数字化管理方案篇1
摘要：如今许多数字技术出现，呈现出良好的发展态势，奠定了档案数字化的基础,而照片档案在档案中占据着重要地位，因此，对照片档案进行数字化管理具有一定意义。
关键词：数字技术照片档案数字化管理
档案能够真实记录实践活动和作为信息的载体。为克服传统照片中出现的问题，应不断提高现代化管理水平以及照片档案管理质量，在保证照片管理同时尽可能优化数字化管理。
一、照片档案数字化管理的基本概述
照片档案实际上是具有一定保存价值的利用光感材料和影响为主体的能够切实反映历史的记录。一般的照片档案主要包括照片、底片和文字。照片是通过底片构成的，在选择数字化管理对象的时候，是把扫描对象还是底片作为数字化管理对象成为数字化管理首要问题。在进行数字化照片档案管理的时候包括两种主要方式，数码相机翻拍录入以及扫描仪扫描输入。在选择照片保存格式的时候，具有很多种类，例如，JpeG、Bmp等，为了可以永久的保存照片，可以刻录具有一定自动播放和查询功能的光盘，建立说明文件方便于以后的管理。
二、照片档案数字化管理的步骤
1.妥善整理好原有的照片档案
（1）重新对照片进行编号。以件为基本单位，依据年度进行编号，尽可能把对应的照片和底片使用相同的编号，如果它们因损坏或者褪色没有相应的利用价值，应该剔除。对于具有相同场景的很多照片，适当选择主要的进行归档。对于处于同一活动或者事件的照片依据照片的内容进行排列，保证管理期限，能够以适当的标准入册。
（2）对照片卷内目录进行正确编制。依据国家相关保准，归档照片的时候需要确保具有齐全的照片、底片以及说明，照片应该与底片相符合，并且对于照片具有明确规范需求，文字说明主要包括时间、人物、地点、事件、背景以及摄影者。为了能够从根本上对照片档案进行数字化管理，需要在保证具有原来照片面貌的前提下，对照片卷内目录进行正确编制，保证具有完整、齐全的照片档案。
（3）实现照片档案的数字化处理。扫描输入传统照片进行存储。可以利用数码相机或者扫描仪来对传统底片和照片进行数字转化，然后适当的存储到计算机中。在扫描照片的时候，需要设置好相关参数，例如，色彩位置、分辨率等，一般来说分辨率都是300dpi。扫描之后一般利用tiFF和JpeG格式进行储存。如果是比较重要的照片，建议是圆通tiGG格式。
2.对照片进行相应的图像处理
对于已经输入的照片合理的存储为JpeG的形式，在不会失真的前提下利用photoshop软件进行一定的处理，例如，锐化、校色，以此合理修饰老照片的瑕疵。一般情况下，利用自动对比度以及自动色阶的调整就可以很好的提高照片质量。
3.完成照片档案的数字化管理
数字化管理照片档案的重点就是数据录入，建立数据库属于长时间、工作量大并且很细致的工作，需要具备一定的专业素质以及实际操作能力，保证数据录入具有一定安全性、准确性以及时效性，为实现数字化管理提供基础。建立数据库给利用照片档案带来一定发展，为检索照片提供了很大方便，只有输入相关要求，才能够精确的进行查询，还可以在一定程度上保障安全性。
三、照片档案数字化管理的优化
1.增强照片档案数字化管理的先进意识
照片因材质和特性不同，保护及存储需求也不同。一般来说，主要的照片档案材料就是片基和乳剂膜。因此，对于数字化档案管理就有更加严格的要求和规范，充分分析制成照片的实际材料，可以尽可能保证具有一定的完整性，对于修复破损照片具有一定意义。
2.落实与提升行政监管的职能，制定有效制度
针对照片档案数字化管理所出现的问题，国家相关部门需要依据档案法的的规范和标准，不断落实政策，严格处分在管理照片档案的时候出现严重错误的人员，达到警示的作用，避免出现损坏、分散以及流失照片的问题，带动数字化管理的发展。
3.做好照片档案的收集归档与鉴定方面的工作
需要定期对档案照片进行归档和鉴定，例如，检查照片图片的质量、清晰度以及数字化格式等，上述几方面对于照片档案具有一定价值，不管是什么方面出现问题都会造成很大影响，导致照片失去原有的价值。
总而言之，对照片档案进行数字化管理能够保证可以长久的存储照片档案，充分保障具有一定的安全性和完整性，方便与使用人员查询照片档案，能够最大限度降低成本。在照片档案数字化管理的时候，合理的实现规范化和标准化的管理是一项需要长期坚持的项目，需要进行充分分析和研究。
参考文献
[1][1]刘萍.照片档案数字化管理初探[J].云南档案,2011(3):57-58
[2]姚丽文.照片档案数字化管理的探讨[J].数字与缩微影像,2010(2):33-34,36
数字化管理方案篇2
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：
城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中形成的应归档的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它是城市规划、建设、管理工作的真实纪录,是城市建设和发展的重要依据和必要条件,是国家的宝贵财富。
1城建档案信息化管理方案
1.1加快和加强城建档案管理的数字化建设
数字城建档案管是城建档案管理技术、网络技术、计算机技术以及多媒体技术等多种现代化技术相互结合的产物，同时也是城建档案管理信息化的一种表现形式，在一定程度上象征着城建档案事业未来的发展方向。2001年，数字城建档案管这一概念正式被提出，先后一些列的标准规范也相继出台。因而，各个地方理应该加强和加快积累数字城建档案信息的工作，同时不断促进数字化档案信息利用程度的有效提升。而加快和加强城建档案管理的数字化建设可以从以下两个方面着手：
第一，城建档案馆应该实事求是，坚持从实际的经济能力和需要出发，结合全部管藏档案信息管理信息数字化、珍贵档案现代数字化、重点选择某类档案信息数字化以及高频率使用档案数字化等等途径，将现在拥有的实体档案资源转变为数字信息化的形式，实事求是、积极主动地不断推进城建档案管馆藏档案的数字化工作。具体要做到两点：首先要充分而且要积极开展和利用电子档案接受、利用以及保管的技术方案，制定出规范、合理的电子城建档案信息管理的方案；其次就是要不断加强和加快电子文件的归类、归档整理，也就是要加大对电子城建档案信息的接收、利用管理力度，争取从源头上促进城建档案信息数字化管理问题的解决，借助于电子城建档案信息管理的绝对优势将城建档案转化为信息，完善利用服务。
