档案归档管理方案篇1
关键词：企业档案档案管理工作规范化归档率信息流通使用最大化
作为档案管理人，我们清醒地知道，企业档案是现代企业信息资源的基本形式，现代企业档案管理的性质其实就是知识管理，我们所做的一切都是为了在保障公司档案实体安全的同时，有效开发利用档案信息资源，充分发挥档案的历史查考、管理经验积累与法律凭证作用，更好地为公司业务开展及客户提供档案信息服务。但是怎样能把档案管理工作做到规范化、系统化、信息流通使用最大化，是值得我们档案人思考的问题。我对本公司的档案遗留归档工作，以及档案的信息共享进行剖析，与大家共享。
我在档案统计中发现，档案保管和收集整理存在诸多问题，主要有以下三方面：第一，档案收集不全面、不及时。归档范围里面明确提到的应归档案，仍然有很多沉淀在基层；公司基建类档案、科技档案出现3年的断档，运营管理类档案信息不全面。第二，档案的规范化工作做得不够。以前已入库档案有些未作规范整理；档案的频繁翻阅对原件会造成较大破损，借出信息不全面，导致原件归还时错位；对档案库房也缺乏档案安全防护措施和实施规范，导致很多档案面临包括虫噬、鼠咬、温湿度失衡等隐患。第三，档案在收集和整理工作上占了较多的时间，但是在利用信息这一块占的时间也与整理占有同样的比重，因为档案保管均为纸质的形式，所以查找文件都要跑到档案室，既浪费了时间，又给档案的保管带来了隐患。用百分比来说明：公司的人员一般要用80%时间来收集信息，20%时间用于决策。
为了改善这些状况，挽救即将流失的档案信息，我们推出了档案规范化和归档率提升计划。结合文件规范化的整理整顿概念，加大档案收集力度，在全公司范围内分阶段搜集整理沉淀的历史档案。经过近一年的持续努力，档案规范化和归档率状况得到了根本性的改善。归纳起来，我们的经验主要有以下几点。
一、明确目标，坚持信念，突破重点。
原始档案具有维护企业经济利益和法律权益，同时档案是承载企业信息、提供精准经营数据和业务拓展、科技活动的数据依据。所以说档案管理无小事，任何一点缺失，对某一特定事件来讲就有可能是重大的损失。因此将档案管理工作定位为重要工作，在推进中始终坚守着要把这项重要工作做好的信念。根据现状设定了非常明确、具体的目标，充分设想到了各种困难，划定了工作重点，并为此做了精心的任务分解。我们首先解决了其中最为关键的档案分类不适用、归档范围不明确等问题，成功地打开了工作的突破口。
二、完善档案制度。
由于公司负责档案分级管理的人员并非专业档案人员，往往对于什么样的档案该归档、该怎样归档并不是很清楚。我们结合本公司的业务特点和公司的架构体系重新完善了《档案管理程序》等多个档案制度。为了使制度既有指导性和实用性，又符合公司的架构体系，我们把各部门的文件范围摸清楚、做足功课，从各部门的架构、职位、文件产生及输出等开始收集，草拟范围后多次与各部门的经理和档案人员沟通确认，最终将档案归档范围非常清晰地确定下来。事实证明，拟定更全面的《档案密级分类》《档案归档范围》和《库房管理办法》，从根本上改善了档案分类不科学及归档范围不明确状况，让档案库房的隐患降到了最低，同时也让档案管理人员在操作时有了准确的依据。
三、建立充分的组织保障。
这样的档案库存量，这样大的档案问题，只靠一个档案部门、一个专业档案管理员的力量，是无法应对的。为此我们组建了档案规范化和归档率提升的项目组，将各部门的档案管理接口人纳入我们的推进小组，发动、建立起了一个覆盖全公司各个档案使用、搜集部门的项目推进网络。这为我们下一步推进实施工作奠定了充分的人力基础。
四、充分理解各部门的难处，在推进过程中，更多采用的是培训、帮扶的办法，而不是简单地跟催。
在档案管理的整个过程中，最难的是收集。我在收集的过程中，充分了解各部门的收集和整理的难点，按照实际的难度系数来制订档案收集整理计划，遵循计划，分批整理，分批移到档案室。并组织各部门档案专员学习档案相关制度及整理技巧，使档案工作能够顺畅进行。同时采取比、学、赶、帮的工作方法，充分调动每个参与者的积极性，让档案基础较弱的同事到档案室参观学习，逐一分步讲解，对已移交的档案反复核查指导。短短不到一年的时间，接收档案500卷（不含财务档案），整理档案共334卷。这些成绩是档案室有史以来接收档案最多的一年，是以前每年接收档案的两至三倍。
五、整个档案管理工作都紧紧围绕能给各业务部门带来增益服务的原则来实施。
结合5S概念，将各部门堆积无序的文件重新整理。对于经常查阅的合同档案和工程档案都按规范模式整理，减少了查询文件的时间，也给各部门腾出了更多的空间，让使用者能更轻松地查到所需的信息。通过这些文件的整理和历史档案的归档移交，使各部门档案工作达到了增益的效果，同时也赢得了各部门的重视和大力配合。
六、加强交流与沟通。
千方百计建立交流沟通渠道。例如通过档案组编写每月一期《档案管理通讯》电子期刊，对档案知识、档案的整理方法宣传贯彻，并对档案工作推进进度及情况进行实时跟踪公布，进一步让各部门的档案人员加深档案收集整理的意识；组织分级档案管理员去做得好的分级管理部门学习参观，分享他们的档案整理经验，让大家在相互交流中互帮互学，形成良好的比、学、赶、帮的工作氛围。
七、建立档案信息化平台。
档案归档管理方案篇2
一、文件与档案目录信息的计算机一体化管理阶段
文件与档案目录信息的计算机一体化管理阶段起始于1993年前后。由于公文是档案的前身，档案是公文的归宿，这就为两者的一体化管理创造有利条件。此阶段要解决的关键问题是如何实现一体化管理，要解决的问题是如何将文件信息变成档案信息。在全面分析文件收发、公文处理和档案工作流程的基础上，通过开发文档一体化管理软件将文书收发与档案管理工作流程有机地联系在一起，在公文收发信息登录时纳入档案归档信息，提前确定文件是否归档，对归档的文件标引归档信息，即分类号、期限、页数、关联词，实现了档案信息流向的超前控制，第二年对有归档信息的公文进行信息归档，对归档后的收发文目录信息进行计算机组卷―――自动生成案卷信息（档号、案卷题名）、卷内信息（页次、卷内序号、卷内目录），然后打印卷皮、卷内目录、案卷目录、档案实体的整理按计算机生成的案卷目录、卷内目录进行排列、编号、装订、上架，计算机组卷后档案信息入库。从而实现了计算机公文收发目录信息与档案目录信息一体化管理。当时该系统是用FoXBaSe、FoRXpRo数据库管理语言编制的单机版计算机文档一体化管理软件。单机版计算机文档一体化管理软件的应用，大大提高了档案工作效率和档案归档的准确性、完整性。为各单位档案目录信息计算机管理提供技术支持，为档案工作目标管理奠定了基础。
