招标档案管理制度篇1
关键词：民办高校;招标;档案管理;措施
民办高校在迅速发展过程中，各类教育教学设备投入不断增加，民办高校招标采购工作内容日趋增多。民办高校招标采购工作是学校管理工作的重要内容之一，是保证学校教育教学、科学研究、人才培养任务目标实现的前提。在招标采购的过程中，招标档案积累的数量逐步增多，科学、合理的做好招标档案的管理工作，是保证招标采购工作规范开展、有效实施的重要途径。做好招标档案规范化管理，是服务学校教育教学发展的重要方式，是衡量民办高校管理水平、管理能力的重要标准。招标档案作为民办高校招标活动的重要历史记录，是民办高校各项招标采购活动的真实反映，在民办高校档案管理工作的重要组成部分。因此，招标档案规范化管理是民办高校必须要给予充分重视的内容。
一、民办高校招标档案管理的现状
招标档案是招标项目具体实施及验收执行的依据，是对招标项目完整、真实的历史记录，是不断完善民办高校招标体制、实现招标采购工作规范化的重要环节。虽然很多民办高校都建立了符合自身实际的招标采购制度，并建立了相应的招标采购档案管理制度，但在实际实施过程中，缺乏具体实施的机制，对招标采购档案管理工作没有给予足够重视，存在较多的问题，主要表现在以下几方面：
（一）招标采购档案管理制度有待健全
各民办高校根据国家相关规定及自身实际，建立了档案管理制度，并形成自身的档案管理体制。但招标采购档案管理制度存在一定的真空，在制度层面不健全，招标采购部门与学校的档案管理部门缺乏有效的沟通，在招标采购档案材料移交归档时，经常出现档案材料不全的问题，这为日后的档案管理、查阅、利用带来很多问题，没有实现档案应有的作用。同时，由于很多民办高校负责招标采购工作的人员是兼职，对招标采购档案管理重视程度不够，责任心不强，对档案的搜集、整理、归档工作不熟悉，容易造成档案材料的丢失。因此，从制度层面完善招标采购工作内容，强调招标采购档案管理的重要性，形成相应的问责机制，确保档案材料的完整、真实、有效。
（二）招标采购档案管理人员业务能力有待提高
招标采购工作本身是一项系统性、综合性、复杂性的工作，从采购申请提出、招标文件的制作发售、招标会召开、招标项目的评议确定、合同签订、合同执行、合同内容验收、招标采购项目材料的整理归档等，涉及诸多方面，这就对招标采购档案管理人员提出较高要求，具备较高的综合素质，不但要对招标采购的各项制度、程序、实施方式等熟悉掌握，而且要具备坚实的档案管理知识和技能，熟悉档案管理的各项要求。但是，目前很多民办高校招标采购档案管理人员都是兼职从事此项工作，没有固定的专业档案管理人员进行招标采购档案的管理工作，部分民办高校的档案管理人员学历较低，专业水平有限，这给招标采购档案管理工作产生较大的困难，没有形成招标采购档案规范化管理模式，档案管理的随意性较大，无法充分发挥档案的历史鉴证的作用。重视招标采购档案管理人员素质的提高，是民办高校适应我国高校快速发展的客观要求，同时也是民办高校自身档案管理建设的必然要求。
（三）招标采购档案管理手段有待完善
招标采购是一项系统性的工作，每一项采购都会形成大量的纸质档案材料。每一项采购发售的招标文件都具有时效性，要求投标单位在规定的时间内容做出投标的响应，这些都是通过纸质材料进行反映，保证招标采购的公开、公平、公正原则得以实现。但纸质档案材料的保管在现实中存在的最大问题就是保管年限问题，由于纸张在经过长时间保管后，容易出现字迹模糊、纸张断裂、粉碎的现象，会出现重要数据、资料丢失的可能。因此，必须利用信息化的手段保证招标采购档案材料完整有效，同时提高查阅效率。
二、民办高校招标采购档案管理的对策
（一）健全招标采购档案管理制度
民办高校招标采购档案内容主要涉及学校货物、工程、服务三大类，要保证招标采购档案管理的科学、规范、有效，必须健全民办高校档案管理制度，从学校层面完善档案管理制度内容，从具体业务部门层面完善相应的招标采购档案管理措施，对不同层次档案管理人员的职责予以明确;健全相应的监管、安全保密、奖惩等制度，形成有效的问责机制，提高档案管理人员工作的积极性、主动性及责任感，实现招标采购档案管理工作的制度化、规范化操作，确保招标采购档案材料的连续性和完整性。
（二）提高招标采购档案管理人员业务能力
招标采购档案管理人员业务能力的高低决定着档案管理水平的高低，档案管理的任何一个环节都离不开高素质的管理人员，而招标采购档案管理工作又是一项系统性、综合性、复杂性的管理工作，要求从事管理的人员要具备较高的业务能力，具备相关的业务知识，具有较强的工作服务、责任意识。
首先，要有具备较高的业务能力。业务能力的高低是在工作过程中不断积累、不断提升的，是一个循序渐进的过程。不论是学校档案管理部门还是具体招标采购业务部门，都要重视档案管理人员业务能力的提升，以此保证档案管理工作的有效开展。
其次，要具备相关的业务知识。做好招标采购档案管理工作，需要通过不断的学习，掌握档案管理相关的知识和技能，并且在工作过程中要认真思考，深入研究，不断创新工作方法和思路，提高业务技能，既要掌握档案管理的理论知识，又要熟悉、掌握有关招标采购的业务知识，具备较高的综合业务素质和能力。
再次，具有较强的工作服务、责任意识。档案管理工作是一项服务性的工作，要积极主动的做好档案管理和服务工作，不论是档案材料的搜集、整理、装订、归档，还是档案材料的借阅、保管工作，都要严格按照相应制度执行。同时，又要具有较强的责任意识，确保招标采购档案材料的安全。
三、结语
招标采购档案管理工作是一项综合性、细致繁琐的工作，是学校在其发展过程中重要历史鉴证内容之一，对学校的权益保障具有重要意义。对于招标采购档案管理人员，要具备招标采购专业知识、技能和档案管理专业知识、技能，同时要具有较强的创新思维和较强的责任心，能够在工作过程中不断总结经验，提出科学、合理的档案管理建议，对工作认真负责，保证招标采购档案管理工作的持续、有效开展，为学校的发展提供可靠的信息资源。（作者单位：齐齐哈尔工程学院）
参考文献：
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[4]赵丽华.浅谈高校档案管理创新[J].忻州师范学院学报，2008，（2）
[5]王亚军.浅议招标档案的规范化管理[J].中国招标，2006，（37）
招标档案管理制度篇2
北京国际贸易公司为综合性国有外贸企业，从上世纪90年代初期开始承办国际金融组织、世界银行、亚洲开发银行贷款项目的国际招标和对外采购以及政府采购项目的招标采购等工作。近年来，随着国家改革开放的发展以及经济全球化进程的加快，为适应首都经济建设和发展，北京国际贸易公司转变主营方式，先后获取国家部委颁发的国际招标机构甲级资质、政府采购机构甲级资质、中央投资项目招标机构甲级资质和工程招标机构甲级资质，成为北京市国资委系统惟一具有“四甲”资质的招标机构，专业从事各类招标业务和进出口业务。近年来形成的招标项目档案快速增长，档案种类和来源更加多样，档案的管理和编研工作更加复杂，使企业档案工作遇到了前所未有的挑战。
一、招标项目档案在企业发展中的地位和作用
