企业员工人事档案管理篇1
关键词:企业;人事档案;档案管理;流动人员
引言
在中国丰富的档案财富中,企业人事档案是国家档案财富的重要组成部分,企业人事档案对于现代企业的发展有着十分重要的影响。探求企业流动人员的人事档案管理,必然有利于相关部门在管理中对有效信息的获取,推动企业人事档案工作的改革,对促进中国经济发展、社会进步具有重大的现实意义。
一、人事档案实现信息化管理
在信息化程度日益加深的现代社会,档案作为一种特殊的重要信息,对其进行现代化管理是必然的发展方向,流动人员人事档案管理也是如此。现代化技术的核心是计算机、网络通讯等现代信息技术,利用计算机技术对流动人员人事档案进行信息存储、检索等,进而实现网络化管理,是当前流动人员人事档案管理需要重点解决的问题,流动人员人事档案管理的信息化建设应从以下三个方面着手:
一是档案库管理现代化。档案库的管理,需要以科学的手段来扭转“看堆守摊”的局面,以适应档案管理信息化的对内要求,可以建立人事档案信息的专用数据库。二是档案资料电子化。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术,将档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文章图片甚至声像资料转变成数据资料,使档案数字化、信息化,在档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。三是档案服务网络化。利用局域网、互联网、党政网等网络平台,建立人事档案信息化服务系统。在人事档案专用数据库建立起来后,还要有一定的专门网络和专门网站才能实现人事档案信息的交换、流通,也才能实现人事档案信息的异地查询和人才流动管理。
二、规范人事档案管理各环节
1.完善档案材料的收集。档案材料是流动人员人事档案工作的物质对象,是提供利用的前提。档案材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。为有利于工作的顺利开展,应采取一系列切实可行的措施。
一方面,要从人事档案收集环节本身进行规范化管理。一是建立健全流动人员档案材料收集网络,根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法。二是与流动人员或用人单位签订档案管理合同,以契约的形式明确双方的责、权、利,并严格执行确保形成的材料及时归档。三是流出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。接收人员在验收时,如发现材料不齐或丢失,要设法查找或索取必要的组织证明确保档案材料齐全、完整。另一方面,改变传统消极的收集保存方式。传统的档案收集实际上就是对人事档案的“接收”,是整理之后单纯意义上的档案保存,这样也就在很大程度上失去了流动人员档案管理的意义。因此,要开展档案收集保管的新模式以改变现有的僵局。如有些人才流动服务机构创建的“人事立户”的存档模式,即流动人员人事档案的存放是以用人单位集体委托的方式进行的,这种方式可以使用人单位与人才流动服务机构建立动态联系,与传统意义上企业流动人员委托存档的区别在于克服了“人档分离”的现象,用人单位“直接用人,间接管人”,而管人主要是通过与人才流动服务机构合作管理档案来完成的,流动人员的年终考核材料、聘干表、档案工资表和出国、奖惩等档案材料的收集和整理先由用人单位完成,在制成正式材料一个月内送交人才市场,并由其根据国家有关流动人员人事档案管理的规定进行审核归档。
2.严格档案转递手续。随着市场经济与人事制度改革的深入,人员的流动将会越来越频繁,这就对其档案的转递有着越来越高的要求,确保其人事档案安全、顺畅的转递是企业流动人员人事档案工作的重点。人事档案的转递虽然有相关的规定与政策,其关键问题就在于如何使档案转递更为规范,使档案更能发挥利用价值。
国家人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》中要求:“人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函15天内,将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。转递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后,及时将档案转递通知单回执退回原单位。”“人才流动服务机构接管流动人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书,合同书须明确双方的权利、义务等内容。”并且,档案的转递应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。应当交接的档案一定要尽快移交,人员流动后留下的档案,流出单位应尽快将其档案转递到人才市场或新用人单位,收到的档案经核对无误后,立即做好入库登记。在档案管理过程中,坚持管人与管档并存的原则,即人在档案在,人走档案走,档案与人不能脱节。
3.优化档案内容构成。优化档案内容构成,不仅要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等基本信息内容,更要突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。
一要创建能力档案。重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况,以及参加各种资格考试、注册考
试等反映个人才能的资料。二要创建业绩档案。要及时将企业流动人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案,为凭实绩选人、用人提供必要的依据。三要创建诚信档案。要规范企业流动人员自身诚信状况的管理,重点记载政治自律、专业技术人员学术和技术水平以及个人公共道德与行为方面的信用资料,并加强推广应用。唯有如此,才能使企业流动人员人事档案的利用价值得以提升,有关部门可通过档案记载确定对企业流动人员的选拔和培养,人们才会更加重视人事档案的重要性,在一定程度上也可减少“无头档案”的产生。
三、拓展人事档案管理方式
在社会主义市场经济条件下,人事是适应中国企业流动人员管理的新方式,是一种促进人才产业化,最终使人事管理变成一种公众服务的制度。简单地说,就是把“单位人”变成“社会人”,实现人事关系管理与人员使用分离,即单位管用人,而一些具体的人事管理工作,如档案管理、计算工龄、评定职称、社会保险等,由人才流动服务机构代管。随着新形势的出现与发展,人事制度也开拓了新的服务形式,实行“人事派遣(人才租赁)”制度,这在一些地区已经实行。它由人才市场担当员工的法定雇主,负责派遣员工的人事管理,实际用工企业同人才市场签订人事派遣或租赁合同,实现劳动关系转移,提高人力资源配置效率和使用效益。
实行人事派遣后,对于用人单位而言:一是用人单位便捷用人,打破人事关系与劳动关系一体管理的局面,租赁单位用人,专业机构管人。二是人才资源共享。通过对高级专业人才兼职租赁业务的开展,可以有效地促进地区人力资源的社会共享。三是准确选人,规避用人风险。中介机构根据用人单位的要求,利用专业化手段为用人单位圈定合适人选后再由用人单位进行面试确定,使招聘更加准确有效。四是可突破编制限额,满足用人需求。一些属于定员定编的单位可以通过派遣增加员工,这样用人单位可以在不扩大编制的情况下解决用人需求。
