人事档案一般管理方法篇1
电子档案管理系统已成为目前最流行的一种档案管理系统，它结构简单、操作方便，适合各层管理人士使用，受到各级管理层人士的青睐。档案管理由电子管理模式替代了传统的纸质管理模式.aSp是一个web服务器端的开发环境，它可以产生和运行动态的、交互的、高性能的应用程序。本系统对档案管理系统的体系结构、模块功能进行了分析与设计，系统在aSp的开发环境下，使用access数据库，实现了企业职员档案信息的录入、查询、修改、删除、还原等功能。本系统从需求分析、系统的设计、具体功能的实现都严格遵循了软件设计工程的思想。
关键词：档案管理；aSp；web技术；管理系统
1引言
作为计算机应用的一部分，使用计算机对人事档案进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。而这些优点能够极大地提高人事档案信息的管理效率。档案是人类从事各种社会活动而形成的具有一定价值的材料或实物，是人类的共同财富。档案管理是一项必不可少的重要工作，如何科学地保管和有效利用档案，是我们必须认真思考的问题。随着社会发展，科技进步，档案的载体发生了变化，出现了电子档案。电子档案不同于传统的档案，其保管方法也需要随之改变。为了提高档案管理的水平，很多企业、部门都采用了电子档案管理系统，通过软件来提高档案管理的效率和水平。目前，针对各类档案馆对档案管理现代化的迫切需求，众多软件厂商均推出自己的电子档案管理系统软件，并赢得了市场的认同。但目前这类软件普遍存在的一些问题也制约着其在档案管理领域的进一步拓展。这主要体现在以下几个方面:
(1)价格昂贵。动辄几万元的一套管理系统对于大多数中小型档案馆来说还是难以接受的，也因此而制约其向更广范围的中小型档案馆和基层部门推广。
(2)技术复杂、安装维护困难。目前常见的档案管理系统的安装配置与系统管理都需要有较高的专业知识，用户遇到问题很难自行解决，对开发商的依赖性很大。
(3)片面追求大而全。一些软件厂商为了提高软件的价格，采用了“以大充好”办法。不顾及客户的实际需求而本着多模块也就高价格的“策略”。而在实际工作当中，一般档案部门在应用中只需要几个常用的模块。在目前的实际运用中还鲜见一种价格便宜、性能稳定、安装维护简单、切实适合中小型档案部门需求的、小巧灵活的档案管理软件。
2档案管理系统系统分析
2.1系统需求分析
目前为了提高档案管理的水平，档案管理员需要对档案信息的录入、修改、查询、删除、还原的功能一体的管理系统；档案管理系统的主要目的就是利用软件实现档案的录入、查询、修改、删除的流程，使工作人员对档案的管理更加容易，提高工作效率、降低管理成本。管理员对录入员工信息要求准确、完全；管理员和员工能够对录入的基本信息随时作更新修改，使管理员能够得到员工的最新信息；为了确保信息安全和准确，为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别，而一般用户不能对信息进行添加、删除。本系统的目的是为了让档案信息管理员通过电子档案系统快捷、方便的了解企业的人事信息，和收集最新的人事信息以便公司档案的存取。
2.1.1用户身份级别要求
根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同，从权限大小大致可以分为：高级管理员和一般用户。系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。
系统管理员：使用本系统的档案管理员，是权限最大的用户，拥有管理系统的所有权限。主要负责对档案信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。
一般用户：本系统的一般用户，能够对档案信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改，但无录入和删除档案信息的权限。2.1.2系统功能模块设置
具体操作：对档案信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。
档案信息的录入：管理员对人事信息的添加
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：档案管理员可以在档案库里新加档案信息，需按员工实际信息录入；
档案信息的修改：管理员和一般用户修改录入的人事信息
操作对象：管理员和一般用户
浏览对象：管理员和一般用户
具体功能：用户和管理员在档案信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改，使员工信息随时更新，便于管理员的管理，能及时得到最新的员工信息；
档案信息的查询：管理员和一般用户查看录入的人事信息
操作对象：管理员和一般用户
浏览对象：管理员和一般用户
具体功能：用户和管理员可以查询已录入的档案信息，系统提供了多种查询方式，模糊查询和常规查询，如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询；
档案信息的删除：管理员删除录入的人事信息
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：管理员可以将库中多余的、辞退员工档案信息移出，可以对其信息永久性的删除，也可以将其暂时性的删除到回收站中，在回收站中可以将需要的信息还原，也可以将其永久性的删除；
档案信息的打印：管理员和一般用户打印录入的人事信息
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：用户和管理员都能通过word文档导出查询出来的员工信息，便可以直接通过word文档对员工信息进行打印。为方便管理统计员工信息，也可以通过word文档导出查询出来的某一类型所有员工列表，对其员工列表进行打印。
管理用户的设置：管理员对其用户名、密码和用户权限的设置
操作对象：管理员
人事档案一般管理方法篇2
一、装订方法与档案利用交互发展历程
1.上个世纪五十年代至八十年代中期。上个世纪五十年代开始,档案一般都采用硬卷皮以卷为单位将文件(拆除金属钉后)合订的装订方法。此种装订方法是基于档案工作“重管理轻利用”的特点,并出于档案利用两点情况的考虑。其一,那个年代对档案利用限制得很严格。档案室作为企事业、机关机要部门,不是一般人可以随便涉足之地。除机关工作人员经领导批准可以去档案室利用档案之外,大多数职工,尤其是生产一线工人,利用档案简直是破天荒的事情。直到1985年,北京木材防腐厂一名老工人即将退休了,别人问他档案室在何处,他竟茫然不知。精心保管多年但很少得到利用的档案在库房沉睡一个时期(一般至少二十年)之后鉴定销毁,如同古代深宫幽禁多年的女子,一世青春如流水,落红无情归西去。其二,该装订方法是出于那一历史阶段档案利用方式的需要。那时的档案原件一般不外借,利用者在档案管理人员监督下用笔抄录所需内容,经审核后拿出档案抄件利用,之后还需将抄件交换档案室。那时档案利用的特点是手续繁杂,责任重大,利用效率十分低下。
2.上个世纪八十年代中期至世纪末。档案一般采取单份文件线订(然后装盒保管)方法。此阶段档案工作呈现出“管用并举”的特点,并逐渐向“档案管理便于利用”方向发展。当时的档案利用工作发生了重大变化:一是档案利用环境逐渐宽松,档案利用效率大幅上升;二是可以将档案原件借出档案室利用;三是复制档案方式逐步由手工抄写变成机器复印。而以卷为单位合订文件的档案除了不适宜复印之外,还可能出现一卷档案外借后他人无法利用该卷的状况;四是卷内文件不合订,某一卷内虽有密级文件但不限制该卷其他非密文件的利用。显然,该种档案装订方法适应了当时的档案利用工作需要。
3.21世纪初至今。档案采取的装订方法是:以单份文件为单位将文件简单装订(或固定)。这种归档文件装订方法除了适应中小机关和为数众多的中小企事业单位档案人员身兼多职,工作繁杂状况之外,更主要的是考虑了档案利用工作发生的变化:其一,大型企业集团化跨省跨国管理,外地或境外子公司需要远程快速高效系统利用地处北京的公司总部档案,在公司总部全部档案未能实现数字化网络管理之前,大多数档案利用是通过传真方法实现的,而过去文件合订案卷或线订考究的单份文件,不拆分成单页文件,是无法传真的。其二,是基于企业经济实力壮大,档案保管条件大为改观,过去的金属钉受潮锈蚀文件现象不易发生,文件中留存少量金属钉无碍档案保管,而用曲别针或大头针“固定”文件,在文件复印传真需要反复拆页时,对文件纸张的损伤亦不明显,即使将来永久保管档案需要进馆,在移交之前只将这些少量文件线订即可。其三,电子归档文件的网络查询逐渐减少了纸质档案利用次数。以中国铁路物资总公司系统企业为例,2008年与1998年相比较,纸质档案利用登记次数由90%减少到10%以下,而电子档案查询已经占到全部档案利用登记数量的90%以上。纸质定期档案只需固定不再线订,保管10年(笔者所在单位规定定期档案一律保存10年)之后鉴定销毁,是合乎时宜又合乎档案简约管理原则的好的装订方法。
