人事档案管理细则篇1
在我国，除了《立法法》规定的有立法权限的权力机关制定的法律、法规、规章外，各级行政机关还制定有大量的决定、命令和行政措施等行政规范性文件。由于《立法法》对行政规范性文件没有进行明确的规定，一般认为其不属于“行政立法”范畴。“但由于其在实践中数量远远超出行政立法活动，且在行政管理领域实际上发挥着巨大作用，是大量行政行为的直接依据”，[1]与法律、法规、规章一样具有规范性、普遍约束力和反复适用性，所不同的只是制定的主体、效力、内容和程序不同。因此，完全应该将各级档案行政管理部门依法制定法规、规章和规范性文件的责任，视为其“立法责任”。
1.1行政管理机构立法责任的法理与学理依据。从法理上讲，“立法”一词通常是指创制法律规范的活动或过程。在我国，“立法”的概念有多种理解。“第一，‘立法’是指从中央到地方一切国家机关制定和变动各种规范性文件的活动。这是最广义的解释。第二，‘立法’是指最高国家权力机关及其常设机关制定和变动法律这种特定规范性法律文件的活动。这是最狭义的解释。第三，‘立法’是指一切有权主体制定和变动规范性文件的活动。这是介乎广狭两义之间的解释。”[2]广义上的“立法”，与“我国《立法法》中所规定的‘立法’也是一致的、同义的”[3]。
从学理上讲：“行政规范性文件的定义众多，代表性的有三种：最广义的解释是指一切国家机关制定法律、行政法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。广义的解释是指各类国家行政机关制定的除法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施等。狭义的解释是指没有行政立法权的国家行政机关为实施法律、行政法规、规章而制定具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。”[4]广义的解释适用于本文所讨论的问题。
1.2行政管理机构立法责任的体制依据。我国的立法体制是：“中央统一领导和一定程度分权的，多级并存、多类结合的立法权限划分体制。”[5]其中，多级并存是指“全国人大及其常务委员会制定国家法律，国务院及其所属部门分别制定行政法规和部门规章，一般地方制定地方性法规和地方政府规章”[6]。这些不同级别的立法和规范性文件在效力上有级别差异，但并存于我国的行政立法体制之中。近年来，国务院、各省级人大、人民政府及一些市级人大、人民政府，制定了大批关于行政规章、规范性文件制定程序及备案规定、办法。这一做法本身就是对各级行政管理机构立法责任认同，如果没有这个责任，那又有何监督之必要？从另一个意义上讲，经过有立法权的权力机关审查批准的行政规范，从某种意义上讲就具备了法律法规的性质。
1.3各级档案行政管理部门立法责任的法律依据。各级档案行政管理部门是行政管理机构，适用于行政管理机构立法责任的法理与学理依据和体制依据，同样适用于各级档案行政管理部门。此外，各级档案行政管理部门立法责任还有充分的法律依据。《档案法实施办法》第二章第七条规定：“国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定，履行下列职责：（一）根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；（二）组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施……”第八条规定：“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定，履行下列职责：……（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施……”这其中，根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；制定发展档案事业的综合规划和专项计划；制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度；建立、健全本单位的档案工作规章制度等，就是《档案法实施办法》赋予各级档案行政管理部门制定规范性文件的立法之责，也是各级档案行政管理部门制定规范性文件的法律依据。
1.4各级档案行政管理部门立法责任的现实依据。我们国家幅员辽阔，各地区发展不平衡。即使是一个省，一个市，情况也不完全相同。而我国的地方行政立法权仅限于省、省会市和较大的市这一级，它们制定的档案法规、规章不可能很具体。各级档案行政管理部门要执行档案法律、法规、规章，就必须结合本地区的实际情况，制定档案规范性文件，对档案法律、法规、规章进行细化、具体化，加强可操作性，完成档案法律、法规、规章从制定到落实的“最后100米”，以便使档案法律、法规、规章在本地区得以全面贯彻实施。
“随着我国档案法制建设的强化，市县档案法制建设也得到进一步加强。尽管一般市县无权制定地方档案法规与地方档案行政规章，但它们或通过其职能机构――市县档案行政管理部门根据本地区的实际情况，制定了大量的档案规范性文件，切实保证了档案法律、法规和上级档案行政规章在本地区的贯彻、落实。尽管档案规范性文件目前还没有被纳入档案法规体系，容易被人们忽视，但市县人民政府及其档案行政管理部门制定档案规范性文件这一实践活动，事实上已经成为我国地方档案法规建设一个不可或缺的组成部分，理应引起我们足够的重视。”[7]
2各级档案行政管理部门的立法责任
档案行政管理是专业管理，按照我国现行的行政体制，档案行政管理部门包括：国家、省（自治区、直辖市）、市（地）、县（区）各级人民政府所属的档案行政管理部门。由于各级档案行政管理部门的层级不同，所承担的立法责任也有所不同。
2.1国家档案行政管理部门的立法责任。国家档案局在2011年6月14日《国家档案法规体系方案》，其中有许多都是应该由国家档案局制定的档案规章。虽然这个档案法规体系方案比较全面，但是，仍然有一些应该制定的规章，而且是《档案法实施办法》明确规定的需要制定的规章并没有列入。笔者认为，国家档案局急需的立法与重点关注的立法，有以下几方面：
2.1.1《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法。虽然，《国家档案法规体系方案》中对《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法作了一些规划，如，《各级国家档案馆开放档案办法》、《档案鉴定办法》，但是，仍有一些明确规定的急需的立法并未列入规划，应该重点关注。如，《档案销毁程序和办法》（《档案法》第十五条）、《国家所有档案的范围》（《档案法实施办法》第二条）、《各级国家档案馆馆藏永久档案分级标准》（《档案法实施办法》第三条）。这些法规应该说是最基本的，必须尽早出台，否则，《档案法》贯彻执行依然会成为空谈。
2.1.2制定档案馆规章。档案馆是档案行政管理的主要对象，也是实现档案行政管理目标的主要载体。因而制定档案馆管理中共性的、基本的、普适性的规章制度是重点。需要强调的是，这些规章制度不是国家一级、二级、三级档案馆的等级标准，而是所有档案馆都必须遵守的共性规章制度，这是档案馆的基本规则。
2.1.3专业档案管理的立法。国家档案局提出建设“两个体系”的重要方针，并于2011年制发了两批《国家基本专业档案目录》，而要将其落到实处，就必须依照《档案法》的要求，会同那些产生专业档案的部门制定各个专业档案的管理办法，以利于操作执行。
2.2省级档案行政管理部门的立法责任。省级档案行政管理部门的立法之责的重点有以下几个方面：
2.2.1履行好档案法规授权，制定具体规章。档案法规明确规定并授权由省级档案行政管理部门制定的具体规章，必须尽早出台。如，《档案法实施办法》第二条规定：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，……属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”这一条就具体明确地规定省级档案行政管理部门应制定《××省非国有档案的范围》。对于这一条的规定除了少数几个省档案行政管理部门制定颁布了相关规章外，绝大多数省级档案行政管理部门都没有履行这一立法责任。而这个范围不确定，档案行政管理的范围就不明确，档案行政管理就失去了目标，《档案法》也就很难贯彻执行。
2.2.2做好地方档案法规规章的立法。省级档案行政管理机关具有代省级权力机关起草档案专业性地方法规规章的职能，在《档案法》、《档案法实施办法》颁布后，各省、自治区、直辖市基本上都分别制定和颁布了本级的地方性档案管理条例或实施办法，也有部分省根据本地区的特点或特殊情况制定了相应的档案法规规章，如，《广东省中外合资、合作经营企业档案管理规定》（粤府[1990]49号文件）。但是，大部分省在根据本地区的特点制定地方档案法规规章方面还是空白。
