档案管理学基础篇1
【关键词】档案文件管理
引言
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
一、档案包含的种类为文书档案（党务、行政档案）；科技档案（产品档案、设备档案、基建档案、科研档案、测绘档案、气象档案、水文档案等）；专门档案（人事档案、会计档案、教学档案、诉讼档案、审计档案等）。
二、档案与文件的关系（文件是档案的前身，档案是文件的归宿），其中包括使用或办理完毕的文件；具有一定的查考价值；按照一定规律集中保存起来的文件。
三、文件材料的形成和积累包括字迹材料（不能使用的是：圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸、红墨水、铅笔等）；积累的内容（文字材料：红头文件和非红头文件；图表：基建、设备、人事、工资、科研等；声像：录音带、录像带、磁盘、光盘、照片等；实物：荣誉证书、奖状、奖杯等）；积累的重点：一是履行自身职责时形成的各种文件材料；二是要积累文件的原件；三是要完整准确。
四、文书档案归档范围概括为（本单位工作活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的收发文件、电报电传、会议文件、内部文件、编印的出版物原稿和印本以及图表、簿册、照片、录音（像）带、光盘、实物等）。
五、确定档案的分类方法和类目（常用的方法：文书档案：按保管期限―年度―机构（问题）；保管期限―年度―问题分类法；科技档案；会计档案：会计文件形式―年度―保管期限；特殊载体档案：按载体形式分类（照片，录音带，录像带，光盘）；实物档案：按种类分类（证书，奖牌，奖杯等））。
六、怎样做好档案工作包括
1.掌握档案工作标准（《归档文件整理规则》（Da/t22-2000）；《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/t11822-2008）；《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（Da/t28-2002）；《企业档案工作规范》（Da/t42-2009））；
2.建立档案工作组织体系（领导、机构、人员、工作网络），其中领导（应在三个层次确定档案工作负责人：分管领导，各职能或承办部门、项目工作部门负责人，档案部门的负责人）；机构（应设置独立的档案机构：档案室（处、科）或档案资料信息中心）；人员（专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员；应保持档案人员相对稳定）；工作网络（应建立以档案部门为核心，各职能部门、各项目专兼职档案人员为基础的档案工作体系）；
3.建立档案工作制度包括档案工作规章的制订（建立档案工作岗位责任制。包括分管领导职责；办公室主任（行政工作部部长或总工办主任）职责；档案部门负责人职责；各职能部门（项目部门）分管档案工作负责人职责；档案部门专职档案人员职责；各部门兼职档案人员职责；有关专业技术人员、管理人员职责；
4.制定档案工作制度（文件归档制度；档案保管制度；鉴定销毁制度；档案统计制度；档案利用制度；档案保密制度；电子档案管理制度；档案管理系统操作制度）；
5.制定档案业务规范（文件、档案整理规范；档案分类方案；文件归档范围和保管期限表；特殊载体档案管理规范）。
第二部分：档案整理方法
一、文书档案的整理包括文书立卷方法（订本式）；归档文件的整理方法（以件为单位装盒）。（归档文件的整理单位；归档文件的整理与装订；归档文件的排列；归档文件的编号与归档章的加盖；归档文件的编目；归档文件的装盒）。
二、工程项目文件的整理包括项目文件的构成及归档责任（项目准备阶段，项目施工阶段，项目试运行阶段，项目文件的归档范围）。
三、工程项目文件的组卷（组卷要遵循科技文件的形成规律，保持卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用）；案卷编目（一是整卷装订，要编通号，卷内目录要标明所在页号。单面书写材料在右下角编号；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角编号；图纸的页号编写在右下角或标题栏外右上方；二是以件为单位装盒，卷内目录要标明页数）；案卷封面应印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式。
第三部分：档案整理心得
以上仅谈谈本人在建设项目工程管理中积累的一些学习体会，建设工程项目档案管理还涉及到很多方方面面，在今后的工作实践中，我会继续努力学习和总结，在建设工程档案管理中贯彻高效，有效的方法。
第四部分：档案整理示例（设备仪器类）
序号基本范围保管期限
1综合
1.1设备管理条例、办法、方案、规定、通告等30年
1.2设备管理规划、计划、总结，设备运行管理文件，备品备件管理文件10年
1.3设备技术管理文件30年
1.4设备台帐永久
2单台（套）设备仪器
2.1调研、考察材料；购买设备的申请、批复文件30年
2.2购置合同、协议30年
2.3洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料30年
2.4设备仪器开箱验收记录30年
2.5设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书、环保材料等随机图样及文字材料30年
2.6设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收等材料30年
2.7运行记录及重大事故分析处理报告30年
2.8设备仪器保养和大修计划、记录30年
2.9设备仪器检查记录、设备仪器履历表30年
2.10设备改造记录和总结材料30年
2.11技术、质量异议的处理结果材料永久
2.12设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果30年
参考文献
[1]《归档文件整理规则》（Da/t22-2000）
[2]《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/t11822-2008）
档案管理学基础篇2
关键词：服务；规范化；基层；档案管理
