二级档案管理办法篇1
关键词：档案行政管理；立法；规范性文件；责任
1各级档案行政管理部门的立法责任的依据
在我国，除了《立法法》规定的有立法权限的权力机关制定的法律、法规、规章外，各级行政机关还制定有大量的决定、命令和行政措施等行政规范性文件。由于《立法法》对行政规范性文件没有进行明确的规定，一般认为其不属于“行政立法”范畴。“但由于其在实践中数量远远超出行政立法活动，且在行政管理领域实际上发挥着巨大作用，是大量行政行为的直接依据”，[1]与法律、法规、规章一样具有规范性、普遍约束力和反复适用性，所不同的只是制定的主体、效力、内容和程序不同。因此，完全应该将各级档案行政管理部门依法制定法规、规章和规范性文件的责任，视为其“立法责任”。
1.1行政管理机构立法责任的法理与学理依据。从法理上讲，“立法”一词通常是指创制法律规范的活动或过程。在我国，“立法”的概念有多种理解。“第一，‘立法’是指从中央到地方一切国家机关制定和变动各种规范性文件的活动。这是最广义的解释。第二，‘立法’是指最高国家权力机关及其常设机关制定和变动法律这种特定规范性法律文件的活动。这是最狭义的解释。第三，‘立法’是指一切有权主体制定和变动规范性文件的活动。这是介乎广狭两义之间的解释。”[2]广义上的“立法”，与“我国《立法法》中所规定的‘立法’也是一致的、同义的”[3]。
从学理上讲：“行政规范性文件的定义众多，代表性的有三种：最广义的解释是指一切国家机关制定法律、行政法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。广义的解释是指各类国家行政机关制定的除法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施等。狭义的解释是指没有行政立法权的国家行政机关为实施法律、行政法规、规章而制定具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。”[4]广义的解释适用于本文所讨论的问题。
1.2行政管理机构立法责任的体制依据。我国的立法体制是：“中央统一领导和一定程度分权的，多级并存、多类结合的立法权限划分体制。”[5]其中，多级并存是指“全国人大及其常务委员会制定国家法律，国务院及其所属部门分别制定行政法规和部门规章，一般地方制定地方性法规和地方政府规章”[6]。这些不同级别的立法和规范性文件在效力上有级别差异，但并存于我国的行政立法体制之中。近年来，国务院、各省级人大、人民政府及一些市级人大、人民政府，制定了大批关于行政规章、规范性文件制定程序及备案规定、办法。这一做法本身就是对各级行政管理机构立法责任认同，如果没有这个责任，那又有何监督之必要？从另一个意义上讲，经过有立法权的权力机关审查批准的行政规范，从某种意义上讲就具备了法律法规的性质。
1.3各级档案行政管理部门立法责任的法律依据。各级档案行政管理部门是行政管理机构，适用于行政管理机构立法责任的法理与学理依据和体制依据，同样适用于各级档案行政管理部门。此外，各级档案行政管理部门立法责任还有充分的法律依据。《档案法实施办法》第二章第七条规定：“国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定，履行下列职责：（一）根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；（二）组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施……”第八条规定：“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定，履行下列职责：……（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施……”这其中，根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；制定发展档案事业的综合规划和专项计划；制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度；建立、健全本单位的档案工作规章制度等，就是《档案法实施办法》赋予各级档案行政管理部门制定规范性文件的立法之责，也是各级档案行政管理部门制定规范性文件的法律依据。
1.4各级档案行政管理部门立法责任的现实依据。我们国家幅员辽阔，各地区发展不平衡。即使是一个省，一个市，情况也不完全相同。而我国的地方行政立法权仅限于省、省会市和较大的市这一级，它们制定的档案法规、规章不可能很具体。各级档案行政管理部门要执行档案法律、法规、规章，就必须结合本地区的实际情况，制定档案规范性文件，对档案法律、法规、规章进行细化、具体化，加强可操作性，完成档案法律、法规、规章从制定到落实的“最后100米”，以便使档案法律、法规、规章在本地区得以全面贯彻实施。
“随着我国档案法制建设的强化，市县档案法制建设也得到进一步加强。尽管一般市县无权制定地方档案法规与地方档案行政规章，但它们或通过其职能机构――市县档案行政管理部门根据本地区的实际情况，制定了大量的档案规范性文件，切实保证了档案法律、法规和上级档案行政规章在本地区的贯彻、落实。尽管档案规范性文件目前还没有被纳入档案法规体系，容易被人们忽视，但市县人民政府及其档案行政管理部门制定档案规范性文件这一实践活动，事实上已经成为我国地方档案法规建设一个不可或缺的组成部分，理应引起我们足够的重视。”[7]
2各级档案行政管理部门的立法责任
档案行政管理是专业管理，按照我国现行的行政体制，档案行政管理部门包括：国家、省（自治区、直辖市）、市（地）、县（区）各级人民政府所属的档案行政管理部门。由于各级档案行政管理部门的层级不同，所承担的立法责任也有所不同。
2.1国家档案行政管理部门的立法责任。国家档案局在2011年6月14日《国家档案法规体系方案》，其中有许多都是应该由国家档案局制定的档案规章。虽然这个档案法规体系方案比较全面，但是，仍然有一些应该制定的规章，而且是《档案法实施办法》明确规定的需要制定的规章并没有列入。笔者认为，国家档案局急需的立法与重点关注的立法，有以下几方面：
2.1.1《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法。虽然，《国家档案法规体系方案》中对《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法作了一些规划，如，《各级国家档案馆开放档案办法》、《档案鉴定办法》，但是，仍有一些明确规定的急需的立法并未列入规划，应该重点关注。如，《档案销毁程序和办法》（《档案法》第十五条）、《国家所有档案的范围》（《档案法实施办法》第二条）、《各级国家档案馆馆藏永久档案分级标准》（《档案法实施办法》第三条）。这些法规应该说是最基本的，必须尽早出台，否则，《档案法》贯彻执行依然会成为空谈。
2.1.2制定档案馆规章。档案馆是档案行政管理的主要对象，也是实现档案行政管理目标的主要载体。因而制定档案馆管理中共性的、基本的、普适性的规章制度是重点。需要强调的是，这些规章制度不是国家一级、二级、三级档案馆的等级标准，而是所有档案馆都必须遵守的共性规章制度，这是档案馆的基本规则。
2.1.3专业档案管理的立法。国家档案局提出建设“两个体系”的重要方针，并于2011年制发了两批《国家基本专业档案目录》，而要将其落到实处，就必须依照《档案法》的要求，会同那些产生专业档案的部门制定各个专业档案的管理办法，以利于操作执行。
2.2省级档案行政管理部门的立法责任。省级档案行政管理部门的立法之责的重点有以下几个方面：
2.2.1履行好档案法规授权，制定具体规章。档案法规明确规定并授权由省级档案行政管理部门制定的具体规章，必须尽早出台。如，《档案法实施办法》第二条规定：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，……属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”这一条就具体明确地规定省级档案行政管理部门应制定《××省非国有档案的范围》。对于这一条的规定除了少数几个省档案行政管理部门制定颁布了相关规章外，绝大多数省级档案行政管理部门都没有履行这一立法责任。而这个范围不确定，档案行政管理的范围就不明确，档案行政管理就失去了目标，《档案法》也就很难贯彻执行。
2.2.2做好地方档案法规规章的立法。省级档案行政管理机关具有代省级权力机关起草档案专业性地方法规规章的职能，在《档案法》、《档案法实施办法》颁布后，各省、自治区、直辖市基本上都分别制定和颁布了本级的地方性档案管理条例或实施办法，也有部分省根据本地区的特点或特殊情况制定了相应的档案法规规章，如，《广东省中外合资、合作经营企业档案管理规定》（粤府[1990]49号文件）。但是，大部分省在根据本地区的特点制定地方档案法规规章方面还是空白。
2.2.3国家档案法规规章的细化。由于各地情况千差万别，因而国家档案法规规章大都是宏观的，不可能包罗万象太具体，所以各地要将其细化才能有效落实。一是补充细化。如，《档案执法监督检查工作暂行规定》没有执法档案的整理内容，而执法档案明显有别于文书档案，这就需要制定《档案行政执法档案管理办法》作补充细化。二是分类细化。如，《企业档案管理规定》是针对所有企业的，可以按企业性质、按企业大小、按企业类别等进行细化，制定不同的企业档案管理规定。三是具体细化。如，《会计档案管理办法》规定得就比较粗，可制定《会计档案整理细则》。也可以结合分类细化，制定《行政机关会计档案整理细则》等。
2.2.4档案技术标准的入规。要使档案技术标准得到落实，就必须做好标准的入规――即将标准的内容与要求融入到各省、自治区、直辖市制定的档案法规规章或规范性文件之中。“从现代行政法体系看，技术规则渗入到行政法规范中已经成为一个不可逆转的事实。”[8]因此，技术标准的入规是省级档案行政管理机构的“立法之责”。档案技术标准的入规，一是制定实施细则，如，各省的《〈归档文件整理规则〉实施细则》。目前，标准的入规基本上仅限于《归档文件整理规则》，而且其也只属于行业标准。大部分的国家标准和行业标准并未入规。二是将技术标准纳入相关规范性文件中，如，制定《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》等，并将相关的标准纳入其中，如，《全宗卷规范》、《档案馆指南编制规范》、《全宗指南编制规范》，等等。《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》与《市、县级国家综合档案馆测评办法》、《机关档案工作规范化管理认证办法》不同，前者是最低要求，后者是最高要求。当然，后者没有将相关标准纳入其中，其最高要求也就有“跑偏”之嫌。
2.2.5制定推广经验型规范性文件。在档案行政管理许多新领域或某些领域尚无行政法规甚至无行政规章调整时，多数情况下往往需要市县基层先进行探索，待取得经验后，制定档案规范性文件加以推广，等条件成熟时，再将档案规范性文件上升为档案行政规章或档案行政法规。