二、从档案装订与档案利用互动关系中得到的启示
1.档案装订方法受到多种社会因素制约。人们采用何种方法装订档案并不是由自己的主观愿望决定的,而是受到政治、经济、科技和人文等多种社会因素制约。上个世纪五十年代,采取硬卷皮以卷为单位合订文件方法,一是因为当时档案全宗形成单位经营效益水平低下,需要减少档案装订费用;二是重管理轻利用,档案保密责任重大的政治原因;三是受科技发展水平制约(包括档案盒生产高成本影响),无法制造出物美价廉耐用的“轻薄”档案盒来。1983年笔者刚刚从事档案工作时,本单位使用的档案盒是在丹东制作的,这种档案盒每个8元,重达350克,是牛皮纸裱糊,内用粗糙纸板,受潮后变形,必须将文件装盒并保存在密封的铁皮柜内,另行具备良好的防潮防霉变措施,投入到档案装订和保管上的费用很大,且效果不好。时过境迁,今天的政治、经济、科技和人文诸方面进步,使得档案文件纸质、字迹形成材料和保管条件日趋理想,物美价廉质地轻薄坚固耐用的档案盒普遍使用,以及多种载体文件的有效预期保管,更是增加了档案安全系数。这种情况下,采用简便高效的装订(固定)方法,自然是可取的。
人事档案一般管理方法篇3
在我国，与长时期内实行的一元化所有制形式和计划经济体制相适应，国家档案管理部门对国有档案的管理力度不断增强，相关的管理规范也日益健全，但对伴随近些年来多元化所有制形式而迅速丰富起来的非国家所有的档案，则无论在理论上还是在实践上，都远远不能适应档案工作发展的要求，本文拟根据档案工作的实际，运用所有权的基本理论，对非国有档案的内涵及加强非国有档案监管措施这一问题进行初步的探讨。
一、非国有档案的内涵与范围
1.非国有档案的含义
非国有档案，在我国的《档案法》和《档案法实施办法》中并未明确提出，更无明确定义，但条文中有多处涉及到了非国有档案的相关内容。如《档案法》第十六条规定：’集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管’。国外档案界一般把档案分为公共档案和私人档案；根据我国的国情，本文且根据所有权归属将档案分为国有档案和非国有档案，两者没有实质的区别入
目前，对于非国有档案尚未形成公认的定义，简单地说即是不属于国家所有的档案。一般说来，它是指非国家所有的企事业单位、民间组织以及个人在其各种活动中直接形成或以其他形式合法拥有的、具有保存价值的历史记录。对于非国有档案，可以从三个方面把握它的内涵：
其一，非国有档案的形成主体，是非国家所有的企业事业单位、民间团体及个人──非公务主体；
其二，非国有档案记录的社会活动，是非国有的主体所进行的，不属于国家公务活动的各种科技、经济、文化、生活及往来礼仪等活动──非公务活动；
其三，非国有档案包含的信息内容，与其形成主体和记录活动相关，一般不涉及社会公共利益和公众事物，主要为档案形成者提供凭证和情报服务──不直接涉及公共利益。同时，档案信息的价值扩展率和它具有的可开发性、共享性等特点，又使得非国有档案可能对国家、社会和他人具有参考依据作用；
其四，非国有档案既包括人们直接形成的材料，还包括以其他途径合法获得的其他档接受某一组织或个人捐赠的档案材料，使其成为该集体组织的档案；集体组织从其他的组织和个人手中依法购买的档案材料。
2.非国有档案的范围
随着社会科技和经济的发展，尤其是在社会主义市场经济条件下的多元化所有制形式的发展，非国有档案的形成主体和内容范围日渐丰富，大体上可将其分为以下两个大的方面：
第一、集体所有的档案。即两个以上的个人或非国有组织享有档案的所有权。根据其档案所有权的来源，分为原始取得所有权的集体档案与继受取得所有权的集体档案两类：
（1）原始取得所有权的集体档案指集体组织在其活动中形成的档案。这主要指非国有或非国家控股的中外合资企业、股份公司、外资企业、私营企业、乡镇企业、街道企业、个人合伙组织、大家庭（家族）等在生产、经营、科研、基本建设以及各项管理活动中形成的具有保存价值的档案，这类档案随着非国有的经济组织在我国经济生活中的作用越来越大而在社会档案财富中日渐重要。记录企业生产、科研、管理历史的档案，不仅对企业活动至关重要，而且也是反映当代社会经济生活的重要历史财富。
（2）继受取得所有权的集体档案指集体组织通过继承（继受）、购买或其他渠道从其他集体和个人手中获得的档案。如：一个集体企业吞并另一个或几个集体企业，在接受该企业其他财产>，！
第二、个人所有的档案。即由单个人或家庭拥有档案的所有权。它的内容比较丰富、繁杂，从档案的形成主体和内容角度，分为以下几方面：
（1）私人事务活动中形成的档案。国家工作人员在公务中形成的档案是其履行所在单位工作职责的产物，记录了单位的活动，属于所在单位所有并因单位的性质而属于国家所有。但国家工作人员在履行工作职责之外的私人事务处理如子女教育、家庭财产分配、朋友交往等私人事务属于个人隐私，与他人利益和公共利益无关，在这些私人事务中形成的档案属于个人所有。
当然，集体组织成员在其私人事务中形成的档案也属于个人所有，与他们在单位事务中形成的属于所在的集体组织所有的档案不同。
（2）公民个人非职务范围内的科学研究、技术开发、文艺创作等活动中形成的档案。值得注意的是，职务活动并不理所当然地等于在单位上班时间的活动，上班时间以外活动中形成的档案也并不理所当然地属于个人所有，上班时间的工作不能与职务工作划等号，例如，根据我国《专利法》及有关规定，个人在上班时间外完成的发明创造，如果是利用单位物质技术条件、履行单位职责或完成单位交付的工作任务，甚至在离开原单位或离休、退休一年内完成的，与原单位工作职责或工作任务相关，则属于职务发明创造。当然，相关的档案材料也属于单位所有。
确定某一活动是否属于非职务活动、相应的档案是否属于个人所有时，需要根据个人在单位的工作职责与任务及相关档案对单位的查考利用价值考虑，并尽量优先保证反映单位活动档案的完整与齐全。我们知道，国家工作人员因其特定的身份地位和工作内容，即使在个人活动领域和非职务活动时间，也可能形成许多反映单位活动或者国家机密的档案，在分析这些档案的所有权时，应根据档案的内容和影响，以保护国家机密、丰富国有档案内容的原则，合理确定非国有档案的范围。
（3）公民通过继承、接受捐赠、购买等方式从他人手中合法取得的档案。国家法律承认井保护个人档案所有权，个人对其所有的档案可以予以占有、使用或进行捐赠、继承、买卖甚至放弃。继承、接受捐赠、买卖成为个人获得档案所有权的方式。不过，档案作为一种特殊的所有权客体，可能涉及到国家安全与社会公共利益，我国与世界上许多国家一样，对于非国有的对国家和社会具有重要价值或应当保密的档案，规定了其买卖、捐赠的限制措施。
二、加强对非国有档案的监管
非国有档案内容丰富、形式多样，但由于其属于不同的集体或个人所有，缺乏统一的组织和管理，加之当前社会档案意识尚不强，容易自生自灭。为正确引导非国有档案的形成和积累，使之走上健康、有序的管理道路，保护好这批文化财富，国家有关部门需要正确认识新时期非国有档案的地位和作用，适应档案管理的新形势，研究新办法，有效地加强对非国有档案的监管。
1．依法推行非国有的重要档案登记制度
非国有档案是一种特殊的私有财产，它除了对档案所有者具有利用价值，还可能对国家和社会具有重要意义，具有国家文化财产的性质。所以对非国有的重要档案作出不同于一般私人财产的特殊规定──由档案部门予以登记是完全必要的，这在诸如法国、黎巴嫩等国都有成功的先例可供借鉴。
为了加强国家对非国有重要档案的宏观控制，首先需要掌握非国有档案的基本情况，在调查研究的基础上对非国有档案相关情况予以登记，则是了解非国有档案底数的基本手段。国家档案管理法规应规定非国有档案所有者，特别是拥有对国家和社会有重要价值的非国有档案的所有者有到档案行政管理部门登记的义务，通过登记明确非国有档案的所有者、保管者、保管状况、流动情况等，同时确保登记过的档案不被修改、销毁以及最大限度地为利用者服务。
档案管理登记是一次大普查，能摸清所辖区域内档案的情况，它为档案行政管理部门制定相应的法规政策和规划提供了依据；也是一次大宣传，会促使非国有档案所有者对档案工作者对本单位的档案管理情况有进一步的了解。