此阶段主要解决的问题是利用计算机理顺公文与档案工作流程；超前控制档案信息流向；避免档案数据重复录入；计算机如何自动组卷生成档案案卷信息、卷内信息问题。
二、oa电子文件与电子档案信息一体化管理阶段
电子文件与电子档案信息一体化管理始于1997年前后办公自动化管理系统的开发应用，我们将单机版文档目录信息一体化管理理念纳入到办公自动化管理系统。在办公自动化管理系统实现电子文件到电子档案全文信息的一体化管理。要求在公文运转结束即可进行公文信息的逻辑归档。公文目录归档的同时归档电子文件、办文流程、办文意见等信息。归档的公文信息按档案管理的标准、规范进行数据处理，自动生成案卷信息、卷内信息，计算机组卷后形成电子档案档号就是档案实体档号，两者一致便于档案实体和电子档案管理。档案实体的整理与单机版一体化管理基本相同。不同是此时归档的数据既有目录信息又有电子文件原文信息，并可在网络上查询到现行公文及已归档的档案原文。
2000年国家档案局颁发《归档文件整理规则》，2001年按此办法对oa电子文件与电子档案信息一体化管理的数据处理方法进行修改，同时需对原档案管理系统进行升级，使计算机档案管理系统既能适用于旧的案卷形式的档案管理，又能按新《归档文件整理规则》处理归档的电子文件数据。系统归档文件数据处理可根据档案分类方案自行定义，如：机关用年度、机构、期限分类编号法；基层用年度、一级类目、期限分类编号法；文件少的单位可采用年度、期限分类编号法。但文件实体的整理分为两种情况，一种是第二年初进行归档公文信息数据处理和档案实体的整理，此种方法的优点是保留了原来归档文件仍按问题集中排列、便于手工查找及档案库存体系科学整序的优点，又吸取了按件整理档案减少实体档案整理工作量的优点；另一种是随办随归此，公文一经形成（收到）对归档的公文立即给档号，完成归档公文档案的处理。此种方法的优点是归档公文的档案处理在收发文岗位就已完成，避免归档公文的积压，减轻档案整理的工作量。缺点是归档公文不能按问题排列，相关的文件不能排列在一起，同一个问题的文件分散在不同的档案盒中。档案的整理编号是在第二年2－3月份统一规划进行，若档案的整理不要求按问题集中排列，只按分类方案编号可做到随办随归。
此阶段主要解决的问题是电子文件归档、归档电子文件的准确性及完整性、按照新的《归档文件整理规则》进行档案数据处理、保证电子文件与电子档案数据处理的一致性，解决文书档案旧管理规范与新管理规范的衔接与过度，用B／S方式解决电子文件网络全文查阅。
三、数字档案管理及全文检索阶段
数字档案管理及全文检索阶段始于2001年前后。随着计算机通讯技术、信息处理技术和网络技术的发展，在技术上为档案信息共享提供条件。室藏档案数字化处理、档案系统与oa数字档案的无缝连接、档案信息共享、实现数字档案管理、数子档案光盘存储及光盘跨系统跨平台全文查阅等，从而全面实现机关（企业）档案的数字化管理，基本满足机关人员网上调阅档案原文的需求，提高了档案的利用率，大大减少了档案的调卷工作。
此阶段主要解决了机关（企业）室藏档案数字化（包括oCR转换、转换后的文本文件的编辑、修改）、办公自动化文档一体化管理系统数字档案的批量引入，档案信息的全文检索、脱机存储的数字档案并且每一张光盘都具有在线检索和脱离系统、跨平台的模糊检索及全文浏览及用户查询情况自动实时统计分析。
四、广义数字档案馆建设阶段
由于电子政务的应用，企业信息化的发展，我们处处时时都在与电子信息进行交流，电子信息的出现改变了我们的工作与交流方式，使档案工作也面临许多问题，如：企业信息资源归属问题、如何在数字环境下完整地收集电子档案、档案管理的对象多元化问题、资源共享问题、档案管理方式的变革、室藏档案数字化问题、电子档案只是利用无法作为凭证、如何利用档案信息进行编研、电子档案如何永久保管问题、档案管理组织结构及工作方式如何适应档案信息化建设问题等等。档案工作要适应社会信息化发展，必须解决所面临的问题，解决问题的办法是建立现代化的数字档案馆。现代化的数字档案馆是建立在现代信息技术的普遍应用基础上（不是模拟手工档案管理方式），把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式集中存储，数字档案馆应与企业各种业务信息管理系统实现无缝连接，将网络采集到的应归档的信息按照档案管理的要求进行数据处理，形成科学、有序的企业综合档案信息资源，为企业生产、管理和决策提供可靠的超大规模的数字档案信息服务系统，使数字档案馆成为企业信息的过滤器、企业信息的组织者、企业信息的管理者、企业信息的提供者。
档案归档管理方案篇3
关键词：文书档案；收集；归档
文书档案是历史发展进程的文字载体和客观依据，记载着特定社会背景下、一定历史时期内，问题的产生、所采取的解决措施以及产生的结果。文书档案管理在档案管理工作中兼具重要性和基础性等特点，文书档案的收集与归档是企业各项管理工作中的一项辅和服务性的档案管理工作。文书档案收集与归档的重要性日益凸显，只有规避可能出现的问题，确保文书档案内容的连贯性、完整性和真实性，才能使文书档案在日常管理和运营活动中发挥最大效用。
一、文书档案收集与归档工作的重要意义
文书档案收集与归档在企业的各项管理工作中起到基础性和辅的作用，是完善档案管理工作的前提基础和重要环节。文书档案所涵盖的内容相当庞杂，其中不乏涉及到企业的发展进程和重大事件，这些材料并不是尘封于档案室的陈年旧事，而对于企业的战略发展与重大决策有着重要的参考意义和依据价值。文书档案中的重要文件材料，如计划任务书、审计报告、考核评定办法等，对其进行收集、归档，确保形式完整、内容准确，则会对企业处理日常事务、调整发展战略提供事实依据。因此，文书档案收集与归档工作重要性明显、意义重大，需在日常档案管理中给予高度重视。
二、文书档案收集与归档工作中存在的问题
1.文书档案管理人员管理意识薄弱
文书档案管理在整个档案管理工作中属于基础性工作，地位和重要性毋庸置疑。然而，一方面，文书档案的收集与归档工作并未受到相关部门以及工作人员的重视，主要体现在工作人员综合素养有待提高，缺乏对文书档案的管理意识。如，将文件按级别划分，只关注重要文件，对于普通文件的重视程度远远不够，致使文书档案管理工作的质量大打折扣，维持在低效率运行水平，更为严重的后果是珍贵的档案材料收集不完整，出现缺失和破损的现象，无法确保档案的真实性。