信息化时代在为档案管理工作提供了充分便利的同时，也为基层档案管理工作提出了更高的要求。因为，“档案管理的基础工作主要包括建档管理、案卷组织和技术整理，保管单位的登记、编号及馆藏组织以及档案的登记、编号及馆藏组织以及档案的著录和标引等。这些基础性工作直接影响到档案现代化管理的进程。”[1]可以说，基层档案管理工作是档案现代化管理的基础。
一、增强意识培养，树立服务理念
基层档案管理工作是基础性的、重复性的，很容易让人产生枯燥感，因为基层档案管理工作的基础性，档案管理人员很难在既定框架下进行工作突破和工作创新，也同时导致了很难做出显而易见的突出的工作业绩，使档案管理人员获得源自于工作的成绩感，这就导致档案管理人员难有工作的积极性和创造性。而在另一方面，基层档案管理工作又是重要的、细致的，因为基层档案管理工作是档案现代化管理的第一步，其在工作中对档案整理的科学化、细致化、全面性、系统性水平将直接影响到档案资料的完整性和系统性，基层档案整理过程中的规范性和专业性，将直接影响日后档案查找的精准、快捷程度，基层档案管理并不是一个简单的下载、打包、装订过程。
在基层实际工作中，因为工作的基础性和枯燥性，基层档案管理工作人员的流动性大、不稳定性强，往往是刚刚学会并熟悉了业务就进行了工作调整，从而影响了工作的延续性。然而，“档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。”[2]即使是长期从事基层档案管理工作的人员，也容易因工作的重复性而出现厌烦情绪，影响了工作效率和档案管理工作的精确度，为日后的档案查找等工作带来不必要的困难。因而，如何增强基层档案管理人员的工作积极性就是一个非常重要而严肃的问题。
实际上，将基层档案管理工作在意识和态度上定位为服务性工作，而不是行政性工作是转变这种尴尬的可能路径。基层档案管理工作在某种意义上说也是一种服务工作，为其他单位和个人查找有价值的信息，进行信息的有效搜集和汇总服务，比如，在医学领域，建立患者个人档案就具有十分重大的意义，一方面是对患者治疗的意义，另一方面也在医学研究上具有重要的参考作用。服务，其目的是为了实现服务对象的价值目标，当在确定治疗方案和重要医学突破中应用到了档案信息的时候，也就是基层档案管理工作人员间接的为此做出了重要的贡献，也就实现了自身价值的最大化。以此为基础，基层档案工作人员也会在这个过程中知道工作的意义，实现自身的价值，从而能够提高工作的积极性。因此，要使基层档案工作人员在思想意识上树立起服务而非管理的理念，是现代基层档案管理工作的一大核心内容。
二、加强人员培训，实现管理规范化
基层档案管理工作看似简单，实则复杂，对档案管理人员的个人素质和业务水平都有很高的要求。为提高现代档案管理的规范化要求，基层档案管理人员需要对档案资料的内容、内涵有深刻的了解，对档案分类条目和档案类别有系统的把握，能够理性而准备的辨别档案的重要性及留存价值。“提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个基础工作都要按照统一的程序和科学的方法进行。”[1]因而，在基层档案管理工作过程中，只有在每一个操作过程中都符合标准化、规范化的要求，才可能最终实现快速、精准的档案查找和检索，才能实现档案在存档管理和编码上的唯一性。可以说，遵循规范化要求是现代档案管理工作中的重中之重。
基层档案管理规范化其实涉及到方方面面的内容，拿案卷材料质量举例来说，档案的价值的高低一方面由案卷本身的内容来决定，另一方面以案卷是否完整，存档是否科学来决定，在这方面，案卷材料质量对于档案价值具有决定性影响。在基层档案管理工作中，能够影响案卷材料质量的因素，从本质上来讲就是是否进行了科学的分类，是否进行了科学的关键词提取，从而方便检索，“必须要注意解决好文件的鉴别和立卷方法问题，以便于档案在规范标准化管理中的分类和检索，从而充分发挥档案的价值作用。”[3]
应该说，档案管理是一门具有科学性和研究性的学科，档案的收集、整理、鉴定、著录、保管每一项都有严格的规范化要求，都需要首先进行学习和培训，充分了解、长期实践，才能在工作中游刃有余，因而，加强对基层档案管理人员的培训，“积极推行人馆（室）档案的标准化齐全，保证档案归档和进馆档案的完整，并积极维护全宗和全宗群的完善性。”[4]只有积极做好培训工作，并使基层档案管理工作人员将在培训中学到的理论应用在工作实践当中，不断摸索、不断提高，才能实现遵循档案管理规范化和标准化的要求，从而做好档案管理工作。
【参考文献】
[1]王岩.基础档案工作与现代化管理[J].烟台教育学院学报，2004（03）：92-93.
[2]张小玲.机关档案管理基础工作存在的问题及对策[J].山西档案，2011（S1）：31-32.
档案管理学基础篇3
档案工作是医院管理工作的重要组成部分，规范化的档案管理是医院档案工作的基础，良好的档案工作状况是医院加强管理、提高管理水平的重要基础和可靠保证。医院档案的规范化管理，是作为医院管理基础工作的首要问题。
1结合医院工作实际，强化法制观念和档案意识，依法集中统一管理档案。按照《档案法》、《云南省档案法规》要求，医院广泛进行宣传，多次举办相关法律法规、专业知识的培训班，增强职工的法制观念和档案意识；通过学习、培训、答题、考试等多种形式，丰富和提升档案管理人员的基本素质和管理创新能力。定期组织档案管理人员学习档案管理的有关法律法规，并将之融会贯通于档案日常管理工作，为医院科学化管理奠定了坚实基础。
2建立健全和完善各项规章制度。档案管理制度规范化是确保档案的及时收集、安全保管和有效利用的基础，做好档案工作主要的问题就是要制订符合工作实际的档案工作管理规章制度及行之有效的工作制度，科学的档案工作管理制度是做好档案工作的基本依据。建立和完善《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案库房管理制度》、《档案安全保密制度》等管理制度及档案的规档范围、整理分类和保管期限，规范的工作程序，使档案的收、管、用工作在规范化、制度化的轨道上进行。
档案工作管理制度同医院相关的管理制度相衔接，成为医院管理制度的有机组成部分，从不同的侧面、不同的角度去实现总体的医院管理目标，从而形成一个总体管理制度体系。档案工作管理制度应该同医院管理各项制度衔接并重；应该同工作人员岗位责任制相衔接，把档案工作管理制度纳入有关人员岗位责任制，以引起大家的重视；把档案工作任务的完成和质量同有关人员的个人经济利益挂钩，确保档案工作管理制度落到实处，以奠定医院管理的坚实基础。
