数字化管理的好处篇1
关键词：大数据时代高校纸质图书数字化发展
中图分类号：G206文献标识码：a文章编号：1672-3791（2015）03（a）-0217-01
大数据时代，数字化无处不在、无所不在，每个人都在享受着数据制造的好处，有人将大数据资源看成是未来的“石油”。高校图书馆因为信息化发展，也深受大数据技术的影响。由于信息化、数字化的出现，图书馆纸质图书的管理发展受到严重冲击，如何有效实现纸质图书的数字化发展，成为了高校图书馆需要认真思考的问题。
1大数据的概念及特点
大数据就是在不同数据里快速获得价值含量高的信息的能力。它的特点主要有四个方面：一是大数据有着很大的体量，通常数据规模都在10tB以上。二是数据类型丰富，其类型既有结构化的也又非结构化的数据，非结构化数据一般和人们生活中的网络日记、网上交易信息、网络视频等数据有关，它们的内容、格式、大小等并非都相同[1]。三是处理速度快，大数据因为类型丰富、体量很大而严格要求大数据处理，只有快速处理大量数据，才能更快、更好地了解环境变化。四是价值密度不高，在处理大量数据时，大数据的终极目的是为了对有价值的信息进行分析。
2高校纸质图书数字化发展面临的挑战
2.1纸质图书信息服务方式挑战
由于高校图书馆正朝着数字化方向发展，因为纸质图书的数字化服务转变也不可避免。读者不用再按照图书馆的纸质图书的提供来使用相关的资源，而是变成图书馆根据读者的需要而提高纸质图书，服务模式更加个性化，遵循以读者为中心的原则。图书馆将纸质图书进行数字化处理，读者不再频繁往图书馆借阅书籍资料，只要通过校园网就能够借阅书籍，查询自己所需要的信息资料。由于纸质图书经过数字化处理，使得信息数据变得种类繁复，而且很容易产生大量的数据，因而很难满足读者的新需求。所以，大数据时代，怎样将纸质图书数字化发展和读者的个性化服务需求有机结合，是值得高校图书馆深思的问题。
2.2纸质图书数据存储、处理挑战
大数据时代的纸质图书数字化发展已经有了大数据的特点，其数量及种类繁多而复杂。互联网时代纸质图书数字化因为社交网站、互联网资源的利用，读者可以时刻产生各种数据信息。因此，图书馆在纸质图书数字化存储中，应该认真存储读者的社交网的登录、浏览等非结构化数据。而且要科学分析读者的结构化、非结构化数据信息。高校图书馆在纸质图书数字化存储中，对图书的质量、数据分析处理如何做才更好，从数据分析、处理、存储中对读者信息需求的把握、个性化服务方式定位，是当前大数据时代高校图书馆纸质图书数字化发展的一大挑战。
2.3图书馆纸质图书数字化管理的基础设施建设及管理挑战
纸质图书数字化发展过程中，其数据量、非结构化数据增长让图书馆在纸质图书数据存储、处理上存在一定的困难，而且面对大量的数据，怎样做好基础设施建设以及怎样处理这些非结构化数据信息，是纸质图书管理者面临的一个大问题。因为纸质图书的管理成本在增加，需要有更多的中低端计算机集群，这对非结构化数据存储、分析要求过高。既要在基础设施中分布大规模分布式数据密集型应用，又要具备能够对高度分布式基础设施以及数据有很好保护性的可信应用体系的软硬件基础设施。这是图书馆纸质图书数字化发展中的又一大问题。
3大数据时代纸质图书数字化发展策略
3.1革新纸质图书数字化发展观念
高校图书馆纸质图书数字化发展因为大数据的出现而有了崭新的变化。所以，从高校图书馆角度来看，必须从思想观念上进行彻底改变。要从传统的纸质图书借阅服务朝着读者个性化的大数据信息服务转变。所以，必须深刻认识到大数据时代纸质图书的数字化发展趋势，形成数据意识，对用户在网络上产生的非结构化数据信息高度重视，然后不断钻研读者的行为，据此对他们的阅读方式、习惯及服务方法进行分析，积极服务读者，以推送服务、个做好纸质图书数字化管理。另外，在纸质图书数字化资源建设、服务体系完善中，要多倾听读者的意见，根据读者的有用建议来改变服务方式，吸引读者，使服务契合读者需求。
3.2重视纸质图书数字化技术改革
高校图书馆要想做好纸质图书数字化管理，就应该充分利用大数据来强化信息服务，做好读者信息数据的存储、分析、处理。由于云计算与数据库技术正处于大发展阶段，纸质图书数字化发展中结构化、非结构化数据的存储量极大，因此应该运用好诸如noSQL、mapReuce、Ha一doop之类的非关系型数据库分析技术。通过这些便捷的技术运用来处理大量数据，而且也适用于非结构数据处理[2]。互联网信息技术和智能手机的广泛运用使得读者在纸质图书数字化运用中会产生很多非结构化数据信息，各种信息的格式不一样，其数据处理方法也不一样。而且大数据价值密度低，要想从海量的数据中来分析用户信息，极其困难，而且效果也不佳所以，要统一数据格式，整合不同结构类型的巨量数据，以分析出有价值的数据，这样才能为纸质图书的数字化发展做好铺垫。
3.3创新纸质图书数字化管理方式
高校图书馆在纸质图书数字化管理中应该加强基础设施完善，给读者提供更好的数字化服务环境。可以成立专门管理数据、实时分析、处理用户数据的管理部门或者形成相关的管理机制，加强数据监管，做好纸质图书的数字资产归档、选择、保存。可以借鉴国外图书馆的数据监管模式来管理本校的纸质图书。另外，对图书馆纸质图书数字化业务程序进行规范，加强管理者的能力及职业素养培训，拉近与读者之间的互动距离。以科学的馆员制度来清楚了解读者的信息需求，认真预测、判断某学科信息需求，为纸质图书数字化发展中的用户提供更为高效、个性化的服务。
4结语
总的来说，大数据时代高校纸质图书数字化发展让图书馆面临着众多的机遇和挑战，必须要充分利用好大数据的价值，加强纸质图书数字化服务能力建设。从大量数据处理、用户信息数据中来制定出有效的数据推送服务。也只有这样，高校图书馆才能在纸质图书数字化发展中走得更远。
参考文献
数字化管理的好处篇2
近年来，在市委、市政府的正确领导下，**区在经济社会发展和和谐社会建设上都取得了显著的成绩，城市基础设施建设水平不断提高，城市功能日趋完善，环境综合整治也取得了显著的成效。但是，作为省会中心城区，在面临城市发展历史机遇的同时，也面临着城市发展所带来的管理方面诸多问题的困扰。长期以来实行的运动式、突击式的被动管理出现的弊端，如信息不及时、管理方式粗放、缺乏有效的监督评价机制等相对滞后的城市管理模式，已不适应现代城市的管理需要。
20xx年大年初一，中共**省委书记**同志到**区公安分局派出所慰问值班干警，在了解到110警务系统承担了大量非警务出警工作后，希望**区能在城市管理工作上有所突破，进一步解决好公安机关在110接处警工作中的非警务事件分流处理问题。这些问题如何解决，创新的建设思路在哪里呢？**区给出的答案是：启动数字化城管理系统建设，积极探索一种以先进技术为基础，变被动管理为主动管理的精细化、规范化的新型模式来推进城市管理的各项工作，改善公共服务质量，提升城市品位。在经过充分的课题调研、组织专家论证后，区委、区政府认为，数字化城市管理是城市管理领域通过技术创新手段切实解决难点问题的一次革命，是未来城市管理的发展方向，能够把“整脏治乱”和“创建全国文明城市（区）”、建设生态文明城市（区）活动推向深入。于是，围绕平台建设和提高处置能力这两个重点，建设数字化城市管理系统，经过10个多月的紧张筹备，我区数字化城市管理新模式于20xx年3月1日全部建成并开通运行。
一、项目建设工作情况
——领导挂帅，统一认识。
20xx年3月，区委书记**同志(时任区长)带队到****区考察了该区的城市模块化管理工作。我区决定开展数字化城市管理系统建设后，区委书记**、区委副书记、区长张曦亲自挂帅，听取我区建设工作方案的汇报，对认真抓好建设工作提出明确要求；并专题召开区委常委会、区长办公会议、区政府专题会，明确思路、统一思想、形成共识，研究建设工作，解决相关问题。区委副书记高蓉多次召集工作会议，统一各方面的认识，协调解决相关问题，从思想上、认识上保证我区数字化城管系统建设工作的开展。
——健全机构，明确职责。为推进建设工作，区委、区政府成立了由区城管局、区信息管理中心、区科技局、区建设局、区财政局、区发改局等35个相关职能部门和17个乡、街道办事处主要负责人组成的数字化城市综合模块化管理系统建设领导小组，**书记、张曦区长任组长，区委副书记高蓉、区委常委、区政法委书记陈放鸣、区委常委、常务副区长谭筑、副区长董亚伟、区委办公室主任李伟、区政府办主任陈桂明任副组长，区人大副主任洪兵任常务副组长，区委办、区政府办分管主任、区城管局、区信息管理中心、区科技局负责同志具体负责领导小组办公室的日常工作。从有关部门抽调业务骨干组成专业工作组，明确了工作目标、任务和职责，建立了联席会议工作机构，做到既各司其职又相互协同配合。相关部门和所有乡、街道办事处也参照区里的做法，成立了专门的工作班子，集中人力、物力开展建设工作。
