固定资产电子档案篇1
一、固定资产投资项目档案管理中存在的问题
1.档案不能完整、准确地反映固定资产投资项目建设过程的全貌。不论是业主单位，还是项目参建单位，往往偏重建设项目的进度、质量，没有真正树立起档案意识，导致项目建设中形成的文件材料收集不齐全、不准确，到工程竣工验收时无法保证归档文件材料的质量，严重影响了档案的质量，在管理上没有提供有力的组织保证。
2.责任制落实不到位。一些单位建设项目档案工作发展很不平衡，机构是临时性的，项目完成后，机构撤销，人员解散，没有把固定资产投资项目档案管理工作纳入项目管理中，没有建立起领导责任制。
3.职责不明、沟通不畅，有脱节现象。基建部门把归档工作单纯地看成是档案部门的事，认为立卷工作应由档案部门来完成。一些项目工程新人多，经验不足，对固定资产投资项目档案工作不熟悉。由于在工作中未明确兼职档案人员对建设项目档案的职责，致使兼职档案人员档案业务素质不能适应需要，只懂项目业务不懂档案业务，而专职档案人员只懂档案业务不懂工程项目管理，缺乏指导力度。
4.档案信息化管理明显滞后。固定资产投资项目档案管理仍处于低级状态，各单位对电子文件归档没有明确规定。因此，对固定资产投资项目档案信息化管理方面的要求滞后于对其他工作的管理要求。
二、加强固定资产投资项目档案管理的对策
固定资产投资项目得到各建设单位的广泛关注，加强项目档案管理工作已成为档案部门的重要工作。笔者认为，要解决当前固定资产投资项目档案管理工作中存在的共性问题，应从以下几方面入手。
1.加强固定资产投资项目档案过程管理，不断提高档案意识。要采取多形式、多样化、多渠道的方法加大档案工作宣传力度。只有将项目开工、过程控制到竣工全过程均纳入档案管理范畴，才能使固定资产投资项目档案管理工作步入正轨。
2.建立健全固定资产投资项目档案工作领导责任制。要把档案工作列入领导的议事日程，纳入工程项目计划，纳入领导经济目标管理考评，实行动态管理，并对责任制的落实情况进行监督、检查。同时项目档案管理的各个环节要有领导和专人负责，建立健全各项规章制度，做到有法可依、有章可循。
3.理顺固定资产投资项目档案管理机制，强化档案管理部门的职能。首先，要将档案管理部门的负责人列入各建设项目领导小组；其次，坚持固定资产投资项目档案管理工作与项目建设同步进行，明确管理职责，并对档案工作进行监督、检查和指导；再次，要把固定资产投资项目档案管理纳入档案管理目标并与个人岗位挂钩。
4.对固定资产投资项目档案管理人员进行合理配置并加强在职培训，提高档案人员的业务素质。固定资产投资项目档案工作是一项专业性非常强的工作，应注意培养既懂项目业务，又懂档案业务的人员，并保持人员相对稳定。档案部门要定期选派档案人员参加建设项目档案管理培训，不断提高自身业务素质，加强对建设项目兼职档案人员的指导。
5.充实与完善固定资产投资项目档案信息化管理。为了更好地为建设项目档案管理服务，为今后档案信息资源共享打下基础，各单位在制定档案管理制度时应增加档案信息管理内容，凡是通过计算机系统形成的项目档案，在移交纸质档案的同时，必须提交相应的电子文件。
固定资产电子档案篇2
关键词：房屋；管理员；电子档案；档案管理
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：
引言：随着城镇化进程的加速发展，城市建设规模的不断扩大，道路、市政配套、房屋建设较之前有了巨大变化。住宅及商业用地不断推出，商品房及商业办公用房的建设工作已经成为城镇化发展的主要表现。在此建设过程中，房地产企业作为投资建设的业主方，有着重要的地位。房地产企业作为业主方，在工程竣工后交付使用前，有两大验收需要通过，一是工程实体验收，二是工程档案验收。由此可见，工程档案与工程实体同等重要，两者密不可分。房地产企业作为一个企业来说，不单单只有工程档案，在运行过程中还会形成行政档案、人事档案、成本档案、营销档案、财务档案等。本文以项目公司为例，就如何做好这些专业档案的管理工作来进行探讨。
1、房地产企业项目公司档案管理现状
1.1制度执行力度不够，领导重视不够，各部门档案未能集中统一管理。集团档案管理制度下发已经较长时间，制度培训也已开展几次，但仅凭档案管理员个人能力，无法完成集中统一管理，公司领导对档案管理工作没有切实的重视，对集中统一管理没有要求，对一些财务档案、人事档案等属于公司层面的保密资料的考虑，致使各部门档案没有集中统一管理。其实说白了，就是专职档案管理员，只有责任，没有权利。公司赋予专职档案管理员有对接集团及外部相关单位一切检查及制度执行的责任，但对下，却没有管理各部门兼职档案管理员的权利，致使制度执行不下去。
1.2由于办公条件的限制，要实现档案的集中统一管理难度较大。档案室过小，办公地点不固定。往往很多项目公司，办公地点根据项目地点来定，无法长期固定在一个办公场所，经常搬迁，导致档案资料在搬迁过程中部份丢失或不同程度的损毁。因办公环境限制，公司无法给专职档案管理员较大的档案室，档案室面积较小，无法容纳公司所有专业档案的入库保管工作。分配给各部门仅是较小的一个个的档案室，各部门自行保管部门档案。
1.3兼职档案管理员专业知识不够，人员变动较频繁。兼职档案管理员往往不只负责本部门档案业务工作，都还有一份主要的本职工作，档案收集整理仅作为副业，招聘时也未注明需有档案管理业务知识。因仅是兼职的档案管理员，主管工作并不在此，故工作变动机率较大，移交工作较频繁，导致移交不细致，有档案遗漏现象。
1.4资料繁多，归档不及时，尤其工程施工过程资料。房地产企业档案，包含工程档案、行政档案、人事档案、财务档案、成本档案、营销档案等，这些档案分别由责任部门负责收集整理归档，经办部门由于考虑到资料的后续利用问题，往往不会移交到专职档案管理员处保存。施工过程中形成的施工资料，往往是现场施工完成后补，等工程竣工后才能完整移交。
1.5电子档案归档工作较差。目前来讲，大家对电子档案的归档意识不强，电子档案都放在经办人电脑里，兼职档案管理员对电子档案的内容及数量并不清楚，造成收集不及时，不完善，从而导致公司电子档案归档工作的严重缺失。更有一些对电子文件随意进行增加、删除、修改等操作，不把电子文件作为档案来源对待，因而是原始的电子稿件面目全非，影响电子档案的保存价值。
2、就目前档案管理的现状，解决办法
2.1加强制度学习，严格贯彻落实制度要求集中统一管理。确定档案收集整理归档的统一标准，建立公司档案管理制度，组织全体员工，认真学习档案管理制度，加大各部门负责人对部门档案归档的重视程度，从上而下的引导大家严格按制度执行。建立奖惩措施，对档案整理较好移交及时的个人予以奖励，对未按照规定整理移交的予以处罚。
2.2克服办公地点不固定的弊端，搬迁过程中切实做好档案的打包装箱工作；搬迁后及时拆箱整理。不定期对各部门档案归档工作进行检查，督促及时整改，对各部门档案室进行定期检查，对档案整理不规范情况进行整改复查，对档案库房里设备不合要求情况进行整改。每年定期对各部门档案室档案归档情况进行统计，切实掌握各部门档案状况。
2.3定期组织兼职档案管理员进行档案管理制度培训，加强业务知识学习。公司定期组织兼职档案管理员进行集中培训学习，相互沟通，对资料收集过程中产生的问题进行集中解答。尽量保持兼职档案管理员的稳定性，兼职档案管理员离职需专职档案管理员签字认可，所保管档案资料需全部移交专职档案管理员方可离职。
2.4针对各专业档案内容繁多，归档不及时现象，制定统一的标准，明确归档的时间节点和归档范围。公司专门设置兼职档案管理员，负责各部门归档资料的收集整理工作，对经办人员进行催收，及时整理归档入库。施工过程中的资料，需由施工单位资料员进行收集整理，过程中督促施工单位资料员，不定期对施工过程资料进行现场检查，发现问题及时整改落实，对资料不及时现象进行严肃处理，杜绝事后补资料。
2.5电子档案的收集主要靠经办人自觉移交，为此，制定一整套电子档案收集整理保管的制度要求，经常组织全员培训，让大家养成电子档案自觉移交档案管理员的习惯。电子档案的保存方面，刻录只读光盘，使用可保存50年以上无障碍使用的优质只读光盘，索尼、三菱等进口光盘。使用专门的光盘档案盒，并对每份光盘档案进行说明。
3、总结
针对目前大多数房地产项目公司来说，要彻底解决档案管理方面的问题，归根结底是制度的制定和贯彻落实。房地产企业根据自身情况及条件，制定一套切实可行的档案管理制度及奖惩措施，根据企业发展的程度不断完善各项档案管理制度，坚持走依法治档的道路。引导企业领导重视档案管理工作，明确领导的职责要求，形成企业领导主管，各部门协同，档案部门档案管理员具体负责的管理模式，才能确保档案管理制度的最终落到实处，才能保证房地产企业档案的完整性、准确性。企业保存档案的最终目的是为了档案的利用，只有档案保管做到的完整性、准确性，才可能对最终的利用起到作用，否则，档案管理工作就是虚的，无意义的。
参考文献：
[1]郭美孝：建设项目档案收集归档存在的问题与对策[J].机电兵船档案，2008（1）.
