电子档案制度篇1
关键词：电子档案；档案管理；
电子档案是指依托现代化信息技术，把资料完整储存在计算机中，与纸质档案相对应，且能达到传统档案详细程度的一种新型档案模式。随着计算机技术的飞速发展，电子档案越来越被人们所接受，其数量也在不断增长。本文主要分析电子档案在档案管理中的重要性，希望通^科学、公正的分析，将电子档案的真实面貌呈现出来。
1、电子档案的基本要求
1.1完整性
电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。特别是电子管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性。
1.2原始性
电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。
1.3真实性
电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。
1.4安全性
电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。
2.加强电子档案管理制度
电子档案的出现，彻底改变了传统档案管理的流程，在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。由于电子档案对软硬件设备的依赖性更强，且更易更改、流失等特点，常常会使人们对电子档案的信息真实性产生质疑，因为电子档案信息的载体与存放地点均可以不固定，复制后真伪难辨，存在难以认定是否为“原件”的问题。因此，只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束，并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式，切实避免信息失真的隐患，这样既可以保证电子档案的规范管理，又能维护电子档案信息的真实性与原始性，使人们对电子档案产生信心。然而，传统管理制度已无法适应电子档案文件的管理，必须结合电子档案发展的具体情况，建立一套完善、健全和科学的电子档案管理制度。
2.1电子档案的形成制度要进一步完善
在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。
2.2电子档案要执行更为科学的归档制度
要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中，应以国家有关规定为参照进行，目前，我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度，对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求，这些规章制度的出台，确保了电子档案在归档过程中的科学性和规范性。
2.3建立严格的保管制度
电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。
2.4规范电子档案的利用制度
在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。
综上所述，档案工作要紧跟时代步伐，电子档案是新生事物，也是社会潮流的产物，迎合了信息时代的信息丰富、传递迅速的社会特点，我们要全力以赴采取多种措施管理好电子档案，利用好电子档案，使其更好的为我们工作、学习、生活服务。
参考文献：
[1]王红梅.浅谈如何提升学校教科研档案管理的能力[J].经营管理者，2011（11）.
电子档案制度篇2
【关键词】高校；电子档案；管理机制
1.影响高校电子档案管理的因素
1.1信息技术因素
影响高校电子档案很容易的因素较为多样，技术因素是促进电子档案普及的主要因素。随着电子信息技术的快速发展，大数据技术在高校的广泛普及，高校电子档案管理得到了快速发展，电子档案技术日益取代传统的档案管理方式。现代电子信息技术使得电子档案的存储与管理向着快速、便捷、高密度和安全的方向发展，电子档案可以用于提高高校各项工作效率，电子档案利用的局限性日益消除，有助于实现高校信息共享。虽然电子信息技术还有不足之处，基于互联网环境的电子信息档案容易被改动，存在着数据易丢失的风险，但是其发展空间广阔，保存档案的时间更长，可以存储的数据类型日益广泛而且存储容量更大。
1.2保密性因素
保密性因素是推动高校电子档案管理发展的重要原因。已往的高校档案管理违背了档案信息公开和透明原则，高校档案严密的封存在档案存储机构，使得学生很难充分的利用档案信息，高校管理人员也没能把已有的档案信息用于高校建设当中，档案管理没能发挥出应有的作用。在网络技术快速普及的当下，高校日渐认识到档案信息资源的重要作用，更注重档案的社会服务效益，在经济发展中档案具有举足轻重的作用。随着高校档案管理技术的升级，专业的档案保护加密系统的发展，使得高校电子档案的应用安全性更高，直接的促进了电子档案的普及，实现了在安全环境下进行电子档案信息传递、共享与应用需要。一些高校对电子档案使用持谨慎态度，没能实现档案的全公开化，强调在设置使用权限的基础上使用档案，档案电子化的道路较为漫长。
1.3法制性因素
保证高校电子档案的安全，促进电子档案的有序发展，发挥电子档案在高校建设中的作用，还要加强电子档案法规的普及。目前高校对电子档案的应用出台了一系列的制度，强调在规范化、标准化和程序化原则下使用电子档案。随着高校电子档案管理机制的日渐完善和有效改变，高校电子档案管理的发展速度较快，制度化的方式为高校电子档案的管理建立了良好的环境。高校电子档案管理在制度规范的影响下得到快速发展，电子档案的编辑模式已经从传统走向现代，制度法规有效的弥补了电子档案应用时的漏洞，对于促进档案事业的高速发展提供保障。
2.高校电子档案管理的主要问题
2.1缺乏专业技术人员
目前高校电子档案管理还缺乏专业技术人员，现有的专业电子档案管理人员主要集中在校级档案管理部门，各院系和各部门还缺乏专业的电子档案管理人员，学生电子档案数据信息的开发质量较低，高校基层部门还未能配备专职的电子档案管理人员。从事电子档案管理人员的专业素质较低，一些档案管理人员不掌握信息化的档案管理运行方式，传统的档案管理方法影响了信息技术作用的发挥。高校未能加强档案管理人员的培训工作，不能在大数据技术背景下提高档案管理人员的创新意识，因此影响了电了档案技术的普及，制约了电子档案的快速发展。
2.2缺少科学宣传机制
高校电子档案管理应当建立综合性的宣传机制，强调建立完善的档案管理宣传体系。有些高校缺乏科学的电子档案宣传方法，没能建立综合性的宣传体系，档案管理工作没能得到学生的广泛配合。不少高校的电子档案管理系统还集中于服务教师，没能开辟充分的服务学生模块，没能给学生参与个性化档案的建设空间。档案资源没能服务于学生的学习、科研和就业。
2.3技术设备更新不足
