数字化管理的重要性篇1
【关键词】档案管理；数字化；模式开发
0.前言
高职院校档案管理的内容，涵盖了招生、人事管理、图书馆信息、毕业管理等工作的信息资源，其数字化管理模式的开发，是在国家档案行政管理部门的统一规划指导下，借助现代化信息技术，更为科学地处置、管理档案信息资源。关于档案数字化管理模式的开发，能够更好地收集和管理档案，同时方便档案的二次利用，并解决档案容易损坏和丢失等问题，相比于以往手工的管理方式，前者形成了完整的档案信息网络和电子信息资源中心，无论是档案的查阅和浏览，还是档案的借阅和调用，都可以借助内部网络迅速完成，大大提高了档案管理工作的效率水平。
1.档案数字化管理模式开发的重要性分析
关于档案数字化管理模式的开发，其重要性可分别从以下三个方面展开分析：
1.1满足档案日益增长的存储需求
随着高职院校管理工作规模的扩大，档案管理工作的内容越来越复杂，所涉及的档案内容，存在重复、互补、缺失等实质性问题，而传统档案以纸质档案为主，且存储数量大有日益增长的趋势，以手工为主的档案管理模式，逐渐表现出管理效率低下的缺点，严重影响了档案信息的共享和利用。为进一步满足档案信息资源的存储需求，我们应该尝试性改变档案的存储模式，其中数字化技术提供化解档案空间存储压力的可能性，在各个行业当中，数字化技术完全避免了空间的限制，将原本有形的信息资源压缩能够无限扩大的空间中，满足档案日益增长的存储需求。
1.2具有超强的存储和压缩能力
档案的数字化管理，借助图片、声音、视频、文字等综合处理技术，在保证档案图片、声音、视频和文字不会失真的基础上，经过压缩处理，减少了存储空间的占用，提高了档案在网络应用中的存储效率，同时解决了传统纸质档案管理技术的限制性问题。随着近几年硬盘技术的发展，计算机的容量和存储空间不断扩大，而且成本要求也不高，这无疑给档案数字化管理模式提供了成熟的开发条件。
1.3具有准确的数据分析能力
档案数字化管理系统通过对档案信息的分析，分别从宏观、中观和围观的角度，判断档案管理内容的真实性，总结出档案内容中所折射出信息资源的可靠性，以便采取更为针对性的管理手法，满足档案存储与利用之间的需求平衡，促进档案管理工作健康稳定地发展。期间，档案管理主体应该强化系统分析模式的开发，可供档案管理信息的综合分析，从档案管理的角度来看，能够为档案信息分析提供微观数据，然后通过档案数字化管理的平台，及时公布档案目录的信息，引导档案管理者更快地找到所需档案，提高档案管理的效率水平。
2.档案数字化管理模式开发的技术建议
在分析档案数字化管理模式开发重要性的基础上，我们需要明确数字化权属档案的内容，同时建立数字化管理系统，以及确定公开化数字档案的管理特点，方可保证档案数字化管理模式开发的有效性。
2.1数字化权属档案的内容
首先是建立高效目录管理模式，建立高效目录管理模式，数字化档案除了要通过分类编目、划分密级、归档权属档案，还必须根据需求生成档案目录表，以供快速查询。同时通过设置系统的权限，将电子目录作为检索查阅的唯一通道，以便结合系统的服务对象，自行判断是否允许服务对象的进入系统，并通过档案统计功能，生成不同类别的报表，便于档案管理工作人员快速作出决策判断。其次是确定建档范围的文件材料，譬如学校在考生工作中，需要分别收集考生报名登记表、身体健康状况体检材料、考生登记表、考试答卷、考试成绩和相关证明资料等；再次是开通档案管理的局域网和互联网，实现档案管理的数字化，以便及时将各种信息录入并公布，打破以往信息公布利用时间和空间的限制，提高档案的共享程度。
2.2数字化管理系统的建立
首先是数据库的开发，数据库是任何数字化管理系统最为复杂的组成部分，尤其是档案的数据存储系统，要求选择San存贮系统，这种系统基于Fiber，并具有全冗余/容错结构，以2Gbps/300mB/s的FC接口为通道，可为系统提供可靠的高性能。为提高电子档案的安全级别，除了将档案信息存储在San系统中，还要定时进行全备份/增量备份光盘备份，而存储和备份都可以自动化操作。如果档案信息发生变化，档案的增量变化可以通过动态的档案管理系统，在档案出现动态变化之后，直接在线跟踪权属的变化和更新。其次是档案信息的录入，在纸质档案信息的基础上，将档案的资料录入系统内，档案资料录入工作人员应该检查每一卷的权属档案内容是否真实完整，确保录入的准确性。再次是档案资料扫描过程中，扫描工作人员要按照档案中的资料排放顺序，逐页扫描，并边扫描边检查扫描的效果，如果在扫描过程中发现档案资料的缺失，要及时汇报负责人，确保整个扫描工作的无误。最后是录入和扫描档案的复查，档案资料录入和扫描后，直接进入资料的检查程序，检查工作人员分组进行，第一组负责录入资料的检查，第二组负责扫描资料的检查，第三组负责录入资料和扫描资料的复查，经复查无误后，进行资料汇总。在检查和汇总的过程中，要注意档案每一项信息的完整性，譬如发现扫描图片失真或者歪斜，则要用pS软件调整或者重新扫描。除此之外，档案资料的备份，也是档案数字化管理的重点，相比于传统的权属档案管理模式，数字化管理存在安全性的隐患，为了避免资料的丢失，一方面要分开保管好纸质档案，另一方面要根据档案备份制度，将已经录入、扫描和检查完毕的档案信息，用光盘、磁盘、备用主机、移动硬盘等进行多渠道备份。
2.3公开化数字档案的管理要点
录入、扫描进数字化管理系统的档案，具有不同的权限级别，其中部分档案信息可以公开化，这些档案信息必须进行引导性管理。一方面是确定查询的内容，可根据相关档案信息查询登记管理的规定，对档案内容记载的信息，供以单位和个人公开查询，但查询的范围要有一定的限制，一般情况下查询的原则是委托许可，否则查阅他人信息的范围将受到限制。另一方面如果涉及到当事人权利义务的房产信息，由于档案管理部门工作的疏漏而造成信息外泄，相关部门应该承担相应责任。
3.结束语
关于档案数字化管理模式的开发，能够更好地收集和管理档案，同时方便档案的二次利用，并解决档案容易损坏和丢失等问题，相比于以往手工的管理方式，前者形成了完整的档案信息网络和电子信息资源中心，大大提高了档案管理工作的效率水平。文章通过研究，基本明确了档案数字化管理模式开发的重要性及方法，但鉴于不同领域档案数字化管理要求和条件的差异性，以上方法在实际档案管理工作中的应用，还需要结合具体档案管理工作的主客观情况，予以灵活地参考借鉴，以保证相关管理方法的适用性。
【参考文献】
[1]陈丽亚.对档案数字化建设的一点认识[J].机电兵船档案，2014，（1）：81-82.
[2]吕春艳.档案管理数字化的优势及问题分析[J].管理观察，2014，（11）：144-145.
