企业档案分类管理方法篇1
随着我国新金融产业组织结构的建立以及国内金融企业新一轮的改革，金融企业档案的内容、数量和结构较以往发生了显著的改变。金融企业档案管理工作也会不断面临新问题，这就需要我们不断采取新举措。一、金融企业档案的种类和特点金融企业档案是指金融企业在各项工作活动中直接形成的，具有保存查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。其基本涵义包括四个方面:①其形成者是各类金融企业，如商业银行、信托投资公司、证券公司、保险公司、信用合作社、其它非银行金融机构等。②形成的档案是金融企业在经营和管理中，以及面向客户开展的各项专业金融业务和服务活动中直接产生的。③企业保存备查的各种文字、图表、声像档案，是企业各项工作活动的真实记录和原始凭证。④是企业资产的重要组成部分。1、金融企业档案的种类:经过十多年发展，我国各类金融企业群体逐步壮大，经营管理活动日益精细化，各项金融业务活动涉及的对象也越来越社会化，以客户为中心的现代化服务体系初步建成，使得金融企业档案产生的领域和来源更加广泛，呈现出其独特的发展特点和规律。从金融企业档案所反映的活动性质和内容看，金融企业档案包括两方面的内容:一是与企业的管理和经营活动密切相关的档案，包括文书档案、审计档案、档案、法律事务档案、科技档案(基建、设备和信息技术档案等)、人事档案、财务会计档案等;二是与客户密切相关的金融业务档案，包括信贷档案、中间业务档案(信用卡业务、电子银行业务等)、金融会计档案、保险业务档案、证券业务档案、金融业务客户档案等。2、金融企业档案的特点:(l)内容的复杂性和专业性。金融企业档案内容上的复杂性，表现在金融企业产生的档案既包括传统的档案内容，又包括丰富的金融业务档案内容。而每一大类金融业务又可分解为数种至几十种，从而使金融企业档案内容更加复杂。金融企业档案内容的专业性，表现在其内容反映了货币和信用的密切关联性，这是其与其它企业档案内容最大的差别。(2)数量的庞大性。金融企业档案内容的复杂性和载体的多样性决定了企业档案数量的庞大。本市区级综合性档案馆的馆藏一般为10一20多万卷，而据不完全统计，至2004年底某国有商业银行上海分行各类档案总量已超过400万卷。二、金融企业档案的管理现状及改革金融企业深化改革、加大创新、强化内控，既提高了对金融企业档案工作的总体要求，又为档案工作提供了广阔舞台。l、金触企业档案传统管理体制引发的弊端以国有商业银行为例，传统的档案管理体制遵循“统一领导、分级管理”的体制，其管理模式沿袭了机关档案工作的管理模式。这就造成了企业档案工作“三重三轻”的状况:第一，各级立档单位均较重视文书档案的管理，而轻视了金融业务档案管理;第二，重视行政管理方面档案的建立，而轻视了企业经营管理和科技档案的建档;第三，重视档案实体的整理质量，而轻视了对档案信息资源的整合和开发利用。而今，金融企业在建立现代企业制度的过程中，实行怎样的档案管理体制和模式，实际上决定着金融企业档案工作今后的健康发展之路。笔者认为，在遵循法定、求实、效益等基本原则上，今后金融企业的档案工作管理体制将出现多种类型，并逐渐向多元化、专业化和法制化等方向发展。金融企业档案的管理，也将实现由原来的以文书档案管理、行政档案管理为主，向以金融业务档案管理、经营管理档案为重心的转变。2、依法管理金融企业档案工作面临的新问题目前，国内金融企业档案工作依法管理面临一些新问题，例如部分企业档案工作的开展经常依赖于有关领导的重视而非相关的法规制度，而企业管理层和员工档案法制意识较淡薄、档案行政管理部门对金融企业档案工作的依法管理体制不完善等，也造成了金融企业档案工作中目前存在着一些无法可依、有规难依、执法不严、监督乏力的现象。因此，要实施对金融企业档案工作有效的宏观管理。首先，要逐步健全金融企业档案工作管理的规范体系，使金融企业档案工作有法可依、有章可循，从而实现各类金融企业档案管理的规范性和稳定性。其次，要深人开展档案普法教育。档案普法的对象不能仅限于档案工作人员，还应包括金融企业的董事、监事、法定代表人、中高层管理人员和各类专业人员。最后，要加大档案执法力度，加强对金融企业档案工作的依法监督。针对目前企业档案工作等级管理已被取消的情况，档案行政管理部门应更多地转向法治手段，通过行政执法检查的法治手段来监管金融企业的档案工作，确保金融企业改制、改组、改革过程中企业档案工作的健康、稳步发展，尤其要推动金融企业建立适合现代企业制度的档案管理体制。3、金融企业档案基础工作的新变革随着我国金融企业档案的种类逐步增加、档案的内容更趋复杂、档案的载体更趋多样、档案的数量急剧增长等的变化，金融企业的档案基础工作必须进行新的变革。(l)强化档案收集工作，提高收集的齐全完整对金融企业而言，企业档案种类的增加、内容的复杂和载体的多样，必定会给档案收集工作增加不少压力，对此可采取以下改进措施:①转变收集重点。从内容方面看，收集范围的重点由以党政工团为主转向以经营管理和业务开展为主。从形式上看，重点由以纸质文件为主转向以纸质文件与电子文件并重。②完善收集制度。要及时制定和细化档案收集归档范围，要履行严格的归档材料交接手续，控制好交接环节上存在的隐患与风险。(2)规范档案分类规则，科学确定保管期限，简化立卷整理方法#p#分页标题#e#在档案鉴定分类和立卷整理过程中，大部分金融企业尚缺乏行业内或系统内统一规范的档案分类体系、档号编制规则和保管期限表体系，不利于今后档案垂直化、集约化、专业化和信息一体化管理;同时还存在档案分类中人为主观性较强、立卷整理方法繁琐、重复建档现象较严重等问题。因此，可考虑采取以下措施加以改进:①建立健全统一规范的档案分类体系、档号编制规则和保管期限表体系。对于金融企业总公司(行)而言，要根据行业特点确定一个系统内至上而下、统一明确的档案分类方案和档号编制方案，解决以往各级分支机构因缺乏横向和上下级间的联系沟通而自定一套分类方案的问题。另一方面，为适应企业档案工作发展特点，应尽快对各类档案保管期限表和各级单位的保管期限表实施统一规划和修订，由小到大、由下至上地建立同一企业、同一行业和整个金融行业的保管期限表体系，使同一级别、同一类档案保管期限表保持一致，不同级别、不同种类的保管期限表不应重复，从整体上实施档案鉴定的标准化管理。②适时调整档案实体的分类和立卷整理方法。对于企业的文书档案，在运用了办公自动化管理系统后，同一年度的电子归档文件所对应的纸质文件分类就可采用“机构(问题)—责任者—形成时间顺序”的分类法，从而减轻在文件材料分类方面的人为主观性和不确定性;同时某些短期保管的电子文件不必还原为纸质文件，而直接进行电子文件逻辑归档即可。对于金融业务档案，按单笔业务项目结合办理顺序立卷是传统的整理方法，随着金融业务期限的拉长、以客户为中心的服务理念以及服务手段的现代化，按客户分类立卷逐渐成为较合理的方法。对于会计档案，鉴于越来越多的金融企业(主要是银行)采用综合柜员制，可按“经办部门(网点)—会计档案形式(凭证、帐册、报表、其它)”来作为分类整理的方法。档案信息实现数字化管理的基础上，档案立卷工作将趋向简单化、规范化和自动化。简单化即指推广单份文件立卷形式，除文书档案外，对于金融业务档案也可视其产生的应归档材料的多少，来灵活确定立卷形式。对于已实施了缩微扫描处理的会计凭证，则可运用真空包装、加贴条形码的现代化手段。