电子档案管理模式篇1
关键词：文档；电子档案；模式；管理
中图分类号：G271；tp39文献标识码：a文章编号：1006-4311（2012）04-0129-010引言
所谓一体化的管理，就是把文件工作和档案工作整合为一个工作系统，进行统一控制和管理。其实质就是将档案管理的若干功能提前，实现文件、档案的前端控制和全程管理。文件与档案是同一事物的不同存在阶段，它们在物质形态、社会本质及其所含信息的本源性上是完全同一的，两者只有运动阶段的区别而无本质的不同。传统档案理论把文件的归档作为文件与档案的分界线，对其进行分别管理，这种作法在手工操作时期可能具有一定的合理性。但电子文件的产生，使两者之间的界限模糊了。电子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于这种一体化管理模式的管理策略。对电子文件的全程管理中，计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制都需要从文件形成阶段开始统筹设计，电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的档案管理性工作也需要在文件的形成阶段或运转阶段进行。因此，电子档案的管理必须选择文件、档案一体化管理模式。
1文档一体化模式下电子档案管理步骤
档案管理工作是指在整个文件生命周期中一系列有联系的管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索（著录和查询）、提供利用等多项业务内容。与纸质档案等传统档案相比，电子档案管理工作正在发生着显著的变化，很多为档案学者和档案工作者所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。具体来讲，档案管理工作环节的变革主要表现在以下几个方面：
1.1积累与收集工作电子档案的收集和积累可以由计算机网络系统自动完成，电子档案的积累与收集根据计算机工作模式可以分为两种类型：一种是对于计算机网络上形成的电子档案，信息的复制和传输可以通过电子信号的形式在网上进行，这种系统一般都设计有自动记录的功能；另一种是对于单机形成的电子档案，其工作的措施和方法与纸质档案大致相似，表现为存储载体的积累与收集。
1.2整理工作首先将载体上的电子档案信息输入计算机内，然后再计算机上对电子档案进行整理，使之有序化，然后将有序化的电子档案脱机保存在载体上。在整个整理过程中，传统案卷的概念（包括形式和内涵）已经消亡，取而代之的是“逻辑卷”的概念。最终的整理结果是对全部档案形成一个“逻辑目录树”。
1.3保管工作电子档案不同于传统的纸质档案，它们对档案库房的防尘、防有害气体和防光条件也有更高的要求。目前最常见的方法就是通过异地保管的方法进行存储，由于分布式数据库技术的运用，使得这一种技术手段得以实现。
1.4编目和编研工作随着分布式数据库技术的普遍应用，有些档案馆甚至可以不保存电子档案的载体，只需接收在线归档的电子档案即可。这样，档案馆的工作中心就转移到搞好编目和编研工作，更好地为利用者提供档案信息服务上来。
2文档一体化模式下电子档案管理的注意事项
2.1统计工作随着计算机技术的广泛发展，它被逐渐应用于档案管理工作之中，这样既减轻了管理人员的工作负担，又可以保证统计的准确性。电子档案管理系统功能的日益完善，自动化程度也将越来越高。
2.2鉴定工作由于电子文件极易篡改、伪造，而且不留痕迹，因而鉴定工作存在很大困难，需要从内容和技术两个方面进行鉴定。其中内容鉴定与传统档案鉴定的含义大体相同，即审阅档案的内容，甄别其科学的、历史的和现实的价值，进而确定其保管期限。
2.3保密工作由于电子档案与传统档案的利用方式不同，因此保密工作也不同于传统档案的保密工作，电子档案的保密与传统档案保密的含义完全相同，但是其泄密的途径和渠道也更加多样化，存在着更多的安全隐患。电子档案的保密工作主要包括两方面。
2.3.1存储在联网计算机中的档案的保密因特网针对不同的利用者提供不同级别的服务，网上数字化档案馆站点的档案信息非常容易泄露。因此，数字化档案馆站点必须将保密档案和公开档案分级保存。因特网是一个完全开放的网络，为了防止计算机“黑客”窃取和合法用户越权利用带有密级的档案信息，我们要做好网计算机中的档案的保密工作。
2.3.2传输中的档案的保密目前，许多因特网站点都为自己增设安全保护机制，以防未授权的用户看到这些站点发送和接收的信息。这些站点通常称为“安全岛”。当然，仅仅采用这一保密措施是远远不够的，加密方法有两种，一种是硬件加密；另一种是软件加密。硬件加密的速度要快于软件加密。
参考文献：
[1]石桂华．浅析信息时代电子档案管理[J].行政管理，2011，（5）：153-154.
[2]李爽．信息时代电子档案管理应采取的对策[J].兰台纵横，2011，（5）：45-46.
电子档案管理模式篇2
[关键词]检务档案管理
档案管理，是对文件从产生到最终销毁或移交档案部门的全过程的管理活动，其主要目标是要将组织中的文件数量保持到一个适当的数量限度，防止不必要的或无用文件信息的干扰，简化文件制作、传递、处理以及利用的程序，改进文件工作的组织、控制方法，保证文件完成现行效用后得到适当的处置，并通过经济地保管和利用文件信息，最大限度地提高组织管理的质量和效率。
一、电子管理模式的特点和分类
1.电子文件作为文件的一种形式，具有文件的基本特征，我国文件、档案管理的一般原则和方法对于电子文件的管理同样具有宏观的指导作用。另一方面，电子文件又有许多不同于其他类型文件的特点，在其管理活动中还有其特有的原则和方法。
2.档案馆电子文件的管理模式
（1）集中式保管模式，是指将具有永久保存价值的文件（纸质或电子）送至国家指定或授权的机构、组织（通常为国家档案部门）集中保存，该类机构对其职能范围内的归档单位的档案工作进行领导、指导和监督，对其入馆档案进行实体和信息的双重控制。
（2）分布式保管模式，又称分散式保管，是指各组织、机构中产生的文件（纸质或电子）不统一移交给特定部门，而将其留存于本机构内部（库房或信息系统），加以保管和利用，该模式的代表就是“匹兹堡大学方案”。
二、检验检疫业务档案的介绍
1.检验检疫业务档案（以下简称检务档案）包括报检单及所附单证、检验检疫工作记录单、证稿、证单存档联等纸质资料、电子数据或其组合。归档是检验检疫工作流程的最后一个环节，即归档人员对通过CiQ2000出入境检验检疫综合业务计算机管理系统（以下简称CiQ2000系统）报检的检验检疫业务，根据报检类别和归档规则在CiQ2000系统中对符合归档条件的报检号逐批进行电子数据归档，并将报检单等纸质资料装订后按归档顺序号分类立卷存档。由于CiQ2000系统自动将归档号与报检号一一对应，通过报检号即可根据归档号所在的卷宗来快速调阅需要查询的报检单档案，所以，大多数检务部门都采用上述归档方式。
