物业公司采购流程范文第一篇
城市花园物业管理公司质量体系
--采购管理程序
1.目的
控制采购过程,保证所采购物资和服务符合质量要求.
2.范围
适用于公司内各类物资和服务的采购管理.
3.职责
总经理办公室后勤主管负责物资采购的实施,行政副主任负责物资采购的管理控制.
品质管理部负责组织对分供方进行评定和控制.
各部门质检员或专业技术人员负责采购物资和服务的验收.
4.程序
根据采购物资对服务质量的影响程序,将采购物资分为三类:
a类:对服务质量有重大影响的物资.如:土建材料、木材、机电设备等.
b类:对服务质量有直接影响的物资.如:娱乐设施、花草树木、清洁物品用于客户水电设施维修使用物资等.
c类:对服务质量无明显影响的物资.如:办公文具等
采购资料
物资使用部门负责提供采购资料,包括:规格、名称、价格、技术要求、相关国家、专业标准等.
总经理办公室后勤人员及时收集采购资料,不断按《分供方评估管理程序》调整《合格分供方名单》,并保存采购资料.
采购计划审批
各物资使用部门每月于25日前根据工作计划,填写《物资申请单》由部门经理签字后交总经理办公室后勤主管汇总后报总经理审批.
《物资申请单》包括:物资名称、规格、型号、等级、数量、价格、交货期、技术要求、检验方法等内容,必要时注明分供方名称.
计划审批后后勤主管安排仓管员根据库存情况制作全公司采购计划填写《物资申请单》.
后勤主管审核公司《物资申请单》,并将各部门《物资申请单》于26日前同时报总经理或其授权人审批.
审批工作在每月28日前完成.
采购员根据审批后的安排《物资申请单》及《合格分供方名单》实施采购.大批量集中采购于月底前完成.
后勤主管及时将各部门《物资申请单》中未列入全公司采购计划项目反馈到各部门.
应急物资的采购由部门经理、总经理助理审核后报总经理批准.
固定资产和高额物资采购需加专项报告.
各级管理采购物资审批权,按财务规定执行.
需要采购服务的部门提出服务采购申请,经部门经理、总经理助理审核后报总经理审批.
按《分供方评估管理程序》或《设备(服务)合格分供方名单》选择合格分供方.
按《合同审批程序》实施签订合约,合约必须明确我方要求,及双方承担的责任.
严格履约.
采购物资的验证
物资购进后,采购员应及时通知质检员办理入库报检手续;库管员根据《物资申请单》项目进行检验及入库登记,填写《入库单》,做好台帐记录.
质检员对物资进行验收时,若发现物资有标识破损、遗失、模糊、物品受潮、水迹、油迹、破裂等异样,必须打开包装进行检验或向经理报告,填写《物资验收单》.
如果采购物资需在分供方供货处进行检验时,由后勤主管负责组织相关部门质检员与分供方联系,实施现场验证,认真填写《物资验收单》.
如果客户提出对我公司分供方验证时,由后勤组负责双方联系,公司可以参考其意见,但客户的验证结果不能代替公司对采购物资的检验.
机电设备等技术性较强的物资验收由物资申请部门组织或指定专人验收其技术性能等.
使用部门(人)在使用物资前应进行验收,以确保其质量符合要求.
服务质量验收由服务申请部门负责.
当出现不合格物资时,由质检员填写《不合格物资处理单》,并呈请部门经理审批,由采购员按审批意见处理执行.
对小批量采购的a、b类物及首次承接的分供方可采取全部检验的方法.
采购完成后采购的有关文件由使用部门及后勤各自保存备份以备查阅.
对采购服务不合格项由服务采购部门负责人根据合同等,要求分供方赔偿或返工.
物资的保管按《仓库管理程序》执行.
5.监督执行
由总经理办公室监督执行.
