合同时间管理十篇

发布时间:2024-04-29 03:54:02

合同时间管理篇1

关键词:矩阵:管理模式:企业管理:研究

一、矩阵管理模式的概述

1.1矩阵管理模式的概念

矩阵管理模式也可称为系统和多维管理模式,这种系统的管理模式与传统的管理模式有很大的区别,矩阵管理模式就是按照生产、财务、销售、工程等设置的一维管理而言的,是一种运用数学理念而形成的管理概念,形成的管理模式。矩阵的管理模式就是将管理部门分成两种职能,分别是传统的职能部门,另一种是为完成某一特定的任务而形成的管理职能小组,指定专人负责管理,当任务完成之后,各个小组人员在回归到原来所处的部门。

1.2矩阵管理模式的特点

矩阵式的管理模式有着其独到的特点而受到了广大企业的青睐,尤其是大企业来说,其管理职能丰富,管理工作复杂,各个管理职能与职能之间存在紧密的联系,但是大型企业工作内容很多,尤其需要一个多维的系统的管理模式来解决公司内部的管理问题。传统的管理构架都是直线型,对于中小企业来说,这种直线型的管理构架能起到一定的管理效用,但是对于大型的跨国企业来说,传统的直线管理模式完全不能满足大型企业的管理需要和管理要求,混乱的管理模式会造成整个企业的管理成本上升,造成管理职能的下降。所以矩阵管理模式越来越受到了大型企业尤其是跨国公司的青睐。其特点主要体现在以下:

优点:传统的直线模式在管理构架中强调等级分工,强调每个岗位的职能的独立职能,各个岗位之间形成严格的等级分工以及严格的产业链条,传统的管理具备的一个主要特点就是统一指挥和统一领导,但是由于存在严格的等级和层级,就会造成信息不对称的现象,信息传递失真。存在严格的权利等级,上级能够向下级执行权利,但是下级没有权利向上级执行权利,在管理层最顶端的人有权向下级授权。矩阵式的管理模式的优势主要在于能够实现不同部门的管理人员在不同部门的流通和灵活分配,这对于员工来说,既获得了本来的独立职能,又获取了一般的管理职能,矩阵管理职能分配中包括:高层领导者、矩阵主管和员工三部分的职能,形成部门与部门之间的紧密协调,共同解决好内部的管理问题。

缺点:矩阵管理模式具有一定的优势和积极效应,但是其也具有一定的劣势和不足,其不足主要体现在以下:无论是对于大型的国有企业还是对于跨国公司来说,管理职能能否成功的关键就在于各个职能部门和职能之间能否良好的沟通,矩阵管理要求合作各方形成良好的配合和默契,形成较好的内部员工关系和伙伴配合的关系。最后与员工之间的关系以及公司与客户的关系都取决于内部客户的伙伴关系程度的好坏,当企业内部形成良好的伙伴关系时,就能为客户提供良好的产品和服务,所以内部的客户关系时影响企业产品和服务质量的关键因素。所以对于矩阵管理模式来说,其主要的问题就体现在:由于部门与部门之间要求很高的默契配合和沟通,一旦之间的沟通不畅通或者断裂,就造成管理链条的中断,严重影响着公司的管理决策和职能发挥。除此之外,由于矩阵部门的员工都是来自不同的部门,员工的多样性对于矩阵管理部门来说也造成了管理困难的问题,也会影响矩阵管理的难度。同时,由于员工来自不同的工作部门和工作背景,员工资源虽然是多样的,有利于解决不同的问题,但是由于不同的工作背景也会造成管理混乱的情况,增加了管理的复杂程度和难度。

二、合作企业间矩阵式管理模式问题分析

在矩阵式管理模式中,每一个被管理对象接受来自横向和纵向两个管理部门的管理,虽然指令不唯一,但在规模较大的企业中却能够提高办事效率,合理优化管理结构,具有不可替代的优势。矩阵管理模式成功的关键在于各职能部门之间能够形成良好的沟通氛围,使得上级部门之间的指令之间能够形成良好的配合关系,而下级在执行指令时也变得有全面的规则可循,将横纵两者的指令一并完成好。在企业发展过程中,业务范围逐渐拓宽,实际范围越来越广。企业之间的合作共赢成为很多企业的生存模式。而企业之间业务的拓展需要企业之间相互熟知,交流及时,使得生产人员能够在满足本企业生产要求的同时,兼顾合作企业的需求,从而避免合作企业之间冲突的产生,且更利于满足合作企业之间的要求。而要实现这种互利共赢,企业领导者之间的沟通交流、形成有效管理十分重要。在此种企业之间合作发展、互利共生的模式下,矩阵式管理模式呈现出独特的优势,矩阵式管理模式能够实现合作企业领导层指令的同时传递,使得生产业务执行方能够遵照合作企业之间的要求进行生产。但在具体的矩阵式管理模式运行过程中,发现想要很好的实现矩阵式管理模式的管理效果,在人员管理方面却存在一定的难题。

2.1不同合作对象之间的差异

在合作企业之间利用矩阵式管理模式进行管理,确实在任务执行方接受合作企业领导层的指令方面具体特别大的优势。合作企业的领导层可以直接像任务执行方下达指令,从而避免了人物的多层传递,同时,直接接受合作方的任务指令,也使得合作企业拥有更多的管理权,对于最终生产目标的实现具有很大的优势。但在具体的合作企业间矩阵式管理模式运行时,发现,合作方下达的指令有时会不可避免的产生冲突,产生冲突的原因之一是不同企业间对人员管理方式不一致。比如国企,国企的领导是实行任期制的,因此,他们一般注重于完成本职工作,不会过多的关注额外收益的提高,因为他们一般要保证任职期间的安全平稳。那么,在私企与其合作时,就会因两者之间利益追求的不一致共识,而产生摩擦、冲突,使得生产人员处在矛盾的指令当中,而无法很好地完成生产任务,对于私企公司要求的增值服务也就很难实现;而当私企的合作对象变成民营企业时,在追求利益最大化方面可以达成两者的共识,这就使得私企要求的增值服务能够得到较大的支持,但也不可避免的存在管理机制方面的差异。

2.2矩阵式管理模式运行时的合作方之间的摩擦

在合作方之间实施矩阵式管理模式,使得生产人员面对的是不同企业的管理者,我们会发现,即使统一企业内部,不同管理部门之间的指令也会有冲突的时候,部门之间也会存在一定程度的竞争,那么可想而知,当指令源来自不同不同企业的管理部门时,指令之间的冲突更是在所难免。这些矛盾产生的原因,很大程度上取决于信息的不一致,交流的不及时。因为,指令的领导层接收的都是来自本单位的信息,而信息的时效性就会导致指令之间的冲突。同时,不同企业的领导层之间的交流阻力更大,沟通机会更少,这也会导致指令之间的冲突。

三、针对矩阵式管理模式问题的对策研究

3.1面对不同合作企业用适合的人员管理模式

国企因其领导实行任期制的企业管理层架构,使其淡化对利益最大化目标的追逐,员工的工作热情不高、但福利、待遇较好,人员的稳定性较强。因此,与工期之间合作尤其人员管理方面的困难,也有人员稳定性的优势。一方面要认识到,国企人员的稳定性可以利于任务实施的不间断性,且稳定性高的员工对生产任务的熟知度更高,并且,人员的稳定性也就避免了重复性的招聘和培训过程中资源的消耗。另一方面,在与国企合作的过程中为了矩阵式管理模式的较好运行,要致力于熟悉对方企业的管理方向,做好与对方企业领导层之间的交流,为实现双方的利益达成更大程度上的共识,积极寻求与对方管理层之间通过合作改变员工的懈怠工作状态。而当合作方为民营企业时,双方在利益方面的共识度较高,在共同的利益最大化目标驱使下,合作双方能够互相支持管理上的改动变化。但也应该注意到,民意企业员工的福利、待遇较差,人员流动性较大的现状,影视合作方人领导层认识到福利、待遇水平低导致人员流动性较大的现状,不利于生产很难任务的连续性,且用在人员招聘、培训方面的资源较多。应该加强与合作方之间关于人员福利方面的激励政策的讨论交流,从而加强人员工作的积极性和稳定性。总之,面对不同的合作对象,矩阵式管理模式的适用性不一致,要根据不同企业之间的差异,加强与合作企业管理层之间的相关信息的交流,使得合作企业管理层间的指令能够较大程度的合二为一,从而更好的实现企业间的共同利益目标。

3.2加强生产人员与管理层的信息交流与反馈

在合作企业之间实施矩阵式管理模式,难免会出现指令之间的冲突摩擦。为较大程度的解决管理层之间的指令摩擦,应该在加强管理层之间交流的前提下,加强生产人员的信息反馈机制。当合作双方管理层的指令不唯一,甚至出现冲突时,生产人员往往束手无策,而缺乏反馈机制也很容易让生产人员陷入困境。为此,应该增加任务执行方的信息反馈途径,使得当指令冲突时能够及时把信息反馈给管理层,从而使管理层之间的交流更及时,能够节省时间,提高效率。如可在生产人员内部安排专职协调沟通人员,其任务是上传下达,当指令下达以后及时传递给生产人员,当指令冲突时,及时反馈给任务下达方。

四、矩阵式管理模式发展前景

合同时间管理篇2

【关键词】高校;建设项目;合同管理

随着国家科教兴国战略的实施,我国高校近几年来迎来了前所未有的发展,校园规划与建设成为社会建筑行业关注的热点区域,高校基本建设工作者遇到了很多问题,其中建设工程合同管理问题显得尤为突出,高校也出现了因合同制订不明而产生的法律纠纷,因此对高校建筑工程合同管理中存在的问题进行深入的分析并寻找相应的解决对策是十分有意义。

1、高校建设工程合同管理现状及存在问题

从目前高校工程建设合同管理的现状看,合同管理的重要作用未受到重视,管理的技术含量相对较低,虽然学校也出台了一些管理文件来规范合同的管理,但实际执行并不尽人意。合同的签订阶段和实施阶段均无规范的管理模式,没有专业技术人员管理合同,或缺乏对合同管理人员的培训。

1.1 合同条款不规范,合同变更随意性大

许多高校建设项目对招标条件和目的不够重视,只是为了满足招标投标的过程要求而走形式,主要目的就是为了选择施工企业而忽视了经济合同的签订。

合同价中暂定价过多,合同造价闭合不严,人为地留下价格调整空间。而且无相应的施工变更签证管理规定,签证管理松散随意性大。

1.2 合同签订不严谨

在高校工程建设中,承发包双方普遍对合同不够重视,在签订合同时根本就没有考虑到把合同作为解决纠纷的依据,在这种情况下签订的合同就缺乏可操作性与完备性。例如:对于工期较长的工程,在施工期间一些材料价格发生较大波动时,调整方法没有约定:在施工期间,一些材料特别是大宗主要材料市场价格超过(降低)了双方约定的价格,虽然写明了可以调整,但没有写明调整的幅度范围。对于工程施工合同中明确了的需要发包方认质认价的材料,由于某种原因,承包方没有及时找发包方联系,对材料进行认质认价,使得承包方单独采购的材料价格发包方不予以确认,造成了双方在结算时的争议纠纷。

