档案工作精细化管理篇1
关键词：高校档案;精细化管理;实践与探究
精细化管理是一种理念，一种文化。它是社会分工精细化以及服务质量精细化对现代管理的必然要求。现代管理学认为，科学化管理有三个层次：第一个层次是规范化，第二层次是精细化，第三个层次是个性化。这个概念最早被应用在企业管理上，对传统粗放型管理理念，进行集约化和规范化的管理。随着时代的不断进步，在高校档案管理工作中，精细化管理内容也得到了有效应用，为高校事业的改革与发展起到了巨大的推动作用。信息化时代的到来，也使得档案管理工作变得愈加重要，如何在当前这个大环境中，对高校档案中的相关信息内容进行精细化的管理，也是高校领导需要重视的内容。
1高校档案管理中存在的问题
1.1档案管理方法落后
在实际的调查中发现，尽管高校档案管理工作推行信息化已经许久，但是在部分高校中，由于对档案管理工作缺乏重视，所以采用的仍旧是传统型的档案管理方法，没能引入相应的档案管理人才对档案内容进行信息化的改进。信息技术的缺乏，导致档案内容的时效性的特点未能进行及时的应用，一些重要的档案在查找过程中极为不便既降低了工作效率，同时也难以在各个部门之间形成有效的沟通，甚至是这些档案还存在着一定的丢失风险。
1.2管理体制不够完善
在当前的高校管理工作中，由于校领导对于档案管理工作缺乏重视，所以容易对档案管理工作存在着忽视的情绪，导致部分高校未能根据实际的情况，制定出一套较为完善化的档案管理体制来，在实际的调查中发现，有一些学校甚至并未设置相应的档案管理人员，档案室也是和其他办公区域合用，导致档案管理工作存在着较大的管理风险。档案整理不及时，存档缺乏规范，档案信息出现遗漏问题，还有一些档案并未及时归还等问题也是层出不穷。
1.3管理设施建设滞后
档案管理的成败也和档案管理设施的建设情况有关。但是由于高校对于档案管理工作存在着误解，导致档案管理工作的资金严重不足，档案管理的硬件建设方面存在着较大的滞后性。在实际的调查中发现，一些档案在存储的环节上，档案室的设施破旧，存储的环境过于恶劣，给一些重要的档案文件造成了严重的破坏，甚至出现了无法挽回的损失。还有一些档案管理人员缺乏必要的安全意识，将重要的档案资料和危险品放置在一起，对档案资料的管理造成了较大的威胁。
2精细化管理理念的应用内涵
精细化管理理念本质上也是一种管理文化。在实施管理工作的时候，要坚持“精”、“准”、“严”和“细”等方面的原则内容。“精”，主要就是对档案管理工作要做到最优化的管理；“准”，是确保档案管理工程中，不出现一些错误的交接问题；“严”，主要指的是对于档案管理的相关制度、工作流程进行严格化的执行，加强管控措施；而“细”，主要值得是把档案管理工作做细，流程管细。在高校的档案管理工作汇总，精细化的管理措施要求在每一个细节上做到精益求精，争取营造出一个最佳的档案管理环境，对档案管理的环境、细节、成绩进行有效的营造和提升。精细化管理理念是一种对管理态度、意识和理念的结合，强调在管理过程中做到尽善尽美，将管理思想落实到管理的各个细节之中，在档案管理细节上，做到严谨、认真；精细化管理强调规则意识，任何一项操作都应该做到有规可循、违章必究，按照循环管理的思想，将档案管理制度系统化，人员管理责任明确化，对高校档案管理工作中的责任推诿、随意无序的工作状态进行改观，使得整个管理系统朝着更为协调化的方向发展。
3精细化管理内容在高校档案管理工作中的具体应用
3.1在高校学生档案管理中的应用
针对高校学生的档案进行精细化管理的时候，主要可以从以下这几个方面来进行：第一，在新生入学的时候，对于从各个省市招办邮寄过来的档案，要做好入档前的准备工作，避免出现疏漏。接收档案的时候做好相应的登记工作，并且根据新生名册情况，在其档案袋上标明院系、专业信息、学号，然后再按照学生所报考的院系进行整理存放；在进行装档工作的时候，要用黑色签字笔，将学生的相关信息内容，用正楷书写上去，避免不统一的情况出现。专业的简称要按照正式的规范格式进行书写，不能随意进行缩写；要通知院系的相关档案管理人员，并以书面的形式进行告知，约定归档的时间，注意归档中可能会涉及的问题。第二，在新生入学之后，各个院系要对学生自带的档案内容进行及时收取，并装入预先准备的档案袋中，按照院系、专业，学生的学号，来对档案进行分类存放；之后，还应该进行二次检查，看看档案中是否有错装、未报到者、夹带的问题，如果发现档案不全，要及时进行补齐。第三，学生在学校学习期间，可能会有一些新的资料需要归档，像入党资料、出国资料、社会实践活动资料、学籍变动情况以及相关的奖惩资料，这些内容也要及时进行归档，避免出现遗失的情况；在档案管理过程中，发现学生缺乏档案材料，那么要以书面的形式，令学生补齐档案。第四，在学生毕业离校之前，学校的档案管理部门应该和教务部门、就业管理部门加强联系，对应届毕业生的相关数据内容进行对照，确保毕业生的档案信息无误。对于那些休学、出国、退学的学籍异动情况，要将其档案单独抽出，进行微调化的处理；在学生毕业离校之后，则应该讲学生的档案进行归档、封存，档案管理部门应该下发档案装档通知说明，帮助学生对毕业材料的有关注意事项进行了解。
3.2在高校实物档案管理中的应用
在对学校的实物档案进行管理的时候，主要可以从以下几个方面入手：首先，建立其一套适合本单位的实物档案管理制度，将实物档案管理的工作内容，列入到单位和档案管理的部门职责中来。同时，根据相关的职校实物档案管理制度，对各院系的档案管理情况进行点评，对于表现优异的院系和个人，要进行必要的奖励。其次，要对专职档案人员的业务素质进行提升，帮助他们在精细化管理的内容之上，了解更多的专业知识，同时在档案管理室中，要解决档案管理人员兼职过多的问题，并争取创造更多的条件来，为学校档案管理人员的职称评定、薪酬待遇、福利水平进行有效的提升，为档案管理人员提供更多的保障。最后，学校实物档案管理要做到有规可循，对实物档案的管理方法进行细化处理，以件为立档单位，统一编号，一件一号，进行装盒、上柜的集中管理操作；对于那些不能装盒的实物档案，可以存放在档案柜之中；对各类的实物要进行拍照保管，同时将其相关的材料内容整理起来，完善整个档案材料，确保它们之间能够具备有机联系。保管档案材料的库房必须要具备整洁、干燥的环境条件，定期进行除尘，对温度、湿度等内容进行控制，避免环境对实物档案造成影响。一些贵重的实物档案不能轻易对外展示，尽可能以照片的形式进行提供。
3.3在高校教学档案管理中的应用
高校教学档案的管理区别于其它类型的档案管理内容，其具有较强的专业化和多样化特点，产生于教学管理活动中的多项环节内容之中。在对教学档案进行管理的时候，首先需要按照业务工作的内容，对其展开工序化的流程操作，并且进行必要的优化和改进策略。像流程内容的设定，就可以采用线性流程、责任矩阵流程、时间矩阵流程和空间矩阵流程的内容来记性。在实际的操作管理过程中，教学档案上的管理人员，可以通过职校的网络化管理内容，制定出教学档案管理流程，并按照相关的标准内容来进行考核和检查工作的进行。教学档案的管理也要顺应信息化时代的要求，以信息资源为核心，建立起电子教学档案数据库，将教学中的相关数据、文件以及所需要的师生档案整理为一个资源库，这样更方便广大师生对教学档案资源进行查阅。在教学档案的管理制度建设上，应该由学校里面一位分管这方面工作的校领导来带头，由高校档案室牵头草拟相关的制度，这样才能体现出专业性和科学性的特点来。
4结束语
精细管理的本质，就是其能够让高校的档案管理工作，可以进行有效发挥和贯彻，并对档案管理工作进行切实的提升。在实际的应用过程中，高校的相关领导需要按照“精细化”的管理发展思路，对档案管理中存在的关键问题、薄弱环节，分阶段进行查找和解决，每阶段性完成一个体系，便实施运转、完善一个体系，并牵动修改相关体系，只有这样才能将精细化管理的功能、效果、作用，进行全方位的发挥。
参考文献：
[1]张学.基于精细化管理模式下的职校档案管理探究[J].档案天地，2014(7):52-53.
[2]安岩.浅论职校档案的精细化管理[J].城建档案,2012(12):73-74.
