工程项目档案管理措施篇1
（山西省太原市太钢工程管理部，太原030003）
（taiyuantaigangengineeringmanagementDepartment，taiyuan030003，China）
摘要：工程项目档案涉及范围广、内容多、周期长，这就要求在工程项目建设过程中，要高度重视档案的管理工作，健全机制，提前介入，及时跟踪，收集完整，提高档案归档率、完整率和准确率三项指标，为企业的生产经营可持续发展发挥更加充分的作用。
abstract：theengineeringarchivescoverawidescope，lotsofcontentandlongperiod.thisrequestsgreatattentiontothemanagementofarchivesworkintheprocessofprojectconstruction：mechanismimprovement，earlyintervention，timelytracking，completecollection，toimprovethefilingrate，completerateandaccuracyrate，soastobebeneficialforthesustainabledevelopmentoftheproductionandoperationoftheenterprise.
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关键词：工程项目档案；“三率”；措施
Keywords：engineeringarchive；"threerates"；measures
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：1006-4311（2015）19-0033-02
作者简介：陈贵娥（1966-），女，山西灵丘人，馆员，1997年毕业于山西电大档案学专业，研究方向为档案管理。
0引言
随着技术进步和企业发展的需求，企业工程建设项目规模愈来愈大，生产经营与工程建设项目交叉进行也愈来愈多，而在工程建设项目中，业主单位大多会将很多精力投入工程建设项目的立项、设计、招标、合同、造价、进度、质量、安全及现场施工管理等环节上，对工程项目档案的收集、整理、归档等管理工作却很容易忽视。加之参建单位和人员数量多，分布面广，流程繁琐，因此与普通办公室档案管理工作相比，工程档案管理工作更具有挑战性。面对严苛的工作要求，我们首先要提高思想意识，高度重视档案管理在工程建设中的重要作用。领导要率先垂范，监督和强化工程档案机制建设，做到提前介入，实时跟踪，全面搜集，使工程档案归档工作由原来“工程建设期间抓工程，工程结束以后抓档案”的事后控制，转为全程动态控制，将档案管理关口前移，使善后工作变为前置条件，确保工程项目档案真实完整，准确无误。为此，笔者结合多年工程档案管理实践经验，就如何提升工程项目档案归档率、完整率和准确率三项指标，应采取哪些有效措施提出如下观点，供同行商榷。
1档案归档率、完整率和准确率是衡量工程项目建设档案工作水平的标准
工程项目建设档案是反映工程项目建设过程的重要依据，是企业档案中最重要的部分。一套完善的工程项目建设档案，涵盖了从工程项目立项、可行性研究、设计勘探，到招投标、投资控制、进度计划、安全质量、施工过程及管理以及竣工验收等多个流程，期间每道工序所用材料、人员数量等细节全部囊括其中。那怎样衡量工程项目建设档案工作的水平呢？工程项目建设档案的归档率，档案的完整率和档案案卷质量的准确率一般作为衡量档案工作的关键指标，业内主要根据这三个指标来综合评估工程项目建设档案管理水平。
早在1996年4月，国家档案局就颁布了《企业档案工作目标管理办法》。该法规给出了具体的档案管理体系评估标准，即归档率和准确率必须达到100%，完整率应该达到90%。归档率是前提、是基础，缺少了归档率，其它两个指标就会失去依托；完整率是归档率的深化和细化，它直接反映出档案资料的实用价值；准确率是“三率”的核心，没有准确率，工程建设项目档案就失去了其存在的意义，档案的凭证作用不但无法保证，有时甚至会起负作用。因此，三者的关系是紧密相连，相辅相成的。
2做好收集工作是提高工程项目建设档案“三率”的基本保证
归档工作是档案工作各个环节的首要环节，因此归档率在三项指标最为重要。在提高工程项目档案归档率的过程中应采取以下措施：
①要按照“超前介入、同步管理、依法治档、从严要求”的方针，保证工程项目档案的“三率”达到100%。建立纵向到底、横向到边覆盖工程建设各个方面、各个层面的工程档案收集管理三级网络体系。即一级管理网络由企业档案部门领导挂帅，专业员分系统进行指导监督管理验收工程项目档案；二级管理网络由项目经理部领导负责，收集职责落实到工程各专业员，项目专职档案员负责指导并兼任工程项目档案收发管理；三级管理网络分别分解到设计勘探、施工单位和监理单位，明确总工负责，各专业员配合，专职资料员负责工程项目档案过程收集、竣工后整理和移交管理。同时，在工程项目建设初期，工程项目项目经理部成立之时，必须设置档案资料室和配置档案管理设施、设备，设立专职档案人员，进一步明确档案管理制度、归档标准、质量及进度要求，确保档案管理与工程建设过程同步。
②要依据工程项目建设档案收集涉及面广，周期长，难度大等档案形成的特点，区别不同情况，按照“三率”指标采取科学的档案搜集办法。有的档案资料形成周期较长，需要参考投资计划划分时间区段进行搜集整理，也可以按照工作阶段或工作内容来划分。另外，还要核查当年年度已竣工验收的工程项目是否全部归档，并在签订设计、施工、监理合同时，明确工程项目档案的版本、份数、质量及移交方式，保证所有资料全部归档。
③制定工程项目档案编制规范。档案管理部门应该密切联系各职能部门，从监理、造价、施工等部门选调经验丰富的专家组建课题组，根据工程项目建设管理部门和国家、省档案行政管理部门有关文件的规定以及“三率”指标，编制一套适合本单位的《企业档案归档范围和案卷组成标准》，为企业内部的工程档案管理工作提供参考依据。
3把控工程项目竣工档案形成全过程，是提高工程建设项目档案“三率”的根本保证
工程项目建设的原始资料和技术档案是全面鉴定工程项目建设质量的依据，是以后工程项目维修、改扩建的重要参考资料，也有助于我们总结施工经验，提高技术水平，积累实践经验。因此，工程档案管理应贯穿于从项目规划、施工开始到竣工验收的全过程。为确保工程项目档案收集、整理、归档工作达到收集齐全、内容真实、数据可靠，应采取如下措施：
①做好事前策划工作。工程项目档案的完整率是衡量每个案卷内归档材料是否齐全的指标，它反映的是档案案卷内归档材料的完整程度，所以它是一项重要指标。档案管理部门在收到施工图纸后，要与工程管理部门共同根据工程的专业、规模，划分单位工程，对每个单位工程中所包含的分部工程、分项工程、检验批进行了预划分，经过监理单位、业主单位的认可，把资料划分为工程项目管理资料、工程项目质量保证资料、工程项目评定资料，明确工程资料收集范围，作为资料收集整理的依据，为工程项目档案案卷有较高的完整率打好基础。
②参与过程监控。为确保资料收集及时，数据真实准确，做到资料与工程同步，形成对工程实体及资料的过程检查制度，根据工程进展情况，参加企业工程管理部门对工程项目建设阶段性监管，分别对不同阶段项目的资料收集情况进行检查评价，并将评价结果列入工程进度考核，实现工程建设过程与档案形成积累同步，及时整改存在的问题，确保预定目标实现。
③加强对施工单位和监理单位的业务指导。从源头入手，督促施工单位建立完整的质量管理体系，配备专职质量及资料管理人员，有专门存放资料的场所，提出归档要求，定期进行培训、检查、督促、完善。在编制监理规划、专业监理细则、各项监理管理制度（包括资料收集、验收管理制度）以及参加由业主组织的图纸会审、设计交底等各环节，指导监理人员的档案管理工作。
4把好项目竣工档案验收关是提高工程项目档案“三率”的措施保证
①按照档案管理的要求，指导监督监理单位要对以下资料的同步性进行严格审核验收，确保资料与实体基本一致。一是工程项目管理资料，这部分资料主要形成于施工前，主要包括施工组织设计方案、施工单位质量管理制度、体系、图纸会审、设计交底等，对于这部分资料主要审查针对性、时效性及对施工管理的指导作用。二是工程项目保证资料，包括各种原材料、设备合格证、各类试验检测记录、测量、沉降记录、隐蔽记录等，这些资料与工程强制性条文都具有对应性，是确保结构主体安全及设备稳定运行的过程管理资料，也是资料审核验收的重点。三是工程项目质量评定资料，依据单位、分部、分项、检验批的划分，重点检查这部分资料数据的真实性，各级质量管理人员及项目负责人验收记录的合规性，与工程项目评定资料的对应性。四是加强设备随机资料的接收，根据设备合同中的设备清单，提前设定设备随机资料接收目录，实行有依据接收。
②案卷质量的合格率也是工程项目归档工作不可忽视的指标。按照“工程完工一个，验收一个”的原则，要求工程管理部门组织由档案管理部人员参加的交工验收协调会，提出工程项目档案验收要求和存在问题。并以国家标准为依据，按照国家对科技档案工作的要求，以《科学技术档案卷轴构成一般要求》为标准，制定工程项目档案案卷的整理规范。同时开办档案整理培训班，将工程项目档案的整理规范，向工程技术人员及各部门的兼职档案员做出明确的解释，必要时档案工作人员还要上门指导、实际操作。
③做好竣工验收阶段工程项目档案的整理编目、组卷等工作。在竣工验收阶段按照档案管理的要求，对形成的资料由项目经理部按照单位工程进行整理、编目、组卷，经监理单位、工程管理部门、工程质量监督部门的审核，将合格的档案资料移交业主单位和档案管理部门。
5实例分析
太钢档案部门在新建150万吨不锈钢工程中实践了以上做法，为保证此工程荣获国家优质工程金奖（山西省首项金奖项目）创造了条件。此工程估算总投资165.78亿元，建设工期30.5个月，参加工程建设的中外单位共计88个（设备厂家52个，施工单位36个）。档案部门与太钢提出的将150万吨不锈钢工程建成世界上“无与伦比的精品工程”相匹配，推行档案人员“首问负责制”，承担工程建设项目档案资料管理包括项目资料的收发、查阅、保管，成为工程建设项目成员，参加设备开箱，随时参加工程例会给予业务指导和定期检查评价、监督验收，不仅使工程项目档案管理前移，而且直接参与整个施工全过程，实行预立卷制度，统一存放于工地档案室，以保证工程完工后，档案的完整与安全。还对未能按要求完成竣工文件编制和整理工作的建设单位考核工程质量保证金。由于在工程建设过程中档案工作实现了事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制的管理，以“四个同步”为主线贯穿整个工程施工过程，保证了工程项目档案齐全、完整、准确“三率”达标。
6结论
总之，档案管理工作是工程建设期的一项重要的基础性工作，必须有一整套行之有效的档案管理机制，严格控制项目建设过程中档案资料的管理流程，才能确保工程建设期间档案材料的齐全完整与准确，充分发挥其在企业生产经营建设可持续发展中的作用。
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参考文献：
[1]许安泰，刘秀凤.重点工程项目档案的管理[J].城建档案，2009（12）.
