电子档案管理要求篇1
随着社会的发展和进步，电子档案管理已经逐步取代传统的纸质档案管理，成为档案管理领域的发展趋势。但我国档案管理机构和组织在实施电子档案管理过程中，经常会遇到这样那样的问题。本文首先对电子档案管理的基本要求展开分析，并总结了电子档案管理存在的几点问题，最后有针对性的提出电子档案管理的完善策略，为电子档案管理的进一步完善提供资料参考。
关键词：
电子档案管理；基本要求；完善策略
实现档案的信息化管理，是现代档案管理发展的必然趋势。但由于我国电子档案管理起步较晚，在电子档案管理中经常会出现一些问题。这些问题严重影响了档案管理的质量和档案的调用效率。随着电子档案管理逐渐取代了传统的纸质档案管理模式，如何在应用电子档案管理过程中，优化电子档案管理系统，利用信息技术提高档案管理工作的效率，已经成为档案管理领域亟需解决的问题。
1电子档案管理的基本要求
1.1原始性
电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。
1.2真实性
电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。
1.3完整性
电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。
1.4安全性
电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。
2电子档案管理存在的问题
2.1原始性问题
传统的纸质档案文件的原始性比较容易界定，纸质档案的原始性能够通过内容、载体、形式表现出来，人们通过对字迹、印记和纸张材料的技术分析，便能够判断档案的原始性。但电子档案作为一种虚拟档案，其本质只是一组数据，基于二进制生成的档案数据在传输时不会发生任何变化，因此根本无法判断文件的原始性信息。正因如此，电子档案的原始性判断成为了电子档案管理工作中的重点和难点，如何解决电子档案管理中的原始性问题，显然已经成为制约电子档案管理水平发展的关键问题。
2.2真实性问题
在电子档案的管理工作中，必须将纸质档案通过处理技术处理为完整的电子档案。在档案转录过程中，极易由于转录人员的疏忽大意造成电子档案失真。一旦电子档案失真，档案在使用过程中难以保证真实性，将会给资料参考人员以错误的判断，从而影响档案质量。由于电子档案储存与数据库中，由于电子文件的可更改和可修改性质，也容易导致部分管理人员为了一己私利篡改电子档案，使档案的真实性出现问题。
2.3完整性问题
电子文件主要存储与数据库中，但当遇到档案需要调用时，则会从数据库中通过拷贝流动到其他媒介中。如果在拷贝和复制过程中程序出现问题，或者设备出现故障，很容易导致电子档案信息丢失。由于电子档案的储存介质为电子设备，因而这些设备比较容易受到环境的影响，导致文件损坏，这也是影响电子档案完整性的重要因素之一。
2.4安全性问题
网络安全一直是我国在互联网建设和发展中的工作重点，但由于互联网属于公共信息分享平台，尽管采取很多措施避免电子档案受到黑客攻击，但由于计算机病毒日新月异，很难保证数据在存储和使用过程中不会受到安全威胁。一旦数据库被黑客攻击，数据库中存储的数据就会遭到黑客的篡改，影响数据的安全性，给珍贵的档案带来不可挽回的损失。
3电子档案管理的完善策略
3.1电子档案的形成制度要进一步完善
在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。
3.2电子档案要执行更为科学的归档制度
要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。
3.3建立严格的保管制度
电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态。
3.4规范电子档案的利用制度
规范电子档案的利用制度，一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。
综上所述，电子档案管理作为现代档案管理的发展的必然方向，其技术应用和发展影响着我国档案管理水平的提高和档案资料的利用效率。想要进一步提高电子档案管理水平，就要抓住电子档案管理的基本要求，解决我国电子档案管理工作中存在的问题，提高我国电子档案管理的工作水平，在实现对档案资料的数字化管理的同时，为社会提供更加优质的档案管理服务，为社会的进步和经济的发展做贡献。
作者：贾德锋单位：黑龙江庆安县勤劳镇农牧业技术综合服务中心
参考文献
电子档案管理要求篇2
计算机应用技术的不断推广加速了信息化时代的到来，而信息化技术在电子档案管理工作中的应用也是档案管理部门提高工作效率和质量的重要途径，但是在应用存在的问题也使得信息化技术无法发挥真正的作用。档案是信息的重要来源，其重要性不可言喻，为了保证档案信息的准确性、科学性和有效性，加强对电子档案的管理是档案管理部门的重要工作，也是需要借助信息化技术来完成的。【1】
一、电子档案管理系统研究的背景