1.3 缺少规范的合同文本

合同的核心是标的价款,而施工合同的价款不同其他合同价款,因为在施工过程中修改、调整、补充随时可能发生,许多款项是不可预见的。虽然建设部和国家工商总局制定了《建设工程施工合同》(示范文本),但是,合同示范文本在经济合同的核心部分工程造价的约定和调整,存在许多不足。特别是目前尚无统一的分包合同示范文本。总承包商与专业分包商之间及各分包商之间经常因合同界面不清,责、权、利不明确而相互推诿,影响建设的顺利进行。

1.4 缺乏专业的合同管理人才

高校工程建设项目具有间断性,学校对工程建设管理人员的素质要求不高,很少培养和配备专业的技术管理人员。一旦进行工程建设,职能部门只能调配工作人员进行管理。大部分学校将合同管理简单地视为一种事物性工作,甚至直接指定由一般办公人员管理合同,一旦发生纠纷,就会缺少必要的法律支持。

2、高校建设工程合同管理的对策

2.1 要树立基建管理中的一切行为均以合同作为唯一依据的意识,合同运用于项目管理的各个方面,以合同、经济手段管理和实施管理。合同当事人双方必须共同按计划履行合同,实现合同所要达到的各类预定目标。对于合同的变更,合同的执行矛盾等其他内容,应认真按《合同法》《建筑法》《招标投标法》等相关法律法规履行。

2.2 要根据具体工程的情况和现实的社会经济环境条件,强化合同准备工作,坚持以施工图进行工程招标,最大限度地避免和减少工程实施过程中的不确定因素和随意性;强化工程招标中的合同意识,努力完备和详细一切技术资料和现场环境条件,使承包单位能够以最小的风险在完全公平的环境中进行投标竞争;严密制定合同文件,合理确定工程合同范围,事前分析可能存在的不确定事件和风险,有针对性的采取保护措施;工程合同价以中标价格为基础再增加3%作为工程不可预见费用,充分考虑和保证承包单位的利益,引导承包单位注重技术方案的竞争,集中力量用于工程的实施,从而保证工程的质量和进度。

2.3 要认真对待工程合同索赔的管理。索赔是指合同履行过程中,当事人一方不履行或未正确履行其义务,而使另一方受到损失,受损失的一方通过一定的合法程序向违约方提出经济或时间的补偿要求。针对基本建设工程的特点,目前的工程索赔主要是承包方向发包方提出的工期或费用索赔。处理合同索赔要遵循以下原则:索赔必须以法律或合同为依据;索赔必须建立在损害后果已客观存在的基础上;索赔应采用明示的方式,不能有任何口头上的承诺;严格按索赔程序操作,说明理由,分析原因,有依有据,合情合理,同时在时间上应有明确的法律概念。

2.4 培养合格的专业人才,监理合同履约监督机制和评价体系加强合同管理的业务指导,培养合格的合同管理人才,提高合同管理的技术含量,同时加强工程合同相关法律法规、工程索赔及各类工程纠纷仲裁和诉讼知识培训,推广合同管理理念,提高合同管理整体水平。

3、高校工程建设项目合同管理建议

3.1 从组织上采取措施,实施规范化、制度化、标准化的合同管理,制定一整套合同管理的有关工作制度和规定,对合同管理的组织、合同管理的程序以及合同的起草、谈判、审查、签订、履行、检查、清理等每一个工作环节均作出明确规定。不管涉及到何种合同,都应认真阅读理解,搞清楚合同当事人双方的权利与义务,尽量采用规范的合同文本。

3.2 建立起项目合同管理程序,实现全过程、动态的合同跟踪管理要重视合同的签订管理,强化合同实施过程中的变更、调整、补充等的管理,保证合同履行的统一性和连续性。必须重视合同变更处理的程序和依据,发生重大变更时,应同时进行合同变更;发生与约定不符的情况时,要及时协商,签订补充协议,并明确相应作废的条款、协议,以便对建设项目合同管理进行动态控制,真正实现全过程管理。

3.3 加强合同信息化管理。为满足建设项目动态管理的需要,建立建设工程施工合同管理信息系统,可随时将实际情况的变化以合同方式体现出来,便于迅速解决合同管理过程中的一些争议及索赔事项。对各种建设工程项目所签订的各种类型的施工合同进行全面科学的管理,不仅能迅速处理合同中各种信息,而且能够对新签订的合同进行信息录入,对已签订的合同进行修改、销毁、查询等处理工作。

合同时间管理篇3

物资工程管理系统是基于现代化管理思想,以先进的企业运营模式为基础,运用信息化技术,将物流管理、工程管理、财务管理有机的结合在一起所构建的现代化物资工程管理系统,是华电能源哈尔滨第三发电厂在现代化管理发展过程中的必然产物。该系统的实施,大大提高了该厂的物资工程管理水平,并且为物资工程管理走向科学化、标准化、系统化奠定了坚实的基础。

关键词:

物资工程管理系统;系统设计;物资工程;管理工程

1物资工程管理系统的实施设计背景

传统手工作业下,华电能源哈尔滨第三发电厂在日常的物资工程管理中,往往在合同、物资、财务稽查等方面或多或少的存在这样或那样的问题。如:在合同上,物资采购合同、建筑安装合同、技术服务合同、修理合同等合同文本均为专责人手动编制纸质记录,无法保障合同的统一性、严密性、正确性,合同会签为专责人将手动编制的文本打印后,逐个找相关领导进行确认签字。合同在编制及会签环节浪费了专责人大量的时间和精力。在物资上,部门申请计划单,物资编制采购合同,入库单,库存单,部门编写领料单,均为人工手动填写纸质单据。由于工作量大,在填写各类单据的同时,填写错误的情况时有发生,由于长时间库存累计较多,有的保管员累计的库存大账,少的十几本,多的甚至几十本,查询及统计库存情况、出入库情况难度很大。在财务稽核上,每月财务稽核期间,专责人要携带合同,入库单,出库单等等各类单据,到财务部进行财务稽核,财务要对每笔单据进行确认,归类,归纳入账或者估收,对相关信息进行统计汇总,由于合同种类繁多,使得财务稽核的工作量巨大,且浪费时间较长。而这些问题恰恰严重影响了企业工作的正常运行,更无法为企业领导在决策上提供及时、准确的信息,解决问题工作早已刻不容缓。

2物资工程管理系统的设计目标

为了解决上述问题,让各部门领导能够及时地获得物资及工程上的相关信息,为领导进行决策提供有力的数据支持,在我厂领导的大力支持下,经过哈三电厂物资供应部、财务部、科技部、生产技术部、供热管理部、计划营销部等部门认真研讨,制定出完全符合哈三电厂实际需求的物资工程管理系统流程,并预计达到如下目标:第一,取消人工手写各种纸质单据(合同、入库单、领料单、稽核单、报账单、付款审批单等等)。第二,缩短物资查询库存、领料时间。第三,缩短财务稽核物资入库、领料、库存、财务报账时间。第四,缩短各类合同及入库单、领料单、付款审批、报账领导逐级签字时间。第五,为相关领导及时准确地提供信息,辅助决策,减少了人为工作量,提高工作效率。规范工作流程,提高管理水平。

3物资工程管理系统程序核心与技术特点

物资工程管理系统的程序核心,采用pDCa的管理思想,即:plan计划→Do实施→Check检查→action处理的四要素为基准进行系统设计开发工作。而在系统技术上,则主要采取pHp、HtmL编程语言,mYSQL数据库,系统采取的是B/S结构编制,用户工作界面是通过www浏览器来实现,极少部分功能逻辑在前端(Browser)实现,主要功能逻辑在服务器端(Server)实现,省去了用户需下载客户端的过程。值得注意的是,该系统主要是由华电能源哈尔滨第三发电厂独立完成的。因此,在后续开发,省级系统上的意义重大。

4物资工程管理系统流程

物资工程管理系统是集物资管理及工程管理于一身的重要管理平台。物资管理,主要包括:各部门申报月需求计划,物资审批计划,分拆给对应业务员,业务员根据计划编制采购合同,该采购合同逐级网上各级领导会签,业务员根据合同明细进行每项的物资入库,入库单逐级审批,部门材料员根据物资入库情况,编写领料单,逐级审批。物资业务员根据合同完成情况及发票情况,编写物资报账,财务逐级审批,业务员根据合同的报账情况,编写合同付款审批单,财务根据付款审批情况,对供货方进行付款。物资部可根据时间、分类、价格、物资名称等多种条件,查询库存、入库、出库数据。各领料部门可根据多种条件查询本部门发生的领料单。财务部可查询库存,入库,出库,报账物资,付款审批等数据。工程管理,主要包括:下级部门编写建筑安装合同、技术服务合同、修理合同及免招标申请单、非招标入围单及确认单。编写提交后逐级按流程审批。待合同完成后,填写合同付款审批单,逐级会签审批。各合同编写部门可根据多种条件,查询本部门发生的合同具体情况。物资管理流程:下级部门申报月需求计划,物资主管审批计划后,分拆给对应业务员,业务员根据计划编制采购合同,该采购合同逐级网上各级领导会签,会签完成后,业务员根据合同明细进行每项的物资入库,入库单逐级审批,部门材料员根据物资入库情况,编写领料单(即出库单),逐级审批。物资业务员根据合同完成情况及发票情况,编写物资报账程序,财务逐级审批,业务员根据合同的报账情况,编写合同付款审批单,逐级审批。财务根据付款审批情况,对供货方进行付款。物资部可根据时间、分类、价格、物资名称等多种条件,查询物资库存、物资入库、物资出库数据。各领料部门可根据多种条件查询本部门发生的领料单。财务部可查询库存、入库、出库、报账物资、付款审批等数据。工程管理流程:下级部门编写建筑安装合同、技术服务合同、修理合同及免招标申请单、非招标入围单及确认单。编写提交后逐级按流程审批。待合同完成后,填写合同付款审批单,逐级会签审批。各合同编写部门可根据多种条件,查询本部门发生的合同具体情况。

5物资工程管理系统的实施效果

自物资工程管理系统实施后,不仅减少了相关人员填写各种纸质单据及会签的工作量,更重要的是物资工程管理系统投入使用后,提高了哈三电厂相关人员的工作效率,并通过简洁的程序界面,更加快速、准确地了解哈三电厂物资及工程的各项相关信息及进度,及时准确地做出各种决策和判断,提高了哈三电厂物资工程管理的整体水平。截至日前,哈三电厂已实现取消物资工程管理方面所有手写纸质单据,大大缩短了物资查询库存、各部门领料、财务计划出入库、库存、报账、付款及各类合同及审批单的会签时间。尤其是利用互联网,领导可以在任何时间、任何地方进入系统,随时查阅与系统管理相关基本信息,准确定位下属人员的工作情况,掌握系统执行现状,并方便地生成各种数据报表或图表。

6结语

合同时间管理篇4

关键词 国际工程管理费索赔现场管理费总部管理费

在国际工程中,管理费是工程报价的重要组成部分,主要包括现场管理费和总部管理费。对任何以盈利为目的的承包商而言,管理费都必须分摊到承包商同期的各个承包合同中,如果承包商当期没有承担项目,则管理费成为承包商的净亏损,因此,管理费与承包商盈利多少有密切的关系。管理费是费用索赔中难以确定的一部分,为提高索赔管理费的成功率,有必要对国际工程项目中管理费的索赔计算方法进行系统的分析。

