档案管理系统篇1
【关键词】档案管理；系统；网络
档案一般指的是国家机关、企事业单位和团体，在进行社会生产活动以及相关科研活动的过程中，所形成的富有特定价值的实物或者材料。档案是人类宝贵的精神财富。对于基层档案单位和综合档案馆来说，档案管理都是一项非常重要的工作。档案工作的核心任务是能科学而有效地保管和利用好目标档案。传统的档案管理系统由于时代变化而不能适应时代需求，所以人们需要利用新技术和方法来建构新的档案管理系统，有效管理档案，提高档案管理水平。
一、档案管理的发展现状
第一，存在的问题。传统的档案管理利用的是纸质载体，存在安全性不足、密级管理不到位、调阅无法及时、信息利用效率低下等方面问题，而且传统档案管理成本相对较高、人工管理繁重、信息提取相对困难、信息资源闭塞，传统档案管理系统严重影响了档案管理效率。第二，现代档案管理服务方式。现代档案信息服务方式可划分为传统型、机械型和智力型服务模式等方式。传统型服务模式一般包括档案外借、阅览、报道、陈列和展览服务。机械模式主要包括复制和联机服务。智力型服务方式主要包括编研、情报、检索、定题和咨询服务。第三，网络引发的管理变革。档案馆引用网络技术进行管理和服务是一种革命性管理变革。随着社会步入知识经济时代，档案管理工作正朝着网络化方向发展。档案馆利用互联网实行网络化档案服务方式是档案管理工作适应信息时代的必然发展结果。网络化档案服务一般指的是档案馆把馆藏档案和相应的资料实行数字图像化管理，利用独立的计算机工作中心，与互联网相互联接，普通用户可利用互联网登入站点查询，在经过系列要求的环节后获取目标档案信息。网络化档案服务模式具有鲜明的管理优点，并且给档案管理工作带来积极的影响。
二、档案管理系统的技术基础
第一，数字化技术。档案管理可以利用国际上通用的图像压缩的技术来压缩掉冗余信息，通过该技术可有效节省管理存储空间。如被压缩后25K大小的图书信息，一张lG大小的光盘就能集成该类型图书信息4万页，压缩存储技术能够有效满足大容量档案管理需求。第二，数据库管理技术。数据库是一种般以一个或多个表形式呈现的可查询数据的存储区域。现代网络档案管理系统一般采用的是数据库管理系统进行档案信息管理，如层次数据库，关系数据库和网状数据库。第三，图象压缩处理技术。现代图像压缩技术以分形理论、小波变换理论、视觉仿真理论和人工神经网络理论为基础，对传统信源编码理论进行优化，图象压缩编码逐渐拥有更高的压缩质量和压缩比，能有效管理高达几十万个数量的档案。第四，档案管理和检索技术。档案数据管理和检索技术可以借助特定检索逻辑规则快速从数据库中找到目标档案，并打印出所需要的原件和目录。
三、档案管理系统的实现
建立档案管理系统主要预期是变革低效的人工档案管理模式，实现档案信息的计算机化管理，以提高档案资料查询、检索的效率。整个管理系统以Client/Server架构为基础，档案馆内部网络上运行，并通过扩展实现远程连接客户端的功能，从而保障多级应用与档案数据资源共享。现代档案管理系统利用现代科技手段来提高档案馆的管理效率，可有效保障档案信息的保存和利用。
现代档案系统一般是以oBmS为基础，并利用DBmS中得到广泛运用的关系数据库模型来对档案管理系统中的属性数据进行有效管理。一般档案管理系统设计以用户功能需求为原则。首先，管理系统会提供录入手段，从而将档案原始数据进行分类和入库管理，并对数据进行安全管理；其次，管理系统会提供多种检索和查询档案数据方式；第三，系统会提供数据报表和档案的打印输出功能，并提供档案数据的管理维护功能；最后，系统还会能提供档案设计和规划功能。所有系统提供的功能都是以用户的功能需求为依据的，非常人性化。与档案管理系统功能相对应的系统设计会包括查询检索模块、录入功能模块、打印输出模块和系统管理模块。现代档案管理系统一般会采用最新的数据库服务器联接模式，即只是在人们有信息利用需求的时候（一般系统会设置某个时间段）建立数据库联接，用完后系统马上断开数据库联接，既有利于节省网络带宽，又可保证用户信息安全。而且在使用档案管理系统钱前，用户必须首先经过密码登录环节，这一步进一步保障了数据和系统的安全性。
现代网络档案管理系统一般采用面向对象的方法进行设计，操作起来非常简便，上手容易，直观、清晰、简洁的图形界面更突显出人性化设计理念。档案管理系统采用的计算机处理方式对档案馆进行档案信息管理极大地提高档案馆档案信息的管理效率。网络化档案管理系统的应用也有利于档案的保存和查阅，从而减轻管理人员负担，并且系统能及时打印出各种报表数据和所需目录，有利于对档案信息进行及时有效的利用；最后，系统采用的Client/Server运行模式为档案馆之间的信息联网铺垫了基础，促进档案信息资源的共享。
四、结语
传统档案管理系统已经不能适应时代需求，现代档案管理系统朝着信息化、网络化方向发展。本文详细介绍了现代档案管理系统的功能实现。现代档案管理系统以人本主义为设计理念，开发出灵活的用户界面和强大的管理功能，可灵活进行档案和文件的管理，如自动生成档案排列序号，简编的档案信息查询规则和手段。现代档案管理系统的研究已经步入了一个新的发展阶段，现代网络化管理系统有效提高了管理的速度和精度，降低了档案管理成本，有效降低档案数据资料的管理工作的强度，为管理人员的具体档案管理说明提供了准确的基础数据，推动档案管理工作的运行和未来的档案管理模式的变革。
参考文献
[1]周锦云.档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2013.