档案管理电子化发展依赖专业的档案管理技术，要求开发专业的档案管理系统，能够针对性的发挥电子档案的传递共享价值。高校虽然建立了电子档案管理系统，但是档案管理技术的更新不足。不少有较高价值的纸制档案未能电子化，电子档案扫描设备普及不足。一系列电子档案的共享性不足，档案资源的分散存储模式导致电子档案信息孤岛现象的存在。高校电子档案的网络空间运行风险较大，还要在共享的理念下着力优化档案安全管理体系，加强电子档案管理的软硬件配置。
3.高校电子档案管理的改进措施
3.1建立规范化管理制度
大力普及高校电子档案管理工作机制，还要建立高校档案的大数据系统。首先，应当成立专职的电子档案管理部门，建立电子档案的运转机制，明确各部门在电子档案管理中的工作职责。其次，基于统一的管理制度与专来的电子档案管理系统建立档案管理平台，在统一的平台下实现电子档案数据的有效收集与分享。第三，基于大数据背景创新电子档案的发展模式，创新电子档案的发展方法，构建综合性的档案管理体系。
3.2提高档案管理人员素质
高校电子档案管理工作高质量的发展还要提高电子档案管理人员的专业素质。首先，应当引进专业的档案管理人才，全面加强档案管理人员的优化配置，充实各部门的档案管理能力。其次，组建科学的档案管理培训体系，加强对档案管理人员的专业培训，针对性的充足的提高档案管理人员的专业技术水平。第三，对档案管理人员进行技术考核，建立电子档案管理人员奖惩机制，强化电子档案管理人员的自主提升意识。
电子档案制度篇3
我国现阶段电子文件管理的基本策略主要有部际联席会议、文件中心、馆际互备、异质备份、馆室联动、统一平台等制度性要求，是我国各部门特别是各级国家档案馆管理电子文件的基本遵循。除了个别制度发端较早以外，我国现阶段电子文件管理制度基本上都是在“十一五”时期逐步建立起来的，这也从一个侧面反映了我国电子文件管理理论与实践在这一时期得到了长足发展，电子文件管理科学化、规范化、制度化建设取得了实质性进展。
部际联席会议制度
2009年12月，中央办公厅、国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》颁布施行，标志着我国国家电子文件管理部际联席会议制度的正式确立。该《办法》第二章第四条规定：“建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。”国家电子文件管理部际联席会议的职责主要有五项，一是负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作，二是研究制定电子文件管理方针政策；三是审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案；四是组织起草相关标准；五是研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。同时，根据《办法》的要求，县级以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理的部门，承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。
国家电子文件管理部际联席会议制度的确立，标志着我国电子文件管理国家战略顶层设计的初步完成，为我国电子文件管理工作的统筹规划、组织协调、政策制定等提供了强有力的组织保障，为规范电子文件管理从而促进国家历史记忆传承、促进信息资源开发利用、推动国家信息化建设健康发展，奠定了坚实基础。部际联席会议制度的建立，是我国电子文件管理工作中一个具有划时代意义的事件，是我国电子文件管理工作的一项基本制度。
电子文件中心制度
2007年4月，“全国电子文件中心建设经验交流会”提出要求，在各级国家档案馆建立电子文件中心或者备份中心。2010年10月国家档案局在沈阳召开的“档案馆电子文件备份中心建设现场会”，将“电子文件中心”调整为“电子文件备份中心，进而将这一做法作为电子文件管理的一项基本制度确立下来。
在各级国家档案馆建立电子文件中心，可以消除现行档案移交年限规定的制度障碍，有利于各级国家档案馆提前介入从而发挥档案馆的综合优势和促进规范化管理，有利于各级国家档案馆更好地履行资源整台职能，有利于各级国家档案馆《政府信息公开条例》赋予的作为“政府公开信息公开场所”的任务的贯彻落实，是“大档案观”的一项具体体现。如果作为“电子文件备份中心”进行建设，则属于后面将要讨论的备份制度的一种实现形式。
安徽省电子文件中心建设较早。该中心2005年6月启动并列人“数字安徽”建设重点调度项目，同年10月举行启动仪式，12月省长办公会确定拨付建设经费300万元，同时决定纳入安徽省“十一五”信息化专项规划。
电子文件中心建设的另一典型样本，当属浙江省推行的电子文件登记备份制度。浙江省委省政府办公厅2009年12月28日《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》要求：在全省立即启动开展电子文件和数字档案登记备份工作，切实保障电子文件和数字档案信息安全，提高档案资源的开发利用水平，使档案工作更好地服务全省经济社会发展。该项电子文件管理工作的创举，于2011年被国家档案行政管理部门评为“全国档案管理与服务创新最佳案例”之一。
诚然，电子文件中心制度，强化了各级国家档案馆提前介入和整台档案资源的职能，但我们亦应同步推进对机关电子文件管理职能的重视和强化。电子文件的规范化、科学化管理，关键在各级机关档案部门。“只有好的输入，才能有好的输出。”因此，在继续落实好电子文件中心制度的同时，应当进一步加大力度，加快步伐，加强投入，建立和完善加强机关电子文件管理工作的相关制度性保障措施。
异地备份制度
2010年5月，“全国档案安全体系建设工作会议”要求：“原则上，无论是档案馆，还是档案室，所有应归档保存的电子文件都应至少有一套异地备份。”
电子文件异地备份制度的提出，是适应新形势发展而强调的新要求。1999年颁布的国家标准《电子文件归档与档案管理》曾要求对归档CaD电子文件“必要时，复制第三套，异地保存”。2003年国家档案局的6号令也提出对归档电子公文“一套异地保管”的要求。近年来，四川汶川地震、青海玉树地震，海南特大洪水、甘肃舟曲泥石流、云南盈江地震等特大自然灾害的密集爆发和对档案造成重大损毁的现实，是促使异地备份成为电子文件管理一项基本制度的催化剂。国内外电子文件丢失的惨痛教训，如阿波罗登月数据丢失案、莎士比亚手稿光盘数据丢失案等，也更加彰显了异地备份制度的厚重意义。与此同时，印证了箴言“不要把所有的鸡蛋放在一个篮子里”([西]塞万提斯：《堂吉诃德》)浅显但深厚的哲理。
在异地备份制度实现路径的选择上，
“馆际互备”机制当属一项创新之举。我国档案部门早些年曾有过一段建设“后库”的经历。但是，现今如果要求各地普遍建立各自的备份基地，其建设成本和管理运行成本都将居高不下，所需要的各项投资估计将会是天文数字。因此，充分发挥我国社会主义制度的优越性，从降低异地备份成本和提高异地备份制度建，设效率的角度出发，国家档案行政管理部门提出实行各档案馆之间利用冗余空间互建备份基地的新思路，要求各省级档案馆先行先试，结对开展馆际互备，并提出了适当远距离和考虑地震带、江河流域、电网布局等因素的异地备份基地选址参考原则。之后，各省级档案馆纷纷结成对子，互为电子文件异地备份基地建设工作顺利推进。