[2]高峰：浅谈房地产建设项目档案管理[J].浙江档案.2000.6.
[3]董桂英：房地产企业的档案管理[J].兰台世界，2006.4.
固定资产电子档案篇3
1.《会计档案管理办法》正式实施的时间是（）。
a．2017年12月11日B．2017年1月1日
C．2017年7月1日D．2017年1月1日
2.根据《会计档案管理办法》规定，负责定期将应归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册的部门应是（）。
a．单位的会计机构或会计人员所属机构
B．单位的档案机构或档案人员所属机构
C．单位的人力资源机构
D．单位的有关业务部门
3.根据《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管，再移交单位档案管理机构保管。这里所说的单位会计管理机构临时保管会计档案的时间应为（）。
a．1.5年B．半年C．2年D．1年
4.会计档案销毁清册也是一种重要的会计档案，它的编制部门是（）。
a．单位会计机构B．单位行政办公室
C．单位人力资源部门D．单位档案管理机构
5.根据规定，负责组织会计档案销毁工作的部门应是（）。
a．单位会计机构B．单位办公室
C．单位人力资源部门D．单位档案管理机构
6.根据规定，属于企业永久保存的会计档案是（）。
a．总账B．银行对账单
C．财务会计报告D．会计档案销毁清册
7.根据规定，保存期为30年的会计档案是（）。
a．总账B．银行对账单
C．财务会计报告D．会计档案销毁清册
8.下列不属于永久保管的会计档案是（）
a．总账B．会计档案保管清册
C．年度财务会计报告D．会计档案销毁清册
9.保存期为30年的会计档案并不少，但（）例外。
a．总账B．会计档案移交清册
C．会计凭证D．会计档案销毁清册
10.关于会计档案所涵盖的范围，以下说法正确的是（）。
a．会计档案，即为会计凭证、会计账簿和财务会计报告
B．会计档案既包括纸质的会计资料，也包括一些电子的会计资料
C．由于银行对账单和银行存款余额调节表均不属于企事业单位的原始凭证，所以它们也就不属于会计档案资料
D．财政总预算、行政单位、事业单位等的基本建设拨、贷款年报（决算）不属于会计档案资料
11.关于会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书，以下说法错误的是（）。
a．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书均应由单位档案管理机构填制
B．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书均属于会计档案资料
C．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书的保管期限并不完全相同
D．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书产生（或填制）的时间并不一致，涉及的当事人也不完全相同
12.关于会计档案，以下说法正确的是（）。
a．总账、明细账是会计档案，而固定资产卡片和辅助账不是会计档案
B．销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销，单位负责人不需要在会计档案销毁清册上签署意见。
C．对各单位每年形成的会计档案进行整理立卷的部门是立档单位的会计机构或会计人员
D．根据规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，应暂由会计机构保管半年
13.关于会计档案的销毁，以下说法错误的是（）。
a.保管期满未结清的债权债务原始凭证不得销毁
B.正在建设期间的建设单位会计档案不得销毁
C.会计档案销毁需要单位会计机构编制会计档案销毁清册
D.会计档案销毁需要单位档案管理机构与会计管理机构共同派员监销
14.关于会计档案保管，以下说法错误的是（）。
a.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为十年和三十年
B.会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起
C.单位的总账和年度财务报告均属于永久保存的会计档案
D.会计档案的保管办法所规定的会计档案保管期限为最低保管期限
15.按照规定，主管全国会计档案工作，并共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导的部门，是指（）。
a.财政部B.国家档案局
C.财政部和国家档案局D.人大财经委员会和档案部门
16.关于电子会计档案，以下说法错误的是（）。
a.电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交
B.属于归档范围的电子会计资料，必须属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案
C.电子会计档案的销毁应当由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销
D.档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全
二、多项选择题（每题2分，共计34分）
1.财务会计报告属于会计档案的一个重要内容，而这里所说的财务会计报告具体包括（）。
a.月度财务会计报告B.季度财务会计报告
C.半年度财务会计报告D.年度财务会计报告
2.《会计档案管理办法》修订的依据是（）。
a．《企业会计准则》B．《中华人民共和国预算法》
C．《中华人民共和国会计法》D．《中华人民共和国档案法》
3.《会计档案管理办法》使用的范围包括（）。
a．国家机关B．社会团体C．企事业单位D．其他组织
4.对于会计账簿，以下属于会计档案的包括（）。
a．总账、明细账B．有关辅账簿
C．日记账D．固定资产卡片
5.对于会计凭证，以下属于会计档案的包括（）。
a．原始凭证B．文件与合同
C．记账凭证D．预算
6.《会计档案管理办法》中所规范的会计档案内容有很多，比如其他会计资料就包括（）等。
a．银行存款余额调节表B．银行对账单
C．纳税申报表D．会计档案移交清册
7.根据《会计档案管理办法》规定，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存并形成电子会计档案，必须同时满足许多条件，这些包括（）。
a．形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输
B．能够采取有效措施,防止电子会计档案被篡改
C．形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
D．能够建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响
8.单位在办理会计档案移交时，按照国家档案管理的有关规定办理移交手续进行移交。以下属于正确说法的是（）。
a．纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装
B．电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定
C．特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交
D．单位会计管理机构应当编制会计档案移交清册
9.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为（）。
a．10年B．30年C．20年D．15年
10.单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，并组织单位有关部门共同进行，这些部门应当包括（）。
a．会计B．审计C．纪检监察D．有关业务部门
11.会计档案销毁清册，包括拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。为了明确经济责任，会计档案销毁清册还需要有关机构的有关人员签署相关意见。这些机构的有关人员包括（）等。
a．单位负责人B．档案管理机构负责人
C．会计管理机构负责人D．档案管理机构经办人
12.根据规定，单位电子会计档案的销毁应当符合国家有关电子档案的规定,并由以下部门共同派员监销完成（）。
a．单位档案管理机构B．单位会计管理机构
C．单位信息系统管理机构D．单位人力资源部门
13.对于保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证，以下说法正确的是（）。
a．不得销毁
B．纸质会计档案应当单独抽出立卷
C．电子会计档案单独转存
D．涉及其他未了事项的会计凭证需要保管到未了事项完结时为止
14.根据规定，对于单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在相关资料中予以列明。这些资料包括（）。
a．会计档案鉴定意见书B．会计档案销毁清册
C．财务会计报告D．会计档案保管清册
15.单位因分立原因会导致会计档案的保管发生一定的变化，以下说法正确的是（）。
a．单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案
B．单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案
C．单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续
D．单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由中介机构保存，并按照规定办理交接手续
