、形式，时间等方面都存在着固有的联系，是一个不可分割的整体。作为一个全宗，集中在一个机关档案室或档案室，不允许人为地分割。
六、企业档案整理、归档的步骤
企业文档集中管理篇3
至目前为止，据档案行政管理部门不完全统计，全市涉及产权制度改革的单位共有各类档案200余万卷。在市属国有(集体)企业改革中，市政府成立了工业投资发展有限公司(以下简称“工司”)，授权经营管理市属工业系统的国有(集体)资产。据工司的统计，其所属纺织、丝绸、工艺、轻工、医药、化工、建材等6个行业系统及4大企业集团，共有库藏档案124万卷。这些档案作为企业改制资产的一个组成部分，凝聚着苏州近现代工业历史和文化的卷帙浩繁的企业档案，关乎着退休职工诸多权益的个人档案，联系着改制后企业发展腾飞再生的企业档案，何去何从，没有先例，没有管理的经验和模式。庞大的档案数量，不是一个地市级国家档案馆所能承受得了的。
2004年2月，坐落于苏州古城文化园林博览区的苏州市工投档案管理中心正式成立。中心占地23亩，建筑面积2万平方米，工司分三期，投入2000万元进行改造。中心准备对工司下属308户改制企业档案进行集中统一管理，现中心已接收60余万卷企业档案，预计到今年年底全部124万卷档案接收进馆。
工投档案管理中心的诞生，在企业档案管理上是一个创举，对于档案管理中心建立的可行性，档案管理中心的定位，以及产权制度改革大背景下改制企业档案资源的整合，档案资源利用和档案管理中心运作与发展等问题，值得实践者、档案行政管理部门及档案学界思考。
缘起：企业改制
在思考和探讨建立改制企业档案资源管理中心可行性问题时，首先要了解目前国企改革中改制企业和改制企业档案的概况。本文所指改制企业是指原有国有(集体)企业在进行产权制度改革中按照“国有资本退出到位，职工身份置换到位，债权债务清理到位，整体改制到位，基本建立现代企业制度”的四到位一基本的原则进行的，从而使国有资本从一般竞争性领域和中小企业退出。通过改革，原有国有(集体)企业实行破产关闭、公开转让、深化改制三种类型的国企改制。改制企业档案是指国有(集体)企业进行产权制度改革前原来属于国家所有的那些企业档案和在改制过程中形成的全部档案。
改制企业档案是国家档案资源的一个组成部分，也是国有资产重要的有机组成部分，是苏州近现代工业历史发展阶段的真实写照，是苏州工业企业文化的积淀，是维护职工的合法权益、构建和谐社会的依据，是研究探寻地方民族工业企业发展和自主创新的重要素材，是苏州工业发展历程不可再生的历史和文化资源。建立改制企业档案资源管理中心是为了对改制前、改制中及改制后企业档案进行集中统一管理，切实维护国家安全和国家利益，保证改制企业档案资源的完整、齐全、安全，防止国有、集体资产的流失和档案的散失，便于各方面对档案的利用，有利于企业正常的经营和管理。
《档案法》和《档案法实施办法》明确规定“国有企业、事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定”。按照国家档案局等四部委局1998年3月5日颁布的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》有关规定，产权改革前的“国有企业档案是国有企业全部活动的真实记录和宝贵财富，是企业资产的依据和凭证，属国家所有”。《暂行办法》第六章明确了档案行政管理部门、政府综合经济部门和国资管理部门对档案处置工作的职责，明确了各行业主管部门和各企业主管部门负有档案处置的组织管理职能。应当说建立改制企业档案资源管理中心是有相关的法律法规依据的。
苏州市档案行政管理部门依据《档案法》和《暂行办法》的有关规定，及时制定了《关于进一步做好全市国有(集体)企事业单位产权制度改革中档案处置工作的意见》，并以市委办、市政府办名义下发，明确有关主管部门对改制企业单位档案进行接收，实行集中统一管理。
苏州市政府对全市国有资产管理部门进行整合，成立了工司，对原有国有资产管理单位纺织、丝绸、工艺、轻工、化建、医药等6个行业系统及4大企业集团进行授权经营管理。那么理所当然对6个行业系统及4大集团的改制企业档案资源进行集中统一管理，这些企业档案也是工司经营管理全部国有资产的一个组成部分，是不可分割的。
在全面推开国企改革初期的2002年9月，市档案行政管理部门及时与刚成立的市政府改制办联系，由于当时改制办忙于应付错综复杂的国企改革问题，对在改制过程中档案的处置问题未引起高度的重视，使得档案处置问题耽搁了一段时间。但随着改革的不断深入，诸如清产核资，土地所有权的确认，职工工龄，债权债务，劳动福利等问题的出现，凸现出企业档案不可或缺的作用时，改制办主动与档案部门联系，坐下来商量对档案处置的有关事宜。同时由于档案行政管理部门的努力，引起了市委、市政府的高度重视，市领导多次批示并指示一定要妥善处置好改革中企业档案的问题，并把档案处置工作与企业改制工作同步进行，企业改制会办书中明确档案处置结果。全市工业系统的档案处置问题，随着工司的成立，摆上了领导议事日程，124万卷的企业档案找到了归宿，其他主管部门也把档案处置工作抓了起来。
根据市委市政府的要求，市属工业企业要求全部退出国有序列，很多工业企业在改制前已处于破产、关闭、停产、严重亏损等状态。以工司为例，下属原有国有、集体企业370家，其中破产、关闭企业252家，虽然资产处置完毕，但企业档案却处于“无政府”状态，企业档案如果没有一个妥善保管的地方，将面临大面积的散失和破坏。工司在市档案局和市国资委的支持下，于2004年2月成立了工投档案管理中心，并在原锦绣丝织厂厂址挂牌。工司及时注入巨额资金，根据档案馆建筑要求进行改造，安装了密集架、防火报警设备等，分三期进行改造，目前已完成一、二期的改造任务，档案硬件设施基本到位。同时工司领导及时配备中心领导班子，选派了10多位在各企业中担任厂级领导的同志充实到中心，并聘用了20多位原各企业的档案人员对企业档案进行整理。目前中心的各项工作正在有序开展，档案管理中心建立和运作所需的人、财、物等各
项条件基本到位。
目的：抢救和整合企业档案资源
产权制度改革下的改制企业档案资源是国家档案资源的一个组成部分。国家档案资源是指过去和现在国家机构、社会组织及个人产生的具有国家和社会保存价值的档案。改制企业档案是产权制度改革大背景下，原有国有(集体)企业在改制之前，国家所拥有的企业档案或改制过程中形成的应由国家拥有的档案资源的总称。由于改制企业档案资源是国家档案资源的一个组成部分，国家档案资源应由国家管理，那么改制企业档案资源也理应由国家管理。国家如何来管理，主要要对改制企业档案资源进行整合。
笔者认为改制企业档案资源整合是指在产权制度改革的背景下，国有企业改制前应届国家拥有的国有企业档案和改制过程中形成的档案并对国家和社会有保存价值的全部档案，通过整理、协调，重新组合，使之从无序到有序的过程。在整合过程中应坚持以下基本原则：一是系统性原则，档案管理中心在整合改制企业档案资源过程中首先要按照行业进行区分，然后每个行业再以每个企业来整理，对每个企业所形成的档案分门别类的整理，在整理过程中要保持每个企业各种门类载体档案的有机联系，保证档案资源整合过程中的系统性和完整性。二是有用性原则，在整合过程中要坚持档案的价值取向，鉴别档案的有用性，对地方工业的发展、弘扬企业文化、研究工业历史，具有潜在科技信息价值，对维护历史真实面貌，传承人类文明等内容有价值的档案要保留下来。三是社会性原则。在整合过程中要注意档案资源社会功能的整合作用，对一些涉及社会稳定、构建和谐社会、构筑企业文化、百姓休闲、爱国主义教育方面的档案要及时整理、组合，满足社会和百姓的需要。四是共享性原则。整合的档案资源不仅是内容上的有用性，而且要注重形式上的“可用性”。随着政务信息的公开，信息化技术的不断发展，通过整合促使一部分改制企业档案资源成为现行公共信息资源的一部分，同时也要充分挖掘改制企业档案中科技信息含量，为企业科技进步共享档案信息资源。
苏州市通过对改制企业档案资源进行整合，建立档案资源板块。
