采购档案管理办法篇1
政府采购项目档案整理目录一般有中标通知书、政府采购合同、中标（成交）公告、资金审批表、采购文件备案表、采购文件、投标保证金收付明细表、开标会议签到册、投标文件接收记录表、投标文件密封、标记确认单、资格证明、技术部分评分汇总表、开标记录表、最终报价表、评分表、评标报告、投标文件等，要结合采购项目的具体采购方式制作相应的档案整理目录。
一、政府采购档案管理的重要作用
政府采购档案有着重要作用，它是政府采购当事人在采购活动时所保留下来的，并且有必要较长时间保存，同时有着极其重要参考价值的，较有说服力的原始资料的总的称呼。首先，它的存在可以解决政府采购中一些有争议的问题，并且可以为统计归档提供有力的依据。其次，政府采购档案可以有效确保政府采购程序的平稳运行，做到采购过程有据可查。最后，政府采购档案可以为反腐倡廉以及加强政府的管理工作提供依据。
二、政府采购档案管理现状
档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案管理工作是政府采购工作的重要组成部分，《政府采购法》有效规范了政府部门的采购行为，但其配套的档案管理制度却相对滞后，制约着政府采购工作的进行。
第一，主体不明。《政府采购法》中规定采购人、采购机构应当保存政府采购文件，但尚未对保存的责任主体进行明确。从目前政府采购档案管理模式来看，采购人、采购机构大都建立了自己的政府采购档案管理制度，各自保存采购文件，既造成管理资源的浪费，还使政府采购档案管理质量存在较大差异。
第二，管理落后。政府采购档案保存在经办人手中，经办人对自己办理的采购项目了然于胸，查阅调用也较为方便。随着政府采购范围的扩大，政府采购档案的数量越来越多，采购档案存放在经办人手中，这种比较落后的管理办法，较难适应发展的需要。
第三，价值缺失。档案具有实证性、原始性的作用与功能和使用效应，但档案的使用效率较低。供应商的投标技术方案描述、技术参数、财务状况、售后服务承诺等方面的内容，对制作标书与评分办法有较强的借鉴参考作用，但因涉及商业机密等因素，不能借阅档案资料，失去档案再次利用的价值。
三、政府采购档案管理工作的有效途径
笔者认为，要提高政府采购档案管理工作的质量，实现其档案价值，提高归档效率，应从以下几方面着手：
（一）加强宣传。要广泛深入地宣传档案管理工作的重要性，加强学习《档案法》《政府采购法》及《政府采购法实施条例》等相关法律法规，提高政府采购部门的档案管理意识和法制观念，按照学用结合、重在实效的原则，树立依法管理意识，形成人人重视采购档案，并成为招投标各方当事人的自觉行动。
（二）健全制度。“依法建档”是规范档案管理工作的重要原则，“制度管档”是规范管理的核心问题，完善的规章制度是保障政府采购档案管理工作正常进行的保障。建立一套完整的规章制度加强管理，对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用以及销毁等方面都有明确的规定和要求，结合采购工作实际，制作采购档案模板，统一归档内容和口径，做到规档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，查阅有程序，从细节上保证档案工作的顺序开展。
（三）积极创新。要进一步加强政府采购档案信息管理。利用现有信息管理系统和办公自动化系统，通过努力开发信息资源，把档案从产生、存储、整理至流动、交流、利用、评估一系列过程，整合成完整的资源管理体系，建立起与经济社会发展相适应的档案管理体系，充分将档案的潜力充分发挥出来。
采购档案管理办法篇2
[关键词]招投标档案；现状分析；存在问题；对策建议
企业招投标档案是指企业在公开招（投）标、邀请招（投）标、比选、询价、竞争性谈判、单一来源等订立合同（协议）预备阶段，形成的具有凭证作用和保存价值的各类文字、声像等原始材料。
招投标档案是企业招投标活动的客观记录，是每个招投标项目的重要法律依据。同时，招投标档案也是企业档案的重要组成部分，是企业的重要资产。结合所在企业的现状，研究分析招投标档案管理存在的问题，明确解决问题的对策和基本思路，确保招投标档案的科学、规范管理，对维护相关利益者的合法权益，维护企业的稳定发展，具有非常重要的现实意义。
目前，企业招投标档案主要存在以下几大问题：
一是招投标档案数量庞大、规格不一，造成严重的管理负担。
由于每个项目所形成的招投标归档文件资料较多，尤其是未中标单位的标书数量巨大，加之现有的档案管理规定与条例缺乏明确的保管期限划分，给企业的档案库房带来巨大的压力，增加企业的管理成本。同时，招投标档案形成主体多且分散，致使投标材料规格不一致，投标人通常欠缺归档意识，认为投标材料越厚越好，包装越精美越好，导致档案实体规格不一，包装复杂，给装订入盒带来一定的难度，影响企业的管理效益。
二是招投标档案形成分散、程序复杂，造成档案完整性不够。
招投标档案一般涉及到需求部门、主办部门（采购部门）等，一般来说，招投标档案应该是每个招投标项目活动完整的、系统的历史记录，但是，由于招投标档案的形成主体不同，如需求文件、成果性文件一般在需求部门形成；采购前期、资格预审、评审文件、中选文件等一般在主办部门（采购部门）形成，档案资料大多散落在各经办人手中，同时缺乏相关制度和措施对关键环节的把控，导致不能及时地抓取到产生的文件，最终造成招投标档案完整性不够。另外，由于招投标工作程序非常复杂，业务经办人员大部分精力集中在具体的业务活动中，对资料的收集反馈一般都是被动应付，长期的滞后移交造成招投标档案易缺失，且缺失的部分难以找回。
三是招投标档案管理模式落后，造成档案的信息化水平不高。
随着科学技术的进步，不少企业在各项经营管理活动中应用了计算机和网络技术，包括建立了档案管理系统，但目前的档案管理系统大多局限于对招投标项目档案的目录管理，而对招投标档案原文的数字化应用甚少，导致在查阅利用时，只能先在档案管理系统上检索到该招投标档案的档号，再到库房翻阅原始资料，不仅产生了更多的工作量，而且容易造成原始档案的破损。另外，目前的档案管理系统大多是在招投标项目归档立卷后，进行后期的录入管理，而没有与相关的招投标管理系统进行连接，无法保证数字化生成的招投标文件在办理完毕时第一时间归档，未达到真正的信息化、数字化。
针对以上招投标档案管理存在的突出问题，结合工作实际，提出几点优化招投标档案管理的对策建议。
解决方法1：依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）和《中华人民共和国招投标法实施条例》，将招投标档案保管期限分为永久、30年、10年三种。土建项目、对外投资项目，以及使用年限在30年以上的大型设备的招投标档案，保管期限为永久；使用年限在10年以上30年（含30年）以下的各类设备的招投标档案，保管期限为30年；其他招投标档案的保管期限均为10年。在公开招标和邀请招标活动中，未中标方的材料可作为资料由主办部门负责保存。保存期限为：第一未中标方的材料保存6年及以上；其他未中标方的材料保存2年及以上。超过保管期后，主办部门可根据实际保管情况，组织开展资料清理工作。另外，在发标时对招投标各项材料提出统一的规范和标准，从投标载体、规格大小、内容涵盖等方面均做出明确的要求，从源头上保证招投标材料整齐划一，便于日后的立卷归档。
解决方法2：首先，档案管理部门要加强与业务部门的沟通和协调，将档案管理触角前移，及时关注采购部门的采购情况通报，掌握采购进度，保证能及时地向相关部门进行催收。其次，档案管理部门要加强宣传，使业务经办人认识到确保招投标档案的完整性，是对其自身合法权益的有效保护，能做到日常及时收集、完整保存招投标过程中产生的各种文件资料，并及时将具有保存价值的文件材料移交给档案管理人员。再次，将招投标档案移交清单进行优化，与招投标项目的采购类型、采购环节保持一致，使得业务经办人员在日常清标时，即完成招投标档案移交清单，减少业务经办人员工作量，提高工作效率。最后，档案管理部门要加强招投标档案的立卷、归档、保管和销毁，确保其存放有序，查阅方便，严防损毁散失。通过便捷的查阅利用服务，推动业务经办部门愿意将招投标档案移交给档案管理部门。
采购档案管理办法篇3
【关键词】货物采购；招标；档案；管理
【abstract】sweepingtheglobeprojectmanagementboomrepresentsthemodernmanagementtothelatesttrends,isnowaconcernedfield.procurementmanagementisoneoftheimportantcontentdirection,theso-calledprocurementmanagement,itistopointtotoensureprojectmaterialsupplyandpurchaseofprojectmanagementactivities,intheprocurementofthroughopentenderpurchase,usethecompetitionbetweensupplierstolowercommodityprices,toensurethatequipmentquality,reducethecost,tocontroltheengineeringcost,maketheprojectfundstoachieveoptimalallocation,asapowerfileworkers,thispaperfocusesonthediscussionofpowerengineeringconstructionprojectsinpurchasingmanagementandinthecomplexsystemintheprocessofwork,theformdirectlywiththelegalbasis,keepthevalueoftheoriginaldocuments,thatis,thegoodspurchasingfilemanagementofbidding.