在非国有档案的登记中，档案行政管理部门应该明确非国有档案的所有权，即所有人享有的对所拥有档案的占有、使用、收益和处分的权利。明确自然人和法人拥有档案所有权的合法性，从而提高他们形成、积累档案的积极性。在确认公民个人档案的合法所有权时，需要区分个人私事、个人领域与公共事务、职务活动的关系，区分公民在个人领域、非职务活动中形成的档案与个人参与公共事务、职务活动或与此有关活动时形成的档案的关系，确保公民个人所有的档案为公民合法所有，而不是非法占有。
2.采取多种措施做好非国有档案的收集工作
近年来，私营企业、社会组织以及个人形成的档案数量日益增多，这些档案的保管条件也参差不齐。依照《档案法》的规定：对于集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖。因此，鼓励档案所有者把珍贵的档案寄存或卖给档案馆，对保管条件恶劣甚至根本不具备保管条件的单位来说，无疑是一个对自身和对档案都好的良策。一般来讲，档案部门可采用接受寄存、捐赠、购买等几种方式收集非国有档案进馆。
3.加强对非国有档案日常管理的监管
对于那些不愿寄存也不愿意出卖给档案馆的档案，档案行政管理部门则应对其保管环境进行监督检查，确保这批非国有档案能够长期保存。非国有企业一般内部机构简单，企业员工流动性大，一般没有档案管理部门和专职档案管理人员，而且大多租房办公，租金昂贵，设置档案库房和配备档案装具设施的成本过高，导致档案保管条件较差，档案的损毁现象较为严重；一些社会团体及个人无法建立起适合档案长期保存的条件，导致这些单位及个人所拥有的珍贵资料得不到妥善管理。依据江苏省南通市档案局调查组对南通市20家私营企业的调查结果显示：’被调查的私营企业都存有档案，但完整程度有差异。有45％的企业比较完整地存有档案，55％的企业存有一部分档案。’
从制度方面来看，我国的《档案法》第十六条第一款有关于非国有档案保管的规定：’集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。’对非国有档案保管环境的监督管理，应该成为档案行政管理部门的工作职能之一。在日常的监管活动中，档案部门应该制定出相应的规章制度，确保所有者必须提供良好的保管条件，防止私人档案所有权的不正当转让。
4.对非国有档案利用和公布工作的监管
一些非国有企业占有人才技术优势，包括传统的工艺、祖传秘方、配方、’绝活’等等，再加上不惜血本地引进科技人才进行开发所形成的档案资料，这部分档案资料往往被所有者重点管理，这是合法的。但不可避免存在着管理上的不规范性，同时，从当前非国有档案的利用工作来看，非国有档案侵权、泄密现象时有发生，所以加强对非国有档案的利用和公布工作的监管是十分必要的。
（1）对于集体和个人所有的档案，档案所有者在一般情况下可以自行处置，包括对其予以公布。不过，集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案，档案所有者在公布时，应当遵守国家法律和有关保密制度的规定，不得损害国家、集体和其他个人的利益。
（2）集体和个人所有的档案向国家档案馆捐赠或出卖以后，其所有权归国家，相应地，其公布权也属于国家，接受捐赠的档案馆可以根据规定公布这些档案。不过，如果档案馆受赠或买得的档案是享有著作权的作品，著作权人在转让档案所有权时并未明确转让档案的著作权，档案公布权的确认就比较复杂。根据著作权法规定，档案著作权并不随档案所有权的转移而当然地转移，档案所有权转移后，其作为著作权作品的发表权仍属于著作权人。所以档案馆行使受赠或收购档案的公布权时，一定要处理好与档案作品著作权中发表权的关系。一般他说，公布档案前，应征求档案著作权人的同意，否则不能公布。
（3）集体和个人寄存于档案馆和其他单位的档案，档案的所有权属于寄存者，因而其公布权仍属于其所有者──拥有该档案的集体组织和个人享有，任何组织和个人不得擅自公布。
5.搞好非国有档案宏观监管的配套措施
要想有效地对非国有档案进行监管，如下几项配套措施是必不可少的：
（1）加强法制建设，构建非国有档案管理的法规体系和监督机制。强化档案立法，是构建非国有档案管理法规体系的主体要素。档案行政管理部门应尽快制定、出台一批地方性档案行政规章、管理标准、制度，并在实践中不断修改、完善。在立法基础上，强化档案普法，以构建发展非国有档案管理法规体系的社会要素，通过普法，最大限度地提高档案所有者的档案意识。
（2）不断充实档案学理论体系，适应多种所有制下的档案工作的发展。
（3）强调人才培养，不遗余力地提高档案人员素质。
人事档案一般管理方法篇4
中国档案学界对档案学的体系进行的研讨，代表性的观点把档案学分为理论档案学、应用档案学和档案管理技术三个部分：
理论档案学是从整体上把握档案学各门分支学科研究对象之间的联系，在应用档案学基础上进行高层次的理论概括，揭示档案、档案工作、档案事业和档案学自身的本质和一般规律，为档案工作实践和国家档案事业建设提供一般性理论依据。
应用档案学是档案事业管理、档案资源管理与开发、档案工作应用技术研究的总称。所属学科有：档案事业管理学、档案管理学、科技档案管理学、档案文献编纂学、档案统计学、档案目录学、档案保护技术学、计算机辅助档案管理、档案缩微复制技术等。
应用档案学的特点：一是实践性强，它所阐明的理论、制度、原则与方法，直接应用于档案事业管理实践和档案业务工作实践，具体原则和方法在学科知识中占很大比重。二是技术性强，它研究现代技术在档案管理中的应用，解决档案保护技术现代化、档案管理自动化、档案复制缩微化、档案信息传递网络化等问题。
当代档案管理和国家档案事业管理是一个复杂系统，包括宏观管理与微观管理，因此要求档案学也必须进行宏观研究与微观研究。理论档案学是应用档案学的高层次理论概括，对应用档案学起直到作用；应用档案学的研究成果或提出的问题将推动理论档案学的发展。两者相互协调，同步发展，有利于提高档案学的整体水平。
档案学是一门社会科学，或者说基本上属于社会科学，这是由档案学研究对象的性质决定的。档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项社会活动。档案学是研究人类社会的一种特殊社会现象，即研究档案、档案工作运动规律及其与人们社会实践关系的学科，因此属于社会科学范畴。
总之，由于档案、图书、情报工作有许多共同之处，决定了档案学、图书馆学、情报学的密切关系，这三门学科的研究成果，可以互相借鉴和参考，相互从对方吸取适合本学科需要的知识。
人事档案一般管理方法篇5
行政合同在重点建设项目档案行政管理中运用
行政合同是一种较为新型的行政管理方法，是市场经济和现代民主政治发展的产物。它是行政管理双方协商自由与行政优先权的有机结合，易于为行政相对人所接受，是体现政府职能转变的一种好形式，因此被广泛采用于国家行政管理的各个领域。20世纪80年代以来，我国的经济管理、城乡建设、科教文卫、社会福利、社会治安等领域的国家行政机关越来越多地运用行政合同的手段来实现其行政管理职能。而档案行管部门由于自身行政权威较弱，行政合同这一新型而有效的民主管理形式就有着特殊的吸引力。同时，在重点建设领域，项目档案工作也具备了实行行政合同制管理的基础，一是建设单位工作人员程度不同地具有一定的档案知识和意识，虽然单位、人员情况复杂，但只要宣传到位，并与之民主、平等地协商，他们一般都愿意搞好档案工作；二是项目资金相对较充足，档案工作的物质条件较好，因此，行政合同可以首先在这一领域被采用。
重点建设领域实行的档案行政合同，就是档案行政管理部门与重点建设项目建设单位，以对重点建设项目档案工作实施监管、保证其档案齐全完整安全为目的，经平等、自愿协商而就项目档案管理有关事宜达成一致的协议。湖南省岳阳市档案局于2000年在全国首次将行政合同运用到洞庭湖大桥工程监管，且运作很成功。
我们说行政合同非常适合于在重点建设项目档案管理中运用，除了有实践证明外，更因为以下原因。
行政合同具有行政性和契约性相融合的特点，这一特点使它可以弥补档案行政管理权威弱的缺陷。所谓行政性，是指档案行管部门借助行政合同形式实现行政职权的目的的属性，它是档案行政合同最根本的属性。档案行政合同的行政性主要表现在：行政合同当事人中必须有一方是行使国家档案行政管理职权的档案行管部门；行政合同的内容不得涉及档案行管部门自身创收等其他事务，而只能是针对国家和社会有保存价值的档案资源，因此档案行政合同具有社会公益性，双方当事人建立的是行政法律关系；在档案行政合同的订立、履行、变更或解除中，档案行政管理部门享有行政优益权。行政性特征体现了档案行政合同从本质上看是行政行为，是档案行政管理部门实现行政管理职能的一种方式。
