档案应急预案篇1
如2008年中国“汶川大地震”，使得大量的档案资料因为掩埋而遭受重创，给经济和社会发展带来严重的不利影响。2011年3月，澳大利亚的昆士兰州遭受持续的雨袭击，致使一部分公共机构及商业机构的档案文件受到一定程度的损毁，不过这些机构都能够科学有序地对于已经受损的档案进行及时有效的抢救与修复。其中发挥积极作用的，就是澳大利亚国家档案馆的档案抢救应急预案。所以，我国各级档案部门要积极地预防和应对各类突发事件，必须不断地提高档案应急预案的管理能力与水平，尽可能地降低各类突发事件对于档案的危害程度，只有这样，才能有效避免和降低档案人员与各类档案信息可能遭受的损失。
1加强应急预案管理是档案部门成功处置各种突发事件的基础和保证
档案的应急管理是指档案部门通过对于自然界与社会所产生的各类突发事件的原因、经过与后果进行综合分析，在有效整合档案领域当中有关资源的基础上，建立的一整套积极应对各类突发事件的事前防范、事中反应和事后处理的管理程序和手段。档案应急管理通常具有突发性和非程序性的特点，但同时又必须满足预见性、系统性和创新性的要求。所以应急预案也是成功处置各种突发事件的基础和前提。
1.1加强应急预案管理属于档案安全的最迫切要求。在过去，世界很多国家的珍贵档案资料，都曾经遭受自然和人为灾害的毁灭性打击，产生了巨大的难以估量的损失。如2001年发生在美国的“9・11”恐怖袭击事件，让位于世贸中心的很多金融机构的计算机数据档案瞬间被毁。而各类频发的突发事件，不仅增加了档案管理的难度，也为档案安全管理敲响了警钟。这就迫切要求各级档案部门必须展开积极的行动，不断加大应急预案的管理力度，以便于应对各类突发事件的发生。
1.2应急预案管理能够提升档案部门的应急管理能力。实践证明，应急预案是积极应对各类突发事件的重要手段，各级档案部门通过制定和建立完善的应急预案体系，从而规范档案部门对突发事件的应急处理能力，不仅有利于使各级档案管理人员在工作过程中树立高度的风险防范意识，而且有利于及时鉴别和处理各类档案的安全隐患，并增强应急管理工作的能力，在针对突发事件的应急处置上，在应急预案的各个环节上，都能做到未雨绸缪，并提高应急决策的主动性、时效性与科学性要求。
1.3应急预案管理可以增强档案安全体系建设的保障力。2010年5月12日，国家档案局局长兼中央档案馆馆长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上提出，“要建立确保档案安全保密的档案安全体系”，并根据《档案工作突发事件应急管理办法》与《档案馆防治灾害工作指南》等规定，明确要求我国各级档案管理部门，必须重视应急预案在档案安全管理体系中的重要位置，并明确了各级档案管理部门完善应急预案管理标准和要求。这也表明，强化档案应急预案的管理工作，能够促进档案安全体系的构建，并为提升档案管理安全增强保障力。
2国外应对档案管理突发事件的有效设计
2.1重视档案工作人员的责任与分工。在档案部门应急预案体系的建设过程中，国外非常重视档案人员的分工和合作，档案馆（室）的工作人员队伍通常非常精简，因此，要求各工作人员在平时的档案管理突发事件中，各项预防工作和应急处理都非常明确。如加拿大温莎大学所制订的档案防灾减灾计划把档案工作人员分成三类，分别是灾害预防小组和灾害行动小组以及灾后恢复小组，分别负责在档案灾害发生前的预警预防、灾害发生时的应急救援以及灾害后期的档案修复工作，并且均依据不同的职责而有针对性地开展有关培训工作。
2.2加强档案部门可能遭受的灾害研究力量。在国外，档案部门比较关注可能面临的灾害和突发事件研究，并热衷于突发事件对档案建筑和馆藏档案造成的危害，并高度重视各项预防策略。如美国档案机构就非常重视自档案馆（室）建筑和应急设备以及应急人员培训等各个方面来采取措施，以便于更好地降低对档案机构的各种危害。在2008年举办的国际档案大会上，日本某档案学界专家曾指出，对于文件管理机构来说，预防和及时处理突发事件，是保护档案文件资料安全的重要措施。全部文件保管设备都应当在紧急状况时，确保档案实体不会遭受严重的损坏。
3目前档案部门在应急预案管理工作中所存在的主要问题
3.1档案应急预案的严重缺失，管理体系不够健全和完善。目前，很多档案部门对于突发事件的应急重视不够，很多还是缺乏高度的防范意识，即使制定有应急预案，在体系上还很不健全，甚至有很多的档案管理部门，根本就没有制定出相应的应急预案。另外，大部分的档案部门也大都将重点放在自然灾害的应急预案制定上，往往忽视了事故灾难、社会不稳定事件和网络冲击等应急预案的制定，比如对于网络侵入和篡改等方面的威胁甚至没有丝毫防范意识，这就出现了档案部门应急预案体系不够健全和完善的状况。
3.2应急预案内容空洞，风险评估体系不够合理。现阶段的各级档案部门，在应急预案的内容方面，大多是因为仅仅注重形式而脱离实际，并且存在着相互抄袭的现象，结果造成在操作时受到很大的局限性。另外从总体范围看，由于很多档案部门尚没有完善的档案风险等级评估体系，还没有进行档案的安全分级管理，这就造成在各类档案的实际存放过程中，往往忽略将珍贵、重要的档案进行集中存放，这样一旦出现突发事件，就会乱成一团，反而使珍贵的档案得不到及时抢救，造成巨大损失。
3.3没有明确的奖罚标准，缺乏行之有效的绩效考核机制。在各级档案部门已经公布的应急预案中，很多缺乏档案应急管理的绩效考核机制，这样就会对于考核标准的界定不够明确，缺乏绩效考核的标准和奖励机制，档案应急管理工作的积极性与成就感就会明显下降。而应急预案中由于缺乏科学的惩罚机制，主管部门对于失职人员的惩罚没有依据，无法实现绩效考核的公正和公平，使各项工作难以推进。
3.4应急预案的演练流于形式，其联动能力缺乏协调和统一。目前，许多档案部门还处在“纸上谈兵”阶段，不能够实现应急预案的演练和应急联动能力的密切联系。而事实上，应急预案的演练不足，则应急联动的能力就必然较弱，结果造成档案应急处置中出现“不联不动，联而乱动”的混乱现状。在电子档案信息应急处理方面，往往在广域网外部线路中断、局域网中断，以及档案馆业务管理系统出现了严重漏洞，而造成业务数据错误和操作失误时表现得束手无策。这在实践中也必然会降低应急效率与水平。
4档案部门应急预案管理体系的科学设计与构建
4.1加快档案应急预案管理的职能和组织建设。要组建应急预案的编制队伍，具体负责应急预案的各项管理工作。要明确预案编制小组的具体职能，不仅要确定预案编制小组的人员和职责，而且对于编制应急预案的目的、类别、范围和适用等还要做出明确阐述。至于编制小组的组成，最好邀请相关政府部门的应急管理人员参加，通过广泛参与和相互协作，真正实现明确分工，高效运行。
4.2提高档案管理内在风险的监控，及时排除安全隐患。当前档案管理中存在的潜在风险，大部分可以从自然因素与社会因素两个方面进行评估和预测。在特殊时期，档案信息技术部门还要加强对网站、网络运行和信息安全突发公共事件密切相关信息的收集整理与持续的监测。同时，还要从档案部门的自身出发，及时排除档案管理过程中所可能存在的各类安全隐患，只有这样，才能有效降低风险因素产生的可能。
4.3重视档案应急预案的编制，努力完善应急预案的管理体系。科学严密的应急预案，能够让档案部门的各项应急管理做到有条不紊和有章可循。档案部门在组织应急预案的编制时，应当对内容框架进行科学设置，并明确应急预案编制的目的和依据及实施的范围，力争所制定出的应急预案，可以应付所有的突发事件发生。同时，对于档案信息系统可能出现的突发事件，其应急处置预案应当尽可能细化，比如，在档案馆官方网站或者微博中，出现非法言论和黑客攻击事件以及网络病毒感染等，都有积极的应对措施。只有这样，才能在确保应急预案拥有完善运行体系的基础上，充分地发挥出积极功能和作用。
4.4积极开展应急演练活动，以检验档案应急预案的效果。实践证明，积极开展应急演练，是考验应急预案科学性和可行性的最有效方式。所以，在档案安全应急演练开始以前，应当预先熟悉已经编制的预案，充分了解该演练所主要考核的各项技能，尽可能地掌握该演练的组织策划和进度控制等演练模拟方案的要点。应急演练结束后，还应当迅速针对应急预案的效果进行科学全面的评估，从而确定是否需要进一步修订和完善。只有通过这种方式的应急演练，才能检验应急预案的可行性，同时有效提高档案部门的应急救援水平。