首先，招标是指采用招标方式采购工程、货物和服务的活动。招标项目档案是招标采购业务工作中形成的文字、图纸、图表、声像等不同载体上的记录，是企业业务活动不可或缺的重要文件材料。据统计，2007年-2010年6月，北京国际贸易公司完成的各类招标项目每年增长45%，各类招标业务已占公司总体经营规模的74%。我国《招标法》中明确规定，招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年。其特殊性决定了招标项目档案必须管理到位。
其次，招标项目档案是围绕一个独立招标项目形成的具有保存价值的招标业务文件整体，是企业在经营活动中直接形成的有保存价值的不同形式的历史记录，具有凭证和参考价值。
第三，建立资料完备、检索便捷的招标项目档案资源体系，充分发挥档案工作服务保障作用，为档案工作的可持续发展和企业以后的经营、管理、发展奠定坚实的基础。
二、企业招标项目档案管理存在的主要问题
据调查，近年来，在一些招标机构中，存在着以下四个主要问题：第一，重视不够，观念亟待更新。从企业的发展来看，经营业绩和经济效益是企业的命脉，而档案工作效果难以立竿见影，不易引起重视。对招标档案工作职能、意义的认识没有提升到应有的高度，造成档案工作从指导思想到具体工作都徘徊在较低水平。第二，档案管理制度有待补充修订。企业对档案的管理一般都有制度可循，但这些制度都有待健全与完善，比如鉴定销毁制度和借阅制度等，这反映出企业的档案工作缺乏可持续发展和与时俱进的科学意识，从观念和工作理念上亟待加强。第三，档案工作程序不规范，管理方法不科学。由于招标工作程序繁杂，业务经办人员工作量大，往往忽略应归档文件的齐全，造成招标项目档案在收集、归档、检索、借阅等方面存在不规范的问题。第四，档案室或库房面积受单位办公环境限制，档案室内部资料存放零乱，不能保证招标项目档案存放整齐有序，导致检索、查阅时极不方便。
三、新时期企业招标档案的管理模式
随着北京建设世界城市进程的加快，招标这种采购方式已成为大的趋势。同时新时期招标机构的招标项目档案的管理模式正处于被认识、梳理和接受时期。
首先，应以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标法》等法律法规统领企业招标项目档案工作，对招标机构档案工作基本理念进行梳理，提升招标项目档案管理模式、制度建设等方面的工作。根据招标业务特性，明确职责，执行招标项目档案由经办人收集、立卷、归档、部门集中保管，单位档案室统一进行鉴定、销毁的流程。这有利于转变业务部门人员意识中存在的一些误区，认为档案人员督促归档是给他们增加负担、增加工作量。更重要的是，这种理念转变了“开展此项工作仅仅是各部门配合专职档案人员”的错误观念，使招标项目归档工作有了可以依靠的规范，这种新的理念将有效地促进招标企业各部门对自身工作职能与短期、长期工作目标的思考与整理，并围绕招标项目立卷部门的自身职能，规范活动中可能产生的文件材料的业务内容、种类、载体。这样始终强调“本企业职能”和“各部门工作实际”的档案工作模式，也是考量其与立档部门活动联系的紧密程度及价值的重要依据，从而大大清晰了档案工作的整体思路。
第二，招标机构档案工作的具体实施必须是一个系统工程，要求从上到下、从领导到档案工作人员，都应该有明确的认识和清晰的思路。面对招标项目数量的日益增多，形成环节复杂，需要建立一个完善的档案工作网络，从基层开始，每个立卷单位都要配备相应数量的兼职档案员，由档案室进行业务指导和监督检查，这样才能保证招标文件收集齐全、整理规范、案卷质量达标，便于检索和提供利用，为企业的发展和建设服务。
招标档案管理制度篇3
目前，高校招生办公室的档案整理工作分为两个大类：纸质档案和电子档案。纸质档案又分为日常公文档案和学生纸质档案两种。电子档案即考生录取时各省招生办公室通过全国招生录取系统向各高校投出的学生档案，档案上面详细记录了考生的基本情况、身体状况、家庭基本情况、高中的学籍、在校表现及各科高考成绩等。
高校招生档案的保管过程中，最重要的是保密工作，适当调整档案保管过程中的保密程度是相当有必要的。根据国家制定的相关档案法规，结合招生工作的实际情况，适当调整招生档案的保密程度和管理过程中的管理制度，如，阅览制度、复制制度、保密制度、销毁制度等。对不同层次的档案借阅人员确定档案的利用范围，规定不同的审批借阅手续，由上而下建立严谨的监督机制，及时掌握档案信息变动，从根本上保障招生档案管理的有效性、准确性和完整性。
1招生过程中考生电子档案的保管和利用
电子档案与纸质档案有着本质上的区别，是现代档案管理发展的方向和趋势。考生电子档案是将考生的影像、文字甚至声音等信息转换为符号或数码进行传输、存储，利用者需要相应的软硬件技术还原后才能查阅。电子档案的形成阶段，招生工作人员就应该参与到应用设计中来，使形成的电子档案在应用过程中能按政策法规要求并能行之有效。电子档案形成后的使用过程中，招生工作人员要全程参与对其的应用管理，熟练操作系统，熟知在使用过程中发生的各种情况，积累经验，对档案管理应用的不足之处提出建议，及时进行合理化修改。
2管理应用电子档案中的困难与挑战
科技日新月异的今天，如何保护和利用考生电子档案已成为招生一线工作人员思考和亟待解决的问题。
第一，电子档案的内容易于修改，且修改过后可以不易留下痕迹，虽说目前某些技术可以有效地防止修改、伪造电子档案，但仍要比纸质档案的内容发生变化的可能性大得多，在内容的稳定性上并不尽如人意。电子档案还不具备特定的字体，个人可根据自己的爱好随意变换字体、字号，根本无法从字迹上分辨出其原始性，这就为判断电子档案的原始依据增添了更多不必要的麻烦。
第二，在电子档案建立的过程中，虚拟化的程序使得对其原件的界定难以实现。建立电子档案不一定像建立纸质档案那样，必须制定出一份原件来行使其应用职责，有时只不过是制作一个“窗口”，将必要的信息收集起来集中在一起，并在需要的时候进行输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上进行应用，不同的管理人员也可以将其任意拷贝到任何计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。不同时间、不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分“原件”和“复制件”。
第三，计算机的软硬件技术不断更新换代，迫使电子档案不断适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的变化为代价。
第四，电子档案不再有固定的存储载体，根据利用需要人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子档案，还需要定期进行载体转换、复制，以防止信息损失。一份电子档案没有了固定的载体，也就无法判定这份电子文件的原始性。
第五，目前，电子档案的签署技术还不能普及，我们还不能为每一份电子档案盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子档案是否为原件。