行政合同的契约性使之区别于一般行政行为的单方性，决定了档案行政合同属于合同的范畴，并受合同的一般原理的指导。契约性主要表现在档案行政合同是双方当事人意思表示一致的协议。它建立在合同的最基本精神即契约自由原则上，内容具有可妥协性。这是档案行政合同区别于其他具体行政行为的最明显的特征。
行政合同促成了行政手段的多样性、灵活性，可以解决重点建设项目档案管理复杂的问题。与传统行政手段不同，行政合同在行政过程中，以不违背宪法和法律精神的、不具有强制性的行为方式来调动行政相对人自愿协同档案行管部门的积极性，给予了双方当事人以弹性、适度的空间。以前，为了做好重点建设项目档案工作的监管，档案行管部门采取过包括行政、法律、经济、思想教育等多方面措施，都由于多种原因效果欠佳。甚至工程竣工验收中档案未验收，整个工程照样验收通过。而行政合同将行政、法律、经济、思想教育四大方面行政手段进行综合运用，成为四大方面行政方法有机结合的载体。合同制管理与宣传教育、优质服务、依法行政相结合，促成了行政手段的多样性、灵活性。一些法律法规没有规定的内容，如档案行业推荐性标准，可以经过协商一致，写进合同条文，从而可以统一工作规范和标准，解决档案管理复杂的问题。
行政合同具有法定性，它可以根据各地实际开展工作，从而弥补档案法律法规的不足。在目前我国行政合同立法缺乏的情况下，除法律有明确禁止性的规定外，档案行政管理部门完全可以在遵循行政法的一般原则，不损害社会公共利益的前提下，选择协商式的行政合同行为来完成行政管理任务。行政合同的法定性减少了传统行政管理方法运用过程中的不确定性，不用担心朝令夕改，减少了行政成本。而当档案法制不健全，立法空白时，档案行政合同可以补充法律的欠缺；当档案法制健全以后，又可作为规制档案行管部门与相对方法律上的权利、义务关系的手段而得以使用，以加强和改善档案管理，积极推动档案行政目标的实现。
怎样开展重点建设项目档案行政合同制管理工作
1．行政合同的订立。为了做好行政合同制管理工作，档案行管部门要争取党委、政府领导的重视、支持，最好是借政府的权威建立规范的档案行政合同制度。档案行管部门平时要加强与项目计划管理部门的联系，及时掌握工程立项情况。工程立项后，要根据各项目的特点，准备好该项目行政合同的蓝本。筹建开始后，要加强对工程建设单位的宣传工作，增强他们的档案意识，取得他们的支持和理解。同时经过平等协商，力争尽快订立合同。档案行政合同的订立一般分为要约和承诺两个步骤。档案行政管理机关是要约人，要约的内容必须具体、明确、肯定，要约一旦发出即对要约人发生法律约束，经被要约人即工程建设单位承诺即发生法律效力。要约应采取直接协商方式进行。档案行政合同订立后，双方当事人都必须遵守档案行政合同的约定，按照档案行政合同的实际目的，在档案行政合同规定的期限内履行自己的义务。
2．行政合同的内容。行政合同文本内容应该明确双方的权利与义务(一方的权利即为对方的责任与义务)，再由双方协商进行修改完善补充，使双方合意。笔者认为，行政合同一般文本应该包括如下内容。
(1)建设单位的责任与义务：要明确规定建设单位作为项目建设的法人代表，是项目建设中档案工作的组织核心，对整个项目档案工作负有组织、协调和指导的总体责任，除做好本身档案的收集、整理、移交职责外，还要对勘测设计、施工、监理等单位档案工作进行监督、指导，要将档案的形成、收集、整理、移交纳入与勘测设计、施工、监理等单位签订的工程建设合同中，纳入有关人员的岗位责任制，实行工程档案管理与工程目标管理挂钩、与项目经理职责挂钩、与档案员个人奖惩挂钩。建设单位要按照规定及时向有关国家档案馆移交档案。建设单位违反档案法规，或未按档案行管部门指导要求到位，造成档案损失，或未及时向有关国家档案馆移交档案，档案行管部门可责令限期整改，并按有关规定给予相应的经济处罚。
(2)档案行政管理部门的责任与义务：合同可以明确，档案行政管理部门在依法加强档案管理的业务指导与监督的同时，应无偿提供技术咨询服务，以国家和地方档案主管部门有关标准为依据，指导工程档案人员制定文件材料的立卷归档细则，举办由有关工程技术人员参加的培训班，明确文件材料积累的顺序和范围等；同时按建设单位确定的时间认真负责组织竣工档案的验收，并确保档案验收合格。《合同》还可约定，档案行政管理部门业务指导不力或工作失误，造成档案质量不符要求或受损的，建设单位可追究档案行政管理部门的失职责任，必要时给予赔偿，以增加建设单位签署合同的积极性。
3．行政合同的执行。行政合同签订后，档案行政管理部门的执法人员和业务指导人员要根据合同规定，认真行使自己的权力，履行应尽职责。同时要督促建设单位履行合同。
人事档案一般管理方法篇6
论文关键词：供电企业；人事档案；动态管理
人事档案关系职工的切身利益，供电企业作为世界五百强的国企也不例外。随着社会的发展和技术的进步，特别是我国社会主义市场体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入，旧的规章制度条例无法解决新出现的问题，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，亟待加以解决。随着人力资源集约化管理的要求，供电企业加强了人力资源管控系统和eRp系统的建设，传统的人事档案管理工作跟现代企业管理有一定脱节，尤其是在动态管理方面，建立现代企业人事档案的管理模式势在必行。
一、传统人事档案管理存在的问题
1.人事档案的分类变化
供电企业现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。现人事档案管理依照中组部制定的《干部人事档案管理办法》执行，人事档案分为干部人事档案和职工人事档案两类管理，沿袭的是身份管理。现状是供电企业已从身份管理改为岗位管理，即管理岗位和非管理岗位。国家也没有针对企业出台完善的人事档案管理办法，现有的管理模式显然已经不适应现在的形势，存在脱节现象。
2.人事档案材料尺寸标准变化
《干部人事档案管理办法》及相关标准规定，人事档案材料大尺寸都采用十六开的规格。随着社会的进步，公文的尺寸都有了很大的改变，一般的文件、申报材料等都改用了a4的尺寸。如供电企业现有职称评审表、劳动合同书、原始学历材料等。人事档案管理办法却没有进行相应的修订，造成材料处理上很多不必要的麻烦。既损坏了材料的原始完整性，又大大增加了人事档案整理的工作量。
3.人事档案材料审核标准变化
传统的人事档案审核标准鉴于多年没有调整，有些标准已经跟不上新的时代要求。如后续函授教育方面，现大多数学校报名均采用网络报名的方式，在学籍档案材料中不存放考生报名登记表，同以往的人工报名方式有较大区别。随着学习形式的多样化，学籍材料也随之有了变化，如网络教育、自学考试等，而一味的套用原有的人事档案审核标准显然已经不能适应要求。
4.纸质人事档案同电子档案信息不匹配
随着科技的进步，供电企业现在各项管理均利用计算机手段管理复杂的工作，人力资源管理方面推广使用的是人力资源管控系统和eRp系统，系统中存储了大量的人员基本信息。但是不同程度的存在有些员工的电子信息同纸质档案并不完全相符的问题，如纸质档案有材料而eRp系统没有维护到位、eRp系统有信息而人事档案纸质材料短缺等现象，动态管理工作水平有待于进一步提高。
5.员工对人事档案认识程度变化
1998年以前，供电企业员工的离退休管理由电力系统办理，从实际工作情况出发可以认定员工的某些事实情况，一定程度上较为忽略员工人事档案的完整性。自从供电企业纳入社会养老保险统筹之后，离退休人员的审批由地方养老保险中心办理，所有的信息要依据人事档案进行确认。人事档案的规范与否直接影响到员工养老金的待遇高低，其重要性越来越凸显。虽然近年来员工对人事档案的重视程度有了较大的提高，但有很多员工依旧没有摆脱以往的观念，认为人事档案没有什么用处，抱着侥幸的态度，心存靠企业吃企业的思想，没有真正认识到人事档案的重要性。
二、加强人事档案动态管理的措施
1.改变人事档案的分类管理
结合供电企业管理现状，在国家规范的职工人事档案标准没有出台以前，笔者认为可以有两种分类办法。一是供电企业可以将科级干部人事档案按照中组部颁发的《干部人事档案管理办法》规范，归为领导干部（科级及以上）类、一般员工类。二是分为三类，即领导干部类、一般管理岗位类、非管理岗位类。领导干部人事档案管理严格遵守《干部人事档案管理办法》执行，其他人员人事档案管理参照执行。
2.规范人事档案入档材料的尺寸
