档案的现代化管理篇1
（枣阳市太平镇计划生育办公室，湖北枣阳441200）
【摘 要】档案在人类社会发展历程中，作为具有文献性、凭证性、符号性、参考性等特征的零散信息，发挥着无可替代的作用与价值，占有举足轻重的地位。
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关键词档案管理；现代化；档案管理学
1 档案及档案管理
档案在人类社会发展历程中，作为具有文献性、凭证性、符号性、参考性等特征的零散信息，发挥着无可替代的作用与价值，占有举足轻重的地位。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是领导决策的依据，是对工作查考的凭证，也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料。档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。
2 档案管理现代化的作用和意义
2.1 档案在人类社会中起着十分重要的作用
为人们提供查阅、参考和凭证等服务,是人们进行进一步活动的事实依据,因此,为了更大的发挥档案的作用,我们应该加强档案的现代化管理进程,信息技术的应用已发展到我们工作和生活的方方面面,而在档案管理领域中的应用是一次创新的实践活动,在进行档案资料的整理和管理过程中,通过档案管理人员将档案的资料输入到计算机中,并进行网络传输,来对档案进行合理的利用和开发,实现档案资源的合理配置和社会共享,随着社会的进一步发展,现代化的信息管理必然会成为档案管理工作的主要方式,是社会发展的必要走向。
2.2 档案管理现代化有利于档案事业与国民经济、社会协调发展
档案事业是国民经济、社会发展比不可少的环节，其发展要受到整个社会和各个环节的制约，并对整个社会和各个环节产生了一定的影响。改革开放以来，作为与现代化建设和社会各项事业系统发展的档案事业，要进一步加强档案管理现代化建设，使档案工作更好的适应社会的发展。
2.3 档案管理现代化有利于迅速查阅档案
建立计算机检索终端，提供快速复印和复制服务。利用者从显示屏幕上可迅速查阅到所需要到档案资料，获得所需要的复制本，给利用档案创造极为方便的条件。
2.4 档案管理现代化有利于档案事业的持续发展
档案事业的可持续发展是人类发展的重要组成部分，它取决于人类可持续发展的总体水平，又以有价值的档案信息服务于人类整个可持续发展本身。
3 目前档案管理中的问题
3.1 档案收集整理工作不够规范、基础工作太差
档案管理现代化的前提是档案基础工作的规范化、标准化。目前机关、企业、事业单位档案工作管理存在的问题是：大量的案卷质量不高，缺乏完整的检索工具。许多单位依然没有配备专门的档案管理人员或者临时抽调人员管理档案，导致了单位在档案管理上较为混乱。另外，有相当多的单位依然没有健全档案管理监督检查及业务指导的体制，造成了单位在档案管理方面依然不够严格，不够规范。
3.2 现代化管理意识缺乏
当前，由于社会上对档案的概念和作风，知之者甚少，档案意识相当薄弱，甚至有些领导对加强档案工作的现代化认识不足，许多单位的档案工作仍然使用传统档案管理方法，进而影响了档案管理的现代代进程。再加上一些档案管理工作人员自身就缺乏高度的工作责任感，良好的职业操守，办事缜密的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，导致了单位在档案管理的模式、方法以及体制方面较为滞后。
3.3 档案管理作用发挥不够
在一些单位，由于其档案管理较为混乱，加之所收集到的档案资料不够全面、整理归档也不够规范，必然造成了单位的档案管理工作与其他中心业务相互脱节，根本不能充分发挥档案管理应有的作用和功能，在一定程度上影响制约了单位档案管理的全面快速健康发展。
3.4 档案标准化、规范化工作有待提高
有很多单位不按照国家档案局制定的标准规范进行操作,致使档案管理工作中存在的问题主要是案卷质量较低,检索工具不够完善等现象。因此，档案管理现代化的理论研究有待进一步增强。档案管理现代化不是仅仅使用几台新设备的问题，而是一个系统工程，是由许多方面的因素相互协调、相互制约构成的总体目标，需要各方面的大力支持和各级领导的高度重视，更需要相关部门和人员转变原有观念，通力合作，与时俱进。
4 加强档案现代化管理工作的措施
4.1 树立档案管理创新理念，培养档案管理创新人才
档案管理的创新，就是适应知识经济不断发展的新要求，对原有的档案管理工作进行具有创造性变革和完善。实现档案管理创新化，首先，档案管理者应具有档案管理创新理念。不断转变观念、明确工作重点、调整思路、打破常规、开拓创新、与时俱进，才能促进档案事业的发展。确立资源优势理念及公共文化理念等档案管理新理念，树立长远超前意识，研究新形势下档案工作新规律、新特点和社会对档案工作的新需求、新要求，努力实现档案工作在理论、体制和机制上的创新。其次，注重培养档案管理人才培养。档案管理现代化是不断完善深化的过程，在这个过程中，始终要依赖档案工作人员素质的提高，只有具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，才能为迎接知识经济的到来做好充分的准备。
4.2 完善档案管理的标准化
为防止档案管理中出现无章可循、无法可依、重复、繁杂的混乱局面，档案管理现代化首先要实现档案标准化，没有标准化就没有现代化管理。档案种类和规范化的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，开创档案管理工作的新局面。档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序，取得最优经济效益和社会效益的保障，同时也是促进档案理论研究和发展的重要手段。在档案标准制定的过程中，需要在专业内取得一致的认识，为总结、提高和发展创造有利的条件和机会。同时，档案标准的制定，必须汲取相关科学知识，来充实和发展档案管理学。
4.3 正确处理手工操作，实现装备和技术的现代化
档案的现代化管理篇2
关键词：档案管理现代化、数据采集、高水平的咨询服务
什么是档案的现代化管理？如何研究开发档案现代化管理？如何有效的进行数据采集，并提供高水平的咨询服务，规划出一个科学全面且切实可行的档案管理“宏图”，是当前各级档案事业负责人所面临的重要问题。综合多年来的工作经验，谈谈本人的见解。
（一）
档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，是记录历史真实状况的重要资料，是文字、图表、声像以及电子文档等不同形式的记录。档案学是一门社会科学，社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案的记录功能对社会的发展具有不可或缺的积极作用。档案的现代化管理在传统管理的基础上建立起来，它以系统论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信等技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥档案管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下，使整体动态取得最佳效果。与档案管理现代化相对应的是传统手工管理模式，两者的不同在于：一是管理对象及其特点不同，传统档案管理的主体是纸质档案，其信息与载体不可分割；而档案管理现代化条件下，其对象更多的是数据化形式的档案，具有可共享、动态、易控、可变、依赖等新型载体的特征；二是管理模式的不同：传统的档案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鉴定、编目、排架、统计和提供利用等诸环节，现代化的档案管理以智能化的计算机管理为主，工作环节以监控信息为核心。
