文物档案管理办法篇1
国际档案刊物概述
就国际档案界而言，档案刊物的类型主要包括：
(一)国际档案理事会(internationalCouncilonarchives，以下简称iCa)主办的档案刊物
《档案》(archivum)。国际档案理事会会刊。经时任国际档案理事会主席与法国档案局局长查尔斯・布莱邦(CharlesBraibant)的努力，《档案》于1951年创刊，年刊，刊名拉丁文“archivum”。它使用英文、法文、德文、意大利文和西班牙文5种文字出版。刊址：法国巴黎。它的发行对象是国际档案理事会的所有成员。其主要任务是刊载历届国际档案大会报告或文件[例如：它出版的“proceedingsofthe13thinternationalCongressonarchives(Beijirfg，2-7September1996)”，全文刊载了第13届国际档案大会四次全体会议4篇主报告、17篇辅助报告和大会自由发言，以及有关档案和档案工作的国际信息。它由联合国教科文组织资助出版与发行。法国、比利时档案学者米歇尔・迪香(michelDuchein)和安德烈・凡里(andreVanrie)曾任该刊主编。
《护门神》(Janus)。国际档案理事会以古罗马神话中具有双面头像的护门神(Janus)为会标(此外，还有用作国际档案周标记的另一说)，其寓意是一面注视过去，一面展望未来，象征万物之灵的开端。《护门神》是由国际档案理事会档案专业协会处、城市档案工作小组和专业培训与教育委员会于1982年联合创办的刊物，使用英文、法文2种文字，每年3期。刊址：荷兰塞尔托享博斯。国际档案理事会原秘书长J.V.阿尔巴达(JoanVanalbada)曾任该刊主编。与《档案》相比，《护门神》的特点是：它能够及时而迅速地传播国际档案动态，较快地反映各国档案工作、档案学发展的情况。例如：1991年第2期《护门神》就及时、迅速地刊载了同年9月由国际档案理事会档案教育培训处在中国召开“亚太地区档案教育培训研讨会”的南京、北京、沈阳分组研讨会上中国王德俊、赵国俊和王景高所作的主题发言。
《国际档案理事会通讯》(iCaBulletin)。它是1973年创刊的国际档案理事会内部交流刊物，半年刊。其主要任务是向国际档案理事会所有会员传达各项通告以及预报各种会议和组织的各类活动。同时它也发表涉及会员感兴趣的有关国际档案理事会专业活动的文件和信息。
从2001年起，国际档案理事会将上述《档案》和《护门神》两个刊物合并，更名为《逗号》(Comma)。它使用英文、法文、德文、西班牙文、俄文、中文、阿拉伯文7种文字出版。中国杜梅(2001-2008年)、聂曼影(2008年至今)先后任该刊编委。该刊2001年第1～2期“前言(Foreword)”指出：“档案工作者及档案期刊的编辑必须承认，连续的过程与不断的变化是强大的力量。在这本国际档案期刊――《逗号》的创刊号中，我们展示了这两者的力量。当期刊的身份已经极大地改变之时，它所继承的期刊――《档案》和《护门神》的所有使命和任务却没有改变。它们依然如故。”
应当补述的是，国际档案理事会还出版过以下2种档案刊物：一是《国际档案杂志》(internationalJournalofarchlyes)，1980年创刊，它是另一种在国际档案界交流档案专业方面的经验和意见，刊载有关档案工作各个领域的文章和报告的档案刊物，半年刊，使用英文、法文2种文字，由于经费困难，仅出版2期即告停刊；二是《记录》，它是国际档案圆桌会议(internationalConferenceoftheRoundtableonarchives)的档案刊物。
(二)国际档案理事会常设委员会和专业委员会会刊
主要包括：一是档案发展委员会(CommissiononarchivalDevelopment)出版的《档案发展委员会通报》；二是缩微照相委员会(Committeeonimagetechnology)出版的《缩微照相委员会通报》；三是自动化委员会(Committeeonarchivalautomation)出版的《档案与自动化通报》；四是保护与修复委员会(ConservationandRestorationCommittee)出版的《新闻通报》；五是工商档案委员会(CommitteeBusinessonarchives)出版的《通报》等“”；六是档案材料保管委员会(Committeeonpreservation0farchivalmaterial)出版的《档案保管通讯》
(三)国际档案理事会(iCa)地区分会会刊
主要包括：一是东南亚地区分会(SaRBica)会刊《东南亚档案》(1968年创刊)；二是东非和南非地区分会(eSaRBiCa)会刊《东非和南非地区分会期刊》(70年代初创刊)；三是加勒比地区分会(CaRBiCa)会刊《加勒比档案》(1973年创刊)；四是阿拉伯地区分会(aRBiCa)会刊《阿拉伯档案》(1975年创刊)；五是拉丁美洲档案协会(aLa)会刊《拉丁美洲通报》；六是西南亚地区分会(SwaRBiCa)会刊《西南亚地区分会杂志》(1978年创刊)；七是西非地区分会(waRBiCa)会刊《西非地区分会杂志――西非档案工作者》；八是东亚地区分会(eaRBiCa)会刊《东亚档案》(1994年创刊)；九是中非地区分会(cenaRBiCa)会刊《中非地区分会期刊》。
(四)地区级国际性档案刊物
主要包括：一是《修复员》(Restaurator-internationalJournalforthepreservation0fLibraryandarchivalmaterial)，它是关于图书与档案保护、修复工作的国际性档案刊物，1969年创刊。使用英文，1986年起附有法文、德文提要。它主要刊载关于纸张、羊皮纸和音像材料保护与修复问题的研究性论文。刊址：丹麦哥本哈根。该刊主编是丹麦人，副主编是美国人。参与该刊编辑工作的有丹麦、美国、俄罗斯、日本、印度、以色列、澳大利亚、德国、英国、意大利、
波兰、捷克、匈牙利、加拿大和比利时等国的档案保护专家、学者；二是《北方档案》(northernarchives，源于丹麦文nordiskarkivnyt)，1956年创刊，季刊，使用丹麦文、挪威文出版。它是由丹麦国家档案馆与芬兰、冰岛、挪威、瑞典等国国家档案馆共同编辑出版的北欧地区档案刊物(16)i三是《泛美档案年刊》，是泛美档案发展中心主办的档案刊物“”。
此外，就非国际档案界而言，其档案刊物主要包括：一是《联合国教科文组织情报学、图书馆学和档案管理学杂志》(UneSCoJournalofinformationScience，Librarianshipandarchivesadministration)，原名《联合国教科文组织通报》，1979年改现名。使用英文和俄文2种文字。原为双月刊，现为季刊(1811二是国际录音档案联合会(internationalassociation0fSoundarchives)主办的《录音通报》(phonographicBulletin)。
各国档案刊物概述
关于各国档案刊物，黄坤坊编著《欧美档案概要》一书对美国《美国档案工作者》，原联邦德国《档案员》、《档案杂志》，原民主德国《档案通报》，法国《档案报》，以及英国《档案工作者协会会刊》、《档案》等作了简要评介(20)1档案学编辑委员会著《中国大百科全书档案学分册》对美国《美国档案工作者》、原苏联《苏联档案》作了简要评介；吴宝康、冯子直主编《档案学词典》对德国《档案杂志》、《档案员》，原民主德国《档案通报》，捷克《档案杂志》，波兰《档案》，美国《美国档案工作者》，英国《档案工作者协会会刊》、《档案》，原苏联《苏联档案》，印度《印度档案》和澳大利亚《档案和手稿》等均专列条目作了释义。在此，笔者就以下4个方面档案刊物作一简要评介。
1 《美国档案工作者》，美国档案工作者协会主办的学术性刊物，1938年创刊，季刊。刊址：芝加哥。它设有“论坛”、“简讯”、“新技术”、“国际档案界”、“书刊评介”和“协会消息”等栏目。其内容主要涉及档案工作的历史，档案整理、编目、鉴定、保护和利用的理论和技术，档案馆的建筑、档案教育，以及电子计算机的应用等。它比较重视现代档案和新型档案的管理问题，经常刊载有关档案工作自动化方面的论文。该刊对实行分散式档案管理体制的美国档案工作起到了相互沟通思想、交流经验，以及促进档案学研究发展的较大作用。在此有必要强调以下两点：一是《美国档案工作者》对当代国际档案界著名档案专家、学者多有评介。韩玉梅、黄霄羽主编《外国档案管理》一书，就曾根据《美国档案工作者》的有关评介材料，对英国迈克尔・库克、法国米歇尔・迪香、荷兰埃里克・凯特拉、德国艾克瓦特・弗朗兹、西班牙阿尔弗雷德・里蒙、美国戴维・比尔曼、加拿大休-泰勒、阿根廷路易斯・费尔南多・比阿萨利，以及国际档案理事会查尔斯・凯思凯姆蒂等著名档案专家、学者的学术背景、成就作了较全面、系统的评介。二是1992、1994年，《美国档案工作者》针对国际档案界所关注的理论热点、难点、疑点问题，先后两次组织开展题为“变动时期的欧洲档案工作”、“2020年远景展望”的国际性档案专题大讨论，取得了令人瞩目的理论成果，较充分地反映tic世纪90年代国际档案界“跨世纪延伸发展”的特点和趋势。
2 《苏联档案》，原苏联部长会议档案管理总局主办的全苏性档案刊物，1966年创办，双月刊。刊址：莫斯科。它的前身依次是《档案工作》(archivalwork)(1923-1941年)、《情况简报》(SituationBulletin)(1956-1958年)、《档案学问题》(theproblemsofarchivology)(1959-1965年)。设有“论文与报道”、“档案文件评述”、“经验交流”、“档案查找与发现”、“外国档案工作”、“书刊评论”和“简讯与大事记”等栏目。它的主要任务是进行档案工作业务指导和理论研究，刊载有关档案学和相关历史学科(如文献学、史料学等)方面的文章。例如：1935-1941年的《档案工作》曾刊载有关探讨文件保管期限表问题的文章，而1956-1958年的《情况通报》和1959-1965年的《档案学问题》也曾刊载探讨有关档案馆接收和补充档案文件，以及科技革命对档案工作影响问题的文章。此外，该刊还用三分之一的篇幅公布档案史料。1991年12月苏联解体后，该刊于1992年停刊，并更名为《祖国档案》，作为俄罗斯档案事务委员会的机关刊物出版、发行。
3 《印度档案》，印度国家档案馆主办的档案刊物，1947年创刊，半年刊，使用英文和印地文两种文字出版。刊址：新德里。该刊由国家档案馆馆长、副馆长分别担任主编、副主编。其办刊宗旨是宣传档案学研究和档案保护技术方面的知识。内容包括“文件管理”、“查找工具编制”、“文件汇编”、“新闻短讯”、“书评”、“文件保管与修复”、“缩微复制”等方面的报道与论述。该刊除了刊载有关档案管理实践和档案学理论的文章外，还报道一些亚洲国家的档案工作活动，以及热带、亚热带国家的档案保护问题。
4 其他。(1)《档案员》，德国档案工作者协会会刊，1947年创刊，德文。刊址：杜塞尔多夫。该刊主要登载该协会年会上的报告和论文，以及有关德国档案工作经验介绍、消息报道和书刊评介等。(2)《档案杂志》，德国拜恩州档案局机关刊物，1876年创刊，德文，年刊。刊址：慕尼黑。主要刊载档案学论文和介绍档案材料。(3)《档案通报》，原民主德国内务部档案管理局机关刊物，1951年创刊，德文，双月刊。刊址：波茨坦。设有“档案学论文”、“消息报道”和“书刊评介”等栏目。(4)《历史档案》，原苏联科学院与苏联档案管理总局联合主办的档案刊物。1955年创刊，双月刊，1962年停刊。该刊主要公布档案文件，也刊载有关档案工作的文章。(5)《档案和手稿》，澳大利亚档案工作者协会会刊，1955年创刊，英文，半年刊，每年5、11月出版。它是报道澳大利亚档案工作全面情况的综合性刊物，主要设有“编者论坛”、“专业论文”、“书评”、“新闻短讯”、“国际栏目”和“出版消息”等栏目。