16.对于单位之间交接会计档案，以下说法正确的是（）。
a．移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册
B．交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督
C．电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交
D．档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全
17.关于会计档案，以下说法错误的是（）。
a.会计档案是各单位档案的重要种类之一，也是国家全部档案的重要组成部分
B.查阅或者复制会计档案的人员，可根据需要对会计档案进行拆封
C.凡是具备单独会计核算的单位，都会形成会计档案，这是会计档案特征中的
普遍性所决定的
D.采用电子计算机进行会计核算的单位，只能保存磁性介质的会计档案，不能保存打印出的纸质会计档案
三、判断题（每题2分，本题共计50分）
1.会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（）
2.由于财政部门属于会计工作的主管部门，因此，财政部门应当负责主管全国会计档案工作，制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。（）
3.县级以下地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。（）
4.根据规定，单位的档案机构或者档案工作人员所属机构负责管理本单位的会计档案。单位不可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。（）
5.《会计档案管理办法》中所规范的会计档案有很多，但是会计档案保管清册、会计档案销毁清册属于单位档案的重要内容，不属于会计档案所包括的内容。（）
6.根据《会计档案管理办法》的规定，单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。（）
7.不管是行政单位，事业单位，还是企业，按照规定，固定资产卡片的保管期限应为固定资产报废清理后保管5年。（）
8.根据《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管1年，因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。但是单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过两年。（）
9.根据《会计档案管理办法》规定，会计档案临时保管期间，出于工作的需要，单位出纳人员可以在此期间兼管会计档案。（）
10.单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。（）
11.单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。为了保证会计档案的安全，单位保存的会计档案一律不得对外借出。（）
12.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。根据规定，会计档案的保管期限，是从会计档案归档保管后的第一天算起。（）
13．会计档案的保管期限分为永久、定期两类。《会计档案管理办法》所规定的会计档案保管期限为最低保管期限。（）
14.单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。会计档案鉴定工作应当由单位会计机构牵头进行。（）
15.单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。对于保管期满的会计档案一定要进行销毁。（）
16.根据规定，会计档案销毁工作应由单位档案管理机构负责组织并与会计管理机构共同派员监销。但是对于电子会计档案的销毁还应当有信息系统管理机构派员参与监销。（）
17.单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案。应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。（）
18.根据规定，单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由上级主管单位统一保管。（）
19.根据规定，单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。（）
20.根据规定，建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在建设项目达到预定使用状态时及时移交，并按照规定办理交接手续。（）
21.单位委托中介机构记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。（）
22.一个单位的预算、计划、制度等文件材料，也适用于《会计档案管理办法》。（）
23.不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等不适用于《会计档案管理办法》。（）
固定资产电子档案篇4
首先，大部分档案工作人员观念落后，水平普遍较低，难以适应电子及数字文件的整理，目前大部分人员仍严格区分档案与文件资料，仍旧以以前档案整理的几大步骤进行档案资料的收集、整理、保管、提供利用等。其次，档案借阅人员对档案信息的需求多样化，传统的档案借阅已不能完全满足他们的需求。
其次，?底值蛋腹萁ㄉ璺矫妗D壳按蟛糠拯ahref="lunwendata.com/thesis/List_68.html"title="企业论文"target="_blank">企业都拥有自己的一个档案信息系统?但由于片面理解数字档案馆建设目标，制度不健全，急于求成，应付检查等原因，造成数字档案馆建设过程中浪费了很大的人力和物力。如：为了提高自己的数字化率，很少去思考所做的这些真正用上的有多少？组织员工加班加点，不分昼夜的往电脑里著录条目，但当查借阅档案的时候却发现需要的信息没有找到，也许有一些相关的信息，可是由于太简单，无法真正的满足需求。组织员工争分夺秒的扫描，扫描的格式却各不相同，有的是jpg格式、有的是tif或pDF格式的，究竟是哪种格式最好以及如何减少降低扫描对原稿的伤害？没有时间思考。扫描以后呢？还要命名，是一张一张的命名还是一个图号一个图号的命名，接着需要挂接，同样面临一张还是一份的问题；挂接后又有更改的图纸如何处置等出现了一系列的问题。同时，即使及时著录挂接到了系统里面，由于技术手段和保密要求的限制，数字档案信息利用率也不高。以及存储备份问题。电子文件的收集归档大部分停留在系统接口的直接归档上，对各单位平时形成的具有保存价值的电子文件缺乏收集管理。
二、解决问题的对策
思路决定出路。首先，思想观念上要革新。档案工作者不能固守传统的档案定义、内涵与外延，要紧跟时展步伐，根据变化了的档案工作环境，树立新的档案思维观念。要抛弃档案就是纸质文件、是正式文件、是归档文件的旧观念，而树立档案就是有保存价值的文件，是信息资源，是知识资产的新观念。而且，档案工作者要向社会公众、所在单位的领导及各个部门的员工宣传这种新观念。同时，不断学习新知识，新技术，尤其是计算机技术，要以信息工作者标准要求自己，使自己的视野、观念和能力始终与时俱进。
（一）提倡“泛档案观”
“泛档案观”即是将一切具有保存价值的文件视为档案，而不论这些文件是否办理完毕，不论这些文件是红头文件还是非红头文件，不论这些文件是纸质的还是电子的，不论这些文件是文字、图表的还是音频、视频的。
随着信息化的高速发展，以及人们对信息需求的日益多样化、系统化、概括化、全面化，我们不得不停下来想一想以后档案的路该如何走？档案事业该何去何从？固守以前的观念，严格区分档案与文件资料、信息等的区别，只停留在收集保管最终版本上，还是打破观念，适应发展要求，推行“泛档案观”，更好的为人们服务？选择前者，路将越走越窄，选择后者路将越走越宽，同时也会给我们提出了更大挑战。
首先，随着信息技术的不断发展成熟，电子文件取代纸质文件的速度正在不断加快，我们已经不可能将电子文件排除在档案的范畴之外，也不可能要求所有电子文件都打印成纸质档案保存。其次，由于电子文件具有不稳定、非永久、动态、积极、交互式、流动、可变等特性，必须对电子文件实行全过程管理和前端控制，否则就无法保证电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性。这也就意味着，要将处于现行阶段文件（实质上是尚未办理完毕的文件）纳入档案部门的控制之下。第三，企业在生产经营活动者，产生很多的音频、视频、网页和多媒体电子文件，这些形式的电子文件更加直观、更加丰富，更受用户喜欢，更易为人所吸取，甚至其许多信息是不能用文字、图表来记录和展现的，因此具有十分重要的保存价值。第四，人们对信息、知识的需求变化，要求档案部门能提供更多的隐性知识、非正式文件和外部信息。
（二）要有档案知识化管理意识
档案是凝聚着人类在社会实践活动中重要信息的历史记录，它既是人们总结经验、寻找凭证、制定计划的依据，同时又是生产建设和科学研究的参考，是真实记载整个社会的历史、经验和技术的重要信息资源。
知识管理的原则是对知识的积累、共享、创新。而档案工作有效地对知识进行积累和保护。美国文档组织有限公司（Documentorganization）主席、纽约大学兼职教授marcyGoldstein曾讲：“现在正是革新的时代，我们应该利用新技术开始新的技能，使档案馆成为有价值的资源――即知识管理中心而不是历史仓库。
