档案整理制度篇1
本规则规定了归档实物档案的整理原则和方法。
本规则适用于**各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的实物档案整理。
2定义
本规则采用下列定义
2.1归档实物
立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。
2.2归档实物整理
将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。
2.3件
归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。
3收集
3.1收集范围
3.1.1本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。
3.1.2本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。
3.1.3本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。
3.1.4本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。
3.1.5其它有重要保存利用价值的实物。
3.2收集要求
3.2.1归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。
3.2.2收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
3.2.3归档的实物应保持整洁、无破损。
3.2.4归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
3.2.5本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。
3.2.6归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。
3.3收集时间
对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及时整理，交档案室归档，一般不应跨年度。
4整理
4.1整理原则
实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
4.2整理要求
4.2.1归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。
4.2.2每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。
4.3整理方法
4.3.1鉴定
4.3.1.1根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。
4.3.1.2对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。
4.3.1.3归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。
4.3.2分类
归档实物应在其全宗—实物类别内，按照年度或类别——年度进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。
4.3.2.1按年度分类
将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2006”。
4.3.2.2按类别分类
将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；
纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；
印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。
4.3.3排列
根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种：
格式①：全宗号—实物—件号。
格式②：全宗号—实物—年度—件号。
格式③：全宗号—实物—类别—年度—件号。
实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②；实物档案较多的单位可选择格式③。
4.3.4编号
根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1）。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。
4.3.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如无全宗号，则用“000”代替。
4.3.4.2实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“Sw”。
4.3.4.3年度：见4.3.2.1
4.3.4.4类别：见4.3.2.2
4.3.4.5件号:归档实物的排列顺序号。
在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。
4.3.4.6参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
4.3.5著录
每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录（见图2）。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。
4.3.5.1件号：见4.3.4.5
4.3.5.2题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。
4.3.5.3材质：实物的制成材料。
4.3.5.4型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm。
4.3.5.5年度：见4.3.2.1
4.3.5.6类别：见4.3.2.2
4.3.5.7参见号：见4.3.4.6
4.3.5.8备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。
4.3.5.9实物档案目录用纸幅面尺寸采用国际标准a4型（长×宽=279mm×210mm）。
4.3.5.10目录封面
实物档案目录应编制目录封面。封面可以视需要设置全宗名称、年度、类别、起止件号等项目（见图3）。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。
4.3.6上架
实物档案应按分类方案排列顺序上架。
5保管
5.1实物档案应专柜保管。
对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。
5.2存放实物档案的库房和框架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。
档案整理制度篇2
工程档案是在工程建设过程中形成的，是对整个工程建设过程的真实记录，不仅是对工程建设者在工程中工作的记录，还对后来工程的使用管理、检测维护、改造扩建等工作具有重要的参考价值。在工程建设过程中，有些工序都是即时发生的，如果当时不进行资料的收集整理，依靠后期进行档案资料的补充，将会严重影响档案资料的完整性，因此，工程?n案资料要随着工程施工的进行同时收集整理。做好工程档案的整理工作，可以更好的对工程资料进行保管和利用，保障档案信息资源价值的充分发挥。
2工程档案整理工作存在的问题
2.1缺乏专业的档案整理人员
首先，某些领导对工程档案整理工作不重视，认为档案整理工作就是工程资料收集整理的简单工作，导致对档案整理人员的要求非常低，有些甚至没有配有专门的档案整理人员，档案整理工作是由别的岗位人员来完成的。这就导致了工程档案整理人员缺乏相应的档案整理业务知识，而且兼职的工程档案整理员也很难保证将档案整理工作保质保量的完成。其次，单位对于工程档案管理人员的培训力度也不足，尤其是对于新入职的员工仅仅进行了简单的岗前培训，就让其顶岗工作，由于缺乏实际的档案整理工作经验，在进行工程档案整理的过程中会频频出错，严重影响档案整理工作的顺利进行。最后，由于领导对工程档案工作的不重视，导致工程档案整理人员也不能积极主动地去工作，以消极的心态去对待工作，导致在工作中没有进行自学，导致自身的专业水平很难提升。
2.2档案整理方法较落后
现今是一个高度信息化的社会，很多办公软件的出现极大地提高了人们的工作效率，减轻了工作负担，为人们的工作提供了极大地便利。但是在档案管理工作中，沿用的仍旧是传统的档案整理方法，导致整个档案整理工作需要投入大量的人力和物力，但是工作效率却没有较大幅度的提升，严重影响了档案管理工作水平的提升，不利于档案管理工作的长远发展。虽然有些单位引入了先进的档案管理系统软件，但是由于对档案管理工作人员没有进行全面的培训，致使档案管理工作人员在实际中使用档案管理软件的频率较低，没有充分的发挥出档案管理软件的真实价值。
2.3工程档案整理制度不完善
很多单位对工程档案整理工作不重视，没有根据企业的实际情况和工程项目的要求制定相应的工程档案整理制度。完善工程档案管理制度，对于保障档案整理过程中的规范性和科学性具有重要现实的意义。唯有制定科学合理的档案管理制度才能规范档案管理人员的工作，从而确保档案管理工作的正确进行。由于缺乏相应的管理制度，很多档案管理人员在进行档案整理工作时，全凭自己的主观意识进行档案的收集整理，在档案的整理过程中缺乏科学性与合理性。由于缺少档案管理制度的规范作用，档案整理人员在工作中随机性较大，不能正确的约束自己在工作中行为，导致工程档案整理工作不能全面的进行展开，导致档案整理的不全面。
3工程档案整理工作改进措施
3.1加强档案整理人员的培养
企业要加强对档案管理人员的培训工作，通过培训不断的提高档案管理人员的专业水平，从而保障工程档案整理工作的顺利进行。培训的方式可以多种多样，例如，在企业内部开展档案整理工作的知识竞赛、邀请国内著名的档案管理专家进行档案管理讲座、开设档案管理培训课程等。档案培训工作要持续不间断，同时定期要对档案管理人员进行考核，检验档案整理培训的成果和发现培训中的漏洞，进而不断完善档案管理培训课程，从而为档案管理人员提供更加优质的课程，促进档案管理人员专业水平的不断提高。
3.2改进档案管理工作方法
传统的工程档案整理方法已经与现在复杂、快节奏的工程施工不相适应了，很难满足现在工程施工中档案整理工作的需要。因此，通过分析企业的实际情况和工程档案整理工作的需求，对传统的工程档案整理方法进行改良，取其精华，去其糟粕。传统方法中仍旧适用的应该继续在档案管理工作中推行，对于陈旧落后的方法要进行淘汰处理。在对传统方法进行改进的同时，还要引入先进科学的整理方法，例如，采用档案整理软件、制定先进的资料收集表格等。加强对先进科学方法的引入和学习，不断提升档案整理工作的水平，从而保障档案整理工作的顺利进行。
3.3健全工程档案管理制度
在工程档案整理的过程中，要根据实际情况综合考虑、统筹规划，制定出符合企业和工程建设档案整理需求的管理制度。档案管理制度是档案管理人员在进行档案资料收集整理过程中，必须遵守的基本制度，也是工程档案整理工作顺利进行的保障。档案管理制度制定的目的是为了确保档案整理工作的顺利进行，因此，在实际档案管理工作中，还要对工程档案整理工作人员执行档案管理制度的情况进行监督检查，对于检查过程中发现的问题，检查人员要及时督促相关档案整理人员进行整改，进而确保工程档案管理制度能够真正的落到实处，每个从事工程档案整理的工作人员能够认真的按照制度的要求进行档案的收集整理工作，从而提高工程档案整理工作的水平。