第六，采集电子档案的困难性。考生个人电子档案的建立与管理，不是只懂得纸质档案建立原则、方法和技术的招生管理人员所能够胜任的。他们在完成电子信息档案的存储形式、传输及对电子档案的管理上，无法达到开发利用电子档案的目的。也并非是单单懂得计算机技术或数据处理的技术人员所能够胜任的。其盲点在于不能懂得电子档案的业务知识、管理环节和管理原则，不能理解保存电子档案的必要性，也就不可能采取一些必要的技术和措施来规范电子档案的管理。鉴于此，我们不能盲目认为，凡是从事管理纸质档案的工作人员都能管理电子档案；也不能机械地认为，凡是懂得计算机软硬件技术的工作人员，都可以管理电子档案。
3解决问题的思路与对策。
电子档案与纸质档案相比有着截然不同的区别，这就造成电子档案管理凸显的特殊性，并表现出发展的趋势和方向。
一是电子信息数码化。电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等文件信息，转换为数码或符号，进行存储、传输，要通过相应的软硬件技术还原后才能获知。
二是档案管理的现代化。当考生将个人信息填写完整后，信息录入员便依据统一的程序、标准将考生信息输入计算机，经过计算机的数据处理、打印，考生对自己的信息进行核对签字确认后，形成有实际利用价值的二次档案信息，实现一次输入，多次、多种形式输出的目的，为下一步的考生在网上录取时的信息利用奠定可靠基础。
三是档案处理一体化。电子档案和计算机软硬件技术及相关设备的应用，有着密不可分的关系。电子档案的建立必须了解形成电子档案相关的软件和设备。电子档案的形成者和管理者要通力协作，才能确保电子档案的可存取性、利用性、理解性。因此，在电子时代，档案一体化管理势在必行。
四是档案信息情报一体化。办公室工作的自动化和档案管理的现代化，使人们迫切需要社会信息“资源共享”，于是招生战线电子档案管理的一体化发展趋势尤为突出，以计算机为中心的现代科学技术，为档案一体化管理提供了技术保证。
五是保管保存技术化。电子档案的保存要比纸质档案复杂得多。要考虑电子档案可存取性、利用性、理解性等，这就要求不仅要保存电子档案所表述的信息，还要保存相应的软硬件技术及背景信息和原始数据等。电子档案所依赖的计算机发展迅速，设备不断更新，软件技术日新月异，其存储载体性也不甚耐久。给电子档案的保存带来诸多不利因素，需要电子档案管理人员认真对待，具有一整套的对策、技术和措施。
4探索档案管理规范化的路子
4.1借鉴纸质档案的管理标准，尽快制定出电子档案的管理标准。一开始就应该充分注意到电子档案的各项管理标准、法规、制度的建立，以防止电子档案在形成、使用、保存过程中遭受损失。我们要根据本部门的实际工作情况，认真研究弥补我们的实践少、经验不足等问题，尽快制定出与本部门相关的电子档案管理标准、法规和制度。
招标档案管理制度篇4
摘要：随着科技的发展，独立学院招收的人数越来越多，在如此数额庞大并且日益更新的数据面前，如何将这些数据进行详细清晰地分类整理，成为现代独立学院招投标管理的一个重大难题。要解决这个问题，不仅需要丰富的分类管理经验，而且要借助现代科技的发展，通过强大的机器算法迅速的完成数据价值的提炼，为独立学院招投标管理提供快速的技术支撑，缩短档案管理的时间和程序，增加数据录入和管理的效率，加强档案信息化的管理程度和发展。
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关键词：独立学院招投标档案管理
独立学院招投标的数据和资料是对学生管理工作的依据，独立学院招投标数据的管理是对招生的评估，独立学院招投标所收集来的信息和数据越来越多，这是独立学院招投标档案的特点。
一、独立学院招投标档案特点
独立学院招投标站档案信息量庞大的原因主要是两方面的，其一是长时间的积累。这是每个独立学院招投标档案信息量大的共同原因，大量的信息采集和数据录入来形成巨大的信息量，随着科技的发展，独立学院招投标越来越频繁，而且范围和频率越来越大，常年累月的记录数据造成了整个档案室的冗杂和信息量大。如果说分类管理得当的话，那么数据查找起来还比较容易，但是一旦有一个差错，那么就跟多米诺骨牌一样，造成一连串的错误。所以过于庞大的信息量是独立学院招投标的主要问题，为独立学院招投标站档案的管理增加了难度。其二是传统数据记载的方式。传统数据的记录方式主要是纸质的媒介，就是数据值表，即在一张表上有基本的几个名目，然后独立学院招投标的工作人员每天的工作就是将每天的数据记录下来。但是这项工作要求非常严格准确，不能有一点的错误，在传统的数据记录整理中，主要是人工操作，那么其中的正确率就不能百分之百的保证了，十几年的数据值表积累下来，即使是现在的电脑和网络的帮助，但是其中的弊端还是存在的。
二、独立学院招投标档案管理工作的作用
1.招投标档案的管理具有凭证的作用
独立学院招投标档案的管理，是学院针对招投标进行的项目的准备，各个环节都是贯穿其中的，通过对开标、评标等业务形成一套完整的记录。在独立学院招投标的过程中，要提供完善的档案，从而能够确保招投标的可靠性，为院校的员工提供维护合法权益的途径，从而能够确定各方的职责，减少各方纠纷的发生。档案的记录具有凭证的作用，其作用突出，是其他的材料不能替代的，而且具有法律效应，在法律上具有权威性。
2.独立学院招投标档案的参考价值比较突出
独立学院招投标档案能够为项目的建设提供合理的规范，使项目在建设的过程中能够按照整体的规划进行，形成成套的管理体系，而且能够使项目的各个环节形成一个有机的整体。如果没有科学的档案管理，在独立学院建设的过程中就不会有计划性，各个项目在施工的过程中就会比较混乱，会造成成本的浪费，在施工中还会产生一些不必要的损失。所以，从实践的角度去分析，独立学院招投标的档案管理能够提供合理的信息，从而有助于各个部门的审查，促进招投标业务的开展，而且在招标项目的运行过程中发挥着突出的作用，所以，独立学院招投标档案的管理在业务的运行中具有很重要的参考价值。
三、目前独立学院招投标档案管理进程中所面临的问题
随着时代的不断发展，人们对于档案管理的信息化有了一定了认识和了解，但是就目前独立学院招投标档案管理的信息化进程而言，还是存在一定的问题的。档案管理的网络的基础还是不牢固的，独立学院没有单独的档案管理的局域网的同时，其高性能、大容量的服务器的也严重缺失。同时现在正在使用的档案管理的软件系统存在着一定的缺陷，缺乏高质量的软件系统。在进行档案管理的时候，容易泄露信息，没有对安全隐患进行评估，采取有效的措施防止信息的泄露，而且，在信息化档案管理的实际运行中，还是存在着操作等问题。
1.独立学院招投标档案管理的意识比较差
从独立学院发展的长远的角度去分析，其经营的效益是重点，所以，从这个层面分析，档案应该为独立学院的发展做出贡献。但是，档案在管理的过程中存在很多难点，而且档案管理人员的管理意识也不高，在独立学院中，在经营方面是比较看中的，但是在档案管理方面却存在着人力不足的问题。在档案管理的实际工作中，招标的机构往往都是以经营为主，他们认为经营才能够带来大量的利润，认为档案管理是无足轻重的事，这就导致了独立学院招投标档案的管理不够规范。
