人事档案数字化管理篇1
关键词：数字化管理干部人事档案问题
干部人事档案是组织人事等部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件资料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。从目前的情况看，干部人事档案的提供、利用主要是以实体档案为主，实现数字化管理的管档部门寥寥无几。实体档案虽然利用范围广、适应性强，具有原始凭证的作用，但它利用效率低，工作量大，难以适应现代数字化和档案管理网络化的需要，对人事档案的调阅、管理造成很多不便，降低了工作效率。因此，如何加强干部人事档案的数字化管理，就成为广大档案管理工作者亟须研究的一项全新课题。笔者结合多年从事档案管理工作的经验和体会，对加强干部人事档案数字化管理进行了深入研究和分析，形成了研究报告。
一、干部人事档案数字化管理的现实意义
干部人事档案数字化管理是一项综合性强、具有创新意义的系统工程。推进干部人事档案数字化建设，对提高干部队伍素质，增强组织人事部门创新能力，更好地服务于人才人事工作具有积极的促进作用。
（一）有利于人事数据的系统化分析，便于充分整合人才资源
当前的干部人事档案管理从收集、整理、归档、利用，工作周期长，检索查询慢，缺乏对整体档案数据的系统化分析，干部人事档案数字化管理后，可以处理大量复合文档的数据信息，更好地提供干部人事管理过程中全方位的信息。尤其是利用干部人事档案数字化管理系统软件，可以自动生成翔实、直观的人才信息分析图表，准确地对这些信息资料进行综合分析，有利于为人才资源潜力的开发和决策提供可靠的借鉴依据，对于组织人事部门改进工作方式、提高工作水平、整合人才资源有着重要意义。
（二）有利于提高档案资源的利用效率
长期以来，各级各类干部人事档案基本上是以馆藏文书形式存在的，查阅利用时，往往要找柜子，翻盒子，不仅效率低下，而且会造成原始档案的接触性破损，甚至丢失、散佚。因此，改进档案管理现状，实现干部人事档案数字化，可以实现网上的即时查询，避免人事档案在查阅、转递过程中出现丢失。数字化不仅能够实现档案信息资源的共享，而且具有便捷灵活性等特点，以此有效提高档案资源的利用效率。
（三）有利于重要人事档案载体的持久保护
人事档案纸制载体是最原始的证据材料。干部人事档案所记载的内容是和干部个人成长发展息息相关的各种信息，具有原始证据性、法律性等特点，在职称评审、提拔重用、工资晋升等方面都有着重要的凭证作用，因而，人事档案纸质载体的保护尤为重要。实现干部人事档案数字化管理，可以充分发挥数字化档案的共享性、复用性、交互性等特点，从而减少了原始纸质档案材料的人为破损，利于人事档案的长久保存和利用。同时，利用计算机检索功能查阅电子档案，省去了逐卷逐页查找的时间，减少了纸质档案翻阅次数，有利于纸质档案的保护。
二、干部人事档案数字化管理中存在的问题
尽管干部人事档案数字化管理工作意义重大、作用突出。但受当前人才、设备、技术等因素制约，工作中仍然存在诸多问题，主要表现为以下几个方面：
（一）管理方式传统滞后，数字化程度不高
受传统人事管理体制影响，当前干部人事档案管理方式大多还局限于手工操作为主的传统管理方式，缺乏适应性较强的人事档案数据库系统和专门的管理软件，一般采用自行开发研制的人事档案管理软件，实现计算机管理的环节十分有限，硬件配置相对滞后。而且录入数据库系统的档案数据也会存在不准确、不及时更新等问题，造成数据库质量不高，降低了人事档案管理数字化的使用效率。这些无疑使干部人事档案难以满足档案数字化管理的需要，以致档案管理数字化程度较低，无纸化阅档基本没有实现，给干部人事档案的查借阅利用等工作带来了极大不便，既不利于档案的保管利用，又影响了服务效率。
（二）高素质的复合型档案管理人员缺乏
实现干部人事档案数字化管理，必须拥有一支掌握数字化知识的档案人才队伍。据了解，当前既懂档案业务知识，又精通计算机管理的复合型档案管理人员短缺，成为人事档案数字化建设过程中的一大瓶颈因素。由于种种原因，当前干部人事档案管理部门大都缺乏档案专业知识的系统培训，这样一来，档案管理人员的业务水平就受到了明显局限，无疑严重影响了人事档案数据开发的力度、深度和档案利用率。而在广大干部人事档案管理人员中普及现代计算机技术、数字化技术、通信技术、网络技术等的教育，都还需要一个相对较长的历程。
（三）档案资源的开发利用有待深化
利用水平低是目前干部人事档案管理中存在的一大问题。档案利用工作中，检索、查询工作频繁，在提供服务方面形成比较封闭和被动的局面。实行数字化档案后，既能简便、高效、快速、准确地查找出所需干部人事档案信息，又减少了对纸质档案的磨损，提高了纸质档案的使用寿命。而且，当前档案数据的内涵资源未能得到充分开发，客观限制了人事档案资源的开发与利用，这些都影响了档案数据开发的力度、深度和档案的利用率。因此，在确保信息安全的前提下，加强干部人事档案资源的深度开发利用，切实发挥干部人事档案数字化管理的作用，是干部人事档案数字化管理工作中亟待解决的问题。
三、推进干部人事档案数字化管理的主要措施
针对当前干部人事档案数字化管理中存在的突出问题，作为档案管理部门，必须不断解放思想、创新思路，真正从提升档案管理水平、服务干部发展的高度，加快推进干部人事档案数字化管理进程，进一步提高档案管理的科学化、规范化、标准化水平。
（一）加强档案信息基础设施建设，持续加大投入力度
把加强信息基础设施建设作为各级人事档案管理部门的重要任务，添置必要的信息技术设备，加大信息的收集、存储、加工、传输等诸多环节的工作力度，构建人事档案数字化管理系统，搭建档案网络应用平台，进一步拓展服务功能，努力实现干部档案管理工作由传统管理模式向数字化、信息化、网络化管理应用的转变。同时在网络安全方面，可以按时间、次数等方式完成阅档授权，并对阅档过程进行详细的日志记录，在系统运行平稳、服务效率高的同时确保档案信息数据的安全可靠。
（二）创新档案管理机制，推进数字化进程
针对干部人事档案的管理现状，人事档案管理部门应创建一套适合组织人事部门实际需要的、符合单位服务理念的档案管理机制，使干部人事档案管理工作真正走向效率化的运行轨道。结合干部人事档案工作安全性、保密性强的特点，探索制定符合各自实际的干部档案信息采集、纸质档案与数字档案双套制管理等规章制度，通过建章立制加强对档案管理人员的监督。建立文件检索、档案查阅审批制度，严格审批登录用户和登录终端，定期检查授权终端，明确用户责任权限，为数字档案的使用提供制度保障。探索实行数字档案“日扫描周备份”制度，明确专人每天对报送的散材料进行审核扫描，每周对档案数据进行备份，提高档案信息安全性、稳定性。