所以企业档案人员应顺应时代，有档案知识化管理意识，从充分发挥档案档案的价值，大力开发、利用档案信息资源，用足、用活、用好档案出发，在档案管理过程中运用知识管理的理念、方法和手段，对企业档案信息收集和一次处理的基础上，借助现代信息技术，深入挖掘企业档案中蕴含的有用知识单元，并对其进行组织、整理、分类等二次加工，使需要的人能及时方便的获得，同时能对信息进行深入加工，创造新的信息，共同为企业服务。
三、数字档案馆建设
数字档案馆是以二进制编码的数字方式存储、处理馆藏信息，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆。它对于大家并不陌生，自上世纪九十年代中期提出数字档案馆的概念以来，至今已有十多年，各个企业的档案部门不仅引入数字档案馆的概念，而且都已经有了不同程度的发展。
（一）纸质档案数字化
首先明确建设数字档案馆的目的和价值。目的就是馆藏资源数字化，信息传递网络化，信息检索智能化，用户使用方便化，最终达到馆际互连，资源共享。价值就是变档案管理为知识管理，充分发挥档案价值，提高档案人员影响力。
其次，在馆藏资源数字化选择上，不光是档案条目数字化，对于档案的内容（实体）同样要数字化。在具体操作过程中，最关键的是先要制定出各种规章制度，如条目著录规范、数字化格式的选择、分辨率的高低都需要制定切实可行的规章制度来规范，这样才能避免造成不必要的重复劳动，提高工作效率。同时对整个馆藏档案的数字化处理也要有一个全盘计划，分阶段、分步骤、分先后对馆藏档案进行数字化处理。如对常用、急用的档案进行优先数字化处理，对平时很少使用甚至常年不用的档案最后进行处理或先进行条目著录，全文暂时搁置。
第三，是对数字化档案的后续处理。档案数字化的目的是为了方便用户利用，达到资源共享，所以在数字化处理后还要对数字化的档案进行进一步处理。如果仅仅是保存在一台电脑上，那么充其量它也只能方便个别人员利用，达不到预期的目的，如何达到共享的目标，只有把零碎的文件集中化，把集中的文件共享化，也就是开发或购买功能强大的档案管理软件并及时进行升级换代，把数字化文件集中上传，并匹配挂接至软件，然后根据需要把档案管理软件的客服端连接到局域网或互联网上。通过互联网传递馆藏信息，不受时间和空间的限制，提高信息利用率；通过计算机进行智能化检索，检索速度快、效率高、范围广；用户可以在任何时间任何地点通过计算机方便地使用档案信息；各数字化档案馆通过互联网相连，并通过标准接口来实现资源共享。
（二）电子文件的收集
电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
信息技术的普及，在我们的工作和生活中产生了大量的电子文件，如何处理和控制这些电子文件成了档案工作的难点。
许多学者提出档案部门要对以文件/档案为主的各种数据、信息、知识进行集成管理，提供集成服务。中国人民大学张斌教授等人曾提出，要借助于一定的制度和技术，将企业员工个人的工作经验、技巧、诀窍等隐性知识固化为文件/档案。一些实施知识管理的公司将公司内部BBS或论坛上的普通员工发表的文章或帖子也收集保存。
在实际工作中，档案人员应在管理制度上变革，要大大扩展文件/档案的收集、归档范围。首先将归档环节从文件办理完毕提前至文件产生之初。也就是说，在文件刚刚产生，就将其捕获至档案管理系统中，使之处于档案部门的控制之下。其次要修订传统的文件材料归档范围和保管期限表，按知识资源涵盖的范围将一切有保存价值的电子文件、非正式文档、外部信息、隐性知识（通过文档化形成显性知识）纳入归档范围。实现从传统档案收集向档案知识积累的创新和拓展，即在做好对传统意义上的文件/档案收集和归档的基础上，按知识管理的要求，加强对电子文件的捕获和归档、加强对非正式文档的收集和归档、加强对外部信息的搜集和归档，加强对隐性知识的记录和收集。
技术方法上要创新。档案工作者须具备熟练操作计算机、扫描仪、无线上网等各类新技术产品，并能够在交换信息的同时不丢失数据、不泄露秘密。档案工作者要会使用档案管理软件，并且在使用的过程中一旦出现故障，能够及时准确地分析故障发生的原因，从而保证电子文档中的数据部不丢失或者尽可能地恢复原状。对传统的档案管理软件系统及时进行升级换代，以尽快实现对电子文件的全过程管理和前端控制，将现行文件纳入档案管理的范畴；增强对图片、音频、视频等类型电子文件管理的功能，使之能对所有类型的文件进行集中管理、有序组织；提高软件的知识服务能力。
固定资产电子档案篇5
论文摘要:对于这些不断发展、日益更新的“新型”档案，进行有效地收集、整理和保存，为今后提供快捷、方便的利用服务,是高等学校会计电算化应用中的重要环节，也是当前高等学校财务档案管理中不可或缺的主要内容。
在电子与信息技术高度发展的今天，处于知识前沿的高等学校的会计电算化已广泛普及。由会计电算化产生的，蕴含着高科技的档案贮存介质，就是财务电子档案。它不仅体积小，容量大，且易于查阅和传递，而倍受“青睐”。做好这些财务电子档案的管理工作，进行有效地保管、维护与利用，充分发挥其便利、快捷的特性，成为现代档案管理中不可或缺的一部分。
一、财务电子档案特点：
财务电子档案是指存贮于磁盘、光盘等现代电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料和系统开发运行中使用的各种基础语言程序及应用程序。这里主要指用于贮存财务数据和程序的各种电子介质。作为现代高新科技的产物—财务电子档案，较之传统的财务档案，有了许多新的特点：
1、财务电子档案的存贮介质具有多种形式。可存贮于可读写的磁性介质中，还可直接刻录为不可擦写的光盘，也可打印输出存贮于纸质材料中。
2、财务电子档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。
3、财务电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，但对存储条件要求较高。
4、财务电子档案大多不能直接视、读，需要借助一定的仪器设备予以复现；但易于计算、分析，快捷获得所需结果。
5、财务电子档案的高科技信息含量大，要求较高素质水平的管理人员。
6、财务电子档案内涵广泛。不仅包括票据、记账凭证、账簿、报表等传统会计档案，还包括会计电算化中的各种系统软件和应用程序。
二、高等学校财务电子档案管理的状况
高等学校会计电算化生成了财务电子档案。对于新介质的档案，既没有前人的管理模式可参照，又没有当前的技术可查考。所以，早期的管理中往往有些不尽如人意的地方，主要表现在：
1、储存环境欠妥。早期电算化会计生成的是电子输出档案，即通过打印输出的纸质凭证、帐簿和报表。较早的针式打印机色带输出的纸质资料原本不够清晰，又受空间、经济条件限制，经日晒、风化，字迹极为模糊，有的甚至已消失。
2、早期软件、程序存留不利以及运行程序版本的更新，造成了原有数据资料的虚设。如在早期dos系统环境下，生成的磁性数据资料，虽保存完好，但原有运行环境已不复存在，现今程序又不能兼容，多数数据已不能再现，形同虚设。
3、老化机器的淘汰以及机器设备的快速更新，造成了新、旧运行环境脱节。如早期微机上运行的win3、win95等，已难在现今机器上顺畅运行。
随着会计电算化的不断发展，财务电子档案的形式和数目日渐增多，更多替代了原有传统财务档案的功能和效用，财务电子档案的管理也得到了应有重视。许多高等学校投入了大量资金，用于必要的保护、查询、复现设施的购置和管理人员专业技术的再培训，其财务电子档案管理的环境、条件等“硬”件设施得到了全面改善。
三、高等学校财务电子档案的现代管理
财务电子档案的现代管理是指运用现代技术手段对财务电子档案实施有效管理，包括四个环节即财务电子档案的收集、整理、保存和利用。
（一）财务电子档案的收集
1、设定固定的收集区间。一般可视业务量大小，按月、季或年度来设定；也可以视具体项目周期长短，实行分段、分项或全程设定。但必须注意保证收集区间连续、无间断。
2、制定固定的数据收集程序。选用质量好、可靠性高的贮存介质，备份所有财务数据，存贮于磁性介质，并刻录于光盘，确保备份的一致有效，必要时还可打印备份于纸质介质；同时应在磁性介质上，附加其运行的语言程序版本及操作环境标识，作为以后复现时的参照。
3、制定软件环境更替的收集程序。在更换新程序软件时，应首先备份原有的操作系统及语言运行程序，以备旧资料的往复查询。对转换前的初始数据备份，确保无误后，再做谨慎转换。
4、制定硬件更新的收集程序。详细记录微机主板的级次、型号，内存的大小、硬盘的容量以及外部设备的配套类型等，有时还可记录下微机的品牌和使用起、止期。更新后，视储存条件的许可，尽可能留存一套完整的设备，预防意外。
5、有关登记资料的收集。制作登记簿，详尽记录系统管理员、程序员的操作资料，区分业务具体操作人，以便于后续追询。并认真填制电子档案移交清册，区分责任。
（二）财务电子档案的整理与保存
财务电子档案的整理与保存是其管理的关键，关系到整个管理工作的有效性。不仅需要兼具财务、档案和现代电子技术知识的专业人员来管理，而且还需根据各种介质的特性，实施不同的整理与保存措施。
1、贮存的磁性介质。磁性介质档案应远离磁场或者专设磁场屏蔽柜，以防消磁，丢失数据。收集的双备份，应载明操作员姓名、运行环境和形成时间，连续顺序编号，再分放于不同储柜，以防意外。
2、贮存的光盘介质。光盘介质档案对储存环境的清洁度要求较高，需要专用的防尘储柜；光盘的保护膜应完好无损，防止的盘面磨损、刮擦；每张光盘应附有硬质护壳，避免挤压损毁，不可读取。
3、贮存的纸质介质。纸质介质是电子介质的辅助文本，多是打印输出，字迹由墨粉形成，见光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥处。
财务电子档案的多种介质各有其性，管理方式要因质而异。良好的储存环境是每一介质都所必需的，保持清洁，定期通风，控湿温，创造良好的储存环境，使电子档案维持优良状态，以期最佳利用效果。
（三）财务电子档案的利用
