事业单位档案整理篇1
关键词：事业单位档案归档工作文件整理
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：1674-098X（2012）12（b）-0-01
文件材料收集到档案室后，就要对其进行科学整理、立卷归档、编号上架。文件材料只有经过科学整理归档后才成其为档案。归档文件材料的整理工作，就是按照科学的方法、规财，将零乱的和需要进一步系统化的文件材料组织成有序的单位，使之有效地提供利用的环节和过程。换句话说，将归档文件材料转化为档案之前的过程就是归档文件材料的整理。对收集起来的文件材料进行加工的过程。现行的文件还不是档案，而没有进行加工的档案就像大海捞针，不能有效地提供利用。只有经过科学整理的档案才能在人们需要的时候更好地提供利用。归档文件材料的整理是将无序的文件材料有序化和系统化的过程。所谓系统化，即在整理时，按照文件材料的来源、形成的时间、重要程度、形式等方面的不同特点，文件材料进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系。保持文件材料之间的各种有机联系，使其能更容易地被检索和反映内涵。所谓有序化，是将文件材料按照一定的规律进行编排，使其系统脉络明晰，因果关系清楚，便于查证。文件材料的整理是按照科学的方法和规则进行的，是一项专业技术性的工作。对归档的文件材料进行科学的整理是档案室的主要任务之一。通过收集工作集中到档案馆韵档案，只有经过科学整理，使零散的文件资料实现条理、秩序，并将其中的关键成分通过整理凸现出来，才能有效地提供利用。因此，文件材料归档整理工作是档案业务的中心环节。在文件材料归档、整理的同时，还要对其真实性和价值的高低进行鉴定。“档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。它直接决定着档案的存毁，是档案管理中最重要同时也是难度最大的工作”。档案部门应定期对文书档案的保存价值作鉴定，即根据文书档案的现实价值和历史价值，以及保管期限的有关规定，对所藏各案卷的保存价值加以科学的估量，对仍有保存价值的文书档案继续保存，对无保存价值和已满保管期限的文书档案定期剔除，经审批后销毁，进而使档案室保存的案卷具有较高的质量。
1事业单位档案文件整理的主要原则
（1）保存档案工作基础：不论是本单位产生的，还是上级针对本单位下发的指示性、指导性文件材料，或者相关的批示、批复，本单位编印的简报刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本等等，这些文件材料之间已相互构成了来源方面不可分割的联系。因此，只有在保持文件来源方面联系的前提下，文件的时间、内容、形式等方面的联系，才能更深刻地反映文件形成的活动面貌，体现档案作为历史记录的特点。我们所做的工作都是在前人的基础上进行的。事业单位档案在形成的过程中融入了许多他人的劳动，而且也直接体现了人们历来整理和保存档案的情况和成果。因此，在整理档案的时候，应该做到；尽量不进行拆卷整理。对部门整理归档的档案，应当充分研究和利用原来案卷、检索工具等整理的成果，力求保持已整理过的原状。对先前整理不当以至明显错误的，可通过业务指导的方式加以改动和纠正。（2）遵循文件形成的规律：事业单位档案是在事业单位各项学习活动中产生的，真实地记录和反映了事业单位活动的历史面貌，文件材料整理工作应维护事业单位工作内在有机联系的整体性，顺应文件材料自身的形成特点和规律。其中，包含以下三层意思：在整理文件材料时，注意活动的整体性，如：要求正式会议、某项活动形成的文件要保持其齐全完整；要注意文件本身要完整，像文件的正文与附件、请示与批复不可分割，即注重文件材料之间的内在联系；三是在对文件进行分类和排列时保持文件材料之间固有的自然次序，如归档文件整理依照会议通知、报告、决议，重要文件的初稿、讨论稿、修改稿等自然形成过程加以排列。（3）于保管及利用：对档案进行有序化的过程中，应当满足维护档案的安全和有效地提供利用的目的。现在，档案的计算机检索正在不断地发展中，通过计算机对档案信息进行科学管理，实现把分散在不同类目中的同一事由或问题的档案信息快捷地检索出来，这也是保持归档文件在档案信息上的联系的最有效的方式，同时，有利于档案的成套利用。
2事业单位档案文件归档整理程序
整理的环节使文件材料有序化、科学化。事业单位文件材料整理工作内容主要包括：全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的整理、案卷的装订和案卷目录的编制等。整理文件材料主要包括以下基本环节：（1）档案的分类：档案实体分类，主要是从档案信息的物理形态进行的保管、排架、存放等工作。管理层分类。“在档案实体分类中，第一层次是国家全部档案韵宏观分类，它为规划国家档案馆网系统，建立各级各类档案馆提供理论依据。”档案馆内的区分全宗是第二层的分类，“全宗内档案分类是第三层的分类，它根据全宗内档案的来源、时间、主题内容和档案的形式等标准，将全宗内档案进一步系统化，直至建立起档案的最小保管单位―案卷。”归档文件材料的整理就是进行这样的分类。（2）档案的整理：通过进行具体的有序化工作将归档的文件材料组成保管单位以方便查阅的程序。整理工作并不是单纯、孤立的。文件材料整理环节应与文书处理工作相衔接，查疑补缺，保证疏而不漏。例如，有请示还应有批复，重要文件的征求意见稿、讨论稿、定稿齐全；文件的附件情况；与首次签订的合同、协议相关的补充合同、补充协议；批示与办理情况；计划与总结等，都必须环环相扣，与文书处理的结果和归档责任保持紧密的联系。如果哪一个环节出现了缺失，归档就不可能完整，也将给今后的利用带来困惑。（3）档案的编目：以案卷级进行整理时，卷内文件整理结束后，要对案卷封面项目进行标注。狭义的编目是指对归档文件编制引导目录等工作。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。广义的编目还应该包括对档号的编制。档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、类目名称、卷盒号或案卷号、保管期限、件号和页（张）号等。其中全宗号是档案馆指定给每个全宗的代码；案卷号是档案馆、室内案卷排列的顺序号；件号是卷内文件的顺序号；页（张）号是卷内每页文件的顺序号。
3结语
各个事业单位的情况不同，为了保证事业单位档案整理工作科学、有序，在开展档案整理之前，档案工作人员应了解本单位各项工作的特点，把握本单位档案的基本构成。面对新形势下的新问题、新挑战，作为现代档案管理工作者，就要在档案领域进行有创新的探索，与时代要求相呼应，在经济和社会发展建设中，贡献出自己的一份力量。
事业单位档案整理篇2
一是重视不够。突出表现在：一方面各事业单位分管领导对档案管理工作的重视及投入力度不够，有的地方还没有配备专门的档案室或档案柜。事业单位存在应付公事现象，导致一些档案不全和缺失。另一方面，各事业单位档案整理人员没有意识到档案整理工作的重要性。所提供的档案材料，要求不高，敷衍了事，能过就过，对于不能提供或已经丢失的材料简单开个证明就过关，以至于许多材料不符合《事业单位登记管理档案管理办法》规定，造成以后工作中材料缺失、不全等困难。
