采购管理的信息化篇1
[关键词]采购信息化步骤
2008年以来，全国烟草行业全面开展了整顿规范工作，重点对工程投资、物资采购、宣传促销三项进行了检查（简称“三项检查”）。在“三项检查”工作中，发现了一些有共性不规范现象和问题。
针对这些具体问题，可以通过信息化的手段，来提升采购管理水平。
一、当前采购存在的主要问题
1.由于所有相关采购规定都是书面的文件，导致在采购具体实施过程中，流程不明确，采购人员有意无意的规避一些必要的监管。出现采购方式的选择不科学，采购执行和审批的职责、权限界定不清楚，没有实行集体决策，无法保证法规和监督部门全程监管等现象。
2.采购过程不公开透明。招标公告不完全，信息披露不充分。公开范围小，参与供应商数量少，资质低，无法保证有效竞争，影响采购的质量。
3.采购效率低下。按照传统采购流程，逐级传递、研究、审批，经常导致在某个环节停滞，严重影响采购的效率，无法按时完成采购，影响正常工作。或者，临时采取其他措施，规避了很多必不可少的环节。
4.文件痕迹化管理不到位。采购中各个阶段按照规定必须保存的文档，经常由于执行人为了追求效率而忽略，造成无法追溯考证，出现责任无法追究。合同管理的过程中，缺少法规部门参与审核，合同约定的内容过于简单，给采购单位带来潜在质量缺陷却无法索赔的风险。评标过程中，缺少必要的记录，涂改现象时有发生。仅仅依靠责任心，无法保证痕迹化工作到位，很多环节存在管理漏洞，有发生作弊和腐败的可能。
5.采购专业化程度不高，各部门多头采购。由于很多负责采购的人员不是专职，还有其他工作，对于国家有关采购管理的法规和本单位的采购制度缺乏系统的学习和了解，缺少采购有关询价、谈判等各种技能，在面对大型的、复杂的采购项目时候，往往由于经验不足，无法保障采购质量，比如出现供应商资质不合格，故意更换投标主体，发票名称与合同单位不符等低级错误。
二、采购管理信息化的目标
针对以上问题，可以通过采购过程信息化，来有效避免以上问题发生，达到以下目的。
1.通过采购信息化管理，采购过程更加规范。预算可以得到有效控制，超出预算则无法进行采购；通过合理设置权限，避免出现越权采购，违规采购现象的发生；系统可以根据设定的金额等条件，自动选择采购方式，避免人为随意简化采购程序的现象。
2.由于信息化的公开性，可以扩大采购的招标范围，增加采购的竞争力度，从而提高招标质量；采购所要披露的信息包括政策法规、制度规定、招标信息、询价采购信息、中标信息、专家库等内容，参与采购各方通过网络信息共享可以适时地获取所需信息，增加采购透明度；可以在信息系统中使用数据管理技术，积累采购历史数据，对投标商建立质量信用跟踪评估体系等，为以后的招投标工作做出有效的参考。
3.采购工作信息化之后，可以实现支付结算网络化，管理、监督信息化。随着网上银行的发展，采购单位、用户、供应商之间结算也可以实现网络化；在信息系统中使用数据采掘、决策支持等技术，历史数据进行深入的处理，使采购工作的管理实现信息化、智能化；由于网络的开放性、共享性，采购监管部门可以全程跟踪网上采购的全过程，实现网上监管，上级部门和其他相关部门也可以实现网上监督。
4.采购工作信息化，可以有效地提高工作效率，节约采购成本。采购工作网络化以后，缩短了采购各方的时空距离，从而缩短了采购周期。除了必要的内部牵制，采购部门可以保持最低的工作人员人数，降低了人工成本。由于职责明确，办公时限明确，项目一旦启动，没有特殊原因，无法推脱责任，可以显著提高办公效率。
三、采购信息化的主要内容和实施步骤
1.提高采购信息化工作的认识。通过采购信息化，将使采购过程达到科学、公开、透明、高效的目的。在企业原有信息化的基础上，仅仅通过在软硬件方面的适当投入，就可以有效避免前述所出现的问题，无疑是一项很好的通过技术进步促进管理进步的创新项目。
2.加强对采购单位资产配置标准的研究，编制出有效的采购预算。针对项目性采购难以论证的难点，应逐渐从程序性论证向实质性论证转变，增强预算的科学性，减少决策失误。避免出现程序合理，但是资金效率很低情况的发生。
3.通过流程梳理再造，加强完善制度建设。应对原有一系列关于采购管理的文件进行梳理，确定科学、合理、高效的采购流程，然后按照有关规定，设置相应人员的管理权限。系统应涵盖采购各个环节，包括预算管理、计划管理、合同管理、专家库管理、机构管理、供应商管理、报表管理、信息综合查询等子系统。
4.外部网站建设。除了具有信息和信息采集功能外，还能实现网上采购、网上支付、安全认证等功能。确保实现制度公开、信息公开基础上，把采购网站建设成为政务公开和采购信息公开的窗口、在线监管和网上办事的平台、服务采购单位和供应商的桥梁、上下部门之间联系和开展工作的纽带。
5.内部数据库建设。应包括规章制度库、供应商库、采购部门库、采购商品库、专家库、标书模板库。将原有纸面的档案信息，全部数字化，信息化，支持随时的进行检索、查询、统计、分析等功能。
6.加强信息安全。坚持“两手抓”原则，即一手抓技术，一手抓管理。技术重创新，管理重实效。利用先进技术和专业设备构筑安全防御体系，构成可信应用环境，保证数据信息和物理设备的安全性。
参考文献：
[1]陆其琛.国有企业物资采购信息化探析.商场现代化.2011（15）
[2]杨道宏，臧小敏.加强物资采购信息化专业化管理.中国商界（上半月）.2010（05）
采购管理的信息化篇2
[关键词]采购信息化步骤
2008年以来，全国烟草行业全面开展了整顿规范工作，重点对工程投资、物资采购、宣传促销三项进行了检查（简称“三项检查”）。在“三项检查”工作中，发现了一些有共性不规范现象和问题。
针对这些具体问题，可以通过信息化的手段，来提升采购管理水平。
一、当前采购存在的主要问题
1.由于所有相关采购规定都是书面的文件，导致在采购具体实施过程中，流程不明确，采购人员有意无意的规避一些必要的监管。出现采购方式的选择不科学，采购执行和审批的职责、权限界定不清楚，没有实行集体决策，无法保证法规和监督部门全程监管等现象。
2.采购过程不公开透明。招标公告不完全，信息披露不充分。公开范围小，参与供应商数量少，资质低，无法保证有效竞争，影响采购的质量。
3.采购效率低下。按照传统采购流程，逐级传递、研究、审批，经常导致在某个环节停滞，严重影响采购的效率，无法按时完成采购，影响正常工作。或者，临时采取其他措施，规避了很多必不可少的环节。
4.文件痕迹化管理不到位。采购中各个阶段按照规定必须保存的文档，经常由于执行人为了追求效率而忽略，造成无法追溯考证，出现责任无法追究。合同管理的过程中，缺少法规部门参与审核，合同约定的内容过于简单，给采购单位带来潜在质量缺陷却无法索赔的风险。评标过程中，缺少必要的记录，涂改现象时有发生。仅仅依靠责任心，无法保证痕迹化工作到位，很多环节存在管理漏洞，有发生作弊和腐败的可能。
5.采购专业化程度不高，各部门多头采购。由于很多负责采购的人员不是专职，还有其他工作，对于国家有关采购管理的法规和本单位的采购制度缺乏系统的学习和了解，缺少采购有关询价、谈判等各种技能，在面对大型的、复杂的采购项目时候，往往由于经验不足，无法保障采购质量，比如出现供应商资质不合格，故意更换投标主体，发票名称与合同单位不符等低级错误。
二、采购管理信息化的目标
针对以上问题，可以通过采购过程信息化，来有效避免以上问题发生，达到以下目的。
1.通过采购信息化管理，采购过程更加规范。预算可以得到有效控制，超出预算则无法进行采购；通过合理设置权限，避免出现越权采购，违规采购现象的发生；系统可以根据设定的金额等条件，自动选择采购方式，避免人为随意简化采购程序的现象。
2.由于信息化的公开性，可以扩大采购的招标范围，增加采购的竞争力度，从而提高招标质量；采购所要披露的信息包括政策法规、制度规定、招标信息、询价采购信息、中标信息、专家库等内容，参与采购各方通过网络信息共享可以适时地获取所需信息，增加采购透明度；可以在信息系统中使用数据管理技术，积累采购历史数据，对投标商建立质量信用跟踪评估体系等，为以后的招投标工作做出有效的参考。
3.采购工作信息化之后，可以实现支付结算网络化，管理、监督信息化。随着网上银行的发展，采购单位、用户、供应商之间结算也可以实现网络化；在信息系统中使用数据采掘、决策支持等技术，历史数据进行深入的处理，使采购工作的管理实现信息化、智能化；由于网络的开放性、共享性，采购监管部门可以全程跟踪网上采购的全过程，实现网上监管，上级部门和其他相关部门也可以实现网上监督。
4.采购工作信息化，可以有效地提高工作效率，节约采购成本。采购工作网络化以后，缩短了采购各方的时空距离，从而缩短了采购周期。除了必要的内部牵制，采购部门可以保持最低的工作人员人数，降低了人工成本。由于职责明确，办公时限明确，项目一旦启动，没有特殊原因，无法推脱责任，可以显著提高办公效率。
三、采购信息化的主要内容和实施步骤
1.提高采购信息化工作的认识。通过采购信息化，将使采购过程达到科学、公开、透明、高效的目的。在企业原有信息化的基础上，仅仅通过在软硬件方面的适当投入，就可以有效避免前述所出现的问题，无疑是一项很好的通过技术进步促进管理进步的创新项目。
2.加强对采购单位资产配置标准的研究，编制出有效的采购预算。针对项目性采购难以论证的难点，应逐渐从程序性论证向实质性论证转变，增强预算的科学性，减少决策失误。避免出现程序合理，但是资金效率很低情况的发生。