2.独立学院招投标档案管理人员的专业化水平比较低
在独立学院招投标档案的管理过程中，这些档案的管理人员并不是专业的，他们一般都是办公室的文员，所以在进行招投标档案管理时存在很多的问题，导致招投标档案的管理不够规范，他们在管理档案的过程中是比较被动的，而且没有高度的责任意识，不能够对档案进行全程的管理，也找不准档案管理的重点，所以，就会导致档案管理的整体质量不高的问题。
四、独立学院招投标档案的信息化管理
1.档案的整理与归档
独立学院招投标的档案复杂繁琐，要对信息量如此大的档案进行整理与归档，实现信息化有条理的分类是首要的任务。可以针对独立学院招投标的主要档案做出基本分析，将所有的档案分为几大类，比如说，人事档案、检测档案、数据分析档案等等，诸如此类的档案要出基本的分类，这样在档案的存放与查找中就会有根有据，实现有条可查，有名可看，并且对于所有的档案都实现了管理与统计，这样信息化管理在独立学院招投标的档案系统中已经开始展开。
前面已经讲过独立学院招投标的数据主要是供学院对招生人数的统计，对于独立学院招投标自身来说，这些数据就会存成档案以备不时之需，如何让这些档案在紧急需要时能够快速显示，这是档案的整理与归档所涉及的第二个任务。用时间的顺序将所有的档案进行有次序的排放，这是在分类的基础之上实现的，并且将同类的档案放在一个系统里，这样查找起来也比较容易，但是要注意相关纸质资料的防潮处理，保护好相关的文档，同时将所有的文档存放在特制的档案室里，就类似于图书馆的文献储藏室，公共机关的档案室。
2.网络化监测
独立学院招投标网是一种典型的传感网，通过网格化的监测将采集来的信息进行分类，整理、存储和处理，是一种典型的大数据技术架构，通过网络化的无线电检测设备，利用数据分析，挖掘独立学院招投标的丰富数据量，网络化监测主要是通过网格化的监测将数据进行分析和计算，利用网格化检测的覆盖广、频段宽的特点，来全面掌控无线电频谱资源的使用和动态变化，通过多方面的统计数据和深度分析数据，将范围比较广的频谱态势进行大范围的监控，实现信息化资源管理手段的大幅提升，同时利用监测的精确定位和计算，将数据挖掘深层次化，从而实现信息化管理的精细化。
3.档案的统计分析和系统数据库的建立
形成对于独立学院招投标档案的统计和分析计划，运用实际的操作，提高档案的科学性和管理性，最终建立独立学院招投标的系统数据库。根据任务的需要，制定档案的统计方式和分析策略，保证档案信息化管理的准确性和有效性，对于独立学院招投标站采集来的原始数据进行一定的过滤筛选，这样就能形成基本的档案，即监测频率表，将制作出来的档案与过去的进行对比，同时将独立学院招投标的数据与监测频率表进行结合处理，最终生成新的档案库，这样就能得出档案更新与管理的有效方法，实现档案的全方位统计和标准的分类管理。
总之，现在独立学院中的档案越来越多，所以，要提高档案的管理效率，就要运用信息化的管理方法，提高档案管理人员的信息化素质。
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参考文献
招标档案管理制度篇5
一、独立学院招投标档案特点
独立学院招投标站档案信息量庞大的原因主要是两方面的，其一是长时间的积累。这是每个独立学院招投标档案信息量大的共同原因，大量的信息采集和数据录入来形成巨大的信息量，随着科技的发展，独立学院招投标越来越频繁，而且范围和频率越来越大，常年累月的记录数据造成了整个档案室的冗杂和信息量大。如果说分类管理得当的话，那么数据查找起来还比较容易，但是一旦有一个差错，那么就跟多米诺骨牌一样，造成一连串的错误。所以过于庞大的信息量是独立学院招投标的主要问题，为独立学院招投标站档案的管理增加了难度。其二是传统数据记载的方式。传统数据的记录方式主要是纸质的媒介，就是数据值表，即在一张表上有基本的几个名目，然后独立学院招投标的工作人员每天的工作就是将每天的数据记录下来。但是这项工作要求非常严格准确，不能有一点的错误，在传统的数据记录整理中，主要是人工操作，那么其中的正确率就不能百分之百的保证了，十几年的数据值表积累下来，即使是现在的电脑和网络的帮助，但是其中的弊端还是存在的。二、 独立学院招投标档案管理工作的作用
1.招投标档案的管理具有凭证的作用
独立学院招投标档案的管理，是学院针对招投标进行的项目的准备，各个环节都是贯穿其中的，通过对开标、评标等业务形成一套完整的记录。在独立学院招投标的过程中，要提供完善的档案，从而能够确保招投标的可靠性，为院校的员工提供维护合法权益的途径，从而能够确定各方的职责，减少各方纠纷的发生。档案的记录具有凭证的作用，其作用突出，是其他的材料不能替代的，而且具有法律效应，在法律上具有权威性。
2.独立学院招投标档案的参考价值比较突出
独立学院招投标档案能够为项目的建设提供合理的规范，使项目在建设的过程中能够按照整体的规划进行，形成成套的管理体系，而且能够使项目的各个环节形成一个有机的整体。如果没有科学的档案管理，在独立学院建设的过程中就不会有计划性，各个项目在施工的过程中就会比较混乱，会造成成本的浪费，在施工中还会产生一些不必要的损失。所以，从实践的角度去分析，独立学院招投标的档案管理能够提供合理的信息，从而有助于各个部门的审查，促进招投标业务的开展，而且在招标项目的运行过程中发挥着突出的作用，所以，独立学院招投标档案的管理在业务的运行中具有很重要的参考价值。
三、目前独立学院招投标档案管理进程中所面临的问题
随着时代的不断发展，人们对于档案管理的信息化有了一定了认识和了解，但是就目前独立学院招投标档案管理的信息化进程而言，还是存在一定的问题的。档案管理的网络的基础还是不牢固的，独立学院没有单独的档案管理的局域网的同时，其高性能、大容量的服务器的也严重缺失。同时现在正在使用的档案管理的软件系统存在着一定的缺陷，缺乏高质量的软件系统。在进行档案管理的时候，容易泄露信息，没有对安全隐患进行评估，采取有效的措施防止信息的泄露，而且，在信息化档案管理的实际运行中，还是存在着操作等问题。
1.独立学院招投标档案管理的意识比较差
从独立学院发展的长远的角度去分析，其经营的效益是重点，所以，从这个层面分析，档案应该为独立学院的发展做出贡献。但是，档案在管理的过程中存在很多难点，而且档案管理人员的管理意识也不高，在独立学院中，在经营方面是比较看中的，但是在档案管理方面却存在着人力不足的问题。在档案管理的实际工作中，招标的机构往往都是以经营为主，他们认为经营才能够带来大量的利润，认为档案管理是无足轻重的事，这就导致了独立学院招投标档案的管理不够规范。
2.独立学院招投标档案管理人员的专业化水平比较低
在独立学院招投标档案的管理过程中，这些档案的管理人员并不是专业的，他们一般都是办公室的文员，所以在进行招投标档案管理时存在很多的问题，导致招投标档案的管理不够规范，他们在管理档案的过程中是比较被动的，而且没有高度的责任意识，不能够对档案进行全程的管理，也找不准档案管理的重点，所以，就会导致档案管理的整体质量不高的问题。
四、独立学院招投标档案的信息化管理
1.档案的整理与归档
