业务档案管理论文篇1
我国各级卫生防疫站承担着群体预防任务，在开展疾病控制、卫生监督监测、科研、教学及健康教育等业务活动中，形成了大量的业务技术档案。从全国来看，各地各级防疫站对这部分本应构成防疫站档案主体的卫生防疫业务档案采取的管理模式不尽相同，有的防疫站是采用科存档案站存目录，有的则分散在科室，或固定人员管理，或干脆分散在个人手中。本人认为，对卫生防疫业务档案采取分级管理的方法，这样既符合档案工作基本原则，又能满足卫生防疫站业务开展的需要。一、卫生防疫一务档案两级管理的原则防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面：1将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。2将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。3站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。4科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定(一)站级业务档案的划分及范围在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：1业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。6各项业务工作的统计月报、年报。7省市级以上刊物上发表的业务论文。(二)科级业务档案的划分及范围我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业的存亡而定，而且不少材料还因工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告，就可以随意处置，而应做为科
业务档案管理论文篇2
关键词：养老保险社保业务档案管理
1维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
2社会保险业务规范化管理
在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
3社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。
业务档案管理论文篇3
关键词：档案管理；知识服务；理论；对策
知识服务档案的构建和完善是促进社会进步，优化人类发展管理的主要措施。近几年随着信息技术的高效发展，电子管理模式成为企业、机构、组织管理创新和发展的关键技术。知识服务档案管理模式是在知识服务理论和档案管理理论的基础上，结合当前市场需求和管理需求而创新的一种档案管理模式，其能够按照人们的需求资源实施针对性的档案管理，以更有效的解决档案信息服务过程，为我国档案管理工作的开展和发展奠定了基础。因此，无论是从显性优势还是隐性优势上而言对知识服务档案管理模式的理论实施研究均具有重要的社会价值和社会发展价值。
1从内涵出发确定知识服务档案管理模式理论
知识服务档案管理模式是运用知识编码实现档案的归类、整理，最终实现制度确定的一种方式[1]。在知识服务档案管理模式中主要是以知识服务为根本，从而根据用户和顾客的需求创新信息服务分类，实现档案管理服务效益，以不断的提高档案管理的质量[2]。知识服务档案管理与传统模式相比较，其在内涵上更加侧重的是实现资源分类，服务管理[3]。
2从价值出发分析知识服务档案管理模式
2.1具有提升企业核心竞争力的价值
从价值出发确定知识服务档案管理模式具有提升企业核心竞争力的价值。就当前我国企业、机构发展而言，为适应知识型市场经济模式，以服务为根本的企业核心竞争力优化具有重要的价值，也成为企业和机构创新发展的关键。而应用知识服务档案管理模式使得企业在发展的过程中利用知识服务的原则，实现企业档案工作的开展和优化，促进了各个环节之间的衔接，并且更好的为顾客提供了服务条件，在企业核心运转、流程衔接上具有重要的意义[4]。因此，具有提升企业核心竞争力的价值。
2.2具有提升档案工作领导位置的价值
从企业发展价值上来看，知识服务档案管理模式具有提升档案工作的领导位置的价值。企业在发展的过程中需要在档案信息的基础上实现生产、营销、服务等各个环节操作。知识型服务档案管理模式以需求分类为基础原则，实现档案的后台切换和分类，从而充分的发挥了档案在企业管理中的辅助价值，进一步奠定了档案管理在企业发展中的领导地位，为企业的可持续发展提供了保障。因此，知识服务档案管理模式具有提升档案工作领导位置的价值。
2.3具有优化公共档案管理理念的价值
知识服务档案管理模式以企业发展为基础，在我国企业管理中被广泛的应用。但是，近几年随着我国资本经济市场的确定，国家公共管理机构也面临着激烈的市场竞争环境，一些机构还存在着外来侵占和替代品竞争的劣势。因此，在此背景下企业知识服务档案管理模式的应用和推广为我国公共档案管理发展理念的完善奠定了基础。我国公共档案管理能够根据企业知识服务档案管理实施内部档案管理理念改革，最终实现公共档案管理知识积累、组织构建，系统框架完善等。因此，从价值角度出发发现知识服务档案管理模式具有优化公共档案管理理念的价值。
3基于知识服务的档案管理模式推广应用对策
3.1以理念为基础，以模式为根本，实现创新应用
针对当前我国档案管理模式的应用对其实施优化。首先，以知识服务理念为基础，实现知识服务档案管理模式应用创新。在知识服务档案管理模式的实际应用过程中必须明确知识服务的“服务”理念，从而在此基础上不断的对档案实施创新组织，提高应用的灵活性。其次，以档案管理模式为根本，实现知识服务档案管理模式的创新应用。就当前我国档案管理模式框架为主，增加知识服务档案应用框架，利用信息技术手段和多媒体技术实现档案信息层次分类，完成档案的自主生成、归档、控制。
3.2以发展为需求，以行业为基础，实现创新制度
基于知识服务档案管理模式制度创新主要是以企业发展为需求，以行业发展为基础，从而结合行业市场发展前景和发展需求创新其应用制度。例如，在制度创新的过程中创建档案业务创新，以业务拓展档案、业务市场档案为根本分类，实现业务档案服务制度，从而为企业的业务发展奠定基础。此外，在知识服务档案管理应用创新制度的过程中还可以通过根据档案材料，档案信息主次等制定档案风等级标准制度，进而实现档案管理工作和档案查阅工作的服务效率优化，促进档案工作的开展。
3.3以水平为原则，以方法为依托，实现创新管理
实现知识服务档案创新管理需要以企业基本管理水平为原则，以管理实施方法为依托，这样才能够全面的实现知识服务档案创新管理。以日常工作维护基础，对档案信息的导入、归档进行统一管理，降低档案信息交叉处理的时间浪费和人员浪费。此外，还可以通过对档案管理方法实施改革，创建责任制知识服务档案管理，针对档案信息的查阅、外借等实施制度化管理，以管理方法为依托创新现有档案管理方法。针对知识服务档案管理内容、管理平台、管理门户网站等实施信息化服务管理，利用现代信息技术和互联网手段实现管理创新，从而优化我国知识服务的档案管理模式推广应用，为我国档案管理的发展奠定基础。
4总结
就当前我国资本经济体系的发展和构建，基于知识型文化的发展必将成为未来我国发展的主要市场方向。在此基础上基于知识服务的档案管理模式推广具有提升企业核心竞争力、提升档案工作领导位置、优化公共档案管理理念的价值。未来我国知识服务档案管理模式的应用可以从知识服务档案管理模式应用、制度、管理等方面对其进行推广和优化，从而促进我国档案工作的开展，为我国整体管理体系的构建奠定基础。
参考文献
[1]于洋.基于知识服务的档案管理模式的理探究[J].民营科技，2016，06（01）：115.
[2]田洁.基于知识服务的档案管理模式理论研究[J].办公室业务，2016，09（05）：116.