第二，城建档案信息资源数据库的建立和建设应该借助GiS电脑软件，建立数据库，从而将城市地上建筑、地下管线和设施等等相关的各种信息的空间分布特征真实、完整、全面的反映出来，这是源于对城建档案自身特征的特殊性和差异性的考虑。再就是，根据GiS软件所建立的数据库还方便于信息数据的管理、检索、查询、进一步提取数据以及数据的进一步加工和输出。信息资源数据库的信息主体同时还得包括城建资料的内容信息、城建档案以及二次信息，而且和建设项目空间位置可以连接组成一个不断的空间数据库。背景数据库作为城市基本比例尺地形图，有利于在一定程度上确保其和城市以及其它系统用一样的地理位置定位系统。数据的种类十分广泛和负责，包括城市建筑、城市规划、地下综合管线、市政公用设施、环保、城市园林绿化以及地名等等。
1.2进一步加强和完善城建档案信息化管理的规划和领导工作
换句话说就是城建档案信息管理工作还需要工作主管部门的不懈努力，进一步加强和完善城建档案信息化管理的规划和领导，对有关城建档案基本工作标准、规范贯彻执行，加以落实的信息化予以一定的监督，从而在一定程度上确保城建档案信息化工作建立于扎实、统一的基础平台的上面。此外，工作主管部分还应该不断建立和健全工作体制的信息化，确定专职的部门来负责和管理信息化建设的协调和组织工作，向组织城建档案信息化建设的总体目标进军，完善城建档案信息的生成、传播以及利用等等服务工作。
1.3加快和加强城建档案信息的网络化建设
伴随着《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》的颁布，各地城建档案网站也进入了不断建设和完善的状态，为社会各界提供了越来越多的城建档案信息资料，因而帮助他们解决了不少实际难题，而城建档案资源共享的局面也因此而得到了一定的拓展和开阔。现阶段，为了进一步加强和促进城建档案信息的网络化建设，还应该将其逐步纳入政府电子政务建设的整体框架体系中，力求和电子政务建设同步，加快公文、城建档案管理的一体化和标准规范化。再就是要充分发挥电子政务平台的作用，促进城建档案信息网上查询服务的积极开展以及城建档案利用服务质量和利用效率的全面提高，从而做大限度地满足社会各界对其的利用需求。具体做法有以下三点：第一，要积极争取相关方面来加大对其经费上的投入，促进城建档案馆信息化基础设施的建设能够和政府政务网同步，实现一体化，进一步推动其信息管理化建设的跨越式前进、发展；第二，不断建设和完善城建档案信息网，熟悉社会需求、分析新趋势、研究新课题、开放新动态，迅速将经过整合后的信息在网上予以，实现资源的共享，从而促进城建档案信息网络化建设的稳定化前进；第三就是要主动学习和借鉴其它的有关档案馆信息化管理的经验，将城建档案信息化建设事项提到议事日程中来，尤其是重视城建档案信息化管理的建设和政府电子政务建设的统一、同步协调向前发展，从而促进自身的进步。
2总结
总的来说，为了促进信息管理服务功能的早日实现，响应城市建设发展的现实需求，应该而且必须要进一步加强和加快城建档案信息化管理建设的速度，以确保城建档案现代化、信息化、科学化、规范化目标的进一步实现。
参考文献
[1]邓红.城建档案信息化给力幸福档案——谈规划管理档案信息化在城市规划管理工作中的作用[J].广东档案.2011(03)
[2]张世东.本市举行“2008上海国际档案信息化暨现代办公技术以及设备展览会.[J].上海档案2008(12)
数字化管理方案篇3
关键词：数字化档案；管理体系；建立方法；策略
基于科学技术的快速发展，传统档案管理机制与管理模式都已经难以满足现代化档案管理工作需求。其中，档案管理工作也逐渐从传统档案管理向计算机管理方向发展，并且管理模式也更加科学合理。为此，现代多媒体技术与网络技术被广泛应用在档案管理体系当中，并且有机结合现代信息管理技术与计算机技术，形成了数字化的档案管理体系。为此，下文将重点阐述构建数字化档案管理体系的具体方法与策略。
1数字化档案管理体系概述
在数字化档案管理体系当中，档案信息综合管理系统与网络信息共享系统是重要的组成部分。其中，前者主要包括数字化处理子系统与档案信息管理、信息服务和数据库管理子系统，而后者则主要包括了信息子系统与web管理子系统[1]。从整体角度分析，可以说数字化档案管理体系是以现代化信息技术为切入点，将档案信息作为关键内容，充分利用先进且高效的开发模式而构建的具备多用户标准的分布式档案信息资源管理系统。
2现阶段数字化档案管理体系的建设问题解构
因数字化档案管理体系在我国的发展时间不长，因而始终存在不完善之处，具体表现在以下几个方面：
第一，领导机制严重缺失。近年来，科学技术的发展速度不断加快，而人们也逐渐认知数字化档案管理机制的重要作用。然而数字化管理在我国发展时间并不长，正处于关键的发展时期，因而很多内容都需要不断摸索，导致数字化档案管理体系的系统化领导始终不完善，难以构建完善的数字化档案管理工作机制。
第二，保障机制严重缺失。建立数字化档案管理体系最关键的就是要有充足的管理专业人才，然而在实践过程中，人才总量严重不足且结构存在一定的不合理之处，尤其是创新复合型的人才短缺。另外，在对数字化管理人才能力培养与吸纳方面仍有待完善。以上都是影响数字化档案管理机制作用发挥的主要因素。另外，在软硬件投入方面也存在诸多不足之处[2]。当前，档案馆现代化管理的设备与设施更新速度缓慢，难以满足社会与现代档案发展的步伐。其中，档案管理软件的功能相对单一且水平不一，难以与数字化档案管理体系发展需求相适应。
第三，网络安全性能有待提高。在科学技术快速发展的背景下，病毒的种类也更加多样和复杂，严重威胁了网络安全。在实践中，大部分网络系统都会受到攻击，而损失也十分严重。由此可见，数字化网络安全的问题也是亟待解决的问题之一。
3建立数字化档案管理体系的有效方法策略
3.1建立并健全领导管理机制
领导层人员应正确认知自身职责的重要作用，进一步强化对于数字化档案管理体系建设的组织管理工作，以更好地构建具有可行性的档案管理机制。在此过程中，将综合档案的数字化管理作为切入点，形成数字化档案管理网络，以保证系统整体环环相扣，进而增强组织领导机制功效的发挥。
3.2数字化档案管理体系保障机制的构建
所谓的数字化档案管理体系保障机制，具体指的就是实现数字化档案管理团队的专业水平与综合素质，在增加成本投入的基础上，实现档案管理服务作用的充分发挥。所以，各级领导应给予数字化档案管理工作一定的支持，注重对于数字化档案管理系统的资金投入，以保证专项经费的使用充足，实现数字化档案管理体系的正常运转[3]。与此同时，需要及时更新档案管理工作人员知识结构，确保档案团队不断注入新的活力与力量，进一步推动档案工作的数字化与现代化发展。在培训方面，档案部门应当针对不同的对象与需求，采取因材施教的方式，构建具有针对性的培训体系。在此基础上，应定期开展数字化档案管理讲座，全面培养档案管理工作人员的数字化管理能力，通过数字化档案管理的培训，不断获取更为丰富且先进的业务知识。