2.由于纸质检务档案记述并反映了检验检疫工作的全过程，为检验检疫机构内部查阅出入境货物检验检疫原始记录、了解检验检疫签证流程、确认检验检疫证单的更改/重发/核查计收费情况、检查工作质量，以及出境货物理赔案件的调查、入境货物重大索赔案件的处理、司法部门的诉讼调查举证、国内外有关部门的来函查询等发挥了一定的参考凭据作用。但是，随着检验检疫业务量的成倍增长，检务档案管理中归档过程较繁锁、归档工作量较大、档案库房占用量较多以及档案利用率较低等方面的问题日渐突出。
三、目前检验检疫部门检务档案管理的做法
1.参照企业分类管理方式，对企业进行分类建档。结合电子监管工作，对信誉好、进出口量较大且质量稳定的企业进行分类后实行简便建档管理，在CiQ2000系统中电子数据归档不需逐份录入报检号而实行批量归档。检务部门对这类报检单在CiQ2000系统中的数据归档环节，根据报检日期、主施检部门、单位注册号等条件进行待归档查询后，对符合归档条件的报检号进行批量归档；对这类报检单的纸质档案只需按企业名称、报检日期简单地建档立卷。在条件成熟时，逐步取消部分纸质档案，这样不仅有利于检验检疫部门和企业双方既节省人力、物力和财力，又提高工作效率，更充分发挥了企业分类管理与电子监管有机结合的优势，使资源得到合理配置和利用。
2.根据出入境货物的报检类别，货物的不同特性、不同风险度对不同货物进行分类建档。例如：对电子转单换证凭条到口岸换发通关单的“验证”出境货物，在CiQ2000系统中的数据归档环节，根据报检日期、主施检部门等条件将其电子数据批量归档，其换证凭条可随通关单存档联一并存档，需要时可根据报检号查找通关单流水号及对应的换证凭条。而对涉及安全、卫生、环保的进出口敏感货物，实施卫生注册登记、质量许可管理等凭证报检的货物，或检验周期较长的大型成套设备，根据需要可较详细地按货物分类或主施检部门分类建立档案。
3.适当缩短普通纸质检务档案保存期限。《出入境检验检疫签证管理办法》（国检法[1999]386号）规定“检务档案保管期限：一般出境检验检疫档案为3年；入境检验检疫档案为4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境货物检验检疫发现一类有害生物的检务纸质档案，应作长期或永久保存。”在实际工作中，我们发现档案室90%以上的检务档案都是原封不动地存放3-4年后销毁，档案利用率较低。
四、检务档案电子管理模式的可行性分析
1.据粗略统计，调阅纸质档案的主要用途在于办理更改手续、工作质量检查、业务部门查阅资料和有关执法部门的来函查询等几个方面。如果在不违反检务档案管理原则和不影响检务档案利用的前提下，及时修订检务档案管理规章制度，适当缩短普通纸质检务档案保存期限，一定程度上可以解决档案库房占用量较多的问题。
2.由于检验检疫流程都经过CiQ2000系统进行处理的情况下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境货物检验检疫发现有害生物的检务纸质档案，应作长期或永久保存外，普通纸质档案的角色有必要逐步向短期、精简的方向转变，通过分类管理的方式、利用CiQ2000系统的批量归档功能及修订现行的检务档案管理规章制度等措施，或许是加强检务档案的规范有效管理、合理利用资源和提高工作效率的有效途径之一。
3.目前电子档案管理系统，为档案现代化管理提供完整的解决方案，电子档案管理系统可以自成系统，提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的oa办公自动化设计过程管理，形成更加完善的现代化信息管理网络。如果CiQ2000系统可以搭载《电子档案管理系统》，建立具有系统设置、权限管理、数据载入、整编组卷、检索利用、借阅管理、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换等十大模块的检务档案管理系统。并对档案数据库进行备份，设定档案密级，按部门按专业按用户级别设定访问权限，日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作，同时在系统中持续管理档案文件，提供借阅、归还、催还等功能，实现全电子化的档案管理和检索查询，电子智能化处理与纸质档案管理有机结合，既能管理文书档案，也能管理科技档案及其它档案。
电子档案管理模式篇3
前言
客户档案管理是供电企业与用电客户之间的业务往来凭证，同时也是为客户提供优质服务的重要渠道之一。随着电力行业的不断发展，企业之间的竞争日益激烈，为客户提供优质服务，是每个电力企业所追求的发展目标。因此，电力企业在发展过程中，应提高服务质量和管理水平，建立合适的电子档案集中管理模式，为企业发展提供保障。
一、电子档案管理现状
1.企业对电子档案集中管理重要性认识不足
在供电企业发展过程中，往往注重于电力工程建设，忽视档案管理，再加上很多供电企业管理人员认为档案管理对企业发展没有帮助，对档案管理工作不够重视，导致企业档案库存信息管理混乱。这种错误的企业发展观，影响了档案的集中管理进程，让档案信息无法得到及时更新和调整，不利于电子档案集中管理模式的实施。
2.缺乏规范化的管理流程和标准
电子档案集中管理涉及到的部门很多，流程复杂，很多企业在档案管理中并未制定统一标准，造成工作人员对有价值的信息记录不全面，而没有价值的信息却占据着企业大量内存空间，造成了空间的浪费。尤其是在企业大营销体系建设完成之后，对于之前的档案资料，供电企业也没有制定出相应的归档标准，在新旧信息交替过程中，导致很多档案信息流失。另外，企业档案未实现同等性归档，随意性较大，档案整理方式也存在很多不恰当之处，加之供电企业档案管理人员变更频繁，导致材料收集工作?节严重，影响档案电子化发展[1]。
二、电子档案集中管理的具体方式
所谓电子档案，就是将纸质档案通过网络技术加工，最终转变成电子文件的过程。通过这一过程，企业可以对档案进行更好的集中管理。
1.加强对文书档案和科技档案的收集管理
供电企业的相关档案资料需要在各个科室中相互传阅，而在此过程中，涉及到很多文书档案和科技档案。因此，在档案收集管理中，如果不进行针对性的收集管理，很容易造成档案信息的流失，让档案完整性遭到严重破坏。首先，可以对档案信息进行立卷，由于文书档案和科技档案内容相对复杂，在立卷过程中需要保证信息完整性，并对其进行分类保存，这样，有利于后期的使用和传阅。尤其是对于供电企业会议记录、各地区统计报表、学习文件等，更需要做好归档处理。其次，对于一些比较重要的文书文档和科技文档，但目前还在继续使用中，可以对其进行复印使用，并对原件进行归档保存，避免文件出现丢失或损毁，对企业管理造成影响。另外，文书档案和科技档案在编制上应具有较强顺序性，避免出现重复现象。
2.电子文件的生成