档案管理系统篇2
一是以前传统的仲裁案卷工作以普通的白纸文件为材料工作对象，而有了计算机后，电脑中的文件取代了以往的白纸为主的文字材料，它是由作者直接写在专门办公软件上，并在woRD上进行修改，一旦完成后，马上存到电脑系统数据库中，由专业计算机人员掌握。白纸式的档案管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程如仲裁案卷的立卷归档制度。仲裁文件的立卷归档工作是仲裁档案工作流程的起点，也是仲裁院专职文书工作和专职档案工作的结合点，仲裁案卷形成后，由仲裁文书部门收集归档后，交专业档案管理部门，一年一般归档二次。而计算机文件随时产生，每时每刻都能变，安全存放在电脑中。因此，它对电脑有很强的依赖性。如果想要归档，必须以存盘形式移交，归档界限也不能只是“具有保存完整价值”的文件，还应包括此文件的阅读功能甚至更高级系统。二是电脑文件信息与它主体的可分开性，仲裁档案分类也可能被模糊分类整理所取代，因为仲裁档案分类的结果只能体现一种从性联系，因为排列的方式是简单手动操作管理仲裁档案的需要，但在当今由电脑管理所有文件的大背景下，档案文件的形式发生了变化，仲裁文件可以通过电脑系统进行迅速、有效、多层次的按顺序排列，不再需要对它进行象普通白纸文件那样的简单整理分类。不同的客户可以根据不同的需要，利用电脑自动化系统对电脑上的文件进行自由分类组合。三是电脑里的文件保存价值同时取决于仲裁案件其我价值的实现，其判断的程序、本身的内容及价值都发生很大变化，原来的仲裁档案价值也将随之扩大，要分析电脑中的文件的操作系统。要根据以前的档案价值鉴定理论，仲裁文件应依据自我价值和价值确定保管其中的期限，而电脑中的文件一是由于方便完成，将产生比以往更多的文件，二是由于客户的需要，数据信息不断地改进和加入，因此很难确定一个完整的保管年限，况且电脑中文件的自身价值还不能保证。因此，其确认、管理方法更无法来下结论。
二、做好仲裁档案电脑管理制度的措施及建议
为了更好地发挥仲裁档案的作用，着力加强和规范劳动人事争议仲裁档案管理工作，进一步完善仲裁电脑中的档案管理可以按照以下办法：一是实现电脑中的仲裁档案管理由一个人专门负责。做好仲裁电脑中的文件归档处理工作，实施电脑文件管理长远目标。通过技术加工处理，将已归档的电脑中的文件改为在电脑中可阅读文件，即只能读不能改写的文件，从而区别和保护电脑文件的最原始结构，保证电脑文件的可靠性，使之与象白纸文件一样发挥效用。同时设置专门档案员具体负责档案文书材料的整理、立卷、归档、保管等工作。将档案管理责任落实到个人，有利于提高立卷、归档的质量和效率，杜绝结案之案卷久不立卷、立卷之案卷久不归档等现象。二是使档案管理向多个方向发展。伴着电子文件的加入，仲裁档案种类在丰富化，其简单工作和基础工作也都具有各自的特点了。因此，在原有结构基础上，又增加了一项档案电脑信息内容，就构成多种空间，形成了电脑化的管理结构。推进仲裁档案整理规范化。仲裁档案做到一案一卷，分正卷、副卷两部分立卷。在组卷整理时，做好材料的筛选、检查和修补工作，确保材料齐全、手续完备、格式规范。正、副卷均按照案卷目录将各类文稿排序、编码、组卷、装订，做到科学编目、利于检索。三是严格仲裁档案保管制度。仲裁档案实行统一保管、专人负责，档案管理员定期对归档情况进行检查，按照规定的保管期限保管仲裁档案。仲裁档案管理人员要忠于职守、熟悉法律业务、严格把关、严守秘密，积极认真地做好仲裁人事档案的收集、整理、计算机录入、转递、保管和统计等工作。档案收集要严把归档质量关，收集和转递应做到及时、完整、手续完备；整理要求对归档手案卷及时盖归档章，核定保管期限；计算机录入要将年度仲裁行政文书、业务等档案全部输入计算机，并打印成索引目录、全引目录；保管要做到月检查、年清点，统计工作要做到数据准确、内容完整，上报及时并将报表归档保存。建立健全仲裁档案内外查阅、借调等档案使用制度。建立档案利用台账，严格查阅、借调登记制度和归还档案验收手续。四是管理仲裁档案人员知识构成的改革近在眼前。仲裁档案人员要适应电子技术和档案事业的近几年发展趋势必须采取积极措施做好更新知识，适应新的电脑技术的成果，使专职档案人员拥有丰富的专业知识，以适应在新形势下仲裁发展的需要。
三、结语
档案管理系统篇3
一、电子档案的两种管理手段
电子档案的管理手段目前主要有两种：其一是在oa系统中包含档案管理的功能，将所有的档案全部统一在oa系统中；其二是采用专业的档案管理系统，并将两者做无缝的链接，已达到文档一体化和规范的档案管理水平。
在国内，第一种情况基本上已经处于淘汰的地步，主要因为：
第一，在oa中包含的档案管理功能实用性比较差，而且不能根据档案业务管理的发展进行持续的升级；第二，oa中包含的档案管理对一般的文书档案管理尚能满足，但若包含企业所产生的其他档案(如图纸、声像等)，oa中的档案管理系统将不能胜任；第三，oa平台一般都采用将文件存储于数据库中的方式，这样便于文件流转的控制，但是带来的负面效果是数据库因此而变得很大，随着档案数量的日积月累很快数据库就会出现不能支持系统的情况；第四，由于oa专业软件公司的主要开发文件的流转过程，对于科技档案不熟，如果要做的话，oa专业软件公司就必须花很大的精力去了解各种需求，通常情况下，oa专业软件公司不会花这么大的力气去做这样的功能。类似的情况也同样出现在pDm软件供应商，pDm的软件供应商只做图纸的档案管理。
由于上述原因，目前电子文件的主流管理方式都是采用oa系统和档案管理系统二者相结合的方式。
二、档案管理系统与oa系统的实施顺序