3.3注重网络安全管理的重要作用
在网络安全问题方面，最重要的就是病毒防治、恶意攻击的预防以及信息存储与传输过程中的安全问题等等。其中，在防治病毒方面，需要与档案部门实际状况相结合，将防毒软件安装在工作站、互联网网站以及文件服务器当中，以实现多层防御。在恶意攻击的预防方面，效果最明显的就是设置防火墙以及安全岛。以功能与实现原理角度分析，防火墙技术具有一定的大众化特征，并不会增加档案管理部门的经济负担[4]。而对于安全岛的设置来说，其安全程度更高，然而价格也相对较高。为了实现经济性的发展目标，建议档案管理部门采用防火墙技术。如果经费充足，最好采用安全岛设置作为预防措施。在信息存储与传输过程中，应采取加密体制，效果最理想的就是公钥基础设施。另外，操作系统的安全问题同样值得高度重视，可以通过对操作系统的安全防治来达到预防的目的[5]。而在灾难恢复与数据备份方案，所采取的安全措施并不能够确保档案馆不遭受损失，因而，数字档案管理体系恢复系统与容灾系统应当有机结合静态备份与同步备份的方式，最重要的是要事先制定应急响应的措施。
4结束语
综上所述，在数字化n案管理体系建立的过程中，需正确认知其中存在的问题，并采取具有针对性的解决方法与策略才能够将该体系的作用充分发挥出来。
参考文献
[1]侯涛.浅谈建立数字化档案管理体系的方法策略[J].才智，2015（10）：369-369.
[2]李江霞.基于高校数字化档案安全管理体系的研究[J].中国管理信息化，2015，18（1）：206.
[3]杨富霞.高校数字化档案安全管理体系探索和分析[J].才智，2013（36）：137-137.
数字化管理方案篇4
【关键词】数字化管理；DnC；客户端
1.前言
机加工车间是我公司下属的主力制造车间，主要承担公司主导产品的机械加工任务，车间技术实力雄厚，制造经验丰富，业绩卓著。机加工车间拥有百余台生产、检测设备，其中数控设备二十余台。还拥有一支技术好、业务精、素质高的员工队伍，中、高级职称的专业技术人员和中、高级工人占员工总数的60%以上。
机加工车间使用先进的数控机床，有效的提高了生产效率，提升了产品质量。数控机床已逐步成为车间机械加工的核心设备。在本次数控机床联网项目中拟解决如下问题：
数控程序通讯方面：
1）编制完成的数控程序经常使用手工方式录入数控机床，效率低、易出错，占用机床加工时间。2）部分设备可以使用软磁盘，相对手工录入较快，但软盘容量低、易损坏，该技术已基本淘汰。3）部分设备支持U盘、CF卡将数控程序拷贝进机床，效率高，但病毒问题、保密问题较严重。4）有时使用电脑与机床串口连接传输数控程序或进行在线加工，插拔接口容易造成设备或电脑的损坏。
2.网络DnC系统规划
2.1数控设备条件
此次机加工车间数控机床联网项目的联网数控设备共18台，涉及控制系统有SiemenS、FanUC、HURCo三种，具体情况如下：
DnC联网设备情况一览表
序号设备名称规格型号RS232产地/厂家控制系统
1数控立车CK5112e有齐齐哈尔SiemenS802C
2数控立铣XK718有四川自贡机床厂FanUC0i-m
3卧式加工中心DCH50有日本三菱FanUC18i-mB
4卧式加工中心m-H4VBn有日本三菱FanUC18i-m
5立式加工中心mCV-
1000ap有台湾FanUC0-m
6卧式加工中心maXm630有美国
CinCinnatiacromatic
2100
7卧式加工中心tHK4680有昆明机床厂FanUC6
8数控立铣XH715有北京精密机床厂FanUC0-m
2.2信息化总体规划
对于制造企业而言，信息化包含了底层信息化、技术信息化和管理信息化。
此次机加工车间DnC数控机床联网系统项目属于企业底层信息化，如果车间底层信息化滞后，生产数据管理不好、可能会导致生产缓慢、产品质量关键环节难以跟踪、产品成本过高等重大问题。
2.3DnC技术可行性
DnC是DirectnumericalControl或DistributednumericalControl的简称，意为直接数字控制或分布数字控制。DnC最早研究开始于本世纪六十年代。它指的是将若干台数控设备直接连接在一台中央计算机上，由中央计算机负责nC程序的管理和传送。当时的研究目的主要是为了解决早期数控设备（nC）因使用纸带输入数控加工程序而引起的一系列问题和早期数控设备的高计算成本等问题。
3.DnC系统总体架构
机加工车间数服务器数据架构建议系统所有被管理数据均置于车间技术室服务器中，兼做通信服务器。该服务器作为数据传输的桥梁，承担着数据的传输任务。DnC系统由管理模块、通信模块组成。通信服务器安装DnC通讯模块客户端软件，其他编程计算机安装管理模块客户端，管理客户端在局域网上动态浮动，在任意一台安装有DnC管理客户端的计算机上均可以登陆。
具体架构图如下：
4.DnC系统管理功能
4.1生产管理
4.1.1计划。任务计划的录入具有以下三种功能：
任务计划由eXCeL表等多种格式导入，外部数据经清洗和规范化转移到系统中并进行正确性校核。手工输入，具有编辑修改功能。具有输入记忆和格式正确性校验功能，相同内容避免重复操作。对于零件Bom已有的零件，具有通过输入少量字符可在Bom上模糊搜索，调入的功能。
4.1.2毛坯收发。材料员在接到网上派工任务后，根据调度员的指令打印零件条形码，并粘贴在合格证上进行发料。一个条码对应一条作业计划（一条作业计划可能含一个任务号，也可能含多个任务号）。在生产进行过程中可进行拆分和合并处理，同时条码随合格证进行拆分，该情况下一条作业计划可对应多个条码。
4.1.3成品入出库。可通过扫描加工零件条形码进入成品入库界面，可显示待入库的成品列表。对其进行成品入库录入操作。
进入成品出库界面可显示生产厂长指令转出的成品列表，根据生产厂长的转出指令，系统自动打印出库单。录入成品出库信息，实现对生产任务计划进行完工销账。
4.2工艺管理
4.2.1工艺信息的录入与显示。具有编制机加工艺的功能，实现数据文档一体化。工艺人员在工序及工艺卡片数据录入与维护界面进行工艺信息录入，工时信息项由专业的工时定额人员在工时录入维护界面进行输入。工艺信息作为工件的加工属性存入数据库。要求编辑过程中可实现工序的调整顺序、添加、删除、拷贝，工艺简图粘贴等功能。有模板或自定义模板的功能。自动填写公共项。定制打印工艺卡片。可用eXCeL导出。
4.3质量管理
4.3.1零部件质量检查信息录入。检查员通过扫描零件条形码或手动输入方式显示该零件检查数据录入界面。通过手动输入方式进行检查信息输入。按工序检查（应由零部件的加工属性来确定）。分别录入检查数据信息。