——充分调研，定好方案。根据建设部印发的《数字化城市管理模式试点实施方案》，结合我区的区情和“一级政府、二级管理”的城市管理体制特点，我们按照调研学习、总体规划、分项设计、方案论证的科学程序，再次组织区城管局主要负责同志率相关人员赴昆明市五华区学习数字化城市管理试点经验；通过收集资料的调研方式，学习北京东城、四川成都、江苏盐城、湖南长沙的数字化城市管理平台建设经验后，提出了我区数字化城管的基本思路和创新模式的方案。组织专家顾问组根据我区实际进行总体规划和分项设计，并结合实际需要和调研成果，不断充实调整总体方案。在此基础上，区政府专题召开了由**大学傅光轩教授为主任委员长的专家论证委员会对《**区综合模块化管理系统项目建议书（带方案设计）》进行了论证。专家在听取我区方案介绍、咨询问题后，一致认为：方案设计打破了城市管理条块分割，利用了数字化技术手段和先进的城市模块化管理模式，目标明确，重点突出，充分考虑了现有软、硬件和数据资源的整合与利用，采用的技术先进，实用。
——总体规划，分步实施。按照区委、区政府和专家组的规划，我区城市综合模块化建设内容包括城市管理、社会治安综合治理、公共卫生、社会保障、交通执法、工商管理、突发事件应急处置等领域，总投资需三仟多万元。根据我区财力和城市管理工作轻重缓急需要，我们决定分步实施，首期进行城市综合模块化一期数字化城市管理系统的建设，包括基础软硬件及网络通讯、数据库、指挥系统、业务系统等内容。通过数字化城市管理的建设，实现多部门之间的信息共享、协同工作，实现对城市市政公用设施、市容环境与环境秩序的监督和管理，并从中摸索经验，为全面实施“数字**”打下基础。
——整合资源，共享资源。我区先后投入一仟余万元，建设了有500余个摄像头的全区公安监控系统，目前仅用于110社会治安管理，为使其在城市管理中发挥作用，按照省委书记**同志对110非警务事件分流的要求，我们将110监控系统纳入数字化城市管理系统中，有效整合了资源，做到城市建设一举多用、资源共享，减少了投入，节省了投资，提高了城市管理效能。
——保障投入，加速推进。实行数字化城管新模式，资金投入比较大。对此区领导认识统一、态度积极。在财政经费紧张的情况下，专项安排项目建设资金676.8万元。由于投入保障到位，建设工作得以全面推进。按照建设部颁布的《城市市政综合监管信息系统管理部件和事件分类与编码》、《城市市政综合监管信息系统单元网格划分与编码规则》、《城市市政综合监管信息系统地理编码》、《城市市政综合监管信息系统建设规范》和城市管理新模式等有关标准及规范，结合我区是市辖区的实际，采用gps全球卫星定位作为城管事件、部件采集的定位技术。共覆盖我区89.86平方公里，15个街道办事处、两个乡，140个社区，2.7万个部件，29个模块。城市部件分公用设施、道路交通、市容环境、园林绿化、房屋土地5大类87种；城市事件分市容环境、宣传广告、施工管理、突发事件、街面秩序、扩展事件6大类56种。
二、体制建设情况
数字化城市管理不仅是手段、模式、体制的创新，同时，也是大城管格局的构造。需要打破过去城管部门管城管的单一局面，把城市管理相关部门都在监督、指挥的系统中整合起来，发挥协同效应，形成职能部门齐抓，基层单位参与，市民群众互动的大城管格局。为此，在建设工作中，我们重视了体制创新、部门职能发挥和组织机构及队伍力量建设。
——强化区级数字化城管“两个轴心”的建设。“两个轴心”的建设是数字化城市管理的核心。我区按照管理与监督相对分离的要求，重点强化区级监督指挥中心“两个轴心”的建设。在按程序上报市编办请求正式成立区城市管理监督指挥中心的同时，先在区城管局搭建了数字化城市管理监督指挥工作机构，选调有经验、能力强的干部到监督指挥中心任职，按系统要求先开展工作。20xx年2月，**区数字化城市管理监督指挥中心正式建立，由1名副区长、9名局级领导同志分别兼任中心正副主任，配备了11名坐席员、分析员、派遣员、系统维护员，在整合17个乡、街道办事处人力资源的基础上，组建了45名城管监督信息员队伍。
——强化乡办、部门数字化城市管理机构建设。区委、区政府办公室专门下发了《关于开展城市综合模块化管理系统建设工作的实施意见》，对乡办（含区相关部委办局）数字化城市管理组织机构建设提出明确要求。17个乡办也分别建立了本级数字化城市管理工作领导小组，涉及到城市管理的区直20个相关专业部门明确了职能科室和专（兼）职人员。乡和街道办事处、公安、城管等职能部门都明确了专人，设置了城市管理指挥系统的受理终端，确保区、乡两级政府数字化城市管理组织机构的及时到位。
——强化基层城市管理处置力量建设。为适应数字化城市管理的新要求，我区积极完善城管体制，按照“属地管理”和“城市管理，区、乡（办）结合，以乡（办）为主；行政执法，条块结合，以条为主”的原则，推进城市管理重心下移，将部分综合执法力量下放到乡办，各乡、街道办事处和区城市综合执法大队、区市政所、区环管站等职能部门各组建一支10-20人左右的处置队伍，负责处置辖区责任范围内出现的城市部件、事件问题，发挥了乡、街道办事处的城市管理主战场地位和社区居民自治组织的优势、作用，加强基层城管力量和网络建设。
三、系统运行情况
数字化城市管理系统自3月7日正式开通运行以来，已形成快速发现问题、快速处置问题、快速反馈结果的运行机制，有效地促进了城市管理工作向更高、更快和更精细方向发展。数字化城管工作得到了市民群众的充分肯定，一大批领导关心、群众关注的热点、难点问题得到了很好的解决，取得了初步成效。
——发现能力大大增强。45名城管监督信息员巡逻在城市的大街小巷，广大市民群众通过“5712319”城管热线，让大量的城市管理问题暴露出来。过去市民群众每天每天投诉问题不到1件；运行4个多月来，监督信息员平均每天发现城管问题10余件；“5712319”数字化城管热线开通以来，共接听社会公众电话231个，使数字化城管对城市管理问题的发现率从过去的15%左右，提升到了现在的68%以上。
——处置能力快速提升。过去，全区每月处置城市管理问题只有160多件。现在一个月处置城市管理问题501多件，是过去的3倍，处置时间从过去的平均一周缩短到了现在的6小时，一批群众反映强烈的问题得到了集中解决，城市面貌大为改观。
——部门职责得到强化。过去很多部门都是等问题累积到了一定的数量或一定的程度时，才会集中精力去解决问题，处置率大致在30%左右，数字化城管开通运行以来，通过规定各乡、街道办事处，区直各职能部门问题处置的时间和要求和考核，使得部门职责得到强化，处置效率大大提高，问题的处置率提升到了75%以上，精细化城市管理的格局初步形成。
——考核评价效能明显。我区数字城管运行以来，以数字城管软件平台自动生成的数据为依据“说话”，不搀杂人为因素，比较公平、公正、客观，具有较强的可操作性、可信性、权威性、科学性和不可抗力性。正式运行以来的实践证明，这种考核评价体系，在维系数字平台稳定有效发挥监督职能上，是过去传统考评模式所不能替代的。
四、系统创新特色
我区创建数字化城市管理新模式，在借鉴兄弟城市的做法和经验的基础上，重点结合**的实际，在数字化城市管理平台建设、组织架构、力量保障、联动机制、手持终端、公众联动、服务热线、应用技术等八个方面作了必要的创新，构成了我区数字化城市管理系统的“5个创新点”。
——平台建设的创新。只建设一个区级监督平台，整合区电子政务网络平台，乡、街道办事处不建监督中心、不设管理人员，不设数据员，节约建设经费150万元和年运行费用近200万元。
——组织架构的创新。我区的数字化城管实行监管分离、各负其责的创新管理体制。按照“管理与监督相对分离”的要求，构建区、乡（街道）两级数字化城市管理工作平台，以区、乡（街道办事处）城市管理部门为依托，组建**区数字化城市管理监督、指挥中心，形成指挥和监督的两个轴心及各自闭合又互联互通的指挥和监督系统。区城市管理监督中心主要负责受理乡办、监督员、社会公众及媒体反馈的城市管理信息，受理**区管辖范围内有关城市管理事项，对乡、街道和区直相关职能部门办理城市管理的有关工作事项进行核查，将乡、街道、区直相关职能部门及监督员队伍处置办理工作情况向区城市管理指挥中心进行反馈。区城市管理指挥中心主要负责处理区城市管理监督中心反馈的涉及城市管理的工作事项，协调市、区之间和区级部门之间涉及城市管理的工作事项，并对工作落实情况进行督促检查。
通过管理创新，将城市管理部门、城管监督信息员、公众发现城市管理问题能力整合到一个平台上，监督权、评价考核权、奖惩权上收，实行高位监督；通过新的指挥系统，将乡、街道和区直相关职能部门统一整合到同一系统中，强化区、乡（街道办事处）两级政府的管理责任，并按照“先属主、后属地”的原则，各司其职，分别处置。做到了监督管理集中，指挥调度协调，这种架构维护了监督的权威、指挥的顺畅，保证了城市管理新模式的顺利建立与有效运行。
——力量保障的创新。为了确保数字化城市管理系统高效运转，我区合理调整人力、物力资源，在增加发现能力的同时，下派60名综合执法队员到一线，大力加强乡、街道办事处处置力量建设。目前，按照区委、区政府的要求，各乡、街道办事处、社区、以及区各职能部门均配备了不同数量的处置力量，数字化城管的处置工作已逐步形成专业队伍、执法队伍和乡、街道办事处、社区等社会力量各负其职、相辅相成的良好运行机制。
——服务热线的创新。我区在现有“区长信箱”、公安“110”、城管“110”等服务热线和**区政府网站的基础上，参照国家建设部对数字化城管试点城市的要求，又将“5712319”服务热线与数字平台同步建设、同步运行，实现了区、乡（街道办事处）、单位（部门）无缝联接，统一互动。经过历时150天的稳定运行，较好地验证了该服务热线是数字城管不可或缺的资源。同时也进一步完善和明确了各单位（部门）的服务职能。
