采购合同管理制度篇1
第一条为了规范政府采购合同履约和验收工作，提高政府采购质量和服务水平，保护政府采购当事人的合法权益，依据《中华人民共和国政府采购法》等法律、法规，制定本办法。
第二条政府采购合同是政府采购履约和验收的依据。供应商、采购机构或采购人应按照采购合同的约定，全面履行合同。任何一方当事人均不得擅自变更、中止或终止合同。
政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的，双方当事人应当变更、中止或终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。
第三条采购人应当组织验收人员对供应商履约进行验收，以确认货物、工程或服务符合合同的要求。大型或者复杂的政府采购项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。
验收方成员应当在验收书上签字，并承担相应的法律责任。
第四条采购人委托采购机构组织采购的验收工作，以采购人为主，采购机构配合，或按照采购人与采购机构签订的委托协议执行。
采购机构经办采购的人员与负责采购合同审核、验收人员的职责权限应当明确，并相互分离。
第五条政府采购当事人不得相互串通损害国家利益、社会公共利益和其他当事人的合法权益。
第六条政府采购监督管理部门和对政府采购负有行政监督职责的政府其他有关部门，按照其职责分工，对政府采购合同履约和验收工作进行监督。
第二章采购人职责
第七条采购人应加强本单位内部政府采购工作的管理，建立、健全内部政府采购管理制度，并在履约、验收环节明确责任人员。
第八条验收人员应具备与采购项目相关的专业知识和实践经验，本单位专业技术人员不足的，应邀请相关技术人员参加验收。
第九条采购人在收到采购机构的《项目完成通知书》后，应做好组织接收和验收的准备，在到货、工程竣工或服务结束后的5个工作日内或采购合同约定的期限内提出验收意见；大型或复杂的采购项目按照有关规定执行。
第十条验收中发现有下列不符合合同约定的情形的，验收人员应在验收报告中注明违约情形，同时拒绝支付价款，并及时通知采购机构。
（一）供应商未按合同约定的时间、地点或方式履约，提供的货物型号或配置不符合合同约定，缺少应有的配件、附件、材料，货物或工程的数量、质量、性能、功能达不到合同约定的（合同未约定的，按国家、行业有关标准或技术文件规定执行）；
（二）供应商在安装、调试等方面违反合同约定或服务规范要求的；
（三）其他违反合同约定的情形。
第十一条验收合格后，验收人员填写验收报告，验收报告应包括“货物已收到或工程已竣工，验收合格”等字样，验收人应当签字并加盖采购人公章。
第十二条验收报告是支付合同价款的必要文件，验收合格后15个工作日内或按照合同约定支付价款。
第十三条采购人在验收或使用过程中发现有严重质量问题、假冒伪劣产品等重大可疑情况的，以及供应商在维护、维修等售后服务方面违反合同约定或服务规范要求的，应及时书面向采购机构反映。经确认属质量等问题的，采购人或采购机构应当及时与供应商进行交涉，追究违约责任；经确认属假冒伪劣产品的，应移交工商、质量监督等行政执法部门依法查处。
第十四条采购人因使用不当造成损失的自行负责；发现问题未向采购机构反映，私自与供应商协商改变中标、成交结果，造成损失的自行负责，并承担相应责任；无正当理由拖延或拒绝接收、验收和付款等违反合同约定的，应承担相应责任。
第三章供应商职责
第十五条供应商应本着诚实信用的原则参加政府采购活动。
第十六条中标、成交供应商在签订合同后，应主动与采购人联系，按合同规定的时间、地点和方式履约。
第十七条中标、成交供应商应当全面履行合同的义务，提供的货物、工程的安全要求必须符合国家、行业或地方标准的规定；其实物质量应符合产品或其包装上注明采用的产品标准，符合以产品说明、实物样品等方式表明的质量状况；提供的服务符合有关服务规范的要求。
提供的货物自发货验收之日起按国家“三包”规定执行。
第十八条中标、成交供应商有义务协助采购人验收货物或工程，提供相关技术资料、合格证明等文件或材料，并对自己生产或销售的货物及承建工程的质量、售后服务等负责。
第十九条中标、成交供应商有提供假冒伪劣产品、降低服务标准和质量等违反合同约定或违法违规行为的，应承担相应的责任。
第四章采购机构职责
第二十条采购机构应配合采购人做好验收工作，对采购人有关价格、质量、服务等问题的反映，应指定专人及时核实处理；必要时可以邀请有关专家或机构做好检测、鉴定和处理工作。
第二十一条采购机构应适时对采购人进行回访，对供应商的履约情况进行跟踪，了解政府采购物品的质量和供应商提供的售后服务等方面的情况，对重点政府采购物品进行监控。
第二十二条采购机构发现供应商未能按合同履约时，应要求供应商履约，并按合同违约条款追究违约责任，同时根据供应商的履约情况记录，做好供应商进入*市政府采购市场资格审查工作。
发现采购人未按合同履约的，应书面通知采购人履约，催促无效的，及时向有关监督管理部门反映。
第五章监督管理部门职责
第二十三条*市财政局是负责*市政府采购监督管理的部门，依法履行对政府采购活动的监督管理职责。
审计、监察、质量监督、工商等行政机关按各自职责，依法履行与政府采购活动有关的监督管理职责。
第二十四条政府采购监督管理部门及其他有关部门应对政府采购合同履约和验收情况进行检查。
第二十五条政府采购监督管理部门及其他有关部门在监督检查过程中，发现采购当事人有违法违规行为的，按各自的职责，依据《中华人民共和国政府采购法》等有关法律法规的规定及时做出处理。
第六章法律责任
第二十六条采购人、采购机构及其工作人员有下列情形之一，构成犯罪的,依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，处以罚款，有违法所得的，并处没收违法所得，属于国家机关工作人员的，依法给予行政处分:
（一）与供应商或者采购机构恶意串通的；
（二）接受供应商贿赂或者获取其他不正当利益的；
（三）在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的。
第二十七条供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任:
（一）采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；
（二）与采购人、其他供应商或者采购机构恶意串通的；
（三）向采购人、采购机构行贿或者提供其他不正当利益的；
采购合同管理制度篇2
关键词：高等学校政府采购问题分析
中图分类号：F61文献标识码：a
文章编号：1004-4914（2017）02-063-03
高校政府采购，是为完成学校教学、科研、后勤保障等任务，使用财政性资金（或自筹资金）购买政府采购目录以内的货物、工程或服务的行为。采购对象主要包括基建（修缮）工程、购买办公教学生活设备和图书教材等。采购组织形式主要包括政府集中采购、部门集中采购和各单位分散采购。加强高校政府采购工作管理，对于推动高校内部管理科学化，维护公平正义，提高资金使用绩效，促进反腐倡廉，促进高校健康发展，具有重大意义。
一、高校实行政府采购的必要性
1.加强对政府采购行为的监督管理。政府采购制度是公共财政体制改革的重要内容，部门预算是基础，重在资金的安排；政府采购是工具，重在资金的使用；国库集中支付是保证，重在资金支付；高校开展政府采购工作，有利于财政部门加强监管各单位财政性资金和非财政性资金的采购行为，是宏观经济调控的重要组成部分，有利于提高政府宏观调控管理水平，有利于实行“多中选好、好中择优”机制，推进“阳光采购”，引导市场经济秩序，规范企业竞争行为，促进经济运行和社会发展。
2.促进高校强化经费预算管理。高校年度财务经费预算中，物资采购经费占有较大比重。高校年度经费预算安排坚持量力而行，统筹安排原则，各部门根据年度工作任务实际，从急需实用、经济合理出发，集中申报年度物资采购计划，财务部门按预算管理规定，依据相应程序，对申报情况进行审核取舍，分类汇总，合理安排专门的采购预算资金，用于物资采购活动，尽量满足教学管理需要，从而克服重复采购、盲目采购，强化经费预算约束力。
3.节约高校经费开支。高校购买货物、工程和服务纳入统一政府采购管理，有利于从源头上合理安排采购项目，规范采购程序操作，严格资金审核支付，减少高校经费支出。实行物资集中采购，有别于各单位自主随机的零星采购方式，能够形成采购规模效应，降低采购成本，提高资金使用效益。通过“货比三家”或竞争性谈判，可以获得质优价廉的产品和服务，节约人力、物力和财力，有利于高校大幅度节约经费支出。
4.预防和惩治腐败现象。传统的分散采购方式下，由于缺乏制度约束和监督机制，利用财政资金采购，极易产生腐败行为，高校在这方面教训是深刻的。实行政府采购，有利于推进依法行政，依法办事，规范经济行为。政府采购主导原则是公开、公平、公正。实行政府采购制度，配套制度完善，实行公开公正竞争，采购程序规范，业务操作透明，建立监督机制，便于切断腐败纽带，便于群众监督，提高威慑力，形成i导干部不想腐、不能腐、不敢腐“三不腐”有效机制，有效防止腐败现象发生，促进党风廉政建设。
二、高校政府采购中存在的主要问题
1.政府采购制度尚不健全。有的高校没有认识到采购工作的重要性，不重视政府采购工作。高校内部专门规范性采购制度明显缺失，执行效果不理想。采购计划审批、项目标准、采购流程、统一规范工作进展不顺利，执行不力。没有建立完善的政府采购管理制度，没有设立专门管理采购机构和配备业务人员。不申报采购项目，不进行采购预算，不实行集中采购，不履行采购程序。个别单位想方设法规避政府采购，物资采购全凭个别领导说的算，采购无计划，影响到采购活动过程，采购效果极差，导致滋生腐败，影响到高校教学和管理等相关工作。
2.政府采购预算与计划不合理。采购部门、资产管理、预算编制部门之间缺乏沟通与协调，采购预算与计划欠合理，采购资金使用混乱。采购过程中不执行采购计划与采购预算，采购范围和规模不合理，导致采购预算与采购活动相脱节，不能满足正常教学需要，采购效率和质量不高，造成资产闲置和资金浪费。
3.政府采购队伍综合素质亟待提高。高校政府采购人员的配备欠合理、培训教育工作开展不够，采购人员职业道德水平不高，对相关政府采购法律法规不熟悉。采购人员不具备专业知识，评标专家又不足，对某些专业性较强仪器设备指标参数缺乏认知，设备验收与管理专业知识欠缺，采购的仪器设备性能指标与学科建设实际需要不相适应，质量难以保证，不能正常发挥其效用。
4.政府采购活动管理不规范。采购信息不规范，参与应标供应商过少，不利于竞争，有失公平。采购信息没有做到严格保密，存在信息泄露现象。供应商资质能力难以保障。招标单位标书制作不规范，存在恶意串标，价格欺诈等违规行为。评标过程透明度不高，确定中标人的程序不规范，甚至内定中标人。采购方式选择不灵活，通过化整为零规避公开招标采购，采购审核不严格，审核过程简单化，采购合同签订与管理、项目验收与资金支付不符合规定，出现采购物品或服务质次价高等问题。
