企业文件档案管理篇1
企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（miS的建立，什么是miS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CaD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CaD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CaD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CaD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／t17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CimS的必然结果。
其二，管理式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
企业文件档案管理篇2
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（miS的建立，什么是miS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的，开发文档管理一体化系统软件。，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本产生根本影响。三、文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CaD工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理。1996年9月成立了“电子文件管理、归档领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理》、《CaD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院兵器第五设计研究院召开了CaD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CaD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／t17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是管理和开发信息化的产物，是研究和应用CimS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
企业文件档案管理篇3
1.管理理念落后影响档案作用的发挥
档案管理水平的高低决定了档案作用的发挥程度。档案管理水平越高，档案对企业经营的支撑作用就越大，反之亦然。许多企业由于管理理念落后，管理制度不健全，在档案管理上存在着许多问题。一是档案管理分散，如对行政档案、财务档案、人事档案、产品档案、设备档案以及其他类型的档案实行分散管理，形成各个信息孤岛，阻碍了企业内部档案信息资源的交流和共享；二是存在档案文件材料收集不完整、归档整理不规范、归档率低等问题；三是存在档案著录不标准、著录项目不全、检索困难、查准率较低等问题，降低了档案的利用效率。
2.公司管理层对档案的使用价值和潜在价值不够重视
公司管理层对档案工作的重视程度决定着档案管理水平的高低。管理层对档案工作重视程度越高，档案管理水平就越高。管理层对档案工作重视程度不够，主要表现在以下两方面：一方面，在激烈的市场竞争环境下，公司管理层把工作着眼点主要放在了公司的发展和生产经营上，忽视了档案管理工作的重要性和档案的潜在价值；另一方面，受传统档案管理模式的影响，档案管理水平不高使档案管理在企业经营管理中的作用没有得到很好的发挥，使管理层感受不到档案作用的重要性。
3.高素质档案管理人才的缺乏影响了档案利用效果
档案管理人员素质的高低直接影响着档案管理水平的高低及档案利用效果的好坏。一方面由于从事档案工作的人员少，相对又缺乏档案专业管理人员，相互学习、相互交流的机会较少，档案工作人员缺乏计算机、图像、情报、法律等复合型知识及运用能力，素质水平良莠不齐；另一方面档案工作岗位岗级低、收入少使部分档案人员对本职工作缺乏热忱，工作积极性较低。上述原因致使档案管理人员素质提升比较缓慢，影响了档案的利用效果。
二、积极转变观念，正确认识档案管理工作在企业经营中的地位和作用
1.企业档案是企业可以挖掘和利用的战略资源
企业档案是企业在过去的生产经营过程中形成的具有一定使用价值的文件材料，它积累了企业历史经验，能够为企业开展经营决策提供依据，为企业参与市场竞争提供有效支持，为维护企业自身的合法权益提供有力武器。企业在深化改革、转换经营机制、提高经济效益的决策和实施中都离不开对企业的历史和现状的分析，离不开对决策可行性的研究和预测，而档案是实现这种科学分析、研究、预测不可缺少的最真实、最重要的依据。因此，企业档案管理工作服务于企业的发展方向，服务于企业生产经营是市场经济条件下企业档案工作的出发点和最终目的。
2.企业档案是企业独有的无形资产
企业档案本身具有潜在的价值，特别体现在生产经营、产品开发、技术引进、技术改造、设备更新、产品销售以及合同、法律纠纷等方面。这种潜在的价值需要借助于人们的利用才能表现出来。档案对企业生产经营的作用主要是通过企业经营管理人员使用档案后，将档案信息运用到企业生产经营工作中产生间接的企业效益而体现出来。因此，企业档案是企业独有的无形资产，具有一定的价值和使用价值，应当加以充分开发和利用，提高其利用效果，以实现档案的价值最大化。
三、开展档案管理创新，充分发挥档案管理在企业经营中的支撑作用
1.建立高效、集中、统一的档案管理模式
实行企业档案高效、集中、统一管理是档案管理创新的第一步，其目的是在集中调度企业资源及对企业档案实行统一管理的基础上，提高档案管理效率，提升档案综合管理能力，从而提高档案管理水平。高效、集中、统一的档案管理模式使企业档案工作改变了过去那种各类档案由各个相关部门分散管理的方式。一方面节约了人力、物力和财力，提高了档案的利用效率和效果；另一方面使企业在各项工作中形成的大量文件材料能够实现统一归档，集中保管，使其相互之间保持原有的、必然的联系，提高了企业档案的系统性，便于全面、准确地了解本企业的发展历程和全貌。因此，企业档案管理工作体制必须进行相应的改革，实行集中统一管理。实行档案高效、集中、统一管理主要应采取以下步骤：首先应设置企业档案综合管理部门，统一管理企业档案，企业档案综合管理部门要依据企业档案实行的集中统一管理原则而设立，它的设立应与企业发展相适应，同时要考虑企业规模的大小、经营场所的集中程度和档案使用频率；其次应建立企业档案信息收集渠道，在企业各个职能部门安排兼职档案信息员，负责各个职能部门档案归档信息的采集、归档材料概要说明和各个部门的文件材料归档工作；最后建立和完善企业档案管理制度，明确企业档案综合管理部门及各个职能部门在档案管理工作中的职责和工作流程。
