综合档案室管理制度篇1
【关键词】病历档案综合档案管理水平失衡原因对策
1综合档案管理比较病历档案管理主要有以下几点不足
1.1领导普遍重视程度不够
医院领导普遍对综合档案的重要性缺乏认识，认为档案就是整理、保管文件材料而已，没有什么技术含量。在医院年度工作目标、中长期计划及“十三五”规划中，一般涉及数量效益、技术与学科建设、科研教学、人才队伍建设、质量安全、医疗服务、行风建设等，而对综合档案的科学管理、设备投入、人员培训等几乎没有纳入计划和规划中。领导缺乏档案意识，没有将综合档案工作纳入医院管理体系中，因此投入到综合档案管理的资源不足。病历档案相对受到医院领导更多的重视，医院成立了由分管院长为组长的病案管理委员会，还成立了病案质量控制小组，病案室的投入也相应更多，无论是硬件条件还是人员配备都比较到位。
1.2机构和人员设置不合理
病历档案是由医务处下设的二级科室病案室负责管理，病案室设有专门的病案室主任，全面负责医院病历档案管理工作。目前病案室有工作人员10名，统计专业职称的5名，负责病历的录入，归档、统计等工作。医院对病历档案的保管有明确统一的标准，比较规范，且经常接受医院、省市卫计委的病案管理的检查和通报，监管比较到位。由于没有成立综合档案室，现医院档案室仅保管文书档案，由办公室负责管理，配有档案专业职称的专职档案人员1名，文书档案接受市档案局的年度检查抽样检查，有一定的监管。由于档案室不是办公室下设二级科室，所以除了完成以上文书档案处理这一细致繁琐的工作外，还要兼顾办公室其他工作，特别是在文件档案整理时期，现有的文书档案工作人员不能完全满足档案工作要求。其他门类的档案则各自为政，分散保存在各相关职能部门，这些职能部门管理档案均为兼职人员，没有相应的专业技术资质，人员配备随意，流动性大，档案知识缺乏，业务水平不足。由于没有综合档案室，档案不需统一移交，也没有统一的管理部门，更没有档案部门对其进行监管，因此归档标准不统一，装具参差不齐，资料重复保存，档案管理混乱，只能作为台账资料保管。档案多头管理，缺乏有力的组织管理和协调配合，影响了医院档案管理的总体效能。
1.3档案制度不健全，监管不到位
病历档案方面，国家、省市卫计委相应出台了《江苏省病历书写规范（第2版）的补充规定》、《住院病案首页数据填写质量规范（暂行）和住院病案首页数据质量管理与控制指标（2016年版）的通知》、《江苏省住院病历质量评定标准（2013版）的通知》《电子病历系统功能应用水平分级评价方法及标准（实行）的通知》、《基于电子病历的医院信息平台建设技术解决方案（1.0版）的通知》等各种规范性文件，市卫计委还成立市病案质量控制中心，医院内部也出台了《2014电子病历系统改进实施方案》《关于明确病历书写若干具体要求的通知》《病历书写及相关工作质量控制要点的通知》等制度。根据这些文件，医院内部建立了病历讨论制度、病历书写规范等制度，设有病历质量检查小组、病案委员会等监督机构，成立了由分管院长任组长的病案管理委员会，同时医院也不定期对在架病历进行检查，并行文通报，这些措施使病案管理比较规范。另外每年省卫计委都有三级医院病案质量等专项检查，市卫计委也定期对全市二级以上医院进行病历、处方质量检查，并在省、市范围内将检查情况通报给各医院，责令其整改。综合档案管理方面，尽管2008年卫生部和国家档案局出台了《卫生档案管理暂行规定的通知》，对卫生机构的档案工作体制和职责、档案的收集与管理、档案的开发与利用都有比较明确的规定，但是上级卫生行政管理部门没有真正重视综合档案，如江苏省医院协会共设有23个专业委员会，范围几乎涉及到医院各个层面，病案管理委员会也在其中，但唯独没有综合档管理案委员会，由此可见行政管理部门对病历档案和综合档案的重视程度，医院落实规定的情况肯定也不尽如人意。
2重病历档案轻综合档案的原因分析
