采购控制要点篇1
[关键词]采购循环；内部控制；流程
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.07.015
[中图分类号]F239.45[文献标识码]a[文章编号]1673-0194（2016）07-0034-02
采购业务属于企业运营的核心业务，与资金存在直接的关系，如果程序制度不够清晰规范，内部控制不到位，则极容易出现相关人员利用管理漏洞，为一己私利舞弊，串通共谋，损害企业利益的情况。具有极高的风险性。
在内部控制中，采购业务的控制直接关系到企业产成品的质量，以及企业生产成本。尤其对于制造企业而言，原材料成本在产品中占比较重，采购资金比之其他类型的企业也更多，存在的风险也就更高。
1内部控制概述
2004年9月，CoSo委员会提出一个概念全新的CoSo报告《企业风险管理――整合框架》（简称eRm框架），标志内部控制研究发展到一个新的阶段。eRm架构指出“企业风险管理是一个过程，它由一个主体的董事会p管理层和其他人员实施，应用于战略制定并贯穿于企业之中，旨在识别可能影响主体的潜在事项p管理风险p风险应对p控制活动p信息与沟通p监控。《企业风险管理――整合框架》分为内部环境p目标制定p事项识别p风险评估p风险反应p控制活动p信息与沟通p监督等八个相互关联的要素，各要素贯穿在企业的管理过程中。eRm框架指出，企业风险管理只是一个比内部控制更为广泛的管理概念和工具，不是也不可能取代内部控制。在风险管理八个要素中，有五个直接来自内部控制，显然，内部控制包含于风险管理之中。
2企业采购业务的风险及控制关键点
采购业务作为企业业务内容的一个部分，其风险存在于各业务环节中，主要有审核把关风险、采购价格失控风险、供应商选择不当风险、合同订立不当风险、物资验收不规范风险、会计记录不当风险、货款支付不当风险等。企业采购程序必须清晰，规范，即使企业采购流程较长，但人为简化，缩短流程将给企业的内部控制带来巨大漏洞，采购环节的风险无法控制，给公司带来巨大隐患，造成不堪设想的后果。为此有必要对以下环节进行控制，规避风险。
2.1请购与审批控制
2.1.1请购
请购单的填写应该内容完整且依据充分，由有需求的部门或人员写明采购类别、数量、品名、规格、型号、质量等级、需用日期、请购部门等相关要求，交给部门主管审核并签字批准。
2.1.2审核批准
请购单在审核批准时，主要注意三个点：订货数量，供应商备选，订货时间（再订货点）。
2.1.3不相容职务相分离
请购与审批不应该由同一人办理，以避免盲目采购。如果请购与审批不能分离，那么上述要求能否遵守完全取决于企业内部控制人员的职业素质，一旦遇上企业采购人员的职业道德不修，则可能会出现编制虚假采购业务以套取公司现金的情况。
2.2供应商管理制度
2.2.1选择供应商
企业应该建立恰当的供应商管理体制，企业采购的原材料直接决定了企业产成品的品质，关乎企业的品牌形象，一旦出现问题，将对企业信誉造成不可估量的影响。因此企业应该建立严格的供应商准入机制，为企业选择可靠的供应商，只向经过授权批准的供应商订货，保证原材料的品质与来源。
2.2.2不相容职务相分离
询价与确定供应商不应该由同一人负责办理，否则将形成采购业务内部控制漏洞，容易发生舞弊，出现相关人员收受回扣，高价采购等情况。其次，广泛询价，有利于企业拿到合理的采购价格，降低生产成本。
2.3采购控制
经过授权批准的请购单应该由采购部门汇总编号，生成采购订单，统一进行采购。在此步骤中应该注意如下几点：
2.3.1采购行为应合法合规
对于零星用品的采购，可以授权在独立人员抽样暗访制度下的直接采购，但对大宗商品的采购应交由采购部门集中统一招标进行，原材料的集中采购有利于企业提高采购效率，取得大宗订单折扣，从而降低原材料成本，控制生产成本。
2.3.2关注供应商的生产情况与供货情况
供应商的生产进度缓慢甚至停滞将造成原材料供应延迟，导致企业设备人员的闲置，增加企业运营成本，降低企业经营效率，尤其在原材料本就稀缺的行业，短时间内难以找到价格合适的替代供应商，密切关注供应商生产情况，能及早发现异常，为企业赢得反映时间，提早做准备。在原材料短缺严重时，企业将无法正常运转，既买不到原材料进行生产，又因为生产停滞而产品短缺，无法进行销售以获得资金投入生产，将使企业经营周转不良。为保证供应商持续，无差错供给企业原材料，以支持企业生产运作。企业应当密切关注供应商的生产进度与生产环境。当供应商出现异常情况时，企业能够及时发现并作出反应，制定对策，确保企业正常运营，最大限度降低供应商出现原材料供应问题而给企业带来的损失。
2.3.3采购人员定期轮换
企业采购人员应定期轮换岗位，并对离任采购人员进行审计，避免采购人员与供应商串通共谋。采购环节最常见的问题在于：供应商为长期获得公司的大量订单而贿赂采购人员，或者采购人员与供应商长期接触与合作后，建立过于密切的关系，出现串通舞弊的风险。企业采购人员实施轮岗制，其一，可以避免采购人员与供应商建立过于密切的关系。其二，如果无法与采购人员建立长期的关系，供应商将降低付出回扣的积极性。其三，对采购员定期轮换时进行的工作考评与交接使舞弊更容易被发现，采购员拿回扣被发现的风险更大，促使采购员遵守公司规定，提升职业道德操守以及自律性，有利于企业内部形成良好的控制氛围，从而维护公司利益。
2.3.4明确采购人员职责
明确划分采购人员的职责范围，有利于采购部门工作的有序进行，提高工作效率，避免互相推诿责任。及时调换职业胜任能力不足或是职业道德较低的职员，如果岗位职责安排混乱，企业的内部控制将无法实现应有的效果。
2.3.5明确质量标准
为保证原材料质量，公司可以在采购单后附上有关质量要求的文档。例如在采购零部件时，可由工程师在文档中写明各个部件需要达到怎样的质量标准，误差范围以及技术要求。由采购人员同时发给供应商，确保供应商在生产前了解图纸的质量要求。供应商生产过程中，采购部应该要求供应部定期出具质量报告，并定期查访供应商。
2.3.6不相容职务相分离
确定供应商与签订采购合同应该分离控制，不应由同一人办理。由专业专职人员负责签订采购合同，有利于回避风险，减少损失的产生。
2.4验收入库控制
验收入库是企业防止质量不达标的原材料进入企业的最后一道防线，一旦不合格的原材料流入企业生产环节，将对企业的产成品质量产生重大影响。如果三鹿企业能够重视食品安全，尊重消费者权益，收购鲜奶时能在验收环节严格管理，验收人员重视自身责任，仔细抽检，将没有达到抽检质量标准的鲜牛奶拒之企业门外，进行退货处理，也不会造成这样严重的后果。三鹿以其真实惨痛经历说明企业应当尤其重视对原材料入库的控制。
2.5付款管理控制
财务部门收到采购部门转来的相关凭证，例如采购计划、采购合同、入库单、发票抵扣联、运输费用发票、经过签字的申请单，经过审核无误后，作为入账的原始凭证，按照企业与供应商签订的合同付款，并及时登记应付账款总分类账以及明细账。付款虽然是企业采购流程的最后一个步骤，但其涉及资金的转移，风险较高，某些供应商为尽早收回货款买通财务人员，企业应该引起足够重视。
2.6供应商考核
企业应该建立供应商评价制度，对供应商提供的原材料质量，送货及时性以及原材料价格进行考核评价，并对各供应商进行排序，于企业将来采购相同规格货物时优先选择。排序结果确保每年更新一次，对考评不合格者应取消其供应商认证资格。不断调整优化企业供应商队伍。
综上所述，请购与审批控制，供应商选择控制，采购控制，验收入库控制，付款管理控制，供应商评价反馈控制均是企业采购循环流程中的关键控制点。
3完善采购业务内部控制实施效果相关配套措施
为使企业采购业务内部控制能够落实到实处，企业一方面应该纵向完善采购流程与采购控制，横向健全采购控制制度，形成由线到面的控制局面，进行全面控制；另一方面，抓住流程中关键控制点作为重点控制。在此基础上，企业还应该完善公司治理结构，将绩效考核与激励机制结合起来。
3.1完善公司治理结构
公司治理是企业内部控制制度设计、运行的制度环境。而内部控制又是公司治理的延伸。完善企业治理结构，发挥企业董事会及监事会的作用。第一要强调董事会独立于企业的管理层，限制董事会成员与高级经理层交叉任职的现象，以避免出现高级管理层控制董事会的局面。第二，要完善独立董事制度，保持较高比例的，具有较高学历且管理经验丰富的独立董事的比例，利于对企业内部管理人员及企业经营行为进行有效监控。第三，建立专门的各类审计委员会，例如审计委员会，以加强内部控制。明确监事会职责，监事的监督工作要经常化，专业化，要努力提高监事会的监控能力和监控效果，董事会p监事会及其下属委员会应对公司管理实行有效监督，从而提高公司内部控制质量。如果治理层疏于监督，对控制不够重视，或者过分信赖管理层，就会给管理层提供舞弊的机会。
3.2将绩效考核与激励机制结合使用
企业内部控制的实施必须有一个完整的过程，这个过程就是制定标准、采取行动、衡量业绩，通过业绩的衡量来考核行为是否符合标准，从而使行为符合内部控制控制标准。在整个风险管理体系中，内部控制通过致力于抑制不利因素来达到内控目标，而激励机制则竭尽全力促使有利因素发挥更大作用，因此，如能将绩效考核与激励机制结合起来使用，将会使企业内控发挥更大效果。
主要参考文献
[1]陈策.采购循环的内部控制要点[J].财会月刊，2009（32）：27-28.