二是档案材料缺失严重，管理体制不健全，历史遗留问题较多。加强事业单位法人档案管理，是顺应时代和社会发展要求而进行的正规化、系统化建设。但在实施过程中，部分事业单位存在档案材料严重缺失情况，甚至法人身份证、印记印模、财务报表等重要材料也有缺失。此外，由于年限久、人员调动、档案室搬迁等原因，造成了严重的历史遗留问题，在一定程度上加大了事业单位监管的难度。
三是专业人员缺乏，能力素质参差不齐。登记监管部门缺乏相应的专业档案管理人员，且大部分档案管理人员都是本单位工作人员兼职档案工作，这些人员往往身兼数职，对档案工作精力投入明显不足。有的单位采用从其他单位借调方式突击整理档案。有的档案管理人员从未经过系统培训或学习，对档案整理规范不够了解，在这种情况下进行档案整理归档，造成了档案整理标准不一，顺序混乱，严重影响了档案管理的质量水平。
针对以上问题，建议采取如下措施：
一、重点提高“三种人员的意识”。一是强化领导干部责任意识。加大档案管理工作宣传力度，进一步增强领导干部的责任感，让领导经常过问、检查、督促档案工作，想方设法创造档案管理的物质保障条件。二是强化事业单位一线档案管理人员档案管理的意识，健全登记档案管理制度。建立档案查阅制度，明确专人负责管理，对档案的查阅、借阅程序、时限等作出明确规定。制定档案员职责、档案整理归档制度，强化“一户一档、分类归档、专柜储存、专人负责”制度。三是强化事业单位领导干部档案管理意识。只有领导干部、一线档案管理人员和事业单位领导三方都提高档案意识，做到责任整理，才能真正实现事业单位档案规范化。要强化措施办法，通过推进绩效考核、开展专项监督检查、建立投诉举报处理制度、探索建立事业单位信用体系等措施，进一步完善监管机制，切实加强对事业单位的事中事后监管。
二、加强基础建设。一是规范登记档案管理内容，进一步明确事业单位登记管理档案应包括设立登记、变更登记、注销登记等环节中具有保存价值并必须存档的资料。二是加大对登记档案管理的基础设施投入力度，购置专门的档案柜、档案盒、装订机等设备，指定专门电脑保存电子档案，确保足够的人力、物力、资源的配备；要实行专用档案室、档案柜，一个登记单位一个档案盒，按举办单位建立索引登记序号编排，统一编号、统一格式，对每份档案材料进行分类整理以满足档案管理需要。三是健全完善事业单位登记档案保管制度。健全完善《事业单位登记管理档案管理人员职责》和《保管保密制度》，严格按照“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）要求保管事业单位登记管理档案，并做好事业单位登记管理档案保密工作。
三、严格依法依规整理。组织学习《档案法》、《事业单位登记管理档案整理办法》等法律条例，同时，结合省、市出台的相关细则和取消事业单位法人年检的通知，抓紧制定工作实施方案，完善事业单位监管机制，做好工作衔接，确保监管力度不削弱。要进一步规范年度报告公开制度，按照规定要求，认真组织所属事业单位按时完成年度报告公开工作，并按有关规定，对年度报告的内容进行保密审查。要结合地方具体业务工作实际，进一步做好相关细化工作，加强业务培训，使事业单位档案管理工作井井有条。
事业单位档案整理篇3
档案管理工作是事业单位运营的最基本工作，做好这一项工作，能够帮助事业单位更好地运行和发展，在新的信息发展形势下，档案管理工作也要符合新的信息化发展模式。目前我国的事业单位在档案管理上还存在着很多问题，如何对档案管理工作进行完善和改革，是新形势下事业单位档案管理工作发展的方向，也是提高档案管理效率的关键。
二、新形势下事业单位档案管理改革的必要性
数字化时代的到来让很多数据的应用和储存变得更加方便，是新时代的信息发展方向，应用新的技术改革事业单位的传统档案管理方式，也可以提高档案管理工作的效率，提高事业单位的工作质量。事业单位的档案管理改革是建立在信息技术的基础之上的，通过对档案的数字化和信息化处理，能够充分发挥档案的管理职能，事业单位的档案管理工作信息化与效率是息息相关的。
在互联网技术不断发展的时代下，各项信息处理的技术也在不断地完善，比如云计算技术，这种高效率的信息管理方式在社会各个领域的应用也逐渐广泛，同样身为信息管理的事业单位档案管理工作也应当将新的技术运用到工作中，适应社会的科技发展。不但事业单位档案管理工作处于改革的期间，事业单位的体制也处于改革时期，改革需要运用新的信息化技术，建立信息化发展的平台，因此加强对档案管理的改革也是推进单位体制改革的有效方式。另外传统的档案保存方法具有易丢失、易损坏、查找不便的缺点，新的档案管理方式能够加强对档案的保存力度。因此新形势下事业单位档案管理改革是非常有必要的。
三、新形势下事业单位档案管理的现状
（一）对档案管理工作认识不到位
受传统档案管理工作观念的影响，一些事业单位的管理者没有认识到档案管理工作改革的必要性，把单位的发展重心都放在了如何提供社会服务上，没有意识到档案管理的重要性。很多事业单位的管理人员和工作人员，包括档案管理的工作人员认为档案管理工作不能给单位的发展带来经济效益，这种整体的不正确意识导致在事业单位的发展过程中疏忽了对档案的管理工作，造成对档案管理工作的人力物力资源投入不合理，影响了档案管理工作的效率。[1]
（二）档案管理方式不科学
现代的科学技术不断发展，信息的处理、储存、传播的方式也在逐渐现代化，在计算机技术的支持下，档案管理工作应当变得更加先进快捷，创建档案管理系统来帮助管理者进行档案管理工作。在实际的档案管理过程中，尽管大多数事业单位都采用了计算机系统来制定管理体系，但一些时候并没有对档案系统的数据进行更新，档案管理者也是缺乏档案管理的意识和专业素质，使得电子信息技术没有很好地应用在档案管理中，造成档案管理方式不科学。
（三）档案管理工作人员的专业素质不高
档案管理工作是一项有较强操作体系的工作，对从事的管理人员专业程度要求也是非常高的，工作人员要具备档案管理工作的专业知识，掌握专业的管理方式和技巧，档案管理的工作具有一定的枯燥性和单调性，需要管理者在工作时适应这样的工作环境，培养仔细程度和耐心。由于档案管理工作不受事业单位的重视，对档案管理的工作人员审核没有那么严格，导致了很多工作人?t的专业素质都达不到良好管理档案的要求，对档案分类和整理缺乏专业性的认知，导致档案的归纳、整理、保管等操作方式不规范，降低了档案管理工作的效率。[2]
四、新形势下事业单位档案管理的改革措施
（一）完善档案管理的业务流程
完善档案管理的业务流程指要对档案管理的流程进行重构，分析在档案管理流程中每个环节的设计和工作效率，发现整个体系中存在的问题，并针对问题进行对该项环节的优化，通过信息技术实现对档案管理也无流程的升级和改造革。新形势下对信息管理提出的要求是从本质上改革，因此事业单位的档案业务流程改革也要从本质上进行。
第一要优化业务流程，完善档案管理内部部门之间的业务衔接工作流程，梳理好档案管理部门与其他事业单位部门之间的业务流程关系，动员全体员工投入到完善档案管理业务流程的工作中来。对各项的档案管理工作流程进行审核，如档案的录入、编排、维护、更新、查找、监管工作，对每个环节都要进行合理的规划。第二，规范业务流程的标准，标准化在档案管理工作流程制定中是非常有必要的，通过标准化的规定将档案管理流程的体系固定下来，根据档案管理的发展需求和实际情况，来分配职责和管理资源，明确每一位管理员工的职责和所在岗位所负责的范围，将长远发展的理念应用到对标准化流程的制定中。[3]