【keywords】purchasinggoods;thetender;File;management
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：
前言
近几年来，国家投入巨额资金进行城、农网改造工程。在电力建设工程项目管理中，也深入广泛地进行项目招投标管理。从而利用竞争机制来确保设备质量，控制工程造价，保证按时交货，保证工程质量，提高投资效益，加强廉政建设。招投标档案是近年来，随着项目招投标采购管理在电力建设中深入开展实施，新近产生的档案管理分类。它真实地记录了工程建设中物质采购过程中形成的对国家、社会和企业有保存价值的原始凭证。作为电力科技档案工作者，深感招投标管理工作在工程建设管理中的重要作用及招投标档案在工程档案中具足轻重的地位。通过对项目招标采购管理的理论知识学习，结合电力系统在项目招投标实际管理操作办法，使本人对项目招标采购管理有了一个全面系统的认识。熟悉了招标采购中涉及的各个方面各个环节，从而确保招投标档案的齐全、完整、系统、规范。并且联系本单位在招投标档案管理过程中存在的一些实际问题，进行探讨。
一、电力建设中项目招标采购管理的基本要求
招标采购是通过在一定范围内公开购买信息，说明拟采购物品或项目的交易条件，邀请供应商或承包商在规定的期限内提出报价，经过比较分析后，按既定标准选择条件最优惠的投标人并与其签订采购合同的一种采购方式。
招标采购是在众多的供应商中选择最佳供应商的有效方法。它体现了公平、公开和公正的原则。通过招标程序，招标项目可以最大程度地吸引和扩大投标之问的竞争，从而使招标方有可能以更低的价格采购到所需要的物质或服务，更充分地获得市场利益。
招标采购是一个复杂的系统工程。它涉及各个方面各个环节。一个完整的招标采购过程，基本上分以下六个阶段：编制招标计划(申请、审批及流程)、招标、投标、开标、评标、定标。
二、货物采购招投标要求加强档案的管理
笔者认为，档案的齐全、完整、规范，从一个侧面反映了工程管理水平。严把档案关，能起到规范工程管理的作用。招投标档案是企业档案不可分割的一部分，特别是在工程档案中。当城、农网改造工程结束后，国网公司、发改委组织了工程建设抽查，发现了不少问题，有些问题就是直接从档案资料中发现的。招投标档案是纪检监察部门、审计部门检查的重点档案。因此，保证招投标档案的齐全、完整、系统、规范，是保证工程管理质量的一个有效手段和措施。
(一)招投标档案归档范围
1、招标方案及批复、招标计划申请(报)表、招标公告或邀请函、资格审查文件(资格审查公告、审查报告)：
2、招标文件及补充；
3、投标文件(商务部分、技术部分、企业资讯)、投标人澄清、说明或者补正文件；
4、标底、开标记录；
5、评标办法及标准、评标纪律、评标记录、评标报告(含各评标人员打分一览表)、工程决标报告(定标意见)：
6、项目招标领导小组会议纪要(标前会、定标会)、评标专家签到表、中标函(通知书)；
7、项目招投标领导小组名单、资格审查小组成员名单、投标人名单、评标委员会成员抽取名单、监督小组名单：
8、其它应当归档的招投标文件。
(二)招投标档案归档的基本要求
1、归档的招投标文件材料应该是原件或正本。(盖红章、手工签字)。
2、招投标文件的内容必须真实、准确，与实际相符。
3、招投标文件必须字迹清楚，工整，会签手续齐全，印章完整，签字盖章规范，手续完备。文件不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。
4、针对项目的招投标档案原则上归入项目。对于本单位涉入到多个项目的打捆招投标档案，原则上此批档案放入第一个项目，其它项目注明。
5、不针对项目的招投标档案，一般按年代归入文书档案。
6、招投标档案移交时，双方必须办理移交手续，填写交接清单，签字认可。
7、中标的投标文件材料应该永久保存，未中标的招投标文件材料应作为资料短期保存。
(三)招投标档案案卷编制要求
采购档案管理办法篇4
关键词：招标机构项目档案管理模式
随着改革开放形势的发展和市场机制的不断完善，我国在基本建设项目、机械成套设备、科技项目、项目融资、土地承包、城镇土地使用权出让、政府采购等许多政府投资及公共采购领域，都逐步推行了招标投标制度。这对于创造公平竞争的市场环境，提高经济效益，保证服务质量，防止招标投标中的腐败现象都具有重要意义。
北京国际贸易公司为综合性国有外贸企业，从上世纪90年代初期开始承办国际金融组织、世界银行、亚洲开发银行贷款项目的国际招标和对外采购以及政府采购项目的招标采购等工作。近年来，随着国家改革开放的发展以及经济全球化进程的加快，为适应首都经济建设和发展，北京国际贸易公司转变主营方式，先后获取国家部委颁发的国际招标机构甲级资质、政府采购机构甲级资质、中央投资项目招标机构甲级资质和工程招标机构甲级资质，成为北京市国资委系统惟一具有“四甲”资质的招标机构，专业从事各类招标业务和进出口业务。近年来形成的招标项目档案快速增长，档案种类和来源更加多样，档案的管理和编研工作更加复杂，使企业档案工作遇到了前所未有的挑战。
一、招标项目档案在企业发展中的地位和作用
首先，招标是指采用招标方式采购工程、货物和服务的活动。招标项目档案是招标采购业务工作中形成的文字、图纸、图表、声像等不同载体上的记录，是企业业务活动不可或缺的重要文件材料。据统计，2007年-2010年6月，北京国际贸易公司完成的各类招标项目每年增长45%，各类招标业务已占公司总体经营规模的74%。我国《招标法》中明确规定，招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年。其特殊性决定了招标项目档案必须管理到位。
其次，招标项目档案是围绕一个独立招标项目形成的具有保存价值的招标业务文件整体，是企业在经营活动中直接形成的有保存价值的不同形式的历史记录，具有凭证和参考价值。
第三，建立资料完备、检索便捷的招标项目档案资源体系，充分发挥档案工作服务保障作用，为档案工作的可持续发展和企业以后的经营、管理、发展奠定坚实的基础。
二、企业招标项目档案管理存在的主要问题
据调查，近年来，在一些招标机构中，存在着以下四个主要问题：第一，重视不够，观念亟待更新。从企业的发展来看，经营业绩和经济效益是企业的命脉，而档案工作效果难以立竿见影，不易引起重视。对招标档案工作职能、意义的认识没有提升到应有的高度，造成档案工作从指导思想到具体工作都徘徊在较低水平。第二，档案管理制度有待补充修订。企业对档案的管理一般都有制度可循，但这些制度都有待健全与完善，比如鉴定销毁制度和借阅制度等，这反映出企业的档案工作缺乏可持续发展和与时俱进的科学意识，从观念和工作理念上亟待加强。第三，档案工作程序不规范，管理方法不科学。由于招标工作程序繁杂，业务经办人员工作量大，往往忽略应归档文件的齐全，造成招标项目档案在收集、归档、检索、借阅等方面存在不规范的问题。第四，档案室或库房面积受单位办公环境限制，档案室内部资料存放零乱，不能保证招标项目档案存放整齐有序，导致检索、查阅时极不方便。
三、新时期企业招标档案的管理模式
随着北京建设世界城市进程的加快，招标这种采购方式已成为大的趋势。同时新时期招标机构的招标项目档案的管理模式正处于被认识、梳理和接受时期。
首先，应以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标法》等法律法规统领企业招标项目档案工作，对招标机构档案工作基本理念进行梳理，提升招标项目档案管理模式、制度建设等方面的工作。根据招标业务特性，明确职责，执行招标项目档案由经办人收集、立卷、归档、部门集中保管，单位档案室统一进行鉴定、销毁的流程。这有利于转变业务部门人员意识中存在的一些误区，认为档案人员督促归档是给他们增加负担、增加工作量。更重要的是，这种理念转变了“开展此项工作仅仅是各部门配合专职档案人员”的错误观念，使招标项目归档工作有了可以依靠的规范，这种新的理念将有效地促进招标企业各部门对自身工作职能与短期、长期工作目标的思考与整理，并围绕招标项目立卷部门的自身职能，规范活动中可能产生的文件材料的业务内容、种类、载体。这样始终强调“本企业职能”和“各部门工作实际”的档案工作模式，也是考量其与立档部门活动联系的紧密程度及价值的重要依据，从而大大清晰了档案工作的整体思路。
第二，招标机构档案工作的具体实施必须是一个系统工程，要求从上到下、从领导到档案工作人员，都应该有明确的认识和清晰的思路。面对招标项目数量的日益增多，形成环节复杂，需要建立一个完善的档案工作网络，从基层开始，每个立卷单位都要配备相应数量的兼职档案员，由档案室进行业务指导和监督检查，这样才能保证招标文件收集齐全、整理规范、案卷质量达标，便于检索和提供利用，为企业的发展和建设服务。
第三，制度是保证，人才是关键，场所是基础。为使招标档案管理与业务的增长、企业的发展相适应，企业招标档案管理应从自身实际出发，尽可能提供档案库房场所，档案人员要加强与业务部门的沟通与协作，积极开展招标档案管理综合检查，加强招标项目档案的立卷、归档、保管和销毁，确保其存放有序，查阅方便，严防损毁散失。
综上所述，企业的档案工作是自身建设的重要环节，同时更是进行经营管理的重要基础工作。只有纠正以往对档案工作的认识偏见，以科学发展观为指导，以社会档案信息需求为牵引，进一步与时俱进、解放思想，才能使招标档案工作不断取得新的进展，使企业的档案工作走上规范化、科学化的道路，将企业的建设提高到新的水平。
参考文献
1.薛匡勇.档案收集工作理念探索[J].北京档案.2009(12).