工程项目档案管理措施篇2
关键词：管理体系预归档同等表奖四参加
辽宁蒲石河抽水蓄能电站位于辽宁省宽甸满族自治县境内，装机容量120万千瓦（4*300mw），东北地区第一座大型抽水蓄能电站，在东北电网发挥削峰、填谷、调频、调相和事故备用，为东北电网的可靠运行提供坚强保障。电站建设过程中，公司通过组建工程档案管理网络，做好日常归档管控等措施，在推动档案与工程同步管理方面取得了较好的效果。
作为业主单位项目档案管理专责，八年来我们在项目档案过程控制方面进行了多方探索，在这里将工作实践和体会写出来和大家一起分享：
1.管理体系健全是做好项目档案管理的必备条件
辽宁蒲石河抽水蓄能有限公司（以下简称“蒲蓄公司”）按照“统一领导，分级管理”的原则，成立了由总经理任组长、总监为副组长，各参建单位项目负责人为成员的档案管理领导小组，负责项目档案工作的领导、组织和协调；在此基础上，组建了由各参建单位专、兼职档案员参与的档案管理网络，实现了档案管理工作对各参建单位和工程各环节的全覆盖。监理和施工单位由项目总工主管档案工作，并设专、兼职档案管理人员。19个参建单位设22位专职档案员。项目档案涉及工程建设的方方面面，贯穿于工程全过程，技术人员对工程建设情况最了解，大量的档案产生于他们手中。因此，各单位选聘80多位技术人员任兼职档案员，共同参与档案管理，带动强化全体参建人员的档案意识，保证档案的完整、准确、系统。
作为项目档案管理的主要责任单位，蒲蓄公司建立了总经理主管，副总经理分管，纪委书记主抓，副总师专业把关，办公室归口管理的档案管理体系。办公室设专职档案员3人，公司各部门均设一名兼职档案员，负责本部门职能范围内形成文件资料的收集、整理和归档工作。
2.制度健全，措施到位，是项目档案在控的保证
2.1建章建制，依法规范管理。
根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合工程实际，制定下发了《辽宁蒲石河抽水蓄能电站项目档案管理办法》、《蒲石河抽水蓄能电站档案管理考核办法》等管理制度。各参建单位制定内部档案管理和奖惩制度，使归档工作“有法可依”，保证归档资料完整、准确、系统，组卷合理有序、规范统一。
2.2强化过程管理，分解任务，将管理落实到日常工作。
第一，实行预归档管理，分解工作任务，提高归档质量。
为减轻工程施工后期竣工资料整理的工作量，实行项目档案年度归档制度，根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》进行整理，实行预归档。公司和监理档案管理人员通过检查年度归档进度，实时掌控施工单位日常归档情况，及时督促整改归档中出现的问题，使归档工作化整为零，很好地实现了档案管理与工程建设同步进行，避免了集中整理竣工资料容易出现的不真实、不系统等问题，保证了工程施工期档案资料的完整、准确和系统，为工程竣工档案的最终验收奠定了基础。
第二，落实档案人员“四参加”制度，从源头管控。
档案部门参加设备开箱、工程计划会和工程竣工验收，参与合同谈判和支付控制，在合同中设立专项条款，明确文件资料的归档时间和归档要求；工程结算和设备最终付款时，必须由档案人员在付款审核单上签字，确认其文件资料已达到归档要求，归档完毕，方可付款，有效控制了档案资料的齐全和完整。
第三，将项目档案管理与工程质量、进度同等表奖。
蒲蓄公司每年工程总结表彰时设档案先进单位奖项，与安全、质量、进度同等表奖，在工程建设史上是一个创新。
2.3强化过程管理，保证项目档案与工程建设同步管理。
作为工程质量、进度管理的一部分，档案管理必须与工程建设同步进行。在“大监理、小业主”的项目管理模式下，充分调动、发挥监理的职能，业主和监理档案管理人员每周深入现场，及时了解文件资料收集整理过程中存在的问题，研究解决办法。每月由监理牵头，根据《蒲石河抽水蓄能电站档案管理考核办法》对各施工单位的项目档案管理情况进行一次综合考核打分，得分结果做为年终评选先进的主要依据。每月定期召开项目档案管理专题会议，并形成会议纪要。对当月检查考核情况进行通报，就存在的问题，提出整改措施，限期整改。以此使各参建单位领导能够及时了解和掌握本单位的项目档案管理现状，加强督导，更好地开展本单位的档案管理工作，切实使档案管理贯穿于项目建设的全过程，并与之同步实施。
3.加强影像资料管理，为电站建设见证历史
根据上级关于利用数码照片资料加强抽水蓄能电站工程质量过程控制的要求，蒲蓄公司自行研发了数码照片管理软件。借助此管理系统，各施工单位按月将收集的数码照片上传，截至目前已收集工程数码照片万余张。
同时，选聘专业单位协助做好工程施工过程影像资料的收集工作。蒲蓄公司聘请丹东电视台每月到现场采集施工形象面貌的影像资料，并跟踪采集电站工程重大节点和活动的影像资料，指定专人负责日常照片收集和整理工作。
4.强化培训，提高素质，加强档案人员队伍建设
档案管理是企业管理的窗口，反映企业的基础管理水平，而档案管理人员的素质决定着档案管理的水平。为了提高业务能力，一是积极支持档案人员参加上级和地方档案部门组织的专业培训；二是请资深档案专家对参建单位工程技术人员和档案员进行档案管理知识培训；三是组织档案人员到兄弟单位参观学习；四是举办档案知识答题和竞赛等活动。对参建单位档案管理人员进行集中培训和有针对性的培训，确保档案工作管理到位，方法高效。
监理对新进场的施工单位进行档案业务指导和培训，并督促其建立内部管理制度和考核办法，使其尽快熟悉和掌握项目档案管理办法。
围绕工程建设，广泛收集资料，充分提供利用，用活档案，让档案从工程建设中来，再服务到工程建设中去。在工作中，档案管理人员努力做到腿勤、口勤、手勤；热心、细心、耐心，充分发挥档案的服务功能，在服务中收集档案，在服务中完善档案。
5.加强管控，创新管理，力争档案工作再上新台阶
5.1从源头管控。为保证归档文件质量，在工程建设初期就重视监理、设计单位提供文件的质量管理，长期跟踪指导，从源头把关，实行纸质、电子档案双轨制，便于今后档案的提供利用。
5.2从验收把关。项目档案是项目质量的重要组成部分，也是项目建设和管理的重要基础和依据，直接关系“三大控制”。因此，在工程竣工资料整理过程中，严格把关。每份施工管理文件都要施工单位、监理和经业主三方核对确认后，方可整理归档。利用施工图修改后作为竣工图的，要求在相应的设计变更文件中相应条款旁盖章注明被修改图纸的图号，使所有设计变更文件中的每项内容在文件所指的竣工图上得到反应，并编写“竣工图编制一览表”，详细填写卷内修改施工图的图号、修改内容等。
努力做到工程建设过程中，有保存价值的各种文件材料收集齐全，使档案内容能够反映竣工时的真实情况，图物相符，数据准确，更改规范，版本可靠；并按其形成规律，保持文件之间的有机联系，分类科学，组卷合理，整理规范，便于查找和利用。
总之，在项目档案管理过程中，按照档案与合同相结合、过程指导与控制相结合、检查与整改相结合的工作思路，注重日常管理，重视关键环节，才能使项目档案管理与工程建设同步。