5.政府采购的预期目标不能实现。采购方式的选择上，不具备多样性，缺乏灵活性。采购价格方面，通过招标采购没能达成采购成本最低目标，不能通过采购活动让学校获得价廉物美的实惠。学校日常用品采购缺乏统一的标准，往往实际采购花费金额与报销金额差距较大。有效投标人不足三家或招标文件实质性响应不足三家，供应商不足而不得不重新组织招标或采取其他方式进行采购，时有发生招标失败的现象（人为废标、流标）。履行采购程序，在保障质量前提下，延长了采购期限，增加了采购成本，降低了采购效率，达不到政府采购的实际效果。
三、高校政府采购问题产生的主要原因分析
1.对政府采购认识不到位。实施《政府采购法》，是完善市场经济规则，规范采购行为，提高经济效益的重大举措，是法律、法规赋予的责任和义务，是加强民主决策的有效机制。一些高校管理人员，由于对实行政府采购存在认识上的误区，一些领导和一些部门负责人，对政府采购政策不理解、不关心、不支持，持无所谓态度，甚至存在抵触情绪。由于对政府采购政策宣传不到位，校内各部门仍按传统惯性思维运行，错误地认为政府采购一系列程序，给工作带来不方便，执行制度大打折扣，缺少积极主动精神，没有积极的应对措施，消极被动应付政府采购行为，政府采购工作难以打开新局面。
2.政府采购预算管理存在缺陷。不重视采购预算编制，预算编制简单粗糙、不完整。不做深入细致的调研，不以市场价为参考依据，而是进行估算，或上网查询、打电话咨询。采购项目不精细，采购目录不具体，采购内容不全面。没有安排预算，预算不准确，或资金落实不到位。预算执行不严格，未经审批而自行采购，随意增减采购项目，影响采购工作质量与资金使用效果。
3.政府采购原则没有得到全面贯彻执行。政府采购应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。就是采购活动应公开采购内容、标准和途径，引入竞争机制，让参与者机会均等、待遇平等，主导方应当立场公正、公允，主体要真实、履行承诺。然而有的高校领导违背政府采购有关规定，不是带头为评标小组独立、客观地开展评标工作创造良好条件，不是认真听取招标情况汇报，指导协调招标工作，而是参与、干预客观评标过程，对中标对象的确定，施加人为影响，甚至改评标结果，造成极坏的影响。
4.政府采购竞争程度和采购质量不高。采购活动受到各种条件限制，存在监管漏洞。采购信息受到方式、范围限制，供应商资质审查仅凭收集招标文件资料佐证，资质文件权威性较低，有的评标过程受到过重的人为因素影响，评标过程只是走过场，或擅自改变采购方式等。采购范围和规模仍不合理，高校部分项目与服务未列入集中采购范围，采购不能形成规模效应。专业性强的物资设备，缺少采购前必要性论证，尊重专家意见不够，质量难以保证。参与应标供应商过少，竞争力相对较弱，难以获得期望值最低价格，有失公平。
5.政府采购监督管理工作弱化。政府采购监督管理部门应当加强对政府采购活动及集中采购机构的监督检查。从近年高校的采购审计情况来看，有相当一部分高校使用单位对物资设备采购不满意，认为部分物资设备质次价高，有的设备根本水土不服，闲置浪费，而且供应商的售后服务跟不上，直接影响使用单位对设备的使用效果和正常教学管理工作的开展。高校采购活动监督管理不到位，不利于公平竞争，容易滋生腐败，发生违法乱纪行为，违背了政府采购的初衷，影响政府采购的效益、质量和信誉。
四、高校改进政府采购工作的建议措施
1.加强高校政府采购的组织领导。高校领导牢固树立政府采购重要性观念，高度重视采购工作，是推进政府采购规范化的关键。高校政府采购活动应实施归口管理，实行统一领导、统一管理。合理设置政府采购业务管理机构和岗位，包括采购业务决策机构、采购业务实施机构及采购业务监督机构，物资采购、资产管理、财会、内部审计、纪检监察等部门，各岗位相互协调、相互制约。成立物资采购管理领导小组，加强采购工作领导，解决采购工作中问题，由学校主要领导任组长，设立办公室，负责采购小组日常工作，履行审批物资采购计划，组织招投标，管理采购过程职责。指导各部门协调配合，克服“重购轻管”思想，改进服务质量和效率，提高管理水平，管好用好资金，实现科学采购，规范管理目标，维护学校合法权益。
2.健全完善高校政府采购管理制度。政府采购法律制度和采购制度建设是采购工作的基础和保障。《政府采购法》、《省级政府采购管理实施细则》、《高校采购管理办法》、《招投标制度》一系列规章制度，是高校规范采购行为，加强采购管理，提高采购效益的法律依据。高校应制订切合学校实际的内部采购管理制度，如采购预算与计划管理、采购活动管理、合同履行及验收管理等制度，明确规定采购业务管理机构和相关岗位职责权限、采购业务工作流程、采购审核审批、相关检查责任等。加大对政府采购制度宣传力度，认真执行并落实各项制度，规范采购行为，引入采购绩效评价机制，加强采购绩效管理。以制度规范权力配置，强化权力运行监督，根据招投标涉及的不同权力主体，结合权力运行风险防范长效机制建设，不断强化对权力运行主体、运行过程的监督，“把权力关进制度的笼子里”，用制度来限制权力的滥用，用制度来规范采购活动过程。
3.提高采购人员综合素质。高校应合理配备、定期培训政府采购专业人员，重视采购人才培养和能力提升。操作性强的采购评标办法是公开招标，关键是评委评标，评委专业水平、评标能力、职业道德等因素直接影响评标结果。采购人员应当具备掌握招投标、合同、商业谈判、市场调查及商品、工程和服务等方面的有关知识和技能，熟悉采购规程，增强法律意识、信誉意识和服务意识。不断更新知识和观念，提高工作质量和专业化服务水平，为学校教学管理工作提供优质服务，解决采购难点问题，提高采购工作效率，缩短采购时间，及时落实采购任务，努力为高校采购工作多作贡献。
4.加强采购资金预算管理。采购预算是学校年度财务预算的组成部分。政府采购业务预算与计划的管理，应严格遵循“先预算，后计划，再采购”的工作原则。采购预算编制、审批及调整程序和手续要符合相关规定，采购物资设备经济实用，尽量满足教学工作和事业发展需要。申报采购计划书和方案要具体准确，明确责任单位。采购预算范围和标准确定要科学，保证资金足额筹措到位，方便实施采购。采购预算要细化到具体采购项目、采购数量、采购品目、规格型号、采购金额、资金来源等，便于合理安排使用采购资金，按项目轻重缓急进行合理安排采购，保证采购工作进度，提高预算刚性，提高资金使用效益。坚决杜绝无预算采购、超预算采购、随意采购行为。
5.加强政府采购活动过程的管理。高校采购范围包括车辆保险、车辆加油、定点接待、大宗印刷、设备维护保养、物业管理、中介服务等服务类项目，教材代购、公寓用具、军训服装等大宗用品等。高校非应急采购活动，应遵循项目部门提交采购计划或采购申请，提交立项论证报告，招投标程序，签订合同，实施采购，采购验收，支付资金和绩效考核与评估等工作程序。高校应根据不同的采购规模、采购对象和采购要求等，采用不同的采购方式和不同的采购程序进行，并灵活选用公开招标，邀请招标，单竞争性谈判，单一来源采购和询价等采购方式，规范采购运作过程。高校应当明确强调招投标工作纪律，规范招投标程序，编制招标文件，审核招标文件，招标信息，接受报名与发售招标文件，提议评标评委，召开开标评标会，推荐中标候选人，提请批准中标人，中标公告与中标通知，完善合同签订。落实采购督办制度，督促供应商按约定履行合同文件，及时组织项目验收，出具验收证明，办理资金支付，完成采购计划。
6.防范采购腐败现象发生。根据国家有关采购法律法规，梳理业务流程，抓好采购活动重要环节和薄弱环节，重点关注可能存在重大风险关键方面，防范采购过程中的差错和舞弊。明确权责分配和职责分工，科学设置采购机构和合理配备相关人员。申请采购依据应当充分适当，申请采购事项和审批程序应当明确。明确规定采购与验收管理流程，供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进物品（工程项目或服务）的验收应当有明确规定。应当进行政府采购而不实施政府采购的，进行集中采购而不实施集中采购的，进行招标而不进行招标的，规避招标的，以不规范形式招标的，内部指定供应商的采购行为，都是采购活动中的违法违规行为，应当承担相应法律责任。任何单位和个人有权控告和举报高校招标采购中的消极腐败行为，高校财务、审计、纪委、监察等部门，有权按照有关规定予以处理。
五、结语
实施政府采购制度、深化政府采购制度改革，是贯彻落实党的十八届三中全会精神，从源头上预防和治理腐败，推进国家治理体系和治理能力现代化的重要举措。加强高校政府采购管理工作，要牢固树立科学发展观，以制度建设为重点，不断完善体制机制，积极改进和创新监管手段，加强政府采购工作的监督管理，规范管理采购操作行为，围绕重点岗位、关注热点问题，健全落实责任制，实现采购前期论证常态化，采购手段信息化、采购行为规范化，采购效益最大化，提高采购公信力，提高采购效率，不断开创高校政府采购工作新局面。
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采购合同管理制度篇3
关键词：地方高校物质采购内部控制
一、地方高校物资采购管理现状
物资采购管理本身就是将作为管理对象的物资采购行为，通过秉持的管理理念转化为管理行动、应用各种先进且适合其特点的管理方法、保证物资采购业务的有序运转搭建技术平台和实现物资采购管理目标所开展的各项管理活动。“基础决定高度”，物资采购基础管理水平决定了整个物资管控水平的高度。地方一些高校物资采购的基础管理工作存在一些问题。
（一）物资采购资源管理不深入
采购资源管理是物资采购管理的重要和核心内容，资源就是财富，哪个单位掌握了资源哪个单位就赢得了商机和发展机遇。物资采购系统的资源管理包括实物资源管理和客户资源管理。寻找使用廉价的资源已经成为物资采购部门的重点工作。客户资源管理包括客户资信管理、采购信息管理、采购渠道管理等内容，客户管理是物资采购管理的核心，是优化采购渠道、选择战略合作伙伴的重要手段。实物资源管理和客户资源管理都是动态和常态的管理过程，需要持续的改进与提高。
一些高校实物资源管理和客户资源管理虽无政策规范性指引，但也形成了自己约定俗成的一套模式，这种模式缺乏科学性、系统性和成长性。由于在物资采购环节没有系统化的管理理念和管理思想，不能形成标准化的管理模式。
（二）物资采购制度建设不健全
地方高校虽然也建立了一些物资采购管理制度，但制度的适合性、全面性、实效性较差。同时，由于制度与制度之间联系松散、勾稽混乱，造成整个管理制度不成体系甚至相互矛盾，不能达到系统协同效果。建立一套全面、具体、可行的物资采购管理制度，是提升学校物资采购管理水平的重点。
（三）物资采购预算管理不全面
