档案管理的基本要求篇1
基本的政治思想素质
在信息技术快速发展的今天，档案实体安全与档案信息安全同等重要。由于工作关系，档案管理人员经常接触党委、政府和单位大量的信息，这些信息会随着档案人员的一些社会活动被带到不同的场合。如果没有较高的政治思想素质和保密意识，不经意的一句话就会泄露秘密。因此，档案管理人员必须具备基本的政治思想素质：坚定正确的政治方向，正确的人生观、价值观，忠于党的事业，在思想上、行动上与党中央保持一致，加强政治理论学习，坚持不懈地用党的“十七大”精神武装自己，在实际工作中努力践行科学发展观；强烈的事业心、责任心和高度的和政治敏感与保密意识；严格遵守党和国家机密，贯彻落实《保密法》，遵守档案保密制度；坚持原则，依法依规开展档案管理工作，确保档案安全。
基本的职业道德素质
档案工作既是一项基础性工作又是一项和服务性工作，要求档案管理人员：
爱岗敬业。牢固树立以档案事业为重的思想，热爱档案工作，用心钻研，做到干一行爱一行，钻一行精一行，勤学苦钻，把对档案事业的热爱付诸到档案实际工作中。
严谨细致。档案收集、整理、鉴定、组卷，编目、保管、利用等工作的每一个环节，要求档案管理人员具备细心细腻、耐心和强烈的责任心，时刻保持一种严谨细致的工作作风，确保档案的齐全、完整、规范、准确、为档案的有效利用打好坚实的基础。
责任意识。档案管理人员是历史进程的忠实记录者、保管者、参与者，承担着社会记忆守护神的角色。在档案管理过程中必须从档案的收集、整理到提供利用工作等各个环节，努力维护档案的完整、准确系统和安全。
服务意识。库藏档案浩如烟海，利用档案人员众多。档案管理人员要熟悉馆藏档案，具备良好的服务态度和高效的服务质量。要有主动、热情、耐心、周到的服务态度，和及时、高效、准确的服务质量，通过有效提供档案利用，更好实现档案的价值。
基本的档案专业素质
1、档案学理论专业知识
文书学、档案管理学、情报学、档案保护学、档案编研等，都是档案管理人员应该掌握的档案基础理论知识，认真理解和领会档案的涵义、特点、作用，档案工作的几个环节和形成规律，学习和掌握档案专业知识是对档案管理人员的最基本要求。
2、与其从事门类档案相关的业务知识
按照工业企业十大类分类方案，每个单位都有相关的门类档案。管理人员在掌握档案管理基本知识的同时，还须了解相关的相关的业务知识。如工程项目档案管理人员，还需要了解工程项目情况及施工过程、工程制图等相关知识，才能有针对性的将该工程项目从前期文件（如立项文件、建设用地、征地拆迁文件、设计文件、合同协议、招投标文件等）施工文件、监理文件、竣工文件、竣工图、竣工验收等各阶段资料进行系统收集，使归档的工程项目资料能准确反映工程全貌，保持档案的原始记录性。
3、档案工作所需要的专业技能
注重把掌握的理论知识变为实际操作的能力，运用理论有效指导实践。档案管理人员的基本技能主要有：（1）实践技能。要求档案管理人员运用学习和掌握的档案专业和相关业务知识，熟练的开展档案工作。档案管理人员需将所学理论知识运用到实际工作中，熟悉整个工作流程，从文件的收集、分类到组卷、编目等每个环节都能熟悉把握并有序开展。（2）管理和开发技能。档案管理人员在具备档案基础知识的同时，还能掌握操作计算机档案信息处理系统技能，熟练地进行档案信息输入与输出，具备获取、鉴别、处理、利用信息的能力，进行信息的著录、全文链接、电子查阅、开展网络服务。根据人们对档案信息利用的需求，对所管理和获取的档案信息进行综合分析，挖掘信息资源，汇编科研成果简介、档案年鉴、大事记、组织机构沿革等多种编研成果，将档案价值最大限度的释放出来，为利用者提供全新的深层次的档案信息服务，在做好档案实体管理的同时，注重档案的信息化管理，将信息处理技能与传统管理技能完美结合，发挥各种优势，提高整体效能。
档案管理的基本要求篇2
论文摘要：基层事业单位的基建档案，存在职责不明、保存不妥的现象，造成了不良后果和损失，因此，加强基层事业单位基建档案管理，要在组织领导、建章立制、提高人员素质等方面进行，做到领导重视、相关人员通力协作、及时收集、按时归档、严格交接，推动档案工作的规范化、标准化。
基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，给收集管理工作带来很多困难，就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。
1加强领导，建立档案组织
抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；"外"就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。
2建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则
制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确本单位基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性。
资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基建竣工归档工作。
管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。
3加强对有关人员的培训
一个单位基建档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。基建档案作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与负责基建人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，引起参建单位的足够重视，自项目建设开始，应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训，要求做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点，既瞻前顾后，又紧抓过程；二是要组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识，做到主动出击、提前拟定计划，实行跟踪收集、动态收集、严把质量，同时要求档案人员，要根据工程进度，紧密与参建单位的经理、施工人员等联系，争取配合，做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。
档案管理的基本要求篇3
论文摘要：基层事业单位的基建档案，存在职责不明、保存不妥的现象，造成了不良后果和损失，因此，加强基层事业单位基建档案管理，要在组织领导、建章立制、提高人员素质等方面进行，做到领导重视、相关人员通力协作、及时收集、按时归档、严格交接，推动档案工作的规范化、标准化。
基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，给收集管理工作带来很多困难，就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。
1加强领导，建立档案组织
抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；"外"就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。
2建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则