数字化管理的好处篇3
1确定纸质档案数字化对象的价值原则
一般来说，各个行业内部的档案在进行归档处理的过程中，都要遵循档案永久保管原则，并对社会利用价值高的档案实施数字化技术。另外，不同行业的档案保管制度也存在差异，因此，保证纸质档案保管合理性的关键在于档案管理人员对本单位行业性质有所了解。在这个过程中，应对档案数字化工程量、人力物力财力和档案保管周期等方面进行深入分析，按照纸质档案的利用率、原始状况好坏制定数字化加工顺序。
2纸质档案数字化技术规范及归档现状
数字化技术能够有效提升纸质档案管理力度，但是纸质档案数字化技术本身就是一项周期长、操作复杂的任务，因此，在实施纸质档案数字化技术时，需要分步实施这项技术，保证数字化技术在纸质档案管理过程中发挥自身最大的作用。目前我国制定的相应管理规范能够从一定角度上实现纸质档案数字化技术的安全性和稳定性。对于纸质档案材料可以采取扫描等方式进行字符识别，与此同时将扫描的字符转换成图形文件，并将图形文件储存在计算机中。但是我国目前实施的纸质档案数字化技术还有些不足，主要表现在三个方面：
（一）数字化标准缺失
尽管在实施纸质档案数字化技术时有相应技术指导的参与，但是由于纸质档案管理的规范程度较低，导致纸质档案数字化技术不能有效落实。加上一些企业制定的纸质档案数字化技术准则与档案管理流程不能全面衔接，不同纸质档案的储存条件也存在差异，种种因素影响纸质档案管理和数字化技术全面性，严重时，还会出现纸质档案转换问题，影响纸质档案整体质量。在实施纸质档案扫描时，应考虑扫描设备的图形控制能力，只有这样才能确保纸质档案数字化技术全面落实。
（二）相关部门之间协调困难
在纸质档案数字化进程中，一方面由于档案数字化工作涉及部门较多，所以在档案部门分工明确的实际现状中会出现协调难的现象。另一方面，由于技术标准自身的局限性，在对档案进行数字化处理的过程中，档案经常需要与大学或专业技术单位合作，也需要与相关部门进行彼此的协调。同时，在档案管理系统中，还可能面临诸多问题，比如数据格式不兼容，无法读取文件数据。为了解决长期访问和网络使用等数字档案共享的问题，以确保及时的软件升级，也需要涉及不同部门之间的合作和协调，所以为了促进数字档案实施有效的转换，需要加强相关部门之间的合作和协调。
（三）数字化工艺存在安全隐患
在档案数字化过程中，针对档案原始文件的信息安全会产生一定的影响。为了保护文件的安全性，需要优化工作流程，根据档案实际情况制定相应的文件接收和存储系统。但由于纸质档案数量庞大，参与数字档案工作的人员较多，无法找到相关档案的情况时有发生。同时针对文件的数据安全，由于数据编程人员，计算机硬件和软件等具有很大的不确定性，这就对数字档案的安全造成了很大的安全隐患，甚至在一定程度上影响了数字档案的进展。
3提高纸质档案数字化水平的建议措施
（一）加强纸质档案数字化的过程管理
《纸质档案数字化技术规范》提出了包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据质检和验收、数据备份、成果管理等9个基本环节。对纸质档案数字化的安全管理，应贯穿9个环节的过程之中，确保档案原件和数字化档案信息的安全。制定档案的交接制度，确保交接手续清楚，清点档案数目准确，记录翔实，责任到人；档案的临时保管制度，正在数字化加工的档案应有专人管理；通过人员的安全保密管理制度，对工作人员加强管理，未经批准不得自行进出数字化加工场地。在数字化工作的同时建立起完整、规范的加工记录，各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册。
（二）优化纸质档案数字化流程
结合我国纸质档案数字化技术规范及归档工作的具体现状，合理对该工作进行准确定位，优化档案数字化流程。从合理使用档案，加强档案保护的角度考虑，充分考虑档案建设成本效益等因素，充分体现档案材料的经济，文化，科学和技术价值，当然这也是数字档案信息发展的需求，不断优化纸质档案数字化流程，按照相关档案管理理念和过程管理方法，对档案数字化管理各环节的全过程进行合理的优化设计，建立科学合理的流程管理概念，运行科学的数字化转化技术和方法，有效地控制档案数字化过程的每一个环节，提高档案数字化的质量和效率。另外，要正确把握纸质档案数字化的扫描范围和深度，应详细了解档案分类和使用状况，从本单位的实际需求，科学制定分类依据，确保纸质档案数字化流程科学合理。
（三）完善档案数字化相关标准和制度
在宏观层面上，国家应加强现有档案数字化标准和数字档案馆标准建设，建立完善的数字化管理体系。从微观层面上而言，在数字档案化工作进程中，需要基于统一的国家标准，结合自身情况，共同制定统一的法规，使档案数字化技术规范及归档工作符合具体的工作规则。同时，在纸质档案数字化过程中，还需要加强相关标准制度的宣传，并严格执行，确保档案数字化处理，保证具体工作的质量和规格。在档案文件管理过程中，合理加强标准化建设，才能确保对文件?n案进行合理的数字化处理，同时也应建立严格的档案数字化管理制度和质量规范，以确保处理的标准化和数字化档案质量。加强档案技术标准管理体系的建设，确保数字档案的顺利发展，不断加强数字档案的质量标准建设和完善。
（四）加强纸质档案数字化的技术保障
纸质档案数字化可以发挥数字产品的作用，提高纸质档案数字化信息技术的水平，当然这需要相应的技术保障来推动这一进程的开展，要尽可能消除由于技术上的局限性带来的数字档案发展进程的障碍。技术档案应遵循国家标准和规范，以确保运行规则和数字结果共享，合理加强数字信息系统的选择，使用合理的存储介质和设备，运用成熟的技术和存储设备确保档案数字化的质量可靠，确保数字档案共享的有效性，同时要做好跟踪和存储设备的定期检查更新，并要做好相应的技术升级，防止载体老化现象的发生，并及时进行数据迁移和向量更新，避免数据的丢失。另外，要着重重视数字化档案的质量。根据相关法律法规的要求，认真做好数字处理档案，确保档案数字化质量。不仅要保证数字档案扫描内容完整和画面清晰，而且要确保它具有法律效力。
数字化管理的好处篇4
一、指导思想
坚持以科学发展观为指导，认真贯彻落实市委、市政府的工作部署，根据《市政府关于印发市数字化城市管理工作方案的通知》（政发〔〕132号）、《市政府办公室关于印发市政府服务热线工作规则的通知》（政办发〔〕161号）等有关精神，充分调动各方积极性，使各类事件在“第一时间发现、第一时间处置、第一时间解决”，全面推进城市管理向“信息化、精细化、长效化”的方向健康、有序发展，努力营造良好的人居环境。
二、考评依据
以《市政府办公室关于印发市数字化城市管理监督指挥手册（试行）的通知》（政办发〔〕114号）中确定的事件、部件及其责任单位、立案条件、处置时限、结案条件等为标准，严格对照检查完成情况，系统软件自动生成考核结果。对于政府服务热线中数字化城管以外的内容，按事件处理，其责任单位、立案条件、结案条件视情而定，其处置时限为：急办事件的处置时间为3天，一般事件的处置时间为7天，特殊事件的处置时间视情况而定。
三、考评对象
纳入市数字化城市管理监督指挥中心区二级平台考评范围的单位共计25家。分别为：区城管局、区民政局、区住建局、区农水局、区文体旅游局、区卫生局、区环保局、区人防办、区安监局、区教育局、区商务局、一大队、市行政执法二大队、区环卫处。
四、评价指标
（一)发案率：考核处置责任单位案卷处置数量，采取基准值的标准。基准值的标准主要依据各处置责任单位前三个月案卷处置数量的平均值，以及管辖范围和问题发生概率等因素确定，并根据实际运行情况，进行适当调整。当案卷数量小于基准值时，该项按比例加分；等于基准值时，该项得满分；当案卷数量大于基准值时，根据超出基准值的数量按比例扣分，直至该项分值为零。即：发案率＝发案数/基准值数
（二）处置率：问题处置率。处置责任单位收到区数字化城市管理二级平台派遣的有效案卷后，按照指挥手册规定的处置流程和标准进行处置。对该项内容的完成情况，以处置率进行评分。即：处置率＝处置数／接收案卷数。
（三）及时处置率：处置责任单位收到区数字化城市管理二级平台派遣的有效案卷后，按照指挥手册规定的处置流程和标准进行处置，本项指标要求实效性。对该项内容的完成情况，以及时处置率进行评分。即：及时处置率＝及时处置数／接收案卷数。
（四）结案率：问题处置的结案率。处置责任单位收到区数字化城市管理二级平台派遣的有效案卷后，按照指挥手册规定的处置流程和标准进行处置，并将处理结果及时反馈到区二级平台，要求结案并得到结案批复。对该项内容的完成情况，以结案率进行评分．即：结案率＝结案数／应结案数。
（五）及时结案率：问题办结的及时结案率。处置责任单位收到区数字化城市管理二级平台派遣的有效案卷后，按照指挥手册规定的处置流程和标准进行处置，在规定时间内办理完毕，并将处理结果及时反馈到区二级平台，要求结案。对该项内容的完成情况，以及时结案率进行评分。即：及时结案率＝及时结案数／应结案数。
（六）完好率：问题处置的完好率（是否返工）。处置责任单位收到区二级平台派遣的有效案卷后，按照指挥手册的规定，一次性处置完成，保证处置质量。完好率是以返工率进行逆反映，返工率指处置责任单位在案卷处理完成后，经核查不合格返回重新派遣处理的案卷比例。即：完好率＝1－返工案卷数／接收案卷数。