3落实《档案法》有关条款，规范基础管理。按照《档案法》规定，统一由文书形成部门立卷归档，其目的在于：完整系统、准确、安全的管理相关职能部门办毕待归档的公文材料，便于工作需要时能迅速准确地调用参考，并循序渐进不断构建起医院刚刚过去的工作活动的历史面貌。医院由相关职能部门兼职档案员立卷，可以充分发挥熟悉各类档案文件材料形成全过程的优势，以保证文件材料的完整、准确、系统、安全，从基础环节上提高案卷质量，因为相关职能部门是医院工作活动的具体事务承办者，不论来文还是发文，都能够掌握其来龙去脉和内在联系。档案科统一对全院各档案业务工作进行组织、检查、指导，一定程度了解相关职能部门的基本工作程序和内容，对职能交叉、办文程序不规范等有一个较清晰的指导思路。实践证明，规范基础管理，是更好地为医院管理提供优质服务的首要前提。
档案管理学基础篇4
关键词：档案管理科学性分析
中图分类号：G27文献标识码：a文章编号：1672-3791（2014）12（b）-0251-01
档案是社会发展信息记录的载体，也是企业单位发展历史记录的载体，其中对单位所遇到的问题，解决方法，发展情况，决策等等都能够反映出来。管理模式的科学化可以提高档案管理工作的质量，提高档案信息的准确性、有效性，使其价值得到充分发挥。
1领导对档案工作的支持和扶植
档案工作本身就是企业的基础管理内容之一。各级领导要重视档案工作，不仅要为档案工作负责，还要对相关工作人员负责。为了使档案管理工作顺利开展，企业要加大对档案管理工作的投入，甚至还要在政策制度上为其提供便利，以扶植其发展。定期听取档案管理工作的报告，对档案管理工作的难点进行解决，提供经费支持，提供必需的物资基础。在生活和工作上对档案工作人员给予双重关心，使其对企业的归属感得到大幅度提高。此外，还要提高档案管理队伍的活力，加强他们的工作积极性和主动性。
2将档案搜集作为基础工作做好
档案归档收集工作是档案工作的基础工作，搜集时必须保证档案的完整性和准确性。否则后续档案工作就无从做起，档案管理更无从谈起。档案收集工作要求档案人员对档案收集的途径和方法熟悉，对档案形成的各个环节以及相关部门都非常清楚，动态的进行监督和检查，提升所有人员对于档案重要性的认识，能够有意识的配合档案管理工作的开展，提供有力措施来进行档案收集，让档案的收集、归档能够符合标准。
3档案集中统一管理
作为档案管理工作的基础，企业档案管理工作的原则是集中统一，这也符合相关法律法规的要求。在集中统一管理中需要注意三点：第一，档案实体集中管理，企业的各类档案和载体都需要集中到档案室加以管理；第二，档案管理人员由档案管理部门集中统一管理；第三，集中管理、合理调用档案部门档案和人员，为企业提供档案利用服务。
4加强企业档案工作管理体制建设
首先要在建立工作机构的基础上，成立相关领导小组，明确领导和负责人。其次，要制定档案管理的细则，如明确档案收集范围、档案分类方法、保管期限等细节。最后，要建立相关的制度，其中包括《企业档案工作规范》中明文规定企业必须建立的“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度，并严格落实，唯有如此，才能把企业生产经营管理活动所形成的重要档案全部保存下来，才能保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统，才能保证档案工作的正常有序发展，使档案工作与企业改革和发展保持同步。
5档案管理向信息化、标准化发展
企业要从基础工作做起，首先要实现档案工作的标准化，档案部门人员要学习相关工作标准，努力实现管理的规范化。在实现档案管理工作标准化的基础上，再向档案管理的信息化方向发展。一旦实现信息化和标准化，就能为档案信息资源的收集、整理和利用打下坚实基础。有了档案信息服务的全面化和档案利用的高效化，企业就能够实现对信息资源的集中管理。从而发挥出档案工作潜在的巨大社会和经济效益。
6完善档案保管条件及措施
档案包括纸质档案和电子档案，两种档案有各自的保管条件和防护措施。纸质档案一般保存在库房里，纸质文件最忌出现霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬等现象，因此对库房设施也有相对应要求，一般要做到防火、防盗、防高温、防湿、防光、防虫、防有害气体、防尘等；电子档案则不涉及上述问题，但对电子档案的保护要注意从两方面入手，即档案载体和档案信息的双重保护，对于两者都必须采取必要措施加以保护。
7加强档案管理人才建设
现代档案管理对档案人员的要求比较高，要实现档案管理的高效快速，就必须建立高水平的档案管理队伍。对档案管理人员进行协调发展，引入富有创新精神，德才兼备的优秀人才。作为企业的一员，档案工作人员首先要了解企业的情况，其次除了学习业务方面的知识外，还要主动地学习其他学科的知识，比如管理、文秘、计算机等等。只有具备综合能力，才能成为复合型人才。根据目前的中心工作来进行学习研究，为档案管理提供创新策略，提高档案管理效率和质量。
8引入科学管理理念，使档案工作循环有序
现代科学管理理念十分重视管理过程的人性化，只有这样才能充分调动人的积极主动性，最大程度地实现目标。作为管理工作的一种，档案管理工作也可以借鉴这种新理念。管理者可以设立合理的工作程序，在实施过程中一旦成熟，尽可以尝试使这种工作程序循环有序开展。比如目标和措施的制定、具体实施、执行考核、总结交流等都可以制定到程序之中。其中要突出把握后期总结和交流环节。总结工作主要在档案人员内部开展，交流工作除了在部门乃至企业内部外，还可以将范围扩大，比如全国本系统内各单位等。加强交流和沟通，树立典范，推广优秀经验，对档案管理工作之间的沟通和交流提供条件，对其进行指导监督，获取反馈信息，及时调整，让档案管理工作可以全面的提升。
9结语
档案管理的科学性和先进性是档案管理发展的基础，而档案的科学性又需要创新的档案管理模式和现代档案管理技术。因此，文档一体化、基于计算机的档案管理方式，能够在提高管理效率和速度的基础上，帮助管理者真正实现管理模式的科学化，从而最终促进档案管理工作质量的提升。
参考文献
[1]赵鹏，李光.档案工作落实科学发展观的关键――实现档案实物化管理向信息化管理的转变[J].山东档案，2005（05）：7-9.