对于被派遣人员而言:首先,可以使人事档案等人事、劳动关系的管理得到保障,完善工作档案如工作情况、业绩情况、培训、健康及考核等方面内容,能更好地维护劳动者的合法权益。其次,派遣人员合同到期后,若不再续签,由于其人事关系仍然由人事派遣服务机构。其工龄连续计算,并可继续为人员代交社会保险费,办理各种以人事档案为依据的各种证明等人事服务。
小结
人事档案是与人类个体密切相关真实的人生记录,对人事档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。随着市场经济与人事制度改革的深入,人员的流动将会越来越频繁,这对作为企业档案管理工作中必不可少环节的企业流动人员人事档案管理工作提出了更高的要求,虽然企业流动人员人事档案管理是一个复杂的系统性综合问题,但是只要我们勇于探索、不断开拓,就一定会找到适合本企业发展的人事档案管理的新举措。
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企业员工人事档案管理篇2
【关键词】企业；人事档案管理
人事档案管理属于企业管理的重要组成部分，事关人事工作的稳定，但从现今多数企业管理的状态来看，人事档案管理并未得到应有的重视。我认为这与企业的档案意识、管理规范、管理人员素质等都有着密不可分的关系。要促使人事档案管理发挥出应有效力，企业必须转变观念，积极进行模式创新，在管理方法上不断改进，使人事档案的价值充分显现来。
一、企业人事档案管理的含义
企业的人事档案是由企业的人事部门来建立并管理的，他们会将企业员工在工作中的具体表现、得才状况及业务能力等记录下来，以员工个体为单位建立卷宗档案，记录的形式包括照片、影像、文字等等，用作考察员工的依据。人事档案在企业档案中占据重要位置，完整准确的人事档案可以充分反映员工的德行及业务能力，可为企业进行人才选拔提供标准，意义重大。具有专门性、机密性、动态性、真实性等特征。
二、企业人事档案管理存在的问题
1.人事档案意识薄弱。我认为企业人事档案意识薄弱主要体现在两个方面，一是企业管理者对档案管理缺乏足够的重视，一是员工个人的人事档案意识不强。很多企业并未认识到人事档案管理在企业管理中的重要作用，对该项工作持漠视态度，未投入足够的时间、精力、人力来进行必要的档案记录与更新工作，使人事档案失去存在的意义。
2.档案管理缺乏规范。在淡薄的人事档案意识的影响下，档案管理势必缺乏必要的规范。从调查中我发现，很多企业的人事档案存在着内容缺失、信息不完善的问题，甚至还有员工真实情况与档案记录严重不符的情况。我看到很多企业的人事档案在进行信息记录时只是简单地将姓名、年龄、文化程度、工作时间、工作经历等纳入档案当中，员工的业务能力、品行操守、晋升历程都缺乏及时的更新，动态资料不完善，使人事档案缺乏反应员工真实情况的能力。人事档案内容的缺失是人事档案管理失范的表现，使断档现象屡见不鲜。
3.管理队伍素质偏低。企业对人事档案管理工作的重视程度不足，直接影响到档案管理岗位的人员安排，使得该岗位人员不足。我曾在走访某大型企业时发现，只有一名员工负责全公司的人事档案管理工作，难免兼而不顾。有的企业在进行档案管理岗位安排时随意性过大，不顾及人员的实际档案管理能力，使企业的人事档案管理工作效率低下，质量难以保障。
4.档案利用价值不高。通过调查走访，我发现虽然多数企业都会开展档案管理，但档案的实际利用价值不高，往往被束之高阁。首先这与档案资料的不全面有很大关系，档案反映不了员工的实际情况，自然就不会被当做考评的标准，失去利用价值。其次，企业将精力都放在员工的绩效考核上，但相应的绩效记录却没有跟上，人员实际工作情况与档案信息存在较大差距，影响档案的实际利用价值。
三、新形势下改进企业人事档案管理模式的措施
1.全面提升档案意识。作为新时代的企业，必须全面提升档案意识，重视起对人才的管理。我建议企业应该首先树立起依法管档的理念，从制度上对人事档案管理工作进行规范，在档案管理岗位上配备数量足够、素质较高的管理人才，将档案管理当做一项重要工作。只有先从意识上给予足够的重视，后续工作的推进就会更加顺利。作为员工个人也要意识到档案的重要性，关注企业的档案管理工作，在变更工作单位时，要从原单位起走个人档案，保证档随人走，确保个人档案的完整性。
2.着力加强硬件建设。要促使档案管理更加规范，我建议大小企业都应该积极推进硬件建设，实现人事档案的信息化管理。用现代技术手段来进行档案记录可以大大提升工作效率，使管理工作更加科学易行。对于经常变更的人事信息，管理者可以将它们及时准确地输入到个人电子档案当中，方便快捷，自动化程度较高。通过计算机来进行人事档案管理是企业实现现代化管理的一个重要途径，使档案管理工作更加符合时代要求，更好地为企业发展服务。
3.提升管理队伍素质。人事档案管理工作并非人们想象得那么简单，对从业人员的素质要求是比较高的。我认为主要有以下三个方面：首先管理者要具备法律意识，依据《档案法》来维护人事档案的真实性、保密性。其次，管理者要有强烈的岗位责任感，在进行档案记录时严格遵守制度，尽职尽责地管理好企业人事档案，以便为企业提供真实全面的人事信息。第三，人事档案的管理人员必须有扎实的档案管理知识，并能用理论知识来指导实际工作，保证档案管理的质量。在企业人事档案管理的岗位上实现个人价值。
4.提高档案利用价值。我认为企业管理者不能忽视档案管理的潜在价值，要对其利用价值进行充分挖掘。人事档案记录着每个员工的个人信息，在一定程度上反映了员工的能力，企业完全可以通过科学的档案分析来进行人才选拔，选择有能力的员工进入领导层，给员工充分的晋升空间。作为档案管理者要掌握档案分析技术，利用计算机来进行档案信息处理，为企业领导提供准确的参考资料。使档案的利用价值充分发挥出来，为企业的长远发展贡献力量。
5.增强服务意识，积极主动的提供档案管理。人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，增强服务意识，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理，促进企业人力资源管理，是企业知识管理的基础。
6.建立人事档案的网络化管理模式，增强人事档案的信息服务。功能档案管理要与时俱进，就要实现数字化、网络化的管理开放式的人才信息服务网络则为人事档案现代化管理构建了坚实的实用平台。这样，既可以提高效率，也可以降低社会管理的成本。
人事档案管理工作是企业中不可或缺的管理工作之一，其改革已经提上了日程，在这一改变过程中，改变旧有模式，建立新型管理系统，借助现代化的技术与观念，全面开发信息资源，充分有效地利用人事档案的价值，从而促进人事档案管理工作不断走上法制化、科学化、规范化的轨道。
四、结语
综上所述，伴随着经济社会的演进，企业的高速发展不容小觑，但在新形势下，我国的企业管理产生了一些新的问题，尤其是企业的人事档案管理，更是面临着巨大的挑战。人事档案管理模式不可避免地出现部分问题，需要采取措施予以规避。本文将阐释企业人事档案管理的含义，指出新形势下出现的管理问题，并为如何改进人事档案管理模式，提升人事档案管理质量提出合理化建议。
参考文献
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企业员工人事档案管理篇3
就我国目前企业的发展来看。大多数的企业在发展中越来越重视档案管理，档案管理不仅仅涉及了一个企业的人才管理，也是企业发展高度的一个见证。在档案管理中，档案管理工作人员起到了重要的作用，他们直接接触档案，是做好档案管理工作必不可少的重要因素。
一、当前我国企事业单位档案管理人员存在的问题
当前我国企事业单位档案管理人员在发展中存在着一系列的问题，主要表现在以下几个方面：
(一)对管理人员的激励机制不健全