2.2.3国家档案法规规章的细化。由于各地情况千差万别，因而国家档案法规规章大都是宏观的，不可能包罗万象太具体，所以各地要将其细化才能有效落实。一是补充细化。如，《档案执法监督检查工作暂行规定》没有执法档案的整理内容，而执法档案明显有别于文书档案，这就需要制定《档案行政执法档案管理办法》作补充细化。二是分类细化。如，《企业档案管理规定》是针对所有企业的，可以按企业性质、按企业大小、按企业类别等进行细化，制定不同的企业档案管理规定。三是具体细化。如，《会计档案管理办法》规定得就比较粗，可制定《会计档案整理细则》。也可以结合分类细化，制定《行政机关会计档案整理细则》等。
2.2.4档案技术标准的入规。要使档案技术标准得到落实，就必须做好标准的入规――即将标准的内容与要求融入到各省、自治区、直辖市制定的档案法规规章或规范性文件之中。“从现代行政法体系看，技术规则渗入到行政法规范中已经成为一个不可逆转的事实。”[8]因此，技术标准的入规是省级档案行政管理机构的“立法之责”。档案技术标准的入规，一是制定实施细则，如，各省的《〈归档文件整理规则〉实施细则》。目前，标准的入规基本上仅限于《归档文件整理规则》，而且其也只属于行业标准。大部分的国家标准和行业标准并未入规。二是将技术标准纳入相关规范性文件中，如，制定《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》等，并将相关的标准纳入其中，如，《全宗卷规范》、《档案馆指南编制规范》、《全宗指南编制规范》，等等。《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》与《市、县级国家综合档案馆测评办法》、《机关档案工作规范化管理认证办法》不同，前者是最低要求，后者是最高要求。当然，后者没有将相关标准纳入其中，其最高要求也就有“跑偏”之嫌。
2.2.5制定推广经验型规范性文件。在档案行政管理许多新领域或某些领域尚无行政法规甚至无行政规章调整时，多数情况下往往需要市县基层先进行探索，待取得经验后，制定档案规范性文件加以推广，等条件成熟时，再将档案规范性文件上升为档案行政规章或档案行政法规。
2.3县级档案行政管理机构的立法责任。县级档案行政管理部门处于国家权力机关和国家行政机关的下层，最接近人民群众，可以直接了解、真实反映人民群众对执法的意见和立法要求，不仅对立法工作有直接帮助，而且，通过制定本级的规范性文件，完成法律法规规章从制定到落实的“最后100米”，在这“最后100米”中起着关键的作用。县级档案行政管理部门立法之责的重点有以下几方面：
2.3.1做好档案法规规章的细化。尽管省市级档案行政管理机构对国家的档案法规规章进行了细化，但是，由于各个县的情况仍是千差万别的，省市级的细化仍然可能是“粗线条”的，加上就是一个县域内的各个单位各种档案也是千差万别的，仍然需要进一步细化。一是分类细化。如，国家档案局制定了《乡镇档案工作试行办法》，一些省市也细化制定了《乡镇档案管理细则》，但是，这些《细则》仍然不细，乡与镇有区别，有的还有很大的区别，就是乡与乡镇与镇之间有的也有很大的区别，这就需要进一步分类细化。最基本的可以分为《乡档案管理实施细则》、《镇档案管理实施细则》。二是具体细化。还以《乡镇档案工作试行办法》为例，可以具体细化为《乡级机关档案工作细则》、《乡级机关会计档案整理细则》，等等。三是层级细化。层级细化又分为两个方面：一方面，是县级机关与国家、省级机关有很大的差异，大部分县级机关档案人员都是兼职的，县级机关属于执行层的机关，其形成的档案与国家、省级也有很大的差异，因而其档案工作也有很大的差异，这就需要细化制定诸如《县级机关档案工作细则》、《县级机关文件材料归档范围和保管期限》之类的规范性文件予以细化。另一方面，在一个县域内，还有县、乡（镇）、行政村三个层级，这三个层级也有很大的差异，同样需要制定不同的档案工作细则和档案管理办法来管理。
2.3.2做好档案法规规章的地域化。所谓“地域化”，就是由于不同的县所处的地域不同，其产生的档案工作内容和档案的种类也有很大的差异，这就要根据其地域的特点来制定相应的规范性文件以贯彻国家省市的档案法规规章。
2.3.3制定探索经验型规范性文件。由于县级档案行政管理机构处在档案实践工作的第一线，直接面对那些新的档案工作领域，很自然，探索的任务就由其来担当。在取得经验后，就应先制定档案规范性文件加以调整，而后为国家省市提供案例和典型。
2.4市级档案行政管理部门的立法责任。由于大部分市没有地方行政立法权，而且，市级又没有县级接触基层和群众的面广，因而市级档案行政管理机构的立法责任既没有省级的大也没有县级的广。主要立法责任：一是做好档案法规规章的细化；二是做好档案法规规章的地域化；三是制定推广与探索经验型规范性文件。
3结语
人事档案管理细则篇2
【关键词】精细化涉密档案管理者
精细化管理是细节观念的理论化、系统化、实践化，是细节观念在管理领域的升华。它使细节观念充分深刻地融入到管理之中，使细节观念充分、深入地在管理实践中发挥作用。时代需要精细化管理，精细化管理也非常适应当今的需要。在涉密企业里都存有大量不同密级的各类涉密档案，并随着企业生产的发展，规模的扩大而不断产生更多不同价值的涉密档案，在当今的信息时代，先进的技术和计算机网络为收集和使用各类档案信息提供了方便，同时也增加了内容敏感的涉密档案管理的难度。使用互联网、电话、手机、传真机、复印机等办公自动化设备，稍有不慎，就会导致泄密，给国家和企业带来隐患或不可弥补的损失。因此，如何加强涉密档案的管理是每个涉密企业的重要工作之一。细节决定成败。我们公司在涉密档案管理中实施精细化管理，科学地维护和利用了涉密信息、档案，为国家和企业创造了潜在的价值。
一、宣传保密教育，树立涉密档案精细化管理理念
对企业全体员工进行普法保密教育，宣贯《保密法》。保密是每个公民应该履行的义务，尤其是对涉密档案管理者。因其特殊的工作岗位和身份，了解企业涉密档案内容较多，企业涉密档案有无失泄，跟档案管理者保密责任有着重大的关系，直接影响到企业保密工作的好坏。因此，要对涉密档案管理者及承载场所和载体进行精细化规范，统一管理，定期培训保密法律法规，学习《档案法》、《国家秘密管理规定》、计算机、网络保密防范技术知识，了解各类涉密档案的保管和利用，各种密级档案及其知悉范围，要懂保密，会保密，善保密，努力提高通过计算机、网络等介质泄密的识别能力和防范处置能力，可以通过保密知识手册、知识竞赛、宣传栏、组织观看泄密案例教育片等形式对档案管理者进行保密教育和保密提醒，增强保密意识，提高敏感性和责任心，在工作中自觉遵守保密原则，时刻牢记“敌人就在你身边，泄密就在一瞬间”。用高度的保密意识和理念，及时发现泄密隐患，堵塞泄密漏洞。用严谨的工作作风把守住企业的每个秘密。
二、精细涉密档案管理制度
对制度的行为要求，执行责任，操作程序，监督措施等方面进行细化完善，以高技术防范手段和严密的监督制约措施对涉密档案管理工作的各个环节进行保护，完善各项规章制度是做好涉密档案管理工作的保障。我们公司根据《保密法》、《档案法》结合企业生产情况，制定了严密而简明、易于操作的保密管理细则，如《涉密档案保密管理细则》、《涉密档案归档制度》、《涉密档案利用制度》、《涉密档案解密制度》等，使涉密档案管理工作有制度可依，有章可循，同时用制度约束管理者在收集、整理、编订、保管、使用、解密、销毁等涉密档案管理的各个环节不出差错，减少泄密事件的发生。对不同涉密载体(光盘、U盘等介质)的档案分门别类的制定规章制度，各类涉密档案根据密级的不同，按照国家密级保管要求(秘密级10年，机密级20年，绝密级30年)制定不同的管理措施，办理相对应的登记审批手续，任何个人都无权私自存放、使用涉密档案，涉密档案必须在规定时间内使用完经审核后及时归档，不得随便摘抄复印、复制、遗失。如有失泄应及时查明原因，尽快补救，减少损失。这么多年来，我们公司从无发生涉密档案失泄事件，多次被河南省国防科工委评为保密先进单位。
三、精细责任
人是有责人感的，只要环境适当，人们不仅会承担责任，而且还会追求责任，愿意在工作中发挥自己的聪明才智和创造性。企业建立保密责任制，从公司领导到档案管理人员，层层签订保密责任书。替代压制性管理，推动管理者自觉完成担负的责任。我们公司采取责任双方共同签订的方式，上一层履行监督管理职责，下一层向上一层负责，形成一张“横向到边，纵向到底，一级向一级负责”的保密责任网络。可以“按图索骥”进行责任监督，责任考核和责任追究，做到“层层签订保密责任书，事事明确保密责任人，谁出问题谁负责”。用制度约束、监督，将安全保密责任转化为岗位操作规范，尽量减少知悉者的弹性空间，将对涉密档案人员的管理纳入考核，建立职责考核记录，一方面对考核记录不好的管理者进行保密提醒，扣发保密津贴，对记录好的给予奖励;另一方面注重分析履行职责不力的原因，引以为戒。奖惩分明的实施提高了管理者履行保密职责的能力，增强保密意识。公司对涉密档案各环节的管理制度化，标准化，责任到人，进行系统管理，做到未雨绸缪，防范未然，最大限度地杜绝泄密事件的发生，使国家秘密得到有效保护。