物资采购预算是高校预算管理的重要内容。物资采购预算的真实准确与否，直接关系到高校总体预算的合理性和可行性。地方一些高校在采购数量、质量、资金的方面均缺乏较强的计划性，需要做深入的调研和系统的诊断和梳理。
（四）物资采购采购价格管理不透明
采购价格直接影响到企业的成本，是物资采购核心控制点。采购价格的确定必须以充分的资源调查、市场考察、供应商准入为基础，通过竞争性招标或比价方式确定采购渠道和采购价格。采购价格和质量、数量、运输方式、付款方式等密切相关，从采购价格本身看它是个单一、片面的概念，采购的本质所在是采购“价值”而非“价格”。很多情况下价格具有很大的迷惑性和诱惑性，有的供货单位用“华丽的价格外衣”掩盖它的低俗的产品价值，在质量、数量等方面为采购单位设置陷阱。由于长时间的习惯思维和管理惯性，地方一些高校物资采购管理一直处于无序状态，缺乏监督制约机制，采购价格仅为个别人掌握或决定。
二、地方高校物资采购管理的优化
（一）地方高校物资采购的控制环境
地方高校应在进行职责分解的同时应保持整个组织目标的一致性和方向的统一性，使整个组织体系在相互制衡的前提下高效运转。部门和岗位的第一任务是根据既相互制约、又相互配合的原则，使每项任务非单独完成，而是由不同部门或岗位相互协调、相互既监督，在协作配合的基础上完成。为此，必须有一套科学合理的规章制度与业务流程。科学的决策程序是科学的业务流程的关键核心内容。
（二）物资采购的风险处置
地方高校的物资采购工作是一项复杂的社会经济行为，涉及到学校内部的相关部门和人员，涉及到外部市场和客户，牵连到多方主体的经济利益。既然物资采购有其复杂性、外向性、敏感性特点，也就随时面临着各种风险，而有的风险可能是学校方面不可预见或不可控的。地方高等院校必须强化自身风险应变和处置能力，能够及时发现并化解可能出现的风险和问题，提高自身将风险转换为机遇的能力。
（三）物资采购信息管理
准确的采购信息是实施科学采购的基础和依据。只有通过对采购信息的收集、整理、过滤和分析才能得到有价值的信息，并以之指导物资采购工作。高校管理者要告之每个教职员工都有收集并提供信息的权力，并明确其有收集、处理、传递有关信息明确责任，这样就建立了自上而下、自下而上与横向传递信息的途径和机制。应当建立一个开放和畅通的信息传递渠道，并要求有关管理者要善于倾听不同人员、不同渠道传递的信息，这样就
能形成了员工与管理者在信息方面的良性互动，提高了信息的周转和处置速度，强化了信息的利用效率。
（四）物资采购的监督与控制
为保证各项规章制度的有效执行，高校必须建立起有效的监督控制体系，保证各项采购工作有序、规范、稳健的实施。加强物资采购监督与控制的常用方法有：
1.健全的绩效考核体系
建立科学合理的绩效考核体系，首先是要根据组织内部不同的部门和岗位有针对性的分别制定科学的绩效评价标准；其次是运用科学的考量评价工具，设立物资采购等系统的Kpi绩效考核指标和评分办法；此外，要采取行之有效的风险控制措施，最大程度地克服不可控因素的影响，以期达到客观公正的效果。
2.科学的目标管理体系
科学的目标管理体系是实施物资采购管理的重要内容和基本保证。高校应根据自身当期和长远规划进行目标分解，针对物资采购等不同部门、不同人员逐一明确与其工作内容相符的工作目标，做到责任到人。只要准确的目标制定和明晰的指标分解，才能实现物资采购行为在宏观和微观两个方面的良性互动。
3.严密的核算管理体系
核算管理是物资采购管理的关键环节，它为各项经济往来提供准确的数据依据，是物资采购机体的神经中枢。财务核算是物资采购的信息聚集地，物资采购以市场为导向的同时，更应以财务管理为中心。科学的核算管理能为管理曾提供准确的采购信息，能够及时发现采购过程中存在的问题，并及时上报和采取纠偏措施。付款管理是财务核算管理的重要内容，是物资采购活动的收尾环节，其地位不言而喻，只有严把核算付款关才能确保款项支付的合理、准确与安全。
4.科学的授权管理体系
明确不同管理层级的权限，确定物资采购不同环节的审批节点，是物资采购审批管理流程关键。授权管理体系建设的前提是组织结构的设置、岗位职责设定和管理权限的划分。在授权管理体系中应强调纵向的授权管理，更应重视横向的授权审批监督管理，只有这样才能做到审批流程的层次性、全面性与真实性。
（五）管理制度建设的改进
完善的物资采购内部控制制度是高校物资采购活动必不可少的一项重要内容，是保证物资采购活动能够有效进行的重要保证。目前，地方一些高校物资采购管理制度不健全的问题。俗话说“没有规矩，不成方圆”。这里说的规矩就是规章制度，物资采购规章制度就是与物资采购相关管理人员应该遵守的，用来规范采购行为的规则和条文，它保证了物资采购行为的合法合规性，是保证物资采购工作顺利开展和提高物资采购系统总体运行质量的重要基础。
完善的物资采购内部控制管理制度，既是满足提高采购管理水平的需要，也是完善地方高校内部控制制度的需要，同时更是全面提升高校综合管理水平的需要。强化内部控制管理制度的建立是进一步强化高校内部经营管理、全面提升管理水平的客观要求。
（六）供应商选择管理的深化
物资采购工作具有复杂性、多样性、变化性等特点，是一项敏感工作。在物资采购的整体工作中，供应商的选择至关重要，它决定着整个采购工作的质量，是一切采购工作的立足点和出发点。随着市场经济的发展，采购工作呈现出新的时代特点，有着深刻的社会因素影响，需要更高的业务素质和道德素养，需要更准确地对供应单位的审察和判断能力。市场经济条件下，买方必须转变原有的采购观念，坚持以经济效益为中心，以降低采购成本为立足点，合理选择供应商，充分发挥创造性采购的作用。供应商向采购商提品的质量、时间、效率等，会直接影响制造商或者经销商的生产经营活动。传统观念认为，供应商（卖方）与购买方（买方）是一对矛盾的主体，他们始终在博弈中在争取自身的利益。科学的采购理念认为，供应商与购买方是一种合作关系，是伙伴而非博弈的对方，和谐的买卖双方关系更是一种战略合作关系。
1.明确选择供应商的目的
经济主体在物资采购环节选择合作伙伴的目的很多，但最根本的目的是实现经理利益的最大化，而降低物资采购成本是主要目标之一。如果合作单位选择的科学合理，就会带来经济效益，同时可以获得开发创新能力。
2.确定供应商选择的方法
供应商选择的方法很多，大体有三种方法：一是定性选择法；二是定量选择法；三是定性与定量相结合的选择法。定性选择法太主观，定量选择法太僵化，比较而言定量方法和定性与定量相结合的方法是比较合理的。直观判断法、多目标数学规划法、采购成本法是在供应商选择中经常用到的具体方法。
目前，地方高校在供应商的选择问题上具有很大的随意性，没有供应商的选择标准与评价标准，未能建立供应商综合评价的指标体系。上述情况，经常造成学校因供应商选择不当出现采购价格偏高或诱发一些违法犯罪现象。评价和选挥供应商不仅仅是一个简单的评价、选择过程，也是双方之间的一次业务流程的再造过程，如果实施好的话，它本身就可以带来显著的经济效益。买方可以从供应商手中获得并开发创新能力，帮助其实现其发展目标。总体说来，这些标准包括交货时间、质量、价格、数量等。此外，供应商的规模和可持续发展能力也是选择供应商的重要标准，因为这是决定其能否不断提供新技术和降低成本的重要依据。
从内部控制理论分析，供应商管理是物资采购风险评估与因对要素的重要内容之一。从一定意义上讲，供应商既是合作伙伴又是矛盾相对方，供应商的选择本身就是一把“双刃剑”，关键是买方如何去管理和运用。买方随时面临着来自供应商的风险，如果能够及时发现并采取科学的措施予以化解，就可能规避甚至杜绝风险的发生。识别供应商的潜在或显现的风险是物资采购供应商风险控制的重要内容。
（七）核算付款管理的细化
物资采购过程，实质上就是资金流出过程，提高物资采购管理水平，必须从加强资金监控做起。因此，明确财务部门及财务管理在物资采购过程过程中关键位置至关重要。事实上，我们很多地方高校的财务部门充其量就是会计部门，仅能能做一些核算会计处理，及简单的会计层面的纠偏工作。严格上讲，物资采购结算环节包括物资入库、发票、挂账、资金支付三个环节。采购单位应统一规定各种物资在上述环节的期限，各相关部门应在规定时间内完成物资核算各项手续的办理。资金支付原则上应坚持发票挂账后付款原则，原则上禁止预付款项的发生。
如前所述，监督与控制是内部控制理论的重要因素，而科学的财务管理体系建设是实现监督与控制重要前提。地方高校应制定并督促实施科学合理的财务管理政策，政策、会计政策和费用政策，并将财务政策具体化，在使会计核算符合这些政策且予以严格执行。应制定科学合理的会计核算制度，并严格按这些制度处理会计事项，以借助会计的控制功能，保证采购物资在数量、价格、金额等方面的准确性。
地方高校应在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程就是采购付款。采购付款存在诸如付款审核不严、付款金额控制不严格、付款方式不当等风险，这些均可能造成采购单位受损。为避免上述风险，应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的权责，严格审核合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，合理选择付款方式，依法依规办理付款。财务部门人员应实现自身由财务会计向管理会计的转化，重点要做如下工作：
1.审查供货单位所开具票据的真实性、合法性，并以合同为依据确定采购款项是否应该支付。
2.根据自身资金状况，在符合有关资金结算的相关规定及合同约定的前提下，选择合理的付款方式，保证资金安全，防范经济风险。
3.加强对预付账款和定金的规范与管理，对特殊预付款项应当定期核查追踪，发现问题应当及时采取措施。
4.地方高校应加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供货单位的信息、采购计划、采购合同、验收单、入库单、发票、款项单据等情况，做好相关记录，确保账实相符；财务部门应定期通过函证等方式向供货单位寄发对账函，对账往来款项，对发现的问题及时进行调整。
参考文献：
[1]林体排.对高校物资采购腐败现象的思考[J].经济研究导刊，2009
[1]刘国富.浅谈如何加强企业的物流采购与管理[J].黑龙江科技信息，2007
[3]许定爱.当前高校内部会计控制中的问题与缺陷浅析[J].湖南学院学报，2007.3
采购合同管理制度篇4
关键词:物资采购;管理;控制
内部控制是现代企业管理的一项重点工作任务,是企业为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循、规避生产经营风险,由企业管理层及其员工共同实施的一个管理过程。而物资采购环节又是企业实施内部控制管理工作的重点,因为采购直接关系到生产的质量,关系到企业的成本和利润,是企业实现低成本,高效益的重要环节。那么,如何才能通过加强内部控制管理工作的有效实施,来提高采购工作的管理水平呢?
