企业信息化管理方案篇1
[关键词]企业人事档案；信息化管理；方法研究
中图分类号：D035.2文献标识码：a文章编号：1009-914X（2016）11-0203-01
一、引言
随着社会水平、科学技术、信息技术等方面的快速发展，企业的管理水平也在发生着非常大的变化，而企业人事档案信息化管理作为其中的重要一员，当然也不能落后，制约企业的管理建设水平，不能保障企业的权益不被损害。为了实现企业利益的最大化，实现企业管理建设的快速提高，我们需要逐步地实现人事档案管理的信息化、数字化、网络化、自动化等，让档案管理向一体化发展，同时实现人事档案信息材料的归档、存放、保存、备份等，如果不能把人事档案信息化管理进行分类来管理，将不利于档案管理的合理化处理，也不利于企业对于人力资源信息的信手拈来，相对应地，就会在这个环节中，浪费企业的信息查询时间。为此，我们需要构建完善的人事档案信息化管理机构，对档案进行合理归档安全存放。
二、企业人事档案信息化管理的简单叙述
企业人事管理是企业员工信息的重要载体，全面记载员工基本情况，反映着员工个人履历、家庭社会关系、综合能力和德才综合表现，是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。随着社会各方面的快速发展，企业人事档案管理不断地向信息化、数字化、网络化、自动化发展。
三、企业的管理与人事档案信息化管理之间是相辅相成的，二者息息相关
1、企业人事档案管理的影响
随着社会水平、科学技术、信息技术、管理建设、人才资源等方面的快速发展，企业的管理水平也在发生着非常大的变化。为适应逐步发展的社会的脚步，为企业的发展注入信息化的资源，为企业的人力资源保存提供最原始的记录，企业档案管理在企业管理建设中占据着非常重要的地位。为了加快企业管理的发展脚步，我们需要不断地加强对企业的人力资源档案管理，促进其不断地壮大，从而共同为企业的发展壮大而保驾护航。
2、企业人事档案信息化管理的重要作用
企业人事档案信息化管理为企业的发展提供完整的、准确的、原始的第一手人力材料资源，为企业的发展提供高素质的人才信息，对人才进行合理的安排，为企业建设和培养一批有能力、有文化、有技术的专业型人才而做出自己的贡献。并且运用统一、安全、合理的方式把人事档案资源进行统一规划，保存企业的宝贵财富，为以后企业的发展提供前提条件，促进管理建设的正常、快速、稳步前行。人事档案管理的一体化发展为最大化的信息资源储存、接收资源、备份、管理作出努力，从而为企业的发展壮大尽一份力。
四、研究与分析企业人事档案信息化管理的优化方法
1、把企业的人事档案进行收集和归档，便于统一管理
企业档案管理人员对档案进行保存的时候，需要把企业的人事档案材料进行收集和归档，对于不同类别、不同性质、不同价值、不同意义的档案材料，需要采取不同的归档、存放方式，例如：运用不同编码的档案箱对个人履历、具体的行为能力、在企业中的层次等档案进行分类保存。使用不同的档案管理箱对他们进行分类管理，为以后的档案利用、安全的人力资源作保障，也就便于统一管理，进而保障企业的权益。
2、对于企业的人事档案需要采取备份管理，以备不时之需
对于企业的人事档案需要采取备份管理，针对纸质档案材料容易老化、破损、潮湿、变质等特点，以及电子信息档案的易丢失、易被人窃取、一时的疏忽大意可能使得信息材料全无等特征，需要随时准备两手归档管理，一份做保存，一份供平时的使用，以这样的方式进行档案的管理，可以有效地减少资源的损耗、防止丢失。也可以在资料丢失的情况下，以备不时之需，为后面对档案管理的修复工作作出基本的前提条件。
3、对企业的人事档案需要进行不定时地检查，对人力资源的循环了解
对于归档、存放的人事档案资源，需要档案管理人员对企业的人事档案进行不定时地检查，以确保档案资源的安全储存，人力资源信息的完好无损，没有出现破损、老化、文字的腐化缺失、霉变，确保电子信息档案文件的存根、备份、原始材料安然无恙，没有丢失一些有价值的人力资源材料等，从而做到对人力资源的循环了解、调查，保证档案管理的安全，尽量地保护企业的人事档案信息化资源的完整而没有外泄，避免引发一些损害企业利益的事情。
4、对企业的人事档案进行定期地修复完善，以期构建一个完善的人力资源体系
对企业的人事档案需要进行定期地修复完善，为其正常的工作进行做准备，特别需要注意的是：对于纸质档案材料的管理需要注意其腐烂、潮湿等，纸质档案容易破坏、发潮发霉，因此对于这类型的档案保存，需要档案管理人员不定期地对其进行检查、查看；对电子信息技术的档案材料，需要及时地保留、存根、备份、信息检查，确保档案的健康、安全存放，尽量把档案信息资源的损失降低到最小，以期构建一个完善的人力资源档案管理体系。
5、对于不同类别的企业人事档案，需要分门别类进行安全存放
企业在发展的过程中，需要分门别类，把不同载体的、不同类别的、不同材质的档案材料进行不同的归档、安全存放。特别是对于纸质档案材料的管理需要注意其腐烂、潮湿等，从而导致资料内容的缺失问题以及对于信息档案管理的信息保存等问题，一定要严格地保存完整，并且保证时间的持续性，否则一旦资料丢失的话，处理起来会相当的麻烦。逐步地建立相对应的较完善的档案资料库，从而对档案信息资源进行分别存放，以期对各行各业的信息资源进行分类管理，便于工作需要资源的时候能够顺手拿出来，这样既方便而且便于管理，使得企业的资料管理方面更加健全、完善、稳定。
6、对于一些特别珍贵的企业人事档案，需要进行特别的保护
企业在对档案进行管理的时候，需要特别注意其中有特别意义的、特别珍贵的、对企业有重大价值的档案，例如：企业的核心人事资料、对企业做出重大贡献的人力材料等进行严格保管，使用加密宝箱，并且对这些特别的档案材料，需要进行特别的保护，专门设置一个特别的档案管理中心，对他们实行重点保护，以防在需要资料的时候，翻遍所有的资料库都找不到需要的资料，那样的话，既浪费了不必要的时间，又浪费人力资源，还不能达到预期的效果，岂不是得不偿失了。
五、结束语
在企业的发展过程中，人力资源的发展对其起着非常重要的作用，为了保护人力资源的安全、不外泄，我们需要对企业人事档案进行信息化管理，对档案实行归档、存根、备份等，运用多形式的档案管理安全保存方法，以此对人力资源档案资源进行保护，为企业的发展提供完整的、准确的第一手人力材料资源，从而更好地确保公司的正常进行而不被影响。
参考文献
[1]羊建国；对当前人事档案工作的几点思考[J]；湖南社会科学；2007年第04期.
[2]郭振民；胡学龙；姜会亮；网络与信息系统安全性评估及其指标体系的研究[J]；现代电子技术；2003年第09期.
[3]张勇；数字档案信息安全保障体系研究[D]；苏州大学；2007年.