数字化管理的重要性篇2
摘要社会组织、国家机构以及个人在社会活动时间中的相关记录的保存工作，是档案工作的由来，档案工作的顺利开展关系到各个领域的秩序，它是我国科学文化事业中的重点。档案管理工作素来以繁琐的特征著称。随着现代科技的进步与计算机技术的普及，档案管理工作走向了数字化的道路。本文将针对档案数字化建设中存在的问题及利用措施进行分析探讨，希望为我国档案工作的顺利进行以及效率的提高，提供有价值的思考与建议。
关键词档案数字化问题利用措施
不同于传统的纸质档案，依托于计算机技术的数字化的档案在管理上具有更加便捷以及科学的优势。在数字化的作用下，档案的表现形式、存储方式以及查询方式等都出现了新的发展。在档案数据库和信息管理系统于大型档案馆的广泛应用之中，档案数字化建设已经初见成效。为了促进档案管理数字化建设，我国出台了《纸质档案数字化技术规范》，为档案的数字化建设提供了政策支持以及法律依据[1]。可见档案数字化所带来的优势对档案管理工作的发展具有重要意义。另一方面，不同于其他的工作，档案管理工作具有其重要的特点，即安全性、保密性，这无疑是目前档案数字化需要着重解决的问题。
一、档案数字化建设中存在的问题
（一）档案数字化建设的不合理
这一点的具体体现主要与不同档案部门的实际情况不同，其档案数字化建设的基础也不相同。不同的行业、不同地区、不同性质的单位的档案管理工作的侧重点以及相关的管理设备、管理经费之间千差万别。档案管理工作的复杂性要求对相关设备的使用以及经费的投入具有详细的标准与要求，推进数字化的档案管理模式对于计算机、转换设备、扫描设备的配备具有一定的要求。但是在实际的档案数字化建设的推进工作当中往往忽视了不同档案部门的特有的发展状况，产生了“一刀切、一风吹”的不合理的发展措施[2]，对档案数字化的建设具有不利的影响，不仅降低了档案数字化的建设效率，还会出现一些系统以及管理上的漏洞，为档案管理工作带来安全隐患。另一方面，档案管理部门的档案数字化水平出现参差不齐的现象。在国家事业单位中，档案的数字化水平一般较高，主要是资金的投入较大以及相关的管理队伍水平较高。在其他的领域或企业之中，基于领导重视程度以及资金投入等方面的问题，档案数字化水平普遍较低。
（二）档案数字化建设中的档案安全问题
基于档案管理的重要特性，安全性以及保密性，结合计算机技术应用发展下的档案数字化管理模式中的开放性与共享性的特点，两者之间所存在严重的冲突[3]。在目前的档案数字化平台的建设之中，由于档案的外包原因以及相关的技术问题，档案泄密现象时有发生，这为公共安全造成了一定的恐慌以及重大的不利影响。提高档案数字化管理的保密性以及安全性是目前公众普遍关注的问题。另一方面，档案在利用过程中出现的信息公开的问题也具有危害性。在目前的档案利用问题上，档案在内部的流通方式以及利用效果值得商榷。
二、档案数字化利用措施
（一）做好档案数字化相关基础设施的建设
针对上文中提出的不同部门、不同地区以及不同单位之中的档案数字化相关基础条件的不同。在进行档案数字化建设与推广的过程中需要同时进行档案数字化相关基础设施的建设，采取统筹规划的方法，加强档案数字化管理工作的重要意识的宣传，为档案数字化建设提供相应的政策支持，对相关的经费以及投入进行统一的规划，依据不同部门、不同地区以及不同单位的具体状况，提出合理的硬性指标。加强对档案管理的检查工作。对各个档案管理部门进行定期、抽样检查，促进档案管理数字化的建设与发展。
（二）档案数字化建设中档案安全问题的解决
基于档案数字化所带来的档案的安全问题，在实际的档案管理工作中，需要采取有效的措施对档案进行安全的管理[4]。对于档案管理中的档案保持、档案利用以及档案公开的问题，在相关的程序以及具体的执行标准上需要进行商讨。在计算机技术支持下的档案数字化的管理模式下，解决好上述三者的关系对档案管理的保密性具有促进作用。在进行档案利用工作时，对档案的内部流通的形式以及相关的标准规定需要进行严格的控制，必要时候应加以法律条例进行硬性规定，确保档案的利用安全。加强对档案数字平台上的安全系统的建立，严格控制档案数字化管理的网络，避免黑客入侵，导致档案泄密。完善档案的交接以及使用制度。
三、结束语
综上所述，档案数字化的便利性以及管理方式的科学性、高效性等诸多优势对于整个档案管理工作的发展具有积极的推动作用。但是，由于档案管理所特有的安全性以及保密性与计算机技术的开放性之间存在着冲突，在档案数字化的应用发展之中出现了泄密的严重问题，针对目前档案数字化发展的现状，加强档案数字化管理的保密手段，完善档案数字化管理的体制、优化具体的档案数字化管理的相关措施具有必要性以及重要性。
参考文献：
[1]罗顺明.档案数字化建设中存在的问题及利用措施[J].兰台世界，2012.23（30）：38-39.
[2]谭远宏，赵家文，刘健华.我国档案数字化建设中存在的问题与对策[J].湘潭师范学院学报（社会科学版），2010.05（34）：174-176.
数字化管理的重要性篇3
关键词：艺术院校；后勤管理；数字化
当前，艺术院校逐渐把数字化发展当作提高学校整体现代化水平的一个重要标志，这也给艺术院校后勤工作提供了难得的机遇。加强后勤数字化建设是后勤工作适应时代和社会发展的必然选择，也是加速后勤现代化的客观要求，更是体现艺术院校后勤服务水平的必由之路。为更好地适应形势发展的要求，艺术院校应着眼未来，在规划后勤管理工作中，以服务师生为首要任务，积极探索数字化后勤建设内涵。
一、后勤管理数字化的概念
后勤管理数字化是指以数字信息技术和系统为工具进行的后勤管理。它是社会发展的必然趋势，是未来教育现代化的必然要求。后勤管理数字化一方面是管理信息的数字化，另一方面是管理系统和过程的数字化。后勤管理数字化不仅能提高管理效率，节省人力、物力、财力，而且能极大地提高后勤保障效率。后勤管理数字化的基础是后勤和后勤管理的标准化、制度化和后勤管理数据库建设，关键是要建立开放的实时的面向师生服务的数字化后勤管理信息通道。
二、转变观念，确立艺术院校管理数字化的新观念
艺术院校后勤管理数字化是利用互联网、计算机等技术，对艺术院校后勤信息进行收集、传输、存储，自动生成数据，供高层决策、中层控制、基层运作的集成系统，并实现为艺术专业服务的新模式。
数字化建设的发展，给后勤工作带来前所未有的变化。随着计算机、网络的广泛应用，诸多后勤系统应运而生，后勤管理系统的建设是后勤数字化的重要手段，是用户通过计算机网络实现对后勤信息资源的共享、查询等进行科学的管理。后勤工作人员从纸质文件时代到无纸化辅助管理时代，再到现今的后勤数字时代，这是艺术院校发展过程中的必然趋势，是教育信息化建设的必然要求。关键在思想上确立前瞻性的后勤管理意识，顶层设计的机制创新意识，数字化长期规划意识，后勤管理中的竞争意识。
第一，艺术院校后勤管理要有前瞻性的意识。随着科学技术和经
济的不断发展，文化大发展发繁荣不断深化，艺术院校内涵建设正向纵身发展。后勤管理作为艺术院校教学、科研、生活的重要保障，面对新的发展机遇，即对传统艺术院校后勤管理应跟上社会发展的步伐，把握和了解数字时代的走向，熟知艺术院校后勤管理的内涵，探讨和研究艺术院校后勤管理数字化改革的发展方向、重点、难点。
第二、要有顶层设计的机制创新意识。顶层设计的核心是处理传统专业与后勤数字化发展的关系，是艺术院校后勤管理数字化发展中的一个重大建设和创新的主题。首先作为艺术院校决策层的意识统一目标一致。其次要着手把后勤管理数字化纳入“十三五”规划当中，要制定相关应用系统的建设，规范各二级院系后勤管理的常规应用，结合艺术专业特色保障后勤管理高效有序。
现今，很多艺术院校后勤数字化发展的初始禀赋和路径各异，后勤数字化的发展各有所长，不同的专业特色都与社会边界划分的实践和经验总结都要从顶层设计的机制创新入手，发挥其学科背景，不断完善。作为艺术院校后勤管理与数字化关系问题的核心主要是：一是把握专业特色形成有效的机制创新，实现数字化后勤管理。二是进行循序渐进后勤管理的社会化，实现数字化后勤管理的竞争空间。三是突出专业特色，形成服务师生为本的数字化空间。
第三、艺术院校后勤管理要有长期规划的意识。这是指作为艺术院校后勤管理，要结合自身专业特色，在传统专业的基础上开拓创新，勇于改革，“不循规蹈矩”，要探索出艺术院校后勤管理的发展规律，努力发挥特色，寻找适合艺术院校发展的后勤管理的方案，形成后勤管理数字化的改革特点，从而使艺术院校的后勤管理在高起点、高标准、高质量的层面上有特色的运行发展。