值得特别指出的是，在整个电子文件馆际互备制度建设过程中，思路清晰，要求明确具体，各省级档案馆贯彻实施工作扎实，推行迅速，成效显著。目前，馆际互备工作也已经开始在一些地区基层档案部门和相关专业档案部门逐步推开，为在电子文件长久保存过程中应对各种突发事件、确保电子文件安全，提供坚强保障。接下来要做的工作，要进一步加强研究，对档案馆异地互备工作的业务流程、技术要求等加以规范，使之在制度的约束之下逐步走上科学化、规范化的
轨道。
异质备份制度
电子文件异质备份制度大概是从“归档双轨制”发展而来的。1998年年底召开的第三次“中央和国家机关档案工作会议”提出：“在国家正式颁布有关电子文件管理的规定以前，各单位对需要作为档案保存的电子文件，一定要转化为纸质文件，与电子文件共同保存。”2001年4月，“中央和国家机关档案工作座谈会”正式提出“电子文件与纸质文件并存的原则”，明确要求“凡是实现了办公自动化的中央、国家机关，都要实行电子文件和纸质文件的归档双轨制。”电子文件归档双轨制，成为我国电子文件管理工作开展初期的一项基本制度，对于保证电子文件安全发挥了积极作用。
在此制度规定下，我国大多单位长期以“归档双轨制”应对电子文件的挑战。然而，随着时间的推移和管理实践的深入，人们逐步发现“归档双轨制”在施行过程中存在一些障碍和困难，比如：有些类型的电子文件(如音频、视频、数据库、多媒体或超媒体文件等)是无法打印成纸质文件的，而且这些类型的电子文件数量越来越多；电子邮件、电子订单等类型的电子文件即使被打印成纸质文件，也会因为原来生成于计算机系统中背景信息的丢失而丧失证据效力。与此同时，随着科技进步和电子文件立法工作的不断推进，电子文件的法律地位和证据价值越来越广泛地得到确认。继《合同法》、《电子签名法》等对电子文件法律地位的有限认定之后，2011年12月26日全国人大常委会审议《刑事诉讼法修正案草案》在原有规定物证、书证、证人证言等七种证据以外，在证据种类中增加规定电子数据等。并且规定“行政机关在行政执法过程中收集的物证、书证、视听资料、电子数据等证据材料，在刑事诉讼中可以作为证据使用。”这一修正案获得通过，进一步增强了电子文件的法律效力。将来，我们还会看到越来越多的电子文件作为呈堂证据被采信的案例。这为我们适时调整既有的电子文件归档管理策略创造了良好的法律环境，奠定了坚实的基础。
2008年12月，令计划主任《在全国档案工作座谈会上的讲话》中要求：“要加强对电子文件的归档收集，确保应归尽归，同时注意规范电子文件格式与归档标准，对重要电子档案还要及时进行异质备份，确保电子档案长期保存、安全可靠、便于共享。”同期召开的全国档案局长馆长会议也就此提出了要求。2009年，杨冬权局长在电子文件管理国家战略国际学术研讨会上发言，对此进行了深入阐述。2010年5月全国档案安全体系建设工作会议及后续的一些会议上，都一再重申和强调了上述要求。电子文件归档双轨制，发展成为重要档案异质备份制，成为我国电子文件管理中又一项至关重要的基本制度。
在具体做法上，全国档案安全体系建设工作会议要求：“凡未向电子文件中心移交电子文件的单位，要将本单位所有电子文件在异地备份一套，其中划入永久保存的，还要转换成纸质或缩微胶卷，实行异质备份，以确保电子文件安全。已建立电子文件中心的，由好文件中心统一进行电子文件的异地异质备份。原则上，无论是档案馆，还是档案室，所有应归档保存的电子文件都应至少有一套异地备份，所有划入永久保存的重要电子文件，都要尽快转换成纸质或缩微胶卷保存。”
这―制度在国外也有类似的做法，比如英国和美国2000年和200i年的人口普查数据都储存在缩微胶片上，新加坡政府已经下令，所有政府之间的重要的电子邮件都要储存到缩微胶片上，这相当于所有电子邮件的5％；在美国超过20州要求所有的重要信息都要眼睛可读复制，这必须是纸张或者缩微胶卷。
在异质备份策略的选择上，缩微胶片等模拟介质适合作为长期、有效保存的介质。在电子文件生命周期中，数字信息的调用频率随时间递减，而数字信息的维护成本却随时间递增。因此，对于具有长期保存价值但使用频率不甚高的电子档案，采用缩微技术方式进行异质备份，既可以达到电子文件资源长久保存的目的，又有利于降低档案信息资源的维护成本。
馆室联动制度
国家档案行政管理部门在地方层面推进电子文件中心建设的同时，在中央和国家机关层面，推行纸质档案及其相应的电子数据同步进馆的做法，或可称之为“同步进馆制度”或“馆室联动制度”。
该项制度的建立源于十年档案移交工作。在中央领导同志高度重视下，国家档案局中央档案馆于2001年启动了2001―2010年十年档案移交和接收活动，涉及单位100多个。十年间共有85个单位、143个全宗、62万多卷档案移交到了中央档案馆，其中，中央统战部、文化部、教育部、工商总局、旅游局、文物局、人力资源社会保障部、海关总署、气象局、中科院等36家单位移交了档案实体和数字化数据，占已移交单位总数的42％。通过档案数字化，各单位既可保留一套档案数字化数据供本单位日常利用，同时又可将档案原件移交进档案馆，减少了本单位库容和安全等方面的压力，形成了档案移交方和接收方双赢的局面，促进档案移交工作达到新水准。
2008年11月，在京召开的“中央和国家机关档案整理和数字化现场会”提出要求，各中央和国家机关在向中央档案馆移交档案时，要同步移交电子版档案数据。中央档案馆为了统一标准，有效整合各部门移交的电子版档案数据，制定了《中央档案馆电子版档案数据接收规范及要求》。会议要求今后移交进馆电子版档案数据要严格按此规范执行，以保证档案数据与档案实体的一致性，保证移交进馆的档案数据具有通用性和易迁移的特点，以便对移交的电子版档案数据进行有效整合，有利于档案信息资源的开发利用，也为各单位在中央档案馆建立了一套基础数据的备份，并可保证各单位数据的查询和迁移。
2011年3月，“中央和国家机关档案工作会议”进一步要求：要在移交前对档案进行数字化，并在移交时把档案实体与档案数字化数据一并移交。在今后十年档案移交工作中，凡是要移交的档案，首先必须数字化，只有把档案数字化了，才能在档案移交后本单位更方便地利用档案，才能提高本单位档案的利用效率，才能通过数字化利用代替原件利用来确保本单位档案原件的安全。档案数字化后，本单位留一套数据，并移交一套数据给中央档案馆作为备份而异地存放。会议强调：“各单位移交档案前首先要进行数字化，在移交档案时一并移交一套数字化数据，是今后档案移交工作的一项硬性指标。”同时要求：“档案数字化数据要符合《中央档案馆电子版档案数据接收规范及要求》”。
通过馆室联动，方便了档案移交后本单位档案的利用，也极大地提高了中央档案馆接收进馆档案的质量和优化馆藏结构，有效地降低了重复劳动和档案信息化建设成本。
在推行这一制度的时候，应当注意的是：该项制度设计实际上是对档案管理机制的一项带有根本性质的调整。传