总的来说，档案现代化管理的主要特征是：系统化，就是整体的各个组成部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动；定量化，就是把复杂系统中的变量及相互关系，用数学形式表示出来，建立数学模型，进行定量分析，预测未来或调整方向；信息化，就是广泛地使用计算机，对大量有用信息进行收集、分析，利用反馈信息进行预测和决策；智力化，就是现代化管理十分强调人的作用，注意开发管理人员的智力，充分调动人的主动性、积极性和创造性。要求组织机构具有应变能力，充满活力和高效率，以适应错综复杂的变化情况或环境。
档案现代化管理的最终目标，是最大限度地保护档案质量，延长档案的寿命；最大限度地开发档案信息资源为社会各界提供高水平的咨询服务。要完成档案现代化管理的最终目标，必须做好三件事：一是在保证电子档案质量的基础上延长档案寿命；二是利用计算机技术提高档案管理效率和水平，开发档案信息资源，为社会各界提供高水平的咨询服务；三是对档案数据文件的采集、整理，形成电子档案，丰富资源。这三件事不是各自孤立的，而是相互依赖、相互制约。延长档案的寿命是基础，如果没有档案寿命的延长，就谈不上档案信息的开发；不能为社会提供相应的咨询服务，延长档案寿命就失去它应有的意义，即提供高水平的咨询服务要靠高质量的档案资源为基础，延长档案寿命的意义要靠提供高质量的咨询服务来体现。如果没有源源不断的档案数据采集，在电子时代，档案就失去了继续丰富档案资源的源泉，其后果不堪设想。三件事都要靠人去做，特别是第二、三件事，科技含量很高，所以管理人员科技素质的提高，显得尤为重要。
（二）
能否有效的进行数据的采集和整理，将直接影响到档案的现代化管理，并有利于提高咨询服务的水平。档案资料的数据采集是档案信息资源得以充分开发和有效利用的基础。档案资料数据的采集是实现档案资料信息集中和共享的基础工作,没有档案数据的采集,档案管理的现代化建设就成了无米之炊;没有准确及时、先进可靠的数据采集整理工作,档案管理的现代化建设也得不到必要的保证。
由此可见,档案数据采集这一环节的工作好坏,对整个档案现代化管理建设的成败将产生决定性的影响。因此,只有规范档案资料数据的采集,扩大数据中心收集范围的覆盖面,使档案资料的收集、报送工作规范化、制度化、有序化,才能合理整合档案资料的数据资源,有效提高档案管理和利用的水平。
要实现档案数据采集与整理的高效化，应从以下几个方面确定中心档案数据采集的范围和数据采集的渠道：
档案资料数据采集的范围
档案资料目录中心数据采集范围为:反映该地区各历史时期政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的各种文字、图表、声像等不同载体类型的档案资料目录。
档案资料数据采集的渠道
档案目录信息齐全、数据准确是档案管理现代化建设的基础,而高效的数据采集渠道则是档案资料目录中心建设的必要条件。档案数据的采集人员应主动向社会各界多层次、多渠道、多形式地采集信息,丰富档案数据资源的信息含量。在档案数据采集实施方面,可以采取分阶段建设、分批采集数据、采集数据数量逐年增加的具体措施,不断优化数据采集渠道,使数据采集流程标准化,采集工作持续化、制度化、规范化、现代化。
（三）
现代档案咨询服务是随着档案中介结构的产生而发展起来的，它要求档案界人士充分认识到服务是档案赖以生存和发展的基础，使档案人员主动积极地参与到社会生活当中，将档案融入生活，发挥档案工作的重要社会功能，高水平的咨询服务是依托档案人员有效的数据采集完成的。
一般说来，档案咨询服务除了具有独立自主性，复杂综合性等咨询服务的共性外，还具有社会服务性、专业针对性、层次实用性、真实可靠性等特点。我国档案咨询服务的社会服务性决定了其必然分为多个种类，我们不妨试从以下几个角度来分析：（1）按档案咨询的形式，可分为口头咨询、书面咨询、网络咨询;（2）按咨询服务的难易性来分，可分为一般性咨询和专门性咨询；（3）按内容性质分，可分为事实性咨询、指导性咨询、管理性咨询、专业性咨询、科研咨询及委托咨询。
档案咨询服务的形式众多，由此而来的是近年来我国咨询服务发展较快，但同时也由于观念滞后、社会需求不旺盛、自我宣传力度不够导致档案咨询服务存在诸多问题，比如（1）理论与实际脱节，理论研究没有促进档案咨询服务法规体系的建立完善;(2)公私服务机构间矛盾日益突出；（3）咨询人员素质普遍过低；（4）规模效应小，主要表现为档案咨询服务的业务范围小、技术含量不高、服务体系不健全、社会影响小等方面。（5）发展不平衡，第一是地区发展不平衡，如东南沿海发展较快，第二是业务领域的发展不平衡。
针对以上不足，要提高我国咨询服务的总体水平，应从以下几个方面着手：
从根本上提高档案工作者的总体素质
档案资源管理人才是知识型的管理人才，档案信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案工作者的劳动是知识性劳动。当代社会的档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案的电子化管理。计算机的产生和普及应用，对人类科学文化的发展必然产生巨大的推动作用，机读的电子文件在档案载体形式中所占的比重将会越来越大，虽然不能完全取代纸张载体，但纸质文件载体形式必然会越来越少，电子文件也越来越广泛地被认识和使用。即为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须要学会利用档案计算机化管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求档案工作者必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革。在电子技术逐渐普及的时代，档案工作人员必须掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护，才能真正解决理论与实际脱节的问题，为社会各界提供高水平的咨询服务。
加大档案现代化管理的投入
制约档案现代化管理的因素有很多，如资金、技术、人才等，但起主要决定因素的是领导者的现代化管理的意识。首先，应加大精力和资金的投入，注重地域和业务领域上的不平衡，缺少资金，应想方设法创造条件吸收资金；缺少设备，应千方百计配备先进设备；缺少管理人才，应积极培养、选拔高素质的专业人才，以解决规模效应小、人员素质低等问题。其次，各部门领导，尤其是主管档案工作的领导，要经常了解过问此项工作，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。再次，要有宏观指导的总体思路，提出切实可行的办法，解决公私服务机构间的矛盾，实现发展战略上的创新，提出新的管理内涵和技术手段，这些都对档案事业的发展具有重要的意义。
由此可见，电子信息化是当代档案事业发展的重要方向，档案资源是社会发展和经济发展的重要保证，档案资源系统是整个国家文献信息系统的重要组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案的现代化管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有重要的意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。档案中蕴藏的丰富信息将在当今时代的各个领域中发挥不可替代的作用，所以我们必须加快档案的现代化管理进程，建设一个完善的档案现代化管理系统。
[参考文献]
罗秀梅《浅谈档案管理现代化》黑龙江科技信息2009年19期
刘忠浅《谈如何实现艺术档案的现代化管理》.江西图书馆学刊2007年01期
档案的现代化管理篇3
档案管理的现代化主要指管理现代化，管理现代化即管理人才知识现代化和管理方法的现代化。它不仅包括软硬件建设的具体内容，还包括与社会发展相匹配的整体规划。现代化文件管理相比于传统文件管理具有如下优势：首先，传统的文件管理更多地分散在规划、目标设置和人员配置中。而现代化文件管理加强了各个环节之间的联系，通过系统协调实现共同目标;其次，档案现代化代表了数字形式的档案管理工作所涉及的信息，需要通过建立数学模型进行定量分析;最后，在现代信息技术的帮助下，文件管理有效地提高了信息资源的收集、整理、分析和利用的效率，通过强调管理者的主观能动性，提高应对复杂情况的能力。