另一方面，文书档案管理工作人员缺乏岗位责任感和工作责任心。工作人员是档案管理的执行者，人员要素出现问题，势必会拉低档案管理工作的质量，文书档案资源无法得到高效利用。如，工作人员在处理档案资料时，并未对档案资料的来源和出处进行核实，真实性和可靠性有待考证，类似于这样的档案资料处理方式，丧失了档案的严谨性、规范性，利用价值更是微乎其微。加之，档案管理人员未能与时俱进、顺应技术变革，及时更新和学习档案管理技术，在识别档案真实性和有效性上缺乏应有的技能和措施，一定程度上阻碍了档案管理的顺利开展。
因此，针对文书档案收集与归档中所涉及的管理问题及实际操作问题，应引起相关部门的重视，并及时采取行之有效的措施，确保文书档案工作的有序开展，进而提升档案管理工作的整体水平。
2.文书档案收集与归档力度不足
就目前的文书档案管理工作而言，需进一步加强收集和归档的力度，从以下几个方面进行探索：（1）流程的规范性。文书档案的收集与归档工作的流程比较混乱，缺乏规范的操作流程，如，在给文书档案归类时，文件资料的处理方式较随意，不按既定规则摆放，不成章法，并存在归档不及时的现象；（2）归档模式的综合性。传统的文字档案运用广泛、历史悠久，目前较多的档案资料都是以文字档案的形式进行存档。而档案管理技术的不断完善，电子文书档案已日渐成为重要的存档形式，而相关工作人员尚未扭转对于电子文书档案的看法，缺乏对电子文书档案收集和归档的意识，经验不足。在实践中，文字档案与电子文书档案相辅相成，互为补充，因而要对这两种归档模式加以综合运用，进一步加强文书档案收集和归档的力度；（3）信息的可靠性。档案资料是对历史信息的统计和记录，只有作为真实信息的载体时，才能发挥应有的参考、备查效用，档案管理实践中仍存在一些篡改档案信息的事件，档案信息的真实性、权威度受到极大的挑战；（4）文书档案的完整性。完整性包括时间的连贯性，页码的连贯与完整等。在文书档案收集与归档过程中，未录入相应的时间，或者缺页，都破坏了其完整性，进而对真实性和可靠性产生负面影响。
3.文书档案的收集与归档不全面
文书档案收集与归档的全面性是衡量档案管理工作效率的一个重要指标。一方面，档案管理工作需要处理的文件数量大、内容庞杂、来源丰富，加之一些文件资料的重要性和唯一性，如果出现遗失和错误归档，将加重文书档案收集与归档的工作量，为后续工作的开展设置了无形的障碍。另一方面，一些文书档案管理人员在进行日常工作时，由于职责划分的模糊性以及个人经验的制约力等综合因素的影响，导致文书档案收集与归档工作无法在既定的轨道上有序运行，往往会出现收集与归档不全面的问题。
三、文书档案收集与归档工作的改进措施
1.提升档案管理人员的业务能力和综合素养
对于档案管理人员的评价，应从两个维度来衡量：业务能力和综合素养。（1）业务能力，包括档案管理人员系统掌握专业领域的管理知识，并能够熟练、灵活的将其运用于日常档案管理实践中，从而将知识与技能相结合，进一步形成档案管理核心能力。优秀的档案管理人员除了要掌握自身领域内的知识与技能外，还应具备档案管理的主动性等职业习惯，充分调动管理人员自身的积极性，确保文书档案收集与归档工作顺利开展。业务能力的实现有赖于内部培训，相关部门主管人员针对档案管理人员的阶段性绩效目标和业务能力指标，制定出相应的专项培训计划，通过培训的方式，促使档案管理人员在较短的时间内，熟练掌握领域内的知识与技能，并于培训结束后进行考核，在培训的终端把握档案管理人员的培训效果。（2）综合素养，综合素养涵盖了工作态度：敬业精神，责任心，使命感；文化修养：学识、文化层次、主动学习的能力；心理状态：积极乐观、热情友善、坚毅果敢；价值理念：奉献工作，热爱集体等。档案管理人员的综合素养是其内在状态，而业务能力是其外在表现，内心状态与外在表现之间是相辅相成，相互作用的，亦即良好的综合素养彰显管理人员积极健康的状态，为业务能力的培育提供良好的素质条件；而过硬的业务能力使得管理人员在优秀的绩效激励下，保持积极进取的内在状态。
2.优化文书档案管理制度
文书档案的收集与归档工作制度的完善，为相关档案管理工作的开展提供了有利的制度保障。（1）归档期限，明确设置归档期限，更便于将不同期限类别的材料分类保管，防止遗失，为档案管理人员收集与归档工作提供了便利，更省时、省力、高效的完成工作，减轻了工作负荷，无形中提高了档案管理人员的工作积极性与满意度；（2）归档范围，科学、合理的归档范围应具有一定的适应性和针对性，以企业的整体发展战略为依据，立足于实际需要，依照相关制度规范、工作职责范畴，综合考量这些因素之后，制定最佳的文书档案的归档范围；（3）制度更新，文书档案收集与归档管理制度如果滞后于现实需求，就失去了存在的意义和价值，甚至会阻滞档案收集与归档工作的顺利开展，因此，相关部门应在考量现实需求和自身发展的基础上，及时调整文书档案管理制度中的不适应性，及时更新制度，来适应不同时期、特定条件下对于文书档案收集与归档的需要。
3.调整文书档案收集与归档工作方式
文书档案收集与归档工作在传统的轨道上积弊已久，多体现为缺乏主动性、档案资料的遗失与不完整性。因此，改变以往的文书档案收集与归档工作方式，有助于档案管理工作取得更高的效率、实现新的突破。（1）问题反馈的及时性，在文书档案收集与归档过程中，最大限度的规避可能出现的纰漏，但问题的出现在所难免，如不及时处理，会造成巨大的管理成本，降低企业的运营管理效率，因此，出现问题应及时反馈并处理；（2）工作的主动性，在档案收集与归档工作中，化被动为主动，相关管理人员主动开启与别的部门的联系，统筹安排档案收集与归档工作的开展进程，定期实行检查，确保档案材料的真实性、可靠性、连续性，主动做好每一个细节工作，满足各部门乃至整个企业对于档案资料的需求；（3）硬件设施的完备性。档案管理人员在进行档案收集与归档工作时，容易因短期内无法克服的人员特质因素，而导致工作失误，如：人员素质、业务能力、工作态度、工作疲劳度等。在信息技术如此发达的当下，充分利用高科技设备，可以有效规避人员特质因素而产生的工作失误和潜在危机，还能节省人力成本，提升文书档案收集与归档工作的效率。
四、结语
文书档案作为行政管理活动的记录载体和现实依据，其重要地位不言而喻，文书档案的收集与归档工作兼具基础性、辅和重要性，是文书档案管理工作的关键环节。因此，在日常档案管理工作中，优化文书档案的收集与归档工作，及时发掘可能存在的问题与潜在隐患并调整策略，制定切实可行的应对措施，确保文书档案的连贯性、完整性和准确性，促进文书档案收集与归档工作的有序进行，不断提升文书档案管理的效率，更好的为企业服务。
参考文献：
[1]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2015（22）：70.
