档案管理学概论篇1
在学校领导人看来，学籍管理远远不及学生的成绩来得重要，而且学籍管理是学校管理部门的事，与自身没有关系。因为学校对学籍管理的不重视，导致学生许多应该被登记进档案的信息没有登记，比如学生日常的不良行为。学校对学籍管理的不重视，就致使对学生的处分虽然全校公布了但并没有登记在档案的情况的发生，这对学生的不良行为相当于间接的包庇。
（二）非专业的学籍档案管理人员
学籍管理与小学文书档案的管理一样，学籍档案的管理人员没有经过专业培训，大多是由退休的教师顶替的这个职位。同样的，这也给学籍档案的管理带来了麻烦。毕竟退休教师不是专业人员，对于学籍档案的管理总有些地方感觉力不从心。
（三）过松的学籍档案管理机制
根据对山东省泰安市宁阳县某些小学的调查，发现一些教师存在对学生过分“宽容”的现象。学生犯了应该计入档案的错误时，学生的任课教师非但没有将这一情况上报，还将这个事给隐瞒了下来。教师对犯错的学生不进行教育，任其作为，这对于学生本人及学校的档案管理都是不利的。除了这些，某些教师甚至抛弃了职业道德，对学生的考试成绩进行任意的修改。
二、文书档案管理以及学籍档案管理中出现问题的对策
（一）学校领导人应树立对文档管理的正确认识，摆正思想
要想让学校领导人树立对学校档案管理的正确认识，就要让学校领导人正确认识文书档案管理和学籍档案管理相关工作。文书档案的管理人员要让文书档案发挥作用，渗透进单位的财务部门、行政部门以及人事部门，对其造成一定的影响，以此来吸引学校领导人对文书档案管理的重视。学籍档案的管理人员对于学生应登记进档案的行为应予以详细的登记，绝不作出漏登以及包庇学生等有违背职业道德的行为。除此之外，文书档案以及学籍档案的管理人员还可直接上书给学校的领导人，将文书档案管理和学籍档案管理的重要性一一阐述，用这种方法来争取单位领导人的重视。
（二）培养文书档案以及学籍档案的专业管理人员
要想提高档案管理人员的专业素质，就要从学校领导人着手。要实现好的档案管理，就要求管理人员知识面广，具有扎实的基础知识，并具备对文书档案以及学籍档案基本的管理能力。文书档案和学籍档案管理人员应能清楚对各类档案进行分类与编号，及时收集档案，扩大对档案的收集范围以及明确各类档案的存档期限。学校领导人应聘请专业的档案管理人员，并且可在其就职前进行专业的培训。在文书管理和学籍档案人员就职期间，学校领导人还可组织其对最新的档案管理方法进行学习，不断地完善档案管理人员的专业知识，提高文书档案和学籍档案管理人员的专业水平，使其与时俱进。
（三）健全文书档案的管理制度，加大文书档案的管理力度
学校领导人应根据自己学校的实际情况，建立一套可行的、实用的档案管理制度，并坚持“统一领导，集中管理”的原则。要想档案管理人员按照程序对档案进行管理，就必须完善档案管理机制。学校领导人除了健全档案的管理机制以外，还应加大档案的管理力度，使档案管理人员严格按照程序办事，绝对不允许有违于其职业道德的事发生。如果不加大档案的管理力度，档案管理机制就形同虚设了。
三、小结
档案管理学概论篇2
关键词：体制；档案管理体制；体制外档案资源
abstract：thisarticlefirstlyreviewstheconceptualdefinitionofarchiveresourcesoutsidethesystemathomeandabroad.thenmakesmyunderstandingandawarenessoftheconception.Finally，comparestheconceptionwithothersimilarconception，suchasfolkarchiveresources，socialarchiveresources，privatearchives.
Keywords：System；archivesmanagementsystem；archiveresourcesoutsidethesystem
人们选择词语，然后赋予它某些意义，并通过它来推动人类认识上的进步。“体制外档案资源”这一概念，始于笔者对图书馆、博物馆等文化机构管理档案的兴趣，在档案学理论研究中，这一部分被有意无意地忽略。《中华人民共和国档案法》第十二条规定，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作”。这些文化事业单位不同程度地保管有档案资源，它们是国家档案资源的重要构成，属于国有档案资源，但不在档案管理体制之内。研究始于问题，档案资源管理是否也存在基于体制的内外差别？所谓“没有界定，就没有管理”，体制外档案资源这一概念该如何界定？
1国内外关于体制外档案资源的概念界定
由于各国的政治体制和经济体制不同，档案管理体制就会存在着较大差异，档案资源分类和建设也会有概念、语义和文化上的差异。通常，国外从产权角度将档案划分为公共档案和私人档案；国内按照所有权的归属，将档案分为国有档案和非国有档案（有人也称之为“社会档案资源”）。以体制内档案资源和体制外档案资源划分档案资源范围类别，在国内外还是有人提出的。
2011年，在匈牙利首都布达佩斯召开的档案工作者欧洲委员会（eBna）上，克罗地亚国家档案馆馆长LemicVlatka在其会议报告文章中提到，克罗地亚档案服务主要受四个因素影响：Statearchives（国家档案馆）、archivalservicemanagement（档案服务管理）、archives“outsidestatearchivesnetwork”（国家档案馆网之外的档案馆）和archivalrecordscreatorsandowners（档案记录的形成者和所有者）……克罗地亚提供档案服务的主要有国家档案馆，其他保存有档案材料的遗产机构，如，图书馆、博物馆、文件中心，等等，这些遗产机构中保存的档案材料可以看做是“archivesoutsidestatearchivessystem”（国家档案系统之外的档案，即体制外档案），档案记录的形成者和所有者，档案服务管理。[1]我们可以这样理解：这位克罗地亚国家档案馆馆长将图书馆、博物馆此类文化机构所保存的档案称为“体制外档案”。在2011年的这次会议上有人也提到，档案馆必须面对文化领域其他机构（如，图书馆、博物馆等）在资金和威信方面的竞争[2]，除此之外，档案馆还必须面对其他文化事业机构在档案资源方面的竞争。
澳大利亚新南威尔士州关注和收集那些政府档案馆之外的档案藏品，创立了名为“archivesoutside”的网站：一是丰富新南威尔士州的档案藏品内容；二是提供关于专题的信息和档案保存和管理的资源。[3]网站没有命名为privatearchives或是folkarchives，而是“archivesoutside”，肯定是关注到了某些档案资源。我们猜测是不是那些图书馆、博物馆保管的档案，或者是流失海外的档案，等等。通过网站这样一种新形式来建立体制外档案资源的汇集和提供利用，可以是物理汇集，也可以是逻辑汇集；可以由政府出资，或是承包给企业组织，或是民间公益建设，确实是当下有效且有优势的管理方式。
国内关于体制外档案资源的研究，能够搜索和阅读到的文章只有三篇，恰好这三篇可以反映这一概念所可能涉及的研究内容和争议内容。张亚玲2008年发表的《市场经济条件下综合档案资源的建设——试析“体制外”档案资源及相关的公共服务》。作者认为，计划经济体制向市场经济体制转换过程中出现了体制外档案资源。“体制外档案资源是随着经济社会的发展变化出现的，一方面，是指非计划体制，如，党政机关、群团组织、事业单位以外的组织、单位和个人；另一方面，是指非传统管理体制，如，构成上下级或业务管理关系的部门、机构、民间协会、中介组织，等等。”[4]此文给出的体制外档案资源概念，从政治经济体制和行政管理体制的角度划分体制内外，虽然大致给出了一个体制内外的分别，但是不够准确，忽略了档案管理体制这一基本视阈。
潘玉民教授2011年发表的《论国家档案资源的内涵及其构成》。作者从法律维度对国家档案资源进行界定，是指一切公民、法人和其他组织形成的，对国家和社会有保存价值的档案的集成；其形成主体范围：“泛指在我国境内的一切国家机构、社会组织和个人，既包括国家的，也包括非国家的；既包括体制内的，也包括体制外的；既包括历史的，也包括现实的，还包括将来的。”[5]文章从形成主体将档案资源划分为“体制内和体制外”，可以说是当下对“体制内外”非常普遍的理解。从形成主体划分体制内外档案资源，不免有一种“新瓶装旧酒”的尴尬，与国有和非国有档案资源重合，是没有创新意义的。
尹雪梅2011年发表的《论“城市记忆工程”对我国档案资源体系建设的推进》。作者认为，档案资源建设的“体制”主要是指我国档案资源的归档范围。对档案资源体系来说，归档范围是第一道关，它把许多文件材料排斥在机关档案资源体系之外，而进馆范围则是第二道关，它把许多机关档案排斥在档案馆之外，也就是排斥在国家永久性档案资源体系之外。因此，在档案资源建设中，我们要避免有价值的档案资源遗漏在国家档案资源体系之外，有必要关注除国家政治性记忆主体之外的社会力量形成的历史记录，尤其是社会精英们的记忆主体和来自草根社会的普通民众的记忆主体形成的历史记录。通过这种“体制内”与“体制外”档案资源的平衡，最终达到国家档案资源建设的平衡。[6]文章将归档范围作为体制内外分别的标准，排斥在国家档案馆保存范围之外的档案视为体制外档案，与本文的概念很相近。细微差别在于一个“主动与被动”的思维。以归档范围为界，是档案机构主动构建了体制外档案资源。本文强调的“不属于国家档案馆网体系之内的档案视为体制外档案”，包括一些被动行为，那些因为历史原因而保存在其他机构或国家的档案资源不是档案馆自愿的。
2体制外档案资源的概念界定之我见
从纯粹逻辑或哲学的观点来看，两个观念之间总是存在有一种辩证式的紧张关系。例如，如果我思考“存在”这个概念，我势必需要引进“不存在”这个相反的概念。那么，我们讨论体制外档案资源，必然需要引入体制内档案资源这一相对概念。在档案学研究视阈内，体制内外是指档案管理体制内外，表现为档案管理体制在档案资源管理方面的权力运行状况，即档案馆网体系。
“统一领导、分级管理”是我国的档案管理体制，包括三个方面的内容：国家全部档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理；全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案事业管理机关统一、分级、分专业进行管理；实行党政档案和党政档案工作的统一管理。[7]体现在档案资源管理上，就是从中央到地方都建立了档案馆（室），集中统一地、分级分专业地管理全国、本地区、本系统的档案资源，形成有层次、有专业的国家档案馆网体系（也包括一些档案室，这里都包括在档案馆网体系之内）。那么，我们就可以如此界定：体制内档案资源是受我国各项档案管理制度规范和约束的、在档案行政管理部门控制下的、保存在国家档案馆网体系之内的档案资源；也可以称之为“档案馆资源”。与体制内档案资源相对应的：凡是不在国家各级各类档案保管机构管理的档案，都是体制外档案资源。体制外档案资源大体有三部分：第一是私营企业、民办非企业单位、公民个体或家庭（家族）形成和所有的档案，即由私人保管的档案；第二是图书馆、博物馆、文化馆等非档案的文化机构保管的档案；第三是我国流失海外的档案，即其他国家保管的我国档案。
