企业合规管理体系建设方案篇1
如今信息化技术广泛应用，企业各项生产经营活动产生大量的电子化资料，作为记录企业历史，反映企业文化的企业档案主体形式已发生变化。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》），要求“把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施”。因此，加强档案信息化建设是当前发展企业档案事业的重要手段，也是丰富企业文化、传承企业精神的客观要求。
一、企业档案信息化建设现状
（一）档案信息化建设不够充分
目前，企业早已普遍采用计算机等电子储存设备对文件资料进行保存，但这仅是档案信息化建设的初级阶段。缺少专业的电子档案管理系统、不能实现远程网络查看和借阅，以及文档一体化程度不高等因素，都会制约企业档案工作的高效管理和高水平发展，这将直接影响档案利用的效果。
（二）传统档案管理手段亟需变革
随着企业规模扩大，档案来源日益广泛，数量剧增，形式多样，如仍然“按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前，电子文件就被更改甚至删除了，导致文件流失、失真等现象的发生。并且，还会造成重复劳动”。所以，面对电子文件便捷的形成和转移特性，传统档案管理手段日渐捉襟见肘，企业加快档案信息化建设势在必行。
二、档案信息化建设内容
档案信息化，是指应用信息技术管理和开发利用档案的过程，它是以信息技术应用为前提，并且动态发展的。以下将从四个方面介绍企业档案信息化建设的主要内容。
（一）基础设施建设
包括网络基础设施、系统硬件、软件、安全保障系统以及适合工作实际的终端、辅助设备。
企业首先应搭建适合电子档案系统正常运行的环境。包括建立与企业规模、发展相适宜的中心机房，布局合适的安全保障体系，购置适合电子档案系统的服务器、存储设备、数据库管理系统，以及终端需要的计算机、扫描仪和数码相机等设备。
（二）数字信息资源建设
1、档案信息数字化是档案信息化的基础
档案信息数字化包含两个方面：一是电子化办公直接生成的电子文件。二是指将以前“摸的着”的档案输进计算机，即“库存档案电子化”。
2、主要内容和基本要求
档案数字信息资源形式多样，包含文书、声像、科技、电子邮件、网页等，但不管任何形式的电子文件，其基本要求是齐全完整、标准规范。电子文件在保存时应采用唯一标识符、统一的命名规则，并设置、捕获元数据。
3、具体建设内容
文书档案电子文件应保存正本、定稿、公文处理单和彩色修改留痕稿，版面格式应符合《党政机关公文处理工作条例》要求，文件格式可采用oFD、pDF、pDF/a等格式归档。有条件的可对电子档案与元数据进行封装。
声像档案应注意品质质量，照片类以tiFF、JpeG格式，像素不低于300万，录像类以mpeG2、mpeG4格式保存，比特率不低于8mbps、录音类以waV、mp3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz。
科技和专业类电子档案的图形类应以DwG格式归档，其它档案类型参照文书、声像类。
（三）应用软件建设
企业使用应用软件一般分为自行开发与购买，两者各有利弊。自身开发软件可能更适合企业需求，但对企业信息实力等各方面要求较高，普通企业无法实现。购买软件方便快捷，但一般需针对企业实际修改，进行二次开发，对档案和信息管理人员要求较高。
（四）保障体系建设
1、经费保障
企业档案信息化建设应从长远考虑，纳入企业信息化整体建设的规划，从而保证有适当的经费预算。
2、制度保障
包括各门类电子文件归档制度，人才配备、经费预算、系统运行管理制度，数字档案备份制度，机关档案管理部门、电子文件形成部门和信息化部门职责分工及奖惩制度。
3、人才保障
配备具有专业素养的专职人员，注重信息化培训，打通档案管理人员发展和进步渠道。
4、安全保障
参照信息系统安全等级保护有关要求，从系统安全、人员配备、信息技术等方面采取多种措施，建立档案信息安全保障体系框架和管理体制。
三、数字档案室是目前档案信息化解决方案
档案信息化建设是一个长期、系统性的过程，对于大部分企业来说，建立标准的数字档案馆相当困难。中办、国办《意见》中提出的“数字档案室”，是适合目前信息化条件下管理电子档案的形式。它的管理对象是以电子文件为主，重在规范，着眼于现实，可将其定位于信息化条件下档案室的先进形式。
企业档案信息化建设应以此为重要节点，作为企业办公自动化与数字档案馆建设的“中继站”。
四、企业档案信息化与企业文化
企业档案客观记录下企业每个历史阶段的经营生产活动，具有担负弘扬企业文化，传承企业精神内涵的重要责任。
（一）充分利用信息化特点促进企业文化
传统企业文化形式体现企业文化活力方面缺乏自身个性，员工主动参与企业文化机会有限。利用信息化手段可提供多方位企业文化展示，为员工建立多渠道企业文化感受。员工远程查阅档案，便捷高效，提高了工作效率，缓解了工作压力，有助于保持良好的工作状态，同时提升了企业办事效率；信息传播快速，焕发内部蓬勃朝气，有助于形成团结、有效的企业文化。
另外，远程档案查询系统可供随时查阅信息，提高了管理透明度；利用档案影像资料制作内容翔实的企业宣传片，利用企业门户网站、档案管理平台企业管理实时状态，有助于展现企业软实力。因此，充分利用档案信息化管理的特色，将企业档案所承载的企业文化浸润到每位员工的日常工作，为企业文化提升提供前所未有的机会。
（二）档案信息化建设应随企业文化动态管理
档案信息化建设应紧密结合企业信息化与企业文化的发展，坚持技术与管理同步、理论和实际相结合。2009年公布的档案管理行业规则-《企业档案工作规范》（Da/t42―2009），将档案信息化建设作为企业档案工作发展的方向性要求。我们应充分认识到信息技术及其产生的档案是持续变化的，基于这一点，企业档案信息化建设应建立动态解决方案。
企业合规管理体系建设方案篇2
党的十七大把反腐倡廉建设同党的思想建设、组织建设、作风建设和制度建设一起，确立为党的建设的基本任务，明确提出要把反腐倡廉建设放在更加突出的位置，旗帜鲜明地反对腐败。第十七届中央纪委第二次全会把国有企业反腐倡廉建设作为一项重点工作作出专门部署。中央纪委、监察部、国资委召开这次会议，说明对国有企业反腐倡廉建设高度重视。马馼部长刚才作了重要讲话，对下一步国有企业反腐倡廉建设提出明确要求。我们要按照马馼部长的重要讲话精神，进一步抓好国有企业反腐倡廉建设。现在我结合会议主题，就中央企业反腐倡廉建设作个发言。
一、认真落实十七届中央纪委二次全会部署，中央企业反腐倡廉建设取得积极进展
今年以来，国资委和中央企业全面贯彻党的十七大精神，认真落实《建立健全惩治和预防腐败体系20*-2012年工作规划》（以下简称《工作规划》），着力抓好十七届中央纪委二次全会和国务院第一次廉政工作会议部署的国有企业反腐倡廉建设重点工作，整体推进反腐倡廉建设。
（一）学习宣传贯彻《工作规划》，注重整体推进中央企业惩防体系建设。
1.认真领会《工作规划》的精神实质。国资委机关以及中央企业各级党组织认真学习《工作规划》和贺国强、何勇同志的重要讲话，国资委纪委要求中央企业结合惩防体系建设促进活动，加强学习贯彻《工作规划》，召开座谈会，交流学习体会。通过学习，我们进一步领会到，惩防体系建设是我们党加强自身建设的重大历史性课题。《工作规划》是我们党深刻总结以完善惩防体系为重点的反腐倡廉建设的实践经验，准确把握我国现阶段反腐倡廉形势，从提高党的执政能力、保持和发展党的先进性的全局高度作出的重大决策。认识到加强惩防体系建设，坚持惩防并举，有利于增强反腐倡廉建设的效果；加强惩防体系建设，用惩治和预防结合的方式抓反腐倡廉，有利于推进党的先进性建设；加强惩防体系建设，解决了腐败问题，有利于巩固党的执政地位，为建设中国特色社会主义提供保证。结合国有资产监管实际，我们体会到，加强国有企业惩防体系建设，落实《工作规划》提出的国有资产监管任务，推进企业完善公司法人治理结构、健全内控机制和风险防范机制，在国有企业构建严肃惩处和有效预防腐败的体制机制，有利于维护国有资产出资人的权益，有利于加强国有资产监管和企业管理，有利于中央企业又好又快发展。各企业结合反腐倡廉建设实际，深刻领会了改革创新、惩防并举、统筹推进、重在建设的新要求，注重增强整体性、协调性、系统性、实效性，把握了惩防体系建设六个要素的内涵及其相互联系、相互促进的关系。
2.结合中央企业实际制定《实施意见》。根据《工作规划》的要求，国资委制定了贯彻落实的《实施意见》，提出坚持强化管理，建立内控机制和完善风险管理体系等要求。《实施意见》体现了企业的特点，强调六项要素的联系性和互动性，在教育上，突出警示教育和廉洁从业教育；在制度上，强调完善资产损失责任追究制度；在监督上，在探索提高同级监督效率的同时，强化对下级的监督；在改革上，善于发现体制机制性问题，及时反馈，推进纳入改革方案；在惩处上，加大案件查办力度，清理积案，排查线索，提高能力；在纠风上，督促企业履行社会责任、规范公共服务行为；在工
作机制上，强调纪委监察局要与国资委业务厅局加强配合，推进牵头任务的落实。各中央企业正结合自身实际，认真贯彻落实《工作规划》和《实施意见》。