作者简介：
工程项目档案管理措施篇3
【关键词】国防科技工业固定资产投资项目档案管理
国防科技工业固定资产投资项目（以下简称投资项目）是准公共品的投资项目。投资项目档案是指在项目立项、实施、竣工验收等各阶段形成的有保存价值的各种载体形式的历史记录。在对其进行档案管理的过程中，档案管理人员需要认识到其档案管理对投资项目的影响，如果档案管理不善，将会造成严重的后果。因此，投资项目的档案管理工作一定要做到具体和全面，并且需要及时的发现问题，采取有效的措施进行解决，实现对投资项目档案的良好管理。
1我国对投资项目档案管理的要求
1.1依法建立健全的档案
依据《中华人民共和国档案法》和《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》要求，每项投资项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工阶段的全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件建立全面、系统的档案。档案管理人员要依法对档案进行管理，严格履行自身的职责，如果发生违规事件，需要按照相关规定进行处罚。
1.2重视档案管理工作
由于投资项目属于公共品的投资，是百年大计，关系到国计民生的大事，需要通过档案的方式记录整个项目实施的过程，档案管理人员需参与项目的管理工作，如果领导、项目参与人员及档案管理人员不重视档案管理工作，势必会造成档案记录方面和整理方面的失误，这对于整个投资项目来说都会造成很大的影响，甚至会造成项目无法实施下去，无法实现项目的可追索性，因此，重视档案管理工作是非常必要的。
2投资项目档案工作的特点
2.1收集过程复杂
由于投资项目一般工程量都较大，涉及到的内容非常多，实施时间非常长，而在档案管理过程中，收集档案的过程比较复杂，收集档案的时间长且分散[1]。另外，在进行档案收集的过程中，由于收集人员常发生变动，也增加了收集过程的复杂性。
2.2参与部门多
在进行投资项目档案管理的过程中，还具有参与部门多的特点，其主要是每一个投资项目在实施的过程中，会有很多的参建单位，并且每个参建单位都会有很多的部门，档案收集工作非常的繁重，在收集档案的过程中，需要与每一个部门进行良好的沟通与协调，才能保质、保量及时的收集整理好完善的档案资料。
2.3整理难度大
整理难度大主要是由于投资项目规模较大，专业性强，材料较多导致的。在将收集回来的资料进行分析筛选的过程中，需要将有用的资料留下，没用的资料筛除，工作量是非常大的，并且整理的难度随着资料的增多也会增加[2]。因此，需要结合投资项目档案工作的特点采取针对性的管理措施，才能够达到预期的目的。
3投资项目档案管理的措施
3.1建立健全的档案管理制度
健全的档案管理制度是投资项目档案管理顺利进行的有效保障，因此，建立全面、系统的档案管理制度是重中之重，档案管理人员只有严格的依照档案管理制度进行档案管理，才能够保证档案管理的科学性和全面性。在建立健全的档案管理制度方面，主要需要做如下几个方面的工作。一、实行领导责任制和工作岗位责任制，职责明确，相互协调，充分发挥各级各部门的工作职能。二、制定档案归档范围和整理标准。有了范围和标准，就可以为管理人员指明工作方向，减少失误，提高档案管理的质量。
3.2项目档案工作与项目建设工作同步进行
从投资项目实施的那一刻起，就应该开始项目档案管理工作。项目建设单位需将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序，建立项目档案管理制度。而很多的管理人员在投资项目实施很长一段时间之后才进行档案的收集整理工作，导致档案管理质量方面出现了很大的问题，影响到档案资料的真实性，对此，应该确保档案管理工作与项目建设的同步进行[3]。通过对投资项目从立项到竣工验收全过程的跟踪整理资料，才能够保证档案资料的全面性、真实性，进而使投资项目的档案具有更高的保存和使用价值。
3.3建立档案管理网络体系
由于投资项目档案资料的收集、整理、归档工作不是一个人或几个人能完成，它是需要各相关部门协调配合才能完成的，因此，要建立档案管理网络体系，与各个建设单位良好沟通，对各个档案工作人员进行明确的分工、提出工作要求，如档案资料的收集、档案资料的筛选、档案资料的整理以及最终的归档要求，这些工作都需要由档案工作人员通过密切的合作才能完成[4]。
3.4开展档案的专项验收工作
国防科工委、国家档案局《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》规定“项目档案验收是项目验收的必备条件之一。未经项目档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。”档案的专项验收工作主要是在投资项目竣工阶段进行的，通过对档案进行专项验收，能够及时的发现档案中存在着哪些不符合实际情况的问题，并且通过及时的纠正，能够确保档案的真实性、完整性，进一步提高档案管理的质量[5]。在进行档案专项验收的过程中，应该派专门的管理人员组成团队与建设单位共同进行验收，这样才能够保证档案专项验收落到实处，并且发挥档案专项验收的作用，促进档案管理工作的顺利开展。
以本队的军工铀矿地质勘探设施“十一五”退役治理项目为例，该项目2007年3月申请立项，2008年7月开始施工，2010年6月竣工，2012年已完成环保、职业卫生、财务审计、档案等专项验收，2013年进行现场核查验收后再进行了竣工验收。大队在实施该项目时，成立了项目档案工作领导小组，制定了专项档案管理制度，建立了一个完整的档案管理网络体系。各参建单位配备了档案资料管理人员，统一管理项目各阶段的文件资料，并接受档案部门的检查指导，确保资料完整、准确、系统、安全。具体操作为：大队安防环保部门负责项目立项、调研等前期资料以及项目管理文件、项目竣工验收文件和照片档案的收集，并分类归档；大队财务资产部负责项目财务管理文件的收集、归档；施工单位负责项目施工阶段资料的收集、归档；监理单位负责项目监理文件的归集和整理；项目竣工验收后，由大队安防环保部门归集，统一移交大队档案室。
4结语
投资项目档案管理工作涉及到的内容较多，工作较为复杂，并且其中还涉及到项目的保密性，因而，投资项目的档案管理与企业的档案管理存在着很大的差别，在进行投资项目的档案管理中，应该结合具体的情况以及投资项目的实际特点，采取有效的措施进行管理，这样才能获得档案管理的良好效果。
参考文献：
[1]徐礼祥.全程管理原则在固定资产投资项目档案管理中的应用[J].沿海企业与科技，2012（12）.
[2]侯伟霞.浅析固定资产投资项目档案的管理[J].中国管理信息化，2012（13）.
[3]范越，秦晓宇.国防科技工业固定资产投资项目档案管理的探讨[J].项目管理技术，2009（03）.