在后勤管理数字化系统应用中，要有长期规划的意识。例如在教学过程中，表演系、舞蹈系、爱乐乐团等课程教学，需要宽敞明亮的教室，面积要求大，特别是排练房等一些基功室；而对于钢琴以及声乐这样专业特色在教学中就需要后勤工作为其准备功能小而且隔音的教室或琴房，这样有助于专业特色的学习；在炎热的夏天，舞蹈教学过程中，师生出汗多，运动量大，需要每天洗澡，后勤就要为学生练习舞蹈而准备时间更长次数多的浴室开放，这样有助于师生在练习舞蹈中更好的后勤保障；在绘画专业中，同样要有更好阳光的教室供师生学习，特别在工笔画专业的教学过程中，要求更高，所以说艺术院校中，专业特色的不同，对后勤工作以及对教室环境要求不尽相同。所以在系统中就应该有长期规划的方案、步骤、实施办法以及管理规定，这样长期规划有助于提高教学环境和秩序，这也是作为艺术院校办学的根本和面向未来的基础。
第四，艺术院校后勤工作要有竞争意识。这是指后勤管理工作在工作使命感、责任感的驱动下，应具备创一流的意识，并在艺实践中采用竞争和激励机制。在后勤管理中也要加强竞争意识，这也是作为艺术院校社会化发展趋势形成的，在体现经营服务定位、经营服务方式、经营质量状态、经营服务的适应性和更新性，都要进行系统统计和分析后，引入竞争机制，必须体现服务师生的特征。
三、建设一流的艺术院校后勤队伍是后勤管理数字化的重要标志
作为艺术院校后勤队伍的数字化水平要不断提升，其应用能力直接影响到学校的数字化管理水平和后勤服务能力的发挥。在推进数字化后勤管理的进程中，需要建立高水平、高层次的数字化管理团队。
第一，建设数字化专业性强的后勤管理领导班子是关键。领导班子的后勤管理数字化意识应该加强，有统一的思想和团结协作、齐心合力的团队精神，有坚持推广数字化应用的共识，而且要具备较高的理论、政策、决策、应用等水平，作为后勤管理班子中的个体而言，要拓展自身的知识结构，熟练数字化应用业务，提高系统应用中组织协调能力等素质，只有这样的领导班子才能担当后勤管理数字化的重任。
随着艺术院校体制和后勤社会化改革的深入，原有的传统管理模式要逐步转变到数字化应用为主，所有日常事物都可以通过数字化手段来实现，所以建设数字化专业性强的后勤管理领导班子是关键。
第二，建设高素质的后勤管理干部梯队建设是后勤数字化的重要保证。后勤管理干部的梯队建设是关系到后勤数字化的管理理念、科学决策、工作任务得以快速落实的重要保证，是传统艺术院校和后勤管理数字化协作共进的重要前提，也决定了未来科学技术得以顺利在艺术院校落实扎根。所以后勤管理工作要大胆起用一批学历高，热爱后勤的年轻同志，使后勤管理数字化有足够的干部梯队队伍。而起用的年轻同志应具备较高的理论和政策水平，懂得未来的数字化发展方向，思路开阔；既要有竞争意识也要有善于后勤管理数字化的能力；既要推进数字化的有效应用，又要注重自身内在的理论修养。只有这样的梯队队伍才能在后勤管理数字化的进程中起到承上启下的重要保证作用。
第三，建设业务能力强的数字化应用队伍是建设后勤管理数字化的基础。艺术院校注重对艺术专业的实践和创新，而对于后勤管理数字化重视明显不足。作为艺术院校后勤管理部门承担着为学校的教学、科研和师生员工提供物质保证和生活服务的艰巨任务。虽然后勤发展方向是社会化和产业化，但由于服务能力不断增强，服务手段数字化，这种数字化手段需要后勤管理队伍去承载、去完成，在推进后勤管理数字化的进程中，后勤队伍要努力培养自身的竞争能力和获取、运用信息的能力。同时，还要在管理工作中不断提高后勤管理队伍熟练应用水平，这样才能在后勤管理数字化进程中发挥其基础的作用。
四、艺术院校后勤管理手段的数字化是教育管理现代化的趋势
后勤管理手段的数字化是在原有传统管理的基础上，采用后勤管理系统，用准确的数据分析和科学决策，实现数字化管理环境和秩序，提高教育管理现代化水平。
艺术院校后勤管理手段要数字化，必须走借鉴与创新之路，即要善于吸取其他综合性大学后勤管理数字化的先进经验、科学的管理方法，为艺术院校教育管理现代化添砖加瓦，又要正视自身存在的问题，勇于突破和善于创新，从而对后勤管理手段的数字化建设起推动作用。
加强后勤管理数字化的建设，其目的是与时代接轨，熟练数字化应用。但由于艺术院校观念的不解放，既要兼顾传统文化观念，又要突破数字化技术落后的应用方式。此外，我们还要考虑如何促进传统文化艺术的发展、创新。数字化的后勤管理手段应当建立在师生服务的基础之上，要大力宣传，使后勤管理工作者能自觉地学习和应用。同时，也要加紧对数字化系统的建设和完善，满足艺术院校师生实际需求，确保后勤管理手段数字化的顺利进行。
同时，要使后勤管理手段数字化，还必须要加强后勤管理的资源建设和社会化竞争机制，通过数据分析，制定合理化的工作方案，统筹全局，把握时机，取得良好的服务成果，将是后勤管理数字化的重要标志。加强数字化的后勤管理，关键在于后勤管理手段要数字化，即是利用后勤管理系统的建设。
长期以来，后勤管理基本以人工管理模式为主，这已不能适应移动终端的互联网发展的要求，难以系统地、准确地进行信息收集、加工和处理。必须以数字化管理手段，即将开发建立计算机“后勤管理数字化系统”。由于艺术院校后勤管理系统必须考虑到各专业的特殊因素，在总的管理系统中，建立相应的特色划分，从而构成后勤管理系统网格。因此，提高应以数字化手段，是我们一项重要的工作内容，我们必须有计划、有步骤、有针对性地进行系统学习、培训，使之管理好。这也是后勤管理工作的发展趋势，以后勤管理数字化促进教育管理现代化，
数字化管理的重要性篇4
(一)计算机软件故障
计算机对数字化档案数据进行一定的处理，要依靠于计算机操作系统及信息数据处理的相关软件，数字化档案信息数据的完整性及安全性与计算机软件的性能有着直接的关系，随着数字化档案信息系统的不断完善，对计算机软件的要求也在不断的提高，所以，计算机软件的性能无法满足现阶段数字化档案信息系统的要求，在计算机软件使用的过程中也无法保证相关软件性能的稳定性。虽然计算机软件故障直接影响数字化档案信息系统的操作，但是与计算机硬件故障相比较，其发生故障的几率较小。
(二)数字化档案的信息安全管理策略
数字化档案工作是不同于一般的档案，数字化档案工作者应具备的专业的管理知识，也要熟悉计算机信息网络安全技术。然而，普通的数字化档案工作人员要么只了解档案管理知识，但是这些工作人员不了解网络安全对数字化档案管理的重要性，在工作中不重视安全管理，导致数字化档案信息数据出现泄漏或者损坏等问题。据相关机构通过调查得知，在数字化档案信息安全管理中，出现安全问题原因大多数源于档案管理内部泄密，根本原因就是档案管理工作人员不注重安全问题。
(三)管理制度缺失带来的风险
在我国，数值化档案建设工作刚刚起步，不同于以往的数字化档案管理机制，国家没有颁布相关的法律法规来规范和调整数字化档案信息管理。几乎所有的数字档案管理工作的法人，国家机构和社会组织因为没有法律保护承担着更大的数字化档案信息管理的安全风险，在我国现阶段，当前的计算机和数字化档案相关的法律法规不能满足现代数字化档案信息安全管理方的需求。一旦黑客或者恶意攻击都会对数字化档案相关数据存在一定的安全隐患，法律规范难以发挥有效的作用，且相关案件的证据是很难获得的，即使是依靠政府相关部门的帮助，也无法有效的实现。同时，发生类似案件后，往往会对国家的先关组织机构甚至国家造成严重的损害，而侵权人往往逍遥法外。
二、数字化档案的信息安全管理策略
针对数字化档案信息安全管理不仅要选择一个可靠的硬件设备，采用先进科学技术对数字化档案进行保护，更要对数字档案信息安全进行全方位的管理，只有这样，才能有效地解决数字化档案信息安全存在的相关问题，提高数字化档案信息的完善性及安全性。以下就现阶段数字化档案信息安全存在的问题所提出相关的解决措施：
(一)硬件设备安全管理
据调查了解计算机硬件发生故障率是非常频繁的，对数字化档案信息安全给管理有着至关重要的影响，在数字化档案信息安全管理中的首要任务是科学的选择和管理的计算机的硬件设备。应根据数字化档案信息系统的实际情况选择性能良好的的计算机硬件和软件。在选择计算机硬件和软件的过程中应注重计算机的品牌和服务器，全面对计算机硬件的兼容性和可扩展性进行一定的审核，这样做的目的是为了避免当计算机系统在升级时数字化档案信息的相关数据丢失。
(二)信息技术安全管理
依靠数字化档案信息安全管理人员在强度安全管理是不够的，还需要现阶段科学信息技术援助。为了保证数字化档案信息数据的安全，在数字化档案信息安全管理工作中可以运用一些先进的科学信息技术来提高数字化档案信息安全。例如，可以设置信息的访问认证，防病毒系统，同时也对数字化档案信息相关机密数据进行加密操作，以数据加密的形式，可以有效地防止数字化档案信息数据被一些木马病毒和被非法网站入侵，进行安全管理对保护数字化档案信息安全是非常有效的。
(三)提高管理人员的安全意识
相关的工作人员利用电子设施在网络环境中开展对应的相关工作，对相关的数字档案实现有效地管理，也就是个相关人员自身的能力大小对相关的数字档案工作的安全性有着比较大的影响。这就要求在具体的工作中，相关的数字档案管理人员要熟悉管理方面的相关专业理论，还要在具体的工作中树立其较强的管理安全意识，不断充实自己，提高数字化档案安全管理的实践工作技能。在工作中如果发生外部入侵的行为，相关的工作人员要及时的采取相应措施进行解决，以此有效地维护数据信息的安全；一旦是在工作中内部成员想要泄露档案信息，相关的管理人员就要切实提高警惕，有效的增强风险思想，确保信息在实际的工作中受到严密的保存；与此同时，有关的组织机构还要组织针对性的人员培训活动，有效地提高相关管理人员的安全理念，以此达到万无一失。
