电子化档案管理篇1
[关键词]文书档案；电子化；管理
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.05.119
[中图分类号]G275[文献标识码]a[文章编号]1673-0194（2015）05-0246-02
文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。
1文书档案电子化的理论基础
（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。
（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。
（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（oa系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。
（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。
2文书档案电子化的管理办法
（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。
（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。
（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。
3文书档案电子化的发展趋势
（1）建立标准规范体系。文书档案电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于档案电子化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。目前电子档案工作尚无统一标准，这就需要国家档案行政部门制订一整套系统化、规范化的规则，以保证电子文件、档案信息的统一规范和资源共享。档案电子化标准规范作为一个规范化的系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理功能。它不是简单地模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现的，一个具有高效率、高质量、简捷及合理化的工作模式，能够把原有档案信息管理系统的数据库，平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。
（2）完善安全使用制度。在电子档案使用过程中，应当：①应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全；②注意电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接对接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法。另外储存电子档案选用的载体不耐久等原因，也影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性；③注间电子档案的法律效力问题。通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定的，电子档案由于没有固定的载体，所以制订相应的法律认定条文有一定的困难，这也就是光盘、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。与纸质档案相比，电子签署等非传统意义上的“亲笔签名”，法律上能否认可、如何认可，制约着电子文件的效力和归档保管的意义。
（3）加强人才队伍建设。档案电子建设最关键的是高素质创新人才的培养，这关系到档案工作数字化建设的成败。①档案管理者必须具有多元化的知识结构。档案电子化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动和文档一体化管理，这就要求档案工作人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能；②档案管理者要全面掌握档案专业知识。如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理，以及档案著录、标引、检索、编研等有关档案专业知识的基本技能；③从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备档案管理现代化技术，进行档案信息分析与研究，提供高层次档案信息服务与咨询等方面的能力。
4结语
文书档案电子化管理是适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务功能不可缺少的手段，但是文书档案电子化是一个艰苦的、长期的过程，建立一套完整科学的文书档案管理体系，有助于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率，为社会提供更高层次和更具价值的信息服务。
主要参考文献
电子化档案管理篇2
[关键词]城建档案信息电子化数学化建设
随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。
一、城建档案信息电子化数字化的现状
城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的miS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DoS转向wondows，数据库也由最初单机版的dBascii转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：
1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性