档案工作精细化管理篇2
关键词：高校档案监督指导精细化管理
一、引言
精细化管理是一种科学的管理理念，最早可追溯到“科学管理之父”泰勒的科学管理理论，真正实践于20世纪50年代日本的企业管理中，其最大优势是可以极大提高企业具体管理目标实现的精准性，缩短解决问题的程序。精细化管理实质是一个不断改进和完善的过程，在项目实施过程中能精确规划、精确决策、精准控制和精细考评[1][2]。高校档案监督指导工作的主体即高校档案部门，抱怨监督指导工作阻力大、成效低、归档问题重复出现等；客体即高校内部各归档单位，对档案工作总是“说起来重要、忙起来不要”，要么嫌多事，要么嫌监督指导不到位。这些问题和矛盾产生的主要原因在于高校监督指导工作欠“管理”，尤其是欠细化、流程化、标准化、系统化等精细化的管理。
二、高校档案监督指导工作精细化管理的现状
为了了解高校档案监督指导工作的实际效果和内部管理现状，笔者以广东省高校为样本，专门做了抽样问卷调查以做参考。广东省教育厅网站公布出来的广东省高校包括本科、专科、高职、独立学院、职工高校、电大等，共计168所[3]，笔者以调查研究为基础，并结合工作交流中的信息积累，分析高校档案监督指导工作借鉴精细化管理理念的现状如下：（一）高校档案部门推进监督指导工作有明确的法律法规保障。新修订的《中华人民共和国档案法》第九条规定企事业单位要“对所属单位的档案工作实行监督和指导”；高校参照执行的国家档案局令第13号《机关档案管理规定》的第十条规定，机关档案工作的基本任务之一就是要“对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导”；教育部令第27号《高等学校档案管理办法》第八条指出高校档案部门有对档案工作人员开展业务培训的职责，第十四条还规定“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作”。这些都为高校档案部门开展监督指导工作提供了明确的法律法规保障。（二）现代科学交叉融合发展为档案工作的创新提供了机遇。人类为了提高研究和解决问题的能力，现代科学及相应的实践活动日益趋于交叉融合。档案学的学科包容性强，呈现了历史学、管理学、法学、社会学、传播学和信息技术等多视角的研究[4]，为档案工作中出现的新问题和新挑战提供了多角度的分析和指导。这些都为高校档案监督指导工作的变革和创新提供了机遇，借鉴精细化管理理念成为可能。（三）精细化管理具有内在的优势。精细化管理是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式，追求更高效率、更多效益和更强竞争力，具有把组织引向成功的功能和可能[5]。这种工具作用蕴含的方式和理念适用于实际工作中的方方面面。（四）高校内部各归档单位对档案监督指导工作有着持续的高需求。有人类实践活动的地方就会有档案和档案工作。高校内部各归档单位的监督指导需求有显性和隐性之分，并且具有持续性和潜在性，随着社会的发展，新技术的不断产生和应用，高质量、高层次的监督指导需求日趋增多。（五）高校档案监督指导工作缺乏精细化的内部管理。一是缺乏精细化的岗位责任制。高校档案监督指导工作缺乏细化的岗位要求、职务分析和责任规定，容易导致岗位设置中只有工作内容，而没有工作责任，很难做到量才分责和量才授职，降低了档案监督指导工作的实施效果。二是缺乏合理、准确、细致、灵活的管理制度、工作流程和工作标准。难以精确评价什么是“做了”“做完了”“做好了”以及“怎么做的”，档案监督指导过程管理缺依据、效果管理缺准绳。三是缺乏科学完善的约束激励机制。高校档案部门内部缺少对监督指导工作人员更细致的考评、总结和奖惩，易导致工作任务的落实流于形式化，只有工作内容的描述，没有工作效果的分析、考量和评价，形成了没有改变和创新激情的工作“舒适区”。
三、高校档案监督指导工作精细化管理策略
（一）转变思维模式，培育“精细文化”。高校档案部门内部从上到下要求每个人从细微处着眼，每个岗位、每份工作都应求精求细，把细节意识、规则意识、系统意识和服务意识变为全员的自觉意识。通过培训、宣导等方式，建立精细化管理的思想基础[6]。（二）建立精细化管理支撑体系。1.梳理并完善规章制度。规范、细化、可行性强的规章制度是高校档案部门开展监督指导工作的基础保障，依法监督、依归指导的背后实际上体现了对科学和法治的遵从。2.制定精细化的工作流程。高校档案部门针对监督指导工作的常规工作事项、重点跟进事项、专项工作等不同类型的工作任务和目标，宏观和微观、固定和机动相结合，制定相应工作流程，并且随着工作的开展不断总结优化。如事前沟通调研、细化工作内容，事中严谨细致、不走过场，事后及时收集反馈、登记总结、定期回访等是开展工作的宏观流程，针对某项工作需要可以制定更细化的工作流程。通过优化的工作流程实现高校档案监督指导工作全程管控和高效能运作。3.完善岗位职责体系。高校档案部门应改变粗放、固化的档案监督指导职责体系。责任是各项规章制度和工作任务得以落实的最有效的内在驱动力，权责清晰、责任明确，督查和追责措施到位，才有可能精准完成各项工作。首先总结日常工作、重点工作、临时工作等事项，以此为依据，细化岗位和责任。其次，在工作团队中进行充分的调研和沟通，了解每个人对自我及其岗位的认知，根据实际情况对岗位执行规范和其他事项做进一步的确认。最后明确不同岗位、不同角色的工作职责，并细化岗位职责履行情况的督查、追责、奖惩事项。4.搭建精细公平的考评激励机制。在有规章制度保障以及岗位职责和工作流程相互制约的情况下，采取考核、奖惩等手段，有利于培育和推进高校档案监督指导的精细化管理。首先，基于每个人的工作特点和工作能力，本着有利于实现工作目标和调动人员积极性的原则，对每项工作有落实、有考评、有奖惩。其次，注重考评结果的合理应用。将考评结果与人员的奖惩、任用、升级等挂钩，真正达到以考评促管理、以考评促落实，充分调动每个人的积极性。（三）创新高校档案监督指导工作的方法和措施。一是宏观管理与重点指导相结合。具体问题具体对待的同时，帮助各归档单位理顺问题，形成可操作性强的长效机制；二是点与面相结合。在开展常规的全校范围普及性的培训和指导的同时，树立典型，推广先进经验和具体做法，以点带面，逐步推开；三是传统方法与新技术相结合。在面对面、手把手式方法的基础上，利用新技术，如制作微信小视频推送、专题视频教学、搭建档案监督指导数据管理系统等，使监督指导工作更便捷易懂；四是独立开展与联合协同相结合。结合其他职能部门的业务，联合校内其他部门开展档案监督指导工作，可以减小工作难度和阻力，缓解高校档案部门人员、技术、设备等不足的问题。（四）改善人员结构体系。一要健全高校档案监督指导工作人才建设政策机制，制订人才培养计划和引进计划，出台培养、评价、管理、激励等一系列配套政策。二要基于精细化管理重点引进和培育高校档案监督指导工作的规划者、引领者和管理者，营造崇尚科学和法治，上下一心追求精细的工作氛围。三要储备经验丰富、专业化、有敏锐精细化管理思路的管理体系搭建者。提升高校档案监督指导工作精细化管理水平所必需的规章制度、工作流程、岗位职责、考评激励方案等一系列的支撑体系必须由专业人员经过细致的调研、分析、协作才能出台，并且在实施过程中要不断总结、调整、优化。四要培养实施精细化管理的一线工作人员。繁杂的、实操性高、技术性强的具体档案监督指导业务离不开对精细化管理理念接受度高、档案专业好、执行力强的综合型的工作队伍。（五）加强互动，建立长效沟通机制。针对高校内部各单位工作内容多样、兼职档案员岗位变化快的问题，高校档案部门可以采取一对一、一对多、分片包干等方式面向各归档单位，建立兼职档案员登记更新制度。通过建立工作交流群、及时通报档案工作动态、发送业务操作指南、校外培训通知、意见收集等方式建立不间断的日常互动，以确保归档渠道的畅通。（六）建立信息反馈机制。高校档案部门通过日常的沟通联络、固定的登记回访、重点的调研分析等措施，一方面收集监督指导对象的需求、意见和建议，另一方面要及时听取部门内部每个成员的心声、工作心得及意见。通过分析反馈信息，及时调整、优化管理措施，实现良性循环，从而逐步形成高校档案监督指导工作的精细化管理模式。（七）坚持专业性要求，不照搬其他模式。引入精细化管理的理念，最基本的要求是精准有效地对接到精细化管理的核心要求，即精、准、细、实，并坚持长期推动、持续改进，以实现高校档案监督指导工作效果最大化、管理精确高效、内部运行清晰规范。结合高校档案监督指导工作的专业性特点，在实践过程中，要避免下面两种偏差：一是过于追求量化，导致难以操作和持续；二是过于依赖流程、规范和技术，导致理论和实际脱节，并忽视了人的主观能动性作用。
四、结语
精细化管理理念已深受推崇，并被广泛运用。根据上述分析，高校档案监督指导工作中的盲点、难点和误区可以通过加强精细化管理得到缓解和突破，进而提升高校档案部门的管理水平、优化高校档案资源建设。所以，高校档案监督指导工作中如何实施精细化管理，如何规避风险等一系列课题值得档案界持续研究探讨。
参考文献：
[1]汪中求、吴宏彪、刘兴旺.精细化管理[m].北京：新华出版社,2005(5).
[2]汪中求.细节决定成败[m].北京：新华出版社,2007(5).
[3]广东省教育厅门户网站[eB/oL].高等学校信息.
[4]杨静.关于多学科视角下档案学理论研究的思考[J].档案与建设,2019(1):8-11.
[5]精细化管理的专家解读.[eB/oL].[2020-08-31].