信息化技术的发展不仅有利于档案管理工作的有效进行，在另一方面也对档案管理工作的准确性和有效性提出了更高的要求。现阶段档案主要类型有两种：其一是正在产生或者已经产生的各种形式的档案，如纸质形式、声音形式和视频形式等；其二是在运用计算机进行事物处理时所产生的电子档案。由于计算机应用技术的广泛性，第一种传统的档案类型已经逐渐向电子档案形式转变，而现在档案管理的主要对象就是电子档案。工作的快节奏也加速电子档案的增长，对于电子档案的有效管理也逐渐困难，形成有效的电子文件档案管理系统已经是急需解决的问题，也是促进电子档案管理发展的关键。而现如今，电子档案管理工作的信息化逐渐受到社会各界的重视，作为我国信息管理工作中的一部分，国家和政府也加大了对电子档案管理系统研究工作的支持，也显示出电子文件档案管理系统设计和实现的必要性。
二、现阶段电子档案管理软件中存在的问题
对于电子档案管理软件的研发工作一直在持续进行着，但是由于传统档案管理方法的影响和对电子档案管理没有全面的了解，研发出的软件在使用过程中仍旧存在一定的问题，无法保证电子档案管理工作准确性和有效性，在传统管理方法向新电子档案管理上的转变还需继续进行。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源而如今电子档案管理软件存在以下几种问题：
现存的软件大多还是应用于对传统纸质档案的管理，和计算机技术应用进行辅助的管理，对于电子档案不同于传统档案的差异性，没有创新档案管理方法，而电子档案管理系统在工作流程和使用功能上都应该有一定的变化。【2】
很多软件主要是针对某一种档案的管理，而电子档案是多种多样的，软件的使用无法满足多样化电子档案的管理。而且软件在对电子档案进行归档时，忽略了与之相关的附加文件的归档，影响档案使用的有效性。
诸多软件在设计过程中更加注重的是电子档案的归档工作，而在归档后档案的安全性设置上面有一定的缺陷。而软件的使用功能比较单一，软件的开发技术比较落后，无法顺应电子档案内容和类型不断更新的新形势。
电子档案的使用的有效性是软件在设计过程中应该考虑的问题，对电子档案的管理一方面是对于事情的记录，而另一方面则是对于档案的利用，这也是现行软件中存在的最重要的问题。即使很多软件对电子档案的基本管理工作符合要求，但是在电子档案使用管理上一直找不到突破点。
三、电子文件档案管理系统
电子文件档案管理系统的基本要求
档案按照不同的划分方法可以对电子档案有不同归类，在上述中已经说明电子档案的两种形式，自动化产生而成和由纸质档案发展而成，自动化产生而成的电子档案是档案管理工作中的重点也是难点，与纸质档案的管理也有一定的区别。对于电子化档案的管理主要包括几个方面的内容：首先是档案的收集，自动化而成的电子档案是产生于工作中，由于人员的分散性增加了档案收集的难度，要保证档案的完整性难度更大，因此在收集过程中也需要运用合理的方法；其次是档案的整理，电子化档案整理的首要目标就是保证档案的准确性，在进行整理时，尽量按照档案的原件进行整理。而另外一个要求就是电子档案的有效性，档案的整理也需要方便后期的使用，保证档案整理的质量，可以在整理时附加对档案的说明。最后则是对电子档案归档后的保护，由于电子档案载体的不同，在保护的时候也要谨防档案信息的流失。电子档案管理与纸质档案管理上的差异性也说明了传统档案管理方法是不可行的，在对电子档案系统设计上也需要根据电子化档案的特点，进行合理的设计。【3】
电子文件档案管理系统业务流程设计
收集模块。电子文件档案管理系统的首要环节就是电子档案的收集，该模块的主要流程是：各部门的工作人员在日常工作中产生的文件按照各部门的要求进行归档，各部门的工作人员运用系统中的收集器开展收集工作。
鉴定模块。电子档案的鉴定主要是档案管理人员对相关档案的管理期等内容进行修改，并且发表鉴定意见，同时对已满管理期限的电子档案归入销毁清册中。对于电子档案的鉴定主要工作流程是：首先是对已归档电子档案的浏览对其使用价值进行判断，其次对符合要求的电子档案进行属性判断，最后则是形成预立卷电子档案。
电子档案管理要求篇3
1.电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1.1提供拷贝。
拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
1.2通信传输。
通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
1.3直接利用。
直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
2.加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
2.1加强电子档案管理，有利于节省人力物力。
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2.2加强电子档案管理，有利于提高服务质量。
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
2.3加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。
3.做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
3.1建立档案利用制度，整合各类档案资源。