档案整理制度篇3
关键词：档案信息资源整合
信息时代背景下，传统的分散的档案信息资源管理方式已经不能适应社会需求，如何深入的发掘档案信息资源的潜在价值，完善档案信息资源的管理程式，是档案管理所迫切需要解决的问题。档案信息资源整合因其可以解决现在档案利用受限，实现档案信息资源面向公众的“整管整取”，而受到普遍采用。但是我国档案信息资源整合还不成熟，迫切需要完善。本文拟对策问题进行研究。中国
一、档案信息资源整合的涵义与功能
所谓档案信息资源整合，就是在我国档案工作“统一领导，分级管理”体制下，对分散形成的档案进行分散保管，用网络技术连接区域性综合档案馆保管基地，通过以区域内档案实体整合与数字档案信息整合两种方式来进行管理的模式。
从其具体功能来看，主要有三点：第一，档案信息资源整合有利于完善馆藏结构。档案信息资源整合是以整体化的理念，有利于打破行业、地域和机构的界限，有利于完善馆藏结构。第二，信息资源整合有利于地区信息配置的优化。整合区域内档案信息资源接收范围的统筹规划，使档案信息机构朝着自动化、集成化和智能化的知识组织方向发展，缩小了地区间的“数字鸿沟”。www.133229.Com第三，档案信息资源整合有利于实现档案社会功能。档案信息资源的整合是搭建信息共享的平台，更好开发利用档案信息资源，便于档案信息转化为社会财富。
二、档案信息资源整合中存在的问题
基于上述档案信息资源整合的重要功能，我国也加快了这方面的建设步伐。2010年6月，国家档案局了《数字档案建设指南》，旨在实现档案信息资源的整合和利用。尽管我国大力重视档案信息资源的整合，但仍然存在诸多问题。
1、制度层面：档案管理体制不合理
我国现存档案工作实行的分级、分专业管理体制，暴露许多弊端，已经不适应档案信息资源整合工作的开展：大量档案资源长期散存在各单位，处于非专业管理状况，管理混乱，损失难以想象。由于档案管理无序，查找利用困难，更难以服务社会；重复建设，财力、物力浪费严重，同时，综合档案馆馆藏结构单一，服务功能弱化。因此，为确保以后不再造成新的档案资源分散，必须通过资源整合理顺管理体制和建立起新的规范化运行机制。
2、技术层面：档案信息资源整合技术落后
档案信息资源整合不仅包括档案实体的整合，还包括数字档案信息的整合。除档案实体的整合在基层馆内借助技术整合，还要在一定程度上进行地域范围内，更大范围的整合，传统档案硬件设施不齐全无法完成整合的任务。除了人员技术掌握能力外，档案部门普遍设施不齐全，目前档案部门没有充分利用现有技术提供的条件来开展这方面工作，突出表现在一些档案保管单位连最基本的目录都没有编制完整，更谈不上档案目录中心的建立。全国档案目录中心历经二十余年的建设，至今没有完成充分说明了这一点。
3、人力资源层面：档案人员综合素质不高
信息化条件下，加强档案信息资源的整合不仅依赖于档案管理制度和技术，与档案人员的综合素质也是密不可分的。总的来看，我国目前档案人员的综合素质还亟待提高，一方面受档案馆人员自身学历、专业、知识面等条件的制约，不少人面对社会各阶层、各行业的信息需求，显得力不从心，人员流动性也比较大；另一方面部门人员知识结构不合理，尤其是缺乏能适应档案资源整合需要的人才，这些现状使得档案馆档案资源整合工作无法正常开展。
三、档案信息资源整合的对策建议
当前我国信息化建设、电子政务建设以及档案部门现代化建设为我国档案信息资源整合提供了前提条件。针对上述问题，为了更好地促进我国档案信息资源整合力度，我们必须从制度建设、技术强化以及人才队伍建设方面予以努力。
1、制度层面：强化档案信息资源整合的制度保障
强化档案信息资源整合的制度保障是档案信息资源整合建设中的关键因素。具体来讲：一是要明确整合主体，建立约束机制。档案信息资源的整合要有制度作为保障，明确档案信息资源整合主体。在设置上必须进一步调整档案馆网布局，明确整合建设中主体部分，进而建立约束机制。二是规范管理档案信息整合的工作环节。无论是档案工作的社会各环节配合，还是档案工作本身的运行机制都要规范。另外，还要加强对整合部门的监管，使制定的相关规定与制度落实到实处。
2、技术层面：推动档案信息资源整合的数据库建设
在数字技术支撑下，信息数字化已广泛应用于其他信息领域，档案资源整合建设的核心内容是档案信息资源库的建设，因而，建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源库是重点。档案数据库是档案信息资源整合中的“细胞”组织，根据工作要求建立档案管理数据库，将各部门各单位在网上流转的档案信息通过oa系统自动存到档案数据库。主要建库工作见图1所示：
3、人力资源层面：加强档案信息化人才队伍的建设
只有不断提高档案人员的综合素质，才能使档案信息资源整合研究与建设工作更优质、高效地开展。一是档案从业者要有良好的知识素养。档案人员必须具备一定的语言文字素养和丰富的历史文化知识。二是要掌握熟练的信息处理能力。不仅要适应网络信息技术操作的要求，还要具备运用数字化、网络化技术手段进行档案信息管理系统的软件开发、档案信息网站的设计与维护、数字档案馆的构建等能力。三是要具有扎实的业务能力。档案信息资源整合工作是一项综合性很强的工作，这就要求档案人员熟练地运用业务知识，运用现代科技手段对档案信息展开分析和整合。
参考文献：
[1]曹航，杨智勇.档案资源整合：现状、困难与推进策略[j].档案学研究，2010（4）：57-58.
[2]曹航，谢敏.条款分割、体制约束与机制创新——对档案信息资源整合的再思考[j].档案管理，2010（1）：26-28.
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档案整理制度篇4
关键词：档案;完整;真实;管理方法
一、档案的完整与真实
档案完整与真实性问题是档案学的基本理论问题之一。由于档案是人类社会历史发展中对时事有意保留的记录，而非事后撰写，它形成的特殊方式比其他资料更为真实。因此，档案的完整与真实是档案的生命。档案完整有两方面的含义：一是数量，不因主要而忽略次要，相关事件要全面收集无遗漏;二是完整，事件的来龙去脉清晰明了，内容完整。档案真实性也包含两重含义：一是指档案表面特征就，亦即显现“实体”的真实性;二是指档案内涵，亦即“内容”的真实性。
首先，我们鲜明地承认虚假档案的客观存在。档案在形成和收集过程中，掺杂了形成者的主观思想和意识，形成者的主观意识不可避免地会受到智力、知识、社会实践经历等诸多因素的影响和局限。同时，档案形成者的意识也会受现实经济、政治、文化意识的影响。这些档案中掺杂形成者的主观意图，有可能是主观思想的无意，也可能是处心积虑的故意，致使有些档案的记载偏离历史真实，与历史事实不符，甚至相去甚远。如一段时期内，在追求虚假政绩思想指导下，浮夸风和攀比风泛滥，当时的情景在时下正在热播的电视剧《老农民》中得以展现。如此环境下形成的档案，就是形成者的意识被社会环境所左右而出现偏离，因为现实中生产力和产量事实不符，就其表层保留的实体档案而言它是失实的，而就其内容而言，是真实发生的事实，它又是真实的。所以，档案“实体”与档案“内容”两者之间不能仅靠“实体”的真实性来证明，而必须求证于历史事实。
如今，我们研读档案文本，其实是对形成者意识到的历史真实更为充分和理性的再理解过程，同时，我们再理解的主观意识也受到我们所处的社会环境和自身的认知能力的制约，所以，我们所理解到的事实，也只能是离历史自身的真实更进一步的、相对的真实。
二、意识的规范
档案意识是指对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维，是文件的形成者对有保存价值的文件进行及时归档保存的自觉意识，是人们对档案的重视程度，以及在利用档案时对档案的保护意识，是一种将个人行为与档案的相关内容结合起来的一种信息素养。档案意识也是开展依法治档的一项重要内容。全员档案意识的培养需要档案人员积极推广，通过普及档案知识鼓励全员参与其中。档案意识增强带来的效果就是，查找资料首先想到的地方就是档案室（馆）。档案意识落实在行动上就是注意收集、认真整理、严格保管、热情服务。
⒈收集意识
档案产生的最初目的就是为了辅助记忆、找回历史，历史记录过程就是档案形成过程。档案收集伴随于档案形成全过程，将及时形成的第一手信息规范化处理，对未形成但经分析需要形成的档案的敏锐预测的意识，正是一种档案收集意识的体现。
⒉整理意识
时刻有归类的意识，将归档材料按来源、时间、内容和形式等文件材料的自然形成规律，保持有机联系，即将归档材料分门别类组成有序体系。整理意识杜绝过分相信自己的记忆力，随意乱放材料，造成混乱无序。
⒊安全保管意识
对于大众来说，最直接的或许就是一种对形成之后档案的安全保管与有效利用。对凭证的保存备查意识是档案意识的重要组成部分。在影响档案安全的各种因素中，人是决定性的因素，倡导“安全问题人人有责”的思想，把档案保护意识作为一种自觉意识深入人心。
⒋开发意识
开发意识是一种资源服务意识，是档案工作者的责任。开发意识付诸行动就能使堆在库房故纸堆里的“死”档案“活”起来，档案作用得以发挥极致。当档案资源贴近档案利用者的利益需求时，这种意识越加明显。
三、利用法律法规和制度进行约束
⒈法制保障
《中华人民共和国档案法》简称《档案法》，是国家为加强对档案的收集、整理、有效保护和利用，为现代化建设服务而制定的法律。《档案法》具有普遍性，对全体社会成员具有普遍的约束力，任何个人或者组织违反《档案法》，都必须承担相应的法律责任。当前，《档案法》宣传力度不够，社会档案意识和档案法制意识还未深入人心，档案工作的性质、意义与作用仍不为社会各界所认知，《档案法》不能有效落实。
如：有的单位至今还存在着档案工作制度不健全，现有档案保管硬件设施配备不到位，个别人员手中文件材料不按规定向档案馆移交归档，不注重档案人员专业技术、社会伦理、职业道德、安全意识和服务理念的培养等问题，最终导致管理混乱，档案得不到应有的保护而受损严重，甚至丢失，造成档案的真实、完整与安全得不到保障。随着档案管理的不断完善，一些新的如《档案管理违法违纪处分规定》等法规相继出台，我国依法管理档案事业任重而道远。
⒉制度保障
规章制度是单位内部的“法律”，是维护公平、公正的有效手段。档案工作者不仅要遵守法律、法规，还必须要遵守本单位的规章制度。编制合理的规章制度要结合本单位具体情况和自身特点，应遵循以下原则：（1）规范性。在国家和地方的法律法规政策指导下，制定相应的管理制度、业务规范和行为准则进行规范管理。（2）科学性。档案管理各个环节应符合档案学基础理论和技术要求，科学制定标准化、规范化业务规范。（3）保密性。在制作、收发、传递、使用、保存、销毁各个环节制定相应的管理规定和实施细则，明确在一定时间内只限一一定范围的人员知悉的事项范围和行为规范。（4）安全性。做好“九防”管理。同时，保证网络环境下使用及传输安全。
档案的收集、鉴定、保管、统计和提供利用，每个环节都制定相应的管理制度，如档案工作岗位责任制、档案立卷归档制度、档案库房管理制度、管理员工作职责等，以此保证档案在整个过程中的完整、真实和安全。档案管理的现代化，对工作结构还将产生新的影响，管理制度也会随之改进。
维护档案真实完整、保护档案安全是每个公民的责任，不能仅靠法律、法规和制度约束。档案人要加强自身的档案意识修养，从自身做起，实事求是，不误引误用、以讹传讹，以此影响和推动全社会档案意识的提升。只有档案保护意识作为一种自觉意识深入人心，才能真正实现档案的完整、真实与安全。
参考文献：
[1]万承华.试论“档案意识”[J].宝鸡文理学院学报，2006（4）.