国内档案刊物概述
(一)建国前准级档案刊物概述
我国虽然建国前没有专门档案刊物，但是刊载有关档案、档案工作和档案学文章的准级档案刊物却不少。总的来说，这些准级档案刊物主要包括：
1 从主办单位上划分，主要包括：(1)校刊，如：《文华图书馆专科学校季刊》第
1卷第7期刊载毛坤《档案序说》；(2)馆刊，如：《文献丛编》(故宫博物院文献馆馆刊)第26年第6辑刊载张德泽《端方档案之分析》；(3)所刊，如：《中央研究院历史语言研究所季刊》第3本第4分刊载徐中舒《再述内阁大库档案之由来及其整理》；(4)其他，如：《行政效率》第2卷第9、10期合刊刊载滕固《档案整理处的任务及其初步工作》。
2 从刊期上划分，主要包括：(1)年刊，如：《故宫博物院年刊》(创刊号)刊载方生《整理档案方法的初步研究》；(2)季刊，如：《国学季刊》第2卷第2期刊载朱希祖《清内阁所收明天启崇祯档案清折跋》；(3)月刊，如：《建国月刊》第12卷第2、3期刊载高良佐等《北平文化机关明清档案考察记》；(4)半月刊，如：《北新半月刊》第2卷第1期刊载蒋彝潜《论档案的售出》；(5)旬刊，如：《新西南旬刊》第1卷第14期刊载向辰《怎样改革县政府的档案管理》；(6)周刊，如：《中山大学语言历史研究所周刊》第10卷第116期刊载赵肯甫《本所整理档案之过去及将来》。
3 从出版时间上划分，主要包括：(1)20年代，如：《中央大学国学图书馆年刊》第2期(1929年11月)刊载张逢辰《清档琐记》；(2)30年代，如：《禹贡》第12卷第2、3期(1935年2-3月)刊载赵泉澄《禹贡学会最近得到之清季档案》；(3)40年代，如：《新四川》第1卷第10、11期(1940年3月)刊载殷钟麒《川康档案改革问题》。
(二)建国后档案刊物概述
1 全国性档案刊物
(1)部级档案刊物
《中国档案》(Chinaarchives)，国家档案局主办的综合性档案刊物，月刊，国内外发行。刊址：北京。其前身为中共中央办公厅秘书处于1951年创办的《材料工作通讯》(内部编印、交流，裴桐曾任主编)，1953年7月改名为《档案工作》，195593月改由国家档案局主办。从1957年第1期起，该刊成为对全国档案工作进行业务指导的综合性双月刊。1965年12月后曾一度停办。1979年7月筹备复刊，10月编印试刊一期。1980年正式复刊，双月刊。1985年第1期起改为月刊。1994年改名为《中国档案》。冯子直曾任该刊杂志社社长，王希曾任总编辑。其主要栏目有：“档案事业管理”、“机关档案工作”、“企业档案工作”、“专业档案工作”、“档案学研究”、“档案工作标准化”、“现代管理技术应用”、“在平凡的岗位上”、“国际档案界”、“档案史话”、“档案与社会”等。近年来，它设有“卷首语”、“时讯”、“局馆长谈发展”、“关注”、“事业”、“论坛”、“百家言”、“业务”、“风采”和“文化”等版块。2010年，该刊做了十余个专题，如：“学习刘义权”、“档案资政”、“档案安全保障”、“职工档案管理”、“聚焦世博会”、“广东：全方位资源共享”、“军档侧影”、“浙江：档案登记备份”、“对外交往”、“活力江苏”等。该刊是国家档案局对全国档案工作、档案事业实行宏观管理，进行指导、监督的喉舌，是广大档案工作者的学习园地。其主要任务是：宣传档案工作的性质、地位、作用，以及档案工作的法律、法规和方针、政策；交流档案业务工作经验以及介绍档案界先进人物的事迹；传播档案专业知识，开展档案工作理论与实践的研究，报道国内外档案工作的动态等。
《档案学研究》(archivalScienceStudy)，中国档案学会会刊，1987年创办，双月刊，国内外发行。刊址：北京。裴桐曾任主编。该刊设有“档案学术研究论文”、“档案科技试验成果”、“档案工作专题调查报告”、“开发档案信息资源”、“档案学术研究工作评论”、“档案学术动态”、“外国档案学研究与国际档案学术交流”、“档案学会工作动态与经验交流”等栏目。其主要任务是组织对档案学术问题的探讨，发表具有较高质量的档案学术研究论文，介绍、评述档案学研究新成果，报道国内外以及海峡两岸档案学术研究动态，以推动档案学术研究广泛、深入地开展。
(2)准部级档案刊物
《档案学通讯》(archivesScienceBulletin)，由中国人民大学信息资源管理学院主办。1978年5月创刊，原名《档案通讯》，由中国人民大学档案系主办，内部发行。1979年7月改名为《档案学通讯》(由曾三题写刊名)。1981年改由中国人民大学档案系与中国档案学会联合主办。1987年10月改由中国人民大学档案学院主办。双月刊。刊址：北京。吴宝康、陈兆曾先后任总编辑。该刊设有“档案学理论与历史”、“文书学”、“档案现代化管理”、“企业档案与科技档案”、“档案编研”、“档案保护和缩微技术”、“档案专业教育与学习”、“国际交流与外国档案工作”等栏目。它的主要任务是推动和促进对档案学、文书学基本理论和应用理论的研究，探索和研究有关档案工作、文书工作以及档案教育工作的新问题、新动态、新领域，介绍、评述国内外有关新成果、新经验。该刊是档案教育工作者、档案学研究工作者交流档案教学、学术研究经验、见解与心得的重要园地。此外，《档案学参考》于1983年1月创刊，它是《档案学通讯》编辑部编辑的反映档案学研究情况的内部刊物，不定期出版。
《历史档案》(Historicalarchives)，1981年创刊，季刊，国内外发行。刊址：北京。开始由中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆联合主办，1985年第3期起改为中国第一历史档案馆馆刊。它是建国以来最早创刊的以公布档案史料为主的档案刊物。该刊设有“档案公布”、“读档随笔”，“档案与档案馆介绍”、“档案与地方志”、“典章制度”、“国外中国问题档案”等栏目。它的主要任务是公布有关政治、军事、经济、文教卫生、科学技术、中外关系等方面的明清档案史料，向包括学术界、史学界在内的社会各界公布和提供第一手明清档案史料，刊载依据档案史料而撰写的历史研究材料、史事考释，以及方志学、谱牒学等方面的论文。
《民国档案》(archivesofChineseRepublic)，中国第二历史档案馆馆刊，1985年创刊，季刊，国内外发行。刊址：南京。该刊设有“读档随笔”、“民国档案知识”、“机构简介”、“人物志”、“档案资料信息”、“民国档案”和“民国史研究信息”等栏目。它的主要任务是公布各级各类档案馆、博物馆以及民间收藏的民国档案资料，刊载有关利用民国档案资料研究中华民国历史的学术论文。
2 部门档案刊物
《档案》，1987年12月创刊。原由总参办公厅档案处和中国人民档案馆联合主办，现由总参办公
厅保密档案局主办，其前身是《档案业务》。《档案》刊名由时任国防部部长迟浩田题写。它是集业务指导、经验交流、学术研究和公布历史档案于一身的全军综合性档案刊物。
《机电兵船档案》，是中国机电兵船工业档案学会与机械工业档案馆联合主办的档案刊物。其前身是1985年机械工业档案学会创办的《机械工业档案》，内部发行。1989年改由机械电子工业部、机械电子工业档案学会联合主办，改名为《机械电子档案》，季刊。该刊设有“工作研究”、“学习园地”、“学会工作”、“专题讨论”、“档案史话”、“计算机应用和缩微技术”等栏目。1996年改名为《机电兵船档案》，双月刊，设有“企业档案工作聚焦”、“论坛”、“档案事业管理”、“业务研究”、“信息化建设”、“相关学科”、“兰台纵横”、“兰台精英”和“动态和信息”等栏目。
3 地方档案刊物
(1)从主办单位上划分，可分为五类：一是省级档案局、档案学会联合主办，包括：《黑龙江档案》、《档案》(甘肃)、《浙江档案》、《贵州档案》、《四川档案》、《山东档案》、《安徽档案》、《山西档案》、《档案管理》(河南)、《北京档案》、《天津档案》、《档案与社会》(内蒙古)、《陕西档案》、《档案与建设》(江苏)、《江西档案》、《兰台世界》(辽宁)、《兰台内外》(吉林)、《湖北档案》、《湖南档案》等。二是省级档案局主办，如：《山西革命根据地》。三是省级档案馆主办，包括：《北京档案史料》、《档案与历史》、《贵州档案史料》。四是副省级市档案局、档案学会联合主办，包括：《广州档案》、《济南档案》、《西安档案》。五是地市级档案刊物，如：《泰安档案》。此外，还有其他类，如：《艺术档案工作》，由内蒙古艺术档案馆主办。
(2)从刊期上划分，可分为三类：一是季刊，包括：《北京档案史料》、《档案与历史》、《贵州档案史料》、《广州档案》等。二是双月刊，包括：《天津档案》、《黑龙江档案》、《兰台内外》、《档案》、《贵州档案》、《四川档案》、《山东档案》、《山西档案》、《陕西档案》、《湖北档案》、《湖南档案》等。三是月刊，包括：《浙江档案》、《北京档案》、《兰台世界》、《档案与建设》等。
4 档案部门和其他部门联合主办的刊物
例如：《党的文献》，由中央档案馆与中共中央文献研究室联合主办。其前身是《中央档案馆丛刊》和《文献与研究》，1988年合并，改名为《党的文献》。《中央档案馆丛刊》，1986年1月试刊，1987年1月正式出版。它是以公布档案史料，同时刊载有关档案学理论和档案工作实践研究与交流为主要内容的文章的内部期刊。
5 海峡两岸的档案刊物
中国大陆的档案刊物，主要包括：《中国档案》、《档案学研究》、《档案学通讯》、《历史档案》和《民国档案》等；台湾的档案刊物，如：《档案与微缩》(FiLeanDmiCRoGRapHiCmaGaZine)，由中华档案暨资讯微缩管理学会(理事长杨正宽)主办，季刊。刊址：台北。
文物档案管理办法篇2
药物临床试验档案是药物临床试验活动中的真实记录，是科学技术资源储备的一种形式，也是医药发展的一个必备条件，对其进行统一管理是确保药物临床试验档案的完整性、准确性、系统性，有利于开发利用的一个重要原则。在科学研究活动中形成的图纸、图表、文字资料、计算材料、照片等文件材料都应当归档保存。
《药物临床试验机构资格认定办法（试行）》规定临床试验档案必须妥善保存。另外，该办法在附录2中对临床试验的准备阶段、进行阶段和完成后的文件保存进行了明确要求：研究者要保存资料至临床试验终止后5年。申办者应保存资料至试验药物被批准上市后5年。而iCH规定，临床试验资料须保存至得到上市许可后满2年。FDa规定，药物批准/不批准上市、上市或撤销申请后2年，我国台湾是7～10年，但实际上，现在提倡在产品的整个生存期都应保存。
2药物临床试验档案的特点
2.1专业性强。药物临床试验分为Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ期。Ⅰ期临床试验是初步临床药理学及人体安全性评价试验，观察人体对于新药耐受程度和药代动力学，为制定给药方案提供依据；Ⅱ、Ⅲ期临床试验是治疗作用的评价阶段，目的是评价药物对受试者的治疗作用和安全性，最终为药物获得注册申请提供充分的依据；Ⅳ期临床试验是新药上市后监测，评价药物在普通或者特殊人群中使用的利益与风险关系，改进给药剂量等。各期临床试验档案均应完整、有序地分类保存。