档案管理学基础篇5
随着改革发展的不断深化，档案资料为事业的快速平稳发展提供着可靠的信息支持，档案管理的重要性也就更加凸显出来，正逐步向规范化、制度化、科学化阶段发展。健全的档案管理组织机构是做好档案工作的基础，是档案工作不断创新发展的保证。领导干部档案意识的提高，良好的示范效应，更能带动全员档案意识的提高。及时调整补齐档案管理人员配备，由主管领导任第一责任人，业务处室领导“一岗双责”，积极协助配合，档案室具体负责，形成一级一抓一级，层层抓落实的档案管理机制，才能真正责任到人，落实到位。工作中做到把档案工作与其它业务工作同部署、同组织、同考核。通过开展经常性的档案知识、法律、法规的宣传，不断提高职工的档案意识;通过对身边或影响大的鲜活的档案个例进行宣传介绍，来反映档案利用的成绩和效果，扩大档案影响，充分体现档案的价值和地位。既加深了职工对档案和档案工作的认识和理解，增强了职工对档案利用的兴趣，又能使职工遇到问题时能够及时想到从档案资料中寻求帮助、解决困难，从而促进档案利用工作的开展。
二、加强档案人才培养，提高档案队伍素质
做好档案管理工作，成为一名合格的档案管理人员并不容易，档案工作已不再只是单纯的收集、整理、保管，档案管理人员不但要具备较高的政治素质和理论基础，还要注重自身综合素质和业务技能的全面提高需要不断拓宽知识面，来适应新形势、新任务对档案工作提出的新要求。随着改革开放和事业的发展，档案信息资料涉及的范围越来越广，信息量越来越大，资料整理工作越来越重。档案工作所处的位置也变得越来越重要，越来越被大多数人所认识、了解和认可。信息时代的到来和广泛应用，对档案管理人员提出了更高的要求，选配思想素质好、有创新精神、知识面广、业务精通的档案管理人员也显得尤为重要。主管部门要重视加大对档案管理人员的培训力度，针对不同水平的档案管理人员，制定不同的学习培训形式。通过请进来讲座研讨、走出去学习参观等多种培训形式，帮助专兼职档案管理人员开阔眼界、提高专业素质和工作能力，使每一名档案管理人员都能成为一名复合型人才。通过培训，不断提高档案管理人员对新情况、新问题的研究思考，逐渐具备科学的适应档案管理工作的多向性、系统性和逻辑性的思维方式，做到多方向、多侧面、综合性地去探求问题，善于从左右联系、上下贯通和纵横对比中收集、整理、汇总档案资料，确保档案资料的完整，提高档案的利用价值，促进档案管理工作的规范化、科学化。
三、完善档案基础建设，提高档案硬件设置
规范档案管理工作，首先要完善档案基础建设。一个既专业又经济安全的档案保管环境，有利于提高档案管理质量，促进档案现代化管理。随着信息化时代的推进，只有不断加强档案现代化管理，才能有效的发挥档案的信息功能，更好地为事业发展做好服务保障和信息支持。在充分利用档案室现有的硬件设备和技术力量的基础上，逐步加大资金的投入，做好各项基础工作。在设立独立档案室、配置专用档案柜的基础上，根据需要及时安装档案管理系统软件，配备计算机等专用设备，对所有需归档的资料经过细致整理后，全部输入计算机进行管理，不但可以极大地提高档案资料的检索速度，更为提高档案的查全率、查准率奠定了基础。认真做好档案的整理归档基础工作，在归档过程中，使用计算机打印所有资料归档目录，便于档案的快速检索;使用无酸档案盒归档全部资料防止腐蚀、变质，利于档案的保存。档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化档案管理的需要，档案管理的现代化水平得到提高，为档案利用工作奠定了基础。
四、丰富档案室藏资料，奠定档案利用基础
档案资料在事业发展进程中发挥着重要的作用，丰富、完整、齐全的档案资料，不仅能为单位和个人维护正当权益、排忧解难，也充分体现了档案资料信息支持的重要性。档案资料收集、整理的完整、详实，直接反映着档案资料质量的高低，利用价值的大小。随着现代信息技术在档案工作中的广泛利用，档案资料已由单一纸质转向纸质、声像、电子、实物等形式存在，档案室藏资料的内容更加庞杂，种类更加繁多，档案管理人员扎实的专业知识、熟练的业务技能和综合素质的全面提升，为丰富档案室藏资料，提高档案服务功能奠定了基础。档案管理人员通过主动出击、提前介入等形式有意识地拓宽归档渠道，方便归档途径，极大地丰富档案室藏资料。关口前移、快速有效、切实可行的灵活收集方式，使信息资料收集门类更加齐全、内容更加丰富、结构更加合理，归档的案卷质量更加整齐规范。丰富的室藏资料不但扩大了档案信息资源的开发利用，提高了服务功能，也使档案管理人员为档案利用者提供的信息资料支持更为充分、及时、准确。丰富齐全的档案资料在供给需要方研究、学习、参考时提供着更多方便和保障，避免不必要的浪费，少走弯路，使档案在管理和服务单位发展中发挥应有的作用。
档案管理学基础篇6
我们知道，档案学是探索档案、档案工作的发展规律，研究档案信息资源的管理、开发的理论、原则与方法的学科。而它的应用，则有助于提高档案事业管理和档案管理的科学水平，更有效地开发利用档案信息资源，为人类社会的进步服务。
基层的档案建设工作是整体档案的最基本的要素之一，把基层的档案工作做好做实，才能使档案基础理论、档案史、档案管理、档案资源开发、档案应用等五个方面更加的完整，才能更有效地发挥出其应有的作用来。那么，从我们农场来说，档案管理基础工作究竟在哪些方面有其不足和需要大力加强的呢?哪些方面尚不能迅速适应现代管理的要求呢?