四、精细日常管理
人事档案管理细则篇3
关键词：会计档案管理作用
1.前言
会计档案为会计核算工作处理的专业资料，其映射出单位各项经济业务，具体涵盖会计凭证、账目、报表材料、信息化应用存储软件等。其属于国家档案资料的重要内容之一，在企业、事业单位会计管理与经济发展中发挥了核心价值作用。为此，强化会计档案管理尤为重要，我们只有明晰其现实特征，针对管理阶段中存在的问题制定科学有效的应对策略，方能激发会计档案优质作用，提升企事业单位核心竞争力。
2.会计档案特征
会计档案的形成需要应用会计核算手段，其同企事业单位从事的经济活动以及财务收支密切关联，因而需体现科学专业性。会计核算主体应用账户的设置、填写与管理凭证、记账、经营成本核算、资产清查管理与会计报表等方式，针对会计对象实施持续全面的详细登记以及管理监督。由此决定会计核算应体现实践的严密性。
3.会计档案核心作用
会计档案为企事业单位从事会计分析以及审计核查必不可少的依据，因此其体现了优质的依据作用。同时会计档案还体现了一定的凭证作用，可成为单位考察评估会计事项的有效证明材料。会计档案可作为企事业单位探索经济发展、研究财政事务的优质资料，因此，可将会计档案用作某个区域或机构经济发展、财务管理的史料基础。
4.会计档案实践管理中包含的问题
目前，企事业单位管理会计档案工作中，体现了一定现实问题，即管理制度不全面。一些单位决策领导层忽略了会计档案管理的重要性，没有形成整体的会计档案建档、归档管理、查阅借还以及销毁体制，进一步令会计档案实践管理体现出一定的无序性。对于档案资料的装订也存在不规范性，一些企事业单位财务机构，主体由管理档案员工进行资料的装订，较易令档案保存一段时间后，形成破损或丢失。再者，一些企事业单位保管会计档案欠缺妥善性，令应用寿命显著下降，没有达到管理的标准期限。
5.强化会计档案管理科学策略
5.1优化会计档案管理工作体制，完善装订立卷
为完善会计档案管理，各企事业单位财务机构人员，应正视会计档案管理工作重要性，依据财政部门以及档案管理机构相关精神，就实际发展状况，编制管理会计档案工作机制。应就档案的归档管理、立卷、查借归还、管理期限、销毁以及资料移交等制度进行细化明确，令其有据可依，逐步迈上科学管控的轨道。档案资料的立卷装订为管理工作的起步阶段，可为后续的优化管理夯实基础。为此，工作人员应提升责任感，依据会计档案管理规定，将会计凭证按册装订。应认真细致的核查原始会计凭证在装订粘贴过程中是否牢固，内容是否完整，每册厚度是否相同，应确保装订的完整、结实，同时体现一定的美观性。
5.2规范会计档案资料查借手续，做好移交管理
规范的会计档案管理可预防信息资料的不良丢失，因此企事业单位财务机构应创建细致全面的查借手续。内部会计人员可进行直接的借阅。而他类部门员工与外单位员工在借阅时应履行详细登记手续，填写姓名、借阅的档案信息以及时间，并签字确认。在还回会计档案之时，工作人员则应细致的检验，确认是否完好无损，有否存在涂改以及破坏资料的现象，预防会计档案流通阶段中的缺损、不完整、丢失以及泄露现象。财务部门应依据会计档案管理规定，定期移交应予以归档的会计资料到管理档案机构，不应随意进行封闭的保管。同时档案部门应定期进行会计档案资料的点收，履行工作职责，做好交接手续的办理。对会计凭证档案应按册以及序号进行逐个清点，并遵循记账要领进行账簿的全面核实。同时应核查备案资料完整性，确保账表一致、信息相符，提升会计档案信息的真实性以及充实性。归档处理的各项会计档案，应遵循原卷册封袋的原则，倘若需要进行拆卷，则应联合经办人一同负责整理，明确职责分工。
5.3科学开展会计档案的综合鉴定以及销毁工作
做好会计档案的综合鉴定与销毁工作尤为重要，应依据规范原则标准，对超期档案信息进行再次评估，分析其应用价值。将不具保存效用的会计档案全面剔除销毁。实践工作中应体现良好的科学性，档案管理机构应出具鉴定意见，并联合单位会计部门构建鉴定小组，进行全面细致的评估。资料需要销毁时，应撰写销毁报告，填写审批表格，报告之中应涵盖鉴定评估档案信息的具体时间，资料销毁的总量以及简要的内容信息等，而后经手人以及负责销毁人员应履行必要的签字盖章手续。当销毁报告通过审批后便可实施具体的销毁，同时档案以及财务部门应委派工作人员进行现场监督，确保安全、顺利、高效的操作。
6.结语
总之，会计档案资料信息量丰富，具有良好的应用价值。为此我们应明确其核心作用，针对实践管理中存在的问题制定科学有效的应对策略，方能激发会计档案优质作用，提升其应用效率水平，为企事业单位的经营建设、经济活动管理、创新探索提供科学参考依据，促进其实现可持续的全面发展。
参考文献：
[1]孟秀丽.浅谈境外机构会计档案的归档管理[J].北京档案，2011（5）
[2]孙红雁、邱明东、王樱桦.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理[J].商业会计，2012（19）
人事档案管理细则篇4
【关键词】精细化管理高校档案管理工作
一、前言
随着现在社会的发展和信息化的突飞猛进，管理模式、管理方法、管理技术都被人们所熟知，企业与企业之间竞争日趋白热化，要想击败对手，必须要采取更加有效的管理方法，由此精细化管理应运而生。从管理的概念上来说，精细化管理是相对于粗狂性管理而言的集约化、规范化管理方式；从内涵上面说，它具有“精、准、细、严”的特点。所谓“精”，简单的释义就是“精益求精”；“准”就是“准确无误”；“细”就是“细心细致”；“严”就是“严肃严谨”。目前精细化管理已经渗透到各个行业当中来，对行业的管理效益、效率、能动性有极大的提升，那么针对于高校档案管理来说，精细化管理应该把握哪些要点呢？
二、高校档案精细化管理内容
（一）精益求精
档案工作追求的是尽善尽美，无论从工作的性质、工作的重要性都要求我们力求完美；从高校档案工作的实际情况出发，笔者认为要重点专注于档案资源在整合上，从不同的角度去挖掘档案工作的实际意义；换而言之，我们要从高校档案工作的目的性上去加以分析，及时扩充档案工作的作用，充分履行档案工作管理的职能，在档案工作中发挥最大的效能。
（二）准确无误
现在档案工作有另外一个预测的职能；而档案工作用通俗的话来说，本身就是历史信息的记录；预测职能的发挥，讲求实效性，有利于人才及时的挖掘和培养。预测职能是建立在历史的记录之上，采取论证、推断的手段来进行的，如成绩、技能技巧、特长、信用等等。如果历史信息的记录出现偏差，那么预测的职能就将丧失；从这个方面来说，高校档案工作肩负着培养祖国未来所需人才的重任，一旦发生失误，那么后果不堪设想。
（三）细心细致
高校档案工作包含的内容很多，不仅仅是学生的数量众多而且还涵盖了大量的信息，对信息的及时、正确的处理需要我们档案工作者付出艰辛的劳动，每一条信息我们都要进行综合归类，避免出现“张冠李戴”错误，因此，细心细致必不可少。
（四）严肃严谨
高校档案工作来不得半点虚假，在对待工作的态度上，管理者必须严肃认真；缺乏务实严谨的工作作风，必然对档案工作带来不利的影响，有可能造成巨大的损失；事实求是、脚踏实地的工作作风是每一个高校档案工作管理者必须要遵循的准则，采取弄虚作假必然会触及法律的红线，同时也丧失了自身的伦理道德。
三、高校档案精细化管理流程、对策
（一）高校档案精细化管理流程
高校档案精细化管理要遵循一定的流程和步骤，从笔者的经验上来看，首先，高校档案工作者树立正确的管理思想，从档案管理精细化的内容上进行自身的批评与自我批评，从思想意识上重视高校档案工作，时刻警惕轻视、怠慢档案工作消极思想的侵入，保持良好的工作作风和工作态度。其次，要善于在高校档案工作的实践中及时总结经验和教训，运用正确的工作方法做好高校档案的管理；在自身档案工作管理能力上要加大学习力度，可以借鉴相关的参考文献研究成果进行工作能力上的培养和推进。第三，进行高校档案精细化管理的查漏补缺，针对于工作上的短板进行及时的弥补，发现问题及时处理，提高档案工作的能力和效率。第四，培养档案管理工作宏观和微观相结合的工作方法，站在不同的角度去分析工作中的疑难问题，换位思考疑难问题有可能带来的后果，细致全面的对问题进行剖析，不遗漏掉任何一个微小的细节。第五，加强高校档案工作之间的交流，与同行进行坦诚的讨论，借鉴他人身上成功的经验，用哲学发展的思想和实事求是的态度看待高校档案管理工作的新问题、新思路、新方法，以适应当今飞速发展的社会，更好地为高校档案工作作出贡献。
