科研档案篇1
1.在档案信息化视角下，科研档案管理存在的问题
经过阅读大量的文献，对科研档案管理存在的问题进行分类并标明比重，从表1中，可以明显看出科研档案管理存在的最大问题便是“软硬件设施”，其次是档案的收集和整理，对档案的错误认识及保密工作，下面，将一一解释下面问题。
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对科研档案工作的错误认识在科研单位，具体从事研究项目的科研人员对档案的认识模糊，将科技档案的收集和提交排除在科研工作之外，甚至不了解需要归档的范畴、要求和重要性。在科研工作中，注重课题申报、立项、实施，但不能同时积极进行科技档案的整理，经常推迟档案提交，即便提交也不完整[1]。
1.2科研档案收集和整理中的问题在科研档案提交时，特别容易走入两个误区。一种是粗略收集，缺漏现象较明显，在名义上提交的档案名都有，但实际上质量较差或缺少重要原始记录；另一种是收集广而全，将归档范围之外的资料也放进科研档案中，从而主次不分，查阅和利用困难。由于信息时代的到来，科研档案的形式和存储介质越来越趋于多样化，在收集的过程中，会无意识地忽视录音、录像、照片、磁盘、光盘等。最后是指实体档案的收集和管理容易被忽略。主要表现在随意堆放实体档案，不注意管理和维护。
1.3档案设施建设中的问题在一些科研机构中，由于一些限制如人员和场地等，档案数量也较少，因此在设施配置配置方面很多都采取将就的态度。在有些单位甚至都没有标准的档案管理库房，仅使用数间办公室代用；不能按档案标准来实现办公、阅览、库房三分开；对于专门档案柜和密集架，也仅使用普通两节柜来代替存放；在有些单位，甚至连“八防”设施也不全；对于档案设施必要的办公设备、监控设施等也不能达到要求。
1.4在档案信息化建设中，易出现的问题在档案信息化建设的过程中，存在以下几个误区。一是对于档案信息化的理解较片面。在科研单位中，科研档案管理人员将档案信息化仅仅理解为纸质档案的数字化扫描和网络化。二是认为一切都以“信息化”为重。在有些科研单位中，科研档案管理人员认为只有“信息化”了，就可以疏于档案的收集、整理、鉴定、保管等基础工作，造成首末倒置。三是认为档案信息化建设劳民伤财的观念。对于档案信息化必要的设施则采取能拖就拖的态度，不愿意投资。
2.科研院所档案信息化管理的措施和建议
2.1完善安全措施有网络的地方，就会存在很多不安全因素，再加上电子档案容易被盗，所以要建立一个安全防范措施设置文件保密措施即采用身份认证、权限认证的方式控制档案登陆系统，安装杀毒软件定期对计算机进行杀毒并且对档案和数据进行及时的备份防止黑客或者其他人员侵入系统。
2.2健全档案管理体系科研院所要加强对档案信息化建设的领导、检查与监督：落实专门机构或专人负责，加强领导、统一规划，主管部门在对科研院所进行评估的时候，要将档案工作作为重要的评估内容，以督促其做好档案信息化工作[2]。
2.3提高工作人员的技能和水平传统管理模式已经不能再适应科研院所对档案的利用和需求了，主要是因为所耗费的成本的较高，因此要改变传统的档案管理模式就必须提高档案管理人员的技能和水平。首先对他们进行培训，主要与档案信息化管理方面有关，这样不仅让他们熟悉有关档案信息化管理方面的操作，并且在工作能够运用自如，另外也要让他们树立起职业道德和工作责任心，更新管理理念。
科研档案篇2
关键词：高校；科研档案管理；对策
21世纪以来，科学技术发展迅猛，高等院校的科研水平得到了进一步提高。据不完全统计，全国两院院士的37%以上集中在高校,全国重大科技成果的1/3出自高校[2]。科研档案作为高校科研工作的衍生品，真实记录了高校科研活动的全过程。不过，目前的高校科研档案管理工作仍然存在着管理模式陈旧、档案意识薄弱、管理人员素质低下等问题，制约了高校科研工作。如何破解科研档案管理中的难题，提高科研档案的效益，这是很多学者关注的一个重要话题。
一、高校科研档案管理的特点
据国家档案局的规定：“科研档案是指在科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文字材料。”[3]高校科研档案作为高校科研工作的衍生物，是凝结广大高校科研工作者智力劳动的结晶，具备着一定的学术价值，具备以下特点4:
1、历史阶段性与成套性的矛盾统一
高校科研档案作为高校广大师生从事科研活动的原始证据，它记录和表达了当时的科研工作状况。与其他类型的教学档案一样，科研档案起到了承上启下的作用，具有一定的历史价值。它真实、准确、完整地再现了高校科研工作的片段或整个过程、发展轨迹。科研档案管理，可以体现出一个学校的学术研究水平。与此同时，科研档案是围绕着某个科研项目的开展的，这样自然而然地形成了一系列相关的科研文件，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又依靠总体的科研程序和科研内容紧密衔接，构成了一个反映该项科研活动的文件整体。
2、现行性与保密性的矛盾统一
有学者指出所有档案都与原单位有密切联系阶段，具有现行性的特点，所以说，科研档案在进入档案部门保存后，其承载的科技信息在较长时间内仍然具有很强的现实效用。而与此同时，随着信息技术的发展，信息日益成为一种重要的战略资源，有的科研档案直接影响到科研部门的专利权和相关利益。在市场经济条件下，某些科研档案还具有一定的保密性。总之科研档案，是现行性和保密性的统一，对于高校档案管理工作提出了更高的要求。
3、科研档案专业性与管理人员知识单一性的矛盾统一
科研档案管理就具体的高校和科研部门而言，都有特定的范围、业务内容和职责，具有很强的专业性。我国高等学校科研门类多、学科多、覆盖广，同时各专业载体和媒介具有一定独特性。正所谓隔行如隔山，不同的科研工作对相应的科技档案工作内容，在搜集、保管环节均提出了不同的要求。而我国的科研档案管理人员自身知识结构存在缺陷：第一种是文科出身，具有较扎实的档案管理技能，却缺乏行业专业知识；第二种是理工科出身，他们具有较强的专业知识和实践经验，但他们不了解档案管理知识和技能。
二、高校科研档案管理存在的问题5
根据笔者了解和掌握的情况，结合杭州市多所本科院校调研的基础上，高校科研档案管理还存在以下问题:
第一，归档范围界定不到位，归档难。高校科研档案归档范围的界定的原则不明确，没有保证成果性和记录性并举。档案材料不能保证其成果性、记录性、完整性、凭证性，这样直接影响高校科学技术研究的效果。多数科研人员在科研过程中，重视结果轻过程，重得奖轻积累，他们认为科研档案管理是档案部门的事，与自己无关。个别科研工作者私心较重，寻找各种理由拒绝归档，将核心技术档案据为己有，造成档案归档难。
第二，重视程度不够，归档意识淡漠。6多数高校的科研档案工作并没有得到应有重视，档案管理人员的归档意识较差，不能及时准确地把材料归档，在科研实际工作中没有明确归档内容、范围，各种规章制度形同虚设，没有落到实处。
第三，管理机构不完善，管理人员不稳定。我国大多数高校都设立档案馆等管理结构，却主要是针对文书档案而言。科研档案管理目前处于起步阶段，各管理部门多头管理，分工不清晰，档案管理出现问题互相推诿责任。档案管理人员有的出生文科，却缺乏行业专业知识；大部分出生理工科，多数是兼职，档案专业知识和技能欠缺，也没有充分的时间和精力从事科研档案管理工作。
第三，档案保管条件差，管理设备陈旧。我国高校的科研档案单独设立科研档案室的较少，在实际档案管理中，纸质档案多电子档案少，传统设备多现代化管理工具少。多数高校科研档案并没有进行严格规范化管理，普遍存在管理混乱、随意堆放现象，既不利于后期查询，还存在一些安全隐患。
第四，科研档案利用率不高，开发效益低。目前不少高校科技档案管理存在重建设轻利用、重管理轻开发的问题。大部分高校的科研档案不向广大师生开放，很多珍贵科研文献资料堆放在档案室中渐渐陈旧。科研档案本身具备着经济效益和社会效益，而目前高校科研档案的利用处于真空状态。
三、加强高校科研档案管理的对策
上述科研档案管理的现状和问题，需要高校管理者统筹兼顾，合理地处理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鉴国外科研档案管理的先进经验，笔者认为加强科研档案管理，提高科研档案的效益，可以从以下几个方面入手：
一、增强档案意识，建立健全档案管理制度
首先，应该要得到学校领导的支持重视，增强科研档案意识，把科研档案工作纳入学院工作的议事日程，加强《档案法》的学习与宣传，使科研工作者增强档案意识，形成良好的科研档案管理氛围。
其次，应当建立健全科研档案管理制度，高校必须制定行之有效的管理制度，如科研档案归档、保存、借阅、开发制度等。制定规范化的科研档案管理流程，使科研档案管理人员有法可依，消除目前档案管理无序现状，予以有力制度保证。