统管理机制下，档案实体的移交和接收是档案管理责任的分水岭；在现行制度设计下，尽管档案实体管理权限随着移交而转移，但事权并未完全转移，各机关仍然保存有完整的电子形态的档案信息，档案安全责任因而并没有随着档案实体的移交而完全让渡，馆、室双方今后都将是档案信息的长期保管者和守护者，在档案信息安全保障方面双方都负有同等重要的责任和义务。
统―支撑平台制度
为了减少重复开发，提高规范化程度，国家档案局近年启动了“国家电子文件支撑平台系统”建设项目，组织力量研制开发统一的电子文件管理支撑平台，以形成符合我国国情的、具有自主创新性与示范意义的、能够被社会所认可的、公开标准的、不断修改完善并可持续发展的国家电子文件支撑平台系统，初步实现我国对电子文件系统按统一标准规划、设计、建设、应用与管理，推动我国电子文件归档工作的标准化、国产化进程。
据了解，该项目目前已完成二期工程，重点推出了多媒体电子文件管理相关标准规范、关系型数据库长期保存整体解决方案、流式文档和版式文档的一体化解决方案等。
电子档案制度篇4
关键词：电子档案；管理；信息化
所谓电子档案，即利用计算机技术形成的、以代码形式存储于特定介质上的档案，是由电子文件归档后形成的。电子文件主要有电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸，等等。电子档案是计算机技术在档案管理工作中应用的产物，也是档案管理现代化的显著标志。电子档案的特征主要有：
1.档案信息存储的丰富性；
2.档案信息的生动形象性；
3.信息存储与利用的迅速准确性；
4.信息资源的共享性。
随着电子计算机的普及和信息技术的飞速发展，在传统的办公过程中产生的纸质文件已逐步被电子文件所取代，出现了纸质档案和电子档案共存的现象。然而，在实际工作中，电子档案的管理却面临着耐久性不足、环境条件要求高、技术寿命较短、信息保护难度大等诸多挑战，因此，如何科学有效地管理好电子档案，促进档案管理工作科学发展，成为摆在广大档案管理人员面前的一项重要课题。
我们认为，信息化条件下电子档案的有效管理，只有人员素质和基础设施一起上，软件硬件建设一起抓，方能取得事半功倍的效果，主要应从以下几个方面着手。
一、从源头抓起整理好电子档案
电子档案整理是指依照一定的方法和原则，对零散的和需进一步条理化的电子档案进行分类、组合、排列、编目，包括两个层次：首先，对电子档案进行分类和排序，即将电子档案磁性载体上零散而杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使其存储格式处于一种有序状态。其次，组织建立数据库。在进行分类和编号的基础上，对电子文件进行科学地登记整理，使其处于有序的虚拟状态，通过检索，可以提取并在电脑屏幕上显现出来。
二、加强硬件设施建设保管好电子档案载体
电子档案的保护应将重点放在基础设施和基本保管条件的改善上。只有具备相应的保管条件和设施才能维护电子档案的完整性与安全性。磁盘、磁带和光盘是电子档案所采用的主要存储介质，目前尤以光盘为主。防光、防尘、防水、防霉、防虫、防潮、防盗、防火是这些存储介质防护的共性。在存放电子档案载体的库房内应配备强制通风设备与空调设备，使其处于适宜的温湿度和空气洁净度中。此外，还应配备专门的存贮柜架。例如，使用木制柜架和非磁性材料制成的柜架来存放录音和录像材料等。应定期对各类载体的电子档案进行检查，根据需要进行修复或其他保护性处理。要采取严密的防灰尘措施，防止灰尘对电子档案载体的危害。要远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内，防止外磁场的影响，并避免强烈的机械震动。
三、增强管理人员素质维护好电子文件信息
由于电子文件的共享性，其信息与载体的可分离性，加之无孔不入的电脑病毒和网络黑客，极大地增加了电子文件信息的保护难度。对此，应从两方面着手解决问题。一方面，要加强人员培训，增强管理人员素质。所在单位要定期组织档案管理人员学习，采取积极的措施抓好知识更新、引进、消化，增强管理人员素质，以适应信息技术发展的需要。此外，所在单位一定还要高度重视本单位档案管理人员的选拔，真正把那些思想素质高、业务能力强、工作负责任的同志安排在档案管理岗位上。另一方面，要有针对性地从技术角度对电子文件加以维护，确保信息安全。针对技术过时这一问题，业界提出了三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。目前，防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等，是电子文件信息防修改、防盗窃、防删除的主要技术途径。这些技术方法保证了电子文件信息的唯一性、真实性和原始性。
四、健全规章制度管理好电子档案
根据电子档案储存载体的特点，主要应从三方面着手，健全规章制度，管理好电子档案：
（1）建立一套科学合理的保护、借阅和更新制度由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性，对电子档案的保护应贯穿于电子文件的整个生命周期。为确保电子档案的原始性和完整性，应该为每一份电子文件建立必要的登记制度，从收集开始就对其管理和借阅利用情况进行记录，并严格执行，防止发生信息丢失。同时，应定期对电子档案储存载体进行检查，以确保其在自然寿命内不被损坏，还要核查储存时间和更新时间，对到达储存寿命的电子档案及时进行更新。
（2）实行部门专人集中管理电子档案由档案部门统一管理电子档案，不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护的整个环节严格按照档案管理程序进行，有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏，还有利于建立归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系，并对电子档案进行专业性开发，使之发挥最大的作用。电子档案实行专人管理，有利于明晰责任，强化管理人员的责任意识，提升电子档案本身的安全性、可靠性和借阅利用率，提高电子档案管理工作的水平。
（3）实行“双套制”管理模式档案管理“双套”制是指将电子档案和纸质档案同时提交档案管理部门存档。对于由纸质原件生成的电子文件，对应的纸质原件一定要保存好。对于没有纸质原件的电子文件，应用计算机输出一套纸质件保存。其他磁性载体文件和录像片都应一式两份归档，一份提供作正常借阅之用，另一份作为保存件封存，不得外借。继续用传统的纸质文件形式来保持档案的原始性、证据性和权益性，是档案工作中采用“双套制”管理模式的宗旨所在。
最大限度地延长电子档案“原始记录”的寿命是电子档案管理工作者的神圣职责。我们既要从源头抓起整理好电子档案，也要加强硬件设施建设保管好电子档案；既要健全规章制度保护好电子档案，更要增强管理人员素质维护好电子文件信息。只有这样，才能使电子档案的参考、凭证价值得以实现，才能使电子档案的保护利用工作更好地开展，才能使电子档案工作更好地服务于其他工作。
参考文献：
[1]付春红张凤.从保护技术的角度浅谈电子档案及它与纸质档案的差异.吉林华桥外国语学院学报，2006，4.