（七）群众满意率：对于来源于公众投诉（电话、网站、传真等案件，结案后区二级平台就案件处置情况向投诉人征求意见，就案件处置的群众满意度进行考评。群众满意（含基本满意）的案件与考核周期内公众投诉案件的比即为群众满意率。无群众举报案件时，群众满意率得分为满分。
（八）领导督办扣分：对被市、区领导督办过且未及时处理的案卷，进行扣分，督办后没有及时处理的扣1分。
（九）主动处理加分：对于责任难以界定的问题，相关责任单位主动对接或受派及时帮助解决的，实行加分奖励。加分视案件工作量及难易程度，每件加0.5－2分。
综合得分＝（1－（发案率－1））×100×15%＋处置率×l00×15%＋及时处置率×100×15％＋结案率×l00×15%+及时结案率×l00×15%+完好率×100×15％＋群众满意率×100×10％－领导督办扣分＋主动处理加分。
五、考评组织
（一）区政府成立区数字化城市管理联席会议，主要职责是组织研究制定数字化城市管理及便民服务工作战略与重大课题；研究决定数字化城市管理及便民服务工作重大事项；指挥、协调、监督、考评各成员部门、单位的数字化城市管理及便民服务工作联席会议由分管区长任主任，区数字化城管及便民服务中心主任任副主任，成员由各街道办事处、镇、开发区、场及区各有关部门（单位）主要负责人组成。联席会议下设办公室，负责联席会议日常工作，组织实施联席会议决定事项，区数字化城管及便民服务中心主任兼任联席会议办公室主任。
（二）各街道办事处、镇、开发区、场及区各有关部门（单位）应建立相应的考评组织，负责责任范围内的考评工作。
六、考评方式
（一）每天考评结果网上公布，同时将考评过程中拍摄的照片、影像等资料进行汇总整理，形成点评材料，每月的考核结果通过政府网站等渠道定期公布。
（二）每季度、每半年分别由分管区长、区长主持召开考评情况点评会，各街道办事处、镇、开发区、场及区各有关部门（单位）主要领导、分管领导参加。通报考评情况，公布各街道办事处、镇、开发区、场及区各有关部门（单位）的考评成绩；分析点评工作中存在的问题，研究落实整改措施。
（三）按照各街道办事处、镇、开发区、场及区各有关部门（单位）的月度得分、年度平均得分评定优秀、合格、不合格三个等次。平均分90分以上（含90分）为优秀，89-80（含80）之间为良好，79-60之间（含60分）为合格，60分以下为不合格。
七、奖惩措施
（一）推行保证金制度。区数字化城管三级平台单位的主要领导、分管领导年初分别缴纳一定数额的个人保证金（具体数额由区长办公会研究确定）。年终考评后，单位得分为优秀的，返还保证金，并给予一倍奖金奖励；得分为良好的返还保证金，并给予0.5倍奖金奖励；得分为合格的，原额返还保证金；得分为不合格的，保证金不予返还。区财政配套相应的专项经费用于对区数字化城管二级平台单位的考评奖励。以上保证金于年初缴纳到区财政的统一专户。
（二）将数字化城市管理及便民服务工作纳入全区经济社会发展总体目标和优化投资发展软环境考评范围，各占年度总分的5%。
数字化管理的好处篇5
【关键词】信息化环境;文化艺术档案;数字化建设
伴随着我国经济与科技的不断发展，当前在众多领域都已实现了信息化数字化的建设，而在文化艺术档案的管理工作中，更需要建设档案管理的数字化，才能有效延长艺术档案的使用寿命，从整体上提高档案管理水平与应用水平。
1文化艺术档案数字化建设简述
文化艺术档案是为了建设文化文明社会而开展的各种文化艺术活动的见证，属于我国民族文化组成的一部分，其中包含了戏剧、舞蹈、音乐、美术等等，无论是何种艺术形式，都有非常重要的欣赏价值与收藏意义，而文化艺术档案就是将涉及其中的文字、录音、实物和照片等收集起来，进行统一管理，为后人留下更多丰富的文化遗产，共建文明社会［1］。实现文化艺术档案的数字化建设目标，就要求与当前计算机技术、数字摄影技术、多媒体技术、数据库技术、扫描技术以及存储技术结合起来，将这些信息转化为数字化的档案储存模式，再与网络化连接，采用计算机系统进行统一的管理，形成信息库，其资源供社会享用。积极建设数字化文化艺术档案，在当代具有重要的现实意义。首先，能够有效提高艺术档案利用率，将其记录并保存形成全新的文化艺术不动产，并在虚拟的环境下进行展示和传播，进一步实现文化资源的整合以及最大化的共享，结合当今网络传播面广、快速便捷的特点，人们的精神文化需求才能得到进一步满足。其次，能够保证一些悠久艺术档案良好保存的目的，其中涉及到的保存方式有文字、影像、数字化等等，这些都是非常有效的保护措施，不会因为实体档案文件的损坏而失去利用价值。再者，还能有效规避安全风险。一些异地保存的艺术档案数字化副本，就很大程度上实现了档案资料的安全，预防因为人为因素、自然因素而导致损坏。目前，非永久保管的艺术档案日益增多，在建设数字化管理的工作中制作数字化母本加以保管，很大程度上环节了空间的保管压力，对于档案的移交工作等都有便捷化作用［2］。
2信息化环境背景下的文化艺术档案数字化建设措施
2.1前期准备工作
准备工作是创建文化艺术档案数字化的前提，工作人员首先要遵循与数字化要求的基本原则，对文化艺术档案可行性进行分类，确定具体的周期与范围，并由此拟定相关的物力和人力投入方案。其次，要针对实物性的艺术档案做好筛选工作，比如材料的大小、规格，影像的清晰程度、具体数量，以及资料的易破损程度，都要进行详细的清点和登记。再者是对进行数字化的材料做好已数字化和物理存储的说明与标注，明确具体的来源信息。还有就是做好批量材料的存取以及复位工作，进一步保障材料的安全。最后是要确定储存的计算机硬盘容量和内存情况是否符合存储的要求。
2.2采集处理工作
艺术档案的实物要转变为数字化的方式进行传播与储存，那么采集与处理工作就非常重要。在进行采集时，工作人员要积极采用扫描等技术手段，确保不同规格的材料达到同样的字体大小、字迹风格、清晰程度，尽可能恢复母本的原始性，又要适度参考当下应用的便捷性原则确保使用效果。同时还要做好纠偏、防污、压缩等处理。
2.3数据处理工作
这是文化艺术档案数字化处理后进行的工作，对录入数据库的内容进行核对与排序，提高后续管理工作和检索工作的便捷性。针对已经录入的数据信息要进行全面的检查，确保录入的准确性与完整性，有卷件标题的要确保其相符，分类正确，核对标明数据与内容的一致性，避免有遗漏的情况发生，并及时发现错误进行改正。必要情况下还要及时参照母本的内容进行验收，提高文化艺术档案的真实与可靠性。
2.4建立艺术档案数据库
作为艺术档案信息数据储存介质、信息对象、管理系统的整合体，数据库包含了软件、数据管理员等，在形式上可以将其分为关系式数据库、非关系式数据库以及数据库技术结合，属于一项应用较广的数据库建设技术之一。主要通过数据模型为中心，融合相关的数字、图片、文字、字符、视频和声音等等，具备了数据量大、类型种类多、处理统一方便的优势，在应用和继续开发的过程中还有很大的使用价值。艺术档案数据库中需要借助C/S和B/S相互结合的方式开发，与主流服务设置形成无缝的集成，使其达到良好的控制管理效果。其中的C/S程度能够协助前期纸质档案信息、自动入库的管理，解决一些具备历史信息纸质档案资料管理工作中存在的问题，而B/S模式则为访问档案的人提供身份认证等信息检查，更方便地完成后续的浏览操作。
2.5数据备份处理
在经过验收后，合格的档案数据录入数据库以后要进行备份，一方面确保数据信息的安全，另一方面也弥补一些部门硬件配置不均衡完善的缺陷，数据备份很有必要。其中使用到的光盘通过存放数据要求和格式的分类，分为了只读光盘，如DVD、VCD等等，在进行储存的过程中，工作人员要充分考虑到文本的具体内容和所需要的容量，进而选择合适的光盘，备份完成以后要及时读盘，以确保备份的完整度［3］。
2.6共享管理系统
共享管理系统的建立主要特点是分级，属于对于艺术档案数字化建设管理工作中的内部权限控制范畴，用来识别访问者具体的身份，并分配范围权限内的浏览对象。其中重要的作用是安全保障，这就涉及到安全保障系统，用以确保文化艺术档案管理系统能够正常合理使用，并符合相关的操作规范［4］。在进行具体操作时，系统会自动记录操作过程，防止出现违规、恶意攻击或盗取的情况发生，进一步加强了文化艺术档案信息系统建设的安全保障，也为后续维护工作的连续性打下良好的基础［5］。
3结语
总之，文化艺术档案的数字化建设工作任重道远，其包含了网络技术、计算机技术、多媒体技术等在内的诸多技术性要求，又在科技迅速发展的背景下为其提供了更大的便捷性与安全性，那么工作人员就必须加大对文化艺术档案管理工作的重视，充分利用科技信息的发展带来的福利，让数字化档案建设工作在保存、利用、传播文化艺术档案的工作中发挥更大的作用，此外还要建立健全相关的数字化管理和实体管理机制，让文化艺术档案得到更好的保存与传播，促进我国精神文明的进一步发展。
参考文献：
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［3］汪辉霞.浅论群众文化艺术档案中的数字化管理［J］.大众文艺，2015，11（12）：192~193.
［4］李树青.关于文化艺术档案信息化管理的思考［J］.戏剧丛刊，2014，32（5）：98~99.