二、现代化建设在档案管理中的应用
1.确保通过基础设施建设有效利用档案资源。文件管理基础结构包括两大类软件和硬件。软件设施基于计算机网络，具有操作系统的现代管理应用软件、数据管理系统、信息安全系统等提供科学和标准化的管理模型;后者主要是更新和替换文件管理所需的工具和设备，也因此降低了劳动力成本，与现代社会保持同步。硬件设施的核心是计算机及其网络结构，包括数据输入和存储设备，如扫描仪和移动硬盘。通过构建软硬件基础设施，可以减少文件管理实际操作中遇到的障碍。最重要的是确保以通用的标准化形式收集、组织和存储档案资源，并且它能被有效和广泛地使用以实现最大价值。2.通过信息资源建设提高档案管理的存在价值。文件管理的存在价值是一个庞大而丰富的信息资源数据库，所有管理工作都基于此。例如以传统形式对管理单元的档案资源和人工记录进行数字化转换，以网络数据形式收集、接受和管理它们，并依靠计算机技术对这些数字信息进行全面组织、编辑和分类，从而建立完整的信息资源数据库[2]。3.通过建立标准规范防范档案管理的安全风险。由于文件管理工作的所有设备载体都得到了适当的安排，因此通过网络有效地保护核心信息资源，营造一个高度连接的环境。从风险管理和控制的角度来看，唯一可能给文件管理工作带来安全风险的只是人为错误和制度缺陷。例如，科学合理的管理系统使他们能够以程序化的方式完成档案管理，从而有效地减少人为错误;标准规范的建立是一系列制度规范，包括管理规范，业务规范和技术规范[3]，以确保档案管理的快速有序发展。因此，又降低了由于系统缺陷导致的管理失败等风险因素。
三、档案管理现代化进程中存在的问题
1.档案管理现代化意识不高。基层文件管理单位的许多老员工一直使用传统的方法来工作。他们在日常工作中有丰富的经验，工作非常熟练。他们认为传统的管理方法已经非常先进，不需要改进。对于高科技的使用，他们缺乏相关的意识和能力。而且，对于文件管理单元，文件管理人员没有相应的培训，这使得他们对文件管理的现代化知识了解甚少，所以文件管理的现代化还没有落实到位。2.档案管理标准化程度不高。在实际管理过程中，管理系统复杂，但管理方法却非常松散。同时，由于历史原因，不同的文件管理单元基本上负责文件管理，不同文件管理单元的管理级别也大不相同。而且，文件管理单元之间的管理软件标准还不一致，这使得文件管理的标准化程度不高。存储的数据并不完美和准确，最重要的一点是数据资源无法真正共享。这对于实现文件管理的现代化非常不利，阻碍了文件管理水平的提高。3.档案管理现代化人才缺失。从实际情况来看，许多企事业单位的档案管理人员对现代管理基础知识掌握不够，对现代设备操作技术的掌握不够。此外，当前的文件管理人员非常灵活，其中许多人作为兼职员工进行管理，还有一些文件管理人员年龄偏大。4.档案管理工作落实不到位。档案管理工作可以充分反映一个地区的历史发展过程，为区域经济提供前提和基础。在这个阶段，中国许多地方的文件管理领域的收集文件种类太多，但专业文件的构建非常稀缺。例如，政治档案太多，科研档案太少。电子文件（如图片和视频）的集合被忽略。在这种情况下，管理单元的档案将存在诸如类别不完整、单一资源和信息存储太少等问题。
四、促进档案管理现代化的举措
1.提升档案管理的现代化意识。档案管理的现代化主要体现在数据库的建设上。组织档案资源并将其输入数据库是一项非常困难的任务，这不仅是因为档案资源的数量很大和复杂性很高，而且也是没有科学合理的方法。因此，有必要根据原始文件管理进行层次分类：对于具有单个内容和低使用价值的文件，请提交案例文件，对于相同内容，记录组合级别;对于涉及重要或大型复杂内容的文件卷，将实施文档级描述。通过这种方式，可以减少一些不必要的描述，提高数据库构建的速度，并节省大量的财务、人力和物力[4]。2.加大对现代人才的培养和引进力度，提高管理者的素质。建立完善的人才引进机制。在现代档案管理工作中，人是最重要的因素，管理人员的素质决定了档案管理工作的水平。充分运用各种现代科学知识和技术进行档案管理。加强对现有管理人员的培训，努力提高整体素质。通过各种培训方法，档案工作者可以不断吸收和消化各种有用和相关的知识，并获得更多有用的现代管理知识和技能。努力培养具有现代管理水平的综合性、高水平的档案管理人才。
档案的现代化管理篇4
关键词：档案管理现代化方法思路分析
中图分类号：G27文献标识码：a文章编号：1003-9082（2017）06-0061-01
引言
随着互联网技术发展与普及，档案管理与服务工作已经步入信息化时代，给档案管理工作提出更多要求。档案中记录中大量信息资源，记录着各方面的信息。管理人员应该意识档案工作的重要性，借助现代化管理方法，降低工作难度、提高工作效率，为其他工作夯实基础。
一、档案管理现代化概述
所谓的档案管理现代化指的是借助现代化设备与技术，通过先进的管理手段与方法，通过科学管理理论改变传统档案管理方法，逐步实现档案管理的现代化与信息化。档案管理现代化内涵主要体现在三点：
1.数字化
随着现代化科学技术水平提高，数码摄影技术、缩微摄影技术逐渐被广大民众接受，为档案管理模式创新提供技术支持。通过摄影技术、信息技术等将纸质文档转化为电子文件，电子文件存储方便、空间小，节省空间，降低难度。档案资料实现电子化后可以通过互联网进行管理，实现智能化检索，避免出现直至档案腐蚀、虫蛀等问题，提高档案保存效率。
2.虚拟化
档案管理现代化使得档案保存方式新颖化、多样化，档案管理现代化的发展趋势主要方向就是电子储存方式，这种变化也让档案管理方式变得更加快捷与方便，促进档案管理的虚拟化与无纸化。
3.市场化
档案资料主要记录单位发展历程、变化等内容，具有重要作用与价值。档案管理现代化发展，最大程度发挥档案作用与价值，通过联合等方式实现档案资料共享，带动档案管理质量的提高。
二、档案管理现代化现状与问题
1.利用效率偏低
档案管理工作并不是堆叠、存放历史资料文件即可，而是一项有着极强专业性与机密性的工作。按照规范标准保存档案，直接影响单位与企业发展。目前大多数管理者没有意识到档案管理工作的重要性，档案资料仅用于收藏而不是利用，严重浪费信息资源，档案管理工作变得毫无意义。
2.专业人才不足
档案管理县现代化的主力军就是档案管理人员，这些人员既需要掌握先进科学技术知识，又要在日常工作中利用这些技术与知识开展工作，不断更新与维护设备，此外还必须具备较高文化素养与管理技能。但目前档案人员素质不理想，缺乏专业性人才。
3.信息程度不足
大部分当官管理人员档案意识不足，加行管理层不重视，资金投入不能满足工作需要。加上资金短缺导致无法购买现代化设备，技术落后且延迟，信息化程度偏低。待遇偏低高素质人才不愿进入，甚至出现人才流失情况，影响工作的正常开展。
4.管理手段落后
我国档案管理水平整体偏低，部分档案部门并没有利用计算机等现代化管理设备集中处理档案资料，严重者连起码的装订、防火及防蛀设备都没有。档案管理人员工作时依然依靠传统手工方式装订与保管档案，费时费力效率偏低，还影响后期档案查阅与使用。这已成为限制我国档案事业进步发展的主要原因。
三、档案管理中现代化管理措施分析
针对档案管理中存在的问题，笔者针对性的给出完善措施，从转变档案管理理念、推动管理系统建设、强化基础设施建设及提高档案资源利用效率四方面入手，推动档案管理现代化建设。
1.转变档案管理理念
在进行档案管理现代化进程中，领导层起着决定性的作用，他们直接掌握着单位或地区档案工作现代化管理的前途和命运，所以要加快实现档案工作的现代化管理，首先要转变领导层观念，强化领导层档案管理现代化意识。其次，对于档案管理人员，进行科学管理，依靠科技发展，将档案管理中封闭式、被动式服务转化为开放式和主动式服务；同时，对固步自封、等用户上门的传统旧观念进行革新，顺应时展，树立科学发展观，有流程、有规划、积极而稳妥地进行档案现代化管理的建设。
2.推动管理系统建设
档案管理系统指的是传递、收集及促进档案信息应用的系统。首先设置档案管理系统的管理权限。安排专人负责系统的数据存储、维护等内容，记录档案管理系统人员的措施，详细记录各方面内容；不断完善档案管理系统的数据存储功能，支持不同存储类型的信息文件及不同格式的信息文件，信息存储量加大；构建快捷、便利的信息浏览网页。建立完善的信息网页浏览，为用户提供高效、快速的档案信息服务。