工程项目档案管理措施篇4
【关键词】输变电工程档案管理问题；措施
项目的招标和设计，决策，购置材料，施工工程，建成投入使用的全过程中，形成的需要保存归档的项目文件材料，就是工程档案。需要较大的投资，较多的环节，较长的周期，复杂的内外部协作关系，这些是电网建设项目所具有的特征。因此其档案就形成较多的种类和数量，具有较重的价值。而在公司安全运行和日常维护以及大修改造中这些档案发挥着重要的依据作用，在公司档案管理中，占据重要的位置。因此对输变电工程建设项目档案管理工作措施进行加强势在必行。
1、输变电工程档案管理的现状
目前，纵观输变电工程档案管理的现状，具有不完善和不规范的问题存在其中。对于一个项目来说，往往会有资料的不全面性和装订的不整齐，目录与实际资料顺序出现差异，、报送不及时等问题，结果影响到档案的质量，主要表现在以下几个方面：
1.1没有强调档案管理的具体环节
建设单位的一些项目管理人员对于工程档案管理问题重视不足，他们往往只对工期的管理和工程质量以及安全狠抓不懈，而对工程档案管理的具体环节却没有着重的强调。尤其在施工时期，常常由于具有较重的任务和较多的环节以及时间的紧迫的原因，致使前期阶段项目的资料收集，以及对各参建单位的档案的要求没有被重视。
1.2没有强调档案的搜集和整理工作
参建单位只把工程进度放在重要的位置，对工程形象非常注重，而对档案收集和整理工作却没有着重的强调。而在实际工作中，从立项到拆迁的项目前期工作，以及招标和设计，直到验收投运和监理等等各环节工序中，都需要随时的收集与整理大量的有价值的文资，但实际中，各相关参建的设计和施工及监理单位只着重强调工程的进度，而在工程结束竣工，准备验收手续时，才突击的投入人力和物力进行整理，往往导致从准确和真实以及完整的角度来说，报送的档案资料都与规范的要求相差甚远，档案的质量不高，这样对日后的利用将产生严重的影响。
1.3没有明确竣工资料的质量要求
大多施工单位没有严格明确的竣工资料的质量要求，导致资料的文件表式不符合要求、没有完毕的签字手续、原件没有归档等问题出现。
1.4没有明确档案人员的职责
档案工作人员没有明确的工作职责，在实际工作中，由于档案人员的流动性较大，导致档案队伍稳定差，整体素质不强，同时由于有些档案人员没有较强的的责任心，没有尽职尽责的严格执行管理制度，出现遗失或收集不全一些重要的设备资料的现象。
2、输变电工程档案管理存在的问题原因分析
2.1对档案管理重要性的思想认识不足
注重工程建设而忽视档案管理，是不少项目建设单位共有的现象，没有强烈收集和报送以及利用工程档案资料的意识。有的建设项目单位就根本没有把工程档案认为和自己有联系，认为那只是例行公事归档案主管部门负责；还有的建设单位认为建设工程质量过关，合同和设计图纸是关键，其他都是无关紧要的事情；甚至还有的建设单位把档案与私人财产挂钩，没有必要让别人看，就更谈不上移交归档了。显然，导致工程档案的管理不规范的首要原因就是由于对工程档案的用途缺乏足够的认识。
2.2管理工作没有尽到职责
在输变电工程的档案管理中，没有制定有效的管理制度，部门责任没有明确的被落实，往往形成责任互相推卸的现象。工程档案往往由档案室人员全部一首经办，具体负责人没有配备，定多是兼职。各个具体工程没有完全形成细化的档案，因此覆盖设计和施工以及监理等各个方面的立体化的档案工作没有彻底的形成。档案主管部门很少亲临现场，因此缺乏监督指导。工程档案不规范的主要原因往往是由于制度不健全和管理失职导致的。
2.3没有建立考核措施
由于在单位或个人年度绩效考核中，档案工作没有被列入指标范围，档案工作质量又没有制定奖惩措施，与评先评优和工资奖金没有完全挂钩，因此，导致相当一部分人忽视档案工作，没有在日常工作在把档案工作随工程的进度结合起来，而只是在口头上提到档案的管理，而没有真正的落实到实际之中，只是应付验收而已。因此说，档案管理的不规范与没有建立考核激励措施具有很大的关系。
2.4人员素质偏低
做好工程档案工作的收集归档，是需要具备很强的专业技术知识的人员才能胜任；由于建设单位对档案管理的忽视，往往项目建设单位档案人员多数是一人兼任多职，这样就会在档案工作中，花费有限的精力和时间敷衍了事，而对学习档案业务和提高业务素质就更不用提了，这样的档案管理只是为了应付以后的急用，但急用时往往又会由于档案的管理不规范而耽误事情的处理。因此说，导致工程档案管理跟不上的根本原因就是档案人员的素质太低的缘故。
3、加强输变电工程档案管理的措施
在工程建设的管理部门，本人从事输变电工程图资档案管理工作多年，结合自己的工作实践经验，针对输变电工程档案管理中具有普遍性的问题，把几点加强措施提出来。
3.1建立和健全输变电工程档案工作制度
把当前工程档案管理模式建立成具有阶段性的，细化的纵横统一管理特点的模式。对目前在工程项目完成使用后，才开始收集整理档案资料工作的管理模式进行彻底的改变。这样才能够保障工程档案管理的完整性和规范性。从立项工程项目直到拆迁等前期工作，以及从招标和设计直到监理等等各个工序环节中，首先档案管理部门要把每个环节中需要归档的图资范围目录与要求制定出来，并负责向参建单位解释说明，把档案管理的指引工作做好；参建单位在对档案的要求明确后，按照范围目录进行整理资料；而对各环节整理好的资料进行检查，实施监督，确保质量，也是工程项目监理单位的职责。
3.2强化档案管理考核机制
把档案管理考核目标建立起来，在综合考核的项目中，把档案工作作为其中的一项。通过劳动竞赛和创优评先等形式加强考核激励，在领导意识和人员素质，以及整理质量和收集齐全等等环节，着重加强考核，从而达到对参建人员的档案责任意识不断增强的目的。对档案工作责任制管理进行积极的推行，这样如果基建单位不按规定执行，档案在工程竣工验收备案后逾期仍不及时移交的，在口头或书面整改意见提出后，仍不按时移交的，可根据相关的规定，从经济和政治上给予其处罚，严重的对其责任进行追究，使档案管理的质量得到保障。
3.3推进输变电工程档案信息化建设
随着科技的发展，计算机的普及，输变电工程档案的管理实现信息化成为现实，这对档案管理的规范化非常有利。在实现信息化管理档案时，应对国家有关电子文件归档和管理规范，以及档案数字化技术规范等技术标准要严格遵守，对系统数据库的建设和档案信息的存储格式要实现统一，从而在信息技术条件下使各类档案的全面收集和安全保管，以及有效提供利用得到保障。各参建单位通过网络技术，就可实现工程档案的全文查阅利用，既方便又快捷。现代化和数字化管理档案内容真正成为现实，从而方便了档案的开发和利用。
3.4强化输变电工程档案全过程管理
建设输变电工程时间较长，标准化和规范化管理是其档案管理水平提高的基础。也就是说，收集和整理以及保管档案管理的各个环节，需要运用统一的程序和科学的方法，同步进行档案管理与工程建设，管理需要全过程进行。
（1）前期介入
从工程的开始就应注重档案的管理工作。开工前，档案主管部门需要将建档的各种要求向工程建设参与单位提出来。各工程参建单位要对档案管理具有足够的认识，当做重点来抓。为使档案的真实性及可靠性得到保障，档案管理与工程建设需要计划和布置的同时进行，检查和考核同时进行。
（2）中期控制
档案主管部门现场的检查和指导力度要加强，全程参与，使工程档案各个管理环节始终处于受控在控之中。要经常亲临施工现场，检查指导随时进行。如遇到难度较大的收集时，应及时的向施工建设相关单位反应，请求帮助与支持。
（3）后期检查
在工程竣工投运后1个月内，各施工和安装以及监理等工程建设单位，应把竣工技术文件和竣工图以及调试报告等，进行整理和组卷移交，并把相应的电子文件进行提交。采取阶段性归档重大建设项目。档案主管部门需要把督查工作加强，对不符合规范要求的，必须退回整改。运用行政程序接收档案，需要把工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制建立起来，这是工程档案的规范化和标准化得到保障的最有效措施，同时，也可杜绝私自修改和伪造或事后补做的情况出现
3.5提高输变电工程档案人员的业务素质
档案员队伍建设需要进一步的加强。一方面对工程档案人员的专业理论水平进行提高，需要通过培训专业的业务和现场讲解等等形式来实现。另一方面，专兼职档案员的责任意识要自觉的增强，对档案知识和业务技术学习，以及现代办公设备的使用要不断的加强，运用计算机、网络等现代技术管理档案的技能水平要达到熟练，并不断的进行提高，从而具备精湛的业务，从而与新时期新阶段的档案工作的要求相适应。
4、结语
总之，改善电力基础设施的真实记录就是输变电工程档案。随着社会经济的发展，也日趋显示出输变电工程档案管理的重要性，也具有了越来越大的工作量，这就对我们以往的档案管理模式提出的新的挑战。因此，为了使工程的安全性和真实性得到保证，对规范化管理输变电工程档案水平和整体质量进行提升势在必行。
参考文献
[1]任秋芬，任君娣.重大建设建设项目文件与档案材料的管理难点[J].中国档案，2005.