企业信息化管理方案篇2
关键词：建筑企业；管理；信息化方案。
中图分类号：C29文献标识码：a
笔者所在公司是一家央企的改制企业，2004年改制后企业规模快速扩大，目前已发展成为集建筑施工、地产开发、装饰、塑钢窗生产、涂料、建筑设计、项目管理（监理）于一体的中等集团企业，但企业多年形成的传统手工管理依然是企业主要管理模式。近年随着企业迅速发展，公司承揽的建筑工程遍布省内外，由于项目地分散，集团集中管理和信息及时有效传达的需求不断提高，企业实施信息化管理势在必行。
1．建筑企业的管理特点
建筑企业可分为企业管理层面和工程项目管理层面。企业管理层主要包括经营、计划、人事、财务、技术管理，还包括对所属分公司的管理以及对所属重点项目的直接管理。工程项目管理包括工程预决算、施工组织与计划、合同管理及施工现场管理等。
目前国内建筑企业与其它一些技术含量高的制造企业相比，存在着企业管理水平普遍比较落后，主要表现为管理理念落后、基础管理薄弱、现场管理混乱、组织制度建设滞后、生产经营管理粗放等等。这些问题的存在，制约着建筑企业的发展。中小建筑企业如何向管理要效益，如何转变经济增长方式，从内部挖潜力，提高自身的效益，是企业普遍面临亟待解决的问题。[1]
2．明确企业管理体系
2.1企业现行制度与信息化的整合
目前国内各行业都在提倡信息化管理，其内涵并非单纯意义上的办公自动化，信息化管理怎么才能成为企业提升自我空间，创造自我优势的法码呢？
每个企业都有自己特定的管理模式，制度是企业多年经营管理的积累和沉淀，为了建立企业组织架构、约束员工岗位职责、决定业务流程等一整套企业管理模式，企业必须通过制定各类规章制度（包括行政、人事、采购、合同、生产制度等）得以实现，正是依靠制度的执行，企业才能健康有序地持续发展。
管理信息系统就是建立在符合企业管理的诸多特点、顺应企业的发展需要的现行企业制度体系之下的。管理信息系统也是企业制度最好的执行平台。管理信息系统能够发挥理顺各部门原有的业务处理流程，协调各部门间的协同工作方式，更新原有的手工业务处理模式的作用。
2.2企业业务流的过程控制
建筑产品不同于工业产品，没有固定标准、统一流程和批量生产的特点，每个建筑产品都会因为施工环境、建筑结构或构造、项目管理者的不同而千差万别，其管理模式也各不相同，正因为这些特点，管理中我们必须根据特有的业务形式加强过程控制。
①业务形式多样。分为施工总承包、专业分包、劳务分包，各种业务形式的管理方法、业务流程、项目人员组成各有不同。建筑产品因其所处的自然环境和使用用途的不同，工程的结构和材料亦不同，很难实现标准化；
②对采购管理提出要求。因建筑工程所在地区经济发展水平不同，实现合理化的集中采购、零星采购和供应商管理显得尤为重要；
③完备合同管理。建筑施工常需要根据建筑结构情况进行现场签证变更，使原合同信息（工期、合同金额等）发生变化，进行合同全生命周期管理很重要；
④资金调配。建筑项目工期长，费用成本高，付款业务每天都在发生，控制企业资金流动，要作到事先计划，提前定额；
⑤各部门配合。根据业务形式进行多分公司和多部门（工程部、采购部、财务部等职能部门）交叉配合，集团公司对施工机械与工具进行统一调配，因而对横向部门和员工协同办公管理的要求较高。
2.3建筑企业的信息化管理系统
企业信息化应是内外兼修的信息化，首先依据现行的公司规章制度制定内部信息系统，再根据公司的业务形式面对的生产环境与市场环境制定外部信息系统，这是一个由浅入深、由主到次的过程，就是由管理信息系统向项目信息系统深入和细化的过程。
3．中小建筑企业信息化管理解决方案
3.1信息化管理规划
企业信息化的解决方案多半不是企业自己制定的，而是由国内外信息技术（it）厂商提供的，他们尽管征求企业有关人员的意见或吸收企业信息部门参加，但往往对企业的需求“吃不透”，何况这种需求是经常变动的，对企业千差万别的情况又弄不清，即使弄清了也还是会变化的。因此，虽然解决方案的技术是先进的，但与企业生产和管理的实际相脱节，如果在实施过程中不能及时修正、完善、其成效自然大打折扣。[2]
笔者所在企业在充分调研和论证了多家国内外厂商基础上，结合企业自身管理特点和需求，最后选择附带相对比较强大的数据管理功能的oa系统为平台，在实现企业自动化办公的基础上，运用其强大的协同功能解决了异地信息管控，并深入开发其附带的数据挂历功能实现了企业内外部的信息集成和重要业务的过程管控。
3.2系统构架
建筑企业在管理中分企业管理层面和工程项目管理层面。两个层面植入到信息系统中，衍生出管理信息系统和项目信息系统，设计出企业的系统架构。
3.3信息化建设的阶段和目标
第一阶段事项综合管理。公司原有的行政、人事、制度文件等管理制度已经非常成熟，员工对综合管理的单据样式也耳熟能详，将这部分内容列入信息化管理的第一阶段，可以帮助员工更快的了解信息系统，为下阶段的信息系统实施打好基础。
第二阶段实现合同管理。设计了合同管理方案，将合同管理分为四个阶段，通过一张表单（合同审批表）展现三张表单内容（解决原合同评审、分包合同评价表、合同备案三方面的信息），笔者公司应用后取得了良好的成效。如下图：
合同准备阶段：发起（合同审批表），审核部门、审核人意见、合同生效前法律顾问审核合同文本回馈意见，草稿合同修订；
合同签署阶段：合同管理人员盖章并生成合同流水号，统一公司合同用印，实行了合同用印申请；
合同履行阶段：合同管理人员对合同信息的跟踪，包括变更、转让、合同履行中或结束后的终止。规范合同管理程序、明确管理职责、界定管理层面、防范经营风险，提高管理效能；
合同履行后的管理阶段：实现合同电子化归档管理，生成电子合同备案号对应合同文本分发相关部门。
第三阶段实现财务审批管理。财务审批严格按照公司财务规定，设置单据和流程。
用款申请――①自动判断，当申请金额与实际付款金额存在差值时，根据所差金额不同，审批流程不同。②电子单据便于管理者的查找和统计。③实现了异地项目用款的集中审批，资金申请的控制管理。④实现了付款行为与业务（合同、采购等）行为的互相关联；
资金计划管理――每月未由公司各部门提交下月资金使用计划，每笔资金支出计划都与业务相互关联，了解费用的已付未付款情况，管理者可以有效的控制资金流。
第四阶段实现采购过程管理。公司设计了采购管理方案，通过该方案将采购申请计划、采购询价确认、采购到货和采购付款，四部分采购行为管理起来，实现对采购过程及供应商的管理，同时也生成了原手工业务流程中出入库的部分信息。如下图：
第五阶段实现项目部管理。整个方案以项目部成本为目标，针对项目部管理中涉及成本的三大项（材料、人工、机械）为主线，项目预算、进度、现场签证变更为辅线，以数据对比的方式分析项目部的成本。企业决策者通过数据分析掌控工程报价、项目成本管理、进度计划控制、项目物资管理、项目设备管理、项目质量管理、项目安全管理等，实现公司项目部信息化管理。下图为方案描述：
4．结束语
企业管理信息系统方案全过程设计步骤包括，企业各项业务的调研，管理信息系统的框架设计以及详细设计，选择实现管理信息系统的软件系统平台，每个步骤都同等重要，将来决定管理信息系统实施的成败。
其中软件系统平台的选择将会影响到企业长远使用效果和引进系统的费用，这里笔者谈一些经验与大家分享，选择软件系统一定要首先考虑购买的系统软件与其它系统软件的接口，系统尽量选择相同的数据库，以便保证数据存储格式的一致性，数据的完整性。
参考文献:
企业信息化管理方案篇3
关键词：云计算企业财务管理信息化建设方案
随着信息技术的不断发展，云计算技术在财务管理工作中的应用，已经成为了企业较为关注的一个问题。在云计算技术的应用过程中，云计算技术可以通过对信息与处理器资源进行整合的方式，帮助企业完成财会数据的集中存储和计算工作。这就说明云计算技术的应用，可以从财会数据处理速度和数据存储量方面入手，通过对管理信息的处理需求进行整合的方式，提升企业的工作效率。因此我们有必要对基于云计算的企业财务管理信息化建设问题进行探究。