3.通过流程梳理再造，加强完善制度建设。应对原有一系列关于采购管理的文件进行梳理，确定科学、合理、高效的采购流程，然后按照有关规定，设置相应人员的管理权限。系统应涵盖采购各个环节，包括预算管理、计划管理、合同管理、专家库管理、机构管理、供应商管理、报表管理、信息综合查询等子系统。
4.外部网站建设。除了具有信息和信息采集功能外，还能实现网上采购、网上支付、安全认证等功能。确保实现制度公开、信息公开基础上，把采购网站建设成为政务公开和采购信息公开的窗口、在线监管和网上办事的平台、服务采购单位和供应商的桥梁、上下部门之间联系和开展工作的纽带。
5.内部数据库建设。应包括规章制度库、供应商库、采购部门库、采购商品库、专家库、标书模板库。将原有纸面的档案信息，全部数字化，信息化，支持随时的进行检索、查询、统计、分析等功能。
6.加强信息安全。坚持“两手抓”原则，即一手抓技术，一手抓管理。技术重创新，管理重实效。利用先进技术和专业设备构筑安全防御体系，构成可信应用环境，保证数据信息和物理设备的安全性。
参考文献：
[1]陆其琛.国有企业物资采购信息化探析.商场现代化.2011(15)
[2]杨道宏,臧小敏.加强物资采购信息化专业化管理.中国商界(上半月).2010(05)
采购管理的信息化篇3
[关键词]信息技术；医院；内部采购
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.06.035
[中图分类号]R197.3[文献标识码]a[文章编号]1673-0194（2016）06-00-02
1目前医院内部采购流程的现状
目前医院采购的分类只分为药品、设备、信息系统与日常办公用品等。药品实行统一采购，医疗设备及耗材、信息系统、日常办公用品根据政府采购目录纳入政府大宗采购。未纳入政府大宗采购的根据采购限额进入院内采购程序。日常的采购流程包括收集信息、询价、比价、议价、评估、索样、决定、请购、订购、协调与沟通、催交、进货验收及整理付款等。现阶段院内采购流程：①科室提出申请，经过有关部门的审批，最终交由采购员采购；②货物采购回来入库、安装及验收，需要相关人员参与；③整理付款，整理相关资料票据，将各种凭证提交财务办理货款支付；④存档，根据采购物品分门别类，需收集审批后的申请、招标文件、中标通知书及院内谈判相关文件、合同、验收报告等，按规定归档。
2医院内部采购流程的建立
2015年，建设电子化无形交易平台成为改革方向，医院内部采购流程也应建立信息化平台来完成。目前大多数医院都有办公系统，厦门大学附属中山医院通过办公系统已建立了工作流，院内申请都通工作流，结束纸质申请的时代，但申请只是内部采购流程的一部分，要完成采购流程的电子一体化必须通过信息技术开发一个全新系统。
2.1采购申请的建立
目前通过办公系统的申请，完成各部门的申请，电子工作流的建立，结束了一天跑几趟机关的历史，通过网络与办公电脑就能办理。每年使用科室根据自身需求做下一年度的预算，在采购申请时就可以通过系统查看是否为年度预算，省去审批者再去询问财务的环节。此外，还可以进行采购货物的调研，相关的负责人根据科室申请的货物也可通过系统查看现有资产情况，来确定是否需要增加以及增加的数量。
2.2采购进度的查询
根据需要采购物资的采购限额，参照每年的政府采购限额目录，纳入政府采购的根据政府采购要求办理，若为医院内自行采购，则根据院内采购流程进行采购。内部采购流程的建立，可在系统里设置院外招标采购与院内采购，可对每个物资采购进度进行查询，比如：采购预算执行表的审批情况、项目参数的递交、开标时间、招标结果，以及院内谈判是否完成入库、归档等，在众多招标项目中只需将项目名称输入就能知道采购进度，根据采购进度进行下一步工作安排。
2.3采购货物的入库与验收
并不是所有货物都存放仓库，一些大型设备与特殊货物是直接送到指定地点，结合各部门需求安装完成后由相关部门组织验收。这可通过系统设置为一般货物与特殊货物。在系统中还可以查到采购的货物是否存放库房、数量是否相附、是否需要多方验收等。在以前的工作中，常会出现很多货物采购进来后无人来领，以及货物使用很长一段时间后却没有出库，甚至发票丢失等情况，但现在通过系统管理就可明确知道采购物资的归属。
2.4采购货物的档案管理
目前医院的采购档案仍然是传统纸质档案管理。传统档案管理模式，以保存在工作中产生的原始数据信息为主要内容，归档以实现资料的调取与查阅，在必要时刻档案具有历史查考与法律凭证的作用。这种模式在手工管理的时代不仅十分重要也十分可行。然而，随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，对所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要求和具体实施，已经渗透到方方面面。在调阅与提取档案信息时，电子档案省时省力，省去纸质复印环节，只需输入项目名称或档案号就可一目了然获得档案资料，还可以将在采购过程中所产生的纸质资料扫描为图片以电子格式存放在系统里方便实时查找与调阅。
3实现内部采购流程信息化管理的原则
内部采购流程信息系统所存储的信息，必须具有简易而且持续的可获取性。信息系统必须能够快速而准确地将以书面为基础的信息转化为电子信息，保证第一时间向信息需求者提供信息。这能够减少在作业上和制订计划上的不确定性，减少损失和浪费。
内部采购流程信息的精确性与及时性。系统的信息必须能够精确地包含当前采购项目状况和定期活动，信息越是准确，就越能提高工作效率和更精准地控制成本。信息的及时性要求，采购活动发生时，要尽快在信息系统内进行记录，就是说系统必须及时地更新信息。这也是物流信息化最基本的原则。
内部采购流程信息系统的灵活性。该系统必须具有高度的灵活性，以满足各采购员及相关人员的多样化需求，必须有能力提供采购员所需要的数据。
内部采购流程信息系统界面的易操作性。信息系统必须是易于操作的，便于使用的操作界面无形中提升了使用者的工作效率。要求系统界面能有效地向决策者提供所有相关的信息，避免管理者通过复杂的操作才能达到相应的要求。良好的人机界面、美观、使用方便、易学易用、大大降低操作人员对计算机知识的要求。
4建立内部采购流程系统的注意事项
注意硬件的支持。该系统应满足大众的需求，运行环境要求不高，对用户硬件配置要求低，用户无须额外升级现有电脑软硬件，只需要一般的办公电脑就能安装使用。项目档案最终电子图片的格式存档，对存储器的容量及性能具有较高要求，势必在选择存储器与服务器时就把性能与容量放在首位。
注意接口开放与网络支持。由于该系统依附于整个医院信息化系统，要做到信息资源共享与互动，可以调阅平台上的其他系统的数据，也可让其他系统调取自身的数据。信息数据的资源共享离不开网络的支持，我国现阶段进入信息化技术的高速发展时期，智能手机的普及以及无线网络的支持，把有线工作渐渐转变为无线工作，通过一部智能手机就可以完成日常生活所需。如果利用手机app可将工作转化为掌上工作，工作效率就会得以提高，所以内部无线网络的建设也应该跟上信息潮流的步伐。
保障网络安全。信息网络化使信息公开化、利用自由，任何人都可以在网上信息和获取信息。这样，网络信息安全问题就成为阻碍网络发展的核心问题，与外界的因特网连接使信息受侵害的问题尤其严重。内部局域网的信息安全更是不容忽视的。网络内部各节点之间通过网络共享资源，就可能无意中把重要的信息或个人隐私信息存放在共享目录下，造成信息泄漏。因此，网络安全不仅要防范外部网，同时更防范内部网，必须建立内外网隔离，让系统建立在安全稳定的网络环境下。
5医院内部采购流程系统建立的意义
信息化是现代各项管理的技术支撑，推进信息化建设是加快各项发展的必要前提。充分利用现代通信工具和信息技术，在采购过程中将制造商、供应商和用户联结起来，达到各环节的有效监控和全程管理，实现信息资源的共享。积极采用条形码、卫星定位系统、电视监控等先进技术，提高物资信息管理的水平。
首先，传统纸质采购申请需申请科室找各个部门审批，各部门相互联系又相互制约从而达到内控目的。然而各部门审批人员并不是时时都在，一张申请批复要经过很长时间。有了电子流的申请，省去找人审批的时间，大大提高了审批时效。其次，通过系统查询可以随时了解追踪项目的进展，每年成百上千的采购项目也能有条不紊进行，特别是财政拨款项目，涉及年底支付情况，可通过提示来较早完成这部分项目。完成采购入库后再进行付款时，也可通过系统调阅查看入库情况以及使用科室，做到票、物相符。再次，系统将档案管理电子化。以前要查阅传统的纸质档案时，必须到档案室调取且在众多档案柜里查找，费时费力。而如今只需轻松输入项目名称就可以查找到想要的资料，必要时还可以直接从系统里打印，省去复印等繁琐环节。
医院内部采购管理信息化彻底改善采购管理工作费时费力的状况，大大提高采购管理工作效率。通过建立内部采购系统，使采购计划制订得更加科学合理，更加切合实际，并具有前瞻性，组织职能也将大大优化，更有效率。领导不再是单一的自上而下指挥，而是自上而下和自下而上的双向指挥，指挥的效果能够得到及时反馈，各部门的相互配合也更加快捷、直接、通畅。
主要参考文献
[1]虞巧灵，石磊.企业文书和档案管理[m].武汉：华中科技大学出版社，2011.