医院重视病历档案管理，是由于病历档案由于客观记录患者的病情变化、诊疗经过、治疗效果及最终转归，是医院医疗、教学、科研的基础资料，关系到医院的医疗质量安全，是上级卫生行政部门检查必查的项目，各级评审的硬性要求，关系到医院的评优升级，体现医院的硬实力。江苏省卫生计生委印发的《江苏省三级医院评审标准实施细则》中，对病历管理有明确的考核指标，涉及7个大项目、17条基本要求、2项核心条款，而对综合档案则没有特别明确的考核要求，只是各职能部门的台账资料，不是上级卫生行政管理部门的必查项目，没有硬性要求。即使有检查也是由同级档案行政管理部门检查，不涉及到医院的评优升级。综合档案更多体现为医院的文化，展示的是医院的软实力。这些因素导致了医院普遍存在重临床病历档案管理，而忽视综合档案管理现象，从而导致医院档案管理水平失衡，档案管理工作明显滞后于医疗业务工作。
3加强综合档案管理工作的对策
3.1加强领导，明确职责，争取领导重视
加强医院档案工作，首先要提高各级领导对档案工作的认识，领导的重视和支持是做好医院档案工作的前提条件和重要保证；其次，医院要把档案当成一项综合性、全局性的工作来做，要解决其重业务建设而轻档案建设、重当前利益而忽视长远利益的片面思想，在人力物力等方面给档案管理工作以支持[1]。强化档案工作领导，要确定具体主要领导牵头抓总，分管负责人监督落实，将档案工作列入各级领导的议事日程，列入总体发展规则和年度工作计划，进而强化各部门档案工作的协调配合，规范档案工作，真正做到综合档案与病历档案一样同部署、共考核，营造良好的档案文化。
3.2成立综合档案室，集中统一保管档案
医院档案机构应分两条线：病案室和综合档案室。参照病案室的机构设置，办公室应下设二级科室档案室（即综合档案室），设专门的档案室主任，配备专业的档案工作人员管理。档案室牵头，实行综合管理体制，将分散在各职能科室保管的档案统一移交、统一管理，进入档案管理系统。各门类的档案进入档案系统后，由各部门兼职档案人员按照各自的职责和归档范围进行收集、积累和整理，统一装具，统一标准，年底统一移交，真正维护医院档案的完整和安全[2]。这些措施可以改变分散管理对收集、整理、分类、立卷的标准不统一、杂乱无章或档案工作无人管的局面，也可以统筹安排人财物，避免浪费，符合内部机构精简、效能提高和档案工作集中统一管理的原则。
3.3建立健全医院综合档案管理制度
健全档案管理的考核制度，提高档案管理工作的有效性，是医院档案管理工作常态化的关键所在。对档案工作实行目标管理和量化考核，建立健全医院管理的考核制度，档案工作列入考核体系，与绩效挂钩，把档案工作与医院发展有机地联系起来，包括档案室工作的考核和全院有关部门，科室档案收集、整理、分类归档等工作考核，保障档案管理工作的顺利开展[3]。在管理内容上，要健全档案材料的形成和归档制度、移交制度、整理制度、借阅利用制度、保管制度等；制定《医院档案管理实施办法》、《医院档案文件归档范围及保管期限表》、《医院档案分类方案》、《医院专兼职档案人员岗位职责》等档案管理办法。
3.4提升档案人员的专业素养
加强档案管理人员的专业技能培训，为广大档案人员提供一个良好的学术研究氛围。一是定期组织专业档案人员外出交流学习，积极参加省、市档案人员业务培训，通过派出人员外出培训来充实自身。二是邀请档案专家来院举办讲座、业务指导，便于档案人员及时掌握国内外档案学术技术的发展新动态。三是要求档案人员学习江苏省档案人员远程教育平台的课程，通过各种形式的继续教育来不断更新业务知识。四是档案室的专业档案人员要对各处室兼职档案人员工作进行有针对性的业务培训，并对移交的档案进行检查、指导[4]。
3.5提高综合档案利用价值，合理开发利用
档案室要提高自身的地位，需要不断开发档案信息资源。档案人员应转变观念，变被动为主动，争取领导重视，主动出击，以攻代守，多出成绩；注重档案的开发利用，发挥档案在深化医院改革、打造医院文化、提高医院效率中的巨大作用；编研结合，善于利用综合档案资源，组织编研院史、大事记、统计报表等材料提供给领导参考或上传到网上，以提高医院的知名度，提高医院社会效益[5]。综上所述，病历档案关乎医院的医疗质量安全，重视病历档案无可厚非，但医院不能放松对综合档案的管理，要摒弃重病历档案轻综合档案的片面认识。医院综合档案和病历档案要齐头并进，不能厚此薄彼，导致两者发展失衡，两个都要抓，两手都要硬，形成双轨并行模式；只有实现两者的均衡发展，才能更好地为医院档案文化建设和医院业务发展奠定坚实基础。
参考文献
[1]陈燕.把握契机找准抓手切实推进医院档案工作[J].档案与建设，2016，33（12）：84-85.