4.3.2不合格品处置。系统应能自动显示不合格品明细列表，且按日期排序。对于还没有处理的要求变颜色提示。直接选择待处理零件就可以进入不合格品处置窗口。
5.结论
经过与软件公司超过一年的交互式合作，机加工车间DnC系统已经构建完成并投入生产。各项预期目标都基本实现。系统运行后，数控设备的实际切削时间由以前的45%左右提升至超过65%，车间产能提高40%。
通过我公司数字化改造成功的经验，说明现代企业车间通过科学数字化管理，能够将整个生产过程的效率提到最高，各种浪费降到最少，充分利用各种资源，从而大大降低生产成本，使资源配置达到最佳。
参考文献
数字化管理方案篇5
一、档案数字化与数字化档案管理
（一）档案数字化
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。
（二）数字化档案
数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。
1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。
2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。
3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。
二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求
（一）档案数字化与数字化档案管理的优势
档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：
1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。
2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。
总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。
（二）档案数字化与数字化档案管理的要求
档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：
1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。
2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。
三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策
数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。
（一）予以科学规划
档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。
（二）进行成本核算
目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。
（三）建立双套制管理机制
由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。
（四）提高员工的素质
数字化管理方案篇6
信息时代计算机技术的不断发展，给新时代企业档案的数字化管理带来了发展契机。传统纸质档案的书写记载变成了计算机的信息存储。方便了企业档案的查询和使用，还提高了企业的办事效率。所以，在信息化的今天，如何进行企业档案的数字化管理将成为企业发展中所关注的关键问题。
二、企业档案数字化管理的必要性
企业档案的数字化管理就是在企业的档案管理过程中使用先进的计算机技术把传统使用文字、数字和图片等纸质方式的存贮转变成数字信息储存。比如，指纹录制、照片记录以及档案管理系统等。对企业各类纸质档案进行数字化处理，为其建立集中数字档案馆势在必行，档案数字化管理，在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。
三、企业档案数字化管理的应用分析
在信息社会中的档案数字化管理已经不再陌生。比如企业的人事管理，企业的财务管理企业自动化办公等等。数字化的企业档案管理模式不单单克服了传统企业档案管理中的人工查找困难以及查找方式局限性大的问题，还使得企业的档案管理更加的精细化。数字化的企业档案管理顺应社会发展的需要，但同时不能完全否定企业的纸质档案管理，比如企业的合同管理、文书档案管理，底图管理、工程档案等也需要保持传统的纸质管理作备份。因此，我们需要对企业档案中如何进行数字化管理以及数字化管理的具体内容进行确定。
四、企业档案数字化管理的优势分析
首先，企业档案的数字化管理大大地提高了企业的办公效率。数字化档案管理中使用的数据库比如eXCeL以及oa等，使得档案管理的工作更加的便捷。其次，数字化的档案管理对档案存储的原件保护措施得到了完善和增强。只要数字化系统中的硬盘设施不被破坏，数字化的档案将不受到影响。传统的新闻类档案、产品类档案的纸质保管也可以借鉴数字化档案管理的方法，做出数字化的信息，进而使得合同、新闻、产品档案管理更加的高效，同时提高档案的保护措施强度。
五、如何开展企业档案的数字化管理
（一）规范企业的档案管理流程，使得管理效率得到提高。在逐步加强企业档案数字化管理过程中，需要逐渐使其规范化。所以，我们需要借助计算机等技术办法，使得人力资源以及数字化加工设备（扫描设备）的能力得到提升，并根据档案管理的内容和方式进行不断的探索，最终使得工作流程规范化。这是保障企业数字化档案管理的关键。以我单位的工程档案为例。使用的是双套双备的管理开发模式。在具体的实施中，把纸质的工程档案转化成电子档案进行存储，同时将电子档案上传到自动化系统数据库中。这样可以使得档案更加的安全可靠，利用也更方便。把需要备份的电子档案和纸质档案进行双套备份，然后在纸质转化成电子的过程中还需要保持数字化的效果。使得数字化的档案管理工作更加的高效。例如大部分企业现在都利用内部局域网进行办公，文书档案已是在线归档，在线利用。再如：企业档案数字化一条龙服务模式。所谓数字化“一条龙”服务模式就是对企业各个部门整理或扫描的档案材料按顺序完成收集、整理、扫描（数字化）、消毒杀虫、数据备份等系列程序后，将纸质档案归档整编进入档案库，备份档案数据导入数字化档案服务器中，方便查阅利用。