规范化是指档案材料卷内目录、检索工具的编制、打印等皆可由档案信息管理系统按预先设置的统一的样式、规格来完成，不再受到人工操作因素的影响，并可实现一次录人多次利用。自动化即指电子档案文件材料的排序编号工作可由档案信息管理系统自动完成，而后再将相关档号编制到对应的纸质文件材料上。(3)优化档案库藏结构，提高保管效益和水平基于金融企业档案的发展趋势，金融企业档案的库藏结构也应发生一定的变化。①妥善解决“鉴而不销”的问题“鉴而不销”的现象在金融企业普遍存在，但随着个人金融业务、中间业务迅速增长等因素，金融业务档案数量猛增，给库房容量带来不小压力。而让过期可销毁档案占据着档案库房空间，就是对库房资源的最大浪费。因此.开展档案鉴定销毁工作，解决“鉴而不销”的问题是每个金融企业都须抓紧进行的工作，这也是优化档案库存结构、提高档案保管效益的有效途径。②提高档案保管效益和水平根据金融企业档案管理体制、企业档案产生状况以及档案管理信息化水平的不同，可分别采取不同的档案实体保管措施，达到以最小的成本实现档案实体安全、完整保管的效益目标。首先，进一步细化档案的保管期限，对不同保管期限的档案可实施不同的科学保管方法，以降低档案的保管成本。对于其基层单位、营业网点产生的短期档案，其保管条件和要求可适当放低，其库房建设投人仅需满足短期保管需求(巧年以下)即可。同样对于将中长期保管的档案委托给社会中介机构实施专业化档案保管的企业来说，对由其自身保管的短期档案材料，保存在标准办公楼的改造库房内即可。其次，加强大规模档案库房的专业化管理。档案行政管理部门和企业总公司(行)的档案部门应加强对集约化档案保管工作方面的监督指导与执法检查，实施档案托管的企业应加强对社会中介机构的检查监督。同时，可考虑采用现代化技术辅助档案保管工作，如采用条形码技术来实施对档案实体接收、出人库和利用等工作的辅助管理，积极采用库房温湿度控制自动化系统等来实现对保管条件的自动控制等。
企业档案分类管理方法篇2
1基层供电企业档案管理中普遍存在的问题
社会的飞速发展给企业管理等带来了新的技术和理念，与此同时，对企业发展过程中的一切文书、数据等方面的档案也朝着更具体化、复杂化发展，因而给企业档案管理带来了新的机遇和挑战。然而，在基层供电企业中，仍有大部分企业未取得档案管理方面的发展，沿用传统的档案管理途径，无法适应时代的发展，也无法进一步帮助提高企业管理的科学性和有效性。笔者通过总结和分析，将当前基层供电企业档案管理中普遍存在的问题归为以下四个方面：
1.1未形成一次档案管理标准，给后续管理带来困难
基层供电企业涉及的业务主要包括大范围的基层供电企业、电力工程项目以及企业自身日常运转等，其中囊括了大量的原始数据、文书等，这些信息成为一次档案的主要来源。一次档案具有复杂性、具体性，其信息量大，且较为粗糙，为档案管理人员工作带来了一定的困难。然而，在此情况下，部分基层供电企业并未给予一次档案管理以足够的重视度，从而为档案的后续管理带来了困难。首先，许多基层供电企业并未制定一次档案收集、处理以及管理的相关标准制度，导致部分企业在采集原始数据、文书以及其他信息时无规可循，从而造成原始数据杂乱无章、分类不明确甚至信息缺漏等现象的发生，直接给后续管理形成不良影响；其次，部分基层供电企业在对原始档案信息处理过程中未对相关信息进行科学加工，将许多无关数据囊括其中，从而加大了一次档案的信息量，与此同时还降低了档案信息的有效性；最后，在对一次档案进行归类整理时，管理人员并未达成归类工作的一致性，导致档案归集分类混乱，从而对管理的顺利开展造成消极影响。
1.2档案管理水平较低，且缺乏有效监管
档案管理作为基层供电企业日常管理工作的一部分，对企业运作起着信息收容的作用，但由于档案管理对企业发展所产生的效果无法立竿见影，因此，许多企业并没有给予档案管理工作以足够的重视。在当前基层供电企业档案管理工作中，多数企业仍沿用传统的档案管理方法，且未对具体管理工作进行考察和改进，从而导致企业实际档案管理水平较低，长期将阻碍企业的有效发展。部分基层供电企业的档案管理通常只完成档案形式上的整理与归类摆放，并没有针对档案包括档案的所属部门、内容类型、时间、变动性质等内容在内的信息进行归类和标识，从而导致档案信息的归类过于简单粗泛，无法为企业的精细化管理提供科学、有效的依据。另外，企业档案管理部门在档案的存管方面并没有制定一套高效的管理制度；部分性质相同的档案被划分至多个部门或位置，导致档案的查询和取用困难加大，进而降低了档案管理的有效性，同时也不利于企业的管理发展。
1.3档案管理信息化程度不高
由于基层供电企业的日常业务较细致，且与基层群众的用电情况具有直接的联系，因此，供电企业的一级档案量一般较大，且档案的载体通常为纸质化，记录与保存均有一定的困难和风险。然而，时代的进步为档案管理提供了高效化途径，计算机信息化促进企业档案管理平台便捷化以及高效化。但由于基层供电企业并没有充分利用档案管理信息化途径，仍然使用旧的手动保存方法或仅仅依靠简单的表格软件进行管理，且在表格中不具备科学的链接系统，导致所有数据以及文本均须工作人员手动录入，极大地降低了档案管理的效率。
1.4档案人员不足，专业素质有待加强
档案管理并没有成为基层供电企业重点管理内容，因此，负责管理档案的工作人员较少，且由于没有经过专业培训以及后期的定期培训，其综合素质较差，对企业的档案管理发展不利。首先，部分基层供电企业的档案管理部门只有少数正式员工，且只在年中或年末才聘请非专业兼职人员进行档案的整理和归集，然而兼职人员并不了解企业的运行状况、组织架构以及规章制度，且这类人员不具备足够的责任心以及档案管理的专业素质，因此直接降低了企业档案管理的质量和效率；其次，许多基层供电企业并不注重对档案管理人员的培训，从而造成管理人员的专业水平无法得到提高，并且与时代脱轨的后果。可见，要提高基层供电企业的档案管理水平，必须提高档案管理人员的专业素质。
2基层供电企业档案管理的改进策略
从以上论述中可知，当前基层供电企业在档案管理方面存在许多问题，尽管档案管理并无法对企业造成直接的经济影响，然而，随着时代的不断发展，企业也将不断进步，管理不善将使企业陷入经营信息混乱，最终影响市场、管理、经营等方面的决策，对企业的可持续发展带来消极影响。因此，笔者提出了两点基层供电企业档案管理的改进策略：
2.1优化管理结构，提高档案管理有效性
高效的企业档案管理需要以科学的组织构架以及管理结构为依托。因此，要提高企业档案管理的有效性，首先对企业的管理结构进行改革。其中，企业应充分了解现阶段的经营发展状况，通过各部门的工作绩效考察进行评估；将相似职能的部门进行合并，对结构复杂、工作内容范围较广的部门进行细化、拆分，促进企业组织结构的合理化。完善、科学的管理结构将使企业档案管理的职责分配明确化，进而提高其管理有效性。
2.2提高档案人员专业素质，完善管理信息化平台
首先，针对基层供电企业档案管理人员专业素质不高的情况，企业可定期聘请档案管理的相关专家对员工进行专业培训，以提高档案管理人员的专业素质；其次，企业应定期对档案管理人员进行企业基本经营情况的培训，使其能在充分了解企业运营情况的基础上进行档案的收集、处理和归类，从而提高档案管理的科学性。另外，企业可引进时代先进的信息化管理系统，并请相关专家对档案管理人员进行计算机信息化管理的培训，以提高档案管理的有效性。
3结语
企业档案分类管理方法篇3
【原刊期号】200306
【原刊页号】26～27