一是建立地方民族工业历史资源板块：改制企业档案集中反映了一个地区民族工业的演变历史，苏州市属企业在各个历史阶段曾经有着极其辉煌的历史，为苏州的经济建设和发展创造了奇迹。从百年老厂苏纶纺织厂、鸿生火柴厂到苏州四大绸厂；从苏州悠久的工艺美术、苏绣到20个世纪七八十年代苏州的小三件(登月手表、飞鹿自行车、凤凰缝纫机)、四大名旦(孔雀电视机、香雪海电冰箱、长城电扇、春花吸尘器)等等，在全国乃至世界有着不可磨灭的影响。把这些企业的档案资源进行整合，建立档案资源板块，集中保留和记录下来，对研究和展示地方民族工业历史具有十分重要的意义。
二是建立企业文化资源板块：企业档案集中反映和体现了各类企业文化，各个企业都有着一段不平凡的发展历史，每个发展时期都制定了企业发展规划和企业精神，形成了各自的企业文化，特别是苏州的一些老字号，百年老厂，工艺美术等企业都与吴文化有着不可分割的文化内涵和有机联系，如苏州丝绸历史悠久，是中华文化的重要内容。丝绸、印染以及苏州刺绣等各种图案、标本、样色、花样等与吴文化有着不可割断的情结和影响。整合这一档案资源板块对提升地方民族工业水平，弘扬企业文化有着不可替代的作用。
三是建立和谐社会资源板块：档案管理中心到目前为止，已接收企业职工档案、退休人员档案、死亡职工档案和无主人员档案24万卷，在解决职工安置、人员分流、养老保险、工龄计算、退休人员社会化管理等工作中发挥了积极作用。据档案管理中心不完全统计，2006年1～3月份查阅档案2000多人次，调阅案卷5000多卷，其中80％是与个人利益相关的。所以说对职工和退休人员档案的集中统一管理对化解百姓矛盾，解决百姓切身利益，维护党和政府形象，创建和谐社会，创造了良好的社会环境，提供了有效的社会服务，所以说对这一板块档案资源的整合是必要的、及时的。
模式：集约化管理，市场化运作
建立档案管理中心的目的：一是为了将改制过程中企业档案资源保留下来；二是为了充分利用这些档案资源，三是这些档案资源为将来地方经济的发展服务。中心在建立之后，加大了各项管理力度，建章立制，培训人才，加强档案管理中心的规范化管理，加快档案资源信息化管理步伐，形成了管理中心特有的管理和运行模式。
1．走“集约化管理，市场化运作”之路
所谓“集约化管理”，就是采用现代化管理方法和科学技术，加强分工、协作，对档案资源进行精细化管理，提高档案资源利用效率的一种管理方式。所谓“市场化运作”，就是遵循市场经济规律，充分利用市场杠杆的作用，运行、操作档案管理中心的建设和发展。由于档案管理中心机构性质，人员编制，经费来源存在着诸多的不确定因素，在前期资金大量投入以后，产生的经济效益远远不能满足投资者回报的期望值。虽然取得了较好的社会效益，但不能弥补经济效益的缺损，所以在管好、用好这些改制企业档案资源的同时，及时考虑档案管理中心今后的生存和运作方式，是很有必要的。
2．档案管理中心建立后，可逐渐建立若干下属中心
一是保管利用中心。保管利用工作是档案管理的基础性工作，也是档案工作部门必须具备的功能。档案管理中心建立的目的主要在于保管和利用产权制度改革中改制企业档案资源。目前中心的最大财富就在于占有和拥有庞大的档案资源――124万卷企业历史档案，这是中心独特的资源和优势，把档案管理中心建成档案资源保管利用中心是中心运作最基本的和必须建立的方式之一。
二是历史研究中心。苏州民族工业是江苏民族工业的发祥地。随着改革开放，外向型经济和民营企业的不断发展壮大，苏州要形成自己独特的苏商经营理念，这些苏商理念在哪里，就在档案管理中心。如何对历史进行研究总结，从中找出和总结出苏商精神和理念，是一件非常有意义、有价值的事情。同时对第二次修志编史工作来讲，对档案资源的占有提供了有利的条件，建立历史研究中心也是获取社会效益所必需的运作方式。
三是中介咨询服务中心。充分发挥档案管理中心的优势，做大做强。目前中心的库容量在200万卷左右，按工司改制企业档案124万卷的量来计算，还能容纳大量档案。争取在市委市政府支持下，在财政部门协调下，运用市场运作，对除工司以外的改制企事业档案资源进行集中整合，统一纳入档案管理中心，避免多头投资，浪费财力、人力、物力，确保档案资源的集中统一管理。通过中介咨询的形式开展档案整理、档案寄存、档案培训等服务，为中心市场化运作探索一条新路子。
企业文档集中管理篇4
企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。各企业应注意http://日常工作中，各种文件材料的形成、积累，并按一定要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。
档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。
一、企业档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理意识还较为淡薄。一是思想认识模糊。部分企业没有把档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识，存在“档案归档案，业务归业务”，互不联系的模糊认识，不知道为什么要开展企业档案管理工作，怎样开展档案管理。二是领导重视不够。少数企业没有认识到档案在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩，是得不偿失的徒劳，存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。三是缺乏主观能动性。重形式轻内容，重晋级轻效能，晋升档案管理级别大多是为了应付上级检查考评，没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去做好档案管理工作。
（二）档案管理力量还较为薄弱。一是队伍不稳定。在基层企业，档案管理人员均由办公室勤杂人员兼任，且变动频繁，专业化程度不高，存在不懂不问、不会不学的现象，导致档案整理、管理混乱。二是管理质量不够高。其主要表现在于：首先有的档案员只会立卷归档的基本知识，对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清，出现编错号、盖错章的情况。其次档案的目录索引不全，年代久远的档案难以找到索引表，致使在用时用不上，不能很好地为企业工作服务。最后对档案的重要性认识不足，使档案的利用价值显现不出来，致使档案管理质量一直上不去。
（三）档案管理观念还较为落后。一是管理方式陈旧。当前企业档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。二是资金保障不到位。基层企业办公经费紧缺，用于档案收集、整理和保管的资金投入不足，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。
（四）管理与服务还存在脱节现象。一是档案门类不够丰富。有的企业只注重文书、户籍档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与企业业务有关的资料的收集，影响了企业档案的系统性和完整性。二是档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断代现象；部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。三是重保管轻利用。一些基层企业在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为企业战略发展、为企业管理提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。
二、加强企业档案管理工作的对策
（一）深化认识，强化责任感。一要提高认识。要充分认识企业档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查。二要增强责任感。档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任；要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。