2.建立和完善企业档案管理制度
建立和完善企业档案管理制度、明确企业各个部门的职责和工作流程是档案管理创新的第二步。其目的是通过建立和完善企业档案各项管理制度，明确各部门职责和工作流程，对企业档案工作实行规范化管理，从而提高档案管理水平。企业档案管理规章制度是企业规章制度的重要组成部分，是企业档案管理行为的准则和企业档案管理机构行使职能的依据和手段。建立健全和贯彻实施企业档案管理规章制度，是企业加强基础管理和档案集中统一管理的重要内容，是企业开展档案规范化管理的关键，也是充分发挥档案管理在企业经营中的作用的关键。建立和完善企业档案管理制度应以《档案法》为基本依据，以《档案著录规则》为操作指导，结合企业的规模进行策划和制定，应努力做到符合企业生产经营的实际。建立企业档案管理制度可以采取两种方式，一是建立综合性档案管理制度，中小型企业可以采取这种方式。综合性档案管理制度中应包括文件归档范围、文件归档要求、文件立卷要求、档案著录要求、文件保管期限划分原则、文件销毁规定、档案借阅制度、档案保密制度以及档案管理考核制度等内容。二是建立企业档案管理制度体系，大中型企业可以采取这种方式。企业档案管理制度体系中应主要包括企业档案管理总则、文件归档管理制度、文件立卷及著录管理制度、档案借阅管理制度、档案鉴定及销毁制度、档案库房管理制度、企业档案统计管理制度和档案保密管理制度等。
3.开展档案管理工作创新，变被动服务为主动管理
开展档案管理创新的第三步，是由被动服务转变为主动管理，主要应从三个方面入手：首先要明确企业文件材料的归档范围和归档要求。要根据企业生产经营实际，在原有档案归档范围的基础上，把档案管理工作贯穿于生产经营的全过程，把企业发展规划、经营计划、经营预算、投资预决算、各类价格文件、各类经济合同等其他重要文件材料纳入档案归档范围。同时，对各个职能部门在文件归档方面提出具体要求，使档案管理的系统性、全面性及档案的使用价值有所提高。其次要建立企业文件材料归档点检制度。要按照企业文件归档范围和具体要求，按照部门职能分工，按部门制定的《文件归档点检卡》，定期检查各个部门文件材料的归档情况，督促各个部门及时办理文件归档业务，从而提高文件归档的及时性和完整性。最后要建立档案管理考核制度，落实档案管理责任制。建立档案管理考核制度是贯彻执行档案管理制度的关键。对不能按照档案管理相关制度要求及时办理档案管理业务的行为进行审查和处罚，以保证档案管理制度的有效执行，提高档案管理流程的执行力。开展档案管理创新，只有由被动服务转变为主动管理，才能全面提升档案管理水平，才能最大限度地发挥档案在企业经营中的作用。
4.组织开展岗位培训，提高档案管理人员的业务素质
企业文件档案管理篇4
如今信息化技术广泛应用，企业各项生产经营活动产生大量的电子化资料，作为记录企业历史，反映企业文化的企业档案主体形式已发生变化。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》），要求“把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施”。因此，加强档案信息化建设是当前发展企业档案事业的重要手段，也是丰富企业文化、传承企业精神的客观要求。
一、企业档案信息化建设现状
（一）档案信息化建设不够充分
目前，企业早已普遍采用计算机等电子储存设备对文件资料进行保存，但这仅是档案信息化建设的初级阶段。缺少专业的电子档案管理系统、不能实现远程网络查看和借阅，以及文档一体化程度不高等因素，都会制约企业档案工作的高效管理和高水平发展，这将直接影响档案利用的效果。
（二）传统档案管理手段亟需变革
随着企业规模扩大，档案来源日益广泛，数量剧增，形式多样，如仍然“按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前，电子文件就被更改甚至删除了，导致文件流失、失真等现象的发生。并且，还会造成重复劳动”。所以，面对电子文件便捷的形成和转移特性，传统档案管理手段日渐捉襟见肘，企业加快档案信息化建设势在必行。
二、档案信息化建设内容
档案信息化，是指应用信息技术管理和开发利用档案的过程，它是以信息技术应用为前提，并且动态发展的。以下将从四个方面介绍企业档案信息化建设的主要内容。
（一）基础设施建设
包括网络基础设施、系统硬件、软件、安全保障系统以及适合工作实际的终端、辅助设备。
企业首先应搭建适合电子档案系统正常运行的环境。包括建立与企业规模、发展相适宜的中心机房，布局合适的安全保障体系，购置适合电子档案系统的服务器、存储设备、数据库管理系统，以及终端需要的计算机、扫描仪和数码相机等设备。
（二）数字信息资源建设
1、档案信息数字化是档案信息化的基础
档案信息数字化包含两个方面：一是电子化办公直接生成的电子文件。二是指将以前“摸的着”的档案输进计算机，即“库存档案电子化”。
2、主要内容和基本要求
档案数字信息资源形式多样，包含文书、声像、科技、电子邮件、网页等，但不管任何形式的电子文件，其基本要求是齐全完整、标准规范。电子文件在保存时应采用唯一标识符、统一的命名规则，并设置、捕获元数据。
3、具体建设内容
文书档案电子文件应保存正本、定稿、公文处理单和彩色修改留痕稿，版面格式应符合《党政机关公文处理工作条例》要求，文件格式可采用oFD、pDF、pDF/a等格式归档。有条件的可对电子档案与元数据进行封装。
声像档案应注意品质质量，照片类以tiFF、JpeG格式，像素不低于300万，录像类以mpeG2、mpeG4格式保存，比特率不低于8mbps、录音类以waV、mp3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz。
科技和专业类电子档案的图形类应以DwG格式归档，其它档案类型参照文书、声像类。
（三）应用软件建设
企业使用应用软件一般分为自行开发与购买，两者各有利弊。自身开发软件可能更适合企业需求，但对企业信息实力等各方面要求较高，普通企业无法实现。购买软件方便快捷，但一般需针对企业实际修改，进行二次开发，对档案和信息管理人员要求较高。
（四）保障体系建设
1、经费保障
企业档案信息化建设应从长远考虑，纳入企业信息化整体建设的规划，从而保证有适当的经费预算。
2、制度保障
包括各门类电子文件归档制度，人才配备、经费预算、系统运行管理制度，数字档案备份制度，机关档案管理部门、电子文件形成部门和信息化部门职责分工及奖惩制度。
3、人才保障
配备具有专业素养的专职人员，注重信息化培训，打通档案管理人员发展和进步渠道。
4、安全保障
参照信息系统安全等级保护有关要求，从系统安全、人员配备、信息技术等方面采取多种措施，建立档案信息安全保障体系框架和管理体制。
三、数字档案室是目前档案信息化解决方案