（二）扩展档案管理服务能力
首先要对服务的功能进行扩展，原有的档案服务功能大多数只是对信息的检索和查看，在信息化技术不断发展的时代中，档案的服务功能要借助信息技术进行扩展，可以开发数据的整理功能，让档案数据能够执自行的按类别规整、自动筛选、与其他信息建立一个清晰的对比模型，为需求者提供更多的服务。在档案的服务过程中可以增加其他的服务功能，比如说根据所查找数据提供相应的档案信息，在检索中设置高级检索，让使用者能够根据数据发生的年份或者是方向查找到一类的档案信息，做到更加迅速地找到需要的具体信息，对档案的检索功能更好地运用。其次要扩展服务的内容，传统的档案服务都是等需求者有需要时自己使用，档案管理提供的只是一个数据仓库，在新的服务模式中应当改善被动服务的局限性，逐渐朝着主动提供服务的方向发展。
（三）构建档案管理平台
构建档案管理平台分为两个方面，第一个方面是加强硬件上的建设，档案管理的平台可以以事业单位发展的平台为依托，建立属于自己的发展平台，结合档案管理的职责设计具有针对性的功能平台，建立更加科学更加快捷的档案管理平台，同时考虑事业单位对于档案管理的实际需求，制定符合档案管理发展目标的平台。第二方面是实现对资源的整合，资源的整合可以通过各类的整理软件来实现，档案管理工作的改革也是要利用好这些整理办公软件来进行的，将档案的管理工作融入整个的档案平台中来，借助管理平台实现对档案资源的整合，使档案管理工作发挥最大的效益。
五、结语
事业单位档案整理篇4
【关键词】事业单位；档案管理
1档案管理工作在事业单位中的重要作用
档案管理工作是部门单位整体工作的重要组成部分，是一项基础性工作，是维护历史真实面貌的重要工作。做好事业单位档案管理工作，有利于记录事业单位发展、变化的轨迹。在轨迹中发现问题，查找不足，录求事物的发展规律，以便更好的提升事业单位管理水平，开拓事业发展局面。做好事业单位档案管理工作，有利于促进单位和谐健康发展。
事业单位档案文件是事业单位管理机关依法对事业单位进行登记、监督、管理过程中形成的具有重要参考价值的资料，它担负着为事业单位管理提供服务、为事业单位分类改革提供参考、为社会查询提供法律凭证等使命。事业单位档案管理工作规范化是一项长期而艰巨的任务，要将《档案法》、《事业单位登记管理档案管理办法》以及《事业单位登记管理条例》有机结合起来，不断提升事业单位登记管理工作水平。
2以提高认识为前提，强化档案管理责任意识事业单位档案管理需要各级领导的充分重视，强化责任意识。一是要高度重视档案管理工作。要以高度的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想，对待档案管理工作。在实际工作中应投入一定的精力关心支持这项事业，经常过问、检查、督促档案工作，想方设法创造档案管理的物质保障条件，确保足够的人力、物力、资源的配备。坚持把档案管理工作摆上重要议事日程，与日常管理、年度检验、网上登记等工作同安排、同部署、同检查、同考核，定期了解档案现状，帮助解决工作中存在的实际困难和问题，指导工作人员依据标准和有关规定开展工作。同时针对档案整理不同的特点，主动邀请档案馆有关专家到现场进行帮助指导，研究制定出适合全市档案整理的具体方案和标准，为做好档案管理工作打下坚实的基础。二是要不断提高档案数字化认识。事业单位档案数字化工作是促进信息化建设健康发展的重要内容。随着事业单位网上登记工作深入推进，将产生的大量数字档案，如不对其进行有效管理，容易造成散失、损毁甚至篡改电子档案现象的发生，其易修改性将对档案的原始性造成巨大的冲击，如不对其进行科学归档、建立索引，容易造成资源分散、检索困难，其经济效益和社会效益将得不到有效发挥。因此，要将事业单位数字档案管理工作的重视程度提高到与传统纸质档案管理同样高的位置，大力推进事业单位数字档案的保存、备份、归档工作。三是要切实加强对档案管理的宣传。要不断提高事业单位对于管理档案工作重要性的认识。通过开办宣传专栏，开设网站档案管理板块，利用网站滚动信息、手机短信平台、宣传资料手册、座谈会等各种形式和载体，向广大干部职工广泛宣传有关档案法规、办法和制度，进一步提高档案管理人员知法、守法意识，使档案工作真正纳入依法管理的轨道，朝着规范化、程序化和标准化的方向发展。
3以开发利用为目标，建立健全档案管理规章制度事业单位档案管理的最终目标是开发利用档案。为提高档案管理的利用率，应根据《事业单位登记管理条例》、《档案法》及有关政策，重点围绕收集整理、保管和利用三个关键环节，健全完善以下四项制度。一要健全完善事业单位档案收集整理制度。为使档案收集整理工作逐步走上规范化轨道，应制定档案员职责、档案整理归档制度，凡属于事业单位管理范围的文件材料，应定期交本单位档案管理人员集中管理，任何单位和个人都不得据为己有或拒绝归档。主管机关收到事业单位的有关登记申请，经核准登记，发给证书并公告后，归档文件应及时送交档案管理人员，事业单位的年度报告和日常监督管理所形成的有关文件也应及时送交档案管理人员。档案管理人员在接收档案时，应检查有关材料是否齐全，不全的应敦促有关人员交齐，并履行签字手续。二要健全完善事业单位档案保管制度。在现有制度的基础上，不断健全完善《事业单位管理档案管理人员职责》和《保管保密制度》，严格按照“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）要求保管事业单位档案，并做好事业单位管理档案的保密工作。严禁个人私自保存档案，对利用档案材料营私舞弊者，应视情节轻重，严肃处理，对违反《档案法》和《保守秘密法》的，应依法处理。若登记机构或人员变动、对所保管的档案资料办理交接手续，应造册登记，逐项交待，逐项签章，做到交接清楚，资料连续完整。三要完善电子档案备份管理制度。对于电子档案保存的具体规定，可以按照《电子文件管理暂行办法》等规章制度并参照纸质档案相关管理制度，结合单位工作实际，建立管理制度，明确管理职责，规范业务流程。四要健全完善事业单位档案利用制度。为提高档案利用率，应进一步建全完善档案查阅制度，对档案内部使用、查阅、借阅的要对程序、时限等做出明确规定，为社会组织和个人查询和公告方面的档案信息提供方便。在对社会开放事业单位档案时，应当严格执行《档案法》的以下规定：利用的方式应限于阅览、复制和摘录；中华人民共和国的公民和组织在利用档案时，须持介绍信或者工作证、身份证等合法证明并填写《查阅事业单位登记档案审批表》。
事业单位档案整理篇5
关键词：事业单位；档案管理；信息化；
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：1674-3520（2015）-04-00-01
随着经济体制的不断发展，企事业单位发生了根本变革。但是，计划经济时期产生的事业档案管理体制却没有随之发生变化，它与新型制度发生了激烈的碰撞，使得相当数量的事业档案工作一直处于被动局面，受到严重削弱。档案管理的安全问题日趋严重，加强档案管理安全刻不容缓。
一、档案管理的概况