综合档案室管理制度篇2
[关键词]综合档案管理；基础设施建设素质；现代化管理
随着社会主义市场经济的不断完善和发展，人们的档案意识也不断增强，对档案工作的地位和作用的认识也逐渐深入，对综合档案室的档案工作也提出了更新更高的要求。各级综合档案室要随着档案工作的不断发展，切实做好综合档案室的建设工作。
一、加强对综合档案室工作的领导
各级行政部门要根据《档案法》等有关文件，认真贯彻执行中央和国务院关于档案工作的方针、政策和制度，用战略的眼光和现代管理的观念，制定符合档案管理工作的法律法规，以便统一遵循。各个系统、行业都要遵循档案集中统一管理的原则，制定适合本行业档案形成的特点，内容成分，制定本部门档案管理的保管期限表。加强档案工作的宣传，使广大的人民群众真正认识到档案工作的意义和作用，从中发挥档案应有的效用。积极支持档案部门工作，促进和提高综合档案室建设工作。各级各类档案室的工作都离不开领导的大力支持和帮助，为档案部门解决一些必备设备和用品，以便顺利地开展档案工作。
二、档案管理人员应具备的业务素质
档案工作是一项专业性很强的工作，作为一名档案工作者，必须熟知与档案工作密切的专业理论知识。
首先，要系统学习档案管理学，掌握档案专业知识是做好档案工作的前提。随着档案工作的不断改进和提高，档案学科的知识也在进一步的探索和扩展，同时要掌握相关学科的知识，如电子计算机应用技术，现代化管理离不开计算机，档案室工作正在朝着现代化管理方向发展，所以要求我们档案工作者要全面掌握与档案学科相关的专业知识。
其次，要有坚定的政治信念。档案工作者必须具有良好的政治素质，必须有坚定的政治信念。要树立正确的世界观、人生观、价值观，恪守档案工作纪律，贯彻执行《档案法》，严守党和国家的机密。要热爱自己所从事的档案工作，有高度的责任心，有浓厚的学习与工作兴趣，要树立全心全意为人民服务思想，甘当默默无闻的奉献者，任劳任怨、爱岗敬业、埋头苦干、尽心尽责地做好档案工作。
最后，要树立信息意识。在信息化社会，档案作为信息资源的组成部分，档案工作者应增强对其信息性的认识程度，提高辨别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。还要树立市场意识，在市场经济环境下，找准位置，发挥作用，根据信息市场的需求，优化服务措施，提高服务质量，积极开发档案信息，主动与市场经济接轨，以直接或间接的方式参与为市场经济服务。档案部门只有树立起良好的社会服务意识才能最有效地提高社会的档案意识，档案的价值才有可能最大限度地发挥其作用。
三、加强档案室的基础设施建设和现代化管理
综合档案室建设工作应有一定物质条件作保证，各个机关、企事业单位，要投入资金为档案部门购置一些必要的设备，有利于开展档案工作，档案室的库房建设应列入各个单位基本建设规划，逐步改善工作条件，以保证档案的完整与安全。档案事业发展要与社会发展同步，与办公自动化水平的提高相协调，档案工作在信息化时代的发展必须依靠现代科技。
电子计算机具有高效率的信息处理功能，能以极快的速度读入、存储和输出数据。因此，档案工作的档案资料统计、库存管理、编目与检索及档案系统的行政管理均可以运用计算机技术，实现微机化管理。当前，在这方面还存在很大差距，计算机管理系统功能实现的目标运行机制还只限于档案室内部的案卷级和文件级的编制、统计与检索等基础性管理上，系统功能结构设计单一，缺乏综合处理技术能力。随着归档数量的增加，档案利用量也将成倍增长，必须加快档案管理技术的现代化进程。逐步运用现代技术，实现档案的高密存储，以节省储存空间、保护原件、方便传递和运用。根据各种档案的特点，采用先进的库房设备和档案保护技术以维持档案的完整、安全并延长其寿命。
四、要完善档案管理制度和措施
建立健全档案管理的规章制度是搞好档案工作的重要保证。根据国家档案局有关文件材料归档的要求，结合本部门档案形成的规律，特别要充分认识科技档案的重要性，逐步形成严格的立卷归档制度，如科技档案、科研档案。保护科研成果，是各个课题组的研究工作是否有自主的知识产权、是否有专利保护、是否侵犯了他人的权利都可在科技档案中得以验证。
科技档案完整的保存，即在维护本部门的知识产权中发挥了作用，更对科研项目负责人和参加者有重要意义，根据本单位的实际情况，借鉴先进的管理方法，制定档案工作规范、档案分类编目方法、归档范围及办法、保管期限、收集、借阅等管理规章制度，逐步加以完善。这些规章制度将有效地提高档案管理水平，促进档案管理工作规范化、科学化、标准化，提高档案工作效率，有力地推动档案工作的发展。
五、档案的收集与归档
管理好档案的重要环节是收集档案。档案的收集工作是提供利用工作的基础，档案的收集工作就是按照有关规定，通过接收制度和专门收集办法，把分散在各科室和个人手中及散失在社会等其他地方的档案，集中统一到综合档案室。
综合档案室管理制度篇3
关键词：综合档案室；工作模式；工作措施；档案信息共享
一、档案管理工作在高职院校中的作用
档案管理作为高职院校管理的重要组成部分，不仅在教学、科研、人力资源等活动中起着服务作用，而且随着信息时代的到来和网络技术的迅猛发展，档案在学校管理中的地位和作用越来越被人们所重视，通过档案信息网络服务，公文、刊登学术论文、优质教学课件等，在实现知识资源共享，增进理论学术交流等方面的作用尤为凸显。
二、综合档案室――档案管理工作新模式
随着我院教育教学事业的发展，档案管理工作也初具规模。我院档案主要分为：文书档案、人事档案、专业技术人员档案、教学档案、学生档案、会计档案、基建档案、照片档案等，按照档案管理目标的要求，我院成立了综合档案室，实行统一管理，各部门协调合作，各类档案收集齐全、有序、规范的档案管理体系。
综合档案室负责各部门档案立卷的指导、督促和检查，按照有关要求整理、归档各类档案材料。档案的鉴定是档案管理工作的重中之重，综合档案室负责把关审核，对过保管期限的档案进行鉴定，按规定程序经主管领导审批后进行销毁处理，并做好备案工作。同时负责档案的安全和数字维护工作，维护档案的真实完整，严格执行档案的借阅制度，确保档案不丢失、不损坏、不涂改，保持档案的原始风貌。综合档案室还负责档案的编研工作和各种检索工具的编制，在工作实践中，不断改进档案管理办法，掌握计算机档案管理技术，探索档案数字化建设。目前综合档案室利用学院局域网已实现了档案信息化服务（除人事档案信息外），发挥了档案工作在学院发展建设中的作用。
三、综合档案室档案管理工作的措施
1、加强领导，统一管理
目前我院已在主管院长领导下，建立起学院综合档案室及档案信息化平台。综合档案室具体负责指导，协调各教学系部、处室做好档案的收集整理工作，文书档案、教学档案、会计档案等按要求由各教学系部、处室档案信息联络员收集汇总，新学年开始后，各种档案材料移交综合档案室把关汇总立卷，统一保管。