档案学告诉我们，档案学是以档案和档案工作为研究对象。其基本任务是：在研究档案和档案工作发展规律的基础上，提出档案工作的科学理论、原则与方法，指导档案工作实践。提高档案管理的科学水平，以便充分实现档案的价值，为各项社会实践服务。总体来讲，我们农场的档案工作是一种综合性的，其大多内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则。再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。
主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容，或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍：三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用：四是许多案卷未标页码。如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。
总之。像农场这样的基层档案管理工作，其综合性较强，内容十分庞杂，档案征集的时间越长，藏量越大，其存在的问题就越多。从以上情况来看，农场的这种综合性档案的管理工作需要尽快地、科学地加以解决这些，尤其是要解决好基础建设问题。为此，引龙河农场领导高度重视档案工作，农场党委全面加强了档案的管理工作，并成立了由场领导亲自挂帅的领导小组，配备了专门的人员和设备，实行了标准化、规范化的工作程序和方法。提高档案管理基础工作水平，并严格要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
档案管理学基础篇7
【关键词】升格高职院校档案问题对策
党中央、国务院关于大力发展职业教育的决定，预示着职业教育正面临着前所未有的发展机遇。一些职业学校纷纷以此为契机，充分把握这种机遇，努力探索办学新方法、新思路。有的与高等院校开展联合办学，有的几所学校进行合并与重组，还有的在自身基础上增大硬件投入，扩大办学规模，提高办学层次，以实现学校的升格。由中等专业学校升格为高职高专院校是一个很大的飞跃，无疑给学校的发展带来了很多机遇，但同时对各项工作也提出了新挑战。档案工作作为一项基础性管理工作，如何抓住机遇，加快向高等院校档案管理模式转型，更好地服务于教学、科研、管理，维护学校和师生员工的利益，是值得我们迫切思考的问题。
1.升格后高职院校档案工作存在的问题
1.1档案机构设置问题
受各方面条件的限制，在高职院校中，单独设置档案馆的很少。一些院校设置了综合档案室，作为学校保管和提供利用档案的专门机构。但也有相当一部分院校没有设置专门的档案管理机构，档案工作仅作为一项日常事务性工作，隶属于办公室。随着办学规模的不断扩大，教学内容、科研项目、仪器设备、学生数量迅速增多，学校管理分工越来越细，档案工作的工作量和难度也大大增加了，档案人员不得不超负荷运转，疲于应付眼前的工作，档案管理的工作量与原有的编制机构之间的矛盾越来越尖锐，长期下去，这种体制势必束缚档案工作的正常开展。
1.2档案人员配置问题
《高等学校档案管理办法》规定，“高等学校应当为高校档案机构配备专职档案人员”。中专阶段，受人力、财力、物力限制，加之人们对档案工作的漠视，档案部门往往被遗忘在校园角落，有的学校没有设定专职档案人员岗位及编制，有的虽然设定编制了，档案人员通常也是“身兼数职”。另外，档案人员大多毕业于非档案专业，没有经过系统的专业培训，理论基础薄弱，对学术的新发展置若罔闻，档案管理方法陈旧，面对升格后高校档案管理中出现的新情况新问题，常常感到力不从心，难以驾驭。
1.3档案日常管理问题
（1）分散管理现象严重。升格前，各校区在档案管理模式、管理标准、管理方法上的不统一，造成了档案管理“条块分割”、“块块管理”现象严重。另外，受固有观念和固有模式的影响，学校档案材料多存放在不同部门，如全面反映干部德、能、勤、绩、廉的人事档案归组织处或人事处管理，反映教学实践和教学研究的档案归教务处管理，反映论著、科研成果的档案归科研处管理，这种分散管理的现象势必导致档案利用不畅，制约了档案工作的正常开展。
（2）馆藏结构单一。学校档案的馆藏来源丰富，内容涉及学校建设的方方面面，种类繁多，它不仅包括人们熟知的文书档案、人事档案、财会档案、科技档案，而且包括音像档案、实物档案以及各种电子介质档案材料。在大多数高职院校中，普遍存在的现象是文书档案、财会档案居多，而反映办学规模、学科特点、自身优势、仪器设备、外事活动等内容的档案材料少之又少，馆藏内容和结构尚不能适应高校档案的发展需要。
（3）档案信息化发展迟缓。档案信息化，是提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段，它的发展程度直接反映了档案工作的发展水平。虽然高职院校早已实现了办公自动化，建立了校园网络，但是档案工作与其他工作相比，具有明显滞后性。从目前情况看，高职院校档案部门仅仅局限于利用计算机技术完成档案材料的著录、查询、登统等基础性工作，而对于各类信息资源的存储、开发利用方面则涉足尚浅，不能真正实现资源共享。
2.升格后高职院校档案工作应采取的对策
2.1健全工作机构，提供组织保障
档案机构和其它部门机构一样，是学校行政管理机构的一部分。教育部和国家档案局共同制定的《高等学校档案管理办法》明确规定，高校档案机构包括档案馆和综合档案室，未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。高职院校应加强对档案机构的重视，结合自身具体情况，设置与办学规模相适应的档案管理机构，作为学院保存和提供利用档案的专门机构，全面履行档案管理职责。成立以院长为组长、各处室负责同志为成员的档案工作领导小组，对档案工作进行决策、监督、检查、调控。各相关处室要确定兼职档案人员，做好本处室档案材料的收集、整理及移交。只有建立起与学院整体发展相适应的档案工作机构和领导体制，才能从组织上保证档案工作的顺利进行，使档案工作持续、稳定的发展。