档案信息化建设是一个长期、系统性的过程，对于大部分企业来说，建立标准的数字档案馆相当困难。中办、国办《意见》中提出的“数字档案室”，是适合目前信息化条件下管理电子档案的形式。它的管理对象是以电子文件为主，重在规范，着眼于现实，可将其定位于信息化条件下档案室的先进形式。
企业档案信息化建设应以此为重要节点，作为企业办公自动化与数字档案馆建设的“中继站”。
四、企业档案信息化与企业文化
企业档案客观记录下企业每个历史阶段的经营生产活动，具有担负弘扬企业文化，传承企业精神内涵的重要责任。
（一）充分利用信息化特点促进企业文化
传统企业文化形式体现企业文化活力方面缺乏自身个性，员工主动参与企业文化机会有限。利用信息化手段可提供多方位企业文化展示，为员工建立多渠道企业文化感受。员工远程查阅档案，便捷高效，提高了工作效率，缓解了工作压力，有助于保持良好的工作状态，同时提升了企业办事效率；信息传播快速，焕发内部蓬勃朝气，有助于形成团结、有效的企业文化。
另外，远程档案查询系统可供随时查阅信息，提高了管理透明度；利用档案影像资料制作内容翔实的企业宣传片，利用企业门户网站、档案管理平台企业管理实时状态，有助于展现企业软实力。因此，充分利用档案信息化管理的特色，将企业档案所承载的企业文化浸润到每位员工的日常工作，为企业文化提升提供前所未有的机会。
（二）档案信息化建设应随企业文化动态管理
档案信息化建设应紧密结合企业信息化与企业文化的发展，坚持技术与管理同步、理论和实际相结合。2009年公布的档案管理行业规则-《企业档案工作规范》（Da/t42―2009），将档案信息化建设作为企业档案工作发展的方向性要求。我们应充分认识到信息技术及其产生的档案是持续变化的，基于这一点，企业档案信息化建设应建立动态解决方案。
企业文件档案管理篇5
关键词：企业；档案；规范
中图分类号：F27文献标识码：a文章编号：1672-3198（2012）03-0089-02
1组织建设体系化
（1）档案工作领导。
企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门，各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。
（2）档案机构设置。
企业应该根据规模和管理模式设置专门的档案机构或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。
（3）档案人员配备。
企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员，各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员，还应保持档案人员的相对稳定。
（4）档案工作体系。
企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的档案工作体系。
2管理职责具体化
2.1企业管理职责
（1）企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。
（2）企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。
（3）企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。
2.2档案部门职责
（1）统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。（2）负责企业档案的收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。（3）指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。（4）监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作。
2.3档案人员要求
（1）档案人员应遵守法规，忠于职守，具有专业知识。（2）档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。（3）档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。（4）档案人员应定期接受档案业务培训。
3工作制度层次化
3.1档案工作制度、工作规章
（1）明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。
（2）制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。
（3）建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密，造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。
（4）制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。
3.2管理制度
（1）文件归档制度。应明确文件中归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。
（2）档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责。
（3）档案鉴定、销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。
（4）档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。
（5）档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。
（6）电子档案管理制度。应明确档案管理系统操作人员的职责，档案管理系统软件、硬件的操作要求。
3.3业务规范
（1）文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。
（2）档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。
（3）文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。
（4）特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。
4业务工作差异化
4.1文件归档范围
（1）企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形成的文件都应纳入归档范围。
（2）归档文件的主要来源有：本企业形成的文件；本企业引进项目、外购设备等接收的文件；所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；本企业参与的合作项目、合作单位按要求应向本企业提交的文件；本企业执行、办理的外来文件。