采购控制要点篇2
因此，我们探索尝试以合同审计为切入点，搭建一个覆盖“采购方式、价格确定、合同签订、履约付款、合同结算”业务流程的全项目监控、全过程跟踪审计的采购项目内部控制体系，服务于企业以实现利润最大化的目标，显得很有意义。
一、概述
（一）内部控制和采购项目内部控制
内部控制主要是为了避免错误、侦察错误、改正已察觉的错误，在损失风险较高处及需加强控制处，加强控制上的弱点。运用恰当有利于减少疏忽、错误与违纪违法行为，并改善经营活动，以提高工作效率与经济效益。采购项目内部控制必须以企业发展目标为统领，围绕企业风险取向合理设定控制目标，采取相应的控制措施，使之处于有效的监督之下。
（二）内部控制审计和采购项目内部控制审计
内部控制审计就是确认、评价企业内部控制有效性的过程，包括确认和评价企业控制设计和控制运行缺陷和缺陷等级，分析缺陷形成原因，提出改进内部控制建议。采购项目内部控制审计目标旨在评价采购业务流程内部控制是否良好建立及遵循程度，完善采购业务流程风险控制机制，从而提高采购项目内部控制的营运效率和效果。
二、采购项目内部控制原则和主要审计方法
在设计采购项目内部控制体系之初，我们对现有业务流程和合同审计进行梳理，加强弱点控制，最终确定以“业务人员报审―审计人员审核―审计结果反馈”为基本审计流程。以合同审计为切入点，应用“起点介入、过程监督、突出重点”控制原则，集中体现“协同审计”理念，主要对合同采购业务开展程序性审计，在此基础上选择开展过程跟踪和实质性抽查审计，从而达到“由点到线、由线到面、逐级结合、统御全体”的统合作用。在制订采购项目内部控制流程时，认真分析企业采购业务现状与风险导向，理顺采购业务相互间的关系，选择关键控制点时考虑了三个方面因素：一是能够最好地衡量业绩，二是能够反映重要的偏差，三是能够以最小的代价纠正偏差。因此，采购项目内部控制体系以合同审计为关键控制点设置体现了精而准的原则。内部控制基本理念为：
采购项目内部控制实质是不同类别的控制相互配合，以达成目标。采购项目内部控制特征是全面性、经常性、潜化性、关联性，使采购活动符合企业利益及既定规范。内部牵制着重于将审计监督渗透于采购业务运行之中，寓牵制于处理程序之中，其目的在于防止或及早发现错误或舞弊，使错误与舞弊减至最小程度，从而达成运营效果与效率的最大化。采购项目内部控制原则主要体现在三个方面：一是科学合理的可操作性，在各控制关键点或风险区域时段，明确与该控制点相关的操作步骤、各步骤及审计部门或审计岗位所应履行的职责权限；二是利于控制的相互牵制性，纵向关系上，使采购业务下级受上级监督、上级受下级牵制，横向关系上，使采购业务接受审计监督部门检查和制约；三是便于检查的标准性，建立针对各个环节定性和定量相结合、具有客观性和可比性的内部控制标准和审计评价指标体系，一项采购业务完成后，审计监督部门对每个环节检查评价和打分，并分析产生偏差原因，分清责任。
三、采购项目内部控制存在的问题及审计对策
烟草行业全面审计反映，采购项目普遍存在的问题是：采购方式审批程序履行不完整，未建立供应商资质认证制度并严格执行，采购合同制订和执行、过程管理和监督职责、验收和付款方面不合规，项目后评估管理不到位等。全面审计查摆出采购项目问题点数量11个，涉及金额60485.85万元，其中：
针对采购项目内部控制存在的共性问题、突出问题，审计部门深入分析产生原因，提高内部控制意识，督促完善采购相关管理制度，建立长效内控机制杜绝类似问题再次发生。一是优化采购业务内部控制流程，设置审计关键控制点；二是实现采购基础信息高度共享，将审计内控系统与采购管理系统有效对接，提高审计在内部控制中的作用；三是加强采购预算和价格的审计控制，预算控制重点审计固定计划中采购物资的资金占用量和补充计划中物资采购的及时性，价格控制以“应招尽招、真招实招”的公开招标为主要采购方式，建立性价比审计内控机制；四是建立采购项目定期审计评估机制，对采购成本控制（起伏价）、采购交期控制（采购进度达成率）、品质成本控制（进货品质达成率）进行绩效考核与审计评估。从审计监督内部控制角度，重点解决审计与业务流程脱节问题，推行实施“实时跟踪+联网核查”审计模式，逐步实现内部控制审计的“三个转变”：从单一的事后审计转变为事前、事中、事后审计相结合，从单一的静态审计转变为静态审计与动态审计相结合，从单一的现场审计转变为现场审计与远程审计相结合。
四、以合同审计推进采购项目内控体系建设
（一）采购项目内控体系总体审计业务流程设计
审计业务流程设计与运行，是采购项目内控体系建设的关键环节。我们对企业所有采购业务通过制度化的控制手段和图形化的流程模型来进行再造，达到审计业务流程优化。一是以流程管理为内控体系载体，通过审计流程管理发挥内控体系作用，在流程中设置项目批复、合同管理、送审管理、项目管理等关键控制点，梳理明确审计业务流程使内部控制发挥最大效用。二是以审计流程管理促使采购工作有章可循，从业务流程入手开展审计，在管理控制的采购链条中查找问题，使审计工作很快切入问题根源，从根本上强化采购项目内部控制。三是以合同审计为切入点，对采购项目审计业务流程进行基础性再思考和实质性再设计，从而获得成本、质量、服务和速度等方面的显著改善，通过审计“流程再造”完善采购管理、加强内部控制，通过审计“流程再造”不断优化采购业务链条，及时发现潜在风险和问题，增强采购业务管理和审计内部控制的互动性。四是以所有参与方为审计资源进行整合，把业务部门、审计部门及中介机构流程整合引入内部控制资金监管链条，将审计系统与投资管理系统、两项工作系统有效对接形成闭环式内部控制，提高审计工作效率。总体业务流程为：
（二）审计内控系统与采购管理系统有效对接
烟草行业的投资管理系统、两项工作系统运行已久，形成了一整套成熟的采购管理模式，将审计系统与其有效对接，可以极大提高审计在内部控制中的作用。从投资管理系统和两项工作系统的“项目实施方式”审计介入，对公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式的确认审查是否合规、合理，坚持以公开招标为主要采购方式，确保“应招尽招、真招实招”；在两项工作系统“发起合同审批”环节切入审计部门审批流程，将审计部门审核结果反馈到两项工作系统中；在投资管理系统和两项工作系统的“签订的合同信息”环节实现审计系统信息共享；对两项工作系统中的工程类项目，嵌入审计部门付款审批流程，将审批结果作为两项工作系统的资金支付申请信息依据；最终实现投资管理系统、两项工作系统、审计系统“付款信息”共享，形成采购项目内部控制闭环式审计管理。
（三）审计在采购项目内控体系中的主要做法
从内部控制的“内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督”五大要素可以看出，内部控制是否健全以及能否严格执行，是决定成败的关键，主要是对管理活动予以制约，使经营活动符合企业利益及既定规范和标准。采购是指以合同方式有偿取得工程（含信息化项目）、物资和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等，我们将其整合归类为“工程类采购、物资类采购、服务类采购”三大项，以合同审计为切入点的采购项目内部控制体系，主要履行采购项目运行流程的内部控制审计。一是以采购项目合同签订审计为切入点，主要对合同洽谈和主要条款以及送审资料的合法性、合规性、完整性进行审计，包括年度采购计划、项目采购方案、采购招标文件、商务谈判文件、与中标中选供应商签订采购合同以及对方单位资质等相关资料；二是开展采购项目合同履约过程跟踪审计，主要对到货验收、签证、结算付款等情况进行审计。主要做法为：
项目管理式审计项目管理式审计是由内审人员对所有签订合同进行审计，参与监督合同签订的重要过程，实现合同内控审计日常化。以采购项目合同签订审计为切入点：一是审“该不该签”，对合同项目的可行性审查和效益性审查，检查合同项目是否列入年度采购计划并报批，检查合同项目是否经可行性研究或项目评估，其技术性、经济性是否先进、合理，检查与立项有关的文件资料是否真实、可靠，检查合同标的数量是否适当，能否满足企业生产经营需求，检查合同约定是否充分考虑企业生产经营实际需要。二是审“跟谁签”和“以什么样价格签”，对合同签约主体选择和合同价格选择的合理性、适当性进行审计，首先审查合同签约主体的合法性，其次审查供应商确认和合同价格确定的合规性。三是审“怎么签”，对合同形式、文本格式和合同条款进行审计，首先审查合同形式是否符合法规，其次审查合同文本是否符合规范，重点审查合同条款有无遗漏，主要条款内容是否具体、明确、切实可行，避免因合同条款不完备或过于简单、抽象，给合同履约带来困难而损害本企业合法权益。采购项目合同签订切入审计以来，审计采购项目合同共254项，涉及金额13660.56万元，审查不合规条款153条，提出审计修改意见138条，采购业务部门采纳审计意见126条，审计意见采纳率91.3%，有效控制和规避了企业经济合同履约风险。
过程跟踪式审计过程跟踪式审计是有重点、有目的地将合同履约管理纳入日常审计控制，形成关键控制点，实施相应审计程序的审计模式，侧重审查合同履约管理是否规范、有效。开展采购项目合同履约过程跟踪审计：一是审查采购项目管理是否存在内部控制设计缺陷，审查采购管理制度、合同管理制度是否健全，对采购项目内部控制设计的健全性进行测试和评价，促进完善采购项目内部控制体系建设。二是审查采购项目管理是否存在内部控制运行缺陷，对合同执行结果和管理效果审计，主要审查合同内容是否得到严格、全面履行，审查有无合同违约，违约是否按合同及时组织索赔，审查合同管理效果是否满足效率、效益要求。采购项目合同履约跟踪审计以来，审计抽查采购项目共22项，涉及金额8557.72万元，查摆问题46项，涉及金额3849.16万元，提出审计管理意见51条，并督促采购业务部门及时整改，审计意见整改率94.5%。通过对采购项目内部控制设计与运行的合同履约审计，为企业降低采购成本而直接产生经济效益达513.2万元。
五、采购项目内部控制审计展望
以合同签订审计为切入点的采购项目内部控制体系，是以合同履约过程跟踪审计为主线、以采购合同关键控制点为基础，内部控制审计在采购业务处理过程中发挥着重要作用。设置关键控制点的目的是为了发现和纠正舞弊，防范风险，而内部控制的重点也是防范风险，避免和减少差错和舞弊、效率低下、违法乱纪行为的发生，关键控制点及其控制措施准确与否决定了企业内部控制的成败。不同业务反映的控制点、关键控制点不同，要求的控制措施也有区别，但相同业务反映的控制点、关键控制点大同小异。现有采购业务问题重重，采购内部控制存在诸多缺陷，以合同审计为切入点而建立起来的采购项目内部控制体系尚处于探讨摸索阶段，采购业务内部控制是一个持续过程，不是一劳永逸的。随着信息技术发展、环境、顾客和竞争的变化，由于受采购业务活动中限定性不利因素影响，在实际应用中也必然会出现一些新问题亟待解决。如：受审计资源限制，合同履约审计覆盖面偏小，审计抽样存在一定缺陷等。笔者认为，加强采购项目风险管理，进一步强化采购业务内部控制势在必行。
（一）改善风险管理强化内部控制
企业风险管理有四个目标（实现战略、高效运作、客观报告、遵守法则）、八个要素（内部环境、目标设定、事件识别、风险评估、风险反应、控制活动、信息沟通、监控活动），并在企业四个层次展开。对于任何企业来说，风险管理都是其经营过程中的核心内容。风险管理是企业管理层及相关人员的一项主要职责，应当通过建立完善的风险管理体系及风险程序来管理企业风险。而内部审计具有独立性、综合性、经常性和及时性等特点，在风险管理方面内部审计具有独特的优势。构建“以风险为导向、以内控为主线、以治理为目标”的采购项目内部控制体系，将风险管理理念贯穿于整个采购业务流程，使内部控制审计的价值作用凸显。通过对企业风险管理体系的健全性、有效性进行监督和评估，对风险管理过程的及时性、科学性进行评估，找出企业风险管理体系的薄弱环节，帮助企业发现并评价重要的风险因素，指出其控制缺陷，并提出改进意见，提供风险管理的有效方法和控制措施，帮助企业改进风险管理与控制体系，规避经营过程中可能出现的风险损失，进而实现企业价值增加。在采购领域，以合同管理审计为主要内容，强调风险导向与审计关口前移，“全程参与”对风险进行识别、分析、评估、应对并进行有效控制，规避风险，不断改善风险管理，持续完善采购项目内部控制。
（二）采取补偿措施强化内部控制
在每一个覆盖“采购方式、价格确定、合同签订、履约付款、合同结算”业务流程的全项目监控、全过程跟踪审计的内部控制项目实施后，应进一步采取补偿性控制措施，适时开展项目后评估工作，主要从三个方面对其进行作业评价：一是基础作业评价，包括供应商选择评价和购货作业评价，关注主要目标、主要风险及注意焦点；二是管理作业评价，包括计划管理评价和风险管理评价，关注企业管理活动、外部关系管理及提供服务；三是控制作业评价，包括资金处理作业评价和分析与调节作业评价，关注生产成本处理、财务报告及管理报告处理；四是建立合同审计信息系统，利用计算机对信息处理的准确快捷，审核流程数据验证、清理和转换，从而有效地利用计算机系统实现高效的审计工作。通过内部控制审计作业评价及信息化数据处理，可以及时发现内部控制体系的缺陷并应用pDCa循环不断加以完善，最终达成企业运营效果与效率的最大化。
（三）完善内部控制实现价值增值
内部审计本身是内部控制的一个重要环节，是企业内部监督的重要组成部分，同时又是内部控制的再控制。可以对企业内部控制情况进行测试评价，指出企业内部控制制度上的缺陷及制度执行过程中存在的偏差。内部审计人员通过查清其产生的原因，分析其可能造成的影响从而找出企业内部控制的薄弱环节，提出改进的意见和建议，督促有关部门整改落实，促进企业健全内部控制，防范和化解经营风险，从而帮助企业预防和减少损失，为企业增加价值。在间接价值方面，内部审计会对企业职能管理部门产生潜在的“免疫系统”功能作用，会促使他们严格管理，落实控制措施，从而预防风险，减少损失。在采购领域，主要通过审查采购项目各项管理制度的建立健全及执行情况，评价其运行是否规范、有效等促进各项管控措施的落实，防范风险，从而实现企业利润最大化。
参考文献
[1]中国内部审计协会.中国内部审计准则[S].