财务电子档案的充分利用是电子介质新载体、高科技特性的全面展现，也是档案管理有效性的最终体现。财务电子档案具有密集性和微化性，需要配套有较高性能的复现媒体，方能充分发挥其效能。
1、财务电子档案的查阅。
查询帐目，可直接利用微机检索，参照版本记录标识，打开相应程序和运行环境进行读取，省时、快捷。但磁性介质易于修改，所以要专设查阅微机，提供只读方式查阅界面，防止不法修改。仅许使用双备份中一个盘面，保证另一盘面的无介入、封存性。
2、财务电子档案的计算与分析。财务电子档案的数据汇集，通过微机计算，集成产生多项分析结果。但因其涉及的盘面多，范围广，存有潜在危险，因此应指定专业人员，在内控专用机器上调阅、操作，避免实在危险。同时还要注意各介质的运行环境，以免不同软件带来的误差，生成错误的分析。分析结果一经得出，可以直接打印、复制或传送，为决策者提供迅速、快捷、详尽的数据信息。
随着数字化、信息化时代的到来，财务电子档案会有不断的新发展，档案管理工作者要紧跟时代步伐，不断更新知识结构，使财务电子档案的效能得以充分发挥。
参考文献：
固定资产电子档案篇6
关键词：电子 文档 管理 挑战 对策
国务院及国务院办公厅、中共山东省委及办公厅自今年7月1日以后全部取消了纸质红头文件，并对重要文件和统计数据分别以政报、汇编等形式对外权威。我国发达地区比如深圳、重庆等地早在2002年2月前就取消了纸制文件，开创了我国文档管理新理念的先河。
电子文件是能被计算机系统识别、处理，并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来，使用纸墨、照片形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息，都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。
电子文件的优越性在此不再一一赘述。如何利用和保护电子文件和电子档案工作已经成为文档战线思考和急待解决的问题。
一、使用和管理电子文档中遇到的困难与挑战。
（一）电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。
一是电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。二是电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时他只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”。三是电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要加以转换。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。四是电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防止信息损失。一份电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定这份电子文件的原始性。五是电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。六是目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。①
（二）电子档案管理的困难性。
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不懂电子文件形式、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案，使人类活动的真实记录不遭受损失。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员，都可以管理电子档案。
对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性？又如电子档案利用场所，是允许上网利用？还是只限于在档案馆（室）的借阅系统？还有电子档案的开放年限问题、保密问题、跨国利用问题等等。
二、解决存在问题的思路与对策。
（一）对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。
电子文件的上述特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为这建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是当时，由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。②这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根据，是电子档案“享有”与纸制档案同样凭证作用和法律效力的基础。
（二）寻找文档管理创新的理论支持。
文件运动周期理论，又称文件生命周期理论，是指导文件从其形成到转化为档案直至消亡的整个发展变化过程及其运动规律的理论。这一理论的基本含义主要可概括为：从现行文件到档案是一个完整的运动周期；这一整个运动周期因其特点和作用不同而区分为不同的运动阶段；针对各个不同运动阶段的特点，应采用相应的管理方式。文件运动周期理论，是档案学的基本理论，它普遍流行于欧美档案学界。③近几年来，我国有的档案学者开始对这一理论进行宣传介绍和研究工作，逐渐在我国档案学界引起重视。了解和熟悉这一理论，认识和掌握文件转化为档案全过程的规律及各个阶段的特点和作用，对进一步科学地管理好文件和档案有着重要意义。
文件运动周期理论告诉我们，从现行文件到档案是一个统一的、前后衔接的过程，将这样一个有机联系的整个过程纳入一个统一的管理系统之中产生文件和档案的一体化管理是理所当然的。所谓一体化，并非去抹煞不同运动阶段文件管理的特点，而是要求在一个统一的系统之内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的、前后各有特点又互相衔接的工作程序。也就是说对原来相隔在文书和档案两个工作部门，且相对独立，但又有不少具体工作环节互相雷同和重复的两个管理系统，真正从组织制度和工作程序上结合在一起，成为一个统一的管理体系。这样就能从文件的形成时起对其运动的全过程进行比较全面、有效和统一地控制，既精简了工作程序，减少了不必要的重复劳动，又能避免因现行文件管理不善致使档案部门有可能收集不到系统、完整档案的弊端，提高了案卷质量，达到了以较小的耗费取得较大的效益的目的。
（三）充分了解电子文档管理的特殊性和发展趋向。
电子档案与纸质档案，有着截然不同的区别，这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性，并表现出发展的趋势和方向。
一是信息内容数码化。电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输。通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。
二是文档管理现代化。这两者的核心问题又是在现行文件管理和档案管理中应用电子计算机。当文件制成并进入现行阶段，文书工作人员便依据文件运动周期理论和统一的程序、标准将文件信息和有关数据输入计算机，同时完成对其分类标引、主题标引，并经过计算机的数据处理程序，自动转换成具有档案管理特征的信息资源。然后根据需要自动形成各种形式的，具有检索、统计、编研等有实际利用价值的二次档案信息，实现一次输入，多次、多种形式输出的目的，并为下一年初的调整立卷奠定可靠基础。同时，也为档案部门深化管理提供了必要的物质条件。计算机文书处理与档案管理统一系统的建立，加强了部门之间的横向信息联系和纵向的深化管理，使档案部门可以及时对每一处理完毕的文件材料实施标准化监督和业务指导。它保证了文书处理过程和档案标准程序的同步实现，从而大大地减少了的手工管理的重复劳动和工作环节，提高了工作效率和质量。
三是文档处理一体化。电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要参与设计，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存；同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、设计思想、数据形式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参于对其管理，熟知在使用过程中发生的各种情况，并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要求，对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则长时期不过问，相关技术发生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，这样人类活动的真实记录就可能遭受损失。从管理方面看，电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在电子文件时代，文档一体化管理，势在必行。
四是档案信息情报一体化。二十一世纪是电子时代。办公室工作的自动化和文件档案管理的现代化，人们迫切需要社会信息“资源共享”，于是档案与文件管理的一体化及档案、图书、情报工作一体化的发展趋势更加突出。档案与图书和情报同为社会信息资源，在信息管理上具有许多共同点，所以档案工作与图书工作和情报工作实行一体化管理也是具有共同基础的。随着人们对档案、文书、图书和情报等综合文献信息需要的日益增长。以及世界范围内要求信息“资源共享”的新趋势，社会要求综合信息实行一体化管理。同时，以电子计算机为中心的现代科学技术，也为“两个一体化”管理提供了技术保证。