档案管理包括对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。其中包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。
由于现代档案管理工作已成为复杂的系统故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。
二、事业单位档案管理目前存在的问题
（一）相关人员对档案管理工作重视程度不够
人事档案因其内容的特殊性，一方面增加了它的神秘性，同时又很少被外界所了解，在实际工作中很容易被忽视，即使是人事部门也存在着“说起来重要，做起来次要；用起来需要，忙起来忘掉”的现象。
近年来，事业单位进行用人制度改革，实行岗位聘用制，压缩人员编制，人事档案大多都由组织或人事部门干部兼管，而没有像其他类别的档案那样设置专职档案人员进行管理，由此造成了档案管理的随意性。人事档案的整理、审核、鉴定工作只是事到临头才去做，而不能将工作关口前置，按要求进行整理。人事部门除了利用已掌握的数据材料外，对部分重要信息的查实与确认，不得不直接查阅人事档案。然而，在利用人事档案的过程中，许多过去不曾注意的问题浮出水面，从而使人事档案工作不得不面临新的挑战。
（二）人事档案管理相关人员业务水平不高、配套设施较差。
事业单位档案管理工作多使用兼职或借调人员，新员工较多，变动频繁。工作人员很少参加档案管理培训，档案材料的搜集、整理、归档、装订等业务不熟练，管理手段较陈旧，配套设施较差，对档案管理工作精力投入十分有限。有些单位没有配备专门的档案室，而且存放档案的地方较为狭窄，配套设备不健全，从而引起档案材料损坏丢失的现象时有发生，人事档案的整洁、完整和安全受到严重破坏。另外，人事档案整理基本采用手工模式，由于个人原始文件频繁调用，导致原始纸张变旧发黄、褪色变色等现象时有发生，严重影响到人事档案的完整性、安全性和美观性。
（三）信息技术在人事档案管理工作中应用不足。
传统人事档案管理工作中，人事档案信息的收集、整理和利用主要由各事业单位人力资源部门来完成。现阶段，一些事业单位在人事档案管理工作中尚未引进先进的计算机网络技术，信息技术在档案资料检索中应用匮乏，调档查阅仍习惯采用手工操作模式，既不利于档案的保管，又影响工作效率。
三、对加强事业单位档案管理工作的建议
（一）单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。
（二）加强档案工作基础建设。要建立坚固的防火、防潮专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。
（三）加强人事档案管理人员队伍自身建设，提高人事档案管理人员素质。各级组织人事部门要选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作。主管部门应定期组织培训业务知识，档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作。
（四）加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。
四、结束语
总之，在事业单位的人事档案管理发展中，其受到的影响来自于制度与社会化，针对这一改变档案管理不可避免地出现了缺陷，因此必须利用多元化的措施对人员、制度、技术、模式等进行调整完善，从而使事业单位的人事档案管理可以适应社会发展。
参考文献：
[1]杨虹.论事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].科技创新导报，2011（4）
事业单位档案整理篇6
关键词：信息时代；电子档案；管理
随着信息时代的到来，电子信息技术在迅速的发展，现如今，企事业单位的档案管理逐渐从文书管理模式转变成电子信息管理模式，档案管理也开始适应现代先进科学技术。多数企事业单位已经开始把资料和档案结合计算机技术进行管理，不仅提升了档案管理工作的效率，减少了工作量，并且使档案查询也变的便捷。但是电子档案管理在实际应用上还有一定问题亟待解决。
一、电子档案的优越性
（一）提升档案管理工作效率
信息时代背景下，采用算机技术对企事业单位档案进行有效管理，使企事业单位档案具有信息化和电子化等特点，明显减轻了相关管理工作的工作量，使档案管理变的更加便捷，从而使企事业单位档案管理工作更加系统化。以往企事业单位都是使用文书模式对其进行档案管理工作，工作人员经常会因为档案的检索和归档问题而犯愁，因为所有的档案规整、检索都由人工来完成，档案立卷，编档都是通过人工书写的方式来完成，工作效率长时间得不到提升，档案出现的错误也不容易被发现，而电子档案的运用就省去了人工处理档案的麻烦，工作人员只要使用几个关键字或者是词，就可以快速的找到想要的文件，既方便又快捷。
（二）有利于档案信息的查缺补漏
电子档案使用计算机技术对档案进行录入存档，这样就可以避免因为档案不齐全，对纸质档案进行拆装的问题，并且可以随时对不完整的档案进行补充，对档案的查缺补漏非常方便。计算机技术的应用，不仅减轻了档案管理人员的工作量，也有效的提升企事业单位档案管理工作效率，不会出现因为人手不够，而出现的档案积压的现象出现。
（三）使企事业单位档案的保密性提升
以往企事业单位档案受到档案存储介质的影响，档案管理人员只能提供整卷的档案，通常情况下，档案借阅人都只会使用到档案中间的一部分，所以，档案借阅者就会看到企事业单位整卷的信息，这种情况就导致了企事业单位档案信息，可能会发生泄漏现象。电子档案就可以解决这一问题，通过档案检索，就可以从档案中提取借阅者所需要的部分，并将这部分信息制作成文件，再提供给借阅者，还可以有效的避免企事业单位档案信息发生泄漏。传统的档案管理都是由人工进行归纳、建档的，一般情况下，档案管理人员都会具有自身主观性，按照自己的主观意志对档案进行管理，这样就使档案管理没有统一的管理体系，不仅不方便档案借阅人使用，还直接导致了企事业单位的档案质量较低。电子档案的应用就解决了以上这些问题，提升企事业单位档案管理的质量，并且在补充完善档案信息上，节约大量时间，从而提升档案管理质量。
（四）提升档案管理的工作质量
档案管理工作的根本目的就是方便阅读和利用，想要提供可靠的档案信息，就要具有高质量、高水平的档案卷宗作为基础。由于传统档案管理都是由人工来进行书写，随意性很大，不能做到档案立卷的统一，这就导致档案管理水平得不到提升，也给阅读和使用人员造成困扰。使用计算机技术对档案进行记录，不仅可以提升书写速度，还减少了相关人员的工作量，档案人员就可以有大部分时间进行档案的补充和二次编写，既提升了工作效率，又充分发挥了电子档案的时效性。
二、电子档案的整理、开发和利用
（一）电子档案的整理
在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本企事业单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管企事业单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理；即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。