一、管理费的可索赔性

索赔款中的现场管理费是指承包商完成额外工程、索赔事件工作以及工期延长期间的现场管理费用,包括管理人员、临时设施、办公、通讯、交通等多项费用。一般来讲,发生直接费索赔就会发生现场管理费索赔。现场管理费可划分成可变部分和固定部分。前者一般指在工期延长中可以调到其他工程部分(或其他项目)上去的那一部分管理设施或人员的费用。固定部分是指在施工期间不易调动的那一部分设施或人员,如办公、食宿设施等费用。

索赔款中的总部管理费是工程项目部向其公司总部上缴的一笔管理费,作为总部对该工程项目进行指导和管理工作的费用。它包括总部职工,工资、办公大楼、办公用品、财务管理、通讯设施等费用的分摊以及总部领导人员赴工地检查指导工作等项开支。索赔款中的总部管理费。主要表现为工程延误期间所增加的管理费。总部管理费也可划分为可变和固定部分,其划分原则与现场管理费类似。

在最常见的四种不同种类的索赔(表1)中,有些管理费可以得到补偿,有些管理费需通过分析才能决定能否得到补偿,有些管理费一般不能得到补偿,表1列出了管理费的可索赔情况,这些分析意见是针对一般索赔情况而论的。在索赔计价中,要考虑的因素很多,索赔费用的组成如何划分、哪些内容应列入,均应经过合同双方的分析论证才能最后商定。

二、现场管理费索赔的计算方法

现场管理费是工程成本的重要组成部分,一般占工程直接费的10-20%,在国外施工时,现场管理费所占比例还要高。在现场管理费索赔中,常用的计算方法有以下几种。

(一)以直接费索赔额为基础计算

在大多数索赔中,现场管理费可以按百分比乘以索赔的直接费用进行计算,得出应索赔的现场管理费数额。承包商可以索赔的现场管理费C现场等于承包商索赔的直接费C直接乘以合同中规定的现场管理费率B1即:

C现场=C直接×B1

该公式形式简便,只需准确地计算出索赔的直接费,可以应用在各种情况的现场管理费计算中。运用该计算公式,要求承包商做好人工、材料、施工机械设备各方面的使用记录和证据收集。

(二)通过单位时间的现场管理费进行计算

现场管理费是为整个合同工期服务的,而不是仅仅针对某项工作,因此可以首先依据合同报价求出总的现场管理费,然后依据下式计算。

1 确定合同现场管理费总额C现场

当已知工程报价直接费C现场和现场管理费费率B1时,可以采用C现场=C直接×B1进行计算。当下面三个条件同时满足时:间接费划分为现场管理费和总部管理费两项;规定了现场管理费率、总部管理费率和利润率;分包商的报价直接列入直接费中,考虑间接费时包含对分包的管理费。可以用如下方法计算现场管理费。

根据上述条件可知,中标合同价格扣除暂定金额与分包费(如果有)后的合同价格等于工程报价的直接费、现场管理费、总部管理费与合同中规定的承包商的利润四项之和。其中现场管理费C现场可以采用上式C现场=C直接×B1进行计算,而总部管理费可以采用公式C总部=(C现场+C直接)×B1进行计算,其中B,为总部管理费率,合同国际经济合作2009年第3期中规定的承包商的利润p=B3成(C现场+C直接+C总部),其中B3为利润率。根据以上公式,利用各费率和中标合同价可以逆推得到管理费计算公式

2 计算单位时间现场管理费

现场管理费按天或月平均值C0(即单位时间现场管理费)可以通过总现场管理费C现场与合同工期t合同(以天或月为单位)之比进行计算得到。即C0=C现场/t合同。

3 当发生工期延误,责任属于业主时的现场管理费

承包商可索赔的现场管理费C索赔等于现场管理费按天或月平均值C0与由于业主责任而延长的工期t延(以天或月为单位)之积。即C索赔=C0×t延。

这种通过中标合同金额倒推的方法是国际工程界进行现场管理费索赔量化的一种常用方法,但是该方法仅用来计算工期延误中现场管理费的索赔问题,同时也仅仅考虑工期延误时间因素;当遇到加速施工引起的现场管理费增加时,一般采用第一种方法。

(三)分项计算

由于很多情况下并不是现场管理费的所有项目都发生变化,所以分析确定索赔款时,分别计算出现场管理费可变部分和固定部分,汇总后即得到可索赔的现场管理费。

三、总部管理费索赔的计算方法

总部管理费的索赔款计价比较困难,没有统一的方法可供参照,在国际工程索赔时,可以参考以下计算方法。

(一)工期延误时总部管理费的计算方法

1 恩克勒公式

“恩克勒公式(eichleayFor-

mula)”是目前国际工程界使用最广泛的总部管理费索赔计算方法。根据eicueay公式,索赔要成功需要满足以下两个前提假设:①存在不确定性的延误或停滞,且在这个时期内,项目没有收入或者收入大幅度降低;②在延误期内,承包商不可能也不允许从事其他附加工作,即总部管理费不可能从承包商在延误期内从事的其他附加工作中得到补偿。

如果承包商在延误结束后,采取加速施工策略,增加了资源,以致最后合同提前完成。在这种情况下,由于承包商进行了额外工作,总部管理费索赔存在争议。此时承包商需要提供证据证明:增加资源进行赶工是承包商早已计划的,并有能力提前竣工,而且并非是业主方干预的结果。实际上,在加速施工的总部管理费索赔中,常常采用下文“(3)其他计算方法”中所列的方法。

表中变量关系说明:

1)表中的实际合同期表中三个合同期存在如下关系:实际合同期(n)=原合同期(m)+延误期,延误期不仅包括业主引起延误的天数(p),也包括其他非承包商原因引起,但无权获得费用补偿的的工期延误,如发生的共同延误;

2)被延期合同的完成额存在如下关系:被延期合同的完成额(实际合同期)(e)=被延期合同的完成额(原合同期)+被延期合同的完成额(延误期)(H)

表2是对学者ottesen(2003)原有列表的进一步完善,其中实际合同期是从工程开工到工程实际竣工的时间,不包括由于承包商原因引起的延误(业主同意延长的除外),如发生此项延误,一般承包商自行承担责任,同时合同竣工时间也不进行调整。原合同期是合同中计划的完工时间,延误期为按关键路径方法计算出来超过计划工期的天数;完成额是指到指定日期时所完成工程按照合同条件计算出来的价值,属于承包商完成的合同价值,包括各种实施的变更和索赔事件等。而合同额是合同规定的承包商可能获得的款项,包括承包商还未履行的合同价值。所以,被延期合同的原合同额(原合同期)和被延期合同的完成额(原合同期)(D)一般不相等,一方面是两者虽然实施工期相同,但是合同完成百分比不同;另一方面,由于在合同的实施过程中,发生了各种索赔和变更事件,导致了被延期合同在原合同期内的完成额度发生变化。

同时需要指出的是目前国内一些文献中介绍的计算公式是错误的,即在进行分摊时将原合同期和实际合同期弄混,或者将该公式的修订形式(有些修订形式在该表中没有列出)和原公式等同。

在该公式的使用和发展过程中,还产生了很多其他修订的恩克勒公式,比较典型的有表2介绍的两种修正的“恩克勒公式”。它们将影响时间限定在原合同期内,提高了总部管理费的索赔额。

2 胡德森公式

“胡德森公式(HudsonFormu-la)”也是一种常见总部管理费索赔方法,它起源于英国,在1970年出版的《胡德森论建筑和土建工程合同》(Hudson BuildingandCivilengineeringContract)第十版中首次得到解释并被广泛应用,具体计算方法见表2,该公式应用的主要问题是如何确定总部管理费的百分比。

表2同时列出了常用的九种工期延误时总部管理费的索赔方法。对于这些方法应当注意,除了emstrom方法是基于人工费和总部管理费的比例关系外,其他八种方法均是基于在实际合同期内合同的完成额和总部管理费之间存在的一定比例关系;他们使用的条件是:公司所有的合同实施产生了总部管理费,所有的总部管理费由各个项目进行分摊,当一个项目不能分摊总部管理费时,承包商有权进行索赔获得总部管理费;计算延误责任是由于业主方原因造成的。这些方法都是事后计算,一般在工程竣工后才能使用这些方法计算。当然,如果一方能够在事前估算出所有的数据并经另一方认可,也可以在发生索赔时计算。

(二)工程范围变更时总部管理费的计算方法

1 计算总部管理费的分摊额

总部管理费的分摊额a,等于与合同变更有关的原直接费C直与合同期内全部工程直接费C全直的比乘以合同期总部管理费总额a2,即a1=(C直/C全直直)×a2。

2 确定与变更合同有关的原直接费单位货币中所含总部管理费

与变更合同有关的原直接费单位货币中所含总部管理费B1等于总部管理费的分摊额a1与合同变更有关的原直接费C直的比值,即B1=(a1/C直)。

3 计算应索赔的总部管理费用

应索赔的总部管理费用C1等于与变更合同有关的原直接费单位货币中所含总部管理费B1与变更增加的直接费C变更的乘积,即C1=B1×C变更。

该模型适用于在此期间承包商承担的各工程项目的主要费用比例变化不大的情况,否则计算会明显不合理,如对于变更工程的直接费占比例较大的工程,总部管理费补偿的较多,反之较少。

(三)其他条件计算方法

当工程报价满足以下条件,考虑间接费时应包含对分包的管理费:①间接费划分为现场管理费和总部管理费两项;②规定了现场管理费率、总部管理费率和利润率;③分包商的报价直接列入直接费中。总部管理费索赔额C1等于现场管理费索赔款额C现场与直接费索赔款额C直接之和乘以总部管理费比率B2,即C1=B2×(C现场+C直接)。

当不满足上述某些条件时,可以对公式做适当调整。其中公式中的总部管理费的比率可以按照合同中规定(主要是指投标报价书)的总部管理费的比例(如3%~8%)计算,也可按照公司总部统一规定的总部管理费比率和有关索赔款额计算。该公式原理和mab-shul公式类似,mabshul公式中的H/(i+Q)表示的含义就是直接费索赔款额和现场管理费索赔款额之和。

C2=B2×(C现场+C直接)式中,公司管理费比率B2是由公司总部根据该公司某一时期内的合同总额具体确定的,作为该公司向各个工程项目征收总部管理费的统一标准。但在具体计算某个工程项目的索赔款项时,业主一方可能认为承包公司总部规定的管理费比率太高,而拒绝接受,这时就只能采取前面所述的其他公式。

(四)总部管理费计算方法对比分析

表3对总部管理费的三种计算方法进行了对比分析,在实际中,尽管方法(2)和方法(3)可以进行实时计算分析,尤其当延误是由业主原因(发生工程暂停等)引起时,但是由于两种方法计算出来的索赔额相对减少,因此承包商很少采用这两种方法;另一方面,如果相差数额较大时,承包商会倾向于工程完工后再采用方法(1)进行计算。