（二）高校档案精细化管理对策
目前高校档案管理工作大多数仍然处于粗放式管理阶段，也存在着不少管理上的漏洞和方法上的问题。每一个学校档案管理工作具有一定的特殊性，不能用“概而全”或者急于求成的思想彻底解决这些不足。作为管理者，首先也要进行精细化管理与过去粗放式管理的比较研究，首先要意识到两者的差异性，差异的点在什么地方必须要弄清楚。两者之间的转变依靠的是循序渐进改革方式，而不是急于冒进冲锋式。在明确这个态度的基础上，我们要坚持实事求是的态度，以自我改善、自我修正、自我检讨、自我批评的方式持续不断的更新观念和管理方法，进而不断地取得进步。同时，要加大高校档案工作管理人的思想和水平的教育培训，树立居安思危、不进则退的竞争意识，培养高校档案管理工作质量的概念，竞竞业业、扎扎实实从自身岗位做好细心细致的档案工作。高校档案工作管理者，一定要以身作则、突出表率作用，并协同相关人员制定出行之有效的档案管理制度，不断加大档案的收集力度和分类，利用科学技术手段简化档案的收集、管理和利用，使得高校档案精细化管理形成科学化、规范化、现代化、有效化的管理体系。
四、结语
时代的潮流不可阻挡，在新形势下，高校档案工作精细化管理势在必行；我们要善于发现高校档案工作中存在的矛盾，并针对矛盾找出可实施的方法，利用精益求精、准确无误、细致细心、严肃严谨精细化理念引导我们的思想，以期更好地为高校档案工作作出贡献。
参考文献：
[1]林端庄.高校基建档案管理对策浅议[J].城建档案.2006（10）
人事档案管理细则篇5
关键词：人事档案，人档分离，人事制度
一、人事档案管理存在的问题
自谋职业，造成毕业生就业单位的不确定性及变动频繁，也给人事档案管理带来了许多困难。而有些学校或用人单位为了图省事，无视档案保密原则，让毕业生将档案自揣于身，档案乱放、涂改、遗失现象屡见不鲜。人事档案摘要是一些领导以权谋私，部分档案管理人员政治觉悟、职业道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。
（一）整理不规范。
整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作，《干部档案整理工作细则》要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用”的目的。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案虽己立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。博士论文，人事制度。博士论文，人事制度。
尽管我们对人的评价标准始终是又红又专、德才兼备，即从政治和业务两个方面来全面反映一个人的基本情况。然而，事实上由于受“左”的思想影响，我们总是会自觉不自觉地将政治作为唯一的标准来评价人，并且将政治思想与品德作风、工作表现分离开来，因此是空头政治。在重政治轻业务观念的影响下，人事档案部门没有严格把属于反映个人政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、实绩贡献等情况的人事档案作为收集归档的范围，而是侧重于政治思想表现材
料的收集，能反映个人业务能力的活的材料相对较少，即使有数量也有限或者补充不及时。
(二)人档分离现象日趋严重，“无头档案”增多。
随着人事制度改革的深化，人才流动日趋频繁，人档分离现象也日趋增多，其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现。“无头档案”是指查不到当事人下落的人事档案，这种档案主要产生于下述情况:
第一、人员主管机关变动与档案的流动未同步进行。产生此种情况的原因有二:一是人事管理部门工作制度不健全，人员调动长期不通知人事档案管理部门，等人事档案管理部门发现时，人员已不知去向;二是工作机构或人员大规模急剧变化，造成一些人员的去向不明。
第二、转递工作不准确。在人事档案转递过程中经常出现的问题有:
1、在工作调动时，由于社会上不正之风的影响，少数人以不正当的渠道进入接收单位，手续不规范。不是先调档案后调人，或调档与调人同步进行，而是先调人后调档，人调入后，转档的事就拖下来了，接收单位没有及时索要档案，转出单位也未能及时将档案转出;或是先调档后调人，但档案转出后，调人的事要么遇到人事冻结，要么本人又不愿调出仍留原单位工作，而转出的档案又未及时索回，时间拖久了，就造成人与档案的脱节。
2、有的人事干部对工作不负责任，在档案转递时，不按规定的渠道和方式转档，而将档案直接转至基层单位，甚至交由本人自带，因此档案材料的丢失、错递现象时有发生。
3、在大中专毕业生毕业时，有部分学生在就业方案确定后又重新改派，而档案却未能及时改转。
4、个别档案管理人员工作不仔细，转递时对接收单位名称书写不清楚，或书写不准确，接收单位在接收时不仔细核对，误收误存，成了“无头档案”。
三、解决对策
“无头档案”的存在给人事档案管理工作带来了极大的麻烦，严重影响了人事档案工作的质量，因此积极预防和妥善处理“无头档案”显得十分重要。
（一）防止“无头档案”产生的措施
为了防止“无头档案”的产生，各单位人事档案管理部门必须健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事档案管理部门要与有关人事管理部门建立联系制度，及时获得人员工作和职务变动的准确信息，包括人员调出的时间、调入单位的名称、主管机关的名称、调动的原因、是否为正式调动等，然后及时将档案转入该人员新的主管部门，使档案与人员流动同步进行。
第一，机关人事档案管理工作人员要树立高度的工作责任心，充分认识人事档案工作的重要性，及时传递，认真细致、准确详细地书写转递档案通知单和收文机关名称，杜绝误转现象的发生。第二，建立严格的人事档案收进转出登记制度和定期检查核对制度。博士论文，人事制度。档案的进出登记，是档案流转的真实记录，是检查核对和确定档案来龙去脉的依据。检查核对制度，是验证收进转出档案是否准确无误的手段。要认真进行登记，定期检查核对，就能及时堵死转递和保管工作中的漏洞，从而防止“无头档案”的产生。具体而言，要做到以下几点:
(1)在人事调动或职务变动时，有关单位应及时将其任免通知告诉人事档案管理部门。档案管理部门应密切配合，加强联系，及时催问或索要档案。转递档案时，必须按照“干部档案转递通知单”的项目详细填写。收到档案的单位经核对无误后，立即做好入库登记，并在回执上签名盖章。回执在一个月内未退回者，转出单位应主动催问，以防档案丢失。
(2)大中专毕业生就业方案确定后，毕业生所在学校应及时将档案随同就业名册同时转递到所去单位所在地的县(市)组织人事部门，在交接档案时，应与就业名册逐一对照，登记注册，做到有档无人不签收，有人无档不分配，重新改分或错转的档案要认真核查，及时改转。
(3)转出或接收的档案必须完整、齐全，任何单位和个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出。档案接收人员在验收时，如发现材料不齐或丢失，要设法查找或索取必要的组织证明。博士论文，人事制度。
(4)档案转递时，必须严格密封，以机密件通过机要渠道转送或派专人送取，并要签字注册。严禁公开邮寄或自带，以保证档案在转递过程中的绝对安全。
（二）对“无头档案”的处理
处置“无头档案”是一项重要而繁琐的工作，关系到对人的使用以至人的政治生命问题，必须严肃认真，谨慎对待，其处置的办法是:第一，认真鉴别档案材料的保存价值。博士论文，人事制度。机关档案管理工作人员在处置“无头档案”时，必须依据有关规定，鉴别判定档案材料是否具有保存价值。对一般性简历登记表格和作为组织参考性的人事档案，可以登记造册，报领导批准后销毁。对重要的有保存价值的人事档案，要继续保存，或查清下落，转给有关部门。
第二，仔细分析，认真查阅档案人的下落。可以通过人事档案的形成部门、当事人原来工作单位、甚至爱人、子女或社会关系等线索进行查询，查询时一般由查询机关提供被查人的基本情况，让有关单位查复。博士论文，人事制度。
第三，经过多方查询，确实找不到下落的“无头档案”，根据规定可转当事人原籍档案馆保存。当事人人事档案不齐全的部门，可以向当事人原籍档案馆查询。
参考文献
[1]黄霄羽,曹建峰.人事文件中心建立的必要性、可行性和迫切性——我国建立新型人事档案管理模式的思考之一[J]北京档案,2002,(07).
[2]纪红卫.对人才引进中“重新建档”的冷思考[J]北京档案,2002,(07).