[2]刘世明，刘新安.档案真实属性的研究[J].档案学研究，2002（4）.
[3]张尚瀛.档案的真实与历史的真实[J].中国档案，2004（1）.
[4]岳宗福.历史的真迹与历史的真实―关于档案真实性的二重
思考[J].档案建设，2005（9）.
[5]郭嗣平.为档案事业发展提供制度保障[J].中国档案，2013（2）.
档案整理制度篇5
市社会保险业务档案管理达标验收工作领导小组：
按照市人力社保局、市档案局《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（渝人社发〔2013〕136号）精神，结合社会保险业务档案达标验收内容和标准，我局高度重视，精心组织，完善档案管理制度，加强基础设施建设，规范档案收集整理，充分有效利用服务，达到了社保业务档案验收要求，现将我局社会保险业务档案管理达标验收自查情况报告如下：
一、组织管理
（一）管理办法
1.制定了社保业务档案管理办法。我局根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令），以及市人力社保局、档案局下发的《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔2013〕135号）等规定，结合工作实际，制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》（涪社保发〔2013〕7号）。
2.明确了社保业务档案管理工作的分管领导和工作部门。为加强社保业务档案管理工作的领导，我局成立了以局长为组长，副局长为副组长，各科室负责人为成员的“重庆市xxx区社保局社会保险业务档案管理工作领导小组”（涪社保函〔2013〕5号）和“重庆市xxx区社保局社会保险业务档案达标验收工作领导小组”（涪社保函〔2012〕14号），明确由办公室具体负责社保业务档案管理日常事务工作和业务档案达标验收工作。各业务科室确定1名兼职档案工作人员，具体负责本科室业务档案管理工作的相关事务。
3.将社保业务档案管理工作纳入了重要工作议事日程。我局历来对社保业务档案管理工作高度重视，年初《社保经办工作要点》（涪社保发〔2012〕7号）明确提出社保业务档案管理工作计划，同时多次召开局长办公会和局办公会议专题研究部署档案管理工作（见办公会议记录），分管领导定期或不定期检查档案管理情况，发现问题及时研究解决，年终将业务档案管理工作纳入全局工作目标考核，并认真进行总结，做到了年初有布置，平时有检查，年终有总结考核。
4.将业务档案工作纳入了单位年度工作计划和发展规划。我局已将业务档案管理工作纳入了年度工作计划，把此项工作列为单位重点工作之一，写入年初《社保经办工作要点》。同时，结合人力资源和社会保障事业发展“十二五”规划，制定了《社会保险业务档案管理工作发展规划》（涪社保发〔2013〕5号）。
此项标准分5分，自查得分5分。
（二）档案人员
1.配备了专兼职档案工作人员。我局现有专兼职档案工作人员13人，其中局办公室配有专职档案工作人员3人，各业务科室配有兼职档案工作人员共10人。档案工作人员数量能够适应业务档案工作任务的需要（见档案人员花名册）。
2.档案工作人员遵章守纪。我局建立健全了档案管理各项规章制度，规范了工作流程，明确了工作职责，制定了管理措施，档案管理人员忠于职守，遵纪守法，严格按制度办事，未发生违反档案法律法规的行为。
3.档案工作人员具有大专文化。我局13名专兼职档案工作人员均具有大专文化以上学历，其中本科学历6人，大专学历7人。
4.档案工作人员队伍稳定。我局自建立了新的业务档案管理网络后，保证了档案管理工作人员的相对稳定。目前，我局3名专职档案工作人员中，从事档案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼职档案人员均从事档案管理工作1年以上。
5.档案工作人员积极参加学习培训。为不断提高档案人员的业务素质和专业技能，我局有计划地组织了专兼职档案人员业务培训。每年选派部分人员参加区档案局组织的学习培训，共培训10人次，参加市局业务档案培训3人次，到**区学习交流1次（4人），到市局档案管理科学习交流1次（4人），我局组织各科室负责人和专兼职档案工作人员参加“档案软件操作培训”2次，组织全局职工参加“社会保险业务档案培训”1次（见学习培训记录）。
此项标准分8分，自查得分8分。
（三）管理措施
1.岗位职责。我局制定了《重庆市xxx区社会保险局档案管理岗位职责》（涪社保发〔2013〕4号），明确了主要领导、分管领导、各科室负责人、专职档案管理员、兼职档案管理员岗位职责。
2.工作流程。我局制定了《重庆市xxx区社会保险局业务档案整理归档工作流程》（涪社保发〔2013〕8号），在档案室显目位置上墙，实现了档案管理工作的条理性、规范性，增强了档案管理工作的透明性和可操作性。
3.经办流程。我局严格按照市局制定的养老、工伤、生育保险业务经办操作规程，将业务档案收集归档列入各项具体业务经办工作程序，对每项具体业务经办资料依序收集归档，确保每项经办业务资料归档齐全完整。
4.奖惩考核。我局将档案管理工作与分管领导、科室负责人、业务档案管理人员、业务经办人员年度考核评比挂钩。对全面完成档案管理工作目标任务的，年终依据本局有关规定进行表彰，并在评先评优、提职晋级等方面给予优先考虑；对违反档案管理制度，未按规定立卷归档或未按时限要求移交档案等，实行一票否决，取消所在科室和相关责任人年度评优评先资格，并追究相关科室负责人及工作人员责任。
5.监督指导。我局印发的《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》第二十六条中明确了“各街道、乡镇社保所涉及的社会保险业务档案，由区社保局进行监督和指导，确保档案的完整与安全”。同时，我局定期对各街道、乡镇社保所的城乡居民养老保险业务档案进行监督指导，并将城乡居民养老保险业务档案管理工作作为对各街道、乡镇社保所年终考核的条件之一。
此项标准分7分，自查得分7分。
二、设施建设
（一）档案用房
1.档案专用库房。为适应档案管理工作的需要，我局于2011年8月即开始规划改建档案室，改建后，我局档案专用库房面积为300平方米，能够容纳接收全部社会保险业务档案。
2.业务档案库房面积。我局现有档案专用库房300平方米，其中200平方米用于存放业务档案。目前，业务档案存放量为365245件（卷、册）17244盒，库房面积符合达标规定的标准。
3.档案库房安全管理。我局档案库房安装了防火防盗门、全球监控摄像头、吸顶式中央空调、除湿机、温湿度表、除尘器、臭氧消毒机、防磁柜、落地式气溶胶自动灭火装置、消防报警监控系统等设施设备，为档案库房安全提供了有力保证。因此，档案库房不存在安全隐患。
4.档案库房卫生。按照我局《档案库房安全管理制度》和《档案管理巡视检查制度》对档案库房卫生提出的明确管理要求，我局档案库房无杂物堆放，定期或不定期打扫卫生，常年保持库房整洁、干净。
5.档案室区域划分。我局档案室划分为档案人员办公室、档案查阅室、档案整理室和档案库房4个区域，实现了库房、办公室、查阅室三分开。
此项标准分10分，自查得分10分。
（二）档案用具
1.业务档案柜架。我局档案室库房安装的是档案密集架，共71列，其中6列用于存放文书档案，12列用于存放会计档案，11列用于存放企业退休人员档案，33列用于存放2011年（含）前的社保业务档案，9列用于存放2012年（含）及以后的社保业务档案。
2.业务档案备用柜架。我局存放2012年（含）及以后的社保业务档案所用的9列档案密集架，目前只使用了1列，其余8列作为备用柜架。
3.档案装具。我局使用的业务档案装具分两类，前一类为2011年（含）以前的业务档案，其档案盒规格为340mmX240mmX40mm(长X宽X厚)，主要考虑的是便于装个人养老保险、城乡居民养老保险和“三类人员”养老保险产生的用档案袋所装的人头档案。另一类为2012年（含）以后的业务档案，其档案盒式样严格按照《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》的规定和要求进行印制。档案盒规格为310mmX220mmX60mm(长X宽X厚)，正面有“重庆市**区社会保险局”标识，背脊和封面印有全宗号、年度、类别、保管期限、起止件号、盒号等信息。符合国家和市上有关规定。
此项标准分5分，自查得分5分。
（三）设施设备