制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确本单位基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性。
资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基建竣工归档工作。
管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。
3加强对有关人员的培训
一个单位基建档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。基建档案作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与负责基建人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，引起参建单位的足够重视，自项目建设开始，应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训，要求做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点，既瞻前顾后，又紧抓过程；二是要组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识，做到主动出击、提前拟定计划，实行跟踪收集、动态收集、严把质量，同时要求档案人员，要根据工程进度，紧密与参建单位的经理、施工人员等联系，争取配合，做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。
档案管理的基本要求篇4
论文摘要：本文从新公共管理、电子政务、知识管理角度，论证了公共档案馆的管理服务的基本职能，以及在这三种环境下，公共档案馆基本职能深化的具体内涵
“公共档案馆”这一概念是舶来品在世界范同内．公共档案馆的存在和发展已有上百年的历史。1838年英国颁布了《公共档案法》，成立了公共档案馆(publicReeord0ffiee)．即英国的部级综合档案馆．负责保管中世纪以来英国中央政府各机关和法院的档案．这是世界上第一个依法命名的公共档案馆。…公共档案馆的概念由此产生。l8世纪末的法国档案改革确立了国家档案馆向普通公众开放的原则．使国家档案馆摆脱了王权的枷锁．开始具有社会共有的性质在我国．“公共档案馆”相当于各级各类综合档案馆。《档案法》第二章第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆．是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范同内的档案。”国家档案局颁布的《档案馆工作通则》明确指出：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构．是永久保管档案的基地．是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”这两部法律法规明确了档案馆的性质与职能。概而言之．档案馆的基本职能是档案的管理与利用
在我国．对于我国公共档案馆建设等方面的讨论和研究开始于2001年[2]同年出版的由冯惠玲、张辑哲教授主编的《档案学概论》中，我国理论界首次在高校教材中使用了“公共档案馆”的概念理论界对于公共档案馆职能的研究主要集中在档案馆职能的扩展和新时期档案馆角色定位等方面．主要是结合档案工作的外部环境变化论述公共档案馆的职能定位与拓展问题。下面，笔者将从新公共管理、电子政务、知识管理的背景下分析公共档案馆的职能以及职能深化的具体内涵
l从新公共管理角度来看
自20世纪8o年代以来．随着经济全球化、技术革新和国际竞争的加剧．传统的公共行政因其规模庞大、反应迟缓、效率低下、制度僵化受到了质疑，新公共管理由此兴起虽然各国学者对新公共管理的思想持不同看法．但在以下方面却有共识：1．公共组织服务应以顾客或市场为导向：2．公共组织应广泛采用授权或分权的方式进行管理：3．公共组织应广泛采用私营部门成功的管理手段和经验：4．公共组织应在公共管理中引入竞争机制：5．公共组织应重视提高公共服务的效率、效果和质量。在这种大背景下，就政府机构而言，公共管理、公共服务、公共责任所体现出来的公共性理念成为政府职能转型的方向从新公共管理角度看．公共档案馆的性质和职能如下：
1．1公共档案馆的性质：负责公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织
所谓公共组织．从广义来说，是指不以营利为目的。而是致力于协调社会公共利益关系、服务社会大众、提高公共利益为宗旨的组织。所谓公共物品，是用来满足社会共同需要的物品和服务公共物品主要有以下两个基本特征：第一，非排他性。排他性是指个人消费被排除在某种物品的消费之外．在公共物品概念下．这种排他性是不存在的．合法公民皆可享用公共档案馆馆藏档案除尚未解密的外．只要是合法公民。理由正当。人人皆可利用。第二，非竞争性非竞争性是指消费者的增加不引起生产成本的增加．即多一个消费者引起的社会边际成本为零．或者说．一定量的公共物品按零边际成本为消费者提供利益或服务公共档案馆馆藏档案的主体是各级政府、社会组织和个人在各类政务活动中形成的原始的信息记录。政务活动具有公共性．是最重要的公共活动．因此其产生的记录也具有公共性。即这些档案属于公共物品从内容上来看．档案具有信息和知识属性．档案的利用对档案内容没有损耗。从载体上来看，档案的利用会造成一定损耗．但这可忽略不计．况且这种损耗可以通过档案的数字化来弥补。
公共档案馆属于非政府组织，所谓非政府组织，即组织本身并不具有行政权力的公共组织与政府组织相比较．非政府组织的最大特点是非强制性和服务性。公共档案馆属于公共文化事业单位．本身没有行政权力。其职能通过国家授权才能获得。我国档案行政权主要是由各级档案局行使。因此，公共档案馆的性质从新公共管理的角度可以界定为：负责作为公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织。
1．2公共档案馆的主要职能：为公众最大限度提供档案利用服务
“职能”是“工作职责”、“工作范围”的浓缩用语。管理与服务是公共档案馆职能的两个车轮．管理是基础．服务是根本公共档案馆的档案服务包括以下两点基本内涵：
1．2．1公众为本。新公共理论理念下，公共组织产生和存在的一个重要目的就是提供公共服务．实现公共利益。所谓以公众为本．就是公共档案馆必须以满足社会公众的档案需求为本这是公共档案馆公共性本质特征最集中的反映．也是贯穿公共档案馆工作全过程的基本要求这一基本原则有以下规定：社会成员的档案需求是多元的这就需要公共档案馆以公众的档案基本需求为准绳．研究档案利用规律．并使公众需要的档案进入管理范畴．确立档案工作的管理目标来开展档案管理工作
1．2．2服务至上。目前．我国处在全面建设社会主义市场经济时期．市场经济的核心在于尊重行为主体基本权利尤其是自利权利．通过提供一定的环境或条件．让行为主体合乎规范的自利行为在实现自身利益的同时增进整个社会利益．因而公共事业管理主体必须顺应管理对象的意志和愿望来实施职能行为，为他们需求的满足提供充分的条件。公共档案馆服务的目的也就应由“最大限度地满足利用者的档案信息需求”拓展为“实现和维护公民、法人和其他组织的根本利益”