（三）加强档案管理队伍建设，提供坚强人才支撑
档案管理队伍建设是当前干部人事档案管理数字化建设的关键。干部档案管理部门应更新观念，积极采取措施，切实加强对各部门单位人事档案管理人员的业务知识培训，同时要重视档案管理队伍专业素质的提升。一方面要加强计算机技术、网络技术、信息安全技术等方面的培训，通过聘请知名高校教授进行讲座，提高档案管理人员的专业技能。另一方面要注意培养、吸引和用好档案管理人才，特别是具有发展潜质的青年人才。从而，尽快培养出一支遵守制度、严守纪律、保守秘密、坚持原则，在系统开发与维护、档案数字化建设与管理等方面具有复合型专业结构的高素质人员队伍，为干部人事档案数字化建设提供强有力的人才支撑。
（四）加强档案资源深度开发，提高档案信息利用率
干部人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。在设置查阅权限、保障信息安全的前提下，可以更大范围地提供所需的档案信息，深化档案信息的开发利用。具体而言，可以通过密码设置和身份确认，增强开放性，提高透明度，确保信息的及时性。与此同时，严格按照管理权限由主管部门负责档案的日常管理和修改维护。对专家队伍、中层干部、人员需求、离退休人员等状况进行动态的统计、分析和预测，保证广大服务对象可以随时调阅所需档案资料，满足他们的档案信息查询服务，切实提高干部人事档案信息的利用率。
参考文献：
[1]丘军江，林蔚.档案管理信息平台的深化与应用[J].中国电力教育，2011（27）.
人事档案数字化管理篇2
【关键词】医院；人事档案管理；数字化；实现
数字化主要是把复杂信息进行转化，通过转换后的数字和数据，合理构建数字化模型，将其转换成一系列的代码之后，正确融入计算机中，从而对其进行统一处理。在医院的人事档案管理的过程中，需要利用数字化档案管理模式，让人事档案管理的效率得到全方位的提升。
一、医院人事档案管理数字化管理概况
（一）管理现状分析。目前我国医院人事档案管理主要是采取手工操作的工作模式，不仅加大了管理人员的工作难度，而且还造成了医院人事档案出现混乱与零散的状态。现有的计算机设备，也只是简单地对人员基本信息进行登记。对于计算机设备的应用相对较少，仅存在于医院人员信息登记工作中，所以为了全面提升医院人事档案管理的效率，需要将数字化信息技术全面融入其中，现今，在一些较为大型的城市中，医院人事档案管理逐步采用数字化的方式进行档案信息的录入―管理―查询。从总体的趋势上看，医院数字化档案管理体系处于快速发展阶段。
（二）数字化档案管理的意义。由于医院的人事档案管理较为复杂，尤其是各种人员情况变动以及科室之间的信息交流与传递都需要对人事档案进行查询或者应用。进行数字化档案管理不仅能够让人事档案管理的效率得到全面的提升，而且还能让信息的录入以及整体的查询更加便捷。因此，构建数字化医院人事档案管理系统十分必要。
二、医院人事档案管理的数字化实现过程
（一）人事档案信息数据库的建立。要实现人事档案管理的数字化，首先需要建立一个信息数据库。可以通过云数据进行相应数据的储存。为了能够实现整体的办公自动化，需要将HiS信息管理技术应用到云数据的整体管理中，同时还要做好纸质档案与信息化档案的相互交替。现在部分医院已经开始实现档案管理自助管理，不仅将纸质档案全部融入到信息数据库之中，而且还利用云数据的储存效果，进行了信息档案的整体备份，这样信息数据不会因为系统的更新和维护而出现数据的丢失。在进行数据信息的图案采集过程中，需要先建立一个整体的信息目录，然后利用office办公系统中的word和excel进行图文处理，让档案数据更加清晰化、具体化。对于不同信息文件的份数以及页数一定要与电子档案进行全面的对应，从而达到良好的设计效果。其次，还要做好信息系统交互界面的处理工作，其档案信息在经过前台处理之后，一般较为规范。然后后台系统维护人员要及时对档案信息进行上传并进行良好的维护，保证查询人员能够快速准确地查询到信息数据。这样，人事档案信息数据才能得到全面的建立。
（二）查询系统的设计。在进行数字化系统管理的设计过程中，需要对医院人事档案查询系统进行优化设计。医院人事档案管理的开展，工作重点在于提供数字化服务，进而实现人事档案更新以及加工等工作。而医院人事档案管理在创建查询系统时，应将其便利、反应灵敏作为本质，为档案管理提供便利，使管理人员依据自身需要完成具体的管理工作。在查询系统中需要具有丰富字段，例如：学历和姓名，专业能力以及工作情况等，从而根据字段查找所需内容，为动态管理提供有力帮助，实现全面管理的目的。
同时，在进行查询系统的优化方面，应该结合查询人员的习惯以及查询方式作出相应的改变。可以采用时间、病历以及入院时间等方式进行查询系统的设计。这样不仅能够提升查询的效率，还能优化系统的应用性能。
（三）数字化档案信息的持续更新。在进行医院人事档案的整体管理过程中，需要对其档案进行全面性的管理。一般情况下，由于信息档案的数据相对而言较为复杂。因此，在进行数据信息的处理过程中，需要对其不同的数据进行持续性的更新，尤其是对于人员职称、职务、学历、奖惩的变化情况以及人员进出情况等都要进行持续性的更新。因此，在进行信息系统的管理过程中，需要建立自动化服务站。及时对不同的信息数据进行刷新，从而提升档案的整体管理效率。
（四）建立分级管理模式。由于人事管理的模式具有一定的变化性，所以在进行医院的信息管理过程中。需要采用分级管理的模式，对单位中的用户进行等级管理制，对各科室的人事信息都进行分类统计，并登记在册。这样，数字化档案的管理就不会出现任何的紊乱，同时在信息的录用、检阅以及删除的过程中，需要对云数据中的相关信息进行同步操作，从而达到良好的管理效果。
（五）管理人员素质的提升。医院人事档案实现数字化管理，管理人员对数字化技术的掌握与运用是关键。因此，要加强对管理人员的业务培训，不仅要提高档案管理业务水平，而且也要熟练掌握信息技术手段。管理人员在对档案软件中各个模块掌握的同时，还要熟练地运用办公软件。管理人员只有提升自身的综合素质才能适应人事档案数字化后对其岗位的迫切要求。
三、结语
医院人事档案管理的数字化实现过程相对复杂，但在整体的操作过程中，需要建立良好的数据库系统，同时做好查询系统的相关设计。并建立相应的分级管理模式。定期对数字化档案信息进行更新，从而实现医院人事档案管理的数字化、信息化。