一、云计算的概念特征
在对基于云计算的企业财务管理信息化建设方案问题进行探究之前，我们首先要对云计算的概念特征进行了解。通过对云计算技术进行分析，我们可以发现，云计算技术是在互联网技术基础上，借助网络技术来实现相关服务的应用技术。通过对云技术的应用情况进行分析，我们可以发现，云计算技术主要有以下几个方面的特征：首先，从它的服务形式来看，云计算技术是一种按需服务的服务模式。在对云计算技术进行应用的过程中，用户可以从自身的实际需求入手，来获取一些相应的服务，这就可以让用户应用相关服务的门槛得到了一定程度的降低。第二，从云计算技术的功能来看，云计算技术具有一种弹性可扩展的功能。在云计算技术的应用过程中，云计算可以在短时间内为用户同各种资源和服务，在用户的实际需求需要延伸的情况下，用户可以通过云平台获得更多的资源。这就对资源利用效率的提升起到了一定的促进作用。
二、基于云计算的企业财务管理信息化建设方案
按照云计算的部署模式来看，“私有云财务”建设方案、“公有云财务”建设方案和“混合式”云财务建设方案，是基于云计算的企业财务管理信息化建设方案的主要建设模式，其中，“私有云财务”建设方案构建的是一种部署在企业内部的财务管理信息化建设方案。在实际应用过程中，这种财务管理体系只能在企业内部或在企业的分支机构中进行应用。企业享有基础设施的所有权，并且可以对财务管理体系的部署应用进行控制。“公有云财务”是企业直接租用公有云服务提供商提供的财务系统的方式的方案。在这一方案中，公有云服务提供商提供的管理系统具有价格合理、访问快捷的特点，在对管理系统进行应用的过程中，用户只需通过购买使用资源的方式，就可以对管理体系进行应用。“混合云财务”建设方案是“公有云财务”方案与“私有云财务”方案的一种融合，在这一方案的应用过程中，企业可以将一些关键敏感的财务数据应用于“私有云”之中，将其他数据和应用程序应用在“公有云”中，这就可以让“公有云”高扩展性和“私有云”可靠性高的特点得到了充分的发挥。
三、基于云计算的企业财务管理信息化建设方案选择策略
在对基于云计算的企业财务管理信息化建设方案的选择策略问题进行探究的过程中，我们首先要对企业构建基于云计算的财务管理信息化建设方案中所考虑的因素进行分析。从企业用户对云计算财务管理信息化建设方案的需求来看。财务管理信息化建设方案的安全问题、成本问题、可扩展性问题和技术难度问题是企业较为关注的一些问题。其中，财务管理信息化建设方案的安全问题是企业首要关心的一个问题。通过对上述方案的安全性进行分析，我们可以发现“私有云财务”方案的应用，可以让财务管理信息化系统的应用程序和财务数据都控制在企业自己的数据中心中，这就可以让企业通过设置权限的方式对云端数据的访问和获取问题进行监控，也就可以让来自管理系统外部的网络威胁得到有效的控制。公有云模式下，企业只能将数据材料储存于公共云平台之中，这样，在这一方案的实际应用过程中，任何用户可以在任何时间和任何地点对企业的相关数据进行查看，在数据绝对控制权掌握在云服务商手中的情况下，公用云方案的运用，可能会让企业的核心机密得到泄露。混合云方案与私有云方案的安全性相似，同样可以对企业的核心数据进行有效的保护。从各种方案的成本来看，财务信息化管理体系的建设成本包含了基础设施采购费用，软件授权费用，技术投资成本，后期运营费用，后期维护费用等多种费用。通过前文中论述的三种方案的应用成本进行分析，我们可以发现，私有云的建设成本极其高昂，在公有云方案的应用过程中，企业无需承担基础设施采购费用和软件授权成本费用，因而成本最为低廉，这样，从各种方案的适用企业类型来看“共有云财务”方案适用于一些缺乏it运用维护能力的企业，轻资产型的创业公司和一些不单独设立数据中心的非it公司。“私有云财务”方案适用于高等院校、大型公司、it企业、政府机关、事业单位以及石油军工等事关国家安全的重要产业。混合云财务方案主要适用于金融企业、电信企业、电子商务企业及旅行社等需要解决临时性资源需求的行业。
四、结束语
“公有云”、“私有云”和“混合云”是基于云计算的三种企业财务管理信息化建设方案，在对这些方案进行选择的过程中企业要从自身实际情况入手，选择符合自身境况的应用方案。
参考文献：
[1]才亚非.基于云计算的企业财务管理信息化建设方案研究[D].广西大学，2015
企业信息化管理方案篇4
企业档案的信息化建设，是新形势下档案工作者必须面对和研究的课题。档案工作部门只有提高其自身的管理水平，工作方式从手工方式向现代管理方式转变，才能为企业提供高效、优质的档案信息服务。特别是数据存储等各种信息技术的迅猛发展的今天，为企业档案信息资源的科学保管和开发利用创造提供了机遇。当前，通过开发信息资源，促进档案信息化建设，实现企业档案管理工作各个环节的信息化，提高企业档案工作现代化管理，对于促进企业科学管理和改革发展，增强企业竞争实力具有重要意义。
一、企业档案管理者要具备信息化建设理念
企业档案管理水平低，信息资料少，开发利用不好，主要原因是企业的管理者不了解档案的信息化建设，平时对企业生产、经营管理和各种活动记录不及时，对档案工作不够重视，对档案管理工作的地位和作用认识不清，档案意识淡薄。这种状况直接影响档案的管理人员，需要原有的档案管理模式到档案信息化管理进行一场革命，实际上是以转变观念为前提，只有以信息观念去看待档案及档案工作本身，建立档案信息管理理念，才能进行档案信息化建设。很多企业的档案管理者还习惯于传统的手工档案管理模式和方法。有的企业即使搞了信息化，也没有什么实际改变，或者成为一种摆设，赶时髦。真正方便、快捷的计算机检索体系没有完全建立起来，致使档案数据缺乏完整性和准确性。企业档案信息化建设的重点是档案资源信息化，要打牢档案信息化的基础，才能实现企业档案资源最大限度的利用和共享。企业档案信息化建设是一项系统工程，企业档案管理者要以开放式的现代管理理念，建立健全一套档案信息化管理体系，真正推进企业档案信息化建设。
二、努力提高企业档案信息化建设科技水平
企业档案管理多年来是手工操作整理、检索单一、利用率不高的落后局面。在科技高速发展的今天，这种状况已经远远不能适应新时期档案工作的要求，不能满足企业管理者多角度查阅档案、获取档案的需要。要想实现企业档案现代化管理的信息化，必须借助科技力量整合现有的企业档案信息资源，开发和建设档案信息工程的数据库系统。要进行必要的投资，发展计算机信息处理、光电阅读、网络连接、数字档案馆技术，并通过网络加以联通，充分发挥硬件功能及信息系统的综合能力，使企业各部门可以依托先进的信息技术对归档档案进行科学的管理和方便的使用。在企业信息化建设的过程中，应采用多种信息处理技术和产品，以保证信息资源建设和利用的可靠性。另一方面，企业档案信息资源的保存利用是长期的，这样就要求资源建设的过程采用的技术必须是通用的、标准的，非通用的、非标准的技术会导致资源共享困难，甚至在将来无法利用，造成极大的人力、物力和资源的浪费。
三、实施企业档案标准化，规范化管理
全面思考企业档案信息化建设工作，实际是一个庞杂的体系，涉及方方面面。没有规矩不成方圆，档案信息化的规范管理，科学标准的体系，是企业档案信息化建设工作快速、持续、有效、健康发展的重要保障。档案信息化建设的标准主要包括管理、业务、技术三方面的内容，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立，各项规章制度要健全。加快推进企业档案管理信息化建设步伐，把企业档案管理信息化工作落到实处，就必须抓好企业档案管理的标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。所以，建立健全企业档案信息化的标准规范体系，是信息化工作科学、有效开展的重要保障。