2.3县级档案行政管理机构的立法责任。县级档案行政管理部门处于国家权力机关和国家行政机关的下层，最接近人民群众，可以直接了解、真实反映人民群众对执法的意见和立法要求，不仅对立法工作有直接帮助，而且，通过制定本级的规范性文件，完成法律法规规章从制定到落实的“最后100米”，在这“最后100米”中起着关键的作用。县级档案行政管理部门立法之责的重点有以下几方面：
2.3.1做好档案法规规章的细化。尽管省市级档案行政管理机构对国家的档案法规规章进行了细化，但是，由于各个县的情况仍是千差万别的，省市级的细化仍然可能是“粗线条”的，加上就是一个县域内的各个单位各种档案也是千差万别的，仍然需要进一步细化。一是分类细化。如，国家档案局制定了《乡镇档案工作试行办法》，一些省市也细化制定了《乡镇档案管理细则》，但是，这些《细则》仍然不细，乡与镇有区别，有的还有很大的区别，就是乡与乡镇与镇之间有的也有很大的区别，这就需要进一步分类细化。最基本的可以分为《乡档案管理实施细则》、《镇档案管理实施细则》。二是具体细化。还以《乡镇档案工作试行办法》为例，可以具体细化为《乡级机关档案工作细则》、《乡级机关会计档案整理细则》，等等。三是层级细化。层级细化又分为两个方面：一方面，是县级机关与国家、省级机关有很大的差异，大部分县级机关档案人员都是兼职的，县级机关属于执行层的机关，其形成的档案与国家、省级也有很大的差异，因而其档案工作也有很大的差异，这就需要细化制定诸如《县级机关档案工作细则》、《县级机关文件材料归档范围和保管期限》之类的规范性文件予以细化。另一方面，在一个县域内，还有县、乡（镇）、行政村三个层级，这三个层级也有很大的差异，同样需要制定不同的档案工作细则和档案管理办法来管理。
2.3.2做好档案法规规章的地域化。所谓“地域化”，就是由于不同的县所处的地域不同，其产生的档案工作内容和档案的种类也有很大的差异，这就要根据其地域的特点来制定相应的规范性文件以贯彻国家省市的档案法规规章。
2.3.3制定探索经验型规范性文件。由于县级档案行政管理机构处在档案实践工作的第一线，直接面对那些新的档案工作领域，很自然，探索的任务就由其来担当。在取得经验后，就应先制定档案规范性文件加以调整，而后为国家省市提供案例和典型。
2.4市级档案行政管理部门的立法责任。由于大部分市没有地方行政立法权，而且，市级又没有县级接触基层和群众的面广，因而市级档案行政管理机构的立法责任既没有省级的大也没有县级的广。主要立法责任：一是做好档案法规规章的细化；二是做好档案法规规章的地域化；三是制定推广与探索经验型规范性文件。
3结语
档案规范性文件产生于档案工作的实践，是完成法律法规规章从制定到落实的重要手段。制定档案规范性文件是档案法律、法规和行政规章得以贯彻执行的重要保证，也是档案工作规范化、标准化建设的需要，更是各级档案行政管理部门的立法之责。各级档案行政管理部门应认真对待这将档案法律、法规、规章落到实处的“最后100米”，履行好各自的“立法”责任。
注：本文为2012年度河南省档案局科技项目《转变档案行政管理职能研究》的阶段性成果，项目批准号为：“2012-R-05”。
参考文献：
[1][4]应松年.行政法[m].北京：北京大学出版社，2010.116、116～117.
[2][5][6]张文显.法理学[m].北京：北京大学出版社，2011.189、193、193.
[3]朱力宇、光.立法学[m].北京：中国人民大学出版社，2009.18.
[7]肖正德，许建华.地方档案法规建设不容忽视的一个层面――试论档案规范性文件的有关法律问题[J].上海档案工作，1992（6）：13～16.
二级档案管理办法篇2
四川省食品药品监督管理局
四川省档案局关于印发《四川省食品药品安全监管业务档案管理办法(试行)》的通知
川食药监发〔2017〕35号
各市(州)食品药品监督管理局、档案局：
为进一步规范全省食品药品安全监管业务档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国药品管理法》等相关规定，结合食品药品安全监管业务档案管理实际，省食品药品监督管理局、省档案局制定了《四川省食品药品安全监管业务档案管理办法(试行)》，现印发你们，请认真遵照执行。
四川省食品药品监督管理局四川省档案局
2017年3月23日
四川省食品药品安全监管业务档案管理办法(试行)
第一章 总则
第一条 为进一步规范全省食品药品安全监管业务档案管理工作，维护食品药品安全监管业务档案真实、完整、准确、系统和安全，充分发挥食品药品安全监管业务档案对食品药品安全工作的规范、引导、督促作用，根据《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国药品管理法》《中华人民共和国档案法》等有关法律法规的规定，结合我省实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的食品药品安全监管业务档案，是指四川省各级食品药品监督机构在履行食品药品安全监管职能(包括行政许可、注册审批、质量检测、日常监督检查、违法行为查处等)过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体和形式的历史记录。
第三条 食品药品安全监管业务档案是记录食品药品安全工作的重要载体，贯穿食品药品研发生产、经营和监管工作全过程，是国家档案资源的重要组成部分。
第四条 本办法适用于四川省、市(州)、县(区、市)各级食品药品监督管理机构对食品药品安全监管业务档案的管理。
第二章 管理体制、机构及其职责
第五条 食品药品安全监管业务档案工作实行统一领导、分级管理原则，为维护食品药品安全监管业务档案的完整、准确、系统、安全和有效利用提供保障。
第六条 各级食品药品监督管理机构负责本行政区域内食品药品安全监管业务档案的统一管理，接受上级食品药品监督管理部门、同级档案行政管理部门的业务监督和指导。
第七条 各级食品药品监督管理部门应当加强对食品药品安全监管业务档案的规范化管理工作，将其纳入本单位领导议事日程，落实分管领导，定期研究和及时解决档案工作中的实际问题，在人员配备、经费开支、库房建设等方面给予保证，确保档案管理工作需要。
第八条 各级食品药品监督管理机构应设立综合档案室，作为本单位档案管理工作的职能机构;建立健全档案工作制度和标准;配备必要的设施设备;配备相对稳定的专兼职档案管理人员，具体负责档案工作的监督指导，负责食品药品安全监管业务档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。
第九条 各级档案行政管理部门应依法履行对食品药品安全监管业务档案工作的监督指导职能，确保应归档的文件材料收集齐全、整理规范、保管安全、利用便捷。
第三章 档案归档与整理
第十条 各级食品药品监管部门应按照谁监管、谁建档的原则，将在履行食品药品安全监管职能过程中形成的，具有保存价值的各种门类、载体的文件材料，进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、准确、系统。
各业务经办部门和人员均应按照规定，将有关业务档案收集齐全、规范整理后移交本单位综合档案室集中统一管理，任何单位、部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
第十一条 食品药品监管部门形成的食品药品安全监管业务档案包括：
(1)行政许可文件材料;
(2)审评检查文件材料;
(3)监督检查文件材料;
(4)违法行为查处文件材料;
(5)其他材料。具体归档范围见《四川省食品药品安全监管文件材料归档范围与档案保管期限表》(附件1)。
第十二条 归档的食品药品安全监管文件材料应为原件，并做到格式规范、字迹工整、图文清晰、材料齐全、手续完备。载体材料和书写材料应当符合耐久性要求和有关技术标准。
第十三条 食品药品监管部门形成的食品药品安全监管业务档案归入专业档案，档案分类应按照业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则进行分类整理。
食品药品安全监管业务档案应按卷整理，执行《文书档案案卷格式》(GB/t97052008)标准，采用软卷皮装订并装盒或硬卷皮装订的方式。业务档案软卷皮封面(附录1)、卷内文件目录(附录2)、卷盒脊背(附录3)、硬卷皮封面(附录4)、硬卷皮脊背(附录5)、备考表(附录6)应使用统一式样，采用计算机打印或使用钢笔(碳素、蓝黑墨水)、签字笔或毛笔书写，字迹应工整、清晰。
使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列顺序排列：软卷皮封面卷内文件目录文件材料备考表封底，按案卷号依序排列装入档案盒保存。
使用硬卷皮组卷，其案卷各部分的排列顺序为：案卷封面卷内文件目录文件材料备考表封底。
食品药品安全监管业务档案中涉及非专业性、成套性材料可纳入文书档案进行管理。
第十四条 食品药品安全监管业务档案保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为30年、10年。各种食品药品安全监管业务档案的具体保管期限按照《四川省食品药品安全监管文件材料归档范围与档案保管期限表》执行。整理完成的案卷质量应符合《文书档案案卷格式》的相关要求。
食品药品安全监管业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。
第十五条 食品药品安全监管工作中形成的电子文件是食品药品安全监管业务档案的重要组成部分。各级食品药品监管部门应切实加强对食品药品安全监管电子文件的管理，并按要求做好收集归档工作。电子文件整理应符合《电子文件归档与管理规范》(GB/t18894-2002)等相关要求。
第十六条 各级食品药品监管部门应加强档案管理现代化建设，把数字档案室建设纳入本单位信息化建设统一规划，同步实施。
第四章 档案保管与利用
第十七条 食品药品安全监管业务档案应当由各单位综合档案室集中统一管理。各业务处(科、股)室应当在每年6月底前将上一年度形成的业务档案按要求规范整理后，移交综合档案室统一保管。移交时交接双方应当按照移交清册对档案进行清点、核对，并对需要说明的事项编写归档说明。移交清册一式两份，双方责任人签字后各保留一份。
第十八条 各级食品药品监管部门应配备档案专用库房、档案查阅室和档案工作人员办公室。档案库房应符合档案管理基本要求，具备防盗、防火、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、防鼠等功能，配备空调机、除湿机等符合档案保管保护要求的设施设备。
第十九条 各级食品药品监管部门应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。档案管理人员应定期对档案进行安全检查和清点，并作好相应记录。