【分类号】g7
【分类名】档案学
【复印期号】200401
【标题】对入世后企业档案工作若干问题的探讨
【标题注释】（本文受国家社科基金项目《现代企业制度下企业档案工作运行机制研究》资助）
【作者】宗培岭
【作者简介】宗培岭 上海大学文学院
【摘要题】专门专业档案
【正文】
加入世贸组织对企业档案工作的影响并不是一时的结果，而是一个长期作用的过程。入世意味着我国的经济将全面与世界经济接轨，处于市场经济体制下的企业在资本所有制形态、技术形态与管理形态上亦会发生深刻的变革。在这一背景下企业档案工作在管理体制、管理模式、服务机制上会面临一系列挑战，对此我们不能站在计划经济体制的角度来研究对策，应结合国情在参照企业档案工作传统经验的基础上，借鉴国外企业档案工作的实践，探讨市场经济体制下企业档案工作的新路。
一、企业档案工作的管理体制及其运行机制
所谓管理体制主要是指管理机构的设置与权限的划分。企业档案工作管理体制包含两方面的含义，一是国家档案行政管理部门对企业档案工作的宏观管理体制，我国目前正处于所有制多元化的阶段，入世后既有相当一批国有与国有控股企业，又有日益增多的民营企业与合资企业，它们在建立健全档案工作上需要有一个过程，为了加强对国家与社会有保存价值档案的监控，并对企业档案工作进行有效指导，国家档案行政管理部门在企业档案工作管理上仍存在完善宏观管理体制的问题。二是企业内部企业档案工作的微观管理体制。在计划经济体制下，一方面多数企业规模较小，形态较为简单，国家档案行政管理部门对企业档案工作实行的是大一统的管理模式，很少研究企业内部档案工作的微观管理体制。另一方面是企业所有制形式单一，很少探讨适合自身的档案管理体制。在市场经济体制下面对企业形态的变化，应当从宏观与微观两个层面上创新企业档案工作的管理体制。
（一）企业档案管理工作体制
创新企业档案工作管理体制的原则是灵活、有效、自主。灵活是指宏观管理体制与微观管理形式要灵活。宏观管理体制要适应企业档案工作多元化发展的需要，微观管理形式应因企而定，不能千企一面，对不同规模、不同资本所有制形态、不同技术形态与管理形态的企业应区别对待。有效指管理效果，宏观上以档案行政管理部门对国家与社会有保存价值的档案不失去控制为限，微观上以能满足企业自我需要为限。自主指宏观管理的目的重在推动企业档案工作依法自主运行。
在这一思想指导下，企业档案工作的管理体制可以表述为：在统一领导、分级（属地）管理原则指导下按类管理，实行以法人为单位的集中统一管理的管理体制。这一管理体制的具体含义为：
在统一领导、分级（属地）管理原则指导下按类管理。统一领导主要指国家档案局对企业档案工作的领导，分级（属地）管理主要指地方档案行政管理部门对所属地区企业档案工作的管理，这一限定是和我们国家的管理体制相一致的。按类管理是指将企业按资本所有制、规模、或管理形态等划分为若干类型，不同地区的档案行政管理部门对不同类型企业实施不同的管理形式，使企业档案工作管理体制呈现多元化。例如国有或国有控股企业的档案属国有档案，档案行政管理部门应依法进行管理，对民营企业除对国家和社会有保存价值的档案实行依法监督外，在管理方式上主要应以引导、服务为主。
以法人为单位实行集中统一管理。企业档案微观管理体制的核心是集中统一管理。应该说对档案是否实行集中统一管理与企业的所有制间没有必然的联系，问题是要研究集中统一管理的形式与程度。例如大型企业集团是以资产为纽带，以母子公司为主体，多法人的经济联合体，具有多层次的组织结构，在其内部可实行以法人为单位的多级集中统一管理体制。即总公司一级集中统一管理母公司及控股、参股企业有关资产运作的档案，各子公司的档案由法人独自管理。各法人单位在职权范围内对自有档案实行集中统一管理，符合企业法人的地位，也有利于维护企业的权益。至于一般中小型企业，均应以法人为单位实行集中统一管理。
（二）企业档案工作运行机制
管理体制一旦确定，应进一步研究推动体制运行的机制。推动企业档案工作运行的内在动力，主要是企业自身，与档案意识和自身努力程度有关；其外在动力是档案行政管理部门依法行政的能力。下面主要从宏观层面上分析一下推动企业档案工作管理体制运行的机制。
执法监督：在市场经济体制下推动企业档案工作运行的主要手段是执法检查。执法检查的重点一是加强对国家和社会有保存价值档案的监控，二是检查集中统一管理原则的落实。档案行政管理部门在以往执法检查中普遍感到力不从心，执法难具有普遍性。其原因固然是多方面的，例如社会法制观念与企业档案意识不强等，但与执法检查的指导思想也有关，建议增强执法检查的针对性，把重点放在法定档案的范围内，不要指望靠执法检查能解决对所有单位档案的管理问题，希望过大反而会落空。
服务引导：档案行政管理部门的职责主要是执法监督、依法行政和提供公共服务，提供服务本身就是管理的一种形式。目前在企业档案工作宏观管理上存在的普遍问题是，档案行政管理部门的行政管理色彩较浓，服务、引导不足。企业档案工作说到底属企业行为，档案行政管理部门对具体业务不能插手过深，要从习惯“指手划脚”转向通过提供法规服务、标准服务、中介服务、教育服务、典型服务、技术服务等公共服务导向企业档案工作，尤其是对民营企业更应如此，把企业档案工作引导到依法自主运行的轨道上来。
抓大导小：据2001年统计全国有4.68万户国有企业，有203万户私营企业；据2002年2月统计，上海原国有企业实行股份制或其他形式的有61971户，实行股份合作制的有12523户。面对数量众多，类型多样的企业，档案行政管理部门不可能面面俱到地予以一一管理，事实上过去也从未做到过。唯一可行的选择是实行抓大导小的策略。抓大首先要抓住大型企业集团，它们是国民经济的主体，也应该是全国或本地区企业档案工作的主体。其次应抓大型科研活动、重大工程项目、重大经济领域的建档工作。有所失，才有所得，什么都抓结果什么也抓不住，抓住了主体不仅解决了主要矛盾，还能对中小企业起到示范、引导的作用。
行业自律：在市场经济体制下行业协会的作用将会逐渐突出，建国前企业发展的历史也证明了这一点，例如旧上海的同业公会。档案行政管理部门应依托行业协会这一中介组织，通过行业协会去约束、引导企业档案工作，例如在行业内部可根据市场竞争或反倾销的需要统一提出归档范围、管理制度等。
从上述企业档案工作管理体制，可以看见它与传统企业档案工作管理体制的异同。相同点都强调实行统一领导、分级管理的原则，强调集中统一管理的原则。其区别在于：在管理手段上，这一体制改变了以往行政管理为主的做法，强调执法监督为主。在管理形式上，市场经济体制下更强调按属地分类管理、抓大导小的宏观调控职能。在管理方式上，淡化了按专业统一管理，强调行业自律，突出企业的法人地位，以法人为集中统一管理的基础。在管理观念上，改变了以往大一统的管理观念，允许企业档案管理体制的多元化，突出强调服务引导，一般不涉及企业的具体档案业务。
二、企业内部档案管理模式
未来企业档案工作管理模式要与企业形态相适应、与企业需求相适应。
企业档案管理模式与企业形态相适应，主要体现在：一是档案管理机构的设置应与企业规模形态相适应。在企业产权重组中，国家有意识地组建了若干大型企业集团。由于其规模大，组织机构复杂，可实行以法人为基础的多级管理。至于规模一般、结构简单的中小型企业可实行单级管理。二是档案管理形态应与企业技术形态相适应。当前企业档案管理形态有实体管理、信息管理、知识化管理等形态，从全局上看，企业档案管理形态具有共存性与渐进性的特征，其发展趋势是实体管理向信息管理或知识化管理发展。企业技术水平不同相应档案管理形态也不相同。三是档案管理的重点应与企业经营管理形态相适应。企业档案中除文书、科技、人事等档案外，以资本运作为主的企业应加强与资本经营相关档案的收集，以生产经营为主的企业应加强经营、知识产权等档案的收集。