再次要明确科研档案管理内容，采取最优管理模式。应采取多元化视角和文件连续体模式，保证科研档案的多样化来源模式，以保持科研档案的真实性、完整性、可靠性、长久可用性为主要目标，实现科研档案的社会价值。7
二、加强队伍建设，提高档案工作人员素质
在信息化、数字化背景下，档案管理者将要扮演多重角色，承担多重任务，既是科研证据的收集者保管者、社会记忆的形成者，又是科研档案信息和知识的构建者。科研档案工作人员要加强学习，成为复合型管理人才，有必要掌握一些相关法律知识，如专利法、合同法等等。同时，还要学会利用网络化手段，实现档案资料查询和检索的数字信息化，切实提高档案管理水平和工作效率。
三、转变工作思路，提高科研档案的社会效益
在信息共享时代，高校科研档案工作应该扩大社会服务职能，体现科研档案的社会价值，发挥科研档案的作用和价值。高校科研档案管理者必须转变思想观念，站在情报信息管理的高度，来重现认识和构建高校科研档案工作。应该借鉴国外档案管理的方法，吸纳客户关系管理理念，采用基于客户服务的科研文件管理思想，积极开发和利用科研档案的经济效益和社会效益。
四、积极主动上门，加强科研档案的动态管理
科研档案管理应该建立在动态的全员参与基础上，而非纯粹的静态控制。档案管理部门要注重科研档案成果开发，加强校内外科研技术合作，边保存边开发，使高校科研档案管理工作在良性循环的模式下运行。
参考文献：
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1本文是杭州师范大学中青年培育项目“脱髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJpY10）的阶段性研究成果
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科研档案篇3
在医院中，科研档案是科研管理中的重要部分，其不仅可以为科研成果的管理、推广、转让等提供重要的条件和物质基础，而且可以为科研活动的决策以及计划等提供相关的依据。每项科研成果可以通过科研档案来体现，当每项科研结束之后，需要一套完整的、系统的以及准确的科研档案对其进行记录，并且还需要科研人员认真做好科研文件的形成、积累以及归档等工作。并且需要根据相关规定将科研成果纳入科研管理制度当中，在档案管理模式的创新当中，科研管理部门需要与档案管理部门进行深入的交流和沟通，相互协作，根据医院科研工作的实际情况进行分析研究，对其管理方法进行有效的创新和优化。首先，需要提前介入到档案管理工作中来。针对每一项新的科研课题需要立即建立档案追踪袋，要求课题严格按照相关要求做好记录和收集、归档工作，并且定期检查，确保工作无误。其次，需要对课题的负责人采取立卷归档责任制。针对每一个项目，需要确定专业的档案负责人员对其科研资料和信息进行收集和管理。再次，在科研成果进行验收的时候，需要由科研管理部门以及档案管理部门等相关人员加入，并且对归档的科研文件进行现场验收。另外，针对没有提供完整的、准确的以及系统的科研资料的项目，不得给予鉴定，不得进行验收，并且档案管理部门不得进行建档证明。同时，医院科研档案管理部门可以建立适当的激励机制，确保档案管理人员将积极性充分投入到档案管理工作中来，以便提高档案管理的效率和质量。
2.创新开发利用模式
研档案的收集、管理以及技术的支持等均是为了档案信息资源的开发利用，通过不断的创新，以便提高档案信息资源的利用效率，以便为医院科研事业的发展提供更优质的服务。在对档案资源管理开发利用模式进行创新的时候，主要是从两个方面来分析的，其一，是利用数字化的平台进行创新。可以在传统的文件查阅以及复印功能之外，还可以将科研档案的首页中有关医学科研档案归档的说明内容导入计算机内，并建立形式多样化的档案管理数据库，例如，科研项目基本情况数据库、以及研究论文数据库等。通过计算机进行排序、检索，以便提供更多查询方式，方便用户检索查询。另外，还可以使用医院内部的局域网，建立档案信息资源管理的网页，以便实现远程检索和查询的功能。其二，是利用各种方式进行创新。通过充分利用上述的各种数据库对科研档案进行加工处理，编辑各种形式的参考资料，例如专项简介、研究论文题录汇编等。总之，需要对医院科研档案管理进行开发利用，以便有效的为科研项目提供服务。
3.总结
科研档案篇4
[摘要]科技档案的务实性是由科技档案的准确性来保证的，科技档案真实性不会因为科技档案的更改补充而受到损害。科技档案的真实性包括内容的真实和形式(载体)的真实。[关键词]科技档案；真实性；准确性一、科技档案的准确性、完整性要求是科技档案真实性的保证陈兆祦、和宝荣在《档案管理基础》中说“档案是机关、组织、个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。”⑴（p10）凭证、查考是档案的基本作用，这是由档案作为客观的历史记录所具有的真实性来保证的。档案是历史凭证和原始材料，它在反映历史活动的客观过程方面必须是真实的。在反映史实内容方面较其他资料更为可靠，因为它客观记录了以往的历史情况，更因为它准确客观地反映了当时当事。可见，准确性是维护档案真实性的保证。对科技档案而言，“科技档案是保存备查的直接记述和反映科技生产活动的科技文件”，⑵（p13）是科技生产活动的直接记录，客观反映了科技生产活动的历史过程和科技对象的实际面貌。准确、完整是科技档案质量的保证。科技档案的准确性就是要保证“两个一致”。“首先表现在相关科技档案材料之间，互相对应，彼此协调，内容一致；其次，还要能够如实地记载和反映科技对象的变化，同科技对象的实际面貌保持一致。”⑵(p122)科技生产活动的不断发展和科技对象自身的变化，对科技档案的准确性和完整性产生很大影响。一方面，静态的科技档案内容难以反映科技活动的动态变化；另一方面，相关的科技档案总是在不断地形成，致使原来有的科技档案从相对的完整、准确到不够完整、准确。科技档案对准确性的要求同其他档案特别是同一般的文书档案不一样。文书档案所记述的主要是各种政务活动的过程，它的功能主要是反映史实；科技档案要严格地反映现实情况，不仅记述科技活动的过程，而且还往往记述和反映作为活动成果的有形实体。人们在对这些有形实体进行使用、维护、检修或是进行改造创新的时候，要求有一套反映现状的图样和文字材料，也就是说，一般而言其他文件材料归档以后，基本上完成了现行功能，多是用来进行历史查考。科技档案则不同，归档进入档案部门的大多数科技档案，不仅没有退出现行使用过程，而且将在较长的时期内发挥现行效用。因此，对于这部分科技档案来说，不仅要求具有记述史实的作用，还要求有反映现状的功能，这是由科技档案的现实性特点所决定的。如果这些科技档案有与现状不相符的情况，就叫做“档案不真实”：一是形成过程中造成的差错，这是“先天”的不准确；二是因没有及时更改已有的或补充新形成的科技档案，使这部分科技档案与现实不符，造成“后天”的不准确，从而影响科技档案的真实性。就完整性而言，就是要保证科技档案齐全、成套，不能残缺不全。一是应建立的科技档案种类，项目必须齐全；二是每个科技项目的档案材料保持成套性，即一个科技项目所形成的全部科技档案，客观地记述了这一科技项目的进展过程及成果，是一个有机的整体，不可任意割裂分散。为了保证科技档案的准确性、完整性，在科技档案工作实践中人们建立了灵活的归档制度和科技档案更改、补充制度，以最终维护科技档案的真实性。二、科技档案的更改补充是科技档案准确性、完整性的保证档案作为原始凭证材料，是不允许更改和补充的，肆意更改或是添加补充违背档案的形成规律。造成档案记载内容与事实不符。《档案法》第24条规定，对有涂改、伪造档案行为的要依法追究行政刑事责任，可见国家对档案的真实性已从法律角度上加以保证。任何档案一经形成，是不允许更改的，此为法律所规定。科技档案也不应当例外。在日常的科技档案归档工作中，关于归档时间的规定灵活而实用，可按项目结束时间、按工作阶段、按子项结束时间、按年度，随时归档。在归档时，还考虑到科技档案的现实性特点，即科技档案必须同它所记述和反映的科技对象一致，避免因科技档案内容的相对静止与科技对象的动态变化之间的矛盾，导致失真失准的科技档案无法满足它的现行使用功能。归档时间的灵活多样与科技档案现实性特点，使得我们在科技档案工作实际中，建立、健全了更改、补充制度，对归档保存的科技档案适时地进行更改和补充，这已成为行之有效的科技档案管理方法。但这在理论上，似乎与“任何档案都不可更改”的论断是相矛盾的。关于科技档案更改补充，目前国内档案界存在两种不同的观点，一种认为“科技档案可以更改，补充”⑶，他们从“两个一致”出发，力图保证科技档案的准确性；另一种则认为科技档案不容更改，因为“档案是社会实践活动真实的历史记录，历史不容篡改，否则历史将失去其本来面目”，⑶同样科技档案也不容更改。