4.2档案整理工作
（1）档案部门应区分全宗，进行档案的分类，排列与编目。（2）分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。（3）类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。
4.3档案保管工作
（1）档案存放应依据档案载体选择档案框架。底图不宜折叠，磁性载体应选择防磁设施，重要档案应异地备份。
（2）档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救，对于易损的材料和字迹，应采取复制手段加以保护。
（3）库房管理：库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防水、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能，此外对库房的温度、湿度等都有具体要求，并有登记。
4.4档案鉴定工作
（1）企业应成立由主管领导职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会，负责确保文件保管期限和到期档案鉴定。
（2）档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用以及历史研究价值确定。
（3）档案保管期限一般分为永久和定期两种。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，在对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。
（4）定期保管档案。凡能反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管的年限根据参考利用价值分为30年和10年。
4.5档案统计工作
（1）档案部门应及、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。
（2）建立档案工作统计台帐，主要包括：档案室藏情况；年度入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。
4.6档案利用工作
（1）档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，有效地提供档案利用服务。
（2）企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。越权利用需经有关领导审批。
（3）企业应对档案信息进行分析研究，进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。
5发展方向信息化
5.1档案信息化建设
（1）档案信息化目标与原则：企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。且企业档案信息化应坚持技术与管理并重，与企业信息化协调和同步的原则。
（2）电子文件的归档：电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定；音频、视频、多媒体等类型电子及数据库的归档范围应根据有关规定和需要确定。
（3）归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。
5.2电子档案的保管
（1）电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。脱机存储档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。
（2）存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
5.3档案网络化服务
（1）企业应建立馆藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。
（2）对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。
（3）档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。档案管理服务应采取可靠的备份恢复措施。
笔者就以上五个方面对如何实施《企业档案工作规范》进行了论证，企业档案来自企业的生产、经营和管理一线，需要每个员工强烈的档案意识，全员参与也是有效管理的一项重要原则。
企业文件档案管理篇6
【关键词】国有企业档案档案管理目标管理企业管理
【中图分类号】C29【文献标识码】a【文章编号】1672-5158（2013）07-0455-01
前言
国有企业是我国国民经济的细胞，它从事社会生产、流通、交换、分配等经济、技术以及各项管理活动。企业档案是国家档案的重要组成部分，企业档案是企业管理的一项基础工作，也是国家档案事业基础的主要部分。国有企业档案工作“目标管理”具有一定的作用。
一、国有企业档案工作“目标管理”的推行状况和实施情况
（一）加强档案管理工作，建立国有企业档案领导体制
由于国有企业采取有效措施，档案工作地位也有稳步提高。以佛山水业为例，为加强领导对档案工作的决策、监督、执法、调控的力度，成立了档案工作领导小组，定期对各级档案工作进行考核，并且将档案考评工作纳入年度工作计划之中。因此证明国有企业已基本建立起相应的档案工作领导体制并与企业整体发展相适应。
（二）加强档案工作人员队伍建设，科学管理档案，推进档案现代化建设进程
以国有企业佛山水业为例，随着档案工作领导体制的加强，已形成由领导分管、部门主管、专职档案人员负责，兼职档案人员配合的档案工作网络体系。特别是国企建立了相应的岗位责任制，与考核制度相互制约。档案干部队伍得到重视更趋于年轻化、知识化、专业化。因此，国企档案工作“目标管理”的提出更有利于企业各方面的管理，起到积极的推动作用。
（三）加强档案管理制度建设，并与企业各方面管理保持同步发展
随着国有企业档案管理制度的不断完善，通过制度建设，规范了国企档案管理方法和程序。以佛山水业为例，先后建立了档案管理程序，对企业档案分类方案、归档范围及保管期限都有规定，对会计档案、科学技术档案、输配水管网档案，以及公文管理、文书档案都有相应文件，对特殊载体档案有相关要求，在对档案的保密、借阅、鉴定和销毁都做了明文规定，对库房有专门管理文件。这一系列的举措，都使国企档案管理制度建设更加完善，为档案工作“目标管理”与企业各方面管理保持同步发展打下良好基础。
（四）档案管理工作“目标管理”同企业管理逐步规范化和科学化
