纸质档案论文篇1
自我国进入21世纪以来,世界信息化的高度进步极大的促进了我国信息化领域的蓬勃发展,而电子文件以其传播速度快、复制和修改简单等诸多优点受到社会广大群众的青睐,目前已经成为人们工作、生活中不可获取的重要信息工具之一。因此,只有及时有效的分析电子文件与纸质档案在档案管理中的差异性,才能真正做好各类档案的管理工作,建设符合社会发展需求的现代化档案管理。以下笔者从多个角度对档案管理中电子文件与纸质档案的差异进行粗浅的探索。
1、档案管理中电子文件与纸质档案信息载体的寿命差异
目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。
电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。
因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。
2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异
当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。
而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、U盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。
因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。
3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异
在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。
而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。
在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。
4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异
电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面上:首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。因为电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,而由于信息载体无法固定,在编辑修改中叶不留痕迹,致使电子文件的原始凭证处于复杂而又多变的环境中,给电子文件的鉴别归档带来很大的困难。因此,对电子文件的归档在传送和处理过程中需要进行数字签名、信息认证、加密保护等等手段,以确定电子文件的真实性、准确性和原始性;其次,在电子文件与纸质档案在分类和编目的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。在电子文件的分类和编目上,由于电子文件在计算机中早已形成一个系统的管理文件,因此档案管理人员在接收到电子文件时,可以马上为电子文件自动生成一个唯一的文件号,并且给出电子文件想对应的分类号和档案号。同时,可以在档案管理上建立全方位的收索工具,方便电子文件的查询,极大的降低了档案工作人员的劳动强度和工作时间;最后,电子文件与纸质档案在利用方式的不同,导致其管理方式存在一定差异。因为利用者想要查询电子文件时必须要通过计算机进行识别、读取,也因此决定了电子文件在使用上需要符合一定的条件,即部分电子文件只有在符合档案管理要求,成为档案馆注册会员时才能通过远程登录等方式,经过档案管理中心确认其身份获取查阅电子文件的授权资格后,才能进行有关电子文件的查阅。因此,在电子文件的管理上,档案管理中心需要对利用者进行借阅登记并且提供相应的电脑缴费查询功能。
5、结语
综上所述,我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶,为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此,档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识,更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同,管理的注意事项。同时,掌握先进的计算机网络技术,以此加强电子文件的档案管理工作,做到与时俱进,满足我国社会主义信息化发展的需求。
参考文献
[1]樊建平,刘兴汉,刘宏伟,吴俊翔.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象,2006,(2).
[2]谢维丽.浅析加强电子文件的管理[J].中国科技信息,2005,(9).
[3]王红蕾,单德凯.电子文件管理刍议[J].辽宁师专学报(自然科学版),2004,(2).
纸质档案论文篇2
关键词：纸质档案；必要性；探讨
进入信息化时代以后，档案工作发生了翻天覆地的变化。通过电子计算机保存、处理档案高效、准确，通过互联网传输档案快捷、方便。为此，在信息化的背景下，加快档案的电子化是大势所趋。但尽管如此，原始纸质档案仍然有着重要的作用。在快速推进档案电子化的同时，做好原始纸质档案的留存仍然很必要。
1原始纸质档案具有传统的认同价值
相比于进入信息化的几十年，人类使用纸的时间已经有一千多年了。纸给人类社会带来了深厚的文明积淀，纸所承载的东西深深地影响了人类的信仰。纸质档案一千多年来，广泛地为官方和民间认可。在民间，群众一直以在纸上签字画押为最高的效力。在工农业生产中，纸质档案的作用仍然发挥着举足轻重的作用，例如建筑设计中，由于纸图的重要，使用的图纸往往“分为硫酸纸图、蓝图、白图三种”[1]，这三种图纸的功能、质地、清晰度不同，可以在不同的场合下使用，并不能够被电子图纸所取代。在官方，公元403年，桓玄代晋，下令政府公文全部用纸，“今诸用简者，皆以黄纸代之”。自此以后，纸质档案就一直得到官方的认可。在今天，政府的所使用的重要文件基本都是纸质的形式。在法律上，原始纸质档案是比电子档案更重要的证据。在纸质档案出现之前，中国社会的档案，是以简或帛的形式存在的。简帛档案只流行了几百年就被纸质档案替代，而纸质档案已经流行了一千多年依然没有被另一种档案形式完全取代的迹象，这足以证明纸质档案的优越性和很高的社会认同价值。原始纸质档案这种社会认同价值，除了历史的原因以外，还跟它的可感性强、可触摸性、珍稀性、不易被篡改等特性有关，而这些要项正是电子档案的软肋。
2原始纸质档案是电子档案的基础
档案是有继承性的，在进入信息化之前的档案基本上都是以纸质性质存在的。在中国，则以1994年加入国际互联网为分界线，之前的档案基本上都是纸质档案。那么这些档案是电子档案的现实基础，在进行电子档案建设的时候，这些浩繁的纸质档案就是基础，包括政府公文、法律文书、产权证明、毕业证书、结婚证等等。所以说，即使电子档案自身没有技术缺陷，电子档案在技术上和社会认同上可以完全取代纸质档案，但也需要很长的时间。近的说，把建国以来60多年积累的所有纸质档案转换成电子档案就需要很长的时间，远的说如果把我国历史上从使用纸张积累下来的所有纸质档案都转换成电子档案恐怕也需要几百年的时间。
在现实的社会生活中，很多时候也是先产生纸质档案，然后再进行电子档案的转换，比如，各种合同、账本。电子档案只能在纸质合同和账本上进行制作，在此情况下，合同、账本就具有了珍贵的原始性、稀缺性和真实性，无论电子档案制作的多么清晰、明了，都不能彻底取代原始纸质档案。如果从法律的角度看，“保证电子档案法律效力的前提是确保其原始性和真实性，确保其具有凭据能力和法律效力”[2]，但是单凭电子档案本身是难以做到的，一般情况下需要纸质档案作为补充和佐证。