业务档案管理论文篇4
关键词：任务驱动工作过程物业档案管理学习领域
1概述
《物业档案管理》是高职院校物业管理专业开设的主要专业课之一。作为一门兼具理论性与实践操作性的课程，直接为培养学生的物业档案管理素质服务，不仅使其能够胜任现阶段的物业管理工作，而且能够适应物业档案管理工作在相当程度上发展和提高的要求。通过本课程的教学，要求学生掌握物业管理工作中档案管理的原则、理论，认识物业档案管理的意义，掌握物业档案实体管理的具体操作方法如收集、整理、鉴定、保管、利用等，并能够进行档案信息资源的开发利用工作。
2任务驱动的目标性教学
任务驱动的目标教学，使学生有具体的学习任务和明确的教学目标，是以学习型工作任务为核心来训练专业技能并构建专业理论知识的教学改革。物业档案管理学习领域的每个学习情景，布置适量的物业档案管理工作任务，也就是学习任务，以任务为切入点，明确要获取的知识、技能和职业素养，使学生有目的的在完成实际的工作任务过程中理解物业档案专业知识，掌握物业档案管理技术与技巧，为就业与将来的职业生涯奠定良好的基础。
3基于工作过程的教学分析
①工作过程与职业教育。基于工作过程的职业教育，在教学设计上建构了传统的学科体系，构建了符合职业能力形成规律的职业教育模式，实现学科体系知识的解构与行动体系知识的重构。②职业实际工作过程与任务。物业档案管理员（职业资格证书称档案业务人员）具体的工作过程：文件管理档案收集档案鉴定档案整理编目与著录档案保管档案编研提供利用统计分析。物业档案管理典型工作任务：文件编印与收发；档案的接收与征集；鉴定档案资料价值；档案装订、分类、排列、编号、立卷；档案数字加工；档案信息化建设；档案库房管理；档案检索调卷与利用；统计分析。③基于工作过程的教学环节。物业档案管理专业抽象的普适性工作过程、具体的工作过程与教学过程的比较分析见表1。
4学习情境设计
2007年以来，以国家示范性高等职业院校引领的基于工作过程化教学模式的改革，取得了很大的成果。改革中，学习情境设计的载体呈现出多元化的特点，其载体可以是项目、任务、案例、设备、产品、构件、零件、部件、系统、工序、场地、材料、活动、现象、问题、症状、业务领域、客源、……等等。
4.1学习情境设计思路。档案工作系统是由输入、输出、反馈三个子系统中的八个工作环节即收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、利用、统计，形成一个结构清晰、功能多样的档案工作系统。从档案的形成到档案的保管利用，是一个专业性的有序化工作过程。基于完整的工作过程来设计学习情境。任务驱动工作过程导向的高职物业档案管理学习领域学习情境的设计，根据档案管理职业程序性很强的特点，以物业档案工作过程为载体设计学习情境，即以物业档案专业工作的程序进行设计。
4.2学习情境总体设计。大多数的物业档案管理员都兼做文案，所以，在物业档案管理学习领域学习情景的设计档案的工作环节前增加了文件管理，最后增加了现代化管理，因此，基于工作过程的学习情景设计了10个学习情境：学习情境①文件管理；学习情境②档案收集；学习情境③档案鉴定；学习情境④档案整理；学习情境⑤编目与著录；学习情境⑥档案保管；学习情境⑦档案编研；学习情境⑧提供利用；学习情境⑨统计分析；学习情境⑩现代化管理。
4.3学习情境具体设计。每个学习情境由完成一个以上的学习任务来实现，在学习任务的具体设计上，也是按照工作过程来排序的，通过理论实践一体化教学模式，学生边学边做，在完成任务的过程中学习与理解专业知识，获取档案管理的能力，才能适合高职培养技能型人才的需要。学习情境，是对物业档案管理学习领域的具体化，它是小型的主题学习单元。每个学习情境，都是个完整的工作过程；每个学习情境都要完成一个以上的学习型任务，每个任务也是一个完整的工作过程。在学习情境的具体设计中，主要结构有：具体任务，就是要完成的学习型工作任务；工作流程，完成任务的工作步骤；工作方法，引导学生自主学习，主动工作；与其他任务的关系，各个工作任务与过程间的无缝对接；培养的知识、能力与职业素养，教学要达到的目标；成果形式，即实施行动完成任务的结果；评价方法，即对每个任务结果的考核评估办法。学习情境的具体设计以学习情境①文件管理、学习情境②档案收集为例，见表2。
5教学要素分析
除了上文提到的学习型工作任务、教学过程外，任务驱动基于工作过程的物业档案管理学习领域学习情境构成要素还包括：教学内容、教学资源、考核评价。
①教学内容。高职教育，不能是本科内容的压缩和模仿。高职院校物业档案管理教学内容的深度和广度要结合实际，要根据高职院校学生特点、教学资源情况以及课时等因素，确定教材和教学内容。将教学的重点放在档案管理过程、方法与专业知识的运用上，而不是对档案管理理论知识的研究，高职培养的是技能型人才而不是研究型人才。有了这样的理念，才能突出高职的特点，才能使教学内容具有针对性和实用性。②教学资源。教材和参考文献、教案和讲义、引导文案、多媒体课件、视频、网络信息资源、教学软件、多媒体教室，档案馆、物业管理公司等实习基地的多元化立体教学资源。③考核评价。通过考核，检验学习效果，通过评价，及时发现问题，解决问题。对高职物业档案管理课程的考核，要改变传统以一张考卷笔试的一次性考核模式，将整个教学过程作为学生学习成绩的考核过程，让学习过程考核与终结考试相结合，从知识掌握程度、实际操作技能、完成任务的质量、专业能力、工作能力、学习能力、行动能力、创新能力、职业素养、综合素质等多方面对学生进行考核和评价，评价的方式除传统的笔试外，可以多样化，如表2中的自评、互评、口试、教师综合考评。
考核评价体系由三部分组成：任务完成情况的评价与考核、学生平时成绩、期末笔试成绩。以此，达到笔试考核和操作考核相结合、知识能力考核和素质考核相结合、课程评价和常规考核相结合，全面考核学生的专业知识、工作技能、职业态度等综合素质。
参考文献：
[1]王雅南.以任务为导向的高职院校信息检索课工作过程化教学改革研究[J].图书情报工作，2009（23）：91-94.
[2]王雅南.任务驱动工作过程导向的高职信息检索学习情境设计[J].图书馆学研究，2011（6）：16-19.