档案工作精细化管理篇3
关键词：精细化管理档案管理应用价值
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：1003-9082（2017）04-0067-01
档案管理对于医院的正常运营起到了重要作用。合理科学的档案管理模式能够维护医院其他工作的顺利开展，同时也有助于提升医院内部整体的管理水平。由于医院是特殊的服务机构，因此其档案资料的整理和保管意义深远，能够对其各方面的发展产生直接影响。在医院档案管理中，精细化管理模式的应用能够有效的提升管理效率，并且对完善医院内部的基础设施有着积极影响，适当的减轻了医院管理人员的压力，有效的降低了管理难度。
一、医院档案管理工作的价值和精细化管理
医院内部的档案管理工作简单的分析就是日常的工作记录，能够为医院内部的所有人员提供日常工作的重要依据，其具体的落实情况对于内部工作的实际质量和具体效率产生直接影响，因此要求相关人员应该积极的配合完成相关的档案管理工作，从细节上入手，严格按照管理标准落实相应的档案管理流程。医院档案所借助的媒介基本上都是光盘、纸张及影音等，就是对医院日常的研究、管理和具体的医疗过程进行详细的记录，从而体现出医院日常管理中最关键的环节，也是确保医院可以和外界进行实时沟通，维护自身权益的重要保证。为此，医院内部的档案管理人员，应该加强医院档案的管理力度，利用科学合理的档案管理手段积极落实档案管理工作。
精细化管理理念的深入主要是借鉴了国外的思想，这个理念的具体核心是倡导生产者能够完全站到客户的角度上全面分析问题，尽力减少在生产作业中的非价值工作，有效的提升工作的日常效率。虽然精细化管理理念的深入发展正处于验证阶段，但是某些医院已经融入了此项理念在具体的档案管理工作中，实现了对所有档案的分类管理和有效规划，简化并规范了医院档案的调取流程，通过利用信息化把医院内部的档案资料进行了适当的汇总统计，由此构成了医院档案中的大数据，为医院开展后续工作提供了有效依据，在这个基础上，提高了相应的服务质量。
二、医院档案管理中存在的主要问题
1.管理体制较为落后
目前，国家的众多医院在档案管理体制上思想较为落后，因此容易造成档案资料的丢失和管理混乱。如果出现此类问题，将会对医院开展日常的医疗工作产生不利影响，同时也会给医院研究造成极大不便，甚至影响到医院整体的医疗水平和管理质量。除上述之外，体制较为落后的档案管理方式会对相关的工作人员造成不便，使他们无法及时查阅所需要的医疗信息资料及病人资料，给工作流程造成了诸多麻烦，同时也严重的影响了医护人员的工作积极性。
2.档案收集率低下
医院属于特殊的公共场所，如果在日常的管理中，没有合理科学的规章制度和实用的档案管理模式，将会造成医院档案管理工作的秩序混乱，从而降低管理效率，使得档案资料杂乱无章。同时相关的档案管理人员缺乏职责意识，忽略了对医院档案的整理和管理，会给档案立卷、归档等造成极大不便。这就使得医院整体的工作秩序出现混乱状态，难以发挥出医院档案的实用价值，严重阻碍了医院管理水平和质量的提升，致使工作效率较为落后。
三、精细化管理在医院档案管理中的应用分析
1.精细化管理适用于档案归档中
对医院档案进行归档整理的时候，需要融合精细化管理的理念，与之相关的工作人员应该适当的结合医院的具体情况来对医院涉及到的多种档案进行收集并整理，从而为归档过程保证了科学性及完整性。针对不同类型的档案，应该适当的采取不同手段和方式来进行管理并收集，使得档案类别清晰可见。除此之外，不同类别的档案和不同等级的档案，还应该进行适当的分类归档，由此完整的记录具体档案的归档情况。避免由于疏忽大意，造成档案丢失、损坏等严重的问题，并且保证档案使用的准确性和快捷性、便利性。精细化理念的融入能够确保档案完整归档，有效的实现了档案在使用过程中的条理顺畅，提高了档案管理的水平，也为相关的医护人员开展具体的医疗工作创造了便利条件。
2.精细化管理适用于档案制度建设中
目前，医院档案管理体制逐渐成为了提升档案管理水平及管理效率的主要方式，为了更好的适应当前医院发展的具体趋势，医院整体的管理水平应该注重提升，而关注医院整体管理水平的同时，最关键的是落实好档案管理制度。将精细化管理理念融入档案管理制度建设中，可以有效的提升管理效率，并且在提升医院整体的管理水平基础之上，适当的规范档案管理的内容和相应的标准体系。t院内部管理人员应该制定合理完善的措施，尽可能的确保档案管理的有效性，除此之外，相关部门也应该重视档案管理的细节步骤，确保在各个环节进行仔细划分并分配，对管理人员定期考核，正确有效的提升管理人员的职业水平及相关的专业素养，提高工作人员的工作效率，为后续工作的顺利开展提供保障。
结语
近年来，伴随着国家科学技术的进步与发展，使得各行各业开始采用现代化管理理念维护日常工作的顺利开展。医疗事业的发展离不开档案管理工作的有条不紊，因此将精细化管理理念置于其中，是当前社会发展趋势的必然要求。医院的档案管理水平能够影响医院整体的运行效果，因此要求相关管理部门重视档案管理工作的落实情况，确保为后续工作的开展打下良好基础。
参考文献
[1]许巧玲，冯娟，王日星.精细化管理在医院手术室管理中的应用效果分析[J].中国当代医药，2012，18：142+144.
[2]李刚仲.计算机技术的运用在医院档案管理中的应用分析[J].中国医药指南，2012，30：686-687.
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[4]谢峥.精细化管理在医院门诊药房管理中的应用与实践[J].中国当代医药，2013，33：157-159.
档案工作精细化管理篇4
[关键词]精细化管理；工程档案；有效途径
[中图分类号]C931.6[文献标识码]a[文章编号]1005-6432（2013）30-0046-02
工程档案是项目建设等各项管理活动中直接产生和形成的原始记录，它真实记录了项目建设发展的全过程。提升工程档案管理工作水平必须融入精细化管理理念，才能保证档案的终身质量，为全面鉴定工程质量和日后查明事故原因、追究事故责任提供重要依据。
1粗放型管理制约工程档案工作科学化进程
由于思想认识不到位、人才的欠缺以及管理制度不规范和设施的滞后等原因，目前不少单位的工程档案长期处于粗放型管理状态。这种传统的档案管理模式严重制约了工程档案工作的规范化、科学化进程。
1.1管理思想不到位导致档案缺失由于施工任务重，项目多，一些工程建设单位往往存在重建设轻档案的思想，档案资料不能随时记录整理，为应付工程验收，在工程完工时，再突击补录档案，导致工程竣工档案资料质量不能保证；有些单位有日常记录，但不能及时分类、整理、归档，使得档案杂乱无序，档案作用无法体现；个别单位对重大工程的原始资料及证明材料不注重积累和保存，不积极追寻容易散失、遗漏的资料，造成档案资料的残缺、丢失、变质，使工程档案无法为项目建设和管理提供有效服务，从而丧失了档案应有的价值。
1.2管理人才缺乏导致档案管理工作水平不高工程档案管理要求从业人员在工程建设过程中，随时填写施工技术表格、保存施工材料、整理竣工图纸，对资料和文件进行专业分类组卷、归档等，所以档案管理人员必须精通工程建设专业技术知识和档案专业技术知识，熟知各级主管部门制定的工程档案法规。从目前来看，不少单位的档案管理人员缺少这些相关的知识，根本无法满足工程档案管理工作的需要。个别单位甚至没有专门的档案管理人员，而是由一些工程技术人员来兼任，这样整理出来的工程档案良莠不齐，质量可想而知。
1.3管理制度不健全导致档案不规范
制度的不健全必然造成档案管理无章可循。不少单位没有制定较为完善的工程档案立卷、归档、保管等制度，对档案的归档范围、归档时间、整理标准等问题没有作出强制性的具体规定，再加上一些工程项目建设周期长、参建单位多，资料分散于工程技术科、试验室、合同管理等多个部门，这种情况造成了一些档案收集不齐全、整理不规范，档案编制质量参差不齐，给以后档案资料的保管和利用带来不少的难题。
1.4管理设施滞后导致档案管理水平不高
目前，很多部门的档案管理还是以传统的手工操作为主，设备、技术落后，耗费了大量的人力、财力，却不能保证档案的完整、精确、实用、美观，现代化的管理技术和手段还没有得到广泛应用，严重影响了档案管理的信息化进程。
2工程档案精细化管理的有效途径
如何实现工程档案由粗放型管理向精细化管理转变，关键就是要对工程档案工作的各个环节进行细化分解，归纳总结各个环节的最优工作方法，最终实现档案服务功能的最大化。具体应在以下几个方面努力：
2.1加强档案组织管理——精细化管理的前提
一是加强组织领导。工程档案管理是一项非常细致且专业性很强的工作，必须齐抓共管，群策群力，才能忙而不乱，疏而不漏。因此要首先明确档案业务的管理权归属，这是实行档案精细化管理的有力保障，各单位要及时调整、充实档案管理工作的领导力量和组织机构，成立由分管领导、责任科室主任、专职档案管理员组成的档案工作领导小组。同时把档案管理工作作为日常工作的一个重要内容列入工作计划，提上议事日程，通盘考虑；列为年终绩效考核重要内容，定期对各工程项目的档案立卷归档、档案交接、档案保管等情况进行检查考核，及时发现违反档案规定的现象，并限期整改，实现档案工作与其他业务工作同部署、同检查、同考核，确保档案工作各项管理措施落实到位。
二是强化档案责任。档案工作领导小组切实履行好对档案的监督、检查和指导职责；各单位干部职工都要认真学习宣传《档案法》及上级档案管理部门的有关规定，充分认识档案工作的重要性和紧迫性，积极配合档案工作；作为档案管理人员在具体工作中，要及时收集档案，进行科学分类、规范整理，使档案管理工作常态化，逐步形成人人重视档案、严格管理档案的良好氛围。
2.2提升档案管理人员的素质与能力——精细化管理的根本
档案管理人员素质的高低直接影响到档案工作的质量和水平。随着工程建设的飞速发展，档案的规模不断扩大，数量不断增多，内容不断丰富，而档案资料的归集、管理和利用之间的矛盾也就日益突出。培养和造就一批既懂计算机网络技术，又懂档案信息管理的复合型人才，才能为档案工作的健康发展提供强大的技术支持和人才保证。
一是要精心挑选档案管理专职人员。档案管理作为综合性较强的工作岗位，工作人员必须具备相关的专业技能。因此，各单位在配备档案管理工作人员时，要选择精通档案管理知识、具备档案管理能力且又能爱岗敬业的人员，以壮大专业力量，提升专业水平。