2.2原始资料复杂繁多。开展药物临床试验全过程的原始资料种类繁多，包括临床前的一些研究资料，审批后的试验方案、伦理批件、知情同意书、药检报告、研究病历、受试者检验检查报告、药物发放及回收记录等，这些原始资料都要保存原件在研究机构。
2.3保密性强。药物临床试验档案资料是整个药物临床试验过程的全面记录，是药物上市申报的第一手科研资料，在临床试验过程中产生的受试者的个人信息、申办方提供的新处方、制剂工艺、原始统计数据等关键内容都具有科学研究的保密性。按规定，这些档案资料只对国家药监管理部门、申办方和临床试验机构开放，不得对外泄露。
3如何规范管理药物临床试验档案
3.1增强临床试验档案的管理意识。档案管理工作是专业性强、涵盖面广、工作内容繁杂的一项专业性工作。过去该项工作没有引起重视，没有专职人员管理，只是将资料简单归类放置于木柜上，造成多年的积压，文件资料查找困难，利用效率低。要大力宣传档案管理工作，广泛宣传有关档案工作的法律、法规和制度，增强全员档案意识，争取医院领导的重视和支持，促进临床试验档案管理工作顺利开展。
3.2建立药物临床试验档案管理制度。制定档案管理人员职责，明确档案管理人员在临床试验档案管理工作中的职责。根据《药物临床试验质量管理规范》、《医药卫生档案管理办法》等有关法规要求，统一管理和保存药物临床试验档案资料。将相关文件和数据资料进行整理并分类、立卷、编目、登记归档，建立编码以方便检索。另外，要建立完善的档案收集、开发利用、借阅保密、鉴定销毁等相关制度。根据医院发展的变化，要拓展归档范围，修订分类方案，加强医院在经济项目合同、招标、审计、宣传报道等方面文件材料的归档。总之，建立科学的档案管理体系，保证临床试验文件和资料归档的规范性和安全性，是促进档案工作规范管理的关键。
3.3培养专业人才，提高档案管理者的自身素质。档案管理人员的素质直接影响到档案管理水平。作为档案管理人员，要具备良好的职业道德，努力提高档案专业水平和相关知识。通过专业培训、现场观摩、业务交流等方式来提高其业务和知识水平。同时，不断推进档案管理工作人员由“被动收集”向“主动挖掘”服务意识的根本性转变，在跟踪服务、开发利用等方面狠下功夫，推动医院档案管理水平提高。
文物档案管理办法篇3
关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理
《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。
一、新《管理办法》的几点变化
1.扩大适用范围,把成人高校纳入办法适用对象
21世纪的高等教育事业蓬勃发展,除普通高校外,成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展,而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分,很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围,涵盖了各级各类的高等学校,有利于促进所有高等学校档案工作的发展。
新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,特别把成人高等学校列出,这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向,有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》,成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法,这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。
2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制
新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”,“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”,确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责,明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系,领导体制层次清晰、责任明确,操作性强,有利于高校档案管理工作的开展。
档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任,《管理办法》还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。
3.规范了档案管理制度和档案人员的职责
新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围,这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展,使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”,以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”,强化学校各部门立卷制度。
《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”,规定了各部门负责档案工作人员的具体职责,保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。
4.增加了“学生类”档案管理内容
高等学校的主体是教师和学生,原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学,而忽视了学生和学习。教育以学生为本,学生以学习为本,新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容,具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案,毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束,档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中,把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来,充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性,体现了学校对学生的人性化管理。
5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设
随着社会信息化的发展,数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行,新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。
新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位,这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南,档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件”。
6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀
新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面,为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。
对长期接触有毒害物质的档案工作人员,“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助”,这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实,体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。
二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响
目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求,加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。
1.改变档案管理模式,适应成人高等教育事业改革发展的需要
在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源,只有重视开发利用,不断拓展业务范围和服务领域,才能充分发挥信息资源的优势。
2.加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质
要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训,不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识,通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。
3.大力加强电子档案管理,不断探索档案管理现代化的新途径
随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件,从录取新生开始,将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库,将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索,将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时,成人高校要适应档案管理发展的趋势,对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份,减少纸质档案的使用,努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。
总之,成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一,也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此,作为成人教育档案工作者,要按照法制化的要求不断走上正规,不断加强档案管理意识,加强档案的开发和利用,实现档案的数字化管理,充分发挥成人教育档案功能,为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。
参考文献:
[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[j].绍兴文理学院学报,2006,(12):136-137.