两者观点截然相反，各执其理。当然，理论是在争论中不断完善，问题在于我们应该怎样认识与理论不符但现实确实存在的科技档案更改补充制度呢?首先，我们说的科技档案更改不是对所有的科技档案，而是有其特定条件的。其一，科技档案在形成过程中与所记载、反映的对象发生偏差，即科技档案存在先天性不足；其二，科技档案记载、反映的对象由于某种需要发生新的变化，即科技档案内容没有随对象的变化而相应变化，存在着后天性不足。这两种情况都存在着科技档案内容与其相对应的客观事实不一致的情况，它可能出现在任何种类、任何形式载体的科技档案中。但在科技档案工作实际中所谓“科技档案的更改补充”是具有很强针对性的，一是针对基建档案，二是针对产品、工艺、设备等类别科技档案。并且，主要针对上述类别科技档案中的图样材料，而不包含表格类、文字类、声像类材料，这时我们说的“科技档案的更改补充”只是哲学意义上的个别现象，并不具有普通意义。其次，科技档案完整性要求补充科技档案材料，以保证成套性。任何科技生产活动总是围绕一个项目或某一特有现象进行。规律性地形成了一系列文件，他们既以不同的工作阶段相区别，又在内容上紧密衔接，构成了一个有机整体。一个项目，一项科研活动的设计完成，在时间上是需要相当的跨度，一般在子项结束或某一阶段完成时，其形成的科技文件即可归档保存。但单个子项的完成并非代表整个项目的结束，后面子项形成的科技文件会依次补充进来。在工程建设特别是科研活动中，常常会有意想不到的发现，或者随着相关学科的新发现新举措而产生一些新的数据材料，随着科技活动的发展不断充实新的内容或者进行某些必要的改动。为了保证科技档案内容上的准确，需要进行相应的更改补充。当一个项目告一段落后，由于科技生产活动的延续性。今后会补充一些文件材料，但更改是大大减少了，或基本上不再更改了。除了科技生产活动的延续性，客观存在的合作性也要求补充科技档案以满足成套性。同一项目往往需要几个单位的通力合作，共同完成。由于各个单位归档的角度不同，要达到成套，需要各个单位的互相补充，达到数量与质量完整的辩证统一。此外，应注意到各种自然现象观测活动如天文、水文、气象科技活动等。也有时间上的延续性特点，即一旦开始某一项活动，就要求不间断地一直进行下去。但由于不会在活动中产生有形实体(如基建活动中的建筑物，生产活动中的产品等)，所形成的文件材料主要作为历史凭证保存。而不间断进行下去的观测活动会不断产生新的文件材料，不存在因科技档案内容没有随对象的变化而相应变化，而与所反映的对象不一致的问题。因此，这些材料的归档是以年度为单位，材料的补充是在每一年度内归档形成新的案卷，而非对原有科技档案更改补充，或者说，这一类科技档案不存在更改补充现象。更重要的是，我们还要认识到科技档案的更改并非主观意义上的对档案的篡改，“更改是按照一定的原则、制度和要求，用特定方式改变科技档案某些内容的一项工作，有合理的更改原因。严格的更改权限，规定的更改程序及更改要求和更改方法，它根本上是为了使科技档案与所反映的事物始终保持一致。”⑶篡改则是为了达到不可告人的目的。利用管理疏忽和漏洞、采用非法手段改变档案真实内容，与科技档案的更改存在本质上的区别，不能将之简单等同于篡改而任意否定。但不管科技档案更改的理由和制度有多完善。毕竟，它已经与“任何档案不能更改”的论断产生了矛盾。若对科技档案进行更改，虽然保持了与实物一致，但是，是否干扰到当时实体的真实记载，是否真正做到维护科技档案的真实历史面貌，让人不得不对科技档案更改依旧存在异议。在此，我们需要弄清“科技档案的更改补充”只不过是由于人们受认识水平限制而沿袭下来的一种习惯表达。理论意义上的“科技档案更改”除了“包括对已归档科技档案材料的更改，更大程度上包括的是应该归档但尚未归档披称作为科技文件或科技档案原件、复制件的更改。还包括另行制作科技文件对科技档案的修正更改。”⑶可见“科技档案更改”这一提法，具有特定意义。在我国，只要经过立卷归档的文件就可称为档案。“文件生命周期理论”认为，文件的生命周期可以划分为三个阶段，形成阶段和使用阶段、暂存阶段、永久保存阶段，其中处于三个不同阶段的文件分别是现行文件、半现行文件和非现行文件。非现行文件即是档案。”⑷这里，用是否具有现行性作为区分文件与档案同属一个事物不同阶段的标准，得到的结论就是：只有非现行性的文件才能称其为档案，档案就不具备现行性。既然不具备现行性，那么，按理现行档案的概念也就根本不存在。但事实上，在我国，现行档案这个概念，不仅客观存在，而且也已被广泛接受，其原因就在于我国的一份文件改称为档案是从“立卷归档”后开始的。一般地，文件经过文书处理程序后就可称之为档案了，但“立卷归档”这一时间界限对现实性强和归档时间灵活的科技档案而言，更多地带有主观性，可说是一种人为的措施，不应成为区分文件和档案的根本性标准。例如一套设备文件，由于设备自身的安装调试已结束，为了保护文件不受损坏，应立即归档。但事实上在设备运行、使用、维护修缮过程中必须要使用到这些由于立卷归档而被称之为“档案”的文件。实际上它们却还不是真正意义上的档案，只是名称上变化而已。这种科技文件先归档后使用，或一边归档一边使用，我们称之为超前归档。比如有些基建项目工期长，规定按阶段或子项工程结束归档，对整个项目来说，这个活动还未结束，但由于这些文件归档案部门保管，故称之为“档案”；再比如，产品试制或生产中、工程设计和施工中出现设计错误、设计改进或原材料变更而对科技档案更改，这实际上只是对科技文件的更改，是允许的。也可以说，绝大部分的更改，都只是对科技文件的更改。科技档案的更改，在实际操作中并非真的直接在原件上进行修改补充，而主要是在复制件上更改并形成新的科技文件，原件不销毁，同时保留更改通知单等依据性文件以反映更改过程。或者是根据现实状况，重新形成科技文件做出准确的反映。这已经是在原来科技档案的基础上形成了新的科技文件作为补充。“正如人事档案工作中，当发现对某一人物的处分不当时，我们不是在原处分决定上改动或是自制后改动。而是重新根据事实做出新的正确的结论对人物作鉴定，这一过程也需利用原件，原件也不可废弃。”⑶这也是对档案内容进行必要的更改，但我们并没有得到“结论”——人事档案可以更改，只是在纠正原来的处分决定中形成一个新的、对该人物做出正确判定的新文件，补充进来，使档案记载与人物活动相符。因此，更改过后产生的是新的科技文件。这样的更改过程也可以看作是对原有科技档案的补充，或者更进一步，可以认为对原有“科技档案的更改”实际上是一种对原有“科技档案的补充”。确切地说，这是补充，而非更改。可见，任何档案都不容更改。科技档案的产生、积累、形成是一个动态的、不断完善的过程，“科技档案的更改补充”只是一个主观性的概念。实际上，绝大多数的更改是对科技文件的更改，极少数对科技档案的更改也不是“科技档案的更改”而是“科技档案的补充”，补充进来的是不断形成的新文件。而这些更改补充正是为了更好地保证科技档案的准确、完整。三、对科技档案真实性的进一步分析1．档案的真实性包括内容的真实和形式(载体)的真实档案的真实性，“指的是档案文献本身是真品，另一方面，指的是档案文献所记述的内容是真实可靠的。”⑸（p177）由于档案是历史的凭证和原始的情况材料，所以人门把它称作真实的历史记录，这是从大量的实践中得出的理性认识。同时应该指出的是，对档案的真实性，需要辩证地理解。从内容记述而言，“真实”一词指的是与客观事实相符，是实际情况的真实反映。因为档案是由各种社会实践活动的伴生物——文件转化而来，总的说来，在反映历史活动的客观过程方面是真实的，较之其他资料更为可靠。判断档案是否真实，内容真实与否是重要因素之一。另一方面，就每份特定的文件或某部分案卷而言，档案记述的内容有可能是不真实或是不完全真实的。如果我们认为档案的真实性就是指档案内容的真实，因而把这些文件(或案卷)拒之门外，斥为“假档案”，或是对它们进行事后的修改，以保证其真实性，则前者是片面的理解，后者更是错误和危险的做法。因为即使档案内容有虚假部分以致完全违背事实，但只要是在社会活动中直接形成的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录，形成过程具有原始性，是原件，即原始性得到保证，就可以判断这些内容失实的材料于档案本身是真实的，具有档案载体的真实性，即是真品。当然，这时候档案的真实性因其内容上的不真实受到了质疑。并且，我们不应将内容的真实性与正确性混为一谈。客观事物在不断发展变化，人们的认识也随之发生变化。在一定时期内认识不可避免存在一定局限，加之社会生活的复杂性，以致有些文件内容所描述的某些事件的现象，不符合或不完全符合客观实际，从而削弱了内容的正确性，可这不能说明其内容的不真实。