档案应急预案篇2
第一条为迅速、有效地处置突发事件，并尽早予以防范，确保档案安全，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施细则》，省、__市《档案工作条例》及市委、市政府的相关要求，结合本局档案管理实际，特制定本预案。
第二条突发事件应急处置是指可能危及档案安全的汛期警报、火灾警报、防盗保密事件等处理与防范措施，以期及时地组织人员，保证档案安全的活动。
第三条突发事件应急处置应坚持统一领导，分工负责，立足防范，分级指导相结合的原则。
第四条凡涉及突发事件的部门和个人，均应遵守本预案中的有关规定。
第二章事件报告
第五条一旦发生事件预警，应立即向责任处室报告，同时向主管领导通报。
第六条主管领导和责任处室应按照已发生、可能发生之事件性质和等级，赶赴现场，组织处理。必要时，应迅速报告市委市政府和上级业务主管部门。
第三章应急处置
第七条本级馆档案库房为特级应急处置的区域；计算机中心和其它档案保管场所为一级应急处置的区域；二氧化碳、iG541储气室和监控室为二级应急处置的区域。查阅利用大厅、目录中心、财务室、展厅为三级应急处置的区域。
第八条各级区域应急处置以本级为主，并视情况请求市政府和公安、消防中心等部门支持；
第九条突发事件发生时，建立以局长为总指挥、业务分管局长具体抓落实、政工局长抓思想发动、其他中层以上领导协作配合的突发事件应急处置领导小组，负责做好组织、协调和指挥处置突发事件的工作。具体名单如下：
总指挥：孙伟良
现场指挥：金绍朱
协调：张岳年
成员：刘生锚、顾剑徵、王熙明、沈渊飞、詹锐、黄韵梅
第十条承担突发事件应急处置的处室职责：
（一）保管利用处应按档案存放区域等级依次指导处置：汛警期查漏防潮，发生期不间断监控排查，危险期按要求立即组织力量把特级区域的档案向高位转移。火警期应迅速告知库区人员撤至安全区域；盗窃泄密发生期应立即控制和保护现场，禁止一切人员进入，同时报告主管领导和公安部门查勘；重大突发事件预警期应做好珍贵和保密档案撤离准备，发生期当视上级要求和现实需要，指导处置人员搬运至设定区域。
（二）技术处在汛警期作好通气排湿、设备设施的运行检查，确保设备设施的正常运作，危险期按要求组织力量把计算机中心、监控室、贵重设备向安全场所转移；火警期在协助监控室报119火警的同时，报告消防安全领导小组，并迅速组织义务消防队员按消防应急预案的规定程序实施处置。
（三）办公室应在汛警期及时了解汛警情况，向主管领导和有关处室通报，并协助做好止漏防潮工作，发生期当按主管领导要求和现实需要通知人员到位；火警、失窃泄密发生期当及时掌握信息，协助做好联络工作；整体重大突发事件预警期应落实搬运装具、车辆和场地以应急需，发生期当按上级要求和现实需要，保障后勤到位和信息沟通。
（四）其它处室应按领导指派协助处置。
第四章奖励惩戒
第十一条在突发事件应急处置工作中作出显著成绩的，当报由市政府给予表彰奖励。
第十二条因参加应急处置致伤残或牺牲人员之善后事项按照国家有关因公（工）受伤致残或牺牲的规定办理。
档案应急预案篇3
文章编号：1004-4914（2016）03-259-01
因档案具有不可复制和不可再生的特点，国内自汶川地震类重大灾害后，对档案灾害的预警和处置工作越来越重视。
一、研究的背景
2008年以后，各级各部门对档案灾害的重视程度大幅度提高，特别是针对灾害的应急处置建立起了应急预案与防控体系，加强了档案灾害的应急处置工作，但是对灾害的风险预警评估机制的建设仍相对薄弱。普遍问题是，专业档案机构和工作人员应急管理的意识仍然较淡薄，风险评估的技能掌握不够，机构大多没有建立起预警机制，同其他灾害衍生导致的档案灾害联动机构缺失、力度不够。
二、档案风险的预警机制的构建
（一）档案风险预警信息的监测机制
1.完善档案风险预警监控系统。各组织部门要从消防、治安、环境监测、后勤保障等各个环节建立起风险监测系统，界定出风险点，并建立监测机制，指定专人负责，及时收集预警信息。
2.建立档案风险信息收集机制。对档案存在的各种潜在的危险进行分析评价，定期汇总档案灾害可能发生的类型、时间、概率，相同事件的进行归类，对风险点进行预测分析，特别是针对已发生的各种档案灾害的原因、影响、危害进行记录，并对发展衍生趋势进行预测，分析风险趋势转化的可能性，做出是否需要发出预警报告的判断，并据此形成应急预案，建立起行之有效的操作流程，加强处置效率。
（二）档案风险的预警信息评估方法
1.列出档案风险因素指标。预警信息的评估需明确列出分析指标，包括灾害发生的诱因、可能造成的影响、发展变化趋势和涉及范围，来预测灾害的大小、持续的时间以及灾害的影响程度等，以便后期做好风险的预警评估。
2.用风险矩阵方法分析预警信息。信息的分析方法也直接影响到结果的客观性，可按照常用的风险矩阵分析法，结合专家打分，一般采用风险矩阵和德尔菲法，对预警信息进行分析，确定出重要的风险点，划分出不同的风险系数，对高、中、低等不同风险进行区别应对。
3.对档案灾害形成风险分析报告，确定可能存在的风险点，并且按照相对法，得出一个百分数的相对系数，划定风险级别，如0-30%的风险为低风险，30-60%的风险为中风险，60-100%的为高风险，按照不同级别确定哪些是需要重点防范和处置的风险点，并进行排序，列出预警的重点并指定不同等级的应急响应，实现大险大救，中险中防，小险小控。
（三）档案风险预警应急响应及处置预案的制定
1.依据档案风险信息分析对信息分析评估得出的结果数据，确定出风险点的数量和类别，评估出风险的危害与处置难度，区分出外部风险和内部风险，明确各类风险可能涉及的范围，并以此来确定应急响应级别和处置预案。
2.按照灾害的严重程度和影响范围等因素，确立不同的响应。我们国家一般将预警响应列为4级，但各单位及部门可根据情况自拟响应级别，既可以并入组织内部大的应急响应体系，也可以自定简单的响应级别，以便增加可操作性。建议一般档案的响应级为3级，一级为最大级别的响应，二级响应可为超出档案灾害范围但仍局限于一个组织内部的灾害响应，三级响应为档案部门内部可以指挥处置的风险。级别越高，显示的风险越大，其响应的范围与难度也大。确定好应急响应后，可针对预警标志制定不同级别下的应急预案，包括报告流程、指挥流程、人员响应的范围、人员物资调配、后续处置情况。
3.处置预案的制定。根据风险分析和响应级别制定档案应急预案，包括适用的范围、风险处置的操作流程、人员调动与物资调配、报告与信息、外部联动协调，以及处置信息的记录和收集，并且包括处置后期的总结、评价，灾害损失的评估、恢复重建，档案损失如何修复，都要在预案内体现。
三、档案灾害预警响应的启动和终止
1.预警响应的启动。当预警信息达到一定的响应级别时，要及时报告上级领导和部门，及时启动相应级别的应急预案，并展开应急救援，调动人力、物资，启动联动机制等，确保档案灾害得到及时、有效的处置。
档案应急预案篇4
关键词：突发事件档案安全保护
中图分类号：G270
文献标识码：a
文章编号：1004-4914(2011)03-183-ol
由于人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件为突发事件。近年来，全球突发事件不断发生，从美国的“9・11”事件、印度洋海啸到我国汶川、玉树大地震等，这些突如其来的灾难，不仅给人民群众的生命财产造成了巨大的损失，而且给真实记载人类社会活动的重要档案资料也带来不同程度的损害，档案的安全管理面临严峻考验。、如何在突发事件中，减少和防止各因素对档案的破坏，最大限度地保护好档案，使之更好地为人类进步服务。笔者认为，“思想上要重视、制度要落实、措施要得当”是档案安全保护的三大要素。
一、突发事件档案保护。领导重视是前提