采购档案管理办法篇5
关键词：政府；采购；档案管理；瓶颈问题；对策
《政府采购法》中对政府采购文件作出了相关的要求，相关采购文件至少要保留十五年。政府采购档案是对政府相关决策和采购活动的书面记录，能够为之后可能出现的财务问题提供书面依据，也能为成本的节约提供前提。对政府采购档案进行科学、规范的管理，正视并解决工作中出现的问题，保障政府工作的顺利开展。
1政府采购档案管理工作所面临的问题
1.档案收集周期长，影响归档完整性
所收集档案的完整性关系到档案归档工作的顺利度，在实际工作中，部分政府由于没有规范科学的进行采购，致使在收集采购资料时出现问题，资料收集不齐全，延误了资料的归档，影响了采购档案管理工作的顺利进行[1]。影响资料完整性的情况有以下几种，第一，缺乏健全的投诉机制，投诉人往往在投诉时选择当地主要领导或纪委，直接略过了政府采购部门和采购中心，致使由领导的政务批示决定采购的结果，但是实际情况是，相关领导政务繁多，对于相关部门提供的材料不能及时处理，增加了得到结果的时间。第二，采购人没有出示验收证明、拒绝签订相关合同、中标人迟迟不履行合约、中标供应商确定后采购人要求退货等行为都会影响采购资料收集的完整性。第三，部分采购中心将工作重心放在日常开标事物上，无暇处理积累的档案，导致档案管理缺乏规范性。
2.缺乏专业的档案管理人员
档案管理是一项长期复杂的工程，对于档案管理工作人员的素质要求较高。对于档案管理工作各地政府持有不同的意见，有相当大一部分政府对档案管理工作的重视不足。主要表现如下，一些地方采购中心因为各种各样的原因没有设立专职的档案管理人员，在实际开展档案管理工作时，工作人员之间互相推诿，逃避责任，缺乏敬业心，导致档案管理工作无人可管，工作效率低。一些采购部门没有对采购档案管理工作的工作难度进行正确的评估，所安排的档案管理人员缺乏专业性，要么根本不懂档案管理，要么业务水平较低，采购档案管理工作开展较为困难，达不到预期效果[2]。还有一些基层部门没有制定严格的奖惩制度，对一些不良现象采取得过且过的态度，惩罚力度不到位，这种负面影响比较恶劣，大幅度的降低了工作人员的积极性，影响了工作效率。
3.档案管理的保密工作不到位
之所以进行采购信息的收集归档，就是因为这是该政府独有的能够推动其发展进步的资料，这是一把双刃剑，利用的好可以改进不足，谋求发展。利用的不好就会被别有用心的人利用做一些违法的事情，所有档案资料信息的保密性非常重要。但是在实际管理工作中，多数是采用电子档案的形式，电子档案是依托于计算机信息技术而发展的，具有信息技术资料健全、高效、便捷特点的同时，也相应的传承了计算机信息技术的缺点，即安全性问题。在进行电子档案的发送、接收、保管和归档时，可能会被篡改、伪造、泄密、窃听，或者遭到病毒入侵、黑客攻击等。由于电子档案的保护措施不到位，相关资料信息被泄露的情况频频发生，带来了一定的隐患。另外，工作人员泄露资料、岗位设置不合理、档案管理存在漏洞等也同样会导致资料信息的泄露。
4.没有进行合理档案开发利用
档案收集管理的目的就是为了使用，要与实际情况相结合，充分发挥档案管理的原始功能。制作评分办法和标书需要参考相关的供应商投标技术方案和技术参数，售后服务承诺、财务状况等方面的资料。供应商登记资料证明了其资质水平，记录了供应商的资信等级、履约能力、技术水平，能够为中标候选人产生、投标名单确定提供一定的依据。但是，有些采购中心过于重视资料的保密性，严禁档案资料的借阅，使档案仅仅成为了一堆无用的材料，导致资源的浪费。
5.档案室软硬件设备配备不足
一些采购中心所配备的档案室容量较小，使用的是简单的档案柜，所收集的资料都一股脑的堆积在里面，缺乏档案密集架的使用。还有些采购中心连档案室都没有配备，所收集的资料多是胡乱放置。增加了资料寻找的难度。还有部分的采购中心没有将采购信息电子化，缺乏计算机设备的配备。
2加强政府采购档案管理的措施
1.建立健全相关的规章制度
建立健全政府采购档案的各项规章制度，实施高效、科学、规范的管理，让采购档案管理走出无序化状态。现有的采购档案之间缺乏联系，导致无法进行集中管理。为了充分的开发利用采购档案，发挥其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善档案的管理制度。详细规定档案的制作、审查、收集、保管、整理等环节，并且各部门要协调配合，加大对采购档案的监督、检查力度。档案管理制度是档案管理工作的依据，有利于规范工作人员的行为，实行档案的统一集中管理。
2.提高工作人员的专业水平
现阶段的采购档案管理人员，不仅要具备档案管理的知识和经验，还要能够熟练的操作计算机。首先，要加强对于工作人员的培训，让其学习采购档案管理的专业知识，了解采购档案管理工作的作用，加强对采购档案管理工作的重视，增强责任心。同时，提高计算机的操作水平。其次，在录取人员时要偏向专业性，能够满足档案管理的基本需要。各部门人员要加强交流，多听取意见，优化采购档案管理方案。最后，要设立专门的档案管理人员，在采购项目完成后，及时将资料整理好，上交保存。
3.提高档案管理的安全性
档案的安全是档案管理中的一大重点，首先，要设置访客权限，根据档案的保密程度设置权限，划分读取人群，保障采购档案的保密性。其次，对一些保密性较强的档案设置使用期限，控制使用范围。另外，电子采购档案的管理人员要开启电子档案管理系统的监控和自动记录功能，防止档案的外流。
4.加强信息化建设，建立数字化数据库
根据统一的信息化建设标准，建立数字化数据库，为实现采购文档的共享提供基础。通过数据库的建立，实现档案资料的资源共享，降低人工出错的几率，在最大程度上保证人们的信息查询。同时，数据库的建立可以让工作人员及时更新档案资料的内容，保障采购档案信息的准确性和完整性。另外，建立采购档案信息系统，利用计算机信息技术实现案卷的重新整合，规范档案的标号、标题，提高档案的检索功能，提升档案管理工作水平。
5.完善采购档案管理的工作设备
首先，要设立独立的采购档案管理工作间，如陈列室、阅览室、档案库房、办公用房等。其次，配备统一的数字化信息设备，如计算机等，实现采购档案的自动识别、上载、转化、存储等。最后，建立强大、专业的采购档案管理系统，实现采购档案的统一化管理。
3结语
综上所述，政府采购档案管理工作是政府工作的一个重要组成部分，对政府的后续工作具有推进作用，要加强对该工作的重视。现今的档案管理工作还存在着一定的问题，采购部门要建立合理的章制度、配备专业的工作人员和设备、提高档案管理的安全性、建立数据库，提高档案管理工作水平。
参考文献
采购档案管理办法篇6
20xx年12月我被任命为采购与招投标管理中心副主任。一年来，在校党委和行政的正确领导下，在各职能部门的领导和同事们的大力支持和帮助下，本人通过认真学习、尽自己最大的努力较快适应了新的岗位,较好地完成了本职工作任务。现将我在试用期间的主要情况报告如下,不当之处敬请批评指正。
一、加强政治学习，努力提高自身思想水平与政治素养
多年来的办公室工作经历，使我深刻体会到领导干部的根基在于政治上的成熟，不论在什么时候，不论在什么岗位，都要保持清醒的政治头脑，运用马克思主义的立场、观点、方法指导自己的思想和行动。因此，我十分注重政治理论学习，除了按时参加学校安排的集中学习外，还坚持自学，从提高政治敏锐性和决策水平入手，加强对马列主义基本原理、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想以及十七大、十八大会议精神和胡锦涛同志一系列讲话的学习，高举中国特色社会主义伟大旗帜，以科学发展观为指导，解放思想、实事求是，紧紧围绕学校中心工作，以热情饱满的精神积极参加学校组织的各项政治活动，以提高自身政治素养和思想水平，并指导自己认真履行岗位职责，努力提升服务水平。
二、加强业务学习，努力提升学校采购与招投标管理水平
到采购与招投标管理中心任职，今年的主要任务是协助主任负责学校政府采购项目的相关工作。招投标和政府采购工作对我来说都比较陌生。为了适应新岗位的要求，自己首先面临着业务学习的过程。一年来，我认真系统地学习了《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》、《政府采购信息公告办法》、《政府采购供应商投诉处理办法》等一系列相关的法律法规，学习了xx省及其相关的地方性法规、条例和实施办法，逐条逐句的分析、理解和掌握，以理论指导工作实践；
在提高政府采购操作技能方面，利用报刊、杂志和网络等媒体，学习先进经验和成功案例,对采购与招投标工作有了初步了解和掌握。
在努力学习分管工作相关的法律、法规和政策的同时，能够积极主动，认真处理好各方面的工作关系。在工作中能够摆正自己的位置，能处处以大局为重，作为副职能当好领导的参谋和助手。本着对工作负责，对单位负责的工作态度，在工作中能积极发表自己的意见，从不隐瞒自己的观点。在工作上注重实效。坚持以爱岗为前提，以敬业为基础，以精业为自己的目标。生活中与人为善，不斤斤计较，自己能做的一定会尽力去做、做就争取做好。
三、恪尽职守，扎扎实实做好本职工作
履职期间，我主要做了以下工作：
1、圆满完成了工作交接
2019年年初,因学校办公室行政科科长没有到位,在筹备采购中心成立的同时,仍负责行政科的工作,工作繁杂任务艰巨,经常加班加点,任劳任怨,优质完成各项工作。科长到任后,自己认真负责、耐心细致，圆满地完成了所有交接工作。
2、顺利完成了今年学校政府采购工作任务
2019年3月底，省财政厅根据相关规定，同意我校自行组织政府采购。8个月来，采购中心与有关职能部门一起根据《政府采购法》等相关法律法规实施政府采购，共完成采购34批（次），其中：公开招标23次，竞争性谈判2次，单一来源采购9次。采购项目预算总金额为6427.7807万元，实际采购支出为5665.2697万元，节约资金762.511万元，自主政府采购规模居本省高校前列。
1）加强了规范化管理，建立政府采购规范化操作程序，办法。同时，与实际工作紧密结合，优化办事流程，提高工作效率，切实在使用性、有效性和可操作性上下功夫，针对采购相关职能部门对政府采购流程进行了多次宣传，翻印和下发了《xx省政府采购工作规范》，使采购单位和采购中心紧密配合，规范、高效完成采购工作；
在采购过程中，工作人员严格分工，负责事项具体落实，严格按照规章规范操作。
2）加强基础工作，提高采购执行工作人员的专业知识水平，以及自身素质和专业技能，协助主任组织相关职能部门10人，参加了省采购监管单位举办的从业人员资格培训，加强科学操作，提高监管水平。