但是企业在信息化建设过程中应该先上档案管理系统还是先上oa系统呢?或者是两者同时上呢?笔者认为，档案管理系统应该提前于oa系统建成。
首先，对于大多数企业而言，两个系统完全可以分开实施，待oa系统运行稳定之后在进行两个系统之间的接口工作。大多数企业的档案类型都多种多样――既有固定的文书档案，也有会计类、科技类档案资料，对于规模稍大的企业来讲，每年的实物档案(荣誉档案)也是非常重要的档案资料之一，都需要进行系统的管理。而oa系统中产生的档案仅仅只限于文书档案，如果档案管理一定要等到oa系统建成之后再进行考虑的话，就等于是所有其他类型的档案的电子化进程都要等着文书档案的前期电子化进程完成之后再进行，无意中浪费了时间成本。
其次，文书档案的管理在各种档案类型的管理中是比较简单的档案类型，从传统纸质档案管理转化为电子档案管理时相对容易，尤其是国家档案局颁布文书档案管理新规则后，用软件对文书档案进行管理更加简单易行。但是其他类型档案的数字化过程就不是这么容易的事情了，众多的档案类型中，归档与收集管理最复杂的当数科技档案，科技档案与企业的生产与经营息息相关(贸易型企业除外)，通常包含企业的核心技术，是企业中最受重视的档案类型。科技档案的信息化收集来源广泛，主要来源于企业的pDm系统和eRp系统，在具体整理时，还将细分为基建档案、设备档案、产品档案等。鉴于其广泛的来源和诸多的类型，在一个大企业的内部(如各个分厂之间)传统的纸质科技档案的管理方式都有可能不同，如果将其全部统一规范起来进行数字化的管理将更是一个比较漫长的过程。
所以，一套灵活的电子档案管理系统可以帮助我们在规范与整理上进行统一的要求，企业档案数字化管理的重中之重在于全套档案管理方式与规范尽量与数字化档案管理系统相结合或接近。只有档案管理系统建成之后，结合系统逐步进行各种档案数据格式的统一、档案分类整理的统一、档案移交的统一，才能真正做到档案信息化的网络应用。
档案管理系统篇4
关键词:声像管理系统;油田档案;档案管理;设计;应用
声像档案具有直观、快捷以及生动等特点，随着信息社会的发展，人们对声像档案信息的真实可靠性的要求逐渐提高，传统的声像档案逐渐暴露出诸多问题，主要表现在录音环境差、录像保管条件差等，并且诸多声像档案缺乏必要的文字说明，造成原始档案记录的完整性与安全性无法得到有效的保障，随着声像档案数量的增多，上述问题在没有得到有效解决的情况下，将导致声像档案管理工作具有诸多不便。鉴于此，本文深入分析声像管理系统在油田档案建设当中的设计与应用具有重要的现实意义。
一、声像管理系统的设计
(1)系统框架设计。在设计声像管理系统框架时，需要明确该系统主要涉及两方面的人员，分别是档案管理人员和档案利用人员，并且根据油田公司声像档案管理业务的现状与实际需求，对所选体系架构的各种特点加以分析，才能确保开发系统过程中，充分发挥其优势，总结起来，功能结构特点主要包括以下几个方面的内容:首先，结合浏览器操作，构建多层架构体系，采取分布式方式进行设计，同时支持多条工作线路，具有结构稳定、可靠等优点。此外，系统支持跨平台的转移，具有脚本控制功能，有助于系统整合、扩展或者是二次开发。最为主要的是系统具有监视功能，能够对前台用户登录以及操作信息进行登记，增强系统的安全性。除此之外，系统具有杜绝地址拷贝、跟踪和分析等非法入侵等功能，无形中增加了档案信息的安全性。其次，采用了数据交换标准技术，解决了异构数据库之间的访问问题，同时有助于实现不同数据库之间数据资源同步更新，确保了企业档案与企业信息一体化管理。［1］再次，持用户统一的身份认证系统，用户在登录过程中，需要经过身份认证，用户认证系统主要由用户功能组及附加信息等组成。最后，系统当中具有多种先进技术，诸如集成全文检索、二维条形码管理以及工作流处理等技术。(2)系统功能设计。系统功能主要由8个模块组成，主要作用是收集整理电子附件、编码与条目著录等，并且对条目数据进行必要的审核，在此基础上，提交给档案管理人员，由档案管理人员进行档案的整理归档，同时生成档号以及目录，如此一来，实现了档案的统计。在人员管理当中，用户可以快速查询到人员信息，并且可以进行用户信息的修改。系统外部接口当中，主要具有集成认证、单点登陆、数据导入与导出功能，以此实现档案的收集、转码上传、海量存储和在线播放等。总结起来，系统功能主要包括以下几个方面的内容:首先，档案数据收集，主要是对声像类电子文件进行必要的格式转换，同时加以分类整理;支持声像类电子文件的批量上传工作。其次，档案数据鉴别，对档案数据加以审查核对，并且在审核过程中，进行必要的消息提醒。再次，档案数据整理，档案数据的整理主要是对档案组卷、自动编号与排序，最后自动生成与打印目录。第四，档案数据统计，自动生成统计报表，并且进行上报汇总。最后，档案数据利用，主要包括档案数据查询、声像档案的在线播放与授权下载、声像档案的编辑等。［2］
二、声像管理系统的应用分析
油田企业在发展过程中，积累了大量的油田档案，无形中增加了档案管理工作人员的工作难度。声像管理系统在油田档案管理当中的应用，有效提升了管理水平，促使档案价值得到充分发挥。声像管理系统应用，总结起来，主要能够实现以下效果:(1)避免系统不兼容与重复开发等问题，从而为企业节省了大量系统研发资金，有助于油田企业逐渐完善声像档案管理。(2)有效提升了声像档案管理水平，声像管理系统的应用，摒弃了传统的手工管理方式与纸质档案保存方式，转变为计算机管理与电子文件保存档案方式;摒弃了档案分散管理方式，转变为集中统一管理方式;摒弃了档案实体借阅方式，转变为远程保密查询方式。由此可见，声像档案管理系统的应用为油田企业提供信息服务在广度与深度方面均有一定程度的提高。［3］(3)推动了企业信息资源建设与共享，声像档案管理系统的应用，实现了油田公司信息门户统一的安全管理、单点登录，能够为油田企业提供更为优质的档案服务。(4)提高了油田企业的经济效益与社会效益，诸如加强了档案原件的保护，提高了档案检索效率，有助于提升档案管理工作效率等。