(四)完善信息安全管理制度
要维护数字信息的安全，不仅要依靠技术手段，除此之外，还要做好对信息的管理工作，通过制定一系列的严密并且合理的管理规范与措施，从而保证数字信息的完整。真实和可靠。要充分保证数字化档案信息的安全，就需要通过制定一系列的规章制度来进行规范。第一，就是要建立人员安全的管理制度，主要包括有岗位安全考核制度、安全审查制度、安全培训制度等；第二是建立文档的管理制度，按照一定的密级对易经存储的数字信息进行分类，对于机密新信息和敏感信息需要进行加密并且脱机存储在安全的地方，以防信息被窃听、毁坏或者变更；三是建立起系统运行安全环境安全管理制度，主要包括有环境条件保障管理、防护设施管理、自然灾害防护、电磁波与磁场防护、机房出入控制等；第四是建立应用系统运营安全管理制度主要包括有，操作权限管理、操作责任管理、安全管理、操作规范管理、操作监督管理、应用备份管理、操作恢复管理、应用软件维护安全管理等。运用技术措施，防止文件被认为的进行修改，保证电子文件的可靠性与凭证性。
三、结束语
数字化管理的重要性篇5
一、信息化背景下加强数字档案管理的重要性
随着经济的不断发展，人们的工作强度和工作效率也在逐步地上升，在这一背景下，纸质档案已经不再适用于办公室办公。随着数字技术的逐步发展，当下数字档案管理模式已经被广泛地应用于人们的办公流程当中。
相比较于传统的纸质办公室档案管理模式，数字档案显然更加具有科学性、系统性和安全性，并且数字档案的应用，有效地实现了办公室档案内容的资源共享，提升了部门与部门之间的信息传送速度和沟通交流强度，这无疑为企业、学校以及政府部门等等各项工作的正常运行提供了极大的便利。
但是人们在享受数字档案管理方式带来的便利的同时，也逐步发现，当下的数字档案管理模式，在应用上仍然存在着很多不可忽视的问题。例如人们在进行档案管理工作的过程中，数字档案的应用也常常会产生文件丢失的情况，并且由于档案的种类复杂且内容多，人们在应用数字档案进行相关的资料的查询时，仍然十分耗时耗力。
将信息技术全面应用于数字档案管理模式中，可以进一步完善档案传递、存储、收集以及共享工作的开展。同时信息技术的有效应用，可以实现档案管理平台的有效建立，这一平台的建立，可以提升档案管理工作的力度和强度，有效地实现内部的资源共享、提升档案查询工作的实效性和时效性。
当下社会的发展速度逐步加快，无论是企业还是学校与政府，其所需要完成的工作量在不断地增加，所面临的发展压力也在不断地加剧。档案管理工作的有效开展，是保障各项工作开展的系统性和秩序性的基本前提，档案管理工作的开展状况更是决定各项工作开展效率的关键性因素。加强信息化背景下数字档案管理方式的探究，实现信息化环境下数字档案管理模式的完善性和科学性的有效提升，其重要性不可忽视。
二、信息化背景下加强数字档案管理的基本方向
根据当下信息技术的应用特点和数字档案管理方式的应用模式，主要可以将加强数字档案管理的工作的开展方向总结归纳为以下几点：
（一）节约档案管理成本的同时提升管理效率。在传统的数字档案管理工作中，进行档案的归类、整理和查找仍然需要耗费大量的人力资源和物力资源，不仅导致档案管理工作效率得不到有效的保障，同时也使得部门的档案管理工作的成本居高不下。将信息技术全面应用于数字档案管理工作的开展进程中，可以有效地实现档案的分类、整理以及查询工作的一体化，不仅节约了部门大量的人力资源和物力资源，同时也是实现档案管理工作的有效保障。因此节约档案管理成本的同时提升管理效率，是信息化背景下加强数字档案管理的重要方向之一。
（二）增强了档案管理工作开展的智能性。在传统的数字档案应用模式中，工作人员进行档案内容的检索，需要不断进行信息的筛选，才能够真正地获取自身所要查询到的信息，消耗了档案管理者大量的时间，使得档案管理者根本无暇进行自身的档案管理模式的思考和进一步的完善。将信息技术全面应用于数字?n案管理工作中，可以有效实现数字档案管理系统智能性的全面提升，数字档案系统会根据档案用户所需，实现档案的智能性推荐，大大降低了档案管理工作人员的工作强度，使得档案管理人员具有更多时间进行自身工作模式、管理技术以及管理理念的进一步完善。因此增强了档案管理工作开展的智能性，是信息化背景下加强数字档案管理的关键性目标。
三、信息化背景下加强数字档案管理方式探究
开展信息化背景下数字档案管理方式探究，将具有针对性的改革方式和改革思想，全面应用于数字档案管理，可以实现数字档案管理方法、应用模式的进一步完善。在信息化背景下，加强数字档案管理方式探究，主要可以将探究内容总结归纳为以下几点：
（一）建立完善的、安全的数字档案管理系统。档案安全性的不足，是当下数字档案管理方式应用过程中所存在的主要不足之处之一，容易引发重要文件的丢失问题。将信息技术中多媒体技术全面应用于数字档案管理工作，可以实现不同格式的档案的分类存储，实现档案管理安全性的有效提升。同时将多媒体技术的应用与数字档案管理工作的开展进程有效结合，也可以实现不同格式和类型的数字档案的有效播放，加强数字档案的可视性，进而提升档案利用者接收信息的全面性。因此应用信息技术建立完善的、安全的数字档案管理系统，是加强数字档案管理力度的重要方法之一。
（二）加深档案管理工作的数字化程度。数字档案数据库的欠缺以及档案数字化覆盖率的不足等，也是当下数字档案管理工作开展进程中所存在的关键性弊端。（下转第45页）（上接第38页）随着信息流通速度的逐步加快，传统的数字信息存储方式已经不能有效地满足当下的时展所需，在这一大背景下，应当应用信息技术中的数据处理技术，建立完善的数字档案管理数据库，实现大量数据有效的、系统性的存储。同时也应当逐步地提升部门在开展数字档案管理工作过程中的数字覆盖率，尽可能地实现档案管理工作的数字化程度的进一步加深，有效提升数字档案管理系统的信息存储量的同时，实现档案管理工作的先进性和科学性。综上，加深档案管理工作的数字化程度，也是实现信息化背景下数字档案管理力度进一步提升的有效方式之一。
（三）建立模式多元化的数字档案。随着社会的不断发展和信息、数据类型和种类的不断增加，数字档案的建立所需要存储的档案类型也逐步呈现出多样性和复杂性，在这种情况下，传统的数字档案管理模式已不能够真正满足部门的信息管理需求。将信息技术的多元性充分发挥于数字档案管理工作的开展进程中，可以有效地实现数字档案管理模式的多元化。因此应用信息技术提升数字档案的多元性，是实现信息化背景下加强数字档案管理力度的重要环节之一。
（四）提升数字档案管理人员的信息化意识。档案管理人员自身的信息化意识，也是决定信息技术在数字档案管理工作应用效果的重要因素之一。档案管理人员在开展档案管理工作的过程中，应当尽可能地进行信息技术的学习，熟练应用信息技术。如此，可以逐步增强数字档案管理力度。
（五）建立完善的信息技术应用模式。完善的信息技术应用模式的建立，可以实现档案管理人员工作流程的方向性引导，促使档案管理人员将信息技术全面应用于档案管理工作的流程中，进而实现数字档案管理工作的实效性和时效性的进一步有效提升。
开展信息化背景下加强数字档案管理方式的探究可知，为了实现数字档案管理系统的进一步完善，应当应用信息技术对于当下的数字档案管理模式进行有针对性的调整。同时借助信息技术，实现“全数字化”档案管理系统的有效建立。并且将信息技术的多元性和多样性优势充分地发挥于数字档案模型建立当中，进一步实现数字档案的管理覆盖力度逐步增强。同时数字档案管理人员的综合素质和专业技术水平，也是影响档案管理工作开展的效率和效果的关键性因素。提升数字档案管理人员的信息化意识，建立完善的数字档案管理人员的信息技术应用模式，可以有效促进数字档案管理人员技能专业性进一步提升，进而实现信息化背景下数字档案管理工作开展的效率和效果的全方位提升。
数字化管理的重要性篇6
作为新经济时http://代先进生产力的代表，信息化程度已经成为衡量一个国家、一个城市现代化水平和综合实力的重要标志。据统计，我国665个城市中有260多个启动“数字城市”建设，标志着以数字城市为主要内容的现代化城市建设与管理，已成为各地共同关注并致力实践的一项重要课题。如何根据各地城市发展现状，探索出一条适应信息时展趋势的城市化道路，是推动城市向数字化、智能化迈进的现实抉择。
1数字城市的基本内涵和主要内容
1.1基本内涵
“数字城市”的概念最早来自美国前副总统戈尔提出的“数字地球”。它是城市规划、建设、管理与服务数字化工程的综合体现和整体目标，也是衡量一个城市发展程度的重要标志。其实质就是城市管理的数字化、网络化和智能化。