3）自觉接受监督，各项政府采购项目都在xx省政府采购网上采购信息，向社会公开,共计96条。所有项目都邀请纪委监察处、采购人代表监督开标及评标过程，每个采购项目都按法律要求组成评标委员会，进行独立评审，做到公正、公平。
4）服务热情周到。由于大多数采购人、供应商不了解政府采购工作，在接到采购项目时，主动同采购人沟通，了解其采购需求，确保采购到采购人满意的货物；
耐心帮助不会使用电子Ca证书的供应商完成网上操作程序。
5）建立政府采购项目回访制度。为及时了解和掌握供应商的供货、售后服务、守约信誉情况，及时发现和解决政府采购工作中存在的问题，不定期的以电话或走访的方式，征求采购人对货物使用、供应商服务的意见，做为今后政府采购的参考。
6）认真做好档案管理工作。政府采购档案是反映采购活动过程及各项决策的记录，完整妥善地保存采购档案，可以为政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查及处理纠纷等工作提供客观依据。采购档案进行了认真整理编目，保证了档案资料类别清晰、查找有序、使用方便，达到了档案保管的目的。
四、严于律己，不断提高廉洁自律意识
本人能认真学习中央、省、市、学校关于廉洁自律的有关规定，自觉遵守党的纪律和国家的法律、法规，执行党的决定，积极履行党员八项义务，时刻警醒告诫自己，牢固树立为人民服务的宗旨，坚持原则，秉公办事。严格执行领导干部廉洁从政的各项规定，不以手中的权力谋取任何私利。广泛听取并虚心接受各方面的意见和建议，主动接受人民群众的监督。牢记“两个务必”，发扬勤俭节约、艰苦奋斗的作风，自觉抵制享乐主义和奢侈之风，反对铺张浪费。保持高尚的精神追求和健康的生活情趣，自觉抵制各种腐朽的思想观念的侵蚀。勇于揭露和纠正自己工作中存在的缺点，有较强的事业心和责任感。在具体操作上,力求做到带头守纪、以身作则,办事公道、不徇私情,勤政廉政始，自觉遵守采购纪律，维护学校和中心形象，真正做到廉洁自律、阳光采购。
采购档案管理办法篇7
规范化办公程序的若干管理规定
一、 文书处理程序：
目 的：为进一步加强和健全企业综合档案管理工作，规范文件的收集、整理、立卷、归档程序，以保持企业的档案材料完整齐全，能更好的维护企业利益，反映企业的历史面貌，记录企业的业绩文秘资源网，为企业开拓经营提供服务。
参考文件：总公司《档案管理办法》、《经济档案管理办法》（××字[XX]第111号）
附 件：《档案库房管理制度》
《档案补充修改制度》
《档案借阅及档案材料复印制度》
《档案鉴定与销毁制度》
《档案的统计制度》
《综合档案归档范围及保管期限》
《工程经济档案内容及责任分工》
（一） 收文：
1、上级机关下发的文件资料，应由综合办及时分类、签收、登记、编号。各部室直接收到和带回的文件，应及时送到综合办统一登记处理，各部室和个人不得自拆、自收、自办，综合办及时督促催收。
2、综合办收到文件后，应按照iso14001及ohsas18001的有关程序及时办理收文手续和文件承办单，确保做到平件不隔日，急件立即办，不得积压。
3、文件由公司领导批办后，按有关批示及时转交承办部门签收办理，并将承办结果及时反馈到综合办，通过综合办反馈到有关领导。综合办做好督办事项的登记。
4、文件传阅要严格登记手续，加速公文运转，每份文件在传阅者手中一般不超过一天。阅文者应在《文件承办单》上签字，并及时送还综合办。
5、涉及几个部门合办（合阅）的文件，要按公司领导的批示意见交由主办部门组织办理，并负责在办完后立卷归档。
6、严格保密制度，按照文件的密级加强管理，按照文件规定的范围传阅，任何部门和个人不得丢失文件和外传泄密，若丢失文件发生，应立即逐级上报，严肃处理。
（二） 发文：
1、钢结构工程分公司公文文号主要有“××字”、“××党字” 、“××工字” 、“××团字”。
2、行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、分发等，均要有相应人员签字。
3、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正式文件，均按业务性质归口，由主管部室的主办人员起草拟稿，经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。如需其他部室会签的文件，由主管部室会同相关部室会签，会签后再报公司领导签发。
4、拟稿需按照公司统一要求的格式，使用统一规定的发文稿纸，书写清楚，并连同手稿、附件，经公司领导签发后，由主管部室送综合办编发公文文号并打印分发。
5、文件、资料、报表的打印，要严格按有关规定办理，主管部室负责校对，公文应在最后打印打字员、校对员的姓名。
6、发文后，原稿连同附件交还主管部室，由专人负责保存、催办、立卷和归档。
（三） 归档：
1、 公司设立档案室，配备专职档案管理员，其它各部室设立兼职档案人员（各部室资料员、内业），档案室归口综合办。
2、 归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编号、编目等程序，专、兼职档案员均应按以下步骤归档。【1】
（1） 收集：对经核对已齐全的收发文件由档案室协助立卷部门确定立卷范围，删除不需归档文件。
（2） 整理：遵循文件材料自然形成规律，保持文件之间的有机联系。档案室协助各部室对应归档文件进行分类，公司全部档案共分为十一类，即：综合类、党群工作类、行政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、建筑设计类、人事档案类。
（3） 档案价值鉴定：对各部室分类后的文件，根据档案保管期限规定及其各类文件内容的重要程度进行鉴定，确定其保存价值，分为永（y）、长（c）、短（d）三种归档文件。
（4） 排列：部室同一保管期限、同一类文件按发文时间顺序排列。归档文件以“件”为单位，请示与批复可为一件。排列顺序为：批复在前，请示在后；转发文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，图纸、照片在后。专题会议、案件处理等材料分别集中排列。
（5） 装订：文件按“件”装订，永久、长期保存的文件要去掉金属物，用档案局指定的装订材料装订，不得压字。
（6） 编号：归档文件按文件编号，在文件首页上端空白处加盖归档章，填写年度、室编件号、机构、保管期限等，以固定文件位置。
（7） 编目：归档文件以同一部室同一保管期限同一类文件按室编件号顺序装盒，并逐件编制归档文件目录和盒内备考表，经部门经理审核签字后，档案室检查验收，办理档案移交手续。
3、 归档范围内的公文材料（详见附件《综合档案归档范围及保管期限》）应保证其全面性、有序性和保密性，且文件材料必须准确地反映出公文的形成过程和公司在经营管理等各项活动中的真实内容和历史过程。
4、 由综合办负责对公司日常经济管理工作中形成、办理完毕并具有查考保存价值的公文、材料、领导批示（包括各种图、文、影像资料）等整理（立卷）、归档并负责妥善保管证件及文件。
5、 重要会议形成的公文，包括录音带、录像带、照片等有关材料，由综合办负责收集并整理、归档。
6、 公司在各经营管理工作中形成的重要文件资料由各职能部门按其业务范围（责任分工详见附件《工程经济档案内容及责任分工》），由各部室兼职档案人员按有关规定负责收集、整理、核对,并于每年度3月底前将上年度内形成的应归档的文件材料分类立卷，由部门经理审核签字后向档案室移交，归档备查。
7、 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年。保管期满后，由财务部编织会计档案移交清册，经部门经理审核签字后，归档备查。
8、 工程项目档案应与竣工验收同步完成立卷，由技质部负责组织鉴定归档工作。
9、 设备仪器档案在开箱验收后,由主管部室审定,随即归档。
10、 人事档案中工资审定、职称评审、入党入团等材料须经上级批复后，10～20天内由有关部室编制人事档案零散材料移交单后，随时归档。
11、 凡可利用现代化办公手段进行计算机存档的文件（如：工程设计图纸、财务软件数据备份、会议资料影音文件等），各部室应按季度上报综合办，由综合办统一刻录光盘备份存档。[2]
12、 涉及多部室联合办理的公文，原件由主办部室整理归档，其他部室保存复印件或其他形式的公文副本。
（四） 利用：归档后的文件应编制档案总目录和档案分类目录等其他检索工具，以备借阅（有关规定详见附件《档案借阅及档案材料复印制度》）。
（五） 统计：详见附件《档案的统计制度》。
（六） 保管：做好“七防”工作和档案材料的保密工作。
（七） 销毁：详见附件《档案鉴定与销毁制度》。
二、 印信管理程序：
1、 分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使用，一切用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印件都要通过综合办。
2、 综合办要确保印信工作的正常开展，防止滥用和出现漏洞，加强对印鉴、介绍信及营业执照的管理。
3、 印信工作要根据情况、内容、范围并且经过相应的批准手续及用印登记，方能办理。
4、 分公司法人章由财务部保管，除与财务工作有关的用印外，其他用印需到综合办办理有关用印手续。
5、 需使用营业执照原件或复印件的部室，应向综合办办理有关审批及登记手续。营业执照原件借出原则上不得复印，并应及时归还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限于……使用”字样。
6、 介绍信开出，内容要明确具体，要填写有效期限、介绍信编号及持有人姓名，介绍信正文与存根应一致，如介绍信开出后未用，应交回综合办，附于存根备查。
7、 介绍信持有人将介绍信遗失应及时报告，涉及重要事项，还应通知前往办事的单位，以防事故。
8、 须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信，如确因特殊情况需持空白介绍信外出办事，须经公司主管领导批准。
9、 各部室印鉴（包括合同专用章、财务专用章、采购专用章等），应由各部室专人保管，部门经理监督，加盖印章亦应履行相应审批及登记手续。
10、 如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时，需由部门经理填写《用印审批表》，报公司主管领导签字后，方可到总承包公司办公室办理有关用印手续。
11、 印鉴不准出室，不得借给他人使用，各印鉴保管部室要及时清洗保养，以确保盖印清晰。