基于此．公共档案馆不但要扩大服务对象．而且要主动服务：主动服务的对象不仅包括政府部门、研究者．也包括普通公民：服务的内容不仅包括提供档案原件．也包括提供问题分析报告以及建设性解决方案等：服务方式不仅包括实地查阅，也包括远程查询、专题服务和咨询服务等。公共档案馆不仅提供单一的档案信息服务．还包括提供已公开现行文件在内的政府信息公开
2从电子政务角度来看
在一定程度上．电子政务是信息技术与政务管理的结合。目前，我国的电子政务总体成熟度还比较低为推动公共服务改革．进一步扩大民主，我国制定了加大电子政务建设的战略决策电子政务的内容非常广泛．根据国家政府所规划的项目来看．电子政务主要包括以下几个方面：1．政府间的电子政务：电子公文系统、电子法规政策系统、电子财政管理系统、电子培训系统、业绩评价系统等；2．政府对企业的电子政务：电子采购与招标、电子税务、电子证照办理、信息咨询服务、中小企业电子服务等；3．政府对公民的电子政务：教育培训服务、就业服务、电子医疗服务、社会保险网络服务、公民信息服务、公民电子税务、电子证件服务等。
由于公共档案馆不属于政务系统．因此其馆藏档案信息化不属于电子政务的概念范畴但是公共档案馆是政务系统档案的保管基地．而电子政务建设是一项系统工程．信息化应是全面的信息化．如果发生联系的双方之间存在数字鸿沟．信息化的建设效果将会大打折扣．因此公共档案馆也要加强信息化建设。究其实质，公共档案馆信息化主要由信息技术革命这一原动力推动
2．1公共档案馆档案信息化建设不是其工作职能的扩展
公共档案馆信息化是其管理与提供利用服务的应有之义．其本质并没有变化。变化的只是手段。有人把信息化作为档案馆职能的扩展或创新．这是值得商榷的。公共档案馆的职能是由其性质决定的．应有一定的稳定性。而信息技术的发展是时代性的．新的技术发现与采用可能会使信息技术贬值甚至走向历史。
2．2公共档案馆要主动做好信息化建设．并为电子政务建设提供支持
公共档案馆信息化建设主要包括自身的信息化建设，以及为配合其他部门而做的信息化相关工作。
2．2．1公共档案馆自身信息化建设内容。主要包括：档案馆办公自动化系统、馆藏档案数字化、电子文件归档和电子 档案管理、档案目录数据库、多媒体档案数据库和专题数据库以及档案网站的建设以及数字档案安全等在信息化建设中一定要重视与档案数字化相关的标准化工作．特别是增量电子文件的标准。
2．2．2公共档案馆配合电子政务建设应做的支持性工作。在政府间电子政务方面．公共档案馆应该做好两方面的工作：第一．提前介入电子公文流转系统的设计．从政务电子文件的归档以及长久保存的角度提出合理化建议。第二。提供馆藏档案信息．为政府决策服务
在政府对企业方面．公共档案馆主要应参与其所产生公务档案的接收．以及向企业提供经济政策、法律法规方面的档案．为企业服务
在政府对公民个人方面．公共档案馆主要应参与对公民的教育．为政府对公民的教育．特别是国情、省情、市情教育方面提供原始资料。
在政府对企业、政府对公民两个方面，公共档案馆所参与的内容都是在传统环境下公共档案馆的工作内容。考虑到系统性．笔者故在此述及。
3从知识管理角度来看
知识管理是近十几年来兴起的一种管理范式．由于利益的驱动，首先应用于企业的知识保护、创新。知识管理是指综合运用组织、文化、战略、流程、技术等手段．通过建立基于组织业务内容和职能的知识挖掘和知识共享体系．以最大化对知识及有知识的人的尊重．最大化组织知识的价值．从而提高组织的应变和创新能力．保持并提高组织核心竞争力的管理变革知识管理的兴起给公共档案馆提出了新的要求．公共档案馆的诸项工作内容都要深化
3．1加强档案数据库建设，建立档案知识库．深化公共档案馆管理职能
经济全球化的发展以及我国成功加入wto．对我国政府决策的科学性与效率提出了更高的要求．我国政府掌握着全国80％左右的信息资源．其中绝大部分由公共档案馆管理。因此．公共档案馆馆藏档案信息资源对于我国信息资源的开发与利用至关重要。
目前．我国的档案信息化工作取得了初步成效．很多公共档案馆建立了档案目录数据库．但仍存在不足：1．条块分割，缺乏宏观管理和协调。2．类型单一．品种不足。在我国已建成的档案数据库中，多以文字型数据库为主．而其中又多数是目录数据库，全文型、事实型、指南型、字典型数据库相对较少。单机、脱机使用的数据库多。联网使用的少，共享程度低。3．规范化、标准化程度不高。由于各档案馆只满足于自建自用的应用要求．没有统一的规范．也没有执行统一的技术标准．从而造成数据库的应用受到严重的限制．各种数据库软件的兼容性很差．转换困难．因而交流的范围与程度受到较大的制约数据库的这些缺点成为档案资源网上建设的不利因素。要解决这一问题．档案行政管理部门应加强协调、控制、监督职能．而档案馆之间应加强档案数据库建设的沟通与合作
从信息资源建设和技术的角度来讲．知识管理的一项重要内容是建设知识库知识库(KnowledgeBase)是知识工程中结构化、易操作、易利用、全面有组织的知识集群，是针对某一(或某些)领域问题求解的需要，采用某种(或若干)知识表示方式在存储器中存储、组织、管理和使用的互相关联的知识片集合对于公共档案馆来说即建设档案知识库．而档案数据库是建设档案知识库的基础档案知识库要求建设文件级档案目录数据库、全文数据库．这对于文件的关联度、结构化要求更高。这样，知识管理系统对相关内容的档案才能够进行数据挖掘．提炼出对决策有利的结论
知识管理不但对档案的质量提出了更高的要求．对档案知识库内的档案数量也有更高的要求，因为丰富的档案信息才可以保证决策的全面性和准确性因此公共档案馆除采取网络实时归档以提高档案的数量外．还要向社会征集相关档案．以使公共档案馆馆藏档案反映政府职能中经济调节、市场监管、社会管理和公共服务的全貌
3．2建立专家系统．提供档案咨询服务。深化公共档案馆服务职能
在服务职能方面．知识管理要求公共档案馆提供档案服务的产品化、智能化。长期以来，我国公共档案馆充当的是“仓库保管员”的角色．服务停留在“保存备查”的状态．提供的档案孤立性强，关联度及与问题的相关度不大知识与信息的区别在于．知识是与人的行动相关联的，即能够直接指导人的行动．这就要求公共档案馆档案服务能够提供定型的、综合的档案内容．争取做到“一站式”服务。为满足这一要求．在档案信息系统的基础上，要建立基于档案全文数据库的专家系统。专家系统(expertSystem)是一个具有智能特点的计算机程序．它的智能化主要表现为能够在特定的领域内模仿人类专家思维来求解复杂问题因此．专家系统必须包含领域专家的大量知识．拥有类似人类专家思维的推理能力，并能用这些知识来解决实际问题公共档案馆专家系统应具有以馆藏档案为基础．利用人类专家思维的推理能力，提供知识解决实际问题的功能。
知识管理还要求公共档案馆开展档案咨询服务。在我国档案学论著和教材中有“咨询”的概念，但仅限于“参考咨询”的范畴“档案馆(室)的参考咨询工作．是档案工作人员以根据档案解答问题的方式．向利用者提供档案信息及有关情报的一项服务工作”从定义可以看出，这种参考咨询工作．具有很强的被动性，且服务深度不够。档案咨询是指在维护国家利益的前提下．档案咨询服务机构运用以档案专业知识、经验为主的知识、经验，根据委托者的要求．提出有关档案咨询项目的数据、资料、调研报告、建议方案等。供委托者参考。它应包含以下服务：
3．2．1档案专业基本知识咨询服务主要向社会提供档案专业基本知识，如有关档案、档案公布、档案信息资源布局等方面问题的咨询。
3．2．2档案信息咨询服务。根据委托者提供的专题，在充分研究该专题的基础上．向委托者提供以档案信息为主，并辅以建设性解决方案的信息服务。
3．2。3档案管理咨询服务主要向企、事业单位提供档案收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、检索、利用等方面的咨询。也包括档案馆(室)选址、档案管理软件应用等方面的咨询