笔者认为,要通过加强内部控制管理工作的有效实施,来提高采购工作的管理水平要遵循四个方面的具体要求,即:正确认识是前提、制度保障是基础、程序合理是重点、执行有效是关键。只有做到这些,并结合各自企业实际,予以适当的完善和补充,才能真正达到通过加强内部控制管理来提高企业采购管理水平的目的。
一、正确认识,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的前提。
从企业管理层到具体的采购业务部门每一名工作人员对采购内部控制管理工作的重要性有个正确的认识,是保证内部控制管理工作顺利开展和取得成效的前提。管理层要着眼于企业的科学发展,善于从宏观层面审视采购内部控制管理工作,并纳入重要的企业议事日程。采购业务部门的工作人员要以高度的责任感,认真履行岗位职责,服从服务于采购工作的内部控制管理要求。也就是说,企业的一切管理工作,应遵循内部控制管理要求;企业的一切决策,应统驭在完善的内部控制体系之下;企业的一切活动,都不能游离于内部控制管理之外。这既是完善现代企业管理的要求,更是全面提升企业经营管理水平的需要。
二、制度保障,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的基础。
建立完善的物资采购内部控制管理制度,既是满足提高采购管理水平的需要,也是完善现代企业制度的需要,同时更是全面提升企业经营管理水平的需要;建立完善的内部控制制度体系,通过内部控制管理制度来规范和管理采购程序和标准,并开展定期的评价和维护,必将为采购管理水平的提高、确保资金的安全完整、有效抵御和控制经营风险、实现经营管理目标等几个方面提供有力的保障。强化内部控制管理制度的建立是进一步强化公司内部经营管理、全面提升管理水平的客观要求;建立完善的内部控制制度,能够使企业的经营活动全过程均处于受控状态,确保采购业务工作有章可循,有法可依,促进采购工作的规范运转。
三、程序合理,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的重点。
内部控制管理工作其实质是强化企业的过程管理和流程管理,因此制定严密合理的采购业务管控程序就是提高采购管理水平的重点。包括采购计划方案的编制审定、供应商的选择与价格确定、合同签订与管理、物资验收入库、采购付款与往来核对、采购业务的分析与考核等管控节点。
(一)采购计划、方案的编制与审定环节。这一环节可以使企业最大限度地控制采购预算,其一般管理控制程序为采购部门根据企业生产经营需要,提出物资采购的申请,仓储或有关部门平衡库存后由物资管理部门编制采购计划,经财务管理部门审核后报采购主管领导审定。采购部门根据采购计划编制采购方案,采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。这一环节的管理控制重点是检查采购方案是否经采购部门负责人审核,是否明确采购物资的具体数量、质量要求、交货期、采购方式等,相关审定是否符合权限。
(二)供应商的选择与价格确定环节。这一环节是采购管理控制工作的重点,可以使企业的采购预算资金得到有效的使用,使企业经营成本降低,并直接关系到企业的经营效益。其一般管理控制程序为采购部门应根据审定的采购方案,通过招标、竞争性谈判采购或询价采购等方式确定供应商与采购价格。这一环节的管理控制重点为采购是否经过询比价、有无询比价记录,通过招标方式采购的是否符合招标管理规定,对大宗、批量、重要及特殊物资的采购是否采取招标方式,应集中采购的是否有违规自行采购的现象,相关审定是否符合权限。
(三)合同签订与管理环节。这一环节可以规避采购风险,保证企业的合法利益。主要通过合同范本管理,提高合同管理工作的规范化,降低合同签订风险;通过资质信用管理,建立供应商诚信档案体系,降低了履约风险;通过合同风险点管理,强化合同履行的风险意识,减少合同履行风险;通过合同会签管理,提高合同审批效率,规范业务流程;通过合同履行管理,加强经营过程的控制能力,提升公司精细管理水平;通过合同统计分析管理,提高公司经营决策自我分析能力。这一环节内部控制管理的重点是检查相关部门是否对合同进行审核,签订的合同是否送交财会、法律等相关监管部门。
(四)物资验收入库环节。采购物资到货后,物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行检验清点,质检部门出具检验报告,仓储部门依据检验合格的报告办理入库手续,编制入库单,登记库存明细帐。这一环节的管理控制重点是检查物资入库验收资料是否齐全,验收入库是否符合不相容要求,库存明细账登记是否及时。
(五)采购付款与往来核对环节。财会部门应依据采购合同、入库单、发票等及时作账务处理。采购款的支付应由采购部门根据采购合同及到货情况提出申请,填制付款申请单,附齐相关单据,经采购等部门负责人审核签字后送财会部门审核,财会部门根据资金安排、使用计划、预付情况及合同约定办理款项支付手续,采购款支付应经相关领导审批后办理。这一环节的内部控制管理重点是检查财务入账手续是否齐全,暂估入账是否及时合理;检查采购款支付的依据是否齐全,与合同约定是否相符,相关审批是否符合权限。
(六)分析与考核环节。在“分析”环节上,企业采购部门应会同有关部门定期对计划准确率、保证供应率、质量合格率、厂家直供率以及采购管理等情况进行分析,并向企业有关会议报告;在“考核”环节上,企业应建立与采购相关的考核办法,定期对采购管理情况进行考核
四、执行有效,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的关键。
在建立了完善的内部控制管理制度和严密合理的采购程序的基础上,是否能够有效执行就是关键。一是可以通过拓宽监督管理渠道,来保证内部控制管理工作的实施,企业纪检监察、审计等监督管理部门要切实发挥监督的职能作用,对采购业务要由事后监督向事前、事中的监督进行转变,并要充分发挥职工群众监督的作用,督促和约束采购部门的工作效率和工作质量,促进内部控制管理的有效运行。另外,还可以通过制定内部控制管理考核及其责任追究制度来强化执行力,明确相关部门及员工在内部控制管理工作中应承担的责任,加大员工内部控制管理制度执行情况的考核力度,对工作责任心不强、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人员进行责任追究,并视情节轻重予以通报、警告处分或给予必要的处罚来增强了各级管理人员的内部控制管理意识,以此来提升管理人员的业务水平和对内部控制管理制度的履行意识。
综上所述,通过加强内部控制管理,来提高采购管理水平,是企业改革与发展的要求,是企业提升综合市场竞争能力的要求,需要我们在工作实践中科学运用,不断完善和提升。
参考资料
采购合同管理制度篇5
我国经济体制改革的目标，是建立社会主义市场经济体制。社会主义市场经济，要求建立和完善政府的宏观调控体系。而财政正是重要的宏观调控手段。在建立市场经济的过程中，随着政府职能的转换及公共财政管理体制的建立，过去不太被重视的财政支出结构将进一步得到调整，财政支出的比重将会不断提高，数额不断扩大。而建立政府采购制度，规范政府采购行为，加强对财政支出的管理，正是建立和完善政府的宏观调控体系的重要内容。
一、政府采购制度的基本特征
政府采购也称公共采购，是指各级政府及其所属机构为了开展日常或为公众提供公共服务的需要，在财政的监督下，以法定的方式、方法和程序，对货物、工程或服务的购买。政府采购不仅是指具体的采购过程，而且是采购政策、采购程序、采购过程及采购管理的总称，是一种对公共采购管理的制度。
政府采购制度最早形成于18世纪末的西方自由资本主义国家，其主要特点就是对政府采购形为进行法制化的管理。我们现在所说的政府采购制度，从根本上说是现代市场经济发展的产物。在现代市场经济阶段，市场经济国家认识到市场不是万能的，它本身存在着缺陷。为了弥补市场缺陷，政府广泛运用经济手段和法律手段干预国民经济活动，其方式之一就是通过扩大政府财政支出举办公共事业，为经济的发展创造条件。由于政府采购规模的迅速扩大及对社会经济产生的广泛影响，很多国家都成立了专门的机构或通过专门的法律，以确定政府采购管理的重要地位。
与私人采购相比，政府采购具有以下明显的特征：（1）政府采购资金来源是公共资金。这些资金的最终来源为纳税人的税收和政府公共服务收费。（2）政府采购的目的主要是实现政府目的。（3）政府采购的主体是依靠国家财政资金运作的政府机关、事业单位和社会团体、公共事业等，（4）政府采购为非商业性采购，它不是以盈利为目标，也不是为卖而买，而是通过买为政府部门提供消费品或向社会提供公共利益。（5）采购范围广，规模大。（6）采购过程要求能够较充分地体现公平、公正、公开的原则，（7）采购制度一般是围绕政府意图而制定的，具有较强的政策性。
二、政府采购制度的国际比较
（一）美国的政府采购制度
美国政府采购制度是美国国家预算中公共支出管理的重要手段。政府部门的大多数开支都要通过政府采购的方式进行。政府采购的办法和规定也多以法律的形式确定下来，使政府采购制度能在公共预算管理中发挥重要作用，同时也保证了政府公共预算支出的高效、透明。美国政府采购制度的基本特征可归纳为以下几方面：
1.政府采购的基本制度比较规范。政府部门的公共支出基本上都要按照政府采购的形式进行，政府采购制度形成了一套完整的体系。美国的政府采购过程由三个阶段组成（1）确定采购需求（2）签订采购合同（3）管理、执行采购合同。在具体的采购方式上分为小额采购和大额采购两种类型。一般情况下，如果采购金额在2500—25000美元之间，实行小额采购，金额超过25000美元的采购，实行大额采购。政府机构购买力的大小或所得拨款的多少取决于一年一度的财政预算，而预算过程既涉及美国政府的行政机构，又涉及美国政府的立法机构。因此，整个采购过程和各种采购行为都有一定的法律规范和比较切合实际的操作方式。
2.政府采购制度建立在法制基础上，有明确的法律规定。美国政府在实施采购制度满足自身要求的同时，也通过法律、法规来约束自己的采购行为。美国早在1761年就颁布了《联邦采购法》，而与政府采购相关的法律法规还有4000多个。从本质上说，法制程序体现的是民主精神，其目的是为了保证并兼顾各方利益，尽量满足全体公民及纳税人的要求，这些法律程序使政府采购制度能够帮助各级政府快捷、有效地采购自己所需的商品或服务，并且维护了采购的信誉，保持了采购制度的透明，同时保证了政府实现其社会和经济目的。