在国企档案管理工作得到领导的重视，档案工作“目标管理”同企业各方面管理会有积极的推动力。企业在科研成果鉴定，基建项目竣工，设备开箱验收等重大活动，逐步实现档案工作与国企主要职能活动同步管理，并且针对国企的特点，档案工作“目标管理”逐步与实际工作考核在一起，逐步规范化和科学化。
（五）加强档案信息化建设，合理开发利用档案信息资源
目前国企的档案管理工作，除不断提高档案管理人员专业识掌握及运用能力的同时，还加强档案信息化建设，不断丰富档案检索工具，提出档案管理工作创新能力的培养，做出有企业特色的档案，多层次的利用档案，达到编研的要求，在开创有特色的档案信息化管理的同时，更合理开发利用档案信息资源。
（六）加强软件和硬件两方面的建设，使国有企业获得双重收益。目前档案管理工作在国有企业中已走出传统模式，软件和硬件两方面的建设都有提高。以国有企业佛山水业为例，档案工作场所有电脑、复印机、扫描仪、空调、抽湿机、数码相机等，有专门的档案库房，配备具有专业资格档案专业技术人员队伍开发利用档案信息资源。实现科学化管理的同时，把档案工作的“目标管理”纳入企业管理的范畴，使档案部门获得与其他生产部门等同的位置。接受档案专业考评，从其整体收益不难看出，在国企中档案目标管理不仅是对企业管理档案部门能力的全面考核，而且是帮助企业档案部门从档案管理的初级阶段步入中、高级发展阶段的转折点。
二、国有企业档案工作“目标管理”实施过程中值得探讨的几个问题：
（一）国有企业档案工作“目标管理”应纳入各级领导的职责范围
国有企业要按照国家关于档案集中统一管理的基本原则，把搞好企业档案工作“目标管理”作为企业各级领导的职责之一，列入领导议事日程，定期研究解决档案工作中的问题，要按照有关规定，设置机构，配备干部，建立健全档案工作，达到档案完整、准备系统安全和有效利用的要求。
（二）国有企业档案工作“目标管理”应纳入生产技术管理的体制
国有企业的档案，承担企业各类档案的全面管理，作为企业生产管理、技术管理、科研管理中的一个环节。它通过对档案的管理积极参与企业有关的生产技术管理，行使相应的管理职能。针对各职能部门和各车间班组的科技文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行监督档案工作“目标管理”指导和检查，比如，产品设计开发，基建设计，施工管理制度，设备购置，开箱验收等的同时，把档案工作“目标管理”也随之落实到科技、生产部门可以具体到科技人员。在工作任务结束或告一段落时，要认真做好各类文件材料的整理和归档工作，否则，不算设计、研制、施工等任务的完成。在进行新的科研产品或课题的技术鉴定，基建工程的竣工验收，设备到货的开箱验收等及时接收归档，并且明确此项是档案工作“目标管理”考评的内容。
（三）国有企业档案工作“目标管理”应纳入员工技术基础教育培训计划
在国有企业档案工作“目标管理”过程中，除对专职兼职的档案工作人员，包括集团综合档案室下属的分厂、分公司的资料员，以及各级各类科技人员和管理人员，应当进行档案管理和保密工作等不同层次的专业教育，提高整体档案管理水平。
（四）国有企业档案工作“目标管理”完成情况应纳入年终奖惩范围之内
在国有企业中，在对科技档案、管理档案、人事档案和专门档案管理等工作过程中，以佛山水业为例，每年8月集团公司档案领导小组对本部及各分公司二级档案室进行考评。而且档案“目标管理”已纳入三标管理的部门目标统计之中，内审和外审都要审核。从以上实例可以看出，无形之中档案工作“目标管理”完成情况提出严竣的考验。若将档案工作“目标管理”完成情况纳入年终奖惩范围之内，无疑会调动工作人员的积极性，主动开发利用档案资源，做好节能降耗，。对档案工作“目标管理”完成情况好的部门和个人，应给予适当的奖励，对档案工作“目标管理”完成情况不好的部门和个人，出现不负责任，对泻密，失密，损坏档案，应根据不同情节，追究责任。实现奖励和惩罚的有效管理办法。
三、国有企业档案工作“目标管理”实施过程中存在问题：
因为企业档案工作与档案局、档案馆是有区别的，所以国有企业档案工作“目标管理”有特性。国企在实际考核和验收过程中，似乎比较偏重申报性文件资料的齐备与否，在申报文件和自检报告上大作官样文章，而较多的忽略了档案工作扎实内功的修炼，致使企业档案工作“目标管理”的效果大打折扣。倘若在近期解决不好，势必成为阻碍发展的隐患，其日积月累的负面效应，会逐渐吞噬档案工作“目标管理”的主体。
参考文献
[1]李和平，《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》[m]《企业档案工作规范》中国档案出版社
企业文件档案管理篇7
1.1与纸质档案长期互相并存
纸质档案具有内容真实可靠、易于长久保存、载体相对稳定等优点但同时也存在文件形成时间长、整理费时费力、存储密度小、检索速度慢等缺点将逐渐被电子档案所取代而在未来很长一段时间还将处于纸质档案和电子档案交织的时期。
1.2电子档案管理体系尚未健全
目前很多企业无健全的电子档案管理系统或者正处于电子档案系统的初步建立阶段。缺少电子数据库及计算机软件维护的专职人员段有专门的档案管理人员且缺乏档案专业的系统学习次缺专业技术能力对档案的管理只停留于简单的整理建档而不能充分发挥档案信息在领导决策和事业发展中的助推作用。.33电子档案管理集中管理与分散管理并行。电子档案因易于形成在企业各部门的电子档案多存于各自的计算机中,形成了企业档案管理部门集中管理和各部门档案分散管理并行的模式。由于很多企业没有实行电子档案管理软件致使档案管理部门和部之间分散管理无法同步,存在着遗漏存档和重复存档的情况,且部门分散管理易于删改和销毁不利于保证档案的真实性和可靠性。
2目前企业电子档案管理中存在的问题
2.1企业电子档案管理规范缺失
一些企业对档案管理重视不够忽视档案在企业中的作用致使缺少明确的业务流程和管理规范,电子档案管理没有可操作的规范和依据使得大多数企业的电子文件就是简单的存储在计算机硬盘上,用文件夹加以分类对电子文档的特殊性和技术性没有充分认识,一旦计算机遭受人为或自然损坏企业将会承受难以挽回的损失。
2.2电子档案对载体的依赖性较大
传统的档案大多依赖于纸、笔作为介质易于保存出现变动的可能性较小。而电子档案多数依赖于计算机软件和硬件,一旦出现软件和硬件损坏,电子档案极易丢失不可还原。
2.3企业人员对于档案数字化管理认识不足
目前在大多企业中着遍采用电脑进行文书写作或表格制作来代替传统的手绘。但对已生成的文件往往经过打印和传递之后就被人忽视,文件并没有及时得到保存。长此以往企业电脑中的各类原始文档被不断的修改覆盖甚至删除失去了整理和管理的价值。企业工作人员对电子文件的保存几乎没有管理概念就连有些档案管理人员对其都没有一个正确理性的认知从为将电子文件保存在计算机内就算归档甚至还有企业出现保存电子档案的电脑可以随意使用文件经常在没有管理者的情况下被修改或覆盖。
3企业电子档案管理的有效措施
3.1完善企业电子档案管理制度