人事档案数字化管理篇3
当今，现代信息技术迅猛发展，成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此，以数字化手段做好新时期的人事工作，更好地为经济建设服务，既是新时期人事工作的客观需要，也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求，人事档案管理数字化建设势在必行。但长期以来，人事档案管理主要为人工作业，近期虽使用了计算机，但由于其内容的保密性，推广情况较差，造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范，信息记录的流程不科学，使得信息内容不全面，不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。具体情况有如下几点。
1.1人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。
1.2人事档案管理的标准化、规范化程度低人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高，人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。1.3人事档案管理的方式落后人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。
1.4人事档案管理人员的素质不高数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。
2人事档案管理数字化建设的目标
既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。
2.1日常业务管理实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。
2.2数字化档案采集数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。
2.3数字化档案网上查阅数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：
（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。
（2）对阅档过程进行详细的日志记录。
（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
3档案管理数字化信息系统建设应注意的问题
3.1应用软件应统一应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。
3.2应使用先进技术构建数字化系统建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。
3.3数字化信息系统建设的计划与完善要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。
（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。
（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。
（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。
（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。
3.4突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。
3结语
人事档案数字化管理篇4
关键词：数字化信息；医院；人事档案管理
数字化技术的不断发展推动了医院人事档案管理工作的进展，并为医院人事档案管理工作提供了良好的催化剂，促进医院人事档案管理工作与社会发展的同步对接。下面，笔者就针对医院人事档案管理对数字化信息的应用情况发谈一谈自己的体会。
一、现阶段医院人事档案管理的情况
1.人工操作效率低下
医院的人事档案主要用于对医院工作者的基本情况进行记录，能够真实全面地反应医院工作人员在学习、工作以及生活等方面的真实情况。在人事档案管理的人工操作模式当中，必不可少进行转抄操作，而人为失误是不可控制的一种风险，一旦在转抄过程中出现错误，后续就需要通过多个复杂的程序来进行修复或补偿，这样又降低了管理效率。此外纸质档案具有易损坏性，对人事档案管理的规范化、系统化具有极大的不利影响。
2.对人事档案管理资料的利用率较低
大部分医院并没有真正意识到人事档案管理的重要性，虽然对其进行妥善保管，但是却没有真正利用起来，而纸质人事档案的管理需要巨大的场地空间，这就在很大程度上提高了医院的管理成本。再加上医院需要定期对档案进行整理或清理，这也会对纸质化人事档案产生损害。
3.档案管理信息化水平不高
纵观我国医院人事档案管理情况来看，大部分医院并不具备完善的基础设施以及软件资源，相对于临床科室来说，档案科在硬件以及软件方面的设施情况都更为落后。信息基础也不够牢固，无法与现代化技术的发展步伐相适应，因此手工操作也逐渐成为了阻碍医院人事档案管理工作发展的一大要因。
二、如何基于数字化信息技术完善医院人事档案管理工作
1.提高医院数字化人事档案管理意识
医院必须保持全院上下员工思想上的统一性，提高人事档案数字化管理的意识，构建并完善医院人事档案管理机制，在医院内部推行三层管理模式，从根本上调动起医院人事档案管理的积极性以及灵活性。
2.充分运用数字化信息技术促进认识档案管理工作的完善
数字化信息技术中所涉及的一切技术都是基于信息科学理论以及方法而实现的，是一种对人类信息处理功能进行拓展而形成的功能。医院在进行信息化建设的过程中充分运用人力资源，可以刺激服务能力的提升，从而提升医院人事资源技术应用方面的可操作性。
3.创新医院服务模式
对于档案管理工作来说，对所管理的档案资料进行利用是其最终的目的。医院在开展人事档案管理的过程中不仅需要覆盖档案查询、档案调取等服务，还应在坚持保密原则的基础上登录相关网站完善档案数据信息，并进一步提升人事档案信息的共享性。
4.加大队伍建设力度