档案是国家的宝贵财富，是不可再生资源，是孤本，一旦被损毁，其损失将无法挽回。同志在延安时期曾指出：“任何时候都要注意保护档案文件，因为它关系到人民的命运和前途。”同志强调：“档案是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案。我们能够更好地了解过去，把握现在。预见未来。”2007年总理在《政府工作报告》中提出了“搞好文化遗产、自然遗产和档案保护”。党和国家领导对档案工作的重要指示，揭示了档案工作的重要地位和重要使命。因此，档案管理部门要充分认识档案工作的重要性、切实做好档案管理工作。首先，各级领导思想上要高度重视档案保护工作，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，把档案安全保护工作作为档案工作的头等大事来抓。要切实加强对档案安全管理工作的领导，及时研究和解决存在的问题，确保档案安全管理工作责任的落实。只有领导高度重视，平时做好基础和防范工作，才能最大限度地避免突发事件来临时档案载体的安全受到威胁。其次，要加强档案应急宣传和教育，提高档案人员的责任意识和档案安全保护意识。档案管理部门要定期对突发事件应急处置人员进行相关知识的培训和突发事件应急知识教育，组织救灾演练，增强对档案工作突发事件的防范意识和应对能力。
二、突发事件档案保护。健全机制、落实制度是保证
在管理工作中，科学、合理、健全的制度是关键。档案管理工作也不例外，尤其是突发事件中档案的安全保护工作，更需要健全的管理体系和制度。首先，建立健全档案安全管理体系。建立由国家档案行政管理部门到各级档案行政管理部门的档案安全管理体系，成立各级档案安全管理机构，进行统一领导，分级管理、层层落实，并层层签订安全管理责任书。档案主管部门在事件发生时，成立临时档案工作机构，指定专人负责应急工作，明确各专业档案的主管部门和分管人员，明确职责分工，建立岗位责任制，并集中存放各类档案。各级领导和档案主管部门要加强对临时档案工作机构及临时责任人的指导，随时监督检查其履行职责情况。其次，建立健全完善档案安全应急制度。包括突发事件档案工作应急预案制度、突发事件档案工作应急报告制度、突发事件档案工作的应急业务指导、监督、检查制度等。突发事件档案工作应急预案制度，该预案的制定，使档案工作在突发事件来临时，有章可循，有条不紊，使档案得以有效管理。预案的内容应包括：突发事件档案工作应急机构的建立；装具设备的配备；突发事件档案业务应急培训；突发事件全员档案意识应急宣传和教育；突发事件处置过程中形成档案材料的管理原则和收集范围；特殊情况下档案资料的处置方案、处理方法等。突发事件档案工作应急报告制度，该制度是在非常时期自下而上逐级报告档案工作情况的制度。其内容包括：突发事件发生时、发展过程中、结束后，档案工作的部署情况、进展情况、完成情况。突发事件档案工作的应急业务指导、监督、检查制度。一方面要加强沟通，预测突发事件的发展趋势和可能遇到的问题，有针对性地加强指导；另一方面督促建立临时工作机构，落实责任，发现问题和隐患及时整改，确保档案工作及时步人正规。建立健全了档案安全保护应急制度，档案部门还需认真执行，并不断完善，才可确保突发事件中档案实体和档案信息的安全。
三、突发事件档案保护，档案信息化是途径
随着科技的发展，信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势，积极推进档案信息化建设，是提升档案管理水平和服务水平、保护档案的重要手段和有效途径。传统的档案保存方式，采用框架式纸质载体存放和目录式管理，不仅占用了大量库房空间，管理成本高，保管时易损坏(如纸张的老化、受潮、霉变、受灾等)，而且不便于利用。遇到突发事件时，庞大的实体档案将面临严峻的考验。如果纸质档案信息能够被数字化，成为电子载体的档案，那么，突发事件中相对于纸质档案更安全。首先，各单位要从全局性、战略性的高度出发，把档案信息化摆到重要的位置，将档案信息化建设纳入企业信息化建设整体框架，与企业信息化建设同协调发展。各档案部门建立健全一套完整的、自动化的、扩展性的文件信息管理系统，把永久和长期的纸质档案数字化，实行重要档案“双套”管理。随着oa办公自动化系统和各类管理软件的普及和运用。产生大量的电子文件和数字信息，也将促进档案管理从传统的以实体档案管理为主向以实体和信息管理为主转变。其次，加大档案管理现代化人才的培养。在信息化背景下，档案工作如档案形式、管理模式、档案利用方式、档案业务工作等发生巨大转变。这些变化对档案人才队伍提出了更高的要求，因此，现化化的人才培养成为了档案工作信息化的重中之重。档案管理部门要从工作岗位出发，对档案人员加强培训，提高档案人员对档案现代化的认识。通过培训、业务交流等形式，使档案人员学习档案专业理论知识、现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，进一步提高其专业管理和实际操作的能力，培养和造就“复合型”的档案管理人才。使档案人员不仅熟练传统的抢救和保护技术，而且掌握日新月异的现代化新技术，传统与创新相结合，把突发事件对档案造成的损害降低到最低点，使档案在突发事件中能够得到妥善的保护。
总之，各级档案管理部门要从思想上认识到档案工作的重要性，高度重视突发事件中档案的安全保护工作，全面落实责任制，利用信息化手段，防治结合，以减少和防止突发事件对档案的破坏，使档案在突发事件中能够得到妥善的保护，确保档案的安全。
参考文献：
1，曹胜，梅图书档案防灾计划，上海档案,2007(2)
2，卞成杰，谈档案信息安全预警机制的建立，档案时空，2007(12)
档案应急预案篇5
地震发生后，四川省、绵阳市和北川县三级档案部门紧急行动，采取了一系列有效措施，最大限度地抢救北川档案、维护北川档案的完整和安全。北川档案抢救工作也给档案工作者带来许多有益的启示。
北川档案抢救工作的开展情况
1、成立应急领导班子和工作机构。省市分别成立抗震救灾工作领导小组或抗震救灾指挥部，进行合理分工，迅速开展救灾工作。
2、及时组织开展档案抢救挖掘工作。北川县档案馆的档案于6月19日进行了第一次抢救挖掘，共挖掘出7000余卷，6月25日进行了第二次挖掘，共挖掘出1.6万卷，7月4日又进行了第三次挖掘，至此，共有约6.5万卷档案被挖掘出来。
3、对挖掘出来的档案进行应急处理。在档案保护技术专家的指导下，将挖掘出来的档案打包转运到绵阳市和雅安市保管。对受损程度较轻的档案进行消毒除霉，对严重受损的档案则先送到冷冻库进行冷冻处理，然后，再作进一步的处理。
4、及时报告档案馆灾情。针对北川县档案馆的倒塌情况，及时向上级部门报告，同时，在挖掘档案过程中，通过媒体向社会报告北川档案抢救的情况，使社会各界了解档案抢救的重要性，使更多人关心档案事业。
5、组织专家制定北川档案抢救方案。组织国内档案保护技术专家，针对北川档案受损的情况，制定北川档案抢救方案，力求保证北川档案抢救的科学性、及时性和有效性，最大限度地保持档案原貌。
北川档案抢救工作的启示
1、灾害应急预案总是存在其局限性
目前各级档案馆都建立了灾害应急方案，但在制定应急预案时，很多没有考虑到像汶川大地震这样的大灾害。因此，在重大灾害发生时，实际情况与应急方案设想的情况往往有很大的不同，在这种情况下，应急方案起不到应有的作用。位于地震中心的档案部门，原先制定的应急预案对一般的灾害也许有效，但面对这次灾害，其作用非常有限。在一些应急预案中，通常要求受潮的文件应在48小时内进行干燥处理。但在北川，这次地震后很长一段时间内，主要力量都集中在救人上，完全没有多余的力量去抢救档案，后来，出于安全原因，县城封闭，一般人员无法进入灾区，更不要说抢救档案了。实际上，最后一次大批量挖掘档案是在7月4日，这时离地震发生已有50天了。因此，现在各级档案馆所制定的应急预案，面对汶川大地震这样的大灾害，其效果如何呢?值得深思。
2、档案专家在灾害应急和档案抢救中起关键性作用