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
3.2规范档案利用方式，避免不可挽回损失。
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3.3建立“双套制”模式，确保重要信息完整。
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
3.4加强工作人员管理，提高档案保护意识。
电子档案管理要求篇4
系统在电子文件管理方面存在的问题
在办公自动化快速发展的同时，电子文件管理工作却相对滞后，表现在系统建设时没有统筹考虑电子文件的归档和管理，不具备电子文件管理功能，导致电子文件管理不能和系统建设同步发展。例如，在开发办公自动化系统时只注重文件运转过程，未考虑到办理完毕后的电子文件归档问题，使其在网络中处于失控状态，没有达到文档一体化管理要求；有的单位在系统建设时虽然考虑了电子文件管理，但由于需求不够完整、规范，想到什么提什么，重文件流转环节，轻归档与管理环节，缺乏对电子文件生命周期整个过程的全面监控，致使电子文件管理达不到规范、科学的要求，电子文件真实、完整、有效性不能得到充分保证。
办公自动化系统是实现单位内部各级部门之间以及内外部之间办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的信息系统。办公自动化系统的设计开发不仅要考虑文件流转，还要考虑文件归档与管理，要做到统筹规划，统一研发。编制电子文件管理功能需求时，只有既注重电子文件的起草、审核、校对、签发等环节，又注重其归档与管理的需求，办公自动化系统才能符合文件处理全过程的要求，才能使电子文件更加完整规范。
从电子文件管理者角度编制功能需求
档案部门在提出功能需求时会面临一些困难。一是对提出电子文件管理需求比较茫然，不知从什么角度人手；二是提出的需求只考虑了电子文件归档后档案管理的需要，而没有综合考虑对电子文件的前端控制；三是提出需求时犹疑不定，经常有较大的改动，而且使用较多的档案专业术语，导致信息管理部门和开发人员不能正确理解档案部门的意图。
笔者认为，档案部门在编制功能需求时应注意把握两点：
第一，功能需求的描述要从档案管理者的角度出发，而非软件设计人员的角度。电子文件管理要在电子文件生命周期内展开，即在电子文件生命周期的设计、形成和使用维护三个阶段都要对电子文件形成控制。因此，编制功能需求要考虑到电子文件的形成、积累、归档、保存、利用和维护各个环节，而不仅仅是对档案管理子系统的描述，要实现对电子文件——电子档案的全过程监控。同时，还要通过功能需求方案，使设计人员能够充分理解档案部门的要求。这是档案部门编制功能需求的根本出发点。
第二，功能需求的描述要以提出规范管理的要求为主，尽可能不把主要精力放在技术开发层面。办公自动化系统建设的技术已经相当成熟，只要用户提出需求，作为市场开发主体——软件公司一般都可以从技术层面上予以实现。因此，档案部门的主要任务是完整全面地提出电子文件管理方面的需求，诸如电子文件管理方法、管理要求等都要考虑周全，尽可能多地体现在功能需求方案之中，使有关部门充分了解档案部门要求，通过技术手段予以实现，至于系统设计方案和实现途径乃至具体节点的描述等，应当由专业公司负责完成。
编制功能需求时应把握的基本原则
1一体化原则
对办公自动化系统中产生的电子文件要实施从文件到档案的一体化管理，从文件的生成阶段就要对其质量进行监控，对文件转化到档案的整个过程进行全面控制和综合管理。
2完整性原则
要全面考虑电子文件的形成、收集、积累、鉴定与归档，电子档案管理与利用以及系统维护的需要，使电子文件形成与归档、电子档案保管与利用以及维护等各个环节所需要的管理功能在系统中得到完整体现。
3实用性原则
编制功能需求是为了规范本单位办公自动化系统中的电子文件管理，因此，要充分调研办公自动化系统开况和实际工作需要，使提出的需求易于实现，具体实用。
4规范性原则
编制功能需求时要严格依据国家相关标准和规范文件，如公文的收、发环节要依据国务院2000年修订的《国家行政机关公文处理办法》，公文的归档与管理要依据国家质量监督检验检疫总局2002年的国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/t18894——2002）、国家档案局2003年的《电子公文归档管理暂行办法》和2001年的《档案管理软件功能要求暂行规定》等，特别在归档电子文件的标准格式上，更是要与《电子文件归档与管理规范》的要求保持一致。
功能需求的基本内容
编制功能需求的最终目的是对办公自动化系统中形成的电子文件归档和电子档案管理实现全过程监督、控制。电子文件收、发文环节直接影响归档电子文件的质量，所以一份完整的功能需求应当包括电子文件的收、发与归档，以及电子档案的管理与利用等各个环节。
1根据电子文件的特点，有针对性地提出管理要求
元数据和背景信息。电子文件的读取依赖于它生成时的元数据和背景信息。在功能需求方案中，档案部门应当对必需的元数据和背景信息项提出归档要求，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等元数据；描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等背景信息。