3.强化基础设施建设
加大硬件设备投入力度。想要实验档案管理现代化离不开硬件设施的投入，划分专项资金改进硬件设施与档案案卷质量，建设专门的档案存储房间、购置档案专用密集架，并配备相关的打印、计算机等设备，同时安装全天安全监控报警系统；其次收集各项资料。认真整理每年生成的文化档案、会计档案、声像档案及物档案等，录入微机管理；强化数据库建设。建立全部档案案卷级数据库，实现了档案微机检索，对录入档案数据实行了光盘刻录及备份。
4.提高档案资源利用率
提高档案利用率，首先将档案进行分类整理，按规范修编档案目录，实行计算机与手工相结合的检索方式，便于档案资料的查阅和使用。其次，加强档案编研，在对档案资源进行开发利用的同时，立足于阅览服务的基础上，对档案信息进行二次加工。最后，狠抓档案服务，开发档案利用实效。围绕“抓服务，促实效”，为来访对象免费提供现场查、来函代查等服务，通过开展多种形式的档案利用服务，提高档案服务、利用效率。
四、结语
总而言之，档案管理工作具有较强的复杂性与系统性，想要做好档案管理工作，必须构建一个科学、合理且系统的现代化管理体系，进而调动各方面工作积极性，加快现代化建设步伐，实现档案管理信息化，挖掘档案管理新型人才，促进档案管理水平的提高。希望通过本文论述，为档案管理工作进步完善贡献一份力量，构建和谐社会。
参考文献
[1]侯晋丽.如何做好办公室文件的档案管理工作[J].办公室业务.2017（01）：23.
[2]周玲.基层党建档案管理工作中存在问题及对策[J].办公室业务.2017（02）：45.
档案的现代化管理篇5
一、档案管理现代化的必要性
档案管理现代化是要用科学的思想、组织方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效率，经济效益和社会效益。档案管理现代化包括三个要素(1)档案管理中运用了现代化技术，即计算机计算机信息技术(2)档案管理者掌握了现代科技知识(3)建立起了科学的管理机制。
档案管理现代化的实质是档案管理领域中的技术革命，或技术变革。这种变革将会在档案管理中突出技术的作用，但是这种技术又必然受着同时代所提供的信息处理技术及相关技术的制约和影响。以计算机技术为核心的现代信息处理技术，正在深入到档案管理中，在我国，档案管理以手工为主的传统手段正在发生变化，逐渐向采用现代化先进技术管理手段过渡。
档案管理现代化的主要内容和核心，就是计算机技术的应用。即档案计算机管理，除此之外，还包括音像技术，缩微技术以及现代化库房和保护技术运用，新型载体档案管理等。实现档案管理现代化可以解决档案管理中迫切需要解决而用传统手段难以解决的问题。如，可以自动控制库房温湿度，改善档案的保管条件，防止档案受到虫蛀、老化的危害，减缓档案制成材料的老化，字迹的褪变等由化学侵蚀和物理因素造成的影响，以利于档案的长久保管，实现高密度存储，节省库房造价，实现自动检索和远距离信息传递，做到快速而准确地利用档案，对档案借阅管理工作进行自动化管理。提高工作效率，档案管理现代化势在必行。
二、档案管理现代化的内涵
信息化从理论方式到技术手段，都不断丰富和发展档案管理现代化的内容。
1 其手段是档案管理实现现代化。档案信息自动化包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施，推进档案自动化建设必须抓好档案标准化，规范化。因此要实现档案管理现代化。就是要改变档案管理模式，提高档案管理水平，针对档案管理工作的特点，改变传统的手工检索查档方法，以智能化的计算机管理档案，以数字化的信息技术提供利用服务，提高档案现代化的管理的整体水平。
2 其优势是档案管理标准化。档案管理标准化是档案管理现代化的一种重要基础档案管理现代化是建立在先进技术，严密的分工和广泛协作的基础上的。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范，制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效手段。
3 其核心是档案资源信息化。21世纪，信息化已成为各行各业现代化的核心与主导，以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新和实践，是将档案资源和档案各项管理过程。通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序，有效开发利用，实现档案信息资源地社会共享，因此信息化是新时期档案管理现代化的核心内容。
4 其开放性使档案利用也实现了现代化。保管档案的目的在于利用。随着档案管理信息化的发展，以数字化，网络化手段提供优质高效的档案信息服务，已经成为档案工作的方向和重点。
三、档案管理现代化存在的相关问题分析
现阶段存在的若干问题概括如下，档案信息自动化系统的标准化，规范化水平滞后，系统的整体水平参差不齐，数据库建设步伐较慢，管理体制滞后，系统建设资金投入不足，人才培养滞后。
1 我国档案管理工作基础工作的不足。(1)总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷，数量繁多，时间跨度大，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。(2)档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多。(3)案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容，或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍。(4)大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标涵盖的内容永远无法检索而难以利用。(5)许多案卷未标页码。如果使用中掉页很难发现；(6)组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的。(7)案卷厚薄不一，有的一二页纸一类一卷。
四、加快档案管理现状化的对策
1 要培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才人手。要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分准备。
2 要加强档案信息素质教育，加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识，提高运用现代化技术和设备。获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。
3 要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化，计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的，因此要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。
4 要强化服务意识，拓宽服务领域。要从重管理，轻利用的传统模式中解脱出来。主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。
档案的现代化管理篇6
关键词:企业；档案管理；现代化；方法
abstract:themodernizationofarchivesmanagementisoneoftheimportanttasksofenterprisedevelopment.inthispaper,thispaperexpoundsthesignificanceofthearchivesmanagementmodernizationmanagementandbasicmethod.