业务档案管理论文篇5
随着现代科学技术的不断进步，信息化成为继工业化之后生产力发展的一个新阶段,它对社会经济的发展乃至整个人类文明产生巨大影响。目前,信息化已涉及到社会生活的各个领域,并对产业结构、就业结构、社会组织以及个人行为方式产生重大影响，作为经济发展领头人的集团公司更是信息化潮流的必然波及者，全面加强信息化建设才能跟上时代的潮流，才能始终走在科技的前沿，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。作为一个有着复杂机构、众多员工的集团公司，档案管理的信息化无疑对企业运作效率有着重大的影响，因此加强对集团公司档案管理信息化的研究，完善集团公司档案管理的信息化建设有着重大的现实意义。
一、档案管理信息化的相关概念
档案管理信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。它主要包括五个方面：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设。
其中，档案信息资源建设是档案管理信息化建设的基础和核心。它的主要任务：一是馆藏档案的数字化，二是现有电子文件的归档工作。后者指的就是您在各项公务活动中形成的有查考和利用价值的电子文件，要按照有关要求及时归档，而且要做到齐全完整，真实有效。
档案信息化建设最终将要实现四个方面：一是档案信息的数字化、网络化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是档案信息高度共享；四是将引发档案管理模式的变革。
进行档案信息化建设时，必须遵循的原则是：文档一体化，归档双轨制和确保网络安全。
文档一体化，要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。这是档案信息化建设的前提。
归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则，就是按照我国国家档案局的要求，将电子文件与相同版本的纸质文件一同归档。因为尽管电子文件已经大量产生并在日常工作中应用，但是它的法律作用和凭证作用仍然还没有取代纸质文件的地位。在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存着。
确保网络安全，这是在档案信息化建设过程中我们所不能忽略的重要问题。首先机密档案信息的安全保密问题，应设置访问权限、身份识别等；其次计算机系统运行的安全问题，应采取相应的措施，如安装防火墙和实时更新的杀毒软件，对归档信息定期进行下载备份等；同时还包括公共设施的安全管理等多项措施。
对档案管理信息化建设的认知有助于明确档案管理建设的目标，明确档案管理建设发展的方向。档案管理信息化建设目前还有很长的路要走，包括政府、企业都要不断地适应社会发展的潮流，实现高效率的档案管理运作。
二、我国集团公司档案管理信息化发展现状以及存在的问题
集团公司是企业集团中居绝对控制地位的控股公司，在企业集团中起主导作用，通过多种连接纽带决策、影响、引导众多企业的经营方向、发展战略、产品类型、市场定位乃至对一个国家、地区、产业的经济发展起到重大影响的作用。集团公司本身的特点就决定了它的档案管理信息化建设的必要性，庞大的机构必须依赖高科技水平的信息化来提升效率。
但是目前我国的集团公司档案管理信息化建设还存在着一些问题：
一是集团公司档案管理信息化的理论落后。这主要是档案信息管理理论的发展跟不上档案信息管理实践工作的现实需要,档案信息管理理论虽然来源于档案信息管理实践,但它同时又指导档案信息管理的实践活动。所以，档案信息管理理论必须面向应用研究和工作实践,能给档案信息管理事业的发展指明方向,同时，工作人员也应注重档案信息管理理论的研究,以便增强档案信息管理理论指导实践的适应性。而一些集团公司常有这样的观念：档案信息管理工作的工作经验还是管理技术甚至管理理论,都是在具体实践形成的，即使没有理论基础,只要较好的模范前人的做法,工作也能够继续进行,而理论研究则是理论工作者的任务,但是在从事此理论研究的很多人中,很少或者无法联系档案信息管理活动的实际状况来充实自己的理论发展,从而使档案管理信息化的理论研究在很大程度上成为纯理论的演绎和归纳。
二是集团公司对档案管理信息化不够重视。一些集团公司的档案管理工作一直沿用传统的手工操作模式和服务手段，有些档案工作者对这种原始工作程序的相对熟练，再加上一些领导者对于档案信息现代化管理的紧迫性、必要性认识不足，因此，在政策上和管理上也不够重视。
三是部门之间缺乏合作，低水平重复运作。集团公司本身的机构庞大，甚至很多部门之间还有空间上的距离，因此作为管理档案信息资源的各下属机构之间，容易缺乏有效的沟通机制和合作意识，对于共同的问题各自为战，导致低水平的重复开发和运作，造成人力、物力、财力的巨大浪费。另外，在很多企业中，档案管理部门与其他信息管理部门合作也很匮乏。
四是档案管理信息化建设质量不高，缺乏规模性。很多集团公司为了宣传效应也建立了一些象征性的网站，网站上也上载开放一些档案目录，并部分开放档案原文、照片、录音、录像等，但是往往是缺乏一定规模，能产生一定影响的更是微乎其微，而且各类档案信息的不平衡，某些信息贫乏而某类信息过剩，通常一些档案信息在加工处理和流通过程中失真；档案信息加工迟滞，使信息价值受损，甚至失去价值；信息服务缺乏针对性和预测性。
五是档案管理信息化建设现代化基础条件不足。档案信息管理体系是一个由先进设备和技术、管理、数据和人所组成的结构性综合体。尽管大部分集团公司掌握或者开发着先进的科学技术，但是在档案管理上的应用却不够，这主要与企业高层的重视有关。同时也缺乏相应的人才，目前许多单位档案管理操作人员没有受过专业训练，专业素质低，缺乏对现代化管理科学和计算机功能的高层次认识，大多数单位还存在档案人员兼职或身兼数职的情况，使档案管理人员的结构产生了严重的不合理的现象。
除了以上问题之外，集团公司在档案管理信息化建设方面也具有一定的优势，比如集团公司的人力、资本、技术水平等决定它们都有进行信息化建设的条件和实力，所以相对与小企业来说建设成本较低。
总之，集团公司的档案管理建设还存在着很多的问题，但是由于它引领着其他企业的发展方向，因此必须也应该引起相关部门的重视。
三、对集团公司档案管理信息化建设的建议
从以上的分析中我们可以看出集团公司档案管理信息化建设的一些现状以及存在的一些问题，针对这些问题我们提出以下建议：
1.首先从思想上认识档案管理信息化建设的作用，明确档案管理信息化建设的目标。集团公司的档案是其重要信息资源，档案管理的信息化建设是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。因此集团公司应将档案管理信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案，档案管理信息化建设要适应企业信息化的要求，建立科学、适用的文件归档、保管和利用管理系统，正确处理循序渐进与整体提升的关系，保证企业档案信息化建设健康有序发展。
2.在战略上，集团公司的行政管理部门应加强对企业内部档案管理信息化建设的引导，同时应加强对所属及控股子公司档案信息化建设的规划和指导，保证企业档案信息化建设顺利进行。其次，集团公司的档案管理信息化建设要与企业改革与流程再造相结合，与企业档案管理模式创新相结合，要积极开展对企业档案信息化的研究，及时交流和推广先进经验。