从广义上来看，数字城市是指城市的信息化，是用数字化的手段来处理、分析和管理整个城市，促进城市的人流、物流、资金流、信息流、交通流的通畅、协调高速。
从狭义上来看，数字城市是指利用遥感技术(rs)、地理信息系统（gis）、全球定位系统(gnns)、计算机技术和多媒体及虚拟仿真等现代科学技术，对城市基础设施和与生产生活发展相关的各方面进行多主体、多层面、全方位的信息化处理和利用，具有对城市地理、资源、生态、环境、人口、经济、社会等诸方面进行数字化网络化管理、服务和决策功能的信息体系。
从技术层面来看，数字城市是以全要素数字地形图、数字正射影像（包括航空、卫星遥感影像）、数字地形模型（dem）、城市三维景观模型为空间定位的基本信息数据，结合地下管线、规划、土地、交通、绿化、道路、环境、经济、开发、旅游、房地产、人口、商业、农业、林业、工矿企业、渔业、水利、金融、电讯、电力等我们所关心的与空间位置有关的信息，建立数据库。在此基础上，建立各种信息管理系统和监控与决策系统，如综合市情系统，城市规划系统、交通指挥系统和配电管理系统等。
1.2主要内容
实施数字城市建设的具体内容主要有：城市基础设施数字化，包括基础地理信息设施、市政基础设施、交通设施、金融服务设施、工业服务设施、文教服务设施、安全应急设施、政府服务设施、规划管理设施、文教卫生设施、安全应急设施等；城市信息和交换共享化，包括数据通讯三网合一、网上分布式运算、网上分布式数据库、数据仓库、数据中心、数据处理平台、数据共享平台等；城市生活和管理网络化，包括网上商务、网上金融、网上社会、网上教育、网上医疗、网上政务等。重点包括城市数字基础设施、产业数字化、城市管理数字化、政务数字化和生活数字化等五个组成部分。
2建设数字城市的重要性和必要性
面对信息化进程的不断深入，加速构建数字城市，对于提升城市管理、政府决策、服务民生等能力和水平具有重要意义。
2.1建设数字城市是国际化发展的必然选择。在经济、社会日益全球化的今天，提高城市的区域和国际竞争力将成为城市发展的新目标，而城市信息化将为全球化的实现和全球城市体系的构建提供物质基础和社会保障。
2.2建设数字城市是现代化发展的内在要求。随着经济社会特别是信息技术的迅猛发展，现有城市建设和基础生活保障已不能满足群众日益增长的需求，人们更为关注的是城市现代化水平所能提供的优质生活。为此，城市规划、建设、管理与服务工作亟需构建适应现代化发展要求的数字化管理平台，来承载和满足人们的需求。
2.3建设数字城市是实现城市信息化的技术基础。一个城市的信息化程度，从源头上取决于该城市基础数据库的容量、速度、便捷性、可靠性、可更新能力和智能化水平。依托数字城市这一信息平台，可以使城市管理和服务实现精细化、可视化和智能化，帮助决策者准确掌握城市资源、人口和环境状况，整合和优化各类城市资源，构建渗透于城市经济社会发展各个领域的信息化体系。
2.4建设数字城市是提升城市管理水平的重要手段。如今，数字城市建设已逐步成为一个地区展示城市形象的靓丽名片。而当前以手工作业为主的城市管理手段之落后已严重制约经济社会的发展。建设数字城市是决策服务、管理服务和公众服务的有效工具，有利于进一步科学合理配置资源，提高城市管理效率，降低城市管理维护成本，加快宜居城市和节约型社会建设，有效提升市民对城市管理的满意度。
3建设数字城市面临的问题和瓶颈
目前，数字城市作为一个新生事物，在探索和发展过程当中还存在一些困难和问题。主要体现在：
3.1缺乏规划指导。就全国来看，目前，数字城市建设尚无总体框架，没有统一标准可依，缺乏通盘谋划和组织协调，区域发展不均衡，一些地区对建设数字城市存在盲目性，导致信息资源分散、无序，极易造成资源浪费。
3.2思想认识不足。有的地方领导对信息化重要性缺乏深层次认识，存在“三重三轻”的错误倾向，即重平台建设、轻管理跟进；重硬件建设、轻实用效果；重新建扩建、轻资源整合。甚至有的城市只是将其作为一种形象工程、政绩工程，而不是注重实效用途的解决和发挥。
3.3融资渠道不畅。政府资金投入不足，资金来源单一，特别是日常运行维护资金得不到有效保障，整体推进受到制约。
3.4部门协作不力。有的城市未能建立起强有力的运行管理机制，缺乏信息共享的机制，一些业务部门和行业条块分割，各自为战，缺乏沟通，采用各异的系统平台，不利于资源的科学配置。
3.5技术力量缺位。缺乏对数字化城市管理基本规律和业务流程的研究和把握，信息获取、更新、管理、挖掘、整合、应用和服务等方面尚存在一系列技术瓶颈，特别是高层次技术和管理人才明显不足。一些城市的信息数据和服务内容不全，覆盖面不大，运行质量和效益有待提升。
转贴于http://
上述问题，既有主观因素和政策层面的，也有客观技术层面的，应高度重视，深入分析，采取有效的措施加以避免和改进。
4数字城市的建设思路和构http://想
建设数字城市是一项涉及广泛、内容庞大的社会系统工程，借鉴国内外一些城市的先进经验和探索成效，建议从以下几个方面加以推进。
4.1统一制定发展规划。目前，许多国家和地区的一些城市已经就数字城市建设做出了一系列积极而富有成效的实践。要成立专家组，认真总结这些先进经验和做法，制定具有统一标准的数字城市发展规划，确定城市适用的项目建设模式、建设内容和发展目标，实行“一张图”进行强制性实施，指导和规范数字城市建设。比如，新加坡的《政府ict指导手册》、美国的《2002年电子政务战略》、韩国的《信息化促进基本计划》、日本的《电子政府构建计划》等，都对信息化应用行为进行了规范性规划，有力推动了这些国家的数字城市发展。
4.2运用市场化手段筹集资金。打破政府性投入的单一渠道，引入市场化运作机制，积极调动社会资本的力量，参与数字城市建设，使之形成“政府引导、社会参与、市场运作”的良好格局。一是完善引入竞争机制，采取政府占股或bt（建设－回购）方式，通过公开招标，选择信誉好、实力强的第三方机构负责或参与投资建设，以及后期的运营管理。二是按照“政府主导、单位（个人）出资、统一管理”的模式，由使用和受益的各企事业单位和个人自行筹集资金，依照政府的统一规范标准和要求进行建设，接入数字城市运行网络统一管理。
4.3加强信息基础设施建设。海量数据的采集、分类、处理和利用是数字城市建设至关重要的基础性工作，直接影响数字城市的建设质量和水平。这项工作，可以采用服务外包的方式，与具有专业资质的技术和推广机构合作，对城市的自然、社会、经济、人文、环境、行政及地下设施等地理空间信息进行收集，为数字城市建立公共信息服务平台的基础数据库，并负责信息动态更新。其次，为了保证数字城市建设中先后开发系统的兼容性和互操作性，要强化数字城市的顶层设计。比如，英国政府基于政府资源的信息管理，了电子政府交互框架；德国政府“面向电子政务应用系统的标准和体系架构”，针对电子政务应用软件的技术标准、开发过程、数据结构等进行规范。
4.4促进信息资源共享。建设数字城市的关键在于应用，目的在于服务。首先，要充分整合现有各职能部门的信息系统，建立跨部门的一体化政府信息分享系统，有效破除“信息孤岛”，实现条块融合、共享共建的新局面，促进政务信息资源高效利用，提升各部门间的协同应用能力。其次，以数字城市系统为平台，建立涵盖城市规划、市政、交通、水利、环保、绿化、房屋土地、市容环卫、城建监察管理等城市公共管理各个领域的信息应用系统，为城市管理决策提供全面、精确的信息依据，并直接服务民生，让人们足不出户便可以办理各类行政服务项目，详细了解城市的风土人情、医疗教育、餐饮食宿、购物娱乐、旅游景点等信息，充分享受电子政务和数字生活化带来的各种福利。第三，充分发挥社区自治功能，以社区为单位，建立网格化的城市管理信息子系统，实现中心系统与子系统、子系统相互之间的双向沟通、信息共享，以利于提高基础信息的采集、处置和实用效率。
4.5完善信息化管理体制。抓好组织协调管理是实现数字城市顺利推进的重要环节。首先，要成立统一对口的政府信息化管理组织机构，统一指导、协调、推进数字城市的各项工作，确保数字城市建设工作有人抓、有人管、有人落实。其次，要建立健全管理制度。健全和完善相关的规章制度，以保障数字城市的规划、建设、实施、运行均有章可循。第三，建立“市、镇、村”分级管理机制，依托各级信息化管理平台，实行分级管理，适应精细化、动态化管理需要。第四，要积极调动群众参与的热情和积极性，通过开辟网上论坛、开通服务热线等方式，让群众对数字城市建设提出意见和提议，并及时给予答复，形成市民与政府良性互动、共同管好城市的格局。
4.6注重人才队伍建设。一是组织各类各级培训班，加强对本地信息化管理和技术人员的培训和培养力度，确保数字城市管理工作的稳定性，提高数字城市管理水平和业务能力；二是通过科教合作、招考等方式，引进一批软件、通信等信息技术专业的高级人才，特别是高精尖的创新型、复合型信息化人才，提高信息化的管理和决策水平；三是以委托服务等方式，借助第三方服务机构专业人才，为数字城市建设提供技术咨询和技术支持服务，以及智力支撑。