各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。
2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录
各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。
3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。
4.城建档案信息网络技术有待提高
城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。
5.城建档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求
各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。
7.城建档案网络建设资金缺乏
数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。
二、城建档案信息电子化的发展趋势
现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：
1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。
2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。
3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。
5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。
三、城建档案信息电子化数字化的作用
所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：
1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。
3.城建档案信息电子化，可一次投入多次产出，节约经费，信息成果可多份拷贝。并能长效保存信息。
电子化档案管理篇3
一、档案信息电子化管理常见问题
1.认知度偏低
档案信息的电子化管理是档案管理专业发展历史上一次划时代的进步与飞跃，传统档案管理形式结合现代化计算机与网络技术形成综合性、一体化的电子信息档案管理系统，将使档案的使用效率与便捷性得到成倍提高。然而，传统管理模式与固有的业务操作理念使大多数档案管理人员仍然习惯于既有的档案管理手法，对于电子信息化体系的功效与作用认识程度偏低，了解不深。传媒行业管理层对于档案管理现代化发展也不够了解和重视，满足于现有的档案管理与应用程度，没有从根本上认识到电子信息化对提高企业行业工作效率和效能的重要促进作用。传统档案管理方式的低效率又使现有的工作人员面临着较大的工作量无眠顾及新知识、新技能的学习与更新，由此造成档案信息电子化管理推广程度不足。
2.缺乏科学完整的体系
作为新时代经济发展与改革的产物，档案管理的电子信息化在当前的中国还没有健全的行业标准进行完备、全面的指导和约束。因此，不同地区和单位在推行广播电视档案信息电子化体系过程中不仅发展速度各有快慢，而且出现了分类不一、标准各异的问题。缺乏科学完整体系的问题不仅使档案信息电子化发展缺乏统一标准，更严重阻碍了在全国范围内推行标准体系的构建。科学完整的体系不仅有利于实现档案信息电子化的高质与高效，改变传统档案管理模式耗费大量人、财、物和潜在诸多不安全因素的缺陷，而且能够提高档案使用效率与便捷性，提高档案资料对行业发展的参考与指导作用，帮助行业在未来发展中作出正确决策。
二、优化措施
1.根据档案的类别与级别区别管理
做好档案信息电子化管理的前提在于分类和分级，不同类别和级别的档案信息采取不同的管理手段。随着传媒业的发展与扩大，档案资料的发展趋势必然是数量越来越多，规模越来越庞大。没有分类和分级的档案信息电子化最终也必将落入臃肿和混乱的困境，这对于档案的储存与使用而言将是降低工作效率甚至导致失误与错误的灾难。一般来说，档案基本可以分为两大类：重要、关键类；相对次要、普通类。重要和关键的档案信息在数量可以承受的范围内可以采取在本地存贮和使用的模式，尤其是数字化档案资料。此时较适宜使用双备份策略。档案的存贮介质一般是本地服务器，要求做好存贮前的杀毒处理并定期升级病毒库、打补丁以及安全检测等。档案资料所在单位应安排专业的网络技术管理人员负责这些档案信息的电子化管理工作。相对次要和普通档案信息则可充分利用云存贮技术，在尽量降低存贮成本的基础上实现档案的大批量保存与便捷的调用。云存贮的优势在于费用极其低廉，客户不再需要自行投入巨额资金准备大量存贮设备，也不需要为维护和管理在云端的存贮设备另外花费金钱，只需要支付少量的上网费用便可享受几乎无止境的存贮容量。劣势在于安全性相对不足，一旦将数据存放于“云”上，等于丧失了对数据的绝对控制权，无论出于何种目的，云储存服务提供商或其他个人或集团都有机会偷窥或窃取这些数据。这再次凸显了档案分类与分级的重要性，在尚未足够确保信息安全性的前提下，应当只将相对次要、普通的档案信息通过“云”存贮和使用，从而避免造成不必要的损失。
2.定期梳理档案重要程度，调整安全级别
电子化档案管理篇4
关键词：档案；电子化管理；现状；对策
中图分类号：G275文献标识码：a文章编号：1007-9599(2012)09-0000-02
计算机网络的发展对人们的工作、生活产生了极大的影响，科技的进步不仅提高了人们的生活质量，还对人们的日常工作模式产生了深刻的影响。电子化技术在各行各业得到广泛使用，档案的电子化管理无论是在档案的管理质量上还是管理模式上，都是以往档案管理模式所无法比拟的，档案电子化管理具有极大的优势。
一、档案电子化管理概述