人事档案管理细则篇6
一、高校人事档案管理工作的作用
人事档案的真实全面准确可靠地反应教职工的发展潜力、工作能力，是高校管理层了解教职工的基本情况的渠道之一。作为国家人事档案的组成部分，高校人事档案详实地反映了教职工在校期间的教学、科研和社会活动的实践情况，能真实反映教职工的工作经历、专业技能、管理水平、教学水平、待人接物、思想品德等方面的情况，对于学校挖掘信任、充分挖掘人力资源潜力具有重要意义，甚至能为学校人才发展计划、学科建设规划、专业发展方向的制定和确立提供参考意见。面对日益竞争激烈的办学环境，学校只有充分发挥了自身的人才优势，并根据自身的人才储备情况做出了最合理的中、长期发展计划才能却确保学校能保持市场竞争力、社会影响力，而人事档案管理是高校合理利用人力资源的保障。
二、高校人事档案管理工作的特点
1.领导重视程度不够
领导对高校人事档案的重视和支持是先决条件。就目前的实际情况而言，在进行档案管理的过程中，由于领导忽视高校人事档案管理的重要性，高校人事档案的管理的混乱和无序的状态已经持续很长一段时间，对高校人事档案的后期管理工作带来了严重的挑战。随着社会的发展，社会各界对人事档案管理水平的要求越来越高，这就使得高校人事档案的管理工作需要更大的投入，管理需要创新和改进。
高校领导应重视人事档案管理工作，并不断地在人力物力上给予支持，自动更新对人事档案管理的认识，加强对档案管理人员的专业技能和职业操守的培训。高校人事档案管理工作应由档案管理中心主要领导带头主抓，增强重视程度。及时更新硬件设施，缺少的及时补充，在各个中心配备专门的档案库房、采购档案基础设备，切实改善档案工作环境
2.管理队伍专业素养不高
档案员是高校人事档案管理工作的实际操作者，人事档案管理工作对其业务水平和专业素质的要求的非常高，他们直接决定着高校人事档案管理工作的成败。但是，实际的情况并不容乐观，很多高校档案员并没有受过专业的训练和培训，甚至部分身兼多职还做其他的工作，这样就使得他们的专业技能和职业操守参差不齐，不能达到预期的标准。所以加强高校人事档案管理队伍的建设显得尤为必要和迫切[1]。
对高校档案员的专业技能和职业操守进行培训，使其达到并满足现代高校人事档案管理对档案员的要求。建立完善的培训机制，使得档案管理工作能不断地学习到国内外先进的专业知识和技能，借鉴新的培训模式和方法，加强档案档案员专业素养和团队意识，建设一个专业的高效档案管理工作人员。同时，加强对档案档案员职业道德素质的培训，增强高校档案员的事业心、上进心、细心以及责任心等，建设一个优良的团队，此来有效的提升整体档案员的积极主动性，提升职业道德修养。
3.管理技术滞后
社会的进步和科学技术的发展催生了大量的以及以计算机为核心的声像技术、多媒体、软件应用在各个机构上的投入和使用。但是大部分的高校人事档案管理机构仍在进行着最原始的操作，纸和笔是他们最“先进”的工具，而这样的工具对相关资料的记录是简单的不完善的，并且严重缺乏技术革新意思，管理技术具有单一性滞后性。所以要在高校中增加现代化信息技术操作手段。
高校人事档案的管理工作不能被信息化、科技化浪潮抛在身后，要做时代的弄潮儿，革新观念学习新的科学技术，并运用到具体的工作中去，让档案管理工作并入到信息的高速公路上，同时优化整合资源加强资源的再利用[2]。所以我们首先应建立并完善高校人事档案计算机检索管理系统，并详细地在计算机上记录下每份档案的编号、题名，格式应简单且具有统一性。其次创建行之有效的计算机借阅管理工作流程，并完善预约、查找、借阅以及统计工作细节。再次创建计算机统计分析系统，即调查统计分析高校人事档案管理工作的实际开展情况，达到量化管理和统计监督的目的。最后将高校人事档案存进硬盘缩微化，实现大量储存高校人事档案信息的目的，实现自动化智能化管理。
4.服务意识薄弱
随着社会发展的需要，档案开放程度的有了明显的提升，各级档案部门通过积极向社会开放档案信息资源促进了人才市场的发展，产生了良好的社会效益。服务性工作是对档案管理工作的定位，档案管理人员的服务意识是做好档案管理工作的基础[3]。庞大复杂、知识密集是档案管理事务的特点，大量的登记、分类、编纂、保管工作的需要档案管理人员事有条不紊地进行，还要考虑到这些资料的查阅利用。
对此，档案管理人员除了要具备广泛扎实的专业知识外，还要树立“工作就是服务”的观念，时刻牢记“增强服务意识”和“主动服务”的理念，不急不躁礼貌待人。档案管理服务的好坏是衡量档案工作者职业专业程度的尺度，开放档案信息资源，使其服务于社会主义经济的发展。档案工作者要做到以人为本、明确服务方向、树立创新意识、提高服务质量、端正服务态度、对查阅档案人员专业耐心，耐心细致回答解决查阅档案的人员提出的疑问和问题。
5.数字化程度不高
人事档案数字化是人事档案数字化建设的重要组成部分，高校人事档案管理未来发展的方向。数字化资源的缺少将使人事档案的数字化建设陷入“巧妇难为无米之炊”的窘境。人事档案数字化，是对原有的人事档案实现数字化，根据学科组成、科研项目、研究领域不同建立起特有的数据库。网络信息技术的发展，使得人事档案的数字化建设成为可能，那些拥有丰富数字资源的人事档案馆更容易提升管理的科学化水平，发挥其最大的功能效益。加大人事档案的数字化能有效提升人事档案的管理水平，为学科建设、项目研究提供更好的服务，提升在高校管理中的地位。为了更方便查阅，应对数字资源进行细分，通过合并、分类、整理来方便查阅。此外，应充分发挥人事档案馆自身的优势，走“独立建库、有机连库、特色服务、资源共享”的发展模式。这样既可以节省人力物力，又可以实现进一步提升数字化水平。
6.人事档案归档的科学性不高
人事档案作为是高校教学经验、科研成果、办学发展的“见证人”，盖我们办学活动的方方面面，所以人事档案的归档管理非常重要，这就要求档案员需要做大量的工作用来确保归档工作的顺利进行，除了核查核心治疗是否齐备外，还要却把其它辅助资料的完备，人事档案的归档工作最好具体化、系统化，确保易于操作。提升归档科学水平的举措如下：
①建立相应规章制度。为了确保人事档案管理的顺利实施，应根据国家有关法律法规制定《人事档案管理办法》。②确定归档范围和原则。通常情况下，归档范围和原则由档案的性质所决定。在归档过程中档案员要加强检查，确保档案符合标准化规定；确保归档档案按照明细表齐套；确保归档档案应有审核、标准化、设计、批准、工艺的日期和签署；确保无揉搓破损，图面整洁，字迹工整。对于有密级的档案，在交保密部门存档之前，应填写《密级界定表》，然后填写一式两份《归档文件资料清单》，档案室和归档人各留一份。对于特殊人事档案，可建立特殊档案。③坚持“四同步”管理。为了确保设备档案的归档率、完整率和准确率，要确保档案员或兼职档案员同步参与到人事档案管理办法的论证、订立以及修改中。④确定人事档案的组卷原则。方便后期利用和查找是人事档案的组卷原则，通常情况下由档案员根据人事档案的内容、密级和规格对归档档案进行组卷，并把整理好的人事档案按归档年度向档案科移交。⑤建立科学的借阅制度。人事档案通常专业性较强，有设计图纸、设备维修方法等，这些技术性资料最常被借用，而科学的借阅制度不仅能方便人事档案的借阅，还能确保档案的完整性和安全性。对此应实行先归档后借出借阅制度，先归档后借出能督促借阅人员及时归档，降低档案磨损、划折的几率，确保档案的安全[4]。⑥建立有效的监督机制。人事档案管理应直接由相关领导主抓，实行严格的监督机制，对人事档案管理的各个环节进行定期或不定期检查，发现问题及时整改，并把检查结果与档案员的绩效考核成绩挂钩，并在月工资和年终评奖中体现出来。⑦建立人事档案信息库。由专门的人事档案管理人员把相关的信息数据录入电脑中，建立数据库，方便以后的查阅和管理。⑧人事档案信息的全程收集。
人事档案管理细则篇7
[关键词]档案管理；等级；医院；评审；作用
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2014.01.071
[中图分类号]G271[文献标识码]a[文章编号]1673-0194（2014）01-0127-02
六安市金安区妇幼保健院于2011年5月启动创建二级甲等妇幼保健院，于2013年4月通过省卫生厅评审组评审，经过全院职工的辛勤努力，全院工作成绩得到省专家组高度认可。为迎接省卫生厅二级甲等妇幼保健院评审，切实做好迎检的各项工作，医院成立创建领导组，院长为组长，分管院长主抓，并分为若干小组，制订创建工作的周计划、月计划，层层推进，依照评审要求，按事前有计划，事中有记录，事后有总结的程序开展工作，为评审准备了翔实、具体的软件资料。在创建过程中，档案资料在评审中发挥了巨大的作用。