3.在管理上，建立健全集团公司档案管理信息化建设的相关规章制度，并建立适应企业信息化要求的档案管理系统。根据国家有关档案信息化建设的规范和标准，建立健全电子文件的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度。切实落实各项制度实施的保障措施，根据电子文件的特点，执行相关技术标准，规范电子文件的数据格式，实现电子文件、电子档案的全程管理。
重视档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等)相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入(输出)及格式转换的控制与管理，满足集团公司文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。
4.在技术投入上，要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件（数据）的采集、归档、存储和管理工作，做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，为企业提供档案信息网络化服务。企业应采取有效措施，加大投入，确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动企业档案管理现代化。要坚持技术与管理并重，以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用，信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。
业务档案管理论文篇6
关键词：档案管理；职业素养；培养途径；具体方法
1档案管理人员必备的知识结构
档案管理人员必备的知识结构是指他们为了满足专业需要而具备的文化知识。长期以来，人们的社会实践给档案管理带来了非常丰富的内容，其关系到自然科学与社会科学等诸多方面，因此，档案管理人员应该对这些含有广泛内容的历史遗产加以科学管理，并进行有效开发利用，而这对档案管理人员的职业素养提出了更高的要求。从总体来看，档案管理人员一般应具有如下知识结构。
1.1文史知识。档案管理人员在日常工作中，必须具有较为丰富的文史知识，只有这样，才能够保证档案管理人员的工作质量，促使他们提升工作效率。档案一般是指通过文字记录人们的社会实践活动，而档案管理人员在收集、整理、鉴定以及编制等工作中，加之业务指导、档案研究和档案教育等环节都必须依靠文字。所以，档案管理人员必须具备高水平的语言文字知识。档案管理人员只有熟悉掌握了档案的形成者以及档案内容关系到的一些历史知识，对于档案形成的历史作用和背景有深入的了解，才可以对档案内容有更好地了解，并对档案价值与全社会关于档案需求的变化有正确地判断，以做好相应的档案收集、管理以及开发利用等各项工作。
1.2现代科技知识。在现代科技不断发展的同时，尤其是电脑与数据库等多种技术和一些办公自动化设备在档案管理中的应用，使得档案管理的手段与方法也出现了深刻变革，即由传统手工的管理模式转变为现代管理模式。档案管理人员必须注重电子文件的归档与电子档案的管理、数字档案馆的建立、通过互联网来建立网站并档案信息。所以，档案管理人员应了解并熟悉现代化的科技知识，尤其是计算机技术、信息开发技术以及网络技术。对于档案管理人员来说，他们必须学会运用科学的技术与方法，才可以有效管理档案资源，将有用的档案信息开发出来，从而实现档案管理的现代化。
1.3档案管理与其他相关学科知识。档案管理作为一项具有很强专业性和技术性的工作，经过多年的实践，其已形成一套非常专业的原则、理论、方法和技术，成为一门不仅包含理论基础也具有业务知识的独立学科。档案管理人员必须精通此专业的理论及技术，并将这些知识熟练地运用到具体工作中。
2提高档案人员职业素养的主要途径
2.1转变工作思想观念，增强工作服务意识。意识对行动有指导性作用，档案管理人员只有树立正确的、积极的思想观念，才能以此为指导，自觉的增强管理服务意识。一直以来，档案管理人员没有真正认清该项工作的定位，在提供档案服务时，存在态度冷漠、工作不积极等消极服务态度，严重影响了档案管理质量。要想从根本上解决这一问题，必须从转变思想意识、明确自身定位做起，树立优质、高效的服务理念。档案管理的根本目的在于方便人们进行查询、借阅，从功能上看，档案管理是一项服务型工作。这就要求档案管理人员不仅要具备丰富的理论知识和管理能力，还要有积极、微笑的服务态度，营造良好的服务氛围，从而确保档案管理工作的有序开展。
2.2加强个人能力学习，提高管理技术水平。在计算机技术和信息技术的推动下，我国档案管理也实现了信息化，降低了传统档案管理对人力的依赖程度，提升了档案管理的质量与效率。众所周知，计算机技术和信息技术的更新换代频率非常之快，在此基础上构建而来的信息化档案管理系统也必然要保持与时俱进的革新优化，这就要求档案管理人员必须加强个人学习，不断更新知识储备，不能仅仅满足于完成档案管理工作，更要利用新技术、新设备实现档案管理工作的创新。首先，档案管理人员要制定条理化的学习计划，并利用工作之余的时间进行自我“充电”，按部就班的完成新技术的学习，提升自我能力；其次，加强计算机和信息化设备的操作应用能力，不断提升档案管理水平。
2.3加强职业道德教育，提升个人职业素养。对于档案管理人员来说，具备扎实的档案管理能力、保质保量的完成档案管理工作，能够称得上是一名合格的档案管理工作者；在此基础上，具备良好的专业素养和职业道德，并能够将其体现在日常的管理工作中，才是一名真正优秀的档案管理人员。因此，档案管理人员要利用各种机会，不断加强个人的思想道德和个人品德建设，养成良好的服务意识，在工作中能够进行换位思考，确保档案管理工作高效开展。
3提升档案管理人员职业素养的方法
3.1正视自我工作能力，明确个人角色定位。正确认识自己的能力和水平是人们从事职业活动的先决条件。正视自我，就是档案工作人员对自身的工作能力和综合素质的认识，只有对自己客观、全面的正确评价，才能干好本职工作。角色定位是档案工作人员根据自己的职业要求塑造自己形象的过程。只有树立正确的职业观，正确履行自己的职责，才能不断提高自身素质。
3.2时刻进行自我反省，提高工作责任意识。提高档案人员的职业素养，自我教育、自我批评是重要的方法。档案工作人员应当经常地按照职业道德的要求，对自己的思想和言行进行反省、检查，自觉地破除头脑中不符合职业道德的观念，在职业观念上不断拓展和创新。自我批评，则是严于律己，无论是在大是大非的问题上，还是在职业活动中，都要严格要求自己，在工作的每个环节中都要体现出良好的职业道德，以高度政治责任感，来履行档案管理工作这种崇高的社会职责。
3.3做到持之以恒。档案管理人员职业素养的形成，是一项长期的、动态的积累过程，不可能一蹴而就。如果档案管理人员急于求成或是没有持之以恒，就很容易半途而废，达不到提升个人素养的效果。所以档案人员的职业道德修养必须持之以恒的长期进行，通过循序渐进的学习，保证个人工作能力、服务意识以及职业素养得到提高，使档案工作为全社会更好地服务。真正实现对历史负责、为现实服务、为人类社会文明的进步和文化繁荣做出贡献。在社会发展的同时，记录历史过程的档案文件发挥着愈加重要的作用，对档案管理人员职业素养的要求也不断提高，因此，对档案管理人员职业素养的研究有着重大意义。对于档案管理人员来说，他们应从提高知识结构和职业道德等多方面来提高自身的职业素养，为档案事业贡献自己的力量。
作者:王冬梅单位:延寿县住房和城乡建设局
参考文献:
[1]黄慧敏，刘光全.试论信息化环境下高校学籍档案管理人员的职业素养[J].云南档案，2013（7）：131-133.