独立学院招投标的档案复杂繁琐，要对信息量如此大的档案进行整理与归档，实现信息化有条理的分类是首要的任务。可以针对独立学院招投标的主要档案做出基本分析，将所有的档案分为几大类，比如说，人事档案、检测档案、数据分析档案等等，诸如此类的档案要出基本的分类，这样在档案的存放与查找中就会有根有据，实现有条可查，有名可看，并且对于所有的档案都实现了管理与统计，这样信息化管理在独立学院招投标的档案系统中已经开始展开。
前面已经讲过独立学院招投标的数据主要是供学院对招生人数的统计，对于独立学院招投标自身来说，这些数据就会存成档案以备不时之需，如何让这些档案在紧急需要时能够快速显示，这是档案的整理与归档所涉及的第二个任务。用时间的顺序将所有的档案进行有次序的排放，这是在分类的基础之上实现的，并且将同类的档案放在一个系统里，这样查找起来也比较容易，但是要注意相关纸质资料的防潮处理，保护好相关的文档，同时将所有的文档存放在特制的档案室里，就类似于图书馆的文献储藏室，公共机关的档案室。
2.网络化监测
独立学院招投标网是一种典型的传感网，通过网格化的监测将采集来的信息进行分类，整理、存储和处理，是一种典型的大数据技术架构，通过网络化的无线电检测设备，利用数据分析，挖掘独立学院招投标的丰富数据量，网络化监测主要是通过网格化的监测将数据进行分析和计算，利用网格化检测的覆盖广、频段宽的特点，来全面掌控无线电频谱资源的使用和动态变化，通过多方面的统计数据和深度分析数据，将范围比较广的频谱态势进行大范围的监控，实现信息化资源管理手段的大幅提升，同时利用监测的精确定位和计算，将数据挖掘深层次化，从而实现信息化管理的精细化。
3.档案的统计分析和系统数据库的建立
形成对于独立学院招投标档案的统计和分析计划，运用实际的操作，提高档案的科学性和管理性，最终建立独立学院招投标的系统数据库。
招标档案管理制度篇6
大型工程的投资是多元化的，投资多元化必然涉及到工程项目的管理组织问题。作为建设管理的主体，项目业主对工程总体规划与设计实施强有力的统一领导与管理。
社会化管理使业主的工程事务管理工作量大大减少，项目管理工作的效率和效果提高，降低建设成本。工程项目业主由此可以集中精力管理重大问题，在整个建设过程中定思路、定标准、定制度，一手抓规划设计，一手抓工程招标和合同管理，在总体上就把握住工程建设的方向。各建设分指挥部、社会专业机构各司其职，负责相应专业工程的具体实施工作。
二、工程要按照无标底招标采购的方法
通过对大量工程招标经验的总结和思考，工程项目业主只有从管理制度上、管理方法上采取措施，才能真正地实行公开、公平、公正的工程招标与采购。
工程招标核心思想和总则是：在工程招标采购中要“剥夺每一个人的特权”。无标底工程招标是在大型工程建设中采用的一套完整的工程招标方法，它的核心是在工程招标时不编制招标的标底，通过一套严密、科学的招标操作程序和评标办法来决定工程合同的授予者。实施无标底工程招标，按市场规律组织公开、公平、公正的竞争，排除任何人为因素的干扰，保证评标结果的客观性和公正性。当然实行无标底工程招标，需要很高的条件，它要求招标者必须具有十分丰富的工程经验、扎实的专业知识、相当高的技术水平和对工程所具有的深刻的判断能力。即在无标底招标条件下，招标者应具备的评标方法和指标参数的合理确定、招标文件的严密编制、工程招标的有序组织以及对投标单位资质管理和选定等的综合能力。
三、强化合同管理
市场经济就是法制经济、信用经济，工程项目业主认识到，大型工程建设必须实行严格的合同管理制，必须以合同为主线、以合同为核心实施工程项目管理：
1、从组织上采取措施，实施规范化、制度化、标准化的合同管理，制定一整套合同管理的有关工作制度和规定，对合同管理的组织、合同管理的程序以及合同的起草、谈判、审查、签订、履行、检查、清理等每一个工作环节均作出明确规定。
2、树立工程建设管理中的一切行为均以合同作为惟一依据的意识，以合同、经济手段管理和实施工程工程。
3、选择确定符合工程建设特点的工程承发包模式和合同结构，通过合理的合同结构实现和保证工程项目管理组织的目标结构和运作。
4、根据工程的具体情况和现实的社会经济环境条件，在大型工程的大部分主要工程上均实行闭口总价合同，锁定建设成本；坚持以施工图进行工程招标，最大限度地避免和减少工程实施过程中的不确定因素和随意性；强化工程招标中的合同意识，努力完备和详细一切技术资料和现场环境条件，使承包单位能够以最小的风险在完全公平的环境中进行投标竞争；工程合同价以中标价格为基础再增加3%作为工程不可预见费用，充分考虑和保证承包单位的利益，引导承包单位注重技术方案的竞争，集中力量用于工程的实施，从而保证工程的质量和进度。
四、项目管理方法分析
通过对项目目标控制方法的不断研究和实践，大型工程在工程管理和控制的具体方法方面形成了一些较有特点、较为成功的做法：
1、通过规划设计、科学技术、工程招标控制项目投资。（1）在大型工程的投资控制工作中，从工程的规划设计、工程技术、工程招标等方面入手，控制工程的投资，节约建设成本。工程项目业主坚持以规划设计为重点进行项目的投资控制，以极大的精力投入于工程的规划和设计工作，进行设计方案的比较和改进。（2）控制工程项目投资依靠科技来实现投资控制的目标。在工程的规划设计、施工方案、设备选型等各项工作中，均设立相应的研究课题，投入科研经费，开展大量有关工程建设的科学研究、试验和实验，取得许多科研成果。（3）通过重点强化工程招标工作，建立公平、公正、公开竞争的良好环境，以最合理的合同价获得最好的技术方案和最强的工程保障能力。此外，通过实行工程闭口总价合同，充分依靠和发挥财务顾问、财务监理的专业作用等一系列控制措施和方法，使大型工程的实际投资被控制在计划的目标投资值以内。
2、独立平行的工程质量监理。工程质量不仅关系到建设资金的有效使用，而且关系到社会公众利益、生命和财产的安全。工程项目业主以制度建设作为抓好工程质量的根本保证，建立层层负责的质量责任制，形成全过程、全方位的质量保证体系。以工程招标、工程监理、合同管理作为工程质量管理的基础性工作。
3、依靠科技缩短建设工期。以严谨的科学态度，分析论证进度目标实现的可能性以及存在的主要影响因素。
招标档案管理制度篇7
当前，工程招标机构不断健全完善。但由于市场竞争激烈、市场信用体系建设滞后、执业队伍综合素质参差不齐等原因，还存在着机构资质不符合要求、运行程序不规范、收费不合理等一些不容忽视的问题。因此，必须采取有力措施，着力推进制度创新、行业自律，依法规范工程招标市场行为。
完善操作流程，规范经营行为。一是规范合同，统一采用《建设工程招标合同示范文本》，填写项目要齐全，特别是收费费率情况要具体。二是规范服务，规定对承接招标业务实行招投标，收费方式上试行上下限额，防止产生招标市场的恶意压价或采用其他不正当手段来承接业务的现象。通过受理举报和不定期抽查等方式，对一些招标机构不按规定签订招标合同，以及阴阳合同、不按合同兑现的行为进行必要的处罚。三是规范操作程序，对招标机构擅自改变招标方式、招标程序，擅自承接手续不全和不符招标的项目以及同一项目组同时从事3个以上项目等行为，除列入招标机构黑名单、记入其信用档案外，还要予以曝光。