4.7强化网络信息安全。一方面，要做好政府涉密信息的安全保密工作。建立网络安全紧急反应以及处理机制，加强安全保密技术的自主开发，严格落实信息安全保密的规范运行和管理。另一方面，要做好居民个人账户和资料信息的安全保密工作。较为成熟的做法是应用城市“一卡通”系统，服务内容可逐步覆盖数字城市系统的公共交通、燃气、自来水、电力、购物、医疗、物业等各个领域。该卡采用匿名方式，所以不会泄露身份，一旦遗失，可以迅速挂失并重新设定，具有较高的安全保密技术。
数字化管理的重要性篇7
关键词：数字档案馆；生态系统；管理
数字档案馆生态系统在快速变化的社会发展环境中必然会面临各种机遇与挑战，如何保持自身的健康可持续发展，这不仅涉及经济、社会、技术等制约数字档案馆发展的核心要素，而且，关切到未来国家档案事业的发展。为此，本文拟从战略管理、协同管理、风险管理以及生态管理等方面，初步探讨如何加强对数字档案馆生态系统的管理，保持数字档案馆生态系统的健康运行和可持续发展。
1战略管理
战略管理是“围绕着战略的制定、决策、实施和评价而采取的一系列手段和措施的动态过程，对组织的发展方向具有长远的、全局性影响”[1]，广泛存在于政治、经济、社会、文化、教育、科技等领域活动中。目前，战略管理已引入档案事业发展和电子文件管理的研究中。冯惠玲教授指出，“面对电子文件管理这一历史性挑战，仅有战术、方法的应对远远不够，还需要有面向全国的宏观思维和战略应对，才能把这项事业推向前进”[2]，“从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排，体现了一个国家对电子文件管理的基本态度和总体思路”[3]。国家档案局杨冬权局长指出，“管理好电子文件，关系到国家和社会历史记忆的长期保存，关系到人类文明的传承延续”，“不仅要考虑电子文件的今天，而且还要考虑它的明天和后天；不仅要考虑电子文件的短期效益，而且还要考虑它的长远效益”[4]。2010年，由中央办公厅牵头，国家档案局等相关部门为成员单位成立的国家电子文件管理部际联席会议办公室，标志着我国电子文件管理国家战略正式启动[5]。
数字档案馆生态系统研究立足于从整体性、系统性、平衡性、动态性等生态学思想，观察和思考数字档案馆的运行与发展，其中隐含着战略管理的思维。以战略管理思维为指导，将数字档案馆生态系统与社会发展、经济发展、文化发展以及信息技术发展等联系起来，研究数字档案馆生态系统发展态势，制定具有全局性、前瞻性、长远性的数字档案馆发展战略，并依据所制定的战略采取相应的计划、措施、步骤。实施数字档案馆生态系统的战略管理，能够将系统中的各种生态要素联结起来，形成一个互相依存、互相制约的整体，保持数字档案馆生态系统的健康运行，推动数字档案馆建设的可持续发展。同时，对于一个国家、一个地区而言，数字档案馆生态系统战略管理将是一项跨机构、跨部门的综合管理，与国家（地区）信息化发展战略、电子政务战略等密切配合，与相关组织机构建立战略联盟，协调数字档案馆生态系统与社会组织系统、社会信息系统之间的关系，在激烈的生态位竞争中实现数字档案馆生态系统的社会使命与专业价值。
2协同管理
协同管理是“运用协同学自组织原理，通过建立‘竞争—合作—协调’的协同运行机制，把系统中价值链形成过程的各要素组成一个紧密的‘自组织’体系，共同实现统一的目标，使系统利益最大化的管理体系”[6]。在数字档案馆生态系统中，要积极实施协同管理，使得各生态因子之间密切协作、互动开放，建立和谐共存、协调运行的数字档案馆生态系统管理体系，保障数字档案馆生态系统健康运行和持续发展，其内涵主要表现为：
一是要协调数字档案馆生态系统主体之间关系。围绕数字档案馆档案信息资源管理与利用，加强档案形成者、档案管理者、档案利用者之间的联系，建立有效的协同合作机制，实现档案信息资源的有效收集、科学管理和充分利用，保障数字档案馆生态系统数字资源管理活动的良性运行。
二是要协调数字档案馆生态系统主客体之间的关系。围绕数字档案馆建设，充分发挥档案形成者、档案管理者、档案利用者的主观能动性，将生态系统中各生态因子组成一个紧密的协调运行体系，调动各种生态因子的作用关系，实现与数字档案馆生存环境的均衡发展与和谐共生。
三是要协调数字档案馆生态系统客体之间的关系，突出表现为内部环境协调和外部环境协调。内部环境协调主要是协调数字档案馆生态系统运行机制、信息资源、基础设施、组织文化等生态因子之间的关系，建立良性的运行机制，保障数字档案馆正常运行；提高档案信息资源质量，优化档案信息资源结构，建立档案信息资源管理体系；强化基础设施建设，增强数字档案馆保障能力；创建和谐文化氛围，提升数字档案馆工作者的内聚力、向心力，使数字档案馆生态系统微观环境功能最优化。外部环境协调主要协调数字档案馆生态系统宏观环境和中观环境中各生态因子之间的关系，激活数字档案馆生态系统外部环境各生态因子的功能。通过协调数字档案馆生态系统社会、政治、经济、文化、科技等社会环境以及地质环境、气候环境、生物环境等自然环境之间的关系，创造社会稳定、政治民主、经济富足、文化繁荣、科技发达、自然生态和谐的环境氛围；通过协调档案行政管理机构、档案行业协会、传统档案馆以及其他信息机构等之间关系，提升档案行政管理能力与协会业务协调能力，发挥传统档案馆的优势，与其他信息机构竞争合作，拓展数字档案馆生存发展空间。
3风险管理
目前，风险管理广泛应用于经济与社会发展过程中，特别是在企业管理、信息管理等领域应用突出。在档案学研究中，风险管理思想和方法也被关注和重视。近年来，档案学界高度关注电子文件的风险管理，认为由于“计算机系统的脆弱性、电子文件的重要性、电子文件安全标准的复杂严格性、电子文件受损所造成后果的严重性，要求我们建立一套科学、严密的风险管理体系”[7]。冯惠玲教授在《电子文件风险管理》专著中，全面探究了电子文件风险管理的成因、规划、监控、识别、评估以及应对等内容[8]。数字档案馆生态系统风险管理是在风险识别、风险评估的基础上，积极采用相应的风险应对策略，规避和化解数字档案馆生态系统建设与发展中的各类风险。数字档案馆生态系统的风险管理要强化“安全第一”战略，突出档案安全意识，主要包括实体安全和信息安全。
3.1实体安全。数字档案馆生态系统实体安全主要体现在档案载体安全与档案库房安全两方面。在传统档案馆或传统档案管理中，档案载体安全是档案馆库房管理和档案保护的重点内容。在数字档案馆生态系统中，数字档案载体安全成为新的课题，数字档案载体寿命短，容易受损，且档案信息内容无法直接阅读，档案信息具有瞬间即逝的可能，需要采取有效的防范措施和定期拷贝、检查制度，避免数字档案载体受损，确保馆藏数字档案载体的安全性、可读性和有效性。
档案库房安全一直存在诸多风险，如“档案装具、档案安全防护基础设施不完善、档案库房设计不规范、档案库房安全管理制度空泛、档案库房安全应急预案缺失”[9]等，这些都对档案馆库房安全管理带来潜在威胁。在数字档案馆生态系统中，库房安全增添了新的内容，如计算机机房安全、数字存储实体安全等，需要采取防火、防潮、防热、防盗、防震、防电磁干扰等措施，切实加强档案库房安全建设，不断完善、健全档案库房安全管理制度，制定数字档案馆库房安全应急预案，注重与相关部门之间的应急联动，在面对突发事件时最大限度地保护档案实体安全，减少档案损失。
3.2信息安全。“数字档案馆的安全，涉及电子文件与数字档案在生命运动周期各个阶段的安全保护，包括电子文件的产生、传递、存储、检索、利用等各个环节”[10]。数字档案馆生态系统信息安全主要包括档案信息内容安全和档案信息系统安全两方面。
数字档案信息内容具有易消逝性和易修改性等特点，安全风险大。2009年起，国家档案局就要求“各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全”[11]；2010年，国家档案局杨冬权局长再次强调，“确保电子文件的齐全完整、真实有效，让今天的电子文件在几十年、几百年后还能被人读取利用，是一个需要特别注意的重大问题和特别需要解决的根本问题，不建设好档案安全体系，今天的电子文件和数字档案在若干年后将无法读取，信息空白的惨剧将无法避免”[12]。
档案信息系统安全是网络环境下数字档案馆面临的新的安全风险，给数字档案馆生态系统带来了不可忽视的安全隐患。2010年，《数字档案馆建设指南》指出“数字档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等，应当采取相应的措施和管理手段应对这些安全隐患”[13]。数字档案馆生态系统须高度重视信息系统安全，采用多维管理与控制体系，加强制度建设，提高安全管理意识；加强信息系统安全防护措施，提高系统安全防范能力，确保软硬件系统的稳定、可靠；建立网络安全管理与防护体系，利用各种手段和措施，增强网络免疫力，保障网络不被攻击，有效维护数字档案馆信息系统安全。