第二十条 各级食品药品监管部门应对食品药品安全监管业务档案的利用权限做出明确规定，建立档案借出、查阅登记簿，健全借阅登记、审批手续，做好利用效果反馈情况记录。
第二十一条 查阅食品药品安全监管业务档案时须填写利用审批表，办理查阅手续。
食品药品安全监管业务档案原件一般不得借出档案室，办案、审计等特殊情况须经严格审批同意、办理登记手续后方可借出，并须在3个工作日内归还。确需延期借阅的，须办理续借手续。
第二十二条 档案利用者对所借阅、复制的档案负有安全、保密责任，不得遗失、污损，严禁涂改、抽换、圈划、批注、污染和损毁档案，严禁转借或将档案擅自带出单位。法律法规规定不宜公开的食品药品安全监管档案的查阅利用，应按照有关规定办理。
第五章 档案移交、鉴定与销毁
第二十三条 纳入同级国家综合档案馆收集范围的食品药品安全监管业务档案应按有关规定定期进行移交。
第二十四条 对已超过保管期限的档案，各级食品药品监督管理部门应当定期进行鉴定。
鉴定工作应当由分管档案工作的领导、档案管理人员及有关业务部门人员组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，提出鉴定意见，对仍需继续保存的档案应重新划定保管期限;对保管期已满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，按照相关规定和程序办理。未经鉴定和批准，不得私自销毁任何档案。
销毁档案时，应当派两人以上监督销毁档案。监销人、销毁经办人应在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
第二十五条 食品药品安全监管业务档案管理人员调离工作岗位时，应清点档案，并办理交接手续。
第六章 考核与奖惩
第二十六条 各级食品药品监督管理部门应按相关规定，对在业务档案管理工作中成绩显著的单位和个人，给予表彰和奖励。
第二十七条 对于违反档案法律法规及有关规定，发生损毁、丢失或擅自提供、抄录、涂改、仿造食品药品安全监管业务档案等行为的，由相关主管部门依据《中华人民共和国档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》的有关规定对相关责任人进行处理。
第七章 附则
二级档案管理办法篇3
第一章总则
第一条根据《中华人民共和国档案法》、《四川省<中华人民共和国档案法>实施办法》和《机关档案工作条例》，为进一步规范和完善档案移交工作，确保档案的顺利交接，制定本办法。
第二条本办法所称的档案移交，是特指机关、团体、企事业单位和其它组织与当地国家综合楼馆之间定期的档案交接。
第三条档案移交依照分级管理和属地管理的原则，市级单位和省属单位（除国家、省有明文规定外）的档案须向市国家综合档案馆移交；县（区）、乡（镇）单位的档案须向当地县（区）国家综合档案馆移交。
第二章移交范围
第四条各行政区划辖区仙的下列单位所形成的档案，凡年满10年、保管期限为永久与长期的，均属移交范围：
一、市级地方党委、纪委、人大、政协、法院、检察院和群众团体等机构及其工作部门、直属临时性单位；
二、市人民政府及直属工作部门和派出单位；
三、市人民政府及其工作部门隶属的独立分管某方面工作或从事某项事业的行政管理机关和事业单位；
四、市人民政府及工作部门管辖的国营企业；
五、属于地方和上级主管部门双重领导或虽由上级主管部门垂直领导但省级部门未设专门档案馆的单位；
六、撤销单位和国家破产企业；
七、有代表性的集体所有制单位、民营企业；
八、市级国家综合档案所有制单位、民营企业；
第五条所移交的档案门类必须齐全完整，即应包括文书档案、科技档案、专门档案、业务档案、会计档案、声像档案等，以维护档案全宗的完整性。
第六条任何单位和个人不得随意擅自扩大或缩小档案的移交范围和延长或缩短移交时限。有特殊情况不能按时移交的，经同级档案行政管理部门同意后可适当提前或延期移交。
第七条国家、省档案行政管理部门明文规定暂不移交或暂缓移交的特殊档案，按有关规定办理。
第八条检索工具及参考资料必须按规定随档案一并移交。一般随档案移交的为全宗卷、专题资料、基础数据汇集、行业报刊和案卷目录、全引目录及其软盘。
第三章准备工作
第九条各机关、团体、企事业单位和组织应加强对档案移交工作的领导，纳入领导议事日程，有组织、有计划、有步骤地做好档案移交的前期准备工作，以确保档案及时、安全移交。
第十条所移交的档案案卷质量须符合下列要求：
一、应归档文件顺齐全完整；
二、分类组卷要符合规定原则，保持文件之间的有机联系，便于查找和利用；
三、保管期限划分准确；
四、卷内文件排列科学系统；
五、题名能全面概括案卷内容，文字简练通顺；
六、档号编制符合《档号编制规则》；
七、使用当地档案行政管理部门统一制作或监制的规范装具；
八、装订整齐美观，卷内文件无金属物。
第十一条档案移交前均需经过严格的消毒杀虫处理，并提供相关证明。无消毒杀虫条件的单位，可委托当地国家综合档案代为处理。
第四章交接程序
第十二条档案移交前须向当地国家综合档案馆提交移交清册，详细填具档案的门类及数量。
第十三条各级国家综合档案馆要组织专门人员，对所移交档案的案卷质量和消杀虫情况进行检查，符合要求方能办理交接手续。
第十四条档案移交时应按国家标准填写《档案交接文据》，经交接双方核实后，由双方现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签字，并加盖单位印章。
第十五条移交的档案在运送过程中，移交单位应有专人押送，运输路线和时间须保密，以确保档案的安全。
第五章奖励与处罚
第十六条档案按时移交并符合要求的单位及相关人员，将由同级档案行政管理部门予以通报表彰；对于在档案移交工作中作出突出成就的单位和相关人员，将报请同级人民政府和上一级档案行政管理部门予以奖励。
第十七条凡不按期向国家综合档案馆移交档案或违反规定的单位或个人，根据《中华人民共和国档案法》和《四川省<中华人民共和国档案法>实施办法》给予相应处罚。
第十八条当事人对有关行政管理部门的行政处罚决定不服的，可依法申请行政复议或提出行政诉讼。不申请复议或不提讼又拒不履行处罚决定的，有关行政管理部门可以依法申请人民法院强制执行。
第六章附则
第十九条各县（区）档案行政管理部门可根据本办法，结合自身实际情况，确定县（区）级国家综合档案馆接收档案的具体范围和内容，报市档案行政管理部门和当地人民政府批准后印发执行。
二级档案管理办法篇4
贯彻落实党中央、国务院关于坚持科学立法、民主立法，完善中国特色社会主义法律体系的重要精神，进一步增强档案立法工作的计划性、科学性和统一性，指导和规范档案法规、规章及规范性文件的制订、修订工作，为依法行政、依法治档提供制度保障，提升档案工作法治化管理水平。
二、构建国家档案法规体系的原则
坚持社会主义法治理念，坚持法制统一的原则，以《中华人民共和国立法法》为指导，以《中华人民共和国档案法》为核心，以现行档案法律、法规和规章为基础，加快立法进度，提高立法质量，逐步完善符合我国国情并适应档案事业发展需要的科学、缜密、配套的国家档案法规体系。
三、国家档案法规体系的构成
(一)层次
国家档案法规体系是以《中华人民共和国档案法》为核心，由符合《中华人民共和国立法法》规定的若干有关档案工作的法律、行政法规、地方性法规和规章所构成的相互联系、相互协调的统一体。分为以下四个层次：
第一层次：档案法律。由全国人民代表大会及其常务委员会制定，并由国家主席签署主席令予以公布。主要有《中华人民共和国档案法》以及刑法、民法等基本法律及其他专门法律中涉及到档案的内容或条款。
第二层次：档案行政法规、党内法规和军事法规。
档案行政法规由国务院根据宪法和法律制定，并由总理签署国务院令予以公布。
档案党内法规由中国共产党中央机关。
档案军事法规由中央军事委员会根据宪法和法律制定，并予以公布。
第三层次：地方性档案法规。由省、自治区、直辖市以及较大的市的人民代表大会及其常务委员会根据本行政区域的具体情况和实际需要制定，并由大会主席团或者其常务委员会公告予以公布。
第四层次：档案规章，包括国务院部门档案规章和地方政府档案规章。前者由国家档案局依据法定权限制定或国家档案局与国务院其他专业主管机关或部门联合制定，并由部门首长签署命令予以公布。后者由省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府依据法定权限制定，并由省长或者自治区主席或者市长签署命令予以公布。
(二)效力
在国家档案法规体系构成中，档案法律具有最高法律效力，其他任何档案行政法规、地方性档案法规和规章不得与之相抵触；地方性档案法规和档案规章不得与档案行政法规相抵触；国务院部门档案规章与地方政府档案规章具有同等效力，在各自的权限范围内施行。档案党内法规和档案军事法规在其权限范围内发挥效力，对某方面工作有规范和指导作用。
(三)具体项目
1、档案法律(共1项)
《中华人民共和国档案法》(待修订)
2、档案行政法规、党内法规、军事法规
(共7项)
(1)《中华人民共和国档案法实施办法》(待修订)
(2)《机关档案工作条例》(待修订)
(3)《科学技术档案工作条例》(待修订)
(4)《干部档案工作条例》(待修订)
(5)《中国人民档案条例》
(6)《国家档案馆条例》(待制定)
(7)《电子档案管理条例》(待制定)
3、地方性档案法规
具体立法项目由享有立法权的地方人大及其常委会视需要自行决定。
4、国务院部门档案规章(共52项)
(1)《档案执法监督检查工作暂行规定》(待修订)
(2)《档案行政许可程序规定》
(3)《档案行政处罚程序暂行规定》
(4)《档案违法违纪行为处分规定》(待制定)
(5)《档案馆工作通则》(待修订)
(6)《各级国家档案馆收集档案范围的规定》(待修订)
(7)《各级国家档案馆开放档案办法》(待修订)
(8)《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》(待修订)
(9)《外国组织和个人利用我国档案试行办法》(待修订)
(10)《档案工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》
(11)《档案专业技术人员继续教育暂行规定》
(12)《档案鉴定办法》(待制定)
(13)《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
(14)《国家档案局关于档案期刊、书籍及音像制品管理暂行办法》(待修订)
(15)《国家重点建设项目档案管理登记办法》
(16)《重大活动和重大事件档案管理办法》(待制定)
(17)《电子公文归档管理暂行办法》
(待修订)
(18)《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》(待修订)
(19)《外商投资企业档案管理暂行规定》
(20)《a计档案管理办法》待修订)
(21)《城市建设档案归属与流向暂行办法》
(22)《城市建设档案管理规定》(待修订)
(23)《城建档案利用管理暂行规定》(待制定)