医院的人事档案管理工作始终都无法脱离高质量人才队伍的支撑作用。医院应定期组织人力资源科进行业务相关学习、培训以及实践等活动，以此来提高他们的理论水平以及实践能力；此外，还应优先分配一些熟练掌握计算机操作技能、具备高度工作责任感的员工从事人事档案管理工作。在此过程中还应关注的是，医院应控制人事档案管理人员的流动率，确保该岗位工作人员的稳定性，不要轻易变更岗位。
三、数字化信息对医院人事档案管理的重要意义
1.提升医院工作效率
电子档案能够实现实时更新、修改以及作废，改变传统纸质档案管理过程中无人问津的尴尬局面，赋予医院人事档案资料更高的时效性，提升医院整体的工作效率。
2.保存难度降低
传统的纸质人事档案在保存上存在极大的难度，随着时间推移很容易出现损坏、遗失等现象，而数字化电子档案能够通过电子文档的模式储存在计算机系统当中，保存时间极长，且不容易被损坏。
3.信息储存内容覆盖面更广
电子储存媒介具有空间大的特点，因此医院在储存人事档案信息时不必再因为储存场所不足而出现选择性保存的现象，所保存的人事档案信息可以包含员工在工作、学习以及生活的方方面面，极大地提升了信息储存的全面性。
4.促进医院考核的公平公正性
纸质档案在阅读的过程中需要耗费极大的经历，因此在阅读考核内容时往往不会进行全面阅读。数字化电子档案具有公开、透明的特征，任何与员工考核有关的评价结果都是通过数据形式来呈现的，可以让查询者一目了然，从而促进了员工考核工作的公平公正性，使人事档案信息变得更加真实、可靠。
5.信息获取速度加快
在纸质人事档案管理模式下，人事档案的调取需要花费较多的时间，而数字化技术的应用则有效地解决了这一问题，使这些辣手的问题得到了充分解决。在电子人事档案系统中，系统会根据所储存的人事档案自动生成查询目录，查询者只需要点击相应的按钮便可以很快地获取自己需要的档案信息。
四、在医院人事档案管理中应用数字化信息技术需要注意的安全防范对策
1.提高档案管理工作人员的安全防范意识
数字化人事档案管理模式虽然具有很大的优势，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在现代化计算机信息技术的不断发展下，各种病毒木马日益猖獗，档案管理工作人员在日常管理过程中应加大防范力度，提高此方面的嗅觉能力。医院也应加大相关网络安全的培训力度，要求员工具有高度的保密意识，对于一些机密性档案文件必须加大保护力度，定期进行系统杀毒，确保数字化人事档案管理系统的正常运行。
2.完善人事档案管理制度
要想全面确保数字化人事档案管理系统实现安全、稳定的运行，就必须制定完善的规章制度用于约束，具体可完善人事档案管理制度中的责任制，明确每一名工作人员的职责与义务，将具体责任落实到个人。此外，还应定期对系统进行维护及升级处理，对于其中一些关键数据做好备份工作。
参考文献
[1]吕慧萍.医院网上招聘系统数据在人事档案数字化管理中的应用[J].档案天地，2013，（5）：49-50.
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[3]郭英.论信息技术在人事档案管理中的应用[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2012，（5）：125.
人事档案数字化管理篇5
一、机关事业单位数字化档案管理呈现的现状
（一）现代化办公设备欠缺。现阶段，大多数的机关事业单位数字化档案管理欠缺相应的硬件设备，这就导致档案管理的不规范，甚至有些机关事业单位档案室存在档案堆积的现象，也没有对应的防潮、防盗等管理对策，这与现代数字化档案管理严重脱节。由于档案的调阅和查访没有很好的现代化手段使用，从而影响了机关事业单位档案管理的完整和安全。此外，办公设备的欠缺使事业单位对档案资源进行有效的利用发挥不够，只是处于管理的阶段，这不利于对档案资源的有效利用。
（二）档案检索效率低。现在的机关事业单位数字化档案管理，对档案的检索大部分还处于手工检索的阶段，还没有实现计算机检索，这在一定程度上影响了机关事业单位档案信息检索的准确率与速度，增加了档案查阅工作量，给档案借用人员增添了麻烦。再加上人力手工检索具有局限性，从而大大降低了机关事业单位档案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各个机关单位保存的信息不一样，这给档案工作人员带来不必要的困扰和麻烦。
（三）档案管理人员综合素质问题。机关事业单位数字化档案管理的实施，需要档案管理者了解信息化方面的专业知识和技能，这样可以有效地利用数字化档案管理设备。但目前阶段的老员工，对网络化信息接触比较少，对信息化的知识学习起来比较困难，即使机关事业单位拥有了自己的现代化数字档案管理设备，由于工作人员的技能问题，对数字化档案管理依然无法顺利进行。因此，机关事业单位的档案管理员，要迅速建立属于数字化管理的信息知识体系，提升自己的工作效率，达到对数字化档案管理的需要水准。
二、优化机关事业单位数字化档案管理对策
（一）创建现代化数字档案管理系统。网络信息技术的发展，给数字化档案管理提供了便利，影响了人们的日常工作，是未来档案管理的发展趋势。对于事业单位数字化档案管理，这是一个综合性的管理，牵涉的内容比较多，因此，这就需要事业单位建立一个高效的数字化管理系统。我们可以根据机关事业单位的实际情况，结合自身的优势，创建现代化数字档案管理系统，把档案、系统、光盘备份等进行相关的处理，严格控制档案信息储存质量与安全，避免相关的硬件隐患，为数字化档案管理创建一个有利的环境，这有利于机关事业单位工作的顺利发展。
（二）提高数字化管理效率。1.档案管理能力提升。对于网络控制的数字化档案管理系统，我们要充分发挥其优势，从而提高机关事业单位数字化档案管理的质量和效率。因而我们可以凭借光纤与磁盘的连接阵列，对数字化档案管理系统性能进行提升，还可以增加系统内部储存量。2.强化档案管理的可靠性。对档案管理的可靠性进行强化，这就需要严格要求磁盘阵列产品的结构和硬件的组成要依据严格的标准，这为数字化档案管理的系统未来功能的更新奠定了基础。加上磁盘阵列需要多元化的保护级别，这有利于数字化档案管理的使用者，系统功能得到了保障，这样数字化档案管理系统的数据有了安全性的基础。3.档案管理使用性能提升。数字化档案管理需要选择的是光纤磁盘的阵列产品，这对系统的维护性能具有相当的优势，对数字化档案管理系统可以实现在线升级的功能。系统网络具有开放性，保证了相关人员对档案资源的调取和查阅，这样数字化档案管理系统有了更强大的功能发挥。