三、结语
综上所述，声像档案管理系统的开发应用，有效解决了声像档案电子文件的安全存储和在线利用问题，实现了声像档案保存与利用工作的规范化。为此，油田企业有必要加强声像档案管理系统的应用，同时加强先进管理模式的引进，只有这样，才能促进油田档案管理水平得到进一步的提升。
参考文献:
［1］王勇，夏海涛，康莉，石国兰．声像管理系统在油田档案建设的设计与应用［J］．中国管理信息化，2014(14):118－119．
［2］徐丽霞．武汉城市建设系统传媒与多媒体人才的现状与思考［J］．中华建设，2012(7):170－171．
档案管理系统篇5
一、文书档案的工作原则
（一）整体性原则。和其他的管理工作不同之处在于文书档案管理工作具有整体性原则，文书档案管理工作并不是把每个部门的档案收集起来然后统一管理，其服务对象并不是哪个部门而是整个公司，其档案信息收集工作也并不是每个部门独立收集，而是在信息收集过程中需要每个部门的配合与相互合作，故文书档案工作是一个整体性很强的工作。
（二）规范性原则。文书档案工作的信息量大，涉及到每一个员工的个人信息以及企业的一些发展信息，信息覆盖面广，信息细节性大，因此做好文书档案工作必须要建立规范性的工作制度和工作流程，只有管理工作的每一步按照既定的流程走才能使如此多的信息有条不紊地进行管理，如果文书档案工作的整个流程缺乏规范性原则不但会影响文书档案中信息的管理和维护，而且会影响影响企业的长期发展。
（三）保密性原则。一个企业的档案库中包括整个企业中所有工作人员的个人信息，其中很多信息都是个人的隐私信息，因此在文书档案工作中一定要秉承保密性原则。参与到文书档案工作中的所有工作人员要对企业所有人员的档案信息负责，不能随意携带他人的档案出去，也不能随意翻阅、透露他人的档案信息，他人信息的泄露可能会给他人造成很多麻烦，是一种极其不尊重他人隐私权的行为。如果一个企业的文书档案工作连保密性这一基本原则都做无法做到，那在该企业工作的员工的信息安全性也肯定无法得到保障，该企业也无法取得长期稳定的发展。
二、档案管理系统在文书档案工作中所存在的问题
（一）档案管理工作与文书工作脱节。档案管理工作与文书工作既有着本质的区别，但是在工作中又有着一定的联系，良好的文书工作可以促进档案管理工作的进行，有条不紊的档案管理工作又可以方便文书工作的开展。但是现在在文书档案工作中运用档案管理系统所存在的一个最大的问题就是档案管理工作与文书工作相脱节。在很多企业的档案工作中，档案管理工作和文书工作都是分开进行的，导致信息流通受阻，工作效率不高。
（二）企业文书档案管理基础普遍较低。文书档案工作实质是一份管理工作，需要专业的管理人员参与到工作中，但是在我国大多数企业中，文书档案工作中的工作人员都不是专业的管理人才，他们既缺乏专业的管理知识又缺乏一定的管理技巧，由此导致企业的档案管理工作处于无比混乱的工作现状中。
三、档案管理系统在文书档案工作中的优势
（一）提高了工作效率。在传统的文书档案工作，大部分的档案工作都是依靠人力独立完成，如档案信息的收集、档案信息的分类保管等，工作强度大而且所耗费的时间长，面对如此多的档案信息，档案工作的管理人员也很容易出现失误，影响后期的档案工作。在文书档案工作中运用档案管理系统可以大大减少工作人员的工作强度，而且管理系统具有强大的信息处理能力可以大大提高对信息计算的准确率。档案管理系统为文书档案的信息收集、信息处理、信息分类和信息保管工作提供了很大的便利，在传统的档案管理工作中，为了保证档案不受损害，必须对档案的保存条件进行严格的控制，而且档案运输工作需要大量的人力和物力，而现在可以利用网络信息化的力量借助于档案管理系统实现档案信息的“瞬时”搬运。
（二）使信息得到共享。在传统的档案管理工作中，档案室与其他部门之间的信息流通得不够流畅，档案室往往在企业中成为了一个虚设的部门。在企业中，大部分的档案都是一直存放在档案室中，由于缺乏规范性的存放管理以及档案数量太多等因素，给想借阅或者查阅档案信息的工作人员造成了很大的困难。在文书档案工作中有效地运用档案管理系统可以使企业中所有的档案信息及时地得到共享，任何想借阅或者查阅档案信息的工作人员都可以借助该系统进行借阅或者查阅。
四、档案管理系统在文书档案工作中的建议
要想使档案管理系统在文书档案工作中发挥出最大的作用，首先要提高工作人员对于档案管理系统的应用意识，要给每位员工普及到档案管理系统的使用方法和使用条件，使每位员工认识到档案管理系统的巨大作用，继而使档案管理系统渗入到员工的日常工作中。其次，要加大档案建设数字化监督力度，对档案建设的每一环节都要加大监督力度，对档案建设工作中出现的任何不规范行为要及时给予处罚，建立健全档案建设工作的工作标准。
档案管理系统篇6
关键词：档案管理信息化系统设计
中图分类号：G271.2文献标识码：a文章编号：1674-098X（2014）07（a）-0195-01
1档案管理系统的研究目的和主要完成的工作
1.1档案管理信息化建设的意义
加快推进档案信息化、档案管理现代化，是全球信息化要求的必然结果。档案信息化管理能够使档案信息资源配置更合理、管理更全面，可以为单位、为社会提供更加优质高效的服务。