二是要注重加强教育培训。对现有档案管理人员有计划有步骤地开展档案基础理论与技能培训、信息技术培训、相关专业知识培训等多种形式的教育培训，提高其档案管理意识和管理水平。重点加大信息技术培训力度，重视网络技术教育，以适应新时期档案工作的需要。通过教育培训，丰富档案管理人员的知识结构，提升他们的档案管理技术。
三是加强工作协调与业务交流。工程档案一般牵涉面广，头绪繁多，需要多部门的协调配合才能完成，档案管理人员的协调能力决定着档案资料的完整性。如何才能得到各方面的支持，除了靠相关的规章制度外，更重要的是靠档案工作者自身专业能力的发挥。因此，档案管理人员要学会与有关部门、有关人员打交道，注意加强与各部门的关系协调，定期到各工程项目部对档案工作进行监督、指导，让相关人员及时提供档案原始材料，以便档案资料的收集整理归档，促进各部门档案管理的协调统一。此外，还应注重加强档案工作者之间、相关专业工作者之间及档案管理单位之间的业务交流。组织有关人员到同行业单位观摩、学习，加强单位与单位之间的沟通，学他人之长，补己之短，通过交流学习，促进档案管理工作水平。
四是要健全激励机制。态度决定一切。档案工作好坏取决于档案管理人员的工作态度。要充分发挥档案管理人员的主观能动性，就要健全激励机制，使档案管理人员端正工作态度，默默无闻、任劳任怨地从事此项工作，不断创新档案管理工作方式，提高工作效率和工作质量。
2.3严格档案管理制度——精细化管理的重点
管理的依据是制度。做好档案管理首先要建立健全各项规章制度，以制度化、规范化、程序化来保证档案工作的科学化，严格制定落实制度、完善机制、规范行为。
一是要建立健全相关法规制度，形成一整套完备的档案法规体系。健全完善《立卷归档制度》、《档案查（借）阅制度》、《档案保管制度》、《档案工作保密制度》、《档案鉴定销毁制度》以及《档案人员工作职责》和《档案管理人员考核办法》等制度办法，形成档案工作议事决策、沟通协调、责任落实、效能评价、奖惩激励等系统机制，以适应单位档案管理的需要，更好地发挥制度的指导和规范作用。
二是要完整准确规范建档，确保资料“颗粒归仓”。要在工程档案完整性上下功夫，做到归档文件、门类、项目齐全，确保工程档案资料的归档率；要在工程档案系统性上下功夫，根据工程档案归档范围，分清界限，对不同门类、不同载体、不同保管期限的公路工程档案分别排列，统一编号，确保工程档案资料的完整性、系统性；要在工程档案组卷上下功夫，严把工程档案质量关，不合格档案不得进入档案室，对原有不合格的工程档案资料，要重新按照标准要求装订、整理、排架，规范编制，保证工程档案案卷的合格率。同时，制定不同类别的工程档案管理办法、归档范围及保管期限表，统一工程档案管理工作标准，使工程档案管理工作逐步走向制度化、规范化。
三是要强化软硬件建设，确保档案安全保管。加大资金投入，强化工程档案室基础设施建设，改善档案保管设施和保管条件，为档案的安全保管提供硬件支撑；搞好日常安全检查，定期组织工程档案人员进行库房工程档案资料保管情况的排查，做好库房温湿度记录，及时进行降温和除湿，做好库房卫生，防止工程档案的遗失、变质；建立工程档案数据库，通过计算机管理，将各类资料的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理相互衔接，实现档案信息系统的统一管理和信息的共享。同时做好档案信息化过程中的档案实体安全和信息安全保障工作，确保档案的绝对安全。
四是要善于开发利用工程档案价值。工程档案管理的最终目的在于档案的开发利用。要善于多角度、深层次地开发和利用工程档案价值，充分运用档案信息资源编研成果，主动为领导决策和企业发展提供档案信息服务，为政府部门、公司企业和老百姓解决难题，为经济社会发展助力保航。
参考文献：
[1]何金标.创新工程档案管理工作初探[n].中国建设报，2012-08-13.
[2]刘秀春.规范建筑工程档案管理势在必行[J].科学与财富，2012（12）.
[3]也谈公路建设项目中如何做好工程档案管理工作[eB/oL].中国公路网，2007-02-02.
[4]聊城公路局加强档案工作精细化管理[eB/oL].山东省交通运输厅子站——山东公路，2011-12-20.
档案工作精细化管理篇5
【关键词】档案管理；精细化管理；高校辅导员
随着高校招生规模的扩大，青年社会化过程的延长，以及大学生生活背景、思想状况的多样性和复杂性，高校学生工作面临着许多新情况和新问题，结合当今高校学生的特点和高校辅导员工作内容的变化，高校辅导员必须秉持精细化管理的理念去管理和服务学生。细化学生档案是精细化管理的前提，我们将从细化档案管理的必要性，档案归类和建档过程三个方面进行分析。
一、建立学生档案的必要性
现在大学生思想状况的多元化，其出现的各种心理、突发事件等问题如果不能被辅导员及时发现并有效解决，情节严重时甚至酿成恶果。在这种情况下，如何实现对学生的精细化教育管理，实现辅导员工作的全覆盖，让每一个学生能够得到应有的指导和帮助，成为一个亟待解决的问题。
在学生的日常管理中怎样做到既能服务学生又能对突发事件防范于未然，这就要求辅导员全面及时准确的掌握学生的个人信息、学习生活情况和思想动态等，并对其建立起一套完整的学生档案，以便及时研究和预测，对有心理问题的学生及时干预帮助。因此细化档案管理应成为辅导员工作的重中之重。
二、学生档案的细化分类
常规的学生档案只限于学生的生源信息，包括家庭住址、毕业学校和联系方式等，我们认为这些是远远不够的，辅导员应该进一步细化学生档案，并能根据学生的情况及时对档案进行更新。我们将学生档案分为以下四类：
（1）常规档案。普通学生的常规档案应包括学生生源信息、家庭住址、家庭及个人联系方式和学生的住宿情况等，这些档案是辅导员必须掌握的，对学生工作起到铺垫作用。
（2）违纪学生档案。每个学校都会有部分叛逆的学生，他们对学校的管理及教学持有不屑的态度，而且这部分学生平时会表现为不遵守学校的规定，这部分学生应成为辅导员关注的重点。对于违纪的学生应单独建立违纪学生档案，内容应包括：违纪的时间，违纪事因，违纪次数，违纪谈话记录，学生保证书以及违纪谈话后的表现等，对于多次违纪的学生应及时通知家长，并将与家长沟通的结果记录在违纪学生档案中。
（3）贫困学生档案。贫困生是学校资助的重点，学校会根据学生的贫困程度进行不同的资助以帮助其完成学业，因此辅导员应该建立一套完整的贫困档案。贫困生档案应包括每个贫困生的具体家庭情况以及学生对自身情况的态度等，并应该对每个贫困生跟进，以便及时掌握家庭突变及对学生造成的心理影响，做到及时的辅导，并为其争取相应的资助机会。
（4）问题学生档案。问题学生是细化学生档案里最重要的一部分，是辅导员关注的重点。问题学生可以分为失恋引起的问题学生，家庭生长环境引起的问题学生，心理方面的问题学生等，学校在新生入学时应该对新生做一些心理方面的测试，对于不同心理问题的学生进行分类筛选，针对较严重的问题学生做分批次的谈话，并将谈话内容记录于学生档案，并及时跟进更新。问题学生是学生管理的中心，做好问题学生的档案管理，对于及时掌握并防范突发事件有着重要的意义。
三、细化学生档案的过程
建立档案很重要，但是建立档案的过程更重要。多渠道了解学生信息，是档案精细化的前提。要做好学生心灵层面的精细化教育，即以人为本，真情教育，让辅导员走入学生心中，发挥辅导员独有的“亦师亦友”的优势，真正成为学生值得信赖的知心朋友。只有这样，学生才肯主动将自己的思想动态和心理状况同辅导员进行交流，在遇到困难和疑惑时才能主动想到寻求兼职辅导员的帮助，而不是将辅导员放在自己的对立面，被动地接受辅导员的教育和管理。我认为可以从以下几个方面做起。
（1）班会制度。辅导员基本上每周都要深入班级，参加一个班级的心理班会，在这个班会上与班上的每一个学生聊天，了解学生们的困惑，并为他们解惑，回来做好记录。
（2）深入宿舍调研。宿舍是一个小集体，通过深入宿舍，辅导员可以了解到每一个学生最真实的生活状况，并且可以通过他们的个人用品，悉知他们的兴趣爱好。
（3）召开座谈会。学生座谈会可以分为班委座谈会、舍长座谈会和劳动组长座谈会，每种不同形式的座谈会可以了解每个学生在不同方面的表现。
（4）个别谈话。对于个别有心理问题的同学，辅导员应与其单独聊天，聊天的时间和地点都会预先计划好，为的是保护好学生的隐私同时也达到交流的效果。
（5）家访。与家长坦诚的谈论其孩子在学校的学习和生活情况，仔细的了解其在入学前的表现，同时做好记录，并与家长探讨共同教育好孩子的方法，极力争取家长的支持和参与。
（6）班主任交流制度，我们辅导员一般会定期的与每个班的班主任见面交流，了解他们对班级同学的学习和管理的想法和意见，共同商量做好学生的教育工作。
（7）充分利用心理辅导室，心理辅导室是每个学校的必备科室，心理专业的老师会通过约谈或者网上交流的方式，与学生进行各方面的沟通。辅导员老师应与各位心理导师定时联系，加强沟通，相互交流记录材料，完善学生心理健康管理档案。
（8）做好与任课老师的沟通。与任课老师定时交流，了解学生们在课堂和实验室的学习情况，做记录，然后与任课老师协商办法，共同做好学生的上课、学习工作。
通过以上这些举措，精细化档案管理工作基本上可以做到了全覆盖，不留死角。“千里之行，始于足下”，学生档案精细化的多层面和繁琐的过程无不需要我们一步一个脚印地去探索和实践。精致管理是一种境界，它既不能一蹴而就，也不是高不可攀，它就存在于日常工作的每一个细节之中，持之以恒地做下去，它必将对我们辅导员的工作产生深远的影响。
参考文献：
[1]毛剑王林精细化管理应用于高校辅导员工作的几点思考中国石油大学学报2012（3）
[2]张怡浅谈辅导员工作精细化管理中国科教创新导刊2009（08）
档案工作精细化管理篇6
档案是经济社会发展的印迹，城建档案更是城市建设发展的重要历史性记录，是城市、村镇、厂企变迁的真实写照，尤其是今后城市建设发展基础设施维护、管理、改建、扩建等工作的重要依据。但目前城建档案陈旧，不宜保存，电子化程度低，与城市建设发展不相适应。诸如南湖公园建设初期，受多种原因影响，档案缺损严重，对南湖公园建设的精细度和内涵挖掘的深入度产生较大影响。结合当前工作实际，着眼今后城市建设发展，认为城建档案工作必须坚持社会化、数字化和精细化管理模式，做到收集全面、管理规范、查询方便，提高信息化综合管理水平。