（一）档案电子化管理概念。档案的电子化管理是指档案管理人员利用计算机硬件、档案管理软件系统和网络技术的手段，对档案资源实行计算机现代化管理的过程。档案电子化管理包括档案的收集、整理、卷内目录录入、文件上传和查阅、利用，是档案管理与现代科学技术结合的产物。档案的电子化管理实现了多种学科知识、多部门协作和多专业配合的系统化管理体系，是当今各行各业进行档案管理的趋势。现代电子化档案的发展改变了传统档案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的意义。
（二）档案电子化管理的优势。传统的档案管理需要借用大量的纸质媒介，在档案的记录、使用以及交流过程之中都具有极大的不便，档案的电子化管理有效的解决了这些管理上的难题。首先，档案的电子化有利于保护档案的原件。档案具有重要的参考价值，过多的使用和借阅档案原件会造成档案原件的损害，甚至会丢失重要的资料。档案的电子化文件方便了人们的查阅，极大程度上保护了原件。其次，档案的电子化提高了档案管理部门的工作效率。人们只要输入要查找的关键字，计算机档案管理系统就能迅速调阅电子档案或定位该纸质档案存放位置，缩短了查找的时间，极大的提高了工作效率。再次，节省人力，减少经费的支出。原来的档案管理部门由于档案材料极多，需要大量的档案管理人员，管理部门不仅要投入大量的经费，还造成了管理部门的臃肿。此外，档案管理的电子化还对资源实现共享使档案成了“活”的记录，档案是用来做分析的，并非用来一味保留的，利用档案做数据分析，数据挖掘，这样我们的档案才有价值，我们的信息化也才更有动力！
二、我国档案电子化管理的现状
随着改革开放的日渐深入，全球化的信息浪潮和先进的技术早就席卷了我国的大江南北，我国的档案管理信息化、数字化在各行各业档案管理中已经普遍推广使用。但是，目前我国的档案电子管理还存在一定技术上和管理上的问题，需要我们进行正确的认识。
（一）对档案电子化管理的认识水平比较低。档案管理的电子化和信息化是在新时期新形势下对档案管理手段的创新，档案的电子化管理急需得到广大档案管理部门的正确认识和有效利用。但是长期以来人们对档案管理的电子化认识具有一定的狭隘性，一些人仅把档案管理的电子化和分类保存联系在一起，认为把卷内目录用计算机打印出来就是档案管理计算机化了；一些人认为电子化的管理不可靠，电脑若出现问题整个电子文档便不复存在了；有些人认为，花十几万甚至二三十万上套档案管理系统不值得；
（二）档案保密方面的问题。档案是单位的宝贵财富，档案的保密性与真实性是档案管理人员最为注重的。档案管理的电子化实现了管理的便捷，在很大程度上实现了资源的共享，但是也加大了档案管理的风险。计算机档案信息管理系统是以数据和查询为特征的数据库应用系统，数据库的安全，计算机系统正的常运行，都需要有相当计算机知识的人员来维护，档案管理人员目前还没有达到较高的计算机水平，档案管理的电子化对他们的工作带来了极大的挑战和不便。
（三）档案电子化管理技术上的问题。档案的电子化管理对计算机设备具有极强的依赖性，硬件方面，单机版的需要较高的计算机配置，网络版的需要服务器、交换机、网线等的支撑；软件方面，需要一支非常专业的计算机软件开发队伍，经过对档案工作深刻细致的调研，开发出档案管理软件系统，按照档案管理的要求科学地、标准地、规范地、简洁地完成电子档案的录入、生成、上传、查阅、销毁、各种报表统计等。此外，档案的电子化管理国家尚没有形成统一的规则，档案电子化管理的质量还有待提高。
（四）电子档案的法律效力问题。我们知道原始纸质的档案材料经相关部门的盖章，具有极强的法律效力。在查阅档案或者传达命令时都需要加盖印章的原始档案材料，电子版的档案在现阶段不具有很强的法律效力。电子版的档案目前只限于信息的通报和会议的通知，对于比较正式的人事任命和处理决定，相关部门还需要出示加盖印章的档案材料。电子档案还不能得到相关部门的认可，同样它也不具有很强的法律效力。
三、对档案电子化管理的几点思考
时代在进步，科技在发展，各行各业已经阻挡不住信息化技术前进的脚步。同时在这场信息技术革命中，各个行业都不能置身其外。档案的管理工作是一件技术性和保密性极强的工作，广大的档案管理部门以及档案管理人员要在现有管理技术的水平上加强对档案管理电子化的认识，在现有基础上完善档案的电子化管理。
（一）档案电子化管理技术的提高。广大的档案管理部门以及相关的使用部门之所以不信赖档案的电子化管理，主要原因还是档案电子化技术的不成熟。技术的革新是档案信息化的灵魂，档案电子化缺乏了技术上的支撑势必只是一句空话。首先，配备性能良好、质量可靠的计算机设备。这是档案管理部门进行电子化管理的保障。其次，设计出适合档案管理部门的档案信息管理软件，使档案管理实现真正的规范化、标准化、信息化、自动化、系统化。此外，档案管理部门还要提高档案管理人员的计算机水平，保证计算机软件和硬件的正常运行。
（二）维护电子档案的安全。档案极具重要的参考价值和历史价值，档案电子化管理的安全问题也是档案电子化管理最要注重的问题。首先，档案管理部门要保存一套完整的、真实的纸质档案原件，在电子档案丢失和损毁的情况下，可以进行电子档案的修复。其次，管理部门的信息共享机制要有严格的规划和限制，档案管理部门不能将机密的档案到互联网上，建立自己部门的信息网络和信息安全管理制度。此外，档案管理需要有安全的操作制度和使用制度，既做到对档案的方便使用，又做到对档案的严格保密。最重要的是做好数据库备份，常杀病毒，保证数据安全的。
（三）提高档案管理人员的素质。档案管理人员要摒弃以往传统手工管理的死板模式，传统管理下的档案里里外外都是老古董。档案的利用只限在一定范围内和少数人之中，对外提供服务的工作几乎没有开展，使许多有利用价值的档案成为死档案，严重制约了档案工作的自身发展。在使用新的管理手段时，要加强自身的业务素质。首先，管理部门人员要认识到电子档案管理的优越性，放下对档案管理电子化的戒备心理，在这场电子革命中充分实现管理手段的更新。其次，管理人员要定期进行学习，掌握先进的管理手段，在运用电子化技术进行档案管理的同时，做好电子档案的保密工作。此外，档案管理人员还要严防档案管理部门以外人员对档案的使用，加强本部门的保密制度建设，严格遵守本部门的使用细则和信息共享细则。在做好本职工作的同时，增强自身素质。