12、 公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢固加锁，不能随意放置。如因管理不善，造成事故，要视情况追究责任。
三、 公函邮寄程序：
1、公司公函（包括财务汇票、工程档案、合同文本等）需使用ems（邮政特快专递）邮寄的，由综合办统一办理。
2、一般公函（对时间及安全系数要求不高的），本着降低成本减少办公费用的原则，由各部室按平信自行邮寄。（3）
3、公函办理ems邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应及时处理，保证当日递送，不得拖延。
4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种信函，因私邮寄不予办理。
四、 办公设备及用品使用程序：
范 围：公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔
记本、信笺等低值易耗品。
目 的：为了节约开支杜绝浪费，确保公司办公设备及办公用品的合理使用。
参考文件：总公司《行政办公设备管理规定》（××字[XX]第125号）
1、 办公设备由综合办根据需要，经主管领导批准后统一购置。
2、 办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理，各使用部门负责日常维护和保养。
3、 办公设备损坏由综合办查明原因，联系维修，并建立相应的维修台帐。
4、 办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认，残体由综合办处置。
5、 办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部件。
6、 办公用品由综合办统一购置管理。
7、 办公用品要根据实际工作需要，于每周的周二上午按照部门所需，由专人一次性集中办理领用手续。
8、 特殊需要的办公用品要提前在综合办登记，经领导批准后统一购置。
9、 综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品的购置，并将采购物品分类进帐。
五、 图书购置、借阅程序：
1、 图书资料由各部室经理编制购书计划，报公司主管领导批准，由各部室自行购置。
2、 购置图书后，购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续，由综合办在发票联签字后方可到财务部办理有关报销手续。
3、 图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图书资料的登记。
4、 综合办应按照iso14001及ohsas18001的有关程序，在相关图书资料上加盖“有效版本”章。
5、 借阅人员应爱护图书，因个人原因损坏、丢失图书资料的要照价赔偿。
六、 信息传递程序：
1、 公司上下级、各部室之间的情况交流，信息沟通，在企业经济运行中起着重要意义。
2、 对于总公司下行的信息（包括fax、e-mail、电话通知、信函等）由综合办统一查收，并做好记录，报呈公司领导后下发相关部室承办。
3、 各部室要认真对待与上级、同级、下级以及有关单位之间的联系，接到有关信息后，应立即作好记录，将记录内容及时传达到有关部门和人员，并及时处理有关事项。
采购档案管理办法篇8
【关键词】设备管理;生命周期;档案管理
【中图分类号】R82【文献标志码】a文章编号:1674－1242(2016)01－0015－04
引言
医用设备档案化管理是医院管理评估标准的重要指标之一，体现了现代化系统化的医院管理水平。不仅包含简单的文书档案保存，更是一个全新的动态管理理念，以达到发挥档案管理作用、提升设备管理水平、优化设备管理制度的效果。本文的设备档案化管理通过分析医院原有的设备管理缺陷，结合2015年度上海市综合医院管理评估标准和国际认证联合委员会(JCi)制定的相关医院管理制度［1］要求，采用生命周期理念将设备管理形成一个完整的生命周期，是生命线的动态管理过程，从而使设备使用、医疗质量、服务能力得到加强，产生更佳的社会效益和经济效益，增强医院的整体服务质量。
1设备生命周期理念
在医用设备管理中，引入生命周期的管理理念，将人力资源周期管理模式运用至每一台医用设备，从申请、论证、采购、验收、使用、维修、强检至报损构成一条完整的生命线［2］，通过电子卡片档案［3］跟踪式管理，为每一台设备建立档案，并将每一次活动和事件详情记录下来导出台帐，以此优化设备管理科室内部工作流程，使之符合于医院整体的工作流程，符合现代化数字化医院的工作模式，为临床科室与医院领导提供完整的设备数据信息。
2采购前期阶段
医用设备采购前期分为申请、论证、立项，由各申请科室提出采购申请，通过院内各相关管理部门论证即完成“仪器设备购置申请论证表”，正式对该采购项目立项。该阶段应做好“仪器设备购置申请论证表”、“院内请示稿”以及其他申请相关资料的收集、存档工作，作为设备生命周期的开始标志，从而进入采购阶段。
2．1申请
申购科室必须统一填写下年度“仪器设备购置申请论证表”，说明欲采购设备的各类详细情况，作为申请依据，供各论证部门参考及院领导决策。年度购置计划以外医疗仪器设备的申购必须有充分的理由，在经费允许的情况下依据流程操办。所需填写的内容包括:(1)设备名称、数量、品牌、型号、附加装置及配件、消耗性材料、性能、价格、请购原因、资金来源、预算金额等各项设备基础信息。(2)多家生产销售厂商同类产品在性能、价格、可靠性及先进性等因素的比较，作为以后的采购依据，从而择优选购。(3)申购部门原有医用设备情况，并根据同类设备的型号、规格、使用情况，提供该设备的使用效率、经济效益预测、相关收费方式、标准等。(4)凡对环境有特殊要求的设备，需提供具体环境要求，如承重、温度、湿度、水、电、气等，并详细说明安装位置、场地大小、环境及配套设施要求［4］。
2．2论证
各相关部门依据“仪器设备购置申请论证表”中所提供的各项数据，核实申购科室对于该设备的需求度、有无明确资金来源、统一收费标准等情况进行评估，申购部门必须具备安装和使用条件，对尚未具备条件的，应在申报同时提出请示，交与有关部门(基建、保卫、医务处、护理部、财务处等部门)和分管院长商讨解决方案。符合各项评估标准经医院医务处、医保办、财务处、设备处、院办及其他相关管理部门申购论证通过后方可正式立项采购，进入采购阶段。年度购置计划以外的医疗仪器设备在通过以上各部门论证后，统一生成《院内请示稿》，依据请示稿的批示内容确立该采购项目，进入正式采购阶段。
3正式采购阶段
对于正式立项的采购项目，设备科设专人负责采购。采购员按照上级审批核准后的“仪器设备购置申请论证表”或者“院内请示稿”中具体采购要求依照采购流程进行操作。采购的设备功能、型号、制造厂、数量等必须与审批后的“仪器设备购置申请论证表”内容相符。如需改变，必须征得分管科长和使用部门同意。3．3．1技术资料比较收集该采购项目的相关设备资料(彩页，技术参数资料)，通过产品介绍，了解欲采购设备性能、具体参数、技术特色、产品质量、价格、售后服务、消耗材料来源等各项因素。同时对厂商的资质、产品的合法性和相关证书(厂商必须备有医疗器械经营许可证或生产许可证、企业法人营业执照、医疗器械注册证及注册登记表、销售员的法人委托书、该销售员的身份证复印件和销售公司的授权书及其他特殊证明要求)进行核查。经综合分析、比较和确认后，由使用部门确认方可进入招标。3．3．2招标及合同管理按照财政局的相关规定，价值20万以上的采购项目需交由招标公司进行公开招标，进口大型设备必须通过国际招标采购，要求至少有三个及以上的公司投标方可开标，依据高性价比的要求产生评标结果。20万以下的采购采购项目可有医院内部通过商务竞争性谈判决定。通过技术资料比较，满足采购需求的供应商提交项目概况、竞争性谈判单位资质要求、获取谈判文件和报价文件等资料进入商务竞争性谈判，院方将遵循“公开、公平、公正”的原则，在保证产品质量的前提下发挥院内采购的优势，讲究实用、低成本、高性价比，对采购物资的全过程进行有效控制。此期间需成立谈判小组负责采购领导、监督、技术谈判、商务谈判等，并如实记录谈判过程中的各项审查结果［5］，包括招标文件、“竞争性谈判审批表”、“技术谈判记录”、“商务谈判记录”、“竞争性谈判评审记录”、“竞争性谈判中选通知书”、“竞争性谈判结果通知书”、“技术协议”、“评标委员会成员名单表”、“评标委员会评标意见”等资料，统一编号归入该项目相关的设备档案库。同时将采购结果上报上海市政府采购中心备案。开标确定采购意向后，院方与供应商签订“买卖合同”，供应商需提供该设备的具体信息如报价单、配置单、产品及供应商三证，授权书、投标书、合同、海关报关单(进口设备)、设备运输签收单、进出口货物免税证明、商检部门检测文件等，所有档案齐全后方可正式入库进入设备安装试用阶段。
4验收阶段
验收由使用科室、设备部门、供货商一同参与，分两阶段，包括开箱安装验收和产品使用验收，所有新入院的医疗仪器设备都必须具备在将验收阶段资料归档后方可正式入库成为在用设备。
4．1开箱安装验收
仪器设备到货后，由设备科及供货单位共同参加开箱签收。签收内容以厂方提供的开箱签收单内容或招标文件中应提供的所有内容为准，检查装箱有无损坏，对规定的仪器数量、序列号、型号等一一核对。并将产品合格证、装箱单、提货单、安装说明、使用指南、服务手册、光盘、软盘等妥善存档。安装完成后保证设备的正常运行。如属于大型设备或专业设备，厂方需组织操作培训，保证设备的正常使用，如在此过程中发现问题，应及时与运输单位、发货厂商等有关单位、部门取得联系，妥善解决后将事件记录在案［6］。
4．2产品使用验收
价值在5万以下的仪器设备安装完成试用一个月后，供应商领取填写“设备验收单”，由使用科室自行确认验收，提交“设备验收单”，设备科相关人员确认验收结果存入档案，若不合格者则视具体情况延后验收日期，与有关科室取得联系，协商解决。价值在5万以上的仪器设备安装完成试用一个月后，供货商向设备科申请验收，供货方、使用科室、设备科三方到场，由销售方填写该设备“设备验收单”相关信息，使用科室负责人填写设备使用情况包括仪器正常运作情况、配件更换记录等并签字确认，再由设备科的相关人员确认验收是否合格，若不合格者则视具体情况延后验收日期，并与有关科室取得联系，协商解决。大型、专一或特殊医疗仪器设备的验收在安装完一个月后，需由第三方人员组成验收专家组、销售商、使用科室、设备科一同到场视试用期设备使用状况进行验收确定。设备经开箱签收、产品验收合格后正式启用，开始计算保修期，正式给予该设备仪器编号并编入在用设备，将“开箱签收”、“安装调试单”、“设备验收单”、“大型设备验收单”、“专家组组成及意见”、售后保修合同及发票等相关内容导入医院设备管理档案。在采购或签定订货合同以前申购部门欲撤消申购者应及时向分管院长和设备科提出书面报告，不得延误。在采购或签定合同以后，欲撤消申购，申购部门负责人必须对行为后果负全部责任，并按赔偿制度规定对合同方给予处罚。