提升整体素质，规范行业自律。组建招标行业协会，构建招标自律机制，通过行业自律等手段来弥补当前政策法规方面的缺陷，约束招标机构及其从业人员的行为和职业道德，抵制失信、违法违规行为。督促各招标机构进一步加强内部管理，健全内控制度，加强对专职人员的业务培训和职业道德教育，提高从业人员综合能力。定期对从业人员的专业知识、法律知识等能力进行考察，推进人员的优胜劣汰，推动招标机构整体实力的提升。加强档案管理，督促各招标机构确定专人，按照档案管理的要求，统一档案格式，做好项目资料的收集、整理并装订归档，保证档案资料的完整性。
严惩失信行为，规范信用体系。进一步完善招标数据库,将机构的基本情况、业绩情况、奖罚情况、从业人员情况、投诉记录及处理情况等录入数据库，对机构资格实施动态监管。加强对外地招标机构的登记备案管理，建立招标市场诚信机制，加快招标信用体系建设，推行招标机构网上公告，严格执行招标机构业绩考核制度，构筑机构信息平台,对违法违规的招标机构进行网上公示、通报批评，实现所有工程招标机构的诚信档案信息对外公示，实现信息共享，强化社会监督，不断推动招标市场走向法制化、规范化。
招标档案管理制度篇8
【关键词】固定资产；项目归档；控制策略
从2010-2015年，我所承担的多项国家重大固定资产投资项目进入密集验收阶段，针对项目实施周期过长，工艺设备组成复杂的项目，我们采用了分年度、分阶段、分子项、分系统等多种做法结合的方式控制项目文件及时归档，避免了突击归档带来的一系列人力、物力不足影响质量问题，保障了项目顺利通过国家竣工验收，本文对分段控制归档的一些具体做法和策略进行了阐述和总结。
一、明确收集和归档控制责任制
按国家重大项目建设规定，项目档案包括工程准备阶段文件、施工文件、监理文件、竣工图和竣工验收各阶段文件。根据我院和我所情况，项目各阶段由不同的单位、部门来实施管理，文件产生错综复杂。因此，根据项目管理、实施及文件产生情况，明确档案工作牵头责任单位及文件的收集归档责任是做好项目归档控制的首要任务。首先，所统一构建档案工作体系，明确档案管理组织机构及职责。从领导决策层、管理机构层、任务承担单位几个层面明确了相应的职责，管理部门间明确分工、密切合作。同时，各部门明确设置专、兼职的档案管理员，从事具体的日常收集和归档移交管理，做到了专人负责、统一管理，从计划、收集、归档几个执行层面保障了档案的管理工作的常态化运行。其次，完善制度、明确归档范围。根据国家和院固定资产投资管理相关办法，所办先后组织编制了《流体物理研究所科学技术研究课题文件归档管理实施细则》《流体物理研究所重大科学仪器专项文件归档管理实施细则》《流体物理研究所档案综合管理实施细则》等制度，明确了我所固定资产投资项目和科研课题从立项、实施、竣工各阶段产生的资料的收集、整理、归档范围及具体管理。最后，项目档案进行统一管理，项目一旦立项，档案管理部门即指定项目档案管理员，制定归档计划，按项目进度分段、分项收集整理，及时检查档案质量和完整性情况，并依据归档要求和合同进行追溯或考评，确保项目档案的完整性。
二、恰当控制归档时间节点
正确选择归档时间，对于维护项目档案的完整与安全，确保管理部门和实施单位正常的工作次序具有重要的实际意义。归档时间过早，会影响管理部门和实施单位对文件的使用；后续文件的频繁补充归档，影响项目档案的成套性和系统性，也影响档案部门正常的业务开展。归档时间过晚，文件长期滞留在单位或个人手中，容易散失、损坏，还会对文件形成部门造成负担；突击归档会增加档案部门对文件接收整理的困难，影响项目档案的质量。熟悉项目管理的全过程，掌握从立项审批、项目管理、基建施工、设备采购、竣工验收全流程的各项工作的重点，恰当利用招投标完成、子项验收、年度考评、成果鉴定、项目验收等时间节点组织归档，可保障项目归档工作有序进行，提高项目档案收集的质量和效率。
（一）招投标完成后收集工程准备阶段文件。根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（Da/t28）和《建设工程文件归档整理规范》（GB/t50328）的要求，工程准备阶段文件包括：立项文件、建设用地征地拆迁文件、勘察测绘和设计文件、招投标文件和相关的管理（计划、财务、审批和单位）文件。该阶段文件涉及到的单位、管理部门多，产生的文件跨度时间长，类型复杂，使用频繁，文件的保密性也很强，是项目档案收集中的难点，适时控制收集时间是关键。在项目招投标完成后是收集工程准备阶段文件的较好机会。第一，通常情况下，招投标前已完成各种审批，具备施工条件，建议书、可研、勘察、设计、拆迁各阶段文件已基本成套，较为齐全完整。第二，招投标完成后，招标、评标、投标文件齐全、完整。此时，除中标单位文件外，其他文件较少使用，招标单位可及时整理移交建设单位，如不及时收集归档，极易造成文件缺失。第三，此时即将进入施工阶段，与施工单位签订合同，项目重点移到现场的施工、监理管理，管理部门可对整个项目进行梳理，便于工程准备阶段文件的归档整理。
（二）子项工程竣工验收后收集施工文件、监理文件和竣工图。重大项目的基建施工通常按子项进行施工、验收和交付使用。目前基建施工单位多数采用项目负责制方式组织施工，有项目时组建，项目完成后即解散。通常在验收阶段，相关行政管理部门、行业对城建档案整理规范和归档责任有明确要求（如：建设工程文件归档规范GB/t50328）。对于涉及子项较多的项目，建设单位需抓住项目验收节点收集各子项的施工文件、监理文件和竣工图，按子项收集可提高项目档案管理的效率和质量。此阶段由于施工产生的文件资料较多，案卷内文件的整理工作多在施工单位和监理单位，由当地建设行业或档案主管部门规定，一些具体要求，如审批流程、原件存址、归档范围、卷内文件排序、保管期限等各地稍有不同，施工单位和监理单位之间有交叉或职责不同之处。此时进行施工阶段文件的归档工作便于各方之间的沟通交流，落实具体文件规范性整理工作，如文件的有效性、施工图的制作、验收会议资料整理、单项审计资料归档、缺失文件的追溯等，保障子项施工文件的齐全完整。
（三）年度考评和成果鉴定阶段收集科技文件。我所承担的国家固定资产建设项目还有一块投资比例较重的部分是主工艺设备的研制，涉及到各项子系统，其研制方式包括自主研制、委托研制、进口、物资采购等多种，涉及面广，程序多，通常由所属科研领域（研究室）按课题来执行。该部分内容按课题、系统、单台套设备进行收集整理，可利用年度考评、成果鉴定时间节点收集归档。2012年开始，我所制定了《流体物理研究所科学技术研究课题文件归档管理实施细则》《流体物理研究所重大科学仪器专项文件归档管理实施细则》，对按课题管理的设备研制项目文件归档考核办法做了相关规定，每年的第一季度结束，科研技术处提供上一年度的年度科研课题计划归档清单，所办公室制定归档时间计划进度，各领域（研究室）按照时间进度组织科技文件材料归档。课题负责人要对全套材料进行把关，并按要求初步整理成卷，填报归档文件清单，汇总并经相关负责人审查通过后，移交档案室。原则上要求每年第三季度前完成上一年度的科研课题的归档工作，归档完成情况纳入年度目标考核、成果鉴定及科研人员职称申报。