采购控制要点篇3
关键词:物资采购;管理;控制
内部控制是现代企业管理的一项重点工作任务,是企业为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循、规避生产经营风险,由企业管理层及其员工共同实施的一个管理过程。而物资采购环节又是企业实施内部控制管理工作的重点,因为采购直接关系到生产的质量,关系到企业的成本和利润,是企业实现低成本,高效益的重要环节。那么,如何才能通过加强内部控制管理工作的有效实施,来提高采购工作的管理水平呢?
笔者认为,要通过加强内部控制管理工作的有效实施,来提高采购工作的管理水平要遵循四个方面的具体要求,即:正确认识是前提、制度保障是基础、程序合理是重点、执行有效是关键。只有做到这些,并结合各自企业实际,予以适当的完善和补充,才能真正达到通过加强内部控制管理来提高企业采购管理水平的目的。
一、正确认识,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的前提。
从企业管理层到具体的采购业务部门每一名工作人员对采购内部控制管理工作的重要性有个正确的认识,是保证内部控制管理工作顺利开展和取得成效的前提。管理层要着眼于企业的科学发展,善于从宏观层面审视采购内部控制管理工作,并纳入重要的企业议事日程。采购业务部门的工作人员要以高度的责任感,认真履行岗位职责,服从服务于采购工作的内部控制管理要求。也就是说,企业的一切管理工作,应遵循内部控制管理要求;企业的一切决策,应统驭在完善的内部控制体系之下;企业的一切活动,都不能游离于内部控制管理之外。这既是完善现代企业管理的要求,更是全面提升企业经营管理水平的需要。
二、制度保障,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的基础。
建立完善的物资采购内部控制管理制度,既是满足提高采购管理水平的需要,也是完善现代企业制度的需要,同时更是全面提升企业经营管理水平的需要;建立完善的内部控制制度体系,通过内部控制管理制度来规范和管理采购程序和标准,并开展定期的评价和维护,必将为采购管理水平的提高、确保资金的安全完整、有效抵御和控制经营风险、实现经营管理目标等几个方面提供有力的保障。强化内部控制管理制度的建立是进一步强化公司内部经营管理、全面提升管理水平的客观要求;建立完善的内部控制制度,能够使企业的经营活动全过程均处于受控状态,确保采购业务工作有章可循,有法可依,促进采购工作的规范运转。
三、程序合理,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的重点。
内部控制管理工作其实质是强化企业的过程管理和流程管理,因此制定严密合理的采购业务管控程序就是提高采购管理水平的重点。包括采购计划方案的编制审定、供应商的选择与价格确定、合同签订与管理、物资验收入库、采购付款与往来核对、采购业务的分析与考核等管控节点。
(一)采购计划、方案的编制与审定环节。这一环节可以使企业最大限度地控制采购预算,其一般管理控制程序为采购部门根据企业生产经营需要,提出物资采购的申请,仓储或有关部门平衡库存后由物资管理部门编制采购计划,经财务管理部门审核后报采购主管领导审定。采购部门根据采购计划编制采购方案,采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。这一环节的管理控制重点是检查采购方案是否经采购部门负责人审核,是否明确采购物资的具体数量、质量要求、交货期、采购方式等,相关审定是否符合权限。
(二)供应商的选择与价格确定环节。这一环节是采购管理控制工作的重点,可以使企业的采购预算资金得到有效的使用,使企业经营成本降低,并直接关系到企业的经营效益。其一般管理控制程序为采购部门应根据审定的采购方案,通过招标、竞争性谈判采购或询价采购等方式确定供应商与采购价格。这一环节的管理控制重点为采购是否经过询比价、有无询比价记录,通过招标方式采购的是否符合招标管理规定,对大宗、批量、重要及特殊物资的采购是否采取招标方式,应集中采购的是否有违规自行采购的现象,相关审定是否符合权限。
(三)合同签订与管理环节。这一环节可以规避采购风险,保证企业的合法利益。主要通过合同范本管理,提高合同管理工作的规范化,降低合同签订风险;通过资质信用管理,建立供应商诚信档案体系,降低了履约风险;通过合同风险点管理,强化合同履行的风险意识,减少合同履行风险;通过合同会签管理,提高合同审批效率,规范业务流程;通过合同履行管理,加强经营过程的控制能力,提升公司精细管理水平;通过合同统计分析管理,提高公司经营决策自我分析能力。这一环节内部控制管理的重点是检查相关部门是否对合同进行审核,签订的合同是否送交财会、法律等相关监管部门。
(四)物资验收入库环节。采购物资到货后,物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行检验清点,质检部门出具检验报告,仓储部门依据检验合格的报告办理入库手续,编制入库单,登记库存明细帐。这一环节的管理控制重点是检查物资入库验收资料是否齐全,验收入库是否符合不相容要求,库存明细账登记是否及时。
(五)采购付款与往来核对环节。财会部门应依据采购合同、入库单、发票等及时作账务处理。采购款的支付应由采购部门根据采购合同及到货情况提出申请,填制付款申请单,附齐相关单据,经采购等部门负责人审核签字后送财会部门审核,财会部门根据资金安排、使用计划、预付情况及合同约定办理款项支付手续,采购款支付应经相关领导审批后办理。这一环节的内部控制管理重点是检查财务入账手续是否齐全,暂估入账是否及时合理;检查采购款支付的依据是否齐全,与合同约定是否相符,相关审批是否符合权限。
(六)分析与考核环节。在“分析”环节上,企业采购部门应会同有关部门定期对计划准确率、保证供应率、质量合格率、厂家直供率以及采购管理等情况进行分析,并向企业有关会议报告;在“考核”环节上,企业应建立与采购相关的考核办法,定期对采购管理情况进行考核。
四、执行有效,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的关键。
在建立了完善的内部控制管理制度和严密合理的采购程序的基础上,是否能够有效执行就是关键。一是可以通过拓宽监督管理渠道,来保证内部控制管理工作的实施,企业纪检监察、审计等监督管理部门要切实发挥监督的职能作用,对采购业务要由事后监督向事前、事中的监督进行转变,并要充分发挥职工群众监督的作用,督促和约束采购部门的工作效率和工作质量,促进内部控制管理的有效运行。另外,还可以通过制定内部控制管理考核及其责任追究制度来强化执行力,明确相关部门及员工在内部控制管理工作中应承担的责任,加大员工内部控制管理制度执行情况的考核力度,对工作责任心不强、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人员进行责任追究,并视情节轻重予以通报、警告处分或给予必要的处罚来增强了各级管理人员的内部控制管理意识,以此来提升管理人员的业务水平和对内部控制管理制度的履行意识。
综上所述,通过加强内部控制管理,来提高采购管理水平,是企业改革与发展的要求,是企业提升综合市场竞争能力的要求,需要我们在工作实践中科学运用,不断完善和提升。
参考资料
采购控制要点篇4
关键词:物资采购；管理；控制
内部控制是现代企业管理的一项重点工作任务，是企业为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循、规避生产经营风险，由企业管理层及其员工共同实施的一个管理过程。而物资采购环节又是企业实施内部控制管理工作的重点，因为采购直接关系到生产的质量，关系到企业的成本和利润，是企业实现低成本，高效益的重要环节。那么，如何才能通过加强内部控制管理工作的有效实施，来提高采购工作的管理水平呢?