在北川档案抢救工作中，无论现场挖掘档案，还是档案转运抢救，档案专家都全力参与，决策及时，措施有效，最大限度地保护档案。例如，在北川档案挖掘时，由各级档案专家一起制定了科学有效的抢救方案，档案专家现场指挥，挖出的档案都进行装袋编号，并根据破损的严重程度，分别转运到冷冻库和其他安全的地点存放。同时采取有效的方法，及时对档案进行初步的药物消毒除霉，抑制了各种霉菌和细菌的生长。在北川档案抢救取得阶段性成果后，国家档案局又及时召集全国档案保护技术的专家，研究北川档案下阶段的抢救工作，制定“北川档案抢救工作指南”，确保档案抢救方法和措施科学、有效、适用。
3、国家档案行政管理部门应筹建服务全国的灾害应急机构
中国是自然灾害严重的国家。最主要的是水灾、地震、气象灾害、海洋灾害、地质灾害森林灾害等。因此，防灾减灾工作十分重要。由于客观条件的限制，目前各地防灾工程标准还比较低，各级档案馆的防灾救灾能力和水平也比较差，既缺乏必要的设备也缺乏相应的专业技术人员。一旦发生灾害，立即陷入困境。例如，在这次北川档案抢救中，大量受潮档案的消毒、杀菌、干燥、修复等问题，需要大量的技术设备和技术专家，单靠地方的力量无法解决。因此有必要建立一个服务全国档案部门的灾害应急机构，配备专家、技术人员和专用设备，特别是大型可移动式的冷冻干燥设备、消毒杀虫设备和档案修整设备。当灾害发生时，能及时赶往灾区，与当地档案部门一起，开展对档案的抢救工作，从而最大限度地保护档案；当没有灾害时，可以到各地开展档案防灾和保护等巡回培训和服务工作，既可提高档案工作者的防灾意识又能服务地方的档案抢救工作。
4、档案馆要与当地灾害应急等部门建立有效的联系机制
北川档案抢救的经验告诉我们，档案部门与灾害应急管理部门的有效联系十分重要。对于灾害应急管理部门和救灾队伍来说，救人是第一位的，档案虽然重要，但不是优先考虑的事情，这样对档案十分不利。因此，档案部门必须与灾害应急等部门进行有效协调和沟通，才能尽快抢救出档案。协调沟通工作做好了，才有利于档案抢救工作的组织、档案的转移和临时保管。
5、在档案馆防灾救灾中应该充分发挥公众媒体的作用
这次社会各界对北川档案抢救的关注程度和各级档案部门对北川档案抢救的重视程度，是以往所没有的。之所以如此，在某种程度上是因为北川档案的抢救得到了公众媒体的广泛关注和报道。通过公众媒体的报道，一方面能及时向外界图文并茂地介绍灾区档案馆的受灾情况，让更多人了解灾区的救灾工作，唤起公众对档案抢救的关注和支持；另一方面，档案馆也可以从社会上获得更多人力、物力和资金的帮助。因此，档案馆必须建立专门联系公众媒体的机制，这将有利于档案馆的防灾救灾工作。
6、建立珍贵档案复制件异地保存制度
这次北川档案抢救，媒体广泛报道了北川县档案馆馆藏《石泉县志》未被挖掘出来，十分可惜，可见灾害的发生有可能对档案产生毁灭性的作用。因此，必须充分认识档案馆珍贵档案复制件异地保存的重要性，利用缩微或数字化等技术对一些珍贵档案进行复制，并将复制品进行异地保存，以防巨大灾难发生时珍贵档案信息遭受完全毁灭。这一点，对于沿海地区和地震频发地区的档案馆来说尤其重要。这种做法可以通过各级档案馆建立合作关系来实现，双方相互保存对方的珍贵档案复制品。
7、开展灾害预防和应急培训，及时修改有关的书本资料
由于目前档案专业教育普遍缺乏系统的档案防灾救灾内容，所以很多档案部门的工作人员缺乏灾害预防和救灾的专业知识。如果人们都是灾害发生后才寻找学习相关专业知识可能会影响档案部门防灾救灾的效果。因此，档案行政主管部门应将灾害预防、防灾准备、灾害应急、灾后重建等知识作为档案专业岗位培训的内容之一，通过培训，提高档案人员的防灾意识和应急救灾的能力。
此外，要重新审视档案专业书本和资料。要根据我国自然灾害的特点，在档案保护技术或档案管理学中增加档案部门灾害预防、防灾准备、灾害应急和灾后重建等内容，并结合这次北川档案抢救的经验，及时补充修改。
档案应急预案篇6
档案安全体系是确保档案实体和信息安全的基础设施齐备、各项制度完善、整理操作规范的系统工程。包括档案安全政策法规及规范保障、物质保障、机制保障和制度保障，档案馆建设、档案抢救与保护、档案工作突发事件应急处置、档案信息安全管理和档案合理开放利用等档案安全的各个环节。基础设施是基础，制度规范是关键，基础业务是前提。档案安全体系建设包含三个层面：一是确保档案实体的安全，不损毁，不丢失；二是确保档案信息的安全，不失密，不泄密；三是确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。
2当前影响档案安全的问题及成因
2.1档案库房设计不规范。①选址不科学。我国幅员辽阔，气候、水文、地质条件差异大，档案库房选址如不能因地制宜，远离自然灾害多发地段，无疑会增加档案库房安全隐患。②设计不合理。由于档案安全意识不强、经济条件的限制，库房设计水平参差不齐，很多档案库房不能严格按照《档案馆建筑设计规范》、《档案馆建设标准》等来进行设计。
2.2档案装具、档案安全防护设施不完善。①目前市场上的档案装具品种越来越多，质量却参差不齐。②档案库房没有防火、防盗报警系统，闭路电视监控系统等。③地处雷电频发地带的档案馆，档案库房没有防雷避雷装置，容易遭受雷击引发火灾。
2.3档案安全管理制度空泛。虽有制度，但由于档案安全意识不强，不严格按照规定执行，麻痹大意，具有很大的随意性。
2.4档案库房安全预案缺失。虽有《档案工作突发事件应急管理办法》，但缺乏针对性和操作性，一旦发生突发事件时便不知所措，束手无策。
3确保档案安全体系建设的设想及对策
3.1统一思想，形成档案安全是档案工作生命线的认识。档案安全绝不能出问题，无论哪一方面出现问题，造成损失，都是无法弥补的。因此，全面提升档案安全的保障能力，抵御自然、人为灾害的侵袭，对于保护民族记忆、传承中华文明有着十分重要而深远的意义，这是当前和今后必须面对的一项紧迫的任务，是档案工作的生命线。
3.2履职尽责，切实增强维护档案安全的责任感和使命感。档案安全是档案部门义不容辞的责任，必须全体上下共同努力，始终绷紧档案安全这根弦，切实履职尽责。
3.3建立档案突发安全事故应急预案，做好档案备份工作。应急预案的内容包括启动预案范围、组织保障、工作职责、应急准备、应急响应和紧急救助等。只有这样，当灾难发生时，按照应急预案办事，管理人员才能做到不急不躁，及时控制和迅速消除灾害对档案造成的危害，提高档案部门的安全保障和抗灾能力，确保馆藏档案安全，最大限度地减少各类灾害对档案造成的损失。同时，开展档案备份工作也是确保档案安全的重要环节，是保证档案和数据绝对安全的关键措施。
3.4夯实基础，狠抓业务，强力推进档案规范化等级认证。档案规范化等级认证是加强档案事业管理、推动档案工作健康发展、提高档案管理水平、实行档案工作依法行政的重要措施。档案工作做得好与差，只有等级认证才能给予评判。认证一个单位，可以带动好多单位效仿、学习，可以助推一个地区的档案工作整体向前迈进。档案安全只是档案规范化等级认证中的一项，只要能通过高级别的认证，档案安全问题就能迎刃而解。
档案应急预案篇7
一、经费不足给民族档案文献应急保护带来困难
在笔者调查的22家文博机构中，16家没有档案、文献保护专项资金；6家有保护专项资金的机构中，有4家是从单位的年预算中拨付出，且抽取拨付比率很小。通过图1对问卷数据分析同样可以说明问题：资金匮乏是云南省边疆地区民族档案文献应急保护的最大制约，以下从四个方面分析经费对于民族档案应急保护的影响。
1.纸质档案文献数字化程度低在所调查的文博部门馆藏中，纸质档案的比例较高，大量的纸质文献给档案文献的实体保护与信息保护均带了诸多挑战。与此同时，云南省少数民族档案文献数字化水平较低，63.6%民族档案没有进行数字化，原因很多，但资金问题是最大的问题。
2.库房条件不理想在走访调查的22所文博机构中，64%的机构使用一般的房屋作为档案文献库房，只有36%的单位使用专门库房。有的库房没有温湿度设备，少数保管单位甚至没有配备灭火设备，有的甚至主馆建筑本身已是D级危房，陈旧简陋。档案装具主要有普通金属柜、普通木柜、密闭金属箱，大部分装具耐水、火、尘、虫程度较差，这种状况使得档案文献在突发性自然灾害面前无法保护和抢救。