6.支持性和相关性文件
**《a、b、c类物资合格供应商名单》
**《仓库管理程序》
**《设备(服务)合格分供方名单》
7.质量记录及表格
**《物资申请单》
**《入库单》
**《物资验收单》
**《不合格物资处理单》
物业公司采购流程范文第二篇
物业公司采购管理标准作业规程(四)
1.目的
规范公司采购按理工作,确保公司采购物品符合规定要求。
2.适用范围
适用于物业管理公司及下属管理处的采购管理工作。
3.职责
(1)经营部采购员负责物品的采购工作。
(2)公司/管理处仓库管理员负责物品申购计划的制定,物品的验收,出、入仓手续的办理以及库存物品的保管工作。
(3)公司财务部经理负责物品申购计划的审核。
(4)管理处经理负责零星物品、应急物品的采购审批。
(5)公司总经理负责申购计划的审批。
4.程序要点
(1)物品采购的申请范围
a)凡公司为提供服务、管理所需要的有形物料、工具等,均属采购申请范围。
b)下列有形产品如公司仓库无储存时,应提出采购计划;
*公用设备设施、装置运行、维护保养、检修和更新所需的材料、配件、组件、单机和整机;
*为便于服务和管理所需添置的设备、设施、装置;
*房屋本体及其他公共配套设施修缮所需的材料。
(2)物品采购的申报程序
a)计划采购物品的申报程序:
*仓库管理员应于每月25日前根据《仓库管理标准作业规程》中的相关限额规定编制下月物品申购计划表;
*物品申购计划表,应于每月26日交公司财务部经理根据《仓库管理标准作业规程》中的相关规定进行审核;
*审核无误的物品申购计划表报公司总经理审核;
*公司总经理审批同意的物品申购计划表交经营部采购员按计划购买。
b)零星物品的申购:
*零星物品的标准:
--常用品以外的;
--数量较少的;
--仓库中没有储存的;
*零星物品的申报程序:
--由使用部门填写零星物品申购单;
--管理处会计审核;
--零星物品单位价值在500元以内的,由管理处经理审批;
--零星物品单位价值在500元以上的,报公司总经理审批;
--审批手续完整的申购单交公司采购员购买。
c)应急物品的申报程序:
*应急物品的标准:
--突发性急用物品;
--仓库中没有储存的;
*应急物品的申报程序:
--使用部门填写应急物品申报单;
--物品单位价值在1000元以下的,申购单交管理处经理审批;
--物品单位价值在1000元以上的,申购单交公司总经理审批;
--审批同意后交公司采购员购买。
(3)物品采购的时效
a)通用物品的采购。原则上应在3个工作日内完成,特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
b)特殊物品的采购。原则上应在5个工作日内完成,特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
c)零星物品的采购。原则上应在1个工作日内完成,特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
d)应急物品的采购。原则上应在3个小时内完成,特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
(4)物品采购程序
a)公司采购员在采购物品时,应按《物品难标准作业规程》中的相关要求选择所需物品。
b)公司采购员在采购物品时,应按照《分供方评审与管理标准作业规程》中的相关规定选择评审合格的分供商。
c)批量物品的采购:
*采购员凭审批手续完整的采购计划单到公司财务部按照《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支物品采购资金或支票;
*采购单位数量在10个以上的物品时,原则上应通过评审合格的供应商送货上门;
*采购量不大或其他原因使供货商不能送化上门的,由采购员到评审合格的分供商处购买;
*采购价值在50元以上物品时,采购员必须要求供应商提供正式的xxx;
*采购员在合格供应商处购买不到的物品,应做到货比三家,争取采购物料质优价廉。
d)零星物品的采购:
*采购员凭审批手续完整的零星物资申购单,到管理处财务部办理物品采购借支手续;
*管理处财务部的相关人员按照《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支现金或支票;
*采购员原则上应到评审合格的供应商处购买,如合格供应商处没有所需物品,应到物优价廉的正规商店购买;
*购买价值在50元以上的物品,应要求供货方提供正式xxx。