为使企业档案管理模式与企业需求相适应，关键是档案部门要转变观念、与时俱进：
其一，档案管理范围应与企业长远需求相适应。在市场经济体制下，一方面从经济效益角度考虑，企业尤其是中小企业档案专职人员大大减少，大部分为兼职人员，且流动性大。另一方面企业需要大量有关市场、产品、销售等资料信息。在这一情况下企业档案工作陷入了两难的境地，一是人员安排上难以应付档案工作的需求；二是传统档案中缺乏企业急需的信息。为此企业档案工作应转变观念，正确理解集中统一管理的精神与做法。
其二，档案管理观念应与企业竞争需要相适应。入世后我国企业面临国内外两个市场的竞争，国际贸易中的技术壁垒、知识产权保护、绿色壁垒是入世后我国企业遇到的三匹“狼”，一方面我国许多产品达不到发达国家的技术标准，出口频频受阻，另一方面发达国家又利用技术标准恶意构成技术壁垒，例如出口到日本的大米须检测123项指标，对欧盟出口的茶叶有118项检测指标。技术壁垒对我国出口的影响每年超过450亿美元，占到出口总额的1/4以上。企业档案工作欲为提高企业核心竞争力服务，应树立“大档案”观，一方面要加强对产品成本、质量认证、环保认证、知识产权等档案的收集，减少一般档案的数量，另一方面要加强技术标准、市场等资料的收集，企业档案工作要贴近实际，面向企业竞争的需要。
企业档案分类管理方法篇4
关键词：企业年金；档案；管理
中图分类号：F046.4文献识别码：a文章编号：1001-828X（2016）025-000-01
随着2004年国家和社会保障部《企业年金试行办法》和《企业年金基金管理办法》等相关政策法规的相继出台，我国企业年金制度规范化发展获得了更为有利的政策支持，众多企业开始意识到企业年金在吸引人才、提升工作主动性以及构建企业文化方面的重要作用，进而参与构建了年金制度。
一、当前企业年金档案管理存在的问题
（一）缺乏统一的企业年金档案管理的标准和模式
现阶段，我国在企业年金管理工作中对于相应制度规范的细化性依然存在一定的不足，《企业年金基金管理办法》中的指导依据也相对概括，尤其针对档案管理仅提出了“自合同终止之日起至少保存15年”的年限要求，缺乏对于信息归档、存放管理、查阅调用管理等方面的详细要求。实际上，企业年金制度执行过程中形成的档案信息包括了职工个人账户资料、各项资金往来等众多内容，缺乏行之有效的管理标准将导致一系列的管理混乱问题。部分企业在年金档案形式、分类归档办法、管理组织设置等方面依然随意性较大，导致了部分年金档案的缺失。
（二）档案管理基础设施缺失
受客观条件的影响，部分企业在年金档案管理中的资金与人员年投入较少，不能针对年金档案管理设置专职部门进行管理，同时也无法提供专门的档案室，年金档案管理人员与场所同其他管理环节存在一定的影响与干扰，归类不明确，归口不统一的现象较为普遍。这种基础设施的缺失使得部分企业在年金档案管理工作中难以采取系统性的信息化管理，在年金档案管理中的人为影响因素较大，不能通过有效的技术手段实现全面的信息档案收集管理，出现人员调动与或业务调整的情况下，将导致年金档案流失的问题，进而给企业与个人造成收益损失。
（三）档案管理人员专业水平偏低
人员专业性与业务能力不足同样是限制当前年金档案管理工作有序开展的重要因素，制度的执行与相应管理技术方法的应用离开了人员素质的支持只能是空中楼阁。当前较为突出的是年金档案管理人员兼职工作，各分部管理内容之间无法协同作用，档案一体化管理程度不高，不能实现集中化管理，极易导致年金档案管理工作各自为政与档案流失。同时，在传统档案管理方法与理念的影响，企业对于年金档案管理人员的信息化素质要求不高，通常将年金档案管理视作较为清闲的岗位，缺乏对于管理人员的信息化管理能力的培训，导致档案管理人员你的水平始终得不到提升。
综上，年金档案管理工作业已成为当前企业年金管理中的薄弱环节，而随着且与生产经营规模的不断扩大，此环节的影响将更为显著，传统的管理模式与方法将难以改变大量档案信息管理不力的问题。因此，企业应结合自身发展情况，深入研究分析企业年金档案管理工作中存在的不足，寻求更为规范与有效的管理办法，提升年金档案管理水平。
二、加强企业年金档案管理的建议
（一）引起各级关注，争取更大的支持
首先，企业应全面提升年金档案管理的重视程度，充分认识对于年金档案管理要求与方法，明确档案管理工作的正确方向。其次，应强调企业年金与社会保障体制发展之间的进一步融合，通过有效的改革创新提升年金档案管理水平，将年金档案纳入保障体系之内，从而正确更大的支持。第三，应加强宣传，扩大企业年金档案管理工作的影响，提高公民对企业年金的认知度，对企业年金档案管理的重视程度，充分发挥当前互联网技术飞速发展的技术优势，提升年金档案管理宣传的传播效果，借助新媒体平台实现精准高效的宣传，争取各级领导及相关主管单位的重视与支持。最后，应强调规范化制度体系的制定，针对当前企业年金档案管理工作的实际需求，建立配套的企业年金档案管理办法，使企业年金档案管理工作尽快规范有序的进行。
（二）建立健全机构，形成规范管理
1.应该在各层次、各类企业年金管理机构内部成立专门的企业年金档案工作领导组织，明确责任，各负其职。
2.要配备专职企业年金档案管理人员，至少应指定专门的兼职人员负责收集整理企业年金档案，将企业年金档案管理工作纳入日常工作目标考核中，应与主要经办工作同要求、同布置、同监督、同落实。同时还要加强对专兼职企业年金档案管理人员的日常培训，提高档案管理人员的业务素质。
3.应配置与企业年金档案管理工作相关的配套基础设备和软硬件设施。应该安排专门存放企业年金档案的房间，按照其他档案管理的基本“十防”要求配备设备，以符合人社部对企业年金档案“自合同终止之日起至少保存15年”的要求。
4.应该对企业年金档案管理的范围进行统一划定，按照各类企业年金管理机构所辖的业务不同，设定不同的档案管理细则，按照年度和种类分门别类，定期整理、装订成册，以便于查找和审阅。同时建立企业年金档案室的准入制度，对查阅企业年金档案的权限进行设定。
（三）创新管理模式，提供人性化服务
企业年金制度的建立其根本目的在于通过企业与个人联合缴费的形式提升员工收益，从而保证离退休职工在退休后能够获得更为理想的回报。因此，在年金档案管理工作中，相应管理模式的应用应立足于以人文本的理念，注重人性化服务，为退休人员准确、顺利、便捷的的领取年金创造条件。创新企业年金档案管理模式，应首先实现全面性的年金档案细化，将退休人员可领取年金的信息进行详细的统计录入，如企业年金组成、个人与企业缴费比例、投资收益等进行全面的树立归档，确保职工的调阅查用。同时，应进一步重视信息化技术手段的应用，借助相应的财务管理软件或平台系统实现更为高效的年金档案管理，为员工建立相应的电子档案，通过互联网实现高效的信息公开与分享，帮助员工随时与经办人员进行沟通，借助相应的数据管理与分析功能及时发现企业年金管理工作中存在的问题与不足，从人性化服务的角度加以改善与优化。
参考文献：
[1]陈宗杰.关于企业设备档案管理的思考[J].办公室业务，2016（8）.