制定和完善电子档案制度是保证企业电子档案管理的必要手段。通过建立健全电子档案管理制度,明确电子档案管理部门和管理流程,明晰文件归档、分类、保存期限、保存方法等具体操作规范保证档案管理有章可循。
3.2整合电子档案与纸质档案同步管理
电子档案和纸质档案各有特点纸质档案和电子档案并存将成为档案管理工作的长期趋势。为提升企业档案的完整性和利用率应注重整合纸质档案和电子档案的同步管理。将定稿的电子档案输出存档纸质档案扫描至计算机或软件系统备份对同一份档案采用相同的归档号码和著录信息以两种方式共同存档,既提高了检索速度,又有效避免计算机系统不稳定而产生的风险,同时也弥补了纸质档案侵蚀、损坏所产生不完整等劣势肩利于长期保存。
3.3采用先进的电子档案管理系统
采用电子档案软件管理系统是电子档案管理步入正轨的有效手段。利用高科技软件系统使电子档案管理更加高效和规范势在必行通过信息化手段实现企业档案管理部门电子档案与部门电子档案的无缝链接。
3.4注重硬件系统的管理和维护
为确保电子档案的完整和真实性就必须给电子档案一个健康稳定的硬件和网络环境。首先保证硬件设备适宜的温度和湿度升级服务器主机和数据库采用多种方式载体备份如光盘、移动硬盘备份等满足电子档案长期保存的需要淇次利用防火墙等技术手段防治病毒入侵,同时采用数据加密、数字水印等技术确保档案在传输和使用过程中的安全。
3.5注重加强档案管理人员队伍建设
企业文件档案管理篇8
1.加强国有企业档案信息资源管理体系建设。建立健全国有企业文件材料形成、积累、归档责任体系，依据《国有企业文件材料归档办法》、《企业档案工作规范》，结合企业自身实际，确定国有企业文件材料归档范围和保管期限，改变“你交什么我就收什么”的被动局面，形成双向制约机制。例如对于建设项目档案收集工作，在企业下达项目计划任务时应同时提出项目文件材料的归档要求，检查项目计划进度时应同时检查项目文件材料积累情况，验收、鉴定项目成果时应同时验收、鉴定项目文件材料归档情况，项目总结时应同时作好项目文件材料归档交接。
2.强化国有企业档案利用服务体系建设。国有企业要把开发利用档案信息资源、支持企业又好又快发展作为企业档案工作的出发点和落脚点，要创新企业档案工作服务机制，拓展企业档案服务内容，促进档案资源转变为企业的竞争优势，转化为企业的先进技术、先进管理手段及先进生产力。企业档案部门要从“为人找档案”转变成“为档案找人”，变“我等你来用”为“我有你所需”。
3.加强国有企业档案安全保障体系建设。国有企业要建立健全档案安全管理制度，配备符合要求的档案设施设备，采取“八防”措施，确保档案实体和信息安全。要加强对涉及国家秘密、企业商业秘密档案的管理，完善档案利用借阅制度，杜绝失密泄密现象发生。要实现纸质载体文件、电子文件、缩微胶片之间的无障碍转化，并做好归档电子文件的备份及安全防护，归档光盘一式三份，一份封存保管，一份查阅使用，一份异地保存，防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏，提高企业档案抗风险能力。
二、加快档案信息化建设，提高国有企业档案服务水平
档案信息化是档案工作未来的发展方向，是档案工作适应社会发展、全面提升服务水平的必然选择。档案信息化使档案管理模式发生了转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向以档案信息的数字化存储和提供服务为重心。国有企业应充分认识“数字化档案”和“网络化管理”建设的重要性，加大投入，全面推动企业档案信息化建设。
要加强企业电子文件归档管理，建立健全电子文件管理制度，保证企业在研发、生产、经营和管理活动中生成的应归档的电子文件能够完整、准确地收集起来，已归档的电子文件能够安全有效地保存，并对企业各种不同类型的电子文件进行有效整合。
企业文件档案管理篇9
【原刊地名】京
【原刊期号】200306
【原刊页号】7～10
【分类号】g7
【分类名】档案学
【复印期号】200402
【标题】企业档案工作的主要情况
【作者】李和平
【摘要题】专门专业档案
【正文】
一、近两年企业档案工作发生了很大变化
从全国的档案事业来讲，企业档案工作处在最活跃、最生动、最有亮点的一个前沿。这几年由于我国企业改革的不断深化，给企业档案工作带来了变化，主要表现在两个方面。
（一）1999年以来，组建了一大批中央企业，许多企业由过去的主管部门管理，直接转变为由国家来管理。从档案工作上来讲，过去由很多个部委管理的大企业，脱钩以后直接和国家档案局建立了联系。中央企业基本上有五大类型。
1.由部委直接转成的：石化、石油、国电、国防，十大集团（如：航空、航天、兵器、船舶、核工业等）；
2.与部委脱钩的：电子信息、电信、远洋、钢铁、汽车制造（一汽、东风等）；
3.与军队、武警、政法机构脱钩的：新兴集团、保利、远东贸易等；
4.与部委脱钩的大型科研单位：钢铁研究总院、冶金自动化研究所、机械科学研究院（具有相当实力的部级科研单位，并且转为企业）等；
5.打破行业垄断以后分离出来的：民航、电力、电信等。
总的来讲，中央企业的档案工作基础比较好，实力都很雄厚，而且档案工作上升得也很快，没有随着企业的改革或中央企业的组建而受到影响，反而通过强强联合，使档案工作也上升到一个新的台阶。
（二）通过企业进一步深化改革和加入世界贸易组织，对企业档案工作提出了一些新的问题。
1.加入世界贸易组织以后，企业要更加全面、更加深入地参与国际竞争，这就需要比以往更多的信息。我们档案工作的价值在企业的发展过程中体现的就越来越明显。因为一个科学的决策取决于信息的量和正确性，档案是企业信息整体的一个非常重要的部分，企业对档案的需求比过去更迫切了。
2.随着现代化企业制度的建立，要求企业档案工作更加科学规范。现代企业制度是一个科学的管理制度，企业档案工作属于现代企业制度基础管理的一项内容，也就要求我们档案工作要适应现代企业制度的建立而规范。很多企业特别是外向型的企业还要注意本企业的档案工作要与国际惯例接轨，这也是随着企业面向世界、面向国际竞争，把档案工作带到了这样一个环境。
3.企业活动的范围逐步扩展，企业产生的档案种类和数量激增，应该优化企业文件材料的收集范围。随着我国加入世界贸易组织，企业活动的范围逐步扩大，这是指国内外的范围扩大。过去中央企业很少有在境外设机构和企业的，现在大多数企业都有涉外机构；从企业自身的改革来看，过去企业只管生产，销售由国家来调控，现在企业是以营销为主导来带动生产。随着企业活动范围扩大和内容的变化，档案形成的种类和数量也就越来越多。因此，如何优化企业文件材料的收集范围，使保存的档案内在质量和数量都能适应企业要求，这是企业档案工作者需要研究的一个课题。
4.企业的法律事务增多，档案的凭证依据作用越来越显著。随着企业法律事务逐渐增多，档案的凭证作用也越来越凸现，档案具有的这一特性是其它文件不可替代的，因此要注意发挥档案的依据和凭证作用。企业在法律诉讼过程中，很多是靠档案起了至关重要的作用，产生了可观的效益。