档案管理的基本要求篇5
关键词：基建工程；档案验收；内在质量；档案管理机制
中图分类号：g275文献标识码：a文章编号：1009-2374（2014）19-0151-02
基建工程项目档案是指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、施工过程文件、项目竣工文件和项目竣工验收等基本建设工程全过程形成的记录和依据。
1基建工程档案的验收的原则
（1）档案验收是项目工程档案的最后关口，只有把好验收关，才能最终确保工程项目档案质量。基建工程项目档案的移交、验收与评价是项目建设程序中的重要环节，是项目档案管理与企业档案管理存在的最大区别。基建工程项目档案验收是全面考核项目档案完整、准确、系统、有效情况，检验项目档案管理是否与项目建设同步的重要手段。按国家档案局、国家发展和改革委员会2006年联合的《重大建设项目档案验收办法》的规定，对工程建设竣工资料验收和管理作出了明确的规定和要求。
（2）档案验收的重点在于内在质量，项目档案的内在质量主要是指项目文件材料的形成及其收集的质量，档案核心价值的体现全依赖于项目档案内在质量的优劣。项目档案的内在质量主要反映在归档的文件准确、齐全、系统和成套性；归档文件材料用纸质量和规格符合要求；项目文件的书写材料耐久有效、字迹清晰；竣工图绘制准确，签字手续完备，能真实反映项目竣工时的实际情况；案卷分类、组卷合理，卷内文件材料排列有序，质量符合档案规定的质量要求。
（3）档案验收工作是档案管理的压轴部分。基建工程项目档案验收作为档案管理的最后一步，对档案的真实性、可靠性等方面进行验收，有助于对工程项目中的各种纠纷问题处理提供相应的依据。
2基建工程档案验收过程中存在的问题以及相应的对策
基建工程档案的验收对于档案内容以及管理质量的提升具有十分重要的意义。在进行基建工程档案验收的过程中，还存在一些问题。对于这些问题要采取相应的措施进行解决，以提升档案验收工作的效率。
（1）在实际的工程建设中，“重建设、轻档案”的思想在项目建设负责人和工程技术管理人员中普遍存在，影响了项目档案资料的齐全完整、真实可靠。工程项目的主管部门与档案管理部门之间沟通、衔接脱节，未能实现同步管理，因此在工程项目竣工验收的过程中，往往会忽视档案部门，导致档案部门的资料收集不够全面。
针对这个问题，首先完善档案管理体制建设，推行全过程档案管理机制。认清项目档案对建设项目的重要作用，加强对建设档案工作的组织领导，建立健全管理体制。档案管理部门应将档案管理工作关口前移，提前介入，工程开工前，档案管理部门提前介入档案管理工作，会同工程项目管理部门做好各参建单位的档案交底，详细说明工程项目档案文件收集、整理、归档、移交要求。通过档案交底增强相关人员的档案意识，使其了解文件形成应注意的事项、文件归档范围、质量要求和编制要求，配合档案人员做好收集工作。此外，通过档案交底，档案人员与各参建单位建立良好的工作关系和沟通渠道，为工程建设过程中同步管理和监督管理奠定基础。另外在对参建单位进行档案交底的同时与其签订工程档案移交协议，明确参建单位的档案工作要求，并定期组织承包商召开协调会议，解决档案归档过程中存在的问题，制定档案移交工作计划，有序推进档案归档工作，避免参建单位在工程竣工后移交不齐全、不及时。
（2）基建工程的档案管理部门对于工程建设的参与度不够。在当前的档案验收过程中，一个常见的问题就是档案管理部门在工程建设中的参与度不够，对于整个基建工程项目缺乏相应的了解，没有全局性眼光，导致在档案的验收时，效率不高。
针对这个问题，档案管理部门应在实际的工作中加强
项目工程建设中的参与度，档案部门管理人员以及工作人员要积极地深入到工程建设的现场中，对工程建设过程中的档案人员制度落实情况、已采取的措施、项目现场文件保管条件、项目文件收集进度及方式的落实情况、项目文件材料整理情况等进行检查和有效控制，使工程档案收集整理中常见的问题在档案文件形成过程中得到有效规避或提前整改，从而提高移交档案管理部门的档案质量水平。
（3）档案管理部门偶尔参与到基建工程的验收工作时不够规范。当前有的基建工程档案管理部门已经意识到参与到基建工程中的重要性，因此加强了工程的参与度，但是在参与的过程中，由于档案管理人员本身缺乏相应的技术知识，因此在参与的过程中，也没有起到良好的效果，没有为档案验收工作带来充分的信息。
针对这个问题，档案管理部门参与到基建工程的验收工作中时，首先，档案管理人员要加强与各方的沟通和协调，保持各种档案管理工作能够顺利开展。其次，在工程项目竣工验收的过程中，相关部门、参建单位都要参与到档案验收工作中来，检查工程各阶段形成的文件是否真实、可靠、齐全、完整。对于档案收集过程中存在的问题要进行及时的沟通和处理。最后，还要不断加强专（兼）职档案人员培训，近年来，在档案管理中，随着档案的类型以及内容逐渐变得复杂，如何做好新人员的培训和业务交接，保证档案工作质量不滑坡，成为摆在档案人员面前的共同挑战。为此，每年应举办面向相关部门、各参建单位档案工作人员的专业培训，针对档案管理制度、归档范围、分类标准、保管期限、档案移交办法等内容进行详细讲解，确保档案人员了解制度要求，严格按制度要求做好档案工作。提升档案人员队伍的综合业务素质，从人才基础上保障工程档案工作的工作质量与效率。基建工程项目档案管理，不仅需要专业化的档案管理人才，也需要综合性的人才。
3结语
基建工程项目档案管理对于工程建设而言具有十分重要的意义，是为工程管理提供各种依据的重要步骤。基建工程的档案管理是贯穿于工程的所有过程的，从工程开始一直到工程竣工验收，都要加强档案管理。工程档案的验收是档案管理的最后步骤，也是为工程提供正确信息的关键。在进行档案验收的过程中，对于存在的问题要加强处理，提高验收的效率，保证档案为企业经营、生产服务。
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档案管理的基本要求篇6
档案行政管理体制包括若干环节、要素，完善档案行政管理体制要做的工作也是多方面的，是一项系统工程，本文仅从档案法制的协调、统一这一角度，阐述对档案行政管理体制改革的一些看法。
一、档案法制冲突、抵触的现象及原因
法规的不协调、不一致现象，在我国相当普遍，已成为困扰法制建设的一个严重问题，不少行政规章政出多门，缺乏统一性，一些规章甚至与法律法规冲突或不协调，使公众和企业无所适从。
档案法规也同样如此，一些部门制定有关档案工作的行政规章，站在本部门的角度看待档案工作，按照自己的要求制定档案工作管理规范、办法，从而产生与档案法律法规不协调的现象。至于各种规范性行政文件，这种现象就更突出了，很多行政管理部门从自己的业务工作出发，对档案工作提出了具体要求，而不少具体管理要求实际上已超越了档案行政管理部门制定的业务管理规范的范围，违背了业务规范的原则。特别是各级政府行政管理部门在本行业、专业、系统具体业务考核、验收工作中，设立超越档案业务管理规范的要求，从而造成档案管理的混乱、无序，影响档案工作的正常开展。
我们听到不少这样的反映，为了应付某项检查、验收，基层单位的档案常常要按该行业的要求重新进行整理，或者另行整理一套，造成大量文件的重复，许多不该归档的文件材料也进入档案，甚至有文必档；按照该条线的要求，自行划定保管期限。显然，这是对档案业务建设规范的擅自超越，严格讲，这是违反《档案法》的规定的。《档案法》第三章第十条明确了“国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档”，由此可见，作为非国家档案行政管理部门，根本无权设定档案的归档范围。