2、建立岗位责任制，各负其责，为学院建设服务
人事档案是反映一个人成长过程的见证材料，它为组织部门了解、考察和使用干部提供了原始依据，其材料反映一个人的职务晋升、工资晋级、年度考核、奖励处分等内容，如果材料不全，会影响人的一生。我院建立健全了档案保管利用保密等制度，确保档案长期安全保存，保证入档材料真实完整，人事档案主要为组织人事工作服务，鉴于人事档案保密性动态性原则，建立了由综合档案室领导，专人专项负责保管制度，其材料来源、归档时间、数据库保密、保管方式等与其他档案有所区别。
专业技术人员档案主要反映专业技术人员的学历学位、专业及专业工作年限、职称及评审聘任时间等内容，目前专业技术人员档案已录入我院微机管理系统，利用人员只要打开密码，每一位专业技术人员的信息便跃入眼前，这样为职称评审聘用工作提供了利用的便利。
教学档案包括教学计划、教学进度表、教学任务书等内容，档案管理人员通过教学、科研部门把信息工作引进学校教育工作中。教务处是对全校的教学工作进行组织的职能机构，是学院的动脉；各系部是教学的中心负责知识的传递，人才的培养，通过他们可以全面了解学院的教学、科研情况、学术交流情况。档案信息工作为他们提供服务，为教学、学生管理提供信息需求。
各部门抓好档案的信息收集工作，各负其责，形成了档案信息为学院服务的总格局。
3、信息系统的建立，为档案信息化管理开拓了新的空间
在高职院校不断发展的今天，对档案管理工作也提出了高标准要求，学校局域网和电子计算机的广泛应用，为档案信息化管理开拓了新的空间，综合档案室利用文书档案信息库、人事档案信息库、会计档案信息库等计算机管理系统工作平台开展档案管理工作，实践证明，信息系统发挥了不可替代的作用，管理水平直线上升。同时实现部分档案信息数字化、网络化，通过档案信息网络更加有效、快捷、准确地实现各种档案信息的收集和利用工作。
四、综合档案室档案信息资源开发和利用工作
1、加强档案管理人员的素质，不断适应信息社会的发展
学院重视档案管理人员综合素质的培养，对档案管理人员、档案信息联络员按时按需集中培训已经成为学院管理的组成部分。档案管理人员不断提高知识水平和业务能力，在工作中学习计算机及网络知识，为档案信息资源的开发利用准备了必要条件。
2、把档案管理与档案信息开发利用有机结合起来。利用学校信息化网络，把一些典型的有参考价值的档案材料分别打印成本，装订入册，经有关专家审阅后可直接用于学校的教学和工作中，把部分档案信息数字化，传输到网络，实现资源共享为教育教学服务。当然要不断加以补充和剔除，使信息资源最优化，使档案成为师生了解信息，掌握知识的信息库。
综合档案室管理制度篇4
第一条为了加强学校档案的综合管理，有效地保护和利用档案，充分发挥档案为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务，为社会服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和原国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合学校的实际，特制订本细则。
第二条学校档案，是指学校从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式载体的历史记录材料。
第三条学校档案工作，是办好学校的重要基础工作之一，是学校教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的重要事业，应当把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第二章领导体制、机构设置及其档案员要求
第四条学校档案工作业务上接受省、市档案局的监督、指导和检查。
第五条学校档案工作在学校统一领导下，由院长分管。建立综合档案室，隶属院长办公室。
第六条学校档案工作人员列入学校事业编制，根据上级规定配备。
第七条学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家的方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，认真学习档案专业知识和管理科学知识，刻苦钻研业务。
第八条学校档案工作人员，享受该专业技术人员待遇，按档案专业技术职务聘任。
第三章经费、库房及设备
第九条学校档案事业所需经费单独立项，列入学校预算，统筹安排。
第十条学校要为档案工作配备必要的、安全、适用的档案库房。库房质量要符合国家有关档案馆（室）库房建筑设计规范要求。
第十一条档案库房要配备必要的装具及防盗、防火、防自然光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。库房管理要求见附件一。
第四章文件材料的归档
第十二条归档制度：本校各单位和人员在教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的不同载体的文件材料，目前仍由形成单位负责收集、整理，按时移交综合档案室，由综合档案室立卷归档。在此基础上逐步过渡到在综合档案室的指导下，由文件材料形成单位立卷归档，按时向综合档案室移交合格的案卷。会计档案由财务部门按《会计档案管理制度》（见附件二）自行立好卷移交会计案卷。
第十三条归档文件材料要求：
（一）纸质要好；
（二）字迹端正、清楚。最好用打印件。手抄件必须使用碳素黑墨水书写。
（三）文件要有明确的标题、文号、主送、抄送单位。文稿要用方格稿纸写，首页要用发文稿纸。发文稿纸上各栏内容要填写清楚。领导签发文件要使用黑墨水书写，文稿与正文同时存档。
（四）材料齐全、准确。每项活动要从开始到结束所形成的全套完整材料，统计数字要准确。
第十四条档案类别及各类档案归档范围详见综合档案室印发的《mm学院各部门档案材料归档内容》。
第十五条案卷质量要求。总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求是：
（一）卷内文件材料必须准确反映本校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料有利于长期保存。
（二）管理内容的档案，按问题、时间或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
（三）专题性、成套性档案（包括教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案），按阶段、结构、部件等分别组卷。