（四）转变观念，加强电子档案的法律效力。档案管理的电子化进程还是一个比较漫长的过程。在档案的电子化管理中，不仅档案管理部门的人员需要转变观念，加强对电子化技术的认识，相关部门也要改变传统的观念，改变对电子档案的认识。立法工作者还要结合国外的案例，对我国电子档案的法律效力做出正确的定位。世界范围内的信息技术革命是不可避免的，相关法律部门要配合档案管理人员做好档案的电子化管理，增强档案管理人员进行档案管理电子化改革的信心。相关的使用部门也要在认定中转变观念，承认电子档案的效力。
结语：
档案管理的电子化是档案管理部门迎合时展潮流的重要产物，档案的电子化管理趋势不可避免。档案的电子化管理在档案的使用、保存以及传送上都具有极大的便利，是对原有档案管理模式的更新。由于受以往档案管理模式的影响，现阶段我国范围内的档案电子化管理还存在一定的问题。档案电子化管理是一个复杂而漫长的过程，相关的管理部门要在现有管理技术的基础上加强学习，转变原有的观念和态度，增强对档案管理电子化的认识，真正实现档案管理的信息化、技术化、便利化。
参考文献：
[1]史桂芬.档案事业的电子革命[J].上海工程技术大学教育研究,2009,01
[2]高贵弟.浅谈电子文件归档与电子档案管理[J].蚌埠党校学报,2010,04
电子化档案管理篇5
所谓档案管理电子化是指以档案资料为主要物质对象，通过计算机磁盘等设备进行存储收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件的集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。
一、档案管理电子化的优点
档案管理电子化具有以下优点：1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率；2.缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性；3.档案管理电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高；4.档案管理电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。
二、电子档案管理中容易出现的问题
由于电子档案的内容与形式是相对独立的，导致其内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。所以，电子档案管理中容易出现以下问题：
（一）原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。电子形式生成的虚拟的档案，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的；
（二）真实性问题。电子档案极易失真。将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹；
（三）完整性问题。电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；
（四）安全性问题。电子档案的易更改性为非法操作提供了便利，档案人根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。
三、电子档案管理的对策及建议
为了帮助大家做好电子档案的管理工作，借鉴其他地区档案工作的一些经验，我提出以下一些对策和建议：
（一）建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的档案整理软件，由当地档案管理部门建立统一的电子档案模板，统一文件类型，统一文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班，对档案形成单位的相关人员进行对策建议培训，使他们能够熟练运用模板和软件。当地档案管理部门也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以方便当地档案管理部门的接收和管理；
（二）采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性；
（三）及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性，当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读；
（四）加强电子档案的保管。电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响，电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备；
（五）做好电子档案数据备份恢复工作。备份技术是一种安全策略，是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段。针对网络的不安全性，要建立数据备份和恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复；
（六）要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限，安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改；
（七）处理好档案管理的投入问题。电子档案的应运而生是现代化的标准，然后现代化的办公就要求有现代化的设备，档案工作要适应新的形式、满足计算机网络办公条件下的信息接收、处理、存储和利用，就必须有相应的现代化的设备投入；
（八）采取“双轨制”归档法。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全；
电子化档案管理篇6
关键词：事业单位；人事；档案管理；电子化建设