电子档案制度篇5
关键词：档案；管理制度；人员素质；传统管理；电子档案
新形势下的档案管理，对档案管理的制度、档案管理人员的水平、档案管理的办法提出了更高的要求。随着学校档案每年递增，档案规模日益扩大，内容日益丰富，信息载体日益多元，管理手段日益先进，档案资料的归集、管理与查阅、利用之间的矛盾也越发突出。因此，建立健全规范的档案管理制度，提升档案管理专员素质，实行档案科学管理的同时充分利用信息化管理，对于推动学校档案事业的科学、和谐、可持续发展尤为重要。
一、强化档案管理制度的意义
1.1，加强制度建设，严格依法治档，做好学校档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。
1.2健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作环节和步骤，统一档案管理标准，制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，是确保电子档案的安全性与完整性的必要条件，是实施档案信息化、标准规范化建设的重要基础。
1.3加强档案管理标准化，是推行档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准的基础，是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
二、当前学校档案管理急需完善的相关制度
档案管理制度，是学校的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易，挂到墙壁上容易，但要落实就不容易，必须认真执行才能出成果。
2.1立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。
2.2档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
2.3档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。
2.4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。
2.5档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。
三、档案管理员与档案管理的关系及素质要求
3.1档案管理对管理人员的要求。随着学校的档案业务不断地更新和拓展，特别是信息时代的到来，给档案工作提出了更高的要求。档案管理人员要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，同时还要掌握档案信息化操作技能，掌握计算机、网络、信息工程等方面的知识，以及计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。
3.2档案管理员素质决定档案管理的质量。学校档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。
3.3档案管理影响档案管理人员的素质。档案业务人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。
3.4档案管理人员必备的素质要求。具有较高的政治素质，高尚的职业道德、严谨的工作作风；能坚持依法治档，完善档案管理的规章制度建设；具有大胆的创新精神；能够严守强化服务意识，提高服务水平；加强业务学习，通过专业培训、继续教育等方式及时更新档案管理知识，掌握过硬的业务技能，具备多元化知识和技能。
四、传统档案管理与电子档案管理的差异
4.1传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，这些档案如果只是随意存放，使用的时候常常找不到，传统档案需以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。
4.2电子档案和传统档案的分类存档同样重要。在工作中，电子文档在查找过程中比传统档案的查找要快速的多。所以日常工作中对电子档案的分类存档不容忽视。电子档案，是具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间，比如360云盘，学校各部门的档案管理人员将分类编目好的档案可以存放在云盘，方便学校各个部门之间、科室各个工作人员查阅使用，大大提高工作效率。
五、提高学校档案管理的措施
5.1严格档案计算机管理。计算机管理档案可以为学校档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。实施统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，能为学校各部门档案管理实现信息化提供硬件保障，减轻管理人员的工作量，提高档案工作效率。
电子档案制度篇6
关键词：水库；电子档案；管理
1水库做好电子档案管理工作的意义
1.1是提升水库档案管理工作的要求
水库在管理和发展中会产生大量的档案，档案中的内容对于现实的水库发展情况是重要的记录，对于现在和未来水库的管理工作的发展都具有重要意义。因此，水库的档案管理工作水平如何关系到水库的发展，关系到水库各项工程的记录。如果在水库的档案管理工作方面采取电子化的档案管理，那么档案的管理和保存都会采用电子化的管理模式在，这种管理模式对于档案管理水平的提升发挥着重要的促进意义。
1.2是对水库档案的更好的保障
传统的水库档案管理工作延续着纸质化的档案管理工作方式，无论是人员档案还是工程项目档案等，都是通过纸质的档案形式呈现和保存的。从一定程度上来讲，这种传统的纸质档案管理容易出现档案丢失，损坏等情况，不利于档案的长期保存。同时，由于纸质档案一部分需要手写等形式来展现，因此，档案的真实性容易受到威胁。所以，在水库的档案管理工作中采用电子化的档案管理方式，这在一定程度上对于档案的保存也是有益的，减少档案管理中可能出现的丢失、损坏等情况的出现机会。
2水库电子档案管理工作中存在的问题
水库电子档案管理对于水库档案管理工作有着重要的影响，但是就目前情况来看，当前水库在电子档案管理工作方面还存在着一些问题和不足，这些问题的存在制约了电子档案管理的发展，是需要水库在电子档案管理工作中进行改进的。
2.1管理人员对电子档案重视程度低
在当前的水库档案管理工作中，水库档案管理人员对于电子档案的重视程度比较低，一直以来习惯了传统纸质档案管理模式的员工，对于现代化的电子档案管理的认识比较浅薄，没有充分了解到电子档案对于水库档案管理工作的重要意义，因此，在很大程度上，管理人员对于电子化的档案管理缺乏足够的认识，他们在具体的工作中所开展的电子档案管理工作水平也会下降。
2.2电子档案技术管理问题不到位
电子档案管理工作的开展还需要档案管理工作中实现一定的技术支撑，电子档案实现了档案管理的无纸化办公，不仅将传统档案中的内容复制到电子文件中，同时还要进行精密的档案安全保管，保障电子档案的安全。因此，在水库档案管理工作中要想实现档案的电子化管理，还需要水库发展中具备强有力的电子技术支持。但是，就当前水库电子档案管理工作发展的具体情况来看，水库管理工作方面的电子技术支持还非常落后，由于掌握专业的电子技术的人员数量不足，电子技术使用所需要的资金支持力度有限，电子设备老化，新型电子设备技术的数量比较少等情况的存在，这些都直接制约了水库电子档案管理工作的实现，影响了电子档案管理工作的发展进程。
2.3电子档案管理人员能力素质存在不足
在水库的电子档案管理工作的开展方面，不仅需要技术，资金的支持，还需要专业的电子档案管理人员来为档案管理保驾护航。随着水库开展电子档案管理的需求不断增加，如何在电子档案管理工作中保障管理质量，提升管理水平，这些问题基本全都需要具体的档案管理人员来实现。就目前水库电子档案管理工作的发展情况来看，档案管理人员对于电子档案管理技术的掌握程度还比较低，他们在进行具体的档案管理工作的过程中，由于缺乏技术支持和专业的电子档案管理知识，导致了他们的电子档案管理能力差，制约了整体的电子档案管理工作水平的发挥。此外，当前水库的档案管理人员普遍文化素质偏低，他们在对新型的电子档案管理技术学习的过程中，学习能力较差，这也影响了他们掌握先进技术的能力，制约了电子档案管理工作在水库中的发挥。
3做好水库电子档案管理工作的对策
水库发展中对于档案管理工作的要求比较高，当前信息化发展的大背景下，电子化的档案管理已经成为档案管理工作的大趋势，但是水库在进行电子档案管理工作方面还存在着很大的不足，针对这些存在的问题，未来水库做好电子档案管理工作需要从几个方面入手。
3.1重视电子档案管理工作的建设
重视电子档案管理工作的建设，需要档案管理人员和水库的整体管理工作等多方面进行努力。作为档案管理人员，应该从自己的管理思想和管理理念角度入手，充分认识到电子档案管理如今已经成为大难管理工作的大势所趋。此外，上级部门对水库电子档案管理工作有足够的认识，加大对电子档案管理工作发展的宣传力度，通过对档案管理人员进行培训，宣传，培养他们充分认识到做好电子档案管理工作的重要性。重视档案管理工作还需要从制度领域入手，设定更加与时俱进的电子档案管理制度，用制度的手段规范电子档案管理的工作流程。
3.2做好对电子档案管理工作的技术支持
这就需要从两个方面进行努力，首先，技术支持需要专业的技术人员对电子档案管理系统进行建设，水库可以针对性的聘请专业人员建设一套完善的电子档案管理系统，并且聘请专职的技术人员对系统进行定期的维护和更新，保障电子档案的保密性和安全性。其次，做好电子档案的安全管理，还需要水库投入一定量的资金支持电子档案系统的全面运转，提升电子档案的运行水平和整体能力，保障电子档案的运行更加专业化，精细化。
3.3强化对电子档案管理人员的培训
在培训工作方面，水库需要根据现行的电子档案管理需求和管理问题针对性地设计培训方案，对于具体的档案管理人员从技术、文化，以及思想理念等方面对他们进行培训，让他们在掌握先进管理技术的同时，也能够从思想理念方面与时俱进地发生转变，更好地适应电子档案管理工作的需求。此外，在水库的发展中，还可以适当地引进掌握先进技术的电子档案管理人才，提升整体的管理团队实力。
4结论
电子档案管理是水库档案管理发展的大势所趋，水库方面需要针对目前存在的问题，做好相应的管理对策，提升档案管理水平，促进水库的全面发展。
参考文献：
[1]陈鲜.南江水库电子档案管理初探[J].经营管理，2014，33（4）.