采购管理的信息化篇4
摘要：高校食堂采购是高校食堂管理中的重要模块，高效率的高校食堂后勤采购，既可以保证实体经营的高效，又可以保证高校后勤社会化改革的公平与效率。在信息化飞速发展的今天，高校运用信息化采购已经成为大势所趋，本文对目前高校食堂采购管理和信息化建设方面存在的问题进行了深入地分析，并提出了高校食堂信息化采购问题的解决对策。
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关键词：高校；采购；信息化
高校的食堂管理工作是后勤系统的一个重要组成部分，食堂不仅承担着为师生和管理人员服务的职能，同时还肩负着管理育人和服务育人的职责。特别是在当前市场化改革的形式下，食堂管理工作直接影响着师生的身体健康和校园稳定。在当前物价上涨和市场化竞争加剧的形式下，食堂的采购管理工作面临着新的机遇和挑战。信息化采购是将传统食堂采购工作通过管理信息系统的方式进行管理和实现，通过对原材料源头进行跟踪管理，一方面提高了原材料采购质量，保障了食品安全，另一方也提高了采购和管理效率，提升了后勤系统的服务水平。
一、高校食堂信息化采购管理的意义
后勤物资需求种类繁多，主要是由于高校后勤保障项目、品种的逐步增加,因此高校的投资也迅猛增加到后勤采购上。高校后勤采购管理工作与高校的后勤物资的优化发展问题有着紧密的联系，要从未来发展的角度思考高校后勤物资采购管理。采购管理是对采购行为进行的管理活动，它要求采购要满足最高的效率和最低的成本，来达到自身经营活动的需要。其中包括对供应商、原材料等在内的相关影响因素进行计划、实施和改进等一系列过程，采购管理是高校后勤实体经营管理的核心内容。高校食堂原材料的价格稳定、安全卫生是采购管理的核心问题，通过实施高校信息化采购管理可以建立起行之有效的原材料准入管理模式，提升原材料信息的共享和动态监控，对原材料源头进行追踪和信息反馈，实现信息一体化管理，有效提高采购的安全稳定性和管理效能。
二、现阶段高校后勤采购急需解决的问题
1.后勤管理经验不足，管理方案相对落后。传统的后勤管理对高校后勤采购有着重大影响。现阶段，我国高校虽然在实践中摸索出一套自己的管理方案，但与西方资本主义发达国家相比，我国后勤物资采购在发展全局和发展速度上还是相对落后，在管理方面还有待提高和改善。
2.没有明确的采购计划。目前我国大部分高校在采购物资时都没有制定明确的采购计划，没有严格的管理措施。在这样的条件下高校采购必定是无章可循、混乱不堪，这不仅浪费人力，更重要的是对学校资源和资金的浪费，加大高校的经济负担。
3.信息化管理存在严重缺陷。现代采购要求及时、准确的采购信息，而原有的信息化管理极易导致采购信息的不准确，进而导致财务核算的准确性，工作量提高、效率低，严重影响后勤采购的统计。所以，在采购中要求强化高校的信息化平台，为采购物资提供及时、有效的市场信息，避免不必要的损失。
4.采购方式传统，缺乏创新力度。现阶段大部分高校采用选择性招标，很难实现在不同的物资采购过程择优选择，价格便宜化，达到节约成本的目的。因此，要突破传统，进行广范围的招标，使采购管理开拓更广的发展道路[1]。
三、高校后勤物资采购需加强管理措施
搭建新的信息化系统平台。充分发挥计算机网络的优势，建立集计划、库存管理、预警等一系列功能的采购管理信息系统平台，保证采购信息的及时准确，减少随意、拖沓现象发生，提高工作效率。通过信息化系统，各个部门可以随时了解库存情况，制定有效的采购计划，避免采购过多或者采购品种不全，提高工作效率，也是对高校采购人员廉洁采购有效措施[2]。
高校信息化采购作为一种全新的商业模式，不再通过人工采购，而是通过计算机来代替原有的买卖方式，通过电子网络来联系卖家。这种采购方式相比较传统采购方式主要有以下几个方面的优势：
1.采购周期能有效缩减。高校可以通过信息化采购平台进行竞价采购，没有繁琐的采购流程，节省时间，有效的缩短采购周期。
2.采购成本能有效节省。在信息化采购时，可以通过竞价进行选择，可以获得更为合理和低廉的价格。
3.信息化采购提供选择有效供应商的机会。信息化采购是先建立专业、可靠的采购物资信息系统平台，采购高校可以通过这个平台选择可靠性强、可信赖的合作商家，而且这个数据库可以基本涵盖全国范围的商家，采购方高校可以不受区域、行业的限制，数据库的资源信息共享，获得更多供应商的资料，为选择合适的供应商提供支持。另一方面，高校不仅可以通过这个平台及时了解市场资源信息，有效整合供应商资信和资源，还可以通过这个平台了解供应商以往交易情况，客户评价以及供应商的履约情况，找到真正适合的供应商[3]。
四、高校信息化采购存在的问题分析
现阶段，我国高校食堂在一定程度上实现了信息化采购，但是由于食堂管理工作的复杂性，导致目前的信息化与食堂管理呈现低水平对接状态，管理信息系统的功能没有得到充分发挥。
1.信息化安全校验功能不够完善
高校食堂需求的产品和原材料种类繁多、数量巨大且频次极高，因此与供应商的对接过程中产生大量的信息和数据。因此，高校食堂采购信息系统或者相应的信息模块需要具有一个强大的数据处理功能，从前期的产品产地信息跟踪到物流配送过程，从入库监管到原材料消耗后的品质反馈等各个方面，应该专门设立一个信息准入与查验的功能，实现供应商、食堂和第三方监管部门信息实时共享，这样既节约了管理成本，也真正实现了对安全风险的防范和控制。
2.信息系统操作人员水平参差不齐
通过对国内部分高校食堂的信息化采购调查发现，许多食堂的采购信息系统管理和操作人员对信息系统的理解有偏差，认为信息化采购系统可有可无，作用不大，处于为了使用而使用的状态。有的单位并没有设立专人负责操作信息采购系统，由其他工作人员兼职负责，因此出现了信息漏录和补录现象。部分系统操作人员计算机操作水平较低，无法实时进行产品信息的跟踪录入。这些问题都直接影响了采购信息化的实现和系统功能的真正发挥。
3.缺乏信息化采购的价格监控机制
食堂信息化采购的功能除了对食品安全的监控，同时优化采购流程，节约采购成本功能也非常重要，通过采购信息系统建立高校供应商数据库可以实现对供应商的管理和筛选。采购信息系统不仅要有供应商的基本产品信息，而且要有供应商的资质信息、营业执照信息和完税登记信息等基本信息，这些可以保障采购渠道的安全和正规，但是目前很多高校食堂的信息化系统缺乏这一监管机制。特别是在价格监控环节，采购管理系统没有充分发挥实时跟踪产品价格信息功能，并且缺乏价格的分析和决策支持分析功能设计，而有效的价格分析能够帮助食堂做出较好的采购方案设计，并节约采购成本。
五、全面提高信息化采购管理的措施
1.树立科学的信息管理理念。信息化采购也是由传统向现代转变的过程，大部分高校在实践过程中已经有了一套流畅的采购程序。但随着我国市场经济竞争越来越激烈，科技技术越来越发达的背景下，高校要跟上时代的步伐，应树立科学的信息管理理念，建立集成、快速与高效的采购管理系统，实现全面高效的信息化采购。
2.加强信息化采购专业人才的培养。高校要实施信息化采购，必须招揽信息专业知识和商务管理的人才，重点培养。同时，日常生活中需要加强对采购人员的培训，提高采购效率[4]。
总之，高校实施信息化采购模式是时展的必然趋势，在现代科技发展迅速的年代，传统的采购模式已不能满足时代的需求。当前，高校要全面改善信息化采购管理的方式，与时俱进，创造发展高效率的适应新时代的信息化采购方式，为高校采购开辟新的道路。
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参考文献：
[1]卢云平.浅谈企业信息化采购[J].石家庄：科技管理，2013(24),46
[2]刘军跃等.对高校信息化评价的思考与实践[J].重庆：现代情报，2005(2)
采购管理的信息化篇5
（1）概念的重新定义