2.2坚持以人为本，加强队伍建设
档案人员是直接从事档案管理工作的最基本群体，档案人员队伍素质的高低直接影响着档案工作的成败。因此，努力建成一支具有良好的政治业务素质、结构合理、相对稳定的档案人员队伍，是学校档案管理的目标。高职院校应参照高校档案管理办法，合理配置档案工作人员，并尽可能地从各方面支持他们的工作，激发他们的工作动机。例如：鼓励外出进修培训，支持推荐学术成果，给予提拔重用机会等等。在档案管理中，只有打破传统的封闭管理意识，才能激发档案人员的工作热情，调动工作积极性。
2.3做好基础工作，强化规范管理
（1）集中统一管理。集中统一管理，有利于档案的完整性、保密性和安全性，有利于档案信息资源的整体开发和利用。按照高校档案管理规定，各类档案材料都实行集中统一管理。这就要求校内各部门密切配合，对所管辖范围内的档案材料进行系统整理组卷，及时向档案部门移交。学校综合档案室要下大力气搞好对各部门分散档案材料的调查和预测，对各相关处室档案人员进行业务指导，提出切实可行的交接方案，把各类档案材料齐全、完整地接收，实行统一管理。
（2）注重日常资料的收集。资料收集是档案工作的基础任务，只有收集的资源齐全、完整，收集的范围大，服务的范围才能越大。档案人员要深入基层，了解具体情况，不仅把最能反映学校办学规模、专业特色、教学水平的档案材料完整地接收，而且加大对特色档案、专题档案、资料档案的收集。特别是把反映学校重要社会活动、优秀科研成果、辉煌发展成就等内容的照片、磁带、软盘、光盘等不同介质档案材料及时接收，妥善保管，以丰富馆藏。
（3）加快档案信息化建设。一方面加快复合型人才培养，使档案人员不仅掌握档案业务知识，而且能够熟谙计算机软件开发、网络管理、系统维护等各种现代化知识和技能。另一方面完善档案系统平台，拓展网上信息传输功能，实现资源共享。
参考文献：
[1]高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号.2008年9月1日实行
[2]李红冼.曹云仪.郑香珍.高校档案管理机构的现状与优化.档案天地.2005（4）
作者简介：
档案管理学基础篇8
关键词：档案管理；规范化；科学化
中图分类号：G273文献标识码：a文章编号：1673-1573（2012）02-0094-02
档案资料既是历史的积淀，也是社会发展的真实记录，更是一个经济社会发展不可或缺的信息资源。随着改革开放和社会主义市场经济建设的不断深化，档案资料提供了可靠的信息支持，档案管理的重要性也日益凸显出来。如何使档案资料得到科学的管理，实现其利用价值，发挥其档案功能，国内研究者就此进行了有针对性的理论与对策探讨，并取得了丰硕的科研成果。但随着经济社会的快速发展，档案工作又面临着新的形势和要求，因此，笔者拟就新时期档案工作规范化、科学化管理略陈管见，以就教方家。
一、提高档案服务意识，实现档案利用价值
管理就是为了提供更好的服务。在日常工作中，档案管理人员重视档案保密工作，尽职尽责，但在传统保密观念影响下，档案工作还存在着一些重保轻用和利用不足的现象。大部分档案不能得到充分利用，甚至有价值的档案被束之高阁，造成档案浪费；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的成果中体现出来。保守机密是每位档案管理人员应尽的职责，但在做好档案保密工作的同时，要使档案工作达到更深层次的发展和要求，实现档案的利用价值，就必须转变观念，增强服务意识，使档案在管理和服务组织发展中发挥应有的作用。在工作中更要树立开放观念，走出档案室，广泛宣传档案法律、法规、规章制度和借阅、使用流程，通过对身边或影响大的鲜活的档案个例的宣传介绍，来反映档案利用的成绩和效果，扩大档案影响，充分体现档案的价值和地位，使各部门能及时全面地了解档案工作，有效地利用好档案。在提供最有效的服务保障的基础上，实现档案价值的最大化利用。
二、完善管理制度，创新档案管理工作
加强档案管理，制度是保障。明确的档案管理规章制度、档案工作职责和任务，以及归档范围和整理要求，可以使各部门对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，档案管理更加规范有序。当前，纸质档案仍是收集、归档的主流。做好档案的归档和移交工作，仍然繁重，除配备具有较高专业素质人员任档案管理人员，还应建立档案室专职人员具体负责、各兼职人员协助抓，形成一级抓一级，层层抓落实的档案管理工作网络。随着科学技术的发展，社会已进入到信息化时代。信息的检索和查找更加方便、快捷，信息技术的发展与广泛应用也给档案管理工作提出更高的要求，因此，档案管理工作也必须与时俱进，在实践中发现问题，解决问题，不断创新和完善档案管理工作。档案人员要善于主动收集资料，深入基层，指导和宣传档案工作，做到档案管理工作和各项业务工作同部署、同安排、同实施、同完成。更要善于找准和做好档案管理工作和业务工作结合点的“无缝对接”，将档案管理工作中的“软任务”变成“硬指标”，在相互的工作交流中达到互为推动、各取所需、相得益彰的效果。
三、重视档案人才培养，提高档案管理水平
信息时代的到来和广泛应用，对档案管理人员提出了更高的要求。档案工作已不再只是单纯的收集、整理、保管，档案管理人员不但要具备较高的政治素质和理论基础，还要注重提高综合素质和业务技能。只有不断拓宽知识面、熟练运用计算机技术，才能适应新时期的档案管理工作。因此，档案管理部门要重视加大对专兼职档案管理人员的教育培训力度，针对不同水平的档案管理人员，制定不同的学习培训形式，积极创造条件，通过请进来讲座研讨、走出去学习参观等多种培训形式，帮助专兼职档案管理人员开阔眼界、提高专业素质和工作能力，使每一名档案管理人员都能成为一名复合型人才，以适应档案管理工作的多向性、系统性和逻辑性的思维方式，做到多方向、多角度、综合性地去探求问题，善于从左右联系、上下贯通和纵横对比中收集、整理、汇总、分析相关档案资料，确保档案资料的完整，提高档案资料的利用价值，促进档案管理工作的规范化、科学化发展。