1.2研究目的
利用计算机网络技术，以档案馆档案信息化建设为中心，建立具有工作服务网络化、档案管理标准化、档案资源安全可靠的数字化档案馆，并通过本档案管理系统实现上级档案局对下属档案馆工作流程的监控和指导，建立规范化的档案业务管理体系，并为各级管理人员提供决策支持和信息服务。
1.3主要完成的工作
在充分研究档案馆信息管理的业务流程的基础上，实现档案信息化系统的整个项目建设，即完成的系统设计内容有：档案管理系统的规划设计、系统的编码、测试、软件交付、验收、维护。
2档案管理系统解决方案
2.1档案管理系统功能简介
档案馆是紧紧围绕档案的“收集、保管、利用”来开展业务工作的，档案馆的主体工作流程包括。
（1）收集归档。对各类档案进行收集、初步整理、归档鉴定、整理和正式归档。档案归档包括：收集、整理、正式归档等关键子流程和业务活动。
（2）管理维护。主要是指对已正式归档档案的日常保管、维护。档案管理包括：鉴定、保管、销毁关键子流程和业务活动。
（3）有效利用。主要是指档案馆为单位和社会提供档案相关的服务。档案利用包括：借阅、归还、统计、编研关键子流程和业务活动。
2.2档案管理系统总体设计原则
档案管理系统设计原则是：总体规划，分步实施，条块协调，统筹管理，互联互通，整合发展，资源共享。以有效利用为灵魂、以网络技术为工具、以整合共享为手段、以安全可靠为保障，使档案馆各部门实现互联、共享和利用。
2.3档案管理系统体系结构设计
根据档案信息管理系统的工作实际，即档案信息量庞大，档案信息分布存放，但需要把档案信息提供给不同权限的用户使用，因此，在系统中，我们采用C/S+B/S的混合模式。
2.4档案管理系统功能模块设计
该系统使用的多个数据库是分布式的、超大规模的、可互操作的。同时该系统设计了多种登陆权限，包括档案馆管理人员、下属单位管理人员以及普通网络用户，按不同的授权提供不同权限的档案管理服务。
2.4.1档案收集归档系统
档案工作的起点是档案收集，其具体内容是通过各种渠道，如下级档案馆上交、社会各界捐赠等不同类别的档案按照规定集中保存起来。档案收集后，档案的归档更加重要，它是档案有效利用的必要前提，档案的归档及时与否，决定了档案的利用价值。
2.4.2档案管理维护系统
档案管理维护系统主要负责档案信息资源的整理、维护与利用工作，主要包括：档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用等。
（1）档案整理
档案整理主要是对收集来的档案实物（按案卷、盒、文件、各种载体形式移交来的档案）进行整理、分类，同时进行编目、索引形成管理档案的目录信息，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。它是档案管理中的一项基础工作。
（2）档案鉴定
系统自动检索出过期的档案，形成鉴定目录；档案主管可以对鉴定申请的档案进行鉴定，更改保管期限，并形成销毁目录；销毁目录提交相关领导审批，返回审批结果；对审批后可以销毁的档案进行销毁，扔入回收站，并形成销毁目录。对到期档案能报警提示并做批量处理。
（3）档案保管
档案保管工作主要包括档案在正式存入库房档案架后的整个管理工作。
1）库房安全管理：对库房温度、湿度设定范围，当温湿度超过设定范围时，档案管理系统进行报警；
2）图形化统计：按年份、月份等条件统计温湿度变化，并形成曲线图；
3）库房图形化界面。
（4）档案统计
以统计数字反映和揭示档案及档案工作中各种现象的特征和规律性的工作。是掌握与分析档案和档案工作基本情况，研究制定档案管理与档案事业建设的方针政策和计划，实行有效监督与指导的重要依据和手段。
1）统计方式
档案统计、馆藏统计、分类统计、交叉统计、按全宗进行统计、自动生成统计年报。
2）统计条件
档案类别、著录项、档案库类型等条件形成交叉统计。
（5）档案利用
档案利用是档案整个过程的最终环节，是档案利用者通过档案信息管理系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。
针对档案利用，档案管理系统提供如下功能：
1）实体档案管理
2）电子档案借阅管理
3）借阅流程自定义
2.4.3档案有效利用系统
负责为档案馆的使用者提供档案相关服务，主要包括：档案信息、档案查询、借阅审批子系统等。
2.4.4档案信息安全系统
负责档案管理系统的安全，主要包括：访问控制（用户权限）、信息加密、身份验证等。
2.5系统接口设计
通过系统接口，使档案馆oa系统产生的档案数据进入档案管理系统进行档案归档操作，从而实现真正的文档一体化。
2.5.1系统接口实现内容
（1）实现档案数据归档；
（2）在oa中完成与档案相关的审批程序；
（3）在oa系统中发送提示信息；
（4）oa系统权限导入接口。
2.5.2单点登陆
单点登陆技术解决了用户管理、密码管理的难题，即用户一次登录，就可在企业网络内畅通无阻，自由访问众多的应用系统和网络资源，提高企业的工作效率。
3结语
在调查现有档案业务管理机制的基础上，采用结构化设计方法进行档案信息化系统设计，充分利用计算机技术、通信技术、网络技术、数据库技术设计并开发出符合档案馆档案“收、管、用”管理流程，满足数字档案馆建设的档案信息管理系统。
参考文献
[1]黄朝辉.基于CS和BS结构的高校图书馆管理系统[J].松辽学刊（自然科学版），2002（3）.
[2]张克东.软件工程与软件测试自动化教程[m].北京：电子工业出版社，2002.