笔者认为，要通过加强内部控制管理工作的有效实施，来提高采购工作的管理水平要遵循四个方面的具体要求，即:正确认识是前提、制度保障是基础、程序合理是重点、执行有效是关键。只有做到这些，并结合各自企业实际，予以适当的完善和补充，才能真正达到通过加强内部控制管理来提高企业采购管理水平的目的。
一、正确认识，是加强内部控制管理，提高采购管理水平的前提
从企业管理层到具体的采购业务部门每一名工作人员对采购内部控制管理工作的重要性有个正确的认识，是保证内部控制管理工作顺利开展和取得成效的前提。管理层要着眼于企业的科学发展，善于从宏观层面审视采购内部控制管理工作，并纳入重要的企业议事日程。采购业务部门的工作人员要以高度的责任感，认真履行岗位职责，服从服务于采购工作的内部控制管理要求。也就是说，企业的一切管理工作，应遵循内部控制管理要求；企业的一切决策，应统驭在完善的内部控制体系之下；企业的一切活动，都不能游离于内部控制管理之外。这既是完善现代企业管理的要求，更是全面提升企业经营管理水平的需要。
二、制度保障，是加强内部控制管理，提高采购管理水平的基础
建立完善的物资采购内部控制管理制度，既是满足提高采购管理水平的需要，也是完善现代企业制度的需要，同时更是全面提升企业经营管理水平的需要；建立完善的内部控制制度体系，通过内部控制管理制度来规范和管理采购程序和标准，并开展定期的评价和维护，必将为采购管理水平的提高、确保资金的安全完整、有效抵御和控制经营风险、实现经营管理目标等几个方面提供有力的保障。强化内部控制管理制度的建立是进一步强化公司内部经营管理、全面提升管理水平的客观要求；建立完善的内部控制制度，能够使企业的经营活动全过程均处于受控状态，确保采购业务工作有章可循，有法可依，促进采购工作的规范运转。
三、程序合理，是加强内部控制管理，提高采购管理水平的重点
内部控制管理工作其实质是强化企业的过程管理和流程管理，因此制定严密合理的采购业务管控程序就是提高采购管理水平的重点。包括采购计划方案的编制审定、供应商的选择与价格确定、合同签订与管理、物资验收入库、采购付款与往来核对、采购业务的分析与考核等管控节点。
(一)采购计划、方案的编制与审定环节。这一环节可以使企业最大限度地控制采购预算，其一般管理控制程序为采购部门根据企业生产经营需要，提出物资采购的申请，仓储或有关部门平衡库存后由物资管理部门编制采购计划，经财务管理部门审核后报采购主管领导审定。采购部门根据采购计划编制采购方案，采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。这一环节的管理控制重点是检查采购方案是否经采购部门负责人审核，是否明确采购物资的具体数量、质量要求、交货期、采购方式等，相关审定是否符合权限。
(二)供应商的选择与价格确定环节。这一环节是采购管理控制工作的重点，可以使企业的采购预算资金得到有效的使用，使企业经营成本降低，并直接关系到企业的经营效益。其一般管理控制程序为采购部门应根据审定的采购方案，通过招标、竞争性谈判采购或询价采购等方式确定供应商与采购价格。这一环节的管理控制重点为采购是否经过询比价、有无询比价记录，通过招标方式采购的是否符合招标管理规定，对大宗、批量、重要及特殊物资的采购是否采取招标方式，应集中采购的是否有违规自行采购的现象，相关审定是否符合权限。
(三)合同签订与管理环节。这一环节可以规避采购风险，保证企业的合法利益。主要通过合同范本管理，提高合同管理工作的规范化，降低合同签订风险；通过资质信用管理，建立供应商诚信档案体系，降低了履约风险；通过合同风险点管理，强化合同履行的风险意识，减少合同履行风险；通过合同会签管理，提高合同审批效率，规范业务流程；通过合同履行管理，加强经营过程的控制能力，提升公司精细管理水平；通过合同统计分析管理，提高公司经营决策自我分析能力。这一环节内部控制管理的重点是检查相关部门是否对合同进行审核，签订的合同是否送交财会、法律等相关监管部门。
(四)物资验收入库环节。采购物资到货后，物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行检验清点，质检部门出具检验报告，仓储部门依据检验合格的报告办理入库手续，编制入库单，登记库存明细帐。这一环节的管理控制重点是检查物资入库验收资料是否齐全，验收入库是否符合不相容要求，库存明细账登记是否及时。:
(五)采购付款与往来核对环节。财会部门应依据采购合同、入库单、发票等及时作账务处理。采购款的支付应由采购部门根据采购合同及到货情况提出申请，填制付款申请单，附齐相关单据，经采购等部门负责人审核签字后送财会部门审核，财会部门根据资金安排、使用计划、预付情况及合同约定办理款项支付手续，采购款支付应经相关领导审批后办理。这一环节的内部控制管理重点是检查财务入账手续是否齐全，暂估入账是否及时合理；检查采购款支付的依据是否齐全，与合同约定是否相符，相关审批是否符合权限。
(六)分析与考核环节。在“分析”环节上，企业采购部门应会同有关部门定期对计划准确率、保证供应率、质量合格率、厂家直供率以及采购管理等情况进行分析，并向企业有关会议报告；在“考核”环节上，企业应建立与采购相关的考核办法，定期对采购管理情况进行考核。
四、执行有效，是加强内部控制管理，提高采购管理水平的关键
在建立了完善的内部控制管理制度和严密合理的采购程序的基础上，是否能够有效执行就是关键。一是可以通过拓宽监督管理渠道，来保证内部控制管理工作的实施，企业纪检监察、审计等监督管理部门要切实发挥监督的职能作用，对采购业务要由事后监督向事前、事中的监督进行转变，并要充分发挥职工群众监督的作用，督促和约束采购部门的工作效率和工作质量，促进内部控制管理的有效运行。另外，还可以通过制定内部控制管理考核及其责任追究制度来强化执行力，明确相关部门及员工在内部控制管理工作中应承担的责任，加大员工内部控制管理制度执行情况的考核力度，对工作责任心不强、敷衍了事、完成不力，以致造成后果的人员进行责任追究，并视情节轻重予以通报、警告处分或给予必要的处罚来增强了各级管理人员的内部控制管理意识，以此来提升管理人员的业务水平和对内部控制管理制度的履行意识。
综上所述，通过加强内部控制管理，来提高采购管理水平，是企业改革与发展的要求，是企业提升综合市场竞争能力的要求，需要我们在工作实践中科学运用，不断完善和提升。
参考资料
采购控制要点篇5
关键词：物资采购；流程优化；内部控制；改进措施
中图分类号：F123.9文献标志码：a文章编号：1673-291X（2012）07-0185-03
一、公司概况
中国石油哈尔滨石化公司前身为哈尔滨炼油厂，1970年建厂，1976年建成投产，1983年上划中国石化总公司，1998年中国石油、石化两大集团重组后加入中国石油集团。1999年根据集团公司内部重组改制的要求，企业的上市部分成立了中国石油哈尔滨石化公司，划归中国石油天然气股份有限公司，哈尔滨石化公司作为地区公司，不再具有独立经营、自负盈亏的法人身份，变为股份公司和专业公司下属的成本中心；非上市部分继续沿用“哈尔滨炼油厂”名称，同时由哈尔滨石化公司代管炼油厂，两家通称中国石油哈尔滨石化。2005年，根据中国石油天然气集团公司党组精神，哈尔滨石化公司、哈尔滨炼油厂合并为哈尔滨石化公司。哈尔滨石化公司是以石油加工为主要生产手段，生产燃料油和化工产品的大型石化企业。经过三十年的发展，哈石化原油加工能力已由最初的50万吨/年增长至一次500万吨/年，现有生产装置14套，主要产品有汽煤柴等油品和聚丙烯树脂粉料、工业丙烯、丙烷、液化气等6大类17个牌号产品。“十一五”期间，公司年加工能力将达到300万吨/年，增设60万吨/年连续重整、80万吨/年加氢改质两套装置，实施配套质量升级、安全环保、节能节水等15个发展项目，重点开展提高产品质量、改善产品结构的技术创新，盘活存量资产，有效降低产品成本，把企业建设成中国石油标志性精品炼厂。作为哈尔滨市的龙头企业，哈尔滨石化公司连续多年名列哈尔滨市利税上缴前三名，为哈尔滨经济发展作出了巨大贡献。
二、现行的物资采购流程
按照内控体系要求[1]，哈尔滨石化公司物资采购业务流程完全遵守2006年经股份公司批复的《内部控制管理手册哈尔滨石化公司分册》的相关要求。手册中Rm04为物资采购流程，包括采购计划、采购管理、签订与审批合同、质量管理、物流管理、结算付款、应付账款、供应商管理、新产品及新材料的准入管理、采购数据统计、采购文档收集、归档等11个二级子流程，14个三级子流程（见表1）。
内控手册中物资采购部分还包含11个关键控制程序[2]，包含“选择不合格的供应商和不合格的采购方式、采购未签订有效合同、采购物资未经过有效验收、应付、预付账款会计记录不准确”等四个关键控制点，49个与关键控制相关的风险点以及相应的RCD（风险控制）文档，对于每个流程、每个步骤中存在的风险和已建立的控制进行确认、记录，将关键控制点落实到公司领导和主管部门，进一步明确了业务范围的审批权限和关键控制点的控制措施。哈尔滨石化公司在实际工作中，将上述的关键控制程序和风险控制点作为业务管理活动中的监控重点，通过严密落实流程管理制度，重点强调与财务报表和附注的真实性、准确性有关的控制、防止舞弊、欺诈行为的控制、资产安全的控制[3]。
三、存在的问题
2007年，审计监察处对物资配送部现有库存物资积压情况进行调查，经统计，库存物资余额合计7454.8万元。按资金分布情况分为常规储备物资1819.3万元；政策性积压物资3447.4万元；工程项目储备物资1104.7万元，其中2004―2006年工程项目积压物资1083.4元，工程项目积压物资共涉及煤代油、常压改造、二催化改造、硫磺回收工程、栈桥大鹤管自动计量及油气回收等10个工程项目、11类物资。仅以煤代油、二催化改造为例：煤代油项目积压金额120.8万元，积压率1.2%，二催化改造工程剩余阀门法兰、钢材、仪表、设备等物资累计453.7万元，积压率15.63％，经调查，主要是因为采购立项的前期调查不够，采购计划编制人员对改造装置实际情况不了解，采购人员在制定采购计划中发生失误等原因，造成盲目采购、重复采购、超量采购，导致库存积压[4]，说明哈尔滨石化公司采购流程中还存在一定的流程不顺畅、控制不完善等问题，急需解决。
由于企业物资采购涉及规划计划管理、采购过程管理、库存管理、验收入库管理、预算结算管理等多个过程，所以对于采购流程存在问题的分析将不仅限于采购流程本身存在问题的分析，还将结合企业管理创新、电子商务发展、信息化建设等综合考虑采购流程的影响因素。