工程项目档案管理措施篇5
[关键词]业主；基建；档案；收集
一、基建档案的组成
（1）工程准备阶段文件。工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、合同等工程准备阶段形成的文件。该阶段文件由建设单位收集。（2）监理文件。监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。它包括建设、施工、监理机构及负责人、工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单、工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单、工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单、在施工管理中记录管理办法的文件、监理规划、监理实施细则、进度控制、质量控制、质量评估报告等。该过程文件由监理单位收集。（3）施工文件。施工单位在工程施工过程中形成的文件。它包括施工前办理开工手续系列资料、施工过程中的质保资料、分部分项工程验收资料、大型设备进场验收检验资料、新技术应用系列资料、质量安全事故报告等资料。该过程文件资料由施工单位形成并收集。（4）竣工图。工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样（施工单位、监理单位在有审核图章的一套图纸上加盖竣工图章签字形成）。（5）竣工验收文件。建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。它包括工程质量监督资料、勘察设计单位的质量检查报告、工程质量评估及监督报告、竣工验收报告、工程移交证书、质量保修书、工程档案归档验收单及竣工验收备案书等。业主（建设单位）还应补充工程在评奖创优、使用、维护、改建、扩建中形成的文件。可见基建档案有形成过成长，涉及单位及人员多，内容复杂，成套性、现实性、专业性、系统性的特点。
二、收集基建档案资料的措施和方法
工程项目档案管理措施篇6
【关键词】通信建设；工程档案；管理模式；方法
1.通信工程档案管理的“三同步”原则
通信工程建设包括开工、施工、竣工三个阶段，通信工程档案的形成同样包括三个阶段。实现通信工程档案的完整、准确、系统，必须要求档案管理与通信工程建设实现“三同步”。[1]
1.1开工与施工准备文件收集整理同步
通信建设工程在立项后需要收集的档案资料包括三个方面。首先是项目建议书、可行性研究报告、计划任务书、环境预测、设计任务书及相关批复文件等。其次是设计的基础材料，主要包括工程地质勘探、地质图、地形地貌、实验报告、征用土地等基础性材料。最后是设计文件材料，主要包括初步设计、施工图设计、技术设计、设计计算书、总体规划等。在本阶段的档案材料收集过程中，档案部门要与相关单位负责材料收集和保管的人员密切配合，及时沟通，并对已经形成的材料按照要求及时整理。
1.2施工与施工文件收集整理同步
通信建设工程开工以后，档案管理的重点应放在施工过程中，需要收集的文件资料主要包括施工报告、计划、方案、技术措施以及安全措施等；工程材料的质检报告、工程设计变更的手续、施工图纸、施工记录以及工程事故报告等；设备的安装、调试、验收记录；工程各阶段的总结报告等。在此阶段，档案管理人员要对相关资料逐一审核，发现问题及时采取补救措施。
1.3交工与竣工文件收集整理同步
工程建设完毕后需要交工验收，这是通信工程建设的收尾阶段，档案资料收集工作到了尾声，却是最重要的阶段。在工程交工验收时，档案部门必须与验收部门共同参与，以确保档案资料的完整、准确和系统。所收集的材料包括竣工验收、试运行、资产交付文件等。
1.4实现“三同步”的保障措施
通信工程档案的管理要遵循“三同步”原则，首先要积极争取主管领导的重视。领导重视档案工作机构的健全以及相关人员的配备，做到岗有其人、人有其责，是实现“三同步”的前提。其次建立完善的通信工程档案管理制度，将档案工作与工程管理工作无缝对接，有机融合，针对各阶段的施工情况分别施策，确保档案管理人员在行使监督职能时有据可依，这是实现“三同步”的制度保障。最后与施工单位就档案资料收集范围与整理要求签订合同，通过合同固化双方的职责界面与权力、义务关系，这是提高竣工图编制质量的重要手段[2]。
2.通信工程档案管理的标准化指标
通信工程档案作为反映通信建设项目建设过程和工程概貌的原始记录，在施工期间的提供利用，以及日后的改建、扩建、技术改造、维护等工作中具有举足轻重的地位和无可替代的作用。而工程档案的标准化管理有助于提升工程档案的管理水平和发挥价值的效率，因此，强化其完整、准确、系统、安全的管理标准，既是工程档案自身的内在要求，也是管理的必然选择。下面从三个方面构建通信工程档案管理的标准化体系：
2.1通信工程档案内容的标准化
根据通信工程归档范围，按工程性质和种类设计归档目录清单，并在工程承接方与施工方的合同中增加专门条款进一步明确目录清单的具体内容，确保收集的通信工程档案资料齐全、完整、准确。具体来讲包括3方面的具体指标：2.1.1归档内容齐全。从宏观上看，归档内容齐全包括两个层面的含义：一是纵向上从工程立项准备到竣工投产各个阶段，横向上包括土建、工艺、通信、隐蔽工程、附属工程以及竣工验收、归档移交等专业性工作，应当形成的文件材料需完整留下原始记录，不能只完成建设任务却没有同步形成相关工程档案。二是工程各阶段、各专业形成的有保存价值的文件材料应及时收集齐全，进行系统整理后归档。从微观上看，归档文件不能缺张少页、遗漏附件、破损污渍；归档文件应办理完毕，各项内容填写完整，不能缺项漏项。2.1.2载体形态完整。现代技术条件下的项目档案种类多种多样，载体形态各异。在确保传统纸质载体档案齐全、完整的基础上，应注意查看照片、录音带、录像带、光盘等特殊载体形态的工程档案，与纸质档案对应的电子文档，以及与项目建设有关的实物档案等是否完整，不能拘泥于收集纸质载体的工程档案。2.1.3法定手续完备。项目审批、工程施工、监理及验收等都应履行相应的审批手续，作为开展各项建设任务的依据。同时，项目档案的法定效用是通过履行一定的生效手续来实现的，没有文件制发单位印章、负责人签字等法定生效手续的文件是不具备法定效力的。[3]一些项目档案存在责任人签名不规范，忽略签字日期和签署意见、遗漏竣工图章等情况，不便于日后的使用和考证。因此，判别项目档案的完整性既要重视审批手续的完备，又要确保其印章、签字等生效手续的清楚、规范和完整。2.1.4档案数据准确。档案管理人员积极与工程技术人员进行及时有效的沟通，以确保收集的档案资料真实有效。一致性是项目档案准确性的核心，只有整套项目档案反映的内容与线路、配套设备、建筑物、构筑物、隐蔽工程等竣工时的实际概貌一致，并随改、扩建活动及时准确地进行相应的变更和补充，与实物保持持续一致性，方能体现项目档案的准确性。[4]
2.2通信工程档案形式的标准化
由于多数通信工程档案需要长久的保存，归档数据导入档案管理系统时应有统一的模板，因此归档时使用的各类案卷封面、备考表、卷内文件目录等报表应统一印刷和制作，报表的各个组成要素必须统一规范，制成材料符合档案长期保管的技术参数。
2.3通信工程档案整理的标准化
档案人员业务水平高低对通信工程档案的案卷质量有着很大的影响。确保文件、图纸等的整理具有规范性和统一性是档案管理人员必备的技能之一。标准化体现在如下几个方面：2.3.1依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（Da/t28-2002），制定通信工程档案整理细则。2.3.2通信工程档案反映整个建设工程施工的全过程，整理时应依照工程建设基本流程，依照施工顺序进行收集和整理，既有利于文件的归档，也便于今后的利用。[5]2.3.3通信工程档案排序应按照通信专业性质进行划分和排序，按照一定的逻辑关系进行分类，有助于提升档案部门工作效率和效果。
3.通信工程档案管理的人才技术保障
通信工程档案的科学组织和有效管理是以人才作后盾，否则，再好的管理制度和措施都无法达到预期效果。因此，我们在人才的引进和培养上提出了如下要求：3.1具有良好的职业道德素养，能以强烈的事业心和责任感做好通信工程档案工作。3.2具有扎实的档案专业基础知识，以及通信业务知识、工程管理经验等适应工作需要的知识结构。3.3以“请进来”、“走出去”等方式加强工程档案业务技能的学习和培训，不断更新知识、扩大视野、交流经验、继承发展。3.4以建立示范工程、样板工程为依托，打造工程档案精品，为通信工程档案的管理塑造模板。⑤利用新媒体技术，建立通信工程档案管理微信群，便于大家及时沟通，传播经验、交流心得、探讨问题、寻求对策等。
4.信工程档案的管控措施
4.1完善管理体系
建立科学的管理体系，并确保其有效运转是实现通信工程档案管理目标的前提。首先，建立以企业主管档案工作领导为组长的管理网络，有利于规划好通信工程档案管理的顶层设计，及时决策并解决问题。其次，有利于通信工程档案机构、人员、资金等的落实，为工作顺利开展提供保障。再次，有利于工程建设部门、施工队及其他相关单位的组织协调，避免推诿扯皮。最后，有利于制定并落实各项通信工程档案管理规章制度，优化体制机制、做好人岗匹配，确保各项工作顺利开展。
4.2制定监管措施