文物档案管理办法篇4
市人民政府办公室：一、自查基本情况汇报
（一）、领导重视，思想统一，任务明确（二）、增加经费投入，抓紧系统化的档案管理经过不懈的努力，完成了1950年至2003年的诉讼档案、文书档案、会计档案、司法鉴定档案、声像档案、科技档案、实物档案的立卷归档工作，所有各种档案归档均符合要求，查找方便，利用效果好。2002年至2003年两年间各档案借阅326卷次，利用档案268卷次。档案更好地为各类立案、审判、执行、申诉复查工作提供了利用服务。
（三）、建立健全档案管理制度，强化档案管理工作
为使法院系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地开展各项审判业务和审判理论研究。我院制定了《xx市人民法院档案管理办法》、《xx市人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《xx市人民法院行政文书立卷归档办法》、《归档制度》、《档案员职责》等办法、制度，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。
（四）、做好归档工作，不断丰富库藏工作二、存在的问题
（一）在归档工作中重视诉讼档案、司法鉴定档案的归档，对行政文书、会计、声像、科技、实物、资料等档案的归档工作重视不够。
（二）没有过细地深入到各庭室检查、落实档案的收集、整理、装订等工作，因此出现诉讼档案有空号、重号及装订不太标准的情况；有的部门还存在不认真按时按质量归档的情况，特别是在行政文书、声像、科技档案归档工作上有不足。（四）档案库房尽管加设防盗钢条，但保卫人员看不到其，保卫视角差，存在着安全隐患。
三、整改措施
（一）院领导要继续加强对档案工作的领导和重视，定期或不定期地检查档案管理工作，办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作，做到下情上传、上情下达、心中有数，不断总结经验，解决好存在的问题。
（二）从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《云南省档案管理条例》，依法开展档案管理。
（三）加强全院干警的档案意识，以及业务学习和培训，特别是文秘人员、档案人员、内勤人员、书记员的业务学习和培训，努力提高工作质量、工作效率与管理水平。
（四）针对自查中存在的问题，不断完善各种规章制度，对存在的问题进行整改，该配备、更新的设备争取配备、更新齐全。
（五）抓好档案管理的工作指导，坚持落实好已经建立健全的各种规章制度，把问题解决在档案归档入库之前，保证每年归档工作按质量和进度顺利进行。
（六）做好档案管理开展利用工作，使档案资料更好地为法院审判工作服务，为经济建设服务，为社会服务。
特此报告
文物档案管理办法篇5
第一章总则
第一条为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。
第二章档案管理
第二条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室在总经理办公室领导下，负责全公司主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。
第三条档案室履行下列职责：
（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；
（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；
（三）指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作；
（四）监督、指导本企业所属机构的档案工作。
第四条各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。
第五条档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
第三章档案的归档
第六条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。
一、本企业内部形成的文件材料；
二、本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料；
三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；
四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；
五、本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；
六、本单位执行、办理的外来文件材料。
第七条归档的时间:
一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
六、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第八条下列文件材料应随时归档：
一、变更、修改、补充的文件材料；
二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
三、企业产权变动过程中形成的文件材料；
四、其他临时活动中形成的文件材料。
第四章档案的鉴定
第九条每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限（文书、财务、科技档案见具体办法附表）。
公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
第五章档案的销毁
第十条档案销毁的具体工作由档案室管理室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。
第十一条送交档案形成部门（分公司）对拟销毁案卷的清册进行初审，经处（分公司）级负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。
第十二条销毁时要有档案人员二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。
第六章档案的保密安全
第十三条档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。
档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。
第十四条借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。
第十五条任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。
第十六条档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及企业机密的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。
第十七条档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房,明显处要有安全防火设备。
第十八条非档案管理人员，未经批准不准进入。
第十九条档案人员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。
第七章档案的利用
第二十条凡需利用档案者，均须填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。
第二十一条案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。
第二十二条查阅文书、人事、财务、科技档案，分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批。抄摘档案内容，须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容，由总经理办公室安排。
第二十三条本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。
第二十四条借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
第二十五条借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
第二十六条档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。
第八章附则
文物档案管理办法篇6
一、指导思想
以《中华人民共和国档案法》等法律、法规为依据，通过档案晋级工作提高全局工作人员的档案意识，建立和健全档案管理制度，理顺档案工作机制，夯实档案工作基础，提高档案管理水平，使档案管理更加科学化、现代化，让档案更好地服务于质监事业的发展。
二、工作目标
按分步实施、逐步完善的原则，扎实开展档案目标管理晋升工作，争取今年11月底前完成机关综合档案工作目标管理省一级的晋升申报及认定工作。
三、实施步骤
（一）准备阶段（时间：3月15日前）
1、成立档案目标管理晋级工作领导小组。档案认定工作涉及面宽，工作量大，质量要求高。为保证档案认定工作顺利进行，我局决定成立由韩萍任组长、王蓉任副组长、局属各部门主要负责人为组员的档案晋升工作领导小组，全面负责档案晋升工作。领导小组下设档案晋升办公室（以下简称达标升级办），任达标升级办主任，局属各部门兼职档案员田小娟、徐静华、谭俊逸、王秀华、向华菊为办公室成员。晋级办主任负责审核各门类档案的整理方案，检查档案整理质量，协调档案局到本局进行现场晋级指导和检查验收。局属各部门及档案员在晋级办主任的指导下负责各部门各门类档案整理、并对档案整理质量负责。
2、召开动员会。统一思想，提高认识，分别组织达标升级工作领导小组成员及达标升级办公室各成员认真学习省、市、县档案局有关档案工作文件，明确工作任务和要求，为档案管理上“省一级”在思想上打好基础。
3、建立档案晋级工作联络机制。局属各部门兼职档案员认真做好本部门文书、会计、科技、实物、声像、电子、专业档案整理移交工作。