（二）强化培训，提高业务素质。一要选准用好档案管理人员。将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，企业及上级部门要从政治上爱护、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调整档案管理人员，确保该队伍的专业性。二要强化档案业务培训。要积极选送档案
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干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。要根据企业档案工作发展的需要，适时举办企业档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。三要组织观摩学习。采取“请进来、走出去”的办法，一方面请档案主管部门的领导和业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到一些单位参观学习档案管理先进经验和具体操作技能，以促进企业档案工作健康、平衡发展。要形成基层企业与上层办公室在档案管理工作中相互协作、和谐发展的格局，定期或不定期地深入企业检查指导档案工作，发现问题，要及时通报，督促整改，力促规范。
（三）规范管理，提高档案质量。一要规范归档材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。二要规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。三要规范档案管理工作。要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用；要积极改善档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备；要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作，对逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的，必须依法严肃查处。
（四）更新观念，强化服务意识。一要提高科技含量。要积极应用企业档案管理软件，实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代http://化，为迅速、准确和全方位的档案信息服务奠定基础。二要狠抓档案编研工作。在努力编篡好大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料的同时，主动了解单位工作动态，调查档案利用需求，深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源，变被动服务为主动服务，事后服务为超前服务。三要改进档案服务措施。要研究利用工作的规律和特点，不断完善检索手段，建立多途径、多形式、多载体的检索体系，突破传统单一、狭窄的案卷目录“一本账”的状况。
企业文档集中管理篇5
[关键词]邮政企业；档案工作；价值作用
[作者简介]何燕宁，广西区邮政公司办公室档案馆员，广西南宁530012
[中图分类号]F616 [文献标识码]a [文章编号]1672-2728(2010)09-0062-04
一、邮政档案在企业管理中的价值意义
(一)邮政档案是邮政企业历史的真实凭证，具有凭证价值。邮政档案所具有的潜在的企业价值，是由邮政企业的基本特点决定的。邮政档案主要是由邮政企业各部门在通信生产、经营管理、基本建设、科学研究等活动中形成，作为历史记录保存起来的，包含有文书、科技、会计、音像、实物等不同载体的全部文件资料。所以，邮政档案是邮政企业历史的真实凭证，它具有凭证价值，这就是邮政企业档案呈现出的最基本的特点。由于邮政档案中最重要的档案来源就是文件材料，档案人员将文件资料收集、整理，分类、装订、立卷、归档后形成的档案，它所保留着的历史标记，使得邮政档案将成为邮政历史的真凭实据。
(二)邮政档案是企业的实践活动的记录，具备了情报资料的价值。由于邮政档案又是邮政企业人员在企业的实践活动、业务知识和经验的记录，所以它又具有可资参考的特征，也使它具备了情报资料的价值。企业历年的邮政史志编写、业务培训教材编纂都要通过查阅大量档案资料获得。企业档案能准确地记录着企业历史活动的事实和经过，也记录企业人员在各种生产管理活动中的思维过程，所以这些信息比其他资料信息更具有原始性和可靠性。
(三)邮政企业档案是满足现实利用的现实价值，发挥潜在价值。企业档案还将长期发挥着潜在的价值。例如，某县邮政局位于农村生产队附近的一块企业用地被当地农民聚众要求归还。经查，该土地是20世纪60年代初由于国防通信需要由政府紧急划拨给当时的电信通信专用的，邮电分营后被拨划给邮政企业。由于当时的档案资料保存较完好，土地批复手续完整，利用该档案资料还原历史真相，使得这起土地纠纷得到平息，该土地在邮政企业得以保存。由此可见，邮政企业档案既有能够满足现实需要的价值，又有能够产生潜在经济蚊益的长远价值。
二、邮政企业档案在企业管理活动中的作用
(一)邮政企业档案在决策中起凭证和参考作用。企业档案对企业的生产、经营、管理等实践活动有着重要的影响作用。邮政档案是邮政企业单位行使职能，从事生产、管理活动的真实记录。邮政档案特别是在解决争端、处理案件活动中可发挥证据作用。法律证据作用也是档案凭证价值的集中体现。例如，邮政业务档案中的汇兑档案凭证，可为法院、检察院处理各类案件提供可靠的证据。同时它对企业管理人员察往知来，保持政策的连续性、工作程序和工作方法以及有效的、科学的决策将起凭证和参考作用。
(二)邮政企业档案产生着社会效益和经济效益。由于记录了企业生产、经营、管理等诸多业务活动的过程，也为继续开展这些业务活动积累和提供了必要的信息和证据。它具有业务咨询作用，特别是在世界邮政日之际、北京邮政奥运会举办期间，邮政企业利用邮票、邮政通信实物、邮政声像档案等，通过电视、广播等传播媒体进行企业业务宣传，以此来扩大邮政企业的影响力，增加了业务来源，提高了经济效益。这些作用使档案在利用过程中产生着社会效益和经济效益。
(三)邮政企业档案是宝贵的精神文化财富。邮政档案也是全体邮政员工所创造的宝贵的精神文化财富，它对企业文化的积累、传播发展与进步发挥传承作用。例如，人们通过留传下来的中国最早的邮票一大清的龙票了解到清朝社会的方方面面，通过一枚小小的邮票，人们可以感受到中国古代文化的悠久历史。同时邮政档案也具有教育作用，它以第一手材料见长，真实可信、形象生动，具有很强的说服力和感染力。
三、邮政企业档案工作发展现状
在邮政分营之初，邮政企业档案工作得到了领导重视，大部分企业档案配备了专、兼职的企业档案人员，多数基层单位配备了相应的档案库房和装具，并及时对企业档案人员进行了培训，分营之初的企业分业经营资料大部分得以收集，企业档案起点较高。但由于邮政企业独立运营之初，企业亏损严重，职工队伍庞大、整体素质较低，管理及经营模式滞后等因素还是直接或间接地影响到企业档案工作。
(一)邮政企业人员档案意识淡薄。企业个别领导对企业档案工作缺乏了解，认为整理档案就是将全部的文件收集起来，捆成一堆，或随便装入盒内就行了；也有的是由于企业经营生产任务较重，主要精力忙于创收，文件资料则束之高阁；还有的是由于经营管理人员较少，未设立有专门的档案人员，故档案工作无法开展；有的对档案在企业经济建设中所起的价值作用认识不足，不了解档案具有的潜在的经济效益，在档案管理上没有资金投入，没有将档案工作列入企业的议事日程中，档案工作所需的人、财、物得不到应有的保证。
(二)邮政企业档案管理人员业务素质相对较低。在邮政分营后，有关部门对广西区邮政专、兼职档案人员作过一次调查，调查结果如下：全广西共有96个单位，分营前从事档案工作的档案人员3年以下的占70％，3年以上的只占有10％；大专以上文化程度的占25％，能进行一般计算机操作占40％。在调查中发现，有的档案人员计算机水平很专业，但档案及企业业务不熟；有的邮政企业业务很熟悉，但不会计算机操作。邮政企业经营管理中涉及的专业性业务较多，所以档案中专业性文件也较多，档案人员不熟悉档案业务和邮政业务，导致文件分类不准确，保管期限确定不合理。