企业信息化管理方案篇5
[关键词]企业档案；信息化；管理
[中图分类号]C271
[文献标识码]a [文章编号]1672―2728(2010)11-0131-04
企业信息不仅是企业重要的经济资源，也是企业在激烈的市场竞争中所拥的竞争实力。我国加入wto后，各企业已将能否迅速掌握及处理信息资源作为企业参与国际竞争的关键因素。企业档案作为企业信息资源的一部分，如何强化企业档案信息化管理，将企业档案信息资源融入企业的信息化建设中，最大限度地发挥企业档案信息资源的作用，是我们每个档案工作者都要认真思考的问题。
一、实现企业档案信息化管理的必要性
企业档案信息化管理是指运用现代科学技术手段，对企业档案的信息资源有序整理，对档案信息数据库开发建设，对档案人才队伍建设等，以促进企业档案信息资源的开发利用。
(一)企业档案信息化管理是社会发展的必然趋势
1.企业档案信息化管理是适应国家、政府信息化建设发展的需要
(1)国家信息化建设的需要。面对当今世界经济和社会大发展的趋势，党中央、国务院提出要在未来的五年内，把国民经济和社会信息化的发展放在优先位置，用信息化带动工业化，实现经济结构和产业结构的优化升级，实现生产力的跨越式发展，加速国家现代化。
(2)政府信息化建设的需要。在2000年12月召开的全国政府系统信息化建设工作会议上，政府又提出用三至五年的时间初步建立以“三网一库”为基本架构的我国政府系统信息化的枢纽框架，即政府机关内部的办公业务网；中央和地方政府及部门间的办公业务资源网；以因特网为依托的政府公众信息网；政府系统共建共享的电子信息资料库。
档案信息资源作为国家、政府信息资源的重要组成部分，它将融入国家、政府的信息资源管理中。要跟上国家、政府信息化建设的发展步伐，企业档案只有改革现有的管理模式，朝档案信息化管理方向发展，才能适应国家、政府信息化建设的需要。
2.企业档案信息化管理是适应现代化企业信息发展的需要
(1)现代企业是信息企业。伦敦商学院信息管理学教授迈克尔・厄尔提出，我们的企业已经从工业时代进入了信息时代。每一家企业都是信息企业，经理是企业的信息处理者，他们通过掌握的信息作出计划、协调、控制和决策，企业经营管理依赖信息，信息与企业息息相关，离开信息的企业便无法生存，而作为企业信息主要集存地的档案信息便令人感觉如此的重要。
(2)企业信息化建设需要档案信息化管理。档案信息化管理可以使企业现有的档案信息资源得到更好的开发利用，并给企业和企业、企业和用户间提供一个相互了解、相互沟通的最佳桥梁。例如，现在不少城市的企业就已经在网上推出了自已的档案信息网站。通过网站将企业的业务、企业的产品、企业的先进人物，企业的精神文明建设情况、企业的现代化经济建设情况等通过网站的窗口介绍、展示给广大的用户和群众，并使用户能自行查询、了解企业，了解企业的档案信息，企业通过四通八达的网络和小小的电脑荧光屏，便树立起了自己的品牌。
(3)企业的信息化管理是促进企业档案信息化管理的前提。企业档案的信息化管理将更大地促进企业经济建设的发展。如现代邮政企业就是在探索企业的信息技术发展中前进的。过去，人们交流、获取信息的渠道太少，大多数是通过在邮局寄信、看报纸，杂志等而获得。邮局信件因为手工处理，程序烦琐，信息传递极慢。20世纪90年代后，计算机通信技术、数据通信、图像通信等科技手段的飞速发展，社会信息传递渠道增加，使人们不再依赖寄信等传递方式，传统的邮政通信业务受到挑战。邮政企业的决策者们意识到开展企业信息技术建设的重要。“十五”期间，邮政将推进企业信息化进程作为新世纪的战略选择。经过数年的努力建设，迄今，邮政计算机综合网已陆续建成，邮政业务网络一体化已成为现实，邮政储蓄网上异地存取、网上寄信、网上查询邮件、网上邮购礼仪、鲜花等网上业务蓬勃开展。网络业务的发展给邮政企业带来了生机。企业信息技术的发展，促使企业的管理手段进一步迈进。企业将办公自动化建设作为下一步发展的目标，并将发展和带动企业档案信息化、现代化管理，利用现有的企业综合网、局域网将企业档案、信息资源充分开发、利用，最大限度地发挥企业信息资源的作用，更快的推进企业的发展。
(二)档案信息化管理是变革传统档案管理模式的重要手段
要实现企业档案信息化管理，档案信息化管理系统的建立是基础。档案信息化管理系统的建立，将改变传统的档案管理模式，是档案管理朝现代化迈进的主攻方向。
1.档案信息化管理系统的建立，改变了档案收集工作的方式。传统的档案收集工作是将原始的纸质文件由分散收集到集中处理的过程。随着信息处理技术和办公自动化的普及，档案的载体呈现多样化，从纸质向光盘、电子发展。这些新型载体档案具有纸质无可比拟的优势，信息含量大、检索方便快捷，其形成规律、保管方法、传输方式也和纸质档案不同，对传统档案标准、档案理论、保管方法和利用方式带来强烈的冲击。档案工作人员除了要收集原始纸质文件外，还要将原始纸质的文件、原始声像文件、现代网络传输的电子邮件等信息通过网络档案录入系统收集网络档案所需文件。网络档案信息化管理系统的建立，可以使档案收集更加完满。
2.档案信息化管理系统的建立，改变了档案的整理与鉴定工作方式，使档案的整理工作大大规范。由于种种原因，传统的档案工作基本是内向管理的模式，管理手段主要是手工操作，档案人员把自己的活动范围限制在封闭和半封闭的环境中，这样使一部分档案成为无人问津、保管良好的一堆废纸。现在，将档案的总目、分目整理按照系统合理运用，用计算机筛选录入、整理档案效率高且严格，为整个档案的整理与鉴定工作提供了便利条件。
3.档案信息化管理系统的建立也给档案的保管与利用带来了全新的变更。档案信息管理系统使档案的保管和利用从质到量都优于纸质档案，已经完全超出了传统档案利用手段的范畴。由于新技术的应用，文书、档案一体化，档案、图书、情报一体化，数据档案馆、虚拟档案馆、无界档案馆给利用带来了量的变化。电子档案的保管和纸质档案有本质的区别，而电子档案的保存可实现“无纸化、网络化”。
4.档案信息化管理系统的建立，使档案统计工作趋于简单化。档案的统计工作历来是最重要的工作。传统的档案统计涉及的项目内容多、统计数据要求很详细，有的内容年年重复统计，数量又不大，统计起来相当烦琐，而档案信息化管理系统却
是最擅长统计工作的。通过计算机统计，可以剔除每年重复统计的数据，只需将新的数据增加或删改，统计工作快而准确。
总之，档案信息化管理是一项综合的系统工程，它的建立不仅改变了传统意义上档案的性质，而且改变了传统档案的管理手段，实现传统档案的跨越式发展，使档案管理工作适应了企业经济发展的需要，并为档案的应用创造了新的机遇，开拓了更大的领域。
二、当前邮政企业档案信息化管理存在的问题
(一)档案软件相互兼容性差
邮政企业档案较早地在邮电分营前的1995年已开展用计算机软件录入档案信息数据。在较长的8年时间，档案软件从较早的DoS系统状态下使用的版本，升级为在winDoS98状态下使用的版本，归档文件整理方法改革后的版本，3次软件版本的转换，由于软件数据库版本的不同，不能将旧版本的数据导入新的软件中使用，而软件开发中由于软件的相互兼容性差，导致过去录入的档案数据不能整合统一使用，造成已录入的档案信息资源的浪费。
(二)档案硬件设备老化
由于邮电分营，分营后邮政企业大多数的办公用计算机设备、档案库房、空调机、去湿机等档案硬件设备已十分的落后、陈旧，加上邮政3年扭亏任务的完成，不少单位对邮政档案管理的硬件还未配备、更新。不少县局邮政的档案人员还在使用运行速度很慢、存储容量很小的386、486等计算机，给档案数据的录入工作造成了影响。整个邮政企业档案信息化水平的高低，说到底也取决于计算机等硬件化程度的高低。
(三)档案人员业务水平综合素质低
笔者曾在邮政分营后的第一年对广西全区邮政的专兼职档案人员作过一次调查，全区共有96个单位，分营前从事档案工作3年以下的占70％，3年以上的只有10％。大专以上文化程度的40％，能一般进行计算机操作的只有40％。