档案管理系统篇7
关键词学生档案管理系统信息化
中图分类号：G240文献标识码：a
高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，是学生在校期间学习、生活及参加各种社会活动的原始记录，是学生就业、升学、出国进修、职位晋升的重要依据。目前，大多高校的学生档案管理仍局限于手工管理，随着高校的不断扩招，学生档案呈现出数量大、种类多、质量要求高、流动速度快、存放时间短、就业方式多样化、投寄单位多等新特点，迫使我们必须加快学生档案信息化建设的步伐。“学生档案管理系统（2009K01-49）”这一研究项目是经陕西省科技厅立项，由西安建筑科技大学学生处和综合档案室共同承担的一个纵向基金项目，该项目研究的主要目的是适应信息时代要求，设计并开发出一套适合于网络环境下的高校学生档案信息管理系统，从根本上改变学生档案的传统管理模式，实现档案资源数字化，做到方便管理、服务学生、以人为本。
一、学生档案管理系统功能需求
根据高校学生档案管理特点和实际工作需要，在充分调研和分析用户需求的基础上，按照结构化设计思想，该学生档案信息管理系统的功能主要有以下几点：
（一）学生档案信息录入功能。
学生档案信息除了学生的基本信息（姓名、学号、性别、出生日期、身份证号、政治面貌等）之外，还包括学生在校期间的入学、学籍变动、鉴定、实习、毕业、学位、奖励、处分、体检、出国、工作等其他信息。学生的基本信息在学生刚入校时由学生填写，并上报给院系一级的老师（如年级辅导员、班级班主任等）进行审核，审核通过后上报给档案部门，由档案管理人员进行建档管理。对于学生在校期间的其他纸质档案，比如学生的高考录取通知书、获奖证书、毕业证、学位证等，利用扫描仪进行电子化处理后再上传到系统中。
（二）学生档案信息查询功能。
借助于校园网，一方面，实现高校学生处、档案室、各院系的管理系统的接口衔接，全面掌握学生重要信息的产生、变动、审核及更新，以保证学生档案材料的准确无误，另一方面，实现学生突破地域时间限制，通过多种方式（学期，年级，班级，学号，姓名等）查询自己需要的学生档案。
（三）学生档案信息修改功能。
档案管理人员可以随时随地对学生档案材料进行修改、删除操作，实现了学生档案信息的动态管理。通过对用户权限的设置，学生等使用者只能查看自己的档案材料，无权修改和删除相关材料及文件。
（四）学生档案辅助功能。
添加学生账户时，提供批量处理功能，进一步减轻管理人员工作量，提高工作效率；凡涉及到学生档案信息的增加、删除、修改等敏感操作的，系统都自动进行日志记录，从档案信息的真实性、安全性方面提供保障；系统为档案管理人员提供信息公告编写与的功能，档案管理人员可以借此宣传学生类档案成果、相关的活动、讲座信息，进一步推动学生档案建设的法制化和规范化。
二、学生档案管理系统的实现
该学生档案信息管理系统以西安建筑科技大学现有的校园网为基础，采用与操作系统无关的Java语言和成熟的面向对象技术，基于主流的关系型数据库mySQL和高效的web开发框架Struts，按照mVC模式进行系统开发。系统主要包括档案信息管理、用户管理、日志管理、基础数据管理、角色管理、安全管理等模块，各功能模块之间的关系如图1所示。其中，档案信息管理模块主要实现学生档案信息的录入、修改及查询等功能。用户管理模块主要是对使用本系统的学生、学院秘书和档案管理人员等用户信息的注册及用户权限的设置，比如，学生用户只能上传自己的基本信息到所在院系，只能查看自己的档案信息，不能随意修改删除，而档案管理人员拥有院系、专业、班级的维护权利；添加、编辑和删除学生与院系审核人员的权利；查看学生档案信息材料、操作日志以及学生转专业、休学、退学等学籍信息的权限。日志管理主要针对有该权限的用户查阅系统运行日志，保证档案数据的准确性。基础数据管理是对学校院系、专业、班级等信息的维护，具体操作上是先批量复制上一年学校的院系、专业等基础数据，再根据本年学校的招生计划进行微调整。安全管理主要是为了防止档案材料被恶意修改，对扫描后的档案材料进行加水印处理，确保安全。本系统具有界面友好、简单实用、功能独特、支持灵活的excel导入、导出、pDF下载、打印等特点，系统自投入使用后，减轻了学生档案管理人员的重复性劳动，使学生档案管理工作更加科学、精确和便捷，从而大大提高了工作效率。
三、学生档案管理系统的意义
1、提高了高校学生档案的管理效率。档案管理人员从具体的收集、整理、装订、保存等工作中解脱出来，既减轻了工作量，又提高了工作效率。
2、实现了学生档案信息资源共享并减轻其管理成本。一方面，学校各职能部门、学生本人、用人单位等使用者可以突破时间、地域限制，查询浏览学生信息，实现学生档案信息资源共享。另一方面，学生档案信息管理系统将学生在校期间的各项资料电子化，从档案库房、档案用具方面大大降低了学生档案的管理成本。
3、有利于开发知名校友档案资源，加强学子和母校的联络。学生档案信息管理系统涵盖了学生在校期间学习、参加的活动等各方面记录，将知名校友的学生电子档案制作成影集，在学校校庆等重大活动中进行陈列展览，将会促使这些知名校友对母校产生更深厚感情，进而投资学校的建设，对学校的发展起到巨大的促进作用。
四、总结
学生是一所大学的主体，应用现代化管理技术来科学、规范地管理学生档案，是高校档案管理的必然趋势和有效手段。本文分析了学生档案信息管理系统的功能需求，并利用计算机技术、网络技术实现了该系统，经过一年多的试运行，目前运行稳定，使用效果良好，深得档案管理人员好评。西安建筑科技大学档案管理人员应站在新的更高的平台上，提出更好更人性化更适合于我校学生档案管理的科学管理方案，使我校学生档案管理水平在陕西省高校名列前茅，并将学生档案信息管理系统推广到全国高校中，以期获得更好的经济效益。
（作者单位：吴晓茹，张新宏，西安建筑科技大学档案室；文小琼，西安建筑科技大学学生处）
参考文献：
[1]熊开盛，董兆鑫.档案管理系统的设计与实现.计算机工程与设计，2007年第28卷第11期：2746-2747.