e)应急物品的采购:
*采购员凭审批完整的应急物品申购单到管理处财务部办理借支手续;
*管理处财务部相关人员按照《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支现金或支票;
*采购员应到距离公司较近的正规商店购买。
f)采购员应将采购回来的物品按照《仓库管理标准作业规程》中的相关规定及时送交仓库办理验收入库手续。
g)物品采购发生的费用,由采购员按照《费用报销审核标准作业规程》中的相关规定到财务部办理费用报销手续。
(5)物品采购资料的保管
a)物品采购的申报资料由经营部采购员长期保存。
b)物品采购的发票及验收资料等,由公司财务部或仓库相关人员于月末汇总后,在公司财务部或仓库加密长期保存。
(6)本规程的执行情况,作为相关人员绩效考评的依据之一。
5.记录
《物品采购计划表》
6.相关支持性文件
a)《仓库管理标准作业规程》
b)《备用金管理标准作业规程》
c)《物品验证标准作业规程》
d)《分供方评审与管理标准作业规程》
e)《费用报销审核标准作业规程》
物业公司采购流程范文第三篇
物业公司采购管理规定(十三)
保证供方提供的物资和服务符合组织要求达到的规定标准,对产品服务的最终实现提供优质保障;
适用范围
适用于公司对物资采购的控制及对评价、选择供方服务的管理;
管理部根据实际情况,选择物资供应商和供方,并进行供方评审确定物资供应商和供方名单;
办公室负责员工标识、办公用品等物资的采购,管理部负责其它物资的采购;并分别制定《物资采购计划单》;;
各相关责任部门负责物业管理过程供方提供服务的控制;
各仓库由各部门(管理处)负责管理,仓管员负责各类已采购物资的质量、数量、验收及采购物资的保存;
总经理负责审批《物资采购计划单》;
供方评审
相关专业人员配合管理部选择物资供应商或服务供方,选择依据包括但不限于:
a)公司现状及发展目标;
b)供方基本情况,例如服务态度、营业执照及地理位置等,服务供方还应考察人员基本素质及服务水平是否能达到公司要求;
管理部组织人员进行供方评审,评审内容包括但不限于:
a)营业执照和产品经营资格证书或执业资质证书;
b)顾客满意率及行业中的声誉和口碑;
c)有人员和设备能保证及时提供配件和售后服务,从业人员的持证上岗率合格;
d)评审时的物资样品质量达到100%,现场操作人员服务质量达到100%的合格;
e)在保证质量的前提下考虑价格;
f)评审完毕,管理部填写《供方评审报告》;
评审合格的物资供应商在《合格物资供应商名单》中登记,合格服务供方在《合格供方名单》中登记。不合格者,由管理部填写《不合格报告》不予登记,《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》由管理部编制,总经理审批;
管理部对评审合格的物资供应商和供方每年进行复评,填写《物资供应商评价报告》和《供方评价报告》以保证其持续提供合格产品的能力,复评不合格者,应从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中除名。
各部门、小区与合格的服务供方签订服务分包合同时在合同中应明确:
a)提供服务的范围、期限、质量要求;
b)公司对供方所提供服务的监督方法和供方的保证措施;
c)双方的权利和义务;
d)违约责任,赔偿等事项;
当合格物资供应商和供方在提供产品或服务中出现问题时,各责任部门应会同采购人员采取以下措施,以保证产品、服务符合要求:
a)与供应商或供方沟通,要求其采取纠正措施将出现不合格产品的机率降至最低,必要时向其提供一定的帮助。
b)严密采购的验证或检验过程,严格监控供方提供服务的过程。
c)根据合同限制或停止物资供应商供货/供方的服务,并从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中另选供应商或供方以保证产品实现。
采购
每月底各部门(管理处)制定下月《物资需求计划》交综合办;
综合办根据各部门(管理处)的《物资需求计划》制定公司下月,
《物资采购计划单》,《物资采购计划单》应包括:采购物资的名称、型号、规格、数量及所购物资的质量等级和要求;
采购人员根据《物资采购计划单》内容在《合格物资供应商名单》中选购,如果该物资无法在合格的物资供应商中选购时,采购人员应上报综合办经理,由综合办经理组织人员重新选择物资供应商进行临时评审,临时评审准则根据实际情况而定,至少应包括供方评审内容中的'a、d'项;