（二）电子档案的开发与利用
电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理企事业单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理企事业单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各企事业单位互访数据。二是硬件要求。各档案企事业单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。
电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如：设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度。确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案企事业单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。
三、规范电子档案管理的措施
（一）企事业单位领导必须重视电子档案管理，建立完善的档案管理体系
电子档案管理想要在企事业单位中应用范围更大，企事业单位管理者就要清楚知道电子档案所具有的优势，然后给予一定程度上的重视，构建起统一、完善的电子档案管理标准。像我们火电施工企事业单位，一台机组资料的形成周期长、产生的企事业单位也多、数量比较大，更需要提升档案管理人员的计算机操作水平，真正把电子档案落实到企事业单位管理中去，并把档案管理作为企事业单位管理中的重要内容去完成。提升电子档案管理的速度，使之具有数字化、电子化、统一、完善等特点，对管理中涉及到的项目和技术，进行严格的管理，真正把档案管理普及到企事业单位的每个角。
（二）引进先进的技术手段，建立电子档案数据库
加大企事业单位在电子档案管理上的投入力度，使用现阶段比较先进的电子产品和数码设备，然后辅助企事业单位进行电子档案管理，构建完善的档案数据库，运用电子化载体做到整合企事业单位内部资源，其中包含办公自动化和企事业单位资源计划，从而给企事业单位档案管理创造良好的条件，从根本上解决电子档案不稳定、存储困难、复杂等一系列问题。除此之外，还需要建立、科学、完善、共享的电子档案数据库，并且要对数据库设立防护墙，确保企事业单位电子档案不会被恶意窃取和修改。
（三）从电子文件的源头抓电子档案的质量
为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。
1.档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。
2.设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。
3.电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。
4.为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。
（四）加强电子档案人才队伍建设
在企业进行电子档案管理时，一定要对相关工作人员进行培训，让档案管理人员充分认识到电子档案管理工作的重要性和优点，对能够接触到电子档案的相关人员进行审查，保证不会发生因内部员工泄密，而导致企业档案泄漏的现象发生让信息化和管理相结合，从而完善电子档案管理系统，进而促进企业电子档案管理工作有效开展。
四、结语
总而言之，在信息技术飞速发展的今天，对企事业单位进行电子档案管理，一定要根据电子档案本身所具备的特点，不单单是对硬件进行建设，还要充分利用计算机技术和网络技术，加强软件建设，构建完善、统一的电子档案管理制度，提升相关工作人员的业务能力，加强电子文件制作的水平，使电子档案管理的各环节进行有效的沟通和完善。只有通过不断的完善，顺应时代的发展，给企事业单位管理带来新鲜血液，才能够保证给企事业单位提供有力的信息资源。充分认识电子档案的优点，适应时展，推动电子档案在企事业单位中的实际应用，从而提升企事业单位的综合竞争实力。
【参考文献】
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事业单位档案整理篇7
关键词：事业单位档案管理；现状；信息化
中图分类号：F27
文献标识码：a
文章编号：16723198（2015）18007502
近年来，随着社会的不断发展，信息化水平的不断提高，我国也在不断进行事业单位档案管理工作的改革，信息化的技术应用到事业单位档案管理中，并取得了一定的效果。但是，伴随新的管理方式的应用其也出现了一些新的问题，因此，本文就新出现的问题对事业单位档案管理的现状进行分析，并提出了一些相关的对策。
1事业单位档案管理的现状
1.1事业单位重视程度不够
我国为了加强档案管理工作的水平，颁布了一系列相关的法律法规，如《档案法》。但是，很多事业单位对国家颁布的法律法规理解不够透彻，对档案管理工作缺乏足够的重视。事业单位对档案管理的不重视，会使投入的资金、人力等方面缺乏，使得事业单位档案管理工作停滞不前。而且许多事业单位档案管理工作缺乏有效的管理措施，导致出现了一系列的问题，如有的事业单位的档案管理仍然使用传统的纸质档案管理方式，并没有改进；有的事业单位对档案的管理只是简单的信息输入、保存，档案并不完整。而且，有一些事业单位认为档案管理不能带来经济效益，所以简单的把档案、资料进行整理存放，并没有系统性的整理。这种错误的观念以及管理方式导致了档案管理工作只是敷衍，并不是真正的进行档案管理。同时，事业单位对档案管理的忽视不利于事业单位的持续发展。
1.2档案管理设备落后
在当今社会，档案管理工作中应用信息技术已经越来越普遍。计算机信息处理水平也在不断提高，但是技术上还有很大的提升空间，而且一些先进的技术没有得到充分利用。许多事业单位的档案管理设备简陋，缺乏相关的安全防护措施。目前，事业单位档案管理的系统软件操作较复杂，缺乏实用性，容易影响事业单位档案管理工作的效率。
在档案检索中，大部分事业单位采用已经普遍使用的手工检索方式，但是，这种检索速度缓慢，准确率较低，费时费力，但效果不佳，不利于档案的利用。现在，还有一些档案管理水平偏低的事业单位，在档案管理上仍然采取手工管理档案的方式，效率较低。
1.3管理人员专业水平有限且分工不明确
档案管理工作需要很强的专业性以及技术性，同时还需要有对现代化的适应能力。但是，因为事业单位对档案管理工作的不重视，所以档案管理工作缺乏专业性、技术性，表现在许多事业单位进行档案管理的人员是非专业人员，相关的知识相对匮乏，且缺少相关的专业技能。而且，许多事业单位从事档案管理的人员还存在数量少，变动频繁，分工不明确等问题，这样极易导致档案及资料的收集不及时、重复收集整理等问题的出现。
1.4档案缺乏专业化
档案管理的专业化，不只表现在管理人员水平的专业化上，也表现在管理内容、相关制度等方面。如许多事业单位档案管理内容上不够专业，出现档案、资料收集、整理不全面，内容填写不正确、格式不统一等问题，很容易导致档案、资料的缺失，不利于档案管理。