企业档案分类管理方法篇5
三资企业档案管理存在着比较大的差异，从档案工作的开展情况上看，大致分为三种类型：
1档案管理工作开展得比较好、有一定业务基础。这类企业的档案工作一般归属于总经理办公室，由原中方档案员兼管，档案工作的开展基本按照国家规定的各项程序进行，建立了明确的档案管理制度，对于档案的收集、整理、登记、分类等工作做得比较规范。
2档案工作刚刚起步，基础比较薄弱。这类企业一般规模比较小，开办时间也比较短，各岗位人员比较紧张，没有配备专门的档案人员。但企业领导具有一定的档案意识，档案工作处于初创阶段，并为档案工作创造了一些条件，这对企业今后档案工作的发展还是有利的。
3档案工作无人管理或无中方人员管理。这种类型的企业不少，其中又分为两种情况：
其一，企业不重视档案工作，领导缺乏档案意识，不设档案人员，企业在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。
其二，较大规模的外商独资企业中，外方对档案工作比较重视，也设有外方人员对档案进行管理，但是中方无权对其档案进行管理，造成这部分档案信息的流失。
三资企业是改革开放后出现的新生事物，三资企业的档案管理也对传统的档案管理理论提出了新的研究课题。究诘起来，造成三资企业档案信息的流失这一问题的主要原因表现在以下几个方面：
1档案分散，所保存的档案中原件少，复印件多，外方的档案尤其是技术档案，中方无法保管。对于外方来讲，怕技术泄密是档案分散保存的一个重要原因。从国外引进的重要技术资料、市场信息等科技档案，一般都控制在外方手中，中方的档案工作无法开展，没有有效的控制手段。而企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记、合同公证等档案掌管在相应的当事人手中，事后不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接导致档案信息资源的部分流失，也使得档案的凭证作用减低。
2档案人员兼职过多，且大多不具备档案方面的专业知识。三资企业为提高工作效率，往往不设立专门的档案人员，而采取兼职的办法。三资企业中的人员一般来讲综合素质较高，但是缺乏档案方面的系统理论和实践知识。在企业中缺乏有效的档案管理制度，没有把档案工作纳入职责范围。这也使得档案工作在三资企业很难开展，导致一大部分档案信息的流失。
3在三资企业中从投资者的角度看，档案不能给企业带来效益或者说短期内无法从对档案的投入上获得回报，所以索性不对档案进行投入。尤其是从资方的角度看，企业建设速度越快，越早日投产，赢利越早，短时间内收回投资即已经达到目的，无须再额外投入，从一开始就没有把档案工作纳入企业建设中去。这就使得档案工作的发展置后于企业发展速度，也造成一部分档案信息资源流失。
档案信息是一种无形资产，是国家的宝贵财富，在改革开放的今天，对三资企业发展过程中档案的管理，也是对国家财产的有效保护。为使档案信息资源不流失，针对上述问题应主要采取以下对策：
1加强对三资企业档案工作的宏观管理。根据档案法规和有关规定，建立健全与三资企业体制相适应的档案管理制度。档案行政主管机关应加强对三资企业档案工作的管理，使企业档案工作纳入企业管理计划，力争使档案工作的发展跟上企业的发展速度。档案行政主管机关还应主动了解情况，上门为专兼职档案人员进行有针对性的服务，帮助其建立符合三资企业特点要求的档案分类体系，为三资企业档案工作发展提供有效的支持。
企业档案分类管理方法篇6
关键词：供电企业；档案管理；现代化
中图分类号：G27文献标识码：a
文章编号：1009—0118（2012）10—0200—02
一、供电企业档案管理现状
在新形势下，档案的管理工作得到了空前的重视。但是由于历史原因，档案管理还普遍存在如下问题：
（一）企业机构改革，减员增效，岗位合并使市级供电企业由多名专职档案员减为1名专职档案员，而县级供电企业1名专职档案管理员，还要身兼数职。
（二）档案意识和法制观念淡薄，档案管理不规范。各种档案集中在一个库房，却由各职能部门管理，没有真正做到意义上的集中统一管理。
（三）档案资料整理不规范。不能按照供电企业档案分类表和《科学技术档案案卷构成的一般要求》对档案进行一系列的分类、整理、排列、编目、组卷、装订等等。特别是建设项目档案，往往是在工程竣工后整理，资料发生不完整。
（四）迫切要求档案管理的现代化。档案室管理工具落后，没有实行电脑软件管理，技术手段、人员素质低，不能适应现代化企业的发展需求。
二、加快档案规范化管理
（一）加强硬件建设
加强硬件建设是实现档案规范化管理的基础。硬件的建设合理与否，直接关系到供电企业档案管理工作的成效。实现企业档案规范化管理，必须要有符合防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防虫、防有害气体要求的档案专用库房，并实现档案室、阅览室、办公室“三分开”。电子资料的广泛使用需要为档案工作配备必要的档案管理软件，购置现代化管理所需的计算机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、数码相机等设备。从硬件建设上为企业档案工作的发展奠定基础。
（二）建立档案工作网络
企业档案管理网络建设是开展档案管理工作的保证。要明确档案工作负责人，配备档案员，形成完整的企业档案工作网络。收集部门管理范围内具有保存价值的档案资料，做初步的档案整理工作，使档案规范化管理得以保证。
（三）建立健全各项规章制度
在认真贯彻《档案法》的基础上，供电企业需要根据档案规范化管理工作的需要，结合公司实际情况制定并完善档案管理工作的各项规章制度。使档案管理工作有章可循，有制可依，使工作标准化和规范化。如文书档案管理制度、科技档案管理制度、档案归档制度、档案库房管理制度、档案查阅室管理制度、档案查（借）阅归还制度、档案安全保密制度、档案鉴定销毁制度、档案检查、统计工作制度、档案工作“三纳入”、“四参加”制度等。这是使档案得以规范化管理的根本所在。
（四）开发利用供电企业档案
档案信息资源在深化供电企业改革、建设文明行业、提高供电质量中发挥重要作用。实现供电企业档案规范化管理，要重视档案的开发利用工作，如《电力工业志》、《大事记》、《组织沿革》、《文件汇编》、《历届职代会行政报告汇编》、《档案利用效果典型事例汇编》、《电力设备汇编》等等，可为企业的机构改革、人事任免、编史修志、职称评定等提供资料；为公司解决法律纠纷、变电站及线路设计、设备缺陷故障、设备改造、编制各种计划和方案书、招投标书等方面提供依据；为企业创造经济效益。
三、档案规范化管理的具体措施
为使档案管理能更好地为供电企业发展服务，应当重视以下几点：
（一）建立完善企业档案工作规章制度，使企业档案工作者有章可循，有据可依
依据《档案法》、《档案法实施办法》的规定，强调了依法治档的必要性，明确规定凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。
（二）加快培养档案管理专业人员
档案管理人员是整个供电企业档案规范化管理的具体实施者，是规范化管理的灵魂，要求培养高素质的档案管理人员。不但要进行档案管理现代化的知识培养，使专业人员了解供电企业档案管理现代化的具体内容，而且要提高供电企业社会群体的档案意识和法制观念，要进行档案工作的基本法律宣教，使专业人员遵守档案工作的法律、法规和方针政策，认识到供电企业档案的潜在价值，及其所带来的社会效益和经济效益，自觉参与档案的管理与利用。当然，档案工作者也应主动提高自身的业务素质和修养，积极主动去学习专业知识。利用业余时间学习电力系统专业知识、文史知识、计算机基础知识及现代化设备的操作技术等，完善自己的知识结构体系，切实提高自身的素质和综合能力，使电力企业档案分类、归档准确、规范、标准，为档案信息的开发和编研起到促进作用。
（三）疏通工作流程，加强精细管理
1、除平时加强收集照片、录像档案外，还应注意处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能地把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好地发挥其利用价值。
2、大事、突发事件要求归档单位及时归档，主要载体有录像、照片、光盘、实物档案。要落实声像档案的归档单位，加强考核，以督促归档单位完整齐全归档。
3、声像档案取之于归档单位，服务于他们。很多部室的工作存在一个误区，只求工作得到领导的肯定，却不求留下工作的证据，缺乏归档意识，一到用时才想起档案室，造成接收工作的被动。因此，只靠档案室单方面是不够的，必须与归档单位达成共识，资料取之于他们，服务于他们。为此，档案室要制定考核实施细则，保管是手段，提供利用、发挥作用是最终目的。