正如人们不会因科学发展，越来越显示出“日心说”的局限性和错误性，而将哥白尼进行长期研究所形成的一切档案材料都认为是虚假的而加以剔除销毁。推而广之，由于主客观原因造成的档案内容的不正确，不可等同于档案内容的不真实。只把档案形式或档案内容的真实与否作为衡量档案真实性的唯一标准，各执其理，不仅对档案理论发展无益，而且其偏颇的作法也无法运用于工作实践。对于科技档案也是如此。可以说，只有形式和内容都是真实的，才能构成档案的真实性。2．更改补充保证了科技档案内容的真实和形式(载体)的真实科技档案的本质属性是原始记录性，它犹如物体运动留下的轨迹，客观地体现和反映物体运动。它是与科技活动的进行同步产生的。这是科技档案区别于其他相邻事物的突出特点。原始记录性实质上是形成过程的原始性、真实性，即保证是第一手材料，是原件。科技档案的备查考性充分说明它的形成是有意识的，科技人员在完成现实任务的同时，必须有意识地形成完整、准确、系统和规范化的科技档案材料，以供查考，这种“有意识性”保证了科技档案的本质属性。对于更改补充的科技档案，“事后补记而形成的文件，如工程建设中的实测补记图样……都是为了留下历史的记录而有意识地形成的文件，从它们形成过程和记录的数据，信息的性质来看，仍然属于原始的历史记录范畴。”⑹一些大型基建工程项目的建设及设备的改进等，所进行的更改补充，在原文复制件或是在新形成的科技文件上的更改补充，是项目和设备进展告一段落后活动的继续，也是为了与所反映的现实一致，而有意识地保持更改后的原件，并产生新的科技文件。这正是这项活动延续的反映，而不应当视为是该活动结束后的“事后产物”，它们同样也具有原始性。这是科技活动暂时告一段落的情况，而有的产品，不只是小小的改良，而是在原来的基础上，作了更新换代的改进。如有些基建项目的重新建设(如改建、扩建)，虽然建筑物的地点不变，或是某些部分原样保留，但是，就建筑物本身而言己形成了一个全新的个体。这时的更改补充，不再现为一般意义上的更改补充，而是一个新的科技活动的产生了。作为该活动伴生物直接产生的科技档案，当然具备原始性。可见，前面对科技档案更改补充的分析，一方面是从内容上强调通过更改补充保证科技档案的准确性、完整性，从而保证科技档案内容上的真实性。另一方面也论证了所谓“科技档案的更改补充”，实际上是对科技文件的更改及对原有科技档案的补充，并非文件转化为档案之后的更改，更非事后的修改，从而保证科技档案形式(载体)上的原始性、真实性。唯物辩证法要求我们用全面的、辩证的观点看问题，更改补充不仅从内容上保证了科技档案的准确性、完整性，从而保证科技档案内容上的真实性；而且，于科技档案本身、由于不是事后的修改补充，而是作为与科技活动的运动变化同步的伴生物，是直接形成的原件，这就从形成过程的角度说明了它是形式(载体)上具备原始性、真实性的档案。总之，科技档案内容的真实与形式(载体)的真实是一致的，它们共同构成了科技档案的真实性。对科技文件的更改及对原有科技档案的补充这一行为既从准确性和完整性上保证了科技档案内容的真实性，又保证了科技档案形式(载体)上的原始性、真实性。所以说，更改补充后所形成的科技档案是更为真实的档案。陈兆祦、和宝荣：《档案管理学基础》[m]，北京中国人民大学出版社，1996．王传宇：《科技档案管理学(修订本)》[m]，1998．纪红卫：《科技档案更改引发的理论辩析及实践应用问题》[J]，《北京档案》2001(3)．马静：《“现行档案”探析》[J]，《中国档案》2002(2)．曹喜琛：《档案文献编纂学》[m]，北京中国人民大学出版社，1990．王英玮：《关于档案本质属性的思考》[J]，《档案学通讯》200l(2
科研档案篇5
[关键词]科技档案；科研单位；档案管理
[Doi]1013939/jcnkizgsc201619098
1科技档案的含义
科技档案是科学技术档案的简称，是在科学研究、生产技术、基础建设等活动中形成的具有保存和追溯价值的科技文件资料。科技档案对国家、社会、单位和个人都具有技术指导作用，是科研过程的历史记录，是科研技术活动的重要依据。科技档案因其具有专业技术性强的特点，不同于一般档案的管理。例如科技档案的收集、整理、分类需根据不同的专业进行区分；科技档案的保管也需设置独立的科技档案馆；科技档案的借阅和应用主要是围绕科技活动开展等。
科研单位相较于企业的科技档案管理，在科技档案内容收集上更侧重于科研项目、工艺技术、基础研发、产品设计定型、专利成果等活动资料的记录和归档。科研单位在科技档案的管理特点方面除了强调专业性特点外，更重视科技档案管理的安全保密性。
2科技档案管理的现状及主要问题
1支持力度和重视程度不足
目前我国的企业普遍存在对科技档案管理工作认识程度不深、支持力度不足的现象。往往将精力集中在新项目研究和技术开发的过程上，却忽视在科研过程中形成的科技档案信息数据的运用和管理。日常工作中不能发挥科技档案的支撑和辅助作用，无法为科技档案管理工作提供良好的环境，降低了科技档案数据应有的信息价值。随着我国政治、经济、科技文化活动的日益增多和不断发展，科技档案管理工作的重要支撑作用日益凸显。科技档案管理工作也面临着重要的转型，需要加强管理人员的使命感和责任感，探索新的管理模式，迎接新的挑战。
2安全保密系数低
首先，随着现代化科技水平的不断进步，传统的科技档案管理模式存在一定的漏洞，严重威胁着科技档案管理工作的安全性和保密性。科技档案涵盖了科研单位众多工作人员的科研成果和心血。而我国的科技档案管理过程中，只是简单的执行国家档案管理的相关制度和规定，并未有效地结合单位自身特点建立科技档案保护制度和流程标准，对于科研单位自身科技档案保密认定的范围不明确、职责不清晰。其次，虽然现阶段已有众多的科研单位已经开始利用信息系统管理科技档案资料，但却对管理系统的安全保密性要求不高。国际国内发生的利用互联网技术或信息系统病毒窃取国家或企业核心数据的事件也是屡见不鲜。档案保管人员缺乏安全意识、保密意识和忧患意识，无法有效地避免或杜绝科技档案数据的缺失，直接或间接地造成的科技档案资料发生泄密情况。
3工作缺乏亮点
由于传统工作模式缺乏创新，科技档案管理工作长期以来一直处于延续传统工作模式的状态之中，如简单的数据收集、归纳、整理、录入、你查我借、你问我答等，并没有形成一种具有特色的科技档案信息资源。科技档案管理工作缺乏主动性、动态性和便捷性。科技档案管理工作的最终目的是为了服务于科研工作，而传统科技档案管理工作的模式不能够完全服务于科研工作并提升科研价值。因此科技档案管理工作不能只是将科研成果保存起来，保证科技档案数据不泄露、不损坏就可以了，更重要的是要发掘出科技档案的真正价值。然而我国的科研单位在科技档案管理工作中，却未能认识到这一点。对科技档案管理的工作还停留在原来的工作模式中，满足于现状，止步不前，不能做到结合工作实际创新管理模式，严重阻碍了科研单位科技档案管理工作的创新发展，也影响了科技档案发挥其应有的价值作用。
3科研单位科技档案管理的特性和应用策略
1支撑性
科研人员、专家学者、技能技术人员是科研单位的主要人员构成，其在科研过程中需要引用、推理、验证大量的科技数据或信息，尤其是在原有项目、型号、产品或技术研发成果基础之上的创新和推广，原有的科技档案资料是新开展的科研活动关键支撑。因此科研单位应在日常的科技档案管理工作中加强对科技档案管理的重视，最大限度地围绕科研项目、课题研究、重点工作系统全面的开展科技档案收集、归档、调研、制度建设和支撑服务工作。务必保证科技档案管理工作形成具有参考价值、指导意义、决策引导和成果裂变的管理体系。同时需根据社会发展趋势和单位工作的实际情况，不断在科研单位内部宣传科技档案管理工作的重要意义，增强科研人员的重视程度，为科研、生产提供优质数据支撑，为单位的现实工作服务，为科研单位科技档案的制度化、体系化、标准化和规范化提供管理基础。
2安全保密性
安全保密性是科研单位开展科技档案工作的第一要务。科研单位的科技档案资料的安全保密不仅关系
到众多科研人员和科研单位的利益，甚至会严重威胁国家安全。因此这就要求科技档案管理人员应具备高度的保密安全意识和责任感，严格遵守国家保密管理规定，并不断建立健全科研单位的科技档案管理制度、流程和标准。除了严格贯彻和执行科技档案管理的国家安全、保密制度规定，保持高度的警惕性和保密意识，在科技档案保管、借阅、利用过程中层层把关审批、记录清晰、做到不失密不泄密外，还应加强科研单位科技档案管理的体系的创新性建设。首先，可建立多层次的科技档案审核机制，不定期地开展不同层级、不同专业、不同类型人员的抽检、校对工作。其次，在科研单位引进信息系统或设备监控审批软件，无论是查阅、打印、输入、输出或是销户科技档案资料，均可在电脑中查询到详细的操作记录，科技档案管理人员可以实时便捷的管理与科技档案相关的工作痕迹，及时处理异常或违规操作现象。有力地保障了科研单位科技档案工作的安全保密性，同时更好地为科研工作提供技术服务。