档案管理系统篇8
计算机应用技术的不断推广加速了信息化时代的到来，而信息化技术在电子档案管理工作中的应用也是档案管理部门提高工作效率和质量的重要途径，但是在应用存在的问题也使得信息化技术无法发挥真正的作用。档案是信息的重要来源，其重要性不可言喻，为了保证档案信息的准确性、科学性和有效性，加强对电子档案的管理是档案管理部门的重要工作，也是需要借助信息化技术来完成的。【1】
一、电子档案管理系统研究的背景
信息化技术的发展不仅有利于档案管理工作的有效进行，在另一方面也对档案管理工作的准确性和有效性提出了更高的要求。现阶段档案主要类型有两种：其一是正在产生或者已经产生的各种形式的档案，如纸质形式、声音形式和视频形式等；其二是在运用计算机进行事物处理时所产生的电子档案。由于计算机应用技术的广泛性，第一种传统的档案类型已经逐渐向电子档案形式转变，而现在档案管理的主要对象就是电子档案。工作的快节奏也加速电子档案的增长，对于电子档案的有效管理也逐渐困难，形成有效的电子文件档案管理系统已经是急需解决的问题，也是促进电子档案管理发展的关键。而现如今，电子档案管理工作的信息化逐渐受到社会各界的重视，作为我国信息管理工作中的一部分，国家和政府也加大了对电子档案管理系统研究工作的支持，也显示出电子文件档案管理系统设计和实现的必要性。
二、现阶段电子档案管理软件中存在的问题
对于电子档案管理软件的研发工作一直在持续进行着，但是由于传统档案管理方法的影响和对电子档案管理没有全面的了解，研发出的软件在使用过程中仍旧存在一定的问题，无法保证电子档案管理工作准确性和有效性，在传统管理方法向新电子档案管理上的转变还需继续进行。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源而如今电子档案管理软件存在以下几种问题：
现存的软件大多还是应用于对传统纸质档案的管理，和计算机技术应用进行辅助的管理，对于电子档案不同于传统档案的差异性，没有创新档案管理方法，而电子档案管理系统在工作流程和使用功能上都应该有一定的变化。【2】
很多软件主要是针对某一种档案的管理，而电子档案是多种多样的，软件的使用无法满足多样化电子档案的管理。而且软件在对电子档案进行归档时，忽略了与之相关的附加文件的归档，影响档案使用的有效性。
诸多软件在设计过程中更加注重的是电子档案的归档工作，而在归档后档案的安全性设置上面有一定的缺陷。而软件的使用功能比较单一，软件的开发技术比较落后，无法顺应电子档案内容和类型不断更新的新形势。
电子档案的使用的有效性是软件在设计过程中应该考虑的问题，对电子档案的管理一方面是对于事情的记录，而另一方面则是对于档案的利用，这也是现行软件中存在的最重要的问题。即使很多软件对电子档案的基本管理工作符合要求，但是在电子档案使用管理上一直找不到突破点。
三、电子文件档案管理系统
电子文件档案管理系统的基本要求
档案按照不同的划分方法可以对电子档案有不同归类，在上述中已经说明电子档案的两种形式，自动化产生而成和由纸质档案发展而成，自动化产生而成的电子档案是档案管理工作中的重点也是难点，与纸质档案的管理也有一定的区别。对于电子化档案的管理主要包括几个方面的内容：首先是档案的收集，自动化而成的电子档案是产生于工作中，由于人员的分散性增加了档案收集的难度，要保证档案的完整性难度更大，因此在收集过程中也需要运用合理的方法；其次是档案的整理，电子化档案整理的首要目标就是保证档案的准确性，在进行整理时，尽量按照档案的原件进行整理。而另外一个要求就是电子档案的有效性，档案的整理也需要方便后期的使用，保证档案整理的质量，可以在整理时附加对档案的说明。最后则是对电子档案归档后的保护，由于电子档案载体的不同，在保护的时候也要谨防档案信息的流失。电子档案管理与纸质档案管理上的差异性也说明了传统档案管理方法是不可行的，在对电子档案系统设计上也需要根据电子化档案的特点，进行合理的设计。【3】
电子文件档案管理系统业务流程设计
收集模块。电子文件档案管理系统的首要环节就是电子档案的收集，该模块的主要流程是：各部门的工作人员在日常工作中产生的文件按照各部门的要求进行归档，各部门的工作人员运用系统中的收集器开展收集工作。
鉴定模块。电子档案的鉴定主要是档案管理人员对相关档案的管理期等内容进行修改，并且发表鉴定意见，同时对已满管理期限的电子档案归入销毁清册中。对于电子档案的鉴定主要工作流程是：首先是对已归档电子档案的浏览对其使用价值进行判断，其次对符合要求的电子档案进行属性判断，最后则是形成预立卷电子档案。
档案管理系统篇9
1、日常维护，防范未然。
数字档案系统纵然有很多的便捷，但其安全性也的确较低，对数字档案系统进行安全管理的第一项内容不是建设更完善的系统，而是要有维护系统的意识。再好的系统也有损坏的时候，不能因为有好的系统就放松警惕，最重要的是对系统进行日常维护，杜绝其发生大的问题，这是对数字档案系统进行安全管理的最基本的一项工作。而事前预防的重要手段就是前端控制，主要内容包括在数字档案系统建立时就重点分析该系统的承受能力，即遭受多大的损坏才能导致系统瘫痪，并制定解决方案。其次是对于计算机、软件的选择，为了保障数字档案的安全，这方面一定要选择较好的、性价比较高的设备。
2、对安全管理机制进行评估并不断改进。
每一个数字档案馆都会设立一些管理规则，这也就是管理机制，管理机制不能是一成不变的，需要根据不同的时期进行改正，具体改正方法涉及两个步骤，首先是定期或不定期对管理机制进行评估，评估主要是结合内部具体情况和外部较好的管理机制，发现其问题所在。评估涉及的数据不能太过单一，必须全方面考虑，收集所有需要的数据之后再进行分析。其次是根据评估所发现的问题提出具有针对性的对策，并给予改正。只有不断重复评估、改正这一流程，才能保证数字档案系统的安全性能。
3、提升档案人员业务能力及个人素质。