五是保管保存技术化。电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等，这就要求不仅保存电子档案所表述的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息和元数据等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快，设备不断更新，软件技术日新月异；其存储载体性能也不甚耐久，磁性存储载体常有退磁、粘连等现象，光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案的管理人员认真对待，并且要有一套整的对策、技术和措施。
三、探索文档管理规范化的路子。
（一） 合理舍取，充分借鉴纸制档案的管理标准。
在我国，纸质等载体档案有一套较为完整的管理标准，这些标准是长期实践经验的总结，它是在纸质等载体档案管理现代化的迫切需要下，近十年来才完成的。这些标准的条文，在电子文件归档及电子档案管理的过程中，可能只有部分适用，甚至完全不适用。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质等载体档案截然不同，所以一开始就充分注意到电子档案的各项管理标准、法规、制度的建立，以防有长期保存价值的电子文件在形成、使用、归档过程中，遭受损失。但制定电子文件及电子档案的管理标准，难度很大。因为我们没有这方面的长期实践经验，而电子文件所涉及的技术和设备又在不断地发展和变化。我们只有根据我国的实际情况，用认真研究来弥补我们的实践少、经验不足，同时也可借鉴国际上有关标准和发达国家的经验，尽快地制定出我国有关电子文件及电子档案的管理标准、法规和制度。近年来，我国档案部门和研究机构针对文档管理进行了深入的探索，逐步摸索出了电子文档管理的“雏形”。制定出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》，针对电子文件进行了定义、电子文件的收集范围、收集积累要求、收集方法、电子文件的整理、电子文件的归档包括归档范围、归档时间、电子文件及相关数据设备的检测、有效性和完整性鉴定、保管期限的划分、电子档案的移交与保管都作了详细的规定。这就为文档管理规范化奠定了基础。
（二）以人为本，锻造复合型文档管理人才资源。
在电子时代，电子档案的实质是技术工程；电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理。“五化”的发展趋势，要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理，又能从事档案、图书、情报等综合信息的管理。文档管理管理人员既要掌握本专业的基本理论和基本知识外，要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法；又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。还要学习文书学、图书馆学和情报学的有关知识。
鼓励和支持文档工作者提高自身素质，提高自身“含金量”，才能适应文档工作的需要和文档事业的发展要求。
参考文献：
固定资产电子档案篇7
关键词：档案事业；发展；变化；问题
中图分类号：G27文献标志码：a文章编号：1002-2589（2014）10-0168-02
一、档案事业发展的六大变化
（一）档案之变
今日之档案非昔日之档案。在信息化的今天，档案作为一种重要的信息资源，本身也在发生着显著的变化，即由政府记录逐渐社会化、由官档文化开始平民化、突破传统纸质载体转而数字化等等。
根据一项调查，2007年我国中央和国家基层及其直属企业事业单位生成的电子文件数量占文件总数的72.7%；49%的受访单位生成的电子文件数量占文件总数的50%以上，14.3%的受访单位生成的文件全部为电子文件。48%的受访单位认为未来5年，50%以上的文件将仅以电子文件的形式存在。
(二)管理方法之变
业务复杂化（实时归档、双重鉴定、信息保护、元数据应用），管理精细化（目标：真实性、可靠性、完整性和可用性，要求：管理更加规范、精细、周密和标准），运用新理念（资源、风险、集成管理）。
（三）工作职能之变
延伸、拓展、融合（文件管理融入业务管理中、文件管理嵌入电子政务中、电子商务系统、电子文件管理纳入信息化战略和电子化业务体系）。
（四）管理体制之变
管理手段的多元化（行政指令性向指导性、服务性、监督性过度），组织结构的形式多样化（档案馆、文件中心、寄存中心、电子文件中心、私人档案馆、联合档案室等）。
（五）档案机构形象之变
服务形象，馆藏档案贴近公民需求；档案服务方式多样、便利；档案检索工具便捷、开放；服务态度周到、亲切等。馆舍设施形象等都发生较大变化。
（六）档案事业发展战略之变
从行政主导的、以手工模式为基础的、内敛式的发展战略转变为依法治档、技术强档、开放兴档的发展战略，依法治档（多种档案关系需要法律―调节知情权、隐私权、公布全、权），技术强档（硬技术：搭建文件管理平台，档案保护技术等、软技术：元数据管理、格式化管理、版本管理、流程管理、个性化服务等），开放兴档（资源的开放、档案馆职能的开放）。
二、基层档案工作现状
（一）基层单位档案管理体制不一
随着机构改革的深化，各级基层变化频繁，经历多次机构改革，导致各级基层单位档案工作管理体制也呈多元化。举例隶属关系多样：馆、处、科、室。
(二)各单位档案工作发展不平衡
随着经济体制、政治体制改革的进一步深化，多数单位档案工作得到提升，有少数单位上级机关对档案工作有要求的单位，档案管理工作扎实，各个环节的工作有条有序。也有个别单位对档案工作产生一些负面影响，有的单位出现撤并档案管理机构，减少对档案工作的投资，减少档案管理人员和人员不稳定的现象时有发生。基层档案管理的工作人员一般都是兼职，很少有主要的一个人负责。换得很勤，资料就容易找不着，或丢失。
（三）并、转单位档案的归属流向问题
并、转单位所有制变更后，档案的归属、流向问题显现出来，如档案文件丢失等。
（四）档案意识淡薄，档案形成、积累不及时、收集渠道不够畅通，有一些死角漏洞
不论是领导、教师还是管理人员本身，档案意识都不强。有的领导，文件到手里之后，就自己收起来，甚至弄不见了。如果档案管理员不去主动索取，就会造成档案文件材料的遗漏。统计报表、内部制度、出版物、声像资料、基建档案、科研档案、设备档案、会计档案、电子档案、业务档案等没有及时归档，综合管理。
（五）文件材料的成分更加复杂种类增多，载体不一
随着技术的发展，文件材料的成分更加复杂，种类增多，载体不一，归档门类不全，比较注重纸质资料的搜集。现在很多高校只注重公文、财务、人事、基建等方面的档案收集，而对于磁带、图片、光盘、录像带一类档案的收集往往不重视，没有及时归档，造成这些宝贵资料的遗失。比如，在校企合作过程中形成的一些图片资料和影像资料保存不全，平时进行社会调研以及学生到企业顶岗实习的图片资料不注意收集，没有及时归档。随着人员的变动和时间的流逝，这些宝贵的一手资料就遗失了。
电子文件与纸质文件的冲突，多媒体资源和关系数据库等无法表现为纸质材料，使档案的整理、保管难度加大，这就要求档案人员熟悉电子技术等方面的知识；还有失、泄密现象在技术市场和私自交易中时有发生。
（六）档案业务工作不够规范
基层单位档案人员的监督、指导职能发挥不够，档案归档有一定的质量要求，档案人员如对新的档案业务规范学习、掌握不及时，导致档案业务工作不够规范。
（七）档案利用方式单一，不够主动
很多单位延用坐等上门的被动服务方式。基层档案管理人员以兼职人员为主，主要是系部秘书、辅导员等兼任，工作人员的精力分散，档案收集工作的责任心不强，日常资料的收集没有形成制度化。另外，基层档案管理的工作人员以兼职为主，缺乏必要的档案管理意识，档案业务素质不高。
三、提高档案管理工作水平的对策
（一）要加强档案工作的宣传，增加全员档案意识
各级档案工作人员要树立服务意识，做好本部门的档案资料收集和整理工作。比如，可以将一些档案利用后产生较大经济效益和社会效益的成果做成宣传图片，大力宣传，使领导、教职工知道档案的巨大作用。增强档案工作的服务意识，有义务向大家普及档案知识，建立畅通的沟通渠道，这对档案收集工作会有很大的促进作用。通过宣传，使大家认识到档案的形成、积累与每个人有关，档案是不可再生资源，无价之宝，档案必须集中统一，归国家所有。否则，将会违法，受到制裁。
（二）建立档案管理网络和规章制度
建立档案管理网络，培训工作人员。建立本单位的档案管理规章制度，统一内部的做法及规范，是科学管理、有效利用的需要。档案管理制度、分类大纲及不归档范围、保管期限表、控制措施、考核制度与经济挂钩等。检查各部门日常工作的义务；产生原始资料的部门应负有收集、整理的责任，加大对个职能部门的监督、指导力度。
（三）选准切入点，疏通档案收集渠道，保证文件材料收集齐全、完整、准确
必须贯彻集中统一管理的原则，避免分散在业务部门或个人手中。收集工作要遵循档案的自然形成规律。收集工作要保证按制度接收，有切实可行的控制措施。疏通和确定收集渠道，定向、定内容收集，对具体文件应落实到人，做到“三纳入、四参加”。做好收集工作的几个“结合”接受归档与现场收集相结合；随时收集和集中收集相结合；收集工作同计划管理相结合；对内收集和对外收集相结合。总的讲，加强控制手段，发挥档案人员的监督职能，保证文件材料的完整、准确、系统。各职能部门收集职责范围形成的文件。涉外、协作的大项目应各单位负责各自形成的文件。以能够反映单位整体面貌为基本原则。根据文件材料的查考、保存价值确定归档范围。根据责任主体确定归档范围。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年12月18日国家档案局令第8号公布实施）10号令《企业档案工作规范》（Da/t42-2009）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（Da/t28-2002）。文件材料的质量必须字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字认可手续完备；需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料书写、绘制；复印、打印文件及照片的字迹、线条和