分析这些现象产生的原因，主要有这样几个方面：
首先是相当多的政府行政管理部门本位主义思想严重，过分强调部门利益，在对档案工作提出要求时，往往只考虑本部门工作方便，从而把该部门的档案工作游离于整个档案工作之外。尽管其主观上是加大了对档案工作开展的督促力度，把档案工作列入了多方面工作的考核要求。但结果影响了档案工作的统一、协调，割裂档案资源的内在联系，不利于档案事业的全面发展。
其次是档案法制意识淡薄。政府各个部门应该是依法行政的主体，从理论上讲，应该是法制意识比较强的部门。但事实上，政府部门不依法行政的情况仍然时有发生，这主要是由于长期以来，我们不是依法行政，而是依权行政，行人治而非法治，“红头文件”可以不遵循法律法规。一些部门的法制意识还很淡薄，档案法制意识就更差了。为了协调、统一档案行政规章，《档案法》实施办法作了明确，“国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。”
第三，档案行政管理部门依法管理档案事务的主动性不够，宣传工作不到位，满足于在本系统学好有关法律法规。对于需要全社会共同遵守的内容，以及贯彻落实情况，宣传监督不力；更有甚者，有些违背档案法规、行政规章的规范性文件竟是档案行政管理部门与有关主管部门联合制发的，这就更令人担心了。它起码说明了我们不少档案行政管理部门的工作人员对档案法规的掌握还不是很透彻、很全面的，执行得也不严格。有时，在联合发文时即使觉得有些内容不够妥当，也会认为人家重视档案工作，我们要积极支持、配合，不能打击人家工作的积极性。殊不知，这样一来却是好心办错事，自觉不自觉地知法违法。
二、档案法制不一致的后果
档案法规、规章及相应的规范性文件的相互冲突、抵触，对档案事业的发展产生了极大的负面影响，甚至会对政府行政管理体制的高效有序运行起到阻碍作用。
1.不一致的规范，多头要求，使基层单位无所适从。开展档案工作，档案行政管理部门制发的规章、规范显然是最具权威性的，也是各单位应该遵照执行的。但是，要做好其他方面工作，通过有关主管部门的考核验收认证，却又使得基层单位不得不按照他们的要求去做，相当多的考核验收都要求有完备的档案资料，这本是好事，问题是不少要求偏离了档案管理部门制定的规章、标准、规范，另行其事，单独设立标准。如果仅仅是作为基层单位的内部资料考查倒也罢了，可若干部门却将其列入档案序列，与原有档案并存。这就使得基层单位很矛盾。有很多单位只得另起炉灶，重新整理一套档案，从单位原有档案中复印一部分文件，再收入大量无须归档的文件，整理立卷，应付检查。
2.有关主管部门随意扩大档案的归档范围，大量提升档案保管期限，造成了有文必档、重复归档，加重了基层单位的负担。
3.从对整个档案资源的管理上看，容易造成档案资源管理的混乱，国家档案行政管理部门代表国家统管全国档案资源，地方各级档案行政管理部门相应地管理本行政区域内的档案资源，这一具有中国特色的档案资源管理体系有利于国家对档案资源的管理、监控，便于从整体上发挥其作用，而规章规范的不一致，打乱了这一体系，造成了一定程度的混乱。
4.法规、规章的不一致，甚至相互冲突，使人们对档案法律、法规的权威性产生怀疑，进而影响档案法律法规的进一步贯彻实施。由于这些有悖于档案基本法律法规的各种规章、规范的存在，搅乱了人们的认识，一般人根本无从分辨，从根本上动摇了人们的法制信念。这不仅会对档案工作的发展产生负面影响，还会使人们对政府的管理机制、能力产生怀疑。加入wto后，这种状况必须有根本性改变。
三、协调统一档案法制的途径
协调统一档案法制，可以从多方面入手做工作。就法律、法规这一层面而言，《中华人民共和国立法法》已有了明确规定。《立法法》对法律冲突问题设计了三种解决机制，一是明确了五个法律适用规则；二是规定了备案审查制定，主要实行被动审查；三是规定了对冲突法规的裁决和改变与撤销制度。
对于各种行政规章、规范而言，《档案法实施办法》也已有明确规定，各部门制定具体档案管理制度和办法，需经同级档案行政管理部门同意，这为这一层面的规章、制度设立了协调统一机制。
如何有效地落实各种协调机制，是我们统一档案法制的关键。
1.档案行政管理部门要依法行使好自己的权利，严格审查把关，特别是对一些与档案部门合发的规范性文件更要仔细斟酌，防止冲突情况的发生。这对档案行政管理部门的要求也相应提高了。首先，档案法制工作人员的素质要进一步提高，对档案的基本法律、法规要相当熟悉，而且要能吃透其精神，把握精髓，深刻理解，这样才能从法制的一致性角度来审视各种相关规章、规范。其次，档案行政管理部门的法制管理手段要进一步完善，充分利用计算机技术、网络技术，提高信息化程度，完备检索途径，及时全面掌握各种法制信息。第三、要牢固树立法制意识，实行责任追究制度。档案行政管理部门内部要有一定的制约机制，档案行政人员的法制意识要进一步提高，严格依法行政，已经档案行政管理部门（法制工作人员）审查或同意的规范性文件如果发生与现行其他效力更高的法规相冲突的情况，要追究相关人员的责任。
档案管理的基本要求篇7
我区认真贯彻落实省、市干部人事档案目标管理工作的有关文件精神，针对我区开展干部人事档案目标管理工作起步较晚、基础设施较差等薄弱环节，切实加强领导，高标准，严要求，坚持规范管理与基础建设一起抓，有效地促进了全区干部人事档案工作规范化、制度化、科学化的进程。一、加强领导，切实将干部人事档案目标管理工作摆上位置干部人事档案工作是组织工作的基础性工作，我们始终把档案工作与其他工作同研究、同规划、同布置、同考核。形成了常委部长重视、副部长分管、职能科室具体操作，其他部门协助的良好氛围。1、坚持把干部人事档案目标管理工作列入议事日程。为了切实加强对干部人事档案目标管理工作的领导，常委部长亲自过问干部人事档案目标管理工作，分管副部长经常听取工作情况汇报，帮助解决有关问题，并就如何扎实做好干部人事档案工作提出具体要求。部领导还利用下基层研调的机会，带领职能科室人员深入基层管档单位，宣传干部人事档案实行目标管理的重要意义，检查各项工作的落实情况。我部抓住区卫生局在全区率先创一级档案管理单位的契机，召开了干部人事档案工作现场会，在会上，与会人员听取汇报、交流经验，取得较好的效果，有力地推动了全区的干部人事档案工作。2、重视基础设施建设，不断改善干部人事档案管理条件。我部过去硬件设施较差，部领导对此十分重视，常委部长多次与有关部门协调，专门向政府申请了档案专项经费3万元，**年，我部以办公室搬迁为契机，基本做到了库房、办公室、阅档室和微机室四室分开，库房面积达到36平方米，并将档案铁皮柜全部更换成7列密集架，还添置了计算机、扫描仪、空气去湿机、缝纫机、空调、复印机、切纸刀等设备和器材，档案硬封皮也于今年全部更换成中组部监制的干部档案夹，使干部人事档案管理的硬件基本达到了标准要求。在抓好本部硬件建设的同时，我们还督促基层管档单位抓好基础设施建设。下属5个档案管理单位在经费、办公用房比较紧张的情况下，挤出经费加大投入，努力改善管档条件。到目前为止，先后投入资金近35万元，新增库房面积200多平方米，所有的管档单位都配备了必要的设备，改善了档案基础设施，基本达到了“六防”的要求。3、加强队伍建设，不断提高干部人事档案管理人员素质。我部坚持把提高档案管理人员的素质放在第一位，努力抓好干部人事档案管理人员队伍建设。目前，全区已初步形成了一支以大专以上学历为主、年龄结构较为合理、政治上坚定、工作责任心较强的专、兼职档案工作人员队伍。我们还注重提高档案管理人员的业务水平。我部经常组织基层管档单位进行互查，并到带领管档人员到兄弟县（市）观摩学习，交流经验，除此之外还加强了对他们的业务培训。在培训内容上，突出重点，讲究实用；在培训形式上，采取集中培训、个别辅导、以会代训等方式。