四、采购业务流程优化策略
1.指导思想和基本思路。哈尔滨石化公司采购业务流程优化应以确保公司战略目标、经营目标的实现、降本保供为基本出发点，以完善内部管理、强化风险控制为核心[5]，查找和改善采购环节内部控制工作中的薄弱环节，抓好执行，切实增强管理控制能力，进一步规范采购管理、增强采购人员风险识别能力、健全采购环节风险控制机制，实现采购环节“全面风险管理、全部业务流程、全过程控制”的总体要求，不断细化管理工作，堵塞管理漏洞，推动企业精细化管理。哈尔滨石化公司采购业务流程优化应坚持发展和完善的工作思路。围绕内部控制整体框架的五要素，在查找分析哈石化公司采购管理存在的问题和薄弱环节的基础上，提出有关采购控制政策和程序的改进方案，建立科学的制度、实现规范的运作，力求使公司的采购、存货管理制度更合理和健全，更适合企业的实际情况，更具有可操作性，保证采购管理各环节和各方面始终处于受控状态，确保责任落实、执行到位，实现采购系统“体系可靠、风险可控、运行可持续”。主要从改善控制环境，强化风险意识，建立统一、规范的控制活动体系，建立有效的信息流动与沟通机制，加强内部监督几个方面入手，制定具体改进措施。
2.具体优化策略。（1）改善控制环境的措施。采购人员是企业采购工作的执行主体，物资采购过程是否规范，采购物资质量是否优良，很大程度上取决于对采购行为主体的管理，采购人员的素质高低，会直接影响企业采购的效率、质量和效益。采取加强职业道德培训、加强专业知识培训、适时修订岗位职责改善控制环境的措施。（2）改进管理手段的措施。信息化管理是现代物资采购管理的基础和重要支撑，哈尔滨石化公司优化采购流程必须消除相关信息“孤岛”的现象，通过应用实用信息技术、完善网络平台[6]，加快企业信息化建设步伐，将分离的物流、信息流、资金流紧密联系起来，实现供应链上下游、内外部信息系统集成和信息共享，加快采购物资信息处理和传递，提高采购系统工作效率。采取尽快在企业物资信息管理中应用条码技术、完善网络平台、建立数据仓库、实施数据挖掘等手段。（3）加强制度建设的措施。随着市场经济的建立和发展以及买方市场的形成，产品价格开放，采购行为自由度扩大，物资采购对企业成本的影响越来越大[7]。加强对采购环节的监督、加强对采购环节出现的责任事故进行追究，将事前预防、事中控制、事后追究相结合，杜绝采购过程中走后门、送回扣、假招标、扩大预算、高价围标低价抢标等腐败行为，使采购管理工作的程序、方法、要求等制度化、规范化，这样才能规范采购行为，保证企业采购管理工作有章可循、有据可依、规范有序，实施阳光采购。制定企业应加强内部效能监察工作和哈石化应加强采购环节的责任追究规章制度。（4）完善流程的措施。科学完善的管理流程，可以使企业规范运转，部门分工明确，职责清晰，监控有力。因此，针对上述哈石化现有流程管理中存在的问题，从提高效率、减少重复工作、改善不合理的工作程序等角度，制定如下的流程优化方案：修改供应商管理流程；重新设计库存储备定额管理流程；完善商检、安装、试运行、验收流程。（5）完善风险控制的措施。所有企业都无一例外地面对着不确定性，充分识别、评估和管理风险，是企业创造和保护价值不可或缺的利器[8]。主要通过建立健全风险管理机制、完善现有控制措施、充分评估原有控制点是否充分、全面，结合实际工作识别新的风险，制定有效的风险措施等几个方面：建立全面风险管理机制；完善物资采购计划编制的控制措施；增加招标采购流程的风险控制点；增加商检、安装、试运行、验收的风险控制点。
五、总结
物资采购是生产企业运营管理的起点和重要环节，物资采购环节控制好坏直接关系到企业的综合效益，是企业需要加强和不断完善的重要内部控制流程，它以加速资金周转、降低采购成本，提高经济效益为目的，以搭建企业电子商务平台，顺利实施eRp项目为出发点，通过细化管理工作、堵塞管理漏洞，推动企业管理水平不断提高。从采购业务流程优化的理论基础、采购业务流程优化的解决对策两个层面进行了深入探讨和研究，并就电子商务迅速发展、国家对企业内部控制提出越来越严格要求的形势下，如何有效优化物资采购流程，确保企业降本保供、与供应商建立良好的双赢关系发表了看法[9]，并得出以下结论：（1）提高工作效率、增加效益是优化采购流程的根本目的。物资采购是生产企业运营管理的起点和重要环节，物资采购环节控制好坏直接关系到企业的综合效益，考虑全球电子商务给企业物资采购管理工作带来的变化，结合内部控制体系建立、信息化建设工作，通过对流程的优化，实现物流、商流、资金流及信息流的整合，可以规范采购工作程序，堵塞采购过程中的漏洞，保证企业能够以适当的价格、适时地从合格的供应商采购优质材料。（2）完善控制环境是优化采购业务流程的前提。优化控制环境即包括对员工的职业道德教育、专业知识培训，也包括企业文化、加强执行力建设等等，提高采购人员的业务素质和遵纪守法的自觉性，加强风险意识，提高风险识别能力，以人为本，优化采购管理。（3）加快信息化建设是优化采购流程的基础。现代信息技术既是现代物流的基础，也是供应链管理的基础。信息技术在企业中的应用提高了企业业务流程的自动化程度，而且随着电子商务的发展，企业间交易的自动化程度也将得到提高。企业信息化改变了数据和信息的获取和存储方式，使信息可以通过信息化设备自动获取；企业信息化加大信息资源的存储密度，提高了信息处理的效率，改善了信息的传递方式并提高了信息的价值，可以说信息共享是供应链管理的基点。（4）强化风险意识，建立风险评估机制是优化采购流程的保障。面对石化企业内外环境的日益复杂化，国内外企业间竞争的日趋激烈，石化企业经营风险不断提高，定期进行风险识别、风险评估，确保了石化企业各项资产的安全、完整，经营成果与财务状况的真实、可靠，有效防止了资产的流失。（5）加大效能监察力度，建立责任追究机制是优化采购流程的坚强后盾。加强对采购环节的监督、加强对采购环节出现的责任事故进行追究，将事前预防、事中控制、事后追究相结合，使采购管理工作的程序、方法、要求等制度化、规范化，才能保证企业采购管理工作有章可循、有据可依、规范有序。
参考文献：
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[5]李连华.公司治理结构与内部控制的联结和互动[J].会计研究，2005，(2)：64-69.
[6]常静.eRp环境下的采购流程与应付账款的核算及控制――基于a企业集团实施eRp的思考[J].西安财经学院学报，2006，(8)：
69-72.
[7]郭猛.基于采购流程优化的降低成本策略研究[J].中山大学学报论丛，2007，(2)：196-199.
采购控制要点篇6
关键词:内部控制;管控程序;有效执行
中图分类号：C29文献标识码：a文章编号：
企业内部控制制度管理体系是企业内部为了有效地进行经营管理而制定的一系列相互联系、相互制约、相互监督的制度、措施和方法的总称。企业物资计划系统在企业中的应用，一方面可对企业内部供应链上的所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造等有效地进行管理，但另一方面也给企业内部控制体系带来了新的挑战。采购业务从整体经营的角度看，最初的采购流程运行的成功与否将直接影响到企业生产、销售最终产品的定价情况和整个供应链的最终获利情况。也就是说，企业采购流程的“龙头”作用不可轻视。
1、采购内部控制管理工作的重要性
从企业管理层到具体的采购业务部门每一名工作人员对采购内部控制管理工作的重要性有个正确的认识,是保证内部控制管理工作顺利开展和取得成效的前提。管理层要着眼于企业的科学发展,善于从宏观层面审视采购内部控制管理工作,并纳入重要的企业议事日程。采购业务部门的工作人员要以高度的责任感,认真履行岗位职责,服从服务于采购工作的内部控制管理要求。也就是说,企业的一切管理工作,应遵循内部控制管理要求,企业的一切决策,应统驭在完善的内部控制体系之下;企业的一切活动,都不能游离于内部控制管理之外。这既是完善现代企业管理的要求,更是全面提升企业经营管理水平的需要。
2、建立完善的物资采购内部控制管理制度
建立完善的物资采购内部控制管理制度,既是满足提高采购管理水平的需要,也是完善现代企业制度的需要,同时更是全面提升企业经营管理水平的需要;建立完善的内部控制制度体系,通过内部控制管理制度来规范和管理采购程序和标准,并开展定期的评价和维护,必将为采购管理水平的提高、确保资金的安全完整、有效抵御和控制经营风险、实现经营管理目标等几个方面提供有力的保障。强化内部控制管理制度的建立是进一步强化公司内部经营管理、全面提升管理水平的客观要求,建立完善的内部控制制度,能够使企业的经营活动全过程均处于受控状态,确保采购业务工作有章可循,有法可依,促进采购工作的规范运转。
3、制定严密合理的采购业务管控程序
内部控制管理工作其实质是强化企业的过程管理和流程管理,因此制定严密合理的采购业务管控程序就是提高采购管理水平的重点。包括采购计划方案的编制审定、供应商的选择与价格确定、合同签订与管理、物资验收入库、采购付款与往来核对、采购业务的分析与考核等管控节点。
3.1采购计划、方案的编制与审定环节。这一环节可以使企业最大限度地控制采购预算,其一般管理控制程序为采购部门根据企业生产经营需要,提出物资采购的申请,仓储或有关部门平衡库存后由物资管理部门编制采购计划,经财务管理部门审核后报采购主管领导审定。采购部门根据采购计划编制采购方案,采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。这一环节的管理控制重点是检查采购方案是否经采购部门负责人审核,是否明确采购物资的具体数量、质量要求、交货期、采购方式等,相关审定是否符合权限。
3.2供应商的选择与价格确定环节。这一环节是采购管理控制工作的重点,可以使企业的采购预算资金得到有效的使用,使企业经营成本降低,并直接关系到企业的经营效益。其一般管理控制程序为采购部门应根据审定的采购方案,通过招标、竞争性谈判采购或询价采购等方式确定供应商与采购价格。这一环节的管理控制重点为采购是否经过询比价、有无询比价记录,通过招标方式采购的是否符合招标管理规定,对大宗、批量、重要及特殊物资的采购是否采取招标方式,应集中采购的是否有违规自行采购的现象,相关审定是否符合权限。