供电企业可根据实际业务的数据收集，将电子文件中的相关叙述改变，最终保证电子文件传输的完整性以及对相关资料信息进行确定。首先，运用扫描仪器或高清拍摄仪器等，对工单中印制的字体或者符号进行扫描，随后再经过检验来确立档案外形，最后利用网络字符辨别技术将外形翻译成相对应的计算机文字。在利用图像文本辨别手段进行文本材料辨别过程中，需要将图像文件进行具体的探究和整理，从中获取有价值的信息和文字。例如，在电子文件生成过程中，容易出现信息错误运用和错误识别，相关工作人员在工作过程中，需要保证信息识别的准确率，将识别之后的信息，演变文档案全文内容，从而确保电子档案的准确性。其次，在电子文件生成中，还会运用到图像压缩技术。将图像信息中的多余数据进行压缩，帮助数据实现更好的储存和传输。图像压缩技术主要分为有损压缩和无损压缩。如果想要将供电企业营销特征和客户营销价值的共同作用体现出来，那么无损压缩方式具有很强的可行性[2]。
3.脱机归档
电子档案管理模式篇4
在当前网络环境下，电子信息技术与行政管理工作得以有效的结合，政府电子政务得以实现。在这种情况下，政府电子办公文件不再受制于时间、空间和部门的限制，为政府各部门提供优质、全方位的服务。而且在信息技术和办公平台的基础上，政府各部门文件的传送及管理也发生了较大的变化，各种现代化的先进技术得以应用。在这种环境下，政府档案的管理模式也在不断的发生变化，并在不断的进行创新。
一、服务手段
近年来，电子政务和政府网络智能办公系统得以应用，这有效的改变了政府档案信息服务的方式，其开始更偏重于网络和数据库，而且档案信息服务方式也开始一改有限和被动服务的限制，开始向网络资源为主的无限和主动服务方向转变。打破了传统的静态和间接服务，更注重于提供动态及直接的参考咨询和开发编辑。而且通过对档案资源信息进行提炼加工，从分散、无序的档案资源中进行信息的提取和浓缩，利用多种服务方式，从而有产的提高档案信息服务的主动性、快捷性，使其向高层次的服务方向发展。
二、档案载体
政府电子政务办公的应用，有效的加快了网络技术、数码技术和各种现代化的高科技技术在政府部门的应用，而且一些新型材料也得以使用，这有效的提高了政府档案载体形式的丰富性，使长期以来只依靠文字来对历史记录的档案载体模式得以打破，通过声音、图像等能够更直接和生动的将事物得以展现出来。而且在对档案进行记录时，以光盘、磁带及移动存贮设备为主的磁性材料得以应用，从而有效的改变了档案材料收藏单一化的特征，使其向多元并存的方向发展，同时也加快了档案结构的改变。
三、档案主要工作流程中管理方式
网络技术运用及电子政务办公的环境下，档案信息的收集方式，使政府各部门可以根据自己的工作情况，合理安排时间，将本部门要归档的文件通过网络传送到档案管理部门，也可以直接将数据信息录入到档案数据库中；另一方面，通过网络，政府档案管理人员可实行跟进式服务，形成初期，跟踪指导，或者在文档形成之后，可随时到各部门的专门数据文件夹中进行信息采集和核对工作，如此一来，大大缩短了文件资料转化作档案的时间周期，收集工作做到了根据需要，确保了归档信息的完整性、准确性和快捷性，做到了有的放矢。同样，政府档案资源载体向多元转变的另一结果，也引起了档案管理者对电子文件保管工作的措施研究，之前对库房单一的纸质档案管理，转变成对储备数字信息档案资源多种载体的保管。在看到信息服务环境下给予各种工作提供灵活方便的同时，安全隐患意识也必须时时在心，特别是在涉及的政府机密信息，管理员必须做到：一是注意网络信息安全措施的加强，日常业务中及时更新维护杀毒软件和防火墙，最大限度避免病毒攻击，严格审查不当的信息与杜绝保密的内容上网，从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施等。二是加强档案数据安全管理，数据库服务器要采用主用和备用双主机，相互镜像备份，并使用光盘作为档案数据的备份，确保档案信息的齐全。
四、服务方式
现代信息网络的接入形式多样，为档案信息服务拓展了广阔空间，档案部门利用电子网络传输，不仅能方便、快捷地为用户提供服务，并能及时收集用户反馈的信息。政府在电子政务背景下，通过网络技术，利用不同的信息服务软件系统，可以对利用者的利用时间、区域及查询档案信息内容等进行统计，及时与用户沟通联系，适时调整档案利用服务，并对不同时期和部门所需的档案信息进行及时配给，满足政府各部门的档案信息利用需求。档案信息服务工作是社会发展到一定历史阶段而产生的社会现象，政府的档案利用服务在不脱离原有的基础上，要注意传统档案利用服务方式与现代网络档案信息服务的并举，做好在新技术向档案管理渗透的过程中，努力实现传统和现代两种服务方式的有机结合工作，使两者做到优势互补，扬长避短。
五、管理理念
在电子政务环境下，有效的推动了档案管理自动化的进程，而且管理工作更具有科学化的特点，档案工作开始向数字化和信息化的方向发展。在这种情况下，作为政府档案的管理人员，需要转变思路，强化对资源的重视，从而自觉对档案资源的存储、加工、传递和共享工作进行加强，这样可以有效的发挥出档案资源的巨大潜能，使其在管理中实现创新，有利于档案信息的开发利用工作主动进行。
电子档案管理模式篇5
摘要随着电子技术的快速发展，电子档案成为了一种重要的档案类别。考虑到电子档案自身特点，要想提高电子档案管理的实效性，就要立足电子档案管理实际，从管理理念、管理模式和人员培训等方面入手，确保电子档案管理取得积极效果。
关键词电子档案管理理念实效性
一、前言
随着电子档案资料的增多，如何提高电子档案管理质量，成为了档案管理的重要内容。基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。基于这一特点，在电子档案管理过程中，要想提高管理实效性，就要从管理理念更新、优化管理模式和提高管理人员素质入手，为电子档案管理提供有力支持，保证电子档案管理效果满足实际需要，最终提高电子档案管理的整体性和实效性。
二、电子档案管理过程中，应不断创新管理理念
对于电子档案管理而言，由于电子档案是一种全新的档案形式，不但在档案保管方式和档案形式上与传统档案不同，在其他管理方面也存在较大的差别，为了最大程度的满足档案管理需要，提高电子档案管理的实效性，在电子档案管理过程中应积极更新管理理念，具体应从以下几个方面入手：
（一）电子档案管理应认真分析电子档案的特点
在电子档案管理中，只有认真分析电子档案的特点，才能保证电子档案管理工作得到有效开展。结合电子档案的应用和管理实际，电子档案具有存储空间小、存储信息量大以及管理过程简单等特点，在实际管理中对保管条件要求不高。
（二）电子档案管理应把握正确的档案管理原则
考虑到电子档案管理的实际难度以及电子档案的自身特点，在电子档案管理过程中，只有掌握正确的档案管理原则，才能提高档案管理实效。为此，电子档案管理应把握高效性、全面性和准确性原则，保证电子档案管理取得积极效果。
（三）电子档案管理应善于利用现代化的管理手段
基于电子档案的自身特点，以及电子档案对管理手段的需求，在电子档案管理中只有积极应用现代化管理手段，才能提高电子档案管理的整体效果。为此，我们应根据电子档案管理的实际需求，合理选择电子化和网络化管理手段。
三、电子档案管理过程中，应优管理模式
（一）电子档案管理应合理优化管理模式
由于电子档案与传统档案有着较大差别，在具体的管理模式上，电子档案与传统档案存在必然差异。基于这一认识，电子档案应根据自身特点，对现有的档案管理模式进行优化，改革现有档案管理模式，使其满足电子档案管理需要。