调查显示，邮政改革后由于机构、人员精简，大部分从事档案工作的都是身兼数职的管理人员，档案业务不熟，加上档案人员调动频繁，新手多，未能及时受到业务培训。整个档案队伍档案管理水平不高，将导致企业档案信息化建设受影响。
三、完善企业档案信息化管理的对策
企业档案信息化管理的建设对于档案部门来说是一项崭新的实践，也是一项很复杂的系统工程，绝非轻而易举。它涉及到包括计算机硬件、网络、信息输出、获得与处理、信息安全以及微电子等多个技术问题，需要资金，需要人才，在运行模式上也需要结合本行业的实际工作不断的探索，不断的完善。
(一)建立好企业档案信息化管理的长远期规划及具体的实施细则
1.企业领导重视企业档案信息化管理是关键
企业领导应认识到企业档案信息化管理的建设，是全面展示企业档案工作和企业各项成就的一个窗口，是使人们认识企业、促进企业间经济合作、为企业发展提供综合信息的一个桥梁和纽带。档案信息化管理作为一个系统的建设，不仅需要企业领导的高度重视，更需要企业各部门的大力协作配合，企业领导要有战略眼光和务实的作风来抓档案信息化管理的建设。如果只是口头支持，没有资金、设备的落实，没有技术人员的配合，这项工作单靠档案部门是完不成的。
2.明确企业档案信息化管理的规划和实施办法
档案信息化管理的复杂性、长远性，使之有一个客观指导性的规划和具体详细的实施细则，要有主管档案工作的领导负责，要有信息技术部门的技术协作。对档案信息化管理涉及到的网间合作、资源配置、协作开发、信息共享、网络建设等问题要有充分的可行性、科学的计划、以求协调配合、共同发展。要结合企业制定的信息化目标进程，确定档案信息化管理的目标、措施、步骤与要求，制定中长期发展计划，并确定档案信息数据库建立在企业即将开展和实行的办公自动化进程中，并将档案信息化管理的进程纳入企业的各项工作之中，作为今后档案工作的重点，扎扎实实的推进档案信息化管理的建设。
(二)解决好企业档案信息化管理的硬件配置、软件开发和专业人才培训
档案部门要与信息技术部门多沟通、协调和配合，做好档案信息规划建设，并要在资金、技术、设备、网络通讯建设、应用系统开发等方面提出具体要求，争取将档案信息化管理建设项目纳入企业综合计算机网建设中，争取经费与技术的支持。
1.硬件问题
一个大型企业所需要的计算机网络结构有企业级交换机、工作组级交换机、主干网络、服务器、数据库、计算机等。档案管理和档案信息的利用也要充分利用企业信息化的技术手段和网络平台。如邮政企业档案网络便可利用企业现成的综合业务网络，将档案部分整合开发。
2.软件问题
档案信息系统软件是原件购买还是自行开发，要根据企业的信息化规模或技术能力而定。笔者在近年来使用的档案软件中体会到，软件的开发与选择首先应注意考虑软件的售后问题。售后条件不好，出现问题不能及时处理与解决，影响了档案人员对计算机操作的积极性。软件最好选择本地区档案局统一开发的软件。有条件的企业可自行研制开发或与电脑开发商共同研制开发。其次要注意考虑软件的兼容性。档案信息网络软件的标准要求在统一的基础上开发研制，可避免版本不一，不能兼容，造成浪费。如邮政企业由于兼职档案人员多，有时需要同时使用财务软件、人事软件，使计算机中内装入大量的其他数据、信息，过去由于购买的软件版本不兼容，较易引起了电脑死机等故障，影响了档案人员的正常使用。所以档案系统软件的开发还应考虑与企业办公自动化网络的兼容问题。
3.档案人才的培养
(1)档案工作者要具备一定的政治思想素质。档案人员要热爱本职工作，要有强烈的事业心和政治责任感，要牢固树立企业效益观念和保密观念，要遵循档案纪律和档案法，切实履行好一名档案人员的职责。
(2)要具备一定的科学文化和专业素质。现代企业档案信息化管理进程要求不仅要有熟练的档案业务管理水平，还要具备计算机操作、外语等现代化管理技能，以迎取现代科技进步和发展。企业档案工作者要有紧迫感，要加强提高自身文化水平的学习，加强电子、计算机操作等现代科学知识及操作技能的学习，主动积极参与企业档案软件的功能开发，将自身融入档案信息技术系统，向档案现代管理模式靠拢。
(三)做好企业档案信息数据的录入工作
企业档案信息化建设管理的水平也体现在档案数据的录人数量上。只有大大增加档案数据库数据量，才能进一步发挥档案信息化管理的基础设施功能。推进档案馆数字化建设，尽快使档案数据化，这是一项艰巨的工作，又是一项迫切的工作。不久的将来，随着企业档案信息化管理逐步形成和完善，将大大促进企业各项工作的开展，网上办公、网上查阅、网上经营、网上交流等现代化管理手段将使企业经营如虎添翼。企业发展需要档案支持，企业档案信息化管理工作又将在企业信息化建设的发展中推进。
[参考文献]
[1]刘越南，电子文件管理流程的变化及其引发的思考[J]，中国档案，2006，(3).
[2]吴宝康，档案学理论与历史初探[m]，成都：科技出版社,2005.
企业信息化管理方案篇6
一、企业档案管理现状
1、领导重视不够，档案意识不强。在人们印象中，企业中的档案管理经常和图书管理划上等号。说到档案管理，首先想到库房、图书阅览室，认为企业档案管理工作没有什么实质性的工作内容，无非就是借阅。不能认识到企业档案管理的重要性，更不能意识到一份保存完好的档案可能为公司创造价值或减少、甚至避免损失。正是因为这种长期的偏见及忽视，使档案管理在企业经营管理活动中得不到重视，常常使档案管理工作处于被动地位。而公司领导层也常常认为档案管理本身不能为企业带来直接的经济效益和价值，认为档案管理工作无足轻重，对完善企业档案管理工作的积极性和责任心都非常欠缺，从而导致档案在企业管理过程中定位于服务职能，是其它部门的从属部门，使许多企业档案管理部门的工作仅仅是应付形式，并未充分发挥既有的效用。
2、企业档案管理信息化建设力度不够。虽然说近年随着科学技术的飞速发展，企业档案管理信息化建设也有了较大提升，多数企业档案都实现电子文档的方式存储。但总体来说，国内企业档案管理的信息化建设起步较晚，许多企业无论在硬件还是软件的投入都相当欠缺，企业档案信息数据库的建设很不完善，导致多数企业档案管理信息化程度低。此外，因为档案网络基础较为薄弱，网络的信息化服务程度还不高，企业电子化办公系统与其档案管理还不能较好对接。
3、缺乏专业培训，主要还是缺乏专业化人才。档案管理工作是一项非常系统和繁杂的工作，它对相关工作人员的文化底蕴和知识面的要求都比较高。目前，大多数企业的档案管理岗位基本都是兼职，专业度不高，甚至是许多小型企业的档案管理岗位完全空缺。所以，以上原因在一定程度上影响了企业档案管理工作的开展。
二、完善企业档案管理的对策
1、积极转变观念，特别要加强对企业档案与信息同步一体化的认识。档案管理工作作为现代企业发展的重要组成部分，它对企业的运营发展发挥着十分重要的作用。企业领导层以及档案管理工作人员都要积极转变观念，重新认识档案管理工作的本质，将档案管理纳入企业信息化建设的体系之内，企业决策者要加大对企业档案管理信息化的投入。同时，企业档案管理人员也要通过各种渠道多收集档案信息，在企业内部实现信息资源共享，使企业档案信息能够及时建档，以便更好地为企业的决策服务。
2、完善企业档案管理信息化建设。随着信息网络技术的传播和开展，企业运用计算机替代传统手工或纸质材料将成为趋势，主要是因为信息管理系统有着先进、优越的功能。比如：信息延伸功能、业务规范功能等。此外，档案的信息化管理对企业的发展具有重要意义，企业应该要适应时展的要求，逐渐实现档案管理信息化，逐步将档案管理与信息网络有效联接。关于企业档案管理与信息网络有效联接的具体构想，主要有以下几点：