从最大程度上保存人事档案原始材料、目前公文及材料的尺寸、原有人事档案材料等因素出发，笔者建议人事档案材料的处理可以分为两种情况处理：按照旧标准已经整理和规范的人事档案可以按照以往的尺寸要求（十六开）进行处理材料，新建人事档案可以按照a4尺寸进行整理和规范。
3.加强纸质档案同信息系统电子档案同步管理
供电企业目前人资管理一般采用人力资源管控系统和eRp系统，两个系统均采集了人员的基础信息，要做到纸质档案同电子档案同步管理，必须从完善人力资源制度和流程管理出发，处理好人事档案管理各个环节的关系，加强过程管理。
（1）完善制度建设和流程管理。供电企业人力资源管理一般分为干部管理、职称管理、合同管理、人事档案管理、薪酬管理、统计管理等多个岗位，人资管控系统和eRp系统的基础信息基本涉及全部岗位。纸质档案和电子信息要做到完全一致，必须建立完善的制度和流程，明确各个环节各个岗位的职责。人事档案管理岗位同其余每个岗位都联系紧密不可分割，从中起到纽带的作用，否则实现纸质档案和电子档案同步动态管理将会成为空谈。如干部管理岗位在干部调整后要及时维护信息，规定在一定时间内必须将相应的干部任命审批表及考察报告等材料递交人事档案管理岗位。职称管理岗位在职称评审结束后要及时维护信息，同时将相应的职称评审材料递交人事档案管理岗位。劳动合同管理岗位在劳动合同签订后要及时维护信息，同时将相应的劳动合同书递交人事档案管理岗位等。
（2）收集纸质档案和eRp系统信息维护互为促进。及时收集材料是使档案内容常新的必要手段，eRp系统信息及时维护是保证基础信息分析质量的关键。人事档案材料的形成来源，可以是一级组织，一个部门或者一个人。收集鉴别就是去芜存真，保证材料完整性、真实性的重要过程。将两个环节紧密结合，收集纸质档案材料的同时确认eRp系统是否维护信息，确保不出现有材料系统没有维护的现象。eRp系统维护信息的同时要依据材料准确维护，严禁空穴来风，发生没有纸质材料却有电子信息的情况。两者相互制约，相互促进，才能真正实现同步。
（3）人事档案管理环节和eRp信息系统紧密联系。人事档案整理同eRp信息核查联系。整理归档是材料有规律结合转化为档案的过程。对收集鉴别后的材料和档案，按统一规格要求和方法步骤进行加工整理，按标准进行分类。这不仅是每本档案内容完整、条理化的过程，也是每一类档案实用、系统化的过程，同时是对eRp系统信息的再一次核查过程，为人事档案的动态管理和信息系统的及时更新奠定基础。
人事档案利用同eRp系统人员变化联系。人事档案在规范管理的基础上要能及时准确地提供利用，避免利用工作中档案的损坏与流失，随时保持档案管理与eRp信息系统人数相一致。随着企业人员的配置流动及自然增减（死亡、退休等）要及时转递转移档案。包括做好转递原因的登记与保管，如：新分配人员的名册表、调动人员的调令等；还要包括健全的转递手续，如：转递证明、回执签字、审核登记、死亡与解除档案的登记等，确保转递档案的安全与到位。确保做到有人就有档，eRp系统信息有据可查。
人事档案规章制度同eRp系统管理制度联系。人事档案管理要进一步健全包括查阅、借阅、收集、鉴别、校对、利用、转递、保管、保密等一系列管理规章制度。制定人事档案各项规章制度时要同eRp系统管理制度紧密结合，用制度认真规范人事档案和eRp系统信息维护管理环节的工作，保证落实与实施更加科学的管理。
4.加强人事档案重要性的宣传
人事档案一般管理方法篇7
论文关键词：供电企业；人事档案；动态管理
人事档案关系职工的切身利益，供电企业作为世界五百强的国企也不例外。随着社会的发展和技术的进步，特别是我国社会主义市场体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入，旧的规章制度条例无法解决新出现的问题，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，亟待加以解决。随着人力资源集约化管理的要求，供电企业加强了人力资源管控系统和erp系统的建设，传统的人事档案管理工作跟现代企业管理有一定脱节，尤其是在动态管理方面，建立现代企业人事档案的管理模式势在必行。
一、传统人事档案管理存在的问题
1.人事档案的分类变化
供电企业现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。现人事档案管理依照中组部制定的《干部人事档案管理办法》执行，人事档案分为干部人事档案和职工人事档案两类管理，沿袭的是身份管理。现状是供电企业已从身份管理改为岗位管理，即管理岗位和非管理岗位。国家也没有针对企业出善的人事档案管理办法，现有的管理模式显然已经不适应现在的形势，存在脱节现象。
2.人事档案材料尺寸标准变化
《干部人事档案管理办法》及相关标准规定，人事档案材料大尺寸都采用十六开的规格。随着社会的进步，公文的尺寸都有了很大的改变，一般的文件、申报材料等都改用了a4的尺寸。如供电企业现有职称评审表、劳动合同书、原始学历材料等。人事档案管理办法却没有进行相应的修订，造成材料处理上很多不必要的麻烦。既损坏了材料的原始完整性，又大大增加了人事档案整理的工作量。
3.人事档案材料审核标准变化
传统的人事档案审核标准鉴于多年没有调整，有些标准已经跟不上新的时代要求。如后续函授教育方面，现大多数学校报名均采用网络报名的方式，在学籍档案材料中不存放考生报名登记表，同以往的人工报名方式有较大区别。随着学习形式的多样化，学籍材料也随之有了变化，如网络教育、自学考试等，而一味的套用原有的人事档案审核标准显然已经不能适应要求。
4.纸质人事档案同电子档案信息不匹配
随着科技的进步，供电企业现在各项管理均利用计算机手段管理复杂的工作，人力资源管理方面推广使用的是人力资源管控系统和erp系统，系统中存储了大量的人员基本信息。但是不同程度的存在有些员工的电子信息同纸质档案并不完全相符的问题，如纸质档案有材料而erp系统没有维护到位、erp系统有信息而人事档案纸质材料短缺等现象，动态管理工作水平有待于进一步提高。
5.员工对人事档案认识程度变化
1998年以前，供电企业员工的离退休管理由电力系统办理，从实际工作情况出发可以认定员工的某些事实情况，一定程度上较为忽略员工人事档案的完整性。自从供电企业纳入社会养老保险统筹之后，离退休人员的审批由地方养老保险中心办理，所有的信息要依据人事档案进行确认。人事档案的规范与否直接影响到员工养老金的待遇高低，其重要性越来越凸显。虽然近年来员工对人事档案的重视程度有了较大的提高，但有很多员工依旧没有摆脱以往的观念，认为人事档案没有什么用处，抱着侥幸的态度，心存靠企业吃企业的思想，没有真正认识到人事档案的重要性。
二、加强人事档案动态管理的措施
1.改变人事档案的分类管理
结合供电企业管理现状，在国家规范的职工人事档案标准没有出台以前，笔者认为可以有两种分类办法。一是供电企业可以将科级干部人事档案按照中组部颁发的《干部人事档案管理办法》规范，归为领导干部（科级及以上）类、一般员工类。二是分为三类，即领导干部类、一般管理岗位类、非管理岗位类。领导干部人事档案管理严格遵守《干部人事档案管理办法》执行，其他人员人事档案管理参照执行。
2.规范人事档案入档材料的尺寸
从最大程度上保存人事档案原始材料、目前公文及材料的尺寸、原有人事档案材料等因素出发，笔者建议人事档案材料的处理可以分为两种情况处理：按照旧标准已经整理和规范的人事档案可以按照以往的尺寸要求（十六开）进行处理材料，新建人事档案可以按照a4尺寸进行整理和规范。
3.加强纸质档案同信息系统电子档案同步管理
供电企业目前人资管理一般采用人力资源管控系统和erp系统，两个系统均采集了人员的基础信息，要做到纸质档案同电子档案同步管理，必须从完善人力资源制度和流程管理出发，处理好人事档案管理各个环节的关系，加强过程管理。
（1）完善制度建设和流程管理。供电企业人力资源管理一般分为干部管理、职称管理、合同管理、人事档案管理、薪酬管理、统计管理等多个岗位，人资管控系统和erp系统的基础信息基本涉及全部岗位。纸质档案和电子信息要做到完全一致，必须建立完善的制度和流程，明确各个环节各个岗位的职责。人事档案管理岗位同其余每个岗位都联系紧密不可分割，从中起到纽带的作用，否则实现纸质档案和电子档案同步动态管理将会成为空谈。如干部管理岗位在干部调整后要及时维护信息，规定在一定时间内必须将相应的干部任命审批表及考察报告等材料递交人事档案管理岗位。职称管理岗位在职称评审结束后要及时维护信息，同时将相应的职称评审材料递交人事档案管理岗位。劳动合同管理岗位在劳动合同签订后要及时维护信息，同时将相应的劳动合同书递交人事档案管理岗位等。