（三）提升档案管理人员素质。档案管理人员是数字化档案管理的执行者和操作者，这对档案管理工作的质量具有一定的影响，这就需要机关事业单位采用多元化的方式，提升档案管理人员的素质。例如，对老员工进行现代化设备的学习，针对数字化档案管理进行相关的培训工作，提升他们的工作技能，定期考核他们对现代化设备知识的学习和操作水平，进而了解其工作现状。此外，还可以建立相关的激励机制，鼓励档案管理人员提升自身素质，以保证工作的发展需求，从而实现数字化档案管理从管理型向服务型迈进。
人事档案数字化管理篇6
（一）档案数字化管理专业人才缺乏
当前很多机关事业单位的档案数字化管理工作主要依靠具有一定资质和实力的档案扫描公司，机关事业单位仅仅提供管理、监督和指导服务方面的人力，机关事业单位本身并不具备档案数字化管理方面的专业人才，甚至有的单位的档案管理者是其他部门人员的兼职，档案数字化管理人才结构不合理，高层次、高技能、创新性和复合型计算机管理人才缺乏，由于编制、经费等方面条件制约，绝大部分的机关事业单位几乎没有能力自主培养和吸纳高层次人才，人才匮乏的问题已成为影响和制约机关事业单位档案数字化建设的重要因素。
（二）技术落后、理念陈旧
机关事业单位的工作重心基本上全部集中在本职工作上，对于档案管理的重视程度不够，档案的有效利用率也低，没有在意识层面将数字化档案管理工作提升到与本职工作相等地位的层次上来，进而有关数字化档案管理的理念准备不充分，相应的技术条件落后，即便有些单位实现了数字化档案管理，但都是外接的技术和管理模式，存在很大的弊端。不同的单位对于数字化档案管理的需求和方法是不一致的，而现实中，很多机关事业单位并没有因地制宜，结合单位具体发展实际去制定科学的数字化档案管理方法。
（三）缺乏全面、统一的管理标准
目前我国市场上的机关事业单位数字化档案管理软件质量参差不齐，有的软件缺乏管理功能，有些软件在信息流通上不完善，在市场上购买的通用软件存在各种各样的缺陷和漏洞，安全系数低、稳定性差[1]。与此同时，我国机关事业单位在档案工作中缺乏全面、统一的管理，标准收集、管理信息的技术方法落后，经常性出现档案的目录和细则之间不兼容、软件之间系统不兼容等问题，再加之档案管理人员的专业素质较低，对档案安全存储的意识不足，容易将数据丢失或者损坏，无论是技术开发、还是人员管理都是目前我国机关事业单位在数字化档案建设中难以逾越的困境。
二、机关事业单位数字化档案管理改进措施
（一）建立数字化档案管理系统
机关事业单位需要根据事业单位自身的实际情况，着手建立有效的数字化管理系统，主要内容包括设备选型、总体设计、档案整理、系统管理、软件开发、查询管理、光盘备份、安全措施、扫描录入等[2]。档案管理系统的建立是数字化档案管理的最基本方法，也是最基础的工作，稳定成熟的档案管理系统会让事业单位在日后的档案管理工作中节省极大地人力和财力。
（二）制定统一管理标准，明确档案管理工作的责任分配
机关事业单位只有制定统一的档案管理标准，才能在制度层面保证档案管理工作有序进行，首先要对档案进行明确详细的分类，譬如财务报表、工作计划和总结、员工个人档案和单位发展规划等要进行分门别类的电子信息输入和归档，其次对于档案的提交格式、提交时间等做出明确规定，对档案资料的调取和应用也应该设计标准化的程序。
随着我国机关事业单位各项事务的进行和发展，档案资料内容越来越多、分类也越来越详细，纸质档案的数字化转化过程比较复杂，管理工作和任务越来越重，所以迫切需要机关事业单位明确档案管理工作的责任分配，建立科学的奖惩制度，责任到人，谁出问题就找谁，明确一项工作一个负责人，保证人人有事干，事事有人干，强调在数字化档案管理的过程中，任何一个环节都有优秀的管理工作者能够快速地完成工作任务、解决工作问题。
（三）加强档案安全管理，注重自主技术开发和应用
网络世界是开放的，存在很多的不确定性因素，事业单位在进行数字库建设时要选择合适的、值得信赖的设备生厂商和供应商，要建立多重防护系统，加强对病毒和网络黑客的防范，在软、硬件设备上，要反复检测，定期维护，全面提升数字化档案管理系统的稳定性和安全性[3]。同时机关事业单位要加强自主技术的开发和应用，外接的技术始终无法让人真正放心。
（四）创新管理方法，加强人才培养
机关事业单位的工作氛围的流程性较强，都是按部就班地开展工作，对于创新意识的培养有一定的阻碍，在数字化档案管理工作中，机关事业单位和管理人员不能一直沿用传统的纸质档案管理模式和方法，要推陈出新，结合自身单位发展实际和现代先进管理理念，不断创新管理方法，提高数字化档案管理质量。同时还要加强人才培养，进一步解决档案管理人员的待遇和编制问题，多吸收档案管理专业人才，建立合理的奖励机制，提高管理工作者的积极性。
人事档案数字化管理篇7
随着信息化、网络化时代的到来，传统的以手工劳动为主的重馆藏、轻利用的人事档案管理方式已不能很好适应现代组织人事工作的需求，正在饱受非议。人事档案数字化越来越受到人们的追捧和关注。对于档案材料的数字化处理，国外早在20世纪80年代就开始了，我国则开始于20世纪90年代末。所谓人事档案数字化就是把人事档案进行信息加工，将其转化为可以储存在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像和数字文本。用现代信息技术改变传统的纸质档案模式，实现无纸化运行。人事档案数字化通过授权可以实现档案资源信息共享，具有容量大、占用空间小、易保管、查阅信息快捷、减少原始纸质档案破损、可多人在线查阅、不受时空限制等优势，极大地提高了档案管理人员的工作效率。因此，实现人事档案数字化势在必行。
一、全面推行人事档案数字化管理模式面临的问题
1.缺乏全国统一技术标准的人事档案数字化软件
人事档案的数字化就是把纸质档案材料，按照国家规定的分类标准先进行分类、编码，扫描后以电子版形式储存在各种介质载体上并能被计算机识别，通过技术手段，人们可以通过网络阅读到电子版人事档案的内容。由于我国的人事档案数字化起步较晚，在实际工作中还存在诸多问题，诸如目前全国尚无一个统一标准的软件或权威部门来统筹规划协调管理人事档案数字化、网络化建设及资源共享等工作。很多单位为了使用方便，自己开发软件或服务外包，由于所采用的技术与方法不同，致使人事档案数字化信息标准不统一，格式不尽相同，相互独立，各自为政，人事档案信息资源处于孤立、分散的状态之中，形成信息壁垒，资源无法共享，将来很难纳入国家统一的信息化、数字化、网络化的“大数据”平台的管理之中。