3原始纸质档案有利于一部分人使用
人类虽然已经进入信息时代，但信息化还处在一个刚刚开始的阶段，信息化的影响还刚刚开始。在一部分人为信息化的优势而高呼的同时，另一部分人也执着地坚持传统。比如，作为客户交易档案的电子银行卡在很多地区都非常普及，但在偏远地区，群众还是普遍使用存折，每一次交易以后，白纸黑字显示的非常清楚，群众心里非常踏实。虽然出于信息化的便捷考虑，纸质存折在一些银行渐受冷落，但愿用存折的仍然大有人在。对于一部分居民来说，“银行存折是一个有着特殊含义的本子，它不仅历史悠久，并且曾一度是财富的象征”[3]。一些年龄偏大的人，运用电脑和网络不熟练，也偏好于纸质档案，纸版书、信函在这部分人中仍然有很大的市场。
电子档案本身以电脑和互联网为基本工具，由于这两种工具的局限性，一些人群不便于使用、一些人群则应限制使用。比如，很多中老年人，眼睛存在着这样那样的健康问题，不能长时间地暴露于电脑的辐射之下。青少年的眼睛正处于发育期，也不易长时间暴露于电子档案前。此外，使用电子档案一般是在有互联网的环境下，青少年容易浏览一些与电子档案无关的内容、受到不良信息的负面影响。
4一些纸质档案具有特殊的文物价值
人类从使用纸质档案开始，诞生了大量的有价值的档案物价，并随着时间的推移成为珍贵的历史文物，包括字画、书籍、一些重大历史事件中的政府文件、当事人手书等。宋代的留存下来的绘画作品是无价之宝，梁锴等人的画作还被作为日本的国宝保藏在日本的博物馆。宋代留存下来的数量极少的宋版书，是书籍当中的稀世珍品，不仅保存了当时的文化信息，也展示了当时的印刷工艺，如今在国际市场上的价格价值几百万、甚至几千万人民币。很可能存在于帝王陵寝中的《兰亭集序》原本，则是中国书法史上的奇葩。这些价值是电子档案无法比拟的。电子档案出现以后，虽然可以对这些珍贵的纸质档案进行电子留存，但永远也不可能取代它们，更无法与它们的价值相提并论。珍贵纸质档案的意义在于保存了人类在历史上的活动信息，一些有成就的艺术作品还代表了当时人类的智慧和艺术集成，不管档案存在的形式如何变化，它们的价值都是永恒的、都是无可替代的。
5结论
原始纸质档案历史悠久，广泛地影响着人类生活。原始纸质档案具有传统的认同价值、原始纸质档案是电子档案的基础、原始纸质档案有利于一部分人使用、一些纸质档案具有特殊的文物价值，因而在信息化条件下虽然电子档案有诸多优势，但原始纸质档案仍有存在的必要性。
参考文献
[1]张振宁.试论工程图纸档案的保存形式[J].城市建设理论，2012（20）
纸质档案论文篇3
[关键词]纸质档案;电子档案;思考
有人说，在“电子档案”兴起的今天，我们完全没有必要再去研究纸质档案，因为未来的档案世界，将会是电子档案的天下。那么，这究竟是不是档案发展潮流的必然趋势呢？对纸质档案的研究是否真的已完全失去了意义呢？为此，笔者谈以下几点看法。
一、纸质档案与电子档案的区别
所谓纸质档案，就是以纸张为信息记录载体的档案;而电子档案则是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质（如磁带、磁盘、光盘）上的档案。作为高新技术产物的电子档案越来越引起人们的关注和重视，但有着悠久历史传统、且至今仍广泛流传着的纸质档案也始终是一个关注的焦点。纸质档案与电子档案共存于社会中有着各自不可替代的优点，二者之间就自然存在着区别：
1.载体形式及体积上：电子档案的载体形式多样，可以是磁带、磁盘、光盘等形式，打破了纸质档案仅仅是单一的纸张为载体的格局。相对于纸质档案而言，电子档案容量大、体积小、可以大大节省库房存储空间，这就解决了档案保存与存储空间的矛盾。
2.信息的可控性和可变性。电子档案相对于纸质档案而言，可以直接由计算机进行处理，省去了传统档案工作中的立卷、归档、分类等环节，使档案信息的处理快捷、方便，又能节省时间。电子档案的可操作性使利用者可以把获得的信息变活，让它们为自己的各种需要服务。利用者可以要求计算机对文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印或复制，将这些信息转换成自己需要的形式;而纸质档案在这些方面不具备这些优点。
3.信息的共享性和无原件概念。纸质档案是以符合证据性要求而产生并得以保护的。存在的唯一性使纸质档案的原始性容易被确定，这也是其作为凭证作用的根本原因所在;而电子档案不像纸质档案一样具有唯一性，其原始性就难以确认同时，电子档案的可共享性，使得档案可能供所有需要它的人共享，因而轻而易举地创造了“多人共用同一文件”的奇迹。这就打破了纸质档案利用排它性的局限，实现信息共享。
4.电子档案相对于纸质档案有很好的复用性。对电子档案的重复利用不会在它身上留下老化的痕迹，一份电子档案无论多少次在计算机屏幕上被显示，或有多少次被打印在纸上，都不会使它的信息受到任何损失和破坏，正当的利用活动不会对电子档案的信息寿命产生一丝一毫的伤害;而纸质档案在重复利用上明显逊色于电子档案，且在利用过程中很容易受外界因素的影响而遭破损。
5.在利用上，电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能。传统的纸质档案的利用，需要利用者亲自到档案馆查找、阅读，这就免不了路途奔波和时间的浪费;而电子档案在现代信息传播技术条件下，利用极为方便。利用者不用到档案馆来，在任何地方一网的计算机上，都可以利用档案馆的开放档案。这样，提高了利用率，方便了利用者。
总之，纸质档案与电子档案之间存在诸多的不同。纸质档案具有的特点是：稳定、永久、静态、不积极、固定的，而电子档案则是不稳定、非永久性、动态、积极、流动的，纸质档案和电子档案各自的特点表露得淋漓尽致，其区别也就显而易见。
三、电子档案并不能完全取代纸质档案
正因为电子档案有其它档案不具备的优点，从而在当今档案界中，出现了“电子档案热”的高潮，甚至产生了电子档案将完全取代纸质档案的论调，认为在“电子档案热”的今天，没有必要对纸质档案进行管理和研究。那么，在现实情况中是不是真的如此呢？笔者认为，至少中国目前，甚至今后很长一段时期内，是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的。电子档案并非完美无缺，与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限性。
1.电子档案的依赖性与不可识别性。电子档案是伴随着电子计算机技术、光盘技术等高新技术而产生的，对电子档案的利用自然要求有一定的电子技术环境。电子文件相对于纸质文件而言，有信息与载体相分离，不能直接阅读的特点，必须依赖于技术设备（硬件和软件）才能识别和利用。
2.载体不稳定且寿命短。电子档案相对于纸质档案而言，对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高，且寿命一般不超过20年，载体脆弱且不稳定，这无疑与档案的作用产生矛盾。档案馆内许多长期保存的档案，需要30年或者50年后才能对外开放，有些绝密文件，其保存期限还可以在此基础上延长。试想，1995年进馆的电子文件，30年后载体可能已变质，其读出设备也早已更新多次，因此它是不可能等到我们将来利用之日的。
3.检索和利用各种电子档案，对电子档案中的信息进行加工处理需要一定的技术，这也成为一些“机盲”利用电子档案的障碍。目前档案界的状况是基层电脑设备没有完全普及，懂电脑、会操作的人较少，即使会操作也是半路出家，遇上技术环境的快速变化就难以适应和掌握。
4.管理、开发和利用电子档案要花钱，资金问题可能会成为管理者、开发者或利用者的一种负担。管理电子档案的费用在于保障其安全性、可持续性、易用性等所需要的技术设备和环境维护中，必须考虑档案保管机构是否有足够的资金和技术力量来支持电子档案的技术要求，而这些技术设备往往都是昂贵的。在开发利用中，开发活动比纸质档案的开发成本要高得多，不仅对工作人员有特殊的业务、技术要求，而且在设备材料的消耗及通讯方面的费用也高，妥善处理好这些花费是保证电子档案的开发利用持续发展的重要条件。