各方职责和管理权限。要通过明确电子文件生成和流转部门的职责，赋予档案部门具备浏览电子文件形成、运转、、归档全过程的权限，以实现对电子文件形成、运转、归档全过程的监控。
电子文件积累与归档。要围绕电子文件的真实、完整、有效性，对电子文件积累、归档方面提出具体要求，以及确定电子文件的积累、归档工作流程等内容。
电子档案在线利用与数据迁移。在线利用主要是对电子档案的检索与查询、查阅申请与审核、全文浏览与下载等各利用环节提出功能需求。数据迁移是强调当系统设备更新或系统扩充时应及时对电子档案进行迁移操作。
2对电子文件归档与电子档案管理提出功能要求
首先要包括对功能需求的总体描述，即提出系统中应包含哪些功能模块，这些模块的主要功能是什么，电子文件真实性、完整性和安全性方面的保障措施是什么等。
其次，要针对总体描述中提及的各功能模块，分别提出其具体要求。即对系统应设置的收文管理、发文管理、文件归档、档案管理、档案利用等模块进行清晰、具体的描述。包括其工作流程、必备功能和权限设置等内容。
编制功能需求时应特别注意的工作要求
1管理权限的设置
明确和规定文书、档案部门及电子文件生成流转部门的职责及权限，可以有效地保证电子文件的质量。
权限设置的必要性。档案部门只有充分了解系统中生成的电子文件数量、流转部门、从生成到流转再到归档的时间及操作者，才能确保电子文件的质量。但实际上，在一些已经开发了办公自动化系统的单位，面临日益庞大的电子文件数量，绝大多数的档案部门只能被动接受，不能介入到对电子文件质量和数量的监控工作中，有关部门归档什么电子文件，档案部门就接收什么电子文件，这些文件是否为最终版本，是否被非法修改过，档案部门并不清楚。这种被动的局面既不利于保证归档电子文件的真实、完整和安全，也不利于电子档案在日后得到有效的识别和利用。因此，为保证电子文件的质量，档案部门应当对电子文件形成的全过程实行监督和指导。
权限设置的具体规定。系统应赋予档案部门浏览电子文件运转及归档各环节的权限，并对收文、发文、文件归档各个程序、各个工作环节的责任人及权限进行设置。
在收文管理中，应当明确签收、登记、审核、催办、拟办、批办、承办等工作环节的责任人，并强调业务部门要将办理完毕的电子文件随时存入本部门办结库积累，集中保管，统一处理。
在发文管理中，应当规定草拟文件、审核、签发、复核、登记等工作环节的责任人，并强调文秘部门对登记后的电子文件定稿及发文稿纸应及时退还文件形成部门兼职档案员，由该部门兼职档案员将其随时存入本部门办结库积累，集中保管，统一处理。
在文件归档管理中，应当规定电子文件从鉴定到归档的工作流程及各工作环节的责任人。
这些规定可以明确各方责任、权限，便于操作和执行。
2电子文件的积累
真实、完整、有效和安全是对电子文件管理的基本要求。责任部门在电子文件形成阶段就要认真做好积累工作，通过严密的管理措施，来保证电子文件的真实、完整、有效并安全归档。
注意收集元数据和背景信息。系统应具备将电子文件元数据和背景信息与电子文件相关联的功能，以便其能够被输出；凡是反映电子文件真实性、有效性，保证其长期可读的元数据和背景信息都应当通过系统自动获取或从其他表单中引用的方式予以保存。
收、发文环节中的积累和预归档库的设置。在收、发文环节中，应当重点强调如何做好电子文件积累工作以及其与电子文件归档流程相衔接。
电子档案管理要求篇5
[关键词]档案管理电子档案优越性开发和利用规范措施
中图分类号：G271文献标识码：G文章编号：1009914X（2013）34056401
一、引言
电子档案是在当今社会活动中逐渐形成的、具有很大的保存价值、由电脑系统进行处理和存储的一中电子材料或者是其他载体形式的记录，房地产电子档案存储和管理与传统房地产纸质档案的管理在技术上有很大的不同，房地产档案工作者必须对电子档案进行深刻的认识后才能将电子档案的管理工作做的更好。
二、与传统的房地产档案相比电子档案突显出来的优越性
2.1计算机的管理对房地产文档的保密好
过去在对房地产进行管理在查阅档案时是整卷的形式。然而利用者却只是查阅其中的一份文件，却需要将整卷档案内容翻看一遍。这在很大程度上违反了房地产文档管理的保密要求。计算机管理将其变为单份式文件提供查阅人进行查阅，则与其无关的其他文件利用者就不能看到，从而达到了房地产文件对文件的保密要求。
2.2计算机管理能够最大化的提高房地产档案管理工作的质量
房地产档案管理工作的最终目的在于在进行房地产开发使能够利用已用的文件。而要提供可利用的房地产档案，就必须对档案进行高质量高水平的管理工程。但是传统的房地产档案管理工作是人利用纸张进行的，档案管理着都是根据自己的理解来进行操作的，其对房地产档案的标准尺度掌握的不够，这在一定程度上影响到房地产档案的质量，从而给今后的房地产开发工作带来了许多不便。同时，案人员的绝大部分时间都用在对房地产档案的归档工作，致使房地产档案管理人员的有很少的时间进行编研，这同样制约了房地产管理人员的水平提高。房地产档案管理利用计算机进行管理，档案人员就可以完全的脱离繁琐的档案整理工作，可以把大部分的时间和主要精力放在房地产档案的编研和二次信息开发利用上来，从而提高房地产档案管理工作的质量和今后房地产开发利用的效率，是房地产档案能够发挥出更好的时效价值。