（2）收集纸质档案和erp系统信息维护互为促进。及时收集材料是使档案内容常新的必要手段，erp系统信息及时维护是保证基础信息分析质量的关键。人事档案材料的形成来源，可以是一级组织，一个部门或者一个人。收集鉴别就是去芜存真，保证材料完整性、真实性的重要过程。将两个环节紧密结合，收集纸质档案材料的同时确认erp系统是否维护信息，确保不出现有材料系统没有维护的现象。erp系统维护信息的同时要依据材料准确维护，严禁空穴来风，发生没有纸质材料却有电子信息的情况。两者相互制约，相互促进，才能真正实现同步。
（3）人事档案管理环节和erp信息系统紧密联系。人事档案整理同erp信息核查联系。整理归档是材料有规律结合转化为档案的过程。对收集鉴别后的材料和档案，按统一规格要求和方法步骤进行加工整理，按标准进行分类。这不仅是每本档案内容完整、条理化的过程，也是每一类档案实用、系统化的过程，同时是对erp系统信息的再一次核查过程，为人事档案的动态管理和信息系统的及时更新奠定基础。
人事档案利用同erp系统人员变化联系。人事档案在规范管理的基础上要能及时准确地提供利用，避免利用工作中档案的损坏与流失，随时保持档案管理与erp信息系统人数相一致。随着企业人员的配置流动及自然增减（死亡、退休等）要及时转递转移档案。包括做好转递原因的登记与保管，如：新分配人员的名册表、调动人员的调令等；还要包括健全的转递手续，如：转递证明、回执签字、审核登记、死亡与解除档案的登记等，确保转递档案的安全与到位。确保做到有人就有档，erp系统信息有据可查。
人事档案规章制度同erp系统管理制度联系。人事档案管理要进一步健全包括查阅、借阅、收集、鉴别、校对、利用、转递、保管、保密等一系列管理规章制度。制定人事档案各项规章制度时要同erp系统管理制度紧密结合，用制度认真规范人事档案和erp系统信息维护管理环节的工作，保证落实与实施更加科学的管理。
4.加强人事档案重要性的宣传
人事档案一般管理方法篇8
论文关键词：供电企业；人事档案；动态管理
人事档案关系职工的切身利益，供电企业作为世界五百强的国企也不例外。随着社会的发展和技术的进步，特别是我国社会主义市场体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入，旧的规章制度条例无法解决新出现的问题，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，亟待加以解决。随着人力资源集约化管理的要求，供电企业加强了人力资源管控系统和eRp系统的建设，传统的人事档案管理工作跟现代企业管理有一定脱节，尤其是在动态管理方面，建立现代企业人事档案的管理模式势在必行。
一、传统人事档案管理存在的问题
1.人事档案的分类变化
供电企业现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。现人事档案管理依照中组部制定的《干部人事档案管理办法》执行，人事档案分为干部人事档案和职工人事档案两类管理，沿袭的是身份管理。现状是供电企业已从身份管理改为岗位管理，即管理岗位和非管理岗位。国家也没有针对企业出台完善的人事档案管理办法，现有的管理模式显然已经不适应现在的形势，存在脱节现象。
2.人事档案材料尺寸标准变化
《干部人事档案管理办法》及相关标准规定，人事档案材料大尺寸都采用十六开的规格。随着社会的进步，公文的尺寸都有了很大的改变，一般的文件、申报材料等都改用了a4的尺寸。如供电企业现有职称评审表、劳动合同书、原始学历材料等。人事档案管理办法却没有进行相应的修订，造成材料处理上很多不必要的麻烦。既损坏了材料的原始完整性，又大大增加了人事档案整理的工作量。
3.人事档案材料审核标准变化
传统的人事档案审核标准鉴于多年没有调整，有些标准已经跟不上新的时代要求。如后续函授教育方面，现大多数学校报名均采用网络报名的方式，在学籍档案材料中不存放考生报名登记表，同以往的人工报名方式有较大区别。随着学习形式的多样化，学籍材料也随之有了变化，如网络教育、自学考试等，而一味的套用原有的人事档案审核标准显然已经不能适应要求。
4.纸质人事档案同电子档案信息不匹配
随着科技的进步，供电企业现在各项管理均利用计算机手段管理复杂的工作，人力资源管理方面推广使用的是人力资源管控系统和eRp系统，系统中存储了大量的人员基本信息。但是不同程度的存在有些员工的电子信息同纸质档案并不完全相符的问题，如纸质档案有材料而eRp系统没有维护到位、eRp系统有信息而人事档案纸质材料短缺等现象，动态管理工作水平有待于进一步提高。
5.员工对人事档案认识程度变化
1998年以前，供电企业员工的离退休管理由电力系统办理，从实际工作情况出发可以认定员工的某些事实情况，一定程度上较为忽略员工人事档案的完整性。自从供电企业纳入社会养老保险统筹之后，离退休人员的审批由地方养老保险中心办理，所有的信息要依据人事档案进行确认。人事档案的规范与否直接影响到员工养老金的待遇高低，其重要性越来越凸显。虽然近年来员工对人事档案的重视程度有了较大的提高，但有很多员工依旧没有摆脱以往的观念，认为人事档案没有什么用处，抱着侥幸的态度，心存靠企业吃企业的思想，没有真正认识到人事档案的重要性。
二、加强人事档案动态管理的措施
1.改变人事档案的分类管理
结合供电企业管理现状，在国家规范的职工人事档案标准没有出台以前，笔者认为可以有两种分类办法。一是供电企业可以将科级干部人事档案按照中组部颁发的《干部人事档案管理办法》规范，归为领导干部（科级及以上）类、一般员工类。二是分为三类，即领导干部类、一般管理岗位类、非管理岗位类。领导干部人事档案管理严格遵守《干部人事档案管理办法》执行，其他人员人事档案管理参照执行。
2.规范人事档案入档材料的尺寸
从最大程度上保存人事档案原始材料、目前公文及材料的尺寸、原有人事档案材料等因素出发，笔者建议人事档案材料的处理可以分为两种情况处理：按照旧标准已经整理和规范的人事档案可以按照以往的尺寸要求（十六开）进行处理材料，新建人事档案可以按照a4尺寸进行整理和规范。
3.加强纸质档案同信息系统电子档案同步管理
供电企业目前人资管理一般采用人力资源管控系统和eRp系统，两个系统均采集了人员的基础信息，要做到纸质档案同电子档案同步管理，必须从完善人力资源制度和流程管理出发，处理好人事档案管理各个环节的关系，加强过程管理。
（1）完善制度建设和流程管理。供电企业人力资源管理一般分为干部管理、职称管理、合同管理、人事档案管理、薪酬管理、统计管理等多个岗位，人资管控系统和eRp系统的基础信息基本涉及全部岗位。纸质档案和电子信息要做到完全一致，必须建立完善的制度和流程，明确各个环节各个岗位的职责。人事档案管理岗位同其余每个岗位都联系紧密不可分割，从中起到纽带的作用，否则实现纸质档案和电子档案同步动态管理将会成为空谈。如干部管理岗位在干部调整后要及时维护信息，规定在一定时间内必须将相应的干部任命审批表及考察报告等材料递交人事档案管理岗位。职称管理岗位在职称评审结束后要及时维护信息，同时将相应的职称评审材料递交人事档案管理岗位。劳动合同管理岗位在劳动合同签订后要及时维护信息，同时将相应的劳动合同书递交人事档案管理岗位等。
（2）收集纸质档案和eRp系统信息维护互为促进。及时收集材料是使档案内容常新的必要手段，eRp系统信息及时维护是保证基础信息分析质量的关键。人事档案材料的形成来源，可以是一级组织，一个部门或者一个人。收集鉴别就是去芜存真，保证材料完整性、真实性的重要过程。将两个环节紧密结合，收集纸质档案材料的同时确认eRp系统是否维护信息，确保不出现有材料系统没有维护的现象。eRp系统维护信息的同时要依据材料准确维护，严禁空穴来风，发生没有纸质材料却有电子信息的情况。两者相互制约，相互促进，才能真正实现同步。
（3）人事档案管理环节和eRp信息系统紧密联系。人事档案整理同eRp信息核查联系。整理归档是材料有规律结合转化为档案的过程。对收集鉴别后的材料和档案，按统一规格要求和方法步骤进行加工整理，按标准进行分类。这不仅是每本档案内容完整、条理化的过程，也是每一类档案实用、系统化的过程，同时是对eRp系统信息的再一次核查过程，为人事档案的动态管理和信息系统的及时更新奠定基础。
人事档案利用同eRp系统人员变化联系。人事档案在规范管理的基础上要能及时准确地提供利用，避免利用工作中档案的损坏与流失，随时保持档案管理与eRp信息系统人数相一致。随着企业人员的配置流动及自然增减（死亡、退休等）要及时转递转移档案。包括做好转递原因的登记与保管，如：新分配人员的名册表、调动人员的调令等；还要包括健全的转递手续，如：转递证明、回执签字、审核登记、死亡与解除档案的登记等，确保转递档案的安全与到位。确保做到有人就有档，eRp系统信息有据可查。