体制内档案资源和体制外档案资源，均是一种范畴概念。那些没有进入档案馆网体系之内的有价值的档案，将它们划归为体制外，视为各自独立而又统一的整体；在档案的所有权和管理权存在适当分离的情况下，从档案资源的管理权来界定体制外档案资源，一旦体制外档案通过某种途径进入档案馆管理，它们就是体制内档案，这之中管理权变了，而所有权可以变，也可以不变。由监察部、人社部、国家档案局联合制定的《档案管理违法违纪行为处分规定》（自2013年3月1日起施行的）中所称的档案，是指属于国家所有的档案和不属于国家所有但保存在各级国家档案馆的档案。该《规定》照顾了档案两权分离的现实状况，与本文的划分标准是一致的。我们则更多地想从文化发展的角度关注处于自在状态的有价值的体制外档案资源。
3相近概念的界定比较
体制外档案资源是在国家档案资源理论、社会档案资源观、民间档案资源、私人档案等诸多研究的基础上加以认识和阐释的，因此，有必要对这些相近的概念的关系进行比较界定，理顺本文的核心概念。第一，体制外档案资源与体制内档案资源共同构成我国的档案资源体系，体制外档案资源是国家档案资源的重要组成部分。
第二，关于社会档案资源，赵爱国提出“由社会组织、家族家庭或公民个体形成、所有并管理，区别于国家档案资源，倾向于公民个体个性化档案服务的新型档案资源”。[8]陈辉认为“社会档案信息资源是与国家档案信息资源相对应的概念，指的是由非公部门和公民个体或家庭、家族形成并所有的档案信息资源。‘国家档案信息资源’是个所有权意义上的概念，指的是归国家所有的档案信息资源”。[9]两位作者将“国家”与“社会”置于对立的范畴，即取政权意义上的“国家”（State），（现代语义学上的国家有三种指向：其一是领土意义上的“国家”（County），其二是民族意义上的“国家”（nation），其三是政权意义上的“国家”（State）[10]），而国内讨论国家档案资源的概念时，多将其翻译为“nationalarchivesresource”，如此一看，国家和社会在此语境下不是对立的概念，社会档案资源应该是国家档案资源的一部分，事实上，这些档案资源也确实是一个民族“国家”的档案资源。而在西方政治学对“国家”与“社会”的比较分析中，通常把国家作为与社会对立的范畴，解释为：国家有，专指公共领域；社会没有，专指私人领域。[11]如此，西方档案界以公共档案和私人档案共同构成国家（民族）档案资源也就可以理解。因此，看两位作者对社会档案资源的界定，赵爱国提出的是“……形成、所有并管理”，陈辉提出的是“……形成并所有”，从两者的定义来看，社会档案资源与体制外档案资源是有交叉内容的，但不存在完全包含。
第三，关于民间档案，中共中央党校教授韩钢认为：只要没有进入官方档案系统而散存于官方档案之外的历史文献，大体都可以算作民间档案；孙秀娟将民间收藏档案定义为：民间平头百姓收藏的、对国家和社会具有一定价值、并具有档案内涵特征的各种原始记录材料；惠明对民间档案定位是：许多档案散存在人民群众手中，相对于公共档案馆保存的官方档案，散失在人民群众手中的档案；王沛郁认为：民间档案是指人民群众在其生活交往中形成的各种文件。[12]关于“民间档案”的概念大体如此。可以发现，民间档案是与国家档案馆系统管理的档案相对应的，专指人民群众形成或合法藏有的档案，属于体制外档案资源的重要内容。
第四，关于私人档案，学术上有广义和狭义之分，“从广义上说，私人档案也称为私有档案，或统称为非公有档案。它应该包括所有非公有性质的机关、团体、组织、企业以及家庭（家族）和个人在社会实践活动中形成的或通过合法途径所获得的对国家和社会有保存价值的各种载体形式的信息记录；从狭义上说，私人档案仅指个人在私人活动中形成的或通过合法途径获得的对国家和社会有保存价值的各种载体形式的信息记录”。[13]私人档案的狭义定义与民间档案的范围比较相似，私人档案的广义定义与陈辉所定义的社会档案信息资源比较相似。私人保管的档案应该是体制外档案资源的主要内容。
从以上概念最有代表性的解释中，可以发现，体制外档案资源的内涵包括了民间档案和私人档案，与社会档案资源有重合内容，是国家档案资源体系的重要部分，与体制内档案资源相对应。体制外档案资源特别界定了图书馆、博物馆、文化馆等非档案机构保管的档案，是充分尊重各文化事业机构对所保管的珍贵历史档案的各项权利，体现档案事业的法律精神和人文关怀；将我国流失海外的珍贵档案划归体制外档案资源表达了因为种种原因无法使这些档案回归的无奈，以及各国必须承认这些散失海外的珍贵档案是我国档案资源体系的一部分。
*本文受上海大学图情档学科建设与培育项目资助
参考文献：
[1]LemicVlatka.“BuildingofintegratednationalarchivalnetworkinCroatia：connectingadministration，archivesandpublicinpractice”.
[2]eBna.proceedingsoftheXXXiiieBnaconference.[Cp/DK].Budapest，2011.
[3]http：//archivesoutside.records.nsw.gov.au/
[4]张亚玲.市场经济条件下综合档案资源的建设——试析“体制外”档案资源及相关的公共服务[J].行政与法，2008（9）：71～72.
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[6]尹雪梅，丁华东.论“城市记忆工程”对我国档案资源体系建设的推进[J].浙江档案，2011（3）：16.
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[8]赵爱国，任文娜.现代化进程中的社会档案资源的结构与服务体系初探[J].档案学通讯，2011（6）：74.
[9]陈辉.基于市民社会视角的社会档案信息资源建设对策思考[J].档案学研究，2010（5）：37～40.
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档案管理学概论篇3
关键词：乙太档案；思维形态
abstract：thetruegoodandprettythoughtisopenthegetkeyofarchivessciencetruth,thespiritpracticeisarchivesscienceoriginalfoundimportantroute.infiniteofthoughttimeandspaceisfootholdofdiscussionaboutetherarchives,dialecticalmaterialismistheoryfoundationofdiscussionaboutetherarchives.
Keywords：etherarchives；thoughtmorphology
笔者在《乙太档案论》（上、中）中对档案本源与管理规律的表述，只是提出了某些观点，而未能揭示乙太档案思维形态和该论点的依据性，容易使人产生乙太档案论的虚幻感觉。本文宗旨是解答乙太档案论思维原理、思维形态和思维依据等问题。
1关于档案学思维真善美的解析
1.1以档案学思维的纯真解悟档案之本源。档案学术思维运动是追求真理的过程，只有档案学术真理性的获得，才是档案学思维的最终目的。“无欲以观其妙。”[1]在人们对乙太档案等某些学术观点反复认识并求得真解的曲折的思维过程中，首先，需要自身思想的纯化，以高尚的学术道德，以献身于档案学术研究的纯洁目的，到达档案学真理认识的彼岸。但是，多元价值观使某些人的道德与理想迷失，回归纯洁的档案学术思想不是一件容易的事情。档案学术领域中的权贵优越或权威至上的治学理念，侵蚀了圣洁的档案学思想；泛滥于九州的学术腐败像毒瘤扩散一样，败坏了原本健康的档案学道德准则；深宅大院、高等学府内的学术壁垒森严禁锢了人们的思想活力。如同普遍的化学肥料、生长激素、强力农药，以及污水的浇灌，百姓们难寻真正的绿色果蔬一样，在学术腐败与道德迷失中，寻找一片学术净土是困难之举。实现档案学思维的纯真，的确比高山寺院、清灯冷屋里修行还要困难。但是，我们还是要追求档案学思维的纯真，不仅为了谋求理想思维境界，更在于档案学真理性获得的必要。对此，笔者具有深刻的体悟：当自己思想返璞归真的时刻，正是追索档案本源灵感突发的一刹那，茫茫脑海中出现了万物混沌，除了乙太档案，再无他物。笔者历经四十年的思维纯化解悟了档案本源，得乙太档案之成果，求真悟道果然是艰苦卓绝的经历！
1.2以档案学思维的本善心解档案之本源。中国道教崇尚“元真”。“元”为人之初的性善，“真”是性善之本质，是归于“真我”，即本质的“我”、纯真的“我”。非真而难以达善，善为纯真所致，“上善若水”。水明万物而暗自身，洁万物而污自己，润泽万物不求回报。善者如点燃的蜡烛，照亮别人前进的道路，把黑暗留给自己，并慢慢地燃尽自身。纯真与善良，本善与真理是不可分割的关系。笔者在多篇文章中，引用“清静天下正，天清地宁、天人合一”，“空物我，泯主客，齐生死，反认知，重解悟”，[2]是将乙太档案作为对象化的思维活动，实现了“内在的超越”，即列宁所解释的客观（清除了一切主观杂念，笔者注）的思维，是关于档案概念“趋向无穷小量的思维纯化运动，由此构成了自己的（思维）运动”。[3]列宁对此赞誉道：“纯粹思维的王国就是真理的王国。”[4]没有高尚本善的纯粹思维境界，便没有关于乙太档案认识的纯真境界。“性善者与人无争，与世无争；与人为善，相安为乐”。以人之初的元真性善，在“天人合一”中“神游悟道”，以毕生精力和纯善高尚心解乙太档案本源。