档案归档管理方案篇4
事业单位工作人员众多，按照规定收集、整理、鉴别、分类和归档事业单位的人事档案是事业单位基础工作内容的一部分。一般而言，事业单位可据此进行业务考核和工作调动。人事档案中，针对事业单位工作人员真实的历史工作表现、工作实际等有翔实的记录。同时，事业单位会根据归档制度，对工作人员的德、能、绩、勤、廉方面动态信息进行补充（具体包括工作任务、论文、论著、成果奖励等），以保证为考核提供参照。现阶段，人事档案有纸制及电子数据两种。不论以何种形式存档，其必然需要按照《档案法》的规定实施管理。
二、事业单位人事档案收集归档工作中存在的问题
（一）对人事档案收集归档工作重视不够。档案属性决定了人事档案工作不是短期内取得明显效益的部门，使得一些事业单位领导没有充分认识到人事档案工作的重要性，在对人事档案管理人员精心培养上和管理设备投入上下的功夫不够。使得一些人事档案管理人员在档案人事收集归档中，缺乏足够的专业知识和综合素质，无法保证事业单位人事档案收集归档工作质量。
（二）人事档案收集归档制度不健全。当前，事业单位人事档案收集归档制度还不够完善和规范。对人事档案收集归档制度完善方面有些懈怠、滞后，人事档案收集归档工作没有规章可循。导致人事档案收集归档质量不高。
（三）人事档案收集归档操作不规范。有的人事档案《干部任免审批表》及考察材料缺失较多，不够齐全完整。人事档案中本该有的年度考核表、学历、入党志愿书、职称、工资、培训、奖惩等材料，普遍缺失；有的当事人在学历、培训、职称等材料转递时，将其放在自己手中，认为这样更安全，用起来也方便，导致人事档案材料的缺失。
（四）人事档案管理人员专业素质不高。由于事业单位对人事档案的管理重要性缺乏足够的重视，以至于人事档案管理人员更换频率较大，导致了从事人事档案工作的人员没有足够的职业责任感和专业一致性，影响了人事档案收集归档质量。
三、加强事业单位人事档案收集归档工作的几点措施
（一）充分重视人事档案收集归档工作。事业单位领导要高度重视人事档案收集归档工作，关心爱护培养人事档案管理人员。建立健全奖励机制，以此激发人事档案管理人员的工作热情和积极性，进一步提高人事档案收集归档工作效率。
（二）进一步加强档案收集归档制度化建设。实践证明，制度是开展工作的保障。提高人事档案收集归档工作质量，建立和完善严格的人事档案收集归档规章制度是十分必要的，只有从制度建设入手，发挥其权威性的协调和指导职能，才能保证人事档案收集归档管理逐步走向正规化和法制化。一是要严格遵照执行干部人事档案的收集制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、保密制度、保管制度、管理人员职责等各项规章制度，用制度去规范人事档案收集归档工作。二是完善人事档案登记和人事档案转递工作。在干部人事档案及档案材料的转递中，严格按照统一规定的“干部档案（材料）转递通知单”的项目详细登记，严密封包，再进行转递。收到人事档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章，再将回执单立即寄回原单位，以确保万无一失。
（三）规范人事档案收集归档操作。在人事档案材料的收集、鉴别、归档上下功夫。一是要把严格工作标准作为人事档案收集归档工作的重点来抓，严格按照档案目标管理标准，在人事档案材料的收集、鉴别、归档上用实劲、下真功。要建立健全干部人事档案材料的收集网络，根据材料形成规律和特点，采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集、及时收集等方法，确保人事档案归档材料及时收集归档到位。对收集上来的人事档案材料，要严把鉴别关。辨别真伪，去其糟粕，达到人事档案能历史地、全面地、准确地反映一个干部全貌的要求。二是要强化人事档案的归档工作。在归档工作中，严把好人事档案的分类关，力争做到分类准确、排列有序、层次清楚。对收集归档的人事档案材料，要认真细致地进行鉴别，保留真实准确有价值的材料，剔除不应归档的材料，使归档材料真实可靠、文字清楚、对象明确、手续完备。要逐份逐件地清查人事档案材料。对当事人档案中缺少的材料逐项要逐一登记、及时索要。在登记人事档案目录方面，要采用计算机打印人事档案目录，统一规格，统一标准，使人事档案更加规范、美观。三是要抓好人事档案的收集归档审核工作。重点审核干部“三龄一历”及档案材料的完善情况，并对缺少的人事档案材料进行详细记录，要求相关单位和当事人限期补充收集，使人事档案内容更加齐全完整。
（四）进一步提升人事档案管理人员的专业素质。随着事业单位的不断发展，事业单位对工作人员素质要求越来越高，提升人事档案管理人员的工作能力也愈发重要。事业单位领导要注重人事档案管理人员专业技能的培养，提高人事档案工作人员的知识水平和业务能力，使其能够熟练地完成人事档案的收集归档工作。为此，各级领导层面要定期组织人事档案管理人员参加上级档案部门组织的人事档案管理业务培训班和经验交流研讨会，掌握更多先进的人事档案管理的理论和方法，以便更好地做好人事档案收集归档工作。
（五）加强对文件材料的超前控制，严把质量关。归档文件的质量大多是由文件形成时决定的，所以，在收集归档文件时不仅要严把质量关，还应从源头抓起，文件材料的进行超前控制。超前控制是指在文件形成、积累阶段，按照档案要求进行文件的质量控制，确保归档文件的真实可靠、完整安全。在实际工作中，业务文件分散在各个业务部门或个人手中，如科研资料主要集中在科教科，文书资料主要集中在办公室，基建材料主要集中在基建科等，这种分散性往往影响到档案收集的系统性和完整性。通过超前控制，可以在文件形成初期阶段对文件内在质量进行前期控制，对业务文件的形成、积累、整理提供最直接的帮助与指导，把问题解决在前期形成阶段，有利于归档文件的完整准确，提高归档档案质量。
档案归档管理方案篇5
归档改革现状
目前普通高校的归档主要有以下4种做法。
1 依然按照传统的做法，立案卷并装订。有相当一部分普通高校受传统的做法影响，―直还在采用立案卷的办法。立案卷的方法经几十年总结完善，已日臻完美。该种方法保持了同一机构或同一问题档案的连续性，而且各单位使用的档案软件都是传统的带“立案卷”模块的管理系统。如果实行立归档改革，将会存在一个档案数据的兼容问题。所以这些单位的档案管理工作人员对传统立卷法有较强的依赖性。尤其是单位档案管理人员的年龄偏大，对计算机操作不太熟练，更不太愿意采用新的归档办法。
2 按照传统的立案卷做法，但卷内文件按顺序存放，不装订。有一部分高校，既对传统的立案卷方法有强烈的依赖，又看到新归档方法的优越性，于是采用一种折中变通的办法：从总体上，仍然实行立案卷法，但对同一案卷的文件只按卷内顺序排放，上面加上卷内目录，整卷档案不装订，只用专用绳子从中间绑好，然后再装进档案盒。
3 文书档案以单份文件为单位归档，而科技档案还是按照传统做法实行立案卷归档。文书档案与科技档案的一个重要区别在于科技档案有成套性的特点。文书档案通常是―文一事，单份文件就是一件，以单份文件为单位归档，比较好操作。但是科技文件经常是成套的，实行单份文件归档，容易使同一套科技档案失去自然联系。所以，很多单位对文书档案实行了归档改革，但对科技档案还是实行立案卷法。
4 全部采取立卷改革方法，以单份文件为单位进行归档。新方案颁布后，也有一些单位对全部档案都按新的立卷改革方法，实行单份文件归档。但在实行过程中，对“件”的数量概念有的作了放大，有的作了缩小，好比重量数量单位，有的用“吨”，有的用“公斤”，有的用“斤”，还有的用“两”作单位。
两种归档法之优劣对照
1 立案卷归档法