（四）同一类别的案卷，可按永久、长期、短期先后排例。
（五）确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断。
凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。
凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。凡在较短时间内对本校工作有查考价值的，列为短期保管。
（六）卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列；
（七）立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成卷或单份装钉，一般不超过200页；问题单一，文件较少、又不便于一起归类的，可立薄卷。
（八）卷内文件材料按顺序排好后，装钉的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装钉线一侧下角编页号；不装钉的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
（九）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对文件材料原有题名不要随意更改和简化。若原有题名无实质内容或无标题的，要重新拟定，并在前后加“［］”。没有责任者、年、月、日的文件，要考正清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。
（十）卷内文件材料情况说明，应填写在备考表内。若无说明，也应将立卷人，检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位的负责人。
（十一）案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部份案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部份、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。
（十二）要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装钉用三孔一线，不装钉的案卷，应按标准用细线逐件装钉；
（十三）档案的案卷格式、表格、卡片的内容、规格、用纸应按《高等学校档案工作规范》中的规定制作使用。
第十六条归档时间和手续：
（一）党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷；
（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向档案室移交合格的案卷；
（三）科研部门在科研项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将科研档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由科研部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。
科研项目鉴定、评审必须有综合档案室人员参加，对科研档案文件材料进行审查验收，并在成果登记表上签字、盖章。凡归档文件材料不完整、不齐全，综合档案室有权拒绝签名盖章，科研管理部门不得申报科研成果；
（四）基建部门在基建项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将基建档案文件材料，图纸移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由基建部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。
基建档案如上级有规定由市基建主管部门保管时，本校基建部门除按上级要求向市基建主管部门移交基建文件材料、图纸，并办理好移交手续外，同时要整理一套（原件移交市基建主管部门则用复印件）文件、材料、图纸移交综合档案室立卷归档保管，并同时将移交给市基建主管部门的档案文件材料、图纸的移交单移交综合档案室保管；
（五）有关部门购买5万元以上的仪器设备使用时，购回后两个月内归档，目前仍由使用单位将设备档案文字材料，技术文件及图纸交综合档案室立卷归档，逐步过渡由使用单位立卷归档。设备档案原则上由综合档案室保管，若使用单位经常需要查阅使用时，可向综合档案室借出由使用单位存放使用；
对5万元以上的重大仪器设备开箱使用时，必须有综合档案室人员参加清点，验收仪器设备文字材料、技术文件及图纸，并在验收记录上签字、盖章。对材料、文件、图纸不全的，综合档案室有权拒绝签字盖章，并通知财务部门暂缓结算，待设备订购部门办理补齐材料、文件、图纸后，方可办理相应手续；
（六）会计部门在会计年度终了后，由本部门立好卷自行保管3年，期满后的次年6月底前将案卷移交综合档案室保管；
（七）接收档案文件材料必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明文件材料或案卷标题、卷内文件页数、案卷或文件材料数量、移交时间等。交接双方要签名盖章，各存一份。
第五章档案的管理
第十七条本校各类档案是学校重要的财富，由综合档案室集中统一管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。
第十八条档案管理工作要有计划配置复印、录音、录像、照相、电脑及缩微等设备，使计算机检索与全文缩微存储利用结合起来，逐步实现管理现代化。
第十九条案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。案卷应按类别依档号顺序排放。库房柜架应编顺序号。各柜和全室均应有档案存放示意图。
第二十条综合档案室应对档案的安全定期组织检查，并记录在案。发现问，及时解决。对破损、褪变的档案及时修补复制。
第二十一条在主管档案工作院长领导下，由综合档案室与有关职能部门负责人组成鉴定小组，对保管期满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期的意见，登记在册，经分管校领导批准后销毁或续存。销毁档案必须有两人监销，并在销毁册上签字。档案材料的鉴定和销毁有关规定见附件三、四。
第二十二条综合档案室每年年终对各类档案的收入、移出、销毁、库存量、档案的利用等情况进行统计，登记在册，并按上级有关主管部门的要求，及时报送本校档案工作基本情况统计报表。