**年以来，我们先后举办了三期全区档案管理人员培训班，还专门邀请了市委组织部档案室的负责同志作了专题讲座，使全区组织人事干部的档案意识得到了加强，业务知识得到了提高。区委组织部管档人员还先后18次深入到基层单位进行个别辅导，及时解决了业务上存在的问题。二、强化指导，提高全区干部人事档案整体水平在开展干部人事档案目标管理工作中，我部加强了对面上的宏观管理和指导，着力提高全区干部人事档案的整体水平。1、调查摸底，进行梳理。2000年，我部对基层管档单位进行了一次全面的普查，对于不符合管档条件的单位依照情况的不同，在征求市委组织部和部领导的同意后，进行了分层管理。对于保管档案在50份以上的存档单位，我部要求他们尽量加大投入，进行基础设施的改善，并对管档人员进行档案业务的专项辅导，让其尽快达标。对于保管档案在50卷以下的管档单位，我部将其档案按照一定的手续，全部交由我部档案室统一代管。经过优化整合，基层管档单位由原来的6个变为5个，既减轻基层单位的负担，又便于档案本身的有效管理。2、培植“亮点”，以点带面。近年来，我们在充分了解各单位的基础设施、案卷质量、人员状况的情况下，制定了目标管理工作计划。对各方面条件较好的单位如区卫生局，进行重点辅导、督促，使该局于**年率先通过一级验收。通过培植卫生局这一“亮点”，以点带面，有力地推进了全区干部人事档案目标管理工作。到目前为止，卫生局、教育局达一级标准，建设局、计经局、民政局分别达到三级标准。3、建立制度，规范管理。前几年，有些基层管档单位普遍存在制度、薄册不健全，在日常管理工作中，有制度而不执行，有薄册而不使用，出现查、借阅、转进、转出档案无登记、无审批手续等情况。我部以目标管理工作契机，提出了统一的要求，督促他们建立健全七项制度和七种薄册，要求他们严格执行制度，规范档案工作程序。三、从严要求，扎实做好干部人事档案管理工作在实行干部人事档案目标管理工作中，我们严格按照“全”、“细”、“严”的要求，认真做好收集、整理和管理等环节的工作。1、掌握规律，收集材料求“全”。全面完整地收集材料，是搞好干部人事档案管理工作的起点和前提。由于干部情况处在动态变化之中，只有及时地补充收集，才能使干部人事档案比较客观地反映干部德、能、勤、绩的全貌。我们在补充收集这一大量艰苦细致的工作中，不断总结摸索规律，建立健全了干部人事档案材料收集网络，并分不同情况，采取不同方法，从被动中掌握主动，收到了较好的效果。一是做好普遍材料的收集。这类材料主要是鉴定类、考核类、党团类、任免类材料，包括干部履历表、民主评议党员考评表、年度考核表、调资晋级表等，我们采取经常收集与定期收集相结合、重点收集与普遍收集相结合的方法，通过各种形式向相关单位催索档案材料，防止缺漏。二是做好阶段性材料的收集。如党代会、人代会、职称评定、年终表彰及工改方面的材料等，凡材料形成涉及到的区内各部门、各单位，则采取与有关工作同步进行的方法，统一布置、统一收集。如果材料形成只集中在某一单位，则及时与相关单位联系，做到材料收集及时、全面和完整。三是做好特殊性材料的收集。这类材料主要是干部审查、违纪处分、落实政策及某些表彰奖励材料，有关单位或当事人容易疏忽入档。针对这类情况，我们通过函调与责成有关单位或本人查找相结合的方法，定期不定期地与有关单位联系，逐一落实，尽量做到不遗漏。三年来，仅组织部管理的档案所收集的材料就达1万多份。2、提高质量，鉴别整理求“细”。为了使干部人事档案内容达到中组部档案工作条例的要求，我部集中力量，组织人手对590多卷在职干部档案重新进行整理装订。以填写**年干部履历表为契机，我部组织了全区各系统、各单位组织人事科长，按照干部管理权限，对全区干部档案进行全面核对，重点对他们的出生日期、参加工作时间、学历和身份进行认真校核，发现差错按照程序予以纠正。对不符入档要求的材料分别进行了处理，并对缺少的材料进行催索。在整理中，我们力求做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐、严格把好质量关。一是在材料鉴别上，注重真实性。二是在材料分类上，注重准确性，做到卷卷档案分类准确无误。三是在材料装订和外表上，强调整齐美观。3、健全制度，档案管理求“严”。我们根据中组部、省、市委组织部的要求，结合我区干部人事档案管理工作的实际，建立健全了各项干部档案管理制度，并在抓落实上下功夫。坚持“五不查阅”（无查阅干部介绍信不准查、非正式党员不准查、本人不准查、未经批准不准查、牵涉到亲属不准查），“四不借出”（未经部门负责人批准不借、非特殊需要不借、手续不全不借、亲属档案不借），“三不转递”（个人带档不转、没有调函不转、接受单位不明不转）。对转进转出的档案严格把关，履行登记手续，从没有发生丢失、擅自涂改、抽取、伪造等现象。四、注重实效，积极开发利用干部人事档案我们积极拓宽服务渠道，努力为新时期干部工作提供优质服务，发挥干部人事档案的基础性作用。1、做好常规。在出国政审、调资、房改、办理退休、纪委查办案件、为老干部落实政策等工作中，我们为各单位、各部门准确提供了干部参加工作时间、任职时间、职级、从事专业技术工作时间、个人简历等方面的情况。我们所出具的每份材料，都得到了有关部门的肯定，充分显示了档案工作的严肃性和权威性。2、为干部工作提供服务。一是结合每年干部统计工作，撰写干部统计情况分析文章，供领导参考。二是结合干部工作重大措施出台，对有关情况进行分析，提供决策依据。三是结合干部选拔工作，我们经过反复筛选，有针对性地提供了100多名35岁以下、大专以上学历干部的基本情况，供考察选拔使用。3、建立信息库，实现高效率服务。我部建立了局级干部信息数据库，目前已基本实现了人员基本情况、经历综述、学历变化、职称演变、工资变动等重要内容的计算机管理。既能查阅个体信息，又能提供干部队伍整体情况。干部档案的微机管理减少了手工翻阅，保护了档案原件，降低了工作强度，缩短了查阅和统计时间，使查档趋于简单、轻松、快捷、准确，提高了为领导决策服务的效率。我区干部人事档案工作虽然取得了一些成绩，但与上级组织部门的要求还有一定的差距，还存在着一些问题：1、基础设施还不够完善。就全区范围而言，大部分基层管档单位能按照干部人事档案目标管理的要求，做到“四室分开”，逐年添置各项设备，不断改善管理条件，但也有个别单位由于行政经费紧张等诸多原因，干部人事档案管理设施陈旧，更新不快，库房面积不达标，这些问题都有待于今后进一步解决。2、软件质量还需提高。在档案整理中，我们发现少数材料书写不够规范、极少数材料未盖党组织印章、有时目录登记与正本材料不相吻合等问题，影响了档案的软件质量。从对基层管档单位的检查中，可以看到，绝大部分管档单位都根据上级要求和本单位实际，修订完善了干部人事档案管理的各项制度，并把重点放在健全保障机制，保证制度贯彻执行上，但也有的管档单位制度虽制订上墙，执行起来却不够严格。这就要求我们必须定期督促检查，切实把各项制度落到实处。3、干部档案管理人员队伍还有待进一步优化。从总体上讲，我区干部档案管理人员的思想、业务素质是好的，但也有极少数同志身体状况较差、兼职管档不安心，明显适应不了岗位要求。对此，我们将通过人员更新、加强培训、政治上关心三个措施来解决这些问题。今后，我们将以实行目标管理为新的起点，扎扎实实地做好干部档案的长效管理工作，针对干部档案管理工作中出现的新情况、新问题，勤于思考，善于创新，积极探索干部档案管理工作规律和特点，努力把我区的干部人事档案工作提高到一个新水平。
档案管理的基本要求篇8
关键词：档案管理系统；功能开发设计；业务需求；用户需求；系统需求；问题