1档案资料是等级医院评审中的重要内容
依据《安徽省妇幼保健机构等级评审细则》和《安徽省妇幼保健机构评审实施办法》要求，医院对行政管理、保健管理、医疗医技管理、护理管理、医院感染管理、后勤管理6大项，24小项共1000分分值的《细则》要求进行梳理，整理资料，以评促改，对照评审标准，提高医院内涵建设，不断提高我院妇幼保健水平和管理水平。《细则》中70%内容为查阅软件资料，医院的档案资源即台账的准备无疑是重中之重，若想在评审中取得好成绩，就必须抓好软件资料的准备工作。
2深入宣传，全员动员是创建工作中档案资料完善的保障
迎接评审工作的软件资料都来源于医院日常工作，创建办牵头组织各部门，按照《细则》要求，整理好资料，以备检查。评审时需要近两年的档案资料，数量庞大，关键在于平时日常工作的积累，细心、完备地收集、整理原始资料是迎接检查工作的基础性和保障性工作，我院迎接省厅检查时各部门软件资料放满10个大文件柜，可见平日工作规范化收集、整理资料是多么重要。
创建过程中，档案工作与全院干部职工日常工作密不可分。通过创建工作，全院职工充分认识到档案工作的重要性，也注重在日常工作中收集与整理资料，以文字记载下科室诊疗、会议、学习等各项工作内容，并归纳整理。在创建过程中，几乎每个科室都会发现，以前虽然在实际工作中做了大量的工作，但部分工作由于没有全面、及时地记录或记录材料零星、分解、导致拿不出过硬的真凭实据，有时不得不整理零碎的资料，给人以虚假材料的印象。而有的记录散见于各种的记录本或纸头，显得不规范、不合要求，使倾注了大量精力的工作得不到反映，到评审时再补充进去又有造假之嫌。因此，大家认识到规范的资料档案管理和积累无比重要，同时也加深了大家对档案管理工作的了解。
3以评促改，以评推进医院职业化进程
评审不是目的，评审的目的是，以评审为途径，提升医院内涵建设，以创建“二级甲等”妇幼保健院工作为契机，推进医院的科学化、规范化和标准化，根据安徽省卫生厅《安徽省二级妇幼保健院评审细则》的要求，全面规范医院管理，加强人才队伍建设，坚持以保健为中心，以医疗质量、医疗安全和能力建设为重点，以制度建设为基础，以分级管理、监督评价为手段，以问题管理为核心，实现医院等级达标升级的工作任务，决不是为了评审而准备评审。如果评审结束了，所有规范动作也结束了，几年后再评审时再来补课，就违背了医院评审的初衷。医院档案是评价医院的重要依据，要充分利用医院档案资源为医院各部门的职能活动服务，发挥医院档案的历史记录作用。
4以评审为契机，提升档案管理工作水平
通过评审工作，使我们进一步了解了档案管理的重要性，明白健全医院档案工作规章制度，规范管理的必要性，制定档案综合管理办法、档案分类大纲、文件材料归档范围及保管期限、综合档案室工作制度等一系列规定和办法（主要有文书档案、科技档案、设备档案、会计档案、基建档案、人事档案及病历档案等），以及查（借）阅、保密、统计利用、销毁鉴定、库房管理等制度。对档案工作领导职责、各类人员的岗位职责等方面做出明确规定，使医院档案管理工作制度化、规范化、标准化。
5提高医院档案管理工作水平的主要措施
在创建等级医院过程中，我们认识到档案管理中的不足之处，明确了今后档案管理工作的发展方向。要想做好医院档案管理工作，主要从以下几方面着手：
（1）注重日常收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索与提供利用工作。其中档案收集工作是起点，是档案管理的基础与前提条件。
（2）提高医院档案管理人员素质，在知识经济时代，档案的作用日益突显，各行各业对档案信息的需求也越来越迫切，提升医院管理水平，离不开档案管理事业的支撑与帮助，要保证医院档案事业持续、稳定发展，就需要一支政治素质过硬、专业知识基础雄厚、业务能力强、富有创新精神的医院档案管理人才队伍。
6结语
档案管理在我院创建等级妇幼保健院中发挥了重要的作用，为医院各部门提供了可靠、宝贵的原始资料，通过创建工作，我院也充分认识到档案管理工作的重要性，在今后工作中必将按照“二甲”要求，进一步做好档案管理工作。
主要参考文献
[1]何志丽.浅谈如何加强医院档案管理工作[J].云南档案，2009（1）.
[2]江源清.从医院评审看医院档案工作[J].云南档案，2009（1）.
人事档案管理细则篇8
关键词：人事档案“三龄一历”确认
中图分类号：G27文献标识码：a文章编号：
干部职工人事档案中的“三龄一历”（即年龄、工龄、党龄、学历）是人事管理的信息基础，是选拔任用干部的重要依据。“三龄一历”信息审核认定，更是一项严肃认真、政策性强的工作。它直接关系到每个职工的切身利益,也关系到组织人事部门的工作质量和效率，此项工作如何做到信息清楚、准确，是当前人事档案管理部门要进行研究的重要课题，我就近年来人事档案中出现“三龄一历”与实际情况及历史记载不符的现象,浅谈下自己的看法。
一、“三龄一历”信息审核认定工作中存在的问题
在工作中,经常会碰到“三龄一历”难以确认的事情。主要是因为人事档案中“三龄一历”的记载日期前后不一致,记录版本少则两种,多则数种;时间跨度前后有相差一两个月的,有相差一年的,甚至还有相差几年的，具体问题如下：
1、基础材料不完整。一是入党材料不完整。不少职工曾在多个单位工作，入党时所在的单位并没有将他们的入党申请书、转正申请书等材料放入个人档案，未形成完整的入党材料。二是学历材料不完整，存在着缺少材料、填写不规范和学历学位名不符实等现象。由于广大干部职工取得学历的学校不一样，各个学校对入档材料的要求不同，导致某些职工档案中的学历材料不齐备，且无法补办。三是工龄材料、工资表不完整。有的干部的工龄材料没有及时归档；或许因政策原因，个别工资表中有空白年份，工资资料不齐全。
2、填写内容不规范。主要表现在：一是“三龄一历”填写随意。个别职工的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”；二是“三龄一历”涂改现象较为严重。少数人员档案涉及出生时间、参加工作时间多处涂改，同一档案材料前后不一致的地方很多；三是档案用纸规格不一。现在新规定了档案材料统一用a4纸，但以往档案材料统一使用16开办公用纸，并且以往公文材料和高等院校印制的学历材料绝大部分都是a4纸。
二、形成问题的原因：
1、党龄。因个人记忆有误致使记载不准确;因对入党起止时间认识有误，致使记载有误。
2、学历。干部个人缺乏归档意识，未将学校转递的学习材料及时归档；学历教育与非学历教育区分不明确；少数干部片面追求学历学位而弄虚作假或用其他形式换取文凭和证书等。
3、工龄。因认识有误忽略试用期，错将参加工作时间从转正期算；将养老金的缴费年限作了连续工龄；知识青年下乡工龄计算有误；复转军人入伍时间与中间待业时间有误等。
4、年龄。因历史原因造成出生日期遗忘或记载不准确;不固定填写,时而公历、时而农历;为了早上学或晚退休等个人原因刻意改写;填写人,包括干部本人、组织经办人、委托人等,填写时随意性太大等。
三、改进“三龄一历”信息审核认定工作的对策
干部人事档案“三龄一历”信息审核认定是一项长期的、政策性很强的工作，它贯穿于人事档案管理的全过程，必须从“严”、“细”、“准”、“慎”入手，强化措施，狠抓管理，做好“三龄一历”信息审核认定工作。
1、全面，信息的入口处把好“严”关。在干部“三龄一历”信息的入口管理上，通过健全各项规章制度，严格日常管理，把好档案材料的收集和鉴别关。一是健全制度，全面收集，严审细甄。实行学历、学位认证制度，明确规定凡是干部在职取得的学历、学位都必须经过教育部网上学历认证，没有经过认证的学历、学位，一律不予承认。同时，结合单位实际制发了《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案提供利用暂行规定》、《干部档案转递暂行规定》等三个文件，进一步提高了档案管理水平。对拟提拔干部和拟调入干部先调档审核，把“三龄一历”和身份作为审点，确保在档材料的真实性。二是严格按照有关规定，对干部“三龄一历”信息进行认定。对已形成的入档材料，查准核实后，经本人认可，形成认定材料，加盖档案部门公章后再装入本人档案。三是严把归档材料收集关，确保应归档的材料齐全完整。档案管理人员做到“手勤、嘴勤、脚勤”，严格按照《干部档案整理工作细则》和补充意见的标准和要求，做到收集材料“全”、材料分类“准”、档案装订“齐”。坚持经常性收集、定期收集和集中收集相结合的做法，落实档案材料归档制度，从材料形成的源头做起，确保档案内容完整。三是严肃纪律，加强监督。制定了档案管理人员工作职责，要求单位管档人员严格遵守各项保密制度，做到制度面前人人平等，秉公办事，不准向无关人员提供干部的“三龄一历”信息，干部档案库房及档案柜的钥匙由专职档案员负责保管，其他人员不能留用。为确保档案信息的准确，建立人事档案材料送交归档制度，提出“组织人事部门形成的材料应在材料形成之后的十五天内送交人事档案管理部门，其他部门形成的材料形成之后的一个月内送交人事档案管理部门”的要求。四是要求人事档案管理人员采取多种方式主动进行收集，做到嘴勤、腿勤、保证材料的收集齐全，努力做到档案管理日常化，干部档案信息及时更新。