4、实现档案管理现代化。电子信息具有方便、快捷性的优点，供电企业档案管理现代化应充分发挥电子化手段。通过计算机管理，将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会管理等分门别类地输入计算机，使查档案材料费时费力的原始劳动，变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决，使档案信息在现代化设备中迅捷、准确、方便地再现。配备整套档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后做法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，注重对现代化各类信息的收集和整理，使供电企业档案管理逐步规范化。随着电力改革步伐加快，供电企业档案规范化管理对实现“一强三优”现代供电企业具有十分重要的意义。
四、转变观念，创新模式
（一）档案工作也要创新
主动、超前服务，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得利用者的满意。
企业档案分类管理方法篇7
关键词：档案管理问题解决办法
中图分类号：G27文献标识码：a文章编号：1672-3791（2014）12（a）-0233-01
企业档案是企业的经营、生产、经济活动等行为所产生的各类具有存储记录信息的档案记录。企业的档案管理需要对各类型的档案进行分类整理，才能够对这些档案进行合理的利用。
1当前档案管理工作的问题
（1）缺乏档案管理意识。首先，档案管理认识不深。一些企业并没有将档案管理作为企业的基础工作进行对待，也没有将其上升到企业的战略层面，对档案和业务进行了分离，两者没有联系，对其联系认识不清，不知道开展档案管理工作的目的和方法。其次，领导对档案管理工作比较忽略。部分企业因为无法认识到档案管理在信息化时代下的重要作用，对档案管理工作的认识停留于材料文件的收集整理，认为投入后得不到产出，无法提高业绩，是一项没有报酬的活动，因此对其忽略。最后，缺乏主观能动性。对档案管理只停留于形式上，应付上级的检查考核，并没有对档案给予重视，没有对档案管理工作负责。
（2）档案管理力量薄弱。首先，档案管理队伍水平不高，基层企业中，档案管理人员一般都是兼职，来自于勤杂人员，变动比较大，缺乏专业性，一般都是现学现做，因此档案管理比较散乱，没有规范。其次，档案管理质量低下。档案管理人员缺乏基础知识，也只能够做一些简单的工作，归档规程中屡屡出错，导致档案的类别、案卷号等混乱，使用的时候，很难根据索引来进行档案查找，特别是年代久远的档案，无法满足企业需求。最后，认识不深刻。缺乏对档案管理重要性的认识，无法提升档案管理质量。
（3）档案管理观念陈旧。第一，档案管理模式比较老。目前的档案管理工作停留于手工的进行档案收集、整理、编目、检索等工作，现代化管理模式缺乏，因此档案管理速度不快，质量不高，利用率差。第二，资金投入不足。部分基层企业因为经费紧张，就减少档案管理的投入，导致档案管理工作得不到有效的开展。
（4）管理和服务联系不紧密。第一，档案门类简单。部分企业对档案文书和户籍进行收集，却没有对声像、事物相关资料进行收集，档案缺乏完整性。第二，档案资料流失。因为各类因素导致档案的断层，某个年代的档案丢失，部分档案管理人员将档案自己保管，认为工作起来可以方便一些，导致档案损坏和丢失。第三，重管理轻利用。基层企业将档案收集起来进行管理，却没有对其进行使用，仅停留于保存层面上，档案得不到利用，无法发挥价值，不能够为企业的发展提供帮助，导致档案信息资源的浪费。
2加强企业档案管理工作的对策
（1）深化认识，强化责任感。第一，提升对档案重要性的认识，将档案工作作为基础工作、日常工作来开展，定期进行研究讨论，加强检查。第二，增加责任感。档案管理部门要积极进行工作汇报，对工作中的难题进行上报，上级对档案管理工作给予重视，增加投入，解决难题，给档案管理工作提供便利性。
（2）强化培训，提高业务素质。一要选准用好档案管理人员。将较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位，企业及上级部门要从政治上爱护他们、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调整档案管理人员，确保该队伍的专业性。二要强化档案业务培训。积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。要根据企业档案工作发展的需要，适时举办企业档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。
（3）规范管理，提高档案质量。一要规范归档材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。二要规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。三要规范档案管理工作。要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用；要积极改善档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备；要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作，对逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的，必须依法严肃查处。
（4）更新观念，强化服务意识。第一，增加档案管理的科技含量，使用现代企业档案管理软件，为档案的收集、整理和归档提供一系列的便利条件，让其快速、高效的完成，对档案信息的利用提供条件。第二，抓好档案编研工作。对于大事、变革、文件汇编等具有编研性的材料进行编撰，对单位的工作状态进行了解，全方位对档案信息资源进行开发，积极主动提供档案服务。第三，改进档案服务措施。对档案工作特征进行研究，提供便捷的检索途径，提供多方面的服务活动，让传统的档案利用模式得到改变，提高服务质量和效率。
总而言之，企业档案管理是企业管理工作的基础，可以为企业的发展提供信息资源。积极研究档案管理工作的问题，对其进行积极的调整和纠正，让档案管理工作质量提升，为企业的发展提供帮助。
参考文献
[1]单艳梨.电子企业档案管理工作优化策略[J].广东档案，2011（2）：37-39.
企业档案分类管理方法篇8
在进行企业知识产权档案分类整理的时候，需要充分考虑企业知识产权活动的特点。因此，笔者认为在企业知识产权档案的分类与整理过程中，主要应当解决企业知识产权档案一级类目如何设置、企业知识产权档案的组成内容、不同类型的知识产权档案如工业产权档案、工业版权档案、反不正当竞争档案在整理过程中应当注意哪些问题等等。
一、企业知识产权活动的基本特点
我们都知道在档案管理工作中有一个基本原则，就是在进行档案的分类、整理过程中，应当遵照文件形成规律、保持文件之间的有机联系、以便于档案的保管和提供利用活动。那么，企业在知识产权活动中有哪些基本特点，这些基本特点对做好知识产权档案管理工作有哪些影响，在进行企业知识产权档案的分类、整理过程中如何具体体现知识产权活动的基本特点，就是一个具有关联性的问题。
知识产权法律是一个独立的法律体系，是由《专利法》、《专利法实施细则》、《商标法》、《商标法实施细则》、《著作权法》、《著作权法实施细则》、《计算机软件保护条例》、《计算机软件著作权登记办法》以及《反不正当竞争法》等一系列相关法律法规所组成的，因此在设置企业档案中有关知识产权档案类目特别是一级类目的时候，就需要充分考虑知识产权活动的这个特点。
知识产权法律法规一般都具备十分明显的程序法特点，也就是说企业在进行各种类型的知识产权活动的时候，必须按照一定的法定程序进行，而且各种类型的知识产权文件的形成与传递、使用，同样也体现出与知识产权活动这种程序性特征完全相一致的特征。这样在进行企业知识产权档案的分类整理过程中，应当充分注意到这种程序性特征，注意保持这种程序性特征。
按照我国的知识产权法律法规和其他相关法律法规的规定，企业可以用自己所拥有的专利权、注册商标等知识产权作为手段与其他企业或者个人进行许可合作，可以按照一定的法定程序对自己所拥有的专利权、商标权进行转让。这些文件同样具有法律性文件的特征，属于同一个知识产权活动的内容，所以也应当纳入企业知识产权档案的管理范围。