4、组织和开展各专、兼职档案人员的业务培训。由本单位达标升级办协调县档案局给各部门兼职档案员授课，讲解档案管理学基础知识及各部门在本次达标升级工作中应达到的各项档案移交要求，努力提高局机关档案人员的档案工作水平。
5、按规定向县档案局分阶段申报晋级计划，并落实档案晋级所需硬件、软件设施的购置。
（二）实施阶段（时间：3月16日至8月30日）
1、做好局内各相关部门档案整理与移交工作。局属各部门对照本局《关于印发机关档案分类方案、归档范围、保管期限表的通知》（兴质技监[2013]28号）的文件要求，严格按文书、科技、会计、声像、实物、电子和专业档案七大门类进行收集、归类、整理、入库。此项工作由各部门兼职档案员负责。文书档案的整理工作，按照《省归档文件整理实施细则》（鄂档规[2011]7号）的规定进行整理。照片档案按照《省照片档案规范管理指导意见》（鄂档规[2011]2号）的要求执行。会计档案按照国家财政部、国家档案局联合下发的《会计档案管理办法》和县财政局、档案局联合印发的《加快实施<会计档案案卷格式>的通知》（兴财会发〔2013〕54号）的要求执行。科技档案按照《科技档案案卷构成的一般要求》的规定执行。专业档案严格按上级业务主管部门的规定要求整理。
2、档案移交时限
（1）文书档案：6月30日前完成上一年文书档案的整理并归档。
（2）会计档案：6月30日前完成上一年财务年度会计档案的整理并归档。
（3）声像档案（主要是照片）：8月30日前完成声像档案的整理并归档。
（4）实物档案：6月30日前完成实物档案的整理并归档。
（5）电子档案：6月30日前完成电子档案的整理并归档。
（6）科技档案：6月30日前完成科技档案的整理并归档。）
（7）专门档案：6月30日前完成专门档案的整理并归档。
各相关部门请于8月30日前完成上以上各门类档案的整理工作并同机关档案室办理移交手续。
具体整理规范：
①卷内文件材料有序排列；
②加盖档号章并填写；
③在科怡档案软件内，录入目录；
④打印归档文件目录或卷内目录；
⑤编制及打印案卷目录、卷内目录或归档文件目录；
⑥编制各门类档案检索工具：如打印、粘贴封面及脊背；
⑦装订各种门类档案目录放置档案检索工具柜。
3、做好编研开发工作和各种簿册的建立
由负责做好编撰本单位的全宗介绍、组织机构沿革、大事记、档案利用效果实例、主要业务基础汇编等。
由负责全宗卷、《安全检查记录簿》、《档案工作会议记录簿》等8种簿册的规范建立。
（三）自查、申报、总结阶段（时间：9月1日至9月30日）
（1）按照《省机关档案工作目标管理考评办法》的标准进行自查。对照自查、考评记录逐项打分（责任人：）。
（2）9月30日前请县档案局的专家领导现场检查指导。
（3）对不符合标准的进行查漏补缺（责任人：局属各部门；哪个地方有问题由原负责此项工作的继续整改）。
（4）由负责申报材料、验证材料和审批材料的编制工作，各门类档案的整理人员负责编制检索工具并提供相关统计数据。
（四）现场评审验收（时间：10月8日至11月31日）
邀请市、县档案局的专家及上级主管部门领导进行现场评审验收。
四、工作要求
（一）高度重视、全力支持。此次档案晋级工作验收标准高，时间紧、任务重。因此各部门在思想上要给予高度重视，在行动上给予人力、物力、财力的全力支持，合理安排工作，兼职档案员要全力协助档案升级达标工作，在档案整理质量上要切实把好基础关，确保按时完成每阶段的任务。
文物档案管理办法篇7
关键词：市县;档案行政监督检查;内容;法律法规依据;依据性材料
关于档案行政监督检查概念问题，目前业界众说纷纭、莫衷一是。笔者相对比较认同刘子芳同志主编的《档案行政执法手册》一书的观点，即档案行政监督检查，是指档案行政管理机关依法定职权和法律授权对档案管理行政相对人遵守档案法律、法规和规章的情况进行监督检查的行政执法行为。[1]根据这一观点，档案行政监督检查的主体是享有档案管理监督权（职权性）和档案法律、法规授权的档案行政管理机关，亦即《中华人民共和国档案法》（以下均简称《档案法》）第六条所说的“国家档案行政管理部门”和“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门”;对象（客体）是作为行政相对人的国家机关、公民、法人或者其他组织，亦即《档案法》第六条所说的“本行政区域内（的）机关、团体、企业事业单位和其他组织”;检查的内容是行政相对人遵守档案法律、法规的情况，亦即《档案法》第六条所说的“本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作”情况。笔者结合市县两级档案行政管理部门（亦即市、县区档案局）对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作进行监督检查的情况，重点围绕市县档案行政监督检查的12个方面内容的档案法律、法规依据和具体监督检查时要查看哪些依据性材料或者设施、设备等，谈点个人认识，以求教于档案界诸同志。
1档案法律、法规的学习、宣传、贯彻落实情况。其档案法律、法规依据是《中华人民共和国档案法实施办法》（以下均简称《档案法实施办法》）第二条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展”之规定。这里的“依法开展”中的“法”就是指“档案法律、法规”。而“保障档案工作依法开展”的前提就是学习好、宣传好、贯彻落实好“档案法律、法规”。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位学习、宣传、贯彻落实档案法律、法规的工作计划、各种会议记录（包括党组会议记录、领导班子会议记录、专题会议记录等）、工作总结等;②本单位学习档案法律、法规的学习笔记、学习心得体会、学习材料、测试卷、竞赛题等;③本单位宣传档案法律、法规的宣传传单、宣传册子、宣传图画、宣传条幅标语、宣传版面橱窗、6月9日“国际档案日”宣传活动内容等;④本单位贯彻落实档案法律、法规的情况报告、经验介绍等;⑤本单位学习、宣传、贯彻落实档案法律、法规的相关图片、声像电子制品、文字依据等。
2领导重视档案工作、帮助解决困难与问题情况。其档案法律、法规依据同“1”。“保障档案工作依法开展”的关键是单位主要领导和分管领导重视支持档案工作，帮助解决档案工作中遇到的困难与问题。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位主要领导和分管领导重视支持档案工作的依据性材料，主要包括本单位成立档案工作领导小组、主要领导或分管领导任组长的文字依据，本单位档案工作五年发展规划和年度计划、总结的文字依据，本单位定期召开专题研究档案工作的会议记录或者会议纪要，本单位把档案工作列入年度考核内容的依据材料，本单位建立档案工作网络的依据材料，本单位主要领导和分管领导重视支持档案工作的重要批示、典型发言、重要讲话以及相关图片、声像电子制品、文字依据等;②单位主要领导和分管领导帮助解决档案工作中遇到的困难与问题的依据性材料，主要包括帮助解决档案工作中遇到的人员、经费、设备等困难与问题的文字依据、购物凭证复制证明以及相关图片、声像电子制品、实物等。
3档案工作机构设置及人员配备、教育培训情况。其档案法律、法规依据是《机关档案工作条例》第六条“机关必须建立档案工作，成立相应的档案工作机构”、第八条“各机关应为档案部门配备政治上可靠、具有高中或高中以上文化水平和一定专业知识、能够胜任工作的相应数量的干部”、第九条“档案干部要热爱档案事业，刻苦钻研业务，努力提高政治思想、科学文化和档案业务水平，以保证工作任务的顺利完成”和第二十四条“档案保管人员调动工作时，应在离职前办好交接手续”之规定。培训教育是提高机关档案干部政治思想、科学文化和档案业务水平的重要途径。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位档案工作机构设置情况的依据性材料，主要包括本单位档案工作领导机构（包括档案工作领导小组、档案鉴定工作领导小组等领导机构）成立及其成员调整变更的文字依据，本单位档案工作办事机构（即档案室等具体从事档案工作的机构）成立及其人员调整变更的文字依据;②本单位档案人员配备情况的依据性材料，主要包括本单位专兼职档案人员配备及其调整变更文件、新老档案人员交接工作时的交接清单及其签字等文字依据;③本单位档案人员培训教育情况的依据性材料，主要包括本单位专兼职档案人员参加业务培训、专题研讨、学术交流、继续教育等方面的结业证书、专题发言稿、学术论文以及相关图片、声像电子制品、文字依据等。
4档案工作各项规章制度建立、健全及落实情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度”和《档案法实施办法》第九条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建立、健全本单位的档案工作规章制度”、第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化”之规定。建立、健全本单位的档案工作规章制度是单位档案机构应当履行的法定职责;实现单位档案保管规范化、标准化的前提是建立科学的档案管理制度，关键是建立好、完善好、落实好档案管理各项规章制度。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位建立、健全档案工作各项规章制度的依据性材料，主要包括本单位建立健全档案人员岗位责任制和档案归档、保管、保密、统计、借阅、室藏档案保管应急处置方案和计算机档案信息网络应急处置方案等工作制度的文字依据以及制度上墙情况;②本单位落实档案工作各项规章制度的依据性材料，主要包括本单位组织学习和实施档案人员岗位责任制等工作制度的文字依据以及是否有制度落实不力、室藏档案发生灾害性事故情况;③本单位应建立、健全、落实的各项档案工作规章制度是否健全、内容是否符合有关规定、制度张贴位置是否得当等情况。