1.“九防”要求。我局档案保管达到了“九防”要求。一是库房安装了防火防盗门，库房内安装了2台全球监控摄像头，达到了防盗要求；二是档案库房设在底楼，防止了阳光直射和紫外线辐射，达到了防光要求；三是库房四周设有通风口，安装了4台吸顶式中央空调，达到了通风和防高温的要求；四是库房内配备了8台落地式气溶胶自动灭火装置，安装了消防报警监控系统，达到了防火要求；五是地砖下铺设了防潮层，安装了6台除湿机，加上4台吸顶式中央空调，达到了防潮要求；六是配备了吸尘器，达到了防尘要求；七是配备了防磁柜，达到了防磁要求；八是定期投放灭鼠药，达到了防鼠要求；九是配备了臭氧消毒机，加上定期投放杀虫药，达到了防虫要求。
2.办公设施设备。我局档案室办公设施设备齐备，包括6台计算机、2台打印机、2台扫描仪、1台复印机、1台多功能钻孔装订机、2台移动式DVD光盘刻录机、1台数码摄像机和1台数码照相机，满足档案管理工作需要。
3.档案管理软件。为实现档案管理信息化和数字化，促进办公自动化，我局购买了科怡档案管理信息系统应用软件，用于业务档案信息化管理，实现了办公自动化。
此项标准分10分，自查得分10分。
三、专业建设
（一）相关制度
为加强档案管理工作，使档案工作做到有章可循、有据可依，我局根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力社保部、国家档案局第3号令）和《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔2013〕135号）等规定文件精神，先后制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》（涪社保发〔2013〕7号）、《重庆市xxx区社会保险局档案管理岗位职责》（涪社保发〔2013〕4号）、《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案交接制度》、《档案查阅利用制度》、《档案库房安全管理制度》、《档案设备维护使用制度》、《档案管理巡视检查制度》、《业务档案内部控制管理制度》等档案管理制度和工作职责，制定了《重庆市xxx区社会保险局业务档案分类实施方案》（涪社保发〔2013〕9号）、《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》（涪社保发〔2013〕8号）、《重庆市xxx区社会保险局档案立卷说明》、《重庆市xxx区社会保险局档案材料归档和不归档的范围》等工作规范，推动了全局档案工作的有序开展。
此项标准分5分，自查得分5分。
（二）归档
1.业务档案归档工作。我局2012年业务档案归档工作在今年一季度前已完成。6月初《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》出台后，我局按照新办法规定和市局要求，对2012年业务档案进行了整改，于9月下旬完成了归档入库工作。
2.业务档案移交工作。我局业务经办过程中形成的档案材料，均由各业务科室统一整理、装订、组盒、录入。当年整理好的业务档案、档案目录及电子数据清单造册后，在次年一季度前移交局办公室，办公室验收后入库上架（见档案移交清单）。
3.平时按件整理工作。我局严格执行了《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》，业务经办人员坚持每件业务办理完毕即及时将该业务资料收集齐全，按照主表在前、附件在后；审核结果在前、依据在后；重要凭证材料在前、次要在后的要求用不锈钢钉（两颗）装订成件，定期交本科室兼职档案人员分类保管。在按件整理中，各业务科室负责人、专兼职档案人员根据工作职责，随时对业务经办人员进行检查、指导、督促，以确保业务档案资料的齐全、完整和安全。
此项标准分7分，自查得分7分。
（三）收集
1.业务档案资料收集。通过专兼职档案管理人员的严格管理，我局业务档案资料实现了随时收集，及时整理，定期移交，保证了档案资料的齐全完整。
2.业务档案电子文件收集。按档案管理规定，我局业务经办环节中产生的有关信息数据定期制作成光盘，移交局办公室归档管理。目前，业务台账和计算机数据均实现了光盘保存，归档的光盘存放于防磁柜内，共有业务档案电子光盘49张。
此项标准分6分，自查得分6分。
（四）整理
1.业务档案整理。我局严格按照市局下发的《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》、《社会保险业务材料归档范围与保管期限》和《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》的规定和要求，对2012年度业务档案进行了整改。重新整理后的业务档案，其“件”的组成和件内文件材料排列合理，保管期限划分准确，归档章盖制、档案盒封面填写、备考表填写规范，装订结实完整。同时，我局对新办法出**按老办法整理的业务档案进行了清理，规范了档案盒装具，使之达到了整齐划一、美观整洁。
2.业务档案分类上架。我局2011年（含）前业务档案按照“科室—险种”分类整理上架，2012年（含）及以后的业务档案按照新办法规定的“年度—类别”分类整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的业务档案外，其余业务档案分别按要求分类整理后，移交局档案室集中统一保管，不存在业务档案零散存放问题。
3.业务档案排列存放。我局制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案分类实施方案》（涪社保发〔2013〕9号），业务档案上架按照“年度—类别—保管期限—险种”进行分类排列存放，符合《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》规定。
此项标准分10分，自查得分10分。
（五）保管
1.全宗卷。区档案局为我局分配的全宗号为“160”。为建立规范的全宗卷，在区档案局的指导下，我局编写了全宗介绍、组织机构沿革、分类方案、档案整理说明、归档范围与保管期限等资料，建立了档案人员、档案接收、档案数量、档案设备等档案统计台帐。
2.业务档案存放示意图。我局按档案存放顺序制作了《重庆市xxx区社会保险局档案存放示意图》，按照要求在档案库房内悬挂上墙。
3.库房温湿度。为及时掌握档案库房温湿度情况，我局在库房内四周配置了4台电子温湿度计表，由专职档案人员每天检查并做好温湿度记录；为控制好库房内温湿度，保持库房通风良好，我们还配备了4台吸顶式中央空调，6台除湿机，保证了库房温度和相对湿度在国家规定标准范围之内。
4.档案检查。我局专职档案员严格执行《档案保管制度》规定，定期对库房档案进行全面检查、清点，避免档案破损、丢失、霉变等问题的发生。
5.档案修复。我局在档案整理工作中，对需要修复的业务档案材料及时进行了修复和托裱，采取了有效的保护措施，保证了档案材料的整洁、完整。
此项标准分5分，自查得分5分。
（六）鉴定销毁统计
1.鉴定机构。我局成立了社会保险业务档案鉴定工作领导小组（涪社保函〔2013〕6号），负责档案鉴定销毁工作。
2.业务档案鉴定销毁。我局建立了《档案鉴定销毁制度》，对超过保管期限的会计凭证档案，经请示区审计局、财政局答复，暂不能作销毁处理。对超过保管期限的业务档案，我局拟在规范工作和达标验收工作完成后，组织人员按照鉴定销毁程序进行清理、鉴定，对有保存价值需继续保存的档案重新确定保管年限，对应销毁的档案建立《档案销毁清册》后，按规定销毁备案。
3.业务档案登记台账。我局严格执行了《档案交接制度》、《档案查阅利用制度》和《档案统计制度》，做到了业务档案进出登记及时，统计台账数据准确，账物相符。2013年档案室共接收业务档案365245件（卷、册）17244盒，其中，2011年（含）前业务档案335223件（卷、册）16576盒，2012年度业务档案30022件668盒。
4.业务档案统计报表。我局建立了《业务档案统计表》、《各类别业务档案统计表》、《全局档案统计表》、《历年档案统计表》、《档案设施设备登记表》、《档案接收登记表》、《档案异动登记表》，报表符合要求。
此项标准分4分，自查得分4分。
（七）移交
1.档案移交。我局文书档案按规定已向区档案局作了移交，业务档案经请示区档案局同意，暂不向区档案馆移交。
2.档案移交手续。因区档案馆场地受限，加之全市未对社保业务档案移交作出统一规定，因此，我局尚未向区档案馆移交业务档案，暂无移交手续。
3.人员调动移交手续。我局档案管理员岗位职责中明确规定，“档案员工作调动或离岗，要及时履行交接手续。”到目前为止，我局档案管理人员未发生工作调动情况。
此项标准分3分，自查得分3分。
四、利用服务
（一）检索工具
1.归档文件目录。我局的档案管理信息系统软件具有强大的检索功能，我们利用计算机软件对库藏档案按照不同门类、载体和保管期限分别编制了归档文件目录。
2.计算机管理。我局室藏档案全部实现了计算机管理，通过档案管理信息系统可以检索各类业务档案。