一、依托分级分类查询处理平台，完善档案信息化管理的数字化程度。南湖公园是在原有采煤沉降区基础上规划建设而成，由于起步前属规划放弃区域，没有设置专门的档案管理机构，在档案搜集管理范围、类别、要求等方面不够完善。南湖公园组建后，管委会高度重视南湖公园开发建设档案的搜集整理和规范提升工作，在市档案局指导下，对照标准设置专门档案室和库房，新增微机3台，统一安装适应现代化管理和信息化建设的河北科怡档案管理软件，采购档案专用切割机和胶装机等专用设备。同时，在完善硬件基础上，对现存及新产生的城建档案全部扫描录入，基本做到了室藏档案目录计算机检索。2010年，市档案局在南湖召开唐山市“四城、一河、三岛”档案工作会议，现场组织参观南湖管委会综合档案室，唐山电视台《唐山新闻》节目专题报道。2010至2011年，管委会档案工作受到市档案局表彰，获唐山市档案工作先进单位荣誉称号，《利用档案，为城镇面貌三年大变样工作服务》获唐山市第十五届开发利用档案优秀服务成果一等奖。2011年，经河北省机关档案工作目标管理评审认定，南湖档案管理工作达到aaa标准。但这还只是停留在管理效率提升层面，在充分、高效利用、保存现有档案方面还有很大空间，特别是随着档案管理信息化和科技化推进，对档案特别是城建档案进行数字化管理尤其迫切，应该积极利用现代化信息技术，全面采集、提炼和开发城建档案信息资源，统一纳入分级分类查询处理平台。重点和方向应把握住三点：一是建立健全网络平台目录查询系统，让每个公民都能通过每个城建馆藏的网上档案馆进行目录查询，减少实地查询时间，提高馆内查询有效性。二是继续完善和强化自助平台索引网络查询，让每一个城建馆藏目录均能通过自助查询载体完成，并及时准确提交查档申请，既能快速提升查询效率，也能强化查询数字化。三是全面强化档案馆内电子化查询，力求将馆藏档案，包括城市地上、地下的建筑物、构筑物信息档案全部扫描录入，实现100%电子文档化，一般查询直接提供电子文档查询，并根据需要提供扫描复印文本，特殊需要的，经申请可查询原纸质文本正本或副本，以有效减少档案破损。
二、积极拓展延伸领域和范围，推进档案信息化管理的精细化程度。仅就南湖公园而言，档案资料还停留在开园以后建设层面，对以前的富含历史性、人文性、民俗性、群众性的档案资料还偏少，还处在机关部门公文模式层面，程式化太强，精细化不足，覆盖面不广。要重点围绕服务社会、服务群众、服务城建发展这条主线，调整档案管理思路，利用灵活的方式方法，加大对民间、百姓和各类机构散存档案资料的征集力度，建立多元化馆藏结构，推进档案信息化管理精细化。一是转变征集手段，由单靠行政手段向多种手段并用，加强横向联合，积极与各类团体协会、民间收藏机构和民间爱好者等方面保持联系和协作，将反映自然风光、城市面貌、民风民俗、历史变迁、重大事件（活动）的档案材料收集进馆。二是转变收集内容，将所有涉及到人的档案如房产档案、交通档案、基础设施档案等全部纳入接收范围，既让档案资源体系能够覆盖城建的各个领域，又实现档案收集管理的精细化。三是转变收集渠道，在互联网和各种新闻媒体上建立城建档案收集平台，征集散落遗失各类档案线索，动员全社会力量进行丰富完善，更好地实现精细化管理。在此基础上，推进查询的精细化，主要是以县（市）区为单位，划分城建档案管理系统，下面细分县域网格，明确相应档案原本、副本（影印本、复印件）的主辅保存单位责任，建立起一键式市级档案查询平台，让公众需求者通过网络平台两三分钟就能知晓有无、获知所要查询档案的具体收藏档案馆址、联系人、联系电话等精细化项目，实现一站式查阅。
三、利用好民间机构和基层群众的资源，提高档案信息化管理的社会化程度。随着经济社会发展，各种门类、各种载体的城建档案大量产生，而有些单位和部门档案工作的软硬件设施相对滞后，影响了国家档案资源的安全保管和有效利用。特别是南湖生态城经历了由废弃、复建、再放弃、再复建的过程，再加上地震的原因，造成了大量历史资料遗失、散落，及时搜集、完善档案缺憾十分重要。一方面，可以按照优化馆藏结构的总体要求，面向经济社会各阶层，探索性推出档案寄存和代保管业务，为缺乏档案管理能力的建筑施工企业和个人提供档案寄存和代保管服务，不断拓展馆藏档案的结构和价值。另一方面，可以对既属家族代代相传的资料，又可作为历史见证档案的资料，政府相关部门拿出相应的资金，鼓励支持引入第三方档案管理机构进行档案寄存和代保管，特殊情况可由原持有单位（个人）进行档案管理，并给予适当补贴。特别是唐山作为因煤而建、因煤而兴的大市，始建于1878年的开滦煤矿，堪称中国煤炭工业的活化石，也融合了南湖区域为重点的历史性档案，启新水泥厂展馆、大钊纪念馆、地震科普馆等也是如此。对这些大型企业、科普展馆和一些收藏爱好者手中的往来书信、影像档案也要进行收集归纳，通过签订档案保管责任书等形式，使其融入整体管理体系，既可以完善档案信息化管理模式，也可以提升档案的收藏价值和人文艺术观赏水准。
（作者单位：唐山市南湖生态城管理委员会综合办公室）
档案工作精细化管理篇7
【关键词】工程档案管理;存在问题;解决策略
当今经济的快速发展带动了建筑工程的大量建设，这也对我国的工程档案管理工作提出了新的要求，如何更快更好地推进工程档案规范化管理已经成为档案管理的重点问题。各个建筑企业在搞好工程质量的基础上，加强工程档案规范化管理工作同等重要。工程档案在企业中是一项十分重要的信息资源，是关系到一个项目是否保质保量完成的理论依据，工程档案能够真实地记录项目建设发展的全过程。不断地提升建筑企业中的工程档案管理工作水平，不断融入精细化管理理念，保障工程档案完整、准确、系统、安全是当前档案管理工作的重点。
一、粗放式管理导致工程档案管理目前存在的问题
（一）粗放式管理模式导致档案缺失。尽管当前各建筑企业对于工程档案管理工作的重视程度有所增加，但在大多数建筑企业的工程建设过程中，仍然存在着工程档案管理工作人员在进行档案收集和管理的过程中对于这项工作的认识不够到位、专职档案管理人才的缺乏、工程档案管理制度不够健全以及档案管理设备落后等问题。这些问题的产生根源在于我国的工程档案管理工作长期处于一种粗放型的管理模式，这种传统的档案管理模式严重制约了工程档案工作的规范化和科学化。在工程施工阶段，项目中的施工任务相对来说较重，在工程建设单位中会存在着重建设轻档案的思想，工程档案工作不能与工程建设进程实现同步管理，往往会在资料收集阶段中造成资料填写不规范不准确、资料丢失等问题。很多企业为了保障工程可以顺利通过各项验收，往往会在验收前对工程档案进行突击补充及归档工作，这就使得工程档案的质量没有办法得到有效的保证。
（二）管理人才缺乏导致档案管理水平不高。工程档案管理要求档案管理人员在工程建设的全过程中，根据工程的进度及时填写施工技术表格，能够及时完整地保存工程档案，按照工程建设中的施工类别不同及上级部门下发的归档要求及时地分类、收集、整理及归档。另外，档案管理人员在管理工程档案的过程中，需要严格地按照工程的进度进行记录并需要同时熟悉图纸、方案等技术知识和档案归档的专业知识，还需要严格地按照归档要求进行档案的整理归档。但是就目前来看，档案管理人员不但对工程技术缺乏了解，档案管理知识也同样欠缺，不能真正满足工程档案管理工作要求，有些单位并没有设置专职档案管理人员，不能保证档案归档的质量。
（三）档案管理制度不健全导致档案管理不规范。档案管理制度的不健全在一定程度上导致了工程档案管理无章可循。在大多数企业中，并没有制定完善的工程档案记录、收集、整理、归档以及保管等制度要求。如：档案工作岗位责任制、档案借阅管理制度、档案保密管理制度、档案室管理制度、档案管理制度等制度均不健全。在无制度要求的条件下，加上工程建设的周期相对较长，资料比较分散，在单位中收集资料不够齐全，整理不规范，档案编制的质量便参差不齐，这都给以后的档案的归档及保管以及利用带来不少的问题。
（四）档案管理设备设施滞后导致档案管理水平不高。就目前来看，大多数企业对工程档案的重视程度明显不够，资金投入非常不足。一些档案保管及档案数字化设备设施，如：直排式密集架、除湿机、柜式空调、打印扫描一体机、数码摄像机等，由于价格相对较高，领导都觉得没有必要购置，档案的重要性还没有得到领导的认可，往往当档案出现问题，影响验收及保存了，才意识到这些设备设施的重要性。
二、工程档案精细化管理的有效途径
（一）加强工程档案组织管理――精细化管理的前提。第一要加强组织领导。工程档案管理看似容易，实则是一项专业性要求比较高、比较强的工作，需要在领导重视的前提下，配备专职档案管理人员，制定齐抓共管、各部门配合的政策，这样才能够保证档案的完整、准确、系统、安全，单位要及时运用领导资源进行沟通和布置任务。第二要强化档案责任。企业中需要分成小组对档案进行强化监督管理，需要企业中的技术人员积极配合档案管理人员;
（二）提升档案管理人员的素质与能力――精细化管理的根本。第一要精心挑选专职档案管理人员，要保证档案管理人员的专业技能和工作素养，爱岗敬业，具备出色的工程档案管理能力。第二要加强培训。在工程资料收集阶段，就要开始对档案管理人员进行定期的培训，有步骤分层次地开展培训工作。第三要确保人员稳定。档案工作是枯燥乏味的，档案管理人员往往流动性大，这样对档案的收集及归档都是非常不利的，设立奖励机制，确保人员稳定显得尤为重要。第四要加强工作协调和业务交流，档案管理工作涉及到的业务范围比较广，需要其他部门做好辅助和配合工作，在相关制度的支持下，协调与各个部门的关系。
（三）严格档案管理制度――精细化管理的重点。第一要建立健全档案管理制度。制度建设是做好工作的前提，明确各人员的责任，各负其责，按照制度执行，才能有条不紊地搞好档案管理工作。制度建设需要按照工程建设目标为基础，按照上级部门相关档案管理制度结合本单位的实际情况，制定切实可行的档案管理制度。第二需要完整、准确、系统的归档。在进行工程档案管理过程中，前期需要将归档的资料及时收集，确保不会遗失，之后严格按照分类标准进行分类，并依据本单位档案的归档要求做好归档工作，这样才能够有效地确保工程档案的完整性、准确性、系统性。第三是要加强设备设施建设。加大工程档案管理工作的资金投入，对原有老旧档案保管及档案数字化设备设施进行更新，为工程档案的安全保管及数字化创造基础条件。
三、结束语
总之，随着城市建设的不断进行，对于我国建筑企业中的工程档案是否精确、是否保存完整、是否有据可依等的要求越来越高。档案管理工作不仅需要根据正确的方法对已经收集的档案进行科学合理的归档，以便于日后的使用、分析，为其他工程提供借鉴，还要求企业工程档案管理工作更加科学、高效。
参考文献：
[1]李镝鸣，马建莫.加强工程档案管理的对策研究[J].新疆农垦经济，2005（06）.