2.3房地产电子档案的整理、利用管理
（1）房地产电子档案的整理
当电子文件转化为电子档案后，计算机就可以将房地产电子档案的单份文件按利用者的需求随时从任何角度将其进行分类、组合成成所需要的各种案卷。因此，“案卷”是将在房地产电子档案的整理工作中将其进行淡化，然后用“文件”这个基本单位进行房地产档案的保管。将案档案实物进行整理转为对计算机硬盘磁介质的整理是房地产电子档案的整理主要任务；即对接收来的档案数据在计算机上进行编目、排架，或者是定期将房地产电子文件保存系统中的电子档案制在计算机的硬盘上进行备份等。
（2）房地产电子档案的开发利用管理
房地产电子档案的独特性决定了房地产电子档案的开发和利用比传统档案有以下优点：更加方便，快捷、更具有实用性。一是可以根据房地产公司的发展选择开发平台。电子系统的目标是通过网络将房地产各档案管理的数据连为一体，如果房地产公司想让数据资源进行共享，那么在进行电子档案管理平台的选择上应选用分布式数据库管理系统，同时在房地产档案管理中建立数据库，将本地的数据直接在计算机上存取，这样既节约了很多费用，对房地产各单位之间的相互访问数据提供了方便。二是对计算机的硬件要求。各房地产用于档案管理的计算机在处理大量各类房地产档案信息的同时，还要对已有的数据进行互相通信，所以在对计算机的硬件方面与相应条件。三是设计适用可行的数据库模式。在对房地产档案管理的数据库模式进行设计是一个相当复杂的问题，数据库设计的目标是：不但要满足当前度房地产数据的应用需求，而且还要满足对未来可预见性应用的需求，不但要具有非常好的性能，而且还要容易做到对档案的修改和扩充。四是设计应用程序。房地产档案的管理系统应包括一下应用程序：数据的输入、数据的查询、事务处理以及报表处理等。五是对数据进行备份以及功能的恢复。对整个房地产档案的管理过程中进行数据的分析、数据的统计、找出数据的规律，探求新的管理方式和途径，加强计算机软硬设施的建设，满足房地产行业对数据的需求，最大限度的开发利用房地产电子档案，与此同时，还要注意确保房地产电子档案资源的安全性。
三、规范房地产电子档案管理的几中有效措施
3.1加强房地产电子档案归档制度的建设
各房地产电子档案的管理应根据当前的电子档案管理规范进行管理，并结合房地产企业自身的实际情况，制定一套适合自身发展的房地产电子档案管理制度，对电子文件的形成进行规范化、积累过程的管理以及明确对房地产电子文件进行归档的责任、地已归档的当地产档案进行检查鉴定等一系列的工作，做到有规可循。制定房地产电子档案制度时应注意以下问题：对归档过程中不同人员的责任进行规划；归档的程序应适合房地产企业的实际情况：明确归档电子文件的责任签署：对房地产电子档案进行动态管理。
3.2要严把房地产电子信息的归档关，做好房地产电子信息动态管理
一是在对房地产电子信息进行归档时要利用切实可行的有利条件对房地产电子信息进行检查、鉴定、验收，除了对有关房地产电子文件归档责任签署之外，还必须发挥房地产电子档案管理人员的作用，对归档的房地产电子文件进行有针对性地检查，及时发现存在的问题，然后对存在的问题进行及时的解决；二是做好房地产电子档案管理中的电子信息的管理工作，使归档的房地产电子信息能够跟上房地产行业的不断发展变化，也就是做好对房地产电子档案的更改和补充工作，对其进行动态的管理。
四、结束语
房地产电子档案是当今信息时代的产物，是现代房地产档案管理工作中必须遵循的。因此，相关管理人员还要在对房地产档案管理过程中不断的研究房地产电子档案管理和利用过程中存在的一些管理和技术上的问题，并对其进行及时的解决，以实现安全、高效的管理和利用房地产电子档案的目的。
参考文献
[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2009
[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案2010
电子档案管理要求篇6
【论文摘要】当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。
一、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
二、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
三、做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
1、建立档案利用制度，整合各类档案资源
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
4、加强工作人员管理，提高档案保护意识
电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
四、小结
现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
【参考文献】
[1] 余慧玲. 试论电子档案的归档、保管与利用[j]. 韶关学院学报·社会科学, 2009,30(7).