数字化管理的好处篇6
关键词：计算机技术；档案管理；数字化处理
中图分类号：G623文献标识码：a
1、档案数字化管理的必要性
档案数字化是计算机技术、数据库技术等新型技术的应用扩展。数字化管理依靠高科技手段来支持档案工作,档案工作中的科技含量大大增加,档案检索方式将更加简单而有效。通过资源转化，将各种纸质档案转变成数字化信息，然后利用计算机进行管理和存储，通过有序的管理和调用，实现档案的充分利用以及资源共享。档案数字化需要对其规范性进行统一，通过档案数字化标准来实现管理和应用；档案数字化要以客观实际为立足点，通过有效组织来确保工作的正常开展，抓好文件的质量问题；档案数字化建设要以完善的系统为基础进行发展，需要将目前的系统进行完善化；档案数字化建设重点工作是数据库的建立和维护。
为了对不断出现的数字档案进行科学、合理、有效的管理，就必须尽快形成新的管理机制与管理模式，从而保障整个档案工作战略转型任务顺利完成。在信息化浪潮下，档案数字化条件已经具备，档案数字化发展方向已不可逆转，不进则退的道理在人类发展史、档案工作发展史中已反复得到印证。当前在社会的各个行业和各项工作中，数字化的档案信息以其便于管理，查找便捷的优点成为广大人民群众所喜闻乐见的一种方式，其生命力和发展的前景将是传统档案管理模式所无法比拟的。
2、档案数字化建设的准备工作
2.1、制定计划、设计工作流程
档案数字化建设是一项复杂的系统工程，需要大量的硬件、软件投资，同时也需要制定科学完善的档案数字化工作流程。科学的数字化工作流程如（图1）所示:
图1科学的数字化工作流程
2.2、确保基础设施投入
实施档案数字化管理，硬件先行。硬件建设应具有前瞻性，以数字化对象的种类和数量、数字化速度、数字化质量为依据，充分考虑数字化工作所必需的设备及其性能。尽量选择具有一定先进性且易于维护的产品。档案数字化管理所需的硬件、软件等基础设施如（表1）所示：
表1档案数字化管理所需的硬件、软件
2.3、制定数字化规章制度
档案数字化过程中档案移入、移出等工作环节应做好严格管理，取档时应按照档案存放的物理位置依次拿取,不可丢卷,确保每件（卷）的流向都有详细的书面记录。每张表格应标明移入、移出日期、件（案卷）号、目录号、页数，并由交接人员签字确认。通过做好登记工作使数字化工作中每件档案都有清晰的记录。数字化过程中要严格遵守保密守则和档案法律法规，严格按照数字化工作流程进行，以确保数字化过程中档案原件和档案信息的安全。档案数字化过程中需要采用多种防范手段，切实保证数字档案信息的安全。严格规范各种存储介质的使用，阻断病毒感染渠道，杜绝通过存储介质泄密的可能。在档案数字化工作完成，数字档案信息通过验收审核、移交后，数字加工工作站、移动硬盘、U盘等存储介质上的数据必须按照保密规定，使用专用工具，并在档案部门人员的现场监督下删除，存储介质应向该项目的档案管理部门进行移交。
3、计算机批量处理技术在档案数字化处理中的应用分析
档案是对历年来发展信息的记录，里面不仅包括文献资料，还包括视频资料、音频资料，实物资料等，涉及面非常广泛。因此，管理档案资料是一项巨大的系统工程。大量的档案资料在数字化的处理过程中采用计算机的批量处理技术完成，能够明显提高档案管理人员的工作效率。
3.1、文字档案的批量扫描
对文字档案的批量扫描需要用到扫描设备，让扫描设备与计算机连接，将需要扫描的文本进行分类，然后将扫描出来的影印文档批量导入电脑中，对影印效果进行图文处理，去除噪点，以档案整理规范为依据，按照正常顺序进行排版，方便阅读。
3.2、对电子文档进行批量分类
在文字档案扫描之前，首先要对文字档案进行基本的分类，否则到电脑中，电子档案将会变得混乱。其次，需要对电子文档进行批量分类。在电脑存储的过程中，需要对电子文档进行重新命名，这样方便电脑查询，提高利用效率。制作数据库，让同一案卷的电子文档进行合并，存储在同一个数据库里，这些都可以通过计算机操作来完成。
3.3、对影印档案进行批量质检审核
扫描档案的过程中，可能会因为档案年限久远，造成影印不清的现象，需要检查该电子文档的质量，发现问题，需要重新扫描，确保档案的实用性。
3.4、对数据采用批量存储技术
由于档案信息在存储过程中一般是将每一个文档作为一个单一的目录存储的，即一般是采用多页压缩的方式进行存储，然后再将这些图像文件压缩到一个统一的文件包中，上传至文件数字档案服务器中。这不但可以明显减少文件数量，而且还能提高文件的管理水平，减少文件碎片的出现。
3.5、对电子数据进行批量识别
数据的批量识别技术主要是oCR识别技术，它可以将分类处理好的图形影像文件进行文本化处理，制作成为文本数据后进行存储，这样便于档案后期管理过程中的快速检索。同时，它还允许识别过程中手工录入对应数据，能够作为自动识别技术的补充，将之存入数据字段中。
4、计算机技术在档案数字化管理中的应用
4.1、目录管理
目录管理是档案数字化管理系统的核心内容，通过目录管理可以对存储于数据库中的目录数据直接进行操作，实现对档案的快速检索和整理，不仅能够满足档案工作的需要，还能提高工作效率。数据库的开放性很强，可以自由地对档案进行更改、增加、删除等操作，而且还为管理者和使用者提供了编码、列表、抽词等多种辅助输入功能，更方便档案的管理工作。而且档案检索功能的实用性较强，具有较高的查准率和查全率，可以为管理员和利用者提供更全而、更快捷高质量的查询服务。此外，还可以实现档案信息的全文存储功能，管理人员通过目录进行管理，把档案的文字信息、视频信息、图像信息等各种信息集成于目录数据中进行管理。当对档案信息进行操作时，可以通过目录数据为检索入口，利用浏览功能实现档案信息的全文检索，包括档案数字化、光盘记录、图像管理等。
4.2、档案数据库管理
当建立了档案数据库后，管理人员应对其进行规范科学的管理。目前，档案信息数据库的管理上还是存在诸多问题，并因此造成某些档案的泄露。为此，管理人员应不断加强对档案的规范化管理。一是在原有管理机制的基础上，完善档案管理机制，严禁泄露。二是在档案信息数据库数据不断扩大发展的情况下，通过开发新的档案管理软件和程序来扩大数据库的信息，实现数据库内容的与时俱进。
4.3、档案管理网络化
应用计算机网络技术实现档案管理网络化，通过通信线路和通信设备，可以对分布于各地的独立的计算机、终端等进行档案管理操作，实现了档案信息的资源共享，很大程度的提高了档案管理工作的效率。
4.4、提高档案信息数据库的安全性
档案数据库系统的安全性十分重要，信息泄露将会导致严重的后果，甚至会危害人民和社会的财产安全。因此，在数据库的管理过程中应该加大数据库的安全系数，使黑客难以窃取其中的重要信息。一是要加强数据库软件本身运行及其的防病毒，黑客的系数，可以运用一些相应的密保软件和防病毒软件等；二是要提高数据库本身的安全性，并且要防止数据库管理者泄露数据库当中的信息。
结束语
综上所述，在科学文化、经济建设事业的飞速发展时代，利用计算机技术进行档案数字化处理，具有成本低、保密性强、查找方便、存储量大、快速检索等优点，是传统手工档案管理无法比拟的，既能够提高档案管理工作的效率，又可以促进档案管理部门正规化、科学化的管理，使其能够更好地服务于国家、社会和个人，促进社会经济的良性发展。
参考文献：
[1]李蓉晖.计算机技术在档案数字化处理分析中的应用[J].华章，2014，06:353.
[2]殷丽红.浅谈计算机技术在档案管理中的应用[J].网友世界，2014，02:13.
[3]赵春苗.计算机技术在档案信息管理中的应用[J].科技创新与应用，2014，07:250.
数字化管理的好处篇7
关键词：城建档案；数字化优势；现状；目标；途径
随着经济的飞速发展，城市建设也迅猛发展，产生了大规模的城市新建、扩建、改建工程，城建档案的数量、种类、使用频次日益增多。传统的档案管理方式越来越不能满足城市发展需要。目前计算机技术在城市建设档案部门的应用已十分普及，尤其是数字技术和因特网理念对城建档案管理的迅速渗透，预示了城建档案数字化管理的发展趋势。
1城建档案数字化的优势
城建档案数字化成为提高城市管理效能的必然选择。城建档案数字化的显著优势：一是节约空间，数字化档案突破了传统档案保管空间及年限的局限，将传统的档案以现代化的硬盘、光盘载体予以保存，极大地节省空间，同时简化了维护程序，降低了维护成本，延长了保管年限。二是拓宽了档案范围，传统档案大多数采用纸质载体，保存形式单一，范围有限，而数字化档案除了以文字、图片形式保存档案外，还可以通过视频、语音等形式保存，形式更加多样，范围更加广泛。三是提高档案的运用效率。借助计算机技术的迅猛发展，数字化档案可以极大地加快档案的检索、备份、传递速度，实现了资源共享，档案服务利用水平得到进一步提升。
2乳山市城建档案数字化的现状
（一）城建档案数字化基础好。
开发应用了“乳山市智慧城建档案管理系统”，2016年完成了馆藏纸质档案数字化处理、数据库建设6944卷，电子档案数字化处理、数据库建设2134卷，共计9078卷，共计刻录光盘695张，录入数据1400G。
（二）档案数字化服务逐步覆盖。
乳山市智慧地下管网信息系统平台于2015年6月底通过专家组验收，智慧地下管网信息系统平台的建设成果主要包括地下管网数据库、地下管网共享平台。地下管网数据库通过地下管线外业普查，涉及区域约200平方公里，测区内探测的管线有电力、电信、给水、排水、燃气、热力、路灯、交通信号、监控信号、有线电视等10种管线，总计完成管线普查2998公里。
在系统共享方面，目前开发运行的“乳山市地下管线信息共享平台”系统已开通市城乡规划管理局、燃热处、市政处三家局域网共享客户终端，为他们提供各类管线共享数据的在线查询、利用服务。先期通过局域网络实现管理单位的资源共享，运行效果达到理想状态后，再根据实际情况通过专网或乳山云计算中心实现管线单位的数据共享。
智慧地下管网信息系统平台的建立并运行将使管网功能的发挥更加有序，能及时、准确地查询到规划、设计及施工所必需的已存管网综合数据及空间分布现状，及时掌握管网运行现状，做好必要的维护管理，防患于未然。同时，及时处理好突发事件，将损失减少到最低，p少造成的不良社会影响。
3乳山市城建档案数字化近期目标
城建档案数字化近期目标是城建档案数字化进一步发展的基础，也是中长期发展目标实现起飞的平台。乳山市城建档案数字化的近期目标：以建设智慧城市为目标，以城建档案存储数字化、检索自动化、利用网络化为导向，以信息网络为基础，以数据库建设为重点，以人才队伍建设为保障，以城建档案信息资源共享利用为目的，突出智慧应用软件开发，不断提高城建档案服务利用水平。
4城建档案数字化建设的途径
（一）逐步完善软硬件基础设施建设
1、应根据需要开发能满足工程项目级、案卷级、文件级和电子化元件级的四级管理的城建档案文档处理一体化软件，建立一套完整的城建档案信息化管理系统。使系统设计合理，极具操作性，以适应城建档案数字化管理的长远需要。