5.市场竞争越来越激烈，要注意保护企业的知识产权档案（包括商业秘密档案），并发挥作用。一方面我们要注意档案的利用和开发；另一方面属于企业商业秘密的档案必须要管好。过去国有企业对知识产权档案和商业秘密档案不是很重视，随着市场经济的建立，竞争的激烈，企业自己的商业秘密越来越重要。
6.档案行政管理部门要加强对企业中“对国家和社会有保存价值的档案”的监管，这是符合《中华人民共和国档案法》的规定。现在也有一种说法，企业现在都走向市场了，不要管得那么多。实际上这不是管得多少的问题，该管的没管好也不行，不该管的瞎管更不行。现在企业逐渐走入市场，以“四自”为原则，在这一前提下，怎样对企业特别是中央企业中“对国家和社会有保存价值的档案”加强管理，确实是档案部门必须注意的问题。
7.实行“走出去”的战略以后，更多的企业走出国门，企业档案部门要采取措施，加强驻外企业的档案管理。对境外的企业档案如何管理，国内的母公司对国外的子公司或分设机构的档案怎样进行管理，这方面也出现了一些问题，有一些企业由于没有管好档案，受到了严重的损失。我们司现在也在进行研究，起草了相关的文件，准备加强境外企业档案管理的一个通知。
8.随着企业信息化建设的加速，企业电子文件的管理亟待解决。企业信息化建设的加速，对企业电子文件的管理提出了一个非常严峻的问题。去年上半年，国家经贸委开了一个企业信息化建设的会议，吴邦国副总理有一个很重要的讲话，就讲到现在国家要求企业要搞跨越式发展，这一方面是从企业内部管理来讲，实行信息化管理有助于，有助于提高效率，有助于增强企业的透明度；另一方面，从企业增强自身竞争能力来讲，必须要实行信息化。他讲了很多例子，包括国外公司与我们合作，首先要考察咱们的信息现代化建设，有没有各种网站及各种他适合的软件，另外国外的东西你能不能懂、能不能搞远程合作，这些软硬件条件都是竞争的因素。
总的来讲，国家对企业的改革，给企业档案工作带来比较大的变化。一是由于中央企业的组建，我们的很多关系都变了，由过去属于政府机构下属的企业，变成了直接面向市场的主体企业，对档案工作是一个很大的影响，要摆脱过去那种行政机关式的管理，真正走向企业档案管理；二是随着企业改革的深化及我国加入世界贸易组织，给档案工作带来了一些新的问题。
二、当前企业档案工作的几个主要问题
（一）关于企业档案工作中的法规规章、标准的制定问题
现在我们档案管理仍然还在沿用过去制定的一些法规、规章、标准，这些都是三中全会以后恢复时期制定的，显然不适合现代企业制度的要求，特别是最近几年企业改革的步伐很大，档案工作不能还按照过去的方法进行，我们司在制定企业档案标准、规章制度的体系方面，考虑分三个层次。
第一层：行政规章法规。这种类型具有强制性，企业必须执行，不仅是企业档案部门要执行，而且要求企业法人必须要执行。如去年发的《企业档案管理规定》（国家档案局、国家计委、国家经贸委联合下发）。
第二层：标准。这类文件属于推荐性。我们比过去扩大了标准制定的数量，对过去有些强制性的规章，我们要把它转到标准。企业终究是自主经营、自我发展、自我完善的主体，从档案工作来讲，企业根据自己的情况，有权制定适合自己业务的一些规定。我们从为企业服务的角度出发，把有些涉及企业档案业务方面的文件，用标准的形式来，包括：案卷构成的一般要求、电子文件的归档等。今后我们还要搞档案的分类、保管期限、企业档案工作评估分成几个档次等，都要作为标准。这些标准是属于推荐性的，企业可以执行，也可以不执行，也可以结合自己的特点进行修改、补充，结合自己的实际情况来执行。
第三层：文件。以文件、通知或加强意见的形式下发，这类文件约束力更小一点。我们考虑由于企业的改革步伐很快，企业档案工作面临很多新问题，但是有些问题不一定在三、五年就拿出一个法规、规章之类的文件。因为终究实践发展还很不成熟，如电子文件，现在各单位对电子文件的管理可能都不太一样，到底信息发展将来是个什么情况，现在还很难预测，企业的电子文件将来有哪些状态现在也很难把握。为慎重起见，现在出台这方面的法规、规章为时过早，但又不能在这一时期对电子文件管理上出现空白，国家档案局要有一些相应的要求，这方面工作就要以文件的形式来表示。
上述法规体系的这三个层次，各层有各层的作用，最终能够上升为法规的归位到法规，没归到法规的成为标准。总而言之，就是尽量少用法规和规章，更多地运用标准，为企业档案工作提供服务。
（二）深化改革和加入世界贸易组织后，企业档案工作面临的几个具体业务上的问题
1.要及时、妥善处理好产权变动以后企业档案的处置工作
企业在改革和竞争中经常发生变化，但无论是分离、兼并，还是破产，企业这部分档案不能没人管，档案人员不能撒，企业还有许多文件材料需要妥善管理好以后再撤。特别是随着企业改革的深入和加入世界贸易组织，给企业带来的变化是极其深刻的，导致一批企业迅速成长，也导致一批企业顷刻破产。现在产权变动的形式非常多，对于中央企业除了组建以外，可能今后更多地要实行股份制的改造，如产权重组、人员重组、债务重组、资产重组、结构调整等等，这对产权变化以后的企业档案如何进行合理的分流、科学的处置提出宁很高的要求，这是一项政策性很强的工作。对产权变动的这部分档案不能随便移交出去，但是如果应该往你那里分流，你不接收也不行。特别是国有企业，也是国有资产的一部分，在这里档案行政管理部门可能要做很多工作，要与清算小组、有关法院等进行协商，因为大部分企业破产（规范破产）要有一定程序，要保障档案工作与破产或产权变动同时进行。
2.要适应企业改革和发展的需要，把档案收集齐全
企业档案的收集管理是一个老问题，但是老题要有新唱。目前有一些企业对文件材料的收集，基本还是按照过去制定的范围来归档，现在企业的活动范围不断扩大，形成的文件种类不断增加，已经远远超过了那个时期的范围。除了前面说的电子档案，还有厂务公开、电子商务、检验检疫、知识产权、合同、商业秘密、外向型企业倾销反倾销、补贴反补贴等等方面的文件材料，另外还有关于企业法律事务、信用方面的档案。这些档案都是非常重要的，越是企业出现的新内容的档案，就越是重要，因为这是企业目前的中心工作产生的。档案部门要跟上企业改革的步伐，把这些档案收集保管好。
3.加强知识产权档案的管理，为维护企业利益做好服务
知识产权是世界贸易组织贸易三大支柱（货物贸易、服务贸易、知识产权贸易）之一。知识产权竞争在企业竞争中地位越来越突出，很多是靠产品的科技含量来决定产品价格。所以，知识产权越来越多地表现为科技水平的竞争，科技水平里有大量的属于企业自主知识产权。要求企业一方面要遵守世界贸易组织的规则，这也是今后我国市场经济要建立的一个发展方向，世贸组织关于知识产权的规则应是我国制定政策的一个主要依据；另一方面还要善于利用这一规则来维护企业的利益，不能只是自己中规中矩，不冒犯别人，规则有很多是灵活的，企业要熟悉规则，善于运用规则，才不会吃亏。知识产权档案是知识产权的载体，是企业档案的重要组成部分。现在知识产权的范围在扩大，也决定了知识产权档案范围的扩大。