在实际工程中,往往可以同时采用多种计算方法,如当工期的延误可能是由于工程范围变更导致时,这三种方法都可以采用,具体采用那种方法则需要分别计算之后选择对自己有利的计算方法。

四、结论

合同时间管理篇5

【关键词】合同管理;招投标阶段;合同实施

1.引言

在市场经济体制下,合同已成为正常、有序地进行经济活动的主要依据之―。作为一项重要的经济活动,建设工程由于其投资大、持续时间长、参与主体多、经济关系复杂,还要受到地质、气候、政治、金融等多因素的影陶,导致实施建设项目的难度很大。如果不事先将各方的权利、义务明确,使各项工作合理安排、分配并按部就班地实施,耍想获得工程质量、成本、工期、安全等多方面的良好控制是不可能的。因而建设工程施工合同无疑是规范建筑活动的有力工具之―。建设工程施工合同管理已成为工程项目管理的一项重要手段,它覆盖了合同策划、签订、实施、解决争议、风险管理、索赔及信息管理等多个方面。

2.工程招标投标阶段的合同管理

2.1合同的总体策划。合同总体策划的确定对整个工程项目有重大影响,其根本性和方向性的合同问题,是确定合同的战略问题,它们对整个项目的计划、组织、控制有决定性的影响。合同总体策划的可行性和有效性只有在工程的实施中体现出来。在项目实施过程中,开始准备每―份合同招标,以及准备签订每―份合同时,在工程结束阶段时都应对合同总体策划再作一次评价。

2.2招标文件的分析。承包商取得招标文件后应进行全面分析和正确理解。主要包括:1)招标文件的总体检查;2)招标条件分析;3)招标工作时阅安排的分折;4)工程技术文件分析。

2.3合同文本分折。合同文本通常指合同协议书和合同条款等文件,是合同的核心,对合同文本的分折是一顾综合性的、复杂的、技术性很强的工作。它要求合同管理者不但要熟悉与合同相关的法律、法规,精通合同条款,对工程环境有全面的了解,而且应有合同管理的实际工作经验和经历。一般来说,合同文本分析主要有四个方面内容:1)施工承包合同的合法性分析;2)施工承包合同的完整性分析;3)合同双方责任和权益分析;4)后果性分析。

2.4承包工程中的风险分析。风险是指在从事某项特定活动中因不确定性而产生的经济损失、自然破坏或损伤的可能性。在项目实施过程中。这些因素都有可能会产生变化,在各个方面都存在着不确定性。这些变化会使得原定的计划、方案受到干扰,使原定的目标不能实现。因此,必须在合同签订前对可能出现的各种风险作全面分析、预测,以采取有效的对策预防和降低风险的发生和损失。

2.5投标文件分析。投标文件的分析是招标人在建设工程项目招标过程中一项十分重要的合同管理工作。投标文件是投标人参与评标的凭证,也是未来的建设工程施工合同的重要组成部分。招标人应审查投标文件的合法性、有效性,分析比较投标报价、评审方案和其他评标因素,只有全面地分析和审查投标文件,才能正确地评标、定标。

2.6合同谈判。施工合同谈判是合同当事人双方就施工合同具体内容进行研究、协商的过程,也是建设工程施工合同正式订立前双方当事人力争自己合同权益的重要机会。由于建设工程项目招标文件和投标文件的局限性,不可能充分涵盖未来建设工程项目实施过程中可能遇到的各种情况,同时,合同双方对招标文件和投标文件的理解也不尽相同。因此必须在建设工程施工合同正式订立前对合同进行谈判和协商,进一步澄清和补充合同条款,使合同双方在谈判中进―步地沟通,详细地交换意见。通过合同谈判,完善合同条款,合理分配合同风险和合同权利、义务与责任。

3.合同实施控制

建设工程施工的过程就是施工合同的实施过程,要使合同顺利实施,合同双方必须共同完成各自的合同责任。施工合同的实施管理与控制应贯彻到工程实施的各项工作之中,主要工作包括:

3.1参与落实计划。合同管理人员与项目的其他职能人员一起落实合同实施计划,为各工程小组、分包商的工作提供必要的保证,如施工现场的安排,人工、材料、机械等计划的落实,工序间的搭接关系和安排以及其他一些必要的准备工作。

3.2协调各方关系。在合同范围内协调业主、工程师、项目管理各职能人员所属的各工程小组和分包商之间的工作关系;解决相互之间出现的问题,如合同责任界面之间的争议、工程活动之间时间上和空间上的不协调。承包商与业主、与业主的其他承包商、与材料和设备供应商、与分包商,以及承包商的各分包商之间、工剧、组与分包商之间常常互相推甸一些合同中或合同事件表中末明确划定的工程活动的责任,这就会引起内部和外部的争议。

3.3指导合同工作。合同管理人员对各工程小组和分包商进行工作指导,作经常性的合同解摄,使各工程小组都有全局观念,对工程中发现的问题提出意见、建议或警告。合同管理人员在工程实施中起“漏洞工程师”的作用,但不是寻求与业主、工程师、各工程小组、分包商协对立。合同管理人员的目标不仅仅是索赔和反索赔,而且还要将各方面在合同关系上联系起来,防止漏洞和弥补损失,更完善地完成工程。

3.4参与其他项目控制工作。合同项目管理的有关职能人员每天捡查、监督各工程小组和分包商的合同实施情况,对照合同要求的数量、质量、技术标准和工程进度,发现问题并及时采取对策措施;对已完成工程作最后的检查核对,对未完成的或有缺陷的工程责令其在一定的期限内采取补救措施,防止影响整个工期。按合同要求,合同业主及工程师等对工程所用材科和设备开箱检查或作验收,看是否符合质量、图纸和技术规范等的要求,进行隐蔽工程和已完工程的检查验收,负责验收文件的起草和验收的组织工作,参与工程结算,会同造价工程师对向业主提出的工程款账单和分包商提交的收款单进行审查和确认。

3.5合同实施情况的追踪、偏差分析及参与处理。它主要包括收集合同实施的信息及各种工程资料,并作出相应的信息处理;将合同实施情况与计划进行对比分析,找出偏差;对合同屉行情况作出诊断;向项目经理及时通报合同实施情况及问题;提出合同实施方面的意见、建议等。

3.6负责工程变更管理。工程变更管理是指参与变更谈判,对合同变更进行事务性处理,落实变更措施,修改变更相关的资科,检查变更措施落实情况,并及时反馈给项目经理和业主(监理工程师)。

3.7负责工程索赔管理。工程索赔管理包括与业主之间的索赔和反索赔,与分包商、材料供应商及其他方面之间的索路和反索赔。

3.8负责工程文档管理。工程文档管理是指对分包商发出的任何指令,向业主发出的任何文字答复、请示,业主方发出的任何指令,都必须经合同管理人员审查,记录在案。

3.9争议处理。承包商与业主、与总(分)包的任何争议的协商和解决都必须有合同管理人员的参与,对解决方法进行合同和法律方面的审查、分析及评价。这样不仅保证工程施工一直处于严格的合同控制中,而且使承包商的各项工作更有预见性,更能及早地预测合同行为的法律后果。

参考文献

合同时间管理篇6

关键词:合同管理;管理流程;信息系统;界面管理

1引言

大型项目的合同种类繁多,传统的手工管理方法耗时费力,很难实现合同信息的快速提取,对合同执行状况难以进行动态跟踪,对合同索赔缺乏信息支持。基于管理流程的合同管理信息化的目标是对大型施工企业的所签订的各类合同的基本信息进行管理;对合同状态进行跟踪;通过信息平台实现合同评审的网络化;根据合同确定项目的预算成本,作为成本控制依据,并对合同执行情况进行对比跟踪;依据历史工程索赔事件建立索赔事件库为项目获取索赔机会提供信息支持。

近年来,信息技术的高速发展为管理流程的改进提供了很大的空间,全面推动了流程管理的实现与组织的变革,对工程项目合同管理的实施进行流程分析,将相互关联的管理过程作为系统加以识别、分析和理解,确定项目管理流程、操作程序、工作逻辑关系,从而提出并优化有关管理流程,建立一套标准化、工作程序化、规范化、科学合理的管理工作流程,将有利于对整个项目系统或系统中的某个过程及其相互作用进行动态的、系统的管理,从而保证了各项工程施工活动的决策正确性及其实施结果的预期性,最终有效地保证项目合同管理目标的实现。

2大型设计项目的合同管理流程简介

2.1大型设计项目合同管理流程的概念管理流程是指管理活动中一系列相互关联行为的序列结构,它反映了在某种活动目标的导向下,这些活动的先后顺序、承转关系,制约、推进和输入输出的客观规律。按其性质和作用可以分为总体流程、局部流程和细部流程,总体流程规定了管理活动的阶段划分以及各阶段的相互关系;局部流程反映各管理阶段重要环节的相互关系;细部流程则反映各管理环节中业务活动的相互关系和流转过程。大型设计项目合同管理流程是它反映了工程设计项目管理的客观规律和管理活动的特点,将设计过程所需要的信息流和物质流进行有机结合,并为设计技作业和管理活动输入行为目标、物质条件、运作规则,促使其产出预期的结果。

2.2大型设计项目合同管理流程的特点管理流程具有目的性、必然性、多样性、系统性和层次性的特点。

2.2.1目的性是指管理流程表达了管理业务完成的过程,一定以实现相应的管理业务为目的:

2.2.2必然性指管理业务的完成必然要通过某种流程;

2.2.3多样性指许多管理业务完成方式不具有唯一性,指一个管理系统中总是存在多种管理业务,因此存在多种流程,而且这些流程之间是密切相关的,是严密的组织的。一个管理系统的流程是由多种不同的流程构成的流程体系;

2.2.4层次性指由于管理系统的功能具有层次性,相应的管理业务与流程也具有层次性,即一个综合性的管理业务的流程可以分解为若干较管理业务流程组合。

2.3大型设计项目合同管理流程的构建步骤为了保证设计项目合同管理的成功实施,必须建立一套高效的管理流程体系,而一个理想的流程体系结构应该满足以下两个条件;(1)流程同步,指流程应具备在质量、数量、时间等方面准确满足设计项目合同目标实现的能力。(2)流程高效,是用总的流程成本来计算,理想水平是用尽可能低的成本来保证项目信息流程、资金流、物资流的运转。管理系统流程设计的主要内容有管理业务分解、相关管理业务分析、构建管理流程责任分配矩阵、绘制各级管理流程图等。

管理流程设计是大型设计项目造价管理系统设计的重要组成部分,管理流程设计通过将某项管理工作分解为各个管理活动,直到管理工序,并区分具有不同性质或特点的工序,根据管理科学原理采用不同的工序完成方式,在此基础上确定的管理工作完成过程,为科学地确定系统结构、系统的管理规范奠定了基础。特别是在现有管理系统重新设计中,通过流程研究,优化与再设计,使进一步通过结构再设计实现系统整体优化有了较好的基础。项目合同管理工作的分解及相应流程的构建一般经过如下几个步骤:(1)对设计合同管理工作进行研究与探索,确定分解的准则,是按管理职能划分或是按工程实施顺序划分等准则;(2)确定某项管理工作的管理活动组成,并理清管理活动中各个管理工序,初步拟定某项管理工作完成的综合流程和相应的子流程;(3)去除每项管理职能的流程中的不可行的方案或明显劣于其他方案的方案,保留较好的方案。