电子档案制度篇7
1.在企业各个部门中建立有效的企业局域网系统，领导者在查阅电子档案时，直接可以通过网络进行查询。企业的各个技术人员在查询企业档案资料时，也可以通过电脑终端利用授权文件进行电子档案的查询，方便对相关资料的查询。
2.电子档案在很大程度上保证了企业档案的安全性。在利用电子档案时，为了确保企业档案的安全性，可以对档案进行保密管理，设置一定的进入和查询权限，利用密钥进行相应的管理。为了保证电子文件和数据不会被任何一个人查阅，可以设置相关的身份验证系统，要想查阅相关资料，必须要输入相关的身份验证。当用户在输入身份验证等信息时，计算机可以对用户所输入的数据信息进行核对，如果验证合格后，用户就可以登陆进入，进行相关资料的查询，以此保证企业档案的安全性。
3.建立完善的电子档案系统和服务系统。在建立完善的电子档案系统和服务系统时，首先要加强专业人才的培养工作。电子档案系统需要工作人员具备着较高专业知识和先进技术，然而许多企业的管理人员没有具备较高的现代化技术，并且管理人员也没有很好的处理信息档案技术，这些都导致了电子计算机技术无法发挥其本身的巨大作用。
4.电子档案实现了办公自动化、无纸化的目标。比如在进行一份档案的起拟、签订、催办以及归档的过程，都可以利用计算机和通讯线路进行工作。在档案存档的过程中实现了无纸化和办公自动化的目标，档案工作人员需要能够很好的运用电子化档案，并可以将档案信息数据综合系统的提供出来。
5.提高现代先进技术的使用率。在许多企业利用计算机信息技术进行档案整理时，都很单一，只是将档案进行存储或者是起草档案时进行打字起草，没有深度开发计算机功能。没有很好的利用计算机，造成档案工作的低效率，在很大程度上浪费了大量的人力、物力和财力，同时也浪费了大量的时间。
6.在利用电子档案时，能够在很大程度上扩大社会影响力，在一定程度上拓宽电子服务范围，提高了档案部门的地位。
7.在利用电子档案时，可以与现代社会先进的技术进行联系，这在一定程度上提高了企业的现代化水平，确保企业能够及时的跟上时展潮流。
二、电子档案在企业管理中的实践
1.电子档案在企业管理中的应用时，首先要保证工作人员具备着较高的技术水平和综合素质。领导人员要对电子档案的基本运作进行熟悉的了解，同时要提高管理人员的专业知识和技术水平。
2.建立有效的电子档案管理制度。电子档案在企业管理中的实践时，必须要保证科学有效的制度作为实践的基础。在应用电子档案时，通常需要经过一个复杂的过程，在电子档案应用的过程中，若是没有进行合理的处理，很容易导致电子档案出现遗失或者是修改的现象。因此，必须要建立完善的电子档案管理制度，要对电子档案在生成到利用的过程中进行严格和全过程的管理和控制。保证电子档案的完整性和安全性。
3.鉴定电子档案。电子档案的运用，虽然有着传输快捷和方便复制拷贝等优点，但是由于这些优点也增加了电子档案的虚假性。因此，必须要提高电子档案的鉴定水平。为了保证电子档案在传输的过程中不会泄露和改动文件，确保企业利益不会受到损害，可以对文件添加相应的密钥等方法。同时在归档文件时，要对电子档案的价值进行准确的鉴定，将具有价值的文件进行有效的保留，也要确保电子档案具备着完整性和准确性。
4.归档管理电子档案。在应用电子档案时，必须要做好对电子档案的归档整理工作。在归档管理时，要将电子文件的属性进行确定，并要将电子档案进行有效的拷贝以此进行存储，但是不能改变电子档案原有的存储方式和存储位置，然后在网络上对电子档案进行逻辑归档。在归档电子档案时，首先要保证电子档案质量的过关，保证电子档案的完整性、真实性和安全性，同时要将电子档案的属性进行确定；其次电子档案的能够与纸质档案同步归档；最后就是归档的电子档案具备着统一标准，要详细的说明电子档案管理标准，建立完善的电子档案管理制度。
电子档案制度篇8
电子档案特点分析
1.电子档案信息含量高，存储体积小
由于电子档案的载体主要是各种存储盘，因而具有较高的信息容量，因此，电子档案相比于纸质档案，可以较大程度节省纸张以及库房的存储空间，有利于资源节约型社会的建设。
2.电子档案的检索速度快，档案利用效率高
由于电子档案的管理通常是伴随着档案信息化体系建设一体形成，因而电子档案可以方便的利用网络技术实现共享、检索以及使用，消除了传统档案资料在时间、距离以及使用人数上的限制。
3.电子档案具有形式多样化的特点
电子档案的形式不仅仅可以是电子文本档案，而且也可以是图像、视频、声像以及动画等各种数据资料格式，这极大地丰富了电子档案资料形式，并且在一定程度上提高了档案的传播使用效果。
4.电子档案的数字化形态有利于提高档案管理效率
由于电子档案的信息形态是数字化的，因而在传输、运算、存储以及检索使用上，可以借助于各种先进的信息技术，而且对于有保密需求的档案资料还可以设置加密，因而有助于提高档案管理水平与档案管理质量。
5.对设备的依赖性较高
电子文档的资料收集、整理、档案制作保存均需要借助于计算机系统以及存储设备，因而电子文档的管理对于软硬件设施的依赖性较高。
6.电子档案的信息安全隐患高
由于电子文档的管理网络化以及信息化程度较高，因而对于电子档案的编辑以及修改相对容易，而且对电子档案资料进行修改后也难以露出痕迹，这就导致电子档案资料的管理安全隐患较高，对于安全管理工作也提出了更高的要求。
电子档案资料管理创新模式研究
1.完善电子档案管理工作流程，制定电子档案管理工作标准
为了进一步提高电子档案管理工作的标准化与规范化程度，应该针对电子档案管理制定完善的操作流程。具体针对电子档案资料的收集整理、数据格式转换、文件类型分类整理以及利用存储介质归档保存等方面，可以采取在档案管理部门设置单独的管理岗位，采取各种技术措施对电子档案资料的原始性、完整程度以及安全程度进行检查，通过标准的操作流程，提高电子档案的管理水平与工作质量。
2.统一电子档案数据格式，形成标准化的电子档案管理体系
完善电子档案的收集整理以及归档保存管理工作，首要工作便是由档案管理部门制定统一的档案模板，并对电子档案的具体格式、文件类型分类进行明确的规定，实现电子档案管理体系的标准化与规范化。此外，应该注重对于各种档案管理软件的使用，借助于软件系统来提高电子档案的资料收集、数据整理以及归档保存工作效率与工作准确度。
3.做好电子档案的保存管理
电子档案的保存载体主要是各种存储盘等存储介质，而这些存储介质最突出的问题便是稳定性较差，受存储环境的磁场、温度湿度等因素影响较大，因此，必须针对电子档案管理选择质量可靠的存储介质，并设立单独的档案存储库房或者是电子档案柜对电子档案进行安全保存。
4.形成电子档案的定期检测制度
由于电子档案载体具有较高的敏感性，容易出现损伤。因此，为了保证电子单的安全性，对于保存的电子档案应该形成电子档案的定期检测制度，对电子档案的保存状况进行评估。检测可以采取季度抽样检查以及年度全面检查的方式，对于存在着问题的电子档案应该及时进行拷贝，同时对于所有的电子档案应该按照载体的使用周期，对电子档案的格式以及载体形式进行转化，实现电子档案保存管理的延续性。
5.强化电子档案的安全管理，做好数据备份工作
对于有着保密要求的电子档案，可以采取设置访问使用口令验证、设置阅读权限或者是限制访问的方式，确保电子档案的安全。同时应该在制作保存电子档案的计算机内安装技术先进的杀毒软件并设置好防火墙，确保电子档案的整体安全性。此外，还应该重点做好电子档案的数据备份恢复工作，通过数据备份以及恢复系统，对于由于计算机故障或者是意外事故造成的电子档案进行及时技术恢复，确保电子档案保存管理的安全性。
结语
电子档案制度篇9