（二）更新传统的档案管理思路，转变档案管理的理念。为了使得企业的数字化档案管理更加的具有高效率，需要培养专业的档案管理团队进行企业的数字化档案管理。如何进行档案管理人员的培养，并使得其管理水平得到提高是我们需要关注的重点问题。首先，要将企业的档案管理理念更新，并使得企业管理者的视野得到开阔。只有管理者充分重视企业的数字化档案管理，才能使得企业内部可以推行数字化的档案管理。数字化的档案管理技术也在大数据的促进下变得日新月异，因此档案管理者需要加快自身的步伐，使得自己的数字化档案管理水平跟上时代的步伐，进而提高企业的档案管理水平。数字化与传统档案各有利弊，除去一些特殊情况如打官司等要传统纸质档案之外，数字化在利用的方便高效，是企业发展的趋势。
（三）充分地利用先进的计算机技术。计算机改变生活，网络使得人与人之间的距离逐渐缩短，查阅文件已经不需要去图书馆或者档案室中进行查询，只需要连上网络在档案数据库中进行检索。所以，企业档案的数字化管理要充分的利用计算机的便捷性，进而使得档案的查询和管理的流程逐渐变得高效率。但是，在此过程中，也需要注重企业档案数据库的安全保密工作。例如当前会计档案中的纸质发票在逐步转变成电子发票，这样使得发票报销程序更加的快捷。公司的工程档案与企业网络办公相融合，进行数字化的全程跟踪管理，使公司对工程的进展可以全面了解管控。
六、结语
综上所述，本文对企业档案的数字化管理进行分析，首先介绍了企业档案的数字化管理，接着对企业档案数字化管理的应用进行分析，然后提出如何开展企业档案的数字化管理。再具体执行过程中，需要规范企业的档案管理流程、更新传统的档案管理思路，转变档案管理的理念以及充分地利用先进的计算机技术。企业引进档案数字化管理时，需要跟进时展的步伐，提高企业数字化管理的水平，进而使得企业的档案管理的效率更高。
作者:卢立红单位:河钢集团唐钢公司
数字化管理方案篇7
【关键词】数字化，信息，档案管理，意义
数字化档案管理是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物。随着计算机网络技术的普及，新的档案管理方式随着社会的不断发展进步，以新的形式出现。当前，档案管理工作步入了数字化时代，利用现代化技术有效管理各种信息资源，已经成为当务之急。笔者通过研究数字档案管理的前沿技术，结合当前工作实际，对现代档案工作进行数字化档案管理做进一步研究。
一、数字化档案管理的内涵
数字化档案管理是档案馆建设在信息时代的必然要求，是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，是信息化建设综合实力的体现。在具体实施过程中，对具有高度价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新的档案管理必然以数字化档案管理的方式存在。
二、数字化档案管理的重要性
当前，计算机的广泛使用，形成了大量的数字档案信息。档案信息数字化随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，产生的一种新型的档案信息形态。采用数字化档案管理，把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。
（一）数字化档案管理的优势。数字化档案管理把传统的以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案，从而节约了保管费用，节省了占地空间，查阅起来方便迅速，避免了反复印制资料所造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理查询资料非常简单，能使资料及时归档，尽快提供利用，提高办公效率。
（二）数字化档案管理的作用。在数字化档案管理中，计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域广泛使用，促进了档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，实现了档案信息资源的有效利用和共享，发挥了档案信息的增值作用，进一步发挥和提升了档案工作在信息化社会中的地位和作用。
（三）数字化档案管理的效率。在工作中，档案因经常外借翻阅而产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成不便。档案资料经过数字化加工，各职能部门都能通过档案管理系统查询或利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，有效地保护档案实体的安全，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本，实现资源共享。
三、实现数字化档案管理的新思路
（一）进一步提高档案管理人员的素质。随着档案信息数字化的发展，档案信息分析也成为一项非常重要的工作，这就要求档案管理队伍素质也随之提高。有针对性地对广大档案工作者进行档案知识的培训、教育，坚持用新思路、新体制、新机制、新方式，坚持以人为本，全面提高素质教育。加快档案数字化建设，在短时间内培养一批高素质、高技能的现代化信息管理人才，要使档案工作者掌握传统档案管理知识，掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能，熟练运用现代化技术手段来管理档案，不断推进网络信息共享，早日实现数字化档案室。
（二）建立数字化管理的个性化服务。档案工作人员通过发挥自主的管理能力、研究能力和创新精神，做好个性化服务。档案管理利用自己独特的档案信息和能力，根据用户的实际任务搜集选择各种信息，为用户提供多样化的动态性档案管理服务，通过帮助用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值，从而构成强大的档案管理资源体系。
（三）实现社会信息和档案信息的结合。要建立档案信息系统，实现社会信息与档案信息的结合，在档案信息网上设立站点或网页，实现档案信息网络的互联。提高数字化档案利用率，加强档案数字化管理软件的发展，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。
总之，数字化档案管理是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新的档案管理必然以数字化档案管理的方式存在，以新的形式出现。利用现代化技术有效管理各种信息资源，已经成为当务之急。
参考文献：
[1]吴化.当前我国档案信息网站建设状况分析与思考[J].档案学研究，2001，（6）.
[2]傅荣校.关于数字档案馆的思考[J].档案学通讯，2001，（5）.