3.公平竞争是美国政府采购制度最基本的原则。不论是采用政府不经协商与报价最低、能满足政府需求的投标商签证合同的“密封投标”采购方式，还是政府与报价方进行协商，并就价格，技术能力及其他质量问题进行谈判的“协商采购”的采购方式，都是在自由市场进行公平竞争采购。竞争能使政府有效地利用商业竞争和金融刺激，从市场上买到最好的商品及服务。
4.美国政府采购制度的“申诉”制度，美国政府采购制度是建立在承诺基础上的。根据承诺，所有商家均有权根据政府的需求说明进行报价，有权要求政府依照所说的评判标准，排除一切不相关的干扰，根据其提议的优劣对其报价做出评判。美国采购制度允许未中标的报价方或签约人对政府不合理的行为提出申诉，并由仲裁机构听取其申诉并做出裁决。这种申诉制度有助于维护采购的公正、捍卫采购制度的透明，并且这种公正和透明都是建立在竞争和立法基础之上的。这种申诉制度还可以在很大程序上克服武断决议，大大减少政府在采购过程发生的决策性失误所造成的损失。
（二）英国的政府采购制度
英国是世界上最早实行政府采购制度的国家之一。英国政府采购政策是针对政府各部门及其机构提出的，同时也要求政府采购职责范围内的其他机构加以遵循。政府采购从决策程序上看，各政府部门的政府采购都实行自我决策，各部门可以根据本部门的需要进行采购。但各部门在采购决策中要受到两方面的制约：一是这些部门所有采购商品和服务都必须在财政部授权支出的范围之内；二是他们的所有支出都必须向议会负责。另外，采购的每个部门都有一名会计官员，主要负责公共财政秩序和法规，同时保证财政支出周全合理，各部门的支出受议会“全国帐户委员会”的监控。因此，英国的政府采购是在政府政策、预算控制、个人责任和议会监控前提下进行的。其基本内容由以下几方面组成：
1.政府采购的基本原则。英国政府部门和其他公共机构采购商品和服务都必须做到“物有所值”。“物有所值”就是所采购的物品总成本和质量上都必须能满足使用者的要求。在政府采购中“物有所值”主要是通过竞争来实现的。根据有关法律规定，政府各部门在进行采购时可以自行决定最符合合同要求的竞争形式，要以最合理的价格采购自己需要的商品和服务，公平竞争是政府采购的一条核心原则。
2.政府采购的基本方式。英国政府采购的基本方式有以下几种：（1）精心挑选供应商，要求他们以各自的生产产量、产品规格和生产执行情况进行竞争性投标；（2）对于以价格为主要因素又相对较容易些的合同，采取公开招标方式；（3）对较复杂的合同，采取协商和竞争招标相结合的方式；（4）对于极少数极为复杂的合同，采取竞争性的协商谈判方式；（5）对于极廉价的采购或极例外的特殊情况，采取单方面招标方式等。
3.政府采购的法律法规。英国的政府采购是建立在相应的法律法规基础上的。其内容大致包括：（1）一般合同与商业法律；（2）法定职责，如遵守国际条例等；（3）专门法律规定，如对行贿受贿或不公正合同条款的处理；（4）旨在消除国别歧视、增强欧洲单一市场内商品和服务自由流动的欧共体条约及规定；（5）世贸组织政府采购协议和其他国际协定等。这些法律法规为英国政府采购活动的规范化运行奠定了法律基础。
三、我国的政府采购制度
政府采购制度作为财政制度的组成部分，在西方国家已有二百多年的历史。由于我国政府采购工作起步较晚。因而还是一项全新事物。虽然这一工作现在已在我国各地蓬勃展开，但从我国各地开展的情况看，新问题却不少，主要表现在：一是由于政府采购的有关法规还未出台，各地的政府采购活动不甚规范，操作无序，政府采购的规章制度和管理体系尚不明确。目前，政府采购缺少一个可以遵循的全国性的规章制度。二是采购范围窄、规模小。现行的采购活动还只是局限在对货物类的采购，而且采购方式比较单一。三是现行的事业，行政会计制度和财务管理体制与政府采购的直接支付方式相矛盾，使节约资金在预算上体现不出来。四是政府采购管理的制约机制还不健全。所有这些问题的存在，都有碍于政府采购制度的顺利推行。发达国家政府采购制度经过200多年的探索与实践已建立了较完善的体系。因此，我们应大胆借鉴国外政府采购的理论与方法，发展和完善我国的政府采购制度，以促进我国科学规范的政府采购制度的建立。
1、尽快制定一套适合我国国情的完善的政府采购法律体系。实行政府采购制度的国家和地区，为了规范政府采购行为，健全政府采购运行机制，都制定了一系列有关政府采购的法规体系。而我国虽然存在大量的政府采购行为，却没有一部《政府采购法》。因此，应尽快制定《政府采购法》，使这项制度纳入法制化轨道。我国《政府采购法》应对政府采购原则、适应范围、门槛价、管理权限等及竞争性招标采购程序、质疑与投诉、履约管理等政策性和技术性问题明确规定。为建立既符合我国国情又能与国际惯例接轨的政府采购制度创造条件。
采购合同管理制度篇6
关键词：企业管理材料采购风险防范
企业在生产经营过程中离不开各种材料的采购工作。而材料采购并不是像一般家庭中那样，简单的拿钱买东西这么简单。对于企业而言，材料采购不仅是买东西，更关系企业的产品质量、企业的综合竞争实力的发挥等等方面。企业材料采购所涉及到的影响因素众多，要加强企业材料采购控制并不是一件易事。在材料采购过程中存在的问题和需要注意的方面也非常多。所以如何科学合理的管理材料采购这一环节对企业发展意义重大。
1.内部控制缺失在采购环节会引发的风险
1.1合同风险
首先是由于对于采购人员的监管不力，造成采购人员与材料供应商之间达成某种利益关系，采购人员为了一己私利而虚报材料价格，而企业又无法实现全方位立体式的监控管理，给予采购人员过多的自主采购权利，又对市场上所需材料价格等重要信息了解甚少，以至于给违法犯罪分子以可乘之机，用虚高的价格将企业资金据为己有。
其次是在合同订立过程中，条款细则订立得不够详细，对所需材料的规格、质量等要求不明，以至于造成让供货商恶意抬高材料价格，给企业造成严重经济损失。还有在材料采购之后的运输问题，许多企业不够重视，未能对运输方式、数量等做出明确规定，以至于在材料运输过程中与供应商发生分歧，造成运输费用攀升。另外还有对结算方面未能明确规定，以至于影响到最后的结算环节，这些问题同样会给企业造成成本上升。
第三是合同执行方面的执行力问题，许多企业对于采购合同不够重视，在合同签订之前未能对所需材料进行严格仔细的检验检查，在合同中又未能明确规定质量问题的权责归属，从而在材料出现问题之后，无法通过法律途径寻求理赔，让企业蒙受损失。
最后合同签订时的违规行为严重影响了采购合同的准确性和科学性，给企业遭受损失造成隐患。
1.2采购内控不力造成的风险
首先是在采购内部控制方面存在极大的不合理因素。其次是采购前提准备不足。再次是采购计划缺乏合理性。再次是在供货商的选择上面，缺乏科学合理的安排。最后是采购验收方面存在不合规的问题。
2.关于健全材料采购内部控制的措施建议
2.1建立严格的采购申请制度
采购申请是严格采购管理的第一步。物资采购申请要根据物资使用部门的实际使用情况和使用进度以及仓库保管部门的保管条件作为基础，然后向上级主管部门提出采购申请。采购申请要经由企业的采购负责人进行严格审批，对于采购数量特别巨大或者突发性采购项目等必须经由公司全体管理干部共同讨论其合理性。只有通过审批的采购申请才能够进行实际上的采购活动。
2.2加强市场信息收集分析
市场信息特别是材料市场的信息对于企业进行材料采购活动至关重要。企业要进行及时的市场信息收集整理及分析工作。要准确比对市场上现有的材料的各种信息。要对企业常用材料的信息建立专门管理，并且要定期对这些信息进行更新。对于企业所需材料的规格，企业要制定严格的标准体系。在市场信息收集分析部门，一方面，要准确掌握市场信息，另一方面还要提升采购人员的采购水平和业务素质，以便制定出最为合理科学的采购方案，最大限度的提升企业经济收益，降低采购成本。
2.3加强供应商考察评定
企业材料采购不是心血来潮，也不是看谁家的好就临时决定采购谁家的材料。企业进行材料采购必须建立供应商的档案信息，并且安排专门人员对这些企业的信息进行日常管理和信息更新。在供货商信息管理方面，不仅应该考察供货商的供货能力、资金周转情况、历史供货诚信状况、企业生产能力及产品质量等等。并且定期对收集到的供货商信息进行评估考核，对于不合格的供货商或者供货一个阶段时间产品质量出现问题的供货商，艰巨取消其供货资格，并在日常工作中积极发掘新的供货渠道，努力降低供货商方面所产生的采购成本。
2.4加强采购制度及合同控制管理
所谓采购制度，主要是针对材料采购各个环节进行细致控制，制定相应的规章制度。对于合同的控制管理，要遵循真实性、有效性、严密性等几个原则。从每一个细节入手，严格控制所采购的材料符合高质量、低价格的要求，同时还要对合同的合法性、公平性作出严格控制。
2.5加强部门间联合
企业采购，过去往往是由企业采购部门一个部门或者几个采购人员单独进行。但是采购回来的材料却是需要投入到企业生产环节的方方面面。所以新的采购制度应该加强企业内部各部门之间的联系。对于采购材料的品质、数量、规格等，都需要获得企业内部各个部门的认可和通过。所以，新的采购制度应该加强部门联合作业，加强对材料质量方面的筛选。这样才能更加准确的掌握企业材料采购的信息及需求。发挥出联合作业的优势。
2.6加强采购物资入库审查制度
当所采购的物资顺利运送到公司之后，采购部门要第一时间通知仓库管理部门，仓库管理人员要严格按照验收制度对材料进行验收，要核对申请材料、采购合同，防止采购过程中的舞弊行为。在验收过程中要有验收人员独立审批，要严格的对材料数量、规格、质量等进行全面验收。并且在验收完成之后入库之前向上级管理部门提交货物验收报告，以便日后核算。在验收数量特别巨大的货物和特殊物品时，要开具一式两份的入库证明，交由财务部门和采购部门分别保管。
2.7合理制定限价政策
采购过程中，可能会因为采购人员出于私利考虑而虚报材料价格等情况，有时候就算企业努力掌握市场信息，也不可能面面俱到。所以企业应该根据历史采购记录，对常用材料进行分析，制定出一个最高采购限价。对于超出这一价格的报价，要专门进行调查分析，这样就能很大程度上避免采购人员违规操作，为企业挽回可能产生的经济损失。
3.结束语
企业采购是一门学问，材料采购的方方面面都需要进行严格把关，企业想要最大限度的降低采购风险就必须制定出一整套严密的内控制度和采购制度。虽然我们目前在企业采购方面存在的问题还很多，但是相信通过全行业的共同努力和企业领导者的重视，必然能够将我国企业采购方面的水平提升到一个新的层次，帮助企业有效降低采购风险，实现企业利益最大化。
参考文献：
[1]樊城.民营企业物资采购风险及其内控制度建设[J].商场现代化.2009.08.