档案管理工作属于企业及事业单位工作之中十分重要的组成部分，其中，人事档案记录了人才流动情况，记录人员工作履历，学业以及和人才相关的内容，这些信息对于事业单位进行人事调动，以及员工职位升迁工作都有重要意义。因此，本文从档案管理的角度，分析档案管理工作存在的问题，并且在此基础上探索未来的事业单位进行人事档案管理电子化建设有效路径。
一、事业单位中人事档案管理存在的问题
(一)档案管理电子化程度低
档案的电子化管理不仅能够简化档案保管工作的流程，还能够提高档案管理工作的工作质量，但是现阶段大部分行政事业单位并没有实现人事档案的电子化管理，这类问题主要集中表现在档案管理软件以及硬件设施较为落后上。人事档案的电子化管理工作不仅需要事业单位相关领导的足够重视，还需要事业单位其他部门的主动配合以及相关软硬件配套设施的支持，只有获得相应的设施以及人员的配合支持，档案电子化管理工作才能够顺利开展。但是目前很多行政事业单位缺乏对档案电子化管理工作的足够重视，与此同时对于档案管理的建设工作也缺乏足够的人员和资金支持，另外，事业单位并没有针对档案电子化管理建设工作建立独立的部门管理体系，用于档案建设的资金无法支持正常的建设工作，即便是有足够的资金支持，许多事业单位并没有将资金的使用效率发挥到最大，这些问题都在一定程度上限制了电子化档案工作的建设发展效果。
(二)档案电子化管理工作人员不足
任何集体要想实现长久的发展都离不开相关人才的支持，同样事业单位要想提高电子档案管理效率，建立电子化档案管理工作体系就必须要有足够的人员配备。目前，在很多事业单位内部不仅缺少对档案电子化工作的资金支持更缺少相关的专业人才储备，缺乏具备理论和实践经验的专业档案管理人才。现阶段很多事业单位内部负责档案管理工作的人员年龄普遍偏大，创新能力和接受新事物的能力明显不足，甚至在一些事业单位中并没有专门的档案管理部门，主要由人力资源部门负责相关的档案管理工作，由于人力资源管工作者往往缺乏专业的档案管理知识，更缺乏专业的档案管理培训经验，在档案管理工作上认识不足，这样无疑降低了档案管理工作的工作效率和质量。因此，档案管理人才的缺乏已经成为制约事业单位档案电子化管理工作的关键因素。
(三)档案资源开发与利用不足
随着互联网信息技术的不断发展，电子化管理工作涉及的范围也越来越广泛。在事业单位的档案管理工作中，档案工作者需要拥有一定的权限并且对单位内部员工的相关资料信息有一定的了解，基于这样的需求导向，档案管理工作的流动性需求也随之明显提升。现阶段要想破解档案管理工作的流动性需求就必须要加快推进档案管理电子化建设工作，以此提高对档案资源的利用效率。然而根据目前事业单位发展的普遍情况来看，在电子化建设过程中往往会出现难以满足档案管理工作流动性需求的问题，档案资源共享程度不足，整体利用效率低下，因此档案管理工作质量必然提高，促使档案资源的共享程度不断提高，促进档案管理的发展。
二、事业单位人事档案管理的电子化建设
事业单位在人事档案管理的过程中，需要注重电子化的建设，电子化能够大大提高档案管理的效率，降低人力物力以及资金的投入，在保证档案管理质量的基础上，能够有效的提高档案管理效率，以下从三个方面进行了分析：
(一)提高档案管理系统电子化建设速度
事业单位要想加快档案管理的建设工作就必须要提高对档案管理系统的重视，对此单位内部必须要提供足够的资金和人力支持，了解当前档案管理工作的主要建设方向，重视档案管理工作的针对性和具体性建设内容。事业单位要在充分调查研究的基础上，加快档案管理系统的智能化和先进化建设，提高系统和档案管理工作的融合度。另外事业单位还要对档案管理系统进行加密处理，防止人员信息的泄露。
(二)重视档案管理工作的软硬件建设
为了确保档案管理工作的可持续发展，事业单位必须要重视档案管理的软硬件设施建设，加强对电子化管理工作的宣传力度，获取单位内部各方人员对软硬件设施建设的支持，提高档案管理电子化设备的配备水平。同时，单位内部还要安排专门的机构和人员负责相关的档案管理工作，推动档案管理部门的层次化以及细致化建设，规范案管理工作流程，确保单位用于档案管理建设工作的资金能够用在实处，发挥其应有价值，从整体上提高档案管理工作的实力。
(三)引进档案管理电子化专业人才
根据目前事业单位档案管理工作存在的主要问题，吸收和培养专业的档案管理人才已经成为目前提高档案管理工作质量的重要手段之一。对此事业单位内部要建立完善的人才培养机制，对档案管理人员进行定期和不定期的培训，还要建立相应的考核制度，考查其相关的专业知识和实践技能。另外事业单位还可以通过人才引进的方式，提高单位档案管理工作者的整体素质，推进档案管理工作的快速发展。
三、结语
综上所述，在事业单位的人事档案管理之中存在诸多问题，主要包括档案管理电子化程度低、档案电子化管理工作人员不足、档案资源开发与利用不足。因此，应当提高档案管理系统电子化建设速度、重视档案管理工作的软硬件建设以及引进档案管理电子化专业人才。
参考文献：
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电子化档案管理篇7
[摘要]如今电子档案中有许多非结构化数据，非结构化数据因其自身的特点，具有较难管理的特征，非结构化数据并没有形成一个统一的整体，而且具有较差的兼容性，所以做好非结构化电子档案数据管理工作并不容易。本文对非结构化电子档案数据进行介绍，对管理非结构化电子档案数据的方法和在管理过程中出现的问题进行分析，阐释非结构化电子档案数据管理措施，并对管理技术进行展望。
[关键词]非结构化；电子档案；数据管理；研究
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.05.097
[中图分类号]G270.7[文献标识码]a[文章编号]1673-0194（2017）05-0182-02
0引言
如今，随着社会的发展，对电子档案实行非结构化管理是必然趋势，国家也出台了相应政策进行支持，现代信息化技术的发展也为非结构化电子档案的管理提供了可能。对于在电子档案管理中出现的难题，相关人员要积极采取有效方法进行处理，不断对非结构化电子档案管理进行研究，以便促进电子档案管理的科学化发展。