1.3以档案学思想的大美，感悟档案管理之规律。“淡泊明远，厚德载物”。是李白、谢灵运、陶渊明的诗情意境，是他们的风骨洒脱，恬淡飘逸。拂千年之尘埃，使我们在空明灵透的纯真中，感觉到档案学思维的酣畅，彻悟了档案之大美。从事档案学术思维，需要在时光隧道中跨越思维的长河，而达灵魂渊源的亘古，在天地大美的感受中，“寂然宁虑，思接千载；悄然动容，视通万里，神与物游”。[5]笔者在宇宙的苍茫与生命灵透中放飞思想，大化运作，“指向一个至高无上的精神自由境界”。[6]“天地有大美而不言，四时有明法而不议，万物有成理而不说”。档案学的真理性深深地隐藏于兰台大地深处。我们发掘档案本源、档案管理规律，本身就是真善美的思想修养过程，而真理只能献给那些思想道德高尚，在崎岖的山路上向着顶峰不断努力攀登的人。“天人合一，穷思竭虑，持之以恒，天道酬勤”。谋求档案本源与管理规律的认识，来不得一点点机巧、伪善与虚美。只有你的灵魂一尘不染，心如明镜，才能大彻大悟，在你的头脑中反映出档案事物的本质与本源，反映出兰台变迁规律。“心诚能使石头开花”。档案学术研究不仅是艰苦的思想劳作，也是长期的道德修炼，美丽的档案学术花朵只有经过几十年的心血浇灌，才能在灵魂深处生长出圣洁的学术成果。
2关于档案学思维的哲学表述
2.1乙太档案论是档案学思维原创成果。乙太档案论是档案学术一个全新概念，也是一种全新的档案学理论。档案学新概念是通过实践而产生的。迄今为止，人们依据实践，并在实践中赋予某一个概念，才产生了“实体档案”、“电子档案”等概念，但是，人们在赋予了某些档案的概念之后，并不能深刻地认识它，还要通过长期的反复的实践给予这个概念更真切准确、更完整系统的界定。比如，人们关于实体档案的概念，直至现在，还不是十分清晰明确；人们关于电子档案的概念，正处于深化实践与认识的过程当中。乙太档案的概念起源于档案学实践，它既是对档案概念的寻踪，又是关于档案概念的抽象和概括，是原创性质的学术成果。列宁说过：“黑格尔关于概念的运动，如果解释为唯物主义的，就是人的大脑细胞生物分子的运动，实际上，是一种高级的物质形态的运动。”[7]马克思极为重视对象化的精神实践活动，他认为，此种实践活动的意义远远大于物质的实践。“知识创新是以对象化的精神实践为主要内容的活动。”而知识创新的对象化的精神实践，就是无限想象力的思维活动。中国人民大学的张斌教授和徐拥军博士，正在深入研究以知识创新为主题的档案知识管理理论。推崇档案知识创新，是以先进思想引导实践的档案学术领域中的思想革新运动。“百度百科网络校园”开辟了“知识先锋”平台，聚集知识精英，谋求思维创新。档案学思想创新，就是冲破一切落后的片面的狭隘的传统观念，去建立全新的完美的科学的档案观念。乙太档案就是这些新观念的创造。以真善美的思维境界，以厚重的哲学底蕴而孕育的兰台大地上的这一点新绿，必将迎着二十一世纪的曙光，沐浴着朝阳和晨露茁壮成长！乙太档案论者大公无私，胸怀坦荡，他们没有任何私利和个人荣誉需要维护，甚至连同他们自己的生命，都早已完全贡献于档案学真理求索的过程中。
2.2关于乙太档案论研究的哲学借鉴。乙太档案论者关于档案本源和管理规律的解释，是在于求得档案（在宇宙中）基本形态及其变化规律的认识。如果人们对于档案概念、档案管理的视野仅仅局限于目前所能及的空域，我们就不能实现理论的超前认识和作出科学预见。世界上，宇宙中，对于人类而言，尚未被认识的事物，事物的变化形态，远远多于我们已经认识的事物范围。世界的无限，宇宙事物的无限，以及事物变化的无限，需要人类进行更多更深更广的认识。在认识这些事物过程中，人类的认识与想象力也是无限的，人类只有不断发掘认识的潜力，不断突破思维的局限性，才能不断获得新的认识。没有新的认识和新的管理方法，就没有新的实践和学术成果。即使在档案学思维领域，任何封闭保守的、停滞不前的和无所作为的观点都是错误的。我们必须借鉴哲学和相关科学，开放视野，敢于认识，敢于实践，发现档案事业中的新事物、新观点，成就新的理论成果。真理只能被勇敢与勤劳的人发现，“真理越辩越明”，真理必然为越来越多的人所掌握。乙太档案论如果是真理，不怕参与辩论，不怕被人批判，而且，是在批判和辩论中不断完善，不断丰富，最终战胜与之相对立的错误观点。
“不识庐山真面目，只缘身在此山中。”认识“档案”这一事物，应当使自己的思想（暂时）跳出该事物，也是哲学家经常讲到的“超越自我”，进入精神实践之中，在列宁倡导的“纯化思维”中漫游，达到思维时空的无限，才有可能发现真理。马克思、黑格尔等哲学巨匠，之所以一再强调对象化的精神实践活动，强调人们只有从思想上彻底摆脱了现存的一切概念，才能从中抽象出新概念，这其实是包括档案学思维在内的规律性。认识乙太档案，必须对现存的所有档案概念进行“屏蔽”和“扬弃”，才能“无中生有”，在头脑中产生一个全新的乙太档案概念来。列宁关于“认识是思维对客体的永远的、没有止境的接近”，[8]就是强调了档案学思维运动对于档案物质形态持续不断的认识。只有关于档案形态某一个循环过程（即实体档案―电子档案―生物档案―乙太档案）的认识，才有可能获得关于档案真实面貌的认识，只有对于档案真貌的认识，才能得到档案本质本源及其变化规律的认识。如果人们局限在对于眼前档案的认识或身边档案的认识，就无法认识到无限时空中乙太档案的概念及其运动周期的规律性。
2.3必须坚守唯物主义的理论底线。关于乙太档案认识方法论中的天人合一、物我为一、大化同游、求真悟道，和从有变无，经过中介思维桥梁，再无中生有这些极其复杂、极其曲折的思维运动，我们是无法通过宏观的物质实践加以演绎或加以证明的。如同爱因斯坦的“宇宙空间弯曲”、“时钟倒转”观点一样，人们在没有办法进行光速运动的物质实践验证之前，这些认识都属于科学幻想。乙太档案也是这样，笔者把它描述为弥漫在宇宙空间的、遍布我们周围的、永恒存在着的微观物质现象的客观存在，在当前，是根本无法进行物质实践检验的。即使对于电子档案运动微观物质形态的存在进行检验，都存在着一定的科学技术难题。这些无法通过人们肉眼进行检验的微观物质现象，都有可能被一些人当做荒谬予以否定。恩格斯说：“只要自然科学在思维着，它的发展形式就是假说。”[9]“进一步的观察材料会使这些假说纯化，取消一些，修正一些，直到最后构成定律。”[10]笔者关于乙太档案概念的表述，只是一种幻想或假说，是局限于精神实践的范畴，是理论层面上的表达。笔者在许多时候觉得，这些认识如履薄冰，如临深渊，稍不留意就会陷入唯心主义，误入一种神话。“思维总是物质的、肉体的感官，即人脑的产物。”[11]脑细胞的思维运动，实质上，是人的脑体微观生物细胞的物质运动。在这个思维运动中，人们必须构筑起坚固的“世界上的一切都是物质的”概念。乙太档案，以及关于认识乙太档案的脑细胞，都是物质世界中的一部分，都是物质概念对于物质载体的反映，世界上没有可以脱离物质载体而加以解释的正确理论概念。这就是彻底的唯物主义认识论。建立在辩证唯物主义认识论基础上的乙太档案论，是基于人类大脑物质（所派生）的思维性、物质的唯一性与精神对物质反映的能动性，和坚固的马克思主义唯物论观点的基础上，因此，乙太档案论是唯物主义的档案学观点。
3彻底的唯物主义观点是不可能被战胜的
档案的绝对物质性，或绝对的物质档案的概念，是不容许动摇的，它是人们认识乙太档案思维真理性的底线，是将乙太档案论建筑在唯物主义基石上的理论基础。
当数字化的虚拟形态的电子档案越来越普遍出现的时候，一些人对档案信息脱载体概念进行了研究。殊不知，任何信息对于物质的依附性才是客观的认识，而脱载体的认识已经滑入了唯心主义的泥坑。不管是人们再熟悉不过的纸质档案，还是胶片档案、光盘档案，人们对于这些档案信息所寄存的物质载体的认识是明确的。但是，寄存在微观物质（如电子、分子等微观物质颗粒）上的档案信息，由于这些载体处于微观的形态，人们肉眼无法发现，往往误认为档案信息可以脱离物质而存在。某些人对于微观物质载体上档案信息的存在、流动、传输、转换这些微观物质现象的变化，如游荡在互联网上的档案信息，正在试验的乙太网传送档案信息，通过星际航天器向外星人传达地球档案信息，等等，都可能因为无法看到而产生错觉，认为都是在没有物质介质作用下所发生的“脱载体”运动。这些认识，都是脱离了世界物质唯一性的观点而产生的错误的认识。事实上，不管档案信息是以一种什么样的方式而存在，或如何在不同物质载体间转换，它们一时一刻都无法脱离物质载体。档案信息本来就是物质的属性，是物质运动的特性反映，我们根本无法，也不可能将档案信息与其物质载体相分离。任何脱离物质的概念或定义的解释，都只能是唯心主义的观点。人们将纸质档案上的信息转换到计算机硬盘上，只是将档案信息由文字的宏观可见状态（通过物质载体）转换到数字的微观的不可见状态；同样，人们又可以将数字化的或人脑中（生物脑细胞上面）的档案信息转换成宏观可见的纸质档案。我们不能认为，微观的物质现象，因为我们看不见，感觉不到，这些档案信息载体的物质性就不存在，档案信息就是脱离了物质载体。随着社会信息化进程的加速，无纸化办公的推进，电子档案将得到普及；随着科学技术发展，以人脑为载体的生物档案将出现在社会活动当中；随着人类频繁进入宇宙空间，乙太档案将成为司空见惯的事情。随着社会进步和科技发展，人类产生的巨量档案信息将向太空传播，地球人类必将加入宇宙文明大家庭，乙太档案将是档案信息交流的主要形态。地球人类不仅始终生活在电子档案信息的世界里，也始终生活在乙太档案信息的世界当中。人类只要将自己的眼睛紧闭，将概念虚拟化，就会悟解到，随着你的指尖在计算机键盘上跳动，你大脑中的虚拟的信息不时流向计算机，或者，通过计算机国际互联网，流向遥远的国度；通过高智能乙太网，流向更加遥远的火星，或其他文明星球，参与着星际文明的交换。电子档案、生物档案和乙太档案，人们都可以去想象，通过虚拟思维，而认识到虚拟档案。某些人可以固执地不去虚拟思维，但是，你不能否定虚拟思维，也不可能否定客观存在着的虚拟物质档案；如同你看不到火星，但是，你不可能否定火星在宇宙中的存在一样。
在对乙太档案逐渐深入认识的过程中，有可能，我们必须一直与唯心主义或机械唯物主义进行不屈不挠的斗争，这是为真理而斗争！不管是虚拟形态的电子档案，还是人档合一的有机物质形态的生物档案，以及范围更加广大、更加普遍的乙太档案，它们都是虚拟的微观世界里存在着的档案；不管档案信息寄存在纸张上、计算机硬盘上，还是人的大脑中，或乙太颗粒上，我们对于档案信息与物质载体不可分割的认识是不容动摇的。我们生活在物质世界里，我们的自我就是物质的；宇宙只是物质的宇宙，宇宙中的一切都是由物质构成的，一切宇宙中变化的现象，只能是物质运动的结果。物质的存在是绝对的、永恒的、普遍的，无时无处不存在的。除此以外，对于档案、对于档案信息作出的其他解释，都因为不是真理而无法立足于世界。
爱因斯坦之所以成为科学预见的巨人，之所以成为人类看得最远最广的人，就是他有一颗智慧的大脑，他的大脑里装着整个宇宙！人类在征服宇宙的过程中，必须建立乙太档案的概念，它是开启人类智慧的一把金钥匙，是引领人类智慧成长的目标和方向。从事档案学理论研究，依靠理论和智慧两个支撑点。而智慧对于知识的运用至为关键。世界上只有人类尚未认识到的事物，没有人类认识不了的事物。精神实践的大脑工场，是科学幻想的无穷空间。但是，人们无限的想象力与无穷无尽的理论探索，必须始终坚持辩证唯物主义的正确观点，任何偏离了这个方向的人，都可能将自己毕生努力化为乌有。而在辩证唯物主义理论基础之上的档案学研究，必然结出丰硕成果。真理是不可能被战胜的，乙太档案论的真理性是不可能被战胜的，彻底的唯物主义是不可能被战胜的！