(24)《城市房地产权属档案管理办法》
(25)《城市地下管线工程档案管理办法》
(26)《开发区档案管理暂行规定》(待修订)
(27)《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》
(28)《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定(试行)》
(29)《高等学校档案管理办法》
(30)《社会保险业务档案管理规定(试行)》
(31)《婚姻登记档案管理办法》(待修订)
(32)《艺术档案管理办法》
(33)《电影艺术档案管理规定》
(34)《乡镇档案工作试行办法》
(35)《畜禽标识和养殖档案管理办法》
(36)《环境保护档案管理办法》
(37)《标准档案管理办法》
(38)《审计机关审计档案工作准则》
(39)《统计档案管理办法》(待制定)
(40)《民间组织登记档案管理办法》
(41)《劳动保障档案管理办法》
(待制定)
(42)《低保档案管理办法》(待制定)
(43)《医保档案管理办法》(待制定)
(44)《土地征用拆迁档案管理办法》(待制定)
(45)《土地承包档案管理办法》(待制定)
(46)《银行档案管理办法》(待制定)
(47)《海洋行政执法档案管理规定》(待制定)
(48)《民航档案管理力、法》特制定)
(49)《学籍档案管理办法》(待制定)
(50)《就业培训档案管理办法》(待制定)
(51)《知识产权档案管理办法》(待制定)
(52)《事项档案管理办法》(待制定)
5、地方政府档案规章
具体立法项目由享有规章制定权的地方人民政府视需要自行决定。
四、国家档案法规体系的实施措施
(一)各相关档案部门要高度重视立法的民主性、科学性、权威性和严肃性，切实加强对档案立法工作的领导，把这
项工作作为一件重要的事情来抓，列入工作计划和议事日程。
(二)根据档案事业的发展需要，制订“十二五”档案立法规划和年度立法计划，体现急需先立、突出重点、务求实效的原则，明确每项立法的启动时间、完成时限、参与单位、责任人及相关工作任务，做到立法项目“任务、时间、组织、责任”四落实，为如期形成国家档案法规体系提供保障。
(三)注意立改废相结合，定期进行档案法规、规章清理工作，对失效的或应废止的要明文废止，需要修订的列入计划及时进行修订。
附件：需要修订、制定、调研论证以及需要由规范性文件上升为法规、规章的档案立法项目
需要修订制定、调研论证以及需要由规范性文件上升为法规、规章的档案立法项目
一、需修订的档案法律、行政法规和国务院部门档案规章
(一)档案法律(共1项)
《中华人民共和国档案法》
(二)档案行政法规、党内法规(共4项)
1、《中华人民共和国档案法实施办法》
2、《机关档案工作条例》
3、《科学技术档案工作条例》
4、《干部档案工作条例》
(三)国务院部门档案规章(共13项)
1、《档案执法监督检查工作暂行规定》
2、《档案馆工作通则》
3、《各级国家档案馆收集档案范围的规定》
4、《各级国家档案馆开放档案办法》
5、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》
6、《外国组织和个人利用我国档案试行办法》
7、《国家档案局关于档案期刊、书籍及音像制品管理暂行办法》
8、《电子公文归档管理暂行办法》
9、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》
10、《会计档案管理办法》
11、《城市建设档案管理规定》
12、《开发区档案管理暂行规定》
13、《婚姻登记档案管理办法》
二、需制定的档案行政法规、国务院部门档案规章
(一)档案行政法规(共2项)
1、《国家档案馆条例》
2、《电子档案管理条例》
(二)国务院部门档案规章(共17项)
1、《档案违法违纪行为处分规定》
2、《档案鉴定办法》
3、《重大活动和重大事件档案管理办法》
4、《城建档案利用管理暂行规定》
5、《统计档案管理办法》
6、《劳动保障档案管理办法》
7、《低保档案管理办法》
8、《医保档案管理办法》
9、《土地征用拆迁档案管理办法》
10、《土地承包档案管理办法》
11、《银行档案管理办法》
12、《海洋行政执法档案管理规定》
13、《民航档案管理办法》
14、《学籍档案管理办法》
15、《就业培训档案管理办法》
16、《知识产权档案管理办法》
17、《事项档案管理办法》
三、需调研论证的国务院部门档案规章(共4项)
1、《社会救助档案管理办法》
2、《慈善捐助档案管理办法》
3、《损毁档案的赔偿办法》
4、《档案工作人员劳保待遇的有关规定》
四、需上升为法规、规章的档案规范性文件(共16项)
1、《全国档案馆设置原则和布局方案》(待修订)
2、《企业档案管理规定》(待修订)
3、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》
4、《公安档案管理规定》
5、《医药档案管理暂行办法》
6、《地名档案管理办法》(待修订)
7、《林业重点工程档案管理办法》
8、《海洋档案管理规定》(待修订)
9、《南极考察档案资料管理规定》(待修订)
10、《测绘科学技术档案管理规定》(待修订)
11、《森林和野生动物类型自然保护区档案管理办法(试行)》
12、《中国证监会派出机构档案管理办法》(待修订)
13、《中国证监会派出机构公文归档范围的规定》(待修订)
14、《科学技术研究档案管理暂行规定》
二级档案管理办法篇5
一、正视困难，大胆改革，强化管理，转换了长期难以改变的机关管理机制
多年来，由于局（馆）经费紧张等历史原因，档案局绝大部分职工长期在外整理档案兼业务指导，自行创收，形成了自由散漫、管理松散的机关管理机制，致使档案局（馆）的自身建设长年荒废，职能丧失，严重损害了部门形象。新一届领导班子上任后，通过加强教育、统一思想，认真贯彻档案法律法规等措施，集体研究决定将全员收回，严格按照党和政府赋予的工作职能按股室职能定岗定责，按照县委县政府和上级主管部门的要求依法治档、履职兴档，一举彻底扭转了多年来长期难以改变的机关管理机制。
二、积极争取领导重视，为档案事业发展创造条件并提供各项保障
（一）、争取资金，着力改善基础设施条件。通过积极向县委、政府和上级业务主管部门的领导汇报工作，得到了各级领导的高度重视。三年来共争取资金40余万元，大大改善了档案保管和办公条件。
（二）、争取政策，着力提高档案工作的社会地位。近三年来出台了一系列文件、规定和办法。如《**县档案达标升级奖励标准规定》、《关于印发**县政府公开信息送交暂行办法的通知》、《关于认真做好“三农”档案工作的通知》、《**县档案馆接收档案暂行办法》等。
（三）、争取职数，着力加强班子和队伍建设。档案局历年只设一正一副两个职数，通过积极争取，开始设一正三副四个职数，同时增加两个非领导职数。在档案局批准为新一轮参照公务员管理单位后，开始面向全省招录了一名公务员。
三、在全恩施州基础条件最差的条件下，**县档案馆率先在全州荣升为国家三级综合档案馆
前，**县档案馆无论从硬件基础，还是从业务历史欠账等各个方面在与全州八县市比较都是最差和最落后的，通过盘清家底，找准差距，严格对照国家档案局《市、县级国家综合档案馆测评办法》的标准，举全局之力，发扬克难奋进、艰苦奋斗、百折不挠和不达目标誓不罢休的精神。虽经一波三折，最终于今年9月以77.8的高分顺利通过了国家三级馆的验收，成为我州第一家部级综合档案馆。
四、强化安全管理，受到省委、省政府办公厅通报表彰
高度重视档案安全管理，不断完善安全管理制度，着手安全管理的硬件和软件建设，强化干部职工安全重于泰山的责任意识。在今年6月的全省综合档案馆安全大检查中荣获90分的高分并受到省委、省政府办公厅的通报表彰。
五、狠抓全县档案法制化、规范化建设，使全县档案工作呈现出了良好的发展态势
（一）、狠抓档案业务暨岗位培训工作。在平常的业务指导中就注重将业务规范和档案达标升级与业务培训相结合。今年10月又在全县举办了一期档案业务暨岗位培训班。有116人参加，全员均获得了省级档案岗位资格证书。
（二）、充分发挥部门的职能作用，努力推进各单位和重点工程项目及“三农”档案的指导、监督、管理工作进程。截止现在全县有42个单位的档案室达到省二级规范化管理标准；有4个单位档案室达省一级；有6个单位机关档案室晋升为省特级。目前全县有三个乡镇机关档案室达到省二级，全县205个行政村档案达到“五有”标准的已超过50%。对全县省、州、县三级重点建设项目进行了档案登记和上报工作。对全县20多个重点项目工程档案进行了验收，充分发挥了档案事业在全县经济建设中的积极作用。
（三）、组织执法专班，每年依法对全县各个科级机关、企事业单位和重点工程项目进行全面检查或抽查，对各单位存在的问题填写档案行政执法通知书，督促进行整改，有效促进了全县依法治档工作的开展。
六、注重档案信息的编研、开发和利用，积极为全县经济发展和社会稳定服务。
（一）、完成了《**县档案馆指南》等400多万字的材料汇编、档案编研和修志任务。并为领导决策提出了《我县丧葬习俗改革的必要性和重要性》、《创建文明卫生城市的建议》等建议，得到了县委政府的重视。
二级档案管理办法篇6
最新修订的《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《实施办法》）在第一章总则部分增加了“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定”的规定，同时又在第三章档案管理中增加了关于根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理的规定。这些规定对传统的管理和保护手段产生巨大的影响，为各级国家档案馆优化馆藏档案带来了有利的保障，同时也对档案保护工作提出了新的要求。
一、贯彻《实施办法》的客观要求
修改后的《实施办法》明确规定各级国家档案馆馆藏永久保管档案分一、二、三级管理，这是首次将档案分级管理制度写进了档案行政法规，用法规的形式予以规定。在2001年国家档案局的全国档案事业发展“十五”计划中，提出要制订《国家档案馆馆藏永久保管档案分级标准与管理办法》。可见对永久保管档案的分级管理已经被提上了日程，成为今后档案管理的主要工作内容之一。相对于原先只是确定文件的取舍、档案的存毁及档案的保管期限，对永久保管档案的分级管理无疑是强化档案管理的一项新举措。同时，各个时期的档案文献遗产作为永久保管档案的重要组成部分，对其分级管理和保护也是新《实施办法》提出的新要求和新契机。总的来说，档案文献遗产的保o工作分为“防”和“治”两个方面，即通过合理的保管方式、有效的环境控制预防病害的发生，延长档案寿命；如果由于各种原因引发破损和病害，就应及时采取抢救措施，尽量恢复档案原貌。《实施办法》中提出的分级管理对档案保护的“防”有重要意义。档案分级管理的同时就意味着对价值量不同、重要程度各异的馆藏档案文献遗产采取不同的预防性保护措施。2001年全国档案局馆长工作会议上提出的“在副省级市以上档案馆尝试建立档案特藏室”就是对其的具体佐证。然而，笔者认为在通过价值分级来有效预防档案文献遗产病害发生的同时，可效仿图书部门的相关举措对已经损坏的档案文献遗产制定相应的损坏等级，根据不同的损坏程度来制订相应的抢救方案，合理安排修复力量，为档案文献遗产的个性化抢救性保护奠定基础。因此，通过合理的价值等级标准和损坏等级标准对档案文献遗产进行等级划分，对不同等级的档案文献遗产进行侧重不同的保管与保护将成为今后档案文献遗产保护工作中的重要组成部分。从保护的角度讲，档案文献遗产分级保护模型的构建不仅是贯彻新《实施办法》的客观要求，模型中的损坏等级划分也是对新《实施办法》中等级划分的丰富。