3服务特色性
科研档案篇6
[关键词]高校；科研档案管理；内容；创新；措施
随着社会的快速发展，目前我国高校的科研水平有了较大的进步，无论是科研的范围还是内容都开始向深层次方向发展，科研成果所给社会带来的影响也日益提升。高校科研档案作为记录高校科研活动的真实记录，其不仅是高校学术水平的重要象征，而且也彰显高校的实力。所以在高校档案工作中，加强科研档案管理工作是极其重要的，通过对高校科研档案的开发利用，可以有效的推动社会的进步及经济的快速发展，同时通过对科研档案管理工作的加强，也能有效的推动高校科研管理工作更加全面、系统和完整，促进高校科研工作能够得以健康的发展。
一、高校科研档案管理的内容
（一）科研项目材料档案
科研项目档案是探索科研规律的实践活动的直接记录，它记载和反映了科学研究活动的全过程和具体成果.这部分档案是科研档案的主体部分，主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等文件；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报资料及审批材料；推广应用阶段中的推广应用方案、总结、转让合同、协议书、生产鉴定材料，扩大试生产的设计方案，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等.
（二）科研文书档案
科研文书档案是科研管理活动的直接记录，它记载和反映科研管理活动的历史过程和经验.包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。其中，上级管理部门下发的科研文件在科研文书档案中又占主要地位，包括各级各类的项目申报文件、各种项目立项文件和成果获奖文件。另外，高校自己制定的有关科研工作的一些规章制度文件和每年一度的项目汇总等文件，这些都是平时使用和查阅频率较高的文件，这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。
（三）科研成果档案
一所高校科研实力的高低直接取决于科研成果的数量，而且近年来高校科研实力的增强，使其科研成果得到不断增加，所以需要对这部分科研成果进行规范化的管理，避免由于管理不善而导致科研成果的缺失，为以后工作中查找和利用带来诸多的不便。
二、高校科研档案管理创新的具体措施
（一）强化科研档案的开放性
科研档案开放性的实现，即需要加强对科研档案的开发利用工作，这就需要高校科研档案管理人员首先需要加强对科研档案的认识，其次要做好科研工作者的工作，使其能够及时转变观念，努力提升科研档案的完整性。科研档案的开发利用工作，需要档案管理人员和每个科研工作者的共同参与与配合。
（二）强化科研档案的可延续性
高校在校学生是我国科研工作潜在的力量，向高校学生开放科研档案，不仅能及早地教育学生养成科研意识、科研档案意识，而且能为他们在校期间及今后从事科研工作打下良好的基础。科研档案来自教师在教学科研中的科研实践，其内容、方法与教师的教学内容、研究方法、方向关系密切。学生在课堂上听了教师对他的研究课题和主攻方向的介绍后，再从科研档案中寻找教师的相关科研成果、科研实践路径，可以更好地理论联系实践，使他们较早地进入该领域该专业的学术前沿。
（三）强化科研档案的辐射面
为了更好的提高科研档案的价值和实际意义，需要进一步对科研档案的辐射面进行拓展，这就需要高校科研档案管理工作人员需要加强与国内外其他高校的联系，吸收和借鉴对方科研档案管理中的成功经验。同时还要提供服务，增强国内外其他高校对本校科研档案动态的了解。这样使各高校之间建立了友好互术的关系，不仅可以有效的推动高校档案管理水平的提升，而且也能够更好的促进高校科研工作者的积极性，从而增强本校的科研实力。
（四）完善配套手段，提高科研档案的科技含量
首先，科学完善地建立多种检索工具，最大限度地揭示档案信息资源。科研档案的检索工具编制越完整、越科学，用户查询档案所用时间就越短，查全率、查准率就越高，就能把信息及时、准确、系统地传递出去，方便用户利用，适用于科研工作。
其次，电子档案的出现，对高校档案管理人员提出了更高的要求。在这种情况下，高校档案管理人员就需要不断的增加自身的服务意识，加快高校科研档案管理工作向科学化和现代化的方向转变。通过加强自身的学习，从而更好的实现对电子档案的接收和保管工作。同时充分的利用当前网络和多媒体技术，使档案工作的空间得到进一步拓展，利用校园网在确保档案资源保密范围内实现资源的共享，从而更好的推动高校的快速发展。
三、结束语
科研档案管理作为高校管理工作的重要内容，这是一项需要长期坚持的工作，而且对工作的细致性要求较高，所以需要在科研档案管理工作中进行不断创新，从而努力提升科研档案管理水平，使高校其他工作能够顺利开展。
参考文献：
科研档案篇7
关键词：高职院校科研诚信档案建设
中图分类号：G27文献标识码：a文章编号：1003-9082（2016）08-0071-01
一、国家层面对科研诚信的规范和完善
近年来，科研诚信已成为全社会关注的焦点，科研诚信对我国科技事业发展和科技人才培养出现了负面影响，直接影响到整个科研学术环境，它主要表现在社会各界对科研道德，学术诚信问题的讨论，更是在新闻报道、报刊杂志等方面引起热议，这些反应说明科研诚信问题的严重。因为当精神价值和道德标准出现危急，社会舆论造成严重后果时，社会各界才会认识到它的严重性，才会反思，做出相应的应对措施、制度等。针对科研诚信，从多方面加强科研制度建设，治理学术浮躁、学术不端等不正之风，构建良好的学术风气，优化科研资源，建立科研诚信档案，对高校的科研诚信提出了制度化的指导意见。
二、高职院校科研诚信的现状
科研诚信是科学研究和发展创造的基础。目前，社会上引起了广泛热议科研失信现象的流传，部分高职院校的科研诚信和学术风气出现了一些不容忽视的问题，具体表现为：科研人员在选题和课题研究过程中没有认真对待，有意识回避与理论假设和试验预期不一致的结果，缺乏应有的科学道德和行为规范，科研诚信和自律意识薄弱，拼凑论文成果屡见不鲜，甚至利用不正当手段谋取个人利益、套取科研经费。
高职院校科研工作普遍起步较晚，加强科研诚信，是当前高职院校加强自身科研能力必须解决的首要问题。在治理科研诚信建设过程中，要健全制度，形成科研诚信的长效机制，要从健全法制、加强管理创新、促进科学共同体内部的规范管理，以及科技人员自身的道德自律和文化建设等多个层面综合推动。加强科学研究的同时要完善科研诚信规范，强化科研监督管理，努力推动高职院校科研工作的健康发展。
三、建立科研诚信档案的重要作用
1.科研人员科研诚信意识的提高是营造高职院校良好学术氛围的基石
诚信是基本行为规范的价值核心，更是个人诚信档案的重要内容[1]。个人诚信意识提高了，不仅是营造高职院校良好学术氛围的基石，更是做好科技创新先锋、学术道德和社会诚信的表率。
2.建立个人诚信档案是科研诚信长效机制的基本保证
随着现代高科技信息业的快速发展，科研诚信的内涵建设也在不断丰富[1]，建立个人科研诚信档案势在必行。高职院校建立个人科研诚信档案是科研诚信长效机制的基本保证，科研诚信能够促进管理的透明度，对各项环节做到公平、公正。成立学术委员会，完善学术委员会章程，逐步建立健全科研诚信档案的建设与管理，对参评的项目、课题负责人、科研人员、承担单位等，在项目实施过程中和成果产出中出现的不良行为记入个人诚信档案。
3.建立个人科研诚信档案是治理学术不端的有力抓手
科研诚信问题产生的原因：
一是体制方面的原因：主要包括：⑴科研绩效评价机制不尽合理；⑵科研管理制度不健全；⑶科研分配体系不合理；⑷监督机制薄弱。
二是个人方面的原因：主要包括：⑴科研诚信意识薄弱；⑵科研诚信观念落后；⑶缺乏科研诚信自律原则；⑷经济利益的诱惑。
四、科研诚信档案建设的基本要求
1.科研诚信档案归档内容
个人基本信息，专业技术职务，承担科研项目、获奖成果、专利、论文、论著、教材，科研荣誉，学术不端审查及处理情况。
2.科研诚信档案的管理与考核
多部门合作，科研管理主管，负责档案管理、材料归档及科研成果方面的审核，于每年年底对专业技术人员的科研工作业绩进行考核、汇总、统计，建立个人科研业绩诚信档案；人事管理部门、教务部门等协助，负责相关档案材料的审查与考核，并将相关材料移交管理部门进行归档；学术委员会负责归档材料的处理认定，对考核结果真实性、一致性情况进行审核，并在全院范围内公示。最终考核结记入个人诚信档案，与专业技术人员年终考核、评先推优、职称评聘挂钩。
3.科研诚信档案的应用