1非结构化电子档案数据介绍
电子档案数据的存储方式有多种形式，可将电子档案数据分为结构化、半结构化、非结构化等。其中非结构化电子档案数据是指存储形式为文件或者文件夹的数据，而不是存放在档案数据库中，比如办公文档、视频档案数据等，人们在生活中使用的word文档以及CaJ、JpG等格式的文本都是非结构化数据。
2生成非结构化电子档案数据的方法
2.1由办公软件生成
信息化技术的发展促进了电子档案的发展，通常电子档案是由wpS等办公软件进行生成并保存的。非结构化电子档案数据之所以会出现，主要是因为办公软件在技术上要求不高，比如不需要专门人员进行开发，运行系统较完善等，使用办公软件可以存储电子档案，可以满足部分地区对档案管理的需求。我国对电子档案也有固定的管理办法，比如双套制，阻碍了专门文档管理软件的发展。如今人们很容易拥有一台电脑，互联网也快速发展，有利于非结构化数据的发展。未来电子档案的数量会逐渐增多，发展非结构化电子档案可在一定程度上满足社会发展的要求。
2.2档案转成数字化
⒌蛋缸成数字化会提高档案管理的效率，传统纸质版档案并不利于进行存储，对档案进行数字化管理时多以图像文件形式进行存储。我国的档案数量时比较庞大的，数字化档案在档案管理中所占的比例逐渐升高，人们越来越认识到数字化档案的优势，便于生成和保存，也不会占据比较多的现实空间，对于如何做好数字化档案管理工作，还需人们仔细研究非结构化数据管理方式，找出最有效的解决办法。
3非结构化电子档案管理中存在的问题
3.1档案信息易重复
由于电子档案以文件形式进行存储，难以对电子档案进行分享，比如为了方便人们浏览电子档案。通常会采取pDF格式进行存储，但操作系统还会存储word中的文档副本，文件系统难以对两个文档进行分辨，经过长时间后会使系统中存在大量的多余信息，对于这些非结构化信息，系统难以对其进行调整，也无法将其删除，对档案信息的管理工作造成困难。
3.2档案数据兼容性较差
非结构化电子档案有较差的兼容性，比如以doc格式保存的文档就只能用word或wpS才能查看，对于pDF格式的文档就无法用word进行查看，要使用专门的pDF阅读器才能查看，即对于相应的文档必须采用与其相匹配的软件才可进行阅读，如果应用软件出现升级情况，对于相应文档也会因版本不同而出现无法阅读的问题。电子档案形式多样，对应的软件也有多种，尽管目前有eRmS被研发出来，仍无法解决兼容性问题。
3.3档案数据之间关联性较差
系统难以对两份非结构电子档案进行有效辨别，相关人员对系统中的档案利用性较差，要想对电子档案进行利用，就要在电子档案之间建立联系。如今电子档案特有的独立性并不利于相关人员对电子档案进行有效管理，同一个部门的电子档案需要放在相同的文件夹内，如果放在不同的文件夹，系统就会分辨不会出哪些文档属于此部门，对管理工作带来困难。
4非结构化电子档案管理措施
对于在管理非结构化电子档案中出现的问题，要根据不同的环境选择不同的解决方法。接下来就从非eRmS环境、eRmS环境等角度对非结构化电子档案管理措施进行分析。
4.1非eRmS环境中管理措施
相关人员在对非结构化档案数据进行处理时没有采用erms标准，对电子档案进行管理时常采用文件夹管理方法，但使用这种方法难以对电子档案进行分类管理，针对这种情况可以采用虚拟文件夹信息分类和桌面搜索方法。首先采用虚拟文件夹信息分类方法，在windows操作系统中，可以通过建立索引的形式对非结构化电子档案进行管理，在虚拟文件夹中，人们可通过索引对电子档案进行查找，人们不必对电子档案存储在哪个硬盘中进行了解就可得到想要的信息。如果在苹果系统中，也可使用虚拟文件夹方法，可以采用taG方法，对电子档案使用颜色标签进行分类，对电子档案信息进行有效管理。但值得注意的是，可采用虚拟文件夹方法管理数量较少的电子档案，如果电子档案信息数量增多，会影响人们访问电子档案信息的速度，文件系统的存储空间也是有限的，无法适用于数量较多的电子档案数据。然后可采用桌面搜索方法，此种方法是被谷歌等公司研究出来的，使用此种方法可以对电脑中的所有信息进行查找，比如网页浏览历史信息等，能够有效对非结构化电子档案进行管理。在使用桌面搜索方法对电子档案信息进行查找时要注意关键词的建立，如果没有关键词，将会花费大量时间对档案信息进行扫描，扫描出来的信息也比较杂乱，所以要注意建立有效关键词。
4.2eRmS环境中管理措施
在eRmS环境中对档案进行管理可采用关系数据库挂接非结构化电子档案方法和数据库嵌入存储方法。首先采用数据库挂接档案方法可以增加处理速度，比如对于图像档案来说，在数据库中存储图像位置、大小等信息就可以，图像的主要信息还是保存在非结构化文件中，较少占用数据库空间。但是此方法仍存在一些问题，在查看电子档案信息时还是要使用相应的阅读软件，电子档案的名称和路径要按规范格式保存，不要随意变化，保证连接的顺畅性，另外，在进行全面搜索时，还要在eRmS中挂接文档筛选器，否则不利于对非结构电子档案进行筛选。然后还可采用数据库嵌入存储方法，即Blob技术，使用此种技术可提高文件链接的效率，比如oracle的Blob类型。在数据库字段中嵌入非结构化文档，相关人员可以对Blob数据信息进行集成，不必对非结构化档案信息进行单一管理。使用Blob技术也存在一些问题，比如仅能搜索纯文本信息，如果要搜索其他种类的信息需要依靠逻辑算法等，并且存储多种二进制数据还会占用较多的数据库空间，对数据库的运行带来压力。
5结语
对非结构化电子档案信息进行有效管理是社会发展的必然要求，人们要认识到管理非结构化电子档案信息的重要性，积极发现在管理过程中遇到的重难点，并对其进行研究，寻找解决办法。相关人员要不断研究电子档案管理技术，充分利用信息技术的优势，使非结构化电子档案的管理往更科学化、智能化的方向发展。
主要参考文献
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[2]李艳霞.一种非结构化数据库在电子档案应用中的探析[J].兰台世界，2015（23）：43-44.