(三)邮政企业档案企业管理人员较少。随着企业办公自动化的发展，企业管理已实行无纸化办公。随着企业改革步伐的加快，企业专业化管理初步形成，体现在oa办公自动化管理过程中，文件数量逐年加大，与之相矛盾的是企业的管理人员不断的缩减，有的县级综合办公室只配备有一名管理人员，还有的是既当办公室主任，又当司机，有的还兼职当企业营销人员等等。
(四)邮政企业档案管理不到位，资料收集不全。邮政企业档案人员在工程建设过程中与工程技术人员沟通较少。由于工程技术人员在工程建设过程中不知道档案管理的要求，档案管理不严，以致在竣工验收中出现不少问题，如有的依据性文件为复印件，没有原件；有的工程竣工图无竣工图章；有的在施工中修改的地方竣工图没有标注；还有的监理文件或招投标文件收集不全等等。
(五)邮政企业档案信息资源的开发利用水平不高。县局部分单位档案管理系统使用率不高，一些单位只限于将文书档案资料收集，未能进行档案管理条目的录入。一些档案利用也只限于提供档案的纸质检索工具，未能利用档案信息管理系统对档案数据、档案信息资源进行深度的开发、利用，一些单位未编制大事记、企业史志资料汇编等。
四、完善邮政企业档案工作的对策
现代邮政企业档案工作要求我们要用现代科学理论、方法与技术来管理各种类型档案，积极开发档案信息资料，广泛输出档案信息，为邮政企业发展服务，这就要求我们必须扎扎实实地做好档案的各项基础工作。基础工作是档案工作的重中之重，是一项较为系统的工作。
(一)建立健全邮政企业档案的规章制度是做好档案工作的基础
各级邮政企业应高度重视档案工作，把档案工作纳入企业的议事日程。大力宣传《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及《广西壮族自治区档案管理条例》，采用张贴宣传标语、黑板报、组织人员学习、参观等方式进行宣传，让广大的企业员工知道、了解邮政企业档案的价值及凭证作用。建立健全规章制度是档案资料齐全完整的重要保证。档案资料的产生、收集、整理、立卷、归档等过程一环紧扣一环，其中任何一环脱节都会对档案的工作产生影响。各级邮政企业要建立健全各项档案规章管理制度，例如本单位立卷归档制度、档案的移交接收制度、档案管理制度、档案保密制度、档案借阅制度以及档案专、兼职工作人员岗位责任制等等。
(二)加大培训力度，培养适应现代化管理的企业档案人员
要搞好档案人员队伍建设，一要建立培训机制。有计划、有组织、有目的、多渠道、多形式地针对本单位档案人员的现状，缺什么补什么，以求达到适应。现代化技术的发展使各种新知识、新技术在档案工作中得到应用，档案工作从内容到方法也都在发生着变化。档案人员在实际工作中又经常遇到一些按传统的方法解决不了的现代问题，所以档案工作者必须加强学习。学习方式可以灵活多变，可以通过参加各级档案部门举办的档案培训班学习；也可以自学，利用业余时间学习有关档案专业理论知识及邮政各类业务知识。二是在选用档案人员方面，可以将具有较高文化水平又有一定企业专业知识的人员安排到档案岗位，以改变现有的档案人员知识单一、文化素质偏低、年龄偏大的状况。三要调动档案骨干人员的积极性，比学赶帮，在邮政企业内部引进竞争机制。可以与邻近的单位组成档案协作组，互相学习，互相检查评比，互相促进，充分调动档案人员的积极性，使档案管理和档案整理工作水平能够进一步提高。
(三)为档案管理工作配置必要的设备和设施
根据《广西壮族自治区档案管理条例》的规定：“各级各类档案馆，各单位的档案机构，应当建立、健全规章制度，配置必要的设备、设施，防止档案的破损、褪变、霉变、虫蛀和散失，确保档案的安全。”各单位要根据自身档案工作的需要，设立本单位档案室，将本单位的文书、科技、会计、声像和实物档案统一保管。要配备必要的档案专用库房和档案装具。有条件的单位应当将档案办公室、档案阅览室和档案库房分开。档案库房要坚固，应禁止设在一楼或楼项，要安装有铁门、铁窗栏、厚窗帘，并配置有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠虫等设施。档案装具要按照国家规范的档案标准进行制作或向当地档案管理部门购置，要配备抽湿机、温湿度剂和防虫剂等设施和档案装订机等足够的档案工作用品，以保障档案工作的开展，确保档案的安全。
(四)深入探索企业档案信息资源的开发和利用
邮政企业近年来不断进行深化改革，从档案归档内容来分析，档案工作从分营初期的重点收集分业经营期间的档案资料，至邮政扭亏时期的邮政固定资产的加大投入，邮政工程建设档案的收集整理成为转型时期的重点。随着邮政金融及邮政速递的专业化发展，邮政企业档案内容也在发生着变化。企业现需加大对信息化建设的投入，在邮政企业的信息网建设中，企业档案也要做好相应的配合管理工作。
档案是信息，信息是资源，数字档案能使企业信息有序化，档案也是生产力，各级档案人员要积极动脑筋、想办法，可通过编制《全宗介绍》《档案专题目录》《档案文号对照表》《单位工程简介》等一系列档案材料向企业提供方便、快捷的信息查询渠道，通过计算机软件管理档案，将档案资源信息化，为企业提供最大的信息源。企业档案信息化管理是社会发展的必然趋势。
企业的信息化管理将促进企业档案信息化管理，企业档案的信息化管理也将更大地促进企业经济的发展。如现代邮政企业就是在探索企业的信息技术发展中前进的。过去人们交流、获取信息的渠道太少，大多数是通过在邮局寄信、看报纸、杂志等而获得信息。邮局信件因为是手工处理，程序烦琐，信息传递极慢。20世纪90年代后，计算机通信技术、数据通信、图像通信等科技手段的飞速发展，社会信息传递渠道增加，人们不再依赖寄信等传递方式，传统的邮政通信业务受到挑战。邮政企业的决策者们意识到开展企业信息技术建设的重要，“十五”期间，邮政将推进企业信息化进程作为新世纪的战略选择。经过数年的努力建设，邮政计算机综合网已陆续建成，邮政业务网络一体化已成为现实，邮政储蓄网上异地存取、网上寄信、网上查询邮件、网上礼仪等业务蓬勃开展。网络业务的发展给邮政企业带来了生机。企业信息技术的发展促使企业的管理手段进一步强化。企业如今正不断推进着办公自动化建设，并将带动企业档案信息化、现代化管理，利用现有的企业综合网、局域网将企业档案、信息资源充分开发、利用，最大限度地发挥企业信息资源的作用，更好地推进企业的发展。
(五)信息化管理档案是要变革传统档案管理模式
要实现企业档案信息化管理，档案信息化管理系统的建立是基础。档案信息化管理改变了档案收集工作的方式。传统的档案收集是将原始的纸质文件由分散收集到集中处理的过程；而信息化档案管理，档案工作人员除了要收集原始纸质文件外，还要将原始纸质，的文件、原始声像文件、电子邮件等信息通过网络档案录入系统收集网络档案所需文件。网络档案信息化管理系统的建立，可以使档案收集更加完满。
档案信息化管理系统的建立改变了档案的整理与鉴定工作方式，使档案的整理工作更加规范。由于种种原因，传统的档案工作基本是内向管理的模式，管理手段主要是手工操作，档案人员把自己的活动范围限制在封闭和半封闭的环境中，这样使一部分档案成为无人问津却保管良好的一堆废纸，现在将档案的总目、分目整理按照系统合理运用，用计算机筛选录入、整理档案效率高且严格，为整个档案的整理与鉴定工作提供了便利条件。
档案信息化管理系统的建立给档案的保管与利用带来了全新的变化。档案信息管理系统使档案的保管和利用从质到量都优于纸质档案，已经完全超出了传统档案利用手段的范畴。由于新技术的应用，文书、档案一体化，档案、图书、情报一体化，数据档案馆、虚拟档案馆、无界档案馆给利用带来了量的变化。电子档案保管与纸质档案保管有本质的区别，电子档案的保存可实现无纸化、网络化。
档案的统计工作历来是最重要的工作。传统的档案统计涉及的项目内容多、统计数据要求很详细，有的内容年年重复统计，令人感到烦琐；而档案信息化管理系统却是最擅长统计工作的，通过计算机统计，可以剔除每年重复统计的数据，只需将新的数据增加或删改，统计工作快而准确。
[参考文献]
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企业文档集中管理篇6