档案工作精细化管理篇8
知识经济时代，文化越来越成为民族凝聚力和创造力的重要源泉。现代企业产品的文化内涵和文化附加值，正在成为经济增长的手段和追求的目标，经济竞争正在悄悄演变为更隐蔽的文化建设的竞争。企业档案是企业改革与发展等各项活动中形成的真实记录，是企业生产、经营和管理的重要财富，它不仅仅是企业的技术储备，同时也是企业的文化储备，企业档案工作应当、也完全能够在企业文化建设中发挥出重要作用。因此，研究与探讨企业档案与企业文化建设的关系，是十分必要和具有现实意义的。
2、企业档案、知识管理、企业文化的涵义
企业档案是企业在生产、经营和管理等各项活动中形成的以各种载体真实记录的具有保存价值的文字、图表、声像等资料，是企业的重要信息资源和文化资产，是企业生产、经营和管理的支撑与保障。在企业发展壮大过程中，不少成功的企业坚持依法科学管理档案，开发利用档案，为企业发展服务，使档案工作在企业文化建设和企业持续发展中发挥了重要的作用。
知识管理这个名词在上个世纪90年代就引入我国，目前知识管理虽然在国内早已很热，但说到知识管理目前还没有一个标准的定义。而根据通俗的理解，知识管理是指生产、储存、传递、应用和创新知识，以实现组织目标的程序总和。
企业文化是指一个企业将一定数量的劳动者聚集在一定的工作场所中，为企业的经营和发展的目标而工作，企业的经营和发展的目标必须让企业员工所了解；同时为了使企业保持正常的工作秩序，企业内部必然会制定一些员工行为、观念的规范和标准，由此形成符合企业经营和发展需要的价值观念和行为准则。企业文化不是自发形成的，而是企业经营管理者根据企业经营、管理、发展的需要而有意创造、贯彻或者引导的。企业文化不仅是企业经营管理者的需求，也是员工的一种需求。具体地说，企业精神是企业文化的核心，是企业的发展之魂；企业形象是企业文化的表象，是企业的无形资产；企业以人为本，造就高素质的职工队伍是企业文化建设的出发点和落脚点。总之，将文化建设融入企业管理之中，就会使市场竞争的主体――企业，发展生动力、经营增活力、管理显威力、整体扩实力。
2、档案知识管理服务于企业文化建设
企业文化是一个企业的灵魂，也是企业管理的最高形式，良好的文化可以增强员工的使命感、责任感。在这种主人翁意识的驱动下，员工的能力自然而然的达到最大化的发挥。因此，构建一种知识型的企业文化是非常有必要的，也正是知识管理的关键。所以，在主张知识管理的同时，必须重视企业文化氛围的塑造。当前，档案馆正朝着网络化、数字化和自动化的方向飞速发展，我们也必须站在时代的角度对档案馆进行重新定位。因此，就必须要抓住机遇，以“知识发现、知识管理、知识创新”为理念，努力提高档案馆的信息服务能力和知识服务能力，为企业文化建设提供助力。
2.1拓宽渠道，为领导决策提供信息服务
企业文化由企业的领导倡导，尔后成为全体员工的共同信念。企业文化要充满个性，富有特色。企业领导必须深入了解企业所处的内外环境、生产经营情况、现存的制度、管理方式和员工的思想状况等等，并进行深入细致地研究，档案是企业各种活动的历史记录，这些情况在档案中都有记载。当企业领导培育企业文化时，档案工作者可以通过知识管理的平台提供信息服务，也可以提出档案部门对培育企业文化的建议，供领导和有关部门参考。也就是档案工作中所说的档案工作要延伸到领导的工作案头。
燕山石化档案馆在知识管理方法上不断尝试和探索，在信息渠道窄这个瓶颈方面取得了突破性进展。为编研人员争取到浏览公司调度会会议纪要（机密文件）的权限，使编研工作能够第一时间了解公司生产经营管理情况、公司领导关注的热点问题，根据馆藏和信息资源及时制作编研专题，为公司领导决策、主业发展、企业管理、文化建设等工作提供有效的信息服务。
2.2整合资源，建设知识管理平台
至2011年年底，燕山石化档案信息管理系统已经整合了档案、图书、期刊、国家标准、科技论文等多种信息资源。该系统主要功能有：利用采集平台实现企业知识资源汇集、检索和利用；利用库房视图查看实体档案存放物理位置，档案案卷目录和卷内目录；利用资产知识库对设备进行全方位、全周期的管理；可脱离应用软件和数据库对电子档案原文管理；以及电子凭证中心、电子目录自动导入、系统自动组卷及报表批量打印等。该系统以传统载体档案数字化为基础，整合图书情报资源和企业业务系统归档数据，实现管理流程规范化、信息化，形成企业知识资源平台；可为企业员工提供个性化服务，提高工作效率和服务水平，推动档案利用向深层次发展，向知识化管理层次迈进。该系统下一步将实施生产装置模拟操作培训系统和企业eRp、oa管理系统中增加接口等多个项目。
2.3在线利用，建设企业文化宣传平台
鉴于实物档案轮展活动受到场地和参观人员的限制，为了更好地利用馆藏档案，燕山石化档案馆充分利用现代化管理手段，将数字化成果纳入数字档案馆综合信息管理系统，将实物图片嵌入浏览，用生动、直观的形式增强实物档案的检索功能，实现在线利用。例如：结合企业党建网站内容，依据网站上有关科技之光、团青工作、工会天地、纪检监察、企业文化、政工研究、组工动态、党委工作、党建工作等模块内容，挑选出相关的351件实物档案照片，提供给软件管理人员，用于制作网上实物档案展厅，利用网络展厅直观、成本低廉、交互度高、信息量大的优势，最大限度地提高了实物档案的利用效率，同时也是企业文化建设的有效手段。
图实物档案在线利用
2.4吸收借鉴，继承优良文化传统
就现阶段的中国企业而言，随着现代企业制度改革的深化，国内经济市场化进程加快和市场竞争的加剧，企业生存和发展的环境发生翻天覆地的变化，这种变化必然要求进行企业文化的变革和创新。然而，任何一种企业文化都不可能凭空产生。它的形成一方面有其历史渊源，另一方面也要借鉴、吸收国内外先进的企业文化建设的经验。建设新型企业文化首先必须继承原有企业优秀的文化传统。企业文化应在继承中发展，发展中创新。
“精心工作、止于至善”是燕山石化公司在党委五届三十次扩大会议和九届五次“双代会”上针对“争当中国石化尖兵”的战略目标提出的最新工作理念。继早年的“团结、求实、严细、创新”，到2005年公司提出“严细管理”之后，我们逐年加以深化，“精心工作，严细管理”、“精心工作，严细管理，争创一流”、“精心工作，严细管理，持续创新，科学发展”，在一年一个台阶的理念升级背后，我们看到的是燕山企业文化的继承和发展。“精心工作，止于至善”是我们基于过去的深厚积淀提出的更高层次追求。
档案知识管理就是要在建设企业文化的过程中，将所保存的大量的企业档案中筛选出反映企业好的传统的档案史料，形成专题并精心编研成册提供给有关领导和部门参考利用。
2.5树立典型，弘扬企业精神
先进是企业文化的一种象征，他们的一言一行体现了企业的价值观念和行为准则。企业传奇般的创办人、企业的劳动模范、企业的优秀员工，都是企业的先进人物。大力宣传先进，使大家都以先进为榜样，可以增强企业的凝聚力，提高全体员工的素质，使企业文化得以弘扬。企业先进人物档案忠实记录了先进人物从一个普通员工成长为先进人物的轨迹。将这些先进人物的档案材料汇编成册，通过宣传他们的事迹、弘扬他们的精神，教育干部职工热爱企业、忠于职守，在本职岗位上，履职尽责，推动燕山石化发展；弘扬这种精心工作、注重积累、不断成长的职业精神，专心致志、精益求精地做好本职工作，经年累月，积量变为质变，成为岗位能手、行业专家，实现人生理想和价值，更好地服务社会。
2.6化解矛盾，巩固企业文化建设
目前国有企业改革进入攻坚阶段，因结构调整而进行的减员增效、下岗分流等，使企业面临不少新的问题和矛盾，只有正确处理好这些矛盾和问题，才能最大限度地调动职工群众生产经营和参与改革的积极性和创造性。许多企业设有信访办，负责处理信访事宜。将信访档案分类汇总，细细研究，可以从中了解员工关心的热点、难点问题，摸清员工的思想脉搏，有针对性地做好员工的思想政治工作，化解矛盾，消除企业文化中不和谐的音符，增强企业凝聚力，巩固企业文化建设。
2.7研究考证，企业文化的权威见证
企业文化是社会文化的一个重要组成部分，在多种社会文化中占有特殊的重要地位。当学者研究社会文化时，也会研究其不同的构成，如果缺少企业档案的记载，学者对企业文化的研究就缺少了第一手资料。
3、企业档案知识管理与企业文化的内在联系