目前我国的企事业单位在发展中，普遍忽视了对档案管理人员的激励机制。很多企事业都存在着这样的现象，企业注重对技术人员的待遇以及激励，但是对行政人事尤其是档案管理人员的激励机制普遍都不健全。技术人员一般都是按照员工的技术贡献给予经济、精神层面的奖励，而档案管理工作人员的待遇始终都是固定的工资。这种激励机制不利于提高档案管理工作人员的积极性。
(二)档案管理人员的硬件不完善
档案管理人员的工作环境不顺畅是很多企事业单位存在的问题。档案管理人员的工作工具一般都赶不上工作的需要。档案管理人员使用的电脑的系统普遍都存在问题。举一个简单的例子，在山东某企事业档案管理人员。由于计算机系统出现问题，计算机的存储内容都消失了。而档案信息由于没有备份，所有的东西都需要重新统计。若是计算机能够定期检查问题。就可以避免问题的发生。
(三)档案管理人员的服务态度不正确
档案管理人员的服务态度不正确是导致我国企事业单位档案管理工作存在问题的重要原因。档案管理人员自身能够对工作的重视程度不够，他们在日常的工作中没有很明显的服务意识。对于档案管理工作的内容以及意义没有深刻的了解，这样导致他们在日常的工作中不能真正做好档案的管理和保护工作。
(四)档案管理人员的培训机制不完善
在我国企事业单位中普遍缺乏对档案管理人员进行培训。档案管理人员缺乏培训就不能及时掌握档案信息的更新换代。不利于对企事业单位的档案信息进行管理。同时由于缺乏档案工作的培训，导致了档案管理人员的工作积极性不高。不能有效做好档案管理工作。
二、解决措施
为了解决上述提到的问题，我们提出了相应的解决措施以推动我国企事业档案管理人员的发展，具体措施如下――
(一)健全企事业单位的激励机制
健全企事业单位的激励机制可以有效地提高我国档案管理人员的积极性。我们可以从经济层面、物质层面来对出色的档案管理工作人员进行激励。这样一方面可以推动其档案管理工作的积极性，另一方面可以有效的激励其他的管理人员做好工作。
(二)完善硬件环境
完善硬件环境可以有效地推动我国档案管理工作的开展。一方面完善硬件环境可以提高我国档案管理工作人员的工作效率。档案管理的硬件条件达到了，可以提高工作效率。另一方面可以避免档案信息的丢失。要通过完善我国档案管理的硬件条件来保证我国档案信息的不丢失。要定期对档案管理中的硬件进行检查。以保证我国的档案信息不出现问题。
(三)树立正确的服务态度
档案管理人员要树立正确的服务态度。只有树立正确的服务态度才能够负责地对待工作。作为企事业的档案管理人员首先要意识到档案管理工作的重要性。目前很多档案管理人员他们认为档案管理工作可有可无。这种想法的存在对档案管理工作的质量有着很大的影响。只有从思想层面意识到档案管理工作的重要性，才能在实际中做好工作。
(四)完善档案管理人员的培训机制
企事业领导要重视对档案管理人员的工作培训，要不断完善工作中的培训机制。要定期地聘请专家对档案管理人员进行技术上和专业上的培训，进一步提高我国档案管理人员的工作技能和水平。同时要对培训的档案管理人员进行有效的考核，以此确定企业档案管理人员培训的效果，真正做好培训工作，达到理想的培训效果。
企业员工人事档案管理篇4
2019年，国家档案局印发《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》的通知，要求各地国有企业档案管理部门与时俱进，进一步完善体制机制，促进国有企业档案管理工作更好地为企业的发展服务。其中，国企退休人员人事档案作为国企职工参与企业各项经营管理活动的记录，是国企职工为社会主义建设作出的贡献的历史证据，不仅是珍贵的档案信息材料，而且在国有企业改革的时代背景下还迎来了社会化管理转型升级的机遇与挑战。
一、国企退休人员人事档案管理社会化转型的意义
退休人员管理是我国经济发展初期国企办社会职能的表现形式之一，随着市场经济改革的不断深入已经逐渐成为国企转型升级的制约。2019年，中央办公厅、国务院办公厅印发《关于国有企业退休人员社会化管理的指导意见》，在全国范围内推行国企退休人员社会化管理，退休人员人事档案同步移交。
(一)助力国企职能定位转变
我国的国有企业在其发展过程中曾经承担了大量的公共性职能，除了需要完成生产任务、实现盈利目标外，还具有退休人员管理，国企办教育、国企办医疗，职工宿舍物业与水、电、气、消防安全管理等五方面的职能，导致企业负担过重，严重拖累了生产效率。剥离企业办社会职能是国有企业改革的核心。目前，国企职工住宅家属区“三供一业”与教育、医疗职能移交改革已经基本完成，推进国企退休人员社会化管理是深化国有企业改革的重要课题，有助于理顺政府与国企的职责界限，使国企从公共性职能中解放出来，集中精力专注主营业务，提高市场竞争力。
(二)提高档案管理服务水平
国有企业档案管理部门并不是专业化的档案管理机构，由于各企业管辖的自身退休人员人事档案数量较少，聘任专职档案管理员人力成本较高，导致许多企业并不能从“按岗选人”的原则出发，而是选择让不具有档案专业背景的其他岗位人员兼职做档案管理工作，或者将档案管理岗位作为安置年龄较大、因病退居二线人员的“照顾性”岗位，由此造成从业人员业务素质不高，缺乏必要的上岗培训与继续教育，无法适应新时代国企退休人员人事档案管理的要求。此外，由于档案管理工作并非企业的盈利增长点，许多企业高管对档案管理工作的重要性认识不足，缺乏更新档案管理设施设备的动力，一些企业的档案室都未能按要求配备除湿机和防火器材等，造成纸质档案霉变破损，档案的保管存在安全隐患。国企退休人员人事档案实行社会化管理可以有效地改善这种现实情况。政府部门对辖区内的所有国企退休人员人事档案进行集中管理，管理规模与档案总量远超以前单个企业管辖的体量，有助于形成规模效应，还可以利用采购谈判低价采购设备与耗材，有效降低成本。档案管理人员分工协作、各司其职，一方面摊低了每份退休人员人事档案管理的人工成本；另一方面也有助于组织规范化的档案业务培训，优化绩效考核方案，通过交流协作营造工作人员之间比、学、赶、超的良性竞争氛围。
(三)保障企业退休人员利益
由于退休审批需要人事档案材料佐证，职工到达法定退休年龄、办理退休手续的时间节点是企业人事档案的高峰利用期。很多人误以为国企人事档案在人员退休审批结束后就毫无用处了，但实际上退休人员人事档案的利用范围涵盖了政审佐证、继承权确认、社会保障权利证明等方面，对人事档案整理与审核水平有较高的要求。根据有关学者的统计，国企退休人员人事档案的利用机构(人)中，社会保障部门占比最大。换言之，在国企退休人员人事档案社会化转型之后，社会保障部门(退管经办机构)既是档案的管理机构，也是利用档案频率最高的机构，有助于社会保障部门(退管经办机构)从档案用途的角度出发，深入剖析入档材料的必要性与重要性，适时调整档案类目，重塑管理流程，使国企退休人员人事档案管理工作更好地为档案利用服务，从而有效保障国企退休人员的合法权益。
二、国企退休人员人事档案移交可行性
国企退休人员人事档案移交社会化管理工作时间紧、任务重，管理模式变动大，涉及国企退休人员人数众多。在退休人员人事档案移交过程中，国企和人事档案接收机构要以“送出去”“迎进来”的姿态，主动衔接，热情服务，打消国企退休人员的顾虑。
(一)做好政策宣传与咨询服务工作
国企退休人员人事档案移交实施社会化管理离不开国企退休人员的理解和支持。由于国企退休人员人事档案管理的模式运行已久，许多退休人员不理解改革的动因，容易产生档案移交实行社会化管理可能会影响退休人员待遇的担忧。政策宣传与咨询服务可以帮助国企退休人员充分了解实施退休人员人事档案社会化管理的优点，使他们明白退休人员人事档案移交的步骤流程与方式方法，有助于提高退休人员对人事档案移交工作的配合度与接受度。同时，国企退休人员人事档案移交实施社会化管理也是一次促进档案业务“供给侧”与“需求侧”交流融合的改革契机，政策宣传过程中能够收集到大量国企退休人员的意见建议，也可以为档案管理部门改进服务质量提供思路和依据，进而有助于促进由“政府、群众、档案”新型三元互动模式取代传统的“政府、档案”二元互动模式，有效提高行政效率。