5使用阶段
5．1日常使用
所有设备建立电子卡片式档案管理，采用条形码技术定期对设备进行盘点，保存盘点台帐，如有设备转移需依据转移流程将设备转移申请表、设备转移记录台帐记录备案，从而了解设备的分配情况及实际拥有状况。再通过HiS\RiS\LiSt\paCS等系统导入设备日常使用信息(如使用频率，工作状态及相关配件情况、耗材消耗等相关数据)作为设备使用管理的基本参数，为效率分析、成本分析、效益分析的依据，提高信息的准确性可体现医院的数字化现代化进度，提高对各类设备的了解程度。
5．2保养与维修
依照保养深度建立规范的设备设施保养体系，将分为三级保养:日常保养:由仪器保养人负责完成设备的表面清洁，查看易松动的螺丝和零件如有异状紧固，检查运转是否正常(包括设备的开机自检状态)，零部件是否完整。初级保养:由工程技术人员按保养周期计划进行，负责设备的内部清洁，检查工作环境、设备状态有无异常情况(如温度、湿度、运行声音、运行速度等)，工作于易腐蚀状态下或需高温高压消毒的设备可局部检查、调整其工作性能，保证设备在安全状态下运行。高级保养:即预防性的维修，由工程技术人员与维修人员共同进行，依照厂商提供的产品标准配置清单检查设备主体及各配件是否齐全，外观完整无损坏。依照设备开机自检操作规范说明书观察设备运行状态，保证自检正常无报警，调整各运行参数设置、更换易损部件，使设备能依照操作手册完成各类操作。每台医用设备进行以上各等级保养时均需建立保养管理台账，做到有计划的检查故障隐患、排除易发故障、降低故障率。三级保养结果及设备的异常状况都应记录在案，大型医用设备更需独立管理，将厂商保养测试时的参数记录与技术手册一同备案归档，以便全面了解设备在各时期中的状态。并且建立完善的维修体系，在临床报修或保养发现设备运行异常时，工程技术人员应迅速到场停止使用该故障设备进行强制检修，如有备用设备及时调用备用设备。在仪器修复并正常运转之后，需按它的技术指标参数进行调整，以复其工作性能，并记录其故障时间、故障原因、处理方式、零配件更换等，同时将外修记录维修费用申请审核，双签名发票、外修验收文件、保修合同记录等一一汇总入设备档案，以便更好的了解设备性能、维修效率、费用等信息，降低由设备故障引起的各类损失。
6强检
依照计量法与医院计量制度、计量工作职责规定，核对计量器具强制(非强制)检定目录，合理安排检定周期，对强制检定的计量器具要一式三份填写“强制检定工作计量器具登记造册、申请检定及备案表”，向政府计量部门提出周期检定申请和委托备案。根据检定计划开展各类设备的强检工作，并建立各项强检记录、结果统计、年度强检总账，并对强检结果进行合格率统计，需在设备边表明强检技术档案的(如计量器具的说明书、合格证、检定证书等)需及时明示于设备边。如由大型设备的购置计划(如mRi等)，须经过计量部门计量合格后，方可投入使用，其证书应在设备旁边明示，并将强检记录存入相应强检档案。
7报损
依照报损流程、制度规定，对于由于维修、计量核定仍不能恢复主要功能满足强检标准的、结构陈旧、性能明显落后、无法改进等原因的设备，使用部门应及时提交“仪器设备报损申请表”，待报损设备按单价低于1万元(不包括1万元)的由设备科审批;单价在1万至5万元之间(不包含5万元)的由上海申康有限公司负责审批;价值大于5万元(包括5万及以上)的由国资委审批，经各级审批同意后方可办理报废手续，并在报损后完成财产、账务登记注销等工作，并将报废审批流程、“仪器设备报损申请表”、报损批复单、双签名审核记录、处理方式记录等妥善存档作为设备生命周期的结束。
8结语
以上的生命线即为医用设备档案化管理的基本理念，有效、完整，收集和捕捉有用信息，从而使设备档案发挥主动、积极的作用，提高医用设备的完好率，减少成本支出，增加收益，促进各类医用设备的有效运用。并且在加强医用设备科学管理的同时，提高医用设备使用率，延长设备寿命，促进医院医疗技术发展，以相同的设备成本产出更高更好的经济效益和社会效益。
参考文献
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［2］伦瑞贞．医院设备档案管理实践探讨［J］．中国医药科学，2013，(2):145．
［3］王春鹤．医疗设备档案管理中创新思维的运用［J］．中国医学装备，2012，(12):91．
［4］张华．医疗设备档案管理的探讨［J］．西部医学，2006，(3):256．
［5］张丽霞．医疗设备档案管理存在的问题与对策［J］．实用医技杂志，2010，17(8):708．
采购档案管理办法篇9
关于非国有档案的定义，到目前为止学界还没有一个普遍认同的法律概念。更多的国家则将不属于公共档案的其他所有档案都划归非国有(私有)档案。它们包括家族、个人、私营企业、私人机构及社团档案。一、我国档案界对私有档案的定义我国学者对《档案法》中“个人所有的档案”所作的解释。李海英认为:“私人档案是公民个人和私营企业事业单位在私人事务活动中形成的和通过合法途径获得的档案。”川丁华东认为:“私人档案一般是指公民个人、家庭(家族)、私营企事业单位在私人事务活动中形成的和通过合法途径所获取的档案。”‘2，杨建玲认为:“私人档案是指家庭或个人在社会活动中形成并与社会活动密切相关的各种材料。”‘3)刘智勇认为:“私人档案，就是公民在其私务活动中形成以及非自己产生但通过各种方式合法占有的档案。”‘4，由于我国的《档案法》没有对私有档案做出明确的界定，理论界对私有档案的解释也不统一，各自给出的概念定义自然就不同。他们都是从某一个角度来分析我国的私有档案，容易影响到对私有档案的正确认识。我国的《档案法》根据档案权属问题，将所有档案划分为国家所有、集体所有和个人所有三类。而修改后的《档案法实施办法》，增加了“其他不属于国家所有的”档案，内容包括集体所有的档案、个人所有的档案和其他不属于国家所有的档案。二、我国非国有企业档案管理的现状我国对非国有档案的管理起步比较晚，这里面既有政治制度的因素，也有管理体制和档案思想观念的原因。在我国的档案管理工作中，非国有档案主要是指民营企业档案、合资企业的档案以及非国有企事业单位形成的档案，对这部分档案的管理，在我国较为薄弱。随着市场经济的发展，多种经济成分的经济体—合资、独资企业和非国有企业在我国大量增加，尤其是民营企业的大量涌现，它们成为国有经济的重要补充。随着非国有企业的发展，非国有企业建档工作逐渐得到了重视。据调查情况来看，具有一定规模的合资企业和民营企业都能认识到开展档案工作的重要性，不同程度地开展了以下方面的工作。其主要表现在以下三个方面:1、非国有企业档案的种类和结构逐步齐全非国有企业的发展，使企业形成的档案材料不断增加，他们都比较注重对自己企业产品开发设计、工艺流程、商业秘密和资产、资质、权证、合同等档案材料收集和保管，把这些材料妥善保存好，是企业生存的根本。目前，从非国有企业的档案材料的结构来看，基本上已经形成了行政管理、生产技术、设备基建、财会营销、科技研发和党群工作等类目。有些民营企业还建立了声像、荣誉、实物等档案。据调查:其中行政管理、生产技术、营销管理和科技研发的档案大约各占企业档案总数的20%。从档案载体的构成来看，纸质档案占88.2%、光盘和软盘介质材料占11.8%。旧2、非国有企业先后建立了档案机构我国的非国有企业都相继建立了档案室，并设有专人管理。据青浦区对民营企业的调查:温州“奥康集团公司”是一家拥有6亿多元资产，生产销售皮鞋的民营企业。现有员工5000余人，该公司行政业务部综合处设有档案室，有1人专管档案。档案室负责管理总部的文书档案和接收基建档案，其他部门的档案则由各部门自行管理;上海“德力西集团公司”设有档案室，设专人l名，统一管理集团公司的文书档案和部分的产品档案，其他档案则由部门自行管理。“新亚麦克林化学公司”也建有档案室，集中管理文书和会计两类档案，生产技术、设备档案则由部门自行管理3、参照国有企事业单位档案管理的模式1987年9月公布的《中华人民共和国档案法》用法律的形式明确了我国档案工作的基本原则:即“集中统一管理”的原则。我国的非国有档案管理基本上遵照这一原则。据调查:青浦区民营企业中有39家参照国有企业管理的模式，并制订了一套简便可行的管理制度，对企业档案实行了集中统一管理。如:“横店集团公司”是一个特大型的乡镇企业集团，下属分公司有60多家，子公司130多家，集团下属半紧密型和松散型企业1000多家，集团员工4万多人。集团以工业产业为主，以影视文化旅游三产为主体。集团自1992年起建立档案馆，保存集团总部的各类档案及关停并转企业的档案3万卷。档案馆除了负责整理总部的档案外，还负责对分公司、子公司的档案业务的指导。三、我国非国有企业档案管理面临的法律问题依法管理档案是加强非国有档案的基本要求和重要任务。其基本含义包括两个方面:一是保证非国有档案实体的安全，即确保档案完好无损，延长其自然寿命;二是确保非国有档案信息的安全，维护非国有档案的机密。要求非国有企业中的档案管理人员依据档案法律、档案法规，采取安全管理的措施，加强对非国有档案的管理。但在实际的管理过程中，将会面临许多法律问题。1、对非国有企业档案的收集缺少法律依据在我国，《档案法》对非国有(私人)档案没有明确的界定，对其收集主要是采取捐赠、收购、征购和寄存的方式。《档案法》也赋予档案行政管理部门对私人档案的保管、出卖、转让和赠送实行监管的权利。如《档案法》第三章第十六条:“集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代替保管等确保档案完整和安全的措施;必要时，可以收购或者征购。”《档案法》实施办法第十条:“属于集体所有、个人所有的及其他从属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者可以向各级国家档案馆寄存、捐赠或者出卖、向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让或捐送的，必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准;严禁向外国人或外国组织出卖或者赠送。”