3.大量档案文献散存民间真正“脆弱”的档案文献存在于民间，本次调研统计所调查机构保存的民族文献总数量为39682册（份），许多档案文献依旧散存民间，由于经费有限，民间散存的大量档案文献无法集中保管，存在保护管理不规范，受突发性自然灾害威胁最大，是最易消亡的一部分。
二、建立民族档案文献突发性自然灾害应急保护机制的思考
（一）应急保护机制应当因地、因馆制宜突发性自然灾害与云南省民族档案文献的双重多样性，使云南省档案文献应急保护机制能满足档案文献保护的多样需求。如干燥地区与潮湿地区档案文献易见灾害种类不同，贝叶与手工纸的常见损毁因素与保护要求亦有不同。所以要建立一个具有包容性、框架性的应急保护方案，从宏观方面规划、指导，而具体执行细则与重点预防方案则需要分地区、分主要馆藏特色详细制定，重点防护暂时没有条件建立恒温恒湿密闭库房、受自然灾害影响较为明显的保管单位，做到有针对性地预防、有预见性地保护。
(二)转变观念，加大资金投入由于档案事业的效益主要是长期效益和间接效益，因此档案部门应积极向社会展现档案部门的工作成果，提高全民档案意识，提升档案部门影响力，回报社会，才是获得更多资金来源和资助的前提。其次，还需要转变的一个思想，就是合作观念。档案是社会的财富，资源和资金分布的不均衡性为拥有丰富档案文献资源的档案部门开启了一个寻求合作共赢的机会，市场经济下社会文化事业多样化、全面化发展也为档案资源深层开发提供了条件，档案部门可以注重与其他文博或相关部门的合作与互助，协力为社会贡献价值。
（三）民族档案文献保护应当结合地域特点
1.重视挖掘地区传统技术和资源在实地调研过程中，笔者发现一些地州在档案文献保护、修复方面有些很具地方特色：如在楚雄彝族地区，人们用一种广泛分布于山间、松林里叫做“火草”的植物，搓捻混纺成为柔软强韧、平整挺括、透气性好的火草麻布来包裹卷放的彝文文献，有效隔绝文献受到的外界损坏。还有一些地区在文献修裱过程中为了“修旧如旧”，以山草和竹子先对本地土制棉纸染色，再进行修裱。因此，在建立云南省边疆地区民族档案文献突发性自然灾害应急保护机制的时候，我们应当了解、重视、挖掘地区传统的保护技术和资源，这样既为应急方案的制定提供许多参考，也更易于制定出更为有效可能的应急方案。
2.实现特色档案文献保护技术的“归档建档”“灾害信息数据库”学者曾提出过，每次灾害后留下的除了损失还有宝贵的经验，这些信息对于今后的防灾救灾乃至于整合管理资源都意义重大。云南拥有大量珍贵的、独有的档案文献，例如傣族先民记录在贝多罗树叶上的贝叶经、用鲜血紫土书写的早期彝族古文献等，从载体到书写材料均较为罕见，这就使得“灾害信息数据库”这个概念在云南省边疆地区尤为重要，边疆地区民族文献需要一套既借鉴外部经验、同时又针对本省情况的灾害信息、经验交流机制。档案馆、博物馆、图书馆以及其他民族文献保藏机构应当认真对自己在应对突发性自然灾害时的应急措施和灾后反思以及灾后修复技术工作认真归档建档，并建立覆盖面较广的交流机制，确保各机构在突发性自然灾害中的成功经验和处理措施得到价值最大化，为灾害类型近似、或者保存有相同类型文献的机构能够裨益于此，做好预防、应对不测。
档案应急预案篇8
关键词:档案保护防灾减灾指南核心档案质量管理
在近期召开的全国档案安全体系建设工作会议上,国家档案局把加强档案部门防灾减灾工作作为一项重要任务提了出来。杨冬权局长在讲话中明确指出,“要进一步唤起广大档案工作者对防灾减灾工作的高度关注,增强大家的防灾减灾意识,提高大家的防灾减灾能力”。关于推进该项工作实践展开的举措之一,杨局长指出,国家档案局组织编写、的《档案馆防治灾害工作指南》,是指导我国各级档案部门开展防灾减灾工作的重要参考材料,是档案工作者参加防灾、抗灾、救灾教育培训,提高档案人员安全能力的重要教材,希望大家今后加大对这个指南的学习宣传与贯彻执行。为了配合该指南的学习和宣贯,本文拟就指南的编制背景、基本框架和主要内容作一简要介绍,同时谈谈笔者在参与指南编制过程中对有关问题的一些初步思考。
1.指南的编制背景及主要过程
我国历来都很重视危机管理和防灾备灾的问题,所谓“有备无患”、“预则立,不预则废”、“未雨绸缪”、“不打无准备之仗”等等,都是阐述的同样的或相近的道理。而“临渴掘井”、“亡羊补牢”等则是另外一种态度,当然也可以说是对“未雨绸缪”某种程度或某个角度的补充。
著名的玛雅传说认为,我们的地球目前处在第五个太阳年。按照玛雅日历计算,人类历史将于公元2012年进入新纪元。而每一太阳年更迭时,总会发生一场巨大灾难。好莱坞根据这一传说拍摄了轰动一时的灾难片《2012》,描述了一个天塌地陷、末日来临的惊悚故事。
而这仅仅只是一个可怕的故事吗?事实上,自然力在造福人类的同时,对人类文明和人民生命财产的影响与破坏从来就没有停止过。远的不说,还保存在我们记忆中的重大灾难就有不少,如1976年7月28日爆发的唐山7.8级大地震造成24.2万人死亡;2004年底导致22.5万人死亡、10万儿童沦为孤儿的印度洋海啸,让人们在悲伤中进入新的一年;2005年8月发生的卡特里娜飓风,2008年5月相继发生的纳尔吉斯热带风暴和汶川大地震等,其巨大的破坏和造成的惊人损失,至今无法让人释怀。
重大灾难发生时,档案部门往往也难以避免地受到直接损毁或间接殃及。仅以汶川地震为例,这次自然灾害对当地及周边地区档案馆建筑造成的巨大破坏和对档案造成的严重损毁,可谓触目惊心。据统计,四川省内阿坝、绵阳、德阳、成都、广元、雅安等6个重灾区的国家综合档案馆馆藏档案425万余卷中,有61万多卷档案处于严重受损的危房之中,全省有43915平方米档案馆舍受到不同程度损坏。北川县档案馆在地震中完全坍塌,档案被泥石瓦砾掩埋,被雨水淹渍霉变。这次地震对档案馆造成的灾难性后果,给馆藏档案文献遗产的安全保管和有效利用形成严重威胁,造成极大困难。
正因为如此,危机管理和防灾备灾近年来已不再仅仅是一个学术研究课题,而已成为各国档案部门和相关国际组织高度关注和重视的现实问题和具体实践。国际蓝盾委员会自成立以来,始终致力于推进文化遗产领域防灾减灾和各类突发事件中文化遗产的保护。国际档案理事会1997年专门出版了《档案馆防灾减灾指南》。2006年,国际图联也出版了《灾害准备和规划简明手册》,都是对这一重大问题高度关注的具体体现。
国家档案局高度重视防灾减灾和突发事件中的档案保护工作。早在1997年,国家档案局技术部曾经组织了各种自然灾害及其对档案影响的系列课题的研究,主要包括地震、台风、泥石流、火灾、水灾等,分别由河北、浙江、湖南、四川等地档案部门承担。这些课题先后完成,取得了一批重要的理论和实践成果,对各级档案部门开展防灾减灾工作提供了有益的智力支持和技术保障。
近年来,面对自然灾害频发的总体态势,国家档案局每年在汛期之前都要发出关于做好汛期档案安全工作的通知,提醒并要求各级档案部门加强汛期的档案安全排查,这在一定程度上对于做好档案的保护,确保档案的安全起到了一定的作用。
但是,直到汶川地震发生前,国内还没有一个规范的标准或一部专门参考书目对我国较常发生的自然灾害进行梳理,并提出具体的防治意见,用于指导我国档案部门防灾减灾的工作实践。汶川地震发生后,国家档案局立即组织开展了一系列工作,包括制订出台抗震救灾中档案抢救和保护工作指导意见、派出工作组赴灾区调研和指导受损档案紧急处置、组织各省区市档案部门开展对口支援灾区恢复重建、批准组建专家组具体指导北川受损档案抢救工作,等等。与此同时,面对档案部门遭受的重大损失,出于受损档案紧急处置和档案部门灾后恢复重建工作的客观需要,更为了总结实践中得来的经验教训以提高各级档案部门的防灾备灾能力,国家档案局立即提出并组织有关人员着手研究编制《档案馆防治灾害工作指南》,以作为各地档案部门防灾备灾的重要参考资料。