参考文献：
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档案管理学概论篇4
关键词：档案；本质；语言学
档案是什么，这是档案工作的元论问题，深刻理解档案的本质，将有助于我们更好的解决档案理论和实践工作中遇到的种种问题。笔者认为档案的本质可以从语言学的角度得以阐释。
一、什么是档案
笔者认为从语言学方面来看，“档案”的本质是人们在人类历史长河中，用言语或其他形式来表达人类历史活动、思想感情、思维过程与结果而保持下来的具有原始性、历史性、价值性的各种原始
记录。
二、档案的语言学渊源
就概念使用而言，“档案”一词在人类历史长河中纷繁复杂，常与“原始材料”、“原始记录”、“历史记录”、“信息载体”、“文书”等概念联系在一起，比较混乱。拯待进行梳理，笔者认为这些混乱，主要发源于没有区别开“档案”与相关概念的语义特征。
“档案”一词古已有之。只不过古人在早期常把“档”与“案”两字分开使用。探析“档案”一词，我们可以从语义学和训诂学两个角度来入手。第一，从语义学角度探析，我们不得不从两字的本义着手，新编《辞海》中“档”的本义是存放公文、案卷的框架，而引申为案卷。《说文解字》中，对“案”的解释是“几属，从木，安声”它的本义是一种木制相当于现在桌子一类的用具，而引申为案卷，这两种案卷虽然指同一物，但“档”是指办理完毕，积聚后被储存起来的文书，而“案”则是指在办理形成阶段的文书。第二，从训诂学角度来看，考据“档”字渊源，我们又不得不提到“当”字，在古代，“当”不仅仅是一个多义字，而且还是一个多音字。“当”字有两读音：一读都朗切，党，平声（dāng）；一读丁浪切，当，去声（dàng）。根据辞书对“当”字平声项（dāng）释义：（一）偶也；（二）犹合也，与“档案”、“文书”并没有什么联系。不过我们研究去声项下的“当”义倒与“档案”、“文书”之义有一定关系。“当”：底也。沈括《梦溪笔谈》卷一载：“予按唐故事，中书合人职掌语昭，皆写二本，一本为底，一本为宣。”这个“底”就是作为档案保存的。清人也有把档案称作“底案”或者“底薄”的。《柳边记略》中其卷一记载出入山海关的时，有“记档”、“销档”的手续，是说出入山海关时，先要记档，再返回时则销档，这种“记档”不就是登记留底吗？在古代“当”与“档”既是同音字又是同义字，当是异体字，“当”是“档”的初字，在汉字还没有完全规范的情况下，行文中既可以当作“当”，也可以当作“档”，只是在不断交往发展中“档”字逐渐替代了“当”字。而作为“档案”一词较早出现是在康熙十九年（公元1680年）的《起居注》中载有：“上问：‘马哈喇之父与叔皆殁于阵，本身亦有功牌，其罪何有？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父与叔皆殁于阵，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。’”（《康熙起居注第一册，中华书局1984年版第630页。》）这是正式文献记载中，较早出现“档案”一词。根据对“档案”两字渊源的考据，我们可以看出“档”与“案”两字本于现实人生，从置物泻水，缝衣制领的生活中来，经过历代演变才发展成为后来的专业术语。
三、档案与其它概念的区别
1992年1月，山东大学历史考古实习队在邹平县苑城乡丁乡公村发现刻有5行11字的陶片，被专家判定为比甲骨文档案还早800多年的档案，据此把档案定义为“原始材料”、“原始记录”、“历史记录”等概念，显然是混淆了语义学中属概念和种概念的区别。龙兆佛在1940年出版的《档案管理法》中称：“单一的文件，正在办理运行，尚未完成而未归档的称为文书，而办理结束，汇集同案的文件才能叫档案。”由龙兆佛先生对文书与档案的界定，我们也不能把档案定义成文书。不管是“原始记录”、“历史记录”、“原始载体”还是文书、文件材料等概念，都仅仅只是“档案概念的属概念之一，无一例外其外延较窄，显然不能与“档案”放在同一个层面上去并例使用的，而另一方面非属概念中所属概念也有很多与档案有关，比如声像、音箱制品等。所以，从语义学角度来看，把属概念作为种概念来看待，显然是混淆了种属概念的逻辑关系。
因此，从语言学方面来看，“档案”的本质是人们在人类历史长河中，用言语或其他形式来表达人类历史活动、思想感情、思维过程与结果而保持下来的具有原始性、历史性、价值性的各种原始记录。
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档案管理学概论篇5
上述两种观点仅从语词表述上看，一个认为科技档案可以更改，另一个认为科技档案不容更改，显然是相互矛盾的。产生这一矛盾绝非偶然现象，既是一定的历史原因所致，也是科技档案管理学发展和完善过程中的必然现象。
在一般人看来，档案是神圣的，它不容任何形式的更改，更不允许随意篡改。何嘉荪教授在研究档案概念时发现，在档案学原理（概论）、普通档案管理学和除科技档案管理学以外的专门档案管理学的著作中，我们一直强调“档案不容更改”，或者强调“档案是历史的真迹，必须保持它的特性，档案才能充分发挥它的效益。后人不能为了迎合现今的某种潮流或按照自己的观点和需要去篡改档案”。④而在传统的科技档案管理学著作里，却肯定科技档案的内容在特殊情况下可以按特殊办法作一些必要改动。他认为这两种观点也是相互矛盾的，只是由于不出现在同一著作和教科书中才避免了难堪。在他看来“有不少科技档案，由于实际上是现行文件，仍处于动态之中，当然就需要修改。否则后果就不堪设想”。⑤进而提出我国档案概念以非现行性为基础不合理，必须扩大我国档案概念的外延，将文件与档案概念等同，方能正确解释所谓的“科技档案更改”问题。然而，宗培岭、谭培二位学者对这一解释持不同见解，他们认为“科技档案更改”命题的正确性与否和对文件与档案关系认识密切相关，我国“档案概念以‘非现行性’为基础是合理的”，与文件的现行性对应，“科技档案的非现行性也是一个相对的概念”，科技档案更改“仍属档案原始记录性的继续”。⑥他们认为我国已有的对文件与档案关系的认识是基本正确的，能够合理解释科技档案更改现象，没有必要不顾我国的国情和档案工作的实际状况去扩大档案概念外延。而吴品才博士则坚决否定“科技档案更改”一说，他认为运用文件生命运动理论能够解释所谓的“科技档案更改”现象。因为科技文件除了纵向运动之外，还存在横向运动，这种横向运动使得“科技档案在一定条件下可以转化为现行科技文件”。⑦所以他认为，所谓“科技档案更改”，是科技文件横向运动的结果，“必然是在科技档案转化为现行科技文件时进行，是为形成现实科技活动开展所需的现行科技文件过程中的修改，而且更改的不是原件，而是复制件。”在他看来，“科技档案和其他档案一样是绝不允许更改的”。⑧那么，“科技档案更改肯定论”与“科技档案更改否定论”孰对孰错呢？我们又该如何去看待这种不同的观点呢？
二事实上，对“科技档案更改”简单地下肯定或否定的结论都是有失偏颇的，科学地认识“科技档案更改”现象的本质才是关键。我们试从以下几个方面对此作扼要的探讨。
首先，必须认清理论上和现实科技工作中同时存在着的“科技文件更改”和“科技档案更改”两个概念。一般而言，“它们在更改原因、更改主体与更改的后处理上均有所不同”。⑨人们认为它们的最大区别在于，科技文件未履行归档手续，而科技档案是已经归档了的科技文件。而从论理上讲，归档并非是文件和档案的分水岭，而是人为划定的文件工作和档案工作的界线。例如，档案界有人提出：“没有立卷归档的文件不一定不是档案；已立卷归档的文件未必是档案”。⑩按此说，实际工作中所谓“科技档案更改”是对归档后科技文件的更改，而不管这里的科技文件是否可以称作理论意义上的档案；理论上的“科技档案更改”则仅包括对半现行和非现行期的科技文件的更改，而不管其是否归档。对于档案人员来说，我们主要是对科技文件归档后的所谓“科技档案更改”实施必要的指导和监督。
其次，“科技档案更改”与“科技档案篡改”有本质上的不同，不能将两者等同起来。“科技档案更改”有合理的更改原因、严格的更改权限、规定的更改程序及更改要求和更改方法，它根本上是为了使科技档案与所反映的事物始终保持一致；而“科技档案篡改”则不然，它总是为了达到不可告人的目的，逃避正义力量的合理控制，而采取非法手段改变档案真实内容的。由此可见，有些同志在档案学理论研究中，简单地将“更改”理解成“篡改”，并将二者等同起来，进而将“科技档案更改”理论加以全盘否定是不足取的。
再次，所谓“科技档案更改”有其理论上的缺陷。第一，所谓的“科技档案更改”理论并不是针对所有类别需要更正的科技档案而言的，有其逻辑推理上的缺陷。我们可以看到，科技档案需要改动的情况有二：其一，科技档案形成过程中与所记载和反映对象发生偏差，即科技档案存在先天性的不足；其二，科技档案记载和反映对象由于某种需要发生新的变化，即科技档案本身不会随其反映对象的变化而相应变化，存在着后天性不足。而科技档案内容和与其相对应的客观事物不一致的情况比比皆是，它可能出现在任何种类任何载体的科技档案中。而现实工作中的所谓“科技档案更改”则有其针对性，一方面是针对基建、产品、工艺、设备等类别科技档案；另一方面是针对上述类别科技档案中的图样科技档案，而非包含表格类、文字类、声像类科技档案。也就是说，所谓的“科技档案更改”是从个别推论一般，并不具有普遍意义，或者说并不应该称之为“科技档案更改”。第二，“科技档案更改”理论有违反档案学的基本原理和概括不全面的地方。所谓“科技档案更改”的形式主要有两种；一，内容改动较少的在原件上进行；二，内容改动较多的，但可以利用原件大部分的，复制原件并在复制件改动。在科技档案原件上更改，虽然有其方便的地方，但在一定程度上很难真正做到维护档案的真实历史面貌，这正是许多同志对所谓“科技档案更改”提出异议的原因。而对内容改动较多，但又不好套用原件的，在充分利用原件的基础上，重新制作文件来实现对原件的改动的这种情况，“科技档案更改”理论并未包含。
最后，“科技档案更改”尽管在理论上有缺陷，在实践中有不足，但它在长期的科技档案工作实践中还是发挥了重要作用的。尽管在理论上或者口头上表达“科技档案可以更改”，但在实际工作中，我们并没有真的恶意地去改变科技档案的某些内容，反而更注重维护科技档案的真实历史面目。比如在反映科技档案相对应的客观事物现状的同时，在科技档案复制件上进行更改，或者重新制作科技文件，并保留更改过程一般不在科技档案原件上更改，只有极少部分单位在改动较小情况下在原件上更改。事实证明，这样做除了在原件上更改这种情况在一定程度上不利于维护科技活动的真实历史面目外，总体上是有利于科技活动的进一步开展的。