(9，但是，我国对非国有企业或私人档案的征收态度并不是主动的，往往只有当私人档案所有者没有能力或没有较好的条件来保存和保护这些档案，又或者他们做出对国家和社会不利于档案所有权的转让时，档案的行政管理部门才会实施行动来干预。这种等待的做法容易错过了许多原本应该可以收集起来的珍贵的非国有(私人)档案此外，私人档案所有者在自愿的前提下，可将其档案以寄存的方式交由国家档案馆保管。出于安全的考虑，“《档案法》及其实施办法还规定对于集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应该保密的档案，国家档案行政部门有必要加以收购或征购。”‘’0)对其收购或征购涉及到对私人档案的价值判断问题，但到目前为止，我国的私人档案价值评定仍缺乏健全严格的标准，而且多数鉴定都仅限于档案本身价值，对社会需求方面的价值鉴定相对较少，以至私人档案流失严重。#p#分页标题#e#2、对私有档案的保管和监控的法律标准模糊从上个世纪80年代以来，我国逐步开始重视对私有档案的管理。在《档案法》第十六条中规定了“集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。”另外，在《档案法实施办法》第17条中对一些档案的出卖、转让和赠送也做出了些规定。然而，我国在私有档案的保管监控方面还是较为薄弱的。首先，对国家或社会具有保存价值的档案判定标准模糊。哪些私有档案值得由档案馆保存，哪些私有档案不值得档案馆保存，这多数都是由档案工作人员凭经验来判定的，缺乏一套科学的评估体系。其次，私有档案缺乏管理的标准。由于私有档案的所有者缺乏必要的档案意识和专业知识，相当多的私人档案正面临严重损毁的威胁。怎样才能将那些有价值的私有档案保存起来，日后发挥作用，这些都应该制定相关的标准来告知私有档案所有者在国外，档案法中早就做出了明确规定，私人档案受到了妥善的保管和保护，不允许被随意地拆散和损坏。而我国只是说明了“应当妥善保管”，虽然同样表达了对私人档案要实施监管的思想，但是对于监管的力度明显不如西方国家。第三，没有建立起一整套完善的管理制度确保私有档案的妥善保管“对私人档案的转让出卖，国家在法律中只能触及对集体和个人所有的有价值的一小部分档案，对于大部分的私人档案所有权的转让，没有明确规定，致使私人档案转让现象严重。中国嘉德国际拍卖会上就有一些珍贵档案被拍卖。”‘川另外，“国家对全国私人档案的收藏和保管状况也缺乏全面的了解，没有建立起严格的登记制度以及信息库，以便为有效地监督和管理保护提供必要的基础条件。”3、对制订的私有档案的利用法律条文可操作性不强档案利用工作是我国档案管理工作的重中之重，但长期以来我国的档案工作者“重藏轻用”，把工作的主要精力放在整理与保管上，利用服务多为被动方式，对于私有档案的利用更少之又少。“在我国，没事儿谁也不会想到去档案馆，只有打官司或有什么事时，迫不得已才利用档案。尤其许多档案馆从驻地位置到工作安排，都留有机关工作的种种痕迹，有些令人望而生畏。档案工作者在本系统内忙得不亦乐乎，许多利用者却全然不知还有档案利用服务这回事。”《档案法》及其实施办法仅规定公布国有档案是档案馆所享有的权利，《档案法》第二十二条规定:“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或有关机关公布;未经档案馆或有关机关同意，任何组织和个人无权公布。……”，《实施办法》第二十四条第三款规定:“利用属于国家所有的档案的单位和个人，未经档案馆、档案保存单位同意或者前两项所列主管机关的授权或者批准，均无权公布档案。”由此可见，《档案法》及其实施办法对于档案馆所享有的国有档案的公布权做出了明确的规定，通读《档案法》及其实施办法的全文也未能发现有对非国有档案的公布利用的规定。现今越来越多的国家的立法规定档案公布权属于利用者，如美国的《信息自由法令》规定:“政府机关和档案馆不能限制任何一个利用者出版其档案或将档案用于其他用途。”，这里的“出版”就是公布的一种形式，美国立法明确规定任何一个利用者均享有公布政府机关及档案馆的档案的权利。这些国家之所以这样做，最主要的原因是为了保障档案利用者的利益，公民对于属于公共财产的档案拥有利用权也就拥有公布权，避免档案馆对于档案公布和利用的垄断。私有档案的利用问题比公有档案利用更为敏感，因为其中涉及到所有权和隐私权保护的问题。各国在档案法律上对于这些权利都是给予保护的。在我国，随着人们的档案意识逐渐增强，私有档案的利用需求日益增多。《档案法》中规定了向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对自己的档案可以享有优先利用的权利。一些地方性档案法规也对私人档案的利用作了相应的规定。然而，对私人档案的利用限制仍相对较多。尤其是对各种类别的私有文件和档案缺乏具体、详细的法律条文，可操作性不强，不能满足社会对私有档案的利用需求。4、我国关于私有档案的立法缺少针对性的和配套的条例关于私有(私人)档案的立法，是非国有档案管理中的重要内容。把私人档案的管理纳入法制轨道是对私有档案实施有效管理的重要保障。私人档案涉及了很多著作权、隐私权保护的问题，只有通过立法才能使拥有这些权利的私人档案所有人的权利得到保障，避免以后出现纠纷。在西方国家，私有财产是受到高度重视的，私人档案的法律地位在档案法中是明显体现的。像法国这些私人档案工作做的非常好的国家，还专门颁布了关于私人档案管理的法律规章。而在我国，由于长期就是以公有制为主体的体制，对于私人财产并没有像国外那么重视，我国的档案法中对于私人档案及其管理并没有非常系统、明确的规定，更没有专门的配套的档案法规来规范私人档案这块领域的工作，我国在私人档案立法方面相当薄弱。四、依法管理我国非国有企业档案的对策我国的非国有企业档案管理，无论从管理工作本身，还是在法律上都存在很多问题，必须尽快立法，从法律的角度寻求一些切实可行的办法，或借鉴国外的一些经验来解决。l、采取有效措施，强化对非国有企业档案的收集工作由于非国有企业生产经营的特殊性，档案的形成和保管较为分散，随着非国有企业经营业务的调整和扩大，档案收集的范围和数量都在不断地增加，因此，应明确档案收集的重点，加大档案收集工作力度，以维护企业财产的安全为抓手。在收集过程中，我们既要运用档案法律对于应当由国家统一保管的私有档案进行强制征集，又可通过鼓励政策来吸引更多的私人档案所有者捐赠档案〔如:政府采取免税政策来鼓励私人捐赠档案。。对于一些价值很大而档案馆又无力购买的私人档案，国家可采取免交个人所得税和财产继承税的方法来鼓励私人捐赠。像法国，每年可有一次不超过700万法郎免税总额的机会，吸引了不少家族和个人向档案馆捐赠颇有价值的档案‘。另外，像阿根廷、英国和加拿大等国家都采用私人捐赠档案代替税收的做法，收到不少的效果。我国还需加大政府干预的力度，多拨专款给档案馆用于购买私人档案。像“法国政府每年给国家档案馆拨专款400万法郎，专门用于购买有价值的私人档案和管理寄存的私人档案。目前法国国家档案馆中私人档案已达600个全宗”与此同时，档案部门还应不断加强宣传、动员和说服私有捐赠档案的力度，化被动为主动，与一些重要的企业和个人经常保持联系并建立良好的关系;对于收购和征购私有档案中涉及到私人档案价值判断的问题，应建立一套科学的价值评估标准，防止个人肆意抬高价格。#p#分页标题#e#2、重视非国有企业档案工作与生产联动关系非国有企业档案是该企业财产不可分割的一部分。因此，档案工作的开展如同企业的其他的工作一样，成为企业经营活动的组成部分。企业档案信息会产生社会效益和经济效益，做好企业档案的收集和保管工作和开发利用，直接服务于为生产经营。由于非国有企业面临着激烈的市场竞争，对信息的需求更为迫切「企业档案工作应针对这些情况，广泛收集各个方面的信息，主动提供给企业的领导和各职能部门参考。非国有企业的档案工作者，应在档案信息的实用性上下工夫，对各种信息认真分析研究，为企业的生产经营活动提供有直接价值的信息另外，非国有企业的档案工作还应提高应变能力，档案信息的传递应该适应市场的需要，充分利用非国有企业技术较为先进的优势，用现代化技术装备非国有企业的档案部门，力求做到提供的信息数量多，范围广和质量高。只有把非国有企业档案工作与企业生存发展联系起来，非国有企业的档案的价值才能真正体现出来。3、建立和完善“私有档案寄存制度”由于私有档案涉及私人所有权的问题，所以私有档案不可能像公共档案一样来管理，而只能“代管”，应尽快建立私人档案的寄存制度。然而如何解决私人档案进馆的手续，进馆后如何管理利用，如何收费等问题也是有待研究的“我国从1998年开始在深圳市档案局成立了全国首家档案寄存中心，该中心为不属于档案馆接收范围的单位和公民个人档案提供有偿寄存方式，之后，北京、青岛等地区的档案馆也开始了这种档案寄存工作飞”吃‘“，他们具体的做法有以下几个方面:(l)在接收私人档案时要严格按规定履行一定的手续，以便维护好私人档案的完整与安全;严格按照流程办理好私人档案的接收工作，尽可能的满足寄存者的寄存要求。(2)私人档案进馆后，在整理时应考虑各类档案材料之间的有机联系，尽量保持好它的原来面貌，真实地反映档案所有者的活动，以便于保管和今后的利用。、(3)对于要利用寄存的私人档案时应征得寄存者的同意，并且利用范围要遵循所有者的意见4、加强私有档案立法，使私人档案管理更完善更赋有法律效力在《档案法》条款中增加关于私有档案的有关条款，还可制订出专门的私人档案单行法规来对《档案法》进行补充。国外的私人档案法规比我国完善，而我国目前的《档案法》中涉及私人档案的不足全部条款的四分之一，像《法兰西共和国档案法》中关于私人档案就占了总条文近一半的篇幅，另外还颁布了《关于保护具有历史价值和公共利益的私人档案的法令》的私人档案单行法令，还有像意大利等欧洲国家在其档案法规中私人档案那部分也是相当突出的。所以，加大立法是私人档案管理的重中之重，只有先在法律上明确了它的地位才能保障其他的工作顺利进行。制订法律条文应具有较强的可操作性，尽量避免一些过于原则性的规定和空洞抽象的说教。应该明确怎么做和不该怎么做，都应有较具体明确的指示。管理好私人档案是维护国家档案信息资源完整的需要。私人档案是国家档案信息资源不可或缺的一部分，它与公共档案共同构成了国家档案信息资源的一个有机整体。私人档案比公有档案有着更加复杂，既有私有性，又有很强的社会性它的内容也更具多元化，具有政治、社会、历史、文化等多方面的价值，是社会各个阶层和领域的缩影，是弥足珍贵的档案财富.做好非国有档案管理工作是在社会发展的客观要求。一方面这是国家公有制经济改革的结果，随着私有制经济的崛起，大量的私营企业正在茁壮成长，私有经济已经成为了我国经济体制中不可或缺的重要部分，随之必定产生大量的私有档案，如何管理好这些档案是我们现在面临的重要问题;另一方面，随着人们生活水平的提高和维权意识的增强，有关私人的各种类别的档案也日趋增多，很多私人把自己生活中产生的各种可以作为档案保存的图片、文字、乃至实物等都保存起来，建立自己家庭的私人档案正逐步成为现代人生活的一种趋势。