科研诚信不仅是对个人道德水准的评价与考验，更是个人成果的真实记录与写照，它应用于职称晋升评价、专业技术职务聘任，荣誉表彰相关条件的认定等。科研诚信管理与应用是实现创新与规范齐头并进，创新是要顺应科技创新，利于科学研究，制定科学合理的管理流程，实现资源共享、一档多用。
五、科研诚信档案的管理与监督
科研诚信档案的建设在科技工作中的位置至关重要。正确引导和宣传，使科研人员，完善落实好各项措施，以实实在在的成果取信于公众，使优良传统和声誉发扬光大。
1.建立个人诚信档案
个人诚信档案不一定完全杜绝学术不端行为的发生[2]，但可以消除大部分，是杜绝和减少科研学术不端行为的一个重要措施。单位在每年年底的绩效考核中设立个人科研诚信档案不良记录考核指标，如果有人超出指标，根据规定按照等级给予不同程度的处罚。
2.明确责任，加强监督
建立行之有效的规章制度，明确个人职责与管理部门的监督，完善科研诚信记录的有效利用，达到遏制学术不端行为的发生。
3.规范科研诚信建设
按照科研诚信的基本规范和要求，建立健全科研道德规范，完善学术评价和科研诚信的相关制度。同时，鼓励科研人员针对国家的需要和要求，潜心研究，为国家做出更多创新性研究成果。建立完善科研诚信绩效档案，并将其作为科研人员年终考核、职称晋升考评的重要依据。
总之，科研诚信建设是当今社会面临的重大问题，高职院校应更加重视，必须认识到科研诚信对科教、研人员的科研核心竞争力和高校品牌创建的重要作用，采取一系列有效措施，落实各项法规、制度，提高科研活动的透明度。聘请专家对法规、制度进行宣讲，提高科研人员对科研诚信的认识与提高，使诚实守信成为科技工作者的自觉行动。
参考文献
[1]李立群，史呈伟；王菲；于丹丹；刘心平；孙瑞岐；科研诚信缺失的表现、成因与对策[J].中国卫生人才，2011（8）：70-71
[2]刘延东，将科研诚信和学风建设摆在科技工作的突出位置――在科研诚信与学风建设座谈会上的讲话科协论坛2010，5（274）
科研档案篇8
关键词：医学科研档案；归档管理工作；现状；应对策略
1医学科研档案的定义
医学科研档案管理是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，所以，必须将其纳入科研计划、管理制度和有关人员的工作中，并与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。同时，在工作过程中，必须实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件档案材料同步，验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步，上报等级、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。这样做的最终目的是确保医学科研档案的完整性、准确性、系统性和安全性，以便于开发利用，从而实现医学科研档案工作从经验管理向科学管理转变，为医院工作和社会发展服务。
2医学科研档案归档管理工作现状
2.1科研材料收集不全面
医学科研档案的内容本应十分丰富，但是，如果医学科研档案的管理工作没有完整的管理体系和完整的资料，将会直接影响科研档案管理工作的有效开展，同时，也会降低医学科技档案的完整性和准确性。医院前期大多科研档案仅保存了最终的申报、审批材料，一些重要的科研项目形成的科技材料未归档，只是在科研人员个人或课题组内部保存和管理，给科研档案的整理、归档和医学科研档案的日常管理工作造成了一定的困扰。
2.2科研档案管理制度不完善
由于医学科学研究的时间跨度大――少则数月，多则数年才能完成，导致哪些资料应该归档，什么时间收集整理，各种补救措施的施等问题未能及时形成统一的制度规定。管理制度不健全，缺乏有效的制约手段是导致医学科研档案完整、全面归档的执行和落实力度不足的主要原因。
2.3科研工作人员缺乏归档意识
医院科研人员往往只重视科研活动的过程和科技成果的鉴定与报奖，对科研档案的重要性认识不足，对其管理技术也不精通。这直接为科研档案管理工作增添了难度，根本无法保证归档质量。虽然医院成立了综合档案室，但是，科研档案管理人员都是以兼职人员的身份来管理资料，在时间和精力上得不到保障，同时，科研人员和兼职档案管理人员都缺少必要的档案知识。
2.4科研档案有效利用与开发不够
鉴于医院建院时间较长，受医疗用房场地的限制，各门类档案无法集中统一管理，所以，只能分室管理，保管方式不达标。在迎接等级医院评审前，医学科研档案没有完全使用专用的统一档案柜和规格统一的档案盒来盛装保管科研资料，而且对书面材料、磁带、光盘等资料缺乏科学的分类、编排，导致科研档案的保管质量下降，损害程度加大，保管期限缩短。另外，医学科研档案的专业性和成套性又导致科研档案的归档质量欠佳，医院对档案的利用和开发力度不够，也未将科研档案与科技生产活动联系起来。
3加强医学科研档案管理的策略
3.1实行了科研课题全过程管理
为了保证医院科研资料的完整性和科研档案的真实性，应采取科研课题研究全过程的档案管理方式。
3.1.1立项指导
因为临床科研人员不熟悉档案收集程序，所以，在科研立项时，由医院综合档案室专职档案员协同科教科的一名兼职档案员，根据科研设计内容，将科研项目的归档内容和要求书面告知项目负责人，并对其进行指导，同时，兼职档案员具体负责该项目所形成的各种文件材料的收集工作。
3.1.2中期检查
在科研项目开展的过程中，要求科教科的兼职档案员及时了解和掌握科研项目的进展，检查项目每一阶段应形成的原始材料，发现问题及时纠正，以确保研究活动中原始材料的真实性和准确性。
3.1.3参与验收
在科研课题结题验收前，要求项目负责人将该项目的全部文件材料送科教科审核，兼职档案员要认真检查原始资料、实验记载形成和管理情况、验收研究材料的形成质量。
3.1.4审核鉴定
医院综合档案室档案员要全程跟踪研究项目，确保材料的完整性，保证科研档案的质量。科研项目结题后，科教科的兼职档案员将档案移交到医院综合档案室，由医院综合档案室专职档案员按照科研档案的归档要求审核鉴定项目的档案材料，并将它们集中归档到医院综合档案室。当各项目组课题申请上级验收、鉴定、申报科研成果时，都可以按照规定程序向医院综合档案室借阅。
3.2建立健全医学科研档案管理制度
依据《档案法》和国家相关管理条例，结合医院的实际情况和具体要求，制定了包括《医学科研档案接收保管制度》《科研档案整理制度》《科研档案借阅制度》等在内的一系列可行的科研档案管理规章制度，并明确科研档案资料管理的责任和义务，明确了各科室在档案管理中扮演的角色，明确规定了科研人员和科研档案管理人员在档案移交、接收、管理和利用等工作中的任务，使归档和立卷有标准、借阅有规定、管理有制度，确保医学科研档案各项基础工作落到实处。
3.3全面提高科研人员的归档意识
3.3.1加大宣传力度，强化认知
利用医院局域网、oa办公系统和短信平台贯彻落实《档案法》的相关内容，使广大医务人员真正认识到科研档案是医院资源而并非个人的私有财产。积累和形成医学科研档案的过程对医学事业的发展有极为重要，它是取得科研成果的重要基础，在医疗工作中占有非常重要的位置。因此，应当正确认识档案与医疗工作的关系，将医学科研档案的形成过程当作医疗工作的一个重要组成部分，自觉提高对科研档案的认识，主动搜集和移交科研档案，使之真正起到真实记录医学科研工作全过程的作用。
3.3.2加强档案业务知识的培训
组织医学专业技术人员参加档案业务方面的培训，让他们学习更多这方面的知识，让科研管理人员和科研人员掌握医学科研档案的基本知识以及医学科研档案保存、收集、归档和移交的基本方法。同时，聘请档案专业管理技术人员指导科研人员完成科研课题、成果归档工作，并制作相关课件为他们进行业务指导，结合课题、成果实例向科研人员详细讲解医学科研档案的存档方法和要求，从而增强他们的科研归档意识，提高归档材料的质量。
3.4提高医学科研档案的利用和转化价值
运用行政手段和方法集中统一管理档案是建立科学的档案管理体系，实现档案工作标准化的基础。针对医院档案保管基础设施比较差的问题，医院加大了对档案工作硬件、软件设备的投入力度，重点改善了现有科研档案的管理条件，配备了收藏音像图片资料、电子数字资料的设备，保证档案资料的存放符合保管要求――分门别类，整齐规范，保证室内空气、温度、湿度要求，做到防火、防潮、防盗、防虫等，进而为利用者方便、快捷地查找档案资料创造了条件。
4结束语
综上所述，医学科研档案是科研管理工作的重要组成部分，是对医学研究和医疗实践的真实记录，是医学科技知识的载体，它具有专业性强、成套性强、连续性强和综合性强等特点。
参考文献
[1]白琳茹.浅议加强医院科研档案规范化管理[J].继续医学教育，2011（06）.