通过对所谓的“科技档案更改”问题的简要分析，我们不难得知过去乃至现在的科技档案工作中，“科技档案更改”只不过是由于受人们认识水平限制而延袭下来的一种习惯表述。理论意义上的“科技档案更改”不仅应包括对已归档科技档案、科技文件的更改，还应包括应该归档但尚未归档被称作为科技文件的科技档案的更改；不仅应包括对被称作科技文件或科技档案原件或复制件的更改，还应包括另行制作科技文件对科技档案内容的修正。从“科技档案更改”具体工作的诸多限制我们不难看出，“科技档案更改”和“科技档案篡改”不同，它并非鼓励人们去改变某些科技档案的真实内容，恰恰相反是更大范围和更高层次维护科技档案内容的真实性的一种有效手段。但是，仅因为看到科技文件更改是无可厚非的，就试图通过扩大档案概念的外延，将文件与档案概念等同起来，以此来说明对“科技档案的更改”就是对“科技文件的更改”，并试图用科技文件更改来代替“科技档案更改”，回避业已存在的所谓“科技档案更改”引发的问题，不仅回避不了，反而会造成认识上的更大混乱。由此可见，该法并不足取。用文件生命理论来解释“科技档案更改”问题似乎有较强的说服力，但是仅就相关科技活动、同一科技活动的前后阶段，后者套用前者的科技档案并将之复制后作部分更改转化为后者的科技文件的事实，仍然不能合理解释全部的“科技档案更改”现象。科技文件横向运动理论只能解释图样类的科技档案复制件更改后转化为现行科技文件的部分事实。对文字类、表格类和声像类科技档案内容需要改动就难以合理阐述。按照科技档案内容需要更改的情况，假若某些基建档案中，发现施工日志与所记客观事实有出入，无疑需要更正。我们是找有关人士重新追记，力求档案与事实相符，还是非得将之复制后，转化为复制件后再找有关人士修改。显然，后者有些荒谬，既行不通，也有违情理。由此可见，想通过扩大档案概念的外延和借助文件生命运动理论来解释所谓“科技档案更改”现象都是行不通的。
档案管理学概论篇6
关键词：文件生命周期理论；现行档案；文件
1引言
从西方国家传来的文件生命周期理论认为，文件从产生到因为丧失作用而销毁的过程一共可分为三个阶段，分别是现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段，正好与文件的保管场所――办公室、文件中心和档案馆三个地方相对应，欧美档案学者普遍认为，只有退出现行领域的文件才被称之为档案，也就是说文件只有运行到了第三个阶段――永久保存阶段，文件才能被称之为档案，因此，在西方档案学界中，档案都是非现行性的，没有现行性档案的存在，那么在我国也是这样吗？真的没有现行性档案的存在吗？笔者针对这个问题进行了思考。
2对现行档案的理解
2.1从内涵角度理解
现行档案，往往与历史档案相对，构成矛盾双方，历史档案是指已经完全失去现实效用，而只对历史研究、编史修志有作用的档案。那么，现行档案与之相对应该表达具有现实效用的档案之意。揭示现行档案概念内涵的关键在于阐释“现行效用性”。
在我国，现行档案的概念不仅客观存在，而且还被广泛的接受，其原因就在于我国与西方所用的“档案”“文件”的概念不同，在我国，文件改称为档案是从立卷归档开始的，与欧美国家的文件必须已经失去现行性才能归档的关口不同，我国的文件只要经过文书处理程序完毕之后就可以立卷归档称之为档案了，很多文件具有的现行性在其归档之后仍然存在并没有完全消失，例如设备档案，设备安装完毕之后即可归档，但是在后期，在进行设备维修、护理和防护等工作时仍然需要对这些设备档案进行调用，因此设备档案虽称之为档案但仍然具有现行性。又比如一部法规文件在出台生效之后即可归档，但法规的现实效用则会持续到它的废除和修订为止。因此，这些档案虽然由于立卷归档的客观实际由文件转化为档案，但实际上还不是真正意义上的档案，只是名称上的变化而已，其属性中的现行效用性依然存在。对于这部分已经归档之后却仍具有现行性作用的档案我们称之为现行档案，因此，尽管是否具有现行效用是区分文件与档案的根本标准，但是由于我国特殊国情下的归档制度，@个区分标准显然并不适合我国的实际国情，现行档案确实存在着且带有很浓郁的中国色彩。只有把这个概念置于我国特殊的档案工作环境之下我们才可以真正的理解现行档案产生的缘由。
2.2从外延角度理解
厘清了现行档案概念的内涵就很容易划出它的外延，现行档案概念的外延即是那些已经立卷归档但仍然具有某些现行效用的档案实体。
首先，现行档案并不等于档案室中的所有档案。“文件办完存档之后，按其行政和法律效力来说，则划分为两部分，一部分失去现行的效力，但是有其他方面的保存价值；另一部分仍具有时效，如办完签署或公正手续的有效期未满的合同和协议书，但不失去其性质和法律效用”，之前有学者认为“机关档案室保存的档案都是现行档案”并不完全正确，有些档案因为仍处于现行期需要经常使用所以保存在档案室，但也有些档案仍具有法律效力，保存在档案馆中的也是现行档案。所以绝对不能笼统的说机关档案室保存的都是现行档案，毕竟我国的机关档案室并不等同于国外的文件中心。
其次，现行档案并不能代表现行机关的档案，现行机关的档案究竟是指在现行机关产生的所有档案，还是保存于现行机关的档案，在众多的档案学著作中也没有给出很确切的解释。但无论是将它理解为哪一种，它都是一个相当泛化的概念，或是现行机关产生的所有档案或是保存在现行机关的所有档案。通过上述分析，我们认为“现行档案”概念的外延范畴并非是保存在现行机关的所有档案，也并非是现行机关产生的所有档案。
综上所述，笔者认为，“现行档案”的概念可以表述为：现行档案是立卷归档之后仍然具有一定现行效用性，保存在一定档案机构的档案，这里的档案机构既包括档案馆也包括档案室。
3现行档案的存在之我见
3.1不能一概而论的说档案都不具备现行性
现行一词的一般含义是指“现在施行的；现在有效的；如现行法令、现行制度等。”这是一个时效限定词，将其冠以“档案”之前，表明具有该属性的档案具有现行效用。由于档案的现行效用和档案的形成时间呈反比，也就是说，档案在形成初期的现行作用比较大，随着时间的推移，其现行作用会越来越弱直至消失成为历史档案，历史档案是指形成时间较晚且主要起收藏保存作用的档案；现行档案是指形成时间较早且主要起现行作用的档案。这种分法对于人们认识档案的作用及其变化具有很重要的意义。由此可见，现行档案是档案的下位类，其实质在于显示该类档案具有现行效用。为此，我们不能笼统地说“档案不可能具备现行性”，确切地讲，有的档案具备现行性，而有的档案不具备现行性。如果从档案运动规律与作用性质特点来看，大部分档案一般都将经历由发挥现行作用逐渐过渡到发挥历史作用的过程，每个档案的现行期时间长短也不同，因此很难准确的界定这些档案是否具有现行性。
3.2不能将“档案”完全与“现行文件”对立起来
我国有些学者认为“档案是不可能具备现行性的，现行档案从根本上说是不应该存在的。”“现行文件超前归档是不科学的，即使归档了也不能算作传统意义上的档案。”这些观点缘于我国传统的档案学理论：作为档案必须首先是特定社会实践活动真实的历史记录，但还未完成现行使命的现行文件超前归档后绝不可能因此成为真正的历史记录，它们依然是现行文件，根本不具有作为档案必须具备的基本属性。”这显然是把档案完全排除于现行文件之外，既然只有完成了现行使命的非现行文件才能归档，那么档案不可能具备现行性，现行档案概念也就根本不应该存在。这种观点过度偏激且没有具体考察我国的实际档案工作情况。笔者从以下三个方面阐述下自己的想法：
首先，“现行文件”与“非现行文件”之分，不等同于“文件”与“档案”之别，现行文件与非现行文件是国外文件生命运动周期理论中，用以描述文件先后表现出不同作用和价值的两个概念，欧美档案学者认为，档案与文件的根本^别就是一个是非现行性的一个是现行性的。这里引用何嘉荪先生对于现行文件与非现行文件的揭示：“所谓现行文件就是文件内容规定的任务尚在执行之中，或者文件内容要求达到的目标尚未达到、正在达到过程中的文件。”“非现行文件是指文件内容针对的社会活动已经结束，文件现行期也随之结束，现行价值消失的文件。”诚然，文件发挥作用的现行与否是划分文件运动阶段的主要依据，但文件生命运动周期理论根本没有对档案概念做过什么规定，并没有指出文件在哪一个运动阶段，什么时间向档案转化的。因为“各国认为把文件认定为档案的时间是不同的，很大程度上是一种主体行为。”尽管中外学者都认为档案是文件运动到一定阶段的产物，但对文件运动到哪一阶段才视为档案却意见分歧。以美国为代表的日耳曼语系国家将档案定位在文件进入最后阶段（历史阶段），仅仅把退出现行领域永久保存在档案馆的非现行文件称为档案；以法国、西班牙为代表的拉丁语系国家将档案定位在文件运行的起始阶段（现行阶段），认为文件一经形成就可以称为档案；而我国则将档案定位在文件运行的中间阶段（暂存阶段），认为文件办理完毕或告一段落经鉴定整理即可归档保存，并且这些归档保存的档案有一部分档案并未丧失现行性，仍属于现行性文件。这样一来，我国的档案范畴既包括现行文件，也包括非现行文件，因此，我们不能以文件内容的现行与否为标准来划清文件与档案的本质区别。
其次，由于每份具体文件的现行期长短不一，致使无法统一的在一个明确的时间点上对这些文件进行归档保存，无法明确的判断一份文件的现行期是否消失，文件的现行期开始阶段大致相同，但结束阶段则有很多种情况，有的是在文件内容规定的期限结束之后，有的是在文件的内容被修改之后，有的是在被使用之后就立刻消失，正由于文件的现行期如此的复杂，各种文件发挥效用的时间、条件、过程等都是难以统一规范的，而文件归档又是一项以特定时限要求为特征的常规性工作制度，故大多数情况下智能采用近似值的方法来确定文件向档案转化的开端。欧美国家是借助利用率来决定何时处置文件，认为“利用率越高，文件的现行性越大，利用率越低，一般是5%～10%就标志着文件由现行保管而转变为其他场所的非现行保管了。我国从具体档案管理的国情出发，将归档环节设置在文件承办完毕之际，实践证明，这是符合中国特色的归档制度的。如果一味的强调文件的现行效用结束了才能归档，就会使大量的有效期长短不一或并无明确期限的文件无法正常有序的归档，还可能造成一些具有动态管理性的档案如人事档案、设备档案、基建档案等迟迟不能建档，比如设备档案，当设备档案针对的设备已经报废之后再进行存档已经没有任何价值了。纯粹以文件效用现行与否来设置归档关口，或许在理论上可以自圆其说，但是在实践中却很难落实。