3.归档文件目录打印。为满足档案管理的需要，我局按《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》规定的“社保业务档案归档文件目录”格式和内容，编制打印了各年度的纸质业务档案归档文件目录。
4.归档文件目录内容。我局编制的归档文件目录项目包括件号、责任者、代码、题名、日期、页数和备注等7项内容，符合《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》的规定和要求。
5.电子化管理。我局配备了2台扫描仪，从今年1月份起开始启动了业务档案电子扫描工作。但由于该项工作需耗费大量人力、财力、物力，而社保经办工作任务繁重，经费紧张，人员不足等原因，业务档案电子扫描工作进展缓慢。目前，我局正积极协调相关部门，争取人员和经费的支持，以推动业务档案电子扫描工作，尽快实现业务档案电子化管理。
此项标准分8分，自查得分8分。
（二）利用
1.调档。我局专职档案人员均经过培训上岗，在我局专门从事档案管理工作多年，熟悉室藏，能够通过手工检索和计算机检索两种方式迅速调取所需业务档案，调卷迅速准确。
2.查阅利用登记。我局严格执行了《档案查阅利用制度》，凡借阅档案的，必须履行审批、登记手续。凡查阅档案的，必须提供有效证件，说明查阅目的，档案管理人员及时填写档案查阅登记表，做好档案利用效果记载，未经批准，任何人不得复印、借阅档案资料。
3.利用典型事例材料。今年，我局依据《档案查阅登记记录》，结合利用效果反馈情况，对档案利用过程中效果显著的典型事例进行了收集整理，共编制了利用典型事例29例。
4.网上查询利用。我局建立了办公自动化网络，业务档案管理系统可通过局域网与各业务科室互联互通，支持各业务科室实现网上查询利用。
此项标准分5分，自查得分5分。
(三)查询
1.查询系统。我局随着“金保工程”建设，建立了完善的参保信息查询系统，工作日期间免费提供查询服务。
2.查询服务。重庆市社会保障信息查询系统，能够为参保人员提供养老保险个人账户、养老保险缴费、养老金待遇政策、工伤鉴定、工伤生育待遇政策，以及其他相关社保政策法规等信息咨询，基本满足了参保人员的各种信息需求。同时，我局专属的网络信息平台也可为单位或个人提供参保信息和相关政策查询。另外，我局还在各楼层业务经办大厅设立了咨询服务窗口，方便参保单位和个人查询、咨询业务。
此项标准分2分，自查得分2分。
综上所述，我局社保业务档案组织管理职责明确，设施建设符合要求，专业建设规范有序，利用服务充分有效，达到了验收标准，自查得分100分，自评等级为优秀。
特此报告
自查评分表
重庆市xxx区社会保险局
档案整理制度篇6
1立足“四抓”，切实强化档案管理工作
一是立足制度抓落实。根据档案装订、登记、查询、保管、保密、移交等环节，制定符合上级主管部门工作实际的档案管理制度，强化档案服务登记记录，并依照台账资料比对考核细则，加强对档案管理人员的日常考评。
二是立足业务抓管理。将档案管理充分运用到用地、地籍、、执法及日常公文运转等实际工作中，全面提升档案为业务工作服务的综合水平。
三是立足平时抓质量。对日常工作形成的具有查考利用价值的文件、图纸、图表、测算、声像等文件资料及时整理归档，切实把好归档资料质量关，阶段性工作形成的资料及时装订成册，全年性的工作平时重在整理，年终或次年初装订成册。
四是立足服务抓创新。立足我中心服务宗旨、提高服务管理创新机制与新办法，再档案的实际管理和使用过程中充分发挥档案电子化管理优势，为了提高档案调阅、借用查询工作效率，开发了网络版的档案查询管理系统。我服务中心在标准化档案室的建设中，打破了以往分类存储档案浪费空间的老做法，采用科学化、集约化的管理模式，将所有档案编号入盒，按顺序入柜，极大的节省了档案柜空间，实现了科学化、精细化的管理要求。同时，为了提高档案入柜、调阅、借用查询的效率，自行开发了档案查询管理系统，该系统采用B/S模式，使档案室的管理不受空间限制。系统设置了档案资料类型、入档时间、档案资料所属时间、档案盒号、档案柜号等项目的精确、模糊和区间查询方式，可以轻松准确的查询到档案所在位置。该系统也具有很好的统计功能，同时系统还具有档案入柜登记和借用登记功能。现代科学技术的广泛应用不断提高档案利用价值，提高工作效率。
2推进档案管理规范化、制度化、科学化
我中心结合工作实际，积极采取有效措施，推进档案管理规范化、制度化、科学化，不断深化档案工作在服务中心工作的具体运用和服务作用，全面提升案管中心的服务品质，取得了良好的效果。
一是全面谋划部署。中心领导高度重视，组织成立了专门的领导小组，将档案工作与其他工作整体推进，把档案考评纳入年底服务中心的考评范围内。同时，结合奖惩制度，充分调动本中心人员的主动性与积极性，形成了人人参与档案规范化建设的良好氛围。
二是加强学习培训。在抓好专职档案工作人员培训的同时，我中心及时将最新的有关档案工作的管理规范、要求、归档方式对各部门进行专门培训，使全体工作人员充分认识档案工作的重要性，对档案工作熟知熟会，按时、保质、保量交接档案，做到无缝对接。
三是更新硬软件设备。按照上级档案管理工作要求，我中心专门为档案室购置了电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、除湿器等硬件设备，做到文件电子、纸质双层管理，实现卷卷有登记，使档案管理软、硬件水平得到大幅提升。
四是深化管理应用。我中心规范服务档案借阅制度，做到借时有登记，还时有签收，防止档案遗失、错乱。同时充分发挥档案的信息资源功效，加强服务档案为中心业务服务的作用，确保档案利用率不断增加，利用内容不断丰富，有力地推动了服务中心工作的全面发展。
3进一步完善服务中心档案管理条件
为进一步完善档案管理条件，我中心还购置了高规格的防磁柜、除湿机等设施，并为档案室配备了设备器材和办公用具、档案装具等，从物力和财力上给予了有力的支持和保障。针对原有的文书、会计、专业档案装具不够规范，实物、照片整理不够全面等问题，中心档案人员加班加点将2002年以来室藏全部六大类上几百卷档案全部重新进行了规范化整理，专设了目录柜，整齐规范，排列有序，形成了纸质、电子两套检索工具，查阅十分方便。
我中心依托上级综合档案管理系统，对2002～2013年永久和长期档案全部进行了数字化录入存储，完成了室藏文书（永久和长期）及会计、实物、声像、基建等所有门类档案的数字化管理工作，共完成近千件纸质文书档案的数字化处理，纸质文书档案数字化上万页；还建立了案卷级数据库条目、文件级及全文数据库条目，形成了图像文件和文本文件两套数据，为用足用活档案资料提供了快捷通道，实现了室藏文书档案的电脑检索查阅，使档案利用方式从根本上发生了转变。
4严把“三关”，不断提升档案工作质量和服务水平
坚持在健全完善制度上求“全”。在日常工作中收集有关制度及文件并装订成册，使档案管理工作有章可循，不断完善、修订、健全中心干部人事档案材料的档案查借阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度和送交档案材料归档工作制度等，做到制度上墙、账簿成册，为规范干部档案的管理提供政策依据。建立完善《干部档案查借阅登记簿》、《接收干部档案登记簿》、《移交干部档案材料登记簿》等各种登记簿册，为干部人事档案工作更加制度化和规范化奠定坚实基础。
档案整理制度篇7
【关键词】信息化环境；学校；档案资源整合；内容；策略
档案作为社会生活的真实记录，是人类历史文明的缩影。而学校档案是学校在各类教学、科研及管理活动中形成的各种资源，记录着学校的历史，承载着学校的文化，对于学校各类活动的开展及重大决策的制定皆具重要的指导意义。可以说，学校档案资源既是宝贵的信息资源，又是学校重要的管理资源以及文化资源。学校档案资源内涵十分丰富，涉及管理、科研、学生、教师、教学、仪器设备、基本建设、财会、外事等众多内容，信息含量大而杂，需要加强管理，才能充分发挥其价值，提升档案利用率。
一、信息化环境下学校档案资源整合的主要内容
信息化环境下，学校档案资源的整合需依托互联网，以信息化手段实现对各类档案资源的整合，打破各部门的“信息壁垒”，建立统一的、网络化的档案信息资源共享平台，满足用户实时调阅档案的需求，提高服务质量。具体而言，信息化环境下学校档案资源整合的主要内容包括以下几个方面：一）数据资源的整合。即通过数据复制、聚集与数据接口之类的技术化方式，使物理位置相分离的数据实现整合，并使异构数据实现整合。通过在学校各部门之间建立统一的兼容性数据接口、数据集成框架与信息管理中心，使各部门实现档案信息资源的共享。二）系统资源的整合。受制于技术手段的局限及管理理念的落后，以往的学校档案信息系统多以各部门自建为主，部门之间各自为政，未能形成系统化的统一服务平台，致使档案数据重复建设、数据不一致等现象时有发生。信息化环境下，实施档案资源的整合，需要学校各部门形成合力，建立统一的档案资源管理平台，为档案信息的共享奠定基础。三）管理资源的整合。学校档案资源的整合终归要回到档案管理上来，整合是为了更好地管理资源，加大对资源的利用率。