第六章档案的开放利用
第二十三条本校综合档案室要设立供查阅档案资料的阅览室，编制各种检索工具，开展档案编研工作，做好利用的指导，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。
第二十四条借阅档案材料，必须按本校制定的《档案材料借阅规定》（见附件五），办理有关审批手续，遵守《档案材料安全保密规定》（见附件六）规定，填写《档案借阅登记表》。对校外单位和有关人员利用的还应按规定收费。
第二十五条利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留室存查。
第二十六条对借出档案，综合档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，学校按规定严肃处理。
第七章奖励与处罚
第二十七条本校档案工作应建立检查、考核制度，明确岗位职责。对在档案工作中有如下突出成果和贡献的单位和个人，学校应给予表彰和奖励：
（一）在收集、整理和提供利用做出显着成绩的；
（二）对档案的保护和现代化管理做出显着成绩的；
（三）对积极、主动配合做好档案工作，维护档案完整与安全成绩显着的；
（四）对档案工作有突出研究成果的；
（五）对档案事业建设和发展提出合理建议，采纳后取得明显的社会效益和经济效益的；
（六）向学校捐赠对学校有重大历史价值档案材料的；
（七）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第二十八条在档案工作中有下列行为之一的，学校应根据错误情节轻重，对直接负责主管人员或其他直接责任人员给予行政处分。构成犯罪的，交由司法机关依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失属于学校所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁学校所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖或者转让档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
（六）不按规定归档或者不按期向综合档案室移交档案或档案材料的；
（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（八）档案工作人员（包括专、兼职），造成档案损失的。
综合档案室管理制度篇5
1档案管理中存在的问题
1.1档案材料归档困难现象比较普遍。职业学校的机构设置比较复杂，除基础科室外，一般还设置培训科、就业科、企业科等科室，教研室也会对应相应的专业而设置。如，濮阳市职业中专设置了学前教育组、汽车维修组、电子组、计算机组等专业教研室，由于部门多，部门性质又有很大差异，材料的管理难以统一，容易出现交叉管理和多头参与现象，材料谁拿到就是谁的，该移交的不移交，部门之间在利用方面达不成共识时，各自为政，各取所需，擅自处理材料，导致档案材料归档困难现象比较普遍。
1.2教学档案材料分散，结构层次复杂。职业学校课程门类多，教学材料分散在各个教研室中，教学档案材料收集归档任务比较重。目前，职业学校教育趋向专业化，而一个专业的增减和去留与社会需求关联密切，专业设置灵活性较强，它没有普通学校课程设置的相对稳定性，其课程的设置也表现出与这种特点的高度一致性，每门专业除了教授公共课外还要教授专业课内容，并以专业课为重心，各专业的教学内容泾渭分明、各呈其彩，教研材料内容丰富，层次结构复杂，在整理教学档案时，要格外注意分类的准确性。
1.3学籍档案管理难度较大。职业学校的教育形式是多样化的。如，濮阳市职业中专以三年制中专教育为主，学生注册的是中专学籍，但为了适应社会需求，也会开办一些其他形式的教育模式，诸如以校企合作方式开办短训班、直培班等，和一些院校合作开办“3+2大专班”等，还会招录一定数目的干部身份的普通中专生，这部分学生学籍注册情况比较复杂。濮阳市职业中专还成立了综合高中部，这些学生注册高中学籍，由于办学形式多样化，学籍档案的内容以及种类也相应地表现为多样化，给管理带来一定难度。
2解决问题的相应对策
2.1健全档案管理体系，完善档案管理制度。归档困难现象反映出的实质是档案管理制度和档案管理体系的不完善，制度理顺了，归档的途径也就理顺了，所以，成立综合档案室实行集中统一管理是必要的，综合档案室由校级领导分管，办公室主任主管，并设置专职档案员岗位，以综合档案室为中心，辐射各个部、室，同时，要制定一套行之有效的档案管理制度。例如：濮阳市职业中专档案室依据《濮阳市学校档案管理办法》，结合实际确定了归档的范围、时间和要求，把归档的完成情况和岗位职责相结合，使档案材料从归档到整理、保管、利用等环节都有章可循，有力杜绝了不归档和材料归档困难现象。
2.2在各专业教研室设置兼职档案员。职业学校的教研室因专业而分门别户，要杜绝教学材料的分散，就要在各教研室挑选长期从事教研业务的教师作为兼职档案员，他们熟悉和了解教学业务，能及时获得第一手教学资料，作为负责教学档案材料的兼职档案员更能尽职尽责。由他们定时对应该归档的教学材料收集整理，统一向综合档案室移交，可以最大限度地避免教学档案材料的分散现象。
2.3成立学籍档案室，并派专人管理。由于学籍档案需要特殊保管，利用率较频繁，又有一定的独立性，针对学籍档案的这种特点，可设立专门的学籍档案室，学籍档案室受档案部门和业务部门的双重领导，其档案目录汇入综合档案室统一编目，在学籍管理中，还可以根据学校实际情况把管理进一步细化。如，濮阳市职业中专由于兼有中专和高中，学籍管理也划分成高中和中专两块进行，并分别设置了管理员，使其可有更多时间和精力应对职业学校复杂的学籍情况，能更好地为学生提供学籍、学历证明等材料利用。
综合档案室管理制度篇6
一、制订工作程序
根据卫生部卫生监督规范要求，监督所对日常工作制订了详细的工作程序，明确各项工作应遵循的原则、工作方法、步骤以及工作中应保存的资料和保存资料应涵盖的信息等，这些资料将作为档案资料的重要来源，并以此作为评价工作质量高低的重要依据。
二、档案管理方式
档案按照科技事业单位档案管理标准进行收集、整理，实行所、科两级负责、全所统一管理的模式。
（一）成立组织。监督所成立档案管理委员会，设专职档案管理员，负责全所档案资料的收集、整理、管理、使用，并负责对各科档案的收集、整理、管理、使用进行监督、指导。各科室设兼职档案员，负责本科资料的收集、整理、归档。