Keywords:enterprise;Filemanagement;modernization;methods
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：2095-2104(2013)
档案管理现代化管理的重要意义
档案管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。着重用现代科学技术理论、方法和手段来研究和处理管理工作中的规律性问题，使管理工作更趋于完善。现在，计算机技术发展日新月异，对传统档案工作进行根本性改革已迫在眉睫。
1.档案管理现代化是解决档案工作发展中突出问题的必然出路。目前，在档案工作发展过程中，面临着许多实际问题，其中突出的有：档案数量剧增；新型信息介质和记录方式的出现；如何有效保护档案，以及如何适应利用档案的社会需求发生的变化。这些问题强烈地冲击着传统的手工管理手段和方法。一是它提供的管理能力和效率低下，已适应不了档案数量剧增和利用档案数量范围的迅猛扩大的需求。二是它囿于管理传统的纸质档案的范围，而对新型档案，显得无计可施，更加适应不了需要。在这种情况下，档案管理现代化便自然提到日程上来，成为解决档案工作发展中突出问题的必然出路。
2．档案管理现代化是企业发展的必然要求。
首先，它承担收藏和保护企业各个时期形成的档案的任务；其次它担负提供档案，直接为现代化建设服务的任务。档案是开展各项工作的依据和必要条件，充分有效地利用档案，可以取得明显的经济效益和社会效益。
3.强化档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势。在集团三十年的发展进程中中，现代管理技术和现代科学取得了惊人的发展。一方面，随着现代科学、生产和社会管理活动的发展，档案数量剧增。另一方面，随着现代科学技术的发展，现代信息处理技术也日臻完善和成熟，可以引进和消化运用于档案管理之中。
4.信息技术在档案管理中地位。能否普遍采用计算机，是档案管理兴衰成败的关键。应用现代科学技术成果，改善档案保管条件，研究和发展档案保护技术，应该成为改进档案工作的重在之重。
二、档案管理现代化的基本方法
1.要提高贮存、收藏能力。缩微技术、光盘技术等行动技术的采用，将极大地提高存贮密度，减少存贮空间。这就为日益增多的档案的存储和管理提出有效的解决途径，进而增强了档案部门的收藏能力，使其存贮的信息量增大，真正成为社会存贮回溯性信息的基地。
2.提高信息处理能力。档案管理现代化的核心和主要内容是电子计算机的应用。电子计算机具有高效率的信息处理功能，可以用来组卷、编目、分类、鉴定，进行各种统计分析等。在这些业务中代替某些人操作，大大提高了档案信息处理能力，加快工作进度，提高工作效率和服务水平。
3.提高档案信息资源开发利用能力。应用计算机技术进行档案编目、检索、借阅管理是最成功和主要方面。它的突出优点是速度快、准确性高，提供多种检索途径，可以大批量提供利用，能满足系统或专题利用的需要。实现多次重复利用，联网检索，为档案资源共享的实现创造了条件。运用现代信息处理技术手段来开发档案信息资源，极大地提高了开发能力和效率，进而提高档案信息的利用率。
三、档案现代化管理的原则及要注意的问题
（1）要坚持实用原则。实用就是从本企业、本单位的实际需要出发，选择那些应用计算机后确实能够获得比手工劳动优越实效的项目。离开实用原则，就会使计算机的应用变为一种装饰门面的累赘。有些企业档案管理部门为迎接档案管理升级的考核，草率地建立了计算机检索科技档案目录系统。升级之后计算机便被闲置起来，造成极大的浪费。要从实际需要出发，既要防止功能不足，又要防止功能多余，一旦应用系统研制成功，就要及时投入使用，不应闲置。
2．要注意软件的开发与应用
目前各企业档案管理部门已建立的计算机档案检索系统有限多相似之处，有很多是低水平的重复，是一种浪费。很多单位过分注重自己出成果而不愿采用别的单位研制的软件，同时封锁一技之长的技术经验。应当注重借鉴国外的先进经验，重视通用软件开发应用和标准化工作，通用软件提供灵活扩充的功能和自编程软件接口。各企业相互学习、相互促进、集众家所长，研制优化通用的各类应用软件。
3．要注意计算机应用两种知识结合的问题。在应用计算机的开发试验中，曾出现两种欠妥的做法。一是完全依赖计算机专业技术人员去研制，因为他们对档案管理业务缺乏足够的了解，以致实用性差；二是主要由档案工作者去研制，以致功能低。只有对档案管理业务有着深刻的了解，对改进档案业务有着科学的创想，才能搞好计算机档案管理系统的分析、设计与应用，既要重视计算机软件知识，又要重视档案管理业务知识，二者缺一不可。
档案的现代化管理篇7
关键词档案管理现代化理念实施
中图分类号：G271文献标识码：a
1全面与重点相结合，科学阐释档案管理现代化理念
轻重的价值。正值整个社会现代化建设浪潮当中，档案管理现代化是不可或缺的重要部分。那么怎样才算真正的档案管理现代化呢？是不是拥有几台计算机，建立一个网站就实现现代化了呢？傅著在绪论中开宗明义地指出：“档案管理现代化是一个非常动态的概念，是定位于由先进的管理理念和管理技术支撑的一种管理环境，建立这种管理环境的目的在于比传统档案管理产生更大的社会效益和经济效益。因而，档案管理现代化除了档案信息处理管理技术现代化外，还需要包括档案管理思想的现代化、档案业务规范标准化、馆藏结构合理化、馆网建设科学化、档案信息服务社会化、档案人员专业化等。”对于傅教授的这一观点，笔者深有同感。笔者认为，所谓的档案管理现代化，并不只是指技术设备的现代化，还必须要有先进的管理理念作为现代化本质的内涵。人说“腹有诗书气自华”，这里的“气”指的就是内涵。只有将现代的信息技术与先进的管理理念贴切契合，才有可能实现真正的档案管理现代化。先进技术是基础、是保障，但是制度、理念、机制和人员的现代化同样不可或缺。人的理念和相关规范、规则的现代化，既是结果，同时也是先导。
傅著把档案管理现代化建设的条件分为内部和外部两个方面。外部条件包括经济、科技和社会档案意识，先进的技术属于外部条件之中的科技条件。而内部条件主要是对档案工作本身而言，主要包括档案管理业务和技术的标准化、档案人员的专业化以及档案管理行为的科学化，而这些都要以先进的管理理念为先导。所以笔者认为，傅著关于内部、外部条件的这种区分，是从一个特殊的角度阐释了如何有效把握现代信息技术和先进管理理念两者的关系。