信息化条件下，采购管理的基本概念应重新梳理，例如：采购的内容和范围、采购计划、集中采购与分散采购、采购方式、供应商、组织机构、工作岗位等，必须有明细的界定。
（2）建立物资分类和编码体系
物资分类和编码是采购的内容的具体呈现，与工程公司的业务内容密切相关，是连接设计与采购的桥梁。越早制定科学合理的物资分类和编码体系，越有利于信息系统的应用。
（3）建立文件编码规则
以项目文档管理为线索，定义采购过程文件的编码规则，可以从根本上解决数据的关联与检索，极大地方便采购全过程信息集成，快速形成可供决策的信息流。e工程公司借助良好的工程项目文档编码系统，快速实现了oa采购信息综合查询与统计分析，在系统升级的过程中，降低了数据转化的难度。此外，供应商档案数据项、紧急或特殊情况下的备用方案等前期准备均是重要的采购信息化平台顺利推广的基础。总之，管理基础准备工作应在信息化建设的调研阶段抓紧落实，主动将管理需求按照规范化管理的要求进行改造。
2.创新管理工具
（1）主要平台工具的对比
目前，市场上流行的主要采购信息化管理工具有三种：oa系统、采购电子商务平台和eRp。复杂的系统可以集成简单的系统，系统之间也可以有数据接口。
（2）e工程公司的平台建设路径
依靠自身的人才优势，e工程公司最初的信息化建设就是依靠自主开发，实现了供应商管理和合同管理的信息化。随着采购管理需求的增长，继而引入oa办公系统，结合自身力量和第三方软件公司，实现了主要采购作业网上审批，打通了从供应商选择到合同签订的整个采购流程。近两年，e工程公司有机会应用到先进的采购电子商务平台，进一步实现与外部供应商的在线互动，极大地提高了采购信息化水平，业务数据规模大幅提升。下一步，将要走eRp与采购电子商务平台结合的道路。e工程公司将信息技术的最新成果与企业管理实际结合，走出了一条持续发展之路，企业核心竞争力稳步提升。
（3）培养自己的信息技术开发团队
企业发展最根本的依靠是人才，而最靠得住的是自己人。因此，在信息化建设过程中要打造一支自己的信息技术开发团队，既能将管理需求与信息技术高效结合，又能节约后期维护成本。
（4）发挥后发优势
在信息技术飞速发展的当下，后来者不一定落后，反而具备后发优势。新技术总会兼容并超越老技术，管理理念变革、互联网思维、年青一代走上工作岗位、法治社会对规则的敬畏等社会变化催生了信息化改造传统业务领域的原动力。采购管理作为对规范性、透明性需求极高的传统业务领域，必然处于信息化的前沿阵地，也是企业快速提升竞争力的重要途径。
3.再造业务流程
物料需求计划的确定必须执行严格的审核程序，计划变更也需要审批。系统会自动拒绝执行没有经过规范化审批的采购需求。通过规范化管理提高需求计划及时性和准确性。系统不允许未经过认证的供应商进入拟参加报价的供应商名单。确定采购方案后，具体的采购实施过程公开透明，具有权限的人员可以随时查看。经办采购业务的采购员，在采购什么物料、采购数量和金额上都有权限规定。系统会按照流程设定的要求执行逐级审批程序，每一级审批权限又都有严格和明确的规定。合同的进度和质量信息嵌入相应的流程节点，形成全流程的信息链。付款处理和供应商考核评价是基于上述采购流程的二次开发功能，依靠数据集成，满足更高层次的采购管理需求。采购业务流程不是绝对一成不变的，只要设置合理，是允许增减删补的，但是一旦做完调整，又是规范的。工程公司普遍面临采购变更管理的难题。目前，国内多数工程公司对严格的流程管理不适应，反而在市场竞争的重压下，希望采取更弹性、变通的管理方式。根据我们的经验，规范化管理是最终目标，但是具体国情也必须充分考虑。解决采购变更管理的出路只能是实施精细化管理，通过数据分析，区分稳定和不稳定的采购需求，设计更细致的流程和管理措施。同时，要将采购管理重心向需求管理、设计管理前移，通过上游工作质量的提高，减少后续采购工作的不确定性。另外，对于来自业主方的需求变化，应给予充分的尊重。
4.集成信息数据
采购信息化建设的最终落脚点是信息数据的集成，按照采购管理需求进行数据的排列组合、统计分析、筛选过滤、重复利用等增值处理，实现数据的滚动增值，充分挖掘采购信息的管理价值，最终服务于管理提升和公司决策。信息集成的理念要贯穿采购信息化系统开发的全过程，初期应提出主要信息集成目标值，过程中要最大化数据源，上线后应深入进行数据挖掘，实现数据价值最大化。按照岗位角色进行定制化的采购信息集成，每一个人在自己的数据权限范围内工作，不同岗位、不同部门之间可以实时协同作业，信息共享。
5.引导人的发展
采购信息化系统建设与采购业务人员的职业发展不能脱节，平台仅仅是一个管理工具，最终还要依靠人的创造性和能动性，因此，必须规划好员工的转型和培养方案。首先，充分利用年轻人的优势，加强培训和引导，迅速提升年轻人的信息化业务技能，树立成功典型。其次，客观面对部分人员对新的管理模式的不适应和不理解。这里的原因比较复杂，例如：有些人的工作可能被平台替代，新技能尚未掌握，存在危机感；曾经的业务骨干需要重新面临竞争，有被超越的可能；部分管理人员思路转变不及时，旧的工作方式和方法不太奏效；国有企业固有的惰性模式与信息化的快节奏不匹配等等。任何管理变革都不会轻轻松松，更不会一帆风顺。国有企业的改革更是如此。好在我们整个国家正处在转型发展的关键期，积累了大量的改革经验和应对措施。在采购管理业务领域，要重点用好这几类人：对信息数据敏感，思路灵活的人；专业技能过硬，职业道德高尚的人；管理经验丰富，不拘一格的人。给予他们足够的时间和机会，引领他们正确转型。信息化管理是一个竞争性的管理机制，优劣等级全凭数据说话，总会存在一部分人被淘汰的情况，这是企业竞争力提升的必经之路。
6.结语
采购管理的信息化篇6
一、政府采购信息化管理的内涵及发展现状
政府采购信息化管理是随着信息技术和政府采购的不断发展而相应产生的。政府采购信息化管理，本身是政府的一项职能和工作，涉及政府对供应商的管理和审批，属于电子政务范畴；同时，由于政府采购是一种交易行为，又涉及政府与供应商的交易，所以也是电子商务行为。因此，政府采购信息化管理与电子商务、电子政务之间具有密不可分的关系。
我国政府采购经过多年的改革和实践，已经取得了比较显著的建设成效。从改革进程来看，政府采购制度改革的重心已由改革初期的建章立制、扩面增量转向现阶段的程序控制、行为规范上。从实践中来看，我国政府采购规模持续快速增长，采购范围和采购构成逐步趋于合理，采购分布逐步趋于均衡，逐步形成以集中采购为主、部门集中采购和分散采购为辅的采购格局，公开招标成为主要采购方式，政府采购功能实现由管理向多政策目标转变，采购队伍不断壮大，政府采购信息化应用初见成效。
二、政府采购信息化管理中存在的主要问题
我国政府采购的信息化管理与应用水平与发达国家相比存在一定差距，无论在广度还是在深度上都还有待进一步深入和加强，突出表现为以下几个方面。
1.政府采购法律体系建设滞后，内在冲突明显。目前，我国政府采购法制建设明显落后于政府采购实践要求，严重影响了政府采购工作的正常开展。虽然在《政府采购法》颁布前后，分别出台了《政府采购管理办法》、《政府采购招标投标管理暂行办法》等法律法规，但仍不完善。作为我国政府采购法律制度重要组成部分的政府采购监督机制的法律程序设计还不合理。此外，我国政府采购立法与《wto政府采购协议》之间存在很多差异，立法规定过于原则，缺少与之相适应的实施细则，实践中的随意性较大。
2.采购规模和范围小，缺乏统一、规范的管理制度与交易平台。我国政府采购整体规模偏小，与国际一般水平相比有着很大的差距。地区之间缺乏必要的联系和整合，难以实现批量化采购。同时，采购范围仍然过于狭窄，一些法律规定的采购项目还未纳入政府采购管理范围。如工程项目采购迟迟未纳入政府采购制度管理的范畴，货物类采购所占比重仍显偏大。同时，政府采购信息和交易平台都相对独立和封闭，不能进行全面统一规范。各地区之间政府采购信息化水平的差异，给信息共享、形成全国统一的政府采购大市场带来不小的阻碍。