四、完善档案基础设施，促进档案现代化管理
在充分利用档案室现有的硬件设备和技术力量的基础上，逐步加大资金的投入，做好各项基础设施的升级工作。在设立独立档案室、配置专用档案柜的基础上，根据需要及时安装档案管理系统软件，配备计算机等专用设备，对所有须归档的资料经过细致整理后，全部输入计算机进行管理，不但可以极大地提高档案资料的检索速度，更为提高档案的查全率、查准率奠定了基础。无酸档案盒的使用使归档资料降低了被腐蚀、变质的可能，利于档案的保存。随着时代的变迁、事业的发展，档案包含的范围和种类也越来越多，档案的形式多种多样，无论何种档案资料在我们的各项工作中，都有着举足轻重的作用。档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化档案管理的需要。档案管理的现代化，带来了档案管理工作的新活力，保证了档案管理全面持续的新发展，促进了档案资料的深入开发和利用。
五、丰富档案室藏资料，奠定档案利用基础
档案资料在事业发展进程中发挥着重要的作用，丰富、完整、齐全的档案资料，不仅能为组织和个人维护正当权益、排忧解难，也充分体现了档案资料信息支持的重要性。档案管理工作的全面提升，使档案资料收集、整理更加完整、详实，直接提高了档案资料的质量和利用价值。随着现代信息技术在档案工作中的广泛利用，档案资料已由单一纸质转向纸质、声像、电子、实物等形式存在，档案室藏资料的内容更加庞杂，种类更加繁多，档案管理人员扎实的专业知识、熟练的业务技能和综合素质的全面提升，为丰富档案室藏资料，提高档案服务功能奠定了基础。档案管理人员通过主动出击、提前介入等形式有意识地拓宽归档渠道，方便归档途径，极大地丰富档案室藏资料。关口前移、快速有效、切实可行的灵活收集方式，使信息资料收集更加门类齐全、内容丰富、结构合理，归档的案卷更加整齐规范。丰富的室藏资料不但扩大了档案信息资源的开发利用，提高了服务功能，也使档案管理人员为档案利用者提供的信息资料支持更为充分、及时、准确。丰富齐全的档案资料在供给需要方研究、学习、参考时提供着更多方便和保障，避免不必要的浪费，使档案在管理和服务组织发展中发挥了应有的作用。
参考文献：
[1]王菁慧.我国档案管理信息化建设的探讨[J].哈尔滨文艺，2012，（5）.
[2]张卫群，孙恩起.关于档案信息现代化管理的几点思考[J].治黄科技信息，2001，（2）.
档案管理学基础篇9
[关键词]信息化；高校档案；现状分析；管理措施
0引言
当前我国高等教育已经进入信息化时代，“数字化校园”建设中的档案信息化建设是重要的组成部分，其主要通过信息技术工具来实现档案资源的获取、处理、传输以及应用，以此提供有效价值的信息资源，使资源达到良好的共享效果。信息化背景下的高效档案管理核心内容为档案信息资源建设，以计算机设备为基础，扩大档案信息资源开发利用为目标，提升高校信息化档案管理事业的发展。为教学、科研与管理等方面提供有利的资源信息，以此推动高校的良好发展。
1高校档案信息化管理的必要性与紧迫性
1.1高校档案业务工作发展的需要
高等学校传播文化、传承文明是其发展的重要内容，因此，高校的文化积淀与文化理念是学校发展的主要支撑。高校档案部门对增加学校文化底蕴方面发挥着重要作用。随着高校体制改革的不断深入，对外活动逐渐增加，档案管理的资料也有所增多；同时，信息化时代背景下，大大提升了办公自动化的应用，档案载体也发生了变化，档案资料容量不断增加，不稳定因素也增加了。
1.2档案工作人员提高自身素质的需要
当前高校与社会对档案信息提出更高的要求，这就给档案管理人员的整体素质提出了新的要求。同时，办公自动化的广泛应用使现代化档案管理工作存在更大的难度。由以往纸质的档案文件转为电子文件的载体，传统的档案管理方式已无法满足信息化背景下的档案管理需求，给档案人员的工作内容结构与知识结构带来一定的影响。
1.3档案信息资源开发利用的需要
在当前信息化时代的背景下，人们越来越重视档案信息资源，社会也越来越依赖一些加工过的信息资源，以及更全面、系统的档案信息服务。信息化档案资源的管理也有着很大改变，这对档案管理工作来说，是一次质的飞跃。电子档案已完全代替了纸质档案，其对人类文化的发展起着促进作用。电子档案具有体积小、储存密度高、使用寿命长等较多优点，对人们生活生存有着很大改变，影响着社会的发展。同时，这也说明档案工作将面临“脱胎换骨”，给传统档案工作带来很大冲击。
2高校档案管理的现状分析
2.1管理人员思想观念滞后
档案管理工作是高校各项管理工作中的重要部分，其是实现现代化的校园信息资源的基础。随着当前科学技术的快速发展，高校当前管理工作的工作内容与形式也有所改变。同时给相关管理人员的工作提出新的要求，在高校档案管理工作中，有的管理人员不够重视信息化的档案管理工作，没有认识到工作对学校发展的重要作用，单纯地认为档案管理工作只是一个附带性质的工作，认为管理工作质量的好坏与学校的发展没有很大关联。因此，在实际工作中缺乏责任心，只注重档案的基础性管理工作，忽视档案社会服务功能等方面的工作建设。另外，高校档案管理工作中还存在着专业素质较低的人员，直接影响着档案管理工作的整体水平。
2.2档案管理工作效率较低，缺乏相关基础性设施
高校档案管理工作从整体来看相对较复杂，当前高校中大多数档案为纸质档案，这给档案的分类与校订带来一定难度，通常需要由大量人员共同完成，不仅耗费了人力资源，还无法达到良好的工作效率。另外，高校对档案管理工作的不够重视，使信息化的高校档案管理的基础设施缺失，这将直接影响高校档案管理工作的发展，造成高校档案管理工作陷入停滞的状态。另外，有的高校虽然花费较多资金购置大量计算机，但在实际工作中却还是依靠人工，无法将计算机设备真正应用于档案管理工作中，使大量信息设备成为摆设。
2.3资源共享存在弊端。高校合并带来新问题