目前，档案管理的制度化水平还有待提高，档案管理的操作具有一定的随意性，缺少完整的流程。有的事业单位档案管理制度较混乱，如缺少专门的审核人员，年代较长的档案没人管理，更没有更新、补充资料等一系列流程，导致了档案的滞后，甚至流失现象发生。
2事业单位档案管理的对策
2.1加强对档案管理的重视
事业单位要认识到档案管理的重要性，树立正确的管理观念，提高档案管理的专业性，建立完整的档案管理体系。进行档案管理的人员需要具有相关的专业知识及技术，并明确管理人员的工作分工，避免出现一人多职以及一职多人等现象。
加大对档案管理工作资金、物力等的投入，比如说设备的投入。如今，科技在不断的发展，档案管理工作也应该与时俱进，事业单位应该使用一些现代化的设备与技术进行档案管理，并及时更新技术等，为档案管理提供方便。但由于每个地区的发展水平与经济状况都不同，许多地区对于档案管理设备技术的需求得不到相应的满足，所以，该地区的档案主管部门应该监督，并帮助一些有需要的事业单位申请当地政府的经费补助，改善事业单位设备落后的情况。
2.2提高管理人员的素质
档案管理的现代化、科学化都离不开管理人员，因此，加强档案管理人员的素质变得极其重要。事业单位可以采取相应的措施，以提升他们的业务素质以及管理水平，如对即将上岗的管理人员进行岗前培训，并经常进行专题培训。管理人员在档案管理工作中也要经常对新的档案管理方面的知识进行学习，认真履行职责，明确自己的工作任务，保证档案管理工作的顺利进行。同时，事业单位也需要增强员工对档案管理工作重要性的认识，增强员工自身的使命感，以此激发管理人员的工作热情，提高档案管理的效率。
2.3加强信息化建设
在当今这个信息化的时代中，运用信息化对档案进行管理的应用方式已经越来越广泛。信息化使事业单位档案管理的效率得到了提高，但是档案管理的信息化仍然面临着很多的问题。
实现事业单位档案管理的信息化改革，需要管理人员掌握计算机技术以及网络技术。计算网络不仅能够做到档案的共享，而且能够提高档案的方便性以及完整性，做到更好的保护档案。但是，现在，事业单位的档案管理面临着设备落后，技术发展缓慢的情况。因此，事业单位应该以科学的态度，优化档案管理的设备，提高管理的效率。加强管理人员的计算机技术方面的培训，使管理人员能够熟练运用计算机进行简单的档案录入、统计信息以及更深入的操作，使管理人员运用计算机进行档案管理的工作变得更加方便、有效。
2.4提高档案管理的专业化
提高档案管理工作的专业化，应该先完善档案管理的制度，制定科学、合理的制度，以保证事业单位档案管理工作的顺利进行。因此，事业单位可以成立专门的档案管理小组，建立专门的适合本单位的档案管理制度，明确提出对档案管理人员的要求、档案管理工作的工作流程等方面的制度，并定期对档案管理的工作进行检查、指导，发现问题及时改正，建立奖罚制度，提高管理人员的积极性，但是，必须保证档案管理相关制度的落实。
提高事业单位的专业化，还需要明确事业单位档案管理工作内容的专业化，避免出现事业单位档案管理中填写不正确、格式不规范等一些的问题；还可以采取其他一些措施，如提高事业单位档案整理工作的系统性，保证档案的完整；提高档案管理人员的专业水平以及提高档案整理的效率和专业性等等。
2.5建立统一的网上档案管理系统
在新的时代背景下，改变原有落后的管理方式，使档案管理符合时展趋势。档案管理与网络技术相结合，以网络为途径，加强档案的信息服务的功能，建立一个统一的网上档案管理系统，有效的利用新时代的高科技技术，推动事业单位档案管理的进一步发展。
相关的档案主管部门可以倡导事业党委建立一个统一的网上档案管理系统，运用统一的设计、规划，既节省人力、财力等，也提高了档案管理工作的工作效率。
3结语
事业单位的档案管理是事业单位工作中的重点内容，但从目前事业单位档案管理的现状来看，事业单位档案管理还存在着很多问题。因此，改善这些问题，并采取行之有效的措施。信息化对于事业单位档案管理工作来说，既是一个机会，也是一个挑战。加强事业单位的档案管理工作，有利于事业单位的持续发展。
参考文献
[1]张晶，张敏.事业单位档案管理的现状及对策分析[J].中国外资，2013，（23）.
事业单位档案整理篇8
1.管理意识淡薄，外事档案材料收集缺乏完整性
外事档案是事业单位对外交流与合作中各项活动的详实记录，是珍贵的信息资源，应该尽可能地保证其完整性。然而在实际工作中，由于外事档案管理人员缺乏管理意识，对外事档案管理的重要性认识不足，以致经常把注意力集中在外事活动的最终结果上，而对于外事档案材料的收集只是走一个过程而已，造成外事档案材料收集出现不完整的现象。事业单位对外事档案管理的重视程度不够，管理意识淡薄，工作效率低，因而不能充分发挥外事档案的作用。同时，事业单位人员的综合素质与工作态度也决定着事业单位的发展高度。若工作人员在外事档案管理过程中缺乏积极性和责任心，延后更新档案内容，不能做好外事档案工作，必将给事业单位的档案管理工作带来消极影响。
2.不重视外事档案管理工作，没有健全的外事档案管理制度
许多事业单位的领导对档案管理不重视，没有配置较好的档案硬件设施，也忽视对外事档案工作人员的培养。档案管理人员没有经过定期系统的培训，缺乏理论知识，管理水平欠缺，难以保持较高的综合素质，无法满足现阶段的社会需要。在信息化飞速发展的当今社会，事业单位外事档案管理工作存在的诸多问题使档案管理日趋落后，缺少信息化的管理手段，阻碍了外事档案管理工作的稳定发展和进步。外事档案的检索有两种形式，分别是计算机检索和手工检索。计算机检索的效率明显高于手工检索，但是事业单位对硬件设施投入资金不够，使得大部分事业单位仍在采用手工检索的方式工作，工作效率难以提高。
3.外事档案管理工作和事业单位改革未能同步进行
外事档案既是外事活动的历史记录，更属于信息资源。随着市场经济体制的进一步发展完善，单位的各项体制、机制、机构都出现了一定的变革。在整个变革的过程中，由于薄弱的档案管理意识，单位只对最为直接的经济效益给予关注，对生产经营直接相关的部门或机构的工作进行重点落实，往往忽视文件收集、归档及利用工作，随着变革中的人员流动，一些技术资料及文件资料流失的现象也会发生。
4.外事档案利用水平较低
外事档案的作用还没有得到充分发挥，对于外事档案管理人员来说，其服务意识淡薄，还没有完全意识到对外事档案材料的收集、整理、保管和鉴别目的都是为了外事档案利用。外事档案内容包括所有外事活动中产生的全部数据、材料及信息资源，应用应该极其广泛。可现阶段的外事档案管理普遍存在轻利用的现象，外事档案管理只是处于进行档案材料的收集、整理以及保管的简单模式上，工作上是“你调我查”，呈现一种消极、被动的状态，就算是利用外事档案，也是在有限的范围内利用，只有当需要的时候，才找上门利用档案，外事档案利用工作一直处于被动状态，降低了外事档案的利用价值。
二、加强外事档案管理的措施
1.提高外事档案管理意识，健全外事档案管理