(二)制定科学合理的移交方案
在实施国企退休人员人事档案社会化转型之前，由于国企退休人员人事档案是由企业自行管理的，导致人事档案管理的质量参差不齐，档案接收机构对各个国企的档案管理情况的掌握也不够全面。因此，在开展国企退休人员人事档案移交工作之前，档案接收机构需要开展调研和沟通衔接，摸排底数，列出责任清单，明确目标任务。要积极了解掌握各移交企业退休人员人事档案管理的现状，依据移交人事档案的总量、行业类别、社保归属地等进行归纳分类，制定下发具有可操作性的移交方案，按照先易后难、分类分批原则，明确移交所需材料、经办流程、时间安排。还要认真开展政策培训，组织重点国企人事档案管理人员召开政策宣讲会，提高国企档案移交工作人员的业务经办能力。同时按照时间表倒排工作，掌握进度，限时完成，保证国企退休人员人事档案社会化管理改革有条不紊、忙而不乱。
(三)简化档案移交流程
档案接收机构接收到国企退休人员人事档案以后，要将信息同步共享到街道(社区)，同时开展人事档案信息化加工。要畅通移交业务流程，在移交过程中，档案直接在国企与档案接收机构之间进行流转，企业退休人员本人不用办理任何手续，只需在接到社区通知后到社区报到并确认相关信息。
(四)加强档案移交中的过程控制
为保质保量完成国企退休人员人事档案移交任务，档案管理部门应及时落实国企退休人员人事档案移交考核的口径、指标、工作要求，实施风险防范预案，对档案移交接收工作认真进行查漏补缺。一是建立通报机制，对考核范围中的重点企业形成移交情况进度报表，定期通报情况；二是建立督查机制，对各档案接收机构按行政区划归属进行工作督查，加强沟通，及时指导。
(五)设置过渡期，确保平稳移交
国有企业涉及的行业范围广泛，由于主管单位不一，往往遵循不同的档案管理规范，实行统一管理难度较大。国企退休人员人事档案管理的社会化转型打通了档案管理的前后端，促使各企业按照统一的标准及时归档、合理组卷、规范装订，并要求涉及档案移交的相关国有企业在过渡期内保持一定力量协助档案接收机构做好企业退休人员人事档案社会化管理服务的协调工作，如有档案材料缺失需按规定进行补充或提供情况说明，以免因“三不管”与相互推诿损害退休人员的利益。
三、国企退休人员人事档案日常业务改革
档案移交只是国企退休人员人事档案社会化转型的第一步。社会保障部门(退管经办机构)成为国企退休人员人事档案的管理部门之后，日常为企业退休人员提供档案整理、查询、调动、出具证明等服务，需以“就近办、简化办、网上办”为要求，推进窗口服务工作标准化、规范化、制度化建设，不断提升企业退休人员的满意度。
(一)流程再造
传统的档案政务服务模式以档案服务机关的职能为中心，档案管理人员具有资源优势与政务权利，容易滋生官本位思想。随着行政体制改革向纵深推进，传统的档案政务服务模式已经无法适应新时代社会经济发展的要求。近年来，“一窗受理”成为政务服务领域的热点名词。由于办事窗口是政府向群众提供面对面服务的场所，可以在很大程度上影响群众的满意度。因此许多政府机构对外办事部门都以方便群众办事为目标，将原本的各分项业务办理窗口统一归并为综合窗口。比如，由具有档案管理职能的业务部门对综合窗口工作人员进行业务培训，使每一个综合窗口都可以经办国企退休人员人事档案业务。另外，安排领导干部轮流到办事大厅值周，负责向前来办事的外来人员提供引导、政策解释、陪跑服务；实行窗口工作人员错时上下班制度，实行中午时段窗口对外办公，最大限度减少办事人员等候的时间等，这些都是提高档案服务质量的有益尝试。当然，“一窗受理”不应仅仅拘泥于字面意义上的归并办事窗口，更应该借“一窗受理”完成档案政务服务的流程再造，使其成为“政府再造”的契机。“政府再造”理论是当下政府改革中广泛使用的政策工具，是指通过对政府行政部门与公共管理组织绩效的根本性变革转型，大幅提升效能、服务能力、创新能力与适应能力。“政府再造”要遵循公共导向，档案管理部门应以便民利民为出发点，最大限度地简化办事环节，最小化行政成本，从而提高档案管理服务效能。
(二)精简相关材料
应从企业、群众的办事需要出发，精简国企退休人员纳入社会化管理服务审核所需材料。比如，社会保障部门(退管经办机构)可以利用信息化手段获取国企退休人员的基础信息，从而取代传统的由退休人员手工填写各类表格的信息采集方式。将功能相近的表格整合为一张表格也能够有效缩短窗口业务的平均办结时间，为“一窗受理”提速增效。
(三)档案数字化
在传统的档案管理模式下，纸质档案要实现在各部门间的流转共享就必须通过“调档”的方式进行，档案材料流动缓慢且利用效率低下。如果业务申办发起地与档案保管地距离较远，经常需要耗费更多时间，无法“即办即走”。因此，要实施改革，就需要信息技术的协助。档案数字化是大数据时代档案管理的发展方向，是指通过使用扫描仪等设备，将纸质档案进行加工使其转变为数字图像存储在电子载体上，并且按照档案材料之间的内在联系，把数字图像和目录数据用关联关系连接起来的处理过程。国企退休人员人事档案移交实行社会化管理以后，可以分批次进行档案数字化。一方面，档案数字化以纸质档案为基础，有助于形成倒逼机制，促使档案管理机构及时做好纸质材料的归档、整理、审核、检查等工作，保证入档材料的准确真实、类目完整；另一方面，档案数字化不仅能够防止档案的腐化霉变、破损遗失，还能够提高档案利用效率，有利于政务信息的公开，实现档案资源的互联互通。
(四)打通档案信息共享壁垒
国企退休人员人事档案是企业退休人员人生经历的记录与证明，是最好的身份信息佐证材料。在国企退休人员人事档案移交实行社会化管理以后，凡是涉及行政业务的事项，如有关高龄、劳模、政治面貌、高级职称等信息的数据采集，都可以在档案移交环节完成，不再需要办事企业与群众自行填写，实现让数据“替群众办事”。在条件允许的情况下，将档案系统网络延伸到社区，在行政审批权限范围内实现信息共享，通过多部门合作使档案异地查询、档案业务异地“一窗受理”成为可能。
四、社会化转型的成效与展望
国企退休人员人事档案管理社会化转型有效提高了企业与退休人员办理档案业务的便捷性，推动了档案数字体系的构建与公共服务理念的转变；同时，也对经办机构的档案管理能力提出了新的要求。开放且充满活力的政府、从群众需求出发的服务理念，以及不断提升的信息化水平是社会化转型改革成功的关键所在。一方面，档案管理部门应巩固现有改革成果，保持与国有企业的良好沟通，集思广益，将好事办得更好；另一方面，还应注意分析国企退休人员人事档案管理中出现的新形势、新问题，不忘初心，与时俱进，努力完善健全档案管理机制，更好地为企业退休人员服务。
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企业员工人事档案管理篇5
关键词：煤炭企业；人事档案；档案管理
中图分类号：D630.3文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）017(C)-0288-01
一、煤炭企业人事档案管理的作用
1、为企业选拔人才。在当今各个企业激烈的竞争中，起核心作用的就是人才的竞争。而在企业的人事档案管理工作中，人事档案管理不仅是人事管理工作中的重要组成部分，同时它也是企业发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。因此，煤炭企业人事档案的管理，能为企业提供了人才的信息，还对今后企业的发展有着重要作用。