2、为实现城建档案计算机及网络系统的查询与管理，在配置所需硬件时，要充分考虑数字时代的发展对高端工作站或服务器的要求，在存储空间、图形运算、整体性能、系统兼容等方面尽可能满足数字化管理的运行条件。信息显示窗口应具有浏览各类磁盘文件的专用矢量文件浏览器功能。
（二）扎实做好城建档案数字化人力资源建设
信息技术人员的缺失和档案馆人员信息技术知识和能力的缺失，是约束城建档案数字化建设发展的主要原因。可通过以下两种途径解决：1、补充具有计算机、信息化等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍的专业结构，满足信息化建设工作的需要；2、积极开展信息技术培训，在按照分层次、分阶段和根据业务需要进行培训的原则对相关人员培训的基础上，着重加强城建档案业务人员的信息化技术培训以及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高业务人员掌握和运用现代化技术的技能，与此同时应对计算机等信息化技术人员进行城建档案工作知识和技能的培训，使其掌握城建档案工作的客观规律，更好地开展城建档案信息化工作。
（三）着重做好电子档案数据的安全建设
数字化管理的好处篇8
关键词：矿山；环境治理；数字化
一、南京市矿山治理档案管理的现状及数字化意义
（一）南京市矿山治理档案管理现状
为适应新形势、新要求，南京市政府成立了南京市废弃露采矿山环境治理领导小组，全面负责废弃露采矿山环境治理工作的组织、协调、指导、监督等工作，并在南京市国土资源局下设办公室。南京市依托国家示范工程、京沪高铁沿线（南京段）宕口治理等重点工程，对全市急需治理的109个废弃宕口开展了矿山环境治理三年行动计划。在治理过程中每一个项目都会产生大量的原始资料，例如：立项批文、方案设计、招投标、施工、监理、资金拨付材料等等，这些纸质材料一般都存放在处室里或者由各分局负责统一归档，进行日常的分解管理，目前还没有针对性规范的整理模式，在工作中都是参照普通的档案管理方式进行收集整理，仅局限于平时工作中简单的查询和调用，这就对我们及时开展科学规范的档案整理和利用提出了更高的要求。
随着当前国土资源管理信息化的发展趋势，需结合“一张图”建设将矿山环境治理相关内容纳入其中，加快推进矿山环境治理工作和跟踪管理工作，实现宕口治理项目相关内容的可查询、可录入、可更新、可监管、可统计，提高矿山环境治理工作效率和监管水平。而传统的档案管理与传播方式，即实施手工管理档案，信息形态主要以纸质等载体形式存在，只适应于传统的和以点到点的传播，即使经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，利用的覆盖面也相对较小，很难适应快速准确的利用要求，档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现。随着信息化建设的日益广泛和深入，档案数字化管理是档案管理工作发展的必然方向。
（二）南京市矿山治理档案数字化管理意义
《纸质档案数字化技术规范》Da/t31―2005，对纸质档案数字化的定义是：采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
档案数字化通常开展的方式，是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高科技，把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
开展进行矿山治理档案的数字化管理，就是将纸质档案的数字化，以及电子文件及数码影像文件的集中统一的管理和应用，主要具有以下两方面的积极意义：
1.对档案原件具有积极的保护作用。在日常工作利用中，网上查阅扫描件代替调阅纸质档案原件，使原件得到妥善的保存保管，有效减轻人员工作量，提高工作效率。
2.在档案共享利用的空间和时间上，提供了更大的可行性和便利度。可以实现在“一张图”等统一平台的图形、数据、文档综合查询利用，快速简便地调阅自己需要的档案信息资源。数字化档案数据可以多量备份，实现多地保存和异地传输。
二、南京市矿山治理档案数字化管理需求
（一）需求概述
以“一张图”系统作为业务前台开展矿山治理的各项日常管理工作，档案管理系统作为后台做好各种矿山治理纸质档案电子化扫描数字化处理以及各类电子材料的整合、归档和数据提供利用工作。两个系统之间做好数据关联使用。最终实现在日常管理工作中需要查阅相关业务档案时，通过简单快捷的检索方法，如输入宕口名称或者代码，就能及时准确调阅各种业务文档、数据和图表。为日常查阅利用、日常数据更新和后续管理发挥积极作用。
在开展扫描操作时，利用高速扫描仪将纸质档案转化成电子档案，建立电子档案目录数据库，再结合大型存储设备，组成完整的矿山治理电子档案数据库。通俗而言，就是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。这种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。这种方式投入相对较少，对人员技术要求相对较低，又能较快满足对存量档案的数字化管理需求。在资金充裕、人员短缺的情况下，也可以委托专门的档案整理扫描公司，对存量矿山整治档案进行整理和扫描。
数字化的矿山治理档案以扫描文件形式存在，要妥善备份保存，至少备份两套及以上。按照档案主管部门要求，与纸质档案一起，实现双套制保存。
（二）功能介绍
建立数据处理和档案影像文档管理统一查阅的矿山治理的监管平台，实现以下几个功能。
1.数据安全：采取先进存储设备，利用磁盘阵列存贮，建立专用数据服务器。数据实时进行多套备份，保证档案数据安全不丢失。
2.保密权限：基于数据库的安全设计，可设定档案的查阅权限，区别人员的职责权限，对不同的用户赋予不同的查阅范围。
3.查阅功能：在查阅档案时定位准确、查询迅速、图像清晰。这要求建立档案目录数据库时，要严格保证档案著录准确率。
4.统计功能：监管平台通过设定的各种检索字段，可以快速准确统计各种数据，并做好日常更新统计。并将生成的电子报表及时归档。
5.计划功能：根据统计功能模块的统计资料，利用经验公式，做出季度或年度计划预算提议，为相关部门提供参考。
最后两个统计功能，主要依靠“一张图”的有关数据统计功能实现。通过档案管理系统的各种数字化档案提供证据材料。
（三）作业要求
1.采取流水线作业方式。按照工作流程将各个工序细化与规范化，做到分工明确，各个工序相互衔接，环环相扣，工作中互相配合与支持，提高工作效率。
2.采取高速扫描，彩色与黑白相结合，对个别材料进行需要彩色扫描，大部分进行黑白或灰度扫描。
3.在存量档案数量较大、扫描量较大时，也可考虑引进第三方监理进行日常检查和质量检验工作。日常的少量档案补充扫描的质量检验工作，可以由地环部门熟悉业务的工作人员担任，便于及时发现问题，及时改正。
4.考虑运用条码技术管理档案，即在档案封面、卷内目录上打上条码，方便扫描和今后管理使用。
三、南京市矿山治理档案数字化操作流程
南京的矿山治理档案数字化在操作实施过程中，要做好软件开发与档案前期整理、扫描、条目录入、质量检查、扫描文件管理等全过程的协调配合问题。前期要细化做好矿山治理档案归档范围确定，扫描流程设计、扫描硬件配置等准备工作，过程中要重点加强质量检验，扫描后期要考虑做好人员配备，做好日常化的新增档案的数字化，实现矿山治理档案数字化的长效管理。
（一）档案分类整理，编制流水档案号
按照矿山治理档案分类细化要求，按照年度、类别、保管期限等进行分类整理、排序编页，暂不装订，待扫描完成后再进行装订。案卷目录和卷内目录的样式，应根据档案实际制定和调整。顺序编制流水档号。
（二）档案著录
矿山治理档案的著录，是实现今后档案检索查阅与管理的重要基础工作，所以对文字录入的准确性要求很高，工作量大。
著录内容按照国家《档案著录规则》（Da/t18）的要求录入，建立档案目录数据库。包括确定各具体著录项、字段长度和内容要求。通常包括案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等。对于矿山整治档案特有的项目名称、项目位置、土地权属、组织实施单位、项目承担单位等，作为特殊著录项加以录入，便于今后的检索查询和统计。
（三）档案交接
矿山治理档案分类整理后按年度、类别提出，提卷时数字化加工方的提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，以确保档案还原时能够清楚区别和核实页数，并按实际页数填写详细的档案交接清单，由双方主管人员签字。
（四）档案的扫描
矿山治理档案材料原件扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。可以根据国家《纸质档案数字化技术规范》制定具体的扫描要求，扫描人员按照要求操作，填写移交清单（此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取后进行纸介扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。
（五）图像处理
采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保矿山整治图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。
（六）将扫描影像与著录条目挂接
可以通过软件，将质量检验后的扫描影像与系统的档案目录自动挂接，必要时手工辅助挂接。通过挂接实现再次的检验，验收合格做好记录。
（七）扫描后还原整理和装订
完成档案扫描后，安排专人负责案卷整理与还原。逐页检查，在预留装订边、不缺页、页面不颠倒，图件折叠符合要求等基础上，完成档案装订。按照已编档号入库上架排放。
（八）质量检验
对各作业流程环节进行质量抽检，重点阶段是完成扫描影像与著录条目挂接后，可以通过扫描影像的内容和数量，对著录项录入与案卷文件实体的标引等进行检查对比，发现不合格情况，及时登记并退回相应流程重新处理。
四、综述
数字化管理的好处篇9
［关键词］档案管理；电子文件；双套制
随着互联网技术的普及和信息化进程不断深入，信息技术已经渗透到了我们社会活动的各个方面，正在逐步改变着人们的生活和工作方式。档案作为人类改造自然实践活动的原始记录，是人类社会发展进步的宝贵财富，是重要的历史文化遗产，它记载着人类前进的脚步，传承着民族的优秀文化。档案信息化管理是社会信息化的重要组成部分。
一、数字化档案文件的管理问题
1．数字化资源的档案化问题