3.3合同签订与管理环节。这一环节可以规避采购风险,保证企业的合法利益。主要通过合同范本管理,提高合同管理工作的规范化,降低合同签订风险;通过资质信用管理,建立供应商诚信档案体系,降低了履约风险;通过合同风险点管理,强化合同履行的风险意识,减少合同履行风险;通过合同会签管理,提高合同审批效率,规范业务流程;通过合同履行管理,加强经营过程的控制能力,提升公司精细管理水平,通过合同统计分析管理,提高公司经营决策自我分析能力。这一环节内部控制管理的重点是检查相关部门是否对合同进行审核,签订的合同是否送交财会、法律等相关监管部门。
3.4物资验收入库环节。采购物资到货后,物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行检验清点,质检部门出具检验报告,仓储部门依据检验合格的报告办理入库手续,编制入库单,登记库存明细帐。这一环节的管理控制重点是检查物资入库验收资料是否齐全,验收入库是否符合不相容要求,库存明细账登记是否及时。
3.5采购付款与往来核对环节。财会部门应依据采购合同、入库单、发票等及时作账务处理。采购款的支付应由采购部门根据采购合同及到货情况提出申请,填制付款申请单,附齐相关单据,经采购等部门负责人审核签字后送财会部门审核,财会部门根据资金安排、使用计划、预付情况及合同约定办理款项支付手续,采购款支付应经相关领导审批后办理。这一环节的内部控制管理重点是检查财务入账手续是否齐全,暂估入账是否及时合理;检查采购款支付的依据是否齐全,与合同约定是否相符,相关审批是否符合权限。
3.6分析与考核环节。在“分析”环节上,企业采购部门应会同有关部门定期对计划准确率、保证供应率、质量合格率、厂家直供率以及采购管理等情况进行分析,并向企业有关会议报告;在“考核”环节上,企业应建立与采购相关的考核办法,定期对采购管理情况进行考核。
4、有效执行保证内部控制管理工作的实施
企业在建立了完善的内部控制管理制度和严密合理的采购程序的基础上,是否能够有效执行就是关键。一是可以通过拓宽监督管理渠道,来保证内部控制管理工作的实施,企业内部控制监督管理部门要切实发挥监督的职能作用,对采购业务要由事后监督向事前、事中的监督进行转变,督促和约束采购部门的工作质量,促进内部控制管理的有效运行。对工作责任心不强、敷衍了事，导致造成损失后果的人员进行责任追究,予以通报、警告处分或给予必要的经济处罚来加强各级管理人员的内部控制管理意识,以此来提升管理人员的业务水平和对内部控制管理制度的履行意识。
严格的内控管理必然会优化会计组织结构，有助于防止违法行为的发生，提高会计工作效率和质量，推动会计理论和会计技术的进步，是大幅度增加企业经济效益的可靠保证。建立完善的采购业务内部控制制度，可以保证采购付款业务循环有效运行，确保采购事项的真实性、合理性、内部控制管理意识,以此来提升管理人员的业务水平和对内部控制管理制度的履行意识。
5、结束语
采购控制要点篇7
（广东工业大学广东·广州）
摘要：本文以企业内部监控5要素的内容为参考，对我国高校政府采购内部控制现状进行分析，并归纳总结了加强高校政府采购内部控制建设的重要意义，最后以《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号）为指引，提出了探索构建我国高校政府采购内部控制体系的思路。
关键词：高校；政府采购；内部监控体系
政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。近年随着国家对高校建设投入力度的不断增强，高校已成为财政性资金的重要使用者，其采购货物、工程和服务的行为必须严格遵循政府采购法以及教育部等部门相关文件要求。本文以2014年1月1日施行的《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号）为指引，研究探索构建高校政府采购的内部控制体系的思路，以使高校的政府采购行为始终处于阳光、公正、可控的内部监控体系管理之中，最大限度地提高财政资金的使用效益和杜绝采购活动中的腐败现象的发生。
一、我国高校政府采购内部控制现状分析
1．内部监控制度不健全
（1）政府采购范围界定模糊，采购模式执行随意。按相关规定，高校政府采购应实行集中采购和分散采购相结合的模式，只要使用财政性资金采购集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的采购项目必须执行相应的采购模式。然而，由于高校实施政府采购的时间不长，普遍对政府采购重要性不够重视，在制定采购监管制度时，对集中采购目录以及标准的界定模糊化，为学校按自身需求随意选择采购模式、违规自行采购提供可能性。另外某些项目负责人由于自身利益或者设备技术性能、时效性等方面的考虑，为了规避政府的采购限额标准，将项目分拆立项，违规自行采购的现象更是屡禁不止。
（2）现行政府采购预算计划制度与高校采购特点不相适应。根据《政府采购法》，高校在实施政府采购前必须及时根据采购计划上报年度政府采购的预算，而高校采购项目普遍具有采购计划来源分散、资金来源广、设备技术指标与时效要求高等特点，这造成专项建设资金和专项科研设备投入经费很难做出准确年度预算和采购计划，难以符合政府采购预算的计划性要求，使得政府采购监督在预算计划监督方面难以有效执行。
（3）学校内部政府采购部门的工作制度建设相对落后。现时高校普遍对采购活动的决策和业务流程缺乏明确的制度指引，而校内相互制约监督机制的缺失更让审计、纪检等内控部门无法对采购部门的日常工作程序进行有效监督，导致腐败事件的频繁发生。
2．部门组织体系不科学，人员队伍素质参差
部分高校未能实现采购监管机构与采购执行部门间的完全分离，这种不科学的采购管理组织体系容易造成采购方式选择上的随意性，某些高校采购人员和采购部门还同时兼管签订合同、验收、付款，影响监督部门的客观、公正性。
另外，高校在政府采购部门人员设置上普遍要求不高，导致许多“门外汉”进入到了这个本应具备极强政策把握能力和业务实操能力的部门。机构设置的不科学和队伍素质参差难免会影响采购政策的执行效果。
3.对采购风险缺少必要的评估与控制机制
政府采购过程包括论证立项、组织实施招标、签订采购合同、履行采购合同、验收、结算和绩效评价等主要环节，采购风险普遍存在于采购过程中的各个环节。以采购的首要环节“论证立项”为例，很多项目负责人往往出于尽早花光到账经费的需要，向仪器设备主管部门提出大量重复多余设备的需求方案，而目前相当多的高校政府采购主管部门没有把好组织论证这一关键防线，对采购的必要性和合理性缺少必要的评估，造成财政资金的大量浪费。
4．信息沟通的缺乏与滞后，难以形成有效监管
目前，高校的政府采购过程中常常会出现执行与监督脱节、监督机构介入滞后、难以实施有效监督等现象，这主要与高校采购信息管理制度建设落后、信息沟通渠道不畅有关。另外，很多高校采购工作透明度不高，未能及时公开披露政府采购活动有关信息和相关法规、流程，导致广大师生无法参与监督。
5．采购监督流于形式，缺乏实质性的内部控制监督检查机制
按照《政府采购法》的要求，高校监察和审计部门应对政府采购活动实施全程监督。现行高校监督部门普遍会依法参与到评标、验收等个别流程中，但由于缺乏系统的监督机制与科学的监督手段，监督人员往往仅以现场监督员的身份参与，这种临时性质的非系统监督方式容易使监督人员无法了解采购项目的前因后果，产生监督死角，影响监督效果。
二、加强高校政府采购内部控制的重要意义
（1）能够有效地预防政府采购过程中腐败行为的发生。完善的内部控制制度可以通过授权审批、不相容岗位分离、会计记录等手段对关键岗位实施监控，通过审计监督部门的强势介入，大大减少采购过程中走关系、吃回扣、假招标、随意变更预算等腐败行为的发生。
（2）能够促进高校政府采购相关部门间的相互制衡。目前高校进行内部政府采购业务主要集中在少数几个部门，权利的相对集中容易滋生腐败。因此，需要加强内部控制，发挥相关部门间的相互监督和制约，把政府采购部门的权力始终关在内部控制全面监控体系的“笼子”里。
（3）能够保障政府采购工作的合法合规，促进校内采购规章制度自我完善。
（4）能搞保证采购资金的使用效果，保障国有资产的安全。
三、构建我国高校政府采购内部控制体系
1．加快推进高校政府采购制度建设，完善相关工作机制
（1）建立采购的领导议事决策机制。首先，高校应设立采购活动的决策机构，其形式一般为设立由校长牵头、其他相关领导为成员的采购工作领导小组。其次要建立集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制。其中大宗设备采购、重大特殊建设项目的认定标准应当根据有关规定和本校实际情况确定，经相关专家进行科学而充分的论证后提出参考建议，由高校领导班子集体研究决策。
（2）建立与高校发展相适应的政府采购预算管理制度。完善的政府采购预算管理制度应该包括明确的预算编制主体和内容、清晰的预算编审和预算调整程序等。具体来说可根据高校项目实际需求和标准编制政府采购计划并进行细化，以提高政府采购预算编制的科学性。政府采购计划制定必须遵照已批复的预算，确保政府采购预算被严格有效执行。以项目负责人规避政府采购故意拆分项目为例，学校必须加强采购计划的监管，对于临时改变采购计划的行为应要求项目负责人提供理据充分的说明，如发现存在故意规避政府采购等违法行为的要坚决进行问责，维护年度采购计划的严肃性。
（3）完善学校自行采购的相关制度。考虑到高校政府采购种类多、专业性强等特点，上级部门往往赋予高校较多采购自主权，因此，高校应依法完善有关自行采购的规章制度，进一步规范政府采购行为，维护学校的利益。
2．建立政府采购人员的从业资格管理制度和互不相容的岗位责任制
政府采购业务是一项专业、系统、严谨的业务，其从业人员除了需要熟悉掌握招投标与经济法等相关专业知识外，是否具备过硬的政治素质亦应作为任职考察的重要参考条件。高校要培育一支高素质的政府采购管理队伍，必须建立起一套完善的人员从业资格管理制度，包括：制定详细人员从业资格标准，提供充足的职业培训机会，制定严格的考核制度，逐步实现持证上岗的从业规范要求等。
根据相关政府采购法规和内部控制的要求，学校应当建立采购活动不相容岗位相互分离、制约和监督的岗位责任制。该制度要求每项采购业务都要经过两个或以上部门或人员的处理，即每项业务的完成都处于不同部门或个人的相互监督和制约当中，大大降低出错或腐败的机会。具体来说，高校政府采购过程中应要注意以下工作的不相容分离：申请与审批；询价与采购；采购合同的起草与审核；付款的申请、审批与执行；采购与验收。