4生态管理
生态管理于20世纪70年代起源于美国，它“运用生态学、经济学和社会学等跨学科的原理和现代科学技术来管理人类行动对生态环境的影响，力图平衡发展和生态环境保护之间的冲突，最终实现经济、社会和生态环境的协调可持续发展”[14]。随着生态管理的应用和发展，其内涵得到进一步延伸，如低碳管理、绿色管理、生态伦理等，都成为生态管理的重要内容。通过生态管理，能够为数字档案馆生态系统营造良好的环境氛围，实现数字档案馆与社会政治、经济、文化等之间和谐发展。
4.1低碳管理。数字档案馆生态系统低碳管理，重点反映在档案管理成本的节约和档案利用成本的节约上，可以实现数字档案馆生态系统管理高效化，优化管理程序，将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，提升工作效率，节约管理成本，降低管理能耗。数字档案馆生态系统通过运用信息、网络、通讯等现代技术手段，提供便捷、快速、高效的档案信息利用，实现“一站式”检索、在线利用、全天候服务，避免用户奔波之苦，减少交通成本；通过网络，可以打破时空限制，随时随地利用档案信息资源，实现档案信息资源共享。
4.2建筑生态。数字档案馆生态系统建筑生态体现在数字档案馆库房建设上，强调以生态建筑意识为指导，建造环保、节能、绿化且符合档案保护要求的数字档案馆库房。一方面，数字档案馆建筑设计要遵循“适用、经济、美观”的原则，利用低耗能、低污染的材料建造数字档案馆，与周边环境和谐共处；通过库房智能化管理、低碳管理，提升用电效率，降低库房管理成本。另一方面，数字档案信息存储密度高，同纸质档案相比，大幅度节省存储空间，减少存储库房；否则，档案馆盖得再大，也难以承受知识、信息爆炸带来的存储压力。
4.3资源生态。目前，数字档案馆数字档案信息少，民生档案信息少，特色档案信息少，档案信息利用率不高，需要重点加强数字档案、民生档案和特色档案信息资源建设，建立广泛覆盖人民群众的档案信息资源体系，实现档案信息资源多样化、特色化、民族化，满足社会对档案信息资源的多样化需求；同时，数字档案馆信息系统设计各异，数字档案信息资源来源广泛，数字档案信息异构现象严重，难以实现资源共享，需要重点加强数字档案馆规范化、标准化建设，提高数字档案馆建设效率，避免数字档案馆重复开发，实现数字档案信息资源共享，保持信息生态平衡。
4.4生态伦理。生态伦理要求“把伦理关怀作为开发、利用和改造自然（环境）的经济社会活动的一个行为准则，树立一种全新的、与环境承载能力相适应的价值观念和生活方式，促进人与自然的协调发展”[15]。运用生态伦理思想和伦理道德对数字档案馆生态系统实施调控，一方面，可以提高档案形成者、档案管理者的责任意识和自律意识；另一方面，也可以有效防范各种信息干扰和安全风险对数字档案馆生态系统的破坏，强化主体的自律和约束，达到生态平衡。数字档案馆生态伦理突出表现在档案保密与档案信息开放上。数字档案馆生态系统中，档案管理者需要强化保密意识，遵守《档案法》、《保密法》等相关法律法规要求，保护档案知识产权，维护档案信息的安全，杜绝泄密现象的发生；同时，要处理好保密与开放之间的关系，克服“保密保险、利用危险”的工作意识，杜绝以保密为借口、以未开放为借口、以无馆藏为借口等理由不提供档案信息服务，阻碍档案的开放利用。
注：本文为国家社科基金项目《数字档案馆生态系统研究》（编号08BtQ040）研究成果之一
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数字化管理的重要性篇8
关键词档案管理思路数字化
目前，对档案进行管理逐渐的实现数字化，运用现代技术能够将信息资源进行有效的管理。通过计算机的网络技术，能够实现资源的共享，将传统的管理模式进行转变。
一、数字化的档案
对数字化的档案进行管理指的是对具备相应价值的语音、软件、图像、影像、文本以及科学的数据进行整理、加工以及保管，实现电子的存取。在档案的信息化发展过程中，必然会出现数字化的档案，它能够体现信息化建设的综合实力，也是档案馆实现信息化的要求。
二、重要性
随着多媒体的技术、数据库的技术以及计算机的网络技术不断发展，逐渐的出现新型的档案信息状态，也就是档案的数字化。目前，各个领域中都在广泛的使用计算机，使数字化的档案逐渐形成，同时也就形成了数字化的管理。它能够将地理位置不同以及载体不同的信息通过数字化形式进行存储，运用网络进行连接，实现资源的共享。
数字化的档案使信息的对象进行转变，由纸质载体的档案转变成为机读的档案，将保管的费用有效节约，将占据的空间有效节省，同时使档案的查阅得到有效简化，避免对资料进行反复的印制而导致资源浪费。数字化的档案能够对资料进行及时的归档，同时可以对资料进行充分利用，将办公的效率有效提高。
对数字化的档案进行管理，能够促进档案的领域中不断运用多媒体技术、网络技术、计算机技术以及通讯技术，使档案管理的方法、技术以及理论进行转变，使档案的信息资源实现共享以及有效的利用，将档案信息在增值方面具备的作用充分发挥，促进档案事业发展，将档案的作用以及地位进行有效的提升。
在将档案进行数字化的处理之后，社会公众以及职能部门可通过管理系统对需要的档案以及信息进行及时查阅和有效利用，不再受到各个方面的限制，同时也避免重复的劳动以及时间的浪费，这将会使工作的效率有效提升，使成本有效降低。除此之外，档案会因为经常性的翻阅出现破损或者是丢失，使永久性的保管受到严重影响，在进过数字化的处理之后，在对档案进行利用时可以通过电子的方式，将使用原件的频率有效降低，保障了原件的安全。
三、思路的构成
（一）管理人员素质
在进行数据库的建设过程中，管理人员素质是非常重要的一个方面。随着档案的数字化发展，档案的信息在不断的增长，对档案的利用也在不断的增长，导致对数字化的档案进行管理成为非常重要的一项工作。在对数字化的档案进行管理时，一个必不可少的要素就是管理人员，同时管理的工作对管理人员素质提出了较高的要求。管理人员不仅仅要具备相应的管理知识，还要对一些网络的基本技能进行掌握，如数据库与网络的管理、数据的录入以及计算机的操作等等。对管理人员要进行相应培训，运用新的方式、机制、思路以及体制，依据以人为本的原则，使管理人员素质得到有效提升。同时对管理人员进行针对性的教育以及培训，使管理人员能够将相关知识进行更新，对相关技能进行有效的掌握，对管理工作的知识点以及环节进行详细全面的掌握，在进行管理工作时能够使用现代化的手段以及技术，对数字化的档案进行有效管理，将管理的工作有效加强。
（二）个性化的服务
对数字化的档案进行管理并不是对某一个具体的档案馆进行管理，它管理的对象是由社会资源构成的档案体系，为档案的使用人员提供动态化以及形式多样的管理服务。在对数字化的档案进行管理时，依据档案使用人员的需求将相关信息进行收集，强调的是运用自身在档案方面具备的能力以及信息为档案使用人员创造相应价值，将档案使用人员没有办法解决的问题进行解决，从而实现价值。对数字化的档案进行管理时，档案的管理人员要将管理的能力充分发挥，同时将创新的精神以及研究的能力充分提升，将服务进行有效的创新，为档案使用人员提供个性化的服务。
（三）与社会的信息进行联结
在对数字化的档案进行管理时，与社会的信息进行联结，能够使数字化的档案在使用方面的效率有效提升，同时能够满足发展的需求。将相应的网页或者是站点在档案的信息网进行设置，将情报、档案以及图书进行有效的结合，打破了单一局面，使社会的信息系统得到有效完善，实现一体化的管理，将整体的优势充分发挥。在进行社会的信息系统建设时，主要的内容以及前提就是实现资源的共享，将整合的目录进行建立。
相同的档案在进行数字化的处理之后，会呈现出不同格式。实际的使用过程中，最为常见的就是标签图像的文件格式以及便携的文档格式这两种。其中，对文件输出的分辨率没有较高要求或者是内容相对较多时使用便携的文档格式；对图像文件输出的精度具备较高要求的时候使用标签图像的文件格式。
除此之外，在对数字化档案进行存储的时候，可以使用光盘、磁盘的阵列以及服务器等形式，将数字化档案的安全性有效提升。在进行目录机构的建设时要依据档案类别进行，依据文件档号对经过扫描的文件或者是图像进行命名，然后存储与相应目录之下。对存储的结构以及文件的名称进行规范，使管理的工作有效加强，对文件进行有效的利用。
四、总结
目前，对档案进行管理逐渐的实现数字化，运用现代技术能够将信息资源进行有效的管理。对于数字化档案的管理工作，我们要充分意识并且高度重视其重要性。在对数字化的档案进行管理时，要对管理人员素质、个性化的服务以及与社会的信息进行联结充分重视，使数字化的档案管理工作能够有效顺利的进行，对数字化的档案进行有效的管理，实现资源的共享。希望本篇文章可以为管理人员提供一定的参考，促进数字化的档案管理工作。
参考文献：
[1]陈敏.浅谈加强数字化档案管理的重要性[J].企业导报，2011（8）.