2.1企业要建立以档案管理标准为要素的业务规范，将档案管理与信息管理的标准统一。在企业信息网络各个管理信息子系统形成电子文件的软硬环境和条件适应的基础上运用档案管理技术，建立从信息收集整理到开发利用的具体通用的综合管理业务规范。比如：信息获取、加工、处理、传阅、归档、复制、利用和保密等工作标准，统一各子系统数据库、信息库的设置、信息文件格式等，并纳入企业标准进行统一管理和考核，以规范化、制度化的信息管理标准实施，保证企业档案与信息的有效联接和运行，切实解决纸质档案与电子档案信息完整性和统一性。
2.2建立以档案管理部门为龙头的指导系统。依据国家《档案法》所赋予档案管理部门的监督、指导职权，建立以企业主要领导负责，以档案管理部门为主、以专业档案管理人员为骨干的信息管理指导体系，对各个信息管理系统实行技术业务指导，落实信息管理规范，并制定相应的作业指引，确保有效而适时的业务指导，从而提高企业档案与信息之间联接质量。
2.3建立以信息开发利用为重点的监督机制。在企业信息网络系统运行中，由档案管理部门确定企业重大信息的开发利用范围并对其进行督促。此外，企业档案管理信息化建设还必须要适时更新企业档案管理工作方法，持续学习、积极创新，推动企业档案信息化的不断深化。
3、加强企业档案工作对企业文化建设的作用。主要表现在真实地记录公司企业文化以及企业发展过程中的点点滴滴。企业档案工作就是要善于去发现企业经营活动中的每个瞬间，通过真实的记录、收集并整理，最后精心地保存，把企业文化的概念以图片、影音资料、实物等形式展现出来，直观而明了。企业档案工作对于企业文化建设的重要作用还表现在对企业文化的归纳、梳理。通过分类与分析，从而更好的认清企业文化建设的成就与不足，通过档案管理的梳理和价值判断，可以“留其精华、去其糟粕”从而更好的服务于企业的发展战略。
4、加强企业档案管理人材的培养。要促进企业档案管理工作的发展，必须不断提高企业档案管理工作人员的职业技能和文化素养。首先要重视培养专业化的档案管理人才，可以采用招聘具有档案管理专业技能、熟悉相关软件操作的专业才队伍来扩充企业档案管理队伍。同时加强企业内部档案管理人员的培训工作，强化从业人员的专业技能再学习、再教育，提升企业档案管理人员的业务水平和能力。此外，企业档案管理人员要积极适应现代经济的发展要求，业余时间多进行业务学习和充电、拓宽知识，不断完善和发展企业档案管理的新理论、新方法，积极推动现代化企业档案管理工作的新发展。
在知识经济时代，企业内设的档案室要变被动为主动，要拓展档案的服务领域、优化服务方式，转变服务方向，使档案管理工作贴近生产一线，发挥档案的作用就需要利用现代化的技术手段来创建独特的管理模式，以提高档案的利用效率，使企业档案管理工作更具有灵活性，才能为企业提供全方位、多元化的优质服务。
参考文献：
[1]唐险峰，《企业项目档案管理的思考与对策》，[Z]2013
[2]段保慧《浅析企业档案管理的现状与对策》，2013（06）
[3]赵瑞雪《浅谈企业档案管理的思考》，2013（09）
企业信息化管理方案篇7
关键词：企业档案；管理；信息化建设
中图分类号：G270.7文献标识码：a文章编号：1007-9599(2012)05-0000-02
随着科学技术的飞速发展，计算机技术获得普遍运用，企业对其档案信息的使用量越来越大，对档案信息获取的便捷性的要求也越来越高，所以加强企业档案的管理与建设刻不容缓。
一、强化档案信息化建设的重要性
企业档案信息化建设，是指企业在档案活动中应用信息技术和网络技术等现代化科学技术手段，实现企业档案信息的收集、保存、管理与利用，在提高企业档案管理效率的基础上实现经济效益最大化[1]。
近年来，随着企业发展速度加快，规模增大，企业中的档案数量和门类也越来越多，企业要想在纷繁复杂的档案中寻找所需要的信息，最便捷的方式便是通过档案信息化管理。同时，由于档案是伴随人一生的，需要用于长期保存，但文档纸张容易因受潮、虫蚀以及火灾等灾害而损坏，因此每年还得投入大量的经费来保证文档的安全性。实现档案信息资源的信息化管理，不仅能提高档案信息的储存量，还能实现文字、图表、声音、动画等各种形式的信息的同时储存，在提高了企业档案资源的存储利用效率的同时，也提高了企业档案工作的服务领域。因此，加强企业档案信息化建设，不仅是企业实现现代化管理的必然选择，也是企业在市场竞争日益激烈的今天立于不败之地的必由之路。
二、我国企业在档案管理中存在的问题
在我国由于部分企业管理者的信息意识淡薄，思想观念较保守，跟不上时展的步伐，没能充分认识到档案信息化建设对企业的发展和重要意义，导致企业档案管理工作常被忽视。我国企业的档案信息化建设存在诸多的问题，主要表现在以下几个方面：
（一）企业对档案信息化的意识不强，建设条件不足
有些档案工作人员对档案资源信息化的认识不够明确，其档案信息化管理的理念也不是很清晰，没能充分认识到档案信息化建设的重要性和紧迫性。少数人员还产生了应付心理，导致企业的档案信息化管理非常被动。相当一部分企业，特别是中小企业，为了开源节流，对企业进行裁员的过程中很大一部分牵涉到档案部门，严重威胁到档案部门的建设与发展[2]。
（二）信息化的建设资金投入少，网络化程度低
由于一些企业领导者的档案资源信息化意识不强，对档案信息化建设方面的资金分配较少，导致利用信息技术管理档案资源的企业仍是凤毛菱角。这是目前我国企业在档案信息化建设中存在的又一个问题。然而经济全球化和信息化已成为不可逆转的潮流和趋势，这给企业的生存和发展带来了巨大的机遇和挑战。
（三）企业的信息技术人才短缺，信息化缺乏创新
总的说来，在档案信息化建设的进程中，迫切需要信息领域的人才，他们要对信息技术和档案业务都进行深入了解，能够科学规划并贯彻落实档案信息化建设的任务。加强档案信息化的人才队伍建设，不断提高他们的信息化意识和计算机实际操作能力，不仅是档案信息化建设的需要，也是企业实现信息化管理的需要。
（四）企业档案信息化的基础条件薄弱，与其他信息管理没有实现有效衔接
由于我国的档案信息化发展较晚，缺乏信息化建设的基础设施和技术支撑，导致企业档案信息化建设的进程缓慢。有些档案部门使用的计算机陈旧，不能建立基本的信息化操作平台，也影响了企业档案事业的建设与发展。文档一体化管理，即实现档案信息化管理与其他信息管理的有效衔接，是企业档案信息网络化管理的发展方向，但由于目前我国企业档案信息化管理程度低，管理机制上存在障碍，使得文档一体化管理很难实现[3]。
三、加强档案信息化建设的对策
众所周知，信息技术、组织管理和管理人员是推动企业信息化建设的三大要素，并且在这三大要素中技术的进步、组织管理的变革及人员素质的提高必须协调发展，才能提高企业信息化的水平。加强档案信息化建设的途径包括：
（一）理顺档案信息化体制
一套完整的企业信息工作流程应包括信息收集、信息储存、信息加工、信息形成，但目前大多数企业的档案工作仍处于“信息存储”状态，没能被加工利用，也就无法充分发挥信息的价值。企业档案部门在档案工作中形成你查我调的被动服务格局，不仅工作效率低，也影响了信息价值的利用。要想打破这种格局，档案部门要理顺档案信息化体制，健全制度，加强监管，完善工作流程，不断完善信息的形成与采集，同时加强信息产品的开发与利用，为信息服务工作创造更加优良的条件[4]。
（二）制定企业档案信息化建设标准规范
标准规范是企业档案管理和利用不可缺少的条件，能为企业档案信息化建设提供法律保障。只有深入了解档案部门各工作环节的情况及存在的问题，加快企业档案信息化标准规范的制定，才能保证企业档案信息化建设更加规范，从而多层次、宽领域、全方位地推动档案利用信息反馈工作的开展。信息化为档案事业的发展带来了前所未有的机遇和挑战，我们应充分发挥信息技术的优点，为企业实现现代化的管理模式服务。
（三）提高档案管理的现代化意识