2、严审细甄，突出一个“细”字。一是对干部人事档案中记载的“三龄一历”信息进行全面、慎重、细致地审查和登记。根据档案中原始记载，反复核对干部的档案材料，逐一审核每个干部出生日期的记载，发现有不一致的地方，立刻做好详细记录，并认真填写《干部人事档案“三龄一历”审核确认登记表》、《干部人事档案“三龄”信息确认表》。二是把好归档材料鉴别关，做到归档材料真实可靠、准确翔实。对新接收的信息资料，要逐页逐项核对，保证材料完整、齐全、内容真实。发现材料缺少形成日期、本人署名、单位印章等情况的，应及时退回补齐手续再接收。对信息材料凡是有疑问、有差错的，尤其是成套材料，要立即组织调查，核实清楚。对涂改档案的，要查清责任，对违反规定的内容要予以纠正。
3、规范操作，突出一个“准”字。在干部“三龄一历”信息审查过程中，坚持高标准、严要求，力求认定准确，不出差错。一是摸清情况，准确把握认定依据。全面掌握信息认定的标准。对年龄较大、参加工作较早、档案情况复杂的干部，除认真审核档案原始资料外，我们还向相关单位查找较早的原始材料或证明作为依据，通过与本人细致沟通，综合分析各种资料，根据有关政策，作出初步认定，对“三龄一历”信息界定做到一个“准”字。同时，主动与上级业务部门沟通联系，及时请示，避免疏漏。二是严格把关，相互印证，完善资料鉴别制度，做出认定结论。特别是对“三龄一历”问题加以认真核实。如对年龄的确定可采取“统一”原则，即利用档案中最早的记载、表中的记载和身份证三方统一，对出现前后年龄不一致的情况，可根据档案中的最早的记载反复推测，合理排除各种因素，从而确定最终的年龄。及时将认定结果通知本人，并做好沟通解释工作，避免在日后的工作中再次出现填写不一致的情况。
4、充分运用，信息使用上突出一个“慎”字。一是出生日期有一处描笔的，采取与本人谈话核实、填写“三龄”审核确认登记表、个人签字、组织认证的程序完成确认工作。二是有一处涂改造成前后记载不一致的。此类现象多在《入团志愿书》、《入学登记表》或《入伍登记表》等处。经反复核查档案材料，认真分析逻辑关系，本着科学合理的态度，对此类人员以档案中出现次数最多或最早的年龄记载为依据进行认证。三是多处涂改的，及时与本人见面谈话核实，由个人上报出生日期更改情况说明并出具原始户籍证明，提交组织研究后认证。
四、充分运用，在“三龄一历”信息的使用上突出一个“实”字
在干部“三龄一历”信息使用上，始终坚持管用结合、综合利用的原则，提高了干部档案为干部工作服务的水平。在全总段近几年的干部人事任免方面提供信息，进行任前审档。根据审档结果，形成《干部情况简介》、干部推荐材料、干部考察材料、民主推荐结果、干部民意测评结果等主要材料。同时，充分利用干部人事档案管理信息软件，将审核认定后的干部“三龄一历”等基本信息录入微机。根据干部“三龄一历”信息，编制了《职工花名册》详细记录每位干部职工的姓名、性别、民族、籍贯、出生年月、参加工作时间、入党时间和任现职时间等基本情况，为总段领导决策提供可靠依据。
参考文献：
[1].鲍春艳，高校干部人事档案“三龄一历”内容失真现象分析及对策，《云南档案》,2009.3
人事档案管理细则篇9
朝阳区档案局局长申玺朝是2000年走进档案系统的，在他的理念里，档案工作是具有附着性质的一项服务性工作，它总是附着在中心工作和各项业务工作之中。只有做好服务，才能尽到档案部门的职责，体现档案部门的价值。而做好服务的前提就是扎实的基础工作，“基础工作不牢，地动山摇”，为了不让档案工作“地动山摇”，首先要抓的就是档案的“进口”和“出口。”
档案的出口：开展鉴定工作研究
几年前，伴随着利用工作的升温，朝阳区档案馆决定利用有限的经费对馆藏中价值重大、利用率高的档案先期数字化。但鉴定过程中却发现了问题，馆藏档案价值良莠难辨，档案馆每年接收的1万余卷档案约有三分之一并不具有长远保存价值，进馆档案的保管期限普遍定得偏高，重复档案也有相当比重，更主要的是馆藏档案的结构不合理，党政文书档案当时竟然占馆藏的49％，加上进馆档案数量增加速度很快，这些都急需对现有馆藏档案进行鉴定。当时鉴定的标准主要是依据国家档案局制定的《文书档案保管期限表》，而此表是针对各级党政机关和人民团体形成的档案而制定的，概括性和宏观性强，具体操作时容易造成随意性大，界限不清等问题，导致鉴定标准不一。在这样的背景下，区档案局决定开展“地市级综合档案馆档案接收与鉴定工作研究”（以下简称“鉴定工作研究”）。
申局长告诉记者，基层档案部门开展课题研究，最有效的方法就是“行动研究法”，即把工作中遇到的问题作为研究对象，分析原因，找出症结，有针对性地采取对策，再经过实践的检验，取得对今后工作具有指导意义的研究成果。当然参与课题研究的除了在第一线工作的档案人员外，还要吸收专家参与，让他们在理论上和宏观上对课题给予把握。
“鉴定工作研究”课题经过四年的时间得以完成，不仅获得了国家档案局优秀科技成果二等奖，还获得了北京市档案科学技术研究优秀成果一等奖。这一课题采取的是重点档案详细调查、非重点档案抽样调查的研究方法。以地市级综合档案馆建国后档案的鉴定原则、鉴定标准、鉴定工作组织和程序，以及接收范围为主要研究内容，通过对10092卷各类档案的鉴定，召开40余次研讨会，经过14个立档单位的实践验证，并经过6度修改，最终形成了一整套完整系统的鉴定文件和鉴定标准。
这一套文件包括，规范档案价值判断程序的“档案鉴定工作细则”、规定档案馆接收范围的“档案的接收范围”，以及15个鉴定标准。
在“档案鉴定工作细则”中，课题组提出了立足本地区，按照立档单位在社会活动中被确定的地位和性质来区分档案价值的“区位原则”，同时改变了过去确定档案保管期限就高不就低的传统，采取先确定最低保管期限，期满后重点复查，确有保存价值的再延长其保管期限的做法。为了简化工作程序，还确定了鉴定后档案不重新组卷，只是将鉴定工作单输入电脑，待档案实体保管期限到期后，从案卷中撤出，履行销毁程序进行销毁的方法。
在“档案的接收范围”中，针对档案重复进馆，提出了同级机关相互发送的文件只由制发机关进馆，除四套班子永久保存档案需要正本与定稿一起进馆外，其余单位档案只进馆正本与公文签发单等防止馆藏过于臃肿的做法。
15个鉴定标准包括一个适用于各个全宗档案鉴定的综合标准，和分别适用于区委、区人大、区政府、区政协、区统计局、区财政局、区人事局、区规划局、区教委、区计委、区建委、区街办、街道系统、乡系统等14个立档单位档案鉴定的具体标准。标准分为上级机关文件、本级机关文件和下级机关、平行机关文件三个部分，由顺序号、文件内容、处置办法、范例和备注组成，其中的“范例”是对条款进行的具体说明，便于鉴定者掌握。详尽的标准不仅为档案馆的鉴定工作提供了简便易行的依据，实际上也是各立档单位进行初始鉴定和档案馆接收档案进馆的标准。
这一课题的价值正像专家评审委员会的评价：“是进行馆藏档案鉴定和接收的依据性文件，条款具体，层次分明，操作性强，有利于提高档案鉴定工作的质量和效率。……为地市级综合档案馆档案接收和鉴定工作提供了重要的参考依据，对优化馆藏，有效地保护和利用重要的档案资源，提出了具有突破和创新意义的举措。”
档案的进口：制定归档范围和保管期限表
如果说“鉴定工作研究”解决的是档案的出口，那么课题“北京市朝阳区文件材料归档范围和档案保管期限表研究”（以下简称“归档范围和保管期限表”）主要针对的就是档案的“进口”，包括各立档单位文件材料的归档和档案的进馆。
申局长说，对鉴定工作的研究发现，朝阳区档案馆馆藏结构与大多数地市级档案馆一样，存在着文书档案偏多、业务档案偏少；机关档案偏多、民生档案偏少的弊端。其中重要原因就是各立档单位的归档范围界定不明确、涵盖面窄、保管期限不准确，使得该归档的归不上来，而进馆档案的价值又不能令人满意。显然，这种状况与未来的利用方向，满足社会化多样的需求是不相符的。这就需要协调各方的利益，研究归档范围，调整馆藏结构，制定出一个科学规范、有本地区特点、功能全面、简化易行的文件材料归档范围和档案保管期限表。