2.4大型设计项目合同管理流程的控制

大型设计项目合同管理流程控制是利用现代工程项目管理相关学科知识和技术方法,通过对影响设计项目合同管理的目标的因素进行识别、设计环境进行分析,对工程项目设计合同管理的目标控制的原则、原理、方法及措施做出全面的系统规划,进而对设计行为状态实行跟踪控制和组织协调,从而保证对设计项目管理职能的履行,最终实现工程项目的设计目标。

它涉及到利用信息系统所提供的信息,对管理活动做出最优化决策和指令,使每个管理过程始终逼近项目目标计划。控制系统的决策、指令及执行,是由项目管理部门的高级、中级、及技术管理三个层次实现的,三个层次的水平将直接影响目标计划的实现。信息系统的信息敏感程度,与控制系统的决策优化水平关系极大,而控制系统的决策优化水平,直接影响到计划与实际的差异程度。因此,信息系统与控制系统必须设计成相匹配的系统。

2.5合同管理流程的界面分析与管理界面,又称接口,是指相互作用的子系统之间的界限,是子系统之间既相区别又相联系的纽带。界面管理是指协调相互作用的子系统之间的能量、物质、信息交换以实现系统目标的活动,除了组织上、管理上、技术上的协调之外,还要协调各系统界面的相互关系。

在现代工程项目管理中,人们越来越强调系统的集成,在工程项目中界面具有十分广泛的意义,项目的各类系统,如目标系统、技术系统、行为系统、组织系统等,他们的系统单元之间,以及系统与外部环境之间都存在着复杂的界面。项目管理系统各子系统之间及各个子系统内部存在复杂的界面,而直接的表现形式是各管理流程之间的接口。

我们可以看出项目管理系统与外界以及项目管理系统内部之间的流程要素以及各管理流程之间存在复杂的关系,他们之间互相作用、互相联系、互相影响,设计项目管理流程的界面有很多种类型,可以从很多不同的角度来描述:(1)项目的各类组织系统之间以及项目整个系统与外界环境系统之间存在复杂的管理界面。例如,政府主管部门、项目管理组织、承包商、材料供应商等项目参建单位之间的工作往来形成了复杂的管理流程界面:从总体上,项目所需要的资源、信息、资金、技术等都是通过界面输入的,项目向外界提品、服务、信息等也是通过界面输出的,所以整个系统与外界也存在着复杂的界面。(2)在工程项目生命周期的各阶段之间的管理流程界面。设计项目自可行性研究至设计、设计到施工、施工到验收,在这些界面的两侧的管理环境及参与单位都有着显著的不同从而导致管理流程的差异,这些差异造成不同的工作、人员行为以及控制方针,从而形成了项目管理实施过程之间的管理流程界面。(3)各管理子系统之间的职能管理流程界面。在设计项目的管理中,项目管理的各个职能以及各个管理部门在项目过程中形成一定的关系,互相依赖、互相影响,由于各子系统的功能不同、目标不同,按其职能可将项目管理系统分解为进度管理子系统、成本(投资)管理子系统、质量管理子系统、合同管理子系统等,从而各个子系统之间构成复杂的职能管理流程界面。(4)在项目设计的各个管理职能系统内部也存在管理流程的界面,例如进度计划管理系统中,进度计划的编制分为总体实施计划及各年度、季度、月度计划的编制。在总体计划编制的管理模块中,输入是项目管理目标及上层系统组织的意图,输出是项目的总体实施进度计划,对于年度进度计划的编制而言,其输入是总体实施计划,输出是项目的年度实施计划。所以,不同阶段的计划编制工作之间存在流程界面。(5)部门间流程界面。部门间流程是跨越两个或两个以上职能部门的流程,即流程的系列活动是由不同职能部门的人来共同完成的。部门间流程的活动是不同的,但却是相关的,活动之间有着内在的联系,有些活动乍看起来是不相干的,但通过某些其他活动的媒介,这些活动间也发生了远程联系,通过这些不同部门间的相关活动的共同作用产生了特定的结果,从而构成某一工作完成的特定流程。例如,在设计项目实施过程中,对项目管理组织者而言,首先必须让各专业对自身图纸电子版验收合格,然后组织专业间会签交底,之后方能协调出版部门按计划出图。这项管理工作的实施跨越了不同的专业、不同的行政科室和院内不同部门,产生了部门间立体交互的流程界面。因此,我们要对整个管理系统进行全面分析,运用集成管理的思想,对流程实施集成管理,做好各管理流程的界面协调,保证各管理子系统之间以及各子系统内不同管理流程的物资、能量、信息通畅地流动,同时要处理好系统与外部环境的关系,使整个管理系统始终处于有效平稳的状态。

3大型设计项目合同管理流程的设计与实现

3.1背景分析某大型项目的合同管理流程系统需要全面地归纳设计项目合同管理的事务,其中包括招投标文档,并通过分类登记、关联管理、跟踪催办,使原本散落在各个部门和各个人案头、柜子中的所有合同台账、费用往来、文件往来、进度款、付款凭证、变更及其处理过程记录等均可有条不紊地记载到该系统中,使原本难以理清的施工管理和合同事务变得有章可循。要求该系统不仅本身具有强大的管理功能,还可很好地桥接工程项目的其它业务管理,如:对进度计划管理、材料与物资管理、投资控制管理、质量安全管理等各个管理系统之间起到协调、监控作用。

3.2本项目合同流程管理的目标分析本项目的合同流程管理主要是实现对项目合同签订、履行、变更、索赔、终止、结算等的全过程跟踪管理,同时为决策提供相应的支持信息和完整的文档管理。具体包括:(1)实现对合同签约的流程化管理,该部分内容可链接到招投标管理子系统中;(2)以合同为主线,以费用回收与设计产品交付为中心,实现对合同全生命周期的管理;(3)对合同变更、索赔等重要合同事件进行记录、分析,其中变更部分链接到计量支付中的工程变更管理;(4)对项目会议、方案变更、资源供应、进度调整等进行记录,以便查询。本系统所涵盖的业务范围是针对工程相关合同生命周期中的各项业务,包括基本信息的管理、工程各类合同的签订、履约监控、变更、索赔、终止、结算等业务和工程备忘录。按照合同的生命周期,本系统合同管理子系统涉及的业务过程有合同的申请审核、工程各类合同的签约、履约、计量与支付、变更和索赔、终止、结算等业务。本系统主要分为基本信息管理、合同签约管理、合同进程管理、合同变更管理、合同索赔管理、合同终止管理、工程备忘录七大模块。合同管理子系统采用目录树层状结构,对合同申请、审核、签订、索赔、计量、支付、变更等合同相关业务进行全面、有效地管理,使工程项目各有关单位之间建立有机的联系,相互协调,共同实现进度、质量、费用三大目标。

3.3合同管理综合流程图根据本项目的特点,建立的合同管理综合流程图。

3.4主要的功能模块的分析

3.4.1合同签约管理模块本功能模块是保证项目的顺利进行,规范经济行为,有效控制投资规模,规范合同的签约行为。其主要功能包括如下几点:(1)实现合同文本审核流转单的增、删、改;(2)实现合同文本审核流转单的在线流转;(3)实现合同文本电子文档的挂接;(4)实现对合同模板的增、删、改;(5)实现对因招标项目的信息查询;(6)实现合同文本电子文档的在线批注、审核。合同签约管理流程。3.4.2合同进程管理合同进程管理主要包括进度信息管理、质量信息管理、计量信息管理、支付信息管理四大管理模块。

1、进度信息管理该模块主要反映工程的进度计划与完成情况,可由各标段的进度计划与完成情况的相关数据编制汇总得出进度汇总表。该功能模块要实现的功能如下:(1)实现进度计划、完成情况的调用;(2)实现进度计划、完成情况的信息查询;(3)实现各标段进度计划、完成情况的对比分析。

2、质量信息管理该模块主要提供工程检测与评定及质量事件的信息。可由各标段质量检测、评定及其相关数据汇总得出工程质量汇总报表。该功能模块要实现的功能如下:(1)实现质量信息的调用:

(2)实现质量检测、评定与质量事件的信息查询:(3)实现各标段质量情况的对比分析。

3、计量信息管理该模块主要是对各标段每期工程计量信息的查询与汇总,可由各标段审核后的计量及相关信息,如工程量清单、中间计量表汇总出审核后的中间计量总表。其流程图。该功能模块要实现的功能如下:(1)实行计量信息的调用:(2)能够察看其他模块中相关的支付、质量与进度信息,能够对累计完成数据进行统计,并且用直方图对合同完成情况进行统计分析;(3)能够对完成项目进行费用分摊;(4)对以往审核后计量信息的查询。

4、支付信息管理该模块主要是对各标段每月支付信息进行查询与汇总。可由审核后的各标段支付及其相关信息,如中间支付单、付款单等汇总出审核后的中间支付汇总表。支付流程图包括中间支付流程图和竣工支付流程图。该功能模块要实现的功能如下:(1)实现调用支付信息;(2)实现对中间支付信息的查询;(3)对支付金额超过支付比例的进行预警;(4)对支付款项做支付跟踪,查询实际支付时间、支付数量,及累计各期的支付数。

3.4.3合同变更主要实现合同变更的查询汇总,并分析合同变更的变更工程量和计算审核,实现对非合同变更(工程变更和设计变更)的量价分析,并设置是否记人合同总价调整的功能。可实现由合同变更的基本信息,包括变更原因、变更内容、变更时间、审核记录等汇总得出合同变更情况一览表,并予以合同的变更管理的功能。该功能模块要实现的功能如下:(1)当有新合同变更单进入系统时报警,提示相关工作人员;(2)对各标段合同变更单的查询:(3)对各类变更进行量价分析;(4)对合同变更审核过程进行查询;(5)能够通过查询相关的设计变更单审核工程变更单。3.4.4合同索赔该模块主要实现合同索赔的查询汇总,并分析合同索赔的变更工程量和单价以及工期。本功能模块不实现索赔的录入,索赔申请审核在投资控制子系统系统中实现。该模块可实现由合同索赔的基本信息,包括索赔日期、索赔原因、索赔内容、索赔审核意见等汇总得出合同索赔信息一览表。该功能模块要实现的功能如下:

(1)提示、查询、跟踪合同索赔状况;

(2)合同索赔与相关工程问题关联:

(3)合同索赔需进行量价分析和费用分摊。合同索赔的基本流程图见图7所示

3.4.5合同终止管理

1、合同中止和终止合同中止和终止后要进行结算和资料移交等工作。该模块的输入为合同中止和终止的基本信息,该模块的输出主要为合同中止和终止的基本信息列表。该功能模块要实现的功能如下:

(1)合同中止申请审核信息和终止信息的增、删、改:

(2)合同中止申请审核信息和终止信息的查询。

2、合同结算合同结算指系统根据结算日期汇总合同投资的各项信息,如合同金额,发生变更金额,累计完成投资额,累计进度款支付金额,剩余合同投资等,本管理模块可以实现合同结算功能。该功能模块要实现的功能如下:

(1)合同结算信息的增、删、改;