在实行档案归档改革之前的几十年里，高校档案―直采用立案卷归档法。即对归档的文件按机构或问题分类，再结合年度、保管期限等相关信息，将这些档案组成一个案卷。同时编好卷内目录、卷内顺序号，并打印案卷封面，再将封面、卷内目录和卷内文件装订成一卷。这种归卷法之所以能沿用几十年，主要是有以下优点：(1)便于管理，不易散失。将同一内容与同一问题的档案装订在一起，不易被利用者拆卷或随意抽取，即使是反复利用，也不会丢失，安全性较好。(2)在手工检索条件下，便于连锁查找。传统立案卷法一般都是将同一问题或同一组织机构的档案按分类法装订在一起。这样我们在查找一份文件时往往能将该年度的同一类问题的其他档案也查到。在对事情发生的具体时间、详细内容都记不清的情况下，能够提高手工检索的查全率和查准率。
但是长期实践证明，这种归档法也有一些缺点：(1)在实际操作中相对繁琐，在分类、立卷、保管期限的划定上随意性较大，难以把握，从而案卷质量难以保证。(2)这种立卷方法的许多环节，诸如编页号、装订等，完全是一种重复、枯燥的手工劳动，浪费大量人力物力资源，而且按照规定，纸张大小不一的档案在装订时，还要接边或切边，破坏了文件的原貌，切边不慎还会造成档案的人为损坏。(3)不利于档案的安全和保密。传统的立案卷法虽然在档案实体保管上不易造成单份个别文件丢失，但利用者如果只借阅某一份文件，档案人员也要将整卷档案借其查阅，容易造成其他文件的泄密。(4)档案录入电脑的信息量与档案实体量的比值较低，而且缩微、扫描不方便，不利于档案数字化管理，严重制约了档案信息资源的利用率。(5)不便于拾遗补漏时的插卷。装订后的案卷相对固定，遗漏的文件要插入，或装错、到期的文件要增删，都需要拆卷装订，不利于档案的保护。(6)以“卷”为单位，不便于统计。长期以来，统计档案数量一直以“卷”为单位，而案卷厚薄不一，卷内文件数量多少不同，“卷”和“件”之间没有固定的对应关系，也就无法如实反映档案的数量。
2 以件为单位归档
经过十余年的实践和总结，以件为单位的归档方法基本弥补了立案卷法的上述诸多不足，提升了工作效率，有力推进了档案信息化进程。但在计算机技术、网络技术进步发达的今天，我们也感到新的归档法在运用过程中，也存在一些问题：(1)新的归档方法只是整个档案工作体系中的一个环节，《规则》实行后，其他配套的标准也亟待修改，比如档号已发生变化，有关的行业标准和之前的计算机档案管理软件也应作相应的修改。(2)新的归档方法立足于现代化，与档案现代化管理软件配合使用，便于推行文档一体化，给档案管理带来更佳的效果，但是目前相关的标准还未出台，档案软件不兼容，电子文件格式不统一，为档案馆与档案室之间资源的整合带来困难。(3)档案馆在移交、接收档案时，清点工作的难度加大，而且平时借阅利用后入盒一定要准确到位，否则就有可能引起混乱。《规则》中的归档章一项，“档号”只设有“全宗号”“年度”和“件号”，建议增设“盒号”和“保管期限”两个信息，前者便于归还档案时迅速找到它原来的位置，方便准确人盒，后者则便于档案档号的编制。
归档改革的出路
1 加强宣传与推广，并将新的归档方法上升为法规政策。新的以单份文件归档的办法是百年大计，虽然存在个中不足，但它的优点是显而易见的。从档案管理长远来看，它将是大势所趋。目前，新的以单份文件归档的方法还没有上升为法规政策，不是强制执行的措施，这就需要档案行政管理机关加快立法进度，要求普通高等学校实行新的归档办法，便于将来高校间档案信息资源的共享，便于档案馆与档案室之间档案信息资源和档案移交的无缝对接。
2 要拓展普通高等学校档案“以件归档”中“件”的概念。文书档案以单份文件法归档已经没有什么技术难题，但调查发
档案归档管理方案篇6
一、项目档案管理的特点
固定资产投资项目建设的过程是多部门多单位共同参与的复杂过程，内部往往会涉及规划部门、项目管理部门、财务部门、物资部门及资产管理部门等，外部也离不开设计方、施工方、监理方以及供货商等多家参建单位的协作，因此归档文件材料来源广泛，内容繁杂，不仅有招投标资料、勘察设计资料、施工资料，也有监理资料及竣工验收资料等，不仅有基本建设类档案、设备仪器、计算机类档案，还有会计类、管理类档案产生，既有文字材料也有图纸等技术资料，不仅有传统纸质档案还有照片、录像资料以及光盘等其它载体的档案，不仅涵盖了土建、水工、暖通、电气等多专业还会涉及合同、财务、审计、招投标、采购等多个管理领域，此外由于后续设备大修、项目改造产生的新材料的补充归档，使得项目档案管理也是一个动静结合的过程。
正是基于项目档案以上这些特点，决定了项目档案从收集归档、保管利用到鉴定销毁必然是一项复杂的管理与技术并存的系统工程。为实现项目档案的有效管理，企业档案工作者必须要对项目档案管理工作进行全面的规划和科学的统筹，通过合理的整合，形成完善的项目档案管理体系，采取重点建设与综合管理相结合的方式，全面实现项目档案的齐全、完整、准确、系统和安全，不断提高项目档案管理水平。
二、构建项目档案体系建设，提高项目档案管理水平
（一）组织体系建设
企业应建立由单位领导分管，档案部门集中统一管理，相关部门共同参与的自上而下的项目档案管理体制，明确部门和人员职责，理顺项目档案相关单位之间的关系，促进项目档案各项工作协调开展。要根据实际配备合理的专兼职档案工作人员，不断强化项目档案管理部门的管理权限，并赋予他们指导、监督和检查的权利，从而保障项目档案从宏观控制到微观管理的有效开展。
建立项目档案收集归档管理网络，将规划部门、项目管理部门、财务部门、设备管理部门、采购部门及设计方、施工方、监理方等纳入网络建设范围，明确各部门责任分工，实行岗位责任制，形成企业内部各相关部门对档案管理部门负责，设计、施工、监理方等外部参建单位对项目管理部门负责，各分包方对总包方负责的分级管控模式，确保项目档案工作责任层层落实，防止管理重叠和空当出现，杜绝扯皮现象的发生，确保项目档案管理工作有效开展。
（二）制度体系建设
要不断完善现有项目档案各项规章制度，构建全新的项目档案制度体系，包括标准、规范、制度及流程等，并覆盖项目档案管理工作各环节，确保执行有力，落到实处。
要结合实际制定本单位的项目档案管理实施办法，明确项目档案归档范围及保管期限，制定本单位的项目档案分类编号方案及整理标准，不断提高项目档案管理规范化水平。补充完善项目档案收集归档制度、项目档案保管制度、项目档案利用制度、项目档案鉴定销毁制度等项目档案基本业务制度和项目档案安全保密制度等专项制度;与有关职能部门配合，建立联合的项目档案监督检查制度及相应的奖惩制度，进一步完善项目档案各项业务流程如招投标文件归档流程、设计文件收集流程、项目档案验收流程、项目档案利用流程及项目档案鉴定销毁流程等，确保项目档案管理工作有章可循，依法实现项目档案的规范管理。
（三）资源体系建设
要加大项目档案收集归档和整理力度，提高项目档案案卷质量，建成内容丰富、确保档案完整、准确、系统的项目档案资源体系。
企业要深入贯彻执行项目档案“三纳入”、“四参加”、“三同时”工作，项目专兼职档案人员应从项目启动开始，全程跟踪，一站到底。加强档案人员与项目建设人员之间的沟通，积极指导相关部门开展项目档案工作，确保项目档案工作与项目建设同步开展。档案部门要结合项目实际及时制定合理的收集归档工作计划，对时间跨度较小，工程比较单一的，可以在工程完工后集中统一归档，对持续时间比较久的大型项目要实行预立卷制度，明确各阶段项目档案的收集重点，加强重点材料的收集工作，提高项目档案收集效率。相关部门在与设计、施工、监理等外部单位签订合同时，应将项目文件材料的归档和整理要求纳入合同条款，并建立档案部门与财务部门联动的质量保证金支付审批程序，对归档质量不合要求的不予支付，以便有效解决项目档案归档中出现的问题，确保项目文件材料的归档质量。