业务档案管理论文篇7
一、学生课程成绩与毕业论文档案资料特点
在高校，每一个学生都有自己的成绩单，都要提交一份自己的毕业论文（少数专业学生没有毕业论文要求）。学生课程成绩与毕业论文是反映教学效果和质量的重要档案资料，两类档案资料的显著共性特征是学生身份信息唯一和明确具体，体现在每位学生的学号具有唯一性。在教学进程中，这两类档案资料的时间属性也很明确，学生课程成绩每学期都有记载，毕业论文在本科学制最后一学期提交归档。此外，学生课程成绩具有私密性、调用频率高等特性；毕业论文属于学生科研成果，成果归属权清晰，学校有对成果进行使用的权利，除保密论文外，一般毕业论文均具有开放性，可供其他人和机构查询。毕业论文还具有页码多、图表字数多等特点，纸质档案占据较大的保存空间。归纳和理解学生课程成绩和毕业论文档案资料特点，是开展档案管理和编研工作的基础。
二、以身份信息为支点的档案组卷及双重管理
传统的常用的成绩档案和毕业论文档案组卷方法是采用入学年度与院系别（专业）相结合如组卷方法，或者采用以毕业年与院系别（专业）相结合的组卷方法。例如：××学校××级××院系（专业）学生成绩册（毕业论文），××学校××届××院系（专业）学生成绩册（毕业论文）。由于受到院系、专业调整和更名的影响，受到办学模式多样化的影响，受到学分制和学籍异动等影响，这种组卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教学档案管理的实际而言，学生成绩和毕业论文一般都采用了纸质档案和电子档案双重管理，但这种双重管理还存在不少问题。例如：学生成绩电子档案一般依托高校教务管理部门的教务管理信息系统，学校档案馆无权调阅；学生成绩电子档案虽然采用了学号查询入口，系统也具有一般的统计汇总功能，但对学生课程成绩的统计分析功能开发的软件还远远不够，难以满足教学管理的较高级需求；毕业论文电子档案一般是做成光盘，或者简单存贮在院系教学管理工作者计算机硬盘中，不利于长期保存、扩充内容和查询浏览。这说明，目前的所谓教学档案双重管理还仅仅是初步的、分离的档案保存，不能充分体现纸质档案管理和电子档案管理各自的优势，不能满足档案管理的要求和用户服务需求。
因此，建立以学生身份信息为支点的档案组卷及双重管理值得深入探索。朱惠钰，刘美娟（2001）提出，在新生入学时候，教务管理部门可以建立一个学号姓名及身份证号对应的数据库，实现使用学号或身份证二选一的查询方式。以学号为支点组织成绩档案，形成的案卷题名为：××学校学生成绩总册（学号范围），把学号与档号一起贴在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速准确调档[4]。同时在教务管理信息系统中，建立以学号或身份证入口的查询界面，在主字段学号目录后面，添加更多的其他信息子目录，例如：姓名、院系、专业、学期、班级、课程名称、课程性质、授课教师等，充分实现多维学生课程成绩数据分析的功能，为做好档案编研工作打下基础。谭玲玲等（2009）把整个学生成绩档案信息化管理分为五大功能模块，即成绩录入、成绩查询、成绩修改、成绩分析、成绩输出，每一个功能模块下面又设立若干子模块，共计11个子模块[5]。在毕业论文电子档案信息化管理过程中，杨焕海（2007）提出了基于web的高校毕业论文档案管理信息系统设计方案，对系统分析与结构、关键技术，以及系统实现进行了论述，提出的系统具有录入、修改、查询、浏览、编审、检索和汇总等功能[6]，该毕业论文电子档案管理信息系统也是基于学生学号关键身份识别信息而建立起来。以学生身份信息为支点，可以把纸质档案和电子档案对应联系起来，实现双重管理。同时，利用计算机网络信息的强大技术，可以最大限度地体现教学档案的价值。
三、学生成绩与毕业论文档案的编研要点
档案编研工作是档案部门以馆藏档案为主要对象，以满足社会利用的需要为主要目的，在科学研究的基础上，编辑史料，编写参考资料，参加编史修志及撰写专门著作的工作。它是一种主动提供或报道档案信息，为学校和社会服务的形式。档案编研工作是档案管理的重要环节，是充分开发档案信息的有效手段。高校档案编研工作应立足于服务学校，做好选题规划，体现学校特色[7]，对于反映教学效果和教学质量的学生成绩和毕业论文，学校和院系档案管理工作者可充分利用纸质档案和信息化电子档案，选择一些关键选题，开展教学档案编研工作，供教学管理者和教师参考，便于了解教学质量状态，进一步改进教学工作，加强高校内部教学质量监控。例如：对于学生课程成绩，可选择的编研题目有全校公共课大学英语、高等数学、计算机基础等课程的一次性考试通过率；英语四级六级通过率；班级大面积不及格课程分析；学生学籍异动警示分析等。对于学生毕业论文，可选择的编研题目有结合教师科研和生产实际题目的比例；历年选题的重复情况分析；不同职称教师指导学生人数情况分析；本科毕业论文质量分析等。
学生课程成绩和毕业论文是重要的教学档案资料，是学生学习历史的记载。对其开展科学管理和编研工作，不仅有利于实现一般的快速查询功能，还能实现纸质档案和信息化的电子档案优势互补，弥补档案管理中存在的不足之处，充分挖掘和利用该类档案的价值，便于为用户提供优质档案服务，为改进教学和教学管理，提高教学质量提供优质档案服务。
参考文献：
[1]张含卓，欧雪梅.加快高校教学档案信息化建设的思考[J].华北煤炭医学院学报，2011，13（3）：427-428.
[2]钱爱华.高校教学档案分类探讨[J].安庆师范学院学报（社会科学版），2010，29（12）：100-103.
[3]王玉武.网络环境下高校教学档案管理工作浅析[J].黑龙江档案，2011，（5）：52.
[4]朱惠钰，刘美娟.浅谈高校学生成绩档案组卷方法[J].浙江档案，2001，（12）：25.
[5]谭玲玲，邹妙玲，谭年元.基于教务网络管理系统的高校成绩管理的探索与实践——以湖南工程技术学院为例[J].湖南医科大学学报（社会科学版），2009，11（3）：190-192.