(2)合同后生成合同剩余工程量清单。

3.5接口合同控制系统不使用外部专用软件,因此本系统的接口主要是指与其他子系统的接口。在工程项目实施中合同管理是投资、进度、安全/质量控制的依据。

(1)与投资控制子系统通过合同分解编码和清单分解编码相联系,两个系统的交叉主要在实际计量支付的管理和变更、索赔对投资的影响上,实际审核的流程交由投资管理子系统实施,审核结果的支付数额、变更索赔数额等传给合同子系统做进一步查询分析。

(2)对于计划进度控制子系统可通过合同编码直接和进度子系统相联系,合同子系统关于进度计划与计划完成情况的信息由计划进度子系统调用,由合同子系统进行查询分析。

(3)对于质量控制子系统可通过合同编码直接和合同子系统相联系,合同子系统关于质量检测、评定与质量事件的信息由质量控制子系统调用,由合同子系统进行查询分析。

(4)对于招投标项目的合同相关信息可由招投标子系统调用,包括在合同申请过程中招标项目的中标信息。

合同时间管理篇7

摘要:界面管理是国外近年来创新管理的新趋向,在综合分析国内外有关界面管理研究成果的基础上,提出旅游企业间界面的概念,探讨旅游企业间存在的界面问题,即信息不及时、不透明,关系松散、相互之间不信任,并对其进行原因分析。最后,运用横向界面管理提出提高旅游企业间界面管理效率的界面管理机制:跨职能整合机制、充分沟通机制和协商合作机制。

关键词:旅游企业;界面;界面管理

一、界面管理的内涵

(一)界面

在管理领域,国内最早提出“界面”概念的是长城企业战略研究所(1997)[1]。该研究所认为,界面是指为完成同一任务或解决某一问题,企业之间、企业内部各组织部门之间、各有关成员之间在信息、物资、财务等要素交流方面的相互作用关系。分为三个层次:一是企业与企业之间的宏观层次,最典型的就是用户(user)—制造商(manufacturer)—供应商(supplier)界面,即界面;二是企业内部各职能部门之间的层次,比如,市场营销—R&D—生产制造界面,即界面П;三是职能内部层次,如R&D—R&D界面、研究—开发界面等,即界面Ш。官建成、张华胜将产生冲突的区域叫做界面,认为界面存在于独立的子部门之间的交互作用中[2],其和谐关系对产品开发成功影响甚大。刁兆峰和余东方认为,界面是两者之间的相互连接、相互作用状态[3]。吴涛、海峰、李必强认为,界面是相关单元之间接触方式和机制的总和,是集成关系形成和发展的基础[4]。

通过对上述的各个概念进行分析和总结,可以看出界面具有以下特点:(1)相互作用;(2)相互连接。在此,笔者对旅游企业间界面给出一个比较粗糙的定义:有内在关联性的旅游企业之间为满足各自需要而相互作用、相互连接。根据长城研究所对界面的划分,旅游企业间的界面属于界面。本文旅游企业间合作主要指的是旅行社跟航空公司、酒店、景区的合作。

(二)界面管理

界面管理是指为完成同一任务,企业需要处理企业之间、企业的各组织部门、各有关成员之间在信息、物质、财务等要素交流方面的相互作用,解决界面双方在专业分工与协作需要之间的矛盾,实现控制、协作与沟通,提高管理的整体功能,实现企业绩效的最优化[5]。

(三)界面管理的发展历程

界面管理的研究可以追溯到1978年Souder&Chakrabarti开展的界面问题研究,他们发现在新产品开发过程中,缺乏有效的界面管理是新产品的最主要原因。华锦阳根据管理方式与公司战略的关联度,将界面管理的发展过程划分为三个阶段[6]:第一阶段:职能分割,部门孤立,各行其是,界面管理近于无;第二阶段:在项目水平上各职能进行联结合作,形成矩阵式结构,但仅限于单个项目,未能将所有项目一体化,缺乏企业全局战略思考,界面管理是不完全、不稳定的;第三阶段:在全局性和长远性战略的指导下,部门之间达成伙伴式合作关系,一体化程度高,界面得到很好改善,企业中高质、创新、高效益的产品快速、持续产生。

二、旅游企业间的界面问题及原因分析

(一)旅游企业间的界面问题

在旅游企业间的相互合作过程中,会产生很多无益的冲突,从而导致界面双方连接、作用的障碍,也导致双方合作的失败。这些问题主要包括:

1.信息不及时、不透明。无论是旅行社和航空公司之间的合作,还是旅行社和酒店、景区之间的合作,都存在着信息不透明的问题。航空公司没有给旅行社确切的价格、航班及班次等信息,也没有给其充分的时间提前量,更没有较大的折扣;饭店没有及时告知旅行社饭店的预定、出租情况及价格的变化情况;景区的价格相对来说是稳定的,但还是会出现涨价的情况,而没有及时通知旅行社。旅行社需要提前制定其线路,在与其上游企业合作中,由于得不到及时、透明的信息而使自己在经营操作中常常处于无序状态,甚至自己支付机票、客房、景点的涨价部分,从而降低了利润。

2.关系松散、相互之间不信任。航空公司、酒店觉得旅行社不可靠,淡季的时候请旅行社帮忙推销一些线路,但如果该条线路利润很低,旅行社通常都不会尽全力去推销,而在旺季的时候,航空公司(酒店)也不肯给予旅行社较低的折扣和较多的舱位(床位)。旅游景区在刚开始推出的时候,希望跟旅行社合作,共同宣传,以提高其知名度,而当景区热起来后,却没有保证最先投入开发的旅行社的利益,而是提供同样优惠的价格给所有的旅行社,一定程度上损害了早期投入的旅行社的利益。

(二)旅游企业间界面问题形成原因

在探讨界面问题形成原因方面,郭斌、陈劲、许庆瑞等对企业内部界面问题以及企业供应链之间的界面问题的产生原因进行了分析,认为“粘性信息”(stickyinformation)的存在、不同部门之间的缺乏了解、不同部门之间的目标差异导致的界面冲突、个人价值观差异带来的文化冲突等4个方面是产生界面问题的共同原因[7]。旅游企业组织之间的界面的形成原因可以分析为以下四方面的内容:

1.利益的独立性。旅游企业间是由不同的企业组成的,每个企业都是独立的法人单位,因此,依然满足追求利益最大化的经济人假设。同时,又由于企业成员的有限理性及信息不对称,使得旅游企业具有利益上的异质性。如在旅游旺季,酒店尽量减少提供给旅行社的客房数,而在旅游淡季,又希望旅行社能为自己带来更大的客流量。

2.组织异质性。每个旅游企业都有其各自的历史、经历、观点、行政系统和经营理风格,在发展过程中会形成自己的企业战略和企业文化,而且该企业文化将影响自己员工的目标追求和个人价值观念、事业取向,也影响企业对知识和信息的吸收能力。在和其他企业合作的过程中,往往无法理解对方的行为准则。

3.信息不对称。界面问题是企业间信息、资源的流动时表现出来的。因此,其信息流畅度与信息的内容、传递信息的介质有关。每个旅游企业是独立的组织,因此,具有独立的信息系统,该信息系统不一定跟其他旅游企业都建立了信息系统,也不一定能和其他企业的信息系统很好的匹配,因此,在信息传递过程中,导致信息的不及时。

三、旅游企业间界面管理机制

界面问题大量地存在于企业管理之中,从界面的产生结构来看,主要可以分为两类:一类是由于纵向联系而产生的界面,称为纵向界面,双方在组织内部有直接隶属关系;另一类是因为横向联系而产生的界面,称为横向界面,双方在组织内的地位平等或相对平等[8]。旅游企业之间的合作是并行的流程之间的联系和相互作用,所以,他们之间的界面是横向界面。

从界面管理的角度出发,对待横向联系方面的界面应采取跨职能整合原则、充分沟通原则和协商合作原则[8],相应地,建立了跨职能整合机制、充分沟通机制和协商合作机制。

(一)跨职能整合机制

跨职能整合是指在界面管理中运用系统整体性原理,在系统目标指导下实现管理中各企业之间、各项目之间以及各成员之间有效的沟通与协作,以充分利用资源,提高管理绩效[8]。在旅游企业的合作过程中,针对产生界面障碍的利益独立性,可以采用跨职能整合,以建立合作各方共同的企业目标,需要制定这些目标的管理者具有精通多种职能管理知识的通才,而不是某一方面的专才,因为通才才能更好的与对方企业谈判并建立合理的共同目标。在合作的过程中随着时间的推移会出现原有目标不再符合现阶段的发展,主要是因为合作者既希望从合作中得到好处,同时,又极力保持相当程度的自,自的存在必然会导致共同目标的潜在冲突。因此,需要这些管理者需要对发展方向定期检查,以确保目标的协调一致[9]。

(二)充分沟通机制

为了保证旅游企业间的有效运作,克服信息不及时、不对称的障碍,必须加强界面沟通和协作。通过沟通,有利于充分利用对方的优势,得到共同发展;有利于了解对方的企业文化,理解对方的行为。

1.建立协调小组。当旅游企业开始合作后,不同企业的管理者需要共同商讨一些事情,他们会定期开会,通过这个途径跟对方熟识。但是,并不是很多员工都能跟对方企业的员工交流的,因此,这些员工不能理解对方的行为。同时,由于某些部分涉及到不同企业的共同的参与,因此还是会出现利益分配不均的问题,对于这些问题的解决需要建立协调小组。

2.建立有效沟通的信息平台。随着信息时代的到来,每个旅游企业要处理越来越多的信息,因此,会缺乏对其他企业信息了解的冲动,从而造成信息流堵塞在信息源附近,导致信息粘滞。在旅游企业间界面管理中,有必要设立一个专门的公共的信息平台,这样,跟界面联系着的每个旅游企业都知道其他企业的一些信息及游客具体的需求信息、反馈信息,从而节省了管理的成本。为了了解不同企业员工的想法,还可以设立论坛,给员工一个自由沟通的平台,因为界面管理也不可能使每个员工都能面对面的跟其他员工进行交流。

3.建立适应界面管理的企业文化。针对产生界面障碍的组织异质性进行有效管理,可行的办法就是建立企业内部适应界面管理的企业文化。即努力营造有利于整合的旅游企业文化,积极倡导各旅游企业之间相互尊重、相互了解、相互学习、相互帮助的良好风气,以增进企业与企业之间了解、沟通与合作。

(三)协商合作机制

在界面管理中,建立了一个信息共享平台,所以在一定时期内各旅游企业形成了共享信息、共担风险、共同获利的高度协调关系。在合作过程中,需要明确各自的权、责、利,避免互相推诿责任。当出现矛盾时,撇开自己的局部利益,以整体利益为重。同时,需要增加双方的信任,达到共识。