当前高校的档案管理分工比较细，人事档案管理及学术档案管理属于两个不同的部门，导致管理工作中时常出现信息资源的重复收集现象，使资源无法实现共享。另外，随着高效体制改革不断深入，有的高校是由其他的学校合并而成的，其给高校档案信息管理工作带来很大挑战，档案信息管理工作需要处理一些新的问题，比如，档案流失、档案交接难等。
3提升高校档案管理水平的有效措施
3.1优化高校档案管理模式
高校档案管理主要模式有两种，分别为纳入管理模式、非纳入管理模式。其中纳入模式是指高校本校档案管理每部门的档案资料，主要进行档案业务的管理；非纳入管理模式的表现形式较多，不同的档案管理模式有着不同的形式。比如，人事部门主要负责人事档案的管理，教务处等部门负责学生档案。非纳入模式也可以分为按归口部门分散管理模式，也可以说是集中的管理模式。非纳入管理模式的设施功能的发挥具有重要作用，其有助于实现档案信息资源的共享，且不会造成人力资源的大量投入；纳入管理模式对于资料收集过程中存在的问题，能够较为便捷地使用大类档案查找的方式进行补充。
3.2高校档案信息的数字化
要想更好地实现高校档案管理信息化，首先应推动数字化的档案信息建设。管理人员应转变传统的观念，采用先进的科学技术，以此为促进高校发展奠定基础。高校档案的数字化建设涉及较多的内容，包括人力、物力、财力等，因此，高校在数字化档案信息建设中，应做好调研工作，在充分调研的基础上制定数字化方案，严格把握档案资料数字化处理的具体程度，并控制好处理的成本，使资源得到最大化的利用，以减少浪费的现象。
3.3提升档案管理队伍素质
管理人员的整体素质关系到档案管理质量的好坏，因此，提升高校档案信息管理队伍的专业素质十分重要。可以通过对管理人员的培训来提升其专业素质，加强管理人员的责任意识，使管理人员认识到工作的重要意义，让管理人员掌握先进的管理方法，以此，为提升高校信息化的档案管理工作奠定良好的基础。
档案管理学基础篇10
摘要：随着社会的不断发展，在档案的管理工作中不断应用到现代化技术，各种信息的记录也从传统的方式转变成了计算机的录入，而档案工作也随之发生了改变。尤其对于档案管理的基础工作而言，更是不能掉以轻心，因为其基础工作不仅关系到档案管理的后续工作，更为后续工作的进行奠定了基础。因此，本文主要探讨档案管理基础工作在现代档案管理中的作用。
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关键词：档案管理基础工作现代档案管理作用
档案管理基础工作具有十分重要的意义。本文，首先对于档案管理基础工作在现代档案管理中的作用进行阐述，其次对档案管理基础工作在现代管理中的体现进行探讨。希望档案管理基础工作能够越来越受到人们的关注。
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用
档案的分类、装订以及登记、查询和注销，都是档案管理当中的基础工作。档案的分类，也就是说需要根据相关的准则，将档案来自何处、档案的内容等进行归类。一般而言，对于档案的装订，均运用三点一线的方式。档案登记采用册、表和单等多种形式是对档案的进出、整理、保存以及利用等情况进行记录，是档案的原始资料，有利于保证档案的安全性以及完整性。
完善档案管理的基础工作，能够确保在使用的时候更加方便，并且能够节约大量时间和人力资源。由于档案的内容大多是企业或单位活动的重要体现，因此其具有时效性、独特性和重要性。而档案管理的基础工作的存在，在一定程度上能够更加确切地为用户提供价值。因此，一方面，需要对档案的分类和归档做到有效、有秩序地整理，这不仅仅是基础工作，更是评价现代化档案管理的水平之一，真正意义上实现档案的现代化管理水平。另一方面，由于目前计算机技术已经普遍运用到档案的管理工作当中，因此做好档案的基础工作，方便后续工作的深入，以及减少档案检索时出现的问题，提升档案检索的效率。
二、档案管理基础工作在现代管理中的体现
1.做好档案管理工作能够提高档案管理的标准化和规范化
现代档案管理工作的要求是一定要标准化和规范化，由于目前档案管理工作发展快速，导致一些档案管理工作人员的专业素质还无法满足现代档案管理。因此，需要培养相关工作人员对其重视的意识，在做好自身工作的同时，认识到提升档案管理基础工作的重要性。那么，应当择优选择相关管理人员，对其进行培养和塑造，使其在进行档案管理基础工作的时候，删除一些无用的信息，把已有的档案进行整合，提升档案管理的工作效率，进一步完善档案管理的规范化和标准化。
2.做好档案管理基础工作能够全面普查，去除杂劣
由于在档案的管理当中，时常会出现资料信息杂乱、组卷过厚以及未编页面等问题。因此，对档案资料信息进行再次组合，能够全力消除组卷过厚或者内容混杂的现象，而对于某些未编页码、案卷号、类别号、项目号、件号、目录、标题或标题不完整等的档案资料进行重新填写和备注，不但能够保持适当的递增容量，确保档案的可扩展性，并且能使得馆藏更加科学化、规范化。
3.做好档案管理基础工作能对档案资料重新组合，进一步使档案规范化
由于档案经常需要查阅和使用，导致其内容可能存在重复，或某些档案并没有实际利用价值。因此，应当定时或者及时对档案进行普查，去除没有价值或重复的档案，能够避免多余资料的堆积，避免占用过多空间资源使得档案管理不便。
4.做好档案管理，能够确保档案检索的准确性
档案的输入以及归档是档案管理的基础工作，只有做好基础工作，才有利于对档案进行快速查找和检索，尤其当前社会不断发展，信息技术化不断应用在档案管理的工作当中，因此只有将基础工作做好，才能方便后续的使用。
总之，完善档案管理的基础工作，能够确保在使用的时候更加方便，并且能够节约大量时间和人力资源。因此，想要提升现代档案管理工作的效率，需要从档案管理基础工作做起，全面提升档案管理基础工作的质量，有助于现代档案管理的进步。
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参考文献