（二）资料的收集、归档。一是完整性资料。完整性资料按照工作程序要求，明确归档的资料，各科室应于次年1月15日前移交所档案室，所档案管理委员会指定专人负责档案的接收。交资料时，接收人应逐项审核移交档案的完整性、规范性，符合要求的交接双方签字，由档案室按档案管理要求装订成卷，对不符合要求但可弥补的由科室在规定时间内进行充实完善，符合要求后再移交。对不可弥补的，由科室写出说明交档案室一并整理归档。二是跨年度性资料。对一些年度内不能完成的工作，由所档案管理委员会审核签字认可，待工作完成后资料再移交归档。三是延续性、活动性资料。对一些延续性、活动性内容不能固定的资料，科室每年写出总结性材料报所档案管理委员会，所档案管理委员会逐项审核后，形成活页档案，由科室保管。如工作延续性终止或资料内容不再变化，随时按程序整理归档。
（三）档案资料的保管。各科移交资料整理归档后，对反映主要业务工作总体水平的资料以及在基础工作中形成的综合性、分析性并具有一定学术价值和保存价值的档案，原则上由所档案室统一管理。科室使用频繁或需在一段时间内集中使用的资料，科室可办理借阅手续，由科室保管。
（四）电子档案的管理。随着办公自动化速度的加快，一些档案资料电子化速度也在加快，所按照各项工作程序研制开发了相应软件，对这类档案资料，年终也需随文字材料一起移交档案室，所档案管理委员会按标准审查合格后收集整理，刻录光盘存档。
三、考核
严格的考核是规范档案管理，促进工作上水平的关键。各科档案管理考核由所档案管理委员会负责，纳入所综合目标管理考核中，从资料的收集、整理，到档案资料的管理、使用都有明确的考核细则和量化标准。考核分为定期考核、不定期考核和年终移交档案考核3种形式。
（一）定期考核。定期考核即是所档案管理委员会每季度对各科资料的完整性、规范性进行检查，对检查出的问题提出改正意见限期改正，并在下次检查中作为必查内容进行复查，再次检查仍不合格的予以通报批评，并按标准扣除综合目标管理得分。
（二）不定期考核。不定期考核即是所档案管理委员会不定期抽查科室资料，发现问题及时提出改正意见，并作为定期检查时的必查内容。再次检查仍不改正的将依照标准扣除综合目标管理得分。
（三）年终移交档案考核。年终移交档案时，所档案管理委员会对各科资料完整性、规范性、及时性进行全面细致的考核，发现不规范、不及时的，责令其限期改正，对逾期不进行改正或造成档案资料缺失不能弥补的，除通报批评和按标准扣除综合目标得分外，并取消其先进科室评选资格，有关责任人不得评为年度考核优秀和先进工作者。
四、体会
综合档案室管理制度篇7
新民学校综合档案室全宗共分九大类：即党群类、行政类、教学类、学籍类、教师业务类、基建类、设备类、会计类、特种载体类。分类与萧山区教育局、档案局分类要求基本一致。
全宗内共有党群文书档案253件（其中2009年度61件），行政文书档案194件（其中2009年度33件），教学管理文书档案498件（其中2009年度87件），学籍管理类文书档案747件（其中2009年度89件），教师业务类79卷（其中2009年度1卷），会计类档案340件，特种载体类43卷（其中2009年度10卷）。
新民学校综合档案室建立一年来，我校不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，档案工作有了较大的发展，较圆满地完成了工作任务。现将具体情况总结如下：
一、高度重视，加强领导
学校领导高度重视档案管理工作，不断加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。不仅配备了具有档案管理资格的人员任档案管理人员，而且建立档案管理工作网络，形成了以校长挂帅、副校长任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。
为进一步加强对档案工作管理，学校舍得在档案设施上投入，配备了专用档案室；拨出经费，为档案室配置了档案柜、计算机、复印机、数码相机等专用设备，使档案管理在硬件上有了保障，适应了档案管理的需要。
二、加强制度建设，规范档案管理
为进一步加强档案管理制度建设，规范学校的文书档案管理，自学校档案室成立一年来,我校先后制定了一系列档案管理规章制度。明确了档案工作职责和任务，以及归档范围及整理要求，使各有关科室对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依。在归档过程中，我校档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用档案专用档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我校的档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。
三、采取有力措施，做好归档和利用工作
我校按照区档案局和教育局有关学校档案工作的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，一、在学年结束前整理好全年的文书档案，并由专业人员分类整理后保存于档案室。二、注重档案的开发利用，充分发挥档案使用价值。为了充分发挥档案的潜在作用，方便利用，更好地为劳动保障工作服务，我们一是编制档案检索工具，编制了案卷目录、电子目录等档案检索工具索引；二是汇编资料，将收集到的档案信息重新组合，进行深加工，编制成全宗介绍等汇编资料，以确保利用档案的各种需要，使档案的潜在作用得到升华。
综合档案室管理制度篇8
【关键词】档案管理项目招标一、项目概况
我院病房门诊综合建设项目于2004年开始调研，并形成可行性研究报告，2007年立项，2008年被列入省重点预备项目，2009年被列为福建省重点项目之一，并正式动工，至今仍在紧张地施工中，距竣工验收投入使用尚有一年多的时间，工程耗时长，其档案形成的周期也很长。同时档案形成涉及到拆迁安置、规划、设计、监理、施工等诸多部门，档案的载体有纸质、照片、录像、电子光盘等，因此如何高效地做好病房门诊综合楼的档案管理就成了摆在我们面前的一项重要工作。
二、健全管理组织和制度
医院自项目开始调研，就指定基建办专职人员负责档案的收集，并按规范要求及时向医院综合档案室移交。项目立基后即成立病房门诊综合楼建设项目领导小组，领导小组下设项目办，具体负责重点项目的建设有关工作。同时成立项目档案管理工作领导小组，制定下发了《病房门诊综合楼建设项目档案管理网络及岗位职责》、《病房门诊综合楼建设项目文件归档要求与档案整理规范》，医院综合档案室对项目档案进行统一管理，项目办和施工、监理单位均设有专人负责建设项目档案管理，形成了由医院分管理领导、项目办、综合档案室、各相关职能科室、相关勘测、设计、监理、施工等单位专兼职档案管理人员组成的档案管理网络体系，明确各相关人员的岗位职责。对工程档案资料实和行分级管理，由建设、勘察、设计、施工、监理单位的主管或技术负责人主持各自单位的工程资料管理的全过程工作，使档案管理与项目建设同步进行，保证了资料的完整性。