由于传统的纸质档案管理和现代信息化档案管理存在着较大区别，在信息化时代，提高档案管理的现代化意识与科技化意识，加快档案由手工管理向信息化管理的转变至关重要。在推进档案信息化建设的过程中，由采用信息技术引发的工作方式和管理方法将会发生重大变化。档案管理要不断加强计算机信息技术在档案管理工作中的应用，把从重管理、轻利用的“封闭型”模式转变为“开放型”模式，把档案工作的重点，转移到为企业的发展提供优质服务的轨道上来。我们应加大宣传力度，并建立健全的规章制度和相应的组织机构，促进企业档案信息化建设的不断发展，为企业未来的发展打下坚实的基础。
（四）注重档案信息化质量
档案部门应注重档案信息化的质量，即档案部门应充分认识到，档案的信息化不是表面功夫，而在于是否能被社会有效利用，信息化的程度也不能只看档案信息量，而在于是否实现了档案服务功能的全面拓展。因此，档案部门必须不断突出自身特色，使档案的信息化建设能落到实处。
（五）提高档案信息化人员素质
目前我国企业的档案管理人员的技术水平较低，现有的企业档案管理人员的专业素质和技术水平在很大程度上阻碍了企业档案信息化管理的进程。高素质的档案管理人才的缺乏，使得企业引进的先进的计算机设备难以发挥出应有的作用。企业对档案管理人员提出了新的要求，不断提高档案管理人员的理论知识和实际操作能力，增强档案工作人员的学历，增加岗前专业培训，使他们更快更好的深入到企业档案信息化建设中去，为企业的档案信息化建设奠定坚实的人才基础。
（六）选择合适的档案管理设施
随着信息技术的发展利用，企业应不断变革其管理模式，在此基础上建立更为高效的管理模式。企业应为档案管理部门配置档案信息化建设所需要的专用电脑、软件、扫描仪等现代化设备，并选择合适的档案管理软件。目前，档案管理软件的种类繁多，有些适合用于管理文书档案，有些适合用于管理科技档案，在档案数字化管理中选择适合的档案系统是非常重要的。档案管理软件不仅要有档案自动压缩和解压缩功能、完整的系统运行监控技术等，还要能保证档案信息的安全。这样才能全面推进档案管理信息化进程，实现企业档案的有效管理和信息化建设[5]。
（七）企业档案信息数据库的建设
目前企业档案信息数据库的建设是企业档案资源信息化建设的基础和核心，也是档案信息化建设的重点和难点。数据库建设要依据国家标准，建成标准化、通用性好数据库，包括条目数据库、全文数据库等。其中，建立档案目录数据库，是建设数字化档案馆的基础。它需要依靠人工对档案资源进行著录、标引和录入。关键是严格规范档案信息的著录标引及其机读目录数据的录入工作，科学选定档案目录数据库，从安全性、稳定性和可操作性等方面考虑选择档案管理系统。
四、小结
总之，档案信息化建设是企业档案管理的一项长期而艰巨的任务，是社会信息化发展对档案事业发展提出的必然要求。档案信息化建设的实现不仅是企业管理者的工作，也是每一个档案管理人员职责所在。因此，我们必须不断提高自身管理素质，与时俱进，采取有效的措施，不断顺应社会与时展的要求，保证企业档案信息化健康顺利地发展。
参考文献：
[1]程晋南.浅议企业档案资源数字化[J].大江周刊论坛,2009,8
[2]唐超嫦.企业档案管理工作浅析[J].建材与装饰,2009,10
[3]李潆.如何加强企业档案信息化建设[J].城建档案,2011,7
企业信息化管理方案篇8
[关键词]企业档案信息化建设途径
[中图分类号]G271[文献标识码]a[文章编号]1009-5349（2013）05-0040-01
企业档案信息化是企业信息化建设的重要组成部分，是指全面利用现代信息技术对企业档案信息资源进行采集管理和利用的一项工作。企业档案信息化是以信息技术广泛应用为主导、信息网络为基础、信息人才为依托的综合体系。
一、当前企业档案管理中存在的问题
长期以来，我国企业档案管理工作取得了充分的进步，但传统档案管理手段与信息化技术发展、社会经济不断繁荣的要求已经不相适应，其矛盾日益突出。主要表现在：一是企业档案传统管理方式效率低下。传统管理方式中，企业档案不论是分类、排序还是抄写目录、封闭入盒，均由人工完成，消耗了大量的时间与人力，工作效率过低。二是传统档案管理方式不利于档案的利用。由于人工操作的随意性和差错率高，档案存放无序，同时也不利于查找。而档案利用如果没有按照相关规定存放在指定位置，则再次利用时需要将全部档案查找一遍，严重影响档案的利用。三是不利于失效档案的处理。企业档案因其类别和内容而存在一定的有效期限，超过有效期限的档案需要进行销毁。但传统档案管理方式下，常常出现错漏无效档案的情况，造成档案资源的浪费，增加了档案管理工作的成本。四是不利于档案的盘点工作。传统档案管理方式中，档案的存在一般是存放于档案盒中，而档案盒的标签往往填写过于简单，在盘点时无法真实反映企业档案的真实信息。由于以上原因，企业档案管理正在逐渐抛弃传统的管理方式，而不断加强企业档案信息化管理模式的发展的应用。
二、企业档案信息化建设的途径
企业档案信息化建设要求企业管理者和档案管理人员在充分认识企业档案管理信息化的意义和重要性的基础上，注重档案管理的科学性、精细化，以适应现代化企业档案管理工作。
（一）从思想上重视企业档案信息化
思想上对企业档案信息化的重视是做好档案管理信息化的基础。当前，部分企业不重视此项工作，认为除了企业会计档案外，其他档案的作用并不重要，从而导致档案信息化进展的缓慢。因此，企业决策者应站在经营管理整体规划高度，以全面和长远发展的观点来制订信息化建设的总体规划，着眼于企业长远发展，建设档案管理信息化系统工程。首先，企业的决策层要不断转变旧有的观念，使发展理念符合时代的发展，不断重视档案管理信息化建设的作用，同时还要明确档案管理信息化的发展目标，认真落实企业档案管理信息化的发展规划。档案管理信息化作为企业整体信息化建设的重要组成部分，需要企业从上到下协调、实施，只有这样才能够把企业生产流程的信息化、管理的信息化、办公信息化等与档案管理信息系统充分衔接起来，实现企业各类信息资源的共享，从而能够最大限度地支持企业的经营发展。其次，要强化精通档案管理信息化业务意识，不断吸纳新的档案管理工作标准与要求。企业档案管理信息化业务学习要融会贯通，善于捕捉新的相关知识并适时地补充，以此来提高企业档案信息管理能力，在信息化的支撑下，不断提高企业档案管理水平。
（二）加强档案信息化的设施建设
档案信息化的硬件设施是开展企业档案信息化建设的物质基础。只有基础设施搞好了，才能开展信息资源建设和应用系统建设，充分发挥档案信息化的整体效益。从硬件设施上配备好计算机网络，提高企业档案室计算机和网络技术的应用水平，逐步提高档案信息化水平。档案管理部门与其他部门之间要构建档案信息局域网，促使各项档案管理工作信息化，以达到资源共享的目的。
（三）做好人才队伍建设
随着当今信息网络技术的快速发展，企业档案管理已由过去的劳动密集型转为知识密集型工作，这不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务又熟悉信息技术的复合型人才。只有不断加强企业档案管理人员对新方法、新技术的应用培训工作，才能够有效提高企业档案管理人员的业务水平和应用现代化信息技术的能力，推动档案信息化的发展。
（四）重视相关规章制度建设
在档案管理信息化建设过程中，企业应当制订符合企业发展实际的管理制度，有效保障企业档案信息化建设顺利进行和有效开展。企业需要从推进企业档案信息化法制建设的角度不断健全档案信息化标准体系的建设，从加快研究和制订电子档案管理、电子公文归档、档案信息公开和网站建设与管理等方面的行政规章，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，构建有效管理的长效机制。
（五）加强信息安全保障体系建设
档案管理部门要提高信息安全意识，加强对计算机硬件设备和软件系统的管理；采取定期备份、异地保存等有效技术手段确保档案数据安全；严格遵守相关的安全保密制度。
【参考文献】
[1]王晓梅.企业档案信息化建设中的若干问题.沿海企业与科技，2009（08）.