2.专业管理人员匮乏
长期以来人事档案总是处于被边缘化的状态，正如人们常说的“档案工作用起来重要，用罢忘掉”的尴尬境地，很多单位领导并不重视此项工作。人事档案工作是我国档案工作的重要组成部分，是国家重要的信息资源，但只停留在了口头上。由于受编制、资金的限制，专职、专业管理人员少之又少。人事档案数字化具有涉及的信息量大、涉密程度高等特点，根据《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》的有关规定，实行人事档案数字化，档案部门应同时设置系统管理员、安全保密员、安全审计员，实现涉密应用系统“三员分离”。目前许多单位一下无法配备这么多的专业人员，只能是一种构想。
3.耗时费力，重复建设
由于人事档案具有动态性的特征，每年都有大量诸如年度考核表、聘期满考核表、工资表、专业技术职务呈报表、干部任免材料、学籍材料等散材料入档。首先，档案管理人员要仔细甄别，去伪存真，要做到取之有章、拒之有据，确保人事档案的权威性、真实性和准确性。其次，为了保证整卷档案内容的完整性，还要对散件进行分类编号、编注页码，然后才能进行扫描。
在进行数据扫描时，为保证扫描图像的质量，真实再现档案原件的内容，确保档案数字化工作基础数据的质量，一方面要求电子文档里面文字、表格、公章图像等必须完整清晰，没有黑边，留白适当，杜绝页面歪斜、尺寸失真、曝光过度的图像进入数据库，纸质档案和数字档案同步共存，相互印证；另一方面，由于档案材料形成于不同时代，纸质良莠不齐，老旧脆弱易碎。档案材料用纸改版前，纸型大小不一，材料格式不规范统一。如20世纪90年代前，许多高校的成绩表，就是一本小册子，这让工作量无形中倍增，笔者的单位员工学历高、职称高，每卷档案人均扫描350页。加之以前档案整理装订为了美观要求四边齐，几乎所有的档案材料都被剪切和裱糊过，扫描时只能小心翼翼地剥离裱糊纸。因此，耗时费力，工作量大。
扫描只是人事档案数字化发展迈出的第一步，为了能早日实现人事档案的数字化、网络化，各单位还需要投资开发软件、架设局域网以及系统运行维护等，需要投入大量的资金和技术。
二、推进人事档案数字化建议
1.建立部级的大数字平台
国家应有计划、有步骤、有重点地尽快制定人事档案数字化、信息化建设的总体规划及各种标准规范。研发统一技术标准软件，对网络环境中数据库格式、人事档案信息的存贮和著录格式、网络体系结构和信息处理界面等工作都要有明确的要求并在全国推行。例如美国国家人事档案部门就开发了先进的人事档案管理自动化系统软件进行管理，采用先进的缩微技术来存储每个公民的人事档案信息，从而节约了大量储存空间。借鉴国外文件中心等先进经验，建立起部级的人事档案大数据库平台，设立专门机构负责日常管理和维护。各单位设专职联络员，周扫描、月上报每名员工近期形成的档案信息材料，逐步将各地分散的档案信息数据连接起来，既可避免各地因重复建设造成人财物的浪费，又可以实现全国人事档案信息共享。国家通过公民身份证代码和人事档案号，使数据库里的档案数据与每一个人信息关联，从而无论人员如何流动，都会处于国家数据平台的监控和管理之中，使得数字化、网络化的人事档案具有无与伦比的“记录性”和“追溯性”，真正实现“单位人”向“社会人”的转变，从而有效地遏制“人档分离”的现状。
2.领导重视，加大投入
实现人事档案数字化、信息化建设目标，领导重视是关键。实现干部人事档案数字化，无论是档案材料电子信息积累，还是软件的开发、系统平台的运行搭建，工作量大，任务繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人员、技术和资金。要把人事档案数字化建设列入单位整体发展规划，充分认识到现代档案信息化管理的重要意义，分步骤、有重点地推进实施，才能实现人事档案数字化、信息化、网络化管理的“大数据梦”。
3.培养和造就一支适应人事档案数字化发展需要的高素质的人才队伍
档案信息化建设亟须具有综合职业能力和全面素质的人才，以满足档案信息化建设的全方位要求。面对新形势、新要求，管理人员要转变档案“你送我装，你来我查”的“守摊式闲人”的陈旧观念，建立健全科学合理的档案人才引进和培养体系，新引进人才要注重其专业背景，诸如力争引进具有档案和计算机专业知识背景的人才。引育结合，对现有的非专业背景的员工，要加大专业技能培训，使档案管理人员不但精通人事档案业务知识，而且还熟知计算机网络技术知识，不断提升专业知识水平，改善知识结构，拓宽服务视野，更好地为新时期组织人事工作服务。
三、结语
人事档案数字化管理篇8
【关键词】档案管理；数字化；特征
档案管理的数字化建立在现代网络技术与档案管理理念的基础上，即为数字化的档案处理，也是档案管理工作由人为化向数字化的系统转变。利用档案管理的数字化建设可实现信息载体的革新，还可实现数字化档案管理体系的建立。优化资源建设，规避物理载体储存信息的弊端。全部以数字形式记录于磁盘等计算机信息存储器中的处理办法，更有利于构建数字化档案管理体系。其中数字化的档案管理工作又可看作是信息化的收集与保管以及现代化的规章制度。
一、数字化档案管理的特点
（1）经济效益高。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。
（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。
（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。
二、提高档案数字化管理的建议
（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。
（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。
（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。档案数字化管理与传统以纸质为载体的档案相比，其最大特点就是能够通过网络迅速查询，其流动性也更快。档案数字化管理的实现有利于档案管理信息资源的开发。随着数字化档案管理的不断深入研究、创新发展，数字化档案管理将彻底代替传统的档案给管理方式。
参考文献：
[1]王云庆，苗壮.现代档案管理学[m].青岛：青岛出版社，2002：220.