业务档案管理论文篇8
关键词：境外企业档案档案管理
近年来，随着经济全球化日益加速、我国对外开放程度不断加深，我国企业纷纷“走出去”，在境外开展业务、设立驻外机构、建立海外子公司，从而产生了大量境外企业档案。这些境外企业档案是我国企业档案全宗的重要组成部分，也是我国企业境外资产的重要组成部分。加强境外企业档案管理研究具有十分重要的理论价值和现实意义。笔者对1992年至2012年我国境外企业档案管理研究文献进行了调查统计与分析评述。
一、文献统计分析
笔者于2012年7月22日，以中国知网（）的“中国期刊全文数据库”、“中国博士学位论文全文数据库”、“中国优秀硕士学位论文全文数据库”和“中国重要会议论文全文数据库”4大数据库为基础，用“境外档案”、“跨国档案”、“境外企业档案”、“海外企业档案”、“跨国企业档案”5个关键词，分别进行题名检索，检索精度为模糊，共检索出有效的相关文献33篇。
从文献发表时间来看，1992年首次有人提出境外企业档案管理的问题，2001年之前有关境外企业档案管理研究的文献较少，2001年中国加入世界贸易组织之后，相关文献数量开始增加（2002年为3篇），尤其是2010年以来增幅明显（2011年为8篇）。可以预见，随着我国企业“走出去”战略的逐步推进，有关境外企业档案管理研究的文献数量将呈快速上升的趋势。
二、主要研究成果
（一）境外企业档案的价值
学者们都认识到，境外企业档案作为一种原始凭证，是维护企业合法权益的重要武器，尤其在是赢得法律诉讼、规避合同风险时发挥着不可替代的作用。除此之外，一些学者还认为：
第一，境外企业档案是企业经营管理的重要基础。王强、唐振华指出：“境外档案工作也是加强境外单位内部管理和控制的重要基础，是检验境外单位整体管理水平的抓手”。[1]罗亚利提出，跨国企业参考总部和境外子公司的档案材料可以加深对彼此的了解，促进企业内部的文化融合，还能为企业总部管理层决策提供重要依据。[2]
第二，境外企业档案是企业重要的信息资源和知识资产。张斌指出，境外企业档案“不仅记录了境外企业经营管理的活动过程，同时也沉淀了境外企业经营管理的经验，是企业不可或缺的知识资源和财富”。[3]王强、唐振华认为，境外档案是境外单位的重要知识资产和核心信息资源，为境外单位提供了可靠的信息资源保障，在服务国际化经营上发挥着重要作用。[4]
第三，境外企业档案对促进我国境外企业的整体发展意义重大。李向群认为，“加强境外企业档案管理是加强境外资产管理的重要内容，档案工作对境外中央企业资产保值增值意义重大。”[5]吴广平认为，管理好国有境外企业档案，不仅是国有境外企业自身经营和发展的需要，也是国家政策研究及经济战略发展的需要。[6]
（二）境外企业档案的特点
境外企业在资产属性、经营模式、管理方法等方面，与境内企业相比存在诸多不同之处，相应地作为境外企业活动伴生物的档案也有着不同的特点：
第一，形成与保管的分散性。许多学者提到，跨国企业的境外企业或驻外机构点多面广，涉及多个国家、地区，档案的形成地域很分散，档案保管也是分散的，基本上是谁经办谁保管，甚至留存在个人手中。
第二，来源及内容的单一性。高衍[7]、郭润华[8]、林阿娜[9]等认为：境外企业在文件来源上，基本上是本公司形成的，境内主管机关的文件一般不发至境外企业，文件来源比较单一；在文件内容上，主要以商贸往来文件为主，党群类的文件较少。
第三，语言文字的多样性。档案记录语言文字的多样性，一直是困扰跨国企业档案管理的一大难题。郭润华指出，中石化公司的驻外机构档案材料语种复杂多样，不仅仅有中文，还有相当一部分涉及驻在国的语种，如英语、德语、法语、日语等。[10]王强、唐振华也指出：“石油企业境外单位较多分布在非母语英语国家，文件档案记录的文字往往涉及多语种问题，如果这些外文文档得不到及时翻译，就容易造成利用上的困难”。[11]
（三）境外企业档案管理现存的问题及原因
学者们认为，目前我国境外企业档案管理主要存在以下问题：境外工作人员档案意识淡薄，档案工作没有得到足够的重视；国内档案法规对境外企业档案管理缺乏有效制约，境外企业档案管理制度不健全；文件形成和保管分散，档案收集困难；缺乏有力的档案业务指导，档案专业人才不足。境外企业档案的知识产权归属、价值鉴定，电子文件的收集、保管与利用等也是困扰档案部门的难题。究其原因，学者们认为主要在于以下几个方面：
一是国内有关境外企业档案管理的法规不健全。目前，我国已颁布的有关境外企业档案管理的部门规章或规范性文件主要有《关于加强境外投资、承包工程、设计咨询科技合作和劳务合作项目档案工作的通知》（国家档案局、国家计划委员会、对外经济贸易部1993年）、《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》（国家档案局2005年颁布）、《关于加强在境外发行证券与上市相关保密和档案管理工作的规定》（2009年证监会、国家保密局和国家档案局颁布）。此外，一些地方了一些相关的地方性法规制度，如《广州市境外企业档案管理办法》（广州市政府1994年颁布）、《广东省驻境外及港澳地区国有企业档案管理办法》（广东省人民政府2002年颁布）等。但总体而言，国内有关境外企业档案管理的法规不够健全，使得境外企业档案工作面临无法可依的困境。邓达宏认为：“企业‘走出去’战略实施后，境外国有企业档案的监管仍缺少明确的法律法规。我国的档案法规中涉及到关于境外国有企业档案管理的条款太少，且规定不甚明确。”[12]
二是受所在国家或地区的法律限制。境外企业所在国家或地区对于企业档案有着不同于国内的法律规定，从而增加了境外企业档案管理的复杂性。例如，郭润华论及，英国规定，与企业税务有关的档案材料最少要保存6年以上，以备税务部门检查；也门、沙特等国不允许将地质档案材料带出国境。[13]任凤仙指出：对于企业财会档案，日本的民法、商法、税法中明确规定，在规定的保管期限内，企业有保管这些档案材料的义务，而超过保管期限的档案材料如何处置由企业自己决定；有的国家或地区规定企业形成的财会文件材料须交由当地律师楼保管；香港地区的法律对有装订痕迹的证据材料是不承认其法律效力的。[14]孟秀丽提到，中原油田对境外项目产生的会计档案要按当地国家税务审计的要求而存放在境外，接受当地国家定期或不定期的税务审计和稽查。[15]
三是受分散式管理体制的制约。张斌指出：“我国企业档案管理遵循集中统一管理原则，实行企业档案综合管理。而一些国家的企业档案大多处于分散管理状态，没有统一的管理体系和制度加以约束，我国一些境外企业的管理模式或组织设计基本上模仿所在国的企业管理模式，这样往往会带来文件档案流向不清、管理缺失的问题，而一些境外企业却没有认识到这种管理上的漏洞，极有可能造成企业知识的流失以及国有资产的流失。”[16]
四是跨区域、远距离的障碍。王勤[17]、孟秀丽[18]认为，由于距离遥远、境外企业驻地分散，母公司档案部门对境外档案的业务指导难以开展。张斌指出，跨区域是企业境外档案管理的两大难题之一，跨国企业的境外企业往往涉及多个国家或地区，使文件档案具有明显的分散性。[19]
五是档案人员多为兼职且流动频繁。中石油档案室指出：“针对资源国对外籍员工劳务签证的严格限制，以及严峻的政治、安全风险，同时为提高海外业务国际化程度，境外基层档案队伍一般都是兼职人员。”[20]
（四）加强境外企业档案管理的策略