电子化档案管理篇8
关键词：
近几年，人们进行各种交流的媒介主要以数字化为主，由于其生成简便、传送迅速，必将产生大量的数字信息，对于其中具有保存和利用价值的数字信息人们称之为电子档案。将档案信息化纳入机关信息化建设总体规划和目标与机关信息化建设协调同步发展。信息技术几乎已经渗透到了社会活动的所有方面，作为现代社会活动的技术基础，正在逐步改变着社会活动的运行方式。档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生本质的变化。人们积极应对信息化，不仅要关注档案的载体形式变化，寻找适宜稳妥的管理方法，更为重要的是，要研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动新规律。电子文件需要全新的管理形式，下面，本人对电子文件实行电子档案化管理谈几点认识：
一、电子文件档案的优越性
电子档案查阅手段简单化，提高资料的利用率。网络和通讯系统是电子档案的基础，只有在完备的通讯网络环境中，才能实现资源共享和各种联机服务扩大使用范围。电子档案中各种信息的加工储存，由数字库系统来实现，通过联机服务系统为用户提供检索服务。数字库系统和检索系统，是关系到电子档案正常运行的关键。
随着办公自动化和信息技术的发展及在各领域的应用，档案管理对象将转向以存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主，以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存储和利用。信息技术、办公自动化技术和网络技术的广泛应用，使信息资源存储与传递向数字化、电子化发展。机读文件和机读档案将大量出现，使档案信息的存储已数据库为主，档案信息的传递也以电子数字流的形式进行。管理对象信息化、信息处理数字化、媒体多样化和信息存储与传递数字化，导致档案工作的手段和工作方式计算机化。办公人员通过网络在办公室或家里的终端前，就可对远程数据进行实时浏览，检索等访问。
电子档案还有利于遗漏文件的不漏增缺，传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，不漏增缺，就得拆卷重做。档子档案的管理可以弥补这个遗憾，文档用微机按“件”整理归档。可随时不漏增缺，使文档不形成存积，只需按一下健，修改一下档案目录就可以了。
电子档案有利于档案的保密。过去查阅档案时是整卷查找。查阅人可以看到整卷内容。现在电子档案管理，查阅人只需输入需要查找的文件的编目就可以了，无法接触其他文件，从而达到文件的保密要求。
二、电子文件档案的归档不同于传统归档方式
电子文件档案归档时间与传统档案不同。在注重文件的收集从源头抓起，还应加强收集本单位业务活动的档案材料。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间电子文件档案周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。要养成文件随时接受随时归档，这样一方面可以避免文件漏归，另一方面也符合电子文件自身的特点，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。对图纸等要求保管较高的档案，要集中统一管理，单设文件号、目录等，并备印一份纸质的已被查看。
对电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案管理人员要注重电子档案的备份，为避免计算机和电子档案软件遭到病毒等网络病毒的迫害，档案部门在接到一份新的电子档案后要先杀毒，确定安全后方可接受。可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
为了更安全，要积极开辟电子档案存储的新途径，可对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20℃之间，相对湿度保持在35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
电子档案的归档具有两大最主要的特性：1、是信息的非人工识读性。以数字代码形式存在的电子档案必须由计算机特定的程序解码，才能识读它。计算机成为人和信息之间的翻译。2、是系统的依赖性。电子档案需要依赖于计算机系统，包括软、硬系统的应用才具有生命力并发挥作用。
三、要加强电子档案的开发利用
电子档案的开发是现代档案管理区别于传统保密的重要标志之一，也是目前档案工作的中心环节。衡量一个单位档案工作的标准，不只是看它收集了多少有价值的档案和加工整理的情况、保管工作如何，更重要的是看它所收藏档案信息传递和信息开发，将信息资源快速、准确、完整地提供给所需要的单位。特别是档案信息部门更应该发挥自身的优势，从更深层次多途径挖掘信息资源，变被动为主动，变静态为动态，加强各单位之间的业务的横向联合，从而使信息资源得到充分的开发与利用，以适应信息社会的要求，发挥档案部门的职能作用。
电子化档案管理篇9
关键词：档案信息化管理
中图分类号：F407.63文献标识码：a文章编号：
当前，信息已成社会发展的首要资源，档案具有不可替代的史料、经济价值，加强档案管理具有重要意义。当前，影音、图像、电子文本等多种电子信息载体的不断更新使用，使得档案管理工作的电子信息化不断发展，传统的纸质档案已经难以满足日益增长的工作需求，电子档案也已经在各个行业领域及部门得到了极其广泛的使用，加强档案电子信息化管理，是当前工作中档案管理进一步提高改善的要求以及保证。
一、档案电子信息化概述
档案管理电子信息化就是通过计算机技术的使用，筛选、加工各种各样的档案文献，并将其转换成为计算机软件形式的二次文献，为人们的使用提供帮助的过程，常用的转换计算机软件形式有电子报表、电子文书、电子图纸等等，是现代化管理的必然要求。纸质档案数字化，即采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化是档案信息化建设的一个重要环节和基础工作，没有档案数字化就谈不上档案信息化建设。