二、信息化环境下学校档案资源整合的有效策略
（一）收集丰富的档案资源，使资源整合获得数据支持。学校档案资源整合需要有大量真实、可靠的数据信息作为支撑，这就需要档案管理部门加强对数据信息资源的收集与整理，对各部门的档案资源进行登记，分类保存，并加强信息来源的普查工作，确保档案信息的真实可靠。在档案资源收集的具体工作中，既要对信息的类别、重要性、保密程度进行区分，又要扩大信息收集的范围，应明确学校档案资源不仅包括招生、教研、日常管理等活动所产生的档案信息，还包括学校的书籍刊物购买、设施设备引进等档案信息；既包含学生的学籍、考试类档案信息，又包含教师个人档案及教学档案信息，此外，学校的公文书函、影像资料、规章制度，教师发表的论文，学校创办的刊物等，皆需作为档案资源进行收集整理，以为学校档案资源整合提供数据支持。
（二）建立健全的管理制度，使档案资源整合规范化。加强制度建设，使学校各项档案管理工作有章可循，是实现档案资源整合规范化的重要方法。学校档案管理部门应坚持以资源建设为中心，以档案信息化建设为着力点，以制度建设为保障，切实实现档案资源的整合。具体而言，各学校应在加强《档案法》学习的基础上，结合本校实际制定相适应的档案管理制度，如《学校档案人员责任制度》、《学校档案资料收集管理制度》、《学校档案室管理制度》、《学校档案信息平台管理制度》等，以使档案收集、整理、利用的各环节有法可依，规范档案工作人员的行为，明确其职责，促进学校各部门、各科室加强合作与联系，使档案资源整合工作与学校各项活动密切关联，同步进行，以加速档案资源信息化整合的进程。
（三）提升档案信息服务能力，加快服务资源整合。服务整合，即是改变传统服务方式，拓展服务的领域，丰富服务的内容，更新服务的理念，以实现档案信息服务的优化。在信息化环境下，学校档案管理人员要想提升服务水平，需加快服务资源的整合，可从两方面入手：一方面，完善档案资源收集、整理、整合的流程，按照具体的规章制度实现整个流程的运作，提高档案信息资源整合的实效，便于档案查询、调用服务的实施。另一方面，提升档案信息服务的主动性，实施个性化服务。学校档案管理人员应主动分析用户需求，针对行政人员、教师、学生等不同群体的不同需求实施个性化服务。如在毕业生就业阶段，公示最新就业形势报告及各行业发展前景的汇总，以供学生参考；在校庆日，整理好学校的校史及各阶段重大事件，向学生进行展示及讲解，使学生对学校的发展史有更深入的了解。
（四）建立高素质人才队伍，实现档案资源整合的专业化。信息化环境下的学校档案资源整合工作是一项技术含量较高的复杂工程，不仅需要档案管理人员具有专业性知识，还需其掌握现代信息技术，熟悉互联网的管理与使用，能确保档案信息存储的安全与高效利用。据此，各学校档案管理部门需加大对档案工作人员的培训力度，不断提升其专业水平和综合素养，以使档案资源整合工作更具专业化，更加高效、优质地开展。具体而言，各学校档案部门可邀请档案方面的专家、学者入校召开讲座，以使学校档案管理人员掌握最新前沿信息，更新档案管理理念和方法；其次，要加强部门人员之间的交流和学习，使之取长补短，共同进步；再次，要加强学校档案工作人员的技能培训，使其既懂计算机理论知识，又能熟练掌握操作技术，促进档案资源信息化整合顺利开展。
三、结语
信息化环境下，加快学校档案资源整合工作符合教育信息化的需求，这就需要各学校档案管理部门加强工作意识，转变工作认识，以科学、合理的方式实现档案资源的信息化整合，构建统一的系统化档案信息管理平台，为学校的管理、教学、科研等各项工作提供优质的档案服务。
参考文献
档案整理制度篇8
1档案收集整理不及时
没有形成完整体系工程建设过程中，必须重视档案的收集整理，及时形成完整体系，确保工程档案的收集整理效果。建筑企业在实际的档案管理工作中，还存在对施工档案没有及时进行收集整理的问题，影响了档案的系统性，使施工档案难以发挥其作用。施工档案的收集整理受到建筑企业多方面影响，一些建筑企业在工程建设中以经济效益为最终目标，对建筑工程施工档案资料收集整理的重要性认识不够，影响档案收集整理工作在企业建筑施工过程中的具体实施。建筑工程在建设后期，工程建设技术人员陆续撤离施工现场，带走部分专业施工技术档案，导致建筑工程后期施工档案的分散，给建筑工程施工档案的收集整理工作带来困难。档案整理人员对施工技术档案等专业性高的文献资料把控度不够，整理过程中难以形成具有完整体系的施工档案，给建筑工程施工项目的档案管理工作带来巨大影响。
2建筑工程施工难度提高
施工档案数量增多随着社会经济的不断发展，对建筑工程的要求越来越高，在一定程度上提高了建筑工程的施工难度，增加了工程项目的施工档案数量。如果建筑企业没有做好工程项目施工档案管理准备工作，依然采用原有施工档案的收集整理办法，必然降低建筑工程施工档案管理质量。建筑工程的施工档案包括施工过程中形成的所有文档资料，随着工程建设难度的不断增加，施工档案的数量也在不断增多，需要建筑企业根据具体施工档案的收集整理要求，采取相应措施，保证建筑工程档案收集质量。建筑工程的档案管理，因为档案数量的增多，造成档案管理难度加大，一些没有保存价值的建设资料，也被保存在施工档案中，而工程总结、竣工验收等重要资料却没有被完整保存在施工档案中。
3施工档案资料的有效性缺乏
保证施工档案的收集、整理和保存是一项周期性长的工作，在实际的工程建设中，建筑工程的档案资料因为复印份数少或保管措施不到位，施工档案资料没有真正受到保护监管，难以保证其有效性。建设施工过程中，因为某些项目的负责人并不是时时都在施工一线，一些重要的现场资料填写，会出现代签现象，难以保证施工档案的有效性。因为施工档案管理人员的档案意识薄弱，没有及时将施工档案转交给业主，或在完成施工档案的转交之后，并不及时对施工档案重新进行收集整理，错过了施工档案交付后的最佳整理期，给建筑施工档案的最终价值成型造成无法挽回的损失。在档案的利用过程中，一些建筑单位并没有真正意识到施工档案的重要性，对施工档案的利用也仅限于工程验收证书、工程最终预算等方面的查验，其他价值性更高的技术文档并没有真正利用，给施工人员造成施工档案实效价值并不大的错觉。
二建筑施工档案管理主要问题的成因
1施工档案管理制度落实效果不够
目前，在建筑工程中，施工档案管理工作的具体落实，还缺乏相关管理制度，实际工作中，各建设单位根据自身的实际需求，对施工档案管理的方式方法存在差异，影响了施工档案的统一管理。由于没有健全的施工档案管理制度，导致建设施工过程中，施工档案的管理随意性大，难以保证档案管理工作质量。随着建筑工程建设难度的提升，档案资料数量越来越多，没有科学、有效的档案管理制度为档案管理工作做支撑，导致档案管理效果难以落到实处。
2建筑建设单位和建设人员重视程度不够
一些建筑建设单位对档案管理工作的认识程度不够，仅仅把工程施工档案管理工作当做建筑工程中的一般临时性工作，没有制定企业内部的施工档案管理工作制度，缺乏专职施工档案管理人员，难以保证施工档案管理质量。施工档案的收集和管理，在一些建设人员看来是一项苦差事，导致档案管理积极性不高，施工档案的收集整理中，没有做好鉴定验收工作，材料归档范围没有明确，影响了施工档案管理工作效果。
三加强建筑施工档案管理工作的措施
1明确建筑工程施工档案的收集整理范围
要加强建筑工程施工档案管理工作的质量，首先要保证建筑工程现场施工档案的收集整理范围，在明确了施工档案的收集整理范围之后，才能保证建筑工程施工档案的整理效果。目前，建筑工程施工档案的收集内容主要包括施工前期的准备资料、施工过程中产生的文件材料和项目竣工验收过程中的所有文档资料。项目施工前的准备资料主要包括工程建设规划许可证、开工审批表、设计图纸等；施工过程中产生的文件资料主要包括设计变更、工程质量检测报告、工程定位测量等资料；竣工验收过程中产生的文档资料包括项目竣工图、工程竣工验收报告等。在明确了项目施工档案的收集整理范围后，严格按照范围要求完成档案收集整理。
2加强建筑企业的制度建设
提高档案管理人员的认识程度企业根据我国对现场施工档案的具体法规要求，并结合企业实际情况，制定与企业发展相适应的档案管理制度，保证建筑企业在具体的档案管理工作效果落实过程中有章可循。建筑企业要积极通过开办培训班等形式，提高建筑工程人员对施工档案的重视程度。建筑企业在施工档案管理工作中，要克服传统管理经验，对施工档案管理人员进行明确，保证建筑工程施工档案的质量。
3保证施工档案的真实有效
对于建筑工程的施工档案，必须保证施工档案的真实有效，从档案形成的源头开始，把建筑档案的形成融入到工程建设过程中。在具体的实施过程中，建筑企业必须根据档案管理制度要求，对档案形成进行有效跟踪，保证施工档案的真实有效。