（二）电子档案管理应积极创新管理方法
电子档管理过程中，采用电子化和网络化管理方法，已经成为了电子档案管理的重要选择。基于电子档案快速发展的特点，创新电子档案的管理方法，并积极采用现代化信息化管理手段，构建健全完善的档案管理体系，对电子档案管理而言具有重要意义。
（三）电子档案管理应提高管理模式的针对性
在电子档案管理中，考虑到电子档案的特殊性及其自身特点，电子档案在管理模式优化中必须要做到根据电子档案的特点选择管理模式，并达到突出电子档案管理目的和提高电子档案管理水平的目的。因此，提高管理模式的针对性是十分必要的。
四、电子档案管理过程中，应提高管理人员素质
电子档案作为一种新的档案管理形式，与传统的档案管理有着较大区别，为了提高电子档案管理的整体效果，档案管理人员需要具备较强的专业水平喝素质。基于这一认识，电子档案管理要想提高实效性，就要不断提高管理人员素质，具体应从以下几个方面入手：
（一）增加对档案管理人员培训，提高其专业技能
在电子档案管理过程中，档案管理人员的素质对档案管理效果有着直接影响。基于这一现实需要，电子档案管理应增加对档案管理人员的培训，不断提高其专业技能，使档案管理人员的整体素质得到全面提升，最终满足电子档案管理需要。
（二）正确分析电子档案特点，提高技能培训的针对性
在档案管理人员技能培训中，只有正确分析电子档案的特点，并根据电子档案管理的实际需求进行技能培训，才能确保电子档案管理取得实效。因此，在具体的培训中，应突出管理手段的应用以及管理理念的更新。
（三）根据电子档案的管理需求，对档案管理人员的正日素质进行合理评价
基于档案管理人员对电子档案管理的重要性，在电子档案管理过程中，应根据电子档案管理的特点和需求对档案管理人员的素质进行合理评价，对不能满足惯例需求的管理人员进行相应业务培训。
五、结论
通过本文的分析可知，基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。基于这一特点，在电子档案管理过程中，要想提高管理实效性，就要从管理理念更新、优化管理模式和提高管理人员素质入手，为电子档案管理提供有力支持，保证电子档案管理效果满足实际需要，最终提高电子档案管理的整体性和实效性。
参考文献：
[1]李明丽.浅谈企业科技档案管理创新[J].安徽科技，2014.08.
电子档案管理模式篇6
对于信息资源管理的重视最先兴起与国外，这也就在时间上直接领先于我国，信息化程度建设尤其以欧美最为突出，这也就决定了其在电子档案管理领域领先于世界先进水平。欧美国家之所以能够不断提高其信息化管理的水平程度，很大原因在于国家对于信息资源的重视，以制定符合自身发展需求的法律法规来保障电子档案的安全，确保电子档案管理工作的有效运行。以美国为例，其制定的有关电子档案管理的相关法律法规适用于政府、组织、个人的电子档案信息，并督促政府对于公众信息的公开，以《信息自由法》保障公民的信息自由和国家的信息安全，以《阳光政府法》（又名《联邦公开会议法》）来确保政府信息的公开程度，切实保障公民的知情权和参与权；此外，针对于个人的电子信息档案安全，政府还出台了《信息安全法》来对“国家安全系统”进行概念界定，授权各管理部门行使国家信息安全管理职责，并严惩非法侵入、盗用合法信息的犯罪行为，切实保障电子档案建设的有效推行。此外，美国还对社会电子档案建设进行规划引导，以拨款推行“电子政务计划”来保护国家信息资源的安全。相比较欧美，我国的电子档案管理相关法律法规尽管已经逐渐步入法制化进程，但对于信息的分类和界定尚不明确，现目前颁布的一系列法律法规（如《计算机病毒防治管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》、《金融机构信息计算机信息安全保护工作暂行规定》等）主要侧重于对互联网信息安全的保护，而对于大概念下的电子档案建设管理未有具体的法律法规保障，对电子档案的凭证依据作用没有明确的法律规范，法律效力较弱，立法体系较不完善，并且在缺乏统一的立法指导之下，各级政府以行政立法程序的启动促使了重行政立法、轻权力机关立法的现象产生，直接导致了法律效力的薄弱，无法以明确的法律思想来指导立法工作的展开。
二、理念指导：未能形成独具特色的管理理念
电子档案建设与管理本身是一项耗资巨大、工程复杂的大工程，要做到电子档案与纸质档案的整合管理，以二者的优化结合的管理理念来指导管理工作，从而确保档案信息之间的优化互补，既能确保档案信息的原始性和真实性，又能确保其存储寿命和无限扩大的存储空间，实现共享、加快传播、方便管理。整合管理有利于提取电子档案和纸质档案两者的精华，实现安全的档案属性转化，推动档案管理的现代化进程，推动档案建设信息社会化、信息公开程度地不断提高。与国外先进的管理理念相比较，我国现阶段所采用的电子档案管理理念已经无法适应于快速发展的电子档案建设管理的需求，其无法做到保障电子档案信息内容的真实，无法保障电子档案信息的安全，无法保障电子档案快速传播、方便管理、安全利用，因此结合国外先进的管理理念，我国在管理理念的建设上亟需革新。
1.实施前端控制和全程管理这是一种提高电子档案建设效率和管理效率的科学管理理念，要求在建设初级阶段便要对电子档案管理进行督促和全程跟踪规划，并鉴定档案的价值，以归档标识来确保档案信息的安全，并方便了后期对于档案的利用，有效地防止了纸质档案在运输和输入过程中的遗失、破损、泄露等事件的发生。
2.加强档案控制在档案建设时就要对电子档案进行分类规范，要明确其归档范围、档案价值、形成时间及方式等具体明细，以确保后期被管理者失误删除和更改等事件发生，从而保障电子档案的信息安全，并且能够方便管理人员的鉴别、保管和检索寻找。
三、运行漏洞：管理模式上的弊端
电子档案管理模式篇7
（一）信息资源建设情况
1、纸质档案数字化情况：有相当一批城建档案馆开展了纸质档案数字化工作。两种模式：一种是全部馆藏档案数字化。武汉是全国全部馆藏档案数字化第一家；第二种模式：馆藏重要档案、利用率高的档案先行数字化。目前大部分为此种模式。
2、电子文件归档情况：有少数城建档案馆开展了电子文件归档工作的实践。典型城市有珠海、天津、大连、芜湖、廊坊等。从电子文件归档领域来看，仅限于工程领域，还没有发展到建设系统业务管理。工程电子文件归档有四种模式：第一种，无软件模式，如景德镇、无锡市城建档案馆。这种模式的优点是简便；缺点是没有背景信息，不能前端控制，真实、完整、有效性不能保证；与档案管理软件对接困难；成本高；占用空间大。第二种，“归档软件+扫描”模式，如天津、广州市城建档案馆。这种模式的优点是与档案软件对接方便，一定程度上保证了真实、完整、有效性；缺点是成本高，占用空间大。第三种，“归档软件+格式转换+扫描”模式，如苏州、昆山市城建档案馆。这种模式优点是格式统一，便于保存和利用；节省扫描费用；节省存储空间。缺点是仍不能取代一些文件的扫描。第四种，“资料文档一体化软件+格式转换+扫描”模式，如珠海、大连、芜湖市城建档案馆。这是一种最理想的模式，这种模式的优点是更方便建设、施工、设计、监理单位；缺点是需要协调，两个软件融合统一有难度。