企业档案记载企业发展的轨迹，企业的文化思想也被真实地记录在企业档案之中。唯物辩证法告知，共性存在于个性之中，个性亦离不开共性，企业文化亦是如此。企业文化不仅要注重其共性建设，更要注重其个性的设计和塑造，以反映本企业的特色。企业文化的个性设计和塑造离不开企业档案，要通过挖掘积淀在档案中的文化精髓，继承本企业的优良传统，体现企业特色，在企业文化的共性中充分显露其个性。
档案学理论已经论证了企业档案是一种企业文化现象，而企业档案的内容也处处展示出其独具的文化特色。企业文化在企业发展中的作用已得到广泛共识，企业档案在企业文化建设中相互作用，相得益彰。而在企业档案与企业文化之间，知识管理就是横跨二者之间的桥梁，因为档案精髓的挖掘与积淀这个过程，其实也就是信息提升到知识的过程。较之传统产业，其企业文化更具有开放、创新、应变的特点，唯有如此才能保持创造力和竞争力，因此在企业内部更加注重行业知识和资讯的更新和整理，以及经验交流和企业内训的实施。
档案工作精细化管理篇9
[关键词]档案管理水平；档案意识；工作能力；硬件建设；制度规范
单位的档案记载着从创立到发展过程中的优秀成果，涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果大量资料，主要包括文件、图片、录音、录像和实物等等，对研究本单位的工作提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短、制定发展方向的好教材。做好规范化档案管理工作，对于实现本单位工作决策，不断提高管理效率具有深远的影响。
那么，如何加强档案规范化管理，提高档案管理工作水平呢？笔者认为，要从以下四个方面着手：
一、要牢固树立档案意识
何谓档案意识？简单地说，档案意识就是对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维，是开展依法治档的基础和保证。档案意识主要涵括两方面内容：既包括社会上人们对档案和档案工作的认识，也包括档案工作者对档案和档案工作的认识。这两方面结合起来才是完整的档案意识，缺一不可。
档案工作事关全局、影响深远。档案管理工作者必须具有较强政治意识、大局意识、责任意识和纪律意识。档案工作是默默无闻的工作，生活清苦，工作辛苦，因此要做好档案工作就要求我们每个档案工作者要具有“五种精神”：埋头苦干、任劳任怨的“老黄牛”精神；兢兢业业、忠于职守的公仆精神；精益求精、一丝不苟的工匠精神；勇于进取、不断创新的开拓精神；淡泊名利、默默奉献精神；同时要过得了“五苦”关：顶的住“挖苦”，忍得住“孤苦”，吃得了“辛苦”，忍得住“清苦”，挺得过“艰苦”，做到“待名利用平常心，视富贵如云烟”。
二、要重视提高工作能力
俗话说的好“在其位，谋其事”。随着科技的进步、时代的变迁，特别是信息化电子技术的运用使人类进入了知识经济时代，社会方方面面发生了重大变化。作为最深刻、最系统记录时代变迁的档案工作也必然随着社会的发展而发展。各层次档案室的应运而生，多门类档案资料的不断出现，现代化管理手段的逐步运用，给档案工作的发展带来了勃勃生机，同时也对档案管理工作人员提出了新的挑战和要求。
提高档案工作能力，首先要熟悉单位性质、作用、职能，熟练掌握档案专业知识。比如要做好医院档案管理，就要熟悉掌握卫生专业知识、文教卫生工作文件；要做好财政档案工作，就要具有一定的会计、财政理论知识，这样才能合理分类整理各门类档案、及时为查档者找到所需的档案，实现档案的有效价值。其次要掌握文件归档和编研方法。整理归档文件应根据档案工作有关要求，坚持“以我为主”、“保持历史联系”的归档原则，统筹兼顾单位工作特点，进行分类、整理、编号、归档。各类档案的归档要严格做到分类科学，组卷合理，排列有序，保管期限划分合理，做到归档案卷美观、检索利用便捷。再次要健全档案检索工具。检索工具好比人的一双眼睛，遇到查阅档案时通过检索工具快捷地调出来，所以编制检索目录时应考虑周到、细化、便于查找利用。比如在编制专题目录时，要有效维护全宗内的专题检索工具的完整性。编制时不受案卷、年度、保管期限的限制，应把同一主题内容所涉及的目录统一起来，分项目设置专题检索工具，为提供完整的档案查阅省时省力，降低漏检率与误检率。
三、要加强档案室硬件设施建设。
常言道“巧妇难为无米之炊”。保管档案离不开使用方便、节省空间、管理规范的硬件设备，一个单位档案工作的管理成效、工作水平，往往在硬件配套设施建设上就可以管中窥豹略见一斑。
合格的档案库房档案室对温度、温度、防火、防风都有严格的要求。一般情况下，一个单位的档案室不像档案馆进行独立建筑，大多都是在一幢办公楼中设定几间办公室作为档案室，主要包括档案整理室、档案利用室、档案管理技术室（主要用来放置服务器、存储设备等，由于有的服务器噪音比较大，在房间安排时应考虑独立，其余的因素暂且不谈）、档案库房4间。档案柜、电脑、空调、保湿器等硬件配套设施必不可少。
在我单位创建4a级档案管理工作中，上级档案验收部门在实地检查时，重点抽查了归档材料、翻看了各类台账、参观了荣誉室，细致询问了各创建单位硬件建设、业务建设、开发利用等方面的具体工作情况，并对创建工作进行了现场点评及指导，大大提高了档案管理工作水平。
四、要实行制度化规范管理。
档案工作精细化管理篇10
关键词：纸质档案；字迹；保护材料；耐久性
中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》明确提出要建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系和确保档案安全保密的档案安全体系。其中在档案利用体系建设上指出：各档案馆（室）要大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用。[1]档案数字化工作不仅仅限于纸质档案的扫描，更为重要的是档案内含元数据的形成和包括招生信息库、学位信息库等在内的各类数据库的建立。在数字化进程中如何对原有档案进行细分以及对档案中的各类数据进行梳理和建立，是档案工作者必须解决的一个问题。中国石油大学（华东）档案馆自2013年开始数字化建设以来对档案精细化分类进行了有益的探索和实践，形成了一套适用于高校档案馆的数字化细分方案。本文对分类方案进行了详细阐述，希望能对高校档案同仁有些许帮助。
1档案精细化分类问题的提出
以“卷”为单位进行档案管理的档案管理机构，通常是将某一事件的相关文件组成一卷，然后拟定案卷标题、录入卷内目录等相关信息。同一门类的案卷，其卷内目录录入信息基本一致，无外乎是档号、题名、责任者、保管期限、页码等通用信息，正是这些过于泛化的通用信息造成了同一门类下不同子类档案的特有数据信息不足。以教学档案为例，其一般分为教学综合、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材等八个子类。其中招生、学籍管理、学位和毕业生属于学生相关类高频利用档案，中国石油大学（华东）档案利用统计系统的数据显示，仅高考录取名册从2016年9月18日至12月18日就有265人次利用需求。与高频利用性相悖而言的是其卷内信息过于泛化，招生类卷内目录设置通常是一个省份一条目录信息，其余三类一个学院一条目录信息，并注明起始页码。应对其高频利用，为提供优质服务，我们需要的是借助于档案管理信息系统直接定位到人，而不是定位到省份、院系，然后再翻阅档案逐页查找。鉴于此类查找繁琐的实际问题，我们在数字化建设过程中提出了档案精细化分类方案，细化卷内目录到每个学生，并根据不同子类的特性，设计不同的元数据和著录模板，如招生子类的录取省份、入学成绩信息，毕业子类的毕业证号、学位证号信息，这样就可以根据利用需求直接定位到人，快速提供档案服务。需要说明的是，细化卷内目录并不是将原来的卷内目录弃而不用，而是另行建表进行细化信息的录入和扫描文件的挂接，它是对原有组卷方式的有益补充，也是电子档案资源的承载方式。
2原有组卷方式存在的问题和不足
2.1目录设置不尽合理。中国石油大学（华东）档案馆采用的是“南大之星”档案管理信息系统，该系统对档案资源进行目录式管理，最多支持三级目录。原有目录设置是以年份作为一级目录，档案类目为二级目录。同样以教学为例，2015年度教学综合档案一级目录设置为2015，二级目录为JX11，一般不设三级目录。此类目录设置适用于大多数档案门类，但对于有些门类却有着更为优化的目录设置方案。以党政公文类档案为例，其归属于党群综合或行政综合，二级目录为DQ11或XZ11，同一类型发文组成一卷。从系统而言党政公文和其他党群行政类综合文件存放一起，而实体存放党政公文是装盒单独存放。如果将党政公文从综合类档案剥离单独建表，保持其档号和一级目录不变，二级目录改为发文类型（中石大东党、中石大东发、中石大东学等）就更为合理易查。