影像的清洗剂牢固程度应符合设备标定质量的要求；录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
（四）掌握业务规范，夯实基础工作
学习、掌握现行法规、标准。《档案工作基本术语》（Da/t1-2000）《归档文件整理规则》（Da/t22-2000）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年12月18日国家档案局令第8号公布实施）《企业档案工作规范》（Da/t42-2009）《会计档案管理办法》、（财会字[1998]32号）《会计档案案卷格式》（Da/t39-2008）《照片档案管理办法》（GB/t11821-2002）《磁性档案管理与保护规范》（Da/t15-95）《档案库房技术管理暂行规定》（国档发[1987]19号）《档号编制规则》(Da/t13-94)《科学技术档案案卷卷构成的一般要求》（GB/t11822-2008）《电子文件归档与管理规范》（GB/t18894-2002）《电子文件归档技术要求和应用规范》（Da/t38-2008）《印章档案整理规则》（Da/t40-2008）实施标准和法规应注意件的概念、件号（会议材料、会议记录）归档章（页数可填可不填）装订（成册成套的可算一件）归档文件目录（可装盒）成套性、完整、齐全、准确、分类宣传、质量跟踪、用户反馈前期、原材料出厂证明、竣工图前期调研、安装调试、维修纪录，原始记录、数据计算，照片、底片的编号，实物档案。档案室设施与安全保管也必须重视。配备适合的库房和设施，安全隐患如老化电线、水管、灶房。档案管理现代化与单位管理现代化同步，搭建计算机管理文件平台、实时归档、双重鉴定、信息保护、元数据应用文件管理融入业务管理之中；文件管理嵌入电子政务、电子商务系统；电子文件管理纳入信息化战略和电子化业务体系。
（五）牢固树立服务意识、改进服务手段、提供主动服务
牢固树立服务意识为领导决策服务；为基层管理、政务公开、民主管理、综合考核等各项工作提供有效凭证；搭建服务平台：检索工具-案卷级、文件级、机读目录、编研资料、局域网、展室；改进服务方式:上门、发放目录、电话调卷；建立工作渠道：了解情况、跟踪、超前服务；拓展服务功能：政策、法规公布、门户网站、爱国主义教育。
（六）引进、培养人才，加强档案人才队伍建设
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为贯彻落实中央林改文件精神，规范林改档案管理，2009年12月国家林业局、国家档案局在成都联合召开了全国集体林权制度改革档案管理工作会议。2010年9月16日河南省林业厅和河南省档案局在栾川召开了全省集体林权改革档案工作现场会。一致认为：林改档案是林改工作的真实记录，是林改工作的客观反映和重要历史见证，是确定农户利益，解决林改纠纷，促进林业改革发展的重要依据。林改档案管理是集体林权制度改革的重要组成部分，林改的成果最终要以林改档案的形式进行固化，林改档案为河南省集体林权主体改革的顺利推进，下一步林改配套改革的有序实施，都将发挥凭证依据性的重要作用。档案管理工作对保障林改顺利进行具有重大意义和切实作用。因此，深化林改档案工作十分必要，林改档案工作一定要做深、做细、做扎实。
提前介入，从源头上夯实林改档案业务基础
河南的集体林权制度改革2007年试点，2008年1月全面启动。从试点工作总结经验开始，档案部门和林业部门就建立了工作联系。2007年7月联合转发了--《国家林业局国家档案局关于加强集体林权制度改革档案工作意见的通知》，指出贯彻意见的重要意义和方法，也走过了一条摸索尝试之路。各地在出台的林改文件中，对林改档案管理工作都做出了明确规定，提出了明确要求，在林改实施过程中不断开展档案建设的督导检查，对林改档案管理工作起到了很好的推动作用。多数县级林业行政主管部门在同级档案部门的指导下，都建起了规范的林改档案室，制定了一系列档案管理制度，确定了归档范围和保管期限，明确了整理标准和质量要求，规范统一了文本格式。要求会议记录、会议决议、村民签名、承包方案、承包合同、外业勘察记录等关系到林改工作的主要档案材料一定要经得起历史的检验，归档文件材料要字迹清楚、数据精确、图样清晰、签字盖章及日期等具有法律效力的标志完整齐备、真实有效。档案整理符合标准规范，使用的书写材料纸张、装订材料符合档案保护要求，档案库房和柜架符合安全保管条件，办公设施设备满足档案工作需要，这些制度规范的制定和落实，巩固了林改工作的有效开展。洛阳市林业局专门下拨林改档案室建设专项资金50万元，作为所辖县(市、区)林改档案室建设补助经费，目前，各县都建成了高标准的林改档案室，实现了库房、办公、阅览三分开。信阳市浉河区采取政府采购的办法，为全区各乡镇统一购置了档案柜、档案盒，统一了林改档案管理标准。各级林业行政主管部门和档案管理部门，加强协作，密切配合，严格制定林改档案管理标准，积极开展林改档案业务培训，不断推进林改档案规范化管理，为做好林改档案管理工作提供了技术保证。郑州市林业局、档案局联合下发了《关于加强集体林权制度改革档案管理工作的通知》，明确了县、乡、村三级林改档案管理工作的职责和任务。三门峡等市都制定了林改档案管理制度，规定任何人不得擅自挪用档案资料及档案设施，严格传阅借阅文件资料制度。在林改档案的形成和管理中采取精细措施，注重过程监管和结果监督，减少了资料遗漏的可能性。栾川县在1983至1986年落实林业生产责任制时，由于档案意识强，工作到位，发证8.59万本，林权证等档案材料收集齐全，整理有序，保管安全，林权证档案的原始记录性、凭证性、依据性充分体现，为栾川县本次集体林权制度改革的顺利开展，发挥了积极的作用。在本次林改中，该县又将这批林改档案，按照新设定的栏目格式全部录入电脑，建立了全文检索的电子档案，实现了纸质档案与电子档案的双套备份。原阳县不仅将2003至2009年林权证登记发放的所有档案材料全部输入电脑，而且还与该县的森林资源实时动态地理信息系统联动，实现了林权登记、发放和林地流转动态管理。这些好经验、好做法为河南省林改档案的规范化管理起到了典型示范作用。
采取措施，从制度上保障林改档案管理规范
河南省林改任务的县(市、区)大多建立了相对规范的档案室，乡、村级基本上都有数量不一的档案专柜，档案主要内容，如林改方案、会议决议、村民签名、承包合同、外业勘察登记等资料基本齐全，多数县都制定了档案管理制度。但也确实存一些值得重视的问题。如林改档案管理不完善，有的地方没有严格按档案管理的有关要求配备相应的设施设备，保存条件简陋。有的地方档案内容不完整，林改方案不具体，公示材料没有标明公示的地点和时间，没有完整保存公示的图片资料。召开村民会议签字时用圆珠笔签名，用“打勾”代替签名等现象。有的宗地面积误差大，图、表、地不符，内页号重叠，图表填写不认真，个别承包协议上只有承包户签字，没有四邻签字等。针对上述问题，河南省林业厅、河南省档案局联合召开全省林改档案会议，采取档案行政执法大检查和建立林改档案考核体系措施，推进集体林权制度改革档案管理规范化健康发展。
检查和考核的标准主要是是否做到“四有”和“六统一”。
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[关键词]企业档案管理创新途径
中图分类号：C93文献标识码：a文章编号：1009-914X（2015）23-0186-01
1.引言
企业档案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一领域的活动，也不仅仅是档案工作人员的事情，而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。信息和知识经济时代，企业档案工作要保持与时代同步发展，就必须与时俱进、开拓创新，以创新思维指导档案工作实践，使企业档案更好地适应新时期快速发展的要求。本文就企业档案管理工作的创新途径展开深入探讨。
2.企业档案管理工作的创新途径
2.1创新思想观念
随着企业产业结构逐步调整、优化，整体的技术含量也在不断提高，生产品种也从原来单一的品种到多种丰富的产品，为接收和管理好档案，档案人员应转变观念，不要在办公室坐等，要主动请教有关技术人员，深入生产车间，熟悉了解生产经营工艺流程，弄懂技术档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种科技档案、资料做到“胸中有数”。在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例，从设计试制到品牌的创立，无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上，比如，任何企业发展壮大的过程，其创业的经验、历程，是难以用金钱买得到的无价之宝。在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术，如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物，它是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展完善。档案资产的实用效益是在档案利用中发挥出来的。档案资料只要管理好、利用好，就能产生更好的经济效益和社会效益。
2.2创新管理体制