（四）验收结论下达实时归档。项目验收前，由档案部门对项目档案进行单项验收，保障了项目档案的规范性、齐全性和完整性。此时，可抓紧补充变更、调整、整改、单项验收等文件，管理部门完成环评、职业安全卫生、审计、档案等单项自查情况报告、单项验收申请及相关验收总结。验收会上，还会产生技术总结报告、项目管理总结报告、专题影像片、会议验收结论等文件，此时应加强与管理部门沟通，实时归档，文件成形或处理完毕后即归档，可保障项目档案的完整性，利于后评价管理工作。
三、制定归档计划、业务指导归档进程
根据以上归档时间节点和项目工作计划，档案管理部门及时制定项目的归档及验收计划，对归档单位进行及时的业务指导，通过前、中、后期工作的介入，减少了整改的反复次数，从整体上提升归档文件的完整性，保障项目档案管理工作的有序进行，提高了工作效率。（一）前期：通过完善规章制度、签订合同时明确归档要求、加强档案人员业务能力培训等几个方面介入项目档案管理工作。（二）中期：主要是加强与相关业务部门的沟通，掌握项目进展情况，对承担单位进行收集指导，对科研、基建、设备、软件等进行分类收集指导工作，通过这些方法，及时有效地解决了收集过程中出现的问题，掌握了项目资料收集状况，避免不清楚是否该归档、保存不好等原因造成阶段性缺失文件。（三）后期：主要是通过制定验收计划，参加验收，归档过程中加强重要、关键档案的质量检查、请档案馆帮助预验收检查等方面加强了监督检查工作，督促完成归档，保障了归档文件的规范、齐全和完整。
四、总结
通过以上办法的灵活运用，四年时间，我所完成了13个（总投资20多亿元）固定资产投资项目的档案的归档和验收工作。总之，要提高项目档案管理质量，档案人员必须跟踪项目，从源头开始，明确归档职责，抓住各个有利时机，制定计划，加强业务指导管理，灵活运用各种策略。只有将档案工作控制到文件产生的各个环节，具体到每一份文件的掌控，每一次合同的交付，每一项验收中资料的审查，才能从根本上提高项目档案的整体质量，确保项目档案收集的高效、系统和完整，确保顺利通过验收。
【参考文献】
[1]王传飞、张斌主编科技档案管理学(第三版).中国人民大学出版社,2012.4
[2]姬广鹏.电力企业跨区线路工程项目档案收集工作的实践.中国档案,2013(11):66-67.
招标档案管理制度篇9
作为我国档案事业管理的重要手段，档案法制工作是促进国家档案制度建立健全的基础，是发展档案事业的根本保证。加强档案法制工作，是依法治国方略在档案工作领域的具体体现，也是健全和完善社会主义市场经济体制下档案事务管理机制的必由之路。通过建立健全档案法规体系，加强档案普法、档案法制宣传和档案行政执法，增强社会的档案意识和档案法制观念，提高公民、法人和社会组织在档案事务方面的守法水平，创造档案工作有法可依、有法必依、执法必严、违法必究的法制环境，切实推进档案事业的法制化进程，有力保障档案事业持续、健康、快速地发展。
由于电力建设项目的参建单位多，项目档案管理工作面广量大，为使基建档案资料工作纳入统一化管理模式，增强管理的依据性、权威性、规范性，统一工程文件的收集、编制和归档整理，必须一开始就制定一套完整的与工程建设相适宜的档案管理制度是十分必要的。从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面做出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量。
为进一步加强对基建项目档案收集工作的监督管理，工程档案收集要贯彻“三纳入、四同步、五参加”。“三纳入”概括：将项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入工程建设工作计划和各项管理程序，将档案工作纳入工程建设生产、技术管理各个环节。“四同步”概括：档案收集工作与基建、生产、科研设备管理活动同步进行。“五参加”概括：档案人员参加科研成果评优、建设项目竣工验收和设备仪器定型等方面的有关会议，参加设备、重要仪器的开箱验收工作，履行签字手续并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。事前，介入在与参建单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理、消防等单位），应对项目档案的套数、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求。事中，档案人员要负责组织监督和检查有关单位档案的形成、积累、移交工作，做到边施工边整理。使工程档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。
工程项目建设是一个动态过程，从项目的勘察、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，工程建设中，影响工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。工程建设过程不同阶段会产生大量的原始资料，如合同、协议、施工方案与施工记录、事故处理与质检材料等，这些原始资料之间的内在联系，只有当事人在当时才是最清楚的，及时收集整理比较容易。随着工程建设进程的深入，产生的文件材料越积越多，如果工程建设各阶段不能及时完成应归档文件的收集整理，对工程档案的完整、系统、准确性必将产生不利的影响。若到竣工阶段再进行文件材料的收集整理，会带来意想不到的困难，如由于时间长、管理体制变化，或工程技术人员的工作变动等，不仅给整理工作带来困难，而且对日后档案利用留下严重隐患。为解决这个问题，档案管理人员要注重健全和完善工程资料收集的保障措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了电力工程收集归档工作的正常有序进行。
按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查缺补漏，发现问题及时纠正错误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的所有资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组档案人员负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的给予决算付款，对验收不合格的不签字不予决算付款。近年来，我国水电建设项目通过开展达标投产活动，参建各方的质量意识、创优意识得到增强，工程建设管理和工程施工精细化水平得到进一步提高，工程建设质量有了质的提升，工程安全文明管理水平上了新的台阶，工程档案的完整性、系统性、准确性和归档的及时性、规范性得到了加强，工程整体移交质量和水平得到了明显提高，同时也锻炼和提高了水电工程建设队伍的素质，使我国水电建设进入一个崭新的阶段。实践证明，从1999年至今，经过十多年来对水电建设工程达标投产工作的开展，已显示出其强大的生命力。