人事档案数字化管理篇9
【关键词】数字化；档案；网站
随着网络现代化的深入，档案管理也实现了办公自动化，档案记录已是纸质文件和电子文件并存的局面。档案管理决策者应该在这个数字化时代，认真考虑数字化档案信息资源建设问题，深入调研了解数字化档案信息资源建设的内容，分析其存在的问题，并且采取措施，切实加强数字化档案管理资源建设工作。
一、数字化档案信息资源建设存在的问题
对档案信息资源数字化、网络化、实现信息资源共享，提高档案信息资源的利用率，这是未来数字化档案信息资源建设的趋势和方向。当前省级档案信息管理资源数字化建设过程中存在以下几个方面的问题：
（一）档案人员素质低
档案信息资源建设和管理中，一线档案管理人员面对数字化档案信息资源时，由于对数字化处理档案信息资源管理的知识储备不足和技能不够，直接影响了数字化档案信息资源建设的质量和进度。
（二）档案信息资源管理不到位
第一，虽然数字化档案信息资源是非常重要的，具有重要的社会效益。但是，政府领导比较偏重于短期经济效益，这影响了数字化档案信息资源管理建设；第二，许多档案信息资源的管理人员掌握的管理手段还比较传统，管理理念和管理水平还远远不能适应数字化档案信息资源建设的要求；第三，政府管理监督过于刚性。由于数字化档案信息资源的建设时间不长，许多单位档案信息资源建设中还只是有总括性的任务要求，还缺乏具体硬性要求。大多数单位所谓的数字化档案信息资源，只是将电子档案进行数字化处理，真正档案信息资源进行数字化并未真正开展起来；第四，政府机关对档案业务工作检查还没做到位。由于档案信息资源建设时间比较短，政府部门还来不及完备档案管理的管理制度和技术规范标准。
（三）数字化档案资源建设仍存在缺陷
数字化档案信息资源建设中，利用网站信息是必不可少的，因此，数字化档案信息资源建设需要建设相应的网站。但是，许多政府管理工作人员思想观念等因素，对建设网站重要性认识不足，对需要比较大的人力和财务建设专门的网站平台规划比较迟缓，力度比较小。
二、数字化档案信息资源建设措施
（一）加强档案人员队伍建设
数字化档案信息资源建设的成败的关键是档案人员队伍建设。因此，强化档案人员队伍建设，是摆在政府面前的重要任务，必须采取有效措施建设数字化档案信息资源。
第一，做好数字化档案管理人才的引入。政府部门在引入档案管理人才时，应特别注意引入那些具有现代档案管理知识和管理技能的大学毕业生从事档案管理工作，为数字化档案信息资源建设储备人才。
第二，加强从事档案管理的工作人员的培训力度。目前从事数字化档案信息资源管理工作的人员不足，因此，为了解决从事档案管理工作人员的不足，需要充分利用正在从事档案管理工作的人力资源，对他们进行专业数字化知识和技能培训。
（二）完善各项管理制度
首先，对档案管理部门的领导理论班子要科学安排，强化档案管理部门的人员配置，特别要发挥档案管理部门高层管理人员的影响力和号召力，带领团队踏实做好数字化档案信息资源管理工作。高水平的档案管理的形成也不是一时半会就能形成的，造就高水平的档案管理，学习是其最有效的方法。因此，需要为档案管理人员创造更多的学习提高的机会，让他们在实践中学习本领，增强才干。
然后，数字化档案信息资源建设需要做好规划，按计划有条不紊地推进，政府部门必须制定操作性强的数字化档案信息资源建设方案。档案业务部门还应有明确的奋斗目标，有效监督管理机制。上级政府管理部门应多关心档案管理业务部门的工作，支持他们的数字化档案信息资源建设，深入档案管理业务部门，调研的基础上了解他们在数字化档案信息资源建设现状，然后制定建设方案，建设中做好切实的检查评估工作，切实使得数字化档案信息资源建设落到实处。
最后，单位工作业绩考核指标中应该将数字化档案信息资源建设纳入其中，只有将数字化档案信息资源建设与个人工作业绩挂钩，才能获得领导的重视，切实担负起数字化档案信息资源建设任务，充分保障建设人力、财力和物力的到位，推动数字化档案信息资源建设有条不紊的进行。
（三）采取有效措施解决数字化档案资源建设中的问题
数字化档案信息资源建设需要大量投入资金、人力和物力的工程。如建设过程中需要购买的数字化硬件设备（如高速扫描仪等）的价格都非常高。所以，为数字化档案信息资源建设筹集到充足的建设资金，这是建设能否正常开展的前提和基础，否则一律免谈。为此，政府部门应该给予档案管理部门下拨足够的经费以保证数字化档案信息资源建设的硬件和软件的正常添置。
数字化档案信息资源建设中，建设档案网站是必不可少的。只有建成档案网站，为读者提供查询的通道，使数字化档案信息资源发挥社会效益。而建设档案网站，对档案软件要求较高。为此，购买性能优良，操作容易上手的档案软件是其建设必须重视的项目之一，面对市场上众多品牌的档案软件，应精选最适合本单位的档案软件。另一方面，对档案信息资源进行数字化处理，建立文本信息资源库和多媒体档案信息资源库，使得信息能通过网站向全世界传播，当然，要特别注意保密工作，只有无需保密的档案编研成果才能在网上向读者开放和共享。
数字化档案信息资源建设中，应该把为读者提供优质服务作为其建设成败的重要指标。为此，需要集中力量调查读者对数字化档案信息资源的需要基础上，制定科学的建设计划，推进建设进程，切实建设出真正为读者服务的数字化档案信息资源库。
三、结语
数字化档案信息资源建设是大势所趋，形势也比较严峻，所以对数字化档案信息建设刻不容缓，对其建设应该做到早安排，早落实，着手制定详细的数字化档案信息管理建设方案，上级政府管理部门和档案信息资源建设单位共同努力，早日将数字化档案信息资源建设成为现实。
参考文献：
[1]邓增娟.民生档案信息资源建设探[J].兰台世界.2013，（04）.