2、有利于企业的管理。在煤炭企业的生产活动中，企业的工作人员由于工作的性质，人员的流动性大，同时企业人员交替频繁，因此，就要求企业的人事档案管理部门能充分的发挥出其应有的作用，对各个岗位上的工作人员，都应仔细的对其档案进行核对、管理。以便在今后企业的生产过程中，能及时的对工作人员的详细信息进行核实，从而实现企业对人才的挖掘，在有利于企业发展的同时，还能保证企业生产的正常运行，还有利于企业在生产管理的过程中对其进行有序的管理，为今后企业的发展奠定结实的基础。
二、煤炭企业人事档案管理存在的问题
1、煤炭企业人事档案模式单一。在我国大部分的煤炭企业人事管理中，人事档案管理的模式比较单一，这样不符合企业职工层次的多样性，例如：固定工、合同工的档案管理；干部档案与技术人员档案管理等都混为一体，使档案管理出现混乱，不利于人才的管理与资料的查找。同时在管理的过程中，单一的档案管理，仅仅限于本机构的人员，方便查找和使用，但由于档案涉及的面比较狭窄，在一定程度上有利于档案的保密。然而在很大程度上，煤炭企业的人事档案管理已经不能适应企业职工类型的多样性。
2、煤炭企业人事档案的内容不够完整。由于市场经济体制的建立，人们的思想观念发生了重大的改变，而煤炭企业在对员工进行招聘的过程中，只会过多的注重人员的能力，因此企业在对其进行管理、束缚的过程中，主要依靠的就是所签订的合同、协议，而不是人事档案。因此在对档案的管理中，就会造成档案的不完整，由于煤炭员工的流动性比较大，很多人为追求自己的利益，不断的跳槽，因此就会在一定程度上出现“死档弃档”以及“人档脱节”等现象的发生。
3、档案管理人员素质薄弱。在煤炭企业人事档案管理所存在的问题中，档案管理人员的素质薄弱也是其中之一。由于档案管理人员的素质薄弱，因此认识不到档案管理的重要性，没有充分的重视档案管理工作，甚至在一些企业中还会出现档案人员的频繁更换，因此就造成了档案内容脱节、丢失、损坏等。同时随着企业规模的不断扩大，企业员工的不断增多，与此同时档案数量也在不断的增加，因此就需要管理者在对其进行管理的过程中，制定完善的管理措施。
三、针对所存在的问题提出的策略
1、建立完善的人事档案管理制度。在人事档案管理的过程中，建立完善的人事档案管理制度尤为重要。因此在建立制度的过程中，就要求档案的管理人员能及时的收集、整理相关人员的档案，同时在管理的过程中要遵循“取之有据，舍之有理”的规律。同时，在档案的整理归档中，管理人员要严格的按照相关规定进行归档，同时也要认真仔细的核实档案的真实性。最后在管理的过程中，要注意档案的安全，同时对档案的资料要及时的更新、补充、整理，从而使人事档案的管理工作更加规范。
2、档案管理分级分层，方便人才数据库的建立与资料的查阅。在建立人事档案过程中，注意管理人员与技术人员档案的分级分层管理，方便未来可能出现的人才查找、资料查阅等情况。在人事档案管理中可按人员类型等级进行区分，如管理人员可分为高级管理人员，如总经理、副总经理、各部门经理、各级主管人员；普通管理人员，如人事助理、行政助理等；技术人员可按职称等级或职位高低分为助理工程师、初级工程师及高级工程师、普通工人等。在当前企业激烈的竞争中，人才的竞争尤为重要。人才是一个企业前进和发展的动力，同样，在煤炭企业人事档案管理的过程中，也需要一定的人才。因此就需要企业加强对档案管理人员的培训，从而提高档案管理人员的素质。只有这样，才能使档案管理的工作人员在今后的工作中，更加注重档案管理的重要性，从而能在自己的工作岗位中恪尽职守。
总结：综上所述，企业的人事档案管理工作是整个企业人事管理工作的重要组成部分，它是企业在发现人才、使用人才和管理人才的重要依据，对今后企业的发展有着重要作用。因此就要求企业的人事档案管理人员能认真、仔细的对企业的人事档案进行管理，使其发挥真正的作用。
作者单位：平顶山天安煤业三矿有限责任公司
参考文献：
[1]兰素丽,许菲.提高认识创新工作为煤炭企业实现可持续发展提供档案服务保证[J].科技资讯.2006.(14).
[2]王瑾,徐峰.档案信息化实施中的一些做法――省能源集团有限公司实施档案信息化的思考[J].浙江档案.2007.(06).
企业员工人事档案管理篇6
关键词：企业；从事档案管理；问题
中图分类号：F272.92文献标识码：a文章编号：1006—8937（2012）23—0072—02
随着社会的不断进步、经济的迅速发展，人力资源在企业竞争中的地位越来越重要。企业人事档案是企业在人事管理活动中产生的，记录员工个人信息，反映员工客观面貌，是考察员工的重要依据，是企业员工绩效考核、提高工资待遇的重要凭证，在人力资源管理与开发中具有十分重要的意义，因此，有必要探究出当前企业人事档案管理存在的诸多问题，并提出解决问题的策略，发挥企业人事档案在企业发展中的真正效用。
1企业人事档案的特点
1.1特定性
企业人事档案的对象具有特定性，主要体现在特定个人、特定岗位、特定时期三个方面。企业人事档案属于特定个人、有特定工作岗位、在特定时期真实的历史记录，反映其业务、思想等方面的情况，离开特定个人、特定工作岗位、特定时期的人事档案是不存在的。
1.2客观性
企业人事档案最显著的特征是客观记录企业员工的个人经历、工作表现、政治思想等情况，人事档案就像是一面镜子，是对一个人的客观反映。用人就要先看档案，已成为必要的工作程序。组织对一个人的使用，人事档案起着非常重要的作用，使其在合适的工作岗位上，发挥其最大的才智，为企业创造更多的价值。并且企业人事档案是反映现实的，每一份档案材料来源、内容必须是真实可靠的。
1.3动态性
人事档案建立后并不是不变的，是动态变化的，因为一个人的情况是在不断变化的，企业人事档案是企业员工的客观反映，也是随着个人成长不断变化的，需要不断的增加新内容，补充新材料，反映个人的经历及成长情况。另外，个人各档案是一体的，人在哪里，档案也需要在那里，是随着个人流动，不断变化的。
2企业人事档案管理工作中存在的问题
2.1人事档案管理意识薄弱
人事档案管理意识薄弱主要体现在三个方面：
①领导不重视。现在很多企业领导注重短期的经济效益，认为档案管理工作耗费大量人力、物力、财力反而不能快速实现经济效益，大多没有给档案管理工作设置足够的经费、配备先进的档案管理设备。
②档案管理部门责任意识差。档案管理部门认为自己所从事的工作对企业及社会的贡献较小，对自己的责任性认识。由于领导的不重视，许多民营企业、中小企业没有设置专门的档案管理部门，或者有但也是其他部门的员工兼职的，使人事档案的权威性大大下降。
③员工档案意识差。员工对档案的认识比较模糊，认为是可有可无的东西。在填写自己的档案时为了一些眼前的利益，弄虚作假。加之有些企业不重视档案，公然宣称不需要档案或承诺重新建档，更加剧了人们档案意识的淡化。
2.2封闭式的管理模式
封闭式的管理模式适合本企业内部人事档案来源比较单一的情况。虽然说封闭式的档案管理模式利于人事档案的保密工作，但现在随着经济的发展，企业类型不断发展，企业员工层次的多样性不断的发展，这种单一封闭性的档案管理模式已经不能与企业的发展、员工的发展、员工的多样性相适应了。另外，企业档案保存在内部企业人事部门，过分强调保密，一般不对外开放，且手续十分复杂，不能实现各部门之间的人事信息交流，阻碍了人事档案的利用。
2.3档案内容质量不高
目前部分企业人事档案存在以下问题许多不规范的地方，使人事档案价值大打折扣。一是档案材料内容不完备。很多企业人事档案的内容不符合国家档案局的《企业职工档案管理工作规定》，能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等内容。二是档案材料内容质量不高。企业的人事档案材料多内容空洞，反应个人经历的多，而缺少细致的，讲述员工道德品质、能力专长的少。人事档案造假现象使得人事档案在对人们职业信誉维持方面的作用大大降低。三是档案材料用纸规格不符合要求，书写不规范，字迹不耐久。很多企业现存的人事档案材料规格大小不一，材料用笔不规范，使得档案材料不利于保存，有的档案材料书写字迹潦草，难以辨认，不利于档案的利用。