要加强项目档案整理工作，切实维护项目档案文件材料之间的有机联系，提高案卷质量。档案移交归档时要编制归档说明，按载体性质分别提交归档目录。档案部门要认真做好文件材料的归档质量检查工作，确保项目文件材料手续完备，签字齐全，真实有效。及时做好项目改扩建或设备大修的项目文件材料补充收集归档工作，真正实现项目档案的动态管理;对到达保管期限的项目档案要及时进行鉴定，对无保存价值的档案及时进行销毁，努力提高项目档案整体质量。
（四）利用体系建设
项目档案管理部门要不断强化项目档案服务意识，增强服务观念，在传统利用方式的基础上积极探索新的服务模式，开发档案信息资源，为企业发展提供高质量的档案利用服务。
要积极推进项目档案数字化建设工作，加快项目档案计算机管理信息系统建设工作，不断满足项目档案网络化服务的要求，提高项目档案利用效率。
要加强项目档案编研工作，多角度的开发实用的项目档案编研资料，从而转被动利用为主动服务。如编制项目投资建设情况统计分析及企业设备能力分析对比等，为企业发展提供重要的参考依据，提供超前的档案服务。
要加强项目档案利用效果的反馈工作，通过收集汇总利用单位的反馈信息并进行分析研究，从而提高项目档案利用的方向性，不断提升服务质量。
（五）安全体系建设
要建立人防、物防、技防三位一体的项目档案安全防范体系，既要确保项目档案实体的安全，也要确保项目档案信息的安全和保密。（下转第47页）
档案归档管理方案篇7
（一）管理体制不健全
实物档案是在单位各部门的职能活动中形成，因此其归档和管理工作需要各个部门积极参与、配合协调。由于不少单位没有明确实物档案归口管理部门和工作职责，没有完善的实物档案管理考核细则及有效的奖惩激励机制，各部门之间互相推诿，实物档案不能及时归档现象时常发生。
（二）归档意识薄弱
一方面是不少基层单位各级领导和兼职档案管理员对档案工作内容和实物档案的重要性理解不全面，及时主动归档意识不强，另一方面档案管理人员不主动沟通协调，没有加大实物归档宣传、指导、监督力度，采取“你交我收”的被动方式，致使许多有价值的实物散落、缺漏、甚至遗失、损毁，严重影响了实物档案的数量和质量。
（三）硬件设施落后
由于实物档案不能直接产生经济效益，许多单位对实物档案潜在价值的认识不够，往往忽视了实物档案管理硬件设施的建设。基层单位普遍存在档案库房容量小，设施设备不全、档案柜架紧张的现象，加之实物档案形态各异、规格不同，难以统一摆放标准，使得许多重要的实物档案叠加堆放，甚至无处可放，既不利于利用，也严重影响了其价值的发挥。
（四）管理规范不健全
具体表现在：大多数单位将荣誉性实物、印章、字画等列为实物归档范围，但对特殊的证照等是否需归档未作说明，导致了实物档案种类不够齐全；实物档案往往形成于不同时间，不同部门、不同渠道，不少单位没有对实物归档时间提出具体要求，造成实物遗失，损坏等后果；实物档案分类没有统一认识、统一标准，容易出现由于档案管理人员岗位的变动导致前后不一致。
二、加强实物档案管理的对策
（一）建立集中统一管理体制
基层单位要统筹规划、组织协调，明确专门部门及档案室对单位所有实物档案进行统一集中管理，主要包括以下几项内容：成立档案工作领导机构，负责对单位各部门实物档案管理工作进行监督和指导；建立健全本单位实物档案管理制度和奖惩机制；把实物档案收集和归档工作列入各部门和有关人员工作职责，并作为年度考核的重要依据；主动接受上级档案行政管理部门的监督和指导，不断改进工作方式方法等。
（二）提高实物及时归档意识
各基层单位可以通过定期召开档案工作会议、组织业务培训等途径，加大教育宣传力度，让大家充分认识到实物档案是能直接反映本单位成长和发展轨迹的不可再生的宝贵财产，从而提高单位各级领导及专兼职档案管理人员的实物档案归档意识。专职档案人员还要进一步加强工作的主动性和责任心，拓展信息渠道，时刻跟踪散失在各部门未及时移交的实物档案去向，并加强与部门间兼职档案员的沟通和联系，指导、监督、检查其做好实物档案的收集、整理、登记和归档工作，使有保存价值的实物档案尽可能收集齐全。
（三）加强实物档案硬件设施建设
基层单位应适当加大档案工作的资金投入，配备实物档案专用库房，档案库房的建设要符合防火、防盗、防光、防潮、防霉、防尘、防虫等要求，库房内应根据实际需要，配备专柜或专架，档案人员还要积极动手动脑，摸索高效、合理利用库房空间的最佳途径的方法，使不同规格、不同类别的实物档案既能得到妥善地保管，又便于利用者查找利用。有条件的单位还可设置陈列室，将反映单位业绩、企业诚信等的实物档案原件或复制品向公众展示，充分发挥其宣传和激励作用，增强单位的凝聚力。
（四）完善实物档案管理规范
档案管理部门应结合本单位实际工作，制订和完善实物档案管理办法和规范，提升本单位实物档案管理水平。
1.要明确实物档案归档范围。本单位在社会活动中形成的，有保存价值的物质实体，不论何种载体，都应归档。
2.要明确实物档案归档要求。本单位在公务活动形成的实物，应移交档案管理部门集中统一整理归档，其它应归档实物要保持整洁、完整，最迟于次年与文书档案同时移交档案部门，移交时应办理移交手续。由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。
档案归档管理方案篇8
一、信息系统归档的意义和含义
在当今信息化时代，信息系统记录着大量的个人及组织的生活、工作信息，从各个方面反映着社会的运行情况。而档案则是人类社会在实践活动中的真实记录，从这个意义上，信息系统的归档必须纳入档案工作中，且应该是当前档案工作的重要组成部分。各项信息系统的归档也是建设数字档案馆的重要内容，各信息系统产生的电子文件是建设数字档案馆的基础资源，数字档案馆是档案工作的发展方向，从这个意义上，信息系统归档工作的质量影响了档案工作的发展和与时俱进。信息系统的归档就是将信息系统的建设、运行、管理和监管等活动中产生的各种载体的记录进行收集、整理并移交档案部门的过程。
二、信息系统归档的内容和方式
信息系统的归档内容主要有系统自身建设及运行管理、业务流程两部分。系统自身建设及运行管理归档应包含信息系统规划、审批、建设、验收、运行、维护、验收等过程文件和记录的归档。业务流程归档应包括具体业务流程建立、流转、审批、反馈、依据等文件和记录。信息系统归档可根据实际情况采取离线归档和在线归档。一般来说，如果具体业务信息系统与档案管理系统相关联，可采取实时在线归档，也就是在具体业务流程结束后及时点击归档；如果具体业务信息系统没有与档案管理系统关联的，采取定期离线归档，可按年、季度等向档案部门归档刻录好的光盘。
三、信息系统归档的实施方法
1.在系统规划的同时考虑归档功能。信息系统的归档应在系统建设时作为系统的一项功能进行同步规划和建设。在信息系统规划和建设时，信息系统管理部门应与档案部门进行沟通，获取档案管理的相关要求，在系统建设时应考虑归档数据的完整性及归档功能实现的便捷性；档案部门应在系统规划时提出档案归档和管理要求，在系统建设时测试归档功能的有效性及归档数据的完整性、准确性和可读性。在信息系统上线验收之前，应由本单位及上级单位档案部门专家对项目档案和项目归档功能进行专项验收并出具验收意见书。未进行验收或者验收不合格的信息系统不得投入使用。
2.以业务的标准化为基础。档案的信息化和标准化是档案管理的工作目标之一，档案的信息化以档案的标准化为基础，档案的标准化包含档案整理的标准化及档案内容的标准化。档案内容的标准化依赖于档案来源的标准化。因此，做好信息系统的归档应以业务的标准化为基础，包括业务流程、记录和文件格式内容的标准化、统一化。信息系统的建设同样依赖于相关业务流程的标准化。统一的流程、统一的文件格式和内容是进行信息系统建设和应用的前提和基础。如果不能实现业务的标准化，就会造成系统中相关流程数量大、繁琐，最后系统将会非常臃肿，不便于应用，归档文件和记录给档案整理和归档人员带来很大的负担。信息系统归档的标准化还包括归档文件格式采用通用的文件格式，尽量减少专用格式，保证归档电子文件可读性。