制度(1)选准、用好外事档案管理人员。将那些细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到外事档案管理员的岗位上来，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持外事档案管理人员队伍稳定的重要性，确保该队伍的专业性。(2)与单位外事工作实际相结合，建立完善的外事档案管理制度。外事档案来源比较复杂，种类也不少，要根据外事工作的特点，结合档案管理的规章制度，制定完善的《外事档案管理办法及归档范围》，并严格执行，让外事档案管理工作能够有章可循，这是外事档案工作规范化管理的核心所在。(3)强化外事档案业务培训。要积极选派外事档案管理员参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学外事档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高外事档案管理员的实际操作技能和业务指导能力。(4)强化外事档案保密制度。外事档案有它的特殊性，保密性比其他类档案要求更高，因此在执行一般档案的保密制度时还必须对外事档案的保密制度进行强化。对密级的外事档案要进行单独保管，明确开放利用范围，严格把关查阅审批，使保密工作万无一失。
2.制定外事档案材料收集程序，确保材料收集完整
档案管理部门应该根据各项外事活动的特点，制定相应的外事档案材料收集程序，并严格监督其执行过程。比如要举办一场国际间的学术交流会，邀请大批各国学术专家，那么外事档案文件材料的收集就可以先进行会议现场的视频录像，以记录整个会场的真实原貌，此外收集会议现场发放的各项文稿、图表等有关资料，最后对参与会议的各国专家进行专访，以建立完整的外事档案资料体系。
3.重视声像档案的收集
外事档案材料中占重要部分的是声像档案，主要包括照片、录音及录像等。外事声像档案由于其固有的特性，在进行收集管理上需要注意以下几点：一是建立合理的声像档案管理制度，明确归档范围，并落实责任。将声像档案需具备的六要素制成表格，让摄录像人员完成时进行填写，避免声像档案残缺不全。对现行的报销制度进行修改，使归档管理能够前置，即摄录像工作人员在进行照片冲洗后要向档案部门登记归档，合格后才能够报销，杜绝收集上出现的遗漏。二是为有外事活动的部门配备必要的数码摄录像设备和储存设备，以保证外事声像档案的质量。
4.创造性地开展外事档案管理工作
日益活跃的外事工作对外事档案的管理提出了更高的要求。在进行外事档案管理时，一方面应当认真、切实做好原有的工作；另一方面还应该发挥创新能力，开拓进取，在工作中融入创造性思维。对于相关的档案材料，应当有计划、有目的、有针对性地对其进行有效的整理，以提高档案的时效性以及档案的质量。除此之外，还要不断深化延伸服务，创新服务形式，促进外事档案管理工作的新发展。对于外事档案来说，与普通档案既存在着相似之处，又具备自己的个性特征。外事活动内容广泛、形式多样，会形成如外事文件、计划安排、总结汇报、会议纪要、合作协议、来往信件、照片录像及纪念品等材料。对于这些档案材料，应当定期对其进行有效的整理，并装订成册，然后对其进行有效的分类与保管。5.运用现代计算机信息管理平台外事档案材料的收集与管理属于信息资源的处理，现代计算机信息处理技术的发展给外事档案管理带来了很大便利，尤其是计算机网络技术，可以迅速地将一个单位收集的有关档案文件材料传递到另一个单位，也可以迅速地从海量的档案中找到所需的资料。可见运用现代计算机信息处理技术，对打造信息时代的外事档案管理平台有着很大的优势。
三、结语
事业单位档案整理篇9
关键词：事业单位；档案管理；现存问题；改进措施
事业单位的档案涉及工作的方方面面，这些档案对于人才的培养、选拔以及其他工作都有重要的参考价值。改革开放以来，事业单位的档案管理已经有了很大的进步，但是整体还不完善，所以事业单位必须紧跟时代的发展，尽最大的努力完善档案管理工作。本文将具体的分析在事业单位档案管理中存在的问题并对应提出解决策略。
1新时期下事业单位档案管理现存问题
1.1档案管理意识薄弱，操作不规范
新时期下的事业单位档案管理意识普遍比较薄弱。林业工作帮助改善生态环境，加快林业建设有着重要作用，对于建设林业生产以及构建和谐社会都有着重要的意义，为此，林业领导者和工作者必须重视起档案管理工作，用认真严肃的态度来对待此项内容。另外，其他员工认为档案管理不足挂齿，档案工作仅仅是档案员自己的工作，与他们无关。事实上，档案管理工作不完全是档案人员的工作，其他工作人员在必要的情况下也需要做一些记录和归档的工作。在工作中，有的部门只是图自己方便，拒绝将档案资料递交给档案部门管理，导致了档案资料的不完善、不完整，这在一定程度上也影响档案的连续性。从客观原因来分析，部分事业单位的档案来源宽泛、工作量较大、装订不方便以及查阅繁琐，这些都会造成档案管理操作的不规范。
1.2档案管理制度落后，缺乏现代化的管理手段
通过走访调查不难发现一些事业单位的管理制度都是摆设性的文件，根本没有落实到具体的工作中。例如，林业单位的历史悠久，但软硬件的设施都比较落后，如橱柜破旧，库房简陋，防虫、防潮、防火的效果不强，缺乏电脑、扫描仪、打印机等办公用品。随着时代的发展，科技的进步，以计算机为载体的网络技术已经广泛的应用到各行各业，电子档案也应运而生。不幸的是，目前大部分的档案管理工作者对电子档案的管理和维护没有足够的应对经验，对计算机的病毒安全也没有深入的了解。
1.3档案管理人员存在问题
档案管理人员主要存在三方面的问题，首先是档案工作人员缺乏专业知识，在事业单位中，档案管理的工作人员大部分缺少专业性的档案理论知识，更不可思议的是，有些事业单位中的档案人员是非专业人员，这样做的后果显而易见。其次便是档案人员缺少该有的工作态度，一个事业单位能否得到应有的发展，很大程度上取决于单位员工的工作态度，当然包括档案管理中的工作人员。部门档案人员都是抱着应付的态度进行工作，不及时的更新档案、不认真的打扫档案室的卫生、缺少责任意识。缺乏工作的耐心，这样的工作态度会对事业单位的发展造成巨大的阻碍。最后，就是档案人员在离职后的档案管理问题。无论是辞职、退休、生病等等，这些状况都会给档案工作造成无法用金钱衡量的损失。
2改进措施
2.1提高思想意识，重视档案管理
各个事业单位尤其是单位领导应该做好带头工作，为员工树立好表率作用，从源头上重视档案的管理工作，把档案管理作为日常事业单位管理中必不可少的一项工作。在日常的工作会议中，应该及时对档案管理的方法和出现的问题进行讨论总结，设计解决方案，力求将单位的档案管理工作和其他工作同步有序的进行。在此基础上，可以成立专门的档案管理领导小组，定期的对档案中的工作进行调查，及时的发现问题、解决问题。日常要重视提出一些可以完善档案工作的方案，领导小组给予充分的肯定和支持，加强硬件设施的补给，也可以设定必要的考核评定，在整个单位树立起重视档案管理的工作作风。
2.2加强制度化管理，保证档案管理有序进行
做好档案管理工作，是健全档案管理工作机制的重要内容之一。作为档案管理人员，要时刻心系档案工作的协调机制，完善工作内容和工作方法，提高档案管理部门与其他部门的协调性，帮助建设更加完整的档案管理制度。日常工作中，要制定符合林业工作特点的档案管理工作制度，做到集特殊性、针对性、完整性于一体，让林业档案工作更加健全，更加符合本单位的工作特点。档案管理人员还要加强对档案的收集，及时整理，分类立卷、归档，为方便快捷的查阅工作做好准备，另外，还要完善对档案工作人员的管理，用规范化、制度化、科学化的方法对档案工作进行管理。
2.3提高档案管理人员素质，保证档案管理质量