数字化管理方案篇8
关键词：档案管理数字化事业单位
一、数字化信息化的事业单位档案管理特点
1.能提高工作效率，降低档案部门的管理和使用成本。当所有档案可通过计算机使用查询时，各个单位部门的领导及工作人员都能通过数字化的档案信息系统实时查询到所需的档案文件，节省了查询需要专门到档案部门经由档案管理人员查询再拿回所需处的人力物力以及时间，提高了工作效率。并且数字化的档案能够及时、实时反映档案的变更情况，给工作带来便利，增加利用率，缩短办事时间。例如人事档案，如果单位人事变动较大，调整频繁，要对人事变动情况进行统计就需要查阅不同时期的人事资料，并且对于最近的实时的变动情况查询较为困难。而当档案数字化管理以后，数字档案的及时入档以及档案查询的方便使工作人员节约了大量的时间和工作流程。在对档案的管理方面也由于数字化的档案信息特质，降低了纸质档案的使用维护和保存的成本。传统的档案容易由于纸质材料的损坏而丢失，数字化了的信息档案可以永久保存，并且反复查阅而不会加速档案老化，对档案的长期保存有利，并且可以较好地保护文件安全。
2.政务公开可以提升政府形象。事业单位实现数字化档案管理以后便于对公开档案的，不仅仅是对国家或上级政府部门统计政府相关档案有利，也能方便地将与老百姓生活相关的档案文件进行公开，以供大家查询，实现透明公开的政务处理和告知，提升事业单位的社会形象，符合实行政府公开、阳光政务的发展要求，也符合充分科学规范地利用网络信息资源实行办公的时代要求。
二、做好管理模式和管理制度的适应转变工作
要从传统的档案管理过渡到数字信息化的管理，需要做好管理模式和管理制度的适应转变。具体内容如下：
1.实现文书处理和建档工作的数字化。要对文件档案进行数字化，首先要做好文书的处理。要实现档案数字化的过程，应该将电子政务和文档管理系统结合在一起。将数字档案信息技术应用到事业单位的时常工作流程当中，不仅能简化对文件档案的处理过程，也能增加事业单位的文件档案工作效率。对事业单位的政务处理过程实行电子政务的数字化建设，能简化数字信息化的档案文件的生成过程，并且将数字信息化渗透到除档案管理的其他部门，便于规范计算机辅助处理文档数据，实现档案文件的安全有效利用和管理，实现办公文档审阅、签发、修改、归档快速简捷的网络处理。在档案系统和电子政务系统中通过设置管理接口，实现与财务、人事等系统的无缝结合，将纸质文件材料和电子材料一一对应存档，即电子文档能对应查找到相应纸质文档，两者共存。最后要根据数字化档案的自身特点制定符合于电子档案的管理规章制度，实行文档从纸质产生到数字入档的全部流程的规范，并对保密和网络安全制度进行规范，有效地保证数字化信息化的档案管理工作正常开展。
2.做好档案数字化的系统工程建设。档案的数字化建设是一项复杂的工程，从总体设计开始就要对过程的每一个环节做好准备工作。包括管理设备以及软件的使用，档案录入和整理工具，数字档案备份、查询、安全保护措施和管理措施等。由于每天的日常工作处理都会产生大量的档案需要数字化的保存，因此对数字档案系统应当做好硬件的准备，并且做好档案系统的备份准备工作以防意外的档案丢失。对存储和备份档案的电子载体要做好质量把关，并做好防潮防高温损坏等工作。而电子档案的管理还应当分门别类，对档案系统操作权限、档案机密等级、管理部门及单位等不同的分类都做好相应的准备工作，从机制上完善文档的数字化管理，提高系统的容错能力和可用性，并且通过权限设置、密码保护的方法保证事业单位文件档案的数据安全。
3.加强数字化档案专业的人才培养。要实现档案管理数字化的健康发展，首要的任务就是要实现人才的培养。由于长期以来的档案管理都是传统的管理方法，要进行数字化的改革和创新就需要对人的思维观念进行转变，使事业单位管理人员意识到数字化的好处和优势，促进他们树立起变革传统管理方法、创新数字化管理理念的思维。对事业单位档案管理人员的培养应当遵循与数字化档案法制相适应的培养方法，使档案人才既能掌握世界先进的档案管理知识，又要具有中国社会主义特色的管理理念，并且文化知识和先进的信息技术都兼而有之。
参考文献：
[1]朱艳莹.浅谈新时期事业单位档案的数字化管理.当代经济,2011,6
数字化管理方案篇9
关键词：档案；数字化；重要性
1高校学生档案数字化建设工作的背景
当前高校学生档案数字化建设工作开始于2008年教育部、国家档案局联合颁布了可普通高等学校档案管理办法，作为当今档案数字化管理工作的指导性文件，在该管理办法下，突出了高效学生档案管理工作的重点。一是提升档案管理服务质量，二是提高档案管理效率。其中结合计算机网络化管理是高校学生档案管理的出路，作为高校学生档案数字化建设的指南，在理念上实现了更新，特别是把握当前计算机互联网发展的大环境下，充分抓住发展机遇，大大提高了高校学生档案管理的效率。
2信息数字化对高校学生档案工作的重要性
2.1推动了档案形式的革新
数字技术改变了信息传播的媒介，从原始信息诸如人们日常耳闻目睹的广播信号、电视信号、录音机都实现了数字化，其储存媒介和传播媒介的革新大大提高了档案管理工作的效率，特别是随着计算机和互联网技术的普及，用于档案管理的新的文件形式一数字文件（digitalrecords）大量产生，这种新的类型的文件的载体是磁性载体材料或光学材料。能够保存大量的文件，转换成数字化档案。从比如“古代的石刻档案、甲骨档案”都可以转换成纸质档案、缩微档案，这个档案管理工作带来了极大的便利，虽然对于档案操作人员在接受时会有一定的复杂性和难度。
2.2档案工作人员观念的更新
现代科学技术发展下，改变了我们的日常生活，同时也对档案管理工作带来了巨大方便，一方面档案馆将不只是一个实体机构，同时实现了存储实体与虚体共存，另一方面数字化档案管理工作以虚拟化方式存在，工作重心不在是传统的客户，而是能够满足社会的多元化需求。