3.实现业务系统与档案系统的无缝对接。在信息化时代，信息技术的应用应能减少档案人员整理档案等体力劳动的工作量，以便档案人员能有更多的时间做好档案内容的开发利用。那么，在业务系统中应保留向档案系统归档的接口，从而实现业务系统向档案系统的自动归档，这也是建设数字档案馆的必备条件。实现业务系统与档案系统的无缝对接，需要档案部门、业务系统管理部门、具体业务部门的共同努力，档案部门和业务系统管理部门共同确定归档接口的方式、数据传递方式以及在各自系统中的映射，保证归档数据的真实性和可读性；档案部门和具体业务部门共同确定归档数据的格式、内容以及元数据等的要求，保证归档数据的完整性和真实性。
4.重视元数据的归档。在信息系统中形成的应归档文件一般为电子文件，电子文件的易更改性要求必须同时归档电子文件的元数据来保证归档电子文件的真实性和可靠性。归档时应将电子文件与元数据一并归档，并建立电子文件和元数据的关联关系。元数据应包含描述电子文件内容、背景、结构及其管理过程的数据，能够真实再现电子文件的产生、修改和流转信息，具有可追溯性。对元数据的项目的设置和管理，信息系统管理部门应与档案部门进行沟通，并尽可能采取系统自动生成并伴随电子文件归档到档案系统中，减少人为对元数据的干扰，保障电子文件的真实性，为电子文件发挥凭证作用打好基础。
档案归档管理方案篇9
关键词：电子文档管理现状
随着信息技术和网络技术的日益发展，办公自动化进程进一步加快，无纸化办公已经成为办公现代化的主要内容，随之产生了大量的电子文档。如何对这些电子文档进行管理，是广大档案管理人员面临的新课题。本文从以下几个方面对此问题作了探讨。
一、电子文档的定义及特点
1.定义
所谓电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。
2.特点
与纸质文档比较，它有以下几个特点：
（1）电子文档不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用，即它对计算机系统依赖性强。
（2）电子文档可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。
（3）电子文档的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。
（4）电子文档的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、放磁性等条件的要求很高。
（5）电子文档的载体稳定性差，易损坏，易被修改、盗窃，甚至被销毁。
二、电子文档管理的现状
电子文档的管理目前存在一些问题：一方面，电子文档呈几何倍数增长，另一方面，缺乏规范管理，没有明确的
归档方式、归档范围、归档制度、归档时间等，比较混乱，给保存、查找带来困难。
三、电子文件的归档工作是档案工作发展的必然趋势
办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，各单位使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作如文件的起草、签发、催办、规定等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大的差别。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，电子文件归档是档案工作发展的必然趋势。
四、怎么做好电子文档的管理
电子文档的管理越来越成为档案管理者的重要工作，那么，怎么做好它的管理呢？
1.制定电子文档的管理标准
电子文档的记录格式、载体形式区别于纸质文档，不仅外形上不同，在处理方法、管理内容上也相差甚远，所以必须根据电子文档的特殊性来制定相应的管理标准。如电子文档的登记、命名、归档鉴定、收集、防护、安全及专利维护等各项标准的制定，可以参照纸质档案的某些做法，但又不能照搬。如电子文档在形成、积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文档的归档质量；生成电子文档与专用软件必须一同归档；对已经归档的电子文档的管理，应有严格的制度和有效的技术措施，以确保信息的原始性、真实性和完整性等。
2.确定电子文档的归档方式
电子文档的归档方式有逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上，将电子文档的物理地址存放在由档案部门控制的服务器中，电子文档能提供相关部门有效利用和处理。该方法适用于具有稳定可靠的网络环境和严密安全管理措施的单位。物理归档是指经过计算机处理的电子稳定通过拷贝或刻录载到载体上，而档案部门移交实行脱机保管过程。该方法便于电子稳定的长期保存。
3.明确电子文档的归档内容
（1）确定电子文档的归档范围。这是保证电子档案质量的关键。电子文档的归档范围有文字材料、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件等。
（2）明确归档时间。电子文档的归档时间一般有年度归档、阶段归档等，可视具体情况而定。因涉及电子文档的技术环境条件，存储介质的质量、寿命等问题，归档时间一般以不超过2―3个月为宜。
（3）归档份数。一般拷贝两套，保存一套，借阅一套。即使在网上进行，也要保存一套。必要时应保存两套，其中一套异地保存。这样可以提高安全性和可靠性。
（4）归档要求。要遵从归档各阶段的规定，准确说明配套的软硬件环境。
（5）归档方法。将最终版本的电子文档存入磁、光载体介质上，也可压缩归档，采用数据压缩工具对电子文档进行压缩，然后刻入磁、光载体介质上。一般在局域网或其他网络上进行备份操作，就可将归档的电子文档存放在磁、光载体介质上。归档的电子文档格式尽可能使用通用标准，归档后要进行一致性的测试。
4.将电子文档与纸质文档同步归档
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存储装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录备注项中著明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录备注项中著名相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
5.档案人员知识结构的变革迫在眉睫
身处在信息时代的档案工作人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施抓好自身知识的更新、引进、消化、适应信息技术的成果。
电子文件管理已经成为信息时代文件档案部门面临的新任务，我们应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档工作纳入办公自动化和信息管理的工作程序。档案部门在积极参与电子文件档案管理的同时，应和电子文件形成部门、计算机信息管理部门密切配合，增强他们的档案管理、档案法制意识，共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展，为电子文件档案信息资源共享作出应有的贡献。
参考文献：
［1］曾红.关于电子文件归档的思考［J］.兰台世界，2007，（3）：31-32.
档案归档管理方案篇10