一、文书档案管理存在的问题
（一）文书档案收集不全。只有文书档案越全面才能够为企业积累更多的发展资料，为企业各部分进行决策时能够提供更细致的参考材料。但是，由于行政管理部门忽视文书档案管理的重要性，导致档案收集不全的现象非常严重。为了真实完整地收集文书档案，满足企业决策部门更全面的信息需求，必须要将文书档案的资料在诞生之时就及时提交，由于大部分企业并没有将文书档案制度独立出来，难以满足资料整理的实际需求，所以影响了档案管理工作的价值发挥。
（二）档案收集过程不够顺畅。为保证文书档案工作能够发挥最大的价值，需要对档案资料进行全面的信息收集与整理，需要档案工作人员具有高度的职业敏感度。但是，目前大多数文书档案管理的从业人员年龄较大，常年在档案室工作的职员，由于自身的局限性缺乏对文书档案管理工作的深刻认识，自身的职业能力有限，难以准确地捕捉与档案收集有用的信息资源，导致了档案管理工作的不顺畅，甚至有部分员工会出现文件质量或者是数量上的问题，为档案收集管理工作的开展带来障碍。
（三）文书档案的应用效率低下。文书档案的具体信息资源需要来自于企业的各个职能部门，而档案的实际操作价值在于文书档案的日常应用。但是目前由于企业在文书档案的移交管理过程中存在漏洞，没有任何专业性的部门对企业的运行进行监督管理，行政部门档案管理工作流于形式，工作质量不高，导致档案的信息收集与管理工作效率低下。与此同时，由于单位员工的流动性非常大，领导部门与基层员工对档案的实际应用价值没有深刻的了解，为档案的日常应用埋下了潜在危机。
二、文书档案管理工作的改进策略
（一）强化档案管理与日常工作的协调。档案的管理工作与日常的工作内容具有紧密的联系，文件是参与档案工作的基础，档案是文件的最终归宿。文书档案管理人员做好文书的信息收集工作是参与档案管理的前提条件，并且初级的文书收集工作直接决定了最终的档案管理水平。所以，这就要求文书档案管理人员一定要具备良好的文书收集意识，保证文件收集的真实性、完整性。与此同时，档案管理人员需要加强与管理工作人员之间的联系，积极做好档案的保护以及统计工作。
（二）提升档案管理的信息化水平。为强化企业的文书档案管理工作水准，需要采用现代化的信息管理手段，大力加强计算机技术以及网络信息技术的应用力度，将一系列现代化的操作手段应用于档案管理工作流程的各个环节。为实现信息化的档案管理工作，首先需要重视文书档案的数据建库工作，促进数据格式的统一、规范，为实现信息数据的及时共享与信息开发打下坚实基础。与此同时，需要对文书档案的信息收集运用计算机来操作管理，提高档案管理的自动化程度。
（三）提升档案管理人员的业务素质。为保障和提升文书档案管理工作的业务水准与操作质量，需要重视对管理人员业务素质的提升，要有一支高素质的工作人员作为组织工作的重要保障。所以，企业单位需要强化对文书档案管理工作人员的思想指导与意识管理，为工作人员及时了解国家档案管理的规章制度，在信息政策的了解中提高工作人员的思想意识与信息敏感度。与此同时，在对档案管理人员专业技能的提升中增强工作人员的责任感与使命感，在对文书档案管理工作的技能提升中强化该项工作的应用价值。
三、文书档案的现代化管理策略
（一）建立完善的现代化档案管理制度。保障文书档案管理行之有效的前提条件就是建立规范的文书档案管理制度，规范化的制度建设是保障管理工作有据可依的重要条件，科学合理的制度建设加上专业化的操作管理技巧，能够将文书的信息收集与档案管理工作开展得更加有条不紊。为建立现代化的档案管理制度，首先需要废除以往不科学的，陈旧落后的，对于充分提升管理效率没有帮助的操作方式，需要结合企业文书档案管理的实际情况建立有利于企业结构获得提升的管理体系，在去伪存真中保障企业档案管理制度操作的灵活性与科学性。在对不良制度的改善中积极结合富有时代特色的管理理念，在新旧操作方式的接洽、协调中建立严密的管理体系。
（二）创新文书档案管理的工作机制。丰富文书档案的信息资料需要收集大量的信息资源，对企业的事业单位，高校的科学研究都具有重要的参考意义。在创新档案管理的工作机制时需要强化组织的自我管理机制，主要的工作内容需要对企业或者是该部门制定科学合理的阶段性目标，在对档案管理的操作流程与实际运用中提升工作质量。其次，需要强化组织企业的自我参与机制。将文书档案的信息应用发展为部门开展工作的重要协助内容，积极主动地参与到部门组织的日常管理中。最后，改善档案管理工作机制需要注意的是对互动协调机制的重视。加强档案管理工作与操作部门之间的协调关系，在良好的双向互动中提升部门之间的链接作用。
（三）建设现代化的档案管理队伍。现代化的文书档案管理工作需要建立在具有现代化素质的操作队伍之上，（下转第136页）（上接第127页）在最大限度内满足文书档案现代化的信息管理需求。为提升档案管理队伍的质量要求，需要建立完善合理的人才选拔机制，对具有文书档案管理工作经验或者专业素质非常高的人员采取择优录取，对于职业技能不够突出的现有工作人员进行必要的职业培训，开展定期的职业讲座或者职业宣讲课，在优秀经验与管理理念的学习中强化工作人员的档案管理意识，在定期的职业培训中提升工作人员的职业技能，对于表现优秀的工作人员给予必要的物质奖励，在争创先进的氛围中建立和谐的工作氛围与学习环境。
（四）档案室的信息化操作。具有现代气息与信息化技术支撑的档案室是参与档案工作管理的必要环境支持，信息化的档案室操作是适应新时期档案管理要求的重要技术表现。为建立现代化的档案室条件，首先需要企业或者是事业单位投入资金，在经济的支持下开展档案室的信息化建设。引进科学、先进的信息化技术设备也是参与档案室建设的重要条件，最后在对文书资源信息化的转移中实现技术协调，在电子档案的建立中实现有效的信息共享，便于文书档案的应用操作。
企业文档集中管理篇7
关键词：电力企业；档案管理；存在问题；优化策略
电力企业与人们的日常生活有着不可分割的关系。电力企业只有做好自己的工作，提高发电效率，才能够为人民生活提供便利。而电力企业的档案管理工作在电力企业的工作中又属于基础性工作，档案管理工作为电力企业提供了实施管理工作的平台。电力企业的档案管理工作做得好，管理机制健全，就能够有助于电力企业的资源调配工作，让各项事务井井有条，使企业的人财物都能够用到最需要的地方。如果电力企业的档案管理制度明确合理，它就能详细的记录企业的各项活动。然而，由于电力企业的档案管理工作涉及到方方面面，信息量非常大，并且与之有工作往来的企业也数量庞大，这就导致了电力企业的档案管理工作开展起来非常困难。但是我们必须要意识到电力企业管理工作的重要性，档案管理工作虽然艰难，但它能够为电力企业的发展提供信息，促进电力企业不断发展。本文根据电力企业档案管理工作存在的问题，对如何提高电力企业档案管理工作的对策进行探讨。
一、目前电力企业档案管理存在的问题
目前，电力企业档案管理所面临的问题主要有以下几个方面DD电力企业无法即时、全面的收集到客户信息，档案管理工作没有完善的系统，并且档案管理人t对工作缺乏重视。这些问题导致了电力企业的档案管理工作难以有效开展，无法发挥自身所具有的价值与作用。
1.档案信息的收集不全面和保存不完整
就目前的电力企业档案管理工作现状来看，其最普遍的问题就是无法及时、全面、有效的收集信息。在电力企业的档案管理工作中，从信息采集，到信息入库，再到信息的保存，都是由相应的人员负责。但是，根据调查发现，电力企业的档案管理人员并没有对自己的工作予以重视，对信息的采集工作不及时、不主动。并且，当下还有一些电力企业没有完全采用电子方式进行信息收集，这些企业有的还在采用原始的纸质采集方式，有的将两者相结合。使用纸质方式记录档案信息会引发一系列问题，比如，如果有人来企业调取信息，就可能会发生在纸质档案上涂改的现象。电力企业对档案管理的疏忽也就导致了档案信息不全，并且信息保存不完整。
2.专业的档案管理体系不完善
对于电力企业而言，建立系统完善、管理制度健全的档案管理工作才能够提升自身的竞争力。但是，就目前的状况来看，大部分的电力企业档案管理工作中都存在着大量的问题，管理制度不健全，缺乏档案管理方面的人才，没有使用电子方式采集信息，没有完善的档案管理室，并且，有的企业压根就没有进行档案管理工作。根据调查发现，有的企业对档案管理极其不重视，档案管理工作人员不仅身兼多职，而且还在企业内根据需要听从调动。企业的这种行为违反了《中华人民共和国档案法》，同时也给自身的发展设置了阻碍，导致了企业档案信息缺失、泄露。