3.扎实推进惩防体系建设。国资委和中央企业根据年初对惩防体系整体推进的部署，扎实开展工作。一是注重整合监督要素。多数企业纪检监察、审计与其他监督机构共享监督资源，加强信息沟通，在形成监督合力、提高监督实效上取得了进展。二是运用惩防体系的办法抓重点工作。按照单项工作整体抓、具体工作综合抓的思路，抓好“七项要求”和“三重一大”的督查落实。既开展教育，让领导人员知晓工作要求，也通过宣传和廉洁文化建设，营造环境，让职工群众知道，便于监督；既作为制度去细化，加强执行和检查，也作为查办案件重点，对违反者受理初核和立案检查；既作为领导班子生活会和中心组学习主题，加强党风建设和廉洁自律，也从监督角度提出改革措施，在源头上解决体制机制性问题。三是结合查办案件工作开展体系建设。通过分析案例，注重开发案件的治本功能，改进教育的内容和形式，增强制度的操作性，强化执行力。四是开展对工作效果的考评。一些企业探索建立惩防体系考核评价办法，对业务部门任务完成情况进行量化考核，推进牵头任务的落实。五是加强探讨和交流。国资委纪委继续组织地方国资委纪委在前三年研讨预防腐败能力、制度建设、加强监督三个主题基础上，今年就整体推进企业惩防体系建设进行专题研讨，取得了许多理论成果和工作经验，以此指导和推进国有企业惩防体系建设的实践。
（二）以落实“七项要求”和检查“三重一大”执行情况为重点，加强对企业领导人员的管理和监督。
1.加强工作部署和指导。国资委党委和国资委办公厅分别印发通知，对“七项要求”和“三重一大”的监督检查工作明确责任，提出要求。国资委纪委编写“七项要求”解释，开展对“三重一大”制度理论问题的研讨和征文活动，指导和推进企业掌握两项工作的目的与要求。通过开展调研和试点，听取企业对做好这两项工作的意见，按照不繁琐、重实效的原则确定督查调研工作方案。
2.中央企业落实“七项要求”的情况。一是确定督点。许多企业对近年来发生的违纪违法案例、办理的举报件及领导人员廉洁档案进行梳理，有的通过问卷调查和定量分析等方式，对与“七项要求”有关的易发、多发及职工反映强烈的问题进行分析，确定检查的重点人员、领域和岗位。二是认真做好自查。企业领导人员对照要求填报自查登记表，在职能部门把关后，企业党组织审核认定。截至9月19日，125家中央企业报送了领导人员自查情况汇总表。三是规范廉洁从业行为。许多企业将“七项要求”纳入廉洁承诺、述廉议廉、廉洁谈话内容，修订廉洁从业承诺书、党风廉政建设责任书，并结合完善内控机制和风险管理，对“七项要求”涉及的生产经营环节，特别是资产整合、引入战略投资者、担保、委托理财、招投标、物资采购等环节，查找漏洞，完善制度和程序。四是对发现的问题加强整改。从调查摸底情况看，“七项要求”涉及的问题在企业有不同表现，有的利用职务便利通过同业经营或关联交易为本人或特定关系人谋取利益；有的在资产整合、引入战略投资者过程中利用职权谋取私利；有的为配偶、子女和其他关系人从事营利性经营活动提供便利。许多企业已经针对存在的问题开展整改，效果良好。例如一家企业通过整改，三名领导人员退出兼职取酬收入61万元。
3.对中央企业执行“三重一大”制度的督查情况。各中央企业按照国资委制定的方案，认真做好自查工作。一是督点内容。企业纪检监察机构组织业务管理部门，重点对“三重一大”制度是否建立、决策内容和方式是否明确、权限是否清晰、程序是否规范、监督是否有效等进行监督检查。目前，企业自查自纠工作已结束。二是督查工作取得阶段性进展。从检查情况看，中央企业基本做到了决策民主、过程公开，特别是随着公司制股份制改革的深入和国有独资公司董事会试点工作的推进，党内监督、民主监督得到更好落实，企业执行“三重一大”制度的体制机制有了保证。通过这次检查，推进了企业“三重一大”制度的完善和落实。三是督查中发现的一些问题。有的企业领导人员对执行“三重一大”制度在认识上还有差距。有的企业“三重一大”制度不健全，对违规决策的责任追究不到位，决策失误的现象还时有发生。
4.继续抓好对“七项要求”和“三重一大”贯彻落实情况的督查调研。10月份，国资委纪委将组织有关业务厅局，对部分中央企业两项重点工作的落实情况开展督查调研。针对职务消费、投资入股、兼职取酬以及企业决策内容不确定、决策程序不完善、决策过程不规范、决策执行的监督不到位等加强研究，配合有关部门制定法规性文件，出台实施细则，进一步规范中央企业落实“七项要求”和“三重一大”决策制度的工作。
（三）保持惩治腐败的工作力度，加强对中央企业案件特点和规律的分析。
1.坚决查处违纪违法案件。按照惩防体系建设的要求，我们坚持惩治和预防两手抓、两手都要硬，注重发挥对腐败的惩治功能，严肃查处造成国有资产流失等违纪违法案件。
2.加强对企业案件特点和规律的分析。中央企业与其他领域一样，举报普遍减少、窝案串案居多。同时也有一些自身特点。一是违纪违法主体多为二三级企业领导人员和财务管理、物资管理、项目管理等关键岗位人员，呈现低职低龄的现象。企业主要领导人员违纪违法，多有关键岗位人员配合，形成企业内部的权钱、权物两个环节的结合，使腐败行为得逞。低职低龄人员的案件多出现在二三级及以下企业，由于他们经不住物质利益诱惑导致违纪违法。二是违纪违法性质多为贪污贿赂、失职渎职、商业贿赂，以及通过窃取商业和技术秘密获取私利。失职渎职和贪污贿赂多为企业领导人所犯错误，主要是违背集体决策原则、一个人说了算。贪污贿赂多为领导人员和关键岗位人员共同所为。而商业贿赂和窃秘则基本是非领导犯罪或低职低龄违纪违法行为。三是违纪违法手段多数是利用企业重组改制、产权交易等机会，通过私自经商办企业、同业经营、关联交易，造成国有资产流失。四是违纪违法的后果多数涉案案值较高，造成的国有资产损失较大。
从案件发生过程看，我们对中央企业的案件有几个规律性认识。一是企业内部管理经营相对规范稳定，案件不多、大案更少。当企业参与市场活动，特别是与中介组织、一些非公企业等市场主体打交道时，发生案件的机率比较高，从而造成国有资产流失，领导人员失范，产生商业贿赂等违纪违法案件。这与社会诚信体系不健全有关，需要我们增强适应性和有效对策，建立防治商业贿赂长效机制。二是在企业发展相对稳定时，发案少、大案更少。企业处在较大动态中，比如改制重组、产权交易、破产等过程中容易发生案子甚至大案子。最近在研究明年工作时，我们
提出对拟重组改制企业的问题举报要早排查、早预防，防止有人借改制重组隐瞒问题，造成新的问题，造成国有资产流失、企业领导人员犯错误。三是企业各项管理包括对党风廉政建设工作抓得认真，基础扎实，企业就健康发展。企业管理薄弱，基础工作不稳，对党建工作乃至教育、制度、监督不重视、不落实，用形式主义抓工作，搞短期行为，就会出现管理混乱，这样的环境和作风，常会被人利用，产生违纪违法案件。四是企业领导人员正确对待自己的多重角色，正确处理各种利益、权益关系时，企业就健康发展。企业领导人员对这些角色、关系处理不当，就会出问题犯案子。把董事会一人一票决策和党委会集体决策，变成一个人说了算，就会发生决策失误，甚至酿成大错。对职务消费运用不当，扩大到个人消费、家庭消费乃至小团体消费，就会超出界限，违纪违法。
3.注重发挥查办案件的综合治本功能。年初，我们决定每年召开一次案件情况通报会，向中央企业负责人通报案情，开展警示教育。去年我们已在所管理的行业协会、事业单位做了尝试，也在国资委纪委监察局内部对查办的案件进行了分析研讨，效果都很好。今年的中央企业案件情况通报会即将进行。中央企业在查办案件基础上，通过一案一整改、一案两报告、一案举一反三等措施，认真剖析案例，研究案发原因。针对企业案件发生的特点和规律，重点查找企业生产经营管理中的漏洞和薄弱环节，提出有针对性的完善管理意见并督促整改。同时，寻找教育、制度、作风等方面存在的缺失，提出有针对性的改进措施，体现了务虚工作的硬度，充分发挥了案件检查工作的综合预防作用。
二、坚持惩治和预防结合，坚持反腐倡廉与国资监管结合，把握企业惩防体系的本质要求
20*年以来构建惩防体系的实践，特别是今年以来几项重点工作的推进，使我们体会到，按照惩防体系建设的思路和方法抓反腐倡廉工作，将预防和惩处的功能结合起来，统筹运用教育、制度、监督、改革、纠风、惩处等要素，就能相互促进、产生综合治理的效果。国资委和中央企业坚持惩治与预防并举，坚持惩防体系与国有资产监管和企业改革发展相结合，就能有效发挥惩治和预防的综合功能。
（一）发挥国资监管和反腐倡廉的预防功能，做好保证国有资产安全的基础工作。预防性的基础工作分国资监管和纪检监察两方面来做：
一是国资委完善国有资产管理体制、推进企业改革，为从源头上防治腐败创造了条件。近几年，国资委加强了企业国有产权管理、规范产权转让等措施，有效防范了重组改制和产权流转中的资产流失；完善公司治理结构，强化权力制衡约束，进一步防范了决策失误、权力失控和行为失范造成的国有资产损失；深化中央企业内部改革，完善内控机制建设，增强集团控制力，有效控制了国有资产经营风险。
二是国资委纪委监察局和中央企业纪检监察机构服务改革发展大局、融入企业经营管理中心工作，按照反腐倡廉建设的要求，加强企业领导人员作风建设，深化廉洁自律工作；大力推进企业廉洁文化建设，开展了具有纪检特点的警示教育，营造廉荣贪耻的氛围；推进企业在完善经营管理制度中落实反腐倡廉的有关规定，督促经营管理部门落实党风廉政建设责任制，做好防范腐败的基础性工作，加大了从源头上防治腐败的工作力度。
（二）运用考核激励约束机制和查办案件的惩治
功能，强化国有资产安全理念。国资委对中央企业负责人实行年度和任期经营业绩考核，年度业绩考核结果与企业负责人绩效年薪挂钩，任期业绩考核结果与企业负责人任免及中长期激励挂钩，按照五个等级严格兑现奖惩，促进了国有资产保值增值。国资委纪委和中央企业纪检监察机构围绕产权转让、改制重组、物资采购和工程招投标等容易造成企业国有资产流失的环节和领域，加大案件查处力度，严肃惩治腐败，有力地维护了国有资产安全。
（三）发挥监督的综合功能，把预防与惩治结合起来，加强对国有资产的有效监管。国资委认真履行出资人职责，推进规范企业财务管理基本制度，加强企业财务监管，实施经济责任审计和专项审计，实行监事会当期监督等措施，提高了监督的时效性和有效性。中央企业在创新监督体制、增强监督实效上进行了有益探索，如有的企业实行纪检监察、审计、监事会“三位一体”监督模式等，更好地发挥了监督既可以检查督促、预防腐败于未然的作用，又具有及时纠错与追究的功能，加强了企业国有资产的监管。特别是以工程建设、营销采购、财务管理、节能降耗等为重点的效能监察监督，20*年至20*年，共挽回经济损失45亿多元,节约资金160多亿元，发现了一批案件线索，实施了责任追究，提出了许多监察建议，督促企业管理部门建章立制、堵塞管理漏洞，有力地促进企业经济效益和管理效能的提高。