通信工程档案的工作流程及质量控制目标，需要辅之以相应的监管措施，确保相关组织运转高效。4.2.1“三纳入”，将通信工程档案管理工作纳入领导议事日程；纳入公司规章制度及工作流程；纳入公司有关人员的经济责任制或岗位责任制。4.2.2“四参加”，档案部门或人员参加产品鉴定、科研成果审定、项目验收、设备开箱验收，负责检查档案的完整、准确、系统和安全。[6]4.2.3“五同步”，下达项目计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件的积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料的归档情况同步；项目文件材料的归档进度与档案信息化进度同步；项目总结与归档的项目文件材料交接同步。4.2.4通过召开协调会议、发挥工程监理单位对档案工作的监管责任、加强合同管理、财务管理等法律、行政、经济手段，做好通信工程档案管理的监管工作。
4.3保证资金来源
档案管理工作作为一项流程末端的基础管理工作，实现相应的质量控制目标，必须耗费大量的人力、物力。因此，应确保档案工作专项资金的来源，及时为通信工程档案设备设施的购置、保管条件的改善、教育培训经费的支出、信息化建设的同步开展等提供强有力的支撑。
4.4优化工程分类
根据通信工程的性质、投资规模、建设周期等特点进行分类管理，以提高管理效率和针对性。一般有以下几种方法：4.4.1针对施工周期短，工程档案资料形成快的环节，使用跟踪整合收集方法；4.4.2针对施工时间长的通信终端工程可以使用划分环节逐步整合收集方法；4.4.3针对施工人员分散，负责建设施工临时机构形成的档案资料环节，应当使用强制性收集方法，及时收集整理。
4.5构建审核机制
构建工程档案质量审核机制，是确保通信工程档案完整、准确、系统的重要保障。4.5.1档案在汇总、整合、录入、归档及最终验收中应该配备专人管理，并且由专业技术人员及工程责任人审核签字。4.5.2根据工程合同条款，在工程完工后逐一审核，以保证该项工作专人专职，权责明确。4.5.3由具备通信工程档案管理经验的人员，在做好基础工作的同时，针对以往工作中出现问题的环节进行重点审核。4.5.4根据《重大建设项目档案验收办法》规定的档案验收流程和要求，进行最后审核把关，逐一对照整改，确保万无一失。[7]
结语
综上所述，通信工程档案管理作为通信工程管理的一部分，二者相互依存，相互作用，完整、准确、系统的通信工程档案来源于工程建设，工程建设的质量又在一定程度上取决于工程档案质量的高低。同时，通信工程档案对企业改革、管理和发展具有重要的支撑作用，是企业转型升级方面的基石和助推器。在人力、技术、制度、资金等方面为通信工程档案管理提供坚实的后盾，建立通信工程管理的长效机制，改善通信工程档案管理的生态环境，是提升通信工程档案质量的有效路径。
参考文献：
[1]许歆懿.工程项目档案工作必须做到“三同步”,山西档案[J].2000(6).30.
[2]茆玲玲.企业档案管理信息化建设思考——以江南电子通信研究所为例[J].机电兵船档案,2015,23(2):4-5.
[3][4]田煜.对通信光缆建设项目档案准确性问题的探讨[J].档案管理,2016,12(1):58-59.
[5]范大为.对项目档案全过程管理的探讨,中国档案[J].2012(1).68-69.
工程项目档案管理措施篇7
[关键词]军工固定资产投资；项目档案管理；项目档案验收
[作者简介]贾守斌，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽合肥，230088
[中图分类号]G273[文献标识码]a[文章编号]1007-7723（2012）11-0045-0003
随着军工固定资产投资工作的发展和国家对档案工作重视程度的加强，项目档案管理已成为军工固定资产投资项目管理的重要组成部分，既是推进项目开展，保证项目质量，追溯责任的有力抓手，又是确保项目顺利竣工验收的有力保障。然而，在实际工作中，项目档案管理工作还存在着不可忽视的问题。以下，笔者结合实际工作经验谈谈这些问题产生的原因及其对策。
一、军工固定资产投资项目档案管理的重要性
（一）搞好军工固定资产投资项目档案管理是提升项目管理水平的必要手段
军工固定资产投资项目档案管理，不仅是对项目开展过程中产生的文件资料的收集、整理和利用，更是通过对这些文件资料的系统化和规范化，从文件的角度，对项目的推进实施有效的监管和控制。项目的文件资料，是项目从立项申请到最终项目验收全过程全部行为的原始记录，是验证效果，追溯责任的有效凭证。所以，建设项目的推进，离不开对文件资料的全程管控。
（二）搞好军工固定资产投资项目档案管理是项目档案工作本身的要求
根据国防科工局有关军工项目建设和档案管理的文件精神，军工固定资产投资项目应建立配套的档案管理机制，确保军工固定资产投资项目档案完整、准确和系统。从项目的立项申请到项目竣工验收各环节的文件资料，都要严格按照《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办[2007]161号文）的要求收集、整理、归档。从档案管理的角度，项目实施过程中产生的能够反映项目建设全貌的具有保存价值的文件资料都应按项目的计划进度适时归档，作为国家的财富，长期或永久保存，以方便后人查询和利用。项目档案工作，既是项目管理的要求，又是一种社会责任，它不仅关系到这个项目的管理水平和项目实施效果，更重要的是它为建设单位乃至国家留下了宝贵的文件资料和精神财富，同时也为其他项目的开展提供了珍贵的第一手资料。
（三）搞好军工固定资产投资项目档案管理是确保项目竣工验收顺利通过的有力保障
《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办[2007]161号文）中明确规定：“项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收”。把项目档案列为专项验收，并具有一票否决权，可见国家对项目档案的重视程度。把项目档案列为专项验收，既是从项目管理的角度对档案管理提出了更高的要求，也是从档案管理的角度，为项目的顺利推进提供了有利的信息支持，是一项既有利于项目顺利实施，又有利于提高档案管理水平的“双好”举措。
二、军工固定资产投资项目档案管理中存在的问题
在项目开展过程中，从管理体制和管理方法上，项目档案管理仍然存在一些问题，主要体现在以下几个方面：
（一）管控乏力
由于项目档案是整个项目建设过程的原始记录，在项目建设过程中，应及时收集项目建设过程中产生的各类文件资料，并根据归档范围表将有保存价值，能反映项目建设全貌的文件资料加以整理、归档，否则将会影响项目档案的系统性和齐套性。在实际工作中，由于缺乏管理层的重视，在项目推进的各个环节上，没有能够有效地管控项目文件的流转与归档，项目文件资料的流转游离在项目管理的边缘，经常造成项目文件资料的缺失，给项目的开展带来阻碍。
（二）制度缺位
虽然国家出台了军工固定资产投资项目档案管理的相关规定，但部分单位项目档案的规章制度建设仍处于缺位状态，没有根据本系统和本单位的实际情况及时制定相应的档案管理制度。项目档案的收集、整理方面，缺乏具有针对性的指导手册或操作细则。有些单位虽然建立了相应的管理制度，但缺乏推进制度有效执行的保障措施，使得制度成为一纸空文，不能切实指导实际档案工作。
（三）缺少制约
由于没有合同条款的制约，再加上参建单位较多，容易造成大量应该归档保存的项目文件资料散失在外。在实际工作中，一些项目建设周期长，时间跨度大，项目档案人员工作岗位变动频繁，文件资料的交接缺乏有效监管，直接导致项目文件资料的缺失；同时又没有相应的处罚与制约措施，这就给项目后期工作的开展造成阻力，影响到项目档案专项验收的顺利通过。
（四）人才匮乏
一方面，由于对项目档案的管理工作重视不够，项目档案工作人员的流动性较为频繁，这就从人才管理的层面导致了项目档案管理的不连续性，形成管理断层，直接的后果就是造成档案的遗失。另一方面，一些单位虽然设置了专职的档案工作人员，但由于缺乏相关专业的培训，档案管理水平有限，导致档案资料整理不规范，达不到项目档案验收的要求。
三、加强军工固定资产投资项目档案管理的措施
（一）加强领导，提高意识
要做好军工固定资产投资项目档案管理工作，必须加强对档案工作的领导和宣传，提高全员档案意识。加强领导，即是通过领导责任制加强对项目档案工作的管理，从管理的角度强化项目档案工作在项目推进过程中的重要地位，进一步发挥项目档案在项目建设过程中的重要作用。项目主管部门应通过各种方式宣传项目档案工作的重要意义，并通过档案意识的提升，把国家对项目档案管理的要求转化为实际的工作流程，从每一份文件资料做起，切实做好项目档案的管理工作。
（二）建章立制，细化标准
项目档案管理制度，从某种意义上说，既是对项目档案工作的一种约束，也是对项目档案工作在项目建设过程中顺利开展的有力保证。项目建设单位应根据本单位的实际情况，建立项目档案工作的各项规章制度，明确相关部门的职责，完善归档流程，并根据项目具体情况，制定包括项目文件归档范围、归档要求在内的一系列标准和操作细则，作为项目管理人员和项目档案人员的业务指南，提升项目档案员的业务敏感度和操作水平。
（三）明确岗位职责，加强业务培训