随着科技的迅猛发展给电子档案的广泛应用插上了翅膀，同时，电子档案的安全问题也越来越受到广大档案工作者的关注。只要档案部门和广大档案工作者，适应新形势，与时俱进，不断创新，多种方法并用，就会保证电子档案的安全。作为多年从事档案工作的一员，在实际工作中对电子档案较为熟悉和了解，现就如何确保电子档案的安全性谈点自己的看法。
一、建立健全完善的电子档案管理制度
建立健全完善电子档案制度是电子档案安全的保证。建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，对于维护电子档案的安全性是十分重要的。同时，也是保证电子档案原始性、真实性的需要。对于我社来讲，电子档案已涉及至各个部室，制订严格详实的管理制度及操作流程，把电子档案的安全责任贯穿于电子档案的形成、收集、积累、整理、保管和利用等各个环节之中。维护其信息安全方面的主要制度措施有：
1、电子档案在形成过程中要明确各级人员的职责与分工。一般来说，不相关人员不能进入电子档案的形成、收集、积累、整理、保管和利用的环节，都必须有专人负责。制作时，不仅注重每个环节的结果，也要重视每项工作的具体过程，并把这些过程一一记录下来，以防由于操作失误、有意删改等原因造成文件信息的改变，从电子档案的源头上保证电子档案的安全。
2、建立电子档案查阅制度，防止在分散状态下发生信息丢失和变动的现象。公文性电子档案一经定稿就不得进行任何修改。电子档案的更改要经过必要的批准手续。收集积累过程中的一切变更都应记录在案。重要的电子档案要有备份。如：针对我社来讲，会计、信贷档案就显得尤为重要，这些业务档案是会计、信贷信息的真实记录，一旦这些数据丢失或损坏，将会给信用社带来无法挽回的损失。为确保业务档案数据的安全性，制作业务档案备份时，最好采取“双轨制”，即：纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，纸质档案与电子档案相结合，并使用不同的编目方法和存贮装具。利用“双轨制”或“两套制”以便利用时参照互补，优势互补。
3、建立和执行科学的归档制度。归档前应对电子档案进行全面、认真的检查，在内容方面，检查归档的电子档案是否齐全完整，真实可靠；相应的机读目录、伺服软件、其他说明是否一同归档；归档的电子档案是否为最终稿本；电子档案与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面，应检查归档电子档案载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。归档时，把符合归档条件的电子档案按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上，脱机保存的电子档案最好用光盘刻录机记录在光盘上。在计算机网络上信息联机传送时要采取必要的安全保密措施。电子档案严禁在网络开放。
4、建立和执行严格的保管制度。归档电子档案应使用光盘作为存储介质，对所有归档的电子档案应作保护处理，使之置于只读状态。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，抽样的样品数量以不少于10%，对其外观、载体表面、外表涂层等方面进行检查，还要对载体上的信息进行读写校验和修复。同时，还要对重要档案进行定期拷贝，以延长电子档案载体寿命，磁盘一般每2年应拷贝一次，光盘每5年应拷贝一次，拷贝后的载体与原载体同样编号保存。此外，特别重要的电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。不宜公开的档案或特别重要的电子档案要打印输出件或制成缩微品脱机保存，以防网络或机器损坏造成档案的丢失或破坏。对一些原始性很强的电子档案，要保证电子档案的原始性，必须以原始形成的格式进行还原显示。可采用与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起，恢复时，使之按本来的面目进行显示。
5、建立电子档案日志记录管理制度。对电子档案的利用实行利用权限控制，防止无关人员对电子档案系统的非法访问，防止利用过程中的泄密和损伤。该系统能对用户登录时间、相关操作等信息进行记录，可自动对每份电子档案的修改、存取、传输等任何操作都进行实时登记，以密码形式存储并有防删改措施，从而为随时印证该电子档案的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。实现对电子档案进行时时监控。这一系统只有专人才有权限查看，确保电子档案不被其它人员操作或破坏。对入库电子档案未经领导批准不得随意外借，只能以拷贝的形式提供利用。对电子档案的电子记录系统还要辅之以必要的人工记录，两种手段并用以确保电子档案的网上安全性。
6、建立档案人员学习培训制度，不断提高档案管理人员的业务素质。现在和将来的电子档案管理均采用的是不断更新的技术，只有具备电子信息技术和网络应用的人才才能保证电子档案信息安全。档案工作者只有不断学习才能紧跟时代的步伐，同档案科技发展同步，档案工作者要不断学习新知识以适应电子档案这个新事物。要建立一套科学合理的培训制度，对联社档案人员进行定期和不定期的业务培训，培养管理电子档案的专门人才与电子档案软件、硬件兼容，与时代兼容。
二、电子档案存贮安全及策略
存贮安全是电子档案安全的重要环节，本人着重谈在室藏、网络、兼容性三个方面的安全。
1、网络安全在信用社电子档案的输入、存储、传输和提供利用过程中，存在信息失控、污染、干扰、过剩、丢失、窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素，这方面，技术不再是难题，关键是重视和投入问题。如今，我社采用了oa网络办公系统对上级来文及发文进行电子输入输出，实现了文档一体化，如果在电子档案运转过程中出现任何一种不安全因素，都会给信用社带来巨大的损失。现在我社在档案网络办公系统上采用了病毒防护技术、防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法，这些手段不仅有效的保护了电子档案的安全，也使电子档案起到原始凭证的作用。因此，只要不断的提高档案人员的素质和采用防范措施，电子档案的安全就会得到保证。
2、电子档案保管的安全性。针对电子档案和纸质档案的不同特点，我社建立了与档案相适应的保存环境并配备不同的设备分别保存这两种档案。电子档案不仅对防尘、防静电、防磁等方面比纸质档案要求更严格外，对温度和湿度也要求不同。众所周知，保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45％-60％，而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃，相对湿度为40％±5％，纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。尤其是对金融单位来说，形成了大量的业务电子档案，对这些电子档案单独保存显得尤为重要。对那些参考作用大、保密性强的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。
3、电子档案的兼容性。电子档案的寿命不仅与其内部因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子档案是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，载体上的信息就无法读出。针对我社而言，各项业务系统每年都在升级，因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。所以，在电子档案的制作、归档以及整个过程中尽量使用最先进的技术和设备，使电子档案“延年益寿”。