2.2元数据信息不足。元数据主要是描述数据属性的信息，用来支持如指示存储位置、历史数据、资源查找、文件记录等功能，元数据一般不可再分割。不同档案门类有着不同的元数据。招生录取类档案元数据可以有学生姓名、性别、所在省份、业院校等。毕业类档案元数据可以有毕业证号、学位证号等。如文章第一部分所言的案卷卷内目录设置过于泛化，导致各门类元数据无从体现，元数据的缺少和不足，查询和统计就无法实现。
2.3档案利用过程繁琐。由于缺乏相应元数据信息，许多检索条件不能通过档案管理信息系统进行查询。以查找某个学生的毕业证书发放登记表为例，数字化扫描之前最常见的情形就是询问利用者姓名、毕业年份、学院、专业等相关信息，然后查找目录翻出相应案卷，逐页查找直至找到该利用者信息对应页，进行复印、盖章工作。这样整个流程下来费时较长，而且不利于纸质档案的保护，数字化扫描虽然可以省去翻阅纸质档案这一环节，但同样需要逐页查找，在档案利用高峰时期，利用服务窗口经常出现排长队现象。
2.4数据统计无法提供。元数据的缺失和近乎一致的著录信息，使学校办学历史上历年基础数据统计工作很难进行。例如统计每年招收人数、毕业人数、某个导师所带的研究生名单、某个学院或专业的毕业生名单等等，在原有组卷方式基础上，要统计这些信息借助于档案管理信息系统是无法实现的。要想进行某项基础数据的统计，只能是全馆动员，深入库房逐卷“数数式”统计，其工作量可想而知，最后统计结果也不尽准确。
2.5档案编研工作较难推进。档案编研需要大量的材料和数据支撑，难以提供数据造成了档案编研工作的低效和缓慢。数字化之前，档案馆曾做的学校二级干部任免文件汇编，就翻阅了全部党政公文，并挑选任免文件进行复印，整个工作推进下来耗时将近一个学期。这种“全库搜索式”编研方式推进难度之大也可以想象了。
3档案精细化分类方案设计
鉴于原有组卷方式存在的以上问题，为提供优质服务质量，为学校事业发展提供基础数据支撑，更大程度发挥档案价值，把“死档案”变成“活信息”，把“档案馆”变成“智慧馆”，我们在数字化建设过程中对档案门类进行详细的细分和设计，通过确定目录设置方案、全新组卷方式、元数据著录信息及文件挂接方式等，形成了一套详尽的档案精细化分类方案，在此提出并就教于广大档案工作同仁。
受数字化建设经费限制，秉持高频利用性和保护性原则，我们只对部分档案进行了数字化扫描和信息著录，主要包括历届学生成绩单、学生入学卡片、新生录取名册、学历学位证书发放登记表、毕业工作调配表、硕士学位审批材料、学校党政公文。本文主要对以上门类档案的精细化分类方案进行阐述。
3.1成绩单和学籍卡片分类方案设计。学生成绩单和学籍卡片都是高校利用频率最高的档案材料。成绩单服务于学生的求职就业、升学升迁等诸多环节；学籍卡片对于学校开展校友会工作、校友返校等有着重要的实际作用，两者分类方案一致，分别建表存储即可。遵循清晰明了易查的目录设置原则，成绩单和学籍卡片设一级目录为毕业年份，二级目录为所在院系，三级目录为所学专业。在组卷上改变原来组卷方式，以每个专业学生成绩单组成一卷，案卷题名拟为××××届××学院（系）××专业学生成绩单。卷内目录设计为每个学生信息，学生信息著录元数据项及数据格式如下表所示：
文件挂接方式上，学生和成绩单或学籍卡关系为一对多关系，即每个学生都至少有一页成绩单和学籍卡，扫表后的成绩单合成pDF后直接挂接在所对应的卷内目录信息学生条目的全文即可，这样通过系统定位到学生信息后直接点击其对应的全文附件即可查看、打印学生成绩单或学籍卡。
3.2新生录取名册分类方案设计。新生录取名册也属于高频利用档案，特别是在毕业生求职季查询量比较大。新生录取名册属于教学类档案招生子类（JX13）。数字化后目录设置在原有目录基础上增加三级目录，设为案卷序号，即一级目录录取年份，二级目录JX13，三级目录案卷序号。组卷方式保持原有案卷不变，卷内改为每个录取学生信息，录取信息著录元数据项及数据格式如下表所示：
区别于学生成绩单或学籍卡片的一对多对应关系，新生录取名册为多对一关系，即每一页文件上往往记载多名学生录取信息，南大之星档案管理信息系统不支持多条目录挂接同一份扫描文件，如果每个学生都挂载其对应的录取页扫描件，这就造成了十几倍的数据冗余和重复。因此在面对此类多对一对应关系的证明材料时，扫描图片全部挂接在案卷目录上，并为卷内目录的每个学生录取信息设计“所在页”和“页内码”两个字段，用以表明该学生录取信息所在案卷的页数和页内顺序。查询时搜索出学生信息，定位到所在案卷，找到对应页码的扫描文件即可。
3.3学历学位证书发放登记表分类方案设计。学历学位证书发放登记表同样属于高频利用档案，它是开具学历证明所必需的文件材料之一，能够有效证明校友教育履历。学历学位证书发放登记表属于教学类档案学位（JX16）和毕业生（JX17）子类，现在一般都存放在毕业生子类下。学历学位证书发放登记表分类方案设计和新生录取名册设计一致，同样是增加三级目录，挂接方式和组卷也都参照新生录取名册，在此只列出卷内著录项如下表：
其中学位类型是指@得学位的类型，如，工学学位、理学学位、文学学位等。
3.4毕业工作调配表分类方案设计。毕业工作调配表主要证明学校历届学生的求职去向，对于早期统一分配高等教育体制年代意义较大，是证明校友工作履历有效文件材料。毕业工作调配表属于教学类档案毕业生（JX17）子类，其方案设计和学历学位证书发放登记表完全一致，卷内著录项如下表：
3.5研究生学位审批材料分类方案设计。研究生学位审批材料记录了学生毕业答辩整个过程完整信息，主要服务于学生的求学和评优工作。研究生学位审批材料属于教学类档案学位（JX16）子类，其原有组卷方式是按学生分批组卷，数字化后目录设置和组卷方式均保持不变，细化卷内目录，增加元数据项，卷内著录项如下表所示：
挂接方式选择上，学位审批材料是一对多对应关系，将扫描后的图片合成pDF后直接挂接到卷内对应学生信息条目即可，方便易查。
3.6学校党政公文分类方案设计。学校党政公文记录了学校的发展、改革和办学历程，是今世可知古，后世可知今的重要文件材料之一。党政公文属于党群综合（DQ11）和行政综合（XZ11），一般一个文件门类组成一卷，卷内为每个文件信息。数字化后需要做的是改变其目录设置，一级目录不变，二级目录改为发文类型（中石大东党、中石大东发、中石大东学等），组卷方式无需改变，卷内著录项如下表所示：
其中关键词是指按文件内容进行提取，如任免类文件、职称评审文件所涉及的人员姓名等。挂接方式是将每个发文扫描文件合成pDF后挂接到其对应卷内目录。
4精细化分类后取得收益
数字化后的档案精细化分类基本解决了原有纸质档案时代组卷方式所存在的问题和不足，取得了较好的收益，具体有以下几点：
4.1档案服务质量显著提升。对于这些高频利用档案的数字化扫描和精细化分类，由于设计了相对比较完整的元数据，使得提供档案服务变得极为方便，对于档案利用者的利用需求能够通过档案管理信息系统快速检索、查看、打印，无需再进库房翻阅、复印，大大缩短了服务流程，避免了档案利用接待窗口排队现象，明显提高了档案服务质量，赢得了较好口碑。
4.2学校基础数据准确易得。档案数字化完成之后，很多学校办学数据能够很容易得到，例如每年学校招生人数、毕业人数，各个学院历年毕业人数、某位导师所培养的研究生名单等，都可以通过检索快速得到，避免了深入库房“数数式”的数据统计工作，提高了工作效率，也解放了人力资源。
4.3档案编研工作轻松开展。基础数据的支撑为档案编研工作提供了最大便利条件，同时借助数字化的档案资源，基础档案编研所要做的就是检索条目、提取数据、汇编成册，这使得档案编研工作不必再全馆动员齐上阵，只需少量工作人员即可完成。
5后记
本文从档案数字化实践角度出发，提出了档案精细化分类方案。存量档案的数字化，对于各个档案门类进行细分和设计能够最大限度发挥档案价值。然而对于新增档案，大都有业务系统支持，如果再只是存入纸质档案，然后再进行数字化扫描和录入，就造成了人财物的浪费。我们需要做的就是打通档案管理系统和各业务系统的底层数据，进行系统对接，获取各项元数据甚至全文信息，使档案馆成为学校的数据中心。