建设单位内部各相关部门在项目推进过程中承担着不同的职责，发挥着不同的作用。建设单位应梳理内部管理流程，明确相关部门在项目推进过程中的具体职责，并根据其职责在项目文件资料流转的各个环节上设置第一责任人，负责该部门职责内文件资料的管理；同时，建设单位还应根据项目参与人员所在岗位，加强档案相关业务的培训，并积极开展与其他兄弟单位的业务交流，拓宽业务视野，提高档案业务能力，从“人才”和“职责”两个角度控制好项目文件资料的流转，确保项目归档文件资料的完整、准确和系统。
（四）纳入合同管理，明确归档要求
建设单位在与参建单位签订合同时，应增设专门条款，明确项目档案工作的具体要求，确保项目档案齐套与完整。纳入合同管理，不仅是行之有效的具体控制措施，也是国家相关文件的明确要求。《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办[2007]161号文）规定：“项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力”。建设单位在与参建单位签订合同时，应将项目档案管理的要求列出专门条款，纳入合同之中，或列出“应提交文件资料清单”，作为合同附件，进一步明确归档要求，从法律上对参建单位的项目档案管理工作形成有效约束，确保项目档案的完整、准确和系统。
（五）认真自检自查，做好验收准备
在项目档案专项验收前，应开展项目档案自查工作。档案自查工作是推动军工固定资产投资项目档案工作，做好项目档案验收准备的有力抓手。档案自查工作，应严格按照项目档案验收的标准，逐条检查项目档案的归档情况，并形成自查报告，作为整改依据，推动军工固定资产投资项目档案工作的进一步开展，为正式项目档案专项验收和竣工验收做好准备。
军工固定资产投资项目档案工作，既担负着守护国防核心信息，为党和国家保存重要档案资料的光荣使命，又是为建设单位做好项目文件资料的管理，从信息记录的角度为建设单位管控项目建设质量，保存项目全部信息的重要管理行为，是军工固定资产投资项目管理工作不可或缺的重要组成部分。
[参考文献]
工程项目档案管理措施篇8
一、新常态下干部保健档案管理存在的不足
提高管理工作水平，实现干部保健档案管理规范化具有重要作用。但一些档案管理工作人员责任心不强，没有严格遵循规范要求，制约管理水平提升，存在的不足表现在以下几点：
（一）认识不足，管理规范化水平低。一些单位将工作重心放在其他方面，忽视干部保健档案管理工作，思想认识存在不足，未能全面采取有效措施提高档案管理水平。又如，档案管理人员缺乏全面培训，制约工作水平提升，未能掌握档案管理的综合技能。或者对档案资料收集不全面，忽视加强整理和归档，也没有严格按要求进行编号，影响服务水平提升。再加上管理过程中对规章制度的执行力度不够，档案管理人员没有严格落实责任心，管理水平偏低，难以有效提升档案管理规范化水平。
（二）干部保健档案材料制作不健全。提升干部保健档案管理规范化水平，离不开资金投入和基础设施建设，但在新常态下，很多单位对该问题不重视，对管理工作中所需要的资金、硬件和软件设施的投入存在不足，忽视信息技术、扫描仪的利用，制约档案管理信息化水平的提高。再加上一些档案管理人员不注重对信息技术的学习，未能掌握数据库建设和使用技术，影响档案材料制作技能提高，导致不能有效适应干部保健档案管理新情况和新趋势的需要，难以有效提升档案管理水平。
（三）干部保健档案基础设施不完善。新常态下，信息技术逐步被广泛应用到干部保健档案管理活动当中。但目前该项工作存在缺陷，一些单位在这方面的资金投入不足，相应的软件和硬件设施投入较少。再加上档案数字化管理技能缺乏，基础设施投入不足，不利于提升档案管理工作效率。
二、新常态下干部保健档案管理规范化的路径和方法
为弥补实际工作的不足，促进档案管理水平提高，推动管理工作的规范化进程，可以采取以下改进措施：
（一）革新思想观念，推动干部保健档案管理规范化进程。干部保健档案管理人员应该革新思想观念，创新档案管理理念，根据新常态和新需要，创新管理方式，有效提升档案管理规范化进程。同时还要革新管理理念，全面收集档案管理信息资料，做好编号工作，及时进行归档和整理，严格遵循和落实档案管理规章制度，提升档案管理规范化水平，为各项活动有效开展创造条件。
（二）严格按规范要求制作干部保健档案材料。以提升管理规范化水平为目标，注重信息技术应用，做好档案资料扫描工作，推动档案数字化进程。在资料整理和归档中，应该创新思想观念，严格遵循技术规范要求，推动管理方式创新发展。做好整理和编号工作，及时归档和管理，方便档案信息资料查询，为有效适应干部保健档案创造便利。注重加大资金投入，重视扫描仪和信息技术利用，有效提升档案管理工作效率。
（三）构建健全完善的干部保健档案管理制度。以提升档案管理规范化水平为目标，健全完善管理制度，推动管理工作制度化和规范化进程。例如，落实管理责任制，明确档案管理人员职责，让他们严格遵循技术规范要求创新管理方式，提升管理工作效率。建立奖惩激励机制，激发工作人员热情，让他们严格遵循要求提升管理工作水平，有效提升管理工作技能，增强工作主动性。此外，管理制度还要落实于干部保健档案管理全过程，激发管理人员热情，对管理活动的每个流程都进行有效管理，推动管理工作规范化和制度化。
（四）加强干部保健档案基础设施建设。结合管理规范化和干部保健档案利用的实际需要，增加资金投入，加强基础设施建设，推动管理活动有效进行。要健全完善管理制度措施，根据档案管理需要加强基础设施建设，从而为各项活动开展创造便利。引进和更新扫描仪、计算机等先进设备，构建并注重数据库的管理与维护，注重档案信息编号工作，方便档案资料查询，也为有效使用档案资料创造便利。
（五）提升干部保健档案管理人员素质。引进专业技能强，基础扎实，责任心强的干部保健档案管理人员，不断充实管理队伍。构建完善的管理培训制度，加强档案管理人员培训，促进他们综合技能的提升，让档案管理人员更好适应管理工作需要，努力提升干部保健档案管理规范化水平。
工程项目档案管理措施篇9
关键字：工程档案；移交；工程竣工；档案整理
引言：工程竣工资料，是工程建筑物的结构、尺寸及施工情况的真实记录，是对工程进行使用、养护、维修、改建、扩建的基本依据。建设工程档案移交是建设工程活动的一个重要组成部分,是搞好基本建设工作的一个重要环节。
一、工程竣工后的档案整理
要想保证竣工档案的质量，实现竣工档案完整、准确、系统这一基本要求，就必须首先做好竣工文件材料的形成、积累和管理工作。为了保证竣工文件的质量必须做好以下4个方面工作。
1、以建设施工程序和有关标准、规范为依据，实行建设项目全过程的检查监督
工程建设项目的建设施工程序和有关的标准、规范，是进行工程项目建设的各项工作及施工、监理必须遵循的，是进行工程项目建设的依据。它规定了工程项目建设施工的阶段、步骤和整个过程，规定了每个阶段、每个步骤的工作任务和相应形成的竣工文件，规定了各种竣工文件表述和编制方法。因此，工程项目建设施工程序和有关标准、规范，既是项目建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等进行建设施工的基本依据。又是竣工文件材料形成的基本依据。
2、抓住薄弱环节，做好竣工文件形成、积累的管理工作
工程项目建设的前期准备阶段和结束阶段，往往是竣工文件形成和积累的薄弱环节。这是因为．工程项目的前期准备阶段，如立项选址、工程可行性研究、评估、初步设计等项工作，往往是由交通行业主管部门进行的，或因机构未建立，或因人员不稳定，或因工作缺乏基础，或因制度不健全等原因，常常不大注意或无暇顾及竣工文件形成积累的管理工作；工程结束阶段，人员流动较大，有的这条路的工作没有完全结束，又调到新的项目去工作，造成竣工文件无人过问或推诿的局面。应该明确，工程建设项目的前期准备阶段，是竣工文件形成和积累工作的开始，而且这个阶段形成的竣工文件往往是很重要的，如各种依据性文件、各种基础性文件等；工程结束阶段，是竣工文件形成和积累的最后阶段，这时竣工文件将全部形成、归总，进行系统整理、归档，这个阶段是竣工文件形成和积累最关键的阶段，是出成果的阶段。
3、实行三纳入，使竣工文件的形成和积累制度化
对竣工文件的形成和积累实行有效的管理，最根本的措施是实行“三纳入”，就是把竣工文件的形成和积累纳入建设计划、纳人工作程序、纳入有关单位和人员的岗位职责。“三纳入”的实质，是从加强管理人手，将竣工文件的形成和积累制度化。
4、科学管理，细化分工
竣工文件管理与整理归档也应遵循“统一领导、分级管理”的原则，项目建设单位(业主)及勘察设计、科研和新技术应用单位、工程施工、工程监理、工程质量检验检测评定等单位各司其责，分别负责本身形成的竣工文件材料的管理与整理。交工验收和通车后，由项目建设公司(业主)收集、接收全部竣工档案归档，工程竣工验收之后移交管理营运单位。竣工文件的形成、管理与整理的分工。
二、工程竣工后的档案移交
1、重视档案工作、提高档案意识是做好档案工作的根本。
⑴重视工程档案工作首先应从领导做起,由上至下,层层带动,有制度、有计划、有责任。如一些高校领导非常重视建设工程的档案管理,由分管基本建设的校长直接负责管理,学校把建设工程档案的形成、积累、整理、立卷归档工作纳入基本建设规划、计划、管理制度中,在基建工程的目标中,提出对档案材料的要求,并将其纳入基建人员职责范围之中,实行集中统一管理,做到专人负责管理;同时要求基建部门要有一位负责人分管建设工程档案工作,并配备专职档案管理人员,形成网络,责任到人,这样才能加大依法治档力度,保证建设工程档案工作的提高。