（二）保障体系情况政策法规方面：
国家层面的文件有：电子公文归档管理暂行办法(2003.7国家档案局令第6号)；《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号）；《国家电子文件管理工作规划》（2011-2015）；住房和城乡建设部2004年了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》。标准化建设方面：国家建设部门颁布了5个标准：《城市建设档案著录规范》（GB/t50323-2002）；《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/t117-2007）；《城建档案业务管理规范》（CJJ/t158-2011）；《建设电子档案元数据标准》（CJJ/t187-2012）；正在修订《建设工程文件归档整理规范》（GB/t50328）等。
（三）信息资源服务情况
1、信息化对档案信息资源开发利用的作用：内部检索。
2、信息共享问题：各城建档案馆的档案管理系统彼此独立，互不相通，形成一个个信息孤岛，没有实现共享。目前没有全国性和地区性的城建档案目录中心，没有一个权威的中国城建档案网站，更没有全国城建档案数据中心。城建档案信息资源与相关单位和部门政务网的链接很少。
（四）信息安全管理情况
1、信息安全意识很强（上网档案几乎没有），技术措施有待加强。
2、异地备份：各地开展了异地备份相关工作，按照住房和城乡建设部异地备份工作方案，河北、江西、浙江、贵州、广西、安徽、江苏、新疆、湖北、吉林、山西、四川、广东、山东等省均开展了省际合作。
二、存在的问题
目前，全国城建档案信息化存在以下问题：法律缺失。受《电子签名法》局限，电子文档（接收、数字化）在法律上没有凭证作用，这对档案界是个重要打击。没有法律地位的电子文档路在何方？观念陈旧。一是重要性认识不足。对信息化的认识仅仅停留在：信息化只是为提高工作效率；现代化的名片没有认识到；信息化是适应社会环境的必然之路，信息化决定了城建档案馆的生存。第一，电子档案的形成对档案馆的压力：公文，业务管理文件，工程资料。不能顺应形势必将被历史淘汰；第二，档案利用方式对档案馆的压力：如对地下管线的利用，不能发挥作用的档案，就如同一堆废纸；第三，档案库房的压力：二是档案是保密信息，不能上网、不能信息化。错误之处在于：第一，大部分档案不保密，不能以小部分的不可行排除大部分的可行性。即使是保密文件，最长30年后也必须解密。第二，不是说敏感信息就不能上网。三是没有证据作用，不接收电子档案。原始凭证性，信息化难以达到，由此导致许多城建档案馆不接收电子文件，尤其是在地下管线档案问题上。效果不显著。一是信息化没有减轻工程档案形成单位的负担。“甩掉图板”、使用软件，但是移交档案仍然必须以纸质形式提交，而且要求两套制，不仅没有减轻负担，反而增加了负担。二是信息化对城建档案馆起到的作用不够显著。动力不足。一是外部没有用户导向；二是内部没有生存压力。
三、信息化建设的发展方向
总体来看，城建档案信息化发展方向有以下几个趋势：
（一）从档案管理到信息管理。城建档案信息化是形势所迫，全球信息化浪潮、电子计算机的普遍使用、查阅利用的需求。档案管理与信息管理的区别是，档案管理只管档案载体，你查我调，领上路；信息管理要管档案内容，你求我供，送到家。
（二）从筑建档案库到构建数据库。
（三）从纸质档案数字化到接收档案数字化。
（四）从工程档案库到城建档案库。
（五）从孤立建设到融合发展（数字化城管、数字城市、电子政务等）。
电子档案管理模式篇8
关键词：区块链技术；高校；电子档案管理；应用
电子档案内容的真实性，尤其是在区块链技术中哈希算法、时间戳等多种技术的应用，都能够在很大程度上实现对电子档案准确性的优化，同时降低档案被篡改的几率随着我国科学技术水平的发展，越来越多的现代化技术被应用在实际的高校电子档案管理环节，其中区块链技术就是近几年高校电子档案管理过程中比较常见的优化模式之一，合理的应用区块链技术不仅能够将现代技术中的分布式存储技术、识别技术等应用在实际高校电子档案管理的过程中，同时还能够推动高校电子档案管理的发展，进而帮助高校获得更加有效的档案管理目标。
一、相关理论概述
1.区块链技术的概述
区块链技术是近几年比较常见的现代化数据分析技术，其本质就是一个能够进行现代化分析的数据库，在区块链技术中，转变了原有网络中必须存在中心节点的弊端，将网络中的各个节点以平等的状态应用在系统中，从而通过各节点互相证明的方式实现保障数据信息准确性、安全性等目标。在区块链技术下，网络系统可以对所有经过节点的往来记录进行登记，从而保障这一技术中数据操作的可追溯性，从而在本质意义上提升系统管理过程中数据的安全、稳定。就区块链技术中的安全机制而言，通常情况下区块链技术中常见的安全机制大都表现为共识机制、去信任机制、防篡改机制、共同监管以及追溯机制等。这些机制的应用都能够在一定程度上实现保障系统中数据运行稳定性的原则，从而实现对数据真实性的提升。在区块链技术中通常会应用时间戳、哈希函数等方式对数据进行加密，从而确保数学在传递、使用过程中的相对稳定。比如，在通过哈希算法加密的环节而言，这一算法能够在一定程度上随机的为数据购置数字签名，进而实现对数据的加密保护。与此同时，在进行哈希算法加密后，应用为数据加盖时间戳的方式也能够在很大程度上实现对数据的二次加密，继而保障数据不会被二次篡改，从而完善原有的数据保护。
2.高校电子档案管理的概述及特点
高校电子档案管理是近几年高校管理改革中新出现在人们视野中的一种新型档案管理模式，这一模式顺应了现阶段大数据时代的发展背景，并将更多现代化的信息、数据处理技术与传统的高校档案管理融合在一起的一种高效、稳定的新型档案管理模式。就高校电子档案管理工作而言，这一工作将原有高校运行中纸质的档案进行了改革，实现在一定程度上纸质到电子层面的转变，同时推动了现阶段高校档案管理的发展。通过以往高校电子档案管理的研究，笔者认为就这一环节的特征来说大都表现在如下四个方面：首先，高校电子档案管理具备一定的社会性。高校作为社会人才培养的摇篮，这一特性的存在导致高校势必会与社会存在比较密切交集，高校将源于社会的学生，经由“打造”后在回馈给社会，同时高校研究的很多内容也服务于社会，这些都造成了高校电子档案的特异性，并在一定程度上影响实际管理工作的开展；其次，高校电子档案管理也具备一定的综合性，其档案管理的内容不仅仅涉及了高校所拥有的产业资料、科研资料、人才资料等多个方面，同时也囊括了实际教学过程中产生的教学方案等等，多属于高校电子档案管理中不可或缺的重要组成部分；第三，便是高校电子档案管理具备较强的系统性特征，受高校运行模式的影响，高校运行中的载体、数量种类繁多，也正是这些种类繁多的内容促使高校电子档案形成了一个相对独立的系统，从而为后续高校运行中存在的各类型工作提供支持，推动我国现代化背景下高校电子档案管理的发展。最后，高校电子档案管理也具备加强的通用性水平，这些电子档案的内容大都按照统一的教学周期、管理制度等予以记录，所以，可以认为这一内容具备较高的通用性水平。