三、坚持融入中心统筹推进，正确把握和处理中央企业反腐倡廉建设的几个问题
加强中央企业反腐倡廉建设，需要我们紧密结合国有资产监管体制改革和中央企业改革发展实际，正确把握和处理以下四个问题。
（一）加强反腐倡廉建设要与完善企业内控机制和风险防范紧密结合。加强中央企业反腐倡廉建设，要以完善惩防体系为重点，与完善国有资产监管体制、企业内控机制和防范经营管理风险紧密结合，共同发挥预防腐败和促进国有资产保值增值、防止国有资产流失的重要作用。在贯彻落实《工作规划》和《实施意见》中，要结合企业发展战略规划和改革发展中心任务，按照惩防体系要求，推进企业完善内控机制、加强防范风险工作，使之融为一体，相互促进，防止出现“两张皮”现象。我们制定的《实施意见》，以国资委党委和国资委文件印发企业，就充分考虑到中央企业的特点，要求企业党政齐抓共建。各企业不能把惩防体系仅当成纪检监察机构或企业党委政工的体系，而是要建设成为整个企业的惩防体系。
（二）加强反腐倡廉建设要充分发挥业务管理部门的重要作用。中央企业反腐倡廉建设既是企业党建工作的重要内容，也关系到加强企业领导人员的管理和监督，涉及到企业生产经营管理的各个方面。中央纪委部署国资委完成《工作规划》的6项牵头任务和20项协办任务，都与国有资产监管、产权交易市场建设、规范招投标等工作有关。完成这些任务，需要在国资委党委统一领导下，横向上形成合力、纵向上形成长效机制，运用惩防体系的方法和作风来统筹安排。纪委要围绕国资委中心工作，发挥好组织协调和督促作用。业务部门要根据惩防体系分工，抓好牵头任务和协办任务的落实。国资委惩防体系建设工作领导小组要注意研究单个部门难以完成的事项，注重解决实际问题。领导小组办公室也要有业务部门的人员，加强联系沟通。中央企业也要按照上述要求，做好任务分解和责任落实，加强考评，推动业务管理部门共同参与惩防体系建设。
（三）加强反腐倡廉建设要突出重点，以点带面，整体推进。中央企业要在增强反腐倡廉建设的整体性、协调性、系统性和实效性上下功夫。企业反腐倡廉建设内容广泛，各个时期都有不同的工作重点。要根据国有资产监管和企业改革发展的进程，确定相应的反腐倡廉建设重点，发挥好促进和保障作用。这就要求我们运用系统论的思想和方法，针对企业管理的薄弱环节和反腐倡廉建设的关键领域，既要做好反腐倡廉全面工作，又要抓好各个阶段的重点工作，防止顾此失彼。要集中企业各方面资源和力量，统筹推进，以抓重点工作带动全面工作，从整体上实现反腐倡廉建设目标。
企业合规管理体系建设方案篇3
（1）档案信息化基础建设
随着电子计算机和网络技术的发展，档案管理信息化程度逐步加深，截止目前，勘探设计企业档案信息化系统的建设已经相当完善，普及率较高，但是到目前为止，很少有档案管理网站的建设，档案管理网站系统可更好的实现档案资源的服务工作。截止目前，我国已颁布了40多项与档案信息化有关的标准，但是这些标准过于陈旧，且标准间内容不一，加之宣传力度不够，很难实现档案信息化标准的建设执行。
（2）档案信息化建设的缺少资金投入。
档案信息化建设是一项巨大资金投入的建设，目前，多数企业对档案的管理不重视，导致资金投入不到位，难以有效的实现档案管理的信息化。我院已将档案管理纳入日常工作管理中，档案管理工作得到领导的高度重视，但受到科技资金数额的限制，仍难以实现网络信息化的建设进程。
（3）档案信息化建设人才缺乏。
从信息产业部的统计数据可知，我国产业信息化的发展与人才的需求是极不平衡的。尤其是档案管理方面，企业忽视档案的重要性或仅仅重视档案专业知识的需求，而忽略信息化人才的需求与培养，导致在档案信息化的管理与维护中出现一系列的问题。针对勘探设计企业来讲，人才缺乏主要表现在以下两个方面：第一，当前档案管理人员的信息化素质过低，虽然可进行基本技能操作，但缺乏专业的技能培训与教育；第二，缺乏具有信息化专业只是的档案管理人员，在软件系统的开发、使用与维护过程中，受专业信息知识的限制，一旦系统出现问题，只能寻求技术人员的帮助，不仅浪费时间，同时也制约了档案信息化建设的速度与质量。
（4）档案信息资源整合不完善。
目前，勘探设计企业档案资源的质量与数量都得到很大提高，多样化、多途径成为当前档案信息资源开发利用的主要特点，档案资源需求也呈现出全面化与丰富化。但是，多数勘探设计企业内部部门间沟通不足，缺乏沟通与协调，无档案信息化合作意识。由于各部门间软件环境不同，导致一次输入的资源难以多次利用，或难以进行转换，这样，必然会出现多次重复性劳动，严重影响了信息资源作用的发挥。档案信息资源整合不完善已成为制约档案管理信息化发展的关键点。
2勘探设计企业档案信息化建设与档案管理的措施分析
（一）完善档案信息化工作体系
只有构建了相应的工作体系，才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲，要明确管理体制，完善运行机制，贯彻执行电子文件管理等相关规定，同时，构建电子文件管理机制，以便全程管理电子文件。要结合档案法，赋予档案局相应管理职能，在信息化建设中，档案部门积极协调，对工作体系进行统一建设。另外，在电子政务建设中，也需要适当提升档案信息化工作的比重，以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善，规范工作行为，编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等，明确目标任务、完成时限以及责任单位等；在此基础上，完善现有法律法规，强化监督检查和执法。
（二）推进档案数字化和资源共享
资源建设是档案信息化建设的核心内容，要结合这个中心开展其他工作，要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先，逐步推进档案数字化建设，按照相应原则，科学编制工作计划，强化监督检查工作，以便顺利开展档案数字化工作；同时，在用户使用需求得到满足的基础上，还要构建档案数字化目录，投入相应人力、物力和财力资源，各部门协同工作。此外，实行纸质和电子文件双归档制度，并关联并存规定范围内的文本和图形文件，实现档案全文检索。其次，要逐步推进档案信息资源共享，结合相关标准，统一构建档案信息管理系统，有机融合本系统和办公系统，在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。
（三）创新档案信息服务手段
档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率，需要采取一系列的措施，不断创新档案信息服务手段；可以提高档案信息远程查阅利用服务能力，结合我国相关规定，科学设定档案公开级别，并构建档案信息资源网上公开评估体系，主管部门以固定形式向指定网站上需要公开的信息，各级档案部门借助链接方式整合相关资源，逐步完善档案信息资源网，实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案，可以应用政府信息申请公开程序，对使用者身份信息确认之后，提供远程查阅服务，借助于网络检索，相关人员可以更加便捷地查阅档案。安全建设也需要引起重视，要及时升级各种杀毒软件，应用先进的身份认证和网络监控技术，同时强化访问控制，对标准进行构建，明确规定备份机房和技术条件，保证档案信息安全。
3推进企业档案信息化建设中的几点建议
（一）明确企业档案信息化建设的目标
档案信息化建设的目标在于提高档案信息为企业各项建设服务的能力。建设以数字信息化、网络化和信息共享为主要内容的数字档案馆，加快基础信息数据库建设，引进先进的档案管理模式，并结合企业的发展，企业档案管理的需要，不断充实、不断完善；构建文书档案管理信息系统、科技档案管理信息系统和科技资料管理信息系统；建立企业档案信息共享的安全保密机制；引进和开发必要的数据库，以满足企业市政设计人员的研发工作需要。
（二）企业档案信息化建设的任务和实现途径
企业档案管理多是采用手工作坊式的操作。各种归档材料从形成、归档、整理、保管到利用都是手工来完成。企业档案信息化建设就是要改变这一状况，使海量纸质档案变革为胶片化、数字化档案，将传统档案馆变革为数字档案馆。为此，档案管理模式必须向网络化、计算机化方向发展，通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储及其他存储模式等先进手段，对数字档案进行集中统一管理。
（三）档案信息建设中应注意的问题
一是建设跨企业的档案信息资源共享平台，以资源共享弥补资源的不足；二是做到馆藏档案数字化和现代文件归档的电子化，建设企业电子文件中心；三是积极探索实现档案信息化建设和企业政务建设有效衔接的途径，使档案信息资源与企业公共信息平台的信息实现对接。企业档案数字化建设存在的普遍问题，也是电子档案管理的难处。一方面，现有档案工作人员要积极学习先进的信息科学技术，努力使自己成为复合型人才；另一方面，企业档案部门也要加强人才结构的调整，有计划地引进计算机专业人才，加快实现计算机技术与档案专业技术的融合。
企业合规管理体系建设方案篇4
关键词：档案管理；制度体系构建；优化思路
一、建立现代档案管理制度体系的必要性
建立现代企业档案管理制度是企业改革的一项重要措施，是企业档案工作保持健康发展的必要手段。因为企业制度的创新与现代企业档案管理制度的建立是互相补充、促进的。