采购合同管理制度篇7
【关键词】企业价值链采购成本成本控制
一 引言
当前，企业间的竞争越来越激烈，竞争也渗透到了企业管理的各个层面，作为企业采购成本管理也摆到了企业管理的核心位置，企业成本控制的成效直接决定了企业在市场上的竞争优势。全球采购和供应专家汤晓华曾经讲过：中国企业不可能等待原材料价格回归平衡，更不可能期望金融退出投机，更务实的做法就是想办法削减成本。因此要提高企业产品的市场竞争力，就必须加强企业的成本管理，企业成本控制的重点和源头也必须从采购成本开始。据相关报道，飞利浦和德力电器的财务数据显示：1%的采购成本下降，使两家公司的利润分别增加了7.5%和16.5%。采购成本占总成本的比率越大，降低采购成本对利润的贡献就越大。因此采购部门不仅仅是发生成本的部们，更是企业利润来源的中心，做好采购成本控制对企业意义重大。
二 企业采购成本的构成
采购成本是指企业经营管理过程中因采购物品所发生的费用，包括物品成本、采购管理成本、储存成本三大组成部分，其计算方式为：
采购成本=物品成本+采购管理成本+储存成本
物品成本=物品单价×数量+运输费+相关关税及手续费
采购管理成本=人力成本+办公费+信息传递费
储存成本=仓库保管费用+存货损坏费用+其他费用
但采购成本是一个综合性指标，除了这些可以量化的数据指标外，还包括与供应商的合作关系、订货合同是否合适、物资采购的人员配置是否合理等非量化因素。因此从企业价值链管理角度合理确定企业物资采购的相关成本就显得尤为重要。
三 从企业价值链角度看企业采购成本
价值链是由哈佛大学商学院教授迈克尔・波特1985首先提出的。价值链管理是对企业价值链的计划、协调、分析和控制，使企业各个环节的工作形成相互关联的整体，真正按照“链”的特征实施企业的业务流程，使其相互关联，同时又具有处理资金流、物流和信息流的自组织和自适应能力。
将价值链应用到企业的采购成本控制，主要包括以下几部分：
1．正确树立企业采购成本管理的整体效益理念
长期以来，一些企业采购成本管理的指导思想就是最大限度地减少支出，片面追求采购成本降低而忽略提高物资质量、保证供货时间，虽然节省了采购成本开支，但因采购物资质量缺陷或者缺货而造成待料停工损失甚至商誉损失，反而得不偿失。因此要求我们在进行企业采购成本控制时不仅要注重降低企业整体支出，更要树立企业成本管理的整体效益理念，同时在企业采购生产过程中执行质量成本管理。质量成本指的是企业为保证和提高产品质量而支出的一切费用，以及未达到既定质量水平而造成的一切损失之和。坚持质量成本理念，可以使我们在进行企业采购成本控制是不局限于降低企业采购成本支出，而是从全局战略角度出发从整体上提升企业核心竞争力。
2．重视企业成本管理的早期策划
我们总认为成本靠的是控制，事实上成本更多的靠的是早期的策划，不管是新产品还是现有产品，在设计之前就事先制定出目标成本，而这一目标成本将成为产品从设计到推向市场的各阶段所有成本确定的基础。采购成本作为企业成本管理的核心部分，事前的策划同样重要。
早期成本策划人员在编制构成企业成本的每一项支出时，不仅要顾全企业整体成本支出状况，更需要遵循企业的整体价值链管理，即把指定成本的项目范围拓展开来，追溯到上游可以包括供应商的选择和合作关系的建立，以及各种采购合同的签订等都需要纳入企业事前的策划管理之中，下游也需要涵盖采购之后的生产、加工、销售各道工序，使企业的采购成本控制延伸至最终消费者。而建立这样一种动态成本管理体系，不断推动包括产品设计人员、物资采购人员、产品内外部供应商之间、负责产品不同方面的不同部门之间的谈判和相互协作之后，企业的整体成本包括物资采购成本才会降低，企业的成本管理才会取得经济效果。
3．加强供应商管理
供应商管理就是通过对伙伴关系的维护与加强，使供需双方进一步发展成战略性合作伙伴关系，产生新的生产能力，提升供应环节价值增值的过程。供应商管理是采购工作中一项非常重要的环节，在进行企业采购成本控制与管理时，必须根据不同供应商的具体特征和在企业采购中的地位对供应商进行合理分类，以制定不同类型的供应商评估策略。从供应商提品的特点以及企业对特定产品的采购需要，可以把供应商分为不同类型，如长期战略合作型和交易型供应型两类。也可以根据企业采购产品的差别，区分原材料类供应商、设备备件和辅助材料类供应商等。进而通过对不同供应商采取的差别政策，不断改善和优化供购关系，降低企业全面采购成本。
在确定企业供应商管理政策时，首先必须考虑供应商的数量问题。是寻求独家采购进而形成长期合作关系，还是实行多家采购策略。这不仅取决于企业所采购产品的类型，更与企业长期生产规划相关。独家采购产品质量稳定，订购费用较低，并易于获得其他优惠条件；但同时由于无法与其他企业和供应商进行比较，易于失去产品质量、价格更有利的供应来源，而且采购的机动性小，容易养成对供应商的长期依赖关系。而当企业采购数量较大、但一时又难以确定最合适的供应商时，可先采取多家采购方式，通过实践经验的比较，选择最优供应商。这里有一点注意，独家采购和多家采购的策略并不是一成不变的，供应商的开发与管理应该是动态的，在企业采购过程中必须根据企业需要和市场以及经历环境的变化适时改变采购策略，从而达到企业采购成本的最低化。
其次，在企业已经建立的固定的采购关系之后，必须不断加强与供应商的沟通与交流。通过加强与供应商的沟通与交流，采用恰当的协同管理方式，不断维护、改进、发展与供应商的关系，实现信息共享、资源共管、风险共担和利益共享的合作交流机制，以降低企业采购活动的总成本。同时实施有效的产品质量控制管理，不断优化整体供应商的结构和供应配套体系。实现采购部门与供应商的双赢局面。
4．采购合同管理
企业合同管理是市场经济条件下管理的一种重要方法，是经济手段法律化的形式之一。合同管理不仅关系到企业的质量和效益，而且关系到企业的信誉。加强企业合同管理，提高企业的经济效益，已经成为当前市场经济条件下提高企业经济效益的有效途径之一。研究调查表明，企业对合同管理并没有给予充分重视，尤其是企业的采购阶段。首先，原材料结算是采购合同执行中的一个重要环节，也是供需双方履行合同规定的要约和承诺的最终体现。采购结算价格是构成企业采购成本的重要因素，采购结算对于合同的履行起着审查和监督的作用，而企业利润最终在结算中完成。其次，合同条款与企业采购成本更是直接相关，如合同价格、运输方式、结算方式、违约责任及合同争议的解决方式等，这些都直接或间接构成企业的采购成本。
为了有效降低企业采购成本，必须对企业的合同管理给予高度重视，通过高效的合同管理提高企业经营效率。大型集团公司可以发挥企业整合优势，统一合同文本以规范合同流程。同时在原有合同的基础上根据各子公司的具体情况规范地方合同文本，统一合同条款、统一价格、统一指标要求，统一考核条款；规范票据传递和结算管理办法以及合同传递管理办法。其次，密切关注产品市场信息和公司采购信息，对于采购过程中双方争议较大的发出、流入数量和质量进行定期检测并及时与市场上其他相似产品进行比较，建立与供应厂商的定期交流沟通机制，以及时解决问题并协商更改合同条款，降低企业因以供方检验标准为准而引起的潜在损失，降低企业采购成本，维护企业权益。
5．采购人员的配置以及生产、销售的反馈
采购合同管理制度篇8
「正文
我国经济体制改革的目标，是建立社会主义市场经济体制。社会主义市场经济，要求建立和完善政府的宏观调控体系。而财政正是重要的宏观调控手段。在建立市场经济的过程中，随着政府职能的转换及公共财政管理体制的建立，过去不太被重视的财政支出结构将进一步得到调整，财政支出的比重将会不断提高，数额不断扩大。而建立政府采购制度，规范政府采购行为，加强对财政支出的管理，正是建立和完善政府的宏观调控体系的重要内容。
一、政府采购制度的基本特征
政府采购也称公共采购，是指各级政府及其所属机构为了开展日常政务活动或为公众提供公共服务的需要，在财政的监督下，以法定的方式、方法和程序，对货物、工程或服务的购买。政府采购不仅是指具体的采购过程，而且是采购政策、采购程序、采购过程及采购管理的总称，是一种对公共采购管理的制度。
政府采购制度最早形成于18世纪末的西方自由资本主义国家，其主要特点就是对政府采购形为进行法制化的管理。我们现在所说的政府采购制度，从根本上说是现代市场经济发展的产物。在现代市场经济阶段，市场经济国家认识到市场不是万能的，它本身存在着缺陷。为了弥补市场缺陷，政府广泛运用经济手段和法律手段干预国民经济活动，其方式之一就是通过扩大政府财政支出举办公共事业，为经济的发展创造条件。由于政府采购规模的迅速扩大及对社会经济产生的广泛影响，很多国家都成立了专门的机构或通过专门的法律，以确定政府采购管理的重要地位。