朝阳区档案局开展这一课题研究是在2002年，当时国家档案局规范文书材料归档范围和档案保管期限表的“8号令”尚未出台，可依据的文件只有《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档范围》。为此，他们确定了课题的研究内容，即制定文件材料归档范围和档案保管期限表的指导思想和基本原则、归档范围和保管期限表体系、保管期限的划分、进馆范围的确定。采取的研究方法仍然是“行动研究法”，通过调查、试点、分析，以及在20余个区属不同类型党政机关进行实地验证，于2006年年底，完成了课题研究的全部任务。这一课题也获得了北京市档案科学技术研究优秀成果一等奖。
鉴定工作研究的成果，实际上已为制定归档范围和保管期限表打下了良好基础，所以课题进展很顺利，很快就形成一整套针对朝阳区各机关的文件材料归档范围和档案保管期限表。主要包括通用文件材料、街乡文件材料和业务文件材料的归档范围和档案保管期限表等三套系统。通用文件材料表规定了辖区内各机关共有的6大类文件（如会议文件、公共事务文件、人事管理文件等）的归档范围和保管期限，街乡文件材料表主要是针对辖区内的街道办事处和乡政府形成的文件材料而制定的，业务文件材料表分别由民政、文化文物、财政、国税、地税、公证、工商等形成业务文件较多的7个系统的7个表组成。这样，辖区内大部分单位都有了针对本单位本系统的文件材料归档范围和档案保管期限，即便是新接手的同志，也能很快适应工作，立卷归档时能够对号入座，轻而易举地达到区档案局的统一标准。
确定归档范围常见的错误是范围过大或者过窄，为此，课题组采取了前端控制原则和成套性原则。前端控制原则是在活动之前就考虑会形成哪些文件。做到这一点，首先要对各部门的职能了如指掌，其次要将职能活动中可能产生的文件进行细化，甚至要细化到每份文件，这样确定的归档范围就会全面而具体，收集工作也会由被动变为主动。成套性原则是将同一事件形成的全部档案划为同一保管期限完整保存，这样在利用过程中就能够看到活动的全貌。
人事档案管理细则篇10
[关键词]人才市场，人事档案，管理方法
中图分类号：te65文献标识码：a文章编号：1009-914X（2017）04-0348-01
每个人才都是由自身的诸多资料构成的，所以，可以把人事档案比作是人才的身份证，它标志着人才的基本信息，所以，一个企业想要选拔出高质量出色的人才，认真管理出人事档案显得意义重大，但是，现在在我国人才市场人事档案的管理尚且存在了这样那样的问题，首先就是选择的档案管理人员缺少专业的素质和能力，其次就是没有设置一个合理的人才市场人事档案管理制度，当然，还存在人事档案管理方式不及时更新，这些问题我们都要认真仔细对待。
1.人才市场人事档案管理的意义
在人才市场中，人事档案就相当于每一个人才的身份证，人才市场中人才众多，不仅数量多，而且分布在各个部门，各个行业，所以，如果单单凭借手工录入人才信息往往是不全的，时间久了查找起来也定是不容易的，所以，建立人事档案显得意义重大，有了人才市场的详细的人事档案，相关单位相关部门可以根据人事档案评定这个人工作的能力，工作时有没有一个良好的态度，曾经的工作经历，受到的工资待遇，以及与上下属所处的关系如何等等，根据人才评定的这些种种因素进一步来决定对这个人才招收与否，人才市场人事档案管理是人事管理中的一个构成部分，它隶属于人事管理，所以，建立健全人才市场人事档案，可以更好的管理更多的人才，让人才的招收更有依可循，也是发现问题的一个参考依据。在现在的生活中，还总有一些人才市场人事档案管理人员没有严于律己，不严格对待这项工作，忘记了人才市场人事档案的真实性完整性，肆意篡改人才人事档案，让其他真正优秀的人才没有得到公平的待遇，这也是人才市场人事档案管理面临的重大问题。针对这些问题，我们应该从人才市场人事档案管理的意义出发，积极解决，让人才市场人事档案管理制度建立健全，为人才服务。
2.人才市场人事档案管理存在的问题
2.1人才市场人事档案管理人员素质能力不高
人才市场有着众多的人才，这些人才又都隶属于各个行业，各个部门，所以，管理人才市场人事档案的这些管理人员，理应有着基本的能力和素质，让人才市场人事档案管理真正发挥作用。首先，人才市场人事档案管理人员必须要有的就是耐心和细心，人事档案需要录入的条目众多，再加上需要录入档案的人才的数量也不在少数，所以，面对这众多的数据资料，把它们一一整理分类记录输入计算机，需要人事档案管理人员必要的耐心和细心，不能有一丝一毫的差错，一但是，现在很多的人才市场人事档案管理人员就缺少这样的耐心和细心，分类整理档案时并没有十足的耐心和细心，总是出现这样那样的问题，甚至把人才的基本资料记录混淆，让真正有能力的人才受到损失。另外，人才市场人事档案管理者还需要必要的专业能力和素质，人才市场人事档案管理工作并非简单容易的工作，它需要有各种专业的步骤融合在一起，方能建立一个一目了然简洁明了的人事档案，所以，这对人才市场人事档案管理人员又是一大考验，在现实生活中，有很多的人事档案管理人员就没有这种基本的能力和素质，输入档案混乱，让人才招聘者很难分析研究，对于这部分的人才市场人事档案管理人员相关部门也没有采取措施进行培训来改善这种现状，久而久之，对于人才市场人事档案管理是一种阻碍。
2.2人才市场人事档案管理制度不规范
人才市场人事档案管理首先要秉承几个基本的原则，对于这些基本的原则定是不能违反，如果违反，这对于人才市场选拔合适的人才会造成阻碍。但是，现实生活中，总有这样那样的人才市场人事档案管理制度缺少严格的规定。首先，人才市场人事档案管理制度需要注意的就是真实性，人才的人事档案一定要严格的依照人才的真实情况进行记录，不能有一丝的作假或者是隐瞒，但是，在真正的人才市场人事档案中总有许多的人才在家庭背景或者是学历等标准上进行更改，但是，相关部门却并没有对这些诟病进行整治，让人才人事档案越来越失去效力。再者，不仅仅是擅自修改人事档案的问题，更有甚者借助一些外力虚构一份有利于自己的人事n案，企图在人才招聘者那里蒙混过关，这些问题都很容易的看出我们的人才市场人事档案管理制度并不完善，制定的并不严格，所以，我们要对人才市场人事档案管理制度进行重新的修订，剔除不合理的，保留合理的部分。
3.人才市场人事档案管理具体举措
3.1选择能力素质达标的档案管理人员
上文已经提到了，人才市场人事档案管理过程中不可缺少的一个重要因素人才市场人事档案管理人员，没有一个合格的优秀的能力达标的人才市场人事档案管理人员，那么就不可能建立一个合格简洁明了一目了然的人事档案，所以，我们要从人才市场人事档案管理人员抓起，首先，人才市场人事档案管理人员必备的素质就是耐心和细心，人事档案不比其他的资料，不能有一丝一毫的错误，否则不仅影响人才本身，也会影响人才招聘者，所以，无论是在分类整理人才资料，还是记录输入人才资料时，都要时刻核对检查，不能出现纰漏，充分保证人才市场人事档案的真实性完整性。另外，人才市场人事档案管理人员需要有着专业化的能力和素质，所谓专业化的能力和素质，就是面对纷繁错杂的人才资料要迅速分类整理，把众多的人才按照类别分好组，进而再对每一个小组进行下一步的信息录入，有着对工作认真负责任的态度再加上专业化的工作能力和素质，人才市场人事档案才能真正发挥自己的作用。
3.2规范人才市场人事档案管理制度
在现在的人才市场人事档案管理过程中，人事档案管理制度已经基本建立起来了，但是，不得不说的是，在人事档案管理制度建立过程中还存在这样那样的问题，首先，人事档案造假不断，这也来源于人事档案管理制度的不严格，正是由于人事档案管理制度的松懈，人事档案管理人员才会随意篡改人事档案，在家庭背景学历等上作假，让人才市场招聘者很难分析研究，更有甚者，直接做一份完全虚假对自己有益的人事档案来欺骗人才招聘者，这对于众多人才来说是不公平公正的，所以，为了众多的人才，人事档案管理制度理应做一定的修改，把其中积极有益的部分留下来，剔除掉其中不合理的部分，对于私自篡改人事档案的管理者一定要严格处理，在制度规定上明确标出，给予一定的惩罚，让人才市场人事档案成为考察人才的硬性标准。
4.结语
社会在发展，经济在进步，人们的生活也变得越来越好了，越来越多的人才向着各自的方向开始了努力，人才招聘者为了招收更多的人才，于是出现了人才市场，在人才市场中，人才的人事档案才是考察人才的硬性标准，但是。现在人才市场人事档案管理出现了这样那样的问题，例如人才市场人事档案管理制度不规范，人才市场人事档案管理人员能力素质不达标等，针对这些问题，我们理应积极改善，积极思考，让人才市场人事档案真正发挥自己的作用。
参考文献