人事档案规章制度同eRp系统管理制度联系。人事档案管理要进一步健全包括查阅、借阅、收集、鉴别、校对、利用、转递、保管、保密等一系列管理规章制度。制定人事档案各项规章制度时要同eRp系统管理制度紧密结合，用制度认真规范人事档案和eRp系统信息维护管理环节的工作，保证落实与实施更加科学的管理。
4.加强人事档案重要性的宣传
人事档案一般管理方法篇9
关键词：档案违法行为；性质；构成要件；界定
《档案法》第二十四条规定：“明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的（第一款第七）”，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接的主管人员或者其他直接人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。但在具体的实践中，如何对“明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的”（以下简称“该违法行为”）这一档案违法行为的性质、构成要件进行界定，还没有相关的论述，本文对此谈点自己的认识。
1该违法行为的性质
罪与非罪，是由刑法来规定和调整的，即罪刑法定。《档案法》是一部非刑事单行法律，虽然，也规定有法律责任专章，但不能直接规定刑事罚则，其涉及的违法行为的刑事罚则必须由《刑法》来规定。也就是说，虽然，《档案法》规定了该违法行为“构成犯罪的，依法追究刑事责任”，但这一违法行为最终构成不构成犯罪，必须依据《刑法》的相关规定来衡量。从新修订的《刑法》和高检、公安部公布的《刑事案件立案标准》来看，没有该违法行为的罪名设定、刑事罚则和立案标准，也就是说，从《刑法》和《刑事案件立案标准》的角度来看，该违法行为尚构不成犯罪，而是一般的档案违法行为，此其一。《档案法实施办法》第二十七条规定：有该违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分。无论是责令限期改正或是行政处分，都属行政管辖的范围，而不是刑事管辖的范围，可以说，《档案法实施办法》已将该违法行为直接定性为一般的档案违法行为，此其二。由此，笔者认为，该违法行为应定性为一般的档案违法行为，对该违法行为应以《档案法实施办法》第二十七条的规定来处理。
2该违法行为的概念和构成要件
该违法行为是指对档案保管负有直接责任的人员明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的行为。该违法行为的构成要件是：一、该违法行为侵犯的客体是档案安全保管制度和所存档案的安全；二、该违法行为的客体表现是明知所保存的档案面临危险而不采取措施，致使所保存的档案造成损失；三、该违法行为的主体是特殊主体，即对所存档案负有直接责任的人员；四、该违法行为的主观表现是过失。
3对该违法行为主体范围的界定
笔者认为，从“明知所保存的档案面临危险而不采取措施”的规定来看，该违法行为的行为方式只能是不作为，由于要认定不作为行为构成违法必须以行为人负有某种法律要求履行作为的义务为前提，而担负对所保存档案面临危险采取措施义务的不能是一般公民，因此，只有具有某种特定身份且担负着该种义务的人员才可以成为该违法行为的主体。那么，究竟哪些人员担负着该种义务呢？从《档案法实施办法》第二十七条的规定来看，其主体范围包括以下人员：一是机关、企事业单位主管档案工作的领导；二是档案机构负责人和直接负责档案管理的档案员；三是其他应担负所存档案安全保管责任的人员（该部分人员是指由于工作需要，而需长时间调阅利用档案的人员，如档案数字化技术人员、档案修复人员、编史修志人员、审计人员等，根据档案管理有关规定，该部分人员对调阅、借出档案负有安全保管的责任）；四是各级党委、人民政府中分管档案工作的领导（按照我国档案馆的管理体制，各地国家综合档案馆是当地党委、政府直属的文化事业单位，党委、政府担负着为档案馆提供安全的档案保管条件和监督档案安全保管的责任，各级党委、人民政府中分管档案工作的领导则是直接责任人）。
4对“明知所保存的档案面临危险”的界定
所谓“明知所保存的档案面临危险”，就是指行为人已经认识到所存档案面临着发生损失的危险隐患，如不采取措施，就会造成档案的损失。这就是说，该违法行为中的“明知”仅限于行为人实际上明知，而不包括应当知道。如，档案员负有对所保管档案进行安全检查的责任和义务，却没有认真履行该责任义务，以致对实际出现的危险不知道，这就属于应当知道。虽然，这种应当知道而不知道，没有及时采取措施，进而造成危险发生的行为，对所存档案也具有很大的危害，但应当知道，行为却不是该违法行为“明知”的范围。那么，如何来具体界定“明知”呢？笔者认为，应当从以下几个方面把握：
4.1明知的方式。明知的方式有行为人直接观察到的，有他人告知的；有他人正式告知的，有他人非正式告知的；有书面的，有电话、口头的，等等。[1]那么，哪种明知方式是该违法行为的“明知”呢？笔者认为，上述明知方式都是该违法行为的明知方式。但需要提醒的是，在查处该违法行为时，除书面正式的告知外，对行为人直接观察到的和他人告知的，非正式告知的“明知”，应做好证人证言的收集工作。
4.2明知的时间。对于行为人明知的时间问题，《档案法实施办法》第二十七条并没有规定，仅规定行为人明知所存档案面临危险，就符合该违法行为明知的要素。因此，笔者认为，无论行为人在明知后是否一直保持“明知”，在没有采取措施（一些“例外”情况，在5.1中有论述）的情况下，致使所存档案面临的危险发生，造成档案的损失，就应当以该违法行为论处。
4.3明知的内容。在该违法行为中，明知的内容应是所存档案“面临危险”。所谓“面临危险”，也就是所存档案正处在发生损害的可能性。但这种危险造成档案损失的程度有轻重之别，发生的可能性有大小之分，因此，在对该违法行为查处时，应认真加以分析。
4.3.1明知的危险应是造成档案损失具体危害结果的危险。在档案保管中，影响档案安全保管的危险很多，如，库房有裂缝，温湿度达不到要求，电子文件保管场所没有电子屏蔽装置，等等。这些危险，既有档案实体方面的，又有档案信息方面的；既有客观环境因素的，又有人为管理因素的；既有外部因素的，又有内部因素的；既有制度因素的，又有技术因素的；既有明显可以看得见的，又有隐性看不见的；既有瞬间发生的，又有长期积累的。[2]对于哪些危险是该违法行为中行为人所应“明知的危险”《档案法实施办法》没有规定，笔者认为，由于该违法行为必须以《档案法实施办法》规定的“造成档案损失的”为构成要件，所以，行为人应当明知的“危险”应是造成档案损失具体危害结果的危险，或者说，在行为人对其所可能造成的危害结果的预见中，必须包含造成档案损失的具体的危害结果，而不是预见发生一般的、不可预测的、抽象的危害结果的危险。如，档案库房外部主电源突然连线，导致库内空调着火，进而引起火灾，造成了库内档案损失的事故。由于“档案库房外部主电源突然连线”这种危险是不可预知的，库房管理人员就不应承担该违法行为的违法责任。相反，如果库房管理人员已发现库房内电线老化，存在引起火灾的危险，而没有采取措施，那么，这种危险就应当界定为库房管理人员应当明知的危险，承担该违法行为的违法责任。另外，还有一种情况，就是如果行为人尽可能对一般的危害结果有预见，而对具体的危害结果根本不可能预见，那么，即使其行为实际造成了档案损失的结果，也不应追究行为人的责任。如库房温湿度不符合要求会造成档案材料的老化、字迹的褪变，但这种危险是个长期积累的过程，到底什么时间发生档案实质性的、具体的损失是不可以预见的，那么，这种危险，就不应是该违法行为中要求的明知内容。
4.3.2危险导致档案损失可能性大小的问题。对于行为人是明知危险造成档案损失的可能性大时才追究违法责任，或是不管这种可能性发生的大或小都应追究违法责任的问题，档案法没有明确的规定。笔者认为，只要行为人认识到隐患发生会对所存档案造成损失的可能性，而不管这种可能性发生的大或小，都应当采取措施消除隐患，否则，由此而造成档案损失的，行为人就应承担违法责任。如果只要求行为人认识到档案损失结果发生的可能性大时才追究其违法责任，就会使那些仅认识到档案损失结果发生的可能性较小，而不采取措施进而导致档案损失的行为逃脱责任，也会使那些认识到结果发生的可能性较大的人狡辩说其并没有认识到结果发生的可能性较大，从而无法追究其违法责任。[3]
5对“不采取措施”的界定