5.档案作为原始的历史记录是有其参考和凭证作用的。但电子档案的出现，打破了档案孤本的格局，档案的原始性就难以确认，这样，在现实利用中对档案的凭证作用无疑是一个很大的冲击，值得我们去深思和探讨。另外，电子档案的共享性，使电子档案在利用过程中会涉及一些权益方面的问题，如利用者的信息权、文件内容涉及的隐私权、档案文件的公布权等。档案有其一定的机密性，而电子档案在其保密上存在缺陷。电子档案的共享利用使一些机密文件，甚至关系到国家、社会利益的重要文件容易泄密，从而带来无可估量的损失。
另外，就我国的现状来看，电子档案的利用和推广也存在资金、技术、设备、人员等不足。电子档案要求有高素质的档案管理人员，要求有特殊的环境和技术。虽说目前某些档案馆达到了这一要求，但毕竟只是少数。比如电子档案利用中，我们必须借助计算机，甚至是一台已联网的计算机，但现实与理想中的环境存在很大差距，这个差距至少在短期内不可能消失，因而电子档案在一段时期来看，是无论如何不可能推广和普及的，更不可能替代纸质档案。
关于纸质档案和电子档案并存的思考
随着办公自动化和计算机技术的广泛应用，档案工作也面临着新技术应用问题，电子档案就是信息时代新技术的产物。这意味着有了一种新的介质、新的信息符号加入到信息存储队伍中来，古老的纸质档案面临着新的信息存储形态的挑战，我们该如何对待古老与现代的这两种档案介质载体是我们做好档案工作首先要明晰的认识问题。
任何档案信息源都是以一定的物质形态作为介质存储和传播的，从古代延续下来的以纸张作为存储介质的纸质档案，无论是纸上的文字内容还是纸质、文字自身，都能传达和解读出一种信息;现在随着电子应用技术的深入，以磁盘、光盘等存储介质形成了电子档案。无论是传统存储介质，还是现代化存储介质，它们都具有使档案信息得以保存和跨越时空传播的作用;“古人曰已远，青史字不泯”，这是传统档案介质的纵向信息传播与交流的形象反映;千里之遥共享信息资源，用现代化数字技术和计算机通讯技术构建的信息网络，存贮、传递，交流档案信息，这是现代档案存储介质的及时跨地域的横向信息传播交流功能。
纸质档案与电子档案同样是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，同样具有物理实态的特征，是形成者真实活动的记录，具有参考与利用价值。二者从保管、信息含量和存储功能上各有优缺点。
从形成过程看，纸质档案是采用人工可识读的记录符号，人们可以直接识别出来。纸质档案一旦形成，其制成材料――纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起。从某种意义上讲，纸质档案本身不仅承载着历史，也代表着一段历史，这一点是电子档案无法替代的。由于电子档案是通过计算机录入制作生成的，所以必须借助于计算机解码转换成人们可以识别的符号后，才能为人所用。这种对计算机的依赖性和不可识别性，与传统的纸质档案在载体质量上有着根本的不同。
从自身的信息功能来看，纸质档案自身所蕴含的信息更丰富，尤其是原始凭证性是不可取代的。档案是人类社会活动的真实记录，其内容具有原生信息的价值，其自身的物质形态也具有原生信息的价值。档案的产生与延续，就其实质来说，属于一种社会现象，它是以一定的物质形式（纸张）而存在的，构成档案信息与载体的统一，成为社会一种重要的信息资源。由于纸质档案这种信息与载体相依附的特点，形成了纸质档案特有的属性――原始记录性，这种原始记录性，不仅体现在档案信息内容的原始真实性，也表现在档案存储介质的原始依附性。因其原生信息的特点，也就具有了特有的作用――凭证作用。纸质档案的凭证作用是由其形成的特点和其本身的特性所决定的。从其形成的过程及结果来看，纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来的，它客观地记录了以往的历史情况，具有令人信服的原始凭证功能;与档案信息相依托的物质形态，即记载信息的载体，是由特定的责任者，在特定的条件下制作完成的实体材料，从制成的材料，到档案上的各种注记，如特定的文字、图表、具有法定效用的签署、印章等，无不体现着档案最初形成的真迹。纸质档案这种原始凭证效用是电子档案无法比拟的优势所在。
计算机在档案管理工作中应用的产物，也是档案现代化的显著标志。电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘，尤其是光盘，由于信息存储的高密度性，使档案信息存储量极为丰富，具有“海量存储”之称，大大高于纸质载体所存储的信息，节省可以大量保存纸质档案所占用的空间，又简化了各种档案管理环节。电子档案还可以通过用音频、视频信号或用数字代码形式存储事物信息的原来形态，形象生动地再现历史活动状况，从而改变了纸质档案记录信息的单一性。多媒体技术的应用，使反映出的信息、图、文、声、像并茂，对人类社会活动的概貌进行全息化再现。在信息处理利用上，电子计算机具有高效率的信息处理功能，它通过数字或代码，对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理，由计算机转换成可视、可听的信息，从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力，并且不受时间和空间的制约，最大限度地实现共同享有档案信息。尽管电子档案有这诸多优势，它的一个最大特点也是缺点，就是信息与载体是可分离的，这种可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子信息保护还面临一个不可忽视的隐形杀手――电脑病毒。
从保管和耐久性看，长期以来，纸张一直作为档案信息的主导存储介质，这是因为经过实践证明，纸张具有较强的耐久性。美国国家档案局在对30亿页处于危险状况的纸质档案，研究确定其保护措施时，数十位专家对5种常用介质（磁性材料、光盘、电子文档、纸张、胶片）进行论证，最后结论是纸张、胶片是最适宜档案文献的长期保存。纸张的主要制成材料是纤维素，它具有较强的耐久性，尽管纤维素在一定条件下（如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等）可能发生水解和氧化反应，但只要我们注重排除易发生化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命延长到上百年甚至更长的时间。特别是随着档案纸张研究的深入，近年来研制出一种专门为档案用纸的耐久纸张，它采用优良的纤维原料，应用中性施胶和碳酸钙加填抄写工艺，为纸张存储介质的长久使用提供了更广阔的空间。电子文件的载体材料一般是光盘和移动硬盘。光盘是利用激光进行信息的存取，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物，以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定，易氧化，易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5～15年。
纸质档案论文篇4
【关键词】数字化档案电子档案纸质档案问题对策
“电子档案和纸质档案”中纸质文件和电子文件的各自特点及其互补性纸质文件是归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。纸质文件是当前信息存贮和传播的主导介质。纸质文件以文字、图形附着于纸质载体，它所提供的信息可直接读取，不可与载体分离。易于保持其原始性和真实性，保存寿命长；但其不易增删，信息存贮量小，远距离传播速度慢，共享性差。
一、电子档案和纸质档案概念
所谓电子档案和纸质档案是指文件归档后纸质文件与电子文件二者的共存，也称作“双套归档”。电子档案和纸质档案的实现，可以是对纸质文件进行数字化；也可以是对电子文件制作纸质拷贝。双套归档使同一份文件的纸质版本和电子版本共同处于留存和可利用状态。