1、项目前期文件管理：项目前期文件在基建工程档案中属于重要文件，它证明一个工程建设项目是否合法的有效，同时也是档案收集整理难度较大的一项工作。前期工作一结束就应按照项目申报程序进行收集和归档整理，发现问题及时查找，实践证明，在一定程度上可以保证前期文件的齐全完整归档。
2、设备招标文件管理：设备招标工作往往因为参加单位及人员多，在招标过程中形成的文件种类多（招标文件、投标文件、澄清文件、答疑、投标报价、评标报告、中标通知书），招标过程中往来文件传递较频繁，容易出现资料收集不全、签字不规范等现象。为保证文件资料的全部合格归档，档案人员应尽可能的参加招标评标工作，对整个过程中的文件资料传递实行统一管理，由于工作原因不能参加招标工作时，待招标结束后积极主动与招标部门联系办理移交。
3、施工图纸及设备图纸管理：在建设中，为保证工程用图，避免因图纸延发影响施工进度，这就需要档案人员要坚持做到当天接收，当天完成上账（台账及计算机录入）登记及分类上架保管，并于当天发放各参建单位，定期按照设计院出图计划将到图情况进行汇总报单位领导，以便领导全面掌握施工图设计进度，做好施工过程中的决策。
4、施工、设备、材料合同管理：为确保合同完整的归档，档案人员应经常与物资供应部门联系沟通合同签订情况，对已完成签订的合同及时办理移交手续，档案人员对合同的签字盖章是否完备、内容是否齐全要进行逐一检查，确保合同正本归档。
5、项目施工及安装文件的管理：项目建设单位档案管理人员要做好监督、检查、指导工作，积极协助指导施工单位实行文件制度，加强施工记录、资料的及时收集。
招标档案管理制度篇10
关键词：电力企业；招标采购；档案管理
进行电力建设过程中，需要及时的进行项目采购，确保降低建设成本，保障电力项目的建设质量。但是具体采购过程中，如果没有完善的管理措施，不控制不了资金的使用情况，甚至出现挪用公款，中饱私囊的问题，因此必须科学的对招标采购资源进行分配，然后严格监管采购成本，把企业的经济利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。
一、招标采购档案管理中所存在的问题分析
1.管理规范中的问题分析
对电力企业的建设项目进行招标和采购，就是要各个供应商在公平竞争的情况下，把电力建设中需要使用的多种物资，利用投标和招标的方式进行购买，其优势就是市场透明公开，电力企业可以获得价格便宜，质量有保证的建设物资，在我国经济不断发展的情况下，招标采购事业也日益繁荣，但是也暴露出了一些问题，例如监管规范存在很多漏洞。采购和招标都是新兴项目，其制度也有待完善，一般都是在不断发展发现中提出问题，然后予以解决，对该制度进一步完善。其是一个长期的过程，不能毕其功于一役。而电力企业进行招标前，一定要先设置严格的规范制度，这样才能很好的对其行为进行约束。由于企业没有系统的招标方式，因此导致采购流程随意，少部分企业有严格的规范，但是在落实不到位，其具体效果也很难体现。很多招标行为都是暗箱操作，导致项目不能正常建设。除此之外，一些招标部门管理职能划分不清，监管工作不到位，再加上监管人员配合不默契，招标期限一拖再拖，因此必须完善招标采购的监督机制。
2.审查制度存在问题
在招标的审查工作中，供应和编码是主要问题。第一，项目和需要的物品编码不匹配，而对物资监管中，也没有一个相对统一的程序。第二点，少部分企业得到物资后，需要验证物资的质量，但是企业内部在这方面并没有资质，但是还是进行验证，导致物资质量级别不符合要求。除此之外，大部分企业都没有认识到审查的重要性，实施招标前没有进行调查分析，物资的种类、质量情况，以及单价都不了解，这样没有标底的招标很容易被太高招标价格，不利于企业的发展。
3.人员管理方面的问题
由于对人员监管不力，致使虚假招标情况层出不穷，如果预先确定了中标者，那么招标方会单方面提高招标的条件，进而排挤其他的竞争对手，除此之外，一些招标人员和招标方串通一气，利用陪标进行竞争，极大的损害了第三方的利益。进行评价时，有很多非理性干扰因素存在，没有一个可操作的定量化依据。部分评标人员违背了公平原则，只是迎合项目企业提供的建议，破坏了正常的管理流程和秩序。
二、电力企业建设中招标采购档案管理的对策分析
1.对选择程序进行完善
供应方对于电力企业的建设很重要，直接影响企业项目的质量。采购的物资方是企业的重要合作伙伴，其合作效率在于二者之间的工作流程，供应方为企业提供可靠的资源，其有分享利益的权力，但是也要承担一部分建设风险。因此电力企业在选择时要有一定的标准，在合作前对工作流程中的问题加以分析，然后一同采取解决措施，改变被动的执行方式，优化操作流程。确定供应方前，应该对所有企业都采取一视同仁的态度，提供一个公平竞争的平台，以市场为导向，主要降低采购成本。确定供应方数量时，可以结合企业的实际情况，然后对建设风险进行预测，采购来源不能单一，除此之外，有效降低附加采购经费，让企业利益最大化。
2.完善合同监管工作
在拟定建设合同过程中，采购部门要积极参与到合同具体条款的协商中，然后对采购流程进行确定，如果现有流程存在问题，就是提出和修正。对验证人员、评判规则和验证方法都要仔细商榷，如果有不利的情况及时提出，避免成为既定事实[1]。在执行建设项目时，可能遇到多方面的阻碍，因此在合同中就要预先规定好，增加一些有约束力的条款，对制造商的级别，以及分包资质都要进行合理约束。进行协商过程中，一定要限制物资采购的范围，这样可以尽早确定建设资金的分配[2]。形成合同的时候，采购企业的人员应当对信息途径进行扩展，掌握越多对企业有利的信息越好，对于合同中有关关键技术的条款，采购人员要格外的重视，避免项目业主利用这些条款来约束电力企业。签订合同人员要和项目设计人员进行沟通，对服务的种类，服务的要素、采购期限，以及施工单价进行了解，对各种风险因素进行衡量[3]，做好一切的准备和防范措施。总而言之，在进行合同签署中，必须全程进行有效的合同监督，确保电力企业的合法权益。进行物资采购过程中，先检查物资的质量情况，如果发现严重的质量隐患，应该立即提出，不要隐瞒，通过协商进行解决，坚决不能回避或视而不见。
3.加强人员管理
任何工作和项目都是由人来完成的，人在这方面处于主导地位，如果相关岗位的人员没有很高的职业素养，那么制定再合理的规章制度也会出现问题，为了避免中饱私囊、内部人员和物资供应者勾结等损害电力企业利益问题的发生，必须加强人员道德方面的学习，然后在岗位上考核，重要岗位必须让业务骨干来担当，监督人员部门也要做好监督工作，切实把企业利益放到第一位。
三、总结
随着我国经济建设的发展，电力项目工程也逐渐增多，因此企业在这方面的投入也开始加大。在电力项目建设中招标是有效的采购模式，如果招标工作出现问题，将会直接影响电力设施的安全运行，相关的采购部门必须加以重视，完善管理制度，在合同签署中积极参与，提供有建设性的意见，切实做好本职工作。
作者:陈晓燕单位:贵州电网有限责任公司物流服务中心
参考文献
[1]王建军.电力企业重点建设项目档案工作“全过程”管理探索[J].档案与建设，2014（，2）：78-80.