第一，强化档案意识培养。邓达宏指出，要树立“大档案”的理念，提高境外国有企业档案意识，把大档案的理念贯彻到企业的生产、经营、销售的始终，贯彻到企业的档案工作中。[21]任凤仙认为，要将档案工作列入境外企业国内主管单位举办的境外企业管理人员培训内容，培训工作应重点提高境外企业专兼职档案人员的思想素质、业务素质以及语言素质。[22]中石油档案室认为，针对公司人员轮换频繁和基层档案队伍兼职的特点，加强培训工作成为培养员工档案意识、规范公司档案管理的有效途径。[23]潘艳敏等提出应有计划地实施档案培训，对海外项目员工采取“普及”培训的方式，侧重档案宣传教育；对海外兼职档案员采取“一对一”培训的方式，侧重档案工作操作规范和技术标准。[24]
第二，完善档案法规体系。吴广平认为，要加强对国有境外企业档案管理的立法，以法律的规范约束国有境外企业档案工作行为。[25]邓达宏认为，要分阶段进行立法，档案行政管理部门要加强调研，研究新情况、新问题，搞好规划、现行试点，制定地方关于境外国有企业档案方面的规章制度。[26]
第三，理顺档案管理体制。郭润华指出：应坚持“统一领导、分级管理”的档案管理体制，形成档案管理部门、外事管理部门、驻外机构主管单位齐抓共管、分工负责的运行机制；应确立驻外机构和境外企业档案工作由主管单位的档案部门指导和监督的原则。[27]许多学者提出，境外企业档案管理应制定专人负责并与领导责任及经济利益挂钩。中石油明确了各级领导的档案业务管理职责，公司建立了以国内总部档案室、海外单位档案机构为业务管理主线，以各专业系统和海外项目兼职档案员为基层工作队伍的档案工作网络体系。[28]中国交通建设集团规定由驻外办事处总经理、项目负责人负责档案工作，档案部门提供的各驻外机构工程项目归档情况作为年终奖金发放的依据之一。[29]中原油田对外经济贸易总公司规定，项目经理为境外项目档案管理的第一责任人，实行档案“一票否决”权，将档案归档情况与项目经理工作业绩和经济效益挂钩。[30]
第四，健全档案管理制度。王勤建议，将“实施档案检查”的内容加入到对下属境外企业的内部审计工作中。[31]宋莹认为：对于境外项目档案管理，“‘项目经理负责制’是最好的办法，以项目经理为主，如何操作则由其根据工程的具体情况指定专人或兼职人员管理，就可加强境外档案管理。”[32]许多企业针对境外企业档案的特点与管理要求，制定了因地制宜、针对性强的规章制度。例如，中原油田对外经济贸易总公司修订了《关于加强境外项目档案的管理办法》，并建立健全了境外企业（项目）档案管理制度和办法。[33]中国石油天然气勘探开发有限公司制定了《关于加强海外档案管理工作的意见》《关于加强海外档案工作的通知》《境外档案工作管理实施细则》和《中国石油海外勘探开发公司境外档案工作考核办法（试行）》等。[34]中国交通建设集团制定了《驻外机构工程项目科技文件资料归档办法》。[35]
第五，创新档案管理机构。一者建立信息中心。邓达宏认为：“境外国有企业应建立起档案信息资料中心，统一、动态地管理本企业的文件信息，并定期地传送给境内企业总部，以便总部的监督。”[36]任凤仙认为，要以企业档案工作为依托，成立海外市场信息服务中心，建立网上档案管理系统，为企业搜集情报，提供咨询服务。[37]二者建立寄存中心。张斌指出：“可以将非核心机密的文件档案交由当地信誉度较高的文件中心，文件档案寄存或保管机构代为保存。”[38]任凤仙[39]、吴广平[40]认为，可以尝试采用托管方式，在境外成立服务性的档案托管机构保管企业档案资源。
第六，应用先进信息技术。境外机构与境内机构相距遥远，使得境内母公司对境外子公司的指导和监督比较困难，互联网技术的应用有助于克服这一难题。例如，2010年国资委对驻港澳台地区的中央企业的档案工作进行调研后，认为要“确立中央企业档案信息化和企业信息化的关系，将档案信息化纳入企业信息化总体规划，通过技术手段推动境外中央企业档案管理的规范化和制度化。”[41]中国中化集团公司在集团公司it部的支持下，通过全集团的局域网，在noteS平台上建立了“档案专栏”，使境内外机构的档案人员可以了解到档案工作的政策法规、行业标准、档案知识等方面的内容，并与集团公司档案部门进行业务交流。[42]中国石油海外勘探开发公司总部机关搭建了档案资源管理远程检索信息平台，建立了档案管理系统，各境外单位可以通过网络远程把数据上传到服务器，实现了档案信息的网络管理。[43]中原油田外经贸总公司的档案人员用内部管理系统登录公司网站，在“业务往来”中对境外公司进行业务指导。[44]
第七，多种收集方法相结合。田巧玲认为，境外项目档案不方便带回时，可以按照年度向国内主管部门移交当年的归档目录，如所在国不同意带回的，应将复印件或备份件报国内主管部门统一备案后归档移交。[45]宋莹认为，可以采取定期收集、随时收集与重点收集、跟踪收集相结合的办法进行资料收集工作，采用光盘或电子文件的形式是境外项目档案接收最有效的方式，针对其中重要的、最有法律效力的纸质文件进行接收。[46]杨琦认为，对于境外企业档案的管理，要有适当的灵活性，重点要求境外企业做到重要文件，如企业注册登记、业务档案、法律文书、合同协议、资产权属证明、业务经营权的批准文件等重要文件予以归档。[47]
三、总体评价
（一）研究不足
总体上，国内在本领域已取得一定成果，但仍存在如下不足：
第一，视野高度不够。多数学者仅从企业档案部门的自身业务或者从本行业，如档案收集、项目档案、会计档案等出发，着眼于确保境外档案完整齐全开展研究，未能从服务企业整体经营战略，促进企业全面发展的角度出发进行研究；亦未能顺应全球化趋势，从国家推进“走出去”的战略高度出发，立足于维护国家与企业权益和安全进行审视。
第二，研究深度不足。许多论文仅从表面论述境外企业档案管理的现存问题和应对策略，没有透彻分析问题背后的深层次原因，未能提出一套科学有效的境外档案管理体系。
第三，思想理念陈旧。多数学者未运用现代档案管理理论来指导实践工作，或者试图套用旧的档案学理论分析新出现的境外企业档案问题，未能“跳出档案圈看档案”，运用新的管理理念开展研究。
（二）研究方向
笔者认为，将来可从着重以下几个方面进行探索：
第一，加强境外国家或地区企业档案法律研究。跨国企业档案管理的基本原则之一是“双重遵从”，即既遵从母公司所在国家或地区的档案法律，同时又遵从子公司所在国家或地区的档案法律。因此，我国应加强对“走出去”的重点国家或地区档案法律的研究，深入了解这些国家或地区对于其管辖范围内企业的档案管理有哪些具体的规定和要求，从而才可能提出在“双重遵从”原则下境外档案管理的可行解决方案。
第二，运用先进的管理理念。应该突破原有理论框架，“跳出档案圈看档案”，从企业档案作为企业核心信息资源、重要知识资产，作为内部控制、国有资产监管重要工具的角度出发开展研究。
第三，开展案例分析及实证研究。鉴于目前本领域内宏观研究较多、具体研究较少，理论研究较多、实证研究较少，可以选择几个中国企业“走出去”的重点国家或地区的几家具有代表性的境外企业作为典型个案，开展案例分析和实证研究。通过分析这些境外企业档案管理面临的问题，提出因地制宜、具有针对性的解决方案，进而探索我国如何建立境外企业档案管理体系。
本文为国家社会科学基金项目“国有企业境外档案监管体系研究”（批准号：12CtQ036）阶段性研究成果之一。
注释：
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[8][10][13][27]郭润华.企业境外机构档案管理现状分析及对策[J].北京档案，2011（7）：31-33.