3.缺乏完善、专业的管理制度
当下的电力企业档案管理工作难以有效开展，还有一个重要原因就是电力企业的高层管理人员对该项工作的忽视。由于领导的不重视，企业的档案管理工作就被遗忘，没有人去建立和完善档案管理制度。如今，电力企业面临的一个非常棘手的问题就是档案管理人员不能够积极的落实和推进档案管理制度。但是，对于电力企业而言，管理制度是否完善，是否能够落实，将对企业的发展起到不可估量的影响。如今，我国的经济飞速发展，企业的机遇与挑战并存。如果企业能够建立完善的档案管理制度，就能够根据信息预测未来的发展形势，发现企业中存在的问题，从而在激烈的竞争中获得优势。反之，如果电力企业的档案信息管理不完善，电力企业就无法准确的知道自己的发展方向，从而在竞争中失去优势。
二、电力企业档案管理的优化策略
1.强化管理体系，完善管理制度
只有建立健全企业的档案管理工作体系，电力企业才能在社会竞争中彰显优势，取得发展。因此，电力企业应该跟随社会的发展不断进步。首先，电力企业要改变原有的管理体系，努力的根据时代状况建立适合当下发展的管理制度。其次，电力企业应该对信息采集和管理工作制定标准，要求员工必须要按照标准开展工作。如此一来，电力企业的信息管理工作就能够实现统一，员工们统一按照标准采集管理信息，这样不仅能够确保信息的准确性，还能够提高信息采集的效率。最后，电力企业应该对档案管理人员进行法律教育，增强其法律意识，要求员工在工作交接时，必须对信息进行严格保密，严禁泄露信息，这样才能够保证电力企业的信息安全。与此同时，电力企业自身也要依法行事，建立健全档案信息管理制度，以确保企业的档案信息真实完整。如今，随着时代的发展，很多专门的档案管理公司顺势而生，很多企业由于偷懒省事，于是找这样的机构管理档案信息。但是，这些公司的信息保密工作很差，无法保证企业档案信息的安全性。结果，很多企业由于信息外泄而遭受到重大损失。
2.全面收集档案信息并及时保存、充分利用
全球实现了信息化，信息的海量促使着电力企业对档案信息管理的改革必须大力推进。国网重庆市电力公司办公室文档处和重庆市档案局一行人对公司档案管理进行了预验收，验收组人员现场查看了公司的档案信息并进行一系列的检验，给予了肯定。这个事件表明了，如果企业能够积极的做好档案信息管理工作，保证电力企业档案信息的真实性和完整性，这将对企业在未来的发展大有裨益。电力企业在进行信息管理的过程中，应该努力实现档案信息保存管理的现代化，用电子档案代替原始的纸质档案，实现档案信息管理的信息化。电力企业要让档案管理室不再是简单的一间房间，而是通过网络把它变成多媒体的形式，这不仅能够让电力企业在信息采集和保存过程中更加方便快捷，还能够使电力企业的档案信息更加安全。电力企业在进行信息采集时，不能够只关注于单纯的信息收集和保存，而是要让信息发挥其最大的效用。电力企业要学会利用信息，对信息进行分析。部分企业只单纯的记录档案信息，然后就一直让它“沉睡”，没有达到预期的效果。在电力企业的管理过程中充分利用档案信息，这样更能促进电力企业的持续发展和处于领先地位。
三、结语
随着信息化建设的飞速发展，电力企业不能再固步自封，而是要紧跟时代的步伐，努力寻求发展。电力企业在人们的日常生活中扮演者不可或缺的角色，承担着对国家和人民的责任，必须努力改善自身缺陷，在竞争中掌握有利的主动权，这样就要求电力企业认识到档案信息的重要性。档案信息在电力企业的整个成长过程中发挥着举足轻重的作用，根据以往的档案信息分析可以让电力企业立足于时代的前端，对电力企业各方面发展都起着很大的基础作用。
参考文献：
企业文档集中管理篇8
一、新时期企业档案收集工作存在的问题
1.领导重视不够，档案管理的规章制度不够完善
我公司属于国有大型煤炭企业，有三十余个下属单位，近几年，由于市场经济的快速发展，有些单位的领导对企业档案工作的认识不足，只注重抓企业的生产管理和经营效益，不了解生产、经营和科研材料归档的必要性，个别企业领导为了节省资金，认为根本没有必要把精力和财力放在归档材料的形成上，如:有的单位在经营承包工作中，没有规范的合同文本、记录和凭证等，有的单位在某些经营管理活动中，没有形成正规的原始记录等，有的单位档案管理的规章制度不够完善，虽然建立了相应的档案管理制度,但并不健全。有些单位归档范围不清，不知道哪些材料该归档、哪些材料是不在归档范围之列的,造成该归档的却没有收集、不在归档范围内的反而收集齐全的不合理现象。
2.企业人员变动给档案收集工作造成困难
近几年，由于公司重组改制较为频繁，有些单位分别进行了合并、撤消、重组等机构调整，人员变动较为频繁，一些单位的专兼职档案员也经常进行更换和变动，致使企业档案人员思想不稳定，从而影响到企业档案的收集工作，有的专兼职档案人员工作调动时，未办理文件材料的移交手续，只图一己之便，把有重要保存价值的文件材料看作是个人私有财产，不去移交归档，造成文件材料的遗失，从而影响到企业相关工作的开展。
3.档案材料的收集不能做到齐全和完整
主要体现在：一是档案结构不合理。室藏案卷中大多数是上级来文，而涉及一些企业生产、科研和管理等重要的成果文件、报告、经济合同等方面的材料，却往往没有归档或归档得不够齐全、完整；二是没有围绕新时期企业工作的重点开展收集工作，如：对企业的科研项目、重点工程项目和新产品研制、生产、销售等方面形成的档案收集得较少；三是在新时期企业工作中形成的电子档案、照片、音像等特殊载体档案的收集不够及时、不够齐全和完整，且收集的质量也参差不齐。四是反映企业实际工作的各种会议记录如党委常委会记录、经理办公会议记录等，大多数存放在企业的有关部门。
二、做好企业档案的收集工作应采取的对策
1.依法制档,健全归档制度
根据《中华人民共和国档案法》规定“档案工作实行统一领导,分级管理的原则,定期向本单位的档案机构或档案工作人员移交，进行集中管理,任何人不得据为己有”。因此，企业的每名员工都有向档案部门移交档案的义务。各单位可根据企业的实际情况，制定出相应的归档计划和归档范围。档案部门可按照企业机构或人员的职能分工，制定内容较为具体和全面的归档计划和归档范围，一方面，使有关人员明确自己的归档职责,有利于归档材料的形成和积累，另一方面，由于是按机关内各组织机构人员的职能分工制定的，内容十分具体，同时,各机构或人员都有按照归档范围所规定的内容积累和保管归档材料的义务，因此,也为保持一个企业内各种门类档案的齐全和完整，提供了制度的保证，从而，提高了企业档案材料收集的准确率和完整率。
2.加强档案的宣传教育,提高企业干部和职工的档案意识
企业档案部门，应加大档案的宣传教育工作，提高企业全员职工的档案意识。可通过广播、电视、出版宣传栏、组织培训、召开会议和开展档案知识竞赛等形式，开展档案的宣传教育工作，通过宣传教育，一方面增强了企业干部和职工的档案法制观念，同时，也使企业档案人员和全员职工更加重视档案的收集工作，提高他们的归档意识，从而进一步促进企业档案工作的开展。
3.根据企业实际，配备档案人员并保持其工作的相对稳定
企业应根据档案管理工作的实际，配备相应的档案人员，保持档案队伍的相对稳定，这样一是有利于企业档案工作的长远发展。档案人员相应稳定性和连续性可以消除档案管理人员的临时思想，培养专业化档案管理人才，激发档案人员干事创业的主人翁精神，提高档案人员责任心和使命感。二是有利于企业档案人员业务素质和专业技能的提高。档案管理是一门专业性较强的学科，一名档案员从上岗培训到熟悉业务，需要较长的时间，只有保持相对稳定，才能有效地发挥档案人员作用，更好地服务于企业、服务于社会。
4.采取多种方式开展档案的收集工作，确保档案的齐全完整
（1）利用收集途径的多渠道性,加强档案收集工作