2.4企业人事档案管理人员素质有待提高
良好的综合素质和业务能力的管理人员是做好企业人事档案工作的基础和保证。由于档案管理专业较冷门，全国高校设此专业较少，所以很多企业的档案管理人员是“半路出家”，对档案管理工作缺乏系统的认识，也没有受过专业的训练，工作以后，参加档案管理工作的学习交流机会少，再加之企业人事档案管理工作人员很多位兼职，经常变动，造成了人事档案管理工作基础薄弱，不利于档案管理水平的提高，不能保证档案管理的质量。
3完善企业人事档案管理工作的对策建议
3.1加强档案管理意识
档案意识已成为制约企业人事档案管理工作的关键，强化相关领导的档案意识。加大资金投入、完善档案管理设施、定期检查指导档案管理工作，正确认识人事档案工作的特点、地位和作用，只有领导加强档案意识，员工才能重视档案管理工作。档案管理部门要认识到自己工作的重要性，树立责任感，及时、完整地收集档案材料，把握好人事档案的质量。普通员工也要有良好的档案意识，明白档案与自身利益息息相关，自觉遵守档案管理制度。
3.2建立社会化开放式的企业档案管理模式
传统的人事档案管理制度，一定程度上降低了人力资源的开发度，限制了人才的流动。建立社会化开放式的企业档案管理模式应加强对企业流动人员人事档案的管理，建立健全人才流动服务机构。应该倡导人事档案知情权，档案管理部门要加强对档案宣传工作，使员工正确认识自己的档案，提高对自己档案的关注度，使人事档案工作向更高水平发展，提高档案利用率，实现人力资源的优化配置。建立社会化开放式的企业档案管理模式，可以使各类人才更清楚的认识自身的价值，企业也能有机会获得企业所需要的各类人才，个人和企业之间实现双赢，促进企业的迅速发展。
3.3更新手段，完善内容
企业人事档案管理工作应与时俱进，引入科学的管理理念，采用新的管理手段，建立企业人事档案信息数据库，提高人事档案管理工作的效率，实现企业人事档案科学管理。完善企业人事档案的内容，应摒弃传统的人事档案内容单一重复、政治性强、不具有个性化记录；应有所侧重地收集人事档案的内容材料，既要反映过去，更要说明现在；应遵循“适应社会需要”和“精炼有效”的原则，摈除冗余内容；应与时俱进，增加能真实反映人才的能力、特长的内容，体现个人信用记录的内容。
3.4提高人事档案管理人员的素质
企业应注重人事档案管理人才的培养，注重管理队伍的建设，提升档案管理水平。首先，人事档案管理工作者要具备良好的政治素质和保密意识，所以应该加强人事档案管理人员的思想学习，提高其思想认识和政治水平。其次，要保持和维护固定的企业人事档案管理人员，档案管理工作的熟练自于长期经验的积累，档案管理人员固定，才能不断积累和提高其业务能力，提高档案管理工作效率。再次，加强对档案管理人员的业务培训。档案管理人员通过参加培训、学习交流，掌握坚实的档案管理的论知识、学习先进的档案管理方法，提升管理水平和技术能力，推动本单位人事档案管理工作的进步与发展。
4结语
社会在不断的发展，人类在不断的进步，人事档案也应与时俱进。但对长期以来形成的企业管理工作，存在一定难度，但好在经过大批档案管理工作者的努力之后，人事档案改革已取得较大进步。做好人事档案管理工作，利于发挥发挥人事档案的重要作用，促进企业发展，使企业在激烈的竞争中立于不败之地。
参考文献：
[1]邓颖.浅谈干部人事档案管理的问题与对策[J].南方论刊，2011，（6）.
[2]刘佳春.企业人事档案管理体系的建立与完善[J].人事档案管理，2008，（10）.
企业员工人事档案管理篇7
一、企业人事档案管理存在问题
1.员工个人和企业对人事档案意识薄弱
目前，在人事档案管理工作中，不少企业对员工的人事档案认识不足，认为人事档案管理工作仅仅只是一项保管的事务性工作,只要求做到不丢失,不泄密,能应付外调、查档就可以了。员工个人秉着对人事档案无所谓的态度，意识不到自己也有积累和维护档案内容安全的义务，对相关档案材料的填写比较简单、随意。更有甚者对自己人事档案的去向漠不关心，或者是委托当地人才中心管理后就长期失去联系，使自己的档案变成“休眠档案”。
2.人事档案管理员的素质和管理水平不高
由于最初的企业不够重视或其它原因，导致企业人事档案管理员在素质水平和管理能力上都有所欠缺[1]。部分人事档案管理员在工作过程中不够细致认真，缺乏责任心，只是简单地做好档案接收、档案编号、库房防火、防蛀等仓管工作，没有及时将人事档案材料收集归档，更没有对档案材料内容进行标准化分类及严格审核，导致员工个人档案信息不完善，档案材料缺乏真实性。此外，由于企业员工流动性大，档案管理员的转档不及时，造成原单位有档无人，新单位有人却无档，就使档案陷入了“人档分离”状态，从而影响了新单位的用人决策，同时又增加了原单位档案保管的压力。
3.人事档案的管理手法相对落后
人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性的工作。人事档案管理工作必须配备具有专业知识的人员全职管理，而在现实情况中存在部分企业把人事档案管理工作交给了其他部门工作人员负责，这些人一是没有经过专业培训，不具备专业的档案管理能力，二是由于分心其他岗位的工作，在进行档案管理工作过程中没有引起足够重视，往往无法满足人事档案管理工作职责需要。另外大多企业人事档案管理手法相对落后，还在采用比较传统的老办法进行人事档案管理，跟不上社会发展的步伐，满足不了企业发展的形势需要。例如企业没有运用专业的人事档案管理软件，还在采用手工编辑、检索的手段进行管理，这种管理方式既浪费时间又不能够保证质量，大大降低了企业管理工作的效率。人事档案由于不能引起个人和企业的重视，衍生出人事档案内容陈旧、利用价值不高；档案管理人员配备不足，专业性不强；落后的管理模式难以满足用人单位和社会的需要等等一系列的问题，这些问题制约了人事档案对人力资源开发、配备与管理潜在作用的发挥。只有转变观念、加强管理，才能充分发掘人事档案对人力资源管理工作的潜在作用。
二、企业人事档案管理工作的应对措施
1.要正确认知档案管理工作的意义及重要性
企业要做好人事档案管理工作首先必须从思想上认识到档案管理并不是简单的资料整理、保管工作，它对员工个人和企业都有着重要的作用。主要体现在：它是人力资源部和组织部门对员工进行考察、选拔任用的基础；它能帮助企业做好招聘、录干、调动、出国材料、福利待遇、离退休、死亡抚恤等方面的事情；它能为员工个人或其子女提供实际生活中所需的类似亲属关系证明、入党政审、工作证明等档案材料。有了这样的思想认识，才能让人事档案管理工作得到重视。其次，企业可通过内部报刊、知识讲座等方式加强人事档案管理的宣传力度，让员工认识到档案与自身的发展有着休戚相关的作用。此外，企业在布置员工填写相关档案材料的时候，要告诉档案人档案存档后会发挥怎样的作用。这样，可以树立员工个人和企业共同参与档案维护与管理工作的理念。
2.提高档案管理人员的素质和管理水平
作为档案管理员，首先必须具备基本的政治素质。即坚持四项基本原则，了解党和国家的各项方针政策，并遵纪守法。同时，档案工作又是一项具有一定机密性的工作，要求工作人员必须严守国家秘密，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。其次，档案管理员要有一定的专业理论知识和熟悉的业务技能。因此，企业可以通过教育培训提高档案管理员的专业知识或者是通过学校招聘吸引高层次档案专业人才到档案部门工作。再次，档案管理工作还特别要求档案管理员要有很强的服务意识和高度责任感。要自觉树立为人民服务、不热衷名利、不计个人得失的奉献精神。工作中要细心处理每个业务环节，耐心保管每卷档案，防止档案损坏或丢失，特别是做好员工档案的转递和接收工作，做到“档随人走，人档不分离”。