（一）企业改革需要档案管理制度的创新，在企业改革过程中，无论是转变经营机制，还是建立现代企业制度.档案为企业调整组织和产业结构，对外经济合作、清产核资.进入市场成为具有独立法人权力竞争者提供重要的信息和依据。
（二）现代企业制度的建立对档案工作也提出了新的要求，如果企业档案工作还停留在传统管理模式下，将阻碍其发展。作为企业科技信息管理的组成部分，档案部门要积极探索档案工作发展的新思路，着手进行改革.实现档案管理制度的创新。
（三）制定档案管理制度，是为了加强档案管理工作，提高档案管理质量，更好地为社会、为民众、为企事业服务，档案管理制度的强弱直接影响到档案管理的效率和效能。
二、结合实际，建立现代企业档案管理制度体系
档案管理制度的建设是科学规范开展档案工作、加强企业信息档案资源建设工作的首要环节。因为制度是基础保证和根本保障，它使各项工作有章可循、有法可依。现代档案管理制度体系的建设应包含档案工作规章、档案管理制度、档案业务规范和重点档案工作制度等方面的内容。其中档案工作规章包括各级、各部门档案工作人员责任及文件形成归档责任制度、档案工作规定、资产与产权变动档案处置办法、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等方面；档案管理制度具体又涵盖了档案管理办法、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案保密制度、电子文件归档管理制度等制度内容；档案业务规范则又囊括了档案整理规范、档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范、档案全宗管理办法等内容；而重点档案工作制度则包含了军工电子固定资产投资项目档案管理规范、档案工作协作组工作规则等等。
笔者所在的中电海康集团有限公司是2014年在总部中国电子科技集团公司“加快安全电子产业发展”的号召下由中国电子科技集团公司第五十二研究所下属全资子公司浙江海康集团组建而成的安全电子产业子集团，公司建立伊始，公司领导就十分注重制度体系建设工作。中电海康档案管理办公室更是积极配合公司制度建设工作，结合档案工作的特点难点，在贯彻公司制度建设的总体部署和要求的前提下，档案工作人员勤做功课，积极调研，认真完成《中电海康集团有限公司档案管理办法》，其中包含了档案管理人员工作职责、档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等等规范，奠定了档案管理工作的基础，初步在制度建设和执行环节层面上打造了闭环管理平台。随后各专兼职专业档案管理人员结合自身工作实际经验，相继出台《文书档案管理细则》、《会计档案管理细则》、《科研档案管理细则》《仪器设备档案管理细则》等等制度规范，进一步强化责任落实，严格工作标准，使档案管理工作很快上了一个新的台阶。后续我公司档案管理部门将进一步完善档案管理制度建设，从强化企业档案资源建设角度出发，积极学习、研究先进企业的档案资源建设经验，制定出适合我公司发展要求的企业档案资源建设制度，推进公司档案资源建设工作的开展，如《企业档案资源开发与利用制度》、《档案资源建设管理制度》、《档案资源建设达标升级考核测评办法》等制度，最终建立健全一整套科学规范、可操作性强的现代档案管理制度，夯实公司档案管理工作的基础。
三、如何优化创新档案管理制度体系
（一）制度创新战略――走实用化之路
没有永久不变的制度，只要是符合本单位实际情况的，可以进一步提高效率的就是好制度。制度创新的成果要经得起实践的考验。在档案馆看来有效可行的制度，未必在基层单位档案室能顺利推广和应用。档案人员一定要深入学习和研究本单位的当前发展战略和中长期发展规划。制度创新着眼点在于组织内部。机制与制度是密切相关的。机制是由制度内化而来的，档案管理制度是否符合本单位运行规律，这是档案管理机制创新能否实现的关键。
（二）管理创新战略――走复合化管理模式之路
新世纪的新技术革命，正在推进组织管理现代化和办公自动化。档案形成的规范性和档案利用的广泛性，将使档案和档案工作走出档案室，走向组织管理的每个角落，使档案事业成为组织内全体干部职工的共同事业。搞档案工作信息化也好，搞档案数字化也好，千万不能忽视传统档案管理模式。我们主张在传统的基础上进行改进，引进现代化的技术和管理手段。数字档案和纸质档案同步推进，采用复合化管理模式。复合化档案管理模式是档案载体多元化，两种不同载体的档案如何有机结合保存的模式，有利于档案管理发展的良好模式。
四、结语
和谐社会背景下需要对档案管理工作进行全新的思考和改革，这既是社会主义和谐社会民主法治、公平正义、诚实守信等社会内涵对档案管理工作的内在要求，又是社会主义市场经济体制对档案管理工作提出的新的挑战。档案管理模式与管理体制是动态发展的，需要结合先进理念和具体实际不断补充，推进企业档案管理模式与管理体制研究的不断深入。
参考文献：
[1]李宏，李衍.和谐社会档案管理制度创新研究[J].办公室业务，2014（2）.
企业合规管理体系建设方案篇5
摘要：档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分。为了实现档案管理规范化、科学化、信息化，本文根据企业档案管理现状，分析其中存在的问题，继而秉承科学管理的基本要求，就如何实现企业档案的科学管理提出了自己的几点看法。
关键词：档案管理企业管理科学管理
档案是企业全部活动的真实记录，是企业生产、经营、管理活动的基础，是企业宝贵的经验财富和重要的信息源泉，具有不可替代的凭证和史料参考作用。档案管理工作是企业管理的重点内容。从企业的档案管理水平可以看出该企业的内部管理水平。新形势下，档案管理方面仍存在一些问题，比如从业人员素质达不到上岗标准，现行档案管理制度不健全、档案管理信息化进程缓慢等等。要解决这些问题，必须围绕经济转型升级、重点领域改革和社会治理创新等重点任务，挖掘档案价值和潜力，发挥档案在培育社会主义核心价值观和文化传播方面的重要作用。其次要对标“十二五”规划，着力推进档案文化传播、数字档案馆建设，创新档案管理模式，科学谋划“十三五”期间档案事业发展方向。同时，要重点加强信息化建设，充分发挥计算机系统的辅助作用，优化档案管理体系，严把进馆档案质量关，实现科学管理，促使档案管理朝着专业化的方向不断延伸。在笔者看来，要实现企业档案科学管理，首先要破解以下几个难题。
1提高档案管理人员素质
档案管理人员的专业素质在很大程度上决定着企业档案管理水平。在科学管理的要求下，档案管理人员不仅应具备从档案的立卷、整理、编撰、鉴定，到档案著录、标引，档案的保管等基本操作技能，而且必须精通计算机技术，能够运用现代化科技手段规范日常管理工作，并且要爱岗敬业，有大局观念，能够将繁琐的任务思路清晰的逐一落实。档案工作有较强的专业性，决定了档案管理工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。要紧跟时代步伐，积极参加技能培训，学习政治理论和各种新的知识技能，尤其要密切关注国家有关档案工作管理规定，深刻领悟其内涵，逐渐成长为理论与技能并重的复合型人才。为企业打造学习型档案管理队伍贡献力量。
2完善档案管理制度体系
加强制度建设、建立良性运行机制，是提高档案管理科学化水平的关键和保证。首先要建立健全科学管理档案的长效机制，引进一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，企业档案管理应注重对相关科学知识的补充和更新，更应该运用现代科学技术手段不断强化管理水平。具体来说，一是要建立目标职责体系。制订《档案管理工作分管领导岗位责任制》、《档案管理领导小组工作职责》、《档案员、兼职档案员工作职责》等。档案管理领导小组负责企业档案工作的组织、管理和指导；专职档案员负责文件的归档、移交、销毁等，并对各部门的档案工作进行指导；兼职档案员负责本部门档案管理制度的执行和有关文件的清理及移交工作。二是要建立操作规范体系。按照档案管理要求，结合本企业实际，制定并落实文书立卷归档办法，文件材料分类方案、归档范围、保管期限制度，档案保管、保密、利用、统计、鉴定销毁等制度，使档案管理工作做到有章可依，有规可循。三是要建立督促检查体系。大力加强对档案管理的监督检查力度，每年组织开展至少两次档案管理安全检查，采取自查、互查、抽查、普查相结合的方式，有效堵塞档案管理中的漏洞和隐患，坚决杜绝在档案管理中出现案卷损坏、失密泄密、案卷丢失等问题，推动档案工作健康发展。
3重视档案管理信息化建设
信息化建设是实现企业档案科学管理的主要途径。企业应该在现有基础上，坚持完善档案数据库建设，做好档案基础数据汇编、档案查阅利用等工作，努力使档案管理走上规范化、制度化的轨道。
首先，着力提高档案硬件水平。为适应新时期档案工作的新要求，提高档案管理水平，企业应该结合实际，增加投入，不断更新档案设备，使各项档案管理设施力求达到规范化的标准，促进档案资料管理的全方位、科学化管理。
其次，充分利用计算机系统，规范档案数字化加工中心，加强对档案的著录和扫描，认真做好文件的收、发工作。档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计，积极做好档案信息资源的开发利用，以确保能为企业的发展提供有效的服务。
4结语
加强档案的科学管理工作，是企业档案部门面临的共同课题，档案部门要增强创新意识，注重研究新情况、把握新规律、解决新问题，克服因循守旧、墨守陈规的思想和做法，以新的思维对待新的形势，推动档案工作不断创新发展。
参考文献：
[1]罗琴.基于和谐管理理论的企业档案管理研究[D].湖北大学，2013.