两套档案的来源，主要包括两个方面：一是随着当前办公自动化的应用和普及所产生的大量电子文件和与之相伴的纸质文件，按归档要求，需一并进入档案室并移交给档案馆；二是随着数字档案馆的建设，现有档案馆藏纸质档案也将逐渐实行数字化，也会随之产生大量电子档案。此外，对某一机关而言，也不是机关的全部档案都存在两套的情况，而只有发文部分才会既有纸质文件又有电子文件，收文却只有纸质文件，电子文件存放在对方发文机关。不过，当全国所有机关间的办公都实现了网络化后，文件的传输和阅读都在计算机上进行时，就没有这种区别了。但是，由于人们长期形成的阅读纸质文件的习惯，想必人们还会将机上文件下载转化为纸质文件阅读，这样也将出现电子文件和纸质文件并存的局面。
在信息化时代，特别是在当前大力倡导建设数字化档案馆之时，档案电子档案和纸质档案问题有其必要性和特殊的意义。档案电子档案和纸质档案纸质档案双套保存，主要是基于档案的安全和利用的方便这两个基本目的，但内容和载体完全相同的档案双套保存，是一种重复保存。
二、电子档案和纸质档案有其存在的必要性和合理性
“电子档案和纸质档案”中纸质文件和电子文件的各自特点及其互补性纸质文件是归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。纸质文件是当前信息存贮和传播的主导介质。纸质文件以文字、图形附着于纸质载体，它所提供的信息可直接读取，不可与载体分离。易于保持其原始性和真实性，保存寿命长；但其不易增删，信息存贮量小，远距离传播速度慢，共享性差。电子文件是指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件增删容易，存贮量大，易于快速远距离传播信息，共享性强。它们具有更准确、形象、生动，以及最简单的信息记录方式和便于检索、海量存储等优势。电子文件自计算机诞生以来，特别是近十年计算机软硬件技术的发展已经使之超过了除纸质以外的任何现行文件。未来与纸质文件并驾齐驱，乃至超过纸质文件，将是必然的发展趋势。但我们也应认识到电子文件具有易更改，安全性差，寿命短，原始性难以保证，长期保存困难很大等方面的不足。所以按其形成规律将二者有机衔接起来，取各自所长，避各自所短。
电子档案和纸质档案有没有存在的必要性和合理性，关键要看两种档案是否完全相同，能否相互取代。如果两套档案从内容到载体形式都完全相同，电子档案和纸质档案则是完全重复保存制，显然是无此必要的，但如果两套档案只要在某方面存在差异，那电子档案和纸质档案就不算重复保存制，该不该实行电子档案和纸质档案就要做具体分析了。无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后形成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。
二、电子档案和纸质档案面临的问题与对策
信息化社会的到来，使得长期以来作为信息主要承载形式的档案的存储介质发生了巨大的变化，主要表现在由以纸张为介质的传统纸质档案正逐步向以磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。但是由于当前技术力量、设备配置、法律保障等问题不能得到同步发展，因此，在从现在开始的相当长的时期内，档案工作将处于纸质档案与电子文件并存的阶段。如何做好这一过渡时期基层档案管理机构的档案管理工作，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，是我们档案工作者所面临的全新课题。
两套档案的来源，主要包括两个方面：一是随着当前办公自动化的应用和普及所产生的大量电子文件和与之相伴的纸质文件，按归档要求，需一并进入档案室并移交给档案馆；二是随着数字档案馆的建设，现有档案馆藏纸质档案也将逐渐实行数字化，也会随之产生大量电子档案。此外，对某一机关而言，也不是机关的全部档案都存两套的情况，而只有发文部分才会既有纸质文件又有电子文件，收文却只有纸质文件，电子文件存放在对方发文机关。
目前要明确而具体地划定实行电子档案和纸质档案的档案范围是极其困难的，本文无力完成这一重任，这需要我国档案学界对此做深入的调研，特别是国家档案局要尽快出台有关方面的法规和规章。目前我们可以首先制定实行电子档案和纸质档案的原则。笔者认为，至少应包括这方面：我国档案部门在人力、物力和财力方面具有承受力，有利于档案的安全保管和方便利用，所选档案要有典型性和代表性。
电子文件与纸质档案并存的现实性。以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案，二者之间各有自己的特点和不足，认识和掌握各自的特点和存储的规律，对调整和制定相应的管理策略，改进档案管理模式，促进档案管理科学化、规范化具有一定的指导作用。从电子文件产生起，直至最终取代纸质文件是一个相当长的历史时期。在这段时期内，电子文件和纸质档案将长期共存，优势互补，共同发挥“历史的记忆”的作用。
参考文献
[1]彭坚.关于档案“电子档案和纸质档案”管理问题的探讨[J].档案学研究，2002，（1）.
纸质档案论文篇5
关键词：电子档案；纸质档案；利用；需求
abstract:withthedevelopmentofnetworktechnology,archivesikusedemandofarchivesinformation,regardlessofcontentormethodsofapproachhaveoccurredprofoundchanges.articleUSeSthemethodofcomparativeanalysistotheneedsoftheuseofelectronicfileswithpaperfilescommonalitiesanddifferencescomparison,fortheunderinformationnetworkresourcessharinghowtobetterplaytotheadvantagesofboththetheoryofpreparedtomeetthedemandofuseiknewarchives.
Keywords:electronicarchives;paperfiles;Use;demand
中图分类号：G271文献标识码：a
文章编号：2095-2104(2013)
档案在人们的社会实践中直接形成并被有意识地保存下来，其目的在于满足档案利用者对档案信息资源的利用需求，只有档案广泛地被需求者所利用，为社会创造出更多的物质与精神文化财富，才实现档案的价值。进入电子网络时代的今天，电子档案利用的需求与纸质档案利用的需求，都发生了较大的变化。因此从两者利用需求的共性与差异进行系统地的比较，对建立与发展档案信息网络信息共享有重大意义。无论是电子档案还是纸质档案其目的就是要充分发挥档案的利用，两者都是为社会的利用者提供服务的。但从两者对档案利用者的需求影响上作比较，电子档案利用与纸质档案利用的需求存在诸多差异。
一、档案利用需求载体的差异
从档案利用需求的载体上比较，电子档案利用与纸质档案利用有明显的差异。我国自有文字以来，形成甲骨、竹简、石刻、贝叶、纸质，直至今天的文字、图片、声像、缩微品等档案，无论用什么样的技术和方法，当把具有长期保存价值的信息刻录与载体后，形成档案就可以脱离其技术和方法而独立存在。人们不依靠任何技术而能识别档案的内容、载体、结构形式，而档案的内容一旦形成相互关系后就永远无法分离。可见，载体和结构的形式已成为档案不可分割的重要组成部分，这些载体的档案只要避开天灾人祸，遵循管理和保护的要求，就能达到长期保存，这就所谓纸质档案利用的载体。任何电子档案当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后，就永远离不开这种技术和设备了，也不能离开这种生存的特殊环境条件而单独存在。电子档案利用的需求，其载体是通过计算机系统识别处理，并按一定格式储存在磁带、磁盘或光盘等介质上，在网络上传送的数字代码序，是一种数字利用记录，利用者需要依附在计算机上读取。