课题组从我国频繁发生的、较为常见的自然灾害种类和对档案造成危害的实际出发,参考了国际上的相关经验和做法,在总结汶川地震档案工作恢复重建实践经验的基础上,从防灾备灾、应对灾害、灾后重建三个方面提出了我国档案馆在防治和应对灾害工作中的具体做法和要求。课题组成员以高度负责的精神进行了相关调研,查阅了大量的资料,多次召开座谈会,不断调整优化篇章结构,对各省区市报送的反馈意见进行认真研究、梳理和吸收,数易其稿,经过一年多时间的艰苦努力,于2009年底完成全部工作,正式与广大读者见面。这个指南的及时编制和实施,既得益于汶川地震中档案抢救修复相关经验教训的总结,也在后来指导相关灾害应对时档案紧急处置等实际工作中发挥了积极作用。
2.指南的基本框架和主要内容
《档案馆防治灾害工作指南》的主要内容包括三个部分:防灾备灾、紧急应对和灾后恢复重建。防灾备灾主要包括风险评估、应急预案、建筑考量、容灾备份等方面的内容,紧急应对主要涉及人员疏散、档案转移和紧急处置,恢复重建则包括损失评估、重建规划、馆舍重建、档案抢救、系统恢复等主要内容。这里仅就各部分中的几个相关问题作一点简要补充。
2.1风险评估、建筑布局和应急预案
(1)要高度重视并切实做好档案馆的安全风险评估。应对危机、化解风险,首先要能够充分意识到危机和风险的存在。风起于青萍之末。海恩法则充分阐述了“预则立,不预则废”的道理:每一起严重事故的背后,必然有29次轻微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隐患。人们对导致事故发生的隐患、征兆往往容易忽略,甚至发现后没有引起足够的重视,这是导致意想不到的安全事故发生的重要原因。因此,对档案馆可能存在的安全风险进行系统的、规范的、科学的评估,及时查找各个环节可能存在的漏洞或隐患,有针对性地及时把各种漏洞或隐患消灭在萌芽状态,是确保档案实体安全和档案信息安全最根本的措施之一。我们应当及早研究和建立档案安全风险评估机制,研究制订档案安全风险评估指标体系及其实施方案,通过对档案安全状况开展风险评估,指导各单位立足于防患未然,采取更加具有针对性的安全防范措施,预防安全事故发生,并为处置安全事故提供科学依据。
(2)要慎重考虑档案馆舍总体建筑布局。档案馆舍是保管和保护档案最为重要的防线,是防止各种自然灾害对档案造成损毁的首要屏障。从汶川地震灾区档案馆受损评估情况来看,一是档案建筑倒塌的比例远远少于其他建筑,凡按档案馆建筑设计标准建造的档案建筑,无一倒塌,而只有程度不同的损坏。二是惟一倒塌的北川县档案馆,也是位于县政府办公楼的顶层,而不是按照《档案馆建筑设计规范》标准建造的独立建筑。三是就独立建造的综合档案馆而言,大都表现为办公楼在地震中成了危房,而档案库房因设计和建造标准相对较高,损坏明显较轻。因此,建造一幢质量好、符合规范的档案建筑,其意义非常厚重。这里给我们的另一个重要启示是,有必要尽量避免“头重脚轻”的馆舍建筑布局。事实上,我国目前档案馆库房在上、办公用房在下的垂直建筑格局并不少见。相反,库房在地下、办公和其他业务用房在地面的建筑布局在欧洲、日本则比较常见,其中的道理是显而易见的。头重脚轻的布局,不仅因为整体承重要求提高而导致建筑造价高,遇到重大灾难时更是在稳定性上大打折扣。这一点值得我们进一步反思和总结。
(3)要重视应急预案的制订与演练。各级档案部门,尤其是重大自然灾害易发地区的档案部门,必须制定应对各种灾害或突发事件的应急预案。预案的主要内容包括成立应急指挥机构,明确有关部门和人员的职责;各种情况下怎样抢救、转移和修复档案;怎样进行灾害损失的评估;怎样与救灾部门联系;怎样预防次生灾害等。另一方面,要通过演练提高执行力。根据预案经常进行演练,是提高应急反应实际能力的重要途径。四川安县桑枣中学,从2005年开始,每学期都要在全校组织一次地震紧急疏散演练,汶川地震发生时,2200多名学生、上百名老师,根据平时演练的做法,仅用1分36秒,就全部集合到操场上,全校师生无一伤亡。这一现实的例子向我们揭示了防灾演练的极端重要性,关键时刻,关乎生死存亡。
2.2抗灾救灾中档案的紧急处置
重大自然灾害中,在从抢救生命阶段过渡到抢救重要物质阶段时,一定要提请有关部门把抢救国家档案放在至关重要位置,要争取在有关的法规制度中对此作出明确规定和要求。这是我们在灾害应对中应当始终坚持的一项重要原则。
2010年4月14日,青海玉树发生强烈地震时,玉树州县档案馆建筑严重受损。灾区档案馆室保管的13万卷档案中,有9家档案室近万卷档案因办公楼倒塌被废墟掩埋,其余12万卷档案均处于震后危房中。地震发生后,中央办公厅主任令计划同志指示国家档案局迅即派工作组赴玉树灾区指导档案抢救和保护工作。工作组同当地档案部门一起研究了关于“转段”期间优先抢救档案的意见,受到抗震救灾总指挥部的高度重视并迅速发出紧急通知,要求“在抢救重要物资和清理废墟时,要优先抢救州县档案馆和州县机关、人民团体、企事业单位的档案,并进行集中统一保管,防止档案丢失和二次受损”,为最大限度保证档案完整、安全和减少灾后抢救修复难度提供了保障。
2.3灾后恢复重建的科学组织
受灾档案部门灾后恢复重建,关键是要把档案抢救、馆库加固或重建纳入法制轨道。汶川大地震后,国家相继了一系列法律法规,如《汶川地震灾后恢复重建条例》(国务院令第526号)、《国务院关于做好汶川地震灾后恢复重建工作的指导意见》(国发22号)等。据此,国务院制定的《汶川地震灾后恢复重建总体规划》(国发31号),明确提出要“合理布局公共文化和体育设施,抓好县级图书馆、文化馆、档案馆……等各类设施的恢复重建”。七章三节“公共服务之文化体育”部分明确提出恢复重建56个档案馆。有了法律上的保障,档案部门的恢复重建才能真正落到实处。
灾后恢复重建,应当建立在科学评估、科学论证、科学规划的基础之上。要对档案受损范围、档案馆舍和其他基础设施损毁情况等进行重点分析,为编制实施灾后恢复重建规划提供基础数据。在开展资源环境承载能力评价,对震后地质、水文、生态环境等进行调查了解和科学论证的基础上,确定重建选址是采取原地重建、局部避让或者重新规划的方式。恢复重建不是简单地恢复,而要着眼于档案事业的长远发展,坚持统筹规划、科学重建,使灾区档案事业发展全面恢复并超过灾前水平。
3.指南编制过程中引发的对有关问题的思考
指南编制任务的提出,源于对汶川地震中档案防灾减灾问题的思考,而指南的编制过程则是与北川档案的抢救修复同期进行的。因此,指南的编制过程,实际上也是一个档案馆防灾减灾和档案抢救修复实践探索的过程,经验总结的过程,技术研发的过程,理性思考的过程。
3.1关于防灾资源储备和机制创新
防灾减灾要加强资源储备。在众多的资源储备中,抢救修复受损档案的保护技术,应当作为重要的战略储备之一。在2008年汶川地震档案抢救修复工作中,暴露出来的大规模处理受灾档案实用技术以及专门修复人才的匮乏,提示了加强技术储备、人才储备的重要性和紧迫性。尽管档案遭到如此严重程度的损毁可能百年不遇,但一旦真正遇到这种情况,如何及时制定紧急处置方案并且顺利付诸实施,如何确定严重受损档案抢救的方法和流程,采用哪些相关修复技术与设备,以便因灾受损档案得到及时、科学的抢救,人才和技术两方面的充足储备,都是必不可少的。因此,要坚持不懈地培养人才,要坚持不懈地组织研发,确保档案事业的可持续发展。
与此同时,不断推进机制体制创新也至关重要。在北川档案抢救修复过程中,在国家档案局的支持下成立了由全国各地档案保护人员组成的专家组,为这批档案的抢救修复提供技术咨询。专家决策咨询机制的引入,有利于集思广益,凝聚多学科多领域专家的智慧,有利于提高科学决策水平,保证档案抢救修复的科学性和成功率。再比如,重要档案备份制度在我国由来已久,上世纪六七十年代档案后库的建设也风行一时,但近年来后库的实用价值和战略地位发生了一些变化。汶川地震引发了对备份基地建设的意义及其模式的思考。在当年的档案工作者年会上,我们提出了重要档案的馆际互备机制,即根据不同地震带、不同江河水系流域、不同电网布局等因素,在全国合理建立不同区域档案馆互为备份的机制。馆际互备机制的提出,有利于降低档案馆备份基地建设成本,有利于加快异地备份制度落实的步伐,因而得到各地档案部门的拥护和积极响应。截至今年3月底,全部副省级以上国家档案馆全部结对完毕,互为备份基地。