企业合规管理体系建设方案篇6
论文关键词：知识管理 企业档案工作 协同 创新
知识管理给管理的一切要素都带来了巨大的冲击和挑战，档案作为知识家族中的重要成员，也受到了知识管理波涛的席卷。企业档案具有边际报酬递增的特点，对企业档案知识的挖掘能够很好地服务于企业经济效益的创造，企业档案部门应该实现与企业知识管理环境和实践的协同，最大程度的发挥档案知识的边际效益。但目前，现行企业档案工作模式与知识管理的相容性存在问题，企业档案工作在知识管理环境下走向了“瓶颈”，本文将在详细分析问题的基础上提出应对策略。
一、知识管理环境下企业档案工作的“瓶颈”
1．传统企业档案的分类模式不合时宜。国家档案局早在1991年就已颁发《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》)，将工业企业档案分成十个大类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归人上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。随着管理环境的变化，今天我们再来审视《规则》的字里行间，会发现新生档案群体在《规则》中无处安放。
知识经济对企业档案工作产生影响的另一个方面在于企业档案成分本身也发生了诸多变化，企业竞争情报、客户档案与知识产权档案等应运而生。竞争胯限是关于竞争环境、竞争对手、竞争态势和竞争策略的信息研究。从本质上看，竞争情报是一种能产生效益的知识，具有很强的目的性、针对性、时效性、决策性及增值性。知识经济时代将竞争隋报为组织机构取得竞争优势方面的强大功能突显出来，也将竞争情报的功用提升到一个前所未有的高度。企业客户档案指标准版式的客户资信调查报告，具体内容包含对供应商、销售商，有竞争或合作关系的企业以及个体客户资料的收集、处理、评价成果等。对客户档案进行知识挖掘是企业维持固定客户群、发展新客户以及扩大市场份额的工具。基于发展的角度，《规则》所规定的企业档案类目在知识经济环境中早已时过境迁、不合时宜，由于经济增长方式转变而催生的这些新档案群体在《规则》中无处安放。需要在企业档案的一级类目中明确这些企业新生档案的归属。
2．传统企业档案的管理模式难以为继。“八大环节”是传统档案管理模式的象征。文档一体化管理，电子文件的全程管理等理论给“八大环节”模式带来了强有力的冲击。基于实践层面的文档—体化和全程管理，就是要求重新规划并建立企业档案工作的业务流程。
人们已经开始认识到：对于各种知识资源的管理，其核心在于对资源进行整合。成功的知识管理不是把各种知识资源有条不紊的保管好，而是将新的、片段的、孤立的信息补充到原有的固化知识中，实现知识的重新组合，从而扩大知识的整体能量，实现知识资源整体效能的最优。企业档案管理模式必须体现这样的思维，企业档案管理的业务流程需要做新的设计，以弥补“八大环节”缺少渗透和融合的缺陷。新的企业档案业务流程的设计必须注意以下几个问题：
(1)档案部门在企业知识系统中的定位务必准确。基于实践操作层面来讲，企业知识系统设计与实施主体均非企业档案部门。这正如档案馆承办现行文件开放一样，现行文件开放最终没有颠覆档案馆的本职角色，档案馆是保管国家历史档案的基地。政务信息公开时期，档案馆可以开放现行文件；知识管理时代，档案部门则应该把自己建设成为企业知识系统的重要一环。但是从实际出发，档寒部门绝不可能成为企业知识系统的构建主体。
(2)将档案知识的管理纳入企业整个知识资源管理规划中。企业知识资源包罗万象，档案、图书、情报、资料等都是企业的知识资源。长期以来，各种知识首先确立自己的“生态环境”，然后开始建立相互之间的“生态链”，最终的结果是建立强大的生态系统。知识管理的目标就是建立起强大的生态系统。为更好地发挥各种档案知识资源边际效益递增的优势，最好的解决思路是寻求档案、图书、情报、资料等信息资源的整合。档案业务流程的设计应该以企业整个知识管理系统的设计方案为行动指南，企业知识管理系统则具有对企业全部知识资源的整合机制。
(3)文件全程一体化管理。传统的档案学理论认为：档案从物质实体上看是指从归档到永久保存或最终销毁的文件。传统的“档案运动观”塑造了传统档案工作流程的灵魂以阶段式管理为中心。收集、鉴定、整理、归档、保管等各工作环节相互独立；档案业务工作与档案利用工作缺乏联系；档案部门与单位内其他部门缺乏必要的沟通；档案工作人员观念封闭，缺少企业文化的熏陶。文件全程一体化思想指档案部门对文件从产生到归档这一段时期的管理工作进行前端控制。这既满足了电子文件的管理需要，也便于了解文件的形成背景，更有利于挖掘文件信息中的知识资源。
二、实现企业档案部门与知识管理的协同
1．目标协同。档案部门在参与企业知识管理过程中，分目标应与知识系统的总体目标基本保持一致。目标是行动的指南，目标不相符，最可能导致的结果是实现了局部效益，但总体效益不一定有增加。通过协同机制将企业各个知识子系统的分目标统一起来，在协同环境中建立趋同的价值追求，使得参与知识管理活动的各个部门能够朝着同一个方向前进。
2．技术协同。强调各个分散工作环境下的知识系统之间应具有较好的兼容性和通用性。企业各个部门会由于自身实际情况所限而对知识系统的技术标准要求不一，标准上的差异会在部门之间的合作中形成“技术壁垒”。企业知识主管部门首先要花费时间和精力在各类系统的转换与协调上，这样才能保证知识存储和利用的一致性。高度兼容的系统不仅能够发挥若干子系统本身的整体功能优势，同时也能够放大系统内聚后的功能创新效应。
3．资源协同。重新整合知识资源，优化知识资源的配置，提高知识的利用效率。知识经济时代，知识的交叉性、集成性和复合性使企业各信息部门必须和谐地联系起来，档案知识必须与其他部门的知识资源整合才能实现其价值。对于很少使用或具有潜在价值的档案知识或图书、情报知识，企业应建立一个整合知识资源的平台，将知识单元或其线索以结构化的方式记录在指定数据库或知识库中，并由专人负责管理，使得知识能在适当的时候发挥应有的效用。
三、企业档案工作与知识管理协同的策略分析
1．利用协同思维，引领企业档案分类模式创新。标准与规则的设定都与一定的社会管理环境密切相连，《工业企业档案分类试行规则》在设定之初，并没有预测到知识管理的到来，更无法预知知识管理给企业档案类别带来的巨大冲击。自《规则》颁布至今，企业管理环境发生了彻底的变化，《规则》并没有新的修订。企业档案分类模式的创新应该被提上议事日程。
基于协同论认为：企业档案的分类应该以档案信息的相关性为标准，分类工作要建立在熟练掌握档案信息的基础上展开。知识管理时代，档案分类适宜采用内容分类法。基于协同论还认为：企业档案部门除了与企业其他信息部门协同外，还应该积极与企业研发、采购、销售、客服等职能部门协同，充分挖掘这些部门的竞争情报、客户档案与知识产权档案。对于企业档案内容分类法，企业档案部门则可以加强其分类操作的标准版式，如设立内容主题词，也可以加强内容关联性系统的研发与构建。
2．企业档案管理系统纵横协同，促进档案业务流程的重组或优化。业务流程重组的内涵主要包括三个方面：一是强调流程整体化。每个员工应该熟悉和掌握某一流程的所有步骤，改变以职能分工的运行体系、以作业流程为基础的管理模式，强调工作过程的整体陛和统一性。二是依赖信息技术的支持。运用现代信息技术对企业原有工作设计进行根本的再思考和彻底的再设计，以求企业关键指标，如成本、质量、服务和速度等获得巨大的成功。现代信息技术为企业提高核心竞争力提供了机会和可能。三是提高企业的效率和效能。实现业务流程重组，重点解决组织结构扁平化问题，减少管理层次，裁减冗余人员，以期达到灵活、敏捷、应变的效果。优化或重组企业档案业务流程需要把握两个层面的问题，笔者将其归纳为纵向协同与横向协同。
(1)纵向协同：文档一体化。大亚湾核电站总经理评价核电站运行情况时曾说过：“大亚湾核电站所以能长期安全、优质、高效，是因为有三大支柱：一是拥有一流的人才；二是拥有世界上先进的技术设备；三是拥有一个优秀的文件档案管理系统。”他把文档管理列为企业安全、优质、高效的三大支柱之一。档案工作环节和一些具体的操作手段的革新，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些烦琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。
企业合规管理体系建设方案篇7
论文关键词：知识管理 企业档案工作 协同 创新
知识管理给管理的一切要素都带来了巨大的冲击和挑战，档案作为知识家族中的重要成员，也受到了知识管理波涛的席卷。企业档案具有边际报酬递增的特点，对企业档案知识的挖掘能够很好地服务于企业经济效益的创造，企业档案部门应该实现与企业知识管理环境和实践的协同，最大程度的发挥档案知识的边际效益。但目前，现行企业档案工作模式与知识管理的相容性存在问题，企业档案工作在知识管理环境下走向了“瓶颈”，本文将在详细分析问题的基础上提出应对策略。
一、知识管理环境下企业档案工作的“瓶颈”
1．传统企业档案的分类模式不合时宜。国家档案局早在1991年就已颁发《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》)，将工业企业档案分成十个大类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归人上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。随着管理环境的变化，今天我们再来审视《规则》的字里行间，会发现新生档案群体在《规则》中无处安放。