全面把握不等于没有重点。在重视管理理念现代化的前提下，傅著着重对管理技术的现代化作了研究。傅教授以文献信息系统自动化的实现方式为模型，构建了档案管理技术现代化的实施方案；并认为，我国档案管理现代化的基本标志包括以下几个方面：档案信息处理计算机化、档案信息传递网络化、档案信息存储海量化与档案实体管理和保护现代化等等。另外，电子文件归档与数字档案馆建设等现代化管理模式也是衡量整个档案管理现代化的基本指标。
计算机技术的运用程度是档案管理现代化实现程度和成熟程度的一个外在的可以量化的重要衡量标志，但是需要注意的是，现代技术设备只是实现现代化管理的手段之一，衡量档案管理现代化建设程度，包括在企事业单位、政府机关档案工作达标升级的时候，硬件设施只是量化评分的手段之一。购买设备不是目的，在达标时应该更多地注重这些技术设备的实际运用程度、对现实工作的价值和它在实现现代化管理理念过程中实际发挥的作用。
2准确分析现状，提出切实可行的档案管理现代化途径
在调查研究的基础上，傅著对我国档案管理的现状作了客观的分析。一方面认为，我国的档案管理现代化建设已经取得了一定的成绩，例如，“适合于机关档案工作的文书工作一体化管理系统已逐步开始应用”，“光盘技术在档案信息的存储和检索中进入了实质性的应用阶段”，“计算机管理档案中的多媒体技术运用已从调研论证阶段进入到应用系统的研制与开发阶段”，“档案计算机管理正逐步走向网络化”，等等；另一方面，仍然存在许多问题，如“文档一体化管理体制没有理顺，文件处理和档案管理容易脱节”，“档案自动标引系统中的标准化标引、主题标引与分类标引的结合问题没有完全解决”，“软件开发缺乏规划，软件层次较低”以及“计算机档案管理专业人才相对缺乏”等。从存在的问题来看，最大的症结在于缺少统一规划。这不单是档案管理现代化进程中的问题，也是任何一项事业发展初期必然经历的一个阶段。我们要学会用发展的眼光看问题，比如档案管理软件的开发，必然会有一些单位一些部门根据自己的情况先做起来；随着技术的不断进步，越来越多的部门纷纷着手开发自己的档案管理软件，百花齐放；再后来随着社会的进步，要求电子文件的归档移交有相对统一的格式和运行平台等，档案管理软件必然会走向更高层次的统一。现在我们正处在第二阶段向第三阶段过渡的时期，总体的规划显得尤为重要。
（1）要研究制定总体规划，加强宏观管理。“国家档案事业行政管理机关应该把运用计算机处理和管理档案信息作为一个重大的工程来对待”，“尽快地制定出全国档案部门运用计算机进行自动化处理和管理的方向和战略，制定一个周密、系统的档案计算机处理的管理标准”，“从整体规划着手，开发通用软件以减少差别”。另外还要“加强部门间的交流和协作，避免软件开发的低水平重复，及时地使档案信息自动化处理和管理技术能够得到推广和普及”。同时，诸如档案馆网布局、档案库房建设、设备购置、人才培养等也都应该有个规划。
（2）要“提高对档案管理现代化的认识，增强技术能力，改变与档案信息自动化处理和管理不相适应的传统工作手段与方法”，“加大资金的投入，改变我国计算机分布不均、使用不合理的现象”。
档案的现代化管理篇8
浙江省象山县第三人民医院315711
[摘要]随着互联网技术的发展，计算机管理已经被应用于各行各业的各项管理之中，档案管理作为医院管理工作的重要组成部分对促进医院发展起到不可替代的关键性作用，同时，档案管理情况也侧面反映了医院的整体建设和风貌，信息环境下，医院档案的现代化管理已是大势所趋。鉴于此，本文对档案现代化管理的概念和意义做了详细阐释，并深入探讨了医院档案管理的现代化路径，以期为医院档案管理提供更有效的理论指导。
[
关键词]医院；档案管理；现代化；构建策略
一、医院档案管理的现代化概念阐释
档案现代化管理指的是利用计算机技术、云存储技术、互联网技术等现代化工具进行档案信息管理，档案现代化管理是以传统档案管理为基础而发展起来的。
档案现代化管理可以通过计算机录入档案信息资料，使档案信息的搜集、整理、查阅、利用变得更加方便，通过搜索引擎，档案管理员和使用者可以即刻检索出所需资料，大量节省了操作时间，并有效提高检索准确率；档案现代化管理实现了档案的电子化存储，档案管理员和使用者查阅无需直接接触档案原件，利用互联网和网络存贮工具便可传递、阅读文件，这种管理方式方便了档案的保管和保存，无限延长了档案寿命；档案现代化管理实现了资源共享，进一步提升了档案资料的开发和利用率。
信息化时代背景下，人们对信息的需求量和时效性要求越来越高，同时，随着各单位工作开展，档案的数量不断增多，档案库容量趋于饱和，档案管理人员不堪重荷，传统档案管理方式逐渐暴露出自身缺陷，已经无法满足新时期的档案管理工作要求，在这种情况下，实现档案管理现代化和档案工作的数字化已经是各大企事业单位的唯一选择。
二、医院档案管理的现代化构建策略
（一）电子策略运用
1.建立适合于自身需要的档案软件管理系统。随着计算机技术的发展，多种多样的档案管理软件被开发出来，这些软件各有特点，在选择时，单位要优先考虑经过国家鉴定的正规化软件，然后再根据自身需要，在原有软件基础上进行二次开发，建立适用于本单位档案管理的软件系统，档案管理软件系统既要能满足档案部的工作需要，又要与其他行政办公系统相连接，实现档案的材料搜集、报送、接受、管理、修订等的全程数字化管理，逐步实现档案管理的规范化、标准化、自动化和网络化。
2.利用计算机辅助档案管理。档案现代化管理要循序渐进地推进，首先在传统档案管理的基础上，利用计算机工具实现档案目录信息的数据化，建立档案目录数据库，然后再实现全文信息的数据化。单位中所有部门均要求利用计算机进行档案材料管理，并通过一体化工作平台汇总至档案管理部门，档案管理部负责管理和保存单位所有档案资料，并为各个部分提供档案查询借阅服务，通过计算机辅助，档案管理工作效率大大提升。
3.电子档案管理。随着社会信息化建设的不断推进，无纸化办公早已由概念逐渐实践应用到各个领域中。电子档案的诞生，也引领档案管理工作进入了新时代。档案的自动化和一体化管理，要求档案管理部门重新设置工作流程。在每一份档案文件形成伊始，档案管理人员都要率先考虑后续档案管理工作中的链接应用及长久保存问题。
（二）管理环境构建