电子档案管理要求篇7
关键词：档案；管理制度；人员素质；传统管理；电子档案
新形势下的档案管理，对档案管理的制度、档案管理人员的水平、档案管理的办法提出了更高的要求。随着学校档案每年递增，档案规模日益扩大，内容日益丰富，信息载体日益多元，管理手段日益先进，档案资料的归集、管理与查阅、利用之间的矛盾也越发突出。因此，建立健全规范的档案管理制度，提升档案管理专员素质，实行档案科学管理的同时充分利用信息化管理，对于推动学校档案事业的科学、和谐、可持续发展尤为重要。
一、强化档案管理制度的意义
1.1，加强制度建设，严格依法治档，做好学校档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。
1.2健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作环节和步骤，统一档案管理标准，制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，是确保电子档案的安全性与完整性的必要条件，是实施档案信息化、标准规范化建设的重要基础。
1.3加强档案管理标准化，是推行档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准的基础，是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
二、当前学校档案管理急需完善的相关制度
档案管理制度，是学校的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易，挂到墙壁上容易，但要落实就不容易，必须认真执行才能出成果。
2.1立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。
2.2档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
2.3档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。
2.4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。
2.5档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。
三、档案管理员与档案管理的关系及素质要求
3.1档案管理对管理人员的要求。随着学校的档案业务不断地更新和拓展，特别是信息时代的到来，给档案工作提出了更高的要求。档案管理人员要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，同时还要掌握档案信息化操作技能，掌握计算机、网络、信息工程等方面的知识，以及计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。
3.2档案管理员素质决定档案管理的质量。学校档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。
3.3档案管理影响档案管理人员的素质。档案业务人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。
3.4档案管理人员必备的素质要求。具有较高的政治素质，高尚的职业道德、严谨的工作作风；能坚持依法治档，完善档案管理的规章制度建设；具有大胆的创新精神；能够严守强化服务意识，提高服务水平；加强业务学习，通过专业培训、继续教育等方式及时更新档案管理知识，掌握过硬的业务技能，具备多元化知识和技能。
四、传统档案管理与电子档案管理的差异
4.1传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，这些档案如果只是随意存放，使用的时候常常找不到，传统档案需以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。
4.2电子档案和传统档案的分类存档同样重要。在工作中，电子文档在查找过程中比传统档案的查找要快速的多。所以日常工作中对电子档案的分类存档不容忽视。电子档案，是具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间，比如360云盘，学校各部门的档案管理人员将分类编目好的档案可以存放在云盘，方便学校各个部门之间、科室各个工作人员查阅使用，大大提高工作效率。
五、提高学校档案管理的措施
5.1严格档案计算机管理。计算机管理档案可以为学校档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。实施统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，能为学校各部门档案管理实现信息化提供硬件保障，减轻管理人员的工作量，提高档案工作效率。
电子档案管理要求篇8
【关键词】电子；档案；管理
随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的发展和广泛应用使档案信息电子化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，同时档案载体的更新换代迫切要求档案信息化，而档案信息化的一个重要途径就是建立电子档案。