二、区块链技术在高校电子档案管理中应用的可行性
通过对区块链技术和高校电子档案管理的研究，笔者认为将区块链技术应用在高校电子档案管理中应用的可行性大都表现在如下三个方面：首先，合理的将区块链技术应用在实际高校电子档案的管理过程中能够在很大程度上确保。其次，区块链技术的应用能够在一定程度上保障高校电子档案管理的安全性，一方面，这一技术的应用能够平衡原有高校电子档案管理系统中各不同组成部分的重要性，分散原有档案管理过程中的攻击，进而提升实际高校电子档案管理的安全性；另一方面，在区块链应用背景下，所有面向高校电子档案管理系统的攻击都将被记录、被追溯，从而在一定程度上实现对高校电子档案管理的保障。最后，区块链技术的应用能够在一定程度上实现对高校电子档案管理的全生命周期管理，同时促使高校电子档案管理朝向更加科学、高效的方向发展。尤其是近几年，随着我国高校教育体系改革的推进，在高校电子档案管理的重要性也逐步的凸显出来，区块链技术的应用能够从高校电子档案的生成环节入手，全面的覆盖到电子档案管理的各个环节，将高校中有关档案管理的多个部门凝聚成一个电子档案管理的整体，从而优化后续高校电子档案管理的发展，解决以往高校电子档案管理发展中存在的问题。
三、新时期开展高校电子档案管理过程中存在的问题
就我国实际的高校电子档案管理而言，随着教育体制改革的不断推进，原有电子档案管理过程中存在的问题也逐渐的凸显了出来，就以往的电子档案管理中存在的问题大都集中表现在学生档案管理和高校档案信息化管理两个方面：首先，就高校电子档案管理环节，随着我国高校教育普及程度的提升，很多高校的招生门槛都出现了不同程度的降低，这种门槛的降低在根本上导致了高校学生数量的激增，从而最大程度上提升了档案管理的难度。与此同时，随着学生数量的增多，相应的教职人员数量也会随之相应的提升，这些因素的存在都会在一定程度上影响实际高校电子档案管理的效果。其次，高校电子档案管理制度的不完善也是目前高校电子档案管理过程中比较常见的问题之一，尤其是近几年，随着高校电子档案改革的推进，原有的档案管理模式已然无法贴合时展对于电子档案管理的客观需求，如何在保障为学生们营造良好的传道、受业、解惑氛围的同时，保障学生们的档案信息安全就成为了现阶段高校电子档案管理环节迫在眉睫需要解决的问题。最后，高校电子档案专业管理人才的匮乏也会在一定程度上影响实际高校电子档案的开展效果。尤其是近几年，随着电子技术的革新，高校电子档案管理模式也随之发生了很大程度的转变，传统的高校电子档案管理人员已然无法在本质意义上满足时展对于高校电子档案的管理需求，从而限制了实际高校电子档案管理的顺利开展。
四、区块链技术在高校电子档案管理中的应用
纵观以往的高校电子档案管理而言，通常情况下传统的高校电子档案管理大都分为下述三个模块，即档案搜集模块、应用模块以及数据管理模块，这三个模块的相互协调才能够帮助高校更好的开展日常事物中的档案管理。下面笔者将分别从上述三个方面入手探究区块链技术在高校电子档案管理的应用：
1.区块链技术在档案搜集、整理中的应用
就目前高校的电子档案管理工作而言，通常情况下是通过定时、定点的方式将档案业务中集成的数据分享到相关档案管理系统中，虽然这种模式的应用在很大程度上减轻了高校档案管理工作的强度，但是，在实际数据形成、传输的过程中仍旧存在一定的风险因素，可能会对后续的高校电子档案管理埋下隐患，由此，在这一背景下，合理的应用区块链技术，就能够充分的让高校中的各个部门积极的参与到实际档案管理的过程中来，从而以“分布式”的状态开展有关高校电子档案信息的等级，并将其电子档案的副本留存在每个区块中，从而实现优化原有高校电子档案管理的目标。首先，在区块链技术下，各个档案数据搜集站点在进行档案数据的搜集时都会在内容确定后，将该搜集的档案数据记录在区块链技术中，从而实现在源头上保护档案数据准确性的目标。其次，在这一信息搜集节点的档案信息，区块链技术会应用哈希函数的方式对节点数据进行保护、传输，以此实现保障数据传输过程中的安全性目标，避免在档案传输过程中出现纰漏，与此同时，在这一技术上搜集的数据，如果想要通过这一节点进行对数据进行修改，就需要获得其他网络节点的批准，从而最大程度上减轻了单一电子档案管理节点的安全压力，实现更大意义层面的电子档案保护目标。例如，在进行高校档案管理的环节，区块链技术的应用能够实现对原有高校档案的区块式管理，从而将各个职能部门单位的业务系统档案情况整合到整体的档案网络系统中，从而弥补以往高校电子档案管理过程中非法篡改档案内容的问题。与此同时，将区块链技术应用到高校财务档案的管理环节，也同样能够实现优化财务管理信息的目标，以此推动整体高校电子档案的管理进程。
2.区块链技术在档案应用中的应用
对于高校的电子档案管理而言，如何帮助电子档案提升原有的使用效率，才是未来高校电子档案管理发展的必然方向，在过去的高校电子档案管理环节，传统的电子档案管理大都是通过账号、密码的方式进行使用者的身份验证的，虽然这种方式能够在一定程度上保障档案管理在应用过程中的相对安全，但是，其中在以往的使用过程中仍旧会为有心之人留有余地，同时也不便于校外合法工作者使用电子档案资料，由此，区块链技术的应用则能够在很大程度上解决这一问题。在区块链技术的应用过程中，首先，电子档案管理者们可以根据电子档案使用者的需求将电子档案系统划分为几个存在相互交叠的区域模块，以便后续不同的档案管理部门、校内非档案管理部门以及校外工作者们进行使用，一方面，保障校内的档案管理部门能够最大程度上提升原有高校电子档案管理的使用效率，另一方面，对于校内非档案管理部门或校外工作者们使用时，只需要通过简单的网上审核、申请、审批流程即可实现对后续电子档案的应用，从而提升原有高校电子档案的使用效率。与此同时，区块链技术的应用能够对不同身份的电子档案使用者进行标记，便于电子档案使用监管，同时提升在电子档案使用环节的安全性。
3.区块链技术在高校电子档案管理监督中的应用
区块链技术还可以被应用在实际的高校电子档案管理监督环节，尤其是对于高校学生电子档案管理的环节，合理的应用区块链技术能够及时的将使用者们所需要的数据反馈给管理人员，从而最大程度上保障高校电子档案管理的应用情况，避免在实际的电子档案管理过程中出现遗漏等问题，继而逐步的推动未来高校电子档案管理工作在实际高校改革中的落实。除此之外，在完善区块链技术在高校电子档案管理中落实的同时高校也应着眼于原有的档案管理人才进行培养，构建具备更强专业性、创新性的专业区块链电子档案管理人才，并为后续高校电子档案管理工作的开展打下基础。例如，就这一环节，高校一方面应在选拔档案管理人才的阶段，侧重于选择档案管理专业毕业的、具备一定档案管理知识和实践能力的新鲜血液参与到实际高校的档案管理过程中来，从而保障区块链技术在高校电子档案管理过程中的落实；另一方面，则应针对原有的电子档案管理人才进行优化，通过定期组织有关区块链技术的普及、宣讲，让更多的档案管理者们重视到这一技术在实际高校电子档案管理过程中应用的重要性，从而实现区块链技术在高校电子档案管理中的应用。