1.更新观念，实现管理理念现代化。科学理念意识对于档案现代化管理具有现实的指导意义。面对新的技术、新的管理模式，档案管理人员必须转变观念，走出封闭概念误区，不断学习，提升自身档案管理专业水平和计算机技术应用水平，实现档案管理人工操作向智能操作的转变，建立资源优势，完成资源共建共享。此外，档案管理部门以外的员工也应该提升对档案管理的认识，特别是信息部门、人力资源部门，必须要具备一定的档案管理意识和技能。
2.加强软、硬件建设，促进管理技术现代化。传统人工的档案管理模式逐渐被淘汰，现代化档案管理正在各大企事业单位中深入开展，在推进现代化档案管理时，先进的基础设施和硬件工具是最基础的物质条件。首先，要依据档案室建设标准配置档案集中管理所需要的办公室、阅档室和库房等；其次，要配置现代化档案管理工作所必须的计算机、扫描仪、服务器、硬盘、光盘、打印机、交换机等硬件工具，这些硬件工具是实现档案数字化和自动化管理的重要保障；第三，在存储保护档案时，要注意配置空调、消防器、除尘器、监控器等装置，以确保档案文件的安全保管；第四，选择适用于本单位档案管理的软件系统，并对档案管理人员进行统一培训，教予其掌握档案管理的各项应用技术，提高档案现代化管理水平。
（三）安全保障措施
1.建立科学统一的现代化档案管理标准和规章制度。执行档案信息的规范化、统一化管理制度，使档案管理有章可循、有据可依。从材料收集、整理到存档，档案管理的所有流程环节都要做到条例清晰、条目明确，确保档案资料的完整性，杜绝出现材料丢失、漏记、误记现象。同时，档案材料的内容、分类以及编号等项目也都要求统一标准，并设置密码，安全存放。现代化档案管理的方式、手段与传统档案管理截然不同，因此，档案管理部门必须重新制定适用于现代化档案管理运行机制的全新管理制度和使用规则。
2.加强安全技术的开发和应用。现代化档案管理具有管理高效、利用方便、传递快捷等优势，但同时，相对于纸质档案，电子档案也容易出现人为破坏、病毒攻击、信息干扰，储存传输中的信息失控等安全问题，另外，电子材料易改性和操作隐蔽性也给档案信息的安全保护工作增加了很多难度，以上因素都可以造成电子档案信息数据的丢失或污染，档案内容真实性难以确保。档案管理部门和技术部门应重视档案管理安全技术的开发和应用。如，防火墙技术、反病毒技术、数据备份技术等。
三、结论
目前，社会各行业的信息化改革都在不断深化，档案管理工作也面临着新的挑战和机遇，如何高效管理，做好服务是新形势下档案管理人员需要讨论的新课题。单位档案管理要尽早地融入互联网信息系统，开拓多种渠道，开发多种技术，有效借鉴社会其他领域和相关信息，放开眼光，创新发展，不断加快档案现代化管理进程。
参考文献
[1]许美村.医院信息化与医院档案管理现代化现状研究[J].科技创新导报，2015(17).
[2]曾永辉.新形势下医院档案管理工作的新思路探究[J].中国当代医药，2013(11).
档案的现代化管理篇9
[关键词]档案；管理；现代化
1.档案管理现代化的内容
1.1档案管理的信息化。档案管理信息化是指在档案管理中运用信息技术来提高档案工作现代化水平，它是新时期档案管理的核心内容，主要包括档案信息资源建设和档案基础平台建设两个方面，通过信息化的渠道和方式，加强对于档案资源的利用与开发，提高档案信息资源的共享程度。
1.2档案管理的虚拟化。传统的档案管理主要是以纸张为载体，实行手工管理的模式。在这种管理模式下，信息与载体是不能分割的，信息共享具有很大的难度。而且在管理过程中，需要进行一系列诸如收集、整理、鉴定、编目等环节，在耗费大量的时间和人力的同时，工作效率也不高。档案管理的现代化则提倡档案管理的虚拟化，也就是以计算机为档案的载体，运用智能化的计算机管理模式对档案进行管理。这种管理模式在很大程度上节约了时间，节省了人力，提高了工作效率。
1.3档案管理的标准化。档案管理的现代化很重要的一点在于档案管理的标准化。档案现代化管理依赖于网络这种载体。而网络具有很大的开放性和不安全性，所以更需要制定相应的管理标准，对档案数据的交换、信息的传递、资料的共享等等步骤进行详细的规定，使得档案管理有据可循。只有在统一的标准规范之下进行档案管理的工作，才能取得好的成效。
2.档案管理现代化的必要性
2.1自身发展的需要。随着我国经济和科技的快速发展，信息化程度的提高，我国的档案事业也面临着挑战。传统的档案管理模式已越来越不能适应社会发展的需要。计算机、网络等新技术的应用对档案管理提出了新的要求。在这样的情况下，运用新手段新方法，实施档案管理的现代化，能够适应新的发展形势，提高档案管理工作的效率，有利于档案事业的更好发展。
2.2加强保护的需要。另外，由于传统的纸质载体自身质量的缺陷以及保护手段的落后，很多档案已经出现了一些诸如褪色、无字等问题，给档案管理带来了极大的不便。若要加强对这些档案的保护，则要求我们运用现代化的管理方法，将这些档案以电子的形式保存起来，避免因为纸张的损坏导致档案信息丢失的问题。
2.3充分利用的必要。传统的档案管理还具有“独占性”的特点，一旦某段时间有人使用，其它人就不能再利用。实施现代化的档案管理，能够很好地解决这一问题，有效地加强档案的共享性。需要的人可以在网络这个平台上同时进行使用。
3.档案管理现代化中存在的问题
3.1缺乏专门的管理人才。档案管理现代化中首先存在的问题便是缺乏专门的管理人才。由于长时间以来，我们的档案管理运用的都是传统的管理模式，所以在很大程度上忽视了对现代化管理人才的培养。在这样的情况下，档案管理中的人才很少有能力同时掌握先进的科学技术和管理技能。他们并不能适应现代化的档案管理模式，很多人还停留在传统的管理阶段，既没有掌握现代化的管理知识，也缺少对现代化设备的操作技能。
3.2缺乏先进的管理设备。另外，由于档案管理意识的不足和资金投入的有限，造成档案管理中缺少先进的档案管理设备，软硬件设施都严重滞后于档案管理现代化的需要。至于档案管理中至关重要的档案管理自动化软件，虽然很大程度上有利于档案的现代化管理，但由于其开发技术的不成熟，所以造成了文件和档案之间的脱节以至于管理变得极为分散，从而使系统中的档案信息难以集中管理使用，致使档案信息资源不能得到有效的共享，严重影响了档案管理现代化的进程。
3.3缺乏有效的管理方法。档案的现代化管理中存在的另一个重要的问题是管理方法的问题。由于现代化档案管理实施的时间较短，大多数部门还没有形成一套比较有效的管理方案，所以档案管理基本处于无序的状态。管理人员只能根据自身的理论知识和实践经验进行摸索。在这种情况下，尽管有关部门对档案文件的格式和标准做出了相应的规定，但在实际操作过程中由于缺乏有效的方法指导，依然会出现各种各样的问题，对档案的管理造成了不良的影响。