二、合理使用和配置有限保护资源的需要
作为一个历史文明古国，我国档案文献遗产尤为丰富，仅各级档案馆保存的馆藏历史档案就有3300万卷（件）之多。但目前我国能用于档案文献遗产保护的资源较为有限，这就直接制约着档案馆库建设、人员引进、新技术使用和设备购置等相关保护工作的投资。因而，存世档案文献遗产的数量和相关投资的矛盾尤为突出。在现有资源难以满足所有档案文献遗产保护要求的情况下，保护工作中往往平均分配有限经费，缺乏相应的侧重点，进而相对减弱了对重点档案的保护力度，使得一些急需保护的档案文献遗产得不到及时的抢救，这显然不是明智之举。
为逐步解决现有保护中的主要问题――数量众多的档案文献遗产和较为有限的保护资源之间的矛盾，更加合理的使用和配制有限的保护资源，从档案文献遗产的制成材料和信息两方面对其进行分级势在必行。制订科学的损坏等级对档案文献遗产制成材料的保存状况进行分级，进而确定抢救中的优先顺序和操作方案；同时，制订合理的信息等级对档案文献遗产信息的重要和稀缺程度进行分级，从而对信息珍贵程度不同的档案文献遗产实施不同的预防性保护措施。因此，通过档案文献遗产分级保护模型的构建，可对其中损坏严重和信息稀缺的档案文献遗产优先采取保护措施，如有需要进而实施有针对性的抢救和保护策略，最终使档案文献遗产保护工作更加有所侧重、有的放矢，提高有限保护资源的使用效率和效果。
三、濒危档案文献遗产保护策略的理论基础
二级档案管理办法篇7
一、新建本科院校教学评估档案管理存在的主要问题
虽然教学档案对于新建本科院校有着重要的作用，但是却仍然存在以下问题：
（一）新建本科院校办本科时间不长，教学档案总体建设缺乏规范
新建本科院校的教学档案建设工作随着升本筹备工作的开展和深入，逐步走向规范，但是离《普通高校档案管理工作办法》的要求差距还很大。新建本科院校大多由两个或者两个以上规模相当，类型相近学校组建升格而成，由于原各校建立的时间或早或晚，各校办学指导思想、办学宗旨、办学层次以及千差万别，新组建本科院校后存在原各校档案体制管理不统一问题，有的新建本科院校实行统一管理，有的新建本科院构实行分散管理。另外，由于办学经费匮乏等原因，某些高校领导对教学档案的管理与建设缺乏足够的认识，在重视教学工作以及其它管理工作的同时，忽视了档案工作的存在，在“迎评”过程使得教学档案建设与管理存在管理不规范等一系列问题也暴露无遗，主要表现在教学档案的总体建设进展缓慢，存在着档案材料不完备、档案数据不全面、重新排序以及管理体制重新理顺等问题。这些问题严重阻碍了新建本科院校教学管理规范化和现代化的步伐。
（二）教学档案管理手段滞后，制度不健全，缺乏规范化的管理
新建本科院校由于大多数办学时间不长，硬件设施跟不上。组建合并前的原各学校，有的学校已配备专用的计算机，实行教学档案机检，有的学校特别是原来中等职业学校教学档案管理手段落后，还停留在纸质档案、档案柜保管的状态，有的甚至缺乏存放教学档案的场所，且大多数档案还依靠“半手工式”手段进行操作处理，工作效率低，严重影响了评估档案的有效利用。教学档案的管理是一项复杂的工作，它需要严格的制度规范和科学的管理。近几年由于不断扩招，学校各院系教学评估档案缺乏规范化的管理，档案规章制度不健全，管理方法欠缺不到位，学校、各二级学院、教研室三级建档和存档部门没有严格落实岗位责任制，没有切实明确权责，建档归档机制也不够完善，从而导致了本科教学工作合格评估档案存在材料重复归档和建档，教学档案材料整理不规范，甚至出现不归档或者漏档的现象。
（三）教学档案管理人员业务水平整体素质较低
1999年至2007年，教育部先后批准建立了208所普通本科院校，占全国740所本科院校的28%。这些新建本科院校院校虽然学校级别提升了，但是档案工作并没有随之提升，人员的配置仅能应付基础档案收集、整理、归档和利用，处于低层次的开发利用状态。另外，在新建本科院校的发展过程中，对学校办学定位、办学模式、人才培养等宏观问题的认识和做法会发生变化，教学管理机构也多次进行整合变动，教学管理队伍流动性大，导致造成教学档案资料的不连续性和不完整性。有少数新建本科院校教学档案管理还没有配备专职的档案管理人员，基本采取兼职管理办法，教学档案基本上由教务处人员和各院（部）教学秘书、教务员兼任，它们受过档案专业知识、专业技能培训的机会较少，业务水平整体素质较低。由于教学管理人员档案意识淡薄，往往造成学校评估结束后，出现教学评估档案支撑材料交接不清，被当事人拿走（当作私人财产），而未能将重要的或起关键作用的支撑材料复印件存档，造成教学工作合格评估档案不完整而导致以后的评估复查的困难和利用不便。
二、实现高校教学评估档案科学管理的措施
（一）以评估为契机，完善教学档案建设，构建评估档案管理的制度和体系
首先，高校教学工作合格评估工作既是对新建本科院校教学质量水平的检查，也是对高校档案管理水平的一次重要检验。要高度重视各部门教学档案管理工作，学校成立评建工作领导小组，将教学评估档案建设列入学校的工作计划，投入专项经费，配备相应档案用房，不断改善学校档案室馆舍和二级学院（部）档案用房条件，适当添置专用电脑、复印机、扫描仪、光盘刻录机等现代技术设备，符合本科教学工作合格评估对学校档案馆舍和二级学院（部）档案用房硬件方面的要求。
其次，《高等学校档案工作规范》与《高等学校档案实体分类法》是新建本科院校档案业务建设的重要基础和依据。没有规矩难以成方圆，任何一项工作如果没有相应的制度管理，势必难以有效地开展。为了切实发挥评估档案管理的作用，促进高校教学评估档案管理的规范化，必须根据国家有关档案法规和本科教学工作合格评估指标体系，切实建立健全高校教学评估档案管理的工作规章制度，完善教学评估档案管理的体系，如教学档案工作规范、部门归档立卷制度、教学档案实体分类办法、电子档案的归档管理办法等，使评估档案材料管理的各个环节有章可循，使高校档案管理的建设纳入规范化、科学化、制度化的管理轨道。
（二）规范教学评估档案的整理，确保教学评估系统性与完整性
本科教学工作合格评估对于档案工作是一次全面的考验和检阅。“迎评”学校要顺利通过本科教学工作合格评估，首先要认真学习《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》，领会普通高等学校本科教学工作合格评估指标体系内涵，，围绕“指标体系”做好支撑材料的整理归档工作。
一是要做好常规教学档案与评估档案的无缝衔接。档案在教学评估中的作用非常重要，但同时对教学档案管理工作也带来不利影响。因为常规的教学档案管理是按《高校档案管理规范》进行收集、分类、整理、归档的，而在本科教学工作合格评估中形成的评估档案是按评估指标体系归档，由于要求不同、分类不同形成差异。所以，我们抓住迎评阶段的有利契机，抓好两者之间的无缝衔接，在整理常规教学档案的时候要有意识地关注评估指标体系中所需要的材料，需要复印的就复印。在迎接评估过程中整理的评估档案同样也须关注常规教学档案的需要，对那些原先在教学档案中没有的材料，特别是有保存价值的材料应补充到常规教学档案中去，使得常规教学档案内容更加全面、丰富。
二是教学评估档案应评估指标体系进行模块管理。教学评估档案管理应进行分级模块管理――校级评估档案室和二级学院（部）评估档案室管理。在本科教学工作合格评估过程中很多指标体所需档案不在校级归档的范围内，所以我们应按照评估的实际需要，加强和完善二级归档的内容，建立二级学院（部）为主的二级档案保管单位。评估档案建设与日常教学档案建设要求也存在差异，评估档案建设具体回应《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》中提出的每一个问题，客观地反映近3年来新建本科院校本科办学的工作状态教学档案，是以日常教务职能活动的写真记录为主要内容，比如试卷、毕业论文（设计）等。我们对于评估档案类别号应按评估指标“一级指标、二级指标、观测点”的顺序进行编号分类与编号设置，按照原始性、真实性、针对性、时效性的原则对佐证材料进行收集、筛选、凝炼、整合加工、审定、立卷等环节进行模块管理，模块管理必须符合唯一性、稳定性的要求，即同一立档单位的档案不得重号，并方便插卷但不能随意变动。
（三）加强教学档案管理人员计算机应用能力培训
档案工作水平的高低，取决由于档案工作人员素质的高低，由于档案工作专业性较强，教学管理信息复杂多样，档案管理人员需要较强的业务能力和管理技术。所以新建本科院校应该结合自身特点对教学管理人员，特别是教学秘书、教务员进行不定期计算机应用技术方面的培训，提高他们的档案业务素质、管理技术和现代化服务水平，使其更好地为广大师生员工提供档案信息服务。
二级档案管理办法篇8
关键词：市县;档案行政监督检查;内容;法律法规依据;依据性材料
关于档案行政监督检查概念问题，目前业界众说纷纭、莫衷一是。笔者相对比较认同刘子芳同志主编的《档案行政执法手册》一书的观点，即档案行政监督检查，是指档案行政管理机关依法定职权和法律授权对档案管理行政相对人遵守档案法律、法规和规章的情况进行监督检查的行政执法行为。[1]根据这一观点，档案行政监督检查的主体是享有档案管理监督权（职权性）和档案法律、法规授权的档案行政管理机关，亦即《中华人民共和国档案法》（以下均简称《档案法》）第六条所说的“国家档案行政管理部门”和“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门”;对象（客体）是作为行政相对人的国家机关、公民、法人或者其他组织，亦即《档案法》第六条所说的“本行政区域内（的）机关、团体、企业事业单位和其他组织”;检查的内容是行政相对人遵守档案法律、法规的情况，亦即《档案法》第六条所说的“本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作”情况。笔者结合市县两级档案行政管理部门（亦即市、县区档案局）对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作进行监督检查的情况，重点围绕市县档案行政监督检查的12个方面内容的档案法律、法规依据和具体监督检查时要查看哪些依据性材料或者设施、设备等，谈点个人认识，以求教于档案界诸同志。