3.竞争的缺失，难以充分发挥市场效率。我国各地区和行业在政府采购执行中人为进行地区封锁和行业限制，导致全国性政府采购市场难以形成。市场的分割一方面体现在各地政府采购信息的地域性限制，另一方面也体现在供应商准入资格与评判标准的不一致，很多地方依照本地特定企业的产品规格设立招标文件的技术标准，更有甚者强制本地区的采购单位购买本地区和本部门的商品和劳务。这些限制都不同程度地导致了竞争的缺失，使政府采购效率赖以生存的土壤受到侵蚀。
三、完善我国政府采购信息化管理的对策
1.建立健全相关法律、法规和制度建设。针对政府采购工作中存在的突出问题，应完善传统的政府采购相关法律，让政府采购信息化有法可依。一是修订现有的相关政府采购法律法规，二是建立电子政务、电子商务方面的法律体系，三是明确电子招投标的相关标准。采用立法的形式，明确电子招投标的行为标准，包括招投标程序、环节、内容、操作方式、评审方法、结果公布等方面的标准化，明确电子招投标安全级别的标准和安全评估、审计和管理的权利和义务。
2.着力扩大政府采购实施规模和范围。政府采购应围绕财政支出，保障重点，深化预算管理制度改革，创造条件推进政府购买服务，逐步扩大公共服务、商务服务及专业服务的政府采购实施范围。在增量扩面的基础上，提升服务类项目政府采购比重。一是增强政府采购制度的刚性约束力。对于纳入政府集中采购目录的项目，必须由政府集中采购；二是进一步明确公共采购的范围。对满足于公共利益的公共产品和准公共产品的采购，都应当纳入政府采购制度的约束范围内；三是规范工程采购，尽快将工程项目纳入政府采购制度的管理范畴内，强化对工程项目的管理和监督。
3.加快政府信息化采购管理平台建设。建立全国统一的政府采购管理交易平台，逐步实现从申报到验收、从招标到评标、从支付到监督全方位电子采购流程。疏通采购信息的共享渠道，整合基础信息的互通平台，统一领导、统一规划，为买方和卖方市场提供最新最快键的信息，增强采购的公平性，规范财政资金的利用。政府采购信息化管理统一平台建设应全局谋划，稳步推进，更需要制订由点到面，协调各方的实施计划，才能实现政府采购科学化、管理精细化。
4.加强监管工作，构建政府采购竞争机制。政府采购信息化管理运行过程中需要建立多部门的协调机制。一是实现监督部门对政府采购的全程监督和采购活动的在线检查，提高政府采购监督的日常化和长效化。二是建立协同认证网络服务，建立与工商、税务、质检、信息工业、等职能部门和行业主管部门的数据共享和业务协同认证网络服务体系；三是建立社会监督机制，通过建立采购结果和采购流程执行时间的网上公布机制，提高社会各界对政府采购的监督，将有助于形成内部和外部监督的合力，促进立体化监督机制的建立。
采购管理的信息化篇7
关键词：煤业集团；物资信息化；原因；策略
物资采购涉及的环节很多如：编制采购计划、询价、采购、运输、保管、发放领用等，信息繁杂分散并且波动性很大，采用原始的方法和简单的信息工具处理，显然力不从心，很难整体把握信息的执行、反馈、监控和共享。建立一个物资信息化的管理平台，保证信息的畅通传播、整合有效信息至关重要，也是物资管理水平和质量提高的有利平台。
一、煤业集团实现物资信息化管理的原因
煤业集团实现物资信息化管理的原因主要表现在以下几个方面：（1）煤矿企业的物资每年的采购和发放数量都相当大，期间周转的速度缓慢，很多物资处在长期积压的状态下。（2）物资采购计划不科学，信息得到不准确不及时，常常出现重复采购或者多次采购的现象，使得采购的成本大大增加。（3）物资管理的日常工作经常出现问题，不论是开单据、每月的账务处理，报表生成，还是计算机和算盘处理速度、金额计算填写都存在不同程度错误，严重影响工作效率和信息的反馈。（4）部门与部门之间衔接不紧密，相互扯皮推诿，工作效率低下。
二、煤业集团建设物资信息化管理的意义
（一）实现数据资源共享
物资信息化管理的建设意义一个表现在实现了数据资源的共享。从物资管理方面看，对物资管理进行信息化处理，按照标准的物资计划采购程序进行信息的流动，有效控制和统计信息，物资采购流程越来越规范，优秀物资供应商逐渐汇集，充分发挥了物资信息化的作用，有利的实现了数据信息资源共享。从物资管理部门方面看，主管领导可以随时随地了解分管部门的工作进展状况，采购部门也可以及时的掌握仓库的库存信息以及采购进行的状态，目的是及时调整采购计划或者拟定新的采购方案。另外，我们利用网上公告消息，让申请物资的人员及时到制定仓库领取所需物资，在公告栏里面还可以最新消息例如：物资的停产通知、更新换代信息等等，将物资管理的工作向有序化、透明化、人性化的方向全面发展。
（二）减少物资管理人力
物资信息化管理的另一个重要意义就是减少物资管理人力。物资信息化管理的建设给物资人力管理提供了有利的措施，提高了管理效率，促进了物资管理无纸化办公的实现。与传统的采用人和人之间的沟通来实现信息化的物资管理相比，现代物资管理信息化采用科技手段，计算机网络处理信息，缩短了信息处理的时间，减少了信息处理工作人员，信息处理的结果很快公布显示。现代的物资信息化处理用计算机代替了一部分工作人员的工作，把相当一部分人员从繁琐、无序、低端的工作中解脱出来，仅仅需要一些会计算机应用的人就可以完成物资管理，大大缩减了人员，节省了人力资源，节约的人力成本，更利于企业的优化。
三、物资信息化实施阶段
（一）采购数字化
我们经常听说“电子商务”，这实际上就是采购数字化，是采购信息化的基本阶段。我们这里所讲的煤矿企业涉及到的有资金、订单、供应商、产品这四部分。（1）资金信息，资金信息是最先一个被纳入采购数字化的目标的，财务电算化对采购信息的资金进行了数字化，及时获得所需的各种数据，将采购工程简单化。（2）订单信息，采购信息的最基本单元组成是订单，其内含了三方面的信息（产品、资金、供应商），数字化订单信息逐渐成为了采购数字化的一个重要的工作内容。采购信息化管理的一个重要标志是建立了订单信息数字化管理系统。（3）供应商信息，供应商信息化的主要目的是方便搜索和查询供应商情况，提供更多有用信息，如：供应商资信、报价、交货质量等等。（4）产品信息，产品信息数字化使得产品的质量得到提高。采购的每个环节中，质量占据相当重要的位置，也是最难处理的一个环节，产品的种类繁多杂乱，记录数据庞杂，处理难度系数加大。产品信息的数字化当前是通过数字标签如：无线射频技术来实现的，还有待进一步的提高，以便全面获得采购位置、状态等详细内容。
（二）采购一体化
依据采购和供应链理论讲采购流程重组，利用供应链更好的实现采购就是我们所说的采购一体化。在采购数字化的基础上形成了采购一体化，采购数字化为采购一体化提供采购基础信息，为采购一体化的共享应用打下基础。在企业外部，支撑采购一体化的资金流基础是信息化金融，实现支付收款、成本管理和控制功能；在企业内部，资金管理和利用率的提高还需要流程重组和原有的miS系集成的支撑才能更好地实现。支撑采购一体化的实物流基础是信息化物流，实现物资装载、运输、分发和管理控制的功能；提高采购效果和效率的企业内部还需要原有物流中心系统和仓库系统的共同作用。采购一体化基本完成的标志就是采购的资金流、实物流、信息流正常运转。
四、物资信息化实施策略
（一）加强采购数字化
对需求信息的搜集要从平时抓起，从点滴抓起，深入浅出的进行。物资管理部门对物资质量的规定要多听取生产一线的意见，建立反馈机制，精准了解生产需求，做到优化生产产品。供应商的档案管理机制的建立，可以为货源的稳定、质量的优化、价格的合理奠定基础，物资信息的动态跟踪管理信息处理平台的建立，可以动态查询库存、单据、物耗、合同、计划等等，及时编制短缺采购计划，调整拟定采购计划，便于生产的顺利进行。把握市场的供应信息和需求走势，分析记录，精准定价，防止盲目采购带来的损失。
（二）推进采购一体化