与私人采购相比，政府采购具有以下明显的特征：（1）政府采购资金来源是公共资金。这些资金的最终来源为纳税人的税收和政府公共服务收费。（2）政府采购的目的主要是实现政府目的。（3）政府采购的主体是依靠国家财政资金运作的政府机关、事业单位和社会团体、公共事业等，（4）政府采购为非商业性采购，它不是以盈利为目标，也不是为卖而买，而是通过买为政府部门提供消费品或向社会提供公共利益。（5）采购范围广，规模大。（6）采购过程要求能够较充分地体现公平、公正、公开的原则，（7）采购制度一般是围绕政府意图而制定的，具有较强的政策性。
二、政府采购制度的国际比较
（一）美国的政府采购制度
美国政府采购制度是美国国家预算中公共支出管理的重要手段。政府部门的大多数开支都要通过政府采购的方式进行。政府采购的办法和规定也多以法律的形式确定下来，使政府采购制度能在公共预算管理中发挥重要作用，同时也保证了政府公共预算支出的高效、透明。美国政府采购制度的基本特征可归纳为以下几方面：
1.政府采购的基本制度比较规范。政府部门的公共支出基本上都要按照政府采购的形式进行，政府采购制度形成了一套完整的体系。美国的政府采购过程由三个阶段组成（1）确定采购需求（2）签订采购合同（3）管理、执行采购合同。在具体的采购方式上分为小额采购和大额采购两种类型。一般情况下，如果采购金额在2500—25000美元之间，实行小额采购，金额超过25000美元的采购，实行大额采购。政府机构购买力的大小或所得拨款的多少取决于一年一度的财政预算，而预算过程既涉及美国政府的行政机构，又涉及美国政府的立法机构。因此，整个采购过程和各种采购行为都有一定的法律规范和比较切合实际的操作方式。
2.政府采购制度建立在法制基础上，有明确的法律规定。美国政府在实施采购制度满足自身要求的同时，也通过法律、法规来约束自己的采购行为。美国早在1761年就颁布了《联邦采购法》，而与政府采购相关的法律法规还有4000多个。从本质上说，法制程序体现的是民主精神，其目的是为了保证并兼顾各方利益，尽量满足全体公民及纳税人的要求，这些法律程序使政府采购制度能够帮助各级政府快捷、有效地采购自己所需的商品或服务，并且维护了采购的信誉，保持了采购制度的透明，同时保证了政府实现其社会和经济目的。
3.公平竞争是美国政府采购制度最基本的原则。不论是采用政府不经协商与报价最低、能满足政府需求的投标商签证合同的“密封投标”采购方式，还是政府与报价方进行协商，并就价格，技术能力及其他质量问题进行谈判的“协商采购”的采购方式，都是在自由市场进行公平竞争采购。竞争能使政府有效地利用商业竞争和金融刺激，从市场上买到最好的商品及服务。
4.美国政府采购制度的“申诉”制度，美国政府采购制度是建立在承诺基础上的。根据承诺，所有商家均有权根据政府的需求说明进行报价，有权要求政府依照所说的评判标准，排除一切不相关的干扰，根据其提议的优劣对其报价做出评判。美国采购制度允许未中标的报价方或签约人对政府不合理的行为提出申诉，并由仲裁机构听取其申诉并做出裁决。这种申诉制度有助于维护采购的公正、捍卫采购制度的透明，并且这种公正和透明都是建立在竞争和立法基础之上的。这种申诉制度还可以在很大程序上克服武断决议，大大减少政府在采购过程发生的决策性失误所造成的损失。
（二）英国的政府采购制度
英国是世界上最早实行政府采购制度的国家之一。英国政府采购政策是针对政府各部门及其机构提出的，同时也要求政府采购职责范围内的其他机构加以遵循。政府采购从决策程序上看，各政府部门的政府采购都实行自我决策，各部门可以根据本部门的需要进行采购。但各部门在采购决策中要受到两方面的制约：一是这些部门所有采购商品和服务都必须在财政部授权支出的范围之内；二是他们的所有支出都必须向议会负责。另外，采购的每个部门都有一名会计官员，主要负责公共财政秩序和法规，同时保证财政支出周全合理，各部门的支出受议会“全国帐户委员会”的监控。因此，英国的政府采购是在政府政策、预算控制、个人责任和议会监控前提下进行的。其基本内容由以下几方面组成：
1.政府采购的基本原则。英国政府部门和其他公共机构采购商品和服务都必须做到“物有所值”。“物有所值”就是所采购的物品总成本和质量上都必须能满足使用者的要求。在政府采购中“物有所值”主要是通过竞争来实现的。根据有关法律规定，政府各部门在进行采购时可以自行决定最符合合同要求的竞争形式，要以最合理的价格采购自己需要的商品和服务，公平竞争是政府采购的一条核心原则。
2.政府采购的基本方式。英国政府采购的基本方式有以下几种：（1）精心挑选供应商，要求他们以各自的生产产量、产品规格和生产执行情况进行竞争性投标；（2）对于以价格为主要因素又相对较容易些的合同，采取公开招标方式；（3）对较复杂的合同，采取协商和竞争招标相结合的方式；（4）对于极少数极为复杂的合同，采取竞争性的协商谈判方式；（5）对于极廉价的采购或极例外的特殊情况，采取单方面招标方式等。
3.政府采购的法律法规。英国的政府采购是建立在相应的法律法规基础上的。其内容大致包括：（1）一般合同与商业法律；（2）法定职责，如遵守国际条例等；（3）专门法律规定，如对行贿受贿或不公正合同条款的处理；（4）旨在消除国别歧视、增强欧洲单一市场内商品和服务自由流动的欧共体条约及规定；（5）世贸组织政府采购协议和其他国际协定等。这些法律法规为英国政府采购活动的规范化运行奠定了法律基础。
三、我国的政府采购制度
政府采购制度作为财政制度的组成部分，在西方国家已有二百多年的历史。由于我国政府采购工作起步较晚。因而还是一项全新事物。虽然这一工作现在已在我国各地蓬勃展开，但从我国各地开展的情况看，新问题却不少，主要表现在：一是由于政府采购的有关法规还未出台，各地的政府采购活动不甚规范，操作无序，政府采购的规章制度和管理体系尚不明确。目前，政府采购缺少一个可以遵循的全国性的规章制度。二是采购范围窄、规模小。现行的采购活动还只是局限在对货物类的采购，而且采购方式比较单一。三是现行的事业，行政会计制度和财务管理体制与政府采购的直接支付方式相矛盾，使节约资金在预算上体现不出来。四是政府采购管理的制约机制还不健全。所有这些问题的存在，都有碍于政府采购制度的顺利推行。发达国家政府采购制度经过200多年的探索与实践已建立了较完善的体系。因此，我们应大胆借鉴国外政府采购的理论与方法，发展和完善我国的政府采购制度，以促进我国科学规范的政府采购制度的建立。
1、尽快制定一套适合我国国情的完善的政府采购法律体系。实行政府采购制度的国家和地区，为了规范政府采购行为，健全政府采购运行机制，都制定了一系列有关政府采购的法规体系。而我国虽然存在大量的政府采购行为，却没有一部《政府采购法》。因此，应尽快制定《政府采购法》，使这项制度纳入法制化轨道。我国《政府采购法》应对政府采购原则、适应范围、门槛价、管理权限等及竞争性招标采购程序、质疑与投诉、履约管理等政策性和技术性问题明确规定。为建立既符合我国国情又能与国际惯例接轨的政府采购制度创造条件。
2、建立明确的政府采购管理体制和政府采购主管机构。目前，各国实行政府采购组织管理的统一模式多为集中采购制。同时为了加强对政府采购的管理，都在财政部门内明确一个主管机构，如英国财政部政府采购局就是负责政府采购工作的主管机构。其职能大致包括：制定采购法规，对政府采购市场进行协调和管理、采购统计、采购分析和评估、审计监督等内容。目前我国的政府采购基本上是由机关事务管理局及各个部门自行进行，致使大量资金的浪费和效率的低下。因此，借鉴国际惯例，实行政府采购的集中管理是非常必要的。
采购合同管理制度篇9
一、关于工程材料的内控管理与审计
监督公路建设是资金密集型行业，在工程施工中，直接材料费占项目总成本的百分之七十左右，因此，对材料管理和监督是提高工程综合管理水平，实现经济效益目标的根本保证。1）材料采购计划。材料需用量计划一般是由工程项目的技术人员进行编制，编制好的材料用量计划是物资部门确定经济采购量和编制材料采购计划的主要依据，物资部门应严格按照采购计划进行招投标，确定购货点，继而签订材料采购合同。项目管理人员应审查采购计划的科学性、合理性、可行性，有无盲目采购、重复采购的行为，还要按照单位预算、施工图纸、实际需要及市场供求等情况，严格审查材料采购计划，审计内容主要是对采购数量与价格的审核，挤掉其中的“水分”，避免不合理的采购行为造成材料积压和资金浪费。2）材料合同管理。工程材料采购必须签订正式的合同，以合同的形式来约束和规范采购行为，以防范采购风险，避免经济纠纷。一方面，要注重对合同本身的审查，即查看合同的条款是否合法、完备、有效。合同中应明确材料的规格、型号、数量、单价、金额等有关事项；若不能确定施工期间具体的用料数量，应明确材料单价，并在合同中有所注明。合同的内容是否达到双方均衡受益，有无损害需求方利益的条款。如果存在这些现象，就应考虑进行延伸审计，查明原因，看是否有人情交易、权钱交易等其他的情况存在。3）价格与质量。这是工程材料采购管理监督中的核心工作。