四结束语
档案整理制度篇9
摘要：职业院校档案资源体系建设必须以科学发展观为指导，从国家和职业教育发展的高度看待和探究职业院校档案资源体系建设，从前端控制、全程管理、后续管理、档案安全、档案资源整合、其他资源整合等方面入手，全面提升职业院校档案资源的价值和服务合力。
关键词：职业院校；档案资源体系；档案资源整合
职业院校档案资源体系，从狭义讲，即指由包含职业院校各项工作信息的档案载体及其衍生体共同形成的档案资源体系；从广义讲，还应包括职业院校档案工作所拥有的人力资源、经费资源、环境资源、物质资源、管理资源等。职业院校档案资源体系建设可分三个层次，微观的是个体职业院校的档案资源体系建设；中观的是个体职业院校档案资源融入的地域性档案资源体系建设和地域性院校档案资源体系建设；宏观的是全国档案资源体系建设、全国职业院校档案资源体系建设等。笔者认为，职业院校档案资源体系建设必须在科学发展观的指导下，以发展和大格局的眼光全面推进，即在建设好每个职业院校的档案资源体系的基础上，融入到更高、更广范畴的档案资源体系建设中，最终形成为国家和地区政治、经济、教育、文化发展服务的档案价值合力。
一、从前端控制看职业院校档案资源体系建设
根据文件生命周期理论，中外档案学家提出了“前端控制”的理念，要求档案部门及其人员应对文件从形成源头进行控制，以保证文件管理的质量，并使文件管理阶段的成果为后续档案管理所利用，对文件/档案实施一体化管理。［1］
从国家档案管理和职业教育管理的角度出发，职业院校档案资源体系建设前端控制工作可具体化为：制定职业院校资源有关的国家标准、法规和规范；安排稳定的档案资源体系建设的资金来源及其制度；制定档案资源体系建设的备份方案和应急预案制度体系；督促职业院校档案馆（室）深入贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和国家有关部门制定的专业专门档案管理规范，健全档案归档制度，完善归档范围，落实档案集中统一管理原则，确保职业院校档案资源在分类、载体上的完整齐备；建立、完善、监督、执行国家职业院校档案工作奖励体系；建立健全国家职业档案工作评价体系。
二、从全程管理看职业院校档案资源体系建设
职业院校档案资源体系建设的全程管理是指伴随着文件/档案生命周期开展的一切档案资源保障管理活动，即将文件/档案形成、流转、收集、整理、保管、备份、销毁等各个工作环节有机地联系起来，按照国际和国家及地方和专业的统一标准和规范进行持续的业务流程重组，并将保障文件/档案本质的需求融入到业务流程中，使其融合生成。在业务流程结束后，及时将文件归档并及时呈转更高层次保管机构，参与国家档案资源共享体系。具体工作包括有：对档案资源载体的物理保护和信息保护及其方案的制定与调整；档案资源接收、征集、编研、整合、信息检索等方面的制度及执行；档案资源维护人员、设备设施、技术培训等方面的制度与执行等。
从国家档案管理和职业教育管理的角度看，全程管理就是：制定档案资源体系建设的有关法规和制度并监督执行；开展馆员培训教材的编订和培训活动的实施；编制执行国家职业院校档案资源体系建设的计划、制度、管理办法并监督完善等。
三、从后续管理看职业院校档案资源体系建设
职业院校档案资源体系建设的后续管理，从职业院校档案馆（室）视角看，就是指职业院校各业务部门和文书部门将现行业务办理完毕，将具有保存价值的文件按照档案管理的需求进行整理、鉴定和编目，移交给职业院校的档案馆（室）进行集中保管，由档案馆（室）对归档后文件实施的管理。具体的工作包括档案的补充管理、后续鉴定和检索体系的完善等工作。
从国家档案管理和职业教育管理的角度看，职业院校档案资源体系建设的后续管理包括以下内容：特定档案资源的呈缴、备份管理；电子文件中心的建设与管理；地域性档案资源体系的建设管理等。
四、从后期监督看职业院校档案资源体系建设
不论从个体的职业院校，还是从国家档案管理和职业教育管理的角度看，职业院校档案资源体系建设都需要进行后期监督，具体包括：档案资源体系建设活动的评估；馆员技术水平的评估；经费财政结算；档案资源体系建设活动的总结、报告；制度、标准、规范的完善；档案资源体系建设先进经验、方法、模式的参考性提供等。
五、从档案安全看职业院校档案资源体系建设
馆藏建设是档案馆事业发展的永恒主题，没有丰富的馆藏资源，档案馆的公共服务功能也就无从说起。［2］职业院校档案资源体系建设在社会信息化和信息社会化的发展进程中，由于受到法规和制度不健全、档案实体保管环境跟不上时展，以及信息技术的自身弱点等影响，其真实性、完整性、可靠性及长期可续性受到严重挑战。［3］更不用说职业院校档案馆（室）馆员队伍建设跟不上事业发展的要求。［4］这些都表明，职业院校档案资源的安全受到着一定威胁。
职业院校档案资源体系建设的档案信息安全问题主要依赖于档案信息安全体系的建设，具体来讲就是要从四个方面来做好相关工作：建立和坚持全面、科学、发展的档案资源安全观，确立档案资源安全的思想基础；针对档案资源安全的新情况、新变化和新特点，制定档案资源安全战略和规划，完善档案资源安全策略机制；促进传统安全技术和现代安全技术相互补充、相互结合，应用先进的安全科学技术，从不同层次、不同角度构筑档案资源的安全屏障；树立现代人才观念，坚持依法治教，有计划、有重点、分层次、分类型、多形式、多途径地开展档案资源安全人才的培养和教育，建立档案资源安全的人才保障基础。［5］
六、从档案资源整合看职业院校档案资源体系建设
职业院校档案资源整合的目标是结构合理和配置优化。结构合理指的是职业院校档案馆（室）的收藏结构，尤其是职业院校整体、区域职业院校、专业职业院校、地域档案资源体系及至国家档案资源体系的馆藏结构要合理。配置优化：一是指职业院校档案馆（室）的合理布局及相关馆（室）接受范围的统筹规划，合理调整，多种档案保管机构的合理布局；二是要进一步健全完善和严格执行各职业院校内部归档制度；三是要确保各职业院校的档案资源按期保质保量地向上级档案馆移交；四是要强化数字档案检索系统和全文数据库建设，在馆（室）际互联和档案信息多元组合的基础上，推进职业院校档案馆（室）数字化建设，逐步融入国家档案资源体系之中。
整合职业院校档案资源，要坚持职能决定原则、地域性原则、公共性原则、系统性原则和突出特色原则。［6］通过这些原则的贯彻执行，提高职业院校档案资源整合和档案资源体系建设的科学性。
在实践中，要通过机制和制度创新，把有价值的职业教育的档案接收进馆（室），为地域、专业及国家档案资源的优化组合提供基础。各级职业教育管理部门和各职业院校要积极争取各方面对职业院校档案资源整合工作的支持，理顺各种关系，整合好本馆（室）档案资源、同一系统馆（室）档案资源、同一地区档案资源等，促进档案资源配置的更加科学合理，为全面实现国家档案资源共享奠定基础。
在工作中，我们还要注重职业院校档案资源的呈缴、移交、异地、异质多方面的备份工作，抓好电子文件中心的建设，促进重点档案的抢救保护工作。
七、从相关资源整合看职业院校档案资源体系建设
1.整合人力资源。人力资源是职业院校档案事业生存发展的重要条件，并在一定的时候起到决定性的作用。档案工作或是档案资源体系建设工作归根结底还要有馆员来完成。整合职业院校档案人力资源，一是要引进竞争机制，二是引进流动机制，三是要有职业教育和全国或区域档案人力资源的交流配置机制。
2.整合经费资源。职业院校档案工作和档案资源体系建设离不开经费支持。整合经费资源就是要扩大经费来源，把不同渠道的经费融合在一起，形成一种合力，推动职业院校档案工作的发展。对于职业院校档案资源体系建设来说，就是一要争取国家档案管理部门、职业教育管理部门和各职业院校的长期稳定的经费保障，二要积极争取社会捐赠和资助，三是要自主经营积累一些经费。
3.整合环境资源。改变职业院校档案馆（室）周围环境中的不和谐之处，营造一个良好的环境氛围，更好地体现档案馆（室）的特征。
4.整合物质资源。一是要开展全国性或地域性的职业院校档案馆（室）的系统调查和评估，摸清家底，明确达标要求，健全开放和服务功能。二是要改善职业院校档案馆（室）的地区分布，加大扶持西部地区职业院校档案馆（室）的建设，促进西部职业院校档案资源体系建设。
5.整合管理资源。就是在信息时代，职业院校档案资源体系建设遇到了巨大的挑战和机遇，正确的管理可以促进职业院校档案资源体系的建设。我们要根据自身的特点，创建和完善有中国和专业或地域特色的职业院校档案资源体系建设的管理模式，最终实现对社会的独特贡献。
综上所述，职业院校档案资源体系建设是一个复杂的系统工程，需要我们从国家档案管理、职业教育管理及职业院校的档案资源体系等多层面加以研究、探索和实践。职业院校档案资源体系建设任重而道远。
参考文献：
［1］薛四新，等.现代档案管理基础［m］.北京：机械工业出
版社，2007：76，183.