5文件材料收集、归档整理及保管期限划分情况。其档案法律、法规依据是《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）和《档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档”、《档案法实施办法》第十二条“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人都不得据为己有或者拒绝归档”、《机关档案工作条例》第十二条“机关档案部门接收的档案，应符合‘应归档的文件材料齐全、完整’、‘归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理’要求”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料和档案实体主要有：①本单位制定的经过同级档案行政管理部门审定认可的本单位各种门类、各种载体的档案分类大纲、编号方案、文件材料归档与不归档范围、保管期限表等档案业务规范的依据材料;②本单位对外发文档案整理实行两套制（一套带发文底稿的按文件级进行整理;一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表，并装订成发文汇集）情况依据材料;③本单位各门类归档文件材料齐全完整情况，可通过现场抽查单位收、发文登记本检查是否有应归档的文件没有归档的情况，同时检查收发文登记本上没有登记的党委党组会议记录、办公会议记录、民主生活会记录、目标管理责任书、主要领导述职述廉报告和各种年度统计报表及人员编制名册是否收集归档;④本单位各门类归档文件材料整理质量情况，重点检查档案整理是否符合国家和地方档案行政管理部门的有关规定，如文件装订排列是否存在次序颠倒（如请示在前批复在后，底稿在前印件在后等）的情况，分类是否准确，保管期限划分是否存在不准确的情况，归档章的位置和项目填写是否存在不规范的情况，是否存在没有去掉金属物、塑料物的情况，装订是否存在不规范的情况，发文处理签与底稿、收文处理签和原文是否存在没有一并整理到档案中去的情况，档案资料上是否存在使用不规范的笔迹填写的情况，是否存在没有备考表的情况，会计、科技、照片、录音、录像、电子档案的整理是否存在不符合要求的情况等;⑤本单位各种档案目录打印情况，主要检查本单位各种档案目录是否统一采用打印件，手抄件目录一般要求统一打印。
6文书、会计、声像、科技及电子档案集中统一管理情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理”、《档案法实施办法》第九条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当履行统一管理本单位的档案的职责”和《机关档案工作条例》第三条“各机关在工作活动中形成的全部档案均由本机关档案部门集中统一管理”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位各类档案实体集中统一管理情况，主要检查本单位文书、会计、声像、科技及电子档案（与纸质文件对应的电子版光盘、数码照片光盘、多媒体光盘等）和其他业务档案实体是否实行集中统一管理;②本单位各类档案检索工具集中统一管理情况，主要检查本单位文书、会计、声像、科技及电子档案和其他业务档案目录和专题目录等档案检索工具是否实行集中统一管理;③本单位档案建立全宗卷情况，主要检查国家行业标准《全宗卷规范》规定的全宗卷主要内容的7个方面（即档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、新技术应用等方面）的文件材料，主要检查档案接收和征集工作的办法标准、交接文据及相关目录，文件材料分类、保管期限和归档范围的规定和档案整理工作方案，档案鉴定工作的制度、组织、方案、标准及销毁清册，档案保管工作制度、安全检查与抢救保护记录、统计分析报告，档案基础统计台账、统计报表和统计分析材料，档案利用制度、检索工具、档案开放、编研出版、展览公布、利用效果情况，以及应用现代技术管理档案情况和档案信息化与数字化工作情况等。
7档案室“三室”和档案库房“三铁”、“十防”等设施设备配置情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当配置必要的设施”、《档案法实施办法》第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施”和《机关档案工作条例》第十九条“机关的档案库房应该坚固，并力求逐步做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施”之规定。具体检查时需要查看的依据性设施设备主要有：①档案室“三室”情况，即是否有单独的档案库房、阅览室和办公室;②档案库房“三铁”情况，即库房档案保管是否符合“三铁”（铁门、铁窗户、铁柜子）要求;③档案库房“十防”情况，即档案库房是否达到“十防”（防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防污染等）要求;④档案库房设施设备配置情况，即档案库房是否配备有空调机、去湿机、灭火器、防磁柜、吸尘器、温湿度表、遮光窗帘、防霉防虫防鼠药物等设备、药物，有条件的单位还可配温湿度自动控制系统、消防监测系统、防盗监控系统等现代化档案保管设备。
8档案装具、排架、等级划分、抢救等保管保护情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当确保档案的安全”、《档案法实施办法》第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理”和《机关档案工作条例》第十九条“要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料和设施设备主要有：①本单位档案装具情况，主要检查档案案卷卷皮、卷盒、各种目录表格的格式是否符合国家和地方档案行政管理部门的规定，如单位自己订做要事先征得同级档案行政管理部门的审定和认可，以确保其质量;②本单位档案排架情况，主要检查库房档案管理是否按不同门类载体和不同保管期限分别上架排放，排架顺序是否符合从左向右、自上而下等规定;③本单位档案等级划分情况，主要检查是否划分等级，是否根据不同等级采取相应保管保护措施;④本单位档案鉴定情况，主要检查是否成立单位档案鉴定工作小组，是否按规定对超过保管期限的档案进行鉴定，档案销毁是否符合国家和地方档案行政管理部门的有关规定;⑤本单位档案抢救情况，主要检查是否定期检查档案保管状况，是否对破损或变质的档案及时修补、复制或作其他技术处理。
9档案检索工具、编研材料、信息开发及借阅利用情况。其档案法律、法规依据是《机关档案工作条例》第二十条“机关档案部门应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为机关各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果”和第二十一条“机关档案部门应建立档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位编制的文书、会计、声像、科技及电子和其他业务档案目录和专题目录等档案检索工具（包括目录是否两套制，是否实行手工和计算机双检索等）;②本单位编写和续写单位成立以来的《全宗介绍》《组织沿革》《大事记》《历次主要会议简介》《年鉴》等材料;③本单位编写单位《基础数字汇集》《发文汇集》和其他专题编研材料;④本单位档案工作人员在报纸宣传档案工作、档案杂志、获得档案科技成果奖等情况依据材料;⑤本单位档案人员熟悉室藏档案的门类和数量情况文字及其他依据;⑥本单位档案借阅利用效果登记簿、档案利用典型事例汇编和提供利用档案取得明显的社会效益或经济效益情况文字及其他依据。
10单位按规定向同级国家综合档案馆移交档案情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十一条“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”、《档案法实施办法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交”和《机关档案工作条例》第二十五条“省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存二十年左右，省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右，连同案卷目录（一式三份）和有关的检索工具、参考资料，一并向有关的档案馆移交。一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交”之规定。其中设区的市级国家档案馆接收范围的档案的移交期限，《档案法实施办法》和《机关档案工作条例》的规定有差异，应遵从《档案法实施办法》之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要是档案移交清单或者档案交接文据（主要包括移出单位名称、接收单位名称、交接性质、档案所属年度、档案类别、档案保管期限及数量、检索参考工具及数量、档案数量合计、移出说明、接收意见、移出单位盖章及领导人与经办人签字、接收单位盖章及领导人与经办人签字等项目内容），重点检查档案移交清单或者档案交接文据项目内容填写是否准确齐全、是否存在到期而未按时移交的档案、是否存在移交档案时参考资料没有一起移交到档案馆等情况。
11档案现代化管理技术设备配置及具体运用情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第十三条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当采用先进技术，实现档案管理的现代化”、《档案法实施办法》第十五条第二款“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管应当根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备”和《机关档案工作条例》第二十三条“机关应根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料和设施设备主要有：①档案信息化建设列入单位电子政务建设规划并与之同步实施、同步发展情况;②配备计算机、照相机、打字机、复印机、刻录机、扫描仪、服务器和购置档案管理软件情况;③实行文档一体化管理及本单位发文的纸质文件与电子文件一并归档情况;④纸质文件收文扫描转换成电子文件、网上收文下载转换成纸质文件脱机保存和实现网上实时在线存档情况;⑤档案管理联网、建立专业网站及在网上档案工作动态、公布档案业务文件、解答档案业务问题、开展档案业务指导工作情况;⑥现有室藏永久和长期档案建立案卷级目录数据库、文件级目录数据库和全文管理数据库情况，重点检查是否对室藏案卷级与文件级目录数字化处理及其所占总室藏比例多少情况和是否对档案全文进行数字化扫描处理所占室藏比例多少情况;⑦服务器上是否安装了档案管理系统、档案目录与原文是否在档案管理系统上进行了挂接、日常是否利用计算机提供查阅利用等情况;⑧本单位形成的电子档案是否进行了收集、整理和异地备份等情况。