随着科学技术不断发展及档案管理信息化建设不断推进，市面上出现了各种类型的档案管理系统。一些系统在功能设计上基本相同，多采用以传统管理为导向的工作模拟，面对电子档案的急剧增加及档案管理的深入应用，现今市面上不少档案管理系统表现出了不少问题。为了适应档案管理信息化建设，满足各类型企事业单位对档案管理的需求，必须立足于业务需求、用户需求及系统需求来进行档案管理系统的功能开发设计及利用工作，力争充分发挥档案管理系统效用。
一、档案管理系统的需求分析
（一）业务需求
就目前看，各类型企事业单位日常管理基本采用现代化办公系统，如办公自动化系统、物资采购系统等，常常产生大量的电子文件。从业务角度看，面对庞大数量的电子文件，单位需要的是集中式规范化管理、确保电子文件长期保存、多途径的检索途径，只有这样采用有效利用电子文件。
（二）用户需求
用户分为普通用户、档案管理员、系统维护人员。对于普通用户来说，要求档案管理系统具有浏览、检索、借阅、下载等功能。对档案管理员来说，要求档案管理系统具有文件管理、收集，档案信息的录入、审核、验证、分类，以及相关辅助管理等功能。对系统维护人员来说，要求档案管理系统具有系统权限定制、档案管理架构定制、档案整理规则定制，以及数据和用户使用维护等功能。
（三）系统需求
档案管理系统管理的目标是通过成熟而先进的硬件技术软件技术，开发设计出一个安全、稳定、友好、简单的系统，能高效的处理用户请求，自动按照档案管理规则实现档案分类处理。为清楚掌握系统需求，要从功能需求、需求需求及非功能性需求三方面分析。从功能需求角度看，要求系统具有采集管理、数据操作、查询利用、增值服务等功能；从数据需求角度看，要求相关数据信息的录入、处理具有精确性、高效性，保持数据的一致性与完整性，以及共享等功能；从非功能性需求角度看，要求保障档案的原始性、完整性，传输安全性，以及身份认证、加密处理、防篡改等功能。
二、目前档案管理系统开发设计中存在的问题
目前，市面上一些档案管理系统开发设计中表现出了这些问题。第一，对档案管理系统的业务了解不足；第二，对档案管理系统的系统需求分析不深入、不全面。系统需求分析是进行系统功能开发设计与利用的基础和条件，这是跨出成功开发设计档案管理系统的关键一步，值得引起设计者足够重视；第三，不少档案管理系统存在不完整性等问题；第四，管理系统跟踪服务、更新服务不及时。为设计一个能满足业务需求、用户需求及系统需求的档案管理系统，进行必要的需求分析是必要的，了解软件产品开发设计中的问题更是进行档案管理系统功能开发设计工作的前期工作。
三、档案管理系统功能开发设计及利用
（一）系统功能架构设计
在这里，采用低耦合度和高内聚度的标准进行档案系统架构设计。档案系统主要包括电子档案应用服务平台、业务层、存储层、配置管理层、数据层、系统安全层，其中的各个功能模块的功能都是独立的，通过对外接口实现各功能模块交互、调用，形成一个完整的档案管理系统。尤其每个功能模块都设置对外接口，从而确保系统功能的开发设计、利用、维护具有较强的灵活性。
按照功能性分析，分为输入部分、输出部分和管理部分。输入部分设置档案数据扫描入库、格式转化、录入及分类整编等功能；输出部分设置在库档案数量统计、借出档案数量及类别统计、超期档案自动催还、用户查询档案等功能；管理部分设置档案审核、归档、档案备份、删除等功能。
（二）功能开发设计与利用
档案管理系统是一个操作简单、性能稳定、界面友好的自动化管理软件，其系统是复杂而强大的。基于档案管理系统的功能架构设计，下面从档案管理角度及各方需求看，这一系统应开发设计以下功能模块。
1、档案的归档与接收
文件的收集、整理、鉴定是档案形成的基础，也是检验档案真实性的关键。对于电子文件，收集、整理、鉴定是一个交叉操作的过程。由于电子档案形成以后，依然可以进行编辑和修改，所以进行电子文件归档时要附属清楚每一份电子文件的静态及动态数据信息，以加强电子档案原始性认定。
2、档案的存储与备份
档案的存储与备份，是档案管理系统运行的安全保障，所以要求建立一个电子文件的有效备份、恢复的系统，这就要依靠计算机的软硬件产品。基本上应采用通用的存储格式，并设置格式转换功能。如果是机密文件，要加密，或进行脱机保管。此外，还应采用多样的存储方式，如目录存储、光盘存储等，具体采用哪一种则要根据实际需求来定。
3、档案的检索与利用
在整个档案管理过程中，档案的检索与利用是档案管理系统的终极工作目的。为便于用户查询与使用，在这一功能模块要设置灵活多变的组合查询方式，可在网上浏览与下载无查阅条件限制的电子文件等功能。
4、档案的维护性管理
进行维护性管理目的在于保障电子档案的完整性与安全性，能实现长期、有效的存储与利用。对电子档案的维护性管理由用户来实施，根据用户需求设置具有不同功能的维护性管理功能。主要管理内容包括数据库管理、电子档案保管期限坚定及销毁、电力档案加密与解密、电力档案数据输出等。
（三）数据安全管理
档案管理系统内的信息数据是非常庞大的，为保证相关数据的安全性和完整性，除了依靠计算机及网络提供的安全管理机制之外，还应设立一套完整的数据访问系统，避免机密档案泄露。例如，建立授权管理机制、档案档案密级管理和审批级别设置，从而保障档案信息安全。
四、结束语
档案管理系统是为用户、档案管理而服务的，所以系统架构设计及功能开发利用都要以业务需求、用户需求、系统需求为基础，通过功能需求分析指导功能模块开发利用，只有这样才能使档案管理系统的功能开发利用与需求相符合，满足各类型企事业单位的档案管理需要。当然，随着各方需求的变化及提高，档案管理系统也要与时俱进，及时更新系统内软件，提高服务能力。
参考文献
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档案管理的基本要求篇9
1从内涵出发确定知识服务档案管理模式理论
知识服务档案管理模式是运用知识编码实现档案的归类、整理，最终实现制度确定的一种方式[1]。在知识服务档案管理模式中主要是以知识服务为根本，从而根据用户和顾客的需求创新信息服务分类，实现档案管理服务效益，以不断的提高档案管理的质量[2]。知识服务档案管理与传统模式相比较，其在内涵上更加侧重的是实现资源分类，服务管理[3]。
2从价值出发分析知识服务档案管理模式
2.1具有提升企业核心竞争力的价值
从价值出发确定知识服务档案管理模式具有提升企业核心竞争力的价值。就当前我国企业、机构发展而言，为适应知识型市场经济模式，以服务为根本的企业核心竞争力优化具有重要的价值，也成为企业和机构创新发展的关键。而应用知识服务档案管理模式使得企业在发展的过程中利用知识服务的原则，实现企业档案工作的开展和优化，促进了各个环节之间的衔接，并且更好的为顾客提供了服务条件，在企业核心运转、流程衔接上具有重要的意义[4]。因此，具有提升企业核心竞争力的价值。
2.2具有提升档案工作领导位置的价值
从企业发展价值上来看，知识服务档案管理模式具有提升档案工作的领导位置的价值。企业在发展的过程中需要在档案信息的基础上实现生产、营销、服务等各个环节操作。知识型服务档案管理模式以需求分类为基础原则，实现档案的后台切换和分类，从而充分的发挥了档案在企业管理中的辅助价值，进一步奠定了档案管理在企业发展中的领导地位，为企业的可持续发展提供了保障。因此，知识服务档案管理模式具有提升档案工作领导位置的价值。
2.3具有优化公共档案管理理念的价值
知识服务档案管理模式以企业发展为基础，在我国企业管理中被广泛的应用。但是，近几年随着我国资本经济市场的确定，国家公共管理机构也面临着激烈的市场竞争环境，一些机构还存在着外来侵占和替代品竞争的劣势。因此，在此背景下企业知识服务档案管理模式的应用和推广为我国公共档案管理发展理念的完善奠定了基础。我国公共档案管理能够根据企业知识服务档案管理实施内部档案管理理念改革，最终实现公共档案管理知识积累、组织构建，系统框架完善等。因此，从价值角度出发发现知识服务档案管理模式具有优化公共档案管理理念的价值。