3.优化档案管理模式，实现信息化管理
实现档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。企业可根据本单位人事档案管理的现实情况自行开发档案管理信息软件或者是对外购买专业档案管理软件，建立和完善人事档案信息化管理。让人事档案管理从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的信息化管理。这种替代传统人事档案管理的新模式可以为企业选才、用才、育才、激才、留才发挥更大的作用。
结束语：
企业员工人事档案管理篇8
一、以企业发展为核心，夯实人事档案基础
人事档案是一个不断更新的过程，对大中型企业来说，人事档案错综复杂，只有打好基础，才能扎实推进档案管理的各项工作，提高人事档案工作水平。
1.转变档案管理思想，以服务公司为基本宗旨
公司内的每一个员工都应该完善或建立属于自己的人事档案，只有把历史资料和现有资料相结合才能真实完整的反应一个人的资历，发挥人事档案对人力资源的重要作用。人事档案管理人员每天面对大量的信息、数据和表格，必须认真仔细核对、收集、整理，最后完善每一个员工的人事档案。因此，人事档案管理人员应以为公司服务为基本宗旨，重视人事档案的收集、整理过程，加强对人事档案的管理，严格要求自己，才能更好的完成本职工作。
（二）完善人事档案管理制度，充实人事档案管理依据
俗话说：“无规矩不成方圆”，一个企业如果没有系统的人事档案管理制度，人事档案管理就缺失了准则，工作将无法顺利进行。人事档案管理制度是完成人事档案管理工作的重要依据，也是人事档案管理人员的工作标准。在人事档案管理工作中，大量基础性工作都是零碎的，如何使这些工作变成有序的、让分散的东西统一起来，这就需要制定符合公司实际情况的人事档案管理制度，明确档案归档方法、档案归档要求、档案查借阅手续、档案检查管理办法等，让日常人事档案管理工作提升到制度层面中来。人事档案制度的完善使档案管理人员有章可循，做到及时、整理规范、转递清楚、查借阅手续齐全，还可以避免人事档案材料丢失、泄密、涂改、造假等一系列现象的出现，确保每一个公司员工的人事档案内容齐全、规范。
（三）以收集鉴别、归纳总结等方法建立人事档案管理基础
人事档案的收集整理。人事档案材料众多，如个人履历、自传、鉴定材料、考核材料、学历技术职务材料、整理审查材料等，档案管理人员应熟知人事档案材料的主要内容，并根据资料属性分类整理，将同一类型材料装订在一起，并做好目录，方便查找和使用。
人事档案的审核。主要的审核应由人事档案管理人员的直接领导参与负责，首先应审核新收档案的完整性，与交接单相对应，严审是否有内容的缺失，若有，应及时登记并与交接人对接缺失原因。其次应审核已接收资料整理是否规范，是否做到账目与实物相符，是否及时更新档案内容，组卷方式是否合理，内容是否真实，确保档案的真实性和完整性。
人事档案日常管理。企业应建立人事档案查借阅登记簿，列明查借阅日期、查借阅原由、查借阅人、归还日期，严格办理查借阅手续，确保档案的安全。在档案转递上，要明确做到按规定办理，做到各人带档不转，没有调档函不转，接收单位不明不转，避免人事档案流失现象的出现。
二、以现代化为媒介，促进人事档案的管理
现今社会，随着科技的进步，人事档案管理软件也如雨后春笋般出现，大中型企业的发展速度日益加快，尤其是劳动密集型企业，人员众多，人事档案管理软件不仅可以满足企业发展现状，更能满足大量人员调动需求。管理软件具有手工表格无法比拟的优势，大量人员信息可以建成人才数据库，使用者只需将人事档案资料的更新到软件上，查找方便，各部门之间设置好权限还可以实现资源共享。在程序上设定好类别、权限、档案调入调出的管理，方便快捷。
三、加强人事档案对企业发展的作用
（一）为企业选人用人提供依据
企业在录用、选拔、调动员工时，首先要对员工的基本信息进行考察、比较，如果不能熟知员工的各项信息，就不能确定这些人员是否满足公司所提供的岗位要求。现在有些企业的个别岗位都对从业人员是否有类似的工作经验有明确要求，而真实、准确的人事档案则为企业提供了重要的决策依据和参考。
（二）为企业的绩效、考核提供依据
员工的绩效、考核很大程度上都是和奖金、薪资挂钩的，企业应给予员工怎样的薪资待遇，员工为企业产生多少效益，这些都要以员工个人的工作成绩为依据，也就是说，在人事档案中员工的日常考核结果、员工在一年中所获得的各种奖惩经历等都是人力资源管理部门对员工的业绩、素质、能力等综合分析的依据，也是职务晋升和聘用、职称评聘、资格考察、选派人才挂职锻炼、任期考核等等的依据。
（三）为员工的职业发展提供依据
人事档案伴随着员工个人的职业生涯，对员工个人具有同样重要的意义。一个人从学校走进工作岗位，不仅是他人生的重要转变，也是未来将会有何发展的开端。随着工作年限的增长，员工个人的职位晋升、职称评定、工作调动等都离不开人事档案。人事档案还是员工辞退、退休、离职之后，划定工作年限的重要依据。
（四）是一种企业文化的体现
企业员工人事档案管理篇9
企业人事档案管理是一种管理工作，它包括档案的各个方面，程序较为繁多，处理起来也是十分复杂的。企业人事档案的管理是较为注重规范的，它的作用是重大的需要企业进行重视。企业人事档案管理在企业的管理中作用十分大，人事档案关系到一个企业的发展和进步。人事档案往往是发现、选择、考察并启用职员的重要凭据。对于让人才的选拔以及公司发展和其他资源的管理起到重要作用。企业有必要进一步加强人事档案的管理工作。
一、企业人事档案管理的作用
1.促进企业员工个人发展
企业人事档案管理是人才信息的重要组织部分，是个人在各个方面表现的反映。在人事档案中能够看到不同员工的不同的能力以及性格特点，有利于企业对于员工个人的有针对性的培养。有利于促进员工的发展、能力的提升。在进行企业人事档案管理的过程中能够更好地利用员工的不同能力，发挥其独特的作用。
2.有利于培养员工竞争力
由于这种人事档案的存在使员工在工作中更加积极，进而才能在档案中出现优秀表现的记录。企业对于员工的关注也能够激起员工的工作积极性以及创造力。加强人事档案的管理体现了企业对于员工工作状态的关心，促使员工更积极努力的工作充分发挥自己的光和热为企业做贡献，实现自我的人生价值。
3.提高人力资源的管理水平
做好企业人事档案的管理有利于促进人力资源管理的有关方面的进步。具有时代性的人事档案管理能够实现人力资源的信息的共享，能够有效促进人才的流动，使人才信息充分快速的得到回应。
二、存在于企业人事档案中的问题
1.企业人事档案缺乏个人记录
如今的企业人事档案管理存在缺乏个人表现的记录。很多企业对于人事档案记录不及时，记录较为混乱，无法反映到个人近期的表现。材料不齐全、记录不完整、分类不明确等问题普遍存在。不少企业对于个人档案的记录投入不高，以至造成档案管理的混乱场面。这种不规范的企业人事档案管理已经使企业人事档案失去了原来的价值。
2.档案管理操作人员缺乏专业性，档案管理水平低
大多数企业没有专业性的档案管理操作人员，缺乏专业性的管理人员没有有效管理档案的能力。有的单位在做档案管理时业务十分不熟练，有关规则也不了解，最后导致重要资料丢失，重要信息缺失。现如今的档案管理手段十分落后，管理方法跟不上时展潮流。在做企业档案管理的过程中不能运用新型的方法，无法有效做到档案的整理和保存。手工的操作费时费力费资金，管理水平还停留在在初级阶段。
3.企业人事档案管理不被重视
有的企业认为企业人事档案管理不重要从而不去重视，在企业中人事档案没有被真正利用起来，人事档案的价值没有发挥出来。企业人事档案用于选拔人才的功能不能充分发挥，能够运用到促进企业发展进步方面的信息少之又少。