最后，要全面理解档案基本属性中的历史记录性。的确，我国档案学理论认为“档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录。这是档案的基本属性。”这一命题中的原始性与历史性都是相对而言的，从历史性来看，我们认为应该从广义的角度来理解“历史”，一方面，历史是指一切事物的发展过程，包括自然史和社会史，既然事物的发展过程也可以成为历史，我们不能强求文件非要等到内容针对的活动结束之后才能称为历史文件。比如人事档案，人事档案针对的人的主体，一个人20岁的时候形成的档案在他30岁的时候对于他来说就是历史，仍然具有考察意义，并非是一定要等到这份档案针对的活动已经完全结束了其才能称为历史，那时候再归档又有何意义呢？对此，吴宝康先生主编的《档案学概论》一书中指出：“现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案。”档案“一般是指完成了传达与记述等现行使命，留查备考的历史文件。所以人们才称档案为历史记录。”但需要注意的是，这里所说的历史文件并不等同于文件生命周期理论中的“非现行文件。”“所谓现时使用完毕或办理完毕是相对而言的，主要是指为了履行当时的职责而直接使用的材料告一段落，或完成了文书处理程序；并不是说以后不再利用，或文件内容针对的具体事务全部办完，该文件才算是办理完毕。”承办完毕的文件，并非完全都是失效的材料。承办处理完毕作为档案保存的文件按其行政和法律效力的不同而分化为两种类型：有些文件，随着某种活动过程和文件办理的完毕，文件则失去行政上和法律上的效力，而只具有查考研究和历史反证的功能；另一种类型的文件，虽然业已存档但仍然有效，尚未生效的文件转化为档案后，同时将文件继续存在的各种效用顺延于档案之中，由档案去完成，这是档案现行作用的由来。例如，现行的法律、规章，有效期未满的合同、协议书，以及大量的科技文件材料等，虽已归入档案，但并不失其现行效力。另一方面，从档案的运动规律及终极目标来看，档案终究是人类社会发展的历史记录。档案由文件直接转化而来，在产生时首先是作为文件使用的，当文件在现时工作中处理完毕，其中有查考作用的被整理归档，进入现行档案阶段，现行档案随着时间的推移其现行查考作用愈来愈弱甚至消失，其中有历史文化价值的档案将转化为历史档案，被永久的保存下去，成为人类社会发展的历史记录。在人类历史长河中，不断有新的实践活动，不断有新的文件产生并转化为档案，不断有现行档案过度为历史档案，如果我们不用辩证的、发展的观点去认识档案的历史记录性，就会抹杀档案的现实作用，不利于各种档案的有效管理和利用。
4使用现行档案概念的意义
人们总是更多的关注那些现在有用的事物，保管档案的目的主要在于档案的利用价值，更确切地说是它的现实与未来的利用价值，离开了这个基础档案工作就无从谈起，因此，作为人类社会实践活动真实历史记录的档案就成为连接过去，现在与未来的桥梁，只有以现实为基础，才能更好的追溯过去，开拓未来，过去，在以档案为非现行性为基础的理论指导下，档案工作较多地强调档案的历史作用，忽视档案的现行作用，忽略档案事业与国家各项事业现实广泛而密切的联系，在一定程度上制约了档案事业的发展。
5小结
尽管世界各国对档案的定义并不相同，但都不能完全排除一部分仍具有F行效用的档案，只是程度不同而已，现行档案的存在是档案工作领域中的普遍现象，不管在哪个国家都是，美国等国家把最终存放在档案馆里的永久保存的文件称为档案，这些档案都是非现行性的，但是也不排除个别有效期特别长的档案；法国西班牙等国家认为文件一经形成就可以称为档案，由于此时文件正处于现行使用阶段，因此这些国家中的档案有相当多的现行档案成分；我国认为文件办理完毕经鉴定整理的文件即可转化为档案，先由形成单位的档案室保存，其中对国家和社会有长久利用价值的，待10～20年后移交给有关档案馆保存，如此一来，我国的档案范畴就涵盖了不少的现行档案。
世界是多元化的，每个国家的国情都是不同的，也就造成了档案在世界各国的定义并不完全相同，没有必要强求世界上所有国家的档案概念必须一致。档案的定义只是为了让档案工作者在知晓其含义的基础上更好的开展档案工作，笔者认为，我国现有的档案定义，归档制度，以及管理体制还是比较符合实际需要的，如果从进一步确保档案质量提高工作效率着眼，应当积极的探索文档一体化的管理模式，这将扩大档案概念的外延，使现行档案成分增加，同时也会使得档案工作领域及服务功能得到进一步的扩展，因此，从实际情况出发，我们不应该否认业已存在的现行档案，不宜硬说“它们还不是真正意义上的档案，而且目前还根本就不是档案。”这种严重脱离实际的说法不利于我国档案工作的有效开展。
参考文献
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[7]陈兆.漫谈“现行档案”“档案产业”等档案专业用语问题.档案学研究，12-13，22.
档案管理学概论篇7
一、3部曲10步法基层档案集成管理模式的概念
所谓档案集成管理，是指运用集成思想来指导档案管理实践，将各种管理方法、手段、工具等资源要素有机地纳入到管理视野之中，综合运用文学、美学、档案学、管理学、计算机网络等交叉学科理论知识的创造性融合。档案集成管理是以全新视角建立起的多元化基层档案管理模式，可以变被动管理为主动管理，最大限度地发挥服务功能。
集成管理模式的3部曲10步法是以档案学原理为理论基础而研究创设的。3部曲，即由建立体系、编研文献、数字网络三部分组成；10步法是指规范制度、搭建构架、建立盒号、收集分类、编辑目录、统计数据、撰写概况、设计装订上架、数字群库、网络检索十项工作步骤。
二、3部曲10步法基层档案集成管理模式的内涵
第一部曲：建立体系。建立系统化、规范化、标准化的制度是基层档案管理走出杂乱无序，进入新型现代化管理的前提。其模式内容包括：规范制度、搭建构架、建立盒号三步法。
1.规范制度首先应根据档案分类法，对本单位基层所产生的材料作全面梳理，为档案管理制度的出台提供依据。中国计量学院的《外国语学院文件资料管理制度汇编》就是在数年的实践基础上集成的。同时，另设各体系的构架、归档范围、档案工作领导职责、兼职档案员职责、档案室安全保密制度等附件。而各个子体系又可以对文件制度补充，形成层层落实的较完善的目标管理系统。如试卷规范管理、试卷归档质量检查、教案讲稿的编写及管理等作为教学档案管理制度的补充。如此，档案管理有章可循，分门别类，归档有序，查阅方便。
2.搭建构架制度是体系的目，而构架则是体系的纲。制度规范为档案管理提供了有力保障，体系构架则为后续的收集、归类等工作起到重要引导作用。例如：高校院系教学档案体系主要是由综合管理、学科专业实验室、教学与实践、教材、学籍管理、毕业生工作等6大板块构成，下设数十个材料项目的金字塔式结构体系。此外，还可以搭建科研、党政等档案管理体系构架，形成系统的网络化管理。
3.建立盒号建立盒号是体系构架管理的具体体现。根据档案管理体系，中国计量学院外国语分院创造性地在盒背上研制出系列盒号。例如：教学档案的6个体系，可在档案盒的脊背上设置编号：JX1至JX6。再依据教学实际情况设若干子项目，例：JX1-1等；由此排序分层次制作。然后根据规范要求对收集的教学文件资料等分类归档。
第二部曲：编研文献。编研文献是提炼档案内涵的一项艰辛且有价值的劳动，也是系统开发档案的重要手段。将工作中产生的材料，经过系统开发整理、分类、提炼，编辑成档案系列汇编为工作服务，可以提高档案利用价值。中国计量学院外国语学院在开展编研工作中总结出了收集分类、编辑目录、统计数据、撰写概况、设计装订上架五步法。
1.收集分类收集是编研的基础，材料质量又体现着档案价值。因此严把收集素材的质量，关注管理过程，才能为提炼高质量有价值的资料汇编奠定基础。
首先要全面了解、研究基层管理的内容，坚持“三纳入”、“四同步”的归档原则；其次要大力宣传，鼓励大家参与档案建设，跟踪材料的产生；第三要按照档案体系制作的档案盒，每学期将收集文件资料存放盒内，做到齐全规范；最后对收集的材料进行二次分类整理，为目录编辑做好准备。
2.编辑目录目录检索包含了二次分类方法，是编纂档案汇编的主要工作，要求突出材料的主题、内容。目录分为表格型――专题单行本和主题型――综合合订本。
3.统计数据以表格形式设计，主要体现档案的编码、数量页码、材料的特性（关键词）三方面内容。分为子数据、总数据、主数据3个层次的统计。如：教学与实践体系中的“教学日历”数据统计由序号、学期、部门、任课教师人数、开课门数、份数、页数、负责人等方面设计每学期的子数据，然后对该体系所有的材料项目进行汇总统计，最后统计教学档案6个体系的主数据。
4.撰写概况编辑撰写是提炼档案材料的“二度创作”，也是档案开发成精品的最高境界。由概况―概述―综述，从低到高，呈金字塔式的层层编写，其方法各有不同。
概况撰写主要对象是子体系的材料项目，对材料的提炼主要由材料的性质、意义、作用、工作的规范情况，材料收集入库情况以及数据的简介三大块内容组成。概述撰写要求对每个体系的材料项目进行综合归纳总结，一是紧密结合本单位大环境与本部门的工作情况，二是材料存档情况。例如：“教学与实践”是教学档案体系的核心和主体。编研总体要了解反映整个教学环节的运作过程，从教学计划到毕业设计，认真解读，归类提炼，编纂突出重点，突出效果。综述撰写要求综合归纳各项子体系的特点，对子体系的各项概述进行提炼总结，概括建立体系的意义和作用，材料项目的总体情况，介绍并阐述建立体系的理念、目的、方法等。
5.设计装订上架这部分工作主要分为材料的排序、确定页码、设计封面和扉页、装订、归盒上架等环节。
此外，还可以根据管理需求，确定主题，提炼内涵，编纂富有特色的专题文献。
第三部曲：数字网络。数字网络建设是各项管理进入现代化管理的主要途径，为提高管理工作的效率和信息打开了方便之门。借用数字网络对档案进行系统管理，使之产生“信息互动”，而形成的动态开放的管理模式又为基层档案工作注入了新的活力。主要方法：数字群库和网络检索。
1.数字群库建立富有特色的档案电子群库作为纸质副本是现代化管理的必然。在档案体系的构架下，建立档案电子群库，由众多数据库汇聚成一体，编纂数字档案。例如：教学档案库、科研档案库、党政档案库等，然后根据各大类的总库，建立子数据库，要求分类明晰，涵盖面广，方便利用。
2.网络检索运用网站系统软件注入条目，建立一整套科学的档案信息检索体系。例如：通过学校oa网站对所有档案的条目进行数字化管理，按体系的编号输入所有档案的目录、条文。随时可以查到材料的条目及出处，根据需要查找原文的数据库。同时建立分院“档案在线”网页，按体系制作模块，然后将可以公开的档案资料不定时地存入增添。还可以确立主题编纂，在网上举办教学科研成果展，名师介绍等。此系统从不同角度揭示馆藏信息资源，查阅便捷，提高了访问率，达到资源共享的服务。
档案管理学概论篇8
一、原始记录性
吴宝康教授主编的《档案学概论》明确指出，“档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”，“档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性”①。