企业知识产权活动是一直处于动态性状态下的，因此其知识产权文件的形成过程一直不会中断或者可能会延续很长时间，如按照我国《专利法》规定，发明专利权自申请日开始要延续20年之久。企业所拥有的注册商标，只要按照《商标法》、《商标法实施细则》的规定，在注册期限到期之前进行续展，就又可以继续保持其有效性。企业如果在中国提出了专利申请以后，还可以按照我国所签署的《国际专利合作条约》(即pCt条约)的规定，向国外或者其他地区申请专利。而注册商标则可以利用《商标国际注册马德里协定》(马德里协定)进行国际范围的注册。以上这些文件都是在商标文件、专利文件形成之后又形成的新的知识产权文件，这个特点也是必须予以认真注意的。
二、企业知识产权档案的一级类目
笔者认为，在设置企业知识产权档案的类目时，应当保持与知识产权法律法规以及企业知识产权活动的一致性，把企业知识产权档案作为一个一级类目明确地规定下来。即在原有的企业档案类目中，增加一个新的和原有的会计档案等专业档案并列的一级类目。
为什么需要把企业知识产权档案作为一个新的一级类目，而不是把企业知识产权档案划分到目前现有的类目中进行整理呢?笔者认为有以下几个原因：
从企业对知识产权的认识程度上来看。笔者曾经搜集了一些企业档案管理标准进行研究，发现虽然在一些现行的企业档案管理标准中，把知识产权档案的一部分内容分别划分在生产经营、技术管理等类目中。但是必须看到，目前我们所看到的这些企业档案管理标准的形成时间都已经比较早了，当初在制定这些企业档案管理标准的时候，企业知识产权活动仅仅是偶尔为之，形成的有关知识产权文件无论从类型、内容以及对企业的重要意义都不能与今天相比。
从知识产权对企业参与市场竞争的重要作用来看。如果从企业对知识产权重要意义的认识程度上看，以前处于计划经济体制下的我国企业实际上对知识产权可以说是根本不在乎的。而现在呢?目前我国企业已经普遍接受了知识产权是保证企业拥有强大市场竞争力的决定性因素之一的观念，是把知识产权活动放在企业是不是拥有核心竞争力的高度来认识的，现在企业对知识产权的重视程度与当时而言完全是不可同日而语的。
从本文一开始对企业知识产权活动基本特点的讨论来看，也只有把企业在知识产权专业活动中形成的所有文件材料集中在同一个一级类目类目中，才更加符合企业知识产权活动的规律、才可能更好地维持知识产权文件形成规律。因此笔者认为，只有把企业知识产权档案列为新的一级类目，才有利于企业知识产权档案管理工作的顺利开展。
三、企业知识产权档案二级类目的内容
企业知识产权档案应当由哪些内容组成呢?笔者认为企业知识产权档案二级类目应当与现行知识产权法律法规所规定的企业知识产权活动范围相一致，只要是符合其特征的知识产权文件就应当划分进入相应的知识产权档案二级类目中。
虽然看起来企业知识产权活动所包含的内容十分广泛，但是可以根据目前法学界对知识产权所包括的内容的一般理解，把企业知识产权活动划分为企业所拥有的工业产权(专利权和商标权)、工业版权(著作权及其邻接权)以及反不正当竞争(商业秘密与反侵权)三个方面，与此相对应，企业知识产权档案就相应地应当包括专利档案、商标档案、著作权档案以及反不正当竞争档案这样四个部分。
1．专利档案：主要收集企业在专利申请、专利审查、专利权的授权及其维持、专利权的使用(包括自己企业使用、许可其他人使用、专利权转让等等)、专利权保护等方面形成的专业活动文件。
2．商标档案：主要收集企业在进行商标注册、商标审查、注册商标及其续展、注册商标的使用(企业自行使用、许可其他人使用、转让等等)、在进行商标权保护(驰名商标认定、制止侵犯企业商标权)等方面形成的文件材料。
3．著作权档案：主要收集企业在著作权及其邻接权的取得、使用、转让、许可、制止侵犯企业著作权等方面的文件材料。
4．反不正当竞争档案：主要收集企业在保护自己未公开的商业秘密、制止其他人侵犯自己企业所拥有的专利权、商标权和著作权过程中形成的文件材料。同时也包括企业在制止其他人侵犯自己的企业标识、宣传材料以及其他相关活动中形成的文件材料等等。
四、企业知识产权档案在整理过程中应当注意的方面
在整理企业知识产权档案过程中，需要注意哪些方面呢?笔者认为在整理企业知识产权档案的过程中，需要注意以下几个方面：
1．正确区分知识产权档案与其他企业档案类目之间的关系。企业中与知识产权相关的活动很多，因此在进行文件整理的过程中，首先应当把属于知识产权档案的文件与其他虽然也与企业知识产权活动有关，但是并不属于企业知识产权档案管理范围的文件划分出去。如各种有关企业知识产权管理的规章制度、企业在宣传知识产权工作方面的文件，应当分别划分到企业档案的其他类目中进行保存。不能望文生义，看见有“知识产权”这四个字就往一起放。
2．保持企业知识产权文件的整体性。在进行企业知识产权文件的整理过程中，一定要注意保持企业知识产权文件的整体性，把属于同一个知识产权活动的文件都划分在同一个类目中进行保存。笔者建议，为了保持企业知识产权文件的整体性，可以按照“一案一卷”的原则来组织企业知识产权档案的案卷。也就是把属于同一个知识产权事物内容的文件，不论其形成的时间早晚、形成的部门是哪里，都集中在同一个案卷中进行保管。特别是应当把专利证书、注册商标证等等证书都集中在同一个案卷中。
3．在收集知识产权文件过程中，应当把各种类型的、具备法律性文件特征的、具有凭证性价值的文件都集中收集起来，如一般人不注意的知识产权审查机构、专利机构、法院、工商局回函时的信封，由于上面有邮局的邮戳，因此具有凭证作用，也需要收集保存。
4．在组织知识产权档案的案卷的时候，建议采取Da／t22《归档文件整理规则》中的“不装订”形式，因为这样比较有利于卷内文件的补充和提供利用。当然，如果愿意采用传统的装订形式也是可以的。
5．在编制知识产权档案案卷目录的时候，可以在专利档案、商标档案、著作权档案、反不正当竞争档案这四个二级类目下面，分别直接组织案卷目录。
企业档案分类管理方法篇9
21世纪是知识经济时代，科技档案显得更加重要。但是，现阶段，在很多企业、行政事业单位科技档案管理工作中仍存在着种种问题。例如，科技档案管理人员专业能力不强，科技档案管理比较混乱，不具备对科技档案管理的技术手段等。因此，在新时期加强科技档案管理工作尤为重要。
一、科技档案的特点
1.专业性
专业性是科技档案最突出的特点，它不同于一般档案，专业特点是进行科技档案管理的重要依据之一。科技档案馆的建立、科技档案的管理分类等，都是建立在科技档案专业特点之上的[1]。
2.种类的多样性
由于企业建设、科技、生产活动的多专业性，使得科技档案的种类也更多元化，类型也最复杂。
3.成套性和现实性
科技档案通常是在一个独立的科研或建设项目中形成的，是一套专业性、系统性很强的科技文件整体。和其它档案（行政、财务、人事档案）相比，科技档案的现实使用性较强。
二、科技档案管理过程中出现的问题
1.科技档案管理人员管理意识淡薄、缺乏专业管理人才
在日益激烈的市场竞争中，很多企业的领导把重点放在如何提高企业的经济效益上面，而忽视了档案管理工作，缺乏资料定期归档的概念，导致科技档案管理不规范，也没有形成系统的管理流程。此外，企业的档案管理人员很多都是非专业档案管理人员，不了解科技档案的特点，不具备单独开展科技档案管理工作的能力，也没经过系统的专业培训，缺乏科技档案管理工作相关的基本知识和实践能力[2]。
2.档案管理的手段和方法落后、没有长远规划
在有些企业中，现在仍采用落后的传统的管理方法，科技档案管理人员没有创新意识，认为档案管理工作就是把科技文件材料收集、整理、装订、保存起来不丢失就行。科技档案管理工作只有到相关部门进行检查并发现问题时，管理人员才会突击整改，检查过后，又变回了无秩序以及无计划的管理状态，没有长期性以及连续性，最终形成一种有领导无计划、有形式无效果的混乱局面。
三、加强科技档案管理的办法
科技档案管理工作要根据本单位的实际情况，建立健全科技档案管理机构、加强对科技档案管理的重视，把科技档案的管理作为本单位的一项重要工作进行，在经费、库房等硬件上予以保障，对管理人员强化培训。
1.加强对科技文件的归档管理
首先做好科技文件资料的归档工作。科技文件资料的形成、积累、归档、使用是一个长期的过程，在管理过程中规定哪个部门产生的科技文件资料由哪个部门负责收集整理归档。做到每一项生产、建设、科研等项目完成以后形成比较系统完整的科技文件资料，并按照专业文件归档要求归档保存。确保科技档案的完整性、准确性。科技文件资料的归档份数，应该按照其重要程度进行区分，重要的科技文件要归档三份，次要的一至二份[3]。
2.规范科技档案管理程序