二、档案利用需求方式的差异
纸质档案利用方式的需求，档案利用者必须亲自到档案馆（室）检索，需要通过人力去翻阅、查找，档案检索显较烦琐，工作量较大。纸质档案制作检索工具的利用界面突出单一性，档案利用检索需要翻阅页面量较大。电子档案利用需求的检索，是以计算机读取为介质的利用需求方式，在计算机上进行，通过网络传输实现快捷查找与检索所需要利用的档案，不用上档案馆（室）文档室可查找和检索到需要档案资料，检索界面操作快、方便。
三、档案利用需求原始属性的差异
档案利用的价值，在于档案原始属性的真实性。这种原始属性表现在档案的利用的需求内容上和档案利用的需用求形式上。纸质档案利用需求的原始属性，始终有草稿与印稿之分，有正本与副本的差异。正是如此，纸质档案利用的需求体现档案原始记录性和凭证作用的内容与形式特征的特点。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等表现出原始性，而具有法律凭证的作用。电子档案利用需用求的原始属性，其从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行，要体现档案利用的原始记录性特征已不复存在。正是电子档案易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点，对其原件的界定难于实现；由于电子档案的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。电子档案往往可在电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存或复制转发送，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”，是否具有法律凭证作用等，便成为档案界的一系列新课题。
四、档案利用需求途径的差异
纸质档案利用的需求，主要通过档案机构采取提供档案原件或档案副本、复制品以及档案信息加工品。其需求途径有两方面：一是提供利用档案阅览服务。这种满足档案利用者的途径特点是传播途径单一、传播速度缓慢。当然这种提供档案阅览服务的途径也不利于档案原件的保护。同时纸质档案是直接提供利用，会加速档案受损程度，其又无形中扩大了档案利用者原始利用范围，即由于档案成卷的装订，使得档案利用者在查找阅览其所需要利用的档案材料的同时，也获得了浏览其他与利用范围无关的档案的机会。二是档案展览与陈列服务。这种档案提供利用途径，是纸质档案管理部门通常通过介绍档案馆（室）藏中有关档案内容的一种服务方式，其直观性强，但展览内容的更新速度较慢，其还包含如档案外借服务、档案咨询服务等提供利用途径。电子档案利用的需求途径，借助了中间媒介物——电子计算机与网络，档案利用信息传播的途径显多元化。其特点突出表现信息传播速度的加快和信息量的增长，实现档案利用信息的共享。档案收藏部门应用计算机技术来进行档案利用管理活动，形成各种各样电子化的档案信息资源。在提供满足档案信息需求和利用档案信息上，档案利用管理部门与档案利用需求者，实现了一种无形的虚拟的档案利用实践活动。电子档案利用的电子网络的传输，能够迅速根据档案利用者的需求，多途径、多角度迅速而准确地查找到所需要的档案或档案相关信息，满足档案利用者可能出现的深度需求；档案利用需求者，又不必浪费大量的人力、物力来进行信息、文件的查找、索取和归还。
我们要利用纸质档案与电子档案利用需求的优势互补，整合档案资源创新管理模式，实现档案需求利用质的飞跃。
参考文献
[1]国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[m].北京：中国档案出版，1999．
纸质档案论文篇6
关键词中国古代档案保护技术
档案是人类实践活动的原始记录，产生于社会各方面，它不仅对当时的政治、经济、文化等各方面的活动产生作用，作为历史文化遗产，为后来的人总结历史经验、创造未来也是不可多得的。一门技术的产生和发展并不是偶然的，而是社会文明发展与进步的必然表现，一定时期的技术的发展是与这一时期的政治、经济、文化的发展密切相关的，中国古代档案保护技术亦是如此。
本文以时间为轴，主要通过对我国古代造纸技术的进步或某一特殊工艺的运用，总结先人档案保护技术的经验和思想，以更好地继承和发展优良传统，提高现代档案保护技术的工作水平。
一、中国古代的各种档案载体及其保管方式
在纸张没有发明以前，我国记录事物多靠龟甲、兽骨、金石、竹简、木牍、缣帛之类。商代的甲骨文、钟鼎文实物资料，战国到秦汉的竹简、木牍和帛书、帛画，近年来有大量出土实物。20世纪初在河南安阳殷墟出土的甲骨档案表明，至迟在公元前13世纪的殷商武丁时期，王朝的档案已经是集中保管了，并有了类似“归档”的制度和初步的整理。甲骨档案的保存采用窑藏法，即 “登于天府”。西周时发展到专为记事铭文而铸青铜器，这种具有书史性质的青铜器铭文称金文档案。金文档案的保存也采用窑藏法，并使用草木灰作为防腐蚀防磨损的填充料。石刻档案自身的特点决定了古人对它的保护采取了任其自然的方式。简册档案通常保存于“金滕之匮”中。随着丝织业的发展而产生，战国时已有用缣帛作为书写材料。古代缣帛档案在左右或上下有木轴，阅后沿木轴卷起来保存。这些档案载体的出现及其保管方式，给后来出现的纸质档案的保护奠定了理论和技术基础。
二、造纸术的发明
随着社会经济文化的发展，迫切需要寻找廉价易得的新型书写材料。经过长期探索和实践，终于发明了用麻绳头、破布、旧鱼网等废旧麻料制成植物纤维纸。公元105年，蔡伦在东汉京师洛阳总结前人经验，改进造纸术，用树皮、麻头、破布等作为原料造纸，大大提高了纸张的质量。扩大纸张原料来源就降低了其生产成本，为纸张取代竹帛开辟了前景，为文化的传播创造了有利的条件。
纸张的出现是人类历史文化发展史上的一项重要贡献。造纸是一项重要的化学工艺，纸的发明是中国在人类文化的传播和发展上，所做出的一项十分宝贵的贡献，是中国史上的一项重大的成就，对中国历史也产生了重要的影响。同时，纸张的出现给档案载体带来变化，产生了纸质档案，应运而生的就是纸质档案的保护技术。中国是世界文明古国，中国古代的档案和管理，同样源远流长，形成了中华民族特有的传统。
三、造纸术发展的各个时期及纸质档案的保护
（一）诞生、初创时期――东汉三国造纸技术与档案保护
早在西汉初就已有了用废旧麻绳头和破布为原料制成的麻类植物纤维纸，中国传统手工纸生产中具有特色的技术主要有：发酵制浆、分级蒸煮、日光漂白、高浓打浆、使用植物黏液作抄纸助剂、流漉法抄纸、精制草浆生产高级纸以及丰富多彩的加工技术等八个方面。近年来有机制纸生产技术领域中出现的微生物制浆、氧气漂白（又称氧脱木素）、臭氧漂白以及高浓打浆、化学助剂的使用等新技术，就其基本内涵来说，中国传统的手工纸生产工艺都包含这些新工艺的萌芽。
日光漂白是我国古代漂白纸浆的传统方法，有一些要求耐久性的高级手工纸，如宣纸、连史纸等生产仍在沿袭使用。由于不使用含氯漂白剂，同时又是在缓和的反应条件下进行的，纤维素不会降解，所以制成的纸具有耐久性和不存在污染环境的优点。
（二）成长时期――魏晋南北朝的造纸技术与档案保护
如果说汉代在书写纪事材料方面还是缣帛和简牍并用，纸则只是作为新型材料刚刚崛起，还不足以完全取代帛简的话，那么这种情况到了晋朝就已发生根本性的变化。由于晋代已造出大量洁白平滑而又方正的纸，人们就不再使用昂贵的缣帛和笨重的简牍来书写了，而是逐步习惯于用纸，以致最后使纸成为占支配地位的书写材料，彻底淘汰了简牍。
魏晋南北朝时期纸的加工技术也有相当发展，较重要的加工技术之一是表面涂布，粉笺是我国古代用白色矿物研粉底淀粉糊或动物胶为粘剂涂布于纸面的早期涂布。从出土的纸样的分析结果来看，魏晋南北朝时期已有了早期的施胶技术，经过植物淀粉糊剂处理的纸可以提高纸的强度。
为了进一步加强公文纸的耐久性，古人在纸张中加入了药物，防蠹纸就是添加药物加工而成的纸张。到东晋时，已经有了染黄技术，用黄Y染过的纸可以防蛀，延长纸的寿命。用黄Y染纸避蠹，是在纸张这一新型载体的前提下，进行档案自身保护的措施之一。黄Y染纸，是魏晋南北朝时期档案保护技术上的一项重要成就。