知识经济对企业档案工作产生影响的另一个方面在于企业档案成分本身也发生了诸多变化，企业竞争情报、客户档案与知识产权档案等应运而生。竞争胯限是关于竞争环境、竞争对手、竞争态势和竞争策略的信息研究。从本质上看，竞争情报是一种能产生效益的知识，具有很强的目的性、针对性、时效性、决策性及增值性。知识经济时代将竞争隋报为组织机构取得竞争优势方面的强大功能突显出来，也将竞争情报的功用提升到一个前所未有的高度。企业客户档案指标准版式的客户资信调查报告，具体内容包含对供应商、销售商，有竞争或合作关系的企业以及个体客户资料的收集、处理、评价成果等。对客户档案进行知识挖掘是企业维持固定客户群、发展新客户以及扩大市场份额的工具。基于发展的角度，《规则》所规定的企业档案类目在知识经济环境中早已时过境迁、不合时宜，由于经济增长方式转变而催生的这些新档案群体在《规则》中无处安放。需要在企业档案的一级类目中明确这些企业新生档案的归属。
2．传统企业档案的管理模式难以为继。“八大环节”是传统档案管理模式的象征。文档一体化管理，电子文件的全程管理等理论给“八大环节”模式带来了强有力的冲击。基于实践层面的文档—体化和全程管理，就是要求重新规划并建立企业档案工作的业务流程。
人们已经开始认识到：对于各种知识资源的管理，其核心在于对资源进行整合。成功的知识管理不是把各种知识资源有条不紊的保管好，而是将新的、片段的、孤立的信息补充到原有的固化知识中，实现知识的重新组合，从而扩大知识的整体能量，实现知识资源整体效能的最优。企业档案管理模式必须体现这样的思维，企业档案管理的业务流程需要做新的设计，以弥补“八大环节”缺少渗透和融合的缺陷。新的企业档案业务流程的设计必须注意以下几个问题：
(1)档案部门在企业知识系统中的定位务必准确。基于实践操作层面来讲，企业知识系统设计与实施主体均非企业档案部门。这正如档案馆承办现行文件开放一样，现行文件开放最终没有颠覆档案馆的本职角色，档案馆是保管国家历史档案的基地。政务信息公开时期，档案馆可以开放现行文件；知识管理时代，档案部门则应该把自己建设成为企业知识系统的重要一环。但是从实际出发，档寒部门绝不可能成为企业知识系统的构建主体。
(2)将档案知识的管理纳入企业整个知识资源管理规划中。企业知识资源包罗万象，档案、图书、情报、资料等都是企业的知识资源。长期以来，各种知识首先确立自己的“生态环境”，然后开始建立相互之间的“生态链”，最终的结果是建立强大的生态系统。知识管理的目标就是建立起强大的生态系统。为更好地发挥各种档案知识资源边际效益递增的优势，最好的解决思路是寻求档案、图书、情报、资料等信息资源的整合。档案业务流程的设计应该以企业整个知识管理系统的设计方案为行动指南，企业知识管理系统则具有对企业全部知识资源的整合机制。
(3)文件全程一体化管理。传统的档案学理论认为：档案从物质实体上看是指从归档到永久保存或最终销毁的文件。传统的“档案运动观”塑造了传统档案工作流程的灵魂以阶段式管理为中心。收集、鉴定、整理、归档、保管等各工作环节相互独立；档案业务工作与档案利用工作缺乏联系；档案部门与单位内其他部门缺乏必要的沟通；档案工作人员观念封闭，缺少企业文化的熏陶。文件全程一体化思想指档案部门对文件从产生到归档这一段时期的管理工作进行前端控制。这既满足了电子文件的管理需要，也便于了解文件的形成背景，更有利于挖掘文件信息中的知识资源。
二、实现企业档案部门与知识管理的协同
1．目标协同。档案部门在参与企业知识管理过程中，分目标应与知识系统的总体目标基本保持一致。目标是行动的指南，目标不相符，最可能导致的结果是实现了局部效益，但总体效益不一定有增加。通过协同机制将企业各个知识子系统的分目标统一起来，在协同环境中建立趋同的价值追求，使得参与知识管理活动的各个部门能够朝着同一个方向前进。
2．技术协同。强调各个分散工作环境下的知识系统之间应具有较好的兼容性和通用性。企业各个部门会由于自身实际情况所限而对知识系统的技术标准要求不一，标准上的差异会在部门之间的合作中形成“技术壁垒”。企业知识主管部门首先要花费时间和精力在各类系统的转换与协调上，这样才能保证知识存储和利用的一致性。高度兼容的系统不仅能够发挥若干子系统本身的整体功能优势，同时也能够放大系统内聚后的功能创新效应。
3．资源协同。重新整合知识资源，优化知识资源的配置，提高知识的利用效率。知识经济时代，知识的交叉性、集成性和复合性使企业各信息部门必须和谐地联系起来，档案知识必须与其他部门的知识资源整合才能实现其价值。对于很少使用或具有潜在价值的档案知识或图书、情报知识，企业应建立一个整合知识资源的平台，将知识单元或其线索以结构化的方式记录在指定数据库或知识库中，并由专人负责管理，使得知识能在适当的时候发挥应有的效用。
三、企业档案工作与知识管理协同的策略分析
1．利用协同思维，引领企业档案分类模式创新。标准与规则的设定都与一定的社会管理环境密切相连，《工业企业档案分类试行规则》在设定之初，并没有预测到知识管理的到来，更无法预知知识管理给企业档案类别带来的巨大冲击。自《规则》颁布至今，企业管理环境发生了彻底的变化，《规则》并没有新的修订。企业档案分类模式的创新应该被提上议事日程。
基于协同论认为：企业档案的分类应该以档案信息的相关性为标准，分类工作要建立在熟练掌握档案信息的基础上展开。知识管理时代，档案分类适宜采用内容分类法。基于协同论还认为：企业档案部门除了与企业其他信息部门协同外，还应该积极与企业研发、采购、销售、客服等职能部门协同，充分挖掘这些部门的竞争情报、客户档案与知识产权档案。对于企业档案内容分类法，企业档案部门则可以加强其分类操作的标准版式，如设立内容主题词，也可以加强内容关联性系统的研发与构建。
2．企业档案管理系统纵横协同，促进档案业务流程的重组或优化。业务流程重组的内涵主要包括三个方面：一是强调流程整体化。每个员工应该熟悉和掌握某一流程的所有步骤，改变以职能分工的运行体系、以作业流程为基础的管理模式，强调工作过程的整体陛和统一性。二是依赖信息技术的支持。运用现代信息技术对企业原有工作设计进行根本的再思考和彻底的再设计，以求企业关键指标，如成本、质量、服务和速度等获得巨大的成功。现代信息技术为企业提高核心竞争力提供了机会和可能。三是提高企业的效率和效能。实现业务流程重组，重点解决组织结构扁平化问题，减少管理层次，裁减冗余人员，以期达到灵活、敏捷、应变的效果。优化或重组企业档案业务流程需要把握两个层面的问题，笔者将其归纳为纵向协同与横向协同。
(1)纵向协同：文档一体化。大亚湾核电站总经理评价核电站运行情况时曾说过：“大亚湾核电站所以能长期安全、优质、高效，是因为有三大支柱：一是拥有一流的人才；二是拥有世界上先进的技术设备；三是拥有一个优秀的文件档案管理系统。”他把文档管理列为企业安全、优质、高效的三大支柱之一。档案工作环节和一些具体的操作手段的革新，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些烦琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。
企业合规管理体系建设方案篇8
1企业档案信息化建设的意义
1.1企业档案属于企业重要信息资源
企业档案是企业各类重要信息资源所构成，档案信息化建设可谓是企业信息化建设方面的关键，更是企业档案管理创新的主要基础。企业要运用针对性策略，增加投资及投入，保障企业档案信息资源完整性及安全性，从而促进信息资源开发，充分提升企业档案管理现代化建设水平。企业档案机构应有效落实计算机系统和数字设备建设，从而形成电子文件各类数据的收集及归档和存储，从而服务于最终的管理工作，有效落实已有纸质及照片和声像等方面数字化处理工作，提供更为可靠的信息网络化服务。
1.2企业档案信息化建设是企业信息化工程的关键
企业档案信息化建设可以说是企业信息化工程的关键，直接影响着企业的发展水平。众多且繁杂的企业档案信息，为了提升管理水平及服务质量则加快信息化建设是势在必行，从而降低档案人员重复性工作及体力劳动，解放生产力且提升工作效率及效果，把企业档案工作人员解放出来，推进企业档案管理工作模式的转型，从而积极发挥企业档案信息资源价值，达到各类档案信息资源共享。
1.3企业档案是企业基础管理工作的关键
企业档案关乎着企业基础管理工作是否有序展开，这不仅仅是维护企业的利益及合法权益，加上真实的历史面貌确证，也直接影响企业经济提升及重要发展战略的落实。统一完整的档案能够充分反映企业发展及技术和成果，加上生产效率及经营模式，也是一项不可或缺的有有效途径。
2企业档案信息化建设目标及原则
企业档案信息化建设最主要的目的则是促进及健全企业信息化，从而提升总体信息化建设水平及规划和方案，企业档案信息化建设更应该充分满足企业信息化各方面要求，构建科学合理的文件归档及储存于应用管理系统，并且有效解决循序渐进及总体提升之间所存在的关系，确保企业档案信息化建设持续发展。
2.1档案信息化建设及企业信息化建设同步原则
企业档案部门应持续强化及企业信息化建设主管机构之间的联系，从而规整档案信息化工作基本要求，将档案管理系统纳进企业信息化系统，从而呈现档案管理系统及企业信息系统充分衔接。
2.2技术及管理并重原则
用管理来有效统领信息技术，用信息技术推进各方面管理工作创新。企业档案管理理念及方式和技术，加上手段等方面都应考虑到信息技术发展及新型科研成果，信息技术的运用应注重企业管理各方面要去及需求与企业信息化建设总体要求。
3eRp电子文件在线归档技术下的企业档案信息化建设
3.1eRp系统
所谓的eRp系统是指将企业的物质资源和资金资源以及信息资源有机的集成为一体企业信息罐体系统，涵盖了企业的财务，生产，计划，项目管理等运营管理中的各个环节，具体包括了以下几个方面的内容：第一，支持企业会计审计工作的重要会计凭证；第二，提供企业生产经营的基础数据以及生产经营的各项统计数据；第三，实时的记录企业的各项数据，为企业的科学决策提供依据。