12对所属机构的档案工作进行监督和指导的情况。其档案法律、法规依据是《档案法》第七条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”、《档案法实施办法》第九条“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当履行监督、指导所属机构的档案工作的职责”和《机关档案工作条例》第四条“中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查”之规定。具体检查时需要查看的依据性材料主要有：①本单位对所属机构的档案工作进行监督检查的依据性材料，主要包括本单位对所属机构的档案工作进行监督检查的通知、笔录、通报等文字依据以及相关图片、声像电子制品等，重点检查本单位监督检查所属机构建立健全档案工作网络情况、档案工作开展所需的人财物支持情况、建立健全档案工作规章制度情况、档案工作规章制度落实情况、机构文件材料的形成和归档整理情况、向有关档案馆移交档案情况以及本单位组织对所属机构档案工作进行检查评比及目标管理情况，等等;②本单位对所属机构的档案工作进行业务指导的依据性材料，主要包括本单位对所属机构的档案工作进行现场指导、业务培训的文字依据以及相关图片、声像电子制品等，重点检查本单位制定本系统、本专业档案工作规划和计划并统筹安排、组织实施情况，制定本系统专业档案的具体管理办法并组织实施情况，指导所属机构档案收集、整理、鉴定、保管、保护、统计和提供利用等各项业务工作情况，组织对所属机构档案工作人员进行业务培训、不断提高其档案管理水平和业务能力情况，组织对所属机构档案工作进行协作交流情况，等等。
参考文献
文物档案管理办法篇8
1健全制度,落实责任制
健全管理制度,实行领导负责制,贯彻执行国家《档案法》,树立全员责任意识和法制意识,制定完善可行的档案管理规章制度,是保证档案资料真实、完整、准确、系统的有效措施。作物科学所在项目实施过程中,严格执行《中央级科学事业单位修缮购置专项资金管理办法》、《农业部科学事业单位修缮购置专项资金管理实施细则》、《农业部科学事业单位修缮购置专项资金仪器设备项目验收办法(试行)》、《中国农科院修缮购置专项资金管理办法》、《中国农科院修缮购置专项资金档案管理办法(试行)》。同时,结合自身的实际情况制定了该所的《中国农业科学院作物科学研究所中央级科学事业单位修缮购置专项管理办法》、《中国农业科学院作物科学研究所中央级科学事业单位修缮购置专项资金管理办法》、《作物科学研究所仪器设备档案管理办法》,并根据每个项目的具体情况制定符合项目实际的项目实施计划和仪器设备采购方案。在项目管理方面,坚持项目法人责任制、招投标制、监理制、合同制管理。为了保证项目的顺利实施,根据项目内容成立项目领导小组和实施小组。领导小组为项目的决策机构,组长由法人代表担任,所领导班子成员和相关专家为领导小组成员,主要负责项目实施方案制定、项目招投标和人、财、物协调及项目验收等重要事项决定。仪器设备实施小组组长由熟悉仪器设备的专家担任,成员由综合办公室和相关人员组成,负责设备具体采购事宜。档案管理实施小组组长由分管条件建设工作的办公室副主任担任,成员由档案管理员和仪器小组的相关人员组成,负责项目执行过程中档案资料的收集整理。财务管理实施小组组长由主管财务的所长担任,成员由计财处和设备小组相关人员组成,负责项目的经费管理。
在档案管理方面,采取领导小组负总责、档案组长督察审查、实施小组落实、专职档案员指导的四级分级负责制,从而落实档案管理体系。项目领导小组,负责总体执行情况监督检查,协调管理。档案小组组长,负责项目前期报批阶段形成的档案资料的收集整理,在项目实施中对仪器小组档案资料收集整理工作进行指导监督检查,对整个项目形成档案资料的完整性审查,负责与招标单位联系落实收集档案资料,其在项目档案资料收集、归档、保存中起着非常重要的作用。仪器设备小组,负责仪器设备采购过程中形成的档案资料的收集整理工作,特别是安装调试阶段档案资料的收集。该所的专职档案员,负责档案资料的组卷、分类、编号的指导检查和完整性复合及装订、检索等。总之,只有健全管理制度,责任落实到人,才能使档案资料的负责人、技术和管理人员明确各自的职责,树立责任心和法制意识,从管理制度上保证项目档案的齐全、完整、准确、系统,做到项目档案管理工作有法可依,有章可循。
2注重收集,资料完整化
在实际工作中,该所总结了仪器设备采购的基本流程,即实施方案批复后,制定设备采购、招标方案,申请设备进口财政审批,委托中介公司进行仪器招标,签订仪器设备采购合同,进口设备办理进口免税,机电审批自动进口许可,进口报关法检,到货安装调试验收,资料收集档案整理,项目验收。属于政府直采设备,签订政府采购协议,电子验收单,项目验收。国产设备公开招标后签订合同,直接到货安装验收。根据上述基本流程,在项目实施的不同阶段,形成不同材料,责任落实到各相关单位人员,其中,招标单位档案管理机构针对招标项目配备专人负责收集、反馈项目资料。项目实施管理单位按照档案管理要求,设备落实到课题组,设置兼职档案员,指定专人负责。进而抓好项目全过程的档案资料收集,确保档案资料准确完整。重视档案资料的分类、收集、整理工作。在项目实施前对新参与项目的档案管理人员进行培训,使其熟悉所收集材料的范围及归档要求,在项目实施中能够认真负责地做好档案资料的收集整理工作。同时将招标单位项目文件资料收集整理纳入合同管理,将档案资料的收集缴存作为合同执行的一部分。在资料收集过程中实行“一同步”、“三纳入”和“四参加”,即资料收集与设备采购进程同步;档案收集工作纳入领导议事日程,纳入项目有关人员的职责范围,纳入研究所管理制度;档案小组人员,参加收集整理培训,参加设备开箱验收,参加设备安装调试,参加项目验收活动。
在资料收集分类方面,根据项目执行进度,将档案资料分为前期资料、安装调试验收阶段形成的资料和项目验收阶段形成的资料。前期资料包括:申报书、项目批复文件、实施方案、预算批复文件、进口产品审批文件、会议纪要、来往函件等;招标合同、招标公告、技术指标、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、购置合同、自动进口许可证(商务部机电办)、免税证明、报关单等;政府采购供货协议、电子验收单等。安装验收阶段包括:装箱单、说明书、合格证、证明书、保修单、质量保证书、设备认证、产品标识、配件目录、安装调试报告、大型设备试运行报告、测试记录、培训确认、验收报告证明、技术及质量上的异议处理结果、开箱验收记录、软件、光盘等。项目验收阶段包括:财务决算专项审计报告、项目总结、项目验收报告。特别提醒,项目前期管理文件缺失后不易补齐,注意收集。项目实施过程中发生调整和变更,研讨论证材料及领导班子决策等会议及时写纪要及时做保存。
3分类整理,归存精细化
项目完成后,首先要求仪器设备小组的档案管理人员对收集的文件、资料等进行简单分类、整理后交档案小组组长审查;档案组长对资料的完整性核查无误后交所专职档案员复核把关;专职档案员按照项目档案管理规定进行认真复审提出整改意见,并指导项目档案管理人员进行整改。项目档案管理人员在所专职档案员的指导下做好以下5方面的工作:
3•1清理文件资料
从立项审批、招投标、设备到货、安装调试、验收等全过程形成的具有保存价值的文字、图表和光盘等各种载体的文件材料进行清理、剔除重复后,分类组卷。
3•2排序分类整理
排序原则是:遵循文件的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,按照文件材料性质区分不同价值,调整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或时间顺序排列,批复在前,请示在后,批转在前,报告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,结论性材料在前,依据性材料在后,纸质性资料在前,光盘等资料在后。分类,按照文件、请示、批复,招标文件资料,投标文件资料,评标文件资料,项目验收资料,设备按单机分类组卷,说明书单独组卷,采购合同、装箱单、安装调试报告等单独组卷。整理,根据国家档案管理要求结合项目实际情况,各种文件的归档范围和保管期限,文件分类办法及编号方案,以“件”为归档文件的整理单位。清点卷内文件材料,检查材料齐全性、完整性、准确性、系统性,对不符合要求的档案资料,及时纠正、补齐。
3•3文件质量要求
原件内容真实、准确;已破损的文件应予修整;字迹模糊或易退变的文件应予复制;耐久性书写材料,字迹清楚、图表整洁、签字盖章完备;文件材料国家标准a4幅面;说明书遵循原貌。
3•4页码编写
按自然页数编写页码,凡有文字的页面均要编码,页码编写位置在装订线的另一侧右下角,用阿拉伯数字编写,避免空号和重号。
3•5编写目录拟写标题
按文件题名编写卷内目录,每份文件要按原文题名编写目录,没有题名的材料要根据内容自拟标题后再编写目录。拟写案卷标题时,将该卷的主要文件内容概括提炼,使其综合反映卷内内容。案卷编号依据档案管理规范进行,最后填写备考表。项目档案管理小组人员完成上述工作后,将全部档案资料交所档案室。由所档案员对档案资料的分类、立卷、卷内目录及备考表等进行全面复核无误后,填写封皮内容,打印案卷封面,装订成册,编制检索工具,装盒上架排列,便于查找和检索利用。
4档案管理工作的几点体会
4•1领导重视,建立健全档案管理体系
俗话说,搞好搞不好关键在领导,任何工作只要领导重视,认真去抓去管,做好督促检查,同时明确各个阶段的管理人员,落实好分工和岗位责任制,确保每个环节不出漏洞,档案工作抓出成效。
4•2抓好岗前培训,资料收集“三勤”
在项目实施前,抓好档案管理人员的岗前培训,要让档案管理人员上岗之前就懂得在哪个环节收集哪些资料,以及如何进行分类、编目和整理归档等。在资料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤检查”,是保证档案资料完整和真实有效的有力对策。
4•3制定收集档案资料的保证措施