（三）辉煌时期――隋唐、宋元的造纸技术与档案保护
我国封建社会经过了长期的动荡，又进入了相对稳定的时期，经济、文化和科学技术诸方面都出现封建盛世的发达景象。档案保护技术亦进一步得到发展，书写材料纸张质量的提高、防蠹技术的扩展等在诸方面都超出了前一时期，档案保护技术提高、内容充实，一些技艺由民间走向官府，由传统技艺升华为理论上的总结。
隋唐两代对周边少数民族均采取和亲政策，造纸术由此传向边境少数民族地区。开始了造纸及以纸写经的历史。造纸工匠在世界高原就地取材，找到一种狼毒草的根，用狼毒草造的纸不被虫蛀，使大量佛经能保存至今。纸面还采用当地的仙人掌捣汁做纸药，用白土作纸的填料，从而发展了中原的造纸术。
唐代的安徽宣州府出产一种质地优良的纸，人们把这种纸按其产地命名为宣纸。我国唐宋以来的书画作品多采用宣纸。古代造纸用的 “日光漂白”.的方法，宣纸长期不会变色和发脆，所以古画宣纸的色泽变化不大，有“纸寿千年”之称。
宋元时期是我国科技史上高度发展的阶段，档案保护技术在这一时期得到了长足发展和进步。魏晋南北朝以来流行的黄Y染纸避蠹法，在宋元时期仍被广泛使用。宋代统治者甚至规定，凡皇帝制敕、赦书等重要公文一律要用精心染制的黄纸。
南宋时代还出现过一种“以椒染纸”的染纸防蠹法。这也是一种对书写材料纸张进行药物浸染处理的方法，即将抄出来的纸张，用花椒溶液染渍，制成所谓“椒纸”。椒纸良好的避蠹性能，其功能在于浸染椒纸的花椒中的化学成分。
（四）鼎盛时期――明清两代的造纸技术与档案保护
明清两代是我国封建社会主义中央集权高度发展的国家。为了适应中央集权和加强统治的需要，明、清两朝都对档案的保护和控制采取了一些加强措施。明中叶以后的档案保护技术的轨道上仍然是继续缓慢地进行的，如在档案库房建筑技术、档案修裱技术、生物危害的防治技术等方面也有新的发展。
竹纸生产自晋代萌芽，历经隋、唐、五代十国至宋元时期，其早期的生产技术尚未达到成熟，到了明朝中期，竹纸生产技术不断改进，竹纸的质量大有改善。到了清代，竹纸生产品种繁多，各种规格齐全。万年红纸是一种橘红色的防蠹纸，制造于广东佛山一代，把这种纸装订在档案的扉页和封底，能够长期预防蠹虫危害。
四、结束语
先秦时期（商、周、春秋战国）是我国档案保护技术萌芽、产生时期。档案载体材料由甲骨到简牍的演变，人们开始有意识地从事保护档案的实践活动，档案保护技术在中国萌生。秦汉时期是我国封建制度的确立，科学发展出现高峰的一个时期，也是档案保护技术知识的积累和发展时期，新的书写材料纸张的出现并开始用于书写公文，预示着档案载体将发生历史性的变革。
魏晋南北朝时期是中国古代档案保护技术发生深刻变化的时期，主要是由于新的书写材料纸张普遍用于公文，从保管、欣赏的角度，给档案的保护技术提供了发展的时机。隋唐五代时期的档案保护技术的内容已经比较充实，技艺不断提高，一些技艺由民间走向官府，由传统技艺升华为理论上的总结。宋辽金元时期是中国古代档案保护技术达到高峰的时期。明清时期是一个继承发扬的时期，理论上日渐上升，技艺上日渐发展，特别是对前人创造的技术方法进行了大量的总结。规模宏大的后湖黄册库，石室金匮的皇史k，成为档案库的典范。
综上所述，我国古代档案保护技术，产生于殷商，积累于秦汉，深刻变化于魏晋，成熟于隋唐宋元，理论总结于明清。这一变化的历程是社会文明发展与进步的产物，与各时期的政治、经济、文化的发展是密切相关的。在漫长的历史进程中，人们在继承传统的保护技术的同时也在不断探索新的保护方法，使档案保护技术日臻发达、完善，其技巧工艺也逐渐升华为理论，从而使档案保护技术水平不断提高。
参考文献：
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[9]黄震河.浅谈古籍中常见的古纸种类与制法[J].科技情报开发与经济，2005，13.
纸质档案论文篇7
一、档案的归档
（一）档案归档流程
1、整理档案：归档文件以件为单位，通常每份文件为一件，装入一个软卷皮。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后。文件与文件之间要按照一定的顺序排列，如可以按时间、事由等顺序排列文件，一旦文件的排列顺序固定下来，文件的件号也就相应地出来了。
2、拆钉：为了文件能够长久保管，需要把文件的金属钉拆掉。
3、编写页码：文件材料以件为单位编写页码，凡有字的均算一页，页码用阿拉伯数字编写，正面页码写在文件右下角，反面页码写在文件左下角。另外，凡归档保存的材料，均使用黑笔书写，不可使用铅笔或圆珠笔等。
4、加盖归档章：在文件首页右上角空白处加盖归档章。
5、填写归档章：归档章的内容包括：年度、保管期限、类目、件号、页数五部分。
6、编制归档文件目录：归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
（二）档案归档制度
坚持档案统一管理的原则，认真执行档案管理制度，任何部门或个人不得据为己有。归档文件材料必须齐全完整、准确，保持文件材料之间的有机联系。区分保存价值，分类整理、立卷。案卷标题简明确切，便于保管和利用。各类文件材料的归档，应有文书部门或业务部门整理立卷。归档时间均按文件材料归档要求与归档范围的要求执行。归档份数，一般归档一份，主要的或利用频繁的文件材料归档两份（如发文、打眼文件等）。凡归档的文件材料，必须符合档案材料的归档规定，严禁用复写纸、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水写归档材料，必须用碳素或兰黑墨水书写。文件和电报按其内容的联系合并整理立卷。
（三）归档范围
1、文书档案归档范围确定。学院档案室经过认真分析各归档单位（部门）的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，拟定出各类档案的基本归档范围或基本归档内容（参照庆职院办发[2007]1号），反馈到各归档单位进行核实，并由归档单位（部门）负责人签字确认后形成单位（部门）归档范围。
2、科学技术研究档案归档范围确定。依据科研项目计划确定归档项目。
3、建设项目档案归档范围确定。依据建设项目计划确定归档项目。
4、设备仪器档案归档范围确定。依据设备仪器引进和购置计划确定归档项目，与建设项目关系密切的设备仪器文件，归入建设项目档案。
5、声像档案归档范围确定。依据《大事记》确定重要事件，以及重要事件中的主要人物、重要会议、重大活动、重点项目的声像材料和专题片。
6、荣誉档案归档范围确定。依据《大事记》确定单位及个人受到上级部门表彰和奖励，以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存价值的实物范围。
二、档案的安全管理
档案归档很重要，但是如何确保使归档档案的安全，保证其绝密性，不被投机分子盗取利用，加强对档案工作的安全管理意义重大。
（一）档案的保密
1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。
2、档案室设专用档案库房，配置专用档案橱柜存放档案。
3、档案室内应设置阅览档案室，建立监阅制度，防止失密、泄密。
4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理，钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时，必须办理交接手续。
5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家，或探亲访友，或出入公共场所。
6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料，不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密；不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔，一律按保密纸处理或销毁。