⑵档案工作人员必须解决好自身的档案意识,充分理解建设工程档案的重要性。有些工作人员对档案工作的不重视,根本原因是其对档案的重要性缺乏正确的认识。从宏观上来说,建设工程档案是一个单位历史发展的真实写照,建设档案记载着单位总体布局和远景规划;从微观上来说,建设工程档案记载着基本建设工程的规划、设计、施工和使用的基本情况,记载着每栋建筑物、构筑物以及地上、地下管线等的布局情况,是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改造的重要依据。
⑶加强工程档案工作的宣传、教育力度,让所有人感受到档案的重要性、必要性。档案部门应定期搞一些档案工作宣传活动,让大家了解档案工作、关注档案工作,营造一个重视档案、爱护档案的氛围,从而增强档案工作人员对自己的工作的责任感、自豪感。在基本建设过程中,多数人对档案是不太重视的,比如一些变更的施工资料,很多施工人员在竣工图中并没有体现出来。其实,档案在后期使用时是非常重要的,一旦图纸与现状有不同情况,很可能利用档案时会出现重大偏差,很可能造成重大失误和损失。
⑷制定工程档案的奖罚制度,调动工程档案工作人员的积极性。要使工程竣工档案达到完整、准确、系统,还应采取奖罚手段,坚决执行归档制度,做到有规可循,将基建工程项目文件材料形成、积累、整理、归档纳入基建部门工程技术人员及档案资料管理人员的职责范围,明确作为本职工作的组成部分,并作为业务考核的依据,工作好的有关人员应给予表扬或奖励,工作不负责任的有关人员,应通过协调限期整改,否则应给予批评或处罚,从而保证竣工档案达到完整准确系统。
2、利用各方力量,采取有效措施,保证档案完整、准确、规范。
⑴在建设工程招标时即将施工档案的移交列入招标文件,作为招标的一个条件,在投标文件中明确归档方案,收集整理移交的措施。中标的施工单位须把档案移交的押金交财务处,档案完整归档后方可退还押金,从而取得档案管理的主动权。
⑵充分利用监理的力量来监督档案的移交。建设工程项目档案工作是整个建设项目管理的重要组成部分,也是监理工作的一项重要内容,监理单位要对档案原始材料的形成、积累、整理进行检查和监控,确保原始材料的真实可靠。
⑶从档案的形成阶段就要抓好原始资料的收集工作。基建部门从工程的前期工作开始就要一步一个脚印的做好档案收集,基建部门的工程档案必须是专人保管,有专门的档案存放处,有用的档案资料应立即放到存放处并分类登记,资料拿走了应记录去向,同时应选择细心的并经过档案知识培训的人做档案员,在档案收集上应形成一个信息员网络,与档案有关的人员均应承担一定的责任。
⑷为保证工程档案在移交时能完好无损,在资料收集时应采取有效的措施防止图纸等资料的丢失、污染和破损,如在施工前可留出一至二份完整的图纸,留作为竣工图使用。对一些图形文件可做成光盘供利用者检索,可以减少原件的损坏程度。
⑸建设单位可将档案工作纳入建设工程质量验收体系,在施工过程中,建立建设工程档案的质量评估体系,并将档案材料列入质量评估中,在工程竣工验收时,档案材料的完整情况也作为验收的标准。
3、健全档案移交制度,及时整理、移交工程档案。
⑴建设单位在项目建设初期就应按照国家档案管理的有关规定,结合实际情况,制定相应的档案管理制度,同时明确建设单位、勘察设计单位、招标机构、施工单位、监理单位等工程管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责,规范档案资料的收集、整理,以保证工程档案的顺利移交。
⑵建设工程的档案可以分段移交,尤其是周期很长的大型工程,更应分期移交,否则时间过长档案整理归档很困难。基建部门可按照工程的分段情况移交档案,有的项目即使某方面的验收未通过,也可以先归档。建设部门如需要使用已归档的资料,可以利用档案的形式再拿回来使用,这样既解决了大型工程档案保存困难的问题,也保证了工程中对原始资料的查阅利用。
⑶档案工作重在日常积累,基建部门的档案工作者要有强烈的档案意识,时时牢记获得所有有价值的档案,应以保证不遗失一切有用的资料为宗旨,有了资料就应保存,是否有价值可待归档时再区分。一个工程结束了就应抓紧整理成册,尽快移交,不等待,不拖拉,管理学有一句名言“:时间允许时工作随之膨胀”,档案工作者应力求把档案的保存整理、移交做在前面,很多东西拖到后来可能一切都晚了。
4、加强工程建设与档案管理的结合,实现档案管理一体化。
⑴坚持档案部门与基建部门相结合,齐抓共管做好建设工程竣工归档工作,要抓好“三个到位”即:明确项目档案工作的分管领导到位,指定项目专(兼)职档案人员到位,落实项目施工、安装编制竣工技术资料、图纸的人员到位。
⑵建设工程档案工作人员要对档案的总体工作心中有数,何时涉及哪些资料,资料如何获取都要心中有数,到了时间应有意识地去获得,必须坚持工程项目建档工作与工程建设、竣工验收同步。把建设工程档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系,做到工程进度到哪个阶段,档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。
⑶学校档案部门要与基建等其他相关职能部门及时联系、及时沟通,建立完善的建设工程档案接收制度和机制,实施档案质量的全程控制。在建设工程项目立项时,就将档案工作纳入到工程的各个阶段,使档案部门相关人员参与工程项目设计、施工、竣工验收以及监理等环节,并具体落实到人。
工程项目档案管理措施篇10
关键词：重点工程档案管理项目组负责制
0引言
宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。
1建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系
宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。
宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。
2围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道
近年来随着技术进步和宣钢发展的要求，焦化厂技术改造任务加大，生产与基建施工项目交叉点多，为确保重点工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。
在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作，档案室与各项目组密切联系，首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。
为更好地做好档案管理工作，档案室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。
3强化档案全过程管理，形成做好重点工程档案工作合力
重点工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好档案工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。首先，要树立质量管理意识，运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求，将《建设项目（工程）档案管理规定》下发给进厂的施工单位，做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收，各项目组严格把关，并列入厂经济责任制考核中，以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面，确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。
其次，在搞好重点工程档案管理中，充分利用先进的档案管理手段，建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案，并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目，使之适应现代社会需要，为项目建设单位提供更好的服务。
4注重实效，健全完善的保证措施
重点工程项目建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。
在重点工程项目建设中，影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。
4.1在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚。
4.2在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。:
4.3在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。
5开发利用档案信息，促进档案管理工作