4.实施档案管理现代化的方式
4.1人才的培养。现代化的档案管理对工作人员提出了多方面的要求。与传统的档案管理人员所需要的简单技能不同，现代化的档案管理人员需要掌握丰富的理论知识，拥有较强的技术水平和管理水平。与此同时，最好还能具备较强的开拓创新意识，从而加快档案管理的现代化进程。在这样的情况下，首先要建立严格的选拔制度，选拔合适的档案管理人才，这些管理人才要拥有较高的道德水平和职业素养。其次要通过各种有用的形式加强对人才的培训，例如聘请专门的老师教授他们计算机方面的相关知识，开展讲座的形式教给他们档案管理方面的知识等。通过教育培训，使得这些管理人员逐渐拥有全方面的能力，能够应对现代化档案管理中的任何问题。从而提高档案现代化管理的质量，确保档案管理现代化建设的顺利进行。
4.2设施的引进。现代化的档案管理与传统的档案管理不同，对于设备和技术的依赖性较强。在这样的情况下，给档案管理部门及时配备相关的办公设备，加强现代技术在档案管理中的应用，能够有效提高档案管理的现代化水平。为此，各级政府应加大财政投入的力度，给档案管理部门提供更多的经费支持，帮助他们引进先进的技术和设备。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，在很大程度上有利于档案利用工作水平的提高，从而创造出一定的经济效益。
档案的现代化管理篇10
关键词：新形势；档案管理；现代化
新形势下，档案管理工作的开展深受信息化浪潮的影响，从理论方式到技术手段发生巨大变化，企业只有正视这种发展与变化，准确把握新时期档案管理发展的新趋势、新要求，方能实现以档案资源信息化推动档案管理现代化。
一、档案管理现代化发展的基本内容
新形势下，档案管理现代化要适应社会主义市场经济对档案管理工作的新要求，使档案管理逐步达到当前国际的领先水平，并能发挥其应有的经济效益与社会效益。概括来讲，档案管理现代化发展主要包括以下几方面的内容：
（一）档案管理工作运行的市场化与科学化发展
一方面，要破除计划经济的观念，将市场机制引入档案管理中，使竞争、激励和风险进入档案管理工作。与此同时，由市场来确定档案管理信息的价值，推动其有偿化使用，以减少其对财政或单位的经济效益过分依赖。同时，大力开拓档案的应用市场，以完善档案管理工作和推动社会主义市场经济建设，市场化运行将给档案管理工作注入运行的经济活力，使档案管理工作其得到良性发展。
另一方面，科学化作为档案管理现代化的基础，主要是管理方法的科学化。在档案管理工作中，积极引入科学的方式方法，制定并严格执行科学的工作标准，从而使整个工作能高效进行。
（二）档案管理实现其技术与设备的现代化发展
技术与设备关系密切，现代化的技术需要先进设备作为载体来实现其价值，现代化的设备需要配套的先进设备来完成高效运营。技术与设备的现代化就是使档案管理工作由传统的手工操作逐步发展为以计算机为主的自动化管理。当前，结合我国的经济技术发展水平，手工操作与自动化还将长期共存。
二、档案管理现代化发展不顺的原因分析
由于档案管理工作一直未能得到相关人员应有的重视，使得档案管理现代化的发展一直不顺，究其原因，可从以下几方面来讲：
首先，在客观上，条件落后使得档案管理现代化发展不顺。
没有先进的技术与设备是发展档案管理现代化的硬伤。档案部门的性质决定其自身既无多大权力，也无多大财力，在实际工作中，它极易受到领导忽视，进而造成档案管理无法市场化，档案管理工作无法适应市场经济的要求，也就无法引入竞争、风险和激励机制。这些问题使档案管理对现代先进技术与设备的研发引进困难重重，使档案管理现代化陷入乏力的状态。
其次，在主观上，认识落后与管理混乱造成了档案管理现代化发展缓慢。
一方面，由于受传统计划经济体制的长期影响，加上大众对档案管理工作的认识不多，使得人们对档案管理工作没有深入的了解与学习，特别是一些领导干部对档案管理工作的不够重视，直接导致档案管理工作无法顺利开展。认识落后主要表现为：第一，观念僵化。人们对档案管理工作认识不多，不能将其与市场经济体制的需求相结合，不清楚档案管理工作在市场经济体制运行中发挥的巨大作用，仅仅视档案管理为经济发展的负担，而非不可或缺的信息资源。第二，看法片面。大多数人认为档案管理工作只是与一些纸质片片打交道，与单位的经济、人事等工作相比，完全不重要，只能居于次要地位。
另一方面，在实际工作中档案管理工作不受重视，往往导致相关人员在管理上对档案工作的忽视。比如，经费短缺与待遇不佳使得档案管理工作者刚刚获得一些经验与技术又由于种种原因而很快离岗。更为严重的是，一些单位对档案管理人员的基本配备不齐全，既加重相关人员的工作量，又使档案管理的安全性得不到保障。
三、新形势下加快实施档案管理现代化的措施
首先，加强档案管理制度化建设。在社会主义市场经济条件下，档案所提供的信息是市场经济的重要信息资源，有关部门需要建立健全档案管理相关的法律与规章制度，以保证各行各业顺利开展对信息资源的收集、整理、管理与服务等工作，为档案管理现代化提供良好的制度支撑。
其次，加大技术与设备的研发引进。各单位若要使其档案管理工作取得突破性进展，加入档案管理现代化发展的大队伍中，就需积极研发与引进先进技术与设备。
再次，增强相关人员的档案管理观念的现代化。实现档案管理的现代化首先体现在其观念现代化（即以现代的管理科学观念与成果来评价人事档案工作的地位与作用）。档案管理需在在管理科学理论的指导下，遵循档案盒档案工作的客观规律，勇于创新，变更原有陈旧的管理方式方法，进行科学管理。同时，积极引入档案管理运行的市场化机制，以摆脱计划经济观念的束缚，从而帮助档案管理取得自己的经济效益，进一步带动档案管理现代化发展。
四、结语
综上所述，经济全球化使现代企业制度开始在全球范围内广泛建立起来。档案管理工作作为企业内部管理的重要环节，对企业行政管理工作的顺利开展意义非凡。但是，档案管理工作的特殊性使其极易造成它与企业发展的其他方面脱节，进而影响到企业的顺利运行。因此，新形势下，寻求企业档案管理的现代化发展是解决档案管理工作滞后问题的重点，加快企业档案管理现代化发展，能够有效提高企业的运营效率，促进企业的快速发展。
参考文献：
[1]史永隽.浅析档案管理现代化[J].黑龙江档案.2014（06）
[2]韩仁杰.浅论档案管理现代化[J].科学中国人.2015（12）