应该说，这一认识是正确的。然而查启森同志却对这一传统认识提出了质疑：其一，如果原始性是档案的本质属性，那么“原始记录就是原件，具体地说就是原稿。如果这样的话，那么档案就是原稿，一切非原稿以外的记录，因为不是原始记录，就不能算是档案了。而事实上在为数众多的档案中，不一定都是原稿，还包括根据原稿而形成的打印件”。其二，“原始记录，当包括文物和图书手稿，即文物和图书手稿，它们也具有原始记录性”，因而“原始记录性是三者的共性，而不是档案所特有的本质属性。”②
笔者认为，上述质疑是值得探讨的。其一，我们不能机械地理解原始记录性。对形成文件的机关来说，文件的原稿的确是原始记录，但文件的打印件也是原始记录。原稿是印制打印件的依据，打印件是机关处理事务的依据，两者是一个完整的有机整体。因此，打印件也属于原始记录则是无疑的。其二，不可否认，图书手稿是档案，有的文物也是档案，但我们不能因此而否定原始记录性是档案的本质属性。虽然图书手稿也是印刷图书的依据，但图书产生的主要原因和直接目的是为了供众多的人去阅读。而档案则不然，“档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品，它是人们进行社会实践活动附带的产物，或者说它是自然形成的，而不是纯粹人为的结果。”③当然，有的原始记录既是文物也是档案，“凡具有原始记录作用且含义明确的实物即可作为实物档案看待。”④《档案法》第十二条规定，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理”。可见，同样是原始记录，并不影响我们对档案与图书、文物进行区分与管理。
也许有人会说，既然原始记录性是档案的本质属性，那么文件与档案的本质属性岂不完全相同?的确，由于“文件与档案记录的内容相同”、“文件与档案的物质形态相同”，因而“文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一。是文件和档案的共同本质属性。”⑤所以，文件与档案从本质上来说则属于同一事物。但是，有人据此认为，既然文件与档案本质属性相同，那么“文件与档案属于同一概念”⑥。其实，这是对文件与档案关系所作的错误理解。文件与档案之所以属于同一事物，是由于两者的载体与内容完全相同，这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下，次要性质可以发生变而恰恰是这种变化使得同一事物的发展呈现出阶段性。所以说，文件与档案是同一事物，但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶段的两个名称，也就说明了这一点。
二、客观记录的归档保存性
查启森同志对原始记录性提出质疑，并进而认为“档案的本质属性是客观记录的归档保存性”，“构成档案的根本条件，是归档保存。归档保存是文件向档案转化的关键。没有这一程序，也就没有档案。”⑦这一认识似乎是正确的，因为档案保管机构保存下来的档案一般是经过归档这一程序的。但问题在于，归档并不是档案保管机构获此档案的唯一途径。文书部门和业务部门的归档，相对于档案保管机构来说就是档案的接收。档案保管机构除了正常的接收之外，还有向社会征集和搜集档案这一补充手段。如果把客观记录的归档保存界定为档案的本质属性，那么未经归档保存的客观记录就不是档案。这无异于否定了档案保管机构的征集与搜集工作。若此，档案的收集工作岂不仅仅成了档案的接收工作?对此，张辑哲同志指出，“是否集中保存不能作为档案的必要属性看待。实际情况是，无论是否集中保存，档案就是档案，非档案就是非档案。”⑧因而将客观记录的归档保存性作为档案的本制裁属性显然是欠妥的。
三、信息性
随着信息这一概念被社会所接受，档案是一种信息的认识也被档案界所认同，于是刘建平同志便认为“档案的本质是信息”⑨。
当然，从信息角度看，档案所记录的内容无疑是信息。但是，图书、情报所记录的内容也是信息。可见，信息性是档案、图书、情报的共同属性，因而信息性只能是档案的一般属性。因为“档案学界一般都认为，档案是其原始内容和原始载体的统一体；档案信息仅指档案内容而不包含载体，也不强调内容的原始性，……根据信息论的描述，信息不是物质，只是信息的存贮、传递必须借助于物质载体，而且这种载体纯粹是为了信息的存贮、传递服务，没有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩张辑哲同志也指出，“由于信息这一概念外延极大，因此仅仅认为档案具有信息性或说档案本质上(主要指其内容)是信息是远远不够的。对档案信息的认识仅仅停止于这一水平是极为肤浅的，甚至可以说是毫无意义的。”⑾
应该说，档案虽然是一种信息，但档案这一种信息除了具有信息的一般属性如何扩充性、可压缩性、可替代性、可传输性、可扩散性、可分享性外，还具有自己的特点：它是一种未经加工处理的原生性静态信息。因为信息可分为社会信息和自然信息，从记录方式来看，社会信息又有记录性信息和非记录性信息之分，而记录性社会信息还有原生信息和派生信息之别，档案、文件则原生的社会信息，而图书、情报则属于派生的社会信息。因此，泛泛地称档案的本质是信息是不确切的。
四、非现行性
傅荣校同志认为，“档案的本质属性——非现行性，不是由于档案的历史(原始)记录性等属性决定的，而且文件由于其功能——作为实践活动的工具发挥作用的必然结果。”⑿
很显然，这一认识是依据文件生命周期理论而得出的。文件生命周期理论根据文件所起作用的不同，将文件划分为现行文件、半现行文悠扬和非现行文件三种。由于我国不存在半现行文件这一概念，于是该观点持有者便将文件划分为现行文件和非现行文件两种，且认为“非现行性是档案区别于现行文件的唯一本质属性。”⒀
笔者认为，档案的本质属性是非现行性这一认识是不符合我国的实际的。因为国外的现行文件是指“一个机关、团体或组织处理现行业务时经常需要用到，因而继续存放在其形成地点的文件。”⒁非现行文件是指“处理现行事务已不再需要的文件。”⒂而我国一般认为文件具有现行的效用，档案是办理完毕的文件。可见，我国的档案概念并不是依据文件所起的作用去加以认识的。在我国，文件只要从手续上或程序上办理完毕，就可以看作档案，一般应在第二年上半年向机关单位的档案保管机构移交。我国的档案概念是具有我国自己的特色的。宗培岭等同志明确指出，“我国与西方国家对档案概念的理解是有差异的，用西方档案学理论体系中的文件生命周期理论来解释我国的档案概念显然是不妥的。”⒃笔者认为，由此而认定档案的本质属
性是非现行性也是不妥善的。
综上所述，原始记录性是档案的本质属性，其他几种对档案本质属性的认识，或有失偏颇，或有所欠缺，都存在着不足。
注释：
①③吴宝康主编《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第40、41页。
②⑦查启林《档案“原始记录性”质疑》，《图书情报知识》1994年第2期。
④⑧⑾张辑哲著《维系之道——档案与档案管理》，档案出版社1995年版，第9～10、7、27页。
⑤韩玉梅主编《外国现代档案管理教程》，中国人民大学出版社1995年版，第28页。
⑥刘智勇《我国现有档案定义的缺陷》，《档案学研究》1995年第4期。
⑨刘建平《从信息和信息科学看档案》，《山西档案》1996年第1期。
⑩陈作明《档案学研究中若干问题的思考》，《浙江档案》1996年第9期。
⑿⒀傅荣校《文件生命周期理论研究(之四)——理论研究意义(Ⅰ)》，《档案》1994年第5期。
档案管理学概论篇9
【关键词】秘书工作；档案工作；关系
从古至今，秘书工作与档案工作都有着千丝万缕的联系，专家学者们也对秘书工作与档案工作的关系进行了很多深入的探究，理由充分，观点不一。安徽师范大学文学院石坷认为，秘书工作与档案工作是交叉关系。从秘书工作并不包含全部档案工作、档案工作并不完全独立于档案工作等方面，有力地论证了秘书工作与档案工作是交叉关系这一观点。然而，中国秘书学的创始人之一常崇宜先生主编的《秘书学概论》（2000年版）中，“档案工作”就在所列举的“秘书工作主要内容”中，说明他认为秘书工作与档案工作是包含关系。两种观点截然不同，问题就出现了，从逻辑学的角度来看，关系可以大致分为交叉关系、并列关系、种属关系、全异关系、全同关系，那秘书工作与档案工作之间的关系是其中的哪一种关系呢。本文拟通过对历史上以及当今的秘书工作与档案工作的探究，以期能得出一个比较令人信服的结论。
一、历史上秘书工作与档案工作的联系和区别
（一）联系。1.起源。我国最早的公务文书汇编是《尚书》，其中有很多反映的是关于夏朝政治军事活动的公牍，而秘书工作中最主要的工作内容之一就是公文写作，另外，夏朝作为我国从原始社会到奴隶社会建立的第一个王朝，已经建立了相应的一定规模的国家机构。除了最高统治者夏王，他还设立了六卿以及其他一系列官职，分管各项事务。由此可见，早在夏朝时期就有草拟、撰写公文的“秘书”。档案工作的起源有多种说法，比如原始社会末期起源论、国家起源论等等。为了与秘书工作进行有效的比较，就从夏朝的档案工作说起。我们能知晓朝代更迭，世事变化都是通过先人留下来的典籍材料，可见先人早已有了档案意识。根据《吕氏春秋・先识》等书的记载，“夏太史令终古出其图法，执而泣之。夏桀迷惑，暴乱愈甚。太史令终古乃出奔如商。”这一段文字里叙述了秘书官员“终古”因不能忍受夏桀的暴掠荒淫，执迷不悟，取出“图法”哭泣不止，最后投奔商王。其中“图法”指的就是档案，可知夏朝已经有专门的官员“太史令”负责档案工作，记录夏王的言行举止以存档。从起源来看，夏商周时期，秘书工作与档案工作并未完全脱离，处于一种近似全同关系的状态。由于国家制度、国家机构的不完善，很多工作分工不是很细致，秘书工作和档案工作可能是一体化的形式，“太史令”负责记录各种事情于木片或竹简上，随之形成由木片或竹简编成的“册”，即古代的简牍文书档案，这种“册”也是由“太史令”进行保存和管理。2.发展。在封建社会历史发展的过程中，封建国家制度一直处于不断产生、发展、成熟直至衰败的过程，秘书工作与档案工作也随之不断变化。从春秋战国至明清，越来越完善，官员之间职责分工也越来越详尽明确，有专门的秘书机构、秘书人员，对应的也有专门的档案机构和档案人员，秘书工作和档案工作已经慢慢走向了规范化、成熟化。从中国历史上第一个中央集权的封建王朝秦朝开始，就建立起了从中央到地方的多层次、宽领域的秘书机构，比如魏晋到宋代“三省制”的形成，“中书出令，门下审议，尚书执行”，其中中书省负责起草政令，是非常具有典型性的中央当局的秘书机构，负责文书处理工作。另有明朝的内阁、清朝的军机处等等，都是精干高效的秘书机构。有了这些规模化的秘书机构，必然有很多秘书人员从事相应的秘书工作，与当今的秘书人员的工作性质有类似之处，都是为上级领导提供辅助管理，处理日常事务。而与此同时，档案工作也随秘书工作的发展而发展，各朝各代统治者基本上对档案持有相对重视的态度。秦朝的统治者对档案持一分为二的态度，有利于巩固秦王朝统治的档案便加强保管，相反，不利于秦王朝统治的各种档案，比如秦王朝建立以前的档案便进行销毁，便有了焚书坑儒之举。秦以后的各代政治、文化、经济、社会都不断发展，档案的数量也大量增加，历代统治者都通过设置专门的档案机构，以及任命专职的档案人员来整理和管理档案，比如唐代中央机关设立了专门的人事档案库――甲库等。除此之外，古代对档案的管理也有一套非常成熟完整的程序，从收集、整理、保管、鉴定、销毁到查阅利用，管理制度和管理方法已经十分严格。这一阶段，秘书工作与档案工作的关系已经发生了重大的变化，两者相辅相成，即不完全分离，又各有各的内容。