由于企业各门类的档案材料专业性较强，且各种档案材料的整理和立卷方法也有所不同,因而，需要由具备相应的专业知识和掌握该类档案的形成规律的企业技术人员，才能承担起档案材料的收集、积累、立卷和归档工作。如果把企业各部门的档案材料都交到企业档案室去立卷和归档，这样，既费工、又费力,且案卷质量也得不到保障；在采取部门立卷的同时，对于一些特殊部门或特殊的情况，档案人员也可协助做好档案材料的积累、收集、立卷和归档工作，这样，企业档案收集工作就形成了多渠道、多途径的收集方式，从而确保档案的齐全完整。
（2）经常深入科室和生产一线，开展广泛的收集工作
企业文档集中管理篇9
【原刊期号】200306
【原刊页号】26～27
【分类号】g7
【分类名】档案学
【复印期号】200401
【标题】对入世后企业档案工作若干问题的探讨
【标题注释】（本文受国家社科基金项目《现代企业制度下企业档案工作运行机制研究》资助）
【作者】宗培岭
【作者简介】宗培岭 上海大学文学院
【摘要题】专门专业档案
【正文】
加入世贸组织对企业档案工作的影响并不是一时的结果，而是一个长期作用的过程。入世意味着我国的经济将全面与世界经济接轨，处于市场经济体制下的企业在资本所有制形态、技术形态与管理形态上亦会发生深刻的变革。在这一背景下企业档案工作在管理体制、管理模式、服务机制上会面临一系列挑战，对此我们不能站在计划经济体制的角度来研究对策，应结合国情在参照企业档案工作传统经验的基础上，借鉴国外企业档案工作的实践，探讨市场经济体制下企业档案工作的新路。
一、企业档案工作的管理体制及其运行机制
所谓管理体制主要是指管理机构的设置与权限的划分。企业档案工作管理体制包含两方面的含义，一是国家档案行政管理部门对企业档案工作的宏观管理体制，我国目前正处于所有制多元化的阶段，入世后既有相当一批国有与国有控股企业，又有日益增多的民营企业与合资企业，它们在建立健全档案工作上需要有一个过程，为了加强对国家与社会有保存价值档案的监控，并对企业档案工作进行有效指导，国家档案行政管理部门在企业档案工作管理上仍存在完善宏观管理体制的问题。二是企业内部企业档案工作的微观管理体制。在计划经济体制下，一方面多数企业规模较小，形态较为简单，国家档案行政管理部门对企业档案工作实行的是大一统的管理模式，很少研究企业内部档案工作的微观管理体制。另一方面是企业所有制形式单一，很少探讨适合自身的档案管理体制。在市场经济体制下面对企业形态的变化，应当从宏观与微观两个层面上创新企业档案工作的管理体制。
（一）企业档案管理工作体制
创新企业档案工作管理体制的原则是灵活、有效、自主。灵活是指宏观管理体制与微观管理形式要灵活。宏观管理体制要适应企业档案工作多元化发展的需要，微观管理形式应因企而定，不能千企一面，对不同规模、不同资本所有制形态、不同技术形态与管理形态的企业应区别对待。有效指管理效果，宏观上以档案行政管理部门对国家与社会有保存价值的档案不失去控制为限，微观上以能满足企业自我需要为限。自主指宏观管理的目的重在推动企业档案工作依法自主运行。
在这一思想指导下，企业档案工作的管理体制可以表述为：在统一领导、分级（属地）管理原则指导下按类管理，实行以法人为单位的集中统一管理的管理体制。这一管理体制的具体含义为：
在统一领导、分级（属地）管理原则指导下按类管理。统一领导主要指国家档案局对企业档案工作的领导，分级（属地）管理主要指地方档案行政管理部门对所属地区企业档案工作的管理，这一限定是和我们国家的管理体制相一致的。按类管理是指将企业按资本所有制、规模、或管理形态等划分为若干类型，不同地区的档案行政管理部门对不同类型企业实施不同的管理形式，使企业档案工作管理体制呈现多元化。例如国有或国有控股企业的档案属国有档案，档案行政管理部门应依法进行管理，对民营企业除对国家和社会有保存价值的档案实行依法监督外，在管理方式上主要应以引导、服务为主。
以法人为单位实行集中统一管理。企业档案微观管理体制的核心是集中统一管理。应该说对档案是否实行集中统一管理与企业的所有制间没有必然的联系，问题是要研究集中统一管理的形式与程度。例如大型企业集团是以资产为纽带，以母子公司为主体，多法人的经济联合体，具有多层次的组织结构，在其内部可实行以法人为单位的多级集中统一管理体制。即总公司一级集中统一管理母公司及控股、参股企业有关资产运作的档案，各子公司的档案由法人独自管理。各法人单位在职权范围内对自有档案实行集中统一管理，符合企业法人的地位，也有利于维护企业的权益。至于一般中小型企业，均应以法人为单位实行集中统一管理。
（二）企业档案工作运行机制
管理体制一旦确定，应进一步研究推动体制运行的机制。推动企业档案工作运行的内在动力，主要是企业自身，与档案意识和自身努力程度有关；其外在动力是档案行政管理部门依法行政的能力。下面主要从宏观层面上分析一下推动企业档案工作管理体制运行的机制。
执法监督：在市场经济体制下推动企业档案工作运行的主要手段是执法检查。执法检查的重点一是加强对国家和社会有保存价值档案的监控，二是检查集中统一管理原则的落实。档案行政管理部门在以往执法检查中普遍感到力不从心，执法难具有普遍性。其原因固然是多方面的，例如社会法制观念与企业档案意识不强等，但与执法检查的指导思想也有关，建议增强执法检查的针对性，把重点放在法定档案的范围内，不要指望靠执法检查能解决对所有单位档案的管理问题，希望过大反而会落空。
服务引导：档案行政管理部门的职责主要是执法监督、依法行政和提供公共服务，提供服务本身就是管理的一种形式。目前在企业档案工作宏观管理上存在的普遍问题是，档案行政管理部门的行政管理色彩较浓，服务、引导不足。企业档案工作说到底属企业行为，档案行政管理部门对具体业务不能插手过深，要从习惯“指手划脚”转向通过提供法规服务、标准服务、中介服务、教育服务、典型服务、技术服务等公共服务导向企业档案工作，尤其是对民营企业更应如此，把企业档案工作引导到依法自主运行的轨道上来。
抓大导小：据2001年统计全国有4.68万户国有企业，有203万户私营企业；据2002年2月统计，上海原国有企业实行股份制或其他形式的有61971户，实行股份合作制的有12523户。面对数量众多，类型多样的企业，档案行政管理部门不可能面面俱到地予以一一管理，事实上过去也从未做到过。唯一可行的选择是实行抓大导小的策略。抓大首先要抓住大型企业集团，它们是国民经济的主体，也应该是全国或本地区企业档案工作的主体。其次应抓大型科研活动、重大工程项目、重大经济领域的建档工作。有所失，才有所得，什么都抓结果什么也抓不住，抓住了主体不仅解决了主要矛盾，还能对中小企业起到示范、引导的作用。
行业自律：在市场经济体制下行业协会的作用将会逐渐突出，建国前企业发展的历史也证明了这一点，例如旧上海的同业公会。档案行政管理部门应依托行业协会这一中介组织，通过行业协会去约束、引导企业档案工作，例如在行业内部可根据市场竞争或反倾销的需要统一提出归档范围、管理制度等。
从上述企业档案工作管理体制，可以看见它与传统企业档案工作管理体制的异同。相同点都强调实行统一领导、分级管理的原则，强调集中统一管理的原则。其区别在于：在管理手段上，这一体制改变了以往行政管理为主的做法，强调执法监督为主。在管理形式上，市场经济体制下更强调按属地分类管理、抓大导小的宏观调控职能。在管理方式上，淡化了按专业统一管理，强调行业自律，突出企业的法人地位，以法人为集中统一管理的基础。在管理观念上，改变了以往大一统的管理观念，允许企业档案管理体制的多元化，突出强调服务引导，一般不涉及企业的具体档案业务。
二、企业内部档案管理模式
未来企业档案工作管理模式要与企业形态相适应、与企业需求相适应。
企业档案管理模式与企业形态相适应，主要体现在：一是档案管理机构的设置应与企业规模形态相适应。在企业产权重组中，国家有意识地组建了若干大型企业集团。由于其规模大，组织机构复杂，可实行以法人为基础的多级管理。至于规模一般、结构简单的中小型企业可实行单级管理。二是档案管理形态应与企业技术形态相适应。当前企业档案管理形态有实体管理、信息管理、知识化管理等形态，从全局上看，企业档案管理形态具有共存性与渐进性的特征，其发展趋势是实体管理向信息管理或知识化管理发展。企业技术水平不同相应档案管理形态也不相同。三是档案管理的重点应与企业经营管理形态相适应。企业档案中除文书、科技、人事等档案外，以资本运作为主的企业应加强与资本经营相关档案的收集，以生产经营为主的企业应加强经营、知识产权等档案的收集。