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。因此，为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案，就必须加强和做好电子档案的管理工作。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案与传统纸质档案的区别，指出了做好电子档案管理的若干措施，分析了加强其管理的重要意义。
1电子档案的自身特点
作为现代化档案的新形势，电子档案在原始性、真实性、完整性、安全性上都不同于传统的纸质档案形式。对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰，内容真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
2做好电子档案管理的主要措施
由于电子档案自身的这些特点和其提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致其管理利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。
1）建立档案利用制度，整合各类档案资源
2）规范档案利用方式，避免不可挽回损失
3）建立“双套制”模式，确保重要信息完整
4）加强工作人员管理，提高档案保护意识
3加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，已不是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。
3.1加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，大大提高了档案管理的工作效率。
3.2加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。
3.3加强电子档案管理，有利于满足多样化需求
电子档案管理要求篇9
关键词:档案管理；电子信息；开发利用
在文件电子化逐渐替代纸质文件的信息时代,我们要利用信息技术实现环境档案信息化管理,这不仅仅是使用电子检索,还要充分做好电子文件的归档和利用。在加强电子文件归档的同时,必须将原有的纸质文件转换成电子图片的归档方式保存起来,以便利用。
1档案电子信息特点
只有重视档案信息资源的开发，并且结合电子信息的特点展开相关工作，这样才能对档案管理工作信息化建设工作进行更好的落实。在档案管理工作开展的过程中，需要结合电子信息的实际特点来展开相关的管理工作，这样才能最大限度地对电子信息进行利用和开发。与此同时，档案管理工作中，电子信息本身的真实性和可靠性在实际验证的过程中具有一定的困难，在开发利用的过程中也要进行重点关注，实时对工作内容进行调整，确保相关信息内容的完整、准确、及时、有效。在现代科学技术不断发展的趋势下，档案管理工作开展的过程中，电子信息资源如何更好地开发与利用，这已经成为当前档案管理工作中的重要课题。在当前社会需求不断变化的形势下，对电子信息进行科学开发和利用，这也是确保档案管理工作规范开展，体现档案信息价值的必要前提，是以往传统档案管理方式所难以企及的。正是由于诸多内外部环境变化和需求发展的推动下，如何对档案电子信息资源进行更加全面的开发与利用，成为摆在当前档案管理工作的一个重要的探究课题。
2如何更好地实现对档案电子信息的开发利用
在展开档案管理工作的过程中，我们要依据现代化的管理思维，结合信息化管理方式的特点，对电子信息档案予以更好的利用，提升对电子信息资源的有效开发水平。针对档案管理工作信息化开展的形势和特点，我们要对电子信息进行科学的管理和利用，让档案信息管理工作的网络化、信息化优势得到更好的发挥，更好地将档案管理工作的价值进行体现。
2.1对于档案信息资料做好安全性、完整性等多方面的保障。对于档案信息资料来说，由于其本身的可靠性与真实性在验证上具有一定的难度，因此做好相应的安全性保障工作是非常必要的。在当前快速发展的计算机信息技术的影响下，电子信息自身的保密和安全保障工作已经成为了社会关注的重点问题，同时也成为了档案管理工作中的必要组成部分内容。在档案的电子信息开发中，我们必须要将安全问题作为首要的工作内容。做好安全管理工作要从权限、入侵防范、密码管理等多个方面入手，并且配合防火墙技术、备份技术以及加密技术等，提升对电子信息安全性的保障。在电子信息的录入和管理中，一部分信息会存在一定的遗漏，同时也由于一些标准、技术等方面的问题，造成了信息的完整性受到一定的影响。针对这方面的问题，在对电子信息的管理上，要采取更加科学的策略进行保存控制，并且做好归类和筛选。利用更加科学、多元化的归整管理方式，对于一些可能出现遗漏缺失的档案内容做好复原保存，提升档案资料的完整性。另外，对于电子信息真实性方面的需求管理，也是整个档案信息开发利用的一个关键点。由于不同的电子信息具有不同的来源，一些存在重复或者矛盾的材料信息本身真实性上具有很大商榷的空间。档案管理人员必须要提升对档案信息真实性的重视程度，以高水平的素质应对档案的整理收集工作，提升筛选评估的科学性，确保档案信息的真实性符合相关开发利用的需求。