通过eRp系统，企业可以实现对资金，货物，人员和档案信息资源等的自动化管理，近年来，我国的一些大型企业中广泛采用eRp系统进行运营管理，由于企业的数据是企业的重要财富，因此eRp系统逐渐成为企业运营管理过程的神经中枢，使用eRp系统电子文件在线归档技术来进行企业档案信息化建设具有重要的意义。
3.2强化企业档案信息化标准化及规范化建设
标准化及规范化是档案信息化建设的关键基础，是必要的条件，更是档案信息化建设各方面保障。信息化条件下的计算机和网络技术运用普及，并且各类新型计算机管理软件不断涌现，造成电子文件的格式多样化。所以应保障信息化建设进程加快，电子文件及电子文档使用也是非常关键，因此应重视强化相关标准及规范策略分析及探究。现如今国内的电子文件管理及档案信息化建设过程中，编制了对应的标准及规范，这些相关标准的制定是电子文件及电子档案管理整个系统的基础。不够企业务必要考虑具体情况，考虑企业信息技术使用及管理程序的再造，编制适应于企业的电子文件管理及电子档案管理标准和规范，再加上各类实施细则。编制标准及规范时则应积极争取获得相关部门人员及各个业务部门与软件开发人员的作用，以便提供良好的组织来确保标准和规范的建设，人员及技术方面的保证。
3.3企业信息系统自动归档接口开发
应将信息系统及档案系统无缝衔接作为主要目的，从而开发出适应的企业信息自动归档接口，持续充实档案数字资源库。企业档案信息化建设的关键点就是企业信息系统和各类文件数据复杂多样，现如今国内诸多企业信息化建设过程中，开始注重信息系统所产生的各类数据归档，将档案信息化建设纳进了企业总体信息化建设规划及方案中，也开发了oa电子文件自动化归档接口及eRp电子文件在线归档接口和移动载体电子文件联机归档接口，再加上声像电子文件在线归档接口等都使得企业大约80%档案进行自动化归档，为数字化档案馆提供大量数据资源，也是档案信息化建设的物质性基础。
3.4档案信息资源开发利用
现代化企业机制，均是以盈利为最终目的，国内企业承担社会责任的同时则更需要履行经济责任，企业各类管理活动均是应基于提升经济效益为主要宗旨，档案管理是企业基础管理的关键，更不能背离该宗旨。档案信息化建设应充分实现企业信息资源共享及服务企业各项发展，从而得到源动力，促进档案信息化建设走向效益之路。企业应注重发挥档案部门各类信息资源的集合优势，把企业各个机构及信息系统形成档案整合，成为企业原始且集中的数字信息资源库，这也有效处理了信息孤岛情况。建设集中数字档案资源库，应重视档案信息资源开发利用，将知识管理作为主要指导，从而实现档案利用从信息型转化为知识型，更好的挖掘及发挥档案价值。
3.5企业档案信息化建设安全防护管理体系
企业档案信息化建设的关键要素则就是安全问题，企业档案信息化建设过程中应注重和强化档案安全管理，解决档案信息资源开发及保护。档案信息安全通常是指档案管理系统软硬件安全。档案信息化建设安全管理应采用整套严格的管理机制进行确保，并具备相关的技术策略施以自动控制。按照国家档案管理规定及企业内部控制制度，确定严格的接收档案密级和施以动态调节，进行定期档案鉴定。坚持纸质及电子版档案双套管理，并且强化档案信息管理软件安全防护策略，加大安全经费投入。
企业合规管理体系建设方案篇9
关键词：企业；档案管理；信息化
中图分类号：C29文献标识码：a
一、档案管理信息化的必然趋势
档案的生成方式随着现代技术的发展发生很大变化，办公自动化、无纸化表现在计算机和通讯线路中进行诸如文件的起草、签发、催办、归档等相关操作，计算机读取文件成为这些档案的前身，档案也同样以计算机读取形式存在，计算机为载体的文档和纸质载体档案存在巨大差异。这些变化就使档案工作者把磁盘作为载体成为计算机读取的方式，广大信息检索者更关心的是来自不同的计算机读取形式中的档案信息。档案工作者应该责无旁贷的把这些档案信息系统的提供出来，为了提供更有价值的档案信息，必须有一个精选的过程。档案信息具有系统性、真实性、有价值性，这些是计算机读取档案信息追求的基本属性，只有拥有这些才能更好的完善服务。档案的信息化是档案利用工作发展的必然趋势。
二、档案信息化应该遵循的原则
1、标准性原则
档案标准化是衡量档案工作效率高低的尺度。档案管理标准包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等。
2、安全性原则
档案的安全，以前是指立档单位、档案馆对所藏档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作。现在随着档案信息化建设的深入，网络的脆弱性也日益显现出来。因此，我们不但要避免遭受自然灾害外，还要加强对网络安全技术的研究，采取有力的安全策略，保证档案信息的安全性。
三、企业档案信息化建设中存在的问题
1、认识模糊，缺乏关注
因为企业对档案信息化建设认识模糊，以为档案信息化对企业发展效果不大，故难以得到企业的关注和注重。如一些企业领导认为档案信息化管理不能直接给企业带来经济效益，是一项可有可无的工作；一些企业档案人员以为把档案信息输入电脑中，即是完成企业档案信息化管理了；还有一些企业因为认识不到位，不能较快承受新技能、新方法的推广与运用。因此，在企业档案信息化建设实践过程中，常常受到人为的冲突和影响。
2、企业档案信息化建设开展不平衡
因为受到各种因素的影响，有些中小企业的档案信息化建设几乎是空白，乃至一些企业把档案管理部门作为首战之地的减员增效要点，予以裁人和吊销，企业档案管理部门的生存和工作开展受到严重影响，档案信息化建设更无从谈起。
3、缺少统筹规划、宏观辅导，盲目建造表象严重
因为一些企业正处于改制进程或产业结构调整当中，没有形成企业本身发展的战略规划，企业领导未把握现代企业管理方法，加之企业主管部门的统筹规划、宏观辅导跟不上，缺少企业信息化管理的明确目标，致使企业档案信息化建设无法施行。
4、企业档案管理根底条件差，缺少人才、技能、资金、设备支撑
一些企业档案管理根底条件差，加之对档案信息化建设的可行性研究不行，没有相应的人才、技能、资金、设备支撑，虽已建立了档案信息化管理网络，但可供查询的档案信息资源太少，档案信息化建设质量不高，无法完成对企业档案信息资源的有效开发和使用。
5、企业档案信息管理与其它信息管理没有实现有效衔接
一些企业的信息管理系统互不联接，生产经营系统、办公自动化系统、档案管理系统等由多个部门自行设计，档案信息化管理系统建设不能与企业根底信息资源管理系统建设同步进行，致使各信息系统之间的数据格式不能转换，无法正常获取使用，造成全部信息系统的低效作业，各部门的信息系统也无法与档案办理系统实现对接，企业信息不能有用结合和使用，继而不能很好的为经营管理服务。
四、加强档案信息化建设的对策
1、将企业档案信息化建设归入到企业信息化建设当中
在企业档案信息化建设过程中，我们应当知道，任何一个信息系统的建设都不是哪一个部门可以独立完成的，档案信息化建设也不是档案部门所能独立完成的，它需求企业高层领导的和谐，需求企业各部门的配合与参加，因此有必要把档案信息化建设归入到企业信息化建设的总体规划当中，归入到企业有关部门的岗位职责范围内，只有这样才能使档案信息化建设紧密结合企业生产开展的实际，最大极限地发挥档案信息资源在企业产品研制、生产经营等方面的效果，创造出更多效益，得到企业的注重和支撑，体现档案的价值和档案作业的重要性。通过把档案信息化建设归入企业信息化建设的领域，可以统筹处理好信息化建设过程中呈现的共性问题，如：信息化建设资金投入的一致和谐，计算机和缩微设备的一致选型，应用软件的一致开发和同享，重要开发使用项意图协作分工和合力攻关，手艺管理与现代管理的联接以及现代化技能人才的培育等等。
2、加强企业档案根底事务建设是完结档案信息化的条件
企业档案根底事务作业因受企业经济效益、领导档案认识以及档案办理人员本身的影响，档案管理水平参差不齐。有些企业的档案管理作业多年来一向处于封闭式管理状况，很少接受档案行政管理部门的辅导，缺少与同行之间的沟通，档案管理作业仅以保管为意图，档案根底事务作业质量较差。因此，有必要首要针对本企业的档案作业现状，加强档案基础业务建设，树立规范高效的档案管理体制，使档案的搜集、整理、鉴定、保管、统计、使用、检索、编研等作业都做到规范化、科学化办理，为最终完结档案信息化打好根底，做好准备。
3、加速档案信息化规范的拟定
规范是档案信息化建设的基础，是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法令保证。目前，有些规范还不明确，乃至有的方面还没有拟定规范。因此，档案行政管理部门要加速档案信息化规范的拟定，赶快建立健全档案信息化作业准则和法规制度。数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备，因此对数字档案信息的格式、规范、软硬件环境等都有很高的需求。不管是收藏档案的数字化还是电子文件的直接接纳，都应当坚持规范性准则，拟定相应的法规，依照一致的规范，使电子文件的归档，传统介质档案的数字化，数字化档案的保管、传递、使用等作业有序化、规范化，防止呈现各自为营、互不兼容、重复建造等表象，使企业档案信息化建造有法可依、有章可循，只有保证档案信息化的高效进行，才能以束缚机制的树立推进动力机制的完善。
4、提高档案管理人员的素质