我国长期以来都努力构建完整的档案管理理论，用于指导档案工作人员数字化工作的开展，这就促进了档案工作人员档案管理方面观念的更新，特别是改变过去传统的档案管理的观念，适应数字化档案管理的发展趋势。因为观念上的落后，势必上会阻碍档案数字化管理工作的开展，实现人―计算机的双向互动，才能把档案管理工作开展得有效率且具有深度。数字化管理的改革一方面需要技术上是革新，另一方面也需要档案工作人员能够加强培训，内部和外部推动档案管理人员技术化水平的提高，这是一个循序渐进的过程。
2.3实现了信息组织的标准化
数字化档案的产生使得档案管理的机制和组织更具标准化，刨去了许多人为方面的要素，改使得档案管理呈现了直接的、网状的方式。方便管理者和用户的检索，数字化管理的组织非常标准化、有序，而不是过去过于依赖人工的资源管理，以防止档案管理的杂乱无章，同时信息组织的标准化也在不断改进过程中，比如对“数据仓库技术、数据挖掘技术、数据推进技术，数据打包技术”等的改进，都为信息组织的标准化打下了坚实的基础。
3当前高校学生档案数字化工作的开展现状
我国在全球档案数字化、网络一体化浪潮的_击下，自1996年就加入了档案管理信息化、数字化的进程，国家档案局把电子文件研究项目列入科技计划，直到1999年上海市档案馆与电脑科技公司，共同致力于档案信息数据系统的开发。2000年5月，经国家档案局批准，深圳构建了我国第一个高校学生数字档案馆，这也象征了我国开启了高校学生数字化档案的进程。纵观二十年来我国高校学生档案数字化的发展历程，我国当前虽然已经大面积铺开档案数字化建设，但是因为资金的限制，数字化管理的技术条件依然不够成熟，主要体现在技术应用的不经济以及成本较高，因为其主导方式依然是键盘录入和光学字符识别扫描输入，速度较慢的同时储存质量不高，容易受到诸多要素的干扰，在互联网技术飞速发展的今天，高校学生档案管理的网络化建设依然缺乏统一的技术标准，使得跨区域的数据信息库无法实现对接和共享，所以说我国高校学生档案数字化工作依然还有很长的路要走。
2011年由中国档案学会、北京市档案学会和清华大学档案馆在清华大学联合主办了“国际档案数字化研究与发展”学术报告会，议题是探讨档案数字化工作的标准化问题，对当前档案数字化工作最为迫切的问题进行了探讨，比如对高校学生档案数字化建设的原则问题、档案数字化与数字档案馆的关系问题的研究，对于近五年档案数字化工作的开展打下了坚实的基础。总的来看，目前档案工作管理人员对于档案工作的数字化进程的认识依然不够，没有充分认识数字化对高校学生档案工作的现实价值。
4高效学生档案数字化工作发展的对策
4.1统一认识，确定范围
目前许多高校学生档案管理部门都没有充分认识到数字化媒介对于高校学生档案管理的重要性。这就需要统一认识，特别是要认真贯彻落实教育部和国家档案局第27号令，把高校学生档案管理数字化工作纳入到年度工作日程中来，领导在体制上和管理上对高校学生档案数字化工作严格把关，顺应时代要求，扩大学生档案的归档范围。特别是丰富高校学生档案管理的功能，覆盖数字化档案管理的使用范围，对于档案的“收集、鉴定、归档”的每一个步骤实行程序化、标准化的管理操作。
4.2调整工作节奏，参与必要培训
如今高校学生档案管理数字化工作大大提高了工作的效率、免去了不少不必要的流程。但是在工作的方式和节奏上会有所改变，这就要求管理人员能够充分适应高校学生档案管理的工作时序。比如要按照归档的关键时间点及时安排上传。如考试成绩在期末结束后一周内录入，过期即锁定，严禁改动。同时校园网也可以作为一个窗口接受大众的监督。同时高校学生档案管理工作的推进是一个动态过程，需要管理人员能够接受相关的培训，不断实现数字化档案管理升级和优化工作。
4.3设置权限，保护隐私
数字档案系统一大隐患就是隐私问题，因为安全问题隐患造成的数据信息泄露的后果是非常严重的，因为档案数字化管理的有点在于区域范围内的数据共享，其缺点也是如果不注意权限的加密或是设置网络防火墙、数据加密传输等措施，容易造成个人数据的泄露（比如学生的身份证号码、家庭住址、生理缺陷）。所以设置权限，保护学生和学校的隐私变得尤为必要。
4.4拓展功能，完善服务
上述提到了高校底只档案管理是一个持续发展的动态过程，需要在功能、管理和服务商不断加以完善，比如目前许多高校都在改善远程拓展功能，方便对毕业生的档案状态，如档案的去向、转出和接收时间等，应能通过学生档案管理系统进行远程在线查询。数字化档案管理对于高效学生档案管理而言，无疑是一次深远的变革。
5总结
综上所述，互联网技术革命对于高校学生档案工作的升级和更新无异于是以此绝佳的契机，给档案工作带来了深远、革命性的变化，高校学生档案数字化毫无疑问是档案工作发展的重点方向，对于我们这些从事高校学生档案工作管理的人员而言，是机遇也是挑战。一方面需要充分认识到档案数字化工作的重要性，实现档案管理理念的改变，积极适应数字化信息技术在高校学生档案管理工作的应用，不断提高档案管理水平，我国档案管理事业才会与时俱进，实现可持续发展。
参考文献
[1]张禾.档案信息数字化建设的数据运行思路[a].耕耘之道――2010兰台探索[C].2010
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[5]李圣鹤.档案信息化建设探析[a].第三届世纪之星创新教育论坛论文集[C].2016
数字化管理方案篇10
关键词：新形势；事业单位；数字化；档案管理