事业单位要建立高素质的管理团队，实现管理全员化。档案工作者是档案工作的实施者和操作者，要想提高档案管理的水平，首先要建立一支高素质的管理团队。重中之重，在人员的招聘过程中要求实现专业化、标准化，档案工作者最好是全职人员，兼职工作应尽量避免，在有条件的情况下最好实现档案团队人员的固定化，保证档案工作不会因人员离职而产生不必要的损失。因非人为因素造成的人员流动，单位要做好人员的交接工作，这样的交接工作也需要一定的法规来保证实施，按照规定最好交接工作的同时，有必要保证后期的联系沟通，尽量减少问题的发生。事业单位管理人员的过程中也要有科学的管理方法，对刚入职的人员进行培训是必要的，目的在于提高他们的文字表达能力、语言表达能力、计算机能力和交际能力，在有机会的情况下，要帮助他们继续进行深造，从而改善档案管理的手段和方式。事业单位也要引入高素质的档案管理人才，争取给整个单位注入新鲜的活力，保障档案工作的系统化和正规化。其次，档案管理工作有必要实现全员化，在领导重视、财政支持的前提下，单位中的各个部门要积极配合档案管理工作，为档案管理工作付出一份努力。在全单位形成一种全员参与其中的工作氛围，人人收集信息、整理信息、利用信息，充分挖掘档案的潜在价值。
3结语
通过上诉文章的分析，我们了解到了档案管理中的一些问题，这些问题一时并不会对事业单位造成无法挽回的损失，但是时间太长而久久没有得到重视的话，就会有城门失火殃及池鱼的危险。所以我们通过仔细的分析问题提出了一些可行的意见。希望事业单位可以进行一系列的改革发展，这样在以后的档案管理工作中就会有更大的进步，为以后的档案发展提供良好的基础和环境。
参考文献
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事业单位档案整理篇10
关键词：新形势；事业单位；档案管理
中图分类号：G270文献标识码：a文章编号：1674-7712（2013）10-0214-01
在科技不断进步的今天，有关部门在进行档案管理工作时应注意顺应社会形势的发展，积极采取现代化措施对档案管理方面的新模式新手段进行探索，以更好地促进档案管理工作的开展。由于档案包含了许多重要的信息，因此管理好档案就是掌握好各方面信息，这有利于加强信息资源的开发和管理。当今社会是信息化、科学化、系统化的社会，档案管理方法的进步可以在保证有关单位有序发展的同时，推动社会的不断发展和进步。
一、事业单位档案管理存在的问题
首先，在管理档案的过程中没有适宜的方案来对档案进行有序的管理。对于任何人而言，档案是证明其身份或能力的有效工具，而就目前来说，依然有许多单位未能意识到其重要性。当前，在许多事业单位中，档案的管理工作依旧杂乱，例如：每年都会有事业单位在当地进行招考，而事业单位也由此招进许多有才之士，但是一些事业单位并不会及时的去整理新招人员的档案，自然也没有及时的存档，久而久之自然就导致档案管理混乱。这种现象在那些大的单位到还比较少，他们会及时对新招员工的资料进行整理和归档；但对于一些小的单位，往往不怎么在意，因此出现档案混乱的情况也就时常可见。
其次，未安排专门的档案处理人员或安排一些素质相对较低的人员来进行档案的管理工作。档案的处理工作看似容易，但事实上，其中包含了许多的知识，然而在许多事业单位中几乎没有专门负责档案管理的人员，而大部分事业单位也是随意安排人员来管理单位人员的档案，有的单位甚至安排一些退休人员来从事档案管理工作。因此，在众多因素下，绝大多数管理档案的人员的素质都相对较低，在管理档案的过程中，也没有专业性可谈。
第三，就目前的事业单位来说，管理档案的制度依旧陈旧，既缺乏技术性，又缺乏科学性。如今，效益是单位发展的更本，因而单位会全身心的去发展和改革办公室以及财务部门，而对于档案管理的改革工作，有的单位直接将其忽视。他们认为档案管理工作就是简单的进行档案整理和存档，没有什么技术性可言，然而档案管理工作对于单位来说可谓是及其重要的一部分，一旦档案流失，将会给单位或个人带去极大的损失。此外，管理档案的方式缺乏科学性，也缺乏信息化。在当今世界，科学技术已运用到了各行各业中，然而许多事业单位的管理部门却偏偏不对其进行运用，档案整理、记录和归档工作都没有有效运用科学技术来进行处理，档案入网、更新等都没有及时处理好，所以大量的档案资料都随意管理着，并没有系统性的进行管理。
二、如何促进事业单位档案管理的更好发展
（一）加强制度化管理，促进事业单位档案管理的有序发展
“对于整个行政事业单位来说，档案管理能有效保证其协调、有序、高效的运行。”俗话说“家有家规，国有国法”，没有规矩不成方圆，因此，必须制定相应的制度来进行档案管理；与此同时，应实行制度化管理来确保档案管理工作能有序进行。首先，应当根据单位在档案管理方面的要求来严格而认真的整理在职人员的档案并将其进行分类存档，以便于日后查询，而对于新招人员的档案应及时做好记录工作，而对于即将退休的老员工，应按照程序来对他们的档案进行归类。另外，应严格提取那些转调人员的档案，做好档案的转接工作，确保档案在转接中不会出现差错，也不会因疏忽大意而致使档案流失。在对档案进行整理和存档中，应对其进行编号，这样便于管理和查找，而对于一些借出的档案，应做好记录工作，记清借出时间和归还时间，同时，对于归还的档案应在归还时做好核对工作，确认无误后再将其放回原处，在档案管理中，应严格遵从法律法规和单位管理制度，规范档案的管理工作。
（二）提高档案管理人员素质，提高档案管理质量
在档案的管理工作中，管理人员的素质高低对档案的管理效果有着极其重要的影响。若单位在档案管理工作上专门安排人员来管理档案，并严格要求管理人员按照单位相应的制度来进行档案的管理工作，如此，单位上下自然而然的会对档案的管理工作进行重视。事业单位在招纳人员时，也应招纳专门负责档案管理工作的有才人士，只有如此，才能更好的确保档案的专业化管理；此外，单位领导不可随意安排人员来负责档案的管理工作，应选择那些逻辑性强、处事认真而严谨的人来进行档案的管理工作，只有如此，才可确保档案管理工作的有序进行。例如：档案大多是以纸质的形式存在的，因此其存档环境应当确保干燥并做好防虫工作，而这些都应由专门负责档案管理工作的人员来进行安排，由此而确保档案的安全；若由一般人来负责档案的管理工作，很可能就会将这些因素忽视，进而造成档案的破损，因此，提高档案管理人员的素质是及其重要的。
（三）增强档案管理的科技性，让档案管理与现代科技接轨
“在当前计算机网络技术的飞速发展下，档案的管理工作也渐渐的实行了网络信息化管理，这为档案信息的管理和发展创造了一个非常好的契机。”我们应将事业单位的档案进行网络化管理，并将所有单位进行网络化整顿，进而形成总的档案网络，如此，可避免档案的丢失或损坏；这也使得档案有了一个备份库，便于档案的调取和转接。而在档案管理中，可将条形码、扫描等技术根据情况来进行运用，为档案的管理配备应有的仪器，由此而更好的科学化管理档案。例如，当前有许多企业都采用云技术来对员工档案进行管理，这种新的管理模式大大的提升了档案管理的科学性和效率，这也印证了运用科学技术来管理档案是当前社会发展的一个趋势，也只有如此，才能更好的进行档案管理。
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