电子档案管理模式篇9
[关键词]文书档案；科学化管理
档案是社会发展的记载器，记录着社会发展的各种信息，尤其文书档案更是记载着各单位的发展历史，反映了以往单位所遇到的问题处理手段，单位建设进展，领导决策等等。随着文书档案管理模式的更新变化，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，以提高文书档案管理水平，保证文书档案信息的有效性和准确性，从而适应社会发展的需求，这是文书档案管理工作的进一步科学化体现。
一、科学化管理措施
1.基于计算机文书档案管理
随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，从纸质形式转变为电子资源形式；文书档案的归档等操作过程均由计算机进行处理。基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档，减轻了档案工作者的劳动量，提高了文书档案管理的效率。另一方面，传统文书档案管理中，在归档整理后若要对文件进行修改处理，就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做，这就浪费资源和劳动力，而采用计算机进行文书档案管理根本不会出现该问题，文件的修改只需通过键盘操作就可以，且随时修改显得方便快捷。再且，基于计算机的文书档案处理，使纸质的文书档案转变成电子版的文献信息，加上网络技术应用，使得文书档案资源随时可供检索，大大提高了查准率，这些都是传统管理方式所无法能及的。同时对文档进行计算机化处理也是解决文档分离，实现文档一体化管理的根本办法。
2.电子文件的归档与接收
档案的形成是文件有条件的转化，是具有一定查考利用价值和法律效力的原始记录。文件的收集、接理、鉴定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点，也是检验档案真实有效的关键。电子档案主要来源于库存档案的数字化和现行产生的电子文件。库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本，而电子文件所具有的与传统文件的不同特性，其收集、整理、鉴定等过程是一个交叉操作过程。虽然电子签署，数宅签署等技术是保证电子文件原始性的凭证，但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后仍然可以编辑、修改，而且在转化为电子档案时没有文件到档案的明显界定，完全依靠归档人通过网络上传或复制，其真实有效及原始性无法确定。因此电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录.动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用.同时电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人.数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。
3.电子档案的存储与备份
电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件。如：文本文件、图形文件。图像文件、音频视频文件等，应采用通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能；对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力；电子原件的存储方式也是关键，应该提供多种方式。
4.文档一体化
长期以来，文书处理和档案管理属于不同的部门负责，档案管理只由档案部门执行，文书处理和档案管理的分离由于作于不同部分以及不同工作者，就导致了档案管理较容易出现错误，或者出现文书档案管理程序过于复杂出现，甚至出现难以修改已管理好的个别档案的复杂情况，最终影响了文书档案的管理效率，降低了档案的信息服务功能。鉴于此，随着社会发展的需求，文档一体化成为了一种新颖的管理模式，这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态，统一成一个有机整体去进行管理。文档一体化的科学化管理模式意味着公文处理和文书档案两者归入为文件运动的整个生命过程，从而使文书档案得到科学处理和有效控制。另一方面，文档一体化的管理模式使得文书处理工作成为了文档管理大工作中的前端任务，文件处理工作质量的好坏将影响着文书档案管理的有效性和准确性。因此，文档一体化真正的实施将对文书档案的科学化管理带来崭新的发展空间，将使得文书档案管理进行一个更加科学，有序的管理阶段。
二、总结
新颖的管理模式、先进的计算机技术等自然而然地成为文书档案科学化管理的重点。正是基于这点，本文提出了文档一体化、基于计算机的文书档案处理等是实现文书档案科学化管理的有效措施，极大地提高了文书档案管理的效率性和正确性，使文书档案管理工作走上科学化的管理模式，对文书档案的管理工作具有较高的参考价值。
电子档案管理模式篇10
数据层
数据层对生产者提供的电子档案进行入库管理，并同步管理电子档案库；完成逻辑层传递的数据库访问操作，并将执行结果反馈回逻辑层，同时依据管理者制订的保存规划对电子档案库进行迁移，并保证其长期可用性。其功能结构如图3所示：数据层中主要包括5个实体程序和4个数据库服务程序。1入库管理模块。入库管理模块依据管理者制订的标准进行入库管理。各立档主体提交的电子档案经鉴定后形成aip，入库管理程序将对aip的数据格式进行转换成为标准格式，同时按照管理者要求对aip包进行分析，生成电子档案描述信息后将标准aip包发送至分布式电子档案库保存，将档案描述信息发送至电子档案描述数据库保存。2数据库管理模块。依据管理者制定的政策法规和标准对数据库结构进行维护，负责维护数据库完整性，负责创建支持数据管理功能的模式或表的定义，提供创建、维护和存取定制的用户视图功能，管理数据库操作日志，提供数据库审计功能，并定期对数据库进行更新、备份；在数据库发生瘫痪时能够从备份数据库中恢复数据。同时，负责向自动迁移程序提供电子档案访问统计信息。3自动迁移模块。自动迁移模块是为电子档案的长期保存而设计，管理者制订长期保存规划作为自动迁移程序设计原则。由于数据库容量有限，为保证数据库可用性需要定期或是在数据库容量达到一定程度的时候，对所存档案进行迁移。每条电子档案都设置“哨兵值”监测访问量，“哨兵值”拥有一个初始值，档案每访问一次“哨兵值”均会加1，定期内没有被访问“哨兵值”则自动减1，这样便能对电子档案访问量做出排序，自动迁移程序能够通过数据库管理程序监视数据库中电子档案的哨兵值，依据排序信息将末位档案迁移至转移电子档案库保存。如果用户预订了已迁移档案，则迁移程序需将该条电子档案发送至入库管理程序重新入库。4自同步模块。自同步模块是为保证电子档案数据库和档案描述数据库之间的数据一致性而设计。它定期对分布式电子档案数据库进行同步检查，如果发现更新信息，则将更新信息告知档案描述数据库，保证二者数据始终保持对应。5错误检查模块。错误检查模块是为保证电子档案库中档案可用性而设计。程序能定期自动对库中档案进行错误检查，防止由于设备老化或技术更新导致数据不再可用。