3．建立采购活动风险评估工作机制
高校开展采购活动风险评估应当成立专门的采购风险评估工作小组，并由单位负责人或分管财务工作的校领导担任组长。风险评估工作小组可以设置在内控部门或者牵头部门。政府采购风险评估至少每年进行一次；外部环境、政府采购活动或管理要求等发生重大变化的，应及时对政府采购活动风险进行重估。风险评估结果应当形成书面报告并及时提交学校领导班子，作为制定风险应对措施的依据。
风险评估程序包括目标设定、风险识别、风险分析和风险应对。通过对相关风险的评估，高校不但能识别采购活动中是否存在国家政策变化、制度改革、价格变动等因素产生的外部风险，还能识别各种内部风险，如采购程序不规范、采购信息不公开、监督不完善等。其次，通过对风险的识别，评估和预测风险发生的可能性。最后根据自身风险的承受能力制定风险应对略，一般有风险规避、风险降低、风险分担和风险承受四种。
4．建立政府采购信息沟通及披露控制机制
高校的信息与沟通监控机制是其实施内部控制的重要条件，要强化学校政府采购各职能部门与监督部门的信息沟通，需从信息质量、沟通制度、信息系统、反舞弊机制等方面人手。
（1）建立定期汇报上级的沟通制度。高校的政府采购部门要定期把已完成政府采购项目及执行中或即将执行的重大采购项目情况向学校政府采购领导小组及纪监审等部门报告，以便学校政府采购领导小组及有关部门可以根据掌握的情况，及时进行预防性和针对性的内部监控。
（2）设立并完善政府采购信息管理系统。借助现达的网络信息通讯技术，高校应该早日完成政府采购信息系统的电子化，逐步实现不同政府采购模式下信息的查询、统计、交易等功能，保证政府采购活动信息公开准确、安全高效。
（3）建立严格的信息公开和信息保密制度。在高校政府招标采购的过程中，一味片面强调信息公开或者信息保密均不能保证采购过程的公平公正。要建立严格的信息管理制度，必须先明确相关公开和保密的事项以及条件，落实好相关采购部门负责人的权利与义务。例如招标公告、中标结果、验收报告等信息的，其目的是让所有符合条件的竞标者都能获取公平参与采购竞争的机会，所以应及时完整地公布到指定信息平台；而在招投标信息前，采购内容、投标人信息、评标专家人员名单、评标过程等信息则需要进行严格保密，一旦泄露则要对相关人员调查问责。
5．建立贯穿采购全程的内部监控机制
高校政府采购活动一般需要经过申购立项、组织采购、验收付款等多个环节，经由采购管理部门、财务、审计、监察等多部门联合参与，因此必须明确各部门的监督职权，建立贯穿采购全程的监督体系和长效的反舞弊机制。
（1）事前监督。事前监督指采购管理部门通过对采购的立项论证、需求审核、预算编制等关键环节实施重点监控，以达到保证采购项目的必要性、成本预算的合理性等目的。监督的重点包括：采购项目资金的到位情况、购置计划的执行情况、采购立项过程的依法情况等。
（2）事中监督。事中监督指对采购方式和供货商的选择、采购决策与招标、合同履行等关键环节实施重点的监控，是政府采购项目取得预期效果与采购流程合法合规的重要保证。监督审查的重点包括：招标文件的是否具有排他性内容；投标单位的资质情况；评标专家选取过程的合规性；评标标准与方法的科学性；开标评标工作是否做到公平、公正、公开。
（3）事后监督。事后监督主要指对采购项目验收、付款审查、合同履约情况等关键环节实施重点的监控和跟踪。验收是检验整个采购项目质量的重要手段，验收小组应包括项目单位代表、审计、监察、招投标管理部门，重大设备的验收还应邀请相关独立专家参与。另外为了保证采购项目的质量，验收小组必须现场对设备安装调试进行全程监控，逐项查验设备相关来源质量等资料证明。对付款环节的监督主要是通过翻阅会计记录和凭证审查采购的授权控制情况。另外，高校应对政府采购预算和计划的落实情况进行监控和跟踪。对没有按时落实的预算采购项目，要及时追查原因并审查是否存在失职舞弊的行为。
（4）协同监督。高校政府采购执行过程中参与的部门广、步骤多、政策性强，为相关部门开展监控活动带来难度，因此高校应该建立包括采购管理部门、财务、监察、审计以及使用部门等各职能部门协同监管的制约机制。通过定期召开部门间联席交流会议，促进相互工作中的了解、协调与配合，充分调动监管部门的积极性，提升监督效率，对采购业务实施无死角的立体监控。
6．建立高校政府采购绩效评价的运行反馈机制
通过建立人均采购额、预算编制率、政府采购周期、采购合格率、售后服务满意率、政府采购节约指标、公众满意度指标等一系列的指标，对政府采购的社会效益与经济效益进行综合评价，运用专门的分析方法评价政府采购活动的经济性、效率性与有效性。目前主流的政府采购绩效评价方法主要包括：平衡计分卡、层次分析法、杜邦分析等，高校可根据自身条件选择运用。
另外需要明确的是，绩效评价本身不是目的，如何合理运用绩效评价的结果提高学校的管理水平和财政资金的使用效益才是关键。具体做法如下：①把评价报告结果反馈给采购有关部门，作为其编制下年度预算和制定绩效目标的参考；②完善高校政府采购业务的法规制度，明确各部门采购当事人的行政责任和法律责任，发挥绩效评价的监控问责功能；③公开政府采购绩效评价结果，相当于把采购相关部门的工作成绩单公诸于众，为采购当事人盖上一道无形的监督网。
参考文献
1．财政部．行政事业单位内部控制规范（试行）．财会（2012）21号．
2．杨明亮．论高校财务管理内部控制审计，财务与金融，2011（1）．
采购控制要点篇8
p键词：酒店；物资采购；内部控制
中图分类号：F275文献识别码：a文章编号：1001-828X（2017）001-000-01
引言
目前的酒店大多是一个集娱乐、购物以及餐饮等的多元服务的综合体，其具有现金收入较多、营业部门多以及财产物资较为分散等特点，是一种较为特殊的企业。而且，酒店的服务又具有不可存储性、无形性以及差异与消费并存的特点，这些都使得酒店的财务机构设置以及内部控制的建设与其他的企业具有较大的差异性。酒店的相关机构设置往往会涉及到收银、信息化管理、核算、采购和供应以及成本控制等几个方面，而酒店能否高效率的且可以有效控制的状态下运转，很大程度上决定于酒店的后勤管理是否到位，其中尤为重要的是采购的内部控制建设。酒店的物资繁多，虽然单个的金额不大，但是数量较多，这使得酒店在物资采购管理这部分较为困难，需要酒店的管理者加以注重。
一、目前酒店物资采购内部控制存在的问题
（一）酒店物资采购在采购合同方面具有一定的风险
酒店的采购例如一次性牙刷毛巾等虽然单价不高，但是由于数量较多，且采购的频率较高，重要程度不言而喻。但是较多的酒店对采购的质量方面的监督较低，采购人员在与采购企业进行沟通时容易出现贪污的问题。采购人员在与被采购方进行采购合同进行沟通时，在和同设计方面有谎报材料采购价位的可能性，而且采购的物品在质量方面也难以保证，这种采购人员在采购时套取资金的行为会使得酒店在经济方面蒙受一定的损失。除此之外，采购合同的条款规定模糊也是带来采购合同风险的原因之一。合同条款的规定不明确将很可能使得采购成本出现上升的可能性。酒店在进行材料采购时对所需要的材料的信息掌握不全，了解不够透彻，很多的供应商将会根据企业这个弱点加以利用，促使采购单价的提升，谋取利益。最后，酒店在合同的履行方欠缺执行力，一旦采购的物品质量不合格，很多的酒店采取的都是商讨方式，有的甚至视若罔闻，这不仅促长了供应商的不良风气，还使得酒店蒙受经济损失。
（二）酒店的采购行为没有做好充足的前期准备
在进行材料采购之前，企业一般都要进行市场调研，对需要采购的材料进行种类和质量以及价位的分析，特别是在供应商的选择上面，要对备选的供应商信誉进行调研。但是很多的酒店并没有进行前期的准备工作，这样的行为对于采购的材料在质量和价格方面都无法保证最优，容易出现质量较低、价格过高的情况。除此之外，材料采购的前期方案不合理也是造成采购材料较差的原因之一。在进行材料采购时，往往会出现很多相互矛盾的地方，例如常见的采购次数较多必然引起人工以及质量检测方面成本的增加，但是采购次数减少必然会引起采购数量增多，造成储存成本的增加以及酒店在资金流转方面承受较大的压力。最后一点是酒店的供应商的选择出现问题。目前，酒店的等级较多，不同等级的酒店其价位千差万别，伴随的显然是其生活用品、居住环境以及服务等方面的差异，如果高级酒店的日用品等和经济酒店一样，必然会引起顾客的不满，影响酒店的声誉。
二、如何建设酒店物资采购内部控制
（一）建立完善的酒店物资采购内部控制对于采购风险的防范时尤为重要的
随着管理科学在目前企业中的广泛运用，内部控制逐渐演变为企业的一个风险管理体系，酒店虽有异于其他的企业，但是建立完善的物资采购内部控制也是必不可少的。但是要知道，任何管理体系的推行，都离不开企业的发展这一部分，一旦企业不再存在，谈及物资采购管理等就毫无意义。基于此，在酒店进行物资采购时，不仅仅一套对采购过程中的风险加以控制，最为重要的是要保障酒店日常所需的材料可以及时的得到供应部的供应，不能背离酒店自身发展的需求。基于对酒店自身发展的要求，在对物资采购内部控制进行设计要在保证高效的情况下尽可能的精简，因为酒店所需要的物资是非常多且杂的，越大的酒店设计的采购品种越多。因此，在进行物资采购的内部控制流程的设计时，必须根据每个岗位的职责要求进行职责分工，将管理的重点突出，对不同的控制点进行区别设计，根据专业的风险管理评估的结果，对关键的控制必须制定控制措施。
（二）落实酒店的物资采购内部控制制度并持之以恒的进行评价监督
酒店的物资采购涉及的金额较为庞大，酒店必须对此部分的内部控制进行必要的监督和评价，以保证内部控制制度持续的发挥应有的效用。在签订采购合同的前后，都要找专业的人员对合同进行复核，特别是签订之前，经过专业人员审计的合同才可以在物资采购中进行使用，一旦采购的物资出现问题可以及时的对企业的实际利益进行保护。在对合同进行审计时，应当对材料采购中的前述问题进行重点关注和预防，避免合同中的相关条款对酒店的经济效益造成不好的影响，最为重要的是，采购的物资必须是酒店所需要的，符合酒店的实际经营的，特别是采购的数量，必须通过最小成本进行计算之后核对目前的剩余进行采购，避免出现物资材料不够用或者超过预算，影响酒店现金流等状况的产生，从而尽可能的减少酒店的采购成本，为酒店谋取最大的经济效益。
参考文献：
[1]杨艺华.绿色管理视角下的酒店内部控制设计[J].安徽商贸职业技术学院学报：社会科学版，2016（4）：16-19.