4.档案资料不真实
有一部分企业存在虚假档案的情况，捏造员工的履历和工作经验。没有实地考察实时关注员工的动向和发展，在整理档案的时候却捏造出许多信息，造成档案的混乱和虚假。很多档案不全面，重要信息缺失，造成的影响很大。
三、解决对策
1.改变旧有观念、提高重视程度
不少企业对于人事档案管理的重视度不够，这就需要企业改变旧有的观念提高对其的重视程度。进一步加大对于人事档案管理的资金以及人力投入，安排专业的工作人员进行档案的整理和保存，提高效率。
2.建立完善管理制度
对于企业的人事档案管理工作要有一个明确的规章制度进行规范。相关工作人员可以根据这些规章制度进行档案的管理工作，这就使工作做到了有理可循，在出现问题时也能够及时补救，及时补种，从而能够提高人事档案的管理效率。
3.提高管理人员素质
管理人员的管理方法和专业技能对于档案的管理是十分重要的。提高管理人员的专业素质，对线管人员进行培训，促使让他们完全具备管理档案的能力，使档案的管理做到专业化。运用新型的管理方法，摒除旧有管理中存在的过时的、不实用的东西。紧跟时代潮流发展的脚步，运用科学的管理方法进行人事档案的管理。
4.提高档案利用度
人事企业档案对于企业发展有重要的作用。要确保档案的真实性、准确性和全面性。如此才能让人事档案发挥其在选拔人才方面的作用，充分利用到企业人事档案资料。人事档案的信息要保证完全真实有价值。
5.利用科学的管理方法
由于时代的进步现代的管理方法开始升级，计算机技术的进步有利于管理系统的升级。运用科学的管理方法实现数字化的管理，利用新型的管理系统进行人事档案的管理。提高管理效率，使管理规范化。保证人事档案的管理准确、高效。
企业员工人事档案管理篇10
关键词：人力资源管理;档案管理;效率
一、人事档案管理概述
所谓的人事档案管理，指的是收集、整理、保管和调用企业工作人员个人档案的一项复杂工作，在人力资源管理的诸多组成部分之中，人事档案管理是不可忽视的一个。人事档案包括企业员工的全部信息，包括工作经验、学习背景、生活状况等，其信用程度、在工作中得到的奖励、因失误受到的惩罚都在人事档案中有着明确的体现。一般来说，企业的人力资源部负责人事档案的记录与管理，并以员工的表现作为员工升职或加薪的主要根据。
二、目前企业人事档案管理的现状
1.企业的人事档案在分类归档、具体利用等方面皆存在着一定的缺陷。一方面大多数企业目前还普遍地存在着档案资料纸张大小不一、装订顺序混乱以及档案的随意分类归档等问题，使得相关人员难以对档案材料进行及时有效地查阅以及订正。另一方面，企业在对人事档案进行保存的过程中，还由于某些档案存在着字迹不够清晰和耐久，以及手续不够完备等问题，从而导致长时间以后此份档案丧失了存在的意义。再一方面，企业不能够及时地针对各种人事变动对档案材料进行有效的补足及更新，这样就使得在具体利用受到了诸多的阻碍。2.人事档案得不到有效的利用。一些人员拥有正式存档的资格，但是因为档案工作基本都是兼职人员，使得某些资料不能及时归档，致使人事档案不能最大程度的利用，不能发挥人事档案在人员招聘、升职加薪等方面的参考和借鉴价值。人事档案的初衷在于进行人力资源管理，而当前的人事档案却不能发挥任何权威作用，可谓是形同虚设。3.人事档案管理人员业务能力不高。当前，许多企业根本不重视人事档案管理工作，甚至许多档案管理工作被当做兼职来做，加之人事档案管理人员和岗位经常处于变动之中，而接任的人事档案管理人员不愿意、不主动接受专业知识的培训和教育，对人事档案管理工作的相关要求和重要性缺乏认识，在工作的时候由于业务知识的缺乏不能做到得心应手，错误百出，甚至连最基本的存档、归档工作都难以胜任。4.档案室缺乏必要的档案管理设备。由于档案管理工作不能引起高层领导的重视，因此，人力资源部自然而然不会将大量的金钱花在档案的存储上，档案室的设备屈指可数，设备极其简陋，导致档案受潮、受热甚至被盗窃，影响企业的发展和运营。5.档案管理手段和方法不够先进。档案管理人员科技素质较低，对科学技术和信息化的认识不够充分，人力资源部对于信息化的运用仅仅限于对员工个人信息的录入，而信息的检索和调度却不能对先进的计算机技术予以利用，与无纸化阅档差距甚远。而对于原件的一次又一次的调用，使得纸张变薄，导致档案被损坏，影响档案的美观程度，降低档案保存质量。
三、人力资源管理中如何做好人事档案管理工作
1.从思想上对人事档案管理予以高度重视。思想意识是行动的必要基础和前提，只有让人事档案管理人员从思想上、意识里、脑海中和内心深处意识到人事档案管理工作的必要性和重要性，才能将意识付诸实际行动。员工的升职或加薪涉及一个公平问题，如果这一问题得不到解决，那么将直接影响工作氛围和企业文化，要想保障工作中的公平，就需要保障人员升职或加薪的依据是正当的，而人事档案管理工作正在这方面发挥着至关重要的作用，人事档案对员工的日常工作表现、得到的奖励、受到的惩罚等予以详细的记录，这些是人员晋升或贬职的主要依据。2.为员工建立公司内部的人事档案文件。现在大部分企业都存在使用劳务派遣（临时工）的问题，这些人的档案并不能放在企业，导致这些人的工作单位及地点与档案存放地点相分离，这种现象虽然不能完全避免，但是这并不代表人事部门的人员可以不重视人事档案管理工作，更不能推卸自己的职责。人事档案管理人员必须意识到自己肩负的重要职责，对企业中的每一位员工予以仔细的了解和熟悉，并及时与员工原有的档案存放地点保持密切的联系和沟通，以便于进行及时的更新与调用。3.充分利用人事档案对于人力资源管理的参考作用。在人力资源的各个模块工作中，将人事档案有效地结合起来，使得企业对于员工的管理更加全面。例如，在企业对员工进行晋升和提拔时，要充分参考员工的人事档案记录，综合考虑其在道德品质、个人素质、业务培训以及相关实践活动中的表现，充分利用好人事档案对于人力资源管理的参考作用。这样一来，人事档案工作就是一种有效的管理行为，而不是作为单纯地走形式和一种摆设。在平时的工作中，人力资源管理人员也要有意识地收集员工在人事档案更新方面的信息，及时地进行整理和补充。4.提高人事档案管理人员的综合素质。当今社会，任何行业都需要复合型的人才，特别是那些掌握较高科学技术并能熟练运用的人，更加受到用人单位的青睐，人事档案管理工作同样需要具备高技能、高素质、高学历的人才。而作为人事档案管理的负责人，其必须强化学习意识，提高业务能力，不断接受最新科学技术，熟练运用各种高科技操作设备，为做好人事档案管理工作作出贡献。5.加强对人事档案管理设备的管理。无论是什么类型的人事档案，对其管理必定离不开专门的存储设备，人力资源部必须投入大量的财力采购相关设备和设施，例如档案室的防盗门、防火器材等，并配备专职人员进行定期的检查。此外，要不断地检查档案管理设备的性能，对于超出使用年限的设备，要及时逃脱和更新。6.加强人事档案管理人员队伍的建设。建设处一支具备超高素质的人事档案管理队伍将直接提升档案管理水平，所以要对档案管理人员进行定期的培训和教育，增强其思想道德素质和科学文化素质，提高其社会责任心，确保在工作岗位上尽心尽力完成本职工作。
四、结语
通过笔者的详细叙述我们会清楚的发现，档案管理具有系统性强、综合性强、复杂繁琐的特点，但是这项艰巨的工作关乎工作人员的工作积极性和企业的正常发展，因此，我们需要不断完善现有的人事档案管理制度，创新人事档案管理方式和手段，提升人事档案管理效率和水平，切实发挥人事档案管理工作的作用和价值。
作者:刘艳环单位:中铁建工集团青岛工程有限公司
参考文献：
[1]鲁瑶.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].档案学通讯,2006(4):13-16.