现代企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企分开，管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度，就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。
2.2.1机构创新
无论哪个企业，精干是一个必然趋势，企业档案工作也要顺应企业的需要，档案管理的工作方法也必须创新，其内容就是要扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一的管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。
2.2.2机制创新
企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要，转换机制，高效运行，创造最大的经济效益和社会效益。企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新，要激活机体，坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换；提高办事效率，充分发挥人的聪明才智，让档案资源成为企业科技创新、技术改造的动力源之一。
2.2.3制度创新
从企业各自的实际出发，回顾多年来的档案工作实践，领导支持固然非常重要，但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案专业人员的不懈努力。目前看来，适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全，一些重要的档案分散在各部门、各子公司，不够规范，降低了利用率，制度创新已迫在眉睫，因此必须制定较为详尽的制度，不断创新集团档案管理制度，明确规定档案工作的年度方针和目标，以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任，评价档案活动效果的方式、方法，按月考核，年终进行总结评比，职责明确，奖罚分明，从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性。
2.3创新管理模式
管理科学要求按档案管理规律建立一套符合本企业需要的科学的档案组织管理制度，其含义一是指按档案工作一般规律要建立健全文件归档制度、档案整理制度、档案鉴定制度、档案保管制度、档案利用制度等，用制度规范企业档案管理工作。二是各企业在建立各种档案管理制度时要符合本企业的实际。由于各企业规模、经营、技术、管理形态的不同，不仅档案工作的机构设置、运行机制不同，而且在档案管理的形态、方式、手段上也会有所区别，企业在确定档案管理制度时应注意符合本企业的特征。档案工作的规范化形成和广泛参与，要求提高企业全员的档案意识和档案业务知识，坚持依法治档，确保“集中统一管理”。“集中统一管理”就是统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导。办公自动化，将出现无纸办公，企业每个岗位都能形成电子文档，这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和电子文件归档的关系，明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后，企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。档案工作既是集团公司重要基础工作之一，也是国家档案的重要组成部分。为了规范集团档案工作，必须加强自身基础建设，大力开发利用集团档案信息资源。
2.4创新服务理念
信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务。第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。
3.结语
总而言之，创新是时代的要求，是企业发展的需要。档案工作的创新是为档案管理工作重心转移服务，有利于企业档案信息资源的发挥作用，有利于档案信息“大服务”观的形成，有利于档案事业的做大做强。
参考文献
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关键词：水利施工；企业；档案管理；网络化
档案管理是提高企业的工作效率与质量的前提条件。尤其是在水利施工企业中，档案管理工作就显得尤为重要。水利施工企业的档案管理它涵盖的范围较广、设计的问题较多。由于水利施工企业的档案管理带有随意性，但在这种随意性的档案管理中出现了许多问题与困难。所以，采用网络化的管理方式，它不仅能实现图文并茂的有机结合，更能避免人工管理所产生的问题。提高了档案管理质量，为水利施工企业开拓市场经济提供了有利条件。
1水利施工企业档案管理存在的问题
1.1缺乏管理意识
由于我国水利施工企业缺乏档案管理意识，导致档案不完整现象时有发生。我国个别水利施工企业对档案管理不够重视，对其重要性认识不足。没有将档案管理工作运用到整个水利工程建设的全过程中，没有将这一管理工作落到实处，并没有按照档案管理制度对客户或项目工程档案进行管理。在这种不重视的情况下，使水利施工企业档案没能及时整理、排序，导致错过归档时间而影响归档的时效性及完整性。
1.2缺乏健全的管理机制
由于水利施工企业没有一套完整的档案管理机制。虽然一些水利企业单位对管理档案问题制定了几项制度，但并没有完整的管理机制，其仅限于将员工档案进行简单的整理归纳。但由于水利施工企业人员、客户及工程项目较多，在没有完整的管理体制下对档案进行归纳整理，易造成水利施工企业档案混乱及残缺不全。为日后的档案收集管理及归档工作带来严重影响，并为水利施工工作的正常管理带来不必要的困难。
1.3没有固定的保管场所
档案的保管工作是要在固定的场所来完成的。在没有固定档案管理室的情况下，易对档案的安全性造成危害。而一些水利施工企业并没有一个固定的档案管理室，例如，有的水利施工企业，管理员将档案存放于其他闲置的办公室或者与其他资料放于一起。由于这些地方没有采取防潮、防虫措施，长时间的存放易使档案受损、受潮，严重的会造成档案字迹模糊、资料不完整。对档案的长期保管有着较大的阻碍作用，很难确保档案的安全与完整。同时，这样的保管方式也是水利施工企业对客户不负责任的一种表现。
1.4专职人员匮乏
由于企业的档案管理员大多是兼职人员，专职人员较少。而兼职人员没有经过专业培训，缺乏经验，对档案管理的规章制度不熟悉、缺乏管理技巧。因而，在进行档案管理时易出现搞混档案等现象。严重影响了水利施工企业的档案管理质量，也不利于企业档案的归纳管理。
2档案管理网络化改进方法
2.1加强档案管理自动化建设
有很多水利施工企业档案管理的自动化建设不完善。受各个企业技术条件与经济能力的影响，使企业所选择的硬件设施各种各样，水平也高低不一。导致网络应用软件及设备率极为低下。很多单位的档案管理人员仍在使用文字管理和财务管理方式，因此，加强档案管理的自动化建设不仅为企业提供了一套标准化、多样化的管理系统应用软件，更是消除了企业对档案管理的盲目性，从而提高了档案管理者的管理水平。
2.2省时省力、加强电子口令管理
随着科技的不断发展，网络已经成为了新时代的代名词。在人们使用计算机等手段对水利施工企业档案进行管理时，它不仅可以快速提高人们的工作效率，而且还省时省力，达到事半功倍的效果。档案管理员可使用电子网络对文件的先后顺序进行排列，它既降低了人工排列的不准确性，也是对计算机这种网络管理优势的一种体现。从而，减少了劳动量，提高了工作效率。在查找档案时，只需要在网络系统中输入检索词便可快速查找，既不浪费时间还提高了准确率，又是对其他人员档案的保护。同时，还促使其他资源得以充分利用。但随着时间的推移，网络安全问题也越发严峻。因此，为了保证水利施工企业档案的安全，就必须实施一项严密的电子文件安全管理政策，使电子文件的跟踪登陆系统得以完善。在建立有效的管理体制时，需要按照员工的职责、档案信息的安全性对管理体制权限进行详细划分。在对软件功能和模式进行周密设置的同时，还应结合电子口令、指纹识别等新技术对此加以防护，提高识别的精确度。其中，电子口令作为我们最常用的信息识别方式，它也有一定的不安全因素。因此，我们要对电子口令进行严格管理，以免出现不利因素。同时档案管理员还可以设置电子文件操作日志，以此作为日后随机考查的依据。
2.3提高管理者的信息素养
我国大多数档案管理员仍停留在以往手工操作的“原始社会”，其这种低信息化素养的水利施工企业档案管理者已不能满足我们对当代网络化信息管理者的要求。同时，也阻碍了档案网络化管理的建设发展。据相关研究表明，我国网络档案管理的信息化指数为38.46，但具有高等网络信息化素养的人才指数仅为13.43。我们从这组数据中可以看出，我国档案网络信息化水平与人才需求是不平衡的。各个企业档案管理中心缺少精通网络技术的复合型人才。因此，提高网络管理者的信息素养为提高企业管理水平有一定的促进作用。
结束语
在信息飞速发展的今天，网络作为一种获取最新信息的有效资源，它为企业的档案管理提供了方便。尽管水利施工企业在档案管理方面已有了改进措施，但与企业其他部门的管理水平相比仍存在较大差距。因此，提高水利施工企业档案管理的水平，并不是单单靠个别人的努力就能改善的，它需要在企业领导与员工的共同努力与实践中不断完善。随着社会的发展，水利施工企业档案管理工作也在不断发生变化。因此，档案管理在提高硬件设施的同时，更应提高管理者的网络信息素养。从中使水利施工企业的档案管理工作得以改进与提高。
参考文献
[1]谢美霞.浅谈水利施工企业档案管理网络化[J].山东水利，2010（Z2）.
[2]毛爱萍，沈仁英.水利施工企业档案利用工作探究[J].浙江水利科技，2000（1）.