[2]张瑜.浅议档案信息化与档案人员素质.机电兵船档案，2007（10）.
[3]丁宇欣.提高档案归档质量，促进档案事业可持续发展.华章，2011（02）.
企业信息化管理方案篇9
【关键词】电力企业；档案信息；管理现状
经济迅速发展对电力企业的档案管理也提出了新的要求，只有充分注重档案管理水平的提高，才能真正有利于电力企业的进一步发展。从理论层面对电力企业的档案信息化管理进行研究分析，能为实际的档案管理提供有益的发展思路。
一、电力档案信息现代化管理的作用和内容分析
（一）电力档案信息现代化管理的作用分析。电力企业的档案信息化管理，对档案管理的水平提高有着积极的意义。应用新技术有助于对档案信息的采集以及存储和传输等进行优化，能有效提高档案管理的效率水平，也有助于电力企业档案的管理结构得以优化。
（二）电力档案信息现代化管理的内容分析。从电力档案的信息现代化管理的内容上来看，电力企业的档案信息中的案卷是对电力企业面貌进行反映的重要资料，也是有利于企业决策发展规划的重要内容。在对整体的电力企业的发展方面都有着积极作用。要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、管理方法和手段，以达到预期目的。
二、电力档案信息现代化管理问题和策略探究
（一）电力档案信息现代化管理问题分析。从当前的电力企业档案信息现代化管理的现状来看，在诸多方面还存在着问题有待解决，这些问题主要体现在没有注重现代化管理。电力企业在进行档案管理的过程中，由于在资金投入上不够充足，造成档案现代化管理的效果不佳，有的电力企业还采取传统的方式进行管理，影响了档案管理的效率。
再者，电力企业在档案信息现代化的管理过程中，没有和新技术进行有效结合。电力服务涉及到的内容和范围比较广，档案管理新技术的应用与否在一定程度上会影响到企业的服务效果。但是在实际中电力企业并没有注重对新技术加以应用，没有和计算机技术进行有机结合。
另外，电力档案信息的现代化管理过程中，由于受到专业人员的技术素质的影响，对实际的档案信息管理水平提高有着很大阻碍。运用计算机管理档案，必须全面提高档案管理人员专业素质。
（二）电力档案信息现代化管理策略探究。第一，要充分注重对现代化管理意识的加强。电力企业的档案信息管理过程中，要充分注重对现代化管理意识的加强，电力企业的领导层要重视档案信息的管理现代化，在档案信息化管理的投入上要不断加强。在对档案信息化的管理重要性的宣传工作上要积极作为。只有注重这些基础层面，才能有助于电力档案信息管理质量水平的提高。
第二，提高电力企业档案信息化以及科技化管理程度。传统的电力企业档案管理模式已经不能发挥积极作用，在新的发展环境下，要充分重视电力企业档案信息化以及科技化，充分注重档案信息化管理的基础建设设计，以及对信息化管理的体制完善。在档案的信息化管理方面要进行分类管理，将管理的流程合理化呈现。
第三，注重计算机信息技术和电力档案的有机结合。电力企业要与自身的运营情况进行紧密结合，加强对电力企业的运行信息采集以及保存和编目等各个环节的管理，将信息管理技术应用到电力企业生产的各个环节当中。完善电子文件档案的鉴定以及保存工作。
第四，加强电力企业的档案现代化管理队伍的建设。电力企业的档案管理工作实施过程中，其作为档案管理目标实现的重要力量，就要能够充分注重管理队伍的建立与完善，将档案工作队伍的专业水平不断提高。这就需要加强对档案信息管理人员的专业化培训，只有将档案管理人员的队伍素养进行有效提高，才能有助于档案管理整体水平的提升。具体的培训过程中，要突出计算机技术熟练应用技能，加强对档案管理的相关法律知识的学习。
三、结语
综上所述，处在当前的发展进程中，只有充分注重电力企业的综合管理能力的提高，才能有助于电力企业进一步地发展。电力企业档案管理工作是电力企业管理工作的重要组成部分，要充分注重档案管理的现代化技术的应用，注重现代化管理质量水平的提高，只有在这些基础层面得到了加强，才能有助于档案管理的整体质量水平的提高。
【参考文献】
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企业信息化管理方案篇10
1.企业档案管理信息化建设的重要性
企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据，也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先，档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。其次，决策的及时正确，管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误，有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次，档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性，并提供丰富的具有企业特色的知识，提升企业文化。
2.加强企业档案管理的信息化建设
2.1建立企业档案管理信息化建设的基础设施。针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。计算机技术和信息化技术运行的速度较快、运算的精确程度较高，储存信息的能力和逻辑判断能力较强，在文件信息的管理上能建立更为有效的模式，从而能建立高效有序的企业档案管理模式，通过计算机的使用实现了文件信息的管理、统计、接受、发送、查找、利用、浏览的模式，从而能建立企业档案管理的有效信息化管理。由此信息化的档案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，为有利用价值的档案建立了良好的信息的查找和利用方式，也为企业的档案管理和调用建立了有效的方式。使企业的档案管理建立有序又有效的信息化管理，也实现了档案管理的现代化和信息化建设。
2.2实现传统档案的电子化和信息化。企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。企业信息化的档案管理应在通用的档案管理软件的平台之上，然而当前企业的档案管理软件并未统一和规范，从而为企业的档案管理信息化建设一体化和系统化带来了相应的阻碍。档案管理软件的难以统一制约了企业档案管理信息化和电子化进程，随着企业现代化管理水平的提高，企业的档案管理应建立统一的平台，建立统一的电子档案的管理软件平台，实现传统档案的电子转化模式，从而为电子档案的管理和利用提供便利的平台。
2.3实现信息化档案的网络化。企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。
2.4提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干高效、勇于开拓创新的档案人才队伍，这是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。要实现档案管理信息化，首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员，企业要注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才来充实档案队伍。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者还必须学会利用现代化档案管理手段，掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，并学会对各种现代化办公设备进行维护。因此，必须对档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们具有较高的业务素质和较强的开拓创新意识，从而促进档案工作的持续稳定发展。
2.5档案管理系统建立过程中的用户交互模式。企业的档案管理系统的开发和设计一般由专业的设计和管理人员承担，容易造成用户的档案管理系统需求与设计人员的设计不相符合。在档案信息管理系统的设计完成之后，对系统的整体调整和协调也将比较困难，同时也影响了档案管理系统功能的发挥，造成了资源和时间的浪费。从而企业在档案管理的信息系统建设过程中应建立设计人员和系统用户的交互交流模式，为企业档案管理系统的使用和调整奠定良好的交流和信息的发展基础。通过及时的互动交流实现企业档案管理系统的不断完善和企业档案信息化建设的持续发展。