1档案法律、法规的学习、宣传、贯彻落实情况。其档案法律、法规依据是《中华人民共和国档案法实施办法》（以下均简称《档案法实施办法》）第二条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展”之规定。这里的“依法开展”中的“法”就是指“档案法律、法规”。而“保障档案工作依法开展”的前提就是学习好、宣传好、贯彻落实好“档案法律、法规”。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位学习、宣传、贯彻落实档案法律、法规的工作计划、各种会议记录（包括党组会议记录、领导班子会议记录、专题会议记录等）、工作总结等;②本单位学习档案法律、法规的学习笔记、学习心得体会、学习材料、测试卷、竞赛题等;③本单位宣传档案法律、法规的宣传传单、宣传册子、宣传图画、宣传条幅标语、宣传版面橱窗、6月9日“国际档案日”宣传活动内容等;④本单位贯彻落实档案法律、法规的情况报告、经验介绍等;⑤本单位学习、宣传、贯彻落实档案法律、法规的相关图片、声像电子制品、文字依据等。
2领导重视档案工作、帮助解决困难与问题情况。其档案法律、法规依据同“1”。“保障档案工作依法开展”的关键是单位主要领导和分管领导重视支持档案工作，帮助解决档案工作中遇到的困难与问题。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位主要领导和分管领导重视支持档案工作的依据性材料，主要包括本单位成立档案工作领导小组、主要领导或分管领导任组长的文字依据，本单位档案工作五年发展规划和年度计划、总结的文字依据，本单位定期召开专题研究档案工作的会议记录或者会议纪要，本单位把档案工作列入年度考核内容的依据材料，本单位建立档案工作网络的依据材料，本单位主要领导和分管领导重视支持档案工作的重要批示、典型发言、重要讲话以及相关图片、声像电子制品、文字依据等;②单位主要领导和分管领导帮助解决档案工作中遇到的困难与问题的依据性材料，主要包括帮助解决档案工作中遇到的人员、经费、设备等困难与问题的文字依据、购物凭证复制证明以及相关图片、声像电子制品、实物等。
3档案工作机构设置及人员配备、教育培训情况。其档案法律、法规依据是《机关档案工作条例》第六条“机关必须建立档案工作，成立相应的档案工作机构”、第八条“各机关应为档案部门配备政治上可靠、具有高中或高中以上文化水平和一定专业知识、能够胜任工作的相应数量的干部”、第九条“档案干部要热爱档案事业，刻苦钻研业务，努力提高政治思想、科学文化和档案业务水平，以保证工作任务的顺利完成”和第二十四条“档案保管人员调动工作时，应在离职前办好交接手续”之规定。培训教育是提高机关档案干部政治思想、科学文化和档案业务水平的重要途径。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位档案工作机构设置情况的依据性材料，主要包括本单位档案工作领导机构（包括档案工作领导小组、档案鉴定工作领导小组等领导机构）成立及其成员调整变更的文字依据，本单位档案工作办事机构（即档案室等具体从事档案工作的机构）成立及其人员调整变更的文字依据;②本单位档案人员配备情况的依据性材料，主要包括本单位专兼职档案人员配备及其调整变更文件、新老档案人员交接工作时的交接清单及其签字等文字依据;③本单位档案人员培训教育情况的依据性材料，主要包括本单位专兼职档案人员参加业务培训、专题研讨、学术交流、继续教育等方面的结业证书、专题发言稿、学术论文以及相关图片、声像电子制品、文字依据等。
4档案工作各项规章制度建立、健全及落实情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度”和《档案法实施办法》第九条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建立、健全本单位的档案工作规章制度”、第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化”之规定。建立、健全本单位的档案工作规章制度是单位档案机构应当履行的法定职责;实现单位档案保管规范化、标准化的前提是建立科学的档案管理制度，关键是建立好、完善好、落实好档案管理各项规章制度。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位建立、健全档案工作各项规章制度的依据性材料，主要包括本单位建立健全档案人员岗位责任制和档案归档、保管、保密、统计、借阅、室藏档案保管应急处置方案和计算机档案信息网络应急处置方案等工作制度的文字依据以及制度上墙情况;②本单位落实档案工作各项规章制度的依据性材料，主要包括本单位组织学习和实施档案人员岗位责任制等工作制度的文字依据以及是否有制度落实不力、室藏档案发生灾害性事故情况;③本单位应建立、健全、落实的各项档案工作规章制度是否健全、内容是否符合有关规定、制度张贴位置是否得当等情况。
5文件材料收集、归档整理及保管期限划分情况。其档案法律、法规依据是《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）和《档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档”、《档案法实施办法》第十二条“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人都不得据为己有或者拒绝归档”、《机关档案工作条例》第十二条“机关档案部门接收的档案，应符合‘应归档的文件材料齐全、完整’、‘归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理’要求”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料和档案实体主要有：①本单位制定的经过同级档案行政管理部门审定认可的本单位各种门类、各种载体的档案分类大纲、编号方案、文件材料归档与不归档范围、保管期限表等档案业务规范的依据材料;②本单位对外发文档案整理实行两套制（一套带发文底稿的按文件级进行整理;一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表，并装订成发文汇集）情况依据材料;③本单位各门类归档文件材料齐全完整情况，可通过现场抽查单位收、发文登记本检查是否有应归档的文件没有归档的情况，同时检查收发文登记本上没有登记的党委党组会议记录、办公会议记录、民主生活会记录、目标管理责任书、主要领导述职述廉报告和各种年度统计报表及人员编制名册是否收集归档;④本单位各门类归档文件材料整理质量情况，重点检查档案整理是否符合国家和地方档案行政管理部门的有关规定，如文件装订排列是否存在次序颠倒（如请示在前批复在后，底稿在前印件在后等）的情况，分类是否准确，保管期限划分是否存在不准确的情况，归档章的位置和项目填写是否存在不规范的情况，是否存在没有去掉金属物、塑料物的情况，装订是否存在不规范的情况，发文处理签与底稿、收文处理签和原文是否存在没有一并整理到档案中去的情况，档案资料上是否存在使用不规范的笔迹填写的情况，是否存在没有备考表的情况，会计、科技、照片、录音、录像、电子档案的整理是否存在不符合要求的情况等;⑤本单位各种档案目录打印情况，主要检查本单位各种档案目录是否统一采用打印件，手抄件目录一般要求统一打印。
6文书、会计、声像、科技及电子档案集中统一管理情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理”、《档案法实施办法》第九条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当履行统一管理本单位的档案的职责”和《机关档案工作条例》第三条“各机关在工作活动中形成的全部档案均由本机关档案部门集中统一管理”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位各类档案实体集中统一管理情况，主要检查本单位文书、会计、声像、科技及电子档案（与纸质文件对应的电子版光盘、数码照片光盘、多媒体光盘等）和其他业务档案实体是否实行集中统一管理;②本单位各类档案检索工具集中统一管理情况，主要检查本单位文书、会计、声像、科技及电子档案和其他业务档案目录和专题目录等档案检索工具是否实行集中统一管理;③本单位档案建立全宗卷情况，主要检查国家行业标准《全宗卷规范》规定的全宗卷主要内容的7个方面（即档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、新技术应用等方面）的文件材料，主要检查档案接收和征集工作的办法标准、交接文据及相关目录，文件材料分类、保管期限和归档范围的规定和档案整理工作方案，档案鉴定工作的制度、组织、方案、标准及销毁清册，档案保管工作制度、安全检查与抢救保护记录、统计分析报告，档案基础统计台账、统计报表和统计分析材料，档案利用制度、检索工具、档案开放、编研出版、展览公布、利用效果情况，以及应用现代技术管理档案情况和档案信息化与数字化工作情况等。
7档案室“三室”和档案库房“三铁”、“十防”等设施设备配置情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当配置必要的设施”、《档案法实施办法》第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施”和《机关档案工作条例》第十九条“机关的档案库房应该坚固，并力求逐步做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施”之规定。具体检查时需要查看的依据性设施设备主要有：①档案室“三室”情况，即是否有单独的档案库房、阅览室和办公室;②档案库房“三铁”情况，即库房档案保管是否符合“三铁”（铁门、铁窗户、铁柜子）要求;③档案库房“十防”情况，即档案库房是否达到“十防”（防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防污染等）要求;④档案库房设施设备配置情况，即档案库房是否配备有空调机、去湿机、灭火器、防磁柜、吸尘器、温湿度表、遮光窗帘、防霉防虫防鼠药物等设备、药物，有条件的单位还可配温湿度自动控制系统、消防监测系统、防盗监控系统等现代化档案保管设备。
8档案装具、排架、等级划分、抢救等保管保护情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当确保档案的安全”、《档案法实施办法》第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理”和《机关档案工作条例》第十九条“要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料和设施设备主要有：①本单位档案装具情况，主要检查档案案卷卷皮、卷盒、各种目录表格的格式是否符合国家和地方档案行政管理部门的规定，如单位自己订做要事先征得同级档案行政管理部门的审定和认可，以确保其质量;②本单位档案排架情况，主要检查库房档案管理是否按不同门类载体和不同保管期限分别上架排放，排架顺序是否符合从左向右、自上而下等规定;③本单位档案等级划分情况，主要检查是否划分等级，是否根据不同等级采取相应保管保护措施;④本单位档案鉴定情况，主要检查是否成立单位档案鉴定工作小组，是否按规定对超过保管期限的档案进行鉴定，档案销毁是否符合国家和地方档案行政管理部门的有关规定;⑤本单位档案抢救情况，主要检查是否定期检查档案保管状况，是否对破损或变质的档案及时修补、复制或作其他技术处理。