［2］杨冬权.以丰富馆藏、提高安全保障能力和公共服务能力
为重点，实现档案管理事业新跨越［J］.中国档案，2009，
（12）：8-14.
［3］许桂清，李映天.档案信息安全保障体系的建设与思考
［J］.档案学研究，2010，（3）：54-58.
［4］胡全裕.论高职院校档案工作存在的问题与对策［J］.无
锡职业技术学院学报，2004，（1）：7-9.
［5］邢燕，才碧莹.浅析信息安全保障体系建设［J］.黑龙江
档案，2010，（6）：18.
档案整理制度篇10
[关键词]档案；信息；建设；管理
一、大数据时代企业档案信息资源管理
（一）企业档案信息化建设
企业档案信息化建设是基于全面有效的对企业档案信息进行管理，使企业档案信息能够更好的为企业管理工作服务。档案信息化建设是企业信息化建设的重要内容，为企业可持续发展积累资料。对于企业档案信息化建设，我们首先要提升企业档案信息管理人员的整体素质。档案信息管理人员的素质关系着整个企业的信息化建设，只有人员素质提高了，企业档案信息的管理才能有条不紊的进行。其次，对于企业档案信息化建设，我们还要建立科学的档案信息模式，使之标准化、规范化。只有在经济社会发展的过程中建立科学的档案管理模式，才有可能使企业的档案管理流程顺利进行，使企业工作正常运作。
（二）企业档案信息的整合与利用
传统的企业档案管理存在着很多的不足：对档案的认识不够深刻、档案管理工作不够完善、档案管理人员素质较低、对档案管理工作不够重视等。随着我国经济体制的深入改革，传统的企业档案管理方式已不适应现代企业的发展。大数据时代的来临使企业的档案信息得到了最完善的整合和最大的利用。在社会主义市场经济中，开发档案资源，使之为现代企业科学管理服务，为企业盈利最大化服务。现代企业产生的档案数量不仅数据量大，内容繁杂，而且涉及面较广，分类不科学，传统的手写式或卡片式的档案管理方式已落后于现代企业的发展。而大数据是继云计算、联网之后的一次技术上的革新，它能够将大量的复杂的资料进行分类归纳整合，使企业档案信息得到很好的利用。
二、企业档案管理的制度建设
现代企业档案管理制度的建设不是一蹴而就而是一个长期、变化的过程，它不仅要与企业之间找到合适的契合点，还要有利于企业未来的发展，因此建立企业档案制度应注重以下几方面：
第一，建立现代企业档案管理的制度需要企业在档案信息管理的过程中提高认识，任何文化都是靠人创造的，在企业档案信息管理中，只有增强人们的档案文化意识，才能全面发展企业档案文化的作用，才能更好的进行企业档案文化的整体规划，为企业的未来发展服务。
第二，除要有掌握档案管理知识的人才外，还需要具有多方面知识的复合型能才，包括具有计算机信息技术、外语知识、网络技术、保密技术、生产经营管理的专业知识等企业配置档案管理人员时必须考虑到的。
第三，从企业实际情况出发建立现代企业档案管理的制度。企业档案管理制度的建设是企业整体制度建设的一部分，因此，企业的档案管理制度的建设不仅要符合企业档案管理的特点，还要与企业整个制度建设相符。这就要求企业在制定档案管理制度的时候要从企业的整体状况和档案管理的真实情况出发。
第四，建立相关的职能部门建立现代企业档案管理的制度。企业的档案管理关系着企业档案信息的优化配置和最大限度地开发，因此，企业在建立企业档案管理制度之前可以成立相关的职能部门。企业档案管理职能部门的成立不仅可以使企业的档案管理科学化，还可以促进企业档案管理工作的可持续发展。
三、企业档案管理体制和模式的创新
（一）体制和模式的创新的含义
企业档案管理体制和模式创新是指企业在档案管理的过程中，从体制和模式的探索阶段开始，到制定、执行阶段都有所创新，而且这种创新是符合科学并行之有效的。企业档案管理体制和模式创新是企业文化创新的一部分，运用得当时对整个企业经济竞争有很大的助力。
（二）体制和模式的创新的必要性
一方面，企业档案管理体制和模式的创新是由企业档案管理的改革决定的。一个企业的档案是企业调整组织和产业结构的重要依据，是企业在竞争中取得一席之地的重要信息。企业的档案管理从企业创建之初就已经成立，直至企业结束，因此，企业档案管理体制和模式的创新对企业的发展有着举足轻重的地位。另一方面，现代企业的发展也要求企业进行体制和模式的创新。现代企业正在蓬勃发展，如果企业的档案模式还停留在以前老旧的模式上，企业的档案管理模式不能有所创新有所改变，那么企业的发展势必受阻。
（三）企业如何进行档案管理体制和模式的创新
首先，要进行企业档案管理体制和模式的创新，就要求企业档案管理工作者必需具备创新意识。想法是行动的先锋，没有想法就无法行动，因此企业要进行档案管理体制和模式的创新，就必须要有创新意识。
其次，要进行企业档案管理方面的创新。大数据时代是信息化的时代，企业档案的管理要利用信息化的途径使企业档案信息的管理电子化，在节省空间的同事提升管理效率，为企业带来更大的效益。
最后，还要进行企业档案管理功能的创新。这里的管理功能的创新是指在信息化的基础上，是企业信息管理更加便捷化，例如在信息登记阶段新增审核功能，一边更好的理解企业人员；在查询浏览阶段新增添加功能，及时更新档案信息；在档案调取阶段新增联系功能，时时了解员工动态，填补企业档案管理方面的漏洞。
结束语
大数据时代的来临使得企业原有的档案管理方式落后与现代企业的发展，在这种情况下，进行企业档案管理体制和模式的创新是企业可持续发展的必然之路。企业档案信息化建设能够使企业档案信息能够更好的为企业管理工作服务。也为企业可持续发展积累了宝贵的经验。在企业进行档案管理体制和模式创新时，不仅要求企业档案管理人员要有较高的素质，还要求企业的各个部门之间紧密合作，为企业的发展奠定坚实的基础。
参考文献
[1]刘玉红.企业档案管理的制度建[J].黑龙江史志，2012（8）.
[2]张彬.现代新型企业档案管理体制与模式初讨[J].文史博览（理论），2013（3）.