数字化管理的重要性篇9
关键词：园林绿化；数字化管理；体系；重要性
时代的发展使城市建设更加复杂，这也使园林绿化工作内容更繁琐，传统的园林绿化管理方式的弊端也逐渐暴露出来，因此，园林绿化数字化管理方式应运而生，这一方式的出现，为我国城市的建设发展提供了强劲的动力。
1在城市园林绿化工作中实行数字化管理体系的重要性
城市园林绿化管理工作不仅涉及到城市的整体建设规划，还影响着城市居民的生活与出行，同时自身又囊括了园林绿化的规划设计、施工、验收和维护工作。因此，管理者必须要全面了解园林绿化的每一个细节，进而保证所做决策的合理性。近年来，城市化建设的脚步逐渐加快，城市的扩张规模和城镇水平的不断提高，使城市园林建设工作也有了很大的发展，此时，越来越多关于城市园林建设与改造的工程出现，城市绿化的数量、复杂性也越来越大。传统的园林绿化管理方式已经无法满足当前需要，城市园林信息管理工作面临着数据更新滞后、应用局限、内容缺失等多种问题。另一方面数字信息技术在这个时代中体现出了强大的能力，在各个事业中成为强大的支持力。因此，在城市园林绿化工作中，实行数字化管理体系是一个明智的选择。
2园林绿化数字化管理体系的构建与实现内容
数字化管理不单单是将数据汇集到一起并将其进行电子化处理，还应当通过数据处理进行数字分析工作，并将得到的数据信息作为管理者做出绿化管理决策的相关依据。具体来说，园林绿化数字化管理具有以下3个方面的特点：首先，能够对园林绿化资料进行数字化管理。针对城市现有的园林绿化规划设计的成果、园林绿化的历史信息、城市重要园林信息，通过日常的采集工作整理到数据资料库，能够方便日后的查阅。其次，数字化管理主要体现在行政审批以及行业信息交流中，方便管理部门同城市居民的互动。在通过数字化管理建设的园林绿化网站中，能够看到园林绿化各个阶段的动态。最后，园林绿化在设计阶段通过当前主流的设计软件，能够将设计进行模拟，方面设计施工之间的交流。随着航空方面的遥感技术有了显著提升，人们能够更加容易地获得精准的数字影像图，将得到的数字影像图进行数据分析，同时通过实地测量与勘察，对影像图进行改进与补充，这样能够在较短的时间内即可获得准确的数据信息，而这也是园林绿数字化建设的一个重要途径。因为数字化管理体系涉及到园林绿化工作的整个周期，因此，需要做好3方面的构建工作：首先，确保管理形式数字化。相比于传统纸制的办公方式，数字化的模式更加方便快捷，通过数字化的手段进行园林绿化的行政管理工作，包括行业信息、行业管理结构、从业人员的信息等，通过向社会公布信息的方式做到工程透明化，方便社会大众对园林绿化建设工作进行监督，提高群众参与程度。其次，通过数字化手段保证决策的科学性。摒弃以往通过经验选择城市园林绿化项目的方式，更多的是将评测信息数据作为依据。例如，园林地点的选择和规模、苗木的选择与投入都可以借助信息化的平台进行评测。最后，做到监管数字化。通过信息化管理平台和园林监测设施对园林绿化管理单位的信息和维护情况进行监管，进而及时发现并将解决问题，同时因为信息的集成性，可以通过信息平台直接下达工作量，大大提高工作效率。在实现的过程中，应准确划分项目实施的各个范围，如绿地、公园、权限等各个管理功能板块。接着建立有关的组织机构，并明确有关人员的各个职责。然后按照相关流程进行设计与开发，最后进行上线测试，把控好工程的质量与进度。项目管理应当包括综合管理（项目的计划制定、实行、变更）、配置管理（明确管理的职责、目标、流程）、文档管理（项目信息、软件信息等）以及变革管理（分析模式转变的关键策略）。有关工作人员应做好这方面工作。在日常管理中也应通过相应的数字化技术发现园林绿化实际施工时存在的问题。
3结语
数字化管理体系的构建能够帮助园林绿化工作人员在面对庞大且复杂的工作时也能够应对自如。相关工作人员应当重视信息技术的应用，在管理形式、决策、监督方面融入数字化信息技术，进而确保园林绿化工作可以顺利进行。工作人员也应当重视时代的变化，通过数字化管理手段让园林绿化工作由人工化、低效率朝着智能化与高效化发展，从而使城市居民感受到园林绿化的实际意义，进而推动城市的文明发展。
参考文献
1高寒，高萌.城市园林绿化数字化管理体系的构建与实现[J].青春岁月，2014（16）
数字化管理的重要性篇10
关键词：数字化档案；管理；问题；对策；
文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
进入数字时代，现代数字技术快捷、高效、准确、便利的优势正在深刻地影响着新时期的档案管理工作，在数字化背景下，时代对档案管理工作提出了越来越高的要求。这些改变不管是对我们的档案管理工作还是对我们档案管理人员都是重要的挑战，在新形势下，档案管理人员只有认清档案管理工作的现状，不断适应新形势下档案管理工作的新要求，不断提升自身素质，才能推进档案管理事业向前发展。
一、数字时代对档案管理工作的影响
（一）数字化电子档案应运而生。档案管理，一般包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着数字化、网络化的不断发展进步，档案的物质载体表现形式也发生了翻天覆地的变化，由原来的纸质档案逐渐转变为电子档案。档案管理模式也相应的获得更新和发展，以往基于手工的档案管理模式逐渐被电子数字化档案管理模式所取代，数字化、一体化的档案管理格局逐步形成。档案管理数字化的目的是利用现代信息技术，更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，减少重复性劳动，提高档案管理质量和效率。
（二）档案馆形态发生变化。档案馆形态由传统型档案馆向数字型档案馆转变，这种转变将传统型档案馆有限的、信息资源不能共享的档案文件实体通过数字化手段和互联网技术的应用，实现了数字化、空间虚拟化、传播网络化以及信息资源共享化。这种转化带来的还有档案实体保管模式的转变；之前的纸质档案管理是相对集中的，进入数字时代后，纸质档案逐步向电子档案过渡。
二、数字化档案的优缺点
（一）数字化档案的优点：一是数字化档案可以减少档案管理的工作量，提高工作效率。使用较少的工作人员就可以完成多人的工作量，使档案管理工作的效率更高；数字化档案的网络化将档案管理工作从繁重的文字工作中解脱出来；数字化档案归档的网络化也方便了对档案的管理，提高了对档案信息的查询速度和利用范围。二是资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点方便地使用档案信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。
（二）数字化档案的缺点：一是数字化档案容易失真。数字化档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在数字化档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。数字化档案极易失真，这不是数字化文件本身的缺陷，而是在形成数字化档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。二是数字化档案安全性有待提高。数字化档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息。这些都会直接损害数字化档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题。三是数字化档案的永久保存问题。办公自动化带来的无纸办公给工作带来了很多便利，极大提高了工作的效率。在数字化档案给人们带来极大的方便之余，其数据保存长久性问题有时候相当脆弱。当网络突然瘫痪或者电脑出现故障等问题时，很容易导致文件数据丢失。
三、完善数字化档案管理的措施
（一）建立健全适应数字时代要求的电子档案真实和安全的法规。由于电子档案的特殊性，其信息在形成、处理、归档、保管、利用等各个环节都有更改或者丢失的风险性，只有通过法律形式将有关电子档案保管和使用的行为规范下来，使有关部门及个人自觉遵守，才能从制度上保障电子档案的安全。与此同时，法律还要确立电子档案及电子文件的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门能够依法管理电子文件和电子档案。
（二）增强防写技术措施。目前，在许多软件中可将数字化文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从数字化计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。只读式光盘只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘可供使用者一次写入，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些存储载体可以有效地防止用户更改数字化档案。接入网络的电脑应当注意使用防火墙，以防止网上用户对该机构信息资源的非法访问；阻止机要信息等重要信息从网络上非法输出，保护网上数字化档案的原始性、真实性和安全性，从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。
（三）加强对光盘、磁盘等存储介质的保护。一是要加强对磁盘的保护。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，加强病毒防范，要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存数字化档案的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。二是要加强对光盘的保护。光盘要十分注意避光。保持良好的温度、湿度环境至关重要。在使用过程中，应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，光盘的存放应置于盒中直立放置。