人事档案数字化管理篇10
【关键词】干部人事档案；数字化；安全问题
干部人事档案信息化的实现，有利于组织人事部门准确及时地了解干部人事信息，使组织领导能够更直观、更快捷地掌握各级干部队伍状况；能有效地提高干部人事档案信息的使用效率，通过检索干部人事档案信息库查询调阅干部信息，既提高了查询调阅档案的效率，又最大限度地保护了纸质档案；在干部选拔任用、调整配备和交流等工作中，均可利用干部人事档案管理信息系统生成干部任免审批表、干部基本情况表、干部名册等材料，大大提高了干部工作的运转速度。因此，干部人事档案信息化建设是干部档案工作在信息化时代的必由之路，是提高干部信息管理和利用水平的必然要求。
一、干部人事档案数字化信息安全的意义
干部人事档案是党和国家的机密，维护数字化干部人事档案的信息安全既是维护党和国家的利益，又是推进国家干部人事档案管理改革的动力，因此，保证干部人事档案信息安全是其数字化的首要任务。目前数字化档案发展随着计算机软、硬件设备的普及和应用呈快速增长态势，因此在信息化时代如何保障干部人事档案信息安全是非常紧迫和严峻的课题。
二、干部人事档案数字化信息安全问题
（一）数据安全。对于传统纸质档案载体而言，档案载体和档案信息合一，档案信息固定在档案载体上不可分离，保护好了档案实体就基本实现了档案信息的安全，而数字档案则不同，信息以计算机数据的形式存在，数据和载体之前具有可分离性，可以轻而易举地对档案数据进行非实体的更改、复制、迁移。
（二）存储安全。数字档案与传统纸质档案一样需要重视存储安全，数字档案也有其特殊性，数字档案过于集中，一块硬盘坏了，可能导致所有档案丢失。根据计算机硬件的要求，提供适合的温度湿度环境。一旦发生严重自然灾害，对数字化干部人事档案不可谓不是一次灭顶之灾。
（三）保密安全。干部人事档案是党和国家的机密，是干部一生重要经历的全面体现，其中也涉及到惩罚及证人供证等，因此干部人事档案具隐私性。数字化档案存储空间小，便于通过小型设备携带出数字化档案机房，其还可以在网络传播，严重影响到干部人事档案的保密性，因此数字化干部人事档案的保密工作难度更大。
（四）网络安全。如果遭受到不法分子恶意攻击，网络极易感染病毒木马，病毒或木马程序有可能导致信息系统崩溃，干部人事档案存在数据丢失或被盗取的风险。
三、干部人事档案数字化信息安全问题的解决对策
（一）维护数字化干部人事档案数据安全，保障档案信息不被篡改。干部人事档案作为组织人事部门任免干部、选拔人才的依据，经常有人需要调阅档案。特别敏感的三龄两历（年龄、工龄、党龄，学历、经历），涉及到干部晋升、工资福利、社会保障等切身利益，难免会有人挖空心思篡改档案内容。因此，对于数字化档案数据安全的维护工作显得尤为重要，需国家组织部门牵头开发实施干部人事档案信息系统，建立安全的干部信息数据库，数据库必须采用安全的加密方法。数据库的增删改查都必须凭管理员账户登陆，并严格遵守国家规定对其实行操作，数据库操作日志永久保留，以便查找更改历史，信息系统需建立预警机制，每次管理员登陆必须显示上一次修改记录，管理员应及时以予确认核实。现有纸质档案应扫描原件成图片文件直接存入信息系统数据库，禁止导出图片对其进行pS处理，数字档案目录必须与纸质档案保持一致并定期核对。
（二）实行异地备份是解决存储安全的重要手段之一。国家相关部门应建立若干个高安全等级的干部人事档案数据中心，实现多地容灾备份，对全国各级组织人事部门的干部人事档案统一存储。各组织人事单位也应从实际出发，做好硬件采购工作，确保数字化干部人事档案材料存储使用寿命长、存储空间充足，并按时完成使用寿命到期的存储设备的数据迁移。各组织人事部门自行管理的数字化干部人事档案，对数字档案机房应严格执行国家规定的标准建设，应建立存档和阅档相分离的机制，严禁不相关人员随意进出数字档案存储机房。与传统纸质档案存储库房一样，数字档案机房也应做好防火、防潮、防高温、防高磁场等安全措施，定期排查安全隐患。