3基于知识服务的档案管理模式推广应用对策
3.1以理念为基础，以模式为根本，实现创新应用
针对当前我国档案管理模式的应用对其实施优化。首先，以知识服务理念为基础，实现知识服务档案管理模式应用创新。在知识服务档案管理模式的实际应用过程中必须明确知识服务的“服务”理念，从而在此基础上不断的对档案实施创新组织，提高应用的灵活性。其次，以档案管理模式为根本，实现知识服务档案管理模式的创新应用。就当前我国档案管理模式框架为主，增加知识服务档案应用框架，利用信息技术手段和多媒体技术实现档案信息层次分类，完成档案的自主生成、归档、控制。
3.2以发展为需求，以行业为基础，实现创新制度
基于知识服务档案管理模式制度创新主要是以企业发展为需求，以行业发展为基础，从而结合行业市场发展前景和发展需求创新其应用制度。例如，在制度创新的过程中创建档案业务创新，以业务拓展档案、业务市场档案为根本分类，实现业务档案服务制度，从而为企业的业务发展奠定基础。此外，在知识服务档案管理应用创新制度的过程中还可以通过根据档案材料，档案信息主次等制定档案风等级标准制度，进而实现档案管理工作和档案查阅工作的服务效率优化，促进档案工作的开展。
3.3以水平为原则，以方法为依托，实现创新管理
实现知识服务档案创新管理需要以企业基本管理水平为原则，以管理实施方法为依托，这样才能够全面的实现知识服务档案创新管理。以日常工作维护基础，对档案信息的导入、归档进行统一管理，降低档案信息交叉处理的时间浪费和人员浪费。此外，还可以通过对档案管理方法实施改革，创建责任制知识服务档案管理，针对档案信息的查阅、外借等实施制度化管理，以管理方法为依托创新现有档案管理方法。针对知识服务档案管理内容、管理平台、管理门户网站等实施信息化服务管理，利用现代信息技术和互联网手段实现管理创新，从而优化我国知识服务的档案管理模式推广应用，为我国档案管理的发展奠定基础。
档案管理的基本要求篇10
关键字：公墓档案；法律法规；规范管理；提升服务
档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，或组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。公墓档案指的就是公墓在建设和管理的过程中形成的，能够记录和反映公墓的基建情况、财务收支情况、墓穴信息等重要资料。
1加强公墓档案管理是档案自身属性的本质要求
档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。从档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了档案是确凿的真凭实据。
档案管理的最大意义在于档案的凭据作用。档案与一般的文献资料不同之处在于，档案是历史的真实记录，是法律意义上的重要依据。档案的重要凭证作用，是档案形成的过程所决定的，是档案自身所具有的特点，因为档案的形成是自然的，这种自然性，决定了它在记录事件和事实的客观性、真实性。从档案的形态上看，不管是纸质的档案，如亲笔信、重要合同原件、电报等，还是电子或者影像的档案，都保留和真实反映了当时的情况，这种不以时间的推移而改变的本质属性，决定了档案管理的重要意义。
档案具有很高的参考价值。因为，档案记录了不同时期的当时的真实情况，从历史的变迁中可以寻找到事件的痕迹和轨迹，为人们的社会实践提供重要参考，也就是所谓增长经验，吸取教训。
公墓档案记录了逝者的重要信息，记录了逝者相关联亲属的重要信息，记载了墓穴的位置、价格、编号、建筑时间等重要信息，这些信息是自然信息，也是公墓档案的组成部分。妥善保管公墓档案，是处理和应对墓穴纠纷，保障和维护利益的法律依据。反之，公墓档案管理不当，出现档案丢失等情况，不但造成公墓管理的混乱，而且容易产生墓穴纠纷。
公墓档案反映了殡葬改革与发展的轨迹，是我国历史文明进程的真实记录，对我国的历史科考和研究都具有很高的价值，因此，做好公墓档案管理不仅是对现实负责，也是对历史的贡献。
2加强公墓档案管理是贯彻落实国家法律法规的基本要求
《中华人民共和国档案法》是我国档案管理工作最重要的一部法律法规，对档案管理职责划分、档案的保管存放、档案的保密与销毁等都做出了明确的具体的规定，是依法加强公墓档案管理的重要依据。加强公墓档案管理是贯彻落实国家档案管理法律法规的具体体现，也是建设法治国家的基本要求。
围绕国家档案管理的规定，民政部、各级民政管理部门，各省、市、县人民政府都结合本部门、本地区实际情况，出台了公墓档案管理的具体规范。这些具体的管理规范，是我国档案管理的法律体系的重要组成部分，也是各公墓实施档案管理的制度依据。
为规范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切实保障殡葬服务秩序，依据政府的法律法规加强公墓档案管理，不仅体现了国家法制化的本质要求，也符合公墓管理工作的基本规律。
公墓档案管理人员要认真学习政府的法规法规，真正做到依法建档、依法存档、依法用档。
公墓档案管理机构要结合本地区本部门的实际情况，建立健全公墓档案管理的制度，使档案管理有法可依，有据可依。针对档案管理的权责划分，档案的保存销毁、档案的建立与登记，档案的借阅与使用等事项作出明确规定。
加强对公墓档案管理的检查和监督工作。既要检查公墓档案保存的场所基建情况，保存条件和硬件建设是否合规，又要检查档案信息的记录、分类等情况，确保档案管理“软硬”都达标。
3加强公墓档案管理是做好公墓基础管理工作的需要
加强公墓档案管理，是做好以墓穴管理为抓手，以服务管理为中心，全面做好公墓管理工作的需要。
随着社会经济的发展变化，人文社会理念的更新，公墓管理由基本的职能管理逐步转向提供服务为重点。随着这一趋势在实践中的强化，必然会产生大量的档案资料，档案管理的数量急剧增加，只有提升公墓档案管理的硬件设施，加强公墓制度化管理，才能为丧户提供便捷、快速、全面、准确的服务。
首先，建立档案管理的岗位责任制。明确档案管理的组织架构，指定档案管理的专门人员，明确相关岗位的工作职责及承担的义务责任，增强档案管理人员的责任意识、服务意识和管理意识。
其次，实行绩效考核，将公墓档案管理与经济收入挂钩。实行绩效考核，不仅能够增强公墓档案管理人员的工作责任心和责任感，确保本职工作保质保量完成，而且能够调动档案管理人员的积极性，创新档案管理的方式和方法，使档案管理与公墓管理更好的衔接，建立起一个完善的管理体系。
此外，要及时更新公墓档案管理硬件和软件设施。定期对公墓档案存放场所的硬件设施设备进行检查，实现对存放环境的实时监测，确保档案存放地点的消防安全；升级公墓管理系统软件，方便管理人员及时、快速处理大量数据，优化工作要素，提高工作效率。
4加强公墓档案管理是提升殡葬服务的重要措施
公墓档案管理是殡葬服务的重要组成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱环节。加强公墓管理，提升殡葬服务水平，不仅仅是加强墓区的硬件建设，更重要的是为丧户提供安全、可靠的信息服务。
做好公墓档案管理，首先要抓好档案管理人员的管理。建立档案管理工作规范，做到制度上墙，公开透明，规范服务；严格按照档案管理的相关规定和工作流程进行存档、借档，做好档案查阅、借阅的登记工作。
做好公墓档案管理，就要具有保密意识。丧户的基本信息，逝者相关联亲属的基本信息，都是公墓档案的内容。因此，档案管理人员要有责任意识和保密意识，严守秘密，不得随意向他人透漏档案
信息。