科研档案篇9
【关键词】科研档案；规范化；管理
一、实施科研档案规范化管理的必要性
1、科研档案管理现状已严重制约了档案资料价值的充分利用
由于历史原因及多种影响因素的制约，当前科研单位科研档案管理存在诸多问题，突出表现在：一是科研档案归档过程中，立卷不明确、分类不准确。二是信息化程度较低，管理手段单一，服务方式较落后。三是科研单位内部科研档案库藏条件较差，硬件设施不完备。四是管理人员素质不高，缺少专业知识培训。因此，必须改变现状，探求适应现实需要的科研档案管理与利用的规范化道路。
2、科研档案资料规范化管理是面对数字信息化建设的必然选择
当前，随着科学技术的飞速发展，社会信息化步伐加快，信息的数字化、网络化越来越普及，科研档案信息化管理成为档案事业发展的必然趋势。科研单位必须快速更新观念，充分利用好信息化这个武器，走出一条适合科研单位科研档案信息化管理之路，把科研资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，努力提高档案信息化数据质量，迅速实现档案工作网络化，提高现代化管理水平。为利用者创造良好的条件，提高档案的利用率，更好地服务于经济建设。
二、科研档案规范化管理必须遵循的原则
1、要遵循有利于科研档案保管的原则
对科研档案进行准确系统地分类，有秩序地排列保管，以及正确地组卷、立卷、制卡等工作显得十分重要。为便于管理，在整理中还应注意把相关课题尽量集中立卷，与不同保管期限的档案尽量分开立卷。相关课题相对集中立卷，便于查找，不同保管期限分开立卷，有利于鉴定，这两者尽可能很好结合起来。
2、要遵循有利于科研档案保密的原则
科研档案资料是科研人员设计思想、技术方法和创造力的结晶，是科学技术储备的一种综合反映，是国家的资源情报，记载着许多实际的科学技术，甚至涉及国家的机密。因此，在整理科研档案时，应科学地确定其密级。在不影响有机联系的前提下，按有关规定，分别按秘密、机密、绝密加以区分，同时还要注意进行密级调整。整理工作的任何一道程序，一个环节，都应做到保密。
3、要遵循有利于科研档案提供利用的原则
科研档案收集、整理的最终目的是为了提供利用。因此，在整理档案资料时，还必须从方便利用来考虑，要进行正确的分类和排列，为迅速地提供利用创造良好的条件。除了制卡、编号、登账要简明科学外，还应使检索工具多样化。而后，编制出一套完整的、有规律的、系统的科研档案资料汇编，为更好地开发利用科研档案资料，创造必要的物质条件。
三、提高科研档案规范化管理水平的途径
1、加强对科研档案工作的领导，强化档案管理意识
科研档案工作离不开领导的关心和重视，领导对档案工作的态度对科研档案工作的发展是十分重要的。随着档案管理工作的不断深化，主管领导要从思想上高度重视科研档案的管理工作，既要抓好档案管理工作的组织体系，还要加强档案工作的领导、检查和考核，使科研档案的管理水平更加规范化、信息化、标准化。
2、建立完善的科研档案管理制度，确保档案管理规范
（1）严把原始科研资料归档质量关。科研档案是进行科研的重要依据，要搞好科研，必须有完整、准确的科研档案作为依据。如今的科研档案管理工作已不仅仅局限于科研材料整理、分类、保管的过程，而应列入研究课题、科研计划和成果管理的工作之中。科研档案工作者在各阶段都务必要保证形成科研文件材料的完整性、准确性，以此确保科研资料的收集及立卷及时、准确、真实、完整。
（2）建立健全档案资料管理机制。科研档案管理应以《科研档案资料管理条例》及其实施办法为基础，根据本单位的实际情况和具体要求，制定相应的档案管理实施细则，明确本单位档案的范围、归档的基本要求和基本内容、档案资料的移交与整理、保存与借阅制度，用完善科学的管理制度作指导，防止档案资料的流失与泄密，把各项基础工作落到实处。
(3)重视科研档案的著录和编研。多年来，科研档案的管理方式一直是以对档案本身的管理及归档工作的管理为主，档案进入库房后基本上是被动地提供利用。开展编研工作，使科研档案转化为科研档案信息，变被动服务为主动服务，完善了档案管理职能，强化了科研档案部门的作用。另一方面，编研工作的过程相当于对库存的部分科研档案进行了一定程度的鉴定工作，让使用者更加方便、高效地利用，以提高工作效率和管理效率。
3、重视基础设施建设，改善科研档案馆藏条件，提升档案管理水平
科研单位应配建规模化的库房，增强档案馆的收藏能力，同时要具备现代化库房设施，保证收藏的档案资料存放符合保管要求，做到分门别类的、整齐、规范、保证室内空气、温度、湿度、满足要求，做好防火、防潮、防盗、防虫等各项保管工作，不断提高管理水平，为利用者方便快捷地查找档案资料创造条件。此外努力实现档案资料管理现代化，用数字化改变档案馆的传统服务功能，要在局域内部可实现档案信息、资料开发利用网络化，实现档案信息资源的共享，提高档案资料利用的管理水平。
4、加强档案管理人员的培训，提高其业务能力和管理水平
科研档案篇10
[关键词]农机；科研档案；现代化管理
[中图分类号]G271[文献标识码]a[文章编号]1009―2234（2014）06―0174―02
一、农机科研档案的内容和特点
农机科研档案是现代科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节。科研课题管理、科研成果管理、科技人才管理、科研仪器管理、科研统计管理，都与档案管理有着密不可分的联系。建立完整的农机科研档案是科研管理规范化、科学化、信息化的重要标志，而农机科研档案的科学化、规范化管理直接影响农机科研管理工作效率的提高。
农机科研档案是在农机科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、计算机软件数据、声像等各种形式的文献资料。农机科研档案是开展农机科研活动的真实记录，是科研人员知识与智慧的积累，是科研储备的一种形式和重要的信息资源，其本身具有社会性、历史性、确定性和原始记录性等特点。农机科研档案从内容上划分，包括科研准备阶段中科研课题申请书、项目立项文件、经费下达文件、项目合同书、审批文件、任务书、项目计划书等文件；研究实验阶段中的项目实施方案、试验设计书、试验原始数据、实验报告、项目进展报告、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的试验工作总结，科研报告、论文、专著、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报资料及审批材料；科研成果推广应用阶段中的推广应用方案，转让合同，科研成果中间试验计划；科研产品推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。从载体材料上可分为：纸质档案、照片档案、录音录像档案、计算机软盘光盘档案、实物档案等不同形式。
二、农机科研档案的内涵和作用
1.农机科研档案是进行积累科研经验的重要准备。
农机科研发展的延伸，要求有农机科研经验的积累，而积累农机科研经验的最重要形式，就是把农机科研活动经历及其成果真实的记录到农机科研档案中，这就是说，农机科研档案是记录科研思维、科研成果的一种表达和存在形式，它对于促进农业机械现代化具有重要作用。
2.农机科研档案是进行科学研究的佐证材料。
农机科研档案是科学研究不可缺少的佐证和参考材料，农机科研人员在制定科研计划、编写课题任务书时，都必须要进行查新，对过去的农机科研档案中的同类成果，要吸取精华剔除糟粕，借鉴已有的成果，为己所用。要想进行科学研究，就必须大量地阅读和占有可靠的资料，这些都要以完整、准确的农机科研档案作为依据，同时，它还是判定科研成果归属与解决知识产权纠纷的重要依据。因此，农机科研档案不仅是进行农机科研活动的重要佐证材料，还是农机科研活动的必要依据，所以说，农机科研档案同农机科研活动的关系密不可分。