9档案检索工具、编研材料、信息开发及借阅利用情况。其档案法律、法规依据是《机关档案工作条例》第二十条“机关档案部门应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为机关各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果”和第二十一条“机关档案部门应建立档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位编制的文书、会计、声像、科技及电子和其他业务档案目录和专题目录等档案检索工具（包括目录是否两套制，是否实行手工和计算机双检索等）;②本单位编写和续写单位成立以来的《全宗介绍》《组织沿革》《大事记》《历次主要会议简介》《年鉴》等材料;③本单位编写单位《基础数字汇集》《发文汇集》和其他专题编研材料;④本单位档案工作人员在报纸宣传档案工作、档案杂志、获得档案科技成果奖等情况依据材料;⑤本单位档案人员熟悉室藏档案的门类和数量情况文字及其他依据;⑥本单位档案借阅利用效果登记簿、档案利用典型事例汇编和提供利用档案取得明显的社会效益或经济效益情况文字及其他依据。
10单位按规定向同级国家综合档案馆移交档案情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十一条“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”、《档案法实施办法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交”和《机关档案工作条例》第二十五条“省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存二十年左右，省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右，连同案卷目录（一式三份）和有关的检索工具、参考资料，一并向有关的档案馆移交。一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交”之规定。其中设区的市级国家档案馆接收范围的档案的移交期限，《档案法实施办法》和《机关档案工作条例》的规定有差异，应遵从《档案法实施办法》之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要是档案移交清单或者档案交接文据（主要包括移出单位名称、接收单位名称、交接性质、档案所属年度、档案类别、档案保管期限及数量、检索参考工具及数量、档案数量合计、移出说明、接收意见、移出单位盖章及领导人与经办人签字、接收单位盖章及领导人与经办人签字等项目内容），重点检查档案移交清单或者档案交接文据项目内容填写是否准确齐全、是否存在到期而未按时移交的档案、是否存在移交档案时参考资料没有一起移交到档案馆等情况。
11档案现代化管理技术设备配置及具体运用情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当采用先进技术，实现档案管理的现代化”、《档案法实施办法》第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备”和《机关档案工作条例》第二十三条“机关应根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料和设施设备主要有：①档案信息化建设列入单位电子政务建设规划并与之同步实施、同步发展情况;②配备计算机、照相机、打字机、复印机、刻录机、扫描仪、服务器和购置档案管理软件情况;③实行文档一体化管理及本单位发文的纸质文件与电子文件一并归档情况;④纸质文件收文扫描转换成电子文件、网上收文下载转换成纸质文件脱机保存和实现网上实时在线存档情况;⑤档案管理联网、建立专业网站及在网上档案工作动态、公布档案业务文件、解答档案业务问题、开展档案业务指导工作情况;⑥现有室藏永久和长期档案建立案卷级目录数据库、文件级目录数据库和全文管理数据库情况，重点检查是否对室藏案卷级与文件级目录数字化处理及其所占总室藏比例多少情况和是否对档案全文进行数字化扫描处理所占室藏比例多少情况;⑦服务器上是否安装了档案管理系统、档案目录与原文是否在档案管理系统上进行了挂接、日常是否利用计算机提供查阅利用等情况;⑧本单位形成的电子档案是否进行了收集、整理和异地备份等情况。
12对所属机构的档案工作进行监督和指导的情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第七条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”、《档案法实施办法》第九条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当履行监督、指导所属机构的档案工作的职责”和《机关档案工作条例》第四条“中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位对所属机构的档案工作进行监督检查的依据性材料，主要包括本单位对所属机构的档案工作进行监督检查的通知、笔录、通报等文字依据以及相关图片、声像电子制品等，重点检查本单位监督检查所属机构建立健全档案工作网络情况、档案工作开展所需的人财物支持情况、建立健全档案工作规章制度情况、档案工作规章制度落实情况、机构文件材料的形成和归档整理情况、向有关档案馆移交档案情况以及本单位组织对所属机构档案工作进行检查评比及目标管理情况，等等;②本单位对所属机构的档案工作进行业务指导的依据性材料，主要包括本单位对所属机构的档案工作进行现场指导、业务培训的文字依据以及相关图片、声像电子制品等，重点检查本单位制定本系统、本专业档案工作规划和计划并统筹安排、组织实施情况，制定本系统专业档案的具体管理办法并组织实施情况，指导所属机构档案收集、整理、鉴定、保管、保护、统计和提供利用等各项业务工作情况，组织对所属机构档案工作人员进行业务培训、不断提高其档案管理水平和业务能力情况，组织对所属机构档案工作进行协作交流情况，等等。
参考文献
二级档案管理办法篇9
第一条为加强环境保护档案管理，开发利用环境保护档案信息资源，根据《中华人民
共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。
第二条
环境保护档案是指各级环境保护行政主管部门及其直属单位（以下简称“环保部门”），在环境保护活动中直接形成的、对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
第三条
环境保护档案工作实行统一领导，分级管理。县级以上各级环保部门应当把环境保护档案工作纳入本部门的发展规划和年度计划，并保障档案业务经费。
第四条
环境保护档案库（室）的建设和环境保护档案管理所需仪器、设备及装具的购置经费，按有关规定从相应的资金渠道解决，不足部分在环境保护补助资金的百分之二十部分中列支。
第五条
县级以上各级环保部门应当加强对不同门类和不同载体的环境保护档案的综合管理，建立、健全档案管理制度，保证环境保护档案的安全和有效利用。
各级环保部门应当采用先进技术，逐步实现环境保护档案管理的现代化。
第二章档案管理机构及其职责
第六条
环境保护档案工作在国家档案行政管理部门“统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”下进行。国务院环境保护行政主管部门对全国环境保护档案工作实施监督管理。
县级以上地方各级环境保护行政主管部门对本辖区环境保护档案工作实施监督管理，并在业务上受上级环境保护行政主管部门和同级档案行政主管部门的监督、指导和检查。
第七条
省辖市级以上环境保护行政主管部门，应根据实际情况，建立环保档案管理机构，并配备专职档案工作人员；县级环境保护行政主管部门应设立综合档案室，并配备专职或者兼职档案工作人员；
各级环境保护行政主管部门的直属单位应当根据实际情况，设立环保档案管理机构，并配备专职或者兼职档案工作人员。
第八条环保部门的档案管理机构履行下列职责：
（一）贯彻执行国家档案工作的方针、政策和法规，结合本部门的实际情况，制定档案工作的管理制度；
（二）对所在部门内各职能机构的文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作进行指导，并集中管理所在部门的全部档案；
（三）对所在部门的下属单位的档案工作进行业务指导和监督、检查，并组织环境保护档案的业务培训；
（四）组织档案信息资源的开发，做好档案利用的服务工作；
（五）参加重要科研成果验收，工程竣工和设备仪器开箱的文件材料验收工作。
第三章档案工作人员及其职责
第九条
档案工作人员（包括以做档案工作为主的兼职人员）必须坚持四项基本原则，严格遵守党和国家和各项法规、制度。档案工作人员应当忠于职守，热爱档案事业，刻苦钻研业务，并具有较高的科学文化和专业知识。
第十条档案工作人员的职务或职称的评定和晋升、业务能力的考核，按照国家有关规
定执行，并享有专业人员的同等待遇。
各级环保部门应当保持档案工作人员的相对稳定。
第十一条档案工作人员履行以下职责：
（一）贯彻执行档案工作的方针、政策、法规及有关制度；
（二）监督、指导和协助文书立卷人员和专业技术人员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作；
（三）检查、验收科技项目或者上报评奖成果的档案是否完整、准确、系统；
（四）负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定和统计工作，熟悉所保管的档案情况；
（五）开展档案的开发利用工作，迅速准确地查调档案；
（六）遵守国家保密制度，不得造成档案的损毁、丢失、泄密；不得擅自提供、复制档案，确保环境保护档案的机密与安全。
第四章文件材料的形成与归档
第十二条环境保护文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作，由文件材料的经办
部门和经办人员负责。
第十三条
环境保护档案工作实行“四同步”管理，即：下达环境保护任务与提出环境保护文件材料的形成、积累、整理和归档要求同步；检查环境保护工作进度与检查环境保护文件材料的形成、积累、整理和归档同步；鉴定、验收环境保护科技成果与鉴定、验收环境保护科技文件材料的立卷和归档同步；上报登记和评审奖励环境保护科技成果与档案管理机构出具证明材料同步。