三、加强档案管理人员的业务能力
医院先后派出专职档案员和兼职档案员参加全省重点项目档案管理培训班，培训内容包涉及建设项目档案管理法规、规章及有关标准解读；重点建设项目档案的收集、分类、整理原则与方法；重点建设项目档案管理基础知识和重点建设项目档案验收与移交等。相关人员参加培训回来后，医院组织相关部门人员和设计、监理、施工等单位专兼职档案管理人员进行座谈，交流学习心得。通过重点项目档案管理的重要性通过培训和座谈，工程管理人员和专兼职档案管理人员在增强档案意识的同时也提高了档案业务水平，为保证建设项目档案的质量打下良好的专业基础。
四、归档关口前移，确保重要档案材料的完整
医院在与勘察、设计、监理、施工等相关单位签订合同、协议时，即对建设项目档案的收集、整理、移交以及档案资料的质量等提出明确要求，确保建设项目档案管理工作在建设各个阶段初始就能得到足够的重视。同时在病房门诊综合楼建设过程中，许多文字材料、合同等需通过办公室文秘人员编辑、用印等，因此为确保档案材料的完整、真实性，医院办公室指定文秘人员在这些文字材料形成时即保留一份原件，并用专柜保管。并在项目办设兼职档案员，负责病房门诊综合楼各类档案材料的收集，一些重要的上级来文均要求及时送交办公室。办公室文秘人员每年年底对一年来收集的进行整理，并编制目录，移交医院综合档案室保管，综合档案档案管理人员根据规范要求对档案进行整理分类。为更好地做好档案管理工作，医院定期召集各相关单位召开的项目建设专题工作会议均邀请医院办公室综合档案室专职档案员参加，同时专职档案员经常现场向工程技术人员和施工人员宣传指导档案工作，在加强与相关单位工作人员联系的同时，增强了他们的档案管理管理意识，使他们有意识地做好项目工程档案资料的收集，确保档案资料的完整性。
综合档案室管理制度篇9
一、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。
二、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。
三、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。
四、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。
档案借阅制度
一、查阅档案时，首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。
二、查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。
三、如因工作需要借出档案时，要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，要经档案室同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。
四、医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院办公室主任批准后，方可查阅。
档案立卷归档制度
一、凡记录反映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。
二、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。
三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。
四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。
档案鉴定与销毁制度
一、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。
二、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。
三、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经院有关领导批准后，方可销毁。
四、销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。
五、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。
档案库房管理制度
一、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。
二、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。
三、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。
综合档案室管理制度篇10
1医院综合档案管理现状
档案管理制度不规范：多数医院只注重医疗技术的研究，但是对档案管理工作没有引起重视，对档案的管理没有设立档案科，或者是已经设立了档案科室，但是由于对本工作的重视程度不够，上级文件的存档、病例及病案的存档等不规范，医院尚无相应管理措施，缺乏对档案工作的管理和监督，在人、才、物等方面投入不足，导致档案科室设备陈旧，管理方法落后，工作人员工作主动性和创造性不够，严重影响了档案管理部门的可持续发展。档案管理部门工作人员综合素质较低：由于医院没有专门的档案专业管理人员，目前多数医院档案管理人员年龄偏大，人员多来自一线的老护理人员或其他非档案专业人员，这类人员虽然在医护等专业方面有着较强的专业技术，但是在档案管理方面几乎是没有任何经验，也没有经过正规的档案管理专业培训，工作人员的工作能力差别较大，很多档案管理人员还停留在手工档案管理，导致档案管理工作不能适应信息化、网络化的发展。档案工作人员对综合档案管理认识不够：由于目前非档案专业人员负责档案管理工作，多数人员对档案管理的重要性不了解，对档案的认识程度还停留在传统的管理中。另外，对于保持档案的现实意义了解太少，本该存档的文件、决议等不能及时保存，导致文件丢失、病例丢失等。档案管理设备手段原始落后：当今信息化管理使档案管理进入网络化的轨道，但是，由于重视程度不够，在必要的设备投资方面表现为严重不足，没有开发或应用档案管理软件，不能实现资源共享，也不便于查找资料，制约了档案管理的科学化。
2医院综合档案管理对策