在签订招标、仪器设备的采购合同时,既要在合同条款中明确对方提交的档案资料范围、质量水平和移交时间,又要明确违约责任,以保证档案资料的真实完整。
文物档案管理办法篇9
一、行政复议档案包括的内容、复议案卷内文书材料，应按照复议程序的客观进程或时间顺序排列，主要有以下几项：
1、案卷封面；
2、卷内目录；
3、原具体行政决定书；
4、复议申请书；
5、复议申请人的相关证件及申请人提供的材料（如：法人应提交法定代表人证明，授权委托书及委托人的身份证件，公民应提交身份证件如有委托人应提交授权委托人及委托人的身份证件）；
6、立案审批表（一般正文在前，审批在中，然后是拟稿）；
7、复议答复书及被申请人提供的材料；
8、阅卷笔录；
9、询问、调查笔录；
10、听证笔录；（如有延期、中止或停止执行等文书需放在听证笔录后）
11、案件合议笔录及专家咨询意见；
12、复议决定书附批单拟稿在后，有的还有审查意见；
13、送达回证；
14、封底。如有其它材料需附证物袋。文书材料在装订前应分不同情况，按下列要求进行整理：
（一）破损的材料要修补或复制；
（二）装订部位过窄或有字迹的材料用纸加衬边；
（三）纸面过小的文书材料，加帖衬纸；
（四）纸张大于卷面的文书材料，按案卷大小折叠对齐；
（五）需要附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉；
（六）文书材料上的金属物要全部剔除干净。文书材料经过排列后，除案卷封面、卷内目录及卷底外，应逐页编号。页号编在右上角，一律使用阿拉伯数字。卷内目录应按卷内文书材料顺序逐件填写，标明起止号。卷宗封面所列项目，应使用毛笔或钢笔逐项填写齐全，书写要工整。其中，结案日期填写复议机关负责人审批日期。卷宗装订后，应在卷底装订前贴封纸，并在骑缝线上加盖立卷人的姓名章。文书材料应在结案后整理立卷。承办人应根据《中华人民共和国档案法》的有关规定提出保管期限，经复议机关负责人审阅后，移交档案管理人员并办理移交手续。随卷归档的录音、录像带等声像档案，应在每盘磁带上标明申请人和被申请人的姓名（或名称），案由、案号、档案编号、录制人、录制时间、录制内容等，逐盘登记造册归档。归档的证物凡是能够附卷保存的，应装入证物袋内，并在证物袋上注明名称、数量、特征；不便附卷保存的，应另行包装，并在包装上注明申请人和申请人的姓名（或名称）、案由、案号以及证物名称、数量、特征，随同卷宗归档。文书材料一经归档，不得从卷内抽取；需要增添文书材料时，必须征得档案人员的同意，按立卷要求办理。
二、归档的时间、档案案卷质量要求及档案的查阅。
归档时间，是指具体案件承办人对需要归档的文件材料向本单位专门档案负责人移交的时间。审结的案件，案件承办人立好卷，本单位专门档案负责人在年底以前向档案部门移交。做为案件承办人，对办结的案件应随结随立卷，做到手中无卷。复议文书材料的立卷归档，由复议案件的承办人员具体负责。因为承办人对具体案件情况比较清楚，便于整理案卷。案件中申请人、被申请人、第三人提供材料要有目录。复议文书材料按不同年度和案件单独立卷归档。跨年度的复议案件，应是收案年开开始立卷，办结年度归档。案件办结后，应全面整理、检查全案的文书材料，补齐遗漏的材料，去掉不必立卷归档的材料，案卷无重复多余的件。复议文书材料只保存一份。复议决定书再保存三份，以备查考。
下列文书材料，不必立卷归档：
文物档案管理办法篇10
北京市人民检察院档案科
首钢总公司档案处
天津经济技术开发区档案馆
天津港（集团）有限公司办公室档案科
天津市电力公司档案馆
河北省交通厅档案室
河北省邯郸市人民政府办公厅档案室
河北省邢台市交通局档案室
河北省廊坊市商业银行档案室
河北省冀州市魏家屯镇人民政府档案室
山西省人民检察院档案室
山西省晋中市水利局档案室
山西省霍州煤电集团有限责任公司档案馆
内蒙古自治区国家税务局档案室
内蒙古电力（集团）有限责任公司档案馆
内蒙古岱海发电有限责任公司综合档案室
内蒙古蒙西水泥有限公司档案室
辽宁省人大常委会办公厅秘书处档案室
中共辽宁省纪律检查委员会、辽宁省监察厅档案室
辽宁省公安厅档案处
辽宁省大连市工商行政管理局办公室档案科
吉林省公路勘测设计院信息档案室
吉林省吉林市地方税务局档案室
吉林省白山市国土资源局档案馆
吉林省松原市国土资源局档案室
吉林省白城市人民检察院档案室
黑龙江省高级人民法院办公室档案科
黑龙江省农垦总局档案馆
黑龙江省哈尔滨市红十字中心血站综合档案室
中国北车集团齐齐哈尔铁路车辆（集团）有限责任公司档案馆
黑龙江省黑河电业局档案室
中共上海市委办公厅档案室
上海市教育委员会档案室
上海西部企业（集团）有限公司档案室
江苏省公安厅公安档案管理中心
江苏省交通厅综合档案室
江苏省南京市房产档案馆
江苏省苏州市工业投资发展有限公司档案管理中心
江苏中烟工业公司淮阴卷烟厂综合档案室
江苏省电力公司扬州供电公司综合档案室
中共浙江省纪律检查委员会、浙江省监察厅档案室
浙江省杭州市电力局综合档案室
传化集团有限公司档案室
安徽省地方税务局办公室档案室
安徽省池州市财政局档案室
马钢（集团）控股有限公司档案处（馆）
安徽鲁班建设投资集团档案室
福建省公安厅档案科
福建省电力有限公司档案室
福建省厦门市工商行政管理局档案室
江西省财政厅档案室
江西财经大学档案馆
中国储备粮管理总公司江西分公司档案室
山东省工商行政管理局档案室
山东省济南市城建档案馆
中国石油化工股份有限公司齐鲁分公司档案馆
鲁南制药集团股份有限公司综合档案室
泰山玻璃纤维股份有限公司档案室
黄河水利委员会河南黄河河务局办公室档案科
河南省地方税务局办公室档案室
河南省鹤壁市财政局档案室
河南省周口市中级人民法院档案室
河南省驻马店市公路管理局档案室
中国石化集团中原油田档案管理处
湖北省人民检察院档案室
湖北警官学院档案科
湖北省大冶市陈贵镇人民政府档案室
蓝特集团有限公司档案馆
中共湖南省委办公厅综合档案室
湖南省电力公司档案科
中国移动通信集团湖南有限公司综合档案室
湖南省张家界市地方税务局综合档案室
广东省人民政府办公厅机要档案科
广东省交通集团有限公司综合档案室
广东电网公司广州供电局综合档案室
广东省东莞市大朗镇档案馆
广西壮族自治区公安厅档案馆
广西壮族自治区地方税务局综合档案室
广西师范大学档案馆
海南省国家税务局档案室
海南省公安边防总队机关档案室
重庆市人民检察院档案科
重庆钢铁（集团）有限责任公司档案处
重庆大学档案馆
中共四川省委办公厅秘书处档案室
四川省人民政府办公厅综合秘书处档案室
四川卧龙部级自然保护区管理局四川省汶川卧龙特别行政区档案室
四川石油管理局川西北公共事务管理中心档案馆
四川省机场集团有限公司档案室
贵州省国家安全厅办公室档案科
贵州荣盛（集团）建材有限公司档案室
贵州乌江水电开发有限责任公司索风营电站建设公司档案室
云南出入境检验检疫局办公室档案科
红塔烟草（集团）有限责任公司档案科
云南省大理白族自治州公安局综合档案室
云南省峨山彝族自治县岔河乡人民政府综合档案室
自治区高级人民法院档案室
中国人民武装警察部队自治区边防总队档案室
陕西省人民政府办公厅档案科
陕西省核工业地质局档案馆
陕西省西安市公安局办公室档案科
陕西煤业化工集团有限责任公司铜川矿务局档案馆
甘肃省财政厅综合档案室
甘肃省电信有限公司档案馆
甘肃省白银监狱文秘档案科
青海省海西蒙古族藏族自治州中级人民法院档案室
青海省大通回族土族自治县林业局机关档案室
宁夏回族自治区地方税务局办公室档案室
神华宁夏煤业集团有限责任公司办公室文档处
新疆电力公司档案馆
新疆维吾尔自治区人民检察院喀什分院档案室
新疆生产建设兵团档案局（馆）
新疆生产建设兵团农八师石河子市档案局
中共中央文献研究室办公厅档案处
民政部档案资料馆
国家统计局统计资料管理中心档案处
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最高人民法院办公厅档案馆筹备处
最高人民检察院办公厅档案处
全国人大常委会法制工作委员会档案室
商务部办公厅保密档案处
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中国工商银行股份有限公司档案管理中心
中国建设银行股份有限公司档案处
中国农业发展银行办公室档案管理处
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中国民用航空总局档案馆
科技部办公厅文电档案处
国家自然科学基金委员会办公室文电处
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国务院三峡工程建设委员会办公室综合司档案室
国务院国有资产监督管理委员会办公厅保密档案处
财政部驻江苏省财政监察专员办事处办公室
山东省国家税务局档案室
湖北省国家税务局档案室
安徽省统计局综合档案室
四川储备物资管理局机关档案室
中国人民公安大学档案室
黑龙江省哈尔滨铁路运输中级法院办公室档案室
黑龙江省牡丹江市中级人民法院档案科
司法部燕城监狱综合研究部
山东省国家安全厅办公室档案科
上海海关办公室综合档案室
乌鲁木齐海关办公室文书档案科
中国人民银行天津分行办公室档案科
中国银行股份有限公司北京市分行档案管理团队
中国银行股份有限公司安徽省分行档案管理团队
中国农业银行上海市分行办公室文档科
中国工商银行股份有限公司山东省分行档案管理中心
中国工商银行股份有限公司上海市分行档案管理中心
中国建设银行股份有限公司山东省分行档案管理中心
交通银行股份有限公司南京分行综合档案管理中心
中国农业发展银行吉林省分行档案室
中信国安集团公司档案室
中国人民财产保险股份有限公司广东省分公司办公室档案室
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北京体育大学办公室综合档案室
国家广电总局无线电台管理局档案室
中国照片档案馆
中国船级社档案处
北京市烟草专卖局（公司）档案室
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中国科学院长春光学精密机械与物理研究所信息中心综合档案室
江西省气象局机关综合档案室
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全国农业技术推广服务中心办公室（档案室）
中国人民档案馆
中国人民总参谋部管理保障部综合局保密档案室
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