档案管理部门应采用多种方法来收集各部门不同种类的科技档案，对收集的文件资料进行可利用程度的鉴定，确定好要归档的文件，然后，根据企业的性质和特点，按照归档的要求进行分类、整理，编目、登记，遵照科技档案管理的规律，保持文件之间的有机联系，保持科技档案的完整性、准确性、系统性。存放档案库房要有防盗、防潮、防腐蚀、防火、防污染等设施。此外，要根据企业科技档案管理的范围，分类编制企业的归档文件目录，总目录及专题目录等方便利用。每年都要有科技档案的统计分析，利用效果分析，让科技档案管理工作系统化。
3.采用新的科技手段管理科技档案
科技档案管理部门要与时俱进。充分利用网络技术、实现企业无纸化科技档案管理，建立网络化的档案管理系统，进一步提高科技档案管理工作效率和实现档案信息资源的共享。同时改革那些和本企业档案工作发展不相符的工作理论和模式，善于用新的思路来解决档案管理中遇到的新问题，把企业的科技档案管理工作提高到一个新的层次[4]。
4.提高科技档案管理人员素质
科技档案管理人员素质的高低直接影响着科技档案管理工作的质量，必须加大对管理人员档案业务知识的培训。首先，鼓励管理人员在自己的工作中不断学习科技档案管理相关的知识；其次，企业应该为档案管理人员提供统一培训学习的机会，与相关单位进行经验交流，弥补自身档案管理方面的不足，同时要完善绩效考核制度，定期的对管理人员进行考核[5]。
企业档案分类管理方法篇10
一、基本情况
从调研情况看，全市民营企业的档案工作与民营企业的发展状况很不相称，仅就规模以上的民营企业的档案工作状况看，也存在着严重的不平衡。目前我市民营企业档案工作大体上可分为以下两种情况：
大中型企业整体情况良好。全市18家大中型企业中，绝大部分企业落实了档案工作机构和人员，设立了综合档案室，并对本企业在生产经营管理活动中形成的文书、产品、设备、基建、会计、人事等门类档案进行了收集整理，并实行集中统一管理。其中，中鼎公司结合企业自身管理特点，成功自主开发了档案eRp管理系统，对文书、设备、产品、合同、信函和人事等各门类档案实行eRp网络管理，实现了企业档案工作信息化。大多数民营企业档案用房和档案装用具基本满足需要，档案工作经费基本得到保障。建立了档案安全保管、调阅利用等必要的制度、职责。档案人员尽职尽责，认真做好档案的收集、整理、保管、利用工作。档案工作为企业产品生产、经营管理、设备维修、解决土地、债务纠纷等方面发挥了重要作用。
其他规模企业情况堪忧。在全市规模以上民营企业中，除18家大中型企业外，其余规模以上企业整体情况堪忧。除少数几家企业落实了档案工作机构和人员，开展了档案工作外，其余企业的档案工作没有引起企业领导重视，处于无人员、无机构、无库房，各类档案材料没有系统整理且分散在各部门的状态，档案工作没有随着企业的发展得到加强，不能适应企业发展需要。
二、存在问题
通过调研发现，当前我市规模以上民营企业档案工作存在以下几方面突出问题：
（一）档案意识普遍欠缺。民营企业在创业和初步发展阶段，是以追求经济利益为第一要务，由于集中精力抓产品的开发、生产和销售，而对档案工作重要性的认识不足，重视不够，没有落实档案工作机构和人员，企业档案工作没有建立开展起来，企业生产经营中形成的各门类档案材料分散在各部门保管，没有按规范要求整理。有些企业虽然有机构、有人员，但档案室保存的只是会计档案，设备、产品、销售、人事等档案散存在各部门，并未进行集中统一的规范化管理。而从现实情况看，部分民营企业法人根本不知档案是什么，更谈不上什么档案意识。待企业发展有了一定规模后，则产生分化，有的民营企业法人开始重视企业规范管理和企业文化建设，档案工作也由于某种原因得到了加强，这种情况下档案工作得到重视，并非因为档案意识的提高，更多的原因是企业管理的需要。
（二）档案管理制度不健全、责任不明确，档案材料流失严重。由于大多数民营企业没有制定相应的档案材料归档制度和工作职责，致使档案材料特别是企业的设备档案、基建档案、产品档案、供销合同在收集、整理、保管、利用等环节上存在很大的随意性，甚至受到人为的遗失或损毁，客观上造成档案材料的不齐全。同时，企业研发、生产、经营、销售等档案得不到有效的管理和控制，增加了流失、泄密的危险性。个别企业甚至出现了档案丢失的情况，影响了企业的生产经营活动。
（三）档案人员不稳定，专业人才相对欠缺。在全市已开展档案工作的民营企业中，除中鼎、凤形、亚夏等少数几家企业档案人员较稳定、档案整理较规范外，其余企业档案人员变动频繁，造成档案人员业务水平不高，不能适应档案业务规范化建设的需要，普遍存在档案整理不规范的现象。要做好民营企业档案工作，档案专业人才是必不可少，从民营企业实际情况看，大多数民营企业根本没有档案专业人才，也没有考虑过引进档案专业人才，这就更加大的我们档案行政管理部门服务和指导民营企业档案工作的难度。
（四）档案保管条件有待进一步改善。档案库房不能满足长远发展需要，预留空间不足，随着档案数量的增加，一些企业档案库房将无法满足需要。多数企业档案室没有配备防潮、防高温设施，甚至没有防盗、防火措施，不利于档案的安全保管。
三、建议与对策
随着我市民营企业的迅速发展，民营经济已成为我市经济建设的一支主力军，加强民营企业档案工作也就是为民营企业服务，为我市的经济建设服务，为市委、市政府的中心工作服务。因此，如何以科学发展观为指导，推进民营企业档案规范管理已成为当务之急。
1、加强宣传，营造氛围。针对目前我市民营企业档案意识普遍欠缺这一现状，当务之急是增强企业法人的档案意识，通过调研、座谈等各种形式贯彻宣传《档案法》、《安徽省档案条例》和《安徽省民营企业档案管理办法》，宣传民营企业档案工作。特别是要通过具体的实例宣传档案工作，如档案如何为民营企业研发工作服务，为技改项目服务，为应诉反倾销服务等等，使企业法人真正认识到档案工作的重要性，从而使“要我做”变成“我要做”，为民营企业档案工作的开展营造一个良好的氛围。
2、提高认识，加强领导。民营企业各门类档案是企业在生产经营管理活动中形成的真实记录，是企业的重要资产和规避风险的基石。档案工作是企业管理工作的一个重要组成部分，是企业持续健康发展的重要保证。档案在为企业生产经营、设备维修、解决纠纷、维护企业合法权益等方面有着不可替代的作用。经营管理者要切实加强对企业档案工作领导，把档案工作摆上议事日程，为企业档案工作的开展创造条件。
3、建立健全档案管理网络体系。各民营企业要明确分管档案工作领导，及时协调解决企业档案工作中存在的困难和问题。成立综合档案室，配备专（兼）职档案员，负责集中统一管理本企业文书、产品、设备、基建、会计、声像、人事等各门类档案。各职能部门和有关岗位配备兼职档案员，负责本部门（岗位）文件材料的收集、整理、归档。按照不同的规模确定不同的要求的原则，指导各民营企业开展规范建档工作：其中，年销售收入亿元以上的企业，要求成立综合档案室，建立健全档案管理网络体系和相关管理制度、岗位职责，配备必要的档案保管、保护设施设备，编制检索工具，开展档案信息化建设；年销售收入5千万到亿元之间的企业，要求成立综合档案室，落实档案员，各门类档案要收集齐全并进行规范整理；其他规模以上企业，要求落实档案员，各门类档案要收集齐全，安全保管。
4、加强人员培训，规范档案整理。各民营企业应选配能适应档案工作、热爱档案工作的同志为综合档案室专（兼）职档案员，并保持相对稳定。规模较大、档案数量较多的企业应配备专职档案员，其他暂不具备配备专职的，其档案员也不宜兼职过多，要确保其主要精力用在档案工作上。企业要为档案人员的业务学习、业务培训创造条件，支持档案人员参加各级档案行政管理部门举办的档案业务培训班的学习培训，以提高档案人员的业务素质。要结合自身实际，制定企业档案分类方案，指导企业各门类档案的分类、整理、编号编目。要根据国家档案行政管理部门制定的文书、科技、会计、声像等各门类档案整理标准，规范整理企业各门类档案，便于企业档案的保管和利用，并为计算机管理档案奠定基础。
5、制定并落实各项管理制度，明确职责，严格考核。各民营企业要根据档案管理的要求，结合本企业的实际情况，制定档案的收集、整理、移交归档、安全保管、保密、利用等制度，要建立设备开箱、基建档案保证金制度，制定各职能部门（岗位）文件材料的归档范围并严格执行。要明确档案管理体系中各有关人员、部门（岗位）职责，把文件材料的收集齐全、档案整理规范和安全保管等内容纳入岗位考核，推动企业档案工作走上规范化轨道。
6、努力开发档案信息资源。各民营企业综合档案室要根据实际需要编制各种检索工具，方便利用。积极编制大事记、机构沿革、产品介绍、工程项目简介等资料，变被动服务为主动提供利用，最大限度地挖掘档案为企业生产经营服务的作用。有条件的企业应配备档案管理软件，实行计算机管理与检索，提高档案的查准率和查阅速度。