在价格方面，管理人员应通过电脑查询、市场调研、成本分析、专家咨询等方法审查申报价与市场公允价是否一致，有无高估虚报的问题；同时，要对与工程材料采购相关的诸多因素包括质量保证、采购费用、运送费用及库存费用等一并进行审查，综合考虑采购价格的合理性。4）材料票据管理。管理人员应对购货发票、运费单据、入库单等结算票据进行审核监督，审查票据是否合规合法，有无为逃避税收，以材料收据作为正式发票直接入账的现象发生；材料合同单位和财务回票单位是否相符；入库单所记录的采购物资的品种、规格、型号、数量、单价、金额等事项是否填具齐全、数字准确，同时入库单必须具有主管领导、采购员、库管等人员的签字印章。5）内控制度建设。采购活动具有直面各种风险，对工程成本影响敏感而且影响金额较大的特殊性。施工企业应在采购环节建立相关管理制度，包括：a.内部牵制制度。对采购活动不相容职务要实行相互分离，包括授权批准采购申请、采购计划编制、入库验收、入库记录、材料库管等。为不同职务设置岗位、明确职责权限、形成相互制衡机制。b.采购审批权限制度。采购主管必须在授权范围内行使职权和承担责任，采购人员必须在授权批准范围内办理采购业务；对采购报价、合同签订、采购执行等关键的采购活动必须经批准后方可实施，超出采购权限范围的业务必须得到主管以上管理人员的审批，严禁未经有效批准的采购业务发生。c.采购人员工作制度。为规范采购人员在工作中的行为，维护企业的合法利益，企业必须制定采购员守则，规定在采购活动中遵守职业道德、诚信敬业，以减少人为欺诈的可能性。d.采购档案管理制度。分门别类建立供货商资料档案，全面掌握供货商情况，以便对供货商进行相关资质考评；建立工程材料市场价格资料档案，组织价格评价体系；建立采购合同档案资料，加强采购合同日常管理，为企业执行合同，严格履约提供保障。6）建立项目内部审计系统。内部审计作为工程项目内部一个独立的监管体系，以客观、公正的方法评价项目采购、施工、经营、财务等各个方面的经济活动，同时促使单位建立完善的采购活动的内部控制制度，对于防止、及时发现和纠正采购过程中的各种错弊现象及不法行为起到极其重要的防范作用。因此，应注重单位的内部审计制度的健全性和有效性；是否具有专兼职内审人员；要求内审制度的贯彻实施，有助于企业依法依章管理采购活动，满足监管要求，控制风险，提高管理水平；能够降价各项采购成本，使企业采购活动进一步按规范化、有序化运行，保证采购目标的实现，提高企业的经济效益。
二、关于工程内部管理与成本控制
（一）内部定额、预算分解及成本计划企业自身应建立内部价格体系和内部劳动定额。为了工程能够顺利中标，多数单位采用低价中标的方式，这就要求不能完全照抄照搬预算定额内容，因为定额中预算人、材、机资源同实际人、材、机资源不同，而且预算工程量的计算规则同实际材料需用量的计算规则不同，这就形成了投标预算。工程中标后，应再按照合同价格进行预算分解，在此基础上按内部价格体系及劳动定额、市场价格、自身实际情况对分部、分项工程的人、机、材等进行内部预算分解，并根据工程特点和施工组织设计，编制人工、材料、机械的成本计划，下放到劳资、物资、机械部门和施工单位，作为成本控制的依据。
（二）财务成本核算强化成本结算滞后及成本互相调剂等问题的监督检查。审计人员应审查是否遵照权责发生制的原则进行成本费用核算，并要求被审单位从完善内控制度入手，明确各部门责任，强调统计员、材料员、机管员紧密配合财务管理工作，加强信息资料传递的及时性，形成链式管理，使各项成本费用能够有效地归集，保证施工进度与财务核算同步进行，致使会计账簿能够完整、及时、准确地反映工程的经济状况。
（三）往来账款管理往来账款不实的问题产生原因主要存在于以下方面：1）由于记账依据不充分，在与对方单位核对存在差异；2）信息资料传递不及时，应付款项不完整，与实际情况不符；3）对方单位故意压价拒付，本方又不便于使用法律程序解决，如兄弟单位，造成应收款项不落实；4）历史原因造成，对方单位已不存在，无从查找债务人或由于其他内部管理问题造成呆账、死账；5）工程超支（亏损）无法下账，形成长期的“应收工程款”科目，实际无法收回；6）工程有盈余或因经济指标已完成，抱着“以丰补歉”的思想，不多报利润，留作备用，形成长期的“应付工程款”科目，实际不需支付。
采购合同管理制度篇10
关键词:采购;风险;控制
控制采购风险,减少采购环节的差错和舞弊,是企业降低成本,确保产品质量,全面提升企业核心竞争力的关键。根据《企业内部控制规范》规定,企业在采购业务中至少应重点关注两类风险:一是缺乏科学合理的采购计划,可能导致企业停产;二是采购环节出现舞弊,可能导致采购项目质次价高。要想有效防范以上风险的发生,企业必须全面梳理采购流程,确定关键控制点,着重把握好采购业务的六大环节:
一、计划管理环节
采购计划是企业组织采购的重要依据,也是确保企业生产经营正常运营的基础。一个企业,如果缺乏科学合理的采购计划,可能导致企业停产待料。
一是建立全面预算管理制度,根据全面预算管理的要求,结合合理库存、生产消耗等情况科学制定采购计划,采购计划要明确采购的项目、规格、数量、质量、用途等主要内容;二是建立采购计划的申请、审核、审批制度,明确不同级别、不同部门的授权范围及审批权限;三是企业的采购行为必须依据审批通过的计划执行,严禁无计划、超计划或超库存采购等失控现象的发生。
二、不相容职务管理环节
企业应建立采购业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购业务的不相容职务相互分离、制约和监督。关键岗位要定期实行岗位轮换。
一是采购申请部门、采购计划审批部门要与采购执行部门分离;二是采购人不能同时担任验收入、相关会计记录人;三是询价与确定供应商岗位应分离;四是采购合同的订立与审核岗位应分离;五是付款审批人、执行人不能同时办理寻求供应商和询价业务;六是付款申请、审批与执行岗位应分离。
三、合格供应商管理环节
企业应建立合格供应商认定制度,并对合格供应商建立完整、真实、可控的数据库档案(包括资质资料、经营状况、考察情况、审核意见以及相关业绩等内容),对供应商应实行对口、分级、动态管理。
一是合格供应商的数量,应根据企业生产需要及采购计划量合理确定,并保持相对稳定,同时应尽量避免企业内多头对同一供应商;二是企业要充分利用eRp信息管理平台,实现合格供应商信息数据的统一和共享;三是对合格供应商,企业要建立评价制度,实行优胜劣汰,动态、分级管理;四是对于优秀供应商,企业可制定相关的优惠政策,并与其建立长期的合作伙伴关系,稳定供货主渠道,确保生产平稳运行。
四、招投标管理环节
《企业内部控制应用指引》规定:大宗采购应当采用招标方式,规定最高限价,实行比价采购。
一是成立由管理层以及来自请购、采购、生产、财务、内部审计、法律、纪委等部门人员组成的采购价格委员会,明确采购价格的形成机制;二是大宗商品的采购必须采取招投标方式,来确定供货单位、供货价格及数量等内容;三是制定物资采购招投标的相关制度及操作流程,包括:招标预备会的主要内容-入围供应商的选择-评标办法的确定-投标文件的要求-中标单位的确定及公示-采购合同的签订要求等内容;四是对单价高、数量多的物资采购,企业要建立严格的比价比质制度,做好性价比分析。
五、买入合同管理环节
买入合同是企业经济往来过程中,用以明确合同双方权利和义务,确保合同有效履行,防范采购纠纷的重要依据。对于企业采购合同管理来说,至少应当防范下列风险:一是未签订合同或合同内容存在重大疏漏,可能导致企业合法权益受到侵害,经济利益受损;二是合同履行不力,可能导致经济纠纷或法律诉讼,损害企业的信誉好形象。
企业必须建立合同管理制度,明确合同签署与履行过程中的主要风险点,例如:合同主体资格、合同订立依据、合同主要条款等关键控制点,采取相应措施,实施有效控制。
一是企业对外发生的重要经济行为,均应签订相关合同,尤其是物资采购行为,合同一经签署,不得随意变更;企业在订立合同时,严格按照《合同法》要求,切实做到条款内容完整,表述严谨准确,相关手续齐备,避免出现重大疏漏;二是建立合同审核、内部会签制度及合同退改重审制度,企业要充分发挥内审部门、法律事务部门的作用,对重大合同的合法性、严密性、可行性、程序性及经济性进行审核;三是建立合同纠纷处理制度,在买入合同履行过程中发生纠纷,企业应根据《合同法》、《民事诉讼法》等法律规定解决;四是建立重大合同披露及评估制度,尤其是上市公司,对于企业重大买入合同的主要供应商情况、价格形成机制、合同的签订、履行情况、纠纷及诉讼等情况,应予以披露。
六、验收付款管理环节
我国《企业内部控制规范》规定,企业应建立严格的采购验收制度,由独立的验收部门或指定专人,对所采购物资的品种、规格、数量、质量等内容进行验收,认真与经批准的订单、合同等文件核对后,出具验收报告,计量报告和验收证明,办理相关结算手续。