各部门(管理处)每月初按本部门(管理处)本月《物资需求计划》到公司仓库领取本月所需物资,如遇突发事件需另外购买时,部门(管理处)负责人可决定临时购买,但应向综合办经理说明,各小区管理处主任可决定单价在200元(含200元)以下物资的采购,大厦管理处主任可决定单价在500元(含500元)以下物资的采购;
服务供方项目应由相关部门根据顾客要求进行评审,并填写《服务分包申请计划》、《服务分包申请计划单》包括:服务项目范围、质量要求、期限等,经授权人审批后报管理部。
综合办根据《服务分包申请计划单》内容在合格的供方名单中选择适当的供方。
物资的验证与接收。
所有采购的物资,由有关采购部门或申购部门根据具体产品验收的必要性和采购文件、资料和验证标准分别对产品进行验证,并记录验证结果,及时通知仓管员进行检验和入库,仓管员按《采购物资检验规程》进行验收。
如果有必要在供方现场检验时,应检验合格后进行记录才给予放行。
对于服务分包项目应由分管部门在服务过程中对其服务质量进行定期和不定期检查,其中属一次性分包服务项目如:外墙清洗,管理处必须加强过程的连续监控和采取竣工验收,明确其是否符合有关规定和合同的要求。
相关文件
a)《合格物资供应商名单》qr-c
b)《合格供方名单》qr-c
c)《服务分包合同》
d)《物资供应商评价报告》qr-c
e)《供方评价报告》qr-c
f)《物资采购计划单》qr-c
g)《服务分包申请计划单》qr-c
h)《采购物资检验规程》
i)《供方评审报告》qr-c
物业公司采购流程范文第四篇
物业公司采购物资管理规定
1、各部门每周六上午把下周采购预算和工作快报一起上交总经理批准
2、按批准预算,由使用部门填写申购单,部门经理签字后,送采购部进行询价,原则上以货比三家及以最佳质量、最合理价格取舍,在可能范围内附上报价单及说明书,然后送财务经理审核及总经理审批,以此作为采购依据,经财务经理和总经理批准后,购买入库;
3、未经批准的采购申请单一律不准采购,禁止先买后批;
4、如有预算之外的紧急采购或临时采购,需报总经理批准,如无总经理批准,采购部一概不予受理;
5、为提高采购工作效率和部门协调,各部门物资需求一般需提前3天报单;
6、每周一和每周三为采购申报日,各部门在此两天将申购单交采购部;
7、为便于采购工作流转,每周二及周四10:00-11:0014:00-15:00拟定为请示财务经理和总经理审批申购单时间;
8、实行部门成本核算控制制度,即各部门购买、领用物资费用(单项、小额款)由各部门自行控制,如当月成本超出预算或规定标准将由责任人承担赔偿责任;
9、各部门申购单上需注明物资规格、数量、尺寸、用途、材质及特殊要求等,以方便采购,如发生采购失误(重复购买、采购过剩、多余购买等),将由相应责任人赔偿。
签署人:**物业管理有限公司
物业公司采购流程范文第五篇
总则
为了规范公司采购行为,兼顾效率及成本,在保证公司日常运营所需物资按时、按质、按量交付使用的前提下,降低风险,减少交易成本,保持并保证对供应商的谈判能力,以获得较优性价比的采购物资,特制定本制度。
适用范围
本制度适用于**物业管理有限公司经营活动所需的所有物资的采购管理。
采购职能部门划分
物资使用部门:负责《申购单》的申报及物资质量的把关。
采购部门:负责物资具体的采购以及采购资料的管理。
仓库管理部门:负责采购物资的数量、外观质量的验收。
财务部门:负责采购货款的支付结算。
总经理:负责权限内的采购、货款的审批和超出权限范围的审核,以及采购的监督。
集团采购部:对采购的监督和检查。
采购管理
采购物资分类
物业公司采购流程范文第六篇
e物业公司采购管理运作程序
一、物料金额在500元以上的按下列程序办理:
1、申购单位到经理助理处填写材料《申购单》,并按《申购单》备注说明认真填写。
2、经理助理审核。
3、由经理助理报经理审批。
4、由办公室报公司领导审批。
5、申购单位凭审批报告采购相应物品,凭审批报告和入库《验收单》及发票到经理助理处按《费用报销审核标准作业规程》办理费用报销手续。
二、物料金额在500元以下的按下列程序办理:
1、申购单位到经理助理处填写材料《申购单》,并按《申购单》备注说明认真填写。
2、经理助理审核。
3、由经理助理报经理审批。
4、申购单位凭审批的《申购单》采购相应物品,凭审批的《申购单》和入库验收单及发票到经理助理处按《费用报销审核标准作业规程》办理费用报销手续。
三、购买物品借款按下列程序办理:
1、维修部在物业财务可办理借款手续。其他单位可采取先购物后报账,或者联系供货商直接送货上门,也可到公司财务办理借款手续。