现在我们加入了世界贸易组织，就要按照世界贸易组织知识产权的范围去执行，这包括商业秘密。商业秘密不是专利，也不是著作权、商标权，它专门有自己的定义。现在有些知识产权文件和档案没有在档案部门保存，游离于档案部门之外，有些是职务发明与非职务发明混在一起，职务发明的文件材料必须要归档。知识产权档案是档案部门今后管理的一个重点。要切实解决知识产权档案收集难、易流失的问题，要妥善保管好这些档案，还要专门研究知识产权档案的收集、管理、应用的具体办法。知识产权档案的收集与普通档案不同，保管也要有特殊的管理方法，利用还要有严格的审批手续和详细记录。
4.档案的现代化要与企业的信息化同步
企业档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。我们曾经去大连新船公司参观，他们的信息化建设程度很高，当时他的老总介绍：我们企业给外商制造大型油轮或客轮，外商来与我们洽谈时，我的办公室与外商的房间就一墙之隔，但是商量工作不是面对面，完全通过网络进行，最后签订协议。我们也要适应这种工作方式，搞信息化建设。因为现在与国外企业合作，如果企业没有信息化建设，就很难与外界交往。哈尔滨飞机制造公司在与法田进行合作时，法方来考察，首先要看你能不能读懂他的软件程序，再看是否具备远程技术合作设计的能力，这是合作的基础。
信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前，在企业信息化建设过程中，也有档案部门不了解、不懂的东西，特别是信息管理系统、资源管理系统、erp系统、cad/cam系统等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学，在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识，使档案现代化与企业信息化有机结合，同步发展。
档案部门要主动宣传电子文件归档的重要性，企业在制定信息建设规划当中将档案工作纳入进去，档案部门要参与到企业信息化当中去，要对整个电子文件的形成和管理提出要求，在实践中边学边摸索，逐步把电子文件管理规范起来。这对档案人员是一个难题。首先要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题；其次要解决纸质和电子文件一致性的问题，电子文件看不见，就一张光盘，对于它的完整性、版本等从外观上看不出来，所以档案部门要用专门的设备、专门的部门负责检验电子文件，如果保存的电子档案有误，将来在工作中可能要造成失误。档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展，另外也要适应企业信息化建设的流程，两方面都要兼顾。档案毕竟是传统的记录和保存方式，企业信息化应用起来可以很潇洒，实现无纸化办公，财务、科研、外事等许多部门都进行网上办公，最后什么都没留下。档案部门搞信息化要解决的一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种高层次的认识，要求我们不断学习，吸纳新知识，档案部门不学习不提高，肯定要被淘汰。
企业文件档案管理篇10
一、铁路企业档案管理方面的问题分析
（一）档案工作管理制度有待进一步规范。从铁路企业现有的档案机构设置情况可知，档案室属于相对独立的部门。档案工作与文书、工程工作实行分块管理的制度，在这种制度管理下，就使得档案管理工作拉大了与文书、工程部门之间的距离，进而导致档案工作人员获取资源有一定难度，甚至有的不接触文件资料的形成过程，而单纯考虑文件资料实施归档。除此之外，文书、工程部门人员对档案相关认识不足，他们在工作中单纯考虑文件资料的形成，从而忽视对文件资料实施归档的工作。这些问题导致铁路企业文件资料在归档以及衔接等方面出现许多不规范的情况，从而影响了档案资料信息的不完整，导致文件资料丢失的情?r发生。
（二）档案管理人员专业素质有待提升。在铁路企业从事档案管理的工作人员大多非档案专业人才，多数档案员是从兼职档案工作开始，在从事档案工作过程中学习并积累了一些档案管理工作知识。随着铁路建设的快速发展，形成的档案资料越来越多，档案管理的工作量逐渐增加，对档案专业技能的要求也在不断更新，档案专业知识的不足，导致档案员的档案专业素质较低，赶不上档案工作的新要求。因此，在档案管理的工作中出现工作效率低的情况，进而制约了档案管理质量。
（三）档案管理的硬件设施有待完善。从客观角度分析，当前的铁路企业正在大力新建许多项目，其中会出现许多档案资源，但是由于企业之前没有高度重视档案工作，进而导致档案存储空间出现不足。传统档案管理工作中所使用的库房也难以适应档案信息化资源要求，例如有的档案是视频或者是声音形式，此时就需要采用电子化的方式进行管理，因此，在档案管理方面就需要铁路企业能够提供良好的电子设备。此外，再从主观角度分析，铁路企业的领导层对档案管理工作不够重视，在这方面所投入的经费十分有限，导致档案硬件设施更新缓慢，进而严重地影响了档案管理效率。
二、铁路企业加强档案管理工作的对策
（一）建立良好的管理制度。首先，铁路企业对档案管理工作，需要确立一套良好的制度，从而便于管理人员能够在实际执行管理工作中有相关依据可以参考，其中，铁路企业对档案管理进行统一管理，并通过部门立卷、归口负责、定期移交以及综合利用模式而不断完善档案管理的制度，进而可以有效改善铁路企业在档案管理方面出现文件资料丢失的情况，充分保障档案资料信息完整性。其次，建立档案管理的综合办公室，通过加强对现有管理人员及相关的文书、工程工作人员的档案知识的教育和培训，使得他们可以高效完成对应的档案管理工作。
（二）提升档案管理人员的整体业务素质。铁路企业需要积极招聘档案专业人才，从而可以将档案管理方面的专业技能带入企业中，帮助铁路企业更好地提升档案管理工作水平。由于档案工作所涉及的信息多而繁杂，因此，这就要求工作人员能够采用档案专业技术不断提升其规范化。例如在工作中需要严格地执行铁路部门对档案信息的要求，同时在档案整理过程中还需要严格审核以及把关，并且安排技术人员加强指导，从而使得档案整理可以较好地在规范化方式中完成工作。这是提升档案管理规范化的有效方式。除此之外，档案管理人员还需要加强学习，掌握当前档案业务发展的情况，提升自身的档案业务素质，进而能够结合铁路企业的实际情况而制定出科学的档案管理模式，从而提升档案管理人员的工作效率。
（三）加强对档案管理资金的投入，完善硬件设施建设。铁路企业中的档案机构主要是充分保存铁路发展中所形成的、有保存价值资料的历史记录，它们属于铁路企业中不可再生的资源，因此，档案资料十分重要，对铁路企业发展而言具有至关重要的作用，铁路企业需要重视档案管理工作，同时在实际工作中可以增加资金投入。第一，铁路企业需要增加档案用品、用具的资金投入，这便于档案管理人员购买档案管理所需要的先进设备，进而充分保障档案资料可以得到良好的保护。第二，加强档案管理的基础设施建设投入，由于档案所需要的专用库房以及存放档案箱柜，随着铁路建设项目的增多，之前的存放空间已经无法满足实际需求，所以需要通过增加资金投入的方式为档案管理提供便利。