煤矿企业的生产线一般比较分散，各个单位为了生产的进行，都会不同程度的在领料的时候按超出生产用量的方式领用，这就造成一部分物资积压的单位仓库，当其他门部门需要时，不能及时领取，使得重复采购的现象屡禁不止，资源不能得到充分利用。物资专业化管理改变了传统的的现状，生产单位设点供料服务，统一管理供应点的材料和材料人员，制定详细的材料消耗明细表，超出部分由生产部门自己负担，杜绝生产部门胡乱领用造成材料资源的浪费。
（三）强化供求系统综合信息化
分析市场材料价格长期走势，研读过去采购资料，关注国家的政策变动，对市场各种物资价格变动做好预测，防止价格波动带来影响。根据每年煤矿材料的消耗，研究把握它的规律性，，对煤矿物资需求变化趋势进行预测。物资库存是为了维持煤矿的正常生产，但是大量的库存会造成成本的上升，根据动态跟踪物资消耗、库存水平，计算物资采购最佳时间和最佳库存量，实现采购成本、财务奋勇、管理费用的最小化，实现企业利润最大化。
五、结束语
当今世界处在一个信息化的时代，各行各业都受到信息化的波及，信息化带来了新的科技革命时代。煤炭企业要想适应时代的发展，与国际接轨，在全球激烈竞争中利于不败之地，只有走物资管理信息化的道路，建立物资信息化的平台，为企业注入新鲜活力，形成完善的物资管理系统，推动煤炭企业物资管理信息化的进程，提升企业的物资管理水平和质量，为企业赢得最大利润。
参考文献：
[1]王子杰.浅析信息化在煤矿企业物资采购管理中的应用[J].中国电子商务信息化建设，2011，09（06）：56-58
采购管理的信息化篇8
关键词：采购成本；市场公允；价格；建筑企业
物资采购管理是企业价值链中关键环节，对于建筑企业来说，物资设备的费用占整个工程成本的70%左右，目前我国建筑企业采购成本居高不下的问题依然普遍存在，还有很大的优化提高的空间。在当前经济新常态的形势下，建筑行业通过优化采购管理降低成本，提高企业盈利能力是大势所趋。
一、构建市场公允价格体系的意义
（一）建筑企业采购成本成本居高不下的原因分析
一是采购人员存在舞弊行为。与供应商沆瀣一气、里勾外连，导致采购价格背离市场公允价格。二是掌握市场价格不够客观全面，采购价格不透明，采购定价方式不科学。三是基层单位意见反馈不畅通，造成了效率的损失。四是信息化建设程度低，不便于采购信息的统计分析和共享，难以形成采购规模优势。五是缺乏价格审核标准，导致财务内控机制的效果不佳。
（二）引入市场公允价格体系的必要性
建立高效、开放、阳光的采购平台的根本性措施就是构建市场公允价格体系，从而形成信息共享机制，优化采购管理发挥总承包企业的规模采购优势，为价格谈判和内部审核监督提供了标准依据，有利于提高采购效率，降低采购成本。所谓的公允价格就是熟悉情况的买卖双方在公平交易条件下确定的价格。针对采购过程中暴漏出的诸多问题，神华集团和潞安集团等企业已开始着手构建市场公允价格体系，规范了采购管理秩序，降低了采购价格。
二、对策措施
（一）融合入供应链战略管理
公允价格体系是系统性工作，贯穿于采购活动始终，与企业生产经营活动密切相关。在公允价体系推行过程中必须要加强组织领导和沟通协调，建立公允价格联席协调会机制，通过领导机构融合、价值融合、制度融合、考核融合的“四融合”，实现信息对接和流程对接。1.领导机构融合是成立市场公允价格委员会，进一步理顺物资采购与招投标、计划的关系。下设审计监察、财务内控、专业采购三个组，审计监察组主要的职责是价值引导和监督审查；财务结算组主要职责是把住财务结审核算关；专业采购组主要职责是材料价格的竞争性谈判和供应商的选择。2.价值融合就是指形成统一思想认识，把建立公允价格体系作为公司的一项常态化的管理，其价值在于营造公平公正的采购市场竞争环境，降低采购成本，实现企业效益最大化。3.制度融合就是价格公允体系要与公司物资采购制度体系相融合，进一步优化管理流程，制度措施之间要相互支撑和匹配，信息、流程要进行对接，实现信息流、资金流和物流的同步。4.考核融合就是要把市场公允价格体系推进情况纳入企业的绩效考核，强化刚性考核。
（二）科学地确定公允价格
市场公允价格信息获得有几个途径：一是从各市定额站每月的区域性指导价中获取价格信息，编制价目表；二是与供应商和厂家建立信息渠道，由他们定期或不定期提供的价格信息；三是采购人员定期深入市场或厂家实地调研询价，编报物资价格信息；四是企业历史采购价格信息和建设决算审核的价格也要作为参考依据。确定公允价格时，要进一步细分物资产品，综合应用成本定价法、市场定价法、竞标法等定价方法确定公允价格的区间，要统一计量标准，计税方式、运距、现金采购和定期结算的区别等。鉴于建筑企业采购数量庞大、种类繁杂等实际情况。在确定公允价格时，应该采取以下策略：一是对于采购量大的物资，应该进行大宗物资集中采购的策略，形成规模优势，增加与供应商的谈判筹码，降低采购价格。二是分类管理优化采购价格，从采购组合划分为战略性物资、杠杆性物资和一般性物资。战略物资的采购数量大而供应商有限，重点要寻找战略合作伙伴，建立长期供应关系；杠杆物资是产品价格的微小变化会对最终产品造成较大的影响，这类物资供应商较多，应在保持质量稳定和供应连续的前提下，以市场招标采购的方式以最低的价格进行采购；一般性物资是价格便宜且有大量供应商的物资，这类物资一般采取减少管理流程和降低物流的策略。
（三）加快信息化建设，实现计划、过程、结果“三公开”
要加快采购管理的信息化建设的步伐，在信息化系统里设置价格数据库和供应商的信息库。价格数据库里要按照不同的种类对物资设备进行编码，录入商品的名称、规格型号、产地、厂家、市场询价、历史采购价格、政府指导价格、建设单位批复决算价格等信息。利用大数据对海量信息处理的优势，定期对所有部门、单位采购价格进行信息汇总，进行实际采购价格与计划价格对比和价格分析，从而优化提高采购工作。信息的公开透明，是市场公允价格体系运行的基本条件。在采购前在采购招标网公开采购计划，采购过程中公开供应商的报价，规格型号、厂家品牌、质量标准、产地等方面的信息，采购结束后公开中标供应商的信息、商务谈判后确定的价格及售后服务等重要合同条款，自觉接受职工群众的监督。
（四）优化管理流程，把好“三道关口”
通过市场公允价格实行价格，在强化监督，降低采购成本的同时，增加了管理环节，甚至会产生很多矛盾与碰撞。所以，在市场公允价格体系推行中必须要进行优化流程设计，理顺企业内部管理的关系，抓住主要矛盾。重点把控采购的计划源头、采购过程、财务结算三个关键环节，形成“采购前—采购中—采购后”的闭合审核管理流程，实现对采购活动的全过程管控。公允价格是审核把关的底线，一般情况下计划价格、合同价格、结算价格都不能超出公允价格，如果超出就不能正常开展下一环节的活动。三个环节分别侧重于物资设备的单价、数量、质量等核心指标监控。
（五）建立服务基层队组需求机制
基层单位是物资材料的具体使用单位，是采购部门的服务对象，通过建立模拟市场化运营模型，把基层队组模拟为顾客。广泛征集基层职工对物资管理质量品质、批次数量、到货时间、供应商信誉的意见和建议，建立服务基层队组需求的常态化机制。运用六西格玛质量的管理的思想和方法工具，把基层队组看作顾客，明确基层队组的需求，查找问题和缺陷，分析问题原因，制定改进措施，形成系统的定义、测量、分析、改进和控制（DmaiC）循环。
三、效果预期展望
（一）打造阳光采购平台
有利于完善采购制度、推进阳光采购，可以有效的堵塞采购体系的漏洞，彻底消除采购中的“潜规则”。
（二）完善高效的供应链
推动了采购管理的流程再造与优化，实现了信息流、物流、资金流的统一，提高采购工作的效率。
（三）构建开放的供应体系
通过公开的信息平台，向全社会公开采购信息，无差别的对待每一家供应商，创造公平的竞争环境。更多的供应商将会参与公开竞标，进一步提高公司的价格谈判能力，通过市场竞争机制持续降低采购成本。
参考文献：
[1]骆翠萍.供应链环境下建筑企业采购及库存管理研究[D].重庆交通大学,2014.