数字化信息的构成复制多样并且存量庞大:图像文件、电子邮件、电子报表、视频文件、网页文件、数据库文件等。大批量的数据被无序的存储在电脑或数字存储器中，其中很大一部分最终因存储空间的有限而被定期销毁，数字媒体信息在档案化的管理过程中基本处于随机状态，长此以往很可能发生重要档案资源的毁坏和遗失，造成不可挽回的损失。(1)传统类型文件管理流程的不适用。组织业务流程所产生的大量数据是档案工作的主要工作对象，当一个业务流程工作完成后，适时的把相关文件归档，形成组织的过程资产以备查阅。为了长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性，组织机构人员会定期从文件对形成者和社会的意义大小两方面来判别其价值，然后把分布在各个机构的文件按照规定的时间汇集到档案馆集中保存。纸质文件档案化的方法体系已经建立，各类档案管理工作的流程已相当成熟和稳定。文件的档案化管理主要依赖于业务运转的流程和规则，而相当一部分数字化信息，因不能纳入组织的日常业务流程被排除于组织档案化管理过程之外。“电子邮件”是伴随网络最早出现的电子交流工具之一，现今已经成为我们在工作和生活中不可或缺的交流工具，并广泛应用于各级政府和企业的业务系统中。电子邮件的传输和接收协议的制定确保了邮件信息的正确发送，而有关电子邮件的存储和管理方面却没有成熟的规则可循，还有一个很重要的原因就是电子邮件的所属性质不好界定，可能涉及到个人隐私方面的法律问题，这些问题的存在导致电子邮件长久处于一种随机管理状态，更谈不上实施档案化的管理。(2)数字媒体数据的存储问题。很多媒体资源经数字化处理后生成为非文本型数据，而在传统的数据定义中，认为非文本型数据是不能够完整地表达一个事项的，并且其信息组织方式与数据结构复杂多样，很难用结构化的关系数据库进行存储和管理，不能用传统的文本文件管理方式进行处理，所以大多不再归入档案管理。伴随着社会信息化进程的不断推进，电子文件的种类和数量也与日俱增，而档案管理部门的工作重心仍停留在对文本型电子文件的归档和收集，没有认识到多媒体数据和非文本型数据归档工作的重要性，即使要做也苦于没有统一的规范和工具。数据库文件还需不需要档案化的管理?一直是档案界争论的问题，认为数据库系统本身就是来管理和存储相关文件的工具，数据库文件已在数据库中得到了妥善的管理和维护，没有必要再转化为所谓的档案文件。早期，大部分组织都建立了支撑业务流程的关系型数据库，用来管理业务处理所生成的过程数据，随着业务流程的改进，过程数据也在不断的更新变化，而过程数据的形成在结构上具有连续性，这就很难将数据按文件类型简单的分开，传统档案管理方式已经不再适用。这些支撑着机构业务运行的数据，是机构的核心资源，绝大多数具备档案价值，但又不能够按照纸质档案管理办法来进行整理和保存，数据库管理系统也只是对相关数据进行简单拷贝或以备份数据库的方式同构备份数据，并不能进行深层次的整理和分析，不能很好的发挥其组织过程资产的作用。(3)网页格式的文件筛选与存储问题。现今各类组织机构都建设了自己的网络平台，大量的数据以网页的形式存在于流动的网络环境之中，而这些信息中有很大一部分是与组织日常工作相关联的，是组织工作过程的组成部分，应整理和保存，但由于网页文件的内容繁杂、重复率高，而且存在量巨大，很多组织机构都不对其作档案化处置，只是在需要的时候再进行检索和使用。这种处置方式很可能因为网页的不断更新而造成档案信息的缺失。
2．电子文件的存储管理问题
电子文件就是以数字化方式记录的文件。电子文件因其多样的数据格式和海量数据内容倍受档案界的关注，电子文件的档案化主要涉及三个问题:(1)电子文件的类型划分问题。数字化信息的编码格式复杂多样，导致读取和存储过程迥异，有些数据还需要专门的读写工具才可以获取，如何将电子文件有效合理的归类管理，是需要长时间的分析和实践才能完成的工作。(2)电子文件的证据效力。如何证明以数字方式所记录信息的真实性，谁可以证明?(3)信息数字化的相关技术问题。信息的数字化是利用计算机技术实现的，但首先要借助相应的信息技术设备对原始信息进行收集、处理、传输和存储，这样的工作模式导致了数字化信息的设备相关性，特定的信息数字化过程与硬件系统、软件系统紧密相关。包括中国在内的很多国家都作了相当多的研究和尝试来解决上述问题。首要的基础工作是制定系统无关性的电子文件管理规范，还要制定与之相关的档案管理标准。目前，我国档案管理层已制定了许多数字化规范，2005年国家档案局了关于纸质档案数字化问题的行业标准《纸质档案数字化技术规范》，该标准的出台规范了档案信息的数字化过程。通过制定文件管理元数据规范、文件系统设计、文件管理等方面的国家标准，并规范相关实施程序标准，有效解决了电子文件归类和管理问题。针对数字档案长久保存问题，研究和开发系统化的保管方式是下一个阶段档案管理的新课题。随着信息技术的不断发展，各类管理系统已成为人们日常工作中不可或缺的工具，随之也生成了大量各种类型的数字化信息，若不进行科学有效的管理，久而久之就会出现“信息孤岛”问题，导致大量数据信息单元不能自动地实现信息共享与交换，成为垃圾数据。
二、双轨制与双套制问题
目前的电子文件无论从法律保障还是从安全性角度而言，还不能完全取代纸质文件，人们依然存在着对纸质档案的心理依赖和对电子文件的不确信感，纸质文件和电子文件不可避免地在一段时间内相依共存。随着信息系统在各类机构的业务管理中比例不断提高，文件的档案化管理也将会从双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但这也是一个需要长期改进的过程，逐渐消除人们脑海中固有的档案思维。组织业务规程的改进速度还没有完全跟上信息化的进程，是造成双套制普遍存在的根本原因。还有就是缺乏对电子文件长久保存和长期可用等问题的认识，不能很好的掌握与电子文件相关的技术手段。其次的原因是国内的各级各类档案馆将大量地纸质档案转变成电子档案。档案数字化以后就可以轻松实现档案信息资源的网络应用，为需求者提供足不出户的档案查询服务，但如果只是无选择无限度地对档案进行初步的电子化，而不再进行更深层次的数据挖掘和整理，这样的结果只会带来大量人力和物力的浪费，失去创建数字化档案馆的真正意义。虽然信息化发达国家在信息化进程中都把“无纸化”作为信息化的战略目标，但档案的双套制管理还将存在很长的时期，只有当人们的生活和工作活动方式及各类组织的业务流程真正的信息化以后，才能实现真正意义上的单轨制。
三、档案信息数字化的原则和要求
为确保数字化档案的质量，档案数字化工作必须遵循“使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求”这一基本原则，在此原则的基础上遵守以下要求。
1．标准化要求
档案信息数字化以后必须要具备可用性，而标准化的制定正是为了满足这个要求。标准要求:“所有数字化的档案信息必须按照规定的文件格式、技术模式和工作标准进行数字化，在没有特殊要求的前提下尽可能采取通用标准”，只有标准化的基础上开展档案信息数字化，才能确保数字档案信息的通用性。数字档案信息的存储与传递必须依照统一的规范和标准执行，档案数字化标准的制定，首先有利于档案内容的长久保存并节约管理成本，其次避免了在利用网络平台提供高效的档案检索服务时，因系统平台和存储格式的不同造成降低信息存储与传输的效率事件发生。2005年国家档案局制定并了《纸质档案数字化技术规范》，成为了我国档案信息数字化工作的行业标准，其他媒体档案如:照片、录音、录像和缩微影像档案的数字化标准也在逐步制定之中。
2．安全性要求
“安全”是开展档案信息数字化工作之前必须考虑的问题。安全要求有两层含义:(1)档案原件的安全对原始档案进行扫描和摄录是档案数字化工作的必要步骤，为了保证这项工作的顺利进行，就必须做好档案原件的拆卷和搬移等准备工作。对档案进行数字化处理是为了以另外的方式更好的长久保存档案，并不能替代原始档案存在的价值，所以必须在保证档案原件完好性的前提下进行档案数字化处理工作，避免造成档案原件内外部特征的损坏。对于历史久远且具有文物或史料价值的档案，遵守这一点尤为重要，因为一旦发生损坏或丢失可能就没有了挽回的余地。为了确保原始档案的安全性，在开始数字化处理工作前必须合理设计工作流程，工作中严格按照操作规程执行，把数字化工作对档案原件的安全威胁降至最低，确保数字化工作安全有序地开展。(2)档案信息的保密性我国档案行业标准要求“纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定”“对所要进行数字化的对象要按照一定的原则和方法进行确认”。进行数字化处理的档案一般都是开放性文件，保密级别很低，但这只是针对一定的范围而言，超出了界定的范围则可能涉及到档案保密性问题。因技术和专业人员等方面的原因，档案数字化工程需要外部人员参与或直接指定专业的数字化化处理公司承担，这就必须要对参与数字化工作的公司和相关人员进行严格的安全保密教育，在签订安全保密协议的前提下严格限定其操作权限，管控每一个工作流程，确保保密工作的认真履行。对于内容级别较高或有非常严格使用权限的档案文件，应指定持有相应保密资质级别的专业公司采用特殊设备进行数字化。
3．原真性要求
档案信息的数字化处理工作必须以保持信息内容的原真性为前提。数字化处理只是改变了档案信息的存在形式，是以另外一种更能长久保存档案内容的形式备份了档案原件。“忠于档案原文”是档案数字化工作的首要原则，数字化处理后的档案信息要与原载体上的信息内容保持一致，若信息内容大量的缺失或改变，对档案进行的数字化工作也就没有了意义，所以，应在档案信息数字化处理的每个环节中，都要严格把控原真性的原则，最大限度地呈现档案信息的原始特征。在实际操作中，为了保证信息内容的原真性，必须要对信息生成的文件格式、文件大小和系统处理速度等方面进行测试，采用最佳的配置方案。虽然在文件格式的选取和技术参数的设定等方面都进行了验证，也严格遵照处理规程的执行操作，但由于原始档案的某些特性和处理技术的限制，在某种程度上的信息失真是不可避免的。研发先进的设备，采用更加科学合理的技术方案，把信息失真度控制在允许的范围内是档案数字化工作的终极目标。在档案数字化处理过程中，要保持档案的原始面貌，不要对档案所呈现的内容作额外处理。例如，一个图像文件只要它是原件信息的真实反映，就不能因其有瑕疵而利用图像处理软件对其进行“修正”。又如音频和动态视频文件，由于模拟信号精度较低，其声、像常常伴有背景噪音，我们在对其数字化后不可人为地使用降噪音技术进行额外处理。但是，为避免数字化后的档案信息被改动，采用数字水印等技术对其进行“防篡改”处理则是被允许的，这种处理不但不会改变档案的内容，相反对数字化档案信息的真实性起到了“固化”作用。
4．实效性要求