二、档案电子信息化管理的意义
（一）可以有效保护原件减少损坏原件的风险。纸质档案中有些脆化了的图纸，色彩腿变的照片等均可通过转换成数字化信息资源后对原件进行限制性使用，避免或减少用户直接使用原件，将原件保存在适宜的环境中，使其保存期限大大延长，可达到既保护原件，又便于利用的目的。一些珍贵的资料还可减少或避免意外损伤。
（二）可以起到补偿受损伤的原始资料的作用。有些纸质原始资料上有污迹、斑痕等，我们可通过对其数字化来改善或恢复其原始信息，使用户能更清晰、更有效查阅档案资料。我们还可将有损伤的资料碎片在扫描仪上拼好，通过扫描仪形成原件的数字化拷贝，使原来无法利用的资料得以被用户查阅利用。
（三）可更有效地管理纸质档案资料与更好地提供服务。纸质档案资料数字信息化后，可建立多种数据库，使纸质档案资料的数量、内容一目了然，更清晰地展示馆藏，也更有利于档案管理人员有效地管理馆藏资料，更好地为广大用户提供查询等服务。
三、档案电子信息化管理的现状
（一）基础良好。近年来，各行政机关、企事业单位均不断加大硬件投入，信息化基础设施明显改善，办公自动化应用日益广泛，基本开通了收发文处理及收发文电子归档等模块，实现了公文的网上传递、办理和内网的移动办公，已为档案电子化管理奠定了良好基础。
（二）问题较多。档案电子化容易实现，但仍存在不少实际困难和问题：一是电子档案收集保护水平有待提高。主要针对游离于办公室文书流程之外的电子档案管理，诸如工作总结之类，其保存始终处于一种放任自流的状态，谁起草（制作）就由谁负责保存，各类历史资料基本上都以个人保管为主，但由于机构的改革、个人岗位的调整、所用计算机的更迭、计算机病毒损坏、工作移交过程中的疏漏，导致大量的这类电子档案历史资料遗失。二是电子档案利用率不高。尽管当前的办公网络已趋于成熟稳定，但由于缺乏资源共享的意识，各科室的档案资料都散存于各岗位人员处。如果不建立统一的数据库，一旦碰到档案管理人员缺岗等情况而无法开展工作或影响工作效率与质量。三是电子档案管理人员素质有待提高。实现档案信息电子化，必须配备具有较高知识层次和先进技术能力的管理人员。但从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。
四、做好档案电子信息的对策及建议
电子化档案管理篇10
[关键词]档案管理电子化趋势
档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料,是反映个人成长历史的凭证和依据,是人力资源管理与开发的重要依据。档案的缺档、断档、死档会给人员的变动、工资调整等人事管理带来诸多困难。档案管理工作在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着重要作用。
一、新时期档案管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在。这些档案信息可能来自不同的机读形式,要综合系统地提供有价值的档案信息,必须有一个“去粗取精,去伪存真”的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。因此,档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势。
二、档案管理电子化的益处
所谓档案信息电子化,就是以档案资料为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有:
1.可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。目前,大多数基层档案室对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其用。
2.缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。档案管理电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。
3.档案管理电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。
4.档案管理电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段,但档案事业要注意这方面发展动向,超前拿出对策,以便使档案管理工作适应这一客观形势的变化和要求。
三、现有的档案管理方式不能满足新时期档案管理工作的需求
1.档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性,已经不能满足新时期档案管理工作的需求。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案管理电子化的进程。
2.现有的机读目录档案系统不利于资源的共享。在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。
3.标准化、规范化工作有待提高。档案管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案管理电子化。
4.现有的档案管理模式不能适应电子化发展。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
5.档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案管理电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案管理的电子化了。
四、档案管理工作所应采取的对策
1.做好归档电子档案文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2.解决好电子档案文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子档案文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。