逻辑层
逻辑层是系统事务的处理层，连接着数据层和表示层。依据管理员的输入条件，完成用户管理、身份认证、访问控制、权限判断、安全检测及事务操作处理，访问数据层得到电子档案信息，并将其发送至表示层提供消费者利用。其功能结构如图4所示：逻辑层是全国电子档案管理系统中的核心主体服务层，负责整个系统的正常运转。逻辑层主要由5个功能实体组成。1系统管理配置模块。系统管理配置模块是服务层的核心功能，依据管理者制订的政策、法规和相关标准，进行标准化解释，生成相应的配置信息，管理其它四个功能模块。2用户服务模块。用户通过表示层提交注册信息或反馈信息至用户服务程序，用户服务程序按照配置信息完成注册行为并赋予用户相应权限，储存至用户信息库。同时也将用户反馈信息提交给系统配置管理程序反映至管理员，作为修订法规、政策和相关标准的参考信息。3访问控制模块。访问控制程序完成两部分功能，一是进行身份认证，确认利用者身份合法性；二是依据用户身份确认用户权限，防止用户访问未经授权许可的资源。该模块将通过两层审核的查询和预订操作信息发送至安全检测模块，未通过审核的则直接拒绝服务。4安全检测模块。该模块主要对利用者的查询和预订操作合法性进行检测，判断是否符合系统制定的安全机制。如检测查询或预订数据量是否超出范围影响系统性能，检测用户操作是否存在非法入侵等等。5事务处理模块。该模块将经过安全检测的合法查询和预订信息进行结构化处理，转化成数据库访问语言，并判断目的数据库物理地址后，对目的数据库进行访问。完成后将数据库返回的结果集或Dip发送至表示层。
表示层
表示层是系统中的人机交互部分。系统的最终目的是要实现对数据的使用，即依据管理者的方案向用户解释并展现系统的所有功能。通过表示层，数据将按照网络能理解的方案进行格式化，这种格式化也因所使用网络类型的不同而不同。表示层管理的账户数据在发送前被加密，表示层将对接收到的数据解密。对于表示层，参与的加密属于端到端的加密，指信息由发送端自动加密，并进入tCp/ip数据包封装，然后作为不可阅读和不可识别的数据进入互联网。到达目的地后，再自动释放解密，成为可读数据。在表示层，利用者可以完成信息注册、档案查询、预订和信息反馈等操作。用户成功登陆系统后，可按照权限对相关电子档案进行查询或是预订等操作，表示层将用户的相关操作转化成程序语言，通过internet传输至逻辑层完成相关处理，并负责将逻辑层传递回的数据信息以可读的方式展现给用户。
全国电子档案系统的障碍因素分析
地区、部门间电子档案管理水平不均衡
由于我国地区经济、信息化发展水平存在差异，当前电子档案管理在各地区、部门间的发展呈现不均衡现象。发达地区拥有充足的资金和智力支持，信息化基础设施齐全，对国家有关电子文件管理标准的执行较严格，有些档案馆在国家标准的基础上结合自身实际出台了电子文件移交进馆规范，如北京、天津、上海、安徽的部分档案馆开发了专门的电子文件长期保存系统。而一些欠发达地区信息化发展速度则落后于全国平均水平，由于资金和基础设施短缺，电子档案管理工作滞后，规范化和标准化更是无从谈起，即便有些地区数字档案馆项目已陆续上马，可也仅仅停留在档案的数字化方面，甚至只局限于数字化扫描工作上。
各自为政、分散探索
各地区、各部门关于体系结构、文件格式、元数据标准、数据结构标准等方面的规定互不协调，甚至有的元数据标准缺乏科学性与专业性，以致无法全面保障电子文件的真实性、可靠性、完整性与可用性。[5]即便是为原生性电子文件开发了专门管理系统的档案馆，它们也会因软件供应商选择的不同而导致馆际间系统难以兼容，以致这些电子档案只能服务于本管辖区域，而不能跨地区互联共享。对此如果国家不从总体上加以规范和控制，未来电子档案将难以交流与共享，当这些电子档案移交进馆时，无疑给档案馆进行后续管理造成巨大困扰。
各立档主体归档工作不规范
电子档案的前身是电子文件，电子文件自形成之后，需历经现行、半现行期才过渡至非现行期的“档案”。在移交进馆之前的形成和流转阶段，各级档案行政管理部门并没有管理权限，至多对其开展业务监督和指导。因此，当前各立档主体电子文件归档工作不规范直接制约着进馆电子档案的质量。现阶段我国电子文件归档水平普遍偏低的状况成为构建全国电子档案管理系统的首要障碍。
全国电子档案系统的实施策略
构建电子档案管理标准体系
为了避免由于标准分散、协调性差造成的文件信息孤岛现象重复发生，我国应建立一套完善的电子档案管理标准体系供各级政府、企事业单位和档案管理部门参照执行。体系内各标准间应相互协调配套，环环相扣，且体现出一定的层次性，诸如国际标准、国家标准、地标、行标等。此外，还要确保电子档案管理标准体系与其它相关标准体系协调，如电子政务领域、传统档案管理等。[1]
推行电子档案管理系统功能需求规范
一个完善的电子文件管理系统需具备自动抓取、组织、长久保存、安全控制、自动记录、和查找利用等功能，然而，目前我国已开发并投入运行的地方性电子文件管理系统的基本功能要素多不完整。因此，国家档案局应基于当前电子文件管理系统规划设计存在的缺陷，尽快出台并推行我国电子档案管理系统功能需求规范，该规范主要面向电子档案管理的软件供应商，应用于文件形成机关的电子文件管理，旨在保障文件形成、运行阶段的真实性，以及文件长期保存的真实。[4]当电子档案被系统捕获后，系统需要采集其内容、结构、背景信息、元数据等相关数据信息，并进行组织和存储，当外界有访问请求时，系统会对用户身份展开识别，而后提供相关文件和元数据的即时利用。同时，系统还应承担风险防控、自动记录、自动追踪等日常操作。
统一技术机制
统一技术体制是实现系统互联、互通、互操作的前提。首先，统一硬件要求，如处理器最低运算速度，内存、硬盘最低容量，最低网络接入带宽要求等；其次，统一底层软件，服务器选用什么操作系统，客户端使用什么操作系统，底层用什么通信协议，这些都要协商一致；再次，统一应用软件，选择统一的数据库，设计统一的数据结构，使用统一的开发软件和编程语言，统一开发接口等等。
采用B/S结构设计
B/S结构是随着internet技术的兴起而对传统C/S结构的一种改进，克服了传统C/S只能在广域网应用的局限性。通过B/S（Browser/Server）结构模式和数据库技术进行结合的图径，将是基于网络的最佳的电子档案管理系统结构。B/S结构设计是有效解决用户众多的庞大系统结构设计的一种策略，它的最大优点在于可以在任何地方进行操作而不用安装任何软件，而且升级和维护方式简单，无论用户规模、分支机构多么庞大，只需要管理好有限的服务器就可以了，所有的操作仅针对服务器而进行，客户端仅仅是浏览器而已，不需要任何维护，使系统的升级维护工作量降至最低。
强调多主体共同合作