为使企业档案管理模式与企业需求相适应，关键是档案部门要转变观念、与时俱进：
其一，档案管理范围应与企业长远需求相适应。在市场经济体制下，一方面从经济效益角度考虑，企业尤其是中小企业档案专职人员大大减少，大部分为兼职人员，且流动性大。另一方面企业需要大量有关市场、产品、销售等资料信息。在这一情况下企业档案工作陷入了两难的境地，一是人员安排上难以应付档案工作的需求；二是传统档案中缺乏企业急需的信息。为此企业档案工作应转变观念，正确理解集中统一管理的精神与做法。
其二，档案管理观念应与企业竞争需要相适应。入世后我国企业面临国内外两个市场的竞争，国际贸易中的技术壁垒、知识产权保护、绿色壁垒是入世后我国企业遇到的三匹“狼”，一方面我国许多产品达不到发达国家的技术标准，出口频频受阻，另一方面发达国家又利用技术标准恶意构成技术壁垒，例如出口到日本的大米须检测123项指标，对欧盟出口的茶叶有118项检测指标。技术壁垒对我国出口的影响每年超过450亿美元，占到出口总额的1/4以上。企业档案工作欲为提高企业核心竞争力服务，应树立“大档案”观，一方面要加强对产品成本、质量认证、环保认证、知识产权等档案的收集，减少一般档案的数量，另一方面要加强技术标准、市场等资料的收集，企业档案工作要贴近实际，面向企业竞争的需要。
企业文档集中管理篇10
关键词：民营 企业 档案
1.民营企业档案管理的意义
随着经济结构的调整，我国民营经济出现了迅猛发展的良好势头。民营企业发展较快，经济总量提升，已成为我国经济发展的一支新生力军，在国民经济发展中发挥着越来越大的作用。
非公有制经济是社会主义市场经济的重要组成部分。民营企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量档案已成为经济发展的重要信息资源，这些档案真实地记录了民营企业诞生、发展的历史过程，记录了民营企业在国民经济和社会发展中所发挥的重要作用。如果不加强民营企业档案管理，一是不利于企业档案的齐全完整，无章可循，无约无束机制，形成的材料处理分散，无序状态，不能完整地记述和反映企业发展的历史面貌。二是不利于企业档案材料安全。民营企业主与员工之间虽订有劳动合同关系，但员工流动的随意性较大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的监督管理机制，一旦出现人员“跳槽”，轻则使企业的管理发生断层，工作无法延续，增大管理成本。重则会导致企业的独有知识产权流失，造成无法弥补的损失，甚至危及企业的生存。三是不利于企业的做大做强与创新发展。企业档案材料的分散，无序保存，少数人占有企业重要的档案信息资源，一旦发生利益冲突，持有者可能会以占有核心材料的条件，要挟企业主，造成企业管理的被动，尤其是入世后，市场竞争的日趋白热化，没有资料，信息数据的科学管理，就会在瞬息万变的市场经济中失去商机，严重阻碍企业的持续发展，为此，加强档案资料管理对于规范民营企业行为、维护企业利益、规避市场经营风险具有十分重要的意义。
2.民营企业档案管理工作现状
2.1从档案管理体制上看：大部分民营企业将档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，成立了档案工作领导组织，明确了领导分管，设有档案工作人员，各部门也有专（兼）职档案人员。但还有些民营企业没有开展档案工作，即使开展了档案工作，管理人员多为兼职，没有参加档案行政管理部门组织的专业培训，缺乏基本的档案专业知识，也没有做到持证上岗。
2.2从档案管理模式上看：有部分民营企业档案集中统一管理，绝大多数还有分散管理的形式。具体表现为办公室、生产、设计和营销等业务部门的档案资料各自保管。企业领导档案意识淡薄，认为档案工作只是简单的收集、整理、装订，并不能创造社会价值，不需规范的管理模式。
2.3从档案工作制度上看：部分民营企业建有单独的档案管理制度，企业在相关管理制度中涉及档案资料管理的内容，普遍存在着档案规章制度不健全的情况，多数只有档案员责任制一项，还不能坚持严格考核。
2.4从档案内容种类上看：科技档案构成了民营企业档案的主体，也存在特殊载体的档案。民营企业是自主经营，将形成的材料，尤其是涉及到生产工艺流程、产品制作秘方等核心材料，往往分散在家族“少数”人手中，实行“封闭”管理。档案管理处于分散、无序状态，各项档案业务建设薄弱，收、管、用三个环节存在一些待解决的问题。
2.5从档案基础设施上看：有的民营企业建有档案室，并且配有档案柜等档案装具和装订机、复印机、灭火器、空调等必要设备。但多数企业没有专用的档案库房和必要的设备。
3.民营企业档案现代化管理的必备条件
3.1确定民营企业档案的管理模式原则
不同类型民营企业应该选择不同的档案管理模式。各种管理模式各有所长，关键是哪种更适合本企业当前的要求。在确定具体管理模式时建议考虑以下原则：首先，档案管理层次要与企业规模形态相适应。一般而言，中小型民营企业可以实行单极管理，大型企业集团可以实行以法人为基础的多级管理。例如上海新黄浦（集团）公司属混合型大型民营企业集团总公司档案部门对总部形成的档案实行综合管理，对各子公司档案工作实行统一领导、分级管理，全资与控股公司由总公司档案部门与之签订“档案管理协议书”,明确规定档案所有权归总公司，日常则尤其代管。其次，档案管理形态要与企业管理形态相适应。企业档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理。从整体上看企业档案管理形态具有共存性与渐进性，至于某一企业采取哪种管理形态应与企业管理形态相适应，不宜盲目追求档案信息化管理。民营企业中有不少高新技术产业，这种企业可实行档案信息化管理。最后，档案管理手段要与企业技术形态相适应。档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络化管理是档案管理运用现代技术的不同阶段，企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐，但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新。在建有办公自动系统或内部局域网的企业，大量电子文件的生成会促进企业文档一体化管理；而尚未实现网络管理的民营企业可采取手工管理或计算机辅助管理的方式。
3.2配备档案管理人才，制定科学的归档范围和管理制度
目前，民营企业大多重经营、轻管理，一味追求眼前的利益，对于档案工作这种短期内很难见到效益的工作不太重视。很多企业没有专人负责档案工作，缺乏必要的规章制度，档案管理随意性大。因此配备相应的电子档案管理人才是民营企业电子档案建设不可缺少的必要环节。作为应用性很强的档案工作、为了培养档案管理人才，我们必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足时代的需要。民营企业自身也要加快档案信息化管理规范的制定和使用，包括电子文件归档，计算机管理和检索，以及库房的管理等。民营企业要将规章制度建设置于企业发展的大背景下研究，重新审查、整理和进一步完善原有规章制度，使规章制度适应新形势发展的需要。
3.3全面提升企业档案实体与企业信息整体管理水平
首先要强化档案综合管理。要按集中统一管理的原则，由综合档案机构对企业档案实行统一整理和开发利用。对企业档案实行综合管理是当前国有企业转制而成民营企业的档案管理模式的主流，但在具体实施中往往有差异。可以实行集中统一式的综合管理，也可以实行统一领导、分级管理式的综合管理，该管理模式有利于企业档案工作的全面建设，充分发挥企业档案的整体功能。其次要强化文档一体化管理。指在企业内对文件、档案实行统一管理，一般多见于信息化程度较高的企业。档案部门除管理档案外，作为企业信息化管理的一个职能部门对企业网上文件与纸质文件同时予以管理，对网上传递的电子文件实行逻辑归档，相应纸质文件适应另行归档。该管理模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行，有利于推动档案现代化管理。
参考文献：