数字档案系统虽然依赖于计算机系统而存在，但对该系统的管理始终离不开人工的参与，并且对档案人员的要求相比传统的档案馆管理人员而言有了更高的要求。档案人员要有熟练的业务能力，还要能够熟练运用各项计算机软件，在系统出现问题时能够作出简单处理，其次是要有很强的责任心、安全意识。数字档案系统面临最大的考验就是档案的安全，如果档案人员没有足够的安全意识，也就无法进行这项工作。要提升档案人员业务能力和个人素质并不是一件简单的事，要对其进行档案管理方面知识的培训并不难，难的是培养其计算机技术。首先，档案馆管理者可以对档案人员进行定期培训，培训其计算机操作水平，但仅仅依靠管理者组织的培训显然是不足的，所以可以不定期举行计算机水平比赛，以此来激励档案人员学习计算机技术。除此之外，可以在招聘档案人员时就考虑到应聘者的计算机技术，将计算机纳入考核标准之中。
4、将数字档案转化成图像、声音等进行保存。
数字档案存的档案均是以数字信号为主，所以在读取档案和保存档案时方式就比较单一，而如果将数字信号进行转换，转成图像信号，那么就有了更多样的保存方式和读取方式。这就相当于将一份档案拍成图像在另外的地方进行保存，而要读取该档案时可以直接读取图像而不用在档案库中查找。这样做不仅仅是为了提升其安全性，还可有降低档案被人为篡改的可能性。比如有人想偷偷改掉自己的档案，他们对选择查找自己的数字档案，但那份档案早已转换成了图像档案，即便是被修改了也可以迅速查出来。
5、信息备份。
档案管理系统篇10
关键词：房地产档案管理信息系统
进入新世纪以来各项科技发展迅速，信息技术、网络技术等新兴技术开始广泛的运用于社会生产生活当中，很多企业在这个过程中不仅提升了生产能力，还增强了企业管理活动的效率。为了有效解决当前房地产档案管理中信息增长快、总量大、更新频繁等问题，相关部门应当强化新科技的运用，针对房地产档案管理工作应当构建完善的信息系统。
一、标准化采集房地产档案信息
房地产档案信息系采集标准指的是实体档案管理向信息档案管理转化过程中遵守的业务规范和技术标准。在档案信息采集标准化中需要根据《档案法》及《云南省房地产档案管理技术规程》和其他相关法律进行档案信息的著录、编目。政府相关部门还应当进行相关办事条例及规章制度的制定，让我国房地产档案管理工作在明确规范的指导下实现有序发展。另外，应当严格控制信息来源，确保系统信息的真实性，让使用者能够获得准确、真实的房地产档案信息。
二、房地产档案数字化处理
在进行房地产档案信息管理模块的设计时，应当科学分类房地产档案内容，根据将档案信息通过扫描仪等设备生成数字化信息，之后进行综合管理、存储查询等工作活动就可据此展开。通常而言，实际当中有四类信息需要进行数字化处理，它们分别是：房地产限制信息；交易房地产信息、房地产最初信息、房地产基本信息。通过数字形态存储、数字转化处理交易情况、户主、房地产所在位置等信息，能够实现房地产档案信息管理质量和管理效率的有效提升，进而达到节约人力、物力的目的。
三、选择系统开发数据库
通常而言只有具备了经济有效的数据库系统，房地产档案信息管理系统才能够更加便于操作和管理，而房地产档案信息管理系统开发的成效也与选择数据库系统是否合适息息相关。现阶段，比较常用的数据库系统包括Sybase、access、SQLserve，在选择数据库的过程中应当遵循以下原则：充分考虑需求内容，通常情况下复制、支持weB、完成事务处理是数据库的主要任务。实际当中在事务处理方面表现优异的是oracle，在支持web和复制等任务方面mySQL表现良好，mySQL具有更加简单易用的单向复制功能，关注其功能是否可以较好的支持系统应用程序是数据库选择的主要标准。由于房地产档案信息管理系统数据库中具有非常复杂的数据，所以应当选择具有庞大数据处理功能的数据库系统。所以笔者认为应当将SQLserver作为我国房地产档案信息管理系统开发的主要对象。
四、协同处理房地产档案信息管理系统
房地产档案信息管理系统并不是孤立的，它和很多相关系统的联系都非常紧密。要想达到降低房地产档案信息管理系统中错误的目标，就应当通过科学设置众多科学系统之间协调关系推动有序化管理。通常来说，房地产测量数据库、商品房备案系统、房改数据系统、网上抵押系统、房产登记审批软件系统、自动计费制证系统、房产管理地理系统和房地产档案信息管理系统的结合、兼容、共享都应当被考虑进房地产档案信息管理系统的开发中，进而推动房地产档案信息管理系统正常运行。
五、房地产档案信息管理系统的网络化
实际房地产档案信息管理系统中，网络化管理不会影响房地产档案的性质和内容，只有载体形式和服务方式发生了改变。实现房地产档案信息管理系统的网络化发展，不仅能够推动房地产档案信息管理工作的网络化发展，减少对原始档案的使用次数，延长资料的使用寿命，当今社会在获取较为注重时间的，传统的房地产档案已经根本不能满足人们的需求。所以，信息通过网络综合应用确定的档案资料，还能够推动档案服务网络化的实现，这种情况下使用者查询了解相关信息和内容通过计算机网络便可以实现，消除了地点和时间的限制。房地产档案信息管理系统规模庞大，与传统管理方式相比网络化管理是通过网络技术控制实现的。房地产档案信息管理系统的功能可以通过网络平台得以实现，进而为人们下载、浏览、检索、查询信息提供便利。随着房地产业的快速发展利用房地产档案的人越来越多，为了便利查阅，提高工作效率，及时更新信息为城市建设提供优质服务。
综上所述，为了提升房地产档案信息管理的成效，责任部门应当也必须构建满足档案信息管理工作需要的信息化系统。该系统应当实现共享档案信息业务利用和管理涉及的信息资源、浏览和下载数字档案信息文件、安全运行机制能够保证开放下的信息安全。本文分析了新形势下构建房地产管理信息系统的策略，以求为提升我国房地产档案信息管理水平贡献绵力。但是本文仍存在一定局限，希望行业人员能够加强重视，通过构建科学、完善的档案信息管理系统推动档案管理工作的发展。
参考文献
[1]王海丽.有关计算机档案管理信息系统的保护问题探究[J].城市建设理论研究（电子版），2012（11）：181-182
[2]唐秀娟.城市地下管线信息系统的建立与信息档案管理[J].产业与科技论坛，2013（2）：81-82