采购档案管理办法篇10
2016年公司综合办公室工作总结一
一年来，办公室综合部(以下简称综合部)在领导的带领下，综合部人员紧紧围绕管理，服务公司等工作要点，强化管理，充分发挥好综合部工作承上启下，联系左右，协调各方的中心枢纽作用，较好地完成了公司下达的各项工作任务，圆满完成了各项工作，具体总结如下：
一、主要工作
(一)学习经验，不断提高自身素质。
公司9月进行了部门调整，进一步明确了我部门各岗位工作职责、纪律和要求。综合部的工作涉及面广，具体有传真、印件、开介绍信、档案、协调等等，日常事务琐碎，管理难度大，这就要求我部门认真学习其他部门的经验，规范本部门的办事程序，学习文书档案管理的先进方法，注重平时积累，严格履行发文办事程序，使本年度的工作有条不紊。
(二)规范发文办事程序，不断提高工作质量和效率。
自部门调整后，根据公司领导指示，拟定了《公司有关办公程序的管理规定》，坚持规范有序的运作，改进服务方式，提高各项工作的质量和效率。
1.从严要求，认真做好文秘工作。本年度沈传网发文23件，沈传网办发文6件，从文件的起草、审核、审批到印发，一路均是严字当头，严把发文程序关、格式关、文字关和政策法律关，坚持程序层层审签制度，既确保了发文质量，又确保了文件的严肃性和有效性，同时维护公司形象。
2.加强文印管理。无论是用印、用件还是开介绍信，都要办理登记，并由领导审批，在确认领导签字后方可加盖公章、使用公司证件、开信函，从而严肃印信管理，完善印信制度。
3.认真做好文书档案管理。安排了专人负责，认真做好文书资料的收集、整理、归档、立卷，做到资料齐全、目录清楚、装订规范、保管有序。并按照保密制度的要求，认真做好档案借阅、利用工作，全年没有发生文件丢失和泄密事件。
二、存在不足
一是部门刚规范，有些职能有待继续确定，二是部门工作纷繁复杂，需要时间学习，三是工作中不够大胆，要在不断的学习过程中改变工作方法，不断创新完善。
三、明年工作打算
1.尽职尽责抓印信。要严格按照发文标准，提高发文质量;做到文件及时收发、传阅、送阅;明确印鉴管理程序，完善使用登记制度，禁止无登记、无审批用印现象的发生;完善各项规章制度，按照各项制度办事，做到收文有规范、办事有制度有纪律，各项工作都有章可循，有据可依。
2.努力做好新的职能工作。对领导安排的接待工作，要提前学习，要不断加强个人修养，自觉抬高接待标准，利用网络学习其它企业在接待工作上的先进工作方法，努力适应接待工作的需要，树立企业良好形象。
XX年综合部的各项工作虽然取得了一些成绩，但离要求有一定的差距，我部门将不断地总结经验，加强学习，更新观念，提高各方面的工作能力和管理水平。紧紧围绕公司的中心工作，以脚踏实地的工作作风，求真务实的工作态度，积极创新。
2016年公司综合办公室工作总结二
综合办公室是公司总经理室直接领导下的综合管理部门，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，工作也千头万绪，有文书处理、档案管理、文件批转、人事管理、薪资管理、采购管理等。工作虽然繁杂琐碎，综合办公室三名人员各司其职，分管行政、人事、采购工作，人员虽然很少，综合办公室人员工却分工不分家，在工作上相互鼓励，相互学习。
过去的一年，综合办公室在公司领导的关心和帮助下，在全体员工的不懈努力下，各项工作有了一定的进展，为09年工作奠定了基础，创造了良好的条件。为了总结经验、寻找差距，促进部门各项工作再上一个台阶，现将20xx年工作总结汇报如下。
一、综合办公室行政管理工作：
1、认真做好综合办公室的文件整理工作
20xx年1月至11月，按照公司要求拟定综合性文件、报告96份;整理对外发文167份;整理外部收文125份，综合办公室已认真做好相关文件的收、发、登记、分发、文件和督办工作，以及对文件资料的整理存档工作。
2、协助公司领导，完善公司制度
根据公司运行工作实际，协助公司领导相继完善了《规章制度汇编》、《员工手册》等规章制度。通过这些制度，规范了公司员工的行为，增加了员工的责任心。
对在公司召开的会议，会前做好签到本、茶水、椅子、会议通知、车辆接送等各项准备工作，保证会议按时召开。会后完成记录报总经理室。对在公司外召开的会议及接待，及时按照通知要求做好酒店、车辆等预定工作，并做好相关费用的结算工作。
5、组织安排各项活动
08年综合办公室组织安排了各种形式的活动，得到了各部门、项目部的支持。元月份组织各部门、项目部员工参加抗雪救灾活动;4月份在指挥部领导下组织了公司团员参加了植物认养活动;5月份起组织全体员工向地震灾区捐款的活动，三次募捐共筹得善款一万三千余元，物资若干;6月份组织员工参加迎奥运火炬方队，为奥运圣火在合肥的顺利传递贡献了自己的力量，同期，组织各项目员工开展从细节入手，提高服务质量大讨论活动
二、综合办公室人事管理工作
1、根据需要，及时做好人员招聘及现有人员潜力开发工作
人员招聘是综合办公室人事管理工作中的重点，08年随着政务区各项配套设施的建成，物业基层人员处于一人难求的局面，为打破僵局，综合办公室采用多元化招聘手段，与劳务公司签订基层员工用工协议;与周边街道办事处联系输送街道辖区内适龄人员。2月份，公司顺利接管天鹅湖畔小区，综合办公室迎难而上，高效、及时的完成了小区基本人员配置。截止11月份，公司目前在岗人员941人。
3、加强档案、考勤管理，确保劳资无误发放
08年下半年，在外借一人的配合下，对公司相关的员工档案、考勤卡等进行了整理，目前档案管理工作基本能达到领导的要求。在劳资管理方面，综合办公室人事管理人员一丝不苟，对公司各部门、项目部送交上来的考勤表、加班表反复核对，发现疑问及时汇报，不造含糊不清的帐表，按时将工资表送交财务。
4、做到合法用工，完善劳动合同签订和社会保险入户、转出工作
08年1月1日新的劳动合同法实施，这就要求，对每位新入职员工都须签订劳动合同。改变了以往一贯试用期后签订合同的做法，新的规定在无形中加大了劳动合同签订和社保办理的工作量，综合办公室人事管理人员在日常工作仔细核对每位员工的信息，以保证在劳动合同签订和社保办理中不出错。
由于物业公司一线员工众多，自我保护意识欠缺，在日常工作中经常会出现一些意外伤害，08年申报工伤20余起。另，公司于5月份顺得通过公司员工的各项保险基数核定工作。
5、加强绩效考核，制定了合理的办法
采购部按项目部和施工单位上报的采购计划公开招标，邀标单位都在三家以上，有的多达十余家，并且邀标谈质论价全过程总经理室、财务部、律师办、采购全参与，增加阳光采购透明度，真正做到降低成本、保护公司利益。
2、围绕控制成本、采购性价比最优的产品等方面开展工作
20xx年度综合办公室采购围绕控制成本、采购性价比最优的产品的工作目标，在充分了解市场信息的基础上进行询比价，注重沟通技巧和谈判策略。要求各长期合作供应商在合同价位的基础上下浮5-8个百分点(当然针对部分价格较高而又不降价的供货商我们也做了局部调整)。同时调整了部份工作程序，增加了采购复核环节，力求最大限度的控制成本，为公司节约每一分钱。
3、进一步加强对供应商的管理协调
20xx年综合办公室采购进一步加强了对供应商管理，本着对每一位来访的供应商负责的态度，对每一位来访的供应商进行分类登记，确保了每一个供应商资料不会流失。同时也利于采供对供应商信息的掌握，从而进一步扩大了市场信息空间。建立了合格供方名录，在进行邀标报价之前，对商家进行评价和分析，合格者才能进入合格
4、缩减采购时间，力争项目所需特别及时到位
综合办公室采购在总经理室的大力支持下，缩减采购时间，及时无误的将天鹅湖畔小区所需物品采购到位;完成政务综合楼、体育中心外墙清洗工作、绿怡、汇林小高层电梯维保工作以及各部门、项目部所需物品的的采购工作。
四、成绩的取得离不开总公司领导的正确领导，也离不开各部门的大力协助配合和支持，我们在充分肯定成绩的同时，也看到了本部门存在的问题：
1、由于综合办公室工作较琐碎，工作上常常事无巨细，每项工作主观上都希望能完成得最好，但由于能力有限，不能把每件事情都做到尽善尽美
2、对公司各部门有些工作了解得不够深入，对存在的问题掌握真实情况不够全面，从而对领导决策应起到的参谋助手作用发挥不够。
3、抓制度落实不够，由于公司事物繁杂，因而存在一定的重制度建设现象。
4、公司宣传力度有待加强。
5、对公司其他专业业务学习抓得不够。
这些都需要我们在今后的工作中切实加以解决。20xx年即将过去，新的一年将要到来。在新的一年里，我们将继续围绕公司中心工作，克服缺点，改进方法;深入调研，掌握实情;加强管理，改进服务;大胆探索综合办公室工作新思路、新方法，促使工作再上一个新台阶，为公司的健康快速发展作出更大的贡献。现将20xx年工作计划汇报如下：
一、加强沟通，抓好宣传工作
09年综合办公室将根据公司工作实际需要，制定相应制度执行情况反馈表，并时时跟踪，对相关制度进行修改、完善，使其更加符合公司工作实际的需要。
二、完善绩效考核制度，使之更有序进行
20xx年公司试行绩效考核以来，截止目前，取得一定成效，也从中得到一定的经验积累。但在具体操作中，还有许多地方急需完善。20xx年，综合办公室将此目标列为本年度的重要工作任务之一，其目的就是通过完善绩效评价体系，达到绩效考核应有效果，实现绩效考核的根本目的。绩效考核工作的根本目的不是为了处罚未完成工作指标和不尽职尽责的员工，而是有效激励员工不断改善工作方法和工作品质，建立公平的竞争机制，持续不断地提高组织工作效率，培养员工工作的计划性和责任心，及时查找工作中的不足并加以调整改善，从而推进企业的发展。20xx年，综合办公室在20xx年绩效考核工作的基础上，着手进行公司绩效评价体系的完善，并持之以恒地贯彻和运行。
三、完善培训、福利机制。
企业的竞争，最终归于人才的竞争。目前公司各部门、项目部的综合素质普遍有待提高，09年综合办公室将根据实际情况制定培训计划，从真正意义上为员工带来帮助。
同时，20xx年7月份开始的全体员工大体检活动，在广大员工中得到了认可，增加了员工对企业的信任及肯定。09年综合办公室将希望继续为员工能争取到此类的福利活动。
四、完善09年各类物品的采购招标工作