该违法行为中的“不采取措施”，是指行为人对所存档案面临发生损失的危险，有能力采取一定的措施来消除这种危险，但行为人却不作为的行为。对于“不采取措施”的界定，笔者认为，应区分以下几种情况：
5.1“不采取措施”例外的界定
5.1.1按照“义务冲突中优先履行更重要义务”原则的要求，行为人在明知危险后，尚有比采取该措施更重要的事情要做，而且，也来不及或无法安排他人采取措施时，档案损失已经发生，则行为人的行为不能认定为“不采取措施”。
5.1.2行为人根本没有能力（如病重、被限制人身自由等）采取任何措施来避免档案损失事故发生的前提下，则行为人的行为不能认定为“不采取措施”；行为人虽没有能力（技能）采取措施，但有能力及时向相关人员报告而没有报告，造成档案损失的，应界定为“不采取措施”。
5.1.3行为人在明知危险后，已没有时间采取适当措施来避免档案损失发生的，则行为人的行为不能认定为“不采取措施”。
5.1.4行为人在明知危险后，无论是否采取措施，自然都会使档案损失事故发生的，则行为人的行为不能认定为“不采取措施”。
5.2“采取措施不当”的界定
5.2.1行为人明知危险时，有充足的时间采取措施以避免档案损失事故的发生，但由于某种原因而没有及时采取措施，虽然，后来采取了措施，仍没有避免档案损失事故发生的，则行为人的行为应承担该违法行为的违法责任。
5.2.2行为人在采取措施时，明知所采取的措施根本不足以避免档案损失事故的发生，而没有及时报告或改变更有效的方式的，则行为人的行为应承担该违法行为的违法责任。
5.2.3行为人在采取措施时，虽然，没有认识到所采取的措施根本不足以避免档案损失事故的发生，但其有充分的认识能力，只是，由于某种原因而没认识到，则说明行为人仍然存在过错，也应承担该违法行为的违法责任。
5.2.4行为人在采取措施时，不仅主观上没有认识到所采取的措施根本不足以避免档案损失事故的发生，而且，从其智力状况、社会阅历、文化知识水平、技术熟练程度等多方面综合考虑，其根本没有这种认知能力，那么，根据“法不责其无能”的原则，则行为人的行为不应承担该违法行为的违法责任。[4]
5.2.5行为人在明知危险时，因其能力不足以使其采取有效措施，但其及时向有关负责人和技术人员作了汇报的，则行为人的行为不应承担该违法行为的违法责任。
5.2.6行为人虽采取了一定措施，但这种措施根本不足以防止档案损失事故的发生，但行为人把这种情况及时反映给了有关负责人，而有关负责人根本无法采取有效措施来排除事故，则行为人的行为不应承担该违法行为的违法责任。
6对“档案损失”的界定
该违法行为中的“档案损失”，是指档案实体和档案信息具体的实质性的危害结果，或者，是包含隐性的、抽象的危害结果？《档案法》及其实施办法没有具体的规定。笔者认为，该违法行为中的“档案损失”，应是指档案实体和档案信息具体的实质性的危害结果。因为，在该违法行为中，造成所保存档案的损失，是构成该违法行为的关键要件，只有具备这个要件，该违法行为才能成立，如果这个关键要件是隐性的、抽象的，不仅无法对其危害结果进行界定，而且也不利于对该违法行为违法责任的追究。因此，该违法行为中的“档案损失”，必须是所保存档案被水渍、损毁，电子档案信息丢失等具体的实质性的危害结果。
人事档案一般管理方法篇10
[关键词]事业单位；文书档案；档案管理工作；发展现状；应对措施
一、前言
近些年来，随着生产力水平的不断提高，我国国民经济发展速度始终保持着稳中求进的良好态势。在此前提下，为进一步促进社会的进步和发展，各领域事业单位的发展状况是不容忽视的。其中，最为重要的就是文书档案管理工作，科学高效的文书档案管理工作不仅能使人事单位做出合理正确的决策，同时还能提高人事单位的管理水平，是促进人事单位进步和发展的有效举措。众所周知，文书档案管理工作一般对专业性要求较高，因此我们必须给予其高度重视，不断提高文书档案管理工作水平。值得注意的是，在新形势下，随着计算机技术和网络信息技术的迅猛发展，使事业单位的档案信息量越来越大，而且信息内容繁琐，这为事业单位的文书管理工作带来了更大的挑战。为不断使事业单位做好文书档案管理工作，为不断满足现代化发展的需求，努力提高事业单位文书档案管理工作水平是势在必行的。一般来说，档案是指对员工个人信息和单位工作信息的记录，因此具有很强的专业性和机密性。具体来说，一方面对于事业单位的文书档案管理工作一定要让专业人员进行管理，科学收集、分类、整理，防止出现误差，影响单位决策；另一方面要注重文书档案信息的机密性，即要对档案信息进行保密，不能随意泄露，否则将会严重影响到个人信息安全和事业单位的发展。
二、事业单位做好文书档案管理工作的重要性和必要性
文书档案是事业单位的一种重要信息资源，直接影响到事业单位的重要决策，因此我们应给予其高度重视。首先，文书档案是一种重要的信息凭证。我们知道一般文献内容具有主观性，而文书档案不同于一般文献，它是对员工个人信息和事业单位工作的真实记载，具有强烈的客观性，法律作用十分明显。其次，文书档案弥补了国家档案的不足。事业单位的文书档案是国家档案的重要组成部分，由于一些国家档案信息并不详细，此时事业单位的文书档案信息便很好的弥补了这一缺陷。最后，为社会提供信息服务。事业单位的文书档案信息较全面地记载了事业单位的各方面信息，能够较好的为我国社会主义市场经济的发展提供信息服务。
三、当前文书档案管理工作中存在的问题
1.对文书管理工作不够重视，收集不完整。文书档案工作不易体现其成绩，因此使单位领导不大愿意投入更多和关注，“重技术、轻档案”的比较突出，仅要求保管好文件，需要时可以提供参考即可。这些想法造成各科室也不重视文书档案工作，在收集文件资料时往往不太配合和协作，一些科室觉得自己留档方便工作，致使文书档案的收集难以完整，进而影响到文书档案管理工作的开展。
2.文书档案管理不够规范。主要表现为档号不规范、案卷标题不规范、大部分案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象比较严重等情况。
3.文书档案管理人员专业能力偏低。目前，单位虽然有了稳定而发展的档案人员，但文书档案管理队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入信息化时代以来，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。
四、新时期做好文书档案管理工作的对策和措施
1.加强文书档案管理人员专业素质的提高
文书档案人员的专业素质是提高档案管理水平的一个重要因素。因此，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务，让他们参加各种培训学习，特别是电子档案管理方面，不断增加和丰富自己的知识，学习新技术，学习档案管理的新方法，更新观念，使专业知识得到提高和更新，改变知识老化和知识面较窄的状况尤为必要，这样才能与时俱进地搞好文书档案管理工作。
2.文书规范管理是做好档案管理工作的基础
公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理，尤其在办公自动化迅速发展的今天，这种关系显得更为密切。许多文件归档工作，需提前在文件形成时来做。因此文书工作的处理程序上要注意与档案管理紧密衔接，做到把文书工作与档案管理有机地联系起来。
3.进一步完善文书档案管理制度
档案制度的健全与否关系着文书档案管理工作的发展，健全的档案管理制度是医院开展文书档案管理工作的准则和保证。既要根据形势发展的需要，对已经过时的制度规范进行修订，又要尽快制定补充原来欠缺的档案管理制度。
4.加快推进文书档案管理信息化和现代化建设
应用计算机技术，加快文书档案管理的现代化、信息化进程。将计算机技术、网络技术充分运用档案信息资源的处置、保存和管理活动中，提高档案管理的信息化、网络化水平。要从以下三个方面进行工作：①要重视各类纸质档案数字化和信息数据的建库工作，确保数字档案格式统一、数据规范、安全可靠、长期管用；②要在档案资料收集、整理、录入过程中逐步实现计算机管理，提高自动化水平；③要加快医院信息网络平台建设，将各类档案信息纳人其中，构建医院信息中心。
五、结束语
综上所述，事业单位的文书档案工作是十分重要的，严重影响着事业单位的进步与发展，因此，我们应给予其高度重视。并在了解目前事业单位的文书档案工作发展现状恶化主要问题的基础上采取以上措施进行解决，不断完善事业单的文书档案管理工作，从而提高文书档案管理工作水平。
参考文献：
[1]李辉红.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].广东科技.2009（02）