[2]刘倩.Z集团公司采购内部控制的研究[D].辽宁大学,2014
[3]张宸.企业采购价格管理的探析[J].价格理论与实践,2007(06).
采购管理的信息化篇9
关键词：采购管理、中小建筑企业、实现
中图分类号：C29文献标识码：a
笔者公司正面临一个由分散采购向集中采购转化的过程，将材料采购权集中到公司采购，解决分散采购存在的问题，通过进行企业实际调研和分析,搭建协同办公软件平台，初步将企业采购过程管理推向了信息化管理方式。
建筑企业材料采购的特点
建筑企业采购不同于办公用设备、文具、公司汽车等非生产类采购，也不同于加工制造业采购，有其固定的模式，重点放在交易过程的供应商的价格比较，通过供应商多家竞争，从中选择价格最低的作为合作者。建筑企业采购是根据建筑产品在施工程中对材料、机械设备的需求，依照施工计划进行采购，但由于建筑产品单件性和周期性较长、存在变更等不定因素，建筑企业采购又具有动态变化的特点，这就要求在采购管理中必须把物资采购过程中每个环节都纳入到管理中来，这样才能不出现问题，保证工程顺利实施。
采购管理中存在的问题
目前建筑企业的材料管理大多数还停留在手工管理的状态，缺乏历史数据库，纸版数据形式造成了数据单一孤立、容易出错，而建筑材料品种繁多，不利于对采购成本的汇总、分析，管理中主要存在以下几方面问题：
2.1．采购管理松散
采购需求分散：项目部分散，提交采购计划散乱，不便于对采购数据进行积累、统计及汇总，也不利于对采购材料的数量进行管控、对价格进行分析节制；
缺乏全过程管控：采购行为发生后，物流、信息流、资金流没有贯穿于从采购到付款的整个流程。通常公司在自行采购中只审核分公司上报的采购计划，对该采购单是否到货，付款情况监管力度不够，存在监管漏洞；
管理流程不明确：中小企业存在采购行为不明确等问题，采购管理中常出现集中采购与分散采购行为交替管理的现象，集团没有明确规定集中采购物资范围，每个公司都有自己的管理方式，因此，在管理中必须健全管理制度，明确管理流程，笔者通过对所在公司的采购流程进行分析总结，将大宗材料列为集中采购类，将其他材料列为自行采购类，并梳理出公司集中采购流程与自行采购流程；
材料管理随意性很大：对材料管理信息不能分门别类，不常用的材料基本不做管理。有些材料的名称叫法不统一。应协调各部门材料人员，严密管理，减少因基础问题不一致导致采购行为反生错误，造成工期延误。
2.2．供应商管理不健全
分散的供应商管理：在采购管理过程中，供应商管理是必不可少的一环，采购行为的实现、建筑企业成本的控制都和其密不可分，因此，企业也必须将其看成是企业管理的一部分，建立建全的供应商管理库，对供应商进行集中管理，优化供应商资源，从而建立长期、稳定战略合作的供应关系；
采购资源不共享:虽然分散自行采购具有灵活性，但很多采购行为不能形成规模，资源信息集中在分公司，某分公司数据共享给其它分公司难度大，没有集团管控，各个分公司的采购资源不共享，发挥不了集团统一采购的效益和谈判优势。
采购管理实现
笔者在协同软件平台下，以SQLServer2005为数据库管理程序，实现了采购过程管理，系统架构如下图。采购管理由采购过程管理和供应商管理两部分组成，采购管理模块内部按照供应商管理、采购过程管理的顺序建立业务流关系，在模块间建立同合同管理、用款管理的关联。
3.1.采购过程管理模块
通过表单和流程，实现整个采购过程的信息化管理。不同权限人员看到不同的信息，清晰地体现出管理模块下采购申请、采购询价、采购到货的全过程信息，（如下图）。
采购申请阶段
发起部门填写物品名称、规格型号、需求数量、计价单位等。权限限定发起人只能看到采购申请相关的信息（显示为上图——采购申请部分）。
采购审批阶段，即供货商信息确认阶段
集中采购的监控环节（显示上图——采购审批部分），采购申请信息自动显示在该部分。物资采购经由集团采购部确认供货信息后流转到下一环节。集中采购信息即大宗物资采购继续流转于集团采购部，由集团采购员采买，分散自行采购信息流转到分公司采购员，由分公司采购员采买。
支持与系统合同管理模块的关联，当采购询价并涉及到采购合同签订时，通过关联数据项和关联文档的方式建立联系，通过《物资采购单》即可调用本次采购合同文本。
采购到货阶段
由材料员填写到货信息（显示上图——采购到货部分）。
此采购流程结束后，单据将知会发起部门和采购部门，此时，被知会人员将会看有整个采购单的所有信息（如上图）。
采购付款阶段
采购付款是与采购管理相关联的一个模块，通过关联数据项和关联文档的方式建立联系。采购付款可以分为集中采购用款和分散自行采购用款，由集团采购部审核公司材料用款。
集中采购的材料用款由集团采购部发起，分公司发起自行采购材料用款，集团采购部审核有无提交过物资采购流程，付款金额是否符合采购合同的约定。两个模块相互制约加强集中管理力度。
3.2.供应商管理模块
规范供应商审核
设置表单与流程，以供应商资格审核为供应商管理框架，利于组织与维护所有供应商的业务信息。供应商资格审核通过后，添加到供应商库中进行管理。
通过单据将申请人信息、申请类别等信息分为新增供应商资格和新增供应商类别两种，具体如下表所示。
选择条件申请类别选择
新增加一个新的供应商请选择新增供货商资格
对于原来已存在的供应商，新增供应商类别请选择新增供货商类别
供应商分类管理
通过材料类别的划分，使供应商的管理更有针对性。用枚举管理实现供应商基础信息管理，公司对所采购的材料按用途分为三十八类，供应商按所供货的材料对应到三十八种材料类别中进行管理，如下图。实现材料与供应商的联动，供应商选择的唯一性。
基础信息建设和制度完善
建造一个统一平台，先将内部管理机制确定，才能将采购管理模块做全。
基础信息建设：
统一的系统平台和统一规划的数据库
各个功能模块运行于一个系统平台，从而为本地以及异地项目建立一个完整的应用平台，使业务流程实现同步的、精细化的管理。[1]
定义标准的材料类别
统计公司业务涉及到的材料名录，划分材料类别，为采购过程管理中的供应商选择提供选择项如下图，建立数据关联，摆脱了信息孤岛的问题。
基础信息批量录入
受软件开发和购买资金限制，通常系统只提供在前台一个一个添加基础信息的功能，基础信息量大，增加了数据维护的工作量。
笔者所在公司以SQLServer数据库，用编写并执行数据库程序，批量导入数据，后台执行存储过程实现基础信息的导入。
采购管理制度完善：
集团采购的管理模式
是企业由分散采购转为集中采购的辅助工具，强化了集团采购部的执行力。
统一采购类别
根据公司的实际采购业务和审批流程，将采购分为集中采购和自行采购两大类：
集中采购：定购金额大，有合同的采购行为，须由公司采购部确定供应商，以降低整体成本；
自行采购：项目部急用，用量较少，采购行为由各项目直属分公司采购员执行，公司采购部对该行为进行审核。
统一材料单位
手工管理采购申请和采购到货没有统一的材料单位，采购申请是从项目提料角度，通常以“张、根、桶”等为计量单位，采购到货是从采购结算角度，通常以“公斤、吨”等为计量单位，采购申请和采购到货使用不一致的计量单位，大大增加了系统实现和成本核算的复杂度，因此，实施时设定标准的材料型号规格，才能统一材料计量单位。
4.结束语
加强企业材料员、采购员的信息化培训，提高员工信息化认识水平，通过权责明确企业采购管理制度，从而促进企业信息化的顺利实现。
采购管理的信息化篇10
关键词：信息化；信息系统；物资管理；铁路局
信息系统建设是物资管理的重要工作内容，是实现物资采购供应的基础保障，是提升物资管理水平的有力抓手。太原铁路局（以下简称铁路局）通过领会中国铁路总公司（以下简称总公司）领导和物资管理部对信息系统建设的指示精神，精心部署、细化制订方案，强力组织推进，信息系统建设取得了一定实效。