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业务档案管理论文篇9
一、政治思想、职业道德
能够坚持四项基本原则，思想上与党中央保持高度一致。能够认真学习我国三代领导人特别是总书记关于理想信念、宗旨观念、“三个代表”等重要论述，树立起了正确的人生观和价值观，做到了遵纪守法、勤奋敬业、团结同志。能够时时处处以党员的标准严格要求自己，牢记党的为人民服务的宗旨，在档案管理与业务指导繁杂琐碎的工作中，做到了任劳任怨、埋头实干时时处处以工作为重，培养起了良好的职业道德。
二、档案管理工作
（一）档案资料的收集
⒈参与了对各科室档案的接收进库工作。原创：共参与接收文书档案卷，会计档案卷，用地档案卷，地籍档案卷，土地利用总体规划档案卷，监察档案卷规划档案卷交易档案卷人事档案卷评估档案卷矿管档案卷底图档案卷基建档案卷照片档案张，录像、光盘盘，图书资料册。
（二）档案资料的整理
⒈在接入库前，对各科室的档案进行案卷质量检查，对不符合入库要求的，按《档号编制规则》，指导并帮助进行整理。⒉参与整理底图、航片份，分类组卷归档卷；对张照片按《照片档案管理规范》
和市档案局的要求进行了整理归档。
⒊负责资料的管理工作。按《中国图书分类法》对图书进行了分类整理，近年来按规范要求整理资料余册。并按省一级档案管理的要求，建立健全了资料接收、整理与管理体系。
⒋对卷基建档案进行了整理归档。
（三）档案资料检索利用
⒈负责对各科室全引目录的接收和整理工作，对各科室报送的册全引目录进行了整理，并精装成册，并在原有检索工具的基础上，根据局内档案利用情况不断完善，不断增加，续添了职务任免专题目录、专业技术职务专题目录、先进个人专题目录，人名索引条、用地档案条、地籍档案条、监察档案条、土地利用总体请登陆原创网站：规划档案条、规划档案条、基建、设备、资料、实物目录共条。健全了检索体系。
⒉积极参与档案信息开发利用工作，主持了《充分发挥档案管理优势、积极为规划与国土资源工作提供服务》的编写，××年已申报山东省档案信息资源开发奖待批。
⒊负责资料与档案的接待利用工作。共接待利用者人，提供档案资料余卷（册）次。编写了档案利用实例效果汇编。
（四）档案资料保管保护
负责对局内档案资料的安全管理。定期对其数量和保管状况进行全面检查，填写登记簿；对档案资料库内温湿度按照要求进行调控，并及时对档案资料进行除尘、消毒，定期清理库房卫生，并进行安全检查，未出现任何事故。
（五）档案资料的统计
负责档案资料的登记与统计工作。建立了各种登记统计簿册，并及时进行登记统计。按上级要求及时报送有关数据。原创：
三、档案业务指导工作
（一）参与组织并指导各科室文件材料立卷归档工作。按照档案管理要求，结合局内业务工作实际，承担了全局个科室、局下属个事业单位的立卷指导任务；参加了文书处理与文书立卷工作。
（二）参与了本系统各单位档案工作的建立与指导。为使本系统档案管理规范化，参与了全市处乡镇（街道）规划与国土资源所的业务档案整理，并作了具体指导。
业务档案管理论文篇10
关键词：企业；档案管理；服务能力
《中华人民共和国档案法》：“本法所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”档案是各类单位或个人在社会活动中直接形成的保存备查的各种形式的历史记录。档案具有广泛的社会作用，随着社会和人们认识的发展，档案作用还在不断被发掘，目前比较集中表现在行政、业务、文化、法律、教育等几个方面。档案服务能力是档案专业系统控制并运用档案资源参与社会管理、服务社会各项建设事业、最大限度实现档案价值的本领。要想发展档案事业，提高档案服务能力是前提条件。
1加强档案资源建设
档案资源是档案工作服务人民的基础条件。门类齐全、内容丰富的档案资源是档案工作做好服务的保障。各个组织、组织内部各个单位使用的文件往往是分散形成的，而保存和利用档案则要求一定的集中。必须加强档案的收集工作，拓宽收集渠道，坚持经常性收集。收集起来的档案成分相当复杂，如果不加以条理化，它们还是相对零乱的材料，这就要求采用科学的方法及时对其进行系统地加工整理，使之规范化和标准化，便于日常管理和实际利用。
2提高档案信息化水平
20世纪计算机技术和通信技术的成功融合和广泛应用，从根本上改变了信息产生、处理、传输、存储的方式，并以这种改变推动了生产方式、社会经济结构和人们生活方式、工作方式和思维方式的彻底变革，“信息化”一词是对这个过程的概括。实现信息化就要构筑和完善6个要素（开发利用信息资源、建设国家信息网络、推进信息技术应用、发展信息技术和产业、培育信息化人才、制定和完善信息化政策）的国家信息化体系。档案信息化是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，在新形势下重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论。它是国家信息化、地区信息化、行业信息化和机构信息化的重要组成部分，也是当代档案学理论和实践的核心任务。档案信息化促进管理效率的提高；促进服务水平的提高；促进交流与合作。
3提高档案工作者的素质
《中央企业档案工作规定》（2014年）：“n案部门负责人应当具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历；档案工作人员应当具备大学专科以上学历或同等学识水平，具备档案管理、计算机、企业经营管理等相关知识和技能，并定期接受档案业务培训和继续教育。”档案工作者的素质主要包括思想素质和业务素质。档案工作者要不断加强理论修养，以科学的世界观和方法论为指导，改进思想作风，增强职业道德，在工作中一丝不苟，尽职尽责，实事求是，忠于职守，尊重和维护历史的真实面貌。档案工作业务内容很多，是一项带有专业性的工作，档案工作者要高质量地完成本职工作，必须不断学习，掌握广博而扎实的理论知识，同时要理论联系实际，勤于实践，不断提高业务技能和办事能力。
践行”服务先行”战略，档案工作必须与时俱进，不断更新服务理念、丰富档案资源、强化服务手段、拓展服务领域，按科学发展观的要求，着力提高服务能力，调整自身工作内容、方式和侧重点，将档案工作置身于时展和大局需要的整体坐标中去考量，紧密围绕企业的中心工作去谋划、去思考、去
服务。
参考文献
1、着力提高档案服务能力[J].档案时空，2010（2）
2、彭玉萍.提升企业档案服务能力的思考[J].办公室业务，2012（15）
3、张奎明.加强档案资源建设提高档案服务能力[J].山东档案，2010（1）.