3.农机科研档案是进行学术交流的有力工具。
学术交流是农机科研活动的一项重要内容，农机科研档案既是科研活动的真实记录，又是学术交流的有力工具。随着社会的发展，农村对高端农机产品需求不断加大，产品更新换代不断提速，这就促使农机科技人员要创新研发理念，不断推出符合市场需求的新产品，农机科研人员之间的交流也在不断扩大，国内外同行间的交往不断增多，但即使是信息交流高度发达的今天，农机科研档案作为学术交流工具的作用仍然不可代替。
三、农机科研档案的现代化管理
农机科研档案现代化管理是以系统论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理的系统化、定量化、智能化的需求，充分的调动人的主动性、积极性、和创造性〔1]。建立健全现代化农机科研档案是为农机科研事业发展服务的，多年的实践证明，我省农机科研档案采取的多是传统的手工管理方法或部分电子管理方法，在当今电子信息化形势下产生了一系列问题，档案管理上手段、上水平，实行现代化管理已成为一种必然趋势。因此，实现农机科研档案的现代化管理，才能适应农机科研事业发展的需要。
1.认真查阅各类农机科研档案。
农机是农村发展经济，农民增产增收的重要手段。在整个农业的生产经营、技术装备、田间管理、种子包衣、种植收获、畜牧养殖、土壤改良、农村能源再生利用、农产品加工、运输、及农技推广服务中，农机科研作为一个重要科技系统积累了许多有价值的技术资料，这些资料是农机科研工作的直接记录，也是重要的科技资源〔2]。
认真查阅各类农机科研档案，是实现农机科研档案分类管理的标准化、规范化的首要工作。黑龙江省畜牧机械化研究所自1961年建所以来，承担国家、省市科研课题182项，获国家专利57项（其中：发明专利8项），为我所科技人员尤其是青年科技人员留下了许多珍贵的农机科研成果和相关各类设计图纸、光盘影像资料及样机、实验设备等物质资产，由于多年来未做全面的清查，未建立计算机管理的电子档案，因而不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要进行认真查阅，除去那些过时的无用的资料，保留适应现代农机发展趋势的资料，才能保证今后在全所实行高效的计算机管理的电子档案。
2.对农机科研资料进行规范化管理。
加强农机科研档案管理的规范化和数字化建没，应制定农机科研档案管理的中长期规划，这是转变目前农机科研档案管理薄弱状况，不断提高农机科研和科研管理水平的有效途径。建立现代化农机科研档案，用现代化手段保存档案，目的就是更好地为社会为农机科技人员提供有效的利用空间。规范化的农机科研档案，能够推动农机科研事业为“三农”服务，为现代化大农业服务，在农机科研事业发展进程中，实现档案管理工作的自身价值，也会实现对农机科研档案管理工作的检验和推动，从而实现档案管理工作助力农业生产机械化和社会主义新农村建设。把农机科研档案这一信息资源变成活的物资财富，还要树立农机科研档案利用的创新意识，把档案利用由静态保管，变为动态利用〔3]。
3.真实录入农机科研档案数据。
农机科研档案的数据录入综合性强，有科研课题立项申报档案、科研课题执行计划档案、科研成果鉴定档案、科研成果各类奖项申报档案、科研成果国家专利申报档案、各类科研成果图纸、农机科研成果推广、转让档案、技术服务档案、科技人员专用研究工具设备档案、实验室各类仪器设备档案、农机科研成果中试加工设备档案等等几大门类。档案管理人员要按照农机科研不同研究方向产生的各类档案和各类技术资料档案进行分类、整理、加工、鉴定、立卷，使之成为有参考利用价值的科技信息资源。档案工作人员既要熟悉档案业务又要熟悉农机科研专业知识，还要深刻领会和掌握农机科研行业标准，树立高度的工作责任心，真实做好档案数据的录入工作，积极参与档案学术研究，不断提高理论研究水平。农机科研档案人员肩负着为“三农”服务，为现代化大农业助力的历史职责，有义务将经手的所有档案资料运用计算机进行管理，建立完善电子档案，丰富科技信息资源，推动农机科研事业发展。
4.对农机科研成果进行规范化分类。
农机科研档案管理应具有系统性、完整性、规范性、安全性、时效性和真实性。标准化、规范化既是对农机科研档案科学管理的一种控制手段，又是管理的基础，是提高农机科研档案管理水平的必由之路，也是实现农机科研档案管理现代化的前提。我们要在农机科研单位推行档案标准化管理，就是要在搞好调查研究和科学分析的基础上，建立起符合农机科研档案工作规律和特点的档案标准化管理制度，使档案管理各项工作环节按一定的标准来进行。对农机科研档案工作的技术、方法和设备在一定的原则下进行规范，对农机科研成果按照行业标准进行分类，共分大类、小类和品目三个层次。其中大类分以下十四种：耕整地机械、种植施肥机械、田间管理机械、收获机械、农产品初加工机械、农用搬运机械、排灌机械、畜牧水产养殖机械、动力机械、农村可再生能源利用机械、农田基本建设机械、设施农业机械和其他机械。小类和品名在在大类的基础上再进行细分。这样分类进行计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要，从而达到标准化和规范化管理〔4〕。
5.对农机科研档案进行科学整理和命名。
农机科研档案必须经过科学的整理和编目，才能系统化、条理化，才能揭示农机科研档案的内容，为提供利用创造条件。如果农机档案整理得比较粗糙，没有规范农机科研档案的标题或命名不科学，组卷过大以及案卷题目不能揭示卷内文件内容，造成部分档案有目难查，使不少有重要价值的档案被埋没，这就给农机科研档案利用工作带来极大的不便，档案管理人员只能凭经验扩大查档范围。其结果既加大了查阅者的工作量，又浪费了利用者的宝贵时间，更重要的是许多本该提供利用的档案因此而未能被利用，体现不出科研为社会服务，为经济建设服务的理念。传统的农机科研档案管理模式中，科研成果、档案资料作为信息实体被单独保存着，各个档案信息资源都是相互独立的，既没有按照农机行业相关标准命名，也没有体现出农机行业特点，不利于分析、使用。而建立农机科研资源信息库，通过电子档案数据中心把农机科研档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，通过准确查询农机科研成果分类号或者相关农业机械的全称，进行检索，从而保证了所查询资料的准确率。
运用计算机对农机科研档案进行现代化管理，不但具有快速进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录等优点，同时计算机还具有判别、诊断、筛选、鉴定等功能，关键是转变了农机科研档案工作人员以往的工作观念。可以说，运用计算机进行档案管理是农机科研档案管理上的一大飞跃，实现农机科研档案管理现代化，须加速实现科研单位档案工作人员素质现代化，如果科研单位档案人员没有现代化意识，就会影响农机科研档案管理现代化的进程。农机科研档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，农机科研档案事业才能不断兴旺发达。农机科研档案管理在农业机械化和现代化大农业中起着提供信息、推动发展的作用。所以，农机科研档案工作者要熟练运用计算机做好科研资料的收集、整理、鉴定、归档工作，提高农机科研档案资源的开发利用效率，让适应农村经济发展的科研新成果尽快转化为生产力，为农民增产增收做出更大的贡献。
〔参考文献〕
〔1〕张红梅.浅谈档案现代化管理〔J〕.档案管理.2011，（05）.
〔2〕郝丽娟.浅述科技档案在农机化工作中的作用〔J〕.农村牧区机械化.1996，（02）：35