1响应号召全力实施信息系统建设
中国铁路总公司要求各单位要完善信息系统建设，建设全路统一、互联互通的铁路物资管理信息系统和物资采购商务平台，依托信息化手段把从采购计划到报废处置全部物资管理业务流程纳入监控体系，全面规范物资管理行为。1）全面掌握总公司物资管理信息化建设要求。针对总公司的物资管理信息化建设要求，太原铁路局通过全面分析，并从实际出发，制定了太原铁路局物资管理信息系统实施方案，明确了依托信息化手段需达到的计划、采购、供应、消耗、核算等实现物资全过程闭环管理的具体目标，实现系统、平台互联互通、信息共享。2）加大投入全面落实建设要求。为了认真做好信息系统的建设，太原铁路局在政策、资金、技术以及人力物力等资源配备方面给予了大力支持。一是在把握先进性、前瞻性和实用性的基础上投资建设了局域网、互联网网站群。二是将信息网络通道接入车间班组，为信息系统实施奠定网络基础。3）全面落实总公司1+1主业务核心。围绕总公司信息化工作思路，太原铁路局在规范使用总公司1系统+1平台的基础上，结合自身物资管理需求，建成了以总公司铁路物资管理信息系统和物资采购商务平台为核心，铁路局车间班组物资管理、闲置物资调剂、应急物资管理等10个信息系统为业务支撑的“2+10”物资管理大数据平台，形成了路局、站段、车间班组三个层面的全覆盖信息化管理体系。4）全力推进、落实总公司要求。为保证实施方案落到实处，太原铁路局一是明确了信息系统建设各项工作的责任部门、单位及完成期限，要求各部门高度协同、密切配合，严格按时间节点推进落实，确保各项工作有序进行。二是按照“机关服务、基层自立、各司其职、各负其责”的工作理念，各部门对系统升级改造工作的量化考核指标建立了界面清晰、职责分明、运行有序的逐级负责体系。
2信息系统管理方式及应用效果
太原铁路局依靠信息化手段撬动物资管理新引擎，从不同角度深化信息系统应用，探索、创新、完善物资管理方法和途径。1）加强用户管理。践行“大物资”理念，充分利用物资管理信息系统加强物资大数据的积累与分析，实现信息系统使用单位全覆盖、物资范围全覆盖、采购过程全覆盖。一是太原铁路局“2+10”物资管理信息系统涉及的所有基层单位、运输站段、运输辅助单位及站段管理非运输经营网点全覆盖。二是太原铁路局的运营维修物资，大修、更新改造、专项资金项目用物资，站段管理非运输经营网点所需物资，站段其他业务所需物资全部通过信息系统管理。三是信息系统覆盖使用单位所需物资均通过物资采购商务平台进行，实现了采购全过程信息化管理。2）加强信息系统人员培训工作。一是组织基层单位系统管理员、计划员、管库员、财务人员、业务员等业务骨干进行集中培训，物资部门领导亲自开班动员，专人全程盯控培训过程，确保培训效果。二是系统升级改造后，路局物资部门对采供单位全部使用人员实施专项业务培训，并进行全流程操作演练，确保采供单位系统运用效果。三是业务骨干人员对本单位其余相关人员全部实施了培训。3）加强监督检查。太原铁路局在逐级负责的基础上，通过过程监督、检查，及时解决系统运行过程中存在的问题，强力推进信息系统运用工作。一是利用系统升级改造微信群，向使用单位提供专业化、即时性业务指导的同时，从路局物资部门到基层单位采用日常指导、包保检查、专项整治等方式对系统的应用情况进行跟踪写实，总结经验，巩固效果。二是经过试运行，太原铁路局在项目组提供操作手册的基础上，总结系统应用中存在的常见问题，编制操作问题百问百答，解答了基础数据配置、计划、采购、供应、结算流程等环节的易见问题，指导系统应用。三是路局物资部门将所有系统应用单位按照分工分包给处内业务骨干人员，做好系统应用情况跟踪写实，对发现的典型问题进行针对性分析考核，督促系统规范使用。
3依托信息化手段促进物资管理水平提高
3.1促进“管、采、供”分离规范
按照总公司物资体制改革“管、采、供”分离的要求，太原铁路局物资管理处通过系统参数设置，实现对全局物资管理模式的设定。通过统计分析各类业务数据，实现对全局物资采购供应流程的监督；物资采购所负责接收需求计划、组织实施采购等环节，充分履行物资采购职能；物资供应段负责执行采购合同、维护采购订单等环节，充分履行物资供应职责。合理明确的职能划分既实现了“管、采、供”分离，又做到了业务流程的无缝衔接，使“管、采、供”分离真正落到实处。
3.2促进业务处理规范
太原铁路局依托物资管理大数据平台，将全过程控制融入信息化管理。一是同步完成了1系统+1平台的升级改造，完成了两个系统的互联互通、信息共享；同时启用了新系统的采购订单网签、线上采购功能，实现了计划、采购、供应、消耗、核算所有环节的纵向贯通，实现了物资全过程闭环管理。二是通过禁止手工输录入库单、收发料引用系统凭证等控制，将业务流程控制手段由人控变为机控，促进业务流程规范。三是充分利用计划追踪、采购订单追踪等功能，多层次多角度地对物资采购、供应、使用过程进行全流程分析监控，使评价考核有据可查，为物资管理提供决策支持。四是通过建立信息系统合同库、价格库、供应商库，实施二级物资目录管理，夯实了物资基础数据管理，为物资采购、供应、管理提供了数据支持。
3.3促进物资采购关键环节规范
3.3.1促进信息公开规范
依托物资采购商务平台全面公开信息，切实实现阳光采购、充分竞争。一是将供应商资格要求、审查方式、审查标准等信息通过物资采购商务平台公开，凡符合资质要求的供应商均可参与，最大程度地培育物资供应市场。二是将物资采购信息通过物资采购商务平台公开，使潜在供应商充分获知采购信息，积极参与竞争。三是对无法实施公开招标的项目，在物资采购商务平台上审前公示公告，接受社会监督。四是将采购结果全部在物资采购商务平台公示，公示期满无异议后下发中标（成交）通知书。五是在物资采购商务平台公布两部24h（自动）值守电话及廉政邮箱，方便采购当事人通过各种渠道反馈在物资采购方面出现的违法、违纪、违规行为和对采购结果的异议。
3.3.2促进采购标准规范
一是依托物资管理大数据平台“物资管理纪律规矩信息系统”向全局国家、总公司、路局物资管理规章制度、党风廉政建设要求以及供应商信用评价信息、产品质量通报等方面信息，实现物资采购供应管理有章可循、有据可依。二是依托“技术规格书管理系统”，梳理近年来集中采购物资设备的技术规格书，建立技术规格书参考数据库，使技术规格书编写便捷、规范有效。三是依托“评标专家抽取信息系统”，随机抽取集中采购评委，从源头上为规范物资采购提供保障。
3.4促进物资成本控制规范
一是依托“车间班组物资收、支、存信息系统”，及时、准确掌握全局物资的收、支、存数据，实现了物资库存动态管理、有效调配；准确掌握有保质期物资的生产日期、保质期限，对接近保质期物资进行预警，确保有保质期物资安全有效使用，杜绝超出保质期造成的资金浪费。二是依托“闲置物资调剂信息系统”，构建局内、段内两级闲置物资调剂平台。使用单位产生物资需求后，严格执行能调剂不重复采购原则，对本单位内部无法调剂的由路局组织局内调剂，变闲置物资为有效物资。
3.5促进物资质量管理规范
一是依托“供应商管理”“供应商评价”“采购追踪管理”对物资供应商实现有效管理，实现物资采购源头可控，实现从班组到车间、从车间到站段、从站段到路局对产品质量和售后服务的直接评价、动态反馈，促进供应商管理规范；依托物资采购商务平台对商发货流程实施管控，向供应商发送采购订单前，必须录入商供应物资的生产企业，商及对应生产企业同时确认发货后，采购订单方能流转至下一流程，杜绝假冒伪劣产品流入路局物资市场。二是为杜绝假冒伪劣产品流入太原铁路局的可能，夯实铁路配件专项整治活动成果，强化设备质量源头控制，依托“中鼎智慧物流云平台”信息系统，探索试行将太原铁路局采购的所有运营、建设实体物资从生产企业准备和发运到收货为止的物资配送全程监管，将总公司铁路配件专项整治活动从治标向治本转化。