近几年，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面，办公自动化管理系统代替以往手工繁杂的办公行文、来往函件。文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结。先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。同时，每个文件形成部门为存储档案信息都投入大量的经历，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。因此,为适应现代化管理制度和信息社会的发展，做好电子文件的归档工作，对电子实施档案化管理势在必行。一、电子文件难以归档的原因
与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。笔者认为，在规划电子文件归档工作时，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，深入到现行文件工作领域，摸清信息产生的源头，并对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作一步步进行改革。这样才会促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
二、电子文件归档方式和模式的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的模式有两种：
（一）开通电子文件归档专递网线
随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些日常产生的其它未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门（全宗构成者）以定期、不定期的方式编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。由专业档案部门对各个部门产生的电子文件信息进行集中统一的管理、保管与存储。档案部门对归档的电子文件提出标准化格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DoC、.tXt、.eXe等文件。（二）成立计算机与信息管理部门，由其负责归档，作为电子文件信息的汇集点
为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。如根据__公司的组织结构，公司计算机与信息管理中心可利用网络技术建立企业行政信息管理系统，共分为行政、人事管理、企业策划三个子系统；而经营管理系统与综合业务（合同管理与产品销售）、部门业务（单、多用户项目）、财务可构成数据交换网。计算机与信息管理中心接收上述各部门相应数据后，进行集中处理，经汇总的数据在允许公布的时间段通过信息管理中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
三、建立并执行一套科学、合理、严密的电子文件归档管理制度
（一）依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了负责人负责立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以单位计算机与信息管理保管为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
（二）建立电子文件全过程管理制度
电子文件从形成到电子档案的开发利用，来源广泛，环节众多。电子文件形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员等。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此，电子文件收集归档，必须依靠制度约束。建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，显得尤为重要。这也是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。
电子文件的归档范围、归档内容、归档部门与分工、归档的方法、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别。抓电子文件归档工作，制定《机读(电子)文件归档工作规定》等，都要明确无误地分别对上述区别做出具体规定，并设计《机读(电子)文件归档目录》样式。同时还必须加强对电子档案的开发利用活动环节的保密管理。
为了使各部门主管档案工作的负责人和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，可在对电子文件的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择电子文件的信息综合性强，含“金”量高的综合业务管理部、总裁办公室做为开展电子文件归档的重点和试点部门。如将历年的各部门单用户报告和定制的多用户（专项）报告分电子文件归档。
与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、综合业管管理部门、计算机与信息管理部门四者结合的方法。电子文件形成部门熟悉各自管理的业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；综合业务管理部门是全面掌握公司和产品种类、部门业务类型，负责经营管理的部门；计算机与信息管理部门是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，又可以作为电子文件的形成单位，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。四个部门的职能相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，可共同形成质量较好的电子文档。
（三）将电子文档管理工作纳入公司业务管理程序，纳入公司各业务部门和职能部门的职责范围及有关人员的岗位责任制
其目的是使制度变成归档人员的自觉行动。体现在部门档案的管理工作要做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作规划和计划、纳入:请记住我站域名管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
四、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式备份保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化档案贮藏，也能减少档案的体积。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，以防止信息损失。
__公司从20__年开始正式将公司公关、会议活动的照片和电子版整理由总裁办和综合业务管理部作为声像档案归档张贴和存档。最近又计划在Ftp上随时输入电子照片、文章标题及摘要，通过网络传输到全公司，供全体员工共享。经如此办理，一般查询可利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子档案所提供的索引到Ftp上查阅，万一电子档案被损坏，相应的纸制裁档案还保存完好。同时，对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理；并进行用户确认，以确保声像档案完整与安全。
五、档案人员知识结构的变革迫在眉睫