2.2提升对电子信息资源开发与利用的整体水平。对于档案管理工作来说，良好的开发利用能力，也是对档案管理工作开展质量进行衡量的一个重要的标准和前提。在对于档案信息资源的收集上，要依据电子信息资源的特点，对收集的渠道进行拓展与丰富，并依据当前的收集情况进行相应的改进，提升档案资源入口的控制力度。对于档案电子信息的管理工作来说，其工作的内容较多，各类工作的形式和管理对象较为复杂，一套完善的软件体系是确保相关工作高效开展的关键和前提。在进行软件管理系统开发的过程中，要做好充分的需求分析和前期调研，结合档案管理工作具体的业务流程，对于信息化管理平台进行合理的构建，选择符合实际需求的数据库系统，打造一个具备较强应用效能的软件管理平台。另外，也要对于服务的渠道进行拓展，提升服务的整体质量。档案信息作为一种无形的资源，档案管理人员应改变以往被动服务的观念，主动地向人们宣传档案信息资源的重要性与使用价值，不断拓展服务渠道，提高服务质量。档案管理人员除了提供业务方面的档案信息外，还可在不违反原则的基础上，向用其他部门布全宗档案目录科档案等资源，以拓宽档案管理的服务面，更好地发挥档案信息的作用。
2.3提升档案管理业务能力素质。在档案电子信息开发利用的过程中，对于相关系统软件的科学应用以及对相应信息技术的使用水平都会对于整个开发利用工作的开展产生很大的影响，只有不断地提升档案管理工作人员自身业务素质水平，才能确保开发利用工作的开展效果。档案管理人员必须具有良好的职业道德修养，以一个认真、负责的态度来应对日常档案管理工作。档案工作具有较强的专业性，并且具有一定的服务职能属性。在展开档案管理工作的过程中，要对于工作的原则进行不断的坚守，以高度负责的态度来应对日常的工作，确保每一项工作都得到有效的落实推进。档案管理人员要在开展日常工作的过程中，不断地提升自己，并依据当前档案管理信息化形态下相关工作的要求，更好地对电子档案信息进行保护和分类管理。档案管理人员要熟练地对计算机设备进行操作，并提升对网络安全运行的保障能力，及时对电子信息资源进行整理和管理，利用高效的检索系统进行管理，提升信息化环境下的整体服务能力。档案管理工作人员要通过积极地接受相关教育培训，让自身技能水平得到更好的提高，在当前信息时代下形成更加全面的知识结构体系。
3结论
总而言之，对于档案电子信息进行科学的开发与利用，这是现代档案管理工作的重要需求，也是提升档案管理工作质量，对档案信息资源价值进行充分发挥的必要前提。在展开相关工作中，我们要对档案电子信息进行更加全面的开发，提出科学的应对策略，让电子信息真正成为具有实实在在应用意义的档案资源。
作者:张艳丹单位:安达市地方志办公室
参考文献
电子档案管理要求篇10
（一）在资源与成本节约方面的优势。
传统的档案需要大量的人力、物力来管理。然而，随着科学技术的发展，归档、分类、信息利用变得更加轻松，立卷归档、检索查找不再困难，工作人员的劳动强度也得到了减轻。传统档案管理需要大量的人力记录、整理和分类，当有更新或变动时，更是劳民伤财。电子档案的管理只需要持有人将电子档案数据通过U盘等载体直接交给档案管理工作者，有效提高了档案管理工作的归档、变动、更新、调取和维护效率。传统的档案储存在档案室中，这就要求严格的防火、防潮、密闭。严格的环境要求增加了储存成本，电子档案不需要具体的档案室，而是使用虚拟的网络空间，这大大地节约了成本。
（二）在安全管理方面的优势。
基于纸质档案本身的特点，传统档案在运输或更新时很容易丢失损毁。电子档案由于其可备份的能力，丢失损毁的几率大大减小，且在长时间存储过程中也不易出现失真和损毁现象。因此，在安全管理方面也更具优势。
（三）对于满足使用者多样化需求的优势。
在时展和科学技术进步的条件下，档案工作的服务对象不再只需要查看文字档案，还需要一些图片、音频、视频的资料，传统档案已经无法满足这些需求。电子档案由于拥有多种多样的信息形式而逐渐被越来越多的人接受。随着社会发展水平和人们生活水平的提高，档案需求逐渐显现出多样性，这就要求我们应加强电子档案的管理，更好地满足档案使用者的多样化需求。
二、做好电子档案管理工作的对策
（一）有效整合电子档案资源。
要制定完善的档案利用审批制度，使用者使用档案时，必须由相关部门进行审批。档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好地满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，通过整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
（二）合理保护电子档案安全。
电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，切实做好电子档案的安全性保护工作至关重要。必须提高电子档案持有者和管理者的责任心，培养认真负责的工作态度，加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，采取有效的保护手段，在电子档案得到利用的同时也要保护电子档案的安全，既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。
（三）规范电子档案利用制度。
建立健全电子档案密级管理制度，根据电子档案内容的密级层次进行有效管理，对于内含密级信息的电子档案一般不宜提供拷贝，通讯传输应使用有效密匙，直接利用浏览过程也应加以监控。确保重要信息完整，电子档案和纸质档案同时提交保存归档。
三、电子档案管理工作中需注意的事项
（一）建立合理的档案使用规则。
根据利用者的情况采取合理的档案使用规则，依据电子档案内容的密级层次，进行有效地管理。档案部门向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件或缩微品。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。
（二）强化对保密文件的管理。