7、非档案人员不得进入库房，不得在库房中接待亲友。
（二）档案保存时的保护
温度和湿度是影响纸质档案材料老化变质的重要原因，调控、调节好库房的温湿度，是延长纸质档案寿命的重要措施。库房一般管理温度以14～18度为好。但我国夏季气温较高，可采取低温处理，确保纸质档案处于合适的温度环境中。
光是所有危害纸质档案中危害因素最为强的一种。纸质对抗光能力的强弱取决于其成分。现代制纸方法和纤维纯度对纸张耐光性影响极大，加上红外线、紫外线照射，以及光氧化作用，纸张变色、褪色，发粘、老化、变质。因此，应采取避光措施，避免阳光直射，应当将纸质档案在暗处保护。
根据纸质档案的性能特点，有针对性地进行保管。如对酸性较强的纸质，其抗虫害能力强，但又具有纤维成为容易分解、聚合度下降、韧性差等特性，应密封保管，对图纸、字画档案，根据其纸张材料特殊且幅面大易磨损破碎的特点，应折叠管饱或卷起保管，或推开平方保管。
（三）变成电子文献
纸质档案无论如何处理终究需要很大的代价，且无论如何都难以避免其脆弱性。电子技术应运而生为纸质档案管理寻找到了解决的一个途径。将可处理的纸质档案变成电子档案有其必要性。电子档案所占内存十分小，且易于复制、保存。虽说有一定的缺点，但是终究是档案保护的重要措施。
三、结语
纸质档案论文篇8
【关键词】科研项目；档案管理；纸质档案；电子档案；整合利用
改革开放以来，随着中国的迅速发展，科研项目中的档案整理工作也越来越多。科研项目，即开展科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限定内，依据规范完成。在现实生活中，纸质档案已经不能完全满足时代的需求，电子档案在科研项目档案管理中已经占据重要地位，电子档案具有简便、省时、易携带等特点，已经逐渐取代纸质档案而存在。但是，任何事物都有两面性，我们要客观地对待每一件事以及每一个事物，客观面对纸质档案和电子档案的优缺点，并适当对其加以利用。
一、电子档案与纸质档案的优缺点
（一）电子档案的优缺点。随着当代科学技术的飞速发展，许多行业随之进入了全新的时代。当代的各行各业以及生活中处处离不开科学技术的渗入。档案管理工作也有了全新的发展。
在信息发展迅猛的今天，无论是在人们的日常生活中、事业中，还是在社会交流与国际联系中，互联网都发挥着巨大的作用。在科研项目管理中，电子档案紧紧依赖于计算机而存在，因此电子档案的优势显而易见，且其记忆速度和运算速度高达数亿次每秒。能够大大缩短查阅资料上浪费的时间，优化了资源检索过程。电子档案具有存储时间长、存储容量大、储存困难等特点。在科研项目中，电子档案可对档案资料进行长时间的储存，科研档案在科研管理活动中具有重大意义，它不仅能够有效地记录过去的科研成果以及过程，而且对于今后的科研计划、科研政策的制定具有重要的参考价值。因此，电子档案长时间的储存功能显得格外重要且必不可少。此外，电子档案还能利用计算机的特殊功能对科研项目中的文字、图形、表格等各种形式的载体进行原件保存。但是，电子档案储存难度大，因其对计算机的依赖性强，一旦计算机受到病毒等的侵害，就会造成不可恢复性的损失，这不仅会对科研项目中的档案管理工作造成危害，还会间接影响到科研项目的成果。
总而言之，电子档案的便利性，给人类的生活带来了巨大的收益，电子档案的存储地址一般在电脑上，不占空间，甚至仅需要一张光盘就可以储存所需信息，存储量大且运算和记忆速度已经达到数亿次每秒，与人共享方便，可通过笔记本U盘等随身携带，可节约大量时间，最大程度地发挥其共享他人资源的优势。除此之外，电子档案可以长时间保存相关信息，不会随时间的延长造成资源的磨损或毁坏，人们可以快速查阅期望得到的信息。在这个信息全球化的社会，只有充分发挥高科技的作用，才能高效地与世界接轨，获得全球最新信息，完成信息全球化交流，促进自身产业的发展。电子档案管理利弊并存，均不可忽视，电子档案需要注意的事项主要表现在构建、储存、保护、防丢失等方面。其一，在电子档案构建的同时，相关工作人员要建立妥善的资料格式，以达到资料的完整与完备性。其二，电子档案的储存是关键步骤，相关工作人员要牢记资料的储存路径及位置，不可因自身原因造成丢失等严重后果。电子档案的最大缺点即存储信息的安全性受到严重威胁，当今社会科技发展迅速，电脑黑客的手段也是越来越高明，许多机密性文件可能因为黑客的侵入而造成严重的更改或是毁灭。因此。想要保证电子档案的安全以及不被侵入，就要严格做好防盗措施，设立严密的防盗网络，保护电子档案完整不被侵害。
（二）纸质档案的优缺点。科研项目中的档案管理仍然离不开纸质档案的帮助，科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料都离不开纸质档案的使用。大量的纸质档案在人工查阅时可以加入电子档案元素，利用电子档案的便利性对纸质档案进行编码和记录，通过检索号就可快速获得科研项目档案管理中的纸质档案。除此之外，在书写上，纸质档案能够直观、简明地表现出其简单性，以及在阅读方面的便利性。与电子档案相比，纸质档案保存安全，不易丢失，可盖印章、按手印、签字，具备一定的法律效力，而没有当事人的电子档案不具备法律效力。但其缺点也不可避免，纸质档案占据空间，查阅不便，整理麻烦，而且容易磨损和损坏。因此，对于纸质档案的广泛使用，需要对其纸质进行筛选，并且妥善保存、管理。
二、电子档案与纸质档案的整合与利用
（一）两者相融相合的必要性。电子档案的发展促进了纸质档案的进一步发展，同时，由于电子档案的产生也进一步代替纸质档案而存在，电子档案不仅可以减少人力物力的消耗，还可以减少金钱的浪费，不仅能够简化纸质档案管理，还能够高效地实现电子档案和纸质档案的转化，使得科研项目的完成更加高效。在电子档案和纸质档案的相互转化关系中，相关工作人员要充分发挥电子档案和纸质档案各自的优势，对于纸质档案应加以妥善保存，同时建立电子档案与纸质档案的联系，使得只要输入有效关键字就可以准确无误地对纸质档案进行搜索。就科研项目的长远发展来看，电子档案永远无法完全取代纸质档案的位置。因此，在科研项目档案管理工作中，电子档案与纸质档案必将长期共存共同发展，只有将电子档案和纸质档案进行合理的整合利用，并建立双向联系，电子档案为纸质档案梳理位置及信息，纸质档案为电子档案提供有效库存和档案内容。两者相辅相成，共同发展，不仅可以发挥各自的最大优势，还能有效地提高工作效率，进一步加强和改进科研项目档案管理工作，更好地为科研单位的持续健康发展服务。
（二）电子档案与纸质档案的整合利用。科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。只有综合利用电子与纸质档案的优缺点才能有效完成科研项目的档案管理工作。
电子档案、纸质档案两者的优缺点特征明显，因此在科研项目档案管理工作中应尽量结合两者优缺点整合利用过程，相关人员要尽最大努力对档案的优点加以最大程度地利用，而对于其缺点，要尽量避免，实现两方面优势互补，为科研项目档案管理工作提供有利保障条件。两者之间要扬长避短，共同作用才能发挥更大的优势。例如电子档案在档案管理工作中不仅具有高效性，还具有科学性，其在科技方面的优势不容忽视，因此要加以重视，而纸质档案在签约、签字、印章等方面具有相当的法律效力，此方面不可替代的优势要加以保留。将两者的优势结合起来，必然能够使档案管理工作的效率进一步得到优化。
三、结束语
在高速发展的信息时代，电子档案管理已经是档案管理工作的发展趋势，但每一项文化遗产必然有它不可取代的优势，因此电子档案和纸质档案都是档案管理的重要组成部分，两者的整合利用与共同发展构成了完整的档案管理系统，档案管理人员只有结合科研单位实际，积极探索档案管理的新模式，有效地整合各类电子档案和纸质档案，促进档案管理工作进一步科学化、规范化，才能全面提升科研项目档案管理工作水平。
【参考文献】
[1]李捷，陈凤兰，李秋风等.高校学报档案管理"双套制"刍议[J].城市建设与商业网点，2009（29）：12-13.