采购控制要点篇9
关键词：高校招标采购；内部控制；教育管理
中图分类号：G647文献识别码：a文章编号：1001-828X（2017）003-0-01
内部控制，即指一个单位为实现战略目标，而在其内部实施管控的计划、程序和方法。基于事业单位以社会公益为目的，人员及公用经费由国家财政拨付的特殊性，财政部了《行政事业单位内部控制规范（试行）》[1]，规范自2014年起在全国行政事业单位实行，采购服务包含在内。高校招标采购不仅能更好实现自身服务价值，还能为高校教育管理、人才培养、科学研究提供保障，而内部控制作为规避风险、保证采购合法合规的手段，值得高校采购人员加以关注、研究并熟练掌握。
一、高校招标采购内部控制要素
内部控制的概念具有广泛性，可运用于各行各业，但是在每个行业内又有其特殊性。我国监管部门将内部控制划分为五个要素，在高校招标采购业务中同样适用，并被普遍认可，因此本文将高校招标采购内部控制要素分为五个，但针对高校招标采购业务的特殊性，应从时间、空间多角度，分析、梳理、归类内部控制各具体要素。
（一）内部环境。如组织架构层面，对于招标采购不熟悉的人，会形成一种片面的认识，认为采购业务仅是招标办公室的职责范围，而在实际操作过程中，就项目立项审批这一步，就涉及使用部门、资产管理、审计、财务、纪检监察等部门，如无异议，还需经学校主管校领导审核。
（二）风险评估。招标采购风险既有内部风险也有外部风险[2]。外部风险不受采购单位控制，因此高校可通过识别、分析评估内部风险，制定应对策略。
（三）控制活动。提到招标采购，关注点都集中于招标、评标、中标。按时间顺序，从招标前、招标中、招标后三个阶段深刻剖析。招标采购还有项目立项审批、固定资产录入、验收、结算等环节值得关注。
（四）信息与沟通。包含内部信息沟通和外部信息沟通。内部信息沟通的主体是高校内部各部门、使用老师与招标采购人员、招标采购部门与校内其他老师。外部信息沟通则是高校与学校外部单位间的信息传递。
（五）内部监控。既有招标采购相关部门人员的监督，也有来自学校全体师生的共同关注。
二、高校招标采购内部控制问题与措施
招标采购部门应积极建立内控制度，完善招标采购流程细节，为高校教育管理、人才培养、学科建设提供优质服务。在招标采购部门内部控制初见成效之时，也不可忽视存在问题的细节之处，为提高采购管理水平、服务成效，研究并提出招标采购内部控制措施意义重大。
（一）优化招标采购内部环境
内部环境是内部控制实施的主体，本文仅就高校采购组织框架、招标采购业务人员素质进行讨论。部分高校对于招标采购部门设置不合理，有单独设置机构的，有归属于资产、设备、基建等部门设置专门办公室的，甚至还有将权限下放至各院系的，极易造成内部控制混乱的局面[3]。高校应单独设置招标采购部门，并按照业务性质，由专人分别负责专项采购。此外，高校对采购人员进行定期培训，提高业务能力，采购人员坚守道德底线，为高校教育管理服务。
（二）建立招标采购风险评估机制
招标采购牵扯部门多，技术指标、商务指标复杂，评标现场专家抽取随机性强，供应商参与状况评标前不可知，任何细节的变化都会带来不可控风险，因此为减少招标采购风险，需建立风险评估机制。根据业内经验、招标采购实际，将风险因素按照发生概率分等级，按照后果影响力分等级。可重点关注发生概率高、后果严重的风险因素，着重消除此类风险，形成有效地风险应对策略[4]。
（三）严控招标采购控制活动
准备阶段：合理编制采购预算，形成充分竞争，以期在平衡价格、质量和服务等方面满足采购需求。详实技术指标和商务指标，提供优质服务。
实施阶段：选取科学合理的采购方式和评审方法，优先实现批量采购和定点采购，节约高校人力物力资源。
评价阶段：转变“重招标轻反馈”的高校招标采购现状，在供应和使用环节严格把关。对存在质量不过关、违反采购合同约定、服务态度差、破坏高校日常秩序等问题的供应商，高校有权将其纳入采购“黑名单”，在规定时限内，禁止参与项目投标。
（四）整合招标采购信息与沟通平台
为方便招标采购工作开展，高校应建立管理信息系统，招标采购相关部门可在系统内实时了解项目的最新进展，随时随地提出合理化建议，对于可行性差的采购项目，待相关部门形成一致意见后及时暂停，提高采购工作效率。此外，除通过政府采购网站、学校官方网站采购信息外，高校应拓宽采购信息传播渠道，不仅更多符合条件的供应商参与其中，还能接受全校师生对采购工作的监督。
（五）强化招标采购内部监控
招标采购是高校机关党委党风廉政建设重点关注的领域，对招标采购人员严格管控，既是对采购人员负责，也是对学校负责，更是对党负责。高校审计、纪检监察部门应就每个采购项目进行跟踪监督，对每个环节严格把关。一旦发现问题，立即纠正，以免造成不可挽回的损失。其他部门师生如若发现问题，应及时提供线索，做好群众监督。采购人员确有涉嫌违法犯罪行为的，立即移交司法机关，营造良好的招标采购风气。
三、结语
招标采购部门是高校行政部门中一个既重要又敏感的服务部门，它承担着为高校获取资源的重要任务，工作量大，难度高。对于这样的高风险部门，加强内部控制建设势在必行。本文旨在通过加强内部控制，提高高校招标采购工作成效，助力高校教育管理工作。
参考文献：
[1]中华人民共和国财政部.行政事业单位内部控制规范（试行）[Z].2012-11-29.
[2]王萍，许晓莉，赵静，李彤.试析事业单位物资招标采购过程中内部控制的作用[J].价值工程，2012，27：166-167.
[3]李延召，祝光英.高校招标采购内部控制建设研究[J].实验技术与管理，2016，7（33）：261-265.
采购控制要点篇10
我国在实行政府采购制度后，政策制定、预算编制、购买方式决定、资金支付、监督检查等工作都由财政部门掌握，权力相对集中，如何正确使用权力，避免公共权力对政府采购各个程序的干预，成为政府采购工作中的重要一环。因此，加强政府采购内部控制度建设是使各项权力得到约束、制衡和监督，政府采购执行得到规范化、程序化、法制化的保证。
一、加强内部控制制度建设的必要性
（一）是贯彻政府采购法规制度的重要基础
为了规范和加强政府采购工作，国家制定了《政府采购法》、《招标投标法》等法律
规章，这些是进行政府采购活动的基本依据。但这些法律规章只是从全国政府采购工作总体要求出发制定的，尽管在制定过程中尽可能考虑了不同地区、部门、项目的政府采购要求和特点，但相对于具体的政府采购活动而言，国家的法律规章的各项规定仍需结合具体政府采购项目、方式和管理特点，要求进行具体化，并作必要补充，以使政府采购管理工作能渗透到政府采购管理的各个环节、各个方面。这种对国家政府采购法律法规具体化的办法和措施，就是政府采购内部控制制度所需解决的问题。从某种意义上讲，政府采购内部控制制度，是国家政府采购法律法规的必要补充，是贯彻实施国家政府采购法律法规的重要基础和保证。
（二）是规范政府采购工作秩序的客观要求
政府采购工作涉及使用财政性资金政府各部门、供应商、招标投标机构等各方面的利益关系，处理不当将会影响有关方面的利益，因此政府采购工作必须依法进行。从我国推行政府采购制度情况来看，在采购过程中走后门、送回扣、假招标、扩大预算、高价围标低价抢标等腐败行为屡有发生，一些单位或人员为了小团体或个人利益，不仅损害了国家和社会公众利益，也对政府采购活动的推行和管理带来消极影响。因此，加强政府采购内部控制制度建设，使政府采购管理工作的程序、方法、要求等制度化、规范化，这样才能保证政府采购管理工作有章可循、有据可依、规范有序，才能保证政府采购工作在维护市场经济秩序中发挥应有的作用。
（三）是完善政府采购管理制度体系的要求
我国的政府采购管理制度体系，通常由法律、法规、规章、制度四个层次构成。显然，内部控制制度是政府采购管理制度体系的重要组成部分。《政府采购法》对政府采购工作的原则、基本方法和程序作了规定，为政府采购活动提供了制度保证，但只是指明了工作的方向和目标，要实现目标还需要根据规定并结合管理要求进行充实和细化，才能使政府采购法律规定落到实处，进而保证政府采购管理制度体系的完整性和有效性。
（四）是适应加入世界贸易组织的要求
根据世界贸易组织的要求，我国加入wto后，国外供应商与国内供应商有同等的“国民待遇”，可以平等地参与我国政府采购招标活动（同志在2001年上海apeC会议上承诺，到2020年，开放我国政府采购市场）。因此，必须加强政府采购内部控制制度建设，才能避免在政府采购中行政干预过多，甚至存在“暗箱操作”的现象，才能使政府采购管理工作渗透到政府采购活动的各个环节、各个方面，才能不仅有利于政府采购的公平竞争，更有利于维护市场经济秩序，树立政府形象。
二、内部控制制度建设的基本原则
（一）合法性原则
即应当符合并严格执行法律、法规和国家统一的政府采购法律制度的规定。依法办事是政府采购工作的首要准则，也是制定政府采购内部控制制度的首要原则。因此，政府采购内部控制制度建设应当符合《政府采购法》、《招标投标法》、《合同法》、《建筑法》、《产品质量法》等法律的规定，以避免扰乱政府采购市场经济秩序。
（二）适应性原则
即政府采购内部控制制度应当体现我国政府采购的特点和要求，不能因追求先进而脱离我国实际，不能生搬硬套，必须从我国实际出发，才能使政府采购内部控制制度适应政府采购管理要求并发挥作用。
（三）规范性原则
即应当全面规范政府采购的各项工作，保证政府采购工作的有序进行。规范性原则的基本要求主要体现在：一方面要体现控制的全面性。从控制范围看，内部控制应涵盖政府采购的每个过程、部门、环节和每个人，包括单位内部相互牵制和单位与单位之间的相互牵制；从控制内容看，不仅要对具体业务活动进行控制，还要把控制环境、会计系统、控制程序纳入政府采购范畴；从时间上看，不仅要事中控制，还要实施事前和事后控制；从纵向层级看，要从一般员工控制逐步扩大到决策层甚至最高决策者，形成人人、事事、时时都能遵守内部控制制度。另一方面要体现方法的科学规范性。政府采购内部控制制度要符合并体现政府采购方法的科学性，政府采购内部控制制度要符合并体现政府采购活动中诸如采购方式、评标方法等的科学性，不能与一些与政府采购活动相关的会计、统计、管理学科的基本方法和要求相违背。
（四）科学性原则
政府采购内部控制制度建设的科学性原则，主要体现在以下几个方面：
一是科学合理的可操作性，政府采购的各项内部控制制度的执行应有明确的程序，在各控制关键点或风险区域时段，要明确与该控制点相关的操作步骤、各步骤涉及的部门或岗位所应履行的职责权限。制定的各项内部控制制度应当便于操作和执行，缺乏和科学性和不易操作的管理制度，是不会有生命力的。
二是利于控制的相互牵制性。即一项业务活动必须分配给具有相互制约关系的两个或两个以上的职位分别完成。在横向关系上，一项工作至少要由彼此独立的两个部门或人员办理，以使该部门或人员的工作接受另一部门或人员的检查和制约；从纵向关系上，一项工作至少要经过不隶属的两个或两个以上的岗位和环节，以使下级受上级监督，上级受下级牵制。严禁一个部门既管审批又管执行，支付款项所需印章全部由一个人保管等行为。