（二）区别。1.从工作内容上看。历史上的秘书工作与档案工作区别很大，秘书工作主要是谏言献策，辅助君王作出决策等，由于各朝代的秘书机构和秘书人员众多，每个秘书的主要职责肯定是不一样的。但是档案工作不同，不论朝代如何变化，档案工作的内容基本上都大同小异，主要是档案的专职人员先收集档案，再将重要档案分门别类地编录成册，日常保管档案注意暴晒、防霉，以及重要档案的存留和非重要档案的销毁等，职责明确清晰。2.从工作性质上看。历史上的秘书工作与当今秘书工作性质有些区别，古代秘书工作主要是加强封建专制统治，以及限制过于膨胀而对皇帝有威胁性的权力，巩固统治者的权力和地位。档案工作的工作性质较为单纯，就是保存前朝或本朝的历史档案文献，为相关人员提供档案以便查阅利用。3.从工作意义上看。历史上的秘书工作主要工作意义在于为皇帝服务，协助皇帝办理政务，加强皇帝的集权统治。而档案工作的意义极其深远，它不仅仅是为当时的皇帝或工作人员提供查考利用，更是为以后世世代代的人们了解历史做出了巨大的贡献。
二、当今秘书工作与档案工作究竟是什么关系
（一）秘书工作与档案工作的联系。1.档案工作并未完全独立于秘书工作。一是从秘书工作与档案工作的工作内容来看。秘书的主要工作包括调查研究工作、信息加工工作、会务工作、文书工作以及其他日常工作。而档案工作的主要内容是档案收集工作、整理工作、鉴定工作、保管工作、统计工作、检索工作、利用服务工作、编研工作。以上工作内容的列举中，似乎秘书工作与档案工作的工作内容完全不同。但是仔细探究发现秘的文书工作和档案收集工作之间是有依存关系的，秘书工作是档案形成的主体。档案的收集工作是档案馆、档案室业务工作的前提和起点，它收集的主要是办理完毕且具有保存价值的各种形式和载体的文件材料。这些文件材料是秘书文书工作的内容。二是从秘书工作与档案工作的工作衔接来看。档案的移交是文书工作的终结，档案的接收是档案工作的起点。一方面说明如果没有秘书工作，档案工作就失去了意义，档案的意义在于提供档案形成机关查考利用，档案具有凭证作用和参考作用。长远来说档案是社会的宝贵财富，社会各方面工作的继续和开展都需要利用档案，社会价值突出。另一方面如果没有档案工作，必然会影响秘书工作的开展，秘书由于工作的需要，是档案的主要利用者，档案也是因为秘书的查考利用才体现出它的第一价值。没有档案工作，秘书为领导提供决策咨询时，就失去了信息来源，领导决策的科学性、正确性也随之削弱。档案也从侧面辅助了秘书人员的工作，提高了秘书的工作效率。2.档案工作并未完全包含于秘书工作。一是从秘书工作与档案工作的工作内容来看。秘书工作的主要内容是为领导或机关提供辅助管理、综合服务，小型机关单位的秘书人员所承担的档案工作，只是秘书工作中的小部分，并不占据秘书工作的主要内容。档案工作的主要内容是对档案用科学的原则和方法进行管理，这种管理的过程并不属于秘书工作的范围之内。二是从秘书工作与档案工作的工作对象来看。秘书工作的工作对象是领导，直接为领导提供服务性工作，虽然秘书工作中的形成文件材料是档案的主要源泉，可是随着社会的进步和发展，如今档案的种类越来越丰富，除了文书档案，另有科技档案、会计档案、诉讼档案、病历档案等等。档案工作的工作对象有很多，比如纸质档案、音像档案、电子档案等等，两者的工作对象完全不同。三是从秘书工作与档案工作的工作原则来看。不管什么样的工作都具备相应的工作原则，秘书工作的工作原则是实事求是、同领导保持一致、追求工作效率，档案工作的工作原则是统一领导、分级管理、维护档案的完整与安全、便于保管和利用。随着时间不断推移，档案的数量日益庞杂，统一领导、分级管理可以提高档案系统的效率和质量。数量完整、实体安全、内容安全保障了档案的利用工作。档案工作并未完全包含于秘书工作，不论从哪一方面论证，两者之间也不存在包含与被包含的关系。
（二）秘书工作与档案工作的关系。1.秘书工作与档案工作不是交叉关系。首先，这两者是不同的概念，不同的事物，从一般情况来看，秘书工作中并没有哪一部分属于档案工作，而且档案工作中更没有哪一部分属于秘书工作。秘书人员和档案人员从事的是不同的工作内容。其次，有学者认为秘书工作与档案工作存在交叉关系，是由于秘书工作中的文书工作与档案工作的衔接存在交叉，但交叉关系的概念反驳了这一观点。交叉关系中，前后两种概念的顺序发生变化并不影响它们之间的逻辑关系。而档案工作中的收集工作是档案工作的前提，立卷是档案工作的基础。由此可得知，秘书工作在前，档案工作在后。秘书工作与档案工作的工作顺序不可颠倒混淆。还有学者认为，秘书学专业的学生会学习档案知识，而且将档案工作列为秘书工作的主要业务之一。笔者认为这一论据证明两者的交叉关系不妥。我们需要认识到秘书学专业开设与档案相关的课程，本质上是为了提高秘书人员的档案意识，是基于秘书工作与档案工作关系密切这一事实，需要秘书学专业的学生树立档案意识，以便在今后的秘书工作中提高工作质量。将档案工作列为秘书工作的主要业务更是一种错误的观念，秘书的职能是辅助决策、协调关系、处理信息、办理事务。秘书的职责是参与政务、管理事务。档案工作显然不是秘书工作的主要业务。2.秘书工作与档案工作不是全异关系或全同关系。全异关系指两个概念的外延没有任何的重合，是不相容的关系。全同关系指两个概念的外延完全重合。显然，秘书工作与档案工作不是全异关系或全同关系。3.秘书工作与档案工作不是种属关系。种属关系指一个概念的部分外延是另一个概念外延的全部，或者说一个概念的全部外延只是另一个外延的一部分，即是种属关系。同比可知，所有的秘书工作都不是档案工作，且所有的档案工作也不是秘书工作。4.秘书工作与档案工作是并列关系。首先，在上文中，笔者已经说明了秘书工作与档案工作之间密不可分的联系，所以秘书工作与档案工作是相互关联的不同事物。其次，并列关系有前后之分，而无主次之分，正好符合秘书工作与档案工作的特点，秘书工作应先于档案工作，档案工作的主要对象是档案，而档案由机关工作中形成的各种文件材料转化而来，并不是档案机构自身编写制造。最后，秘书工作与档案工作无主次之分，两者各自的学科属于姊妹学科，相互亲密关联，却各有各存在的价值。
本文系安徽师范大学本科生优秀毕业论文培育计划项目成果
【参考文献】
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档案管理学概论篇10
关键词：档案学术；主体意识；反思意识；创新意识；责任意识；信仰意识
在我国档案学术界，研究者主体意识又被相关学者认为是“档案文化意识，并认为其精神实质是科学、民主与法律……并认为，中国的档案学从来就缺少一种自我发展意识、一种主体意识，也就是一种理性精神，一种超越政府、社会各阶层的理性权威”。[1]本文在此并无意去触及它的政治层面的含义或政治倾向的表述，只是认为，随着社会物质文化的发展以及人们生活水平的提高，人们从对温饱等生存问题的关注，开始转向了对人自身发展以及人作为这个社会的主体其存在价值等问题的关注，这种研究主体的自觉意识，对于培养档案学术研究者的学术兴趣、学术热情与学术文化以及促进档案学术的发展与繁荣将起到十分积极的推动作用。
1档案学术研究者的学术反思意识
1.1档案学术发展中的自我意识。档案学科之所以成为一门学科并已屹立于学科之林自有其存在的道理与价值，因此，在研究中，应该强化对档案学科自身问题的认识以及对自身存在价值的肯定，并在学术中为此进行不懈的论证努力。如，对学科结构、研究重点、学科体系，并要对学科自身的理论脉络及学术源流进行常态性的梳理，而不能不考虑学科的特殊性，一味把其他学科的理论生拉硬凑到档案学研究中来，不认识清楚档案学科存在的社会意义以及与它相对应的学术研究对象。这样，势必会使档案学科迷失于“左顾右盼而言他”的窘境之中，而找不到自身的特色并发挥自身的学科优势的机会。研究者只有保持高度的自我意识，才有可能激发出自身学科的理论创新并规划出学科自身的研究重心、学科核心、学科方向以及学科未来发展的蓝图与路线，并在吸收与借鉴相关学科理论知识的过程中，不至于被其他学科“同化”与“瓦解”而消失于学科之列，保持好档案学科自身的独立性并守住其自身的学科品格，做到“以我为主”的学术思路与理论发展策略。
1.2档案学术发展中的平衡意识。随着信息技术的发展，档案学科的传统分支学科面临着生存空间不断萎缩并正在走向边缘化的尴尬。“有的分支学科发展快，研究层次深入、研究领域广阔，已形成较为完整的体系；有些发展相对缓慢，处于继续发展时期；有些近几年才开始建设，处于材料汇总、体系初创阶段。”[2]学科作为学术的载体及其指向，它的这种生存状况使其所依附的学术也基本与其保持着相同的命运，即档案学术的发展已经失去了平衡，这种失衡的学术发展现状导致我国档案学科体系发展很不完善，这绝不是所要的结果。作为学术研究主体，有义务去促进档案学术朝着平衡的方向发展，是档案学科各门类的学术都发展得齐全完整，而不是仅仅某一个学科门类的学术得到了突飞猛进，其他学科却停滞不前，甚至日渐日衰。只有这样，档案学科的发展才能算是成熟的、合理的，也只有这样，档案学科的发展才有前途，档案学术才有希望。
1.3档案学术发展中的完整意识。档案学术研究主体在进行档案学术研究中，必须对档案学科所涉及的所有领域都进行科学且合理的学术研究。就学科理论领域，我国档案学术研究者在借鉴国外经验基础之上，基本形成了一套符合我国国情的档案学科理论知识，如全宗理论等，但还缺乏向国外同行输出我国档案学科理论知识的能力。就学科术语领域，我国于1992年颁布了《档案工作基本术语》，2000年，对其进行了修订。但应该看到，已经12年没有进行修订，档案学科中出现很多新的领域、新的情况，需要新的概念来对其进行阐释、说明与概括。就学科方法领域，从目前的情况来看，我国档案学科基本没有属于自己的学科研究方法，因此，对学科方法的研究必须提上日程并向纵深方向发展，为档案学术的研究提供科学且合理的研究手段。
2档案学术研究者的理论创新意识