纸质档案论文篇9
【关键词】电子档案；纸质档案；长期并存
进入新世纪以来，我国对档案信息的记录要求更高。各行政机关和企业事业单位、社会团体都有档案，档案是单位进行决策的重要参考资料，在电子档案出现之前，各行政机关和企业事业单位、社会团体都应用纸质档案，纸质档案对人力物力资源的需求量较大，一定程度上增加了用人单位的经济负担。随着网络信息技术的不断发展，电子档案出现，弥补了纸质档案的不足，形成了两种档案并存的局面。
一、电子档案和纸质档案并存的优势
（一）满足社会的阅览需求。电子档案和纸质档案并存，可以满足社会的预览需求。我国各行政机关和企业事业单位、社会团体都有专用的档案，在进行档案管理时，需要对档案进行收集、分类和具体分析。随着现代化技术应用范围的不断拓展，电子档案出现，可以实现传统档案的数字模式转换。各行政机关和企业事业单位、社会团体对档案类型有不同的倾向性，有的偏好于纸质档案，没有采用现代化的网络信息技术，成立电子档案系统；有的偏好于电子档案，取代了传统的纸质档案管理部门。从这个角度来看，电子档案和纸质档案并存，可以满足社会多元化的档案预览需求。
（二）发挥二者的独特优势。电子档案和纸质档案并存，可以发挥二者的独特优势。与纸质档案相比，电子档案具有如下几个明显优势：第一，电子档案的操作相对简单。第二，电子档案的储存量更大。第三，电子档案可以实现数据共享。当然，电子档案也存在较大的局限性：第一，电子档案的数据管理难度较大。第二，电子档案的真实性有待考量。由于电子档案具有明显的缺陷，纸质档案必不可少。从历史发展来看，我国的司法机构一直沿用纸质档案，其权威性得到了社会的普遍认可，与电子档案相比，纸质档案的安全性可以得到保障，因此必须在档案管理中发挥电子档案和纸质档案的优势。
二、电子档案和纸质档案并存的策略
（一）健全档案管理标准。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该健全档案管理标准。我国在2003年7月国家n案局6号令颁布了《电子公文归档管理暂行办法》，制定了电子档案管理的基本条例，随着电子档案使用范围的进一步扩展，档案部门应该进一步完善档案管理的标准。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该对电子档案的制定和编写进行规定，并按照电子数据的不同，形成不同的存储格式。第二，应该做到电子档案的归档工作，并设置专门的电子档案管理部门。第三，应该对纸质档案进行定期维护和审核，避免纸质档案出现字迹裉色、水分浸入等问题。第四，应该对纸质档案进行修缮，并对纸质档案进行集中整理。
（二）实现档案资源共享。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该实现档案资源共享。电子档案和纸质档案在内容上存在相似之处，因此应该实现两种档案资源的共享，提高档案内容的价值。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该控制电子档案和纸质档案的归档日期，尽量统一安排归档。第二，应该引进现代化的纸质档案数字扫描仪，把纸质档案扫描成数据内容，形成电子档案。第三，应该采用人工抄写的办法，把电子档案的内容记录下来。
（三）形成档案管理体系。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该形成档案管理体系。原有的档案管理体系以纸质档案作为重点，为了提高档案管理的水平，需要形成新的档案管理体系。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该加强管理人员对档案信息的重视，赋予档案部门更多的职权。第二，应该加大档案部门的人才队伍建设，引进具备专业信息技能的人才，对纸质档案和电子档案进行统一管理。第三，应该保障档案管理的外部环境，不断充实馆藏内容。第四，应该对电子档案和纸质档案进行分层管理，并实现管理的交叉。
（四）保障档案信息安全。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该保障档案信息安全。无论是电子档案还是纸质档案，其安全性都会受到威胁，为了对档案信息进行保密，应该加强对档案的保管。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该扩展纸质档案的管理空间，随着事业单位发展年限的延长，纸质档案的数量会不断增加，因此要扩充管理空间，扩大档案管理的专门库房的规模。第二，应该做好档案管理库房的防火防盗工作，并形成网络监测系统，对库房管理进行动态监督。第三，应该引进保险柜等加固设备，对重要档案进行安全防护。
三、结论
综上所述，随着我国网络信息技术的不断发展，电子档案的出现，改变了传统的档案布局，形成了电子档案和纸质档案并存的局面。为了发挥二者的实用价值，必须采用科学的应对举措。
【参考文献】
[1]郭昱伶.对电子档案纸质档案长期并存的思考[J].办公室业务，2016（15）：90.
纸质档案论文篇10
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:?1电子文件不再是>！<直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;?2电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;?3电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;?4电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2?由于电子文件信息与载体的可分离性,档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代,因为实体分类的结果只能体现一种属性联系,这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要,但在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3?由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此,其鉴定、管理方法亦无定论。此外,由于电子文件信息载体的特殊性,其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
三、电子文件对档案学理论的影响
1?对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性,才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本,没有草稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异,甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件,这样文件是档案的前身,档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定?电子文件能否作为档案?是否具有法律凭证作用等等,便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键,也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
2?对档案来源原则的影响
来源原则包括两个方面:从外部来看是尊重>！<全宗,从内部来看是尊重原始顺序。目前,随着大量电子文件的产生,后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源,从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题,才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中,不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生,人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此,要确定档案的来源,不可仅局限于寻找一个恰切的定义,或仅要求完整地保护全宗与文件系列,按照原始顺序进行整理等,而必须正确说明档案的原始联系,了解在整个生命周期中文件组合的变化,应随着客观实际的变化,丰富和发展来源原则。
3?对档案学理论研究内容的影响
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象,电子文件出现以后,档案工作的对象发生了变化,其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视,原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充,原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等,都将成为档案学理论研究必不可少的内容。
四、档案界所应采取的对策
1?做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。