档案数字化工作耗时耗财，而且工作对象繁杂并数量巨大，因此在工作中必须强调效率和实用性。在进行档案数字化工作前，应当从工作流程、生成文件格式、信息存储模式和加工系统等多方面充分研究，选择最佳的档案数字化方案。在实际工作中，技术方案的选择往往决定着整个数字化工程的成败，而高效可靠的数字化处理系统是工程顺利进行的保障。高效的数字化处理系统由硬件设备、软件系统、工作流程和人员的合理配置组成，而其工作的效率与设备投入并不完全成正比，所以一味追求高配置的硬件设备，而不考虑人员的配置和使用等管理问题，最终导致设备使用效率低下，造成时间和资金的浪费。档案的数字化工作需要大量的资金支持，所以在进行此项工作之前必须认真分析效益成本比，充分确认其必要性。对档案进行数字化处理的最终目的只有两个:(1)更加长久的保存珍贵易损档案而构建数字化复本。(2)提供档案网络检索功能而数字化。深入分析可以看到，无论出于何种目的的档案数字化都只需要进行有限范围的工作。数字化档案的构建并不是原有纸质档案的简单复制，而是为了更好地利用各种电子设备和互联网技术，实现更加多样和便捷的档案应用服务。保证全网档案信息资源的全面和充足的前提下，各档案馆在选定数字化档案时，要加强协作，强化专题特色，侧重将具有自身特色和社会利用价值高的档案首先转化为数字资源，从而实现整体上的互补，减少重复劳动，避免网上数字化档案信息的冗余与浪费。互联网为我们提供了超越时空的广阔环境，原有的时空阻隔被完全打通，网络用户可以有条件的使用存储在网络任一节点上的数字化档案信息。因此，档案机构在确认档案数字化的范围时必须充分考虑网络共享的这一特点。
四、档案信息化管理软件的选择
档案管理软件应具有的功能:
1．各种载体、文本数据的著录及数字化加工，根据需要建立档案目录、图像、文本三种数据库
2．不同格式电子数据的转换著录
3．缩微胶片转换后的图像处理、调整和挂接
4．计算机自动标引、辅助标引、词表抽取及词表索引
5．规范统一的档案XmL元数据存储库伴随着档案信息化管理的不断发展，国内外很多it企业都纷纷介入档案管理软件的开发和应用市场。例如:brother、edoc2、紫光、量子伟业、上品amS等。随着计算机和网络技术的发展，档案用户的需求越来越多元化，时效性已经成为评价档案服务的重要标准，传统的档案管理和功能服务模式已经无法满足用户的需求发展，因此，建立支撑档案信息资源共享的技术平台，实现档案信息资源的安全性共享和档案信息的网络化传输，将成为新时期档案信息化管理的核心内容。
［参考文献］
［1］杨公之．档案信息化建设导论［m］．北京:中国档案出版社，2001．
［2］梁正银．归档文件整理指南［m］．武汉:湖北人民出版社，2003．
［3］武刚．信息化管理与运作［m］．北京:中央电大出版社，2007．
数字化管理的好处篇10
关键词：高校档案；数字化建设；方向
文明的积淀赋予人类以更大的创造和发展，信息时代的到来，引起社会诸多方面的深刻变革，它极大地改革了人们过去一直习惯和固守的知识、信息、符号语言等传播方式。档案作为承载文明的介质、其形式和内容也在这次信息革命大潮中发生了巨大的变化。这就是出现了数字化档案(电子档案)，它以电子文件为其主要的存储方式。档案信息数字化是新世纪档案事业发展的必然趋势。因此，信息时代构建数字化档案馆也就成为历史的必然，也给高校档案工作带来新的机遇和挑战。
高校档案以资源形态进入信息领域，通过信息技术，开发了档案信息资源，通过对高校档案的利用体现出档案的价值。高校档案信息数字化是随着学校计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息数字形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化形式贮存，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。
1 数字档案的概念与特征
数字档案也称电子档案。它是人们在使用计算机的过程中产生的，或将既有的各种资料(纸张、图片、图像、声音等)进行数字化处理(扫描、数码摄入等)而产生的信息，如办公类电子文件、资料扫描、e-maiL、mp3文件、程序文件等等。我们可以把数字档案定义为：通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字记录，是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然结果。它必将深刻地改变档案工作面貌和信息环境。由于数字文件本身的特点，数字文件和数字一体化已成为数字档案工作的发展趋势。
2档案信息数字化对高校档案工作的影响
2．1对高校档案利用方式的影响
数字化档案信息可使任何一位利用者不受时间、空间的限制，在任一地点任一时间只需一网的电脑，即可进入档案管理系统，查阅自己需要的档案信息，这样许多的利用者可以不用到档案馆就能查到自己所需的信息。
2．2对高校档案业务工作的影响
使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入计算机中，各部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。这在科研、教学、设备等类档案管理中同样适用。在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。
2．3对高校档案馆职能的影响
随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域，今后档案的鉴定、整理、编目工作的关注焦点不再是文件实体，而是文件背后的活动和意图。要更好地了解形成文件的整个过程，通过发现鉴定文件形成者的职能、计划和活动鉴定文件价值，重视信息系统与文件形成，从保管机构变为审计机构。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案馆从档案实体的保管基地变成了提供利用方便的信息控制中心。
3制约高校档案数字化建设的因素及对策
3．1制约因素：数字档案打破了传统意义上的“纸质档案”的概念，即有形化向数字化的转变
高校档案工作者须实现思想上的转变与工作方式的更新，由原先的档案实体管理模式扩展为“档案信息处理”模式，在加大了档案工作量的同时工作效率也须加快，须树立良好的数字档案工作理念，满足高校教育事业迅猛发展过程中对档案事业的利用需求。
另外，高校档案数字化建设需要高校领导的大力支持，逐步将档案网络化建设纳入议事日程，在人才、物力等方面提供方便，实现高校档案信息的高效率回报。
3．2对策：高校档案数字化建设须建立一套切实可行的管理办法与制度
首先，由国家档案行政管理部门制定出宏观管理方案和统一技术规范标准，实现档案信息数字化的统一行业规定，落实到《档案法》中，实现档案数字化的全球发展。国家档案局颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中计划要完成《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音、录像档案数字化技术规范》、《缩微影像数字化转化技术规范》等电子档案工作标准与规范，使得高校数字化档案建设进一步有章可行、有法可依。
其次，高校数字档案管理应在国家数字档案管理规则下制定出相应的管理办法与制度。高校档案部门要以国家《电子文档的归档与管理规范》为依据，拟定出电子文档的分类标准与要求，实现网络环境下电子文档的及时接收、归档、管理和利用，并不断健全电子文档管理制度，实现规范化管理，为电子公文和纸质公文一样达到科学保管与利用打下基础。
4高校数字化档案馆建设
4．1高校档案馆现存档案的数字化处理
将档案馆的所有档案数据通过计算机著录、扫描等形式，将档案信息由多种物理载体形式体现出来的信息，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，完成现有高校档案馆的馆藏档案向数字化转化的过程，这是数字化资源建设的重要基础工作。这也是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。
4．2建立和健全一套完善的数字化档案工作体系
从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化，主要从以下几方面着手：
(1)数字化档案的收集
数字化档案的收集不同于以往的纸质档案收集。对于数字化文件，如果简单照搬以往的管理方式，出现了问题可能是无法挽回的。数字化档案的收集，要求采用文档一体化管理方式，只有这样，才能保证数字化文件的内容、背景等信息的完整性，使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或破坏掉。数字化文件和档案的一体化管理是数字化档案管理的根本方式。
数字化档案的收集手段主要是通过计算机网络管理来完成。由于高校校园网建设已达到成熟阶段，学校各部门均已接通，所以数字化文件归档是一种很便捷的方式。只需各单位人员在完成本单位形成的电子文件后，通过校园网再转发一份到档案馆即可。
(2)数字化档案的保管
由于数字档案载体的特殊性，它不同于传统纸质载体档案保管条件，档案存放方式由档案框架变成用数字存储器以及光盘、磁盘存储，极小空间可存放大量的数字文件。它主要包括数字档案设备安全和信息安全两方面。设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑，主要是抵御自然灾害、突发事件等。而信息安全则需要一系列措施给予保证。保证数字档案的可读性和可利用性，对设备更新情况进行跟踪，在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上。同时，防止信息丢失、被非法更改等，尤其是在网络环境中，更应注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。
(3)数字化档案的利用
高校校园网的成熟运用，为数字化档案馆提供了极好的网络环境，也为开展档案信息服务工作提供了良好的条件。文件制作与编制检索工具基本上同步，文件制作与档案管理采用一系列软件，在文件制作的平台上，将文件内容已包含的检索字节，如文号、题名、密级、作者、时间等用一定的格式固定下来，再加上档案管理的部分编号如档号等，在编制检索时随机调出，组成各种不同类型信息检索工具。一般而言，学校档案部门主要用高性能的计算机作为服务器。通过校园网开展电子检索报务；各高校之间互传、互换信息；联机建立用户使用情况文档。
5 结束语
高校档案数字化建设并不是简单地将馆藏进行数字化处理的过程，它代表的是一种全新的基础设施和信息环境，是档案与社会交融，与国际接轨的新走向。它是新世纪档案发展的最佳选择。但是，数字化档案建设也是一项宏大的系统工程，它不但要靠高校档案界的努力，也依托于整个国家信息化水平的提高和社会各方面的支持。面临如此机遇与挑战，我们更应以科学态度和创新精神，积极探索、求真务实、逐步推进，以实现高校档案的革命性转变。
参考文献
[1] 胡耀宗，等．谈高校档案信息化管理[J]。档案,2003．
[2] 孙淑杨，等．档案计算机管理教程[m]．北京：中国人民大学出版社,1999．