3.2关于现代都市档案防灾问题
随着国家城镇化进程的加快,现代都市档案防灾减灾工作面临的新特点,如高层建筑林立、地铁网线修建、暖通管道密集等,也是一个值得特别关注和思考的问题。德国科隆市档案馆因地铁施工坍塌事件是一个比较典型的案例。科隆档案馆建于1971年,曾为德国最大、欧洲最为著名的城市档案馆之一。档案馆保存有近800位著名德国作家、作曲家和政治家的个人文件,还有早至公元922年的手稿档案,档案排架长度达8千米。2009年3月3日下午,科隆市档案馆轰然倒塌,事故诱因竟然是档案馆所在街区修建地铁所造成的。需要特别指出的是,有人事先已经在档案馆发现了一些裂纹等蛛丝马迹,但并没有引起足够的重视,更没有及时采取任何紧急处置措施,致使馆舍倒塌时全部档案被废墟掩埋。我们熟悉的另一个典型案例是发生在北京的民族文化宫水管跑水事件。2005年11月15日,因水管爆裂致使该单位所藏60余万册图书中的2万多册图书被浸湿。所有这些都昭示我们,对于城市档案馆的防灾减灾问题,应当更加引起我们的关注并积极开展研究,有针对性地探索相应的应对策略,保护城市档案,保护城市记忆。
3.3关于核心档案的特殊管理
西方国家档案部门所说的vitalrecords,指的是重要档案或核心档案。美国好莱坞大片《国家宝藏》虚构了一个涉及多股力量设法获取美国国家档案馆保存的《独立宣言》的传奇故事。其实,美国国家档案馆的镇馆之宝,其保护措施之审慎、严密是世所罕见的,是当今核心档案特殊保管措施的典范。确定各档案馆保存的核心档案,为其创造最适宜的保存条件和进行特殊的保管,在突发事件中对其优先进行处置和转移,应当成为各级国家档案馆的一项基本制度。
核心档案的特殊保护措施至少可以从以下几个方面来考虑,比如采用具有防火性能和便于转运的装具和设施存储核心档案,就地建造坚固可靠和具备特殊保管条件的特藏室,或将核心档案转移至后库或其他备份基地进行异地保存,及时制作和保存核心档案的副本,等等。我国各级特藏室的倡导和建设,其初衷也是源于对核心档案的特殊保护,是一项保护档案的重要举措。我们要特别注意坚持加强对特藏室建设的引导,加强对特藏室建设规范的制定和推行工作,警惕假藏展结合之名,将“特藏室”嬗变为“陈列室”或“展示室”,而把那些最珍贵的档案原件置于人员流动性相对较高,保存条件适宜性和稳定性相对缺失的环境之中,就失去了建立特藏室原有的要义。要避免特藏室建设中可能出现的偏差,还需要做很多规范化方面的工作。
3.4关于质量管理体系建设
在档案馆引入和推行全面质量管理制度,特别是档案保护修复(以及档案数字化加工、缩微复制)等技术工作中,对各项工作流程的规范和进行质量管理,对于确保档案修复等工作的质量,真正起到“治病救人”、“起死回生”的作用,具有重要的意义。国外不少档案馆已经在这样做了,比如新加坡国家档案馆的档案保护修复室先后于2003年和2009年两次通过iso9001(2000版和2008版)质量管理认证,取得“4s店”的资格,拥有了“甲等医院”的称号。并且,破损档案修复的工作流程写在纸上,挂在墙上,记在心上;把“敬业、创新、求知”奉为自己的企业文化。无独有偶,与新加坡毗邻的马来西亚,其国家档案馆也通过了iso9001质量管理认证。
这一做法启示我们,在因灾受损档案的抢救修复中,特别是国家重点档案的抢救和保护工作中,如何引入和推行全面质量管理,杜绝“无照经营”,避免“大炼钢铁”。与此同时,要大力加强对专业技能要求较高的档案修复从业人员进行系统的培训,杜绝“无照驾驶”,消灭“马路杀手”。明代学者周嘉胄对于藏品修裱提出的“不遇良工,宁存故物”的原则,至今仍然没有过时,仍然应当予以坚持。我们绝不能以牺牲档案抢救修复的质量为代价,决不能冒着“治伤致残”的风险来完成所谓的抢救修复的数量和指标。
4.结语
当然,前面提到过的关于2012的世纪灾难只是一个虚构的故事,不足为据。但我们仍然有必要认清自然灾害多发频发这一基本国情,高度重视自然灾害的防范与应对,根据党和国家关于自然灾害应对工作的总体要求,结合档案部门的实际情况,居安思危,未雨绸缪,加强管理,积极应对可能发生的各种自然灾害,增强档案部门抵御风险的能力,努力造就保障档案安全的“诺亚方舟”,最大限度维护国家档案资产安全。
近两年来我们经历了汶川、玉树两次特大地震等众多的磨难,在这种时候,我们更加要树立"多难兴邦"的百倍信心。恩格斯说过:"没有哪一次巨大的历史灾难,不是以历史进步为补偿的。"只要我们把各种灾害带来的危害估计得严重一些,把应急预案和应对措施考虑得周全一些,把对各类受损档案的处置实施得科学一些,档案事业就一定能够趋利避害,不断实现安全发展,协调发展,可持续发展。
参考文献:
1.国家档案局.档案馆防治灾害工作指南[s].北京:中国档案出版社,2010.
2.杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话[n].中国档案报,2010-05-20(1).
3.青海省玉树抗震救灾指挥部.关于切实做好玉树抗震救灾工作中档案收集抢救保管工作的紧急通知[s].青震指[2010]62号,2010年4月23日.
4.王良城.档案部门应对自然灾害的基本要求与策略[r].中国档案学会2008年档案工作者年会(昆明),2008年10月.
档案应急预案篇9
一、做好突发公共安全事件档案工作的意义
1.为加快我国社会主义现代化建设步伐提供保障。随着经济社会的发展和城市化进程的加快，公共安全问题日渐显露，引起了社会的普遍关注。适时地开展突发公共安全事件档案工作顺应了社会的需要。有利于人类社会总结突发公共安全事件发生规律、借鉴突发公共安全事件应对经验、寻求突发公共安全事件预防和应对措施，通过事先投入与防范，降低突发公共安全事件的发生机率，尽可能地避免或减少灾害事故，尤其是突发性灾害事故对公共安全造成的损失与带来的威胁；有利于创造和谐的社会发展空间和营造良好的经济发展环境，加快推进社会主义现代化建设事业的步伐。
2.为推进档案事业自身发展提供动力。开展突发公共安全事件档案工作，一方面可以有效地丰富档案馆藏内容、改善馆藏结构，拓宽档案部门服务社会、服务经济建设的领域和渠道；另一方面可以提高社会档案意识，扩大档案工作的影响力和覆盖面。这对于推进档案资源建设、深化档案工作改革、促进档案事业的可持续发展都是一种强大的动力。
3.为提升档案人员队伍服务能力和整体素质提供契机。管好、用好突发公共安全事件档案，其具体工作人员只有具备广博的知识素养和扎实的业务基础才能胜任。因此，档案部门必须在提高档案工作人员的业务水平、认知水平上下功夫，提升其服务社会、服务经济建设大局的综合能力，这为提高档案管理人员整体素质提供了契机。
二、加强突发公共安全事件档案管理的措施
1.提高档案意识，加强社会公众对突发公共安全事件档案工作的认知水平。档案部门应利用社会公众在突发公共安全事件发生后的关注和重视程度，加强宣传，增强全社会的档案意识，形成有利于突发公共安全事件档案工作深入有序开展的社会氛围。
2.完善法律体系，使突发公共安全事件档案工作在法制化的轨道上发展。目前，我国在突发公共安全事件档案工作方面尚未出台明确规定。因此，各级档案部门一方面要利用各种机会向社会各界施加档案工作的影响，力争把突发公共安全事件档案工作的相关业务管理规范要求纳入各级突发公共安全事件应急预案和应急管理体系之中，积极争取立法部门尽早出台与突发公共安全事件档案工作相配套的法律法规。另一方面要从档案工作内部加强相关规范制度的建立与完善，实现突发公共安全事件档案管理制度化、法制化，促使其在法制化的轨道上健康发展。
3.加大科研力度，制定突发公共安全事件档案的科学分类体系。针对日前突发公共安全事件档案收集范围有限、整理有待规范的实际，要深入研究探讨突发公共安全事件档案工作相关业务领域、特点及形成规律，研究制定适合突发公共安全事件档案科学管理的分类体系，规范突发公共安全事件档案的系统整理、合理收藏、编目检索和开发利用等管理工作。