档案管理在事业单位管理工作中占有重要地位，有利于单位内部信息资源的方便利用，也能够加强事业单位的日常管理。随着信息化时代的到来和信息技术的广泛应用，数字化档案管理逐步应用到事业单位档案管理的工作环节当中，并为档案管理提供了极大便利，促进了一体化管理的实现。新形势下事业单位要积极探究数字化档案管理的有效策略，提高档案管理水平。
1事业单位数字化档案管理的价值
1.1提升工作效率
将信息技术应用到事业单位档案管理当中能够大大提升办事效率，确保档案管理的各项工作有序开展。在数字化档案管理全面推进的过程中，事业单位的档案管理工作效率的提升十分显著，例如在处理人事档案的过程中，需要对职工的入职、调动、退休等方面的信息进行动态了解和准确统计，这就需要对他们的档案进行归档，之后再进行查询。采用数字化的档案管理模式能够将人事档案的相关资料详细呈现，达到不出门知晓天下事的效果。
1.2创造更大效益
在事业单位的发展和运行当中，时间就是效益，节省时间和降低时间成本就能为事业单位的发展创造更大效益。新形势下事业单位，实现数字化的档案管理能够全面提升但管理工作的效率以及办事速度，大大缩短档案管理时间，这就使得档案管理流程能够顺利进行，代替了原有的纸质档案管理模式，形成了以计算机利用为基础的机读档案，降低了事业单位开展档案管理的成本消耗，也能提高对用户资料的优化利用效益。
1.3发挥使用价值
新形势下事业单位的数字化档案管理模式应用使得各项档案资料的使用价值得到了更大程度的发挥，提高了档案资源的优化利用，也为广大用户创造了极大的档案资料使用价值。传统的档案管理采用的是纸张载体，并将其保管在档案室当中，在查询使用到时候极为不便。在数字化档案管理模式实施之后，事业单位能够为广大用户提供更为便捷准确的档案信息查找方式，摆脱了原有的空间和时间限制，极大提高了档案信息的利用率。
2事业单位数字化档案管理策略
2.1创建系统
事业单位数字化档案管理带来极大的工作便利，但必须认识到的是数字化发展趋势需要才开展档案管理工作的过程中进行综合考虑，考虑到多方面的档案管理内容，并根据新形势，数字化档案管理的实际需求创建完善的数字化档案管理系统，通过这一系统的全面管理来进一步提高档案管理工作质量。在创建数字化档案管理系统的过程中要从总体设计着手，合理选择档案管理设备和管理软件，有效借助电子设备以及相关档案处理软件进行档案整理、扫描，同时也要做好对系统的安全管理和光盘备份，同时也要设计相应的系统安全管理措施，确保档案管理的便利性和安全性。事业单位在日常的档案管理中，需要对文字档案进行定期更新，同时也需要对信息进行及时的录入和保管，那么在建设数字化档案管理系统的过程中，要灵活地选择双服务器，采用磁盘陈列存储，并选用高速扫描仪进行集中性扫描。
2.2文书处理
文书处理是事业单位档案管理工作的重要环节，文书处理的质量会对事业单位整体档案质量产生决定性影响，也影响到档案信息资源的价值发挥。因此，在信息时代影响下，事业单位，在推进数字化档案管理模式的过程中，必须在文书处理方面进行创新改革，要及时根据单位内档案的变动情况，有效借助计算机对收到文件进行登记和处理，同时也要按照批办次序将收到的文件进行事业单位局域网内部的传阅，同时也要设定好催办以及传阅的时间，确保文书处理效率。数字化的文书处理需要在特殊情况处理方面加大重视程度，及时清理和解决琐碎的档案管理问题，保障档案管理的有效性。传统的文书处理形式要完成发文处理的相关操作需要经过较长的时间，而采用计算机数字化的处理方式则能够借助计算机快速地将文稿和档案信息进行归档处理，极大程度上促进了文书处理工作的效率。
2.3优化性能
事业单位的数字化档案管理系统性能提高是确保档案管理工作有序开展的保障，因此必须在优化性能方面做出更大的调整和改进。第一，升级能力。事业单位在演进网络控制系统的过程中必须对该系统的使用性能进行全面了解，保证其使用性能优越性，确保数字化档案管理工作的效率，满足高效处理档案信息的要求，可以通过扩展模块以及优化磁盘阵列的形式，增强系统性能和存储容量，提高整体档案管理系统的升级能力。第二，高可靠性。在推进数字化档案管理系统建设时要合理选择磁盘阵列产品，确保企业在硬件组成以及结构方面符合设计标准，以便保证系统的可靠性，同时也能够确保后期升级功能的有效发挥。磁盘阵列可以选择不同形式的RaiD保护级别，从而在系统使用过程中获得可靠结果以及处理效果，同时硬件必须支持热插拔，确保系统作用的有效发挥，在具体使用中可以根据事业单位处理档案信息的实际需要对相关信息进行协调处理。
2.4完善衔接
新形势下事业单位的数字化档案管理系统要和办公自动化系统衔接起来，在设计方案的过程中需要增加资料查询功能，确保不同档案资源之间的有效衔接。事业单位要对数字化档案管理的实际需求进行全面分析和了解，并对网络管理制度进行实时更新，确保数字化档案管理系统在科学规道上运行，为档案管理效率的提升提供制度保障。电子文档安全管理制度是推进事业单位数字化档案管理工作的关键内容，这是由档案的特殊性决定的，档案资料信息只有少部分是公开的而大部分需要保密。数字化档案管理制度的贯彻落实能够有效保障档案信息，资源的安全，最大化地发挥档案信息价值。事业单位要不断完善办公自动化和档案管理，数字化的衔接，并设置专门的管理人员对软件和硬件系统进行安全控制和管理，不断增强系统保密性，避免系统被破坏或者非法篡改。
总之，随着信息时代的到来以及信息技术的全面发展，事业单位的档案管理走向数字化发展道路是必然选择，能够有效提高档案管理的工作效率，为事业单位的发展创造更大效益，也能充分发挥档案的使用价值，促进档案管理工作的长效发展。新形势下事业单位要不断探究和创新数字化档案管理策略，通过创建系统、加强文书处理、优化系统性能以及完善连接等策略确保数字化档案管理的持续性发展。
参考文献
[1]赵光跃.数字化是档案管理工作的必由之路[J].科技资讯，2015，（17）：89-90.