三、电子档案的应用安全及策略。
（一）、采用“双向保险”。单机应用时保证计算机软、硬件设备的安全，采用可靠的操作系统，保证无病毒侵害，系统安装杀毒软件和防火墙软件；定期杀毒、检测，保证电子档案在使用过程中不破坏。在硬件上采用质量好的机器，定期升级维护，确保设备处于完好状态。不允许使用不可靠的设备读取电子档案。不允许电子档案在其他人的计算机上使用，一旦在外部计算机上使用，要对电子档案进行杀毒处理。内部的计算机上尽量设置密码和用户名；这些信息不要轻易让外人知道，计算机未经允许不让外部人员使用机器。采取防范措施越多，电子档案就越安全。
（二）、网络应用。利用互联网进行网上服务已经成为档案部门为各部室及客户服务的重要形式，其方便和快捷已得到了社会的广泛认可，但必须有安全保障措施。我社采取了最有效的方法是开通专线、专网专用。对于条件不允许的部门，尽量使用安全可靠的系统和软件来保证电子档案的安全。系统软件应具有以下功能：
1、权限控制功能。我社在充分考虑到用户对于此项功能在权限设置难易程度、权限浏览是否清晰、单用户是否可担任多角色等方面的要求进行权限设定，区分用户等级进行级别控制，必要时可根据用户等级采用应答模式和分级保护，对电子档案进行级别保护。设置不同身份、不同职责范围的管理权限对电子档案进行借阅和浏览，另外具体定义到任何一个档案库或文件库,对该库的任何菜单的控制权限。设置了此项功能可有效防止无关人员进入系统对电子档案文件或数据进行访问修改，方法一般是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行检验，只有身份合法者才能进行相关操作，从用户上杜绝不良人员对电子档案的破坏。
2、防火墙功能。这是一种访问控制技术。科技部门在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。设置防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，通过在网络边界上建立相应的网络通信监控系统，监测所有通过防火墙的数据流，凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。
3、数据档案管理功能。为确保数据不受病毒等不可预测因素的影响,联社建立了对系统提供数据的备份和恢复功能。系统要提供数据导出、数据导入和数据汇总等工作。这一功能使电子档案一旦受到侵害时，能进行恢复系统数据，导入和导出便于管理员进行转换、打印和汇总。
4、日志信息管理功能。此系统对所有用户的登陆时间、登陆子系统名称、修改时间和修改、删除内容等操作情况信息进行记录的模块。该模块只有档案管理员或超级用户才有权限查看。以确保系统和数据不受来自各方面人为操作的破坏。这一功能对电子档案的安全相当重要，该系统能对用户登录时间、相关操作等信息进行记录，可自动对每份电子档案的修改、存取、传输等任何操作都进行实时登记，以密码形式存储并有防删改措施，从而为随时印证该电子档案的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。实现对电子档案进行时时监控。
电子档案制度篇10
关键词：档案电子化电子档案整理保护
一、电子档案的优缺点
1.优点。一是操作方便、传递快捷。电子文件在形成档案之前的修改很方便，并且修改后不会留下痕迹，保证了文件页面的整洁；电子档案具有统一格式，在对电子档案进行检索时方便快捷；电子档案的传递不受时间和空间的限制，可以从一个终端传递给其它若干终端，所用时间很短。二是存储空间大，节省了大量纸张，携带方便。现在光盘等存储设备的容量越来越大，使得电子档案的存储越来越方便，同时也节省了大量纸张，节约了资源，保护了环境。三是具有资源共享的特点。不同使用者可以在不同终端同时阅读和使用，实现了资源的共享。四是表现形式多样。计算机多媒体技术的应用推动了电子档案形态的多样化发展，文字、图形、声音、影像等都成为电子档案的内容，这就是电子档案的多媒体集成性，使得电子档案比纸质档案更加全面、生动、形象。五是复制不影响文件质量。纸质文件在进行复制时容易造成清晰度下降等问题，而电子档案的复制就不会存在这种问题。
2.缺点。第一，由于电子文件容易被删减和修改，而且不留任何痕迹，因此文件的真实性问题难以确定。电子文件容易修改既是它的优点也是缺点，输入者在输入过程中无法留有自己的笔迹，单位负责人也无法在文件上签发，这就使得文件容易被更改，真实性得不到保证。第二，由于电子文件传递的方便快捷性、网络平台的开放性，如果电子档案得不到有效保护就很容易被他人窃取，造成数据外泄，给单位造成严重的损失。
二、电子档案的整理与保护方法
1.完善管理体制，统一管理标准。由于我国的电子档案管理法律法规还没有形成完整的体系，因此相关部门应该针对出现的问题，从我国实际出发，借鉴国外经验，制定具有较强针对性和可操作性的电子档案管理体制，统一电子文档的管理标准，具体包括以下方面：（1）风险管理体制，主要指建立电子档案风险评估和安全等级管理机制；（2）灾害管理体制，主要指灾害的预警、突发事件的应急处理和资料的备份等制度；（3）人员管理体制，主要指对相关人员的安全意识和能力培训、岗位责任和安全审查等制度；（4）系统安全体制，主要指机器设备的安全检测、网络安全管理等制度。
2.对电子档案进行设置和处理，防止电子档案被随意更改。要通过更高级的技术对电子文档进行设置和相关处理，强化电子档案的安全性。主要包括以下方面：第一，档案使用的环境监测技术。档案运行的全过程都要有监控设备的全程监控，防止电子文档的外传。第二，签署技术。目前电子文件的签署技术主要包括证书式数字签名和手写式数字签名。证书式数字签名是发送方利用自己的不公开密钥对发出文件进行处理，接收方运用相关原理进行解密，获取相关资料；手写式数字签名是指用生物测定技术来验证签署人和他的签名之间的关系，通过密码技术把签名与文件联系起来。第三，加密技术。是指通过数学的或物理的手段，保护电子信息在存储设备中和传输过程中的安全，防止信息泄漏的技术，主要包括计算机密钥和防复制软盘技术。第四，身份验证技术。指通过静态密码、动态口令或生物识别等对操作者身份进行识别的技术。
3.严格执行电子档案的使用审批程序。电子文件归档保存之后要严格执行使用审批程序，以保证电子文档的安全性：若内部人员使用需要经过档案管理部门负责人批准，做好使用记录并签名，归还时档案管理部门人员做好相应检查，确认文件完好再归档；若外单位使用需要对使用单位进行审核，签订相关使用协议，双方负责人各自签名，并派相关人员监督使用过程，若有复制，使用后要完全删除，原文档需要完整归还。通过严格的使用审批程序可以降低电子文档保存过程中的安全风险，提高电子档案的管理水平。
4.强化档案管理人员素质培养，提高管理水平。目前由于档案管理人员知识水平不高或法律安全意识不够造成的电子档案的问题时有发生，这就需要档案管理部门做好职位分析，聘用知识水平高、安全意识强的人员进行档案的整理和保管，同时还要对档案管理人员进行岗位培训，强化档案管理人员的专业技能和安全意识，提高档案管理水平。
档案电子化推动着档案信息化的发展，电子档案在得到广泛应用的同时也出现了一些问题。因此在进行电子档案的整理和保存的时候要加以保护，通过加强电子档案管理制度等切实维护电子档案的安全性和完整性，实现档案电子化的健康和持续发展。
参考文献
[1]李宇红.谈电子档案的保护管理措施[J].黑龙江档案，2012（5）
[2]郭玉晖.论电子档案的整理及其保护[J].中国外资，2012（14）