4.完善备份体制，确保突发公共安全事件档案安全完整。档案部门应紧密配合有关部门预防和应对城市突发事件，完善档案备份体制，可通过成立城市数据救灾中心等方式，提高政府对公共危机的应对能力。一是做好重点建筑、管线、人防、防洪、军事等重要工程档案的收集管理，在集中管理的前提下，逐步实现数字化，确保紧急状态下能够提供使用；二是加强与相关机构的合作，严格执行有关安全保密规定。做好重点档案备份、救灾和安全保管工作，建立紧急情况下重要档案的利用机制和受损恢复机制。
三、开展突发公共安全事件档案工作应注意的事项
做好突发公共安全事件档案工作，必须做到四点：成立机构、健全制度、讲求方法、注重实效。
1.成立机构是做好突发公共安全事件档案工作的前提。档案行政管理部门应主动与突发公共安全事件应急组织指挥机构建立有效的沟通和联系渠道，在突发公共安全事件发生后应在组织指挥机构中明确一名领导负责突发公共事件档案工作，在各工作小组中指定专门档案人员，成立档案工作机构。在处置突发事件的同时，部署和开展档案工作，做到宏观上有人管理、具体工作有人承担、全过程有人监督指导。
2.健全制度是做好突发公共安全事件档案工作的保障。突发公共安全事件具有突发性和危害不可预测性，制定完善的规章制度有利于突发公共安全事件档案工作有法可依，有章可循，职责明确，临阵不乱。保证其科学、高效、规范运行。突发公共安全事件档案工作规章制度应全面、具体、可操作性强，包括档案工作主管领导职责、档案人员岗位职责；档案工作应急报告、通报制度；业务指导、监督、检查制度；文件材料归档范围和要求；档案鉴定整理方案和细则；档案工作奖惩制度和责任追究制度。
档案应急预案篇10
关键词：急救中心;档案信息管理体系;健全与完善
急救中心档案信息是以不同载体保存的历史记录。这些具有利用价值的资料是档案工作的基础，必须具备一定的完整性。但由于对其重要性缺乏足够的认识，急救中心档案基础工作还不够完善；人员操作随意不规范；资料收集不够及时；工作欠协调；借阅手续不严格；制度有待进一步健全；致使档案资料分散，收集遗漏，以至导致一些资源的损失。因此，必须加以进一步规范与改进，从档案信息的内容要素、收集传递，到保存利用等，形成一整套科学严谨的管理系统。
一、档案信息资源收集范围的界定
档案资料的收集是档案管理的主要业务。随着时代的发展，社会与个人的信息利用需求日益强烈。这就给急救中心有用信息的获取和收集管理提出了更高的要求。急救过程中，急救中心客观地记录有病人急救全程实时全方位录像录音以及纸质数据信息，不仅是医患纠纷处理的法律依据，还是医院应急能力及专科特长的实际体现，是考核评价急救人员绩效的客观依据。档案部门必须将其无一遗漏地尽收囊中。1.急救中心历史沿革资料。急救中心从无到有、从小到大、从分支到独立，整个发展历程全貌的信息资料是重要的档案信息资源。中心档案中必须如实记录反映。诸如中心的场地、设施、设备、规划、设计、建设等原始影像、视频、图纸资料，以及组织机构的变迁；印模式样的启用更改；文化、科技、制度、管理经验等传承资料都在收集之列。2.院前急救全程信息资料。院前急救全程档案所记载的内容不同于医院门诊与住院部门。急救全程档案必须从急救中心受理报警、调度员派车开始，到现场抢救，送达医院全部过程的信息资料无一遗漏地记录在案。大到病名病因、责任大夫护士、救治用药措施，小到出车车型、车速、行车公里数，细到调度员接警的对话语态、派车指令的录音资料，都要收集在案。病人姓名、地址、起止时间以及各项收费等信息资料也自然照收不误了。这些档案信息资料收集后，还应按照病种、发病年龄与地域、发病原因及时进行分类、整理、编目、归档。并通过计算机系统，实现档案统计、保存、检索及应用的系统而科学的管理。不仅方便卫生主管部门及科研工作人员的快速查询，而且在发病规律研究、抢救经验总结及预防方法的探索方面发挥着应有的作用。3.中心行政活动资料。在院前急救全程信息资料收集的同时，急救中心还要拓宽档案信息资源，进行全方位、多层次的收集开发工作。一是上级机关下达的决定、制度、通知等指导性文件；二是本中心上报的总结汇报材料、请示报告及相关批件；三是大型会议纪要、重大事件、学术研讨、医疗保健、人才培训，及其党办、工会、团委活动及各科室日常例行活动情况等材料的完整收集，以充实档案信息，实现资源共享。
二、收集方式的创新
丰富的档案信息资源是做好档案服务工作的基础。新颖的信息资源收集方式，往往可以收到事半功倍的收集效果。因此，很有必要打破按部就班的收集习惯，多管齐下，迅速及时地获取完整齐全的档案信息。1.主动出击收集法。急救中心档案工作人员可以改变坐等报送档案资源或被动接收的传统做法，采取积极采集方式，真正走出办公室，加强与各科室相关人员的联系和协调，确保档案信息能及时收集，了无遗漏。档案工作人员还可以自己动手，亲自进行中心召开的大型会议的拍摄，或参与重大事件与活动的拍摄，直接获得齐全完整的第一手照片与镜头资料。此外，为方便应急事件的处理，档案部门还可以主动建立以辖区户主姓名、家庭住址、联系电话等信息为内容的社区居民急救信息档案。并收集辖区范围内医院的地理位置、急救设施、专家优势、血量存储，以及联系电话等相关信息，以便在紧急情况下迅速确立处置预案，为病人赢得更多抢救时间。2.档案组织网络收集法。急救中心可以成立自上而下的档案组织管理网络机构，在各科室设立兼职档案员，正式行文明确要求其负责本科室档案收集与报送，并对收集时间、归档内容及其目录编排做出具体规定。档案部门针对所收集报送的信息资料，在鉴别分类的基础上，整理归档，统一进行分卷编号，列出目录明细，以备检索查询。3.“非常规资料”的追踪催交收集法。“非常规资料”是一些临时性工作形成的文件资料。诸如赴外地参会的会议文件资料；同合作单位业务洽谈形成的合同或协议等契约资料；机关工作人员调离退休变动時需要移交的文件材料；上级部门授予的荣誉证书；以及一些专项活动的文字、声像、图片等。这些资料如不及时收集，极易散落在部门或个人手中，档案工作人员要主动提醒，及时追踪收集催交。4.电子文档网络上传收集法。随着办公自动化和档案信息系统计算机管理的普及，急救中心各部门对档案信息资源实现了联网互通。档案部门要充分利用网络功能，通过上传方式进行文件和图片资料的收集，形成电子文档，方便查询与共享。
三、档案管理制度的完善
急救中心档案信息管理体系的健全与完善，不仅要明确档案信息收集的范围，在收集手段方面还要适应新形势的需要和变化，建立一系列档案管理制度，用健全与完善的管理制度做保证。1.档案管理人员职责的制定。以《中华人民共和国档案法》为依据，结合院前急救医疗工作的特殊性，制定《专职档案管理工作人员岗位职责》、《兼职档案员岗位职责》等规章制度，强调档案集中统一的管理原则，在明确专职人员收集、整理、归档、保管、保密、监督等方面的责任的同时，明确各科室兼职档案员的职责，要求将分散在各科室的文件、信息资料随时收集整理，送交归档。2.档案管理制度的制定。通过《文件资料收集整理的规定》、《立卷和归档工作的具体要求》、《档案的保管条例》、《档案分类编号标准》等各项管理制度的制定，明确文件信息资料收集分类、排序立卷、保管时间期限、查询借阅、档案保密、档案利用与销毁鉴定等事项及要求，所有制度以文件形式下达，确保档案工作的严肃性、规范性、科学性与条理性。特别是《档案借阅制度》，必须强调借阅登记手续的办理，借阅档案的及时归还，不得随意涂改损毁；若需卷宗拆线，必须获得档案室的同意。3.档案知识教育培训制度的制定。根据形势的发展变化，不断组织档案部门专职人员，以及各职能科室兼职人员进行以档案知识与管理制度学习为内容的专题培训或短训。并通过专题会议、讲座、橱窗、板报等多种形式，进行急救系统档案管理重要意义、档案收集整理的基本操作流程与技能，以及注意事项等相关知识的宣传，提高大家的认识，丰富专业知识，激发其工作热情及主动性，从而加强档案管理工作的科学性，促进档案管理水平的大幅提高.
参考文献：
[1]刘丽.大数据时代下急救中心档案管理信息化建设研究.“决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集（上），2016