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合同时间管理篇8

论文摘要:结合工程建设中施工合同管理的特点,从招投标阶段和合同施工过程两个方面对合同管理进行了分析,提出了合同管理的方法和措施,以提高合同管理质量。

1.引言

在市场经济体制下,合同已成为正常、有序地进行经济活动的主要依据之—。作为一项重要的经济活动,建设工程由于其投资大、持续时间长、参与主体多、经济关系复杂,还要受到地质、气候、政治、金融等多因素的影陶,导致实施建设项目的难度很大。如果不事先将各方的权利、义务明确,使各项工作合理安排、分配并按部就班地实施,耍想获得工程质量、成本、工期、安全等多方面的良好控制是不可能的。因而建设工程施工合同无疑是规范建筑活动的有力工具之—。建设工程施工合同管理已成为工程项目管理的一项重要手段,它覆盖了合同策划、签订、实施、解决争议、风险管理、索赔及信息管理等多个方面。

2.工程招标投标阶段的合同管理

2.1合同的总体策划。合同总体策划的确定对整个工程项目有重大影响,其根本性和方向性的合同问题,是确定合同的战略问题,它们对整个项目的计划、组织、控制有决定性的影响。合同总体策划的可行性和有效性只有在工程的实施中体现出来。在项目实施过程中,开始准备每—份合同招标,以及准备签订每—份合同时,在工程结束阶段时都应对合同总体策划再作一次评价。

2.2招标文件的分析。承包商取得招标文件后应进行全面分析和正确理解。主要包括:1)招标文件的总体检查;2)招标条件分析;3)招标工作时阅安排的分折;4)工程技术文件分析。

2.3合同文本分折。合同文本通常指合同协议书和合同条款等文件,是合同的核心,对合同文本的分折是一顾综合性的、复杂的、技术性很强的工作。它要求合同管理者不但要熟悉与合同相关的法律、法规,精通合同条款,对工程环境有全面的了解,而且应有合同管理的实际工作经验和经历。一般来说,合同文本分析主要有四个方面内容:1)施工承包合同的合法性分析;2)施工承包合同的完整性分析;3)合同双方责任和权益分析;4)后果性分析。

2.4承包工程中的风险分析。风险是指在从事某项特定活动中因不确定性而产生的经济损失、自然破坏或损伤的可能性。在项目实施过程中。这些因素都有可能会产生变化,在各个方面都存在着不确定性。这些变化会使得原定的计划、方案受到干扰,使原定的目标不能实现。因此,必须在合同签订前对可能出现的各种风险作全面分析、预测,以采取有效的对策预防和降低风险的发生和损失。

2.5投标文件分析。投标文件的分析是招标人在建设工程项目招标过程中一项十分重要的合同管理工作。投标文件是投标人参与评标的凭证,也是未来的建设工程施工合同的重要组成部分。招标人应审查投标文件的合法性、有效性,分析比较投标报价、评审方案和其他评标因素,只有全面地分析和审查投标文件,才能正确地评标、定标。

2.6合同谈判。施工合同谈判是合同当事人双方就施工合同具体内容进行研究、协商的过程,也是建设工程施工合同正式订立前双方当事人力争自己合同权益的重要机会。由于建设工程项目招标文件和投标文件的局限性,不可能充分涵盖未来建设工程项目实施过程中可能遇到的各种情况,同时,合同双方对招标文件和投标文件的理解也不尽相同。因此必须在建设工程施工合同正式订立前对合同进行谈判和协商,进一步澄清和补充合同条款,使合同双方在谈判中进—步地沟通,详细地交换意见。通过合同谈判,完善合同条款,合理分配合同风险和合同权利、义务与责任。

3.合同实施控制

建设工程施工的过程就是施工合同的实施过程,要使合同顺利实施,合同双方必须共同完成各自的合同责任。施工合同的实施管理与控制应贯彻到工程实施的各项工作之中,主要工作包括:

3.1参与落实计划。合同管理人员与项目的其他职能人员一起落实合同实施计划,为各工程小组、分包商的工作提供必要的保证,如施工现场的安排,人工、材料、机械等计划的落实,工序间的搭接关系和安排以及其他一些必要的准备工作。

3.2协调各方关系。在合同范围内协调业主、工程师、项目管理各职能人员所属的各工程小组和分包商之间的工作关系;解决相互之间出现的问题,如合同责任界面之间的争议、工程活动之间时间上和空间上的不协调。承包商与业主、与业主的其他承包商、与材料和设备供应商、与分包商,以及承包商的各分包商之间、工剧、组与分包商之间常常互相推甸一些合同中或合同事件表中末明确划定的工程活动的责任,这就会引起内部和外部的争议。

3.3指导合同工作。合同管理人员对各工程小组和分包商进行工作指导,作经常性的合同解摄,使各工程小组都有全局观念,对工程中发现的问题提出意见、建议或警告。合同管理人员在工程实施中起“漏洞工程师”的作用,但不是寻求与业主、工程师、各工程小组、分包商协对立。合同管理人员的目标不仅仅是索赔和反索赔,而且还要将各方面在合同关系上联系起来,防止漏洞和弥补损失,更完善地完成工程。

3.4参与其他项目控制工作。合同项目管理的有关职能人员每天捡查、监督各工程小组和分包商的合同实施情况,对照合同要求的数量、质量、技术标准和工程进度,发现问题并及时采取对策措施;对已完成工程作最后的检查核对,对未完成的或有缺陷的工程责令其在一定的期限内采取补救措施,防止影响整个工期。按合同要求,合同业主及工程师等对工程所用材科和设备开箱检查或作验收,看是否符合质量、图纸和技术规范等的要求,进行隐蔽工程和已完工程的检查验收,负责验收文件的起草和验收的组织工作,参与工程结算,会同造价工程师对向业主提出的工程款账单和分包商提交的收款单进行审查和确认。

3.5合同实施情况的追踪、偏差分析及参与处理。它主要包括收集合同实施的信息及各种工程资料,并作出相应的信息处理;将合同实施情况与计划进行对比分析,找出偏差;对合同屉行情况作出诊断;向项目经理及时通报合同实施情况及问题;提出合同实施方面的意见、建议等。

3.6负责工程变更管理。工程变更管理是指参与变更谈判,对合同变更进行事务性处理,落实变更措施,修改变更相关的资科,检查变更措施落实情况,并及时反馈给项目经理和业主(监理工程师)。

3.7负责工程索赔管理。工程索赔管理包括与业主之间的索赔和反索赔,与分包商、材料供应商及其他方面之间的索路和反索赔。

3.8负责工程文档管理。工程文档管理是指对分包商发出的任何指令,向业主发出的任何文字答复、请示,业主方发出的任何指令,都必须经合同管理人员审查,记录在案。

3.9争议处理。承包商与业主、与总(分)包的任何争议的协商和解决都必须有合同管理人员的参与,对解决方法进行合同和法律方面的审查、分析及评价。这样不仅保证工程施工一直处于严格的合同控制中,而且使承包商的各项工作更有预见性,更能及早地预测合同行为的法律后果。

参考文献:

合同时间管理篇9

关键词:项目工程;合同管理;意义;索赔管理

1、建立健全合同管理体系,提高合同管理人员素质

决定管理体系运行好坏的是人,合同管理也不例外,随着市场经济的不断发展,合同法律关系变得越来越复杂,合同管理工作难度越来越大,内控对合同管理的要求也越来越高,这一切促使施工企业必须建立一支业务水平高、工作经验丰富的专业化合同管理人才队伍。施工企业应该选择具有法律和经济专业知识、熟悉企业经营情况的高素质复合型优秀人才担任合同管理人员,明确他们的责权利,加强他们的业务学习与培训,定期聘请专业法律顾问或律师讲解对企业有借鉴意义的案例和法律建议,提高合同管理人员的综合素质。

内部控制在大中型企业的全面实施对施工企业合同管理提出了新的要求,我们应以此为契机加强施工企业的合同管理工作,发挥合同管理作为内控管理重要手段的作用,促进合同管理与内部控制的互动与共同提高,进一步提升合同管理在施工企业管理中的价值,帮助施工企业减少合同纠纷,降低企业法律风险和财务风险,促进企业健康和谐发展。

2、完善合同管理各项制度,强化制度落实

体系的良好运行,要依靠科学的、操作性强的制度作保障。只有建立一套严谨的、操作性强的、科学的管理制度,建立完善合同评估管理制度,建立完善合同台账、统计、检查制度,充分运用现代化的管理工具,做好信息资料的收集、整理、存储、处理、分析,认真照章办事,使合同管理有章可循,我们的合同管理行为才能有效,才能有效地提高合同管理水平。随着当前形势的变化,项目精细化管理要求越来越高,公司各项制度措施日趋完善,但由于有些制度制订缺乏科学性、合理性及可操作性,使制度在具体落实上与现场实际相脱离,没有起到应有的效果;有些制度虽然制定的较完善,可在制度的落实与执行上不能很好地贯彻执行,具体落实上存在打折扣现象,有章不循的现象还不时出现,制度执行缺乏严肃性。因此,企业一要结合自身需要及不断出现的新问题,不断完善各项制度、措施,使各项制度能够起到指导、监督作用。使合同管理工作有章可循,不断促进企业的管理水平,各项管理达到精细化管理。二要加强制度措施的贯彻执行力度,使得员工真正理解各项措施的意图与要达到目标,积极主动的做好落实,三要开展好制度执行情况的检查监督活动,强化制度的执行力。

3、抓好合同的签订管理工作,保证施工合同的严密性及可操作性

由于工程施工合同标的的特殊性、合同履行的长期性及合同内容的复杂性,在合同签订时要充分考虑项目自身的特点,首先,要认真做好现场考察,充分了解工程项目的现场情况,自然条件、施工条件、周围环境条件等客观因素,确定当事人双方的权利义务关系,在不违反法律和公共利益的前提下,合同意思表示真实,保证合同的可操作性强,且具有法律效力。

其次,由于工程施工合同内容往往比较复杂,合同内容的约定往往不在狭义的合同文本中,有些在工程数量表中,有些在当事人约定的质量标准中,因此,合同文件的组成应包括订立文件时已形成的文件和履行过程中构成对双方有约束力的文件两大部分。在签订合同时,合同的标的必须明确、具体,符合国家法律和行政法规的规定;数量必须按照国家规定的法定计量单位填写,避免由于当事人产生不同的理解,造成双方当事人权力义务不明确,而产生合同纠纷;合同必须准确具体描述本工程及主要部位应达到的质量要求,以及施工过程中需要进行质量检测、试验的时间、试验内容、地点和方式等具体约定,合同协议书还应要对工程的开竣工时间、合同日历总天数进行明确,对合同价款以及计价方式、预付款总额、支付阶段、支付时间、付款比例或金额、扣回时间及扣回计算方法、工程进度款的支付时间和支付方式进行明确规定;此外,对于发包人委托承包人办理的属于发包人义务范围内的工作内容,合同内也要明确约定,分清责任范围,工程施工合同目前主材往往由发包人供应,对于发包人供应的物资设备品种、规格型号、数量、单价、供应时间、送达地点等要在合同中明确约定;合同履行中,不可避免地会产生争议,为使争议发生后能够有一个双方都能接受的解决方式,合同中需要明确约定双方共同接受的调解人以及最终解决争议的方式。

4、施工企业合同索赔管理

建筑市场上充满风险,索赔是建筑施工企业合法维护自身权益的一种方式,是正当的权利伸张,也是合同管理中正常存在的业务,它以法律与合同为依据,其行为合情合理。我国建筑施工企业如果想有进一步更大的发展,就应当改变忌讳索赔、不懂不敢不会索赔的现状。因此,索赔意识是非常重要的,在索赔管理中,应当注意以下3方面:

(一)及时索赔

建筑商应当在索赔事件发生时,就开始进行索赔,“FiDiC”是国际上普遍采用的合同示范文本,对索赔都规定了有效时限,逾期不报,业主是有权利拒绝索赔要求的。

(二)注意索赔资料的完整

提出索赔的基本前提条件是发生了实际的权利损害和经济损失。所以,承包商在工程平时的管理中,就应当注意收集和保管各种原始资料,并进行分类、汇总,以便在索赔事件发生时能提供确凿的索赔证据和资料。避免因索赔证据不足而出现失败。

(三)索赔应讲究技巧

在索赔管理中,如果承包商态度过于强硬,对自己观点过于坚持,就会在谈判过程中出现较大争执,反而造成关系紧张,有可能会失去再次合作的机会。所以,在索赔谈判中,建筑商要善于减少摩擦,整合双方差异,要抱着双赢的心态,必要时可采取一定的让步策略。在具体操作中,建筑商可以现提出较高的索赔要求,在谈判中,可以结合双方的利益范围做出适当的让步,同时也争取业主的让步,从而达到索赔目标的实现。建筑施工企业合同管理一定要紧密结合合同法及相关法律,积极参考合同示范文本,集中企业优势人力资源,收集分析合同信息,谨慎灵活进行合同谈判,全程实时监督进行合同履行,积极维护自己的权益不避讳合同索赔,才能使自身适应更广阔的市场,有更好的发展。

5结论

总体来说,工程合同管理是房产企业获得更大经济效益与社会效益的最佳途径之一。所以,加强合同管理,增强从业人员的法律意识,牢固树立合同法制观念,提高自觉履行合同义务的意识,完善合同管理制度,各环节、各层次相互衔接,分工协作,合同签订实施全方位的管理。提高企业市场竞争力,维护企业在合同履行中的合法权益,有效规避经营风险,提高经济效益,促进企业在激烈的市场竞争中实现可持续发展的重要保障。将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。

参考文献

合同时间管理篇10

关键词:电子签章合同管理系统法律效力

中图分类号:F275文献标识码:a文章编号:1003-9082(2017)01-0104-02

一、合同管理系统的流程及电子签章的重要性

在研究合同管理系统的过程中,首要的是了解合同执行的各个环节,及其相应模块功能分析和业务处理,确保合同管理系统的流程能够顺畅执行,各层级之间能形成有效的关联与互动关系。研究多数合同系统的功能及操作流程,主要包括合同文本处理、合同审签流程、电子签章生效、合同执行与付款、合同变更与终止等业务模块。

第一:合同文本处理。合同管理系统的合同数据的唯一入口,用户可根据系统既定的合同模板规范,在系统中准确填报合同基本信息。生成合同文本的过程可以手动录入合同的必要信息:包含合同甲乙上方信息,合同标的,合法规定的相关合同的交付时间、交付物形式、付款形式及付款要求、合同验收标准、知识产权规定等。根据合同的不同形似可以选择不同的合同模板,其中合同关联信息以附件形式上传。对于合同文本处理部分,通过录入信息转化为合同模板内容,并支持生成word、pdf合同文本及导出操作等。

第二:合同审签流程。合同审签流程实现合同信息的电子化审批过程,要做到合同审定环节的可定制,审批顺序可调整,合同审批过程可监控,处理意见可追溯。特别值得注意的是,在合同双向审批过程,合同审批人员需要根据具体法人单位的管理特点设定审批环节,每个审批环节均可以查阅合同文本信息,供审批人做出审批判断。按照从低到高的顺序可以进行逐级审批,审批流程结束合同可以进行电子签章。

第三:电子签章生效。电子签章具有一定的权威性和确认性。在线合同要求甲乙双方均可以使用电子签章,保证合同在线文本的有效性。甲乙双方的企业信息需要利用工商、金融渠道进行信息的企业信息的认证,并获得电子签章密钥介质。通过合同管理系统对于签章时间控制,避免甲乙上方同时操作同一份合同。签章完毕的合同作为有效合同文本被保管成pDF格式文档,可以被调阅、下载、跟踪文档变更。

第四:合同执行付款。合同的执行过程中必然有时间约束、合同交付内容及质量、合同款项的支付等新信息。信息化系统可以根据客户在合同管理系统中录入的时间、费用等信息对于合同执行进行管控和约束。除此之外,要对约束条件进行集中分析,要对合同的交付内容进行分析,时间不能早于合同起始时间,或晚于合同终止时。

第五:合同变更与终止。根据合同执行过程中遇到的各种不可预知的情况,可能会导致合同或终止。需要变更合同时,需申请合同变更申请,并由双方确认变更后的合同条款。双方单位进行确认并同意后,可以启动合同审签流程,保证变更后的合同真实有效。

二、电子签章合同的法律有效性

电子签章是保证合同有效性的核心。电子合同的完整性和不可否认性是亟待解决的问题,电子签章的设计与实现就显得十分重要。为保证信息的真实性与安全,书面合同需要由当事人和负责人签章、盖章,以便让双方识别是合同责任人,认可合同内容的同时确保合同具有法律效力。依靠技术手段识别电子合同签章人的真实身份,保证电子合同的安全性和真实性,是电子签章在合同管理系统中起到的核心作用。

电子合同在实际执行过程中具备有效的法律依据。在实际管理过程中,电子签章合同要结合法律相关要求,对其进行集中管理,确保电子合同的法律有效性同时,提高其社会影响力。第一,要从立法方面承J电子合同具有合法的书面效力,提升其在法律条款中的价值,解决电子合同法律效力问题。第二,要集中解决电子签名的法律效力问题。通过我国《新合同法》第三十二条规定:“自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”的分析,能对相关内容进行理解,也就是说,电子合同一般不具备传统概念下的书面正式文本,同样也有了新的概念和方式。伴随着电子签名法和新《合同法》的使用,从法律上给予电子签名以充分的认可,对电子合同的真实性与有效性进行证明和鉴定。

确保使用电子签章企业的合法性。使用电子签章进行合同签署的企业必须具备正式法人合法经营权,即营销执照。可以通过工商网、全国征信网等进行企业网站进行实名认证后,具有企业主体的法律经营主体的认可。通过上述方式进行认证的企业,可以获得唯一识别身份的Ca密钥,确保电子签章使用企业的合法性和有效性。

三、电子签章技术分析和应用

1.电子签章技术内涵

电子签章技术是传统印章图片的升级版,建构一个区别于所有实体印章的印章机制,保证整个合同签署过程的唯一性和合法性。

从技术上讲,电子签章,泛指所有以电子形式存在,依附在电子文件并与其逻辑关联,可用以辨识电子文件签署者身份,保证文件的完整性,并表示签署者确认电子文件所陈述事实的内容。从广义上讲,电子签章不仅包括我们通常意义上讲的“非对称性密钥加密”,也包括笔迹辨别、指纹识别,以及新近出现的眼虹膜透视辨别、面纹识、Dna识别等。目前,最成熟的电子签章技术就是“数字签章”,它是以公钥及密钥的“非对称型”密码技术制作的电子签章。我们通常所说的电子签章也是指数字签章。运用一种名为“非对称密码系统”(asymmetricCryptography)的技术来对发文者的电子文件作加、解密运算,其目的是使收文者可确定电子文件的发出者是谁、该电子文件在传输中未遭篡改并保证发文者不能否认其发文的行为。

电子签章广泛应用,借助实体密钥能保证合同管理系统签章流程的完整度。电子签章用户在电脑中使用Ca认证证书控件,保证U盘结构和pin码之间的对应关系,也能有效实现签章管理及签章程序。电子签章合同管理技术遵循的规范主要包括DataencryptionStandard算法、SSp02算法、R.Rivest-a.Shamir-L.adleman算法以及散列算法等。

2.电子签章技术特征

电子签章之所以应用效果符合时代需求,主要是基于其内部数字化参数结构的有效性和科技性,能提升整体运行结构和运行参数的完整度,确保印章管控系统贴合实际需求,确保整体管理层级和管理需求得到满足。

第一,电子签章技术主要是基于公钥基础设施建立起来的,能保证文件的真实性和安全完整性,并且由于电子签章的唯一性特征,在实际运行过程中,一旦双方利用电子签章进行合同签订,即时生效后,就产生不可抵赖性,真正实现了印章图片的业务数字化。第二,电子签章技术在运行过程中,借助密钥介质实现签章权限的有效运行,只有掌握和了解密码的人员才能有效使用该U-key的介质进行签章。第三,在实际项目运行过程中,主要是利用印章对整体系统进行集中验证,一旦文档出现了篡改和恶性变动,都会对时间和具体改动条款进行历史痕迹标注。第四,在应用电子签章技术的过程借助计算机网络实现,从而能保证其签章行为克服空间障碍。由于没有了地域和时间的限制,签约的方式能实现最便捷有效的执行。第五,基于电子签章的唯一性和安全性,在实际技术运行时能对用户身份进行识别和确认,并且一定程度上保证了电子签章使用人员的安全性和可靠性。

3.电子签章在合同管理中的应用分析

现阶段随着互联网、信息化的不断深入开展,企业与企业间,企业与用户间的合作不断加深,合同信息管理系统的使用也变得越来越广泛。网络交易双方来说,如何确认对方的身份真实可信,如何确认对方发来的电子合同真实性、完整性、可信性和不可抵赖性是首要解决的关键性问题。人们在使用合同管理系统的同时,也更加注重电子签章合同的法律效力问题。本文依据《中华人民共和国合同法》和《中华人民共和国电子签名法》提出了电子合同的安全需求,阐述电子签章通过数字证书保证合同各方的身份真实性和合法权益。目前合同管理系统根据业务流程的要求,能够提供电子签章功能。实际使用过程中根据实际情况合同文本及审签处理,确保能对不同合同进行统一或者个性化的审签流程。合同订立双方均能够获取到有效的电子签章介质,能在标准化合同管理运行流程中有序执行。

特别要注意的是,在启动电子签章后,买方和卖方要对自己的相应行为进行合同文本的确认,双方能看到完整的合同文本,完成了对相应合同条款进行集中审定之后,可以进行电子签章操作,避免合同操作的重复性。买卖双方能在实际运行过程中,进行集中的合同信息管理与执行,从而提升整体管控结构和管理层级的有效性,并且一定程度上进一步建立了良好的合作关系。利用电子签章技术进行合同签订,也能有效提高整体项目运行系统的有效性,也满足了电子商务无纸化的办公需求,一定程度上顺应了时代的发展变化。对于企业来说是资本的节省,效率的提升。

结束语

本文以电子签章在合同管理系统中的使用方法、法律依据、技术实现方式为核心内容,对标准合同以及协议合同建立过程中,要对合同文本进行电子签章的运行方式要符合实际需求。

总而言之,合同管理系统结合了电子签章技术,在提升合同安全性和效率的同时,确保电子合同签章的操作技术和流程满足实际需求,真正实现合同签订方式和运行模型的最优化。将电子签章技术应用到合同管理系统,有效提升企业综合管理能力的同时,更能有效增强企i的市场竞争力。

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