第十四条
在职务活动中形成的文件材料，必须定期由文书部门或者经办部门整理、立卷，并移交档案管理机构集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。
第十五条
承担环保部门的科研项目或者工程任务的单位，在申请科研项目或者工程任务验收时，必须由本单位档案管理机构对应当归档的文件材料进行检查，并出具合格证明。
承担环境保护行政主管部门下达的重要工程任务的单位，在申请工程验收前，必须通知下达工程任务的环境保护行政主管部门的档案管理机构对应当归档的文件材料进行检查验收。
科研项目或者工程任务的档案未经验收或者经检查不符合要求的，对该项科研项目或者工程任务不能进行鉴定、验收。
第十六条文件材料的归档应在以下时间内完成：
（一）文书档案应由经办单位或者经办人员在次年6月底以前移交档案管理机构；
（二）环境保护科研或者工程建设档案，应由下达科研项目或者工程任务的环保部门督促承担单位在成果鉴定或者工程验收后两个月内移交档案管理机构归档，周期过长的可以按形成阶段分期归档；
（三）重要的工作会议、专业性技术会议和学术会议的文件材料，应由会议组织单位在会议结束后一个月内整理、立卷，并移交档案管理机构；
（四）带有密级的环境保护文件材料，应由经办单位随时形成随时归档。
第五章档案的管理
第十七条环境保护档案的著录分类标引，依照《中国档案分类法环境保护档案分类表
》、《环境保护档案著录细则》进行。
第十八条
环境保护档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。凡在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的，应永久保存；凡在较长时间内具有查考利用价值的，应长期（16年至50年）保存；凡在一定时期具有利用价值的，应短期（15年以内）保存。
第十九条
环境保护档案的保存价值应定期进行鉴定。对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案，必须经过专门的鉴定小组鉴定，并报本部门主管负责人批准。
环境保护档案鉴定小组由本部门档案、保密和有关业务部门的人员组成。
第二十条
环境保护档案的销毁由档案管理机构执行，并报本部门的保密和保卫部门备案。销毁档案时，由档案、保密或者保卫部门指派两人监督销毁并在销毁清册上签字。
档案销毁后及时调整档案柜架，并在目录及检索工具中做出相应的注明。
库存档案未经鉴定并履行批准手续的，严禁销毁。
第二十一条环保档案管理机构应建立健全档案统计制度，并按时将统计结果汇总报上
级环境保护行政主管部门和同级档案行政主管部门。
第二十二条单位撤销或变动时，应当妥善保管环境保护档案，向接收单位移交，并向
上级环境保护行政主管部门报告。
工作人员调动时，属于归档范围的文件材料必须全部上交，并办理移交手续，不得擅自带走或毁弃。
第二十三条环保部门必须提供保管环境保护档案的专用库房，并指定专人管理。
档案库房必须配备防盗、防火、防潮、防污染和防虫、防鼠等安全设施，并保持适当的温度、湿度。
存放声像等特殊载体档案的装具，应当配备防磁化设施。
第二十四条环保档案管理机构应定期检查环境保护档案的保管状态，对破损或变质的
档案应及时修复。
第六章档案的利用
第二十五条环保档案管理机构应当编制各种检索工具，积极开发环境保护档案信息资
源。
第二十六条
环保档案管理机构应当开展档案的编研工作，并根据环境保护工作的实际需要，将已有档案加工成文摘、汇编或专题史料等不同类型的参考资料，为环境保护工作提供服务。
第二十七条环保部门保存的档案主要供本部门利用。
其他系统或部门的工作人员查阅档案时，需持本单位介绍信，说明利用目的和范围，并经环保部门有关负责人批准后方可查阅。
第二十八条
查阅涉及党和国家秘密的环境保护档案必须经过分管档案工作的行政领导及保密部门批准；查阅未公开的档案，必须经过有关业务部门负责人批准；摘录和复制档案，必须经过环保档案管理机构负责人批准。
第二十九条
借用环境保护档案者应负责所借档案的安全和保密，不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽取、拆散档案，严禁在环境保护档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式损害档案的原有状态。
借阅的档案一般不得带出档案室。
第三十条对本部门以外的工作人员利用环境保护档案，可以实行有偿服务，收费的范
围和标准按国家有关规定执行。
第七章奖励与处罚
第三十一条凡有下列事迹之一的，由环境保护行政主管部门给予表彰和奖励。
（一）在环境保护档案的收集、整理或者开发利用方面做出显著成绩的；
（二）对环境保护档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
（三）将个人所有的重要或者珍贵的环境保护档案捐赠给国家的；
（四）执行档案法律、法规表现突出的。
第三十二条
违反本办法有下列行为之一的，由环境保护行政主管部门或其所在单位对直接责任人员给予行政处分，造成损失的可以根据档案的价值和数量，按有关规定责令赔偿损失：
（－）损毁、丢失或擅自销毁具有保存价值的或者应当保密的环境保护档案；
（二）将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有或者拒绝向档案管理机构移交的；
（三）擅自提供、抄录或者公布有密级档案的；
二级档案管理办法篇10
【关键词】 档案 规范化管理
为了更好地贯彻《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，四川省档案局于2005年6月制定了《四川省档案工作规范化管理办法》，并在全省各机关、企业、科技事业单位、各级档案馆开展了评审认定工作。我院于2006年底通过了四川省科技事业单位档案工作规范化管理省二级的认定。成为荣县科技事业单位中首家档案工作规范化管理达省级标准的单位，作为基层综合医院，我们是从以下几个方面入手抓好档案工作规范化管理的。
一 基本情况
我院于1988年就建立了综合档案室，下设2个分室，集中保管所形成的各种门类或载体的档案，分别于1989年、1991年经四川省档案局批准我院档案工作达省三级、二级标准，2006年档案工作规范化管理达省级标准。现有库房面积234平方米，阅览室3间60平方米，办公室面积40平方米，电脑3台，共库存15种门类的档案共444647卷（件、册），每年提供利用档案2000多卷（袋）。
二 抓好档案工作规范化管理的具体做法
近年来医院通过管理年活动的开展，使医院医疗业务建设和发展取得长远进步，同时也对档案的利用提出了更高的要求。随着医院自身发展的需要和上级贯彻《档案法》力度的加强以及《四川省档案工作规范化管理办法》的制定和《四川省医药卫生档案实体分类试行规则》的下达。医院决定下大力气，按照以上规定，抓好档案工作。其基本做法简要概括性为“一个提高，两个坚持，三个规范，四个到位”。
（一）一个提高。提高对档案管理重要性的认识。档案是一个单位乃至一个国家宝贵的，不可再生的精神和物质财富，是方法的汇集、经验的汇集、智慧的汇集。档案工作，档案建设是一个整体，只要各单位重视档案工作，自觉贯彻《档案法》，提高档案管理工作水平，我国的档案管理水平才能实现提高。
（二）两个坚持。
1、坚持把档案工作列入单位发展规划，档案工作与单位发展是相辅相成的，互相促进的。单位事业发展为档案工作的进步构筑更高的平台和宽松的环境，档案工作的进步又反过促进单位的建设和发展。国家综合医院评审，医院管理年活动的开展，对档案工作提出了不同层次的要求，医院需要做好档案工作。
2、坚持把档案工作纳入整体管理，在把档案工作列入发展计划的同时，应更加重视落实工作，使档案工作与各项工作在年初同时布置，年中同时检查，年末同时目标考核。
（三）三个规范。规范档案管理机构、职能分工和业务建设。
1、规范档案管理组织机构，由一名院领导分管、综合档案室组长主管档案工作，各科室负责人为档案资料员，形成了档案管理网络系统。
2、规范档案管理工作职能分工。医院建立了综合档案室，下设2个分室，配备了专兼职档案工作人员，专人负责档案的管理和文件材料的收集、档案整理、归档工作，监督和指导档案资料员的档案资料形成和收集工作。
3、规范档案业务建设。按照《档案法》及其《实施办法》、《四川省档案工作规范化管理办法》、《四川省医药卫生档案实体分类试行规则》的要求，一是按照档案管理有关业务建设的要求，结合实际，加大了档案管理基础设施、装备、装具等的投入。对业务档案库房进行了扩大调整。二是重视和不断完善档案管理规章制度的建设。制定和完善了符合该院实际和档案工作人员职责、档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、库房管理等制度。制定了《荣县人民医院档案管理办法》和分类大纲，保证了新规则在医院有效实施。三是做到档案资料的收集与科技活动、业务工作“三同时”（同时计划、同时检查、同时总结）。有效地保证了档案资料收集及时、完整。四是抓好档案日常管理。明确了各种门类和不同载体的档案资料的归档立卷时间。日常管理重点是档案库房管理，它是档案人员自觉性的管理、责任心的管理。档案工作人员恪尽职守，以高度的事业心和责任心，对档案温湿度情况，安全状况等，做到每天检查，常年不断，并天天有记录，确保了室藏档案无霉变、无虫蛀、无鼠咬等受损现象。五是搞好档案信息开发利用，档案工作根本目的是利用。我院搞好档案利用，重点放在档案作用的宣传、档案服务方式的转变和提供服务态度等方面，引导档案信息利用，使其在提高医疗技术水平，病人病历咨询等方面收到较好效果。
（四）四个到位。
1、资金投入到位。俗话说经济是基础，没有必要的资金投入，就不可能有与医院发展相辉映的档案管理水平。
2、人员到位。人员的投入以及组织起有效的运作，是搞好档案管理必不可少的，人的因素是决定性的。
3、制度到位。档案管理是一项制度的管理。自觉的管理是非常可贵的，但还不够，必须用制度管人管事管过程。
4、管理到位。管理到位就是工作落实到位。硬件投入了，人员机构到位了，制度也有了，最终靠落实。就是使用上述各要素高效结合起来，有机运转。管理重在过程，抓好过程，才能显现于一时。要重视日复一日，年复一年的过程管理。
三 抓好档案工作规范化管理的几大因素。
（一）领导重视是决定因素。领导重视是搞好档案工作的前提。搞好档案工作管理因素很多，组织机构、挑选人员、资金投入、规范管理等都重要，但领导重视是前提，领导认识到位了，工作重视了，办法就有了。因此，领导重视是搞好档案工作决定性因素。
（二）档案工作人员是关键因素，挑选好档案管理工作人员，特别是综合档案工作人员是搞好档案管理的关键，档案管理工作是一项细致、繁琐、单调、清苦的工作，这就要求档案工作人员，一要有高度的事业心，责任感和敬业精神，二要有良好的基本素质，兢兢业业，无私奉献。三要淡泊名利，有良好的职业作风。四是要一丝不苟，甘于吃苦。