档案信息化是一项技能性很强的作业，人才建设是档案信息化建设的要点。企业档案部门一方面应习惯档案信息化建设的需求，对在职档案管理人员进行信息技能的训练，造就一支既通晓档案事务又能把握信息技能的复合型人才队伍；另一方面应充分思考到企业是以取得赢利最大化为意图，人力资源成本是企业必定要思考的一个重要问题，因此一味需求引入信息技能、计算机技能等方面的高本质人才充实到企业档案部门是不切实际的，企业档案部门应转变作业思路，主动与企业信息办理部门协作，将网络保护、服务器保护等触及计算机技能方面的作业交由信息管理部门承担，然后才能比较好的解决档案部门信息技能人才缺少的问题。
结束语
总之，为了适应国家信息化建设和档案工作可持续发展要求,各企业应以网络建设为基础，以档案信息资源开发为中心，以提高档案利用率为目的，把档案信息建设纳入到企业信息化建设的总格局，把网络技术应用于档案信息管理工作中，为企业档案信息管理工作全面实现自动化、数字化、网络化开辟更加广阔的道路和美好的前景。
参考文献
企业合规管理体系建设方案篇10
随着现代科学技术的不断进步，信息化成为继工业化之后生产力发展的一个新阶段,它对社会经济的发展乃至整个人类文明产生巨大影响。目前,信息化已涉及到社会生活的各个领域,并对产业结构、就业结构、社会组织以及个人行为方式产生重大影响，作为经济发展领头人的集团公司更是信息化潮流的必然波及者，全面加强信息化建设才能跟上时代的潮流，才能始终走在科技的前沿，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。作为一个有着复杂机构、众多员工的集团公司，档案管理的信息化无疑对企业运作效率有着重大的影响，因此加强对集团公司档案管理信息化的研究，完善集团公司档案管理的信息化建设有着重大的现实意义。
一、档案管理信息化的相关概念
档案管理信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。它主要包括五个方面：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设。
其中，档案信息资源建设是档案管理信息化建设的基础和核心。它的主要任务：一是馆藏档案的数字化，二是现有电子文件的归档工作。后者指的就是您在各项公务活动中形成的有查考和利用价值的电子文件，要按照有关要求及时归档，而且要做到齐全完整，真实有效。
档案信息化建设最终将要实现四个方面：一是档案信息的数字化、网络化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是档案信息高度共享；四是将引发档案管理模式的变革。
进行档案信息化建设时，必须遵循的原则是：文档一体化，归档双轨制和确保网络安全。
文档一体化，要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。这是档案信息化建设的前提。
归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则，就是按照我国国家档案局的要求，将电子文件与相同版本的纸质文件一同归档。因为尽管电子文件已经大量产生并在日常工作中应用，但是它的法律作用和凭证作用仍然还没有取代纸质文件的地位。在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存着。
确保网络安全，这是在档案信息化建设过程中我们所不能忽略的重要问题。首先机密档案信息的安全保密问题，应设置访问权限、身份识别等；其次计算机系统运行的安全问题，应采取相应的措施，如安装防火墙和实时更新的杀毒软件，对归档信息定期进行下载备份等；同时还包括公共设施的安全管理等多项措施。
对档案管理信息化建设的认知有助于明确档案管理建设的目标，明确档案管理建设发展的方向。档案管理信息化建设目前还有很长的路要走，包括政府、企业都要不断地适应社会发展的潮流，实现高效率的档案管理运作。
二、我国集团公司档案管理信息化发展现状以及存在的问题
集团公司是企业集团中居绝对控制地位的控股公司，在企业集团中起主导作用，通过多种连接纽带决策、影响、引导众多企业的经营方向、发展战略、产品类型、市场定位乃至对一个国家、地区、产业的经济发展起到重大影响的作用。集团公司本身的特点就决定了它的档案管理信息化建设的必要性，庞大的机构必须依赖高科技水平的信息化来提升效率。
但是目前我国的集团公司档案管理信息化建设还存在着一些问题：
一是集团公司档案管理信息化的理论落后。这主要是档案信息管理理论的发展跟不上档案信息管理实践工作的现实需要,档案信息管理理论虽然来源于档案信息管理实践,但它同时又指导档案信息管理的实践活动。所以，档案信息管理理论必须面向应用研究和工作实践,能给档案信息管理事业的发展指明方向,同时，工作人员也应注重档案信息管理理论的研究,以便增强档案信息管理理论指导实践的适应性。而一些集团公司常有这样的观念：档案信息管理工作的工作经验还是管理技术甚至管理理论,都是在具体实践形成的，即使没有理论基础,只要较好的模范前人的做法,工作也能够继续进行,而理论研究则是理论工作者的任务,但是在从事此理论研究的很多人中,很少或者无法联系档案信息管理活动的实际状况来充实自己的理论发展,从而使档案管理信息化的理论研究在很大程度上成为纯理论的演绎和归纳。
二是集团公司对档案管理信息化不够重视。一些集团公司的档案管理工作一直沿用传统的手工操作模式和服务手段，有些档案工作者对这种原始工作程序的相对熟练，再加上一些领导者对于档案信息现代化管理的紧迫性、必要性认识不足，因此，在政策上和管理上也不够重视。
三是部门之间缺乏合作，低水平重复运作。集团公司本身的机构庞大，甚至很多部门之间还有空间上的距离，因此作为管理档案信息资源的各下属机构之间，容易缺乏有效的沟通机制和合作意识，对于共同的问题各自为战，导致低水平的重复开发和运作，造成人力、物力、财力的巨大浪费。另外，在很多企业中，档案管理部门与其他信息管理部门合作也很匮乏。
四是档案管理信息化建设质量不高，缺乏规模性。很多集团公司为了宣传效应也建立了一些象征性的网站，网站上也上载开放一些档案目录，并部分开放档案原文、照片、录音、录像等，但是往往是缺乏一定规模，能产生一定影响的更是微乎其微，而且各类档案信息的不平衡，某些信息贫乏而某类信息过剩，通常一些档案信息在加工处理和流通过程中失真；档案信息加工迟滞，使信息价值受损，甚至失去价值；信息服务缺乏针对性和预测性。
五是档案管理信息化建设现代化基础条件不足。档案信息管理体系是一个由先进设备和技术、管理、数据和人所组成的结构性综合体。尽管大部分集团公司掌握或者开发着先进的科学技术，但是在档案管理上的应用却不够，这主要与企业高层的重视有关。同时也缺乏相应的人才，目前许多单位档案管理操作人员没有受过专业训练，专业素质低，缺乏对现代化管理科学和计算机功能的高层次认识，大多数单位还存在档案人员兼职或身兼数职的情况，使档案管理人员的结构产生了严重的不合理的现象。
除了以上问题之外，集团公司在档案管理信息化建设方面也具有一定的优势，比如集团公司的人力、资本、技术水平等决定它们都有进行信息化建设的条件和实力，所以相对与小企业来说建设成本较低。
总之，集团公司的档案管理建设还存在着很多的问题，但是由于它引领着其他企业的发展方向，因此必须也应该引起相关部门的重视。
三、对集团公司档案管理信息化建设的建议
从以上的分析中我们可以看出集团公司档案管理信息化建设的一些现状以及存在的一些问题，针对这些问题我们提出以下建议：
1.首先从思想上认识档案管理信息化建设的作用，明确档案管理信息化建设的目标。集团公司的档案是其重要信息资源，档案管理的信息化建设是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。因此集团公司应将档案管理信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案，档案管理信息化建设要适应企业信息化的要求，建立科学、适用的文件归档、保管和利用管理系统，正确处理循序渐进与整体提升的关系，保证企业档案信息化建设健康有序发展。
2.在战略上，集团公司的行政管理部门应加强对企业内部档案管理信息化建设的引导，同时应加强对所属及控股子公司档案信息化建设的规划和指导，保证企业档案信息化建设顺利进行。其次，集团公司的档案管理信息化建设要与企业改革与流程再造相结合，与企业档案管理模式创新相结合，要积极开展对企业档案信息化的研究，及时交流和推广先进经验。
3.在管理上，建立健全集团公司档案管理信息化建设的相关规章制度，并建立适应企业信息化要求的档案管理系统。根据国家有关档案信息化建设的规范和标准，建立健全电子文件的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度。切实落实各项制度实施的保障措施，根据电子文件的特点，执行相关技术标准，规范电子文件的数据格式，实现电子文件、电子档案的全程管理。
重视档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等)相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入(输出)及格式转换的控制与管理，满足集团公司文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。
4.在技术投入上，要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件（数据）的采集、归档、存储和管理工作，做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，为企业提供档案信息网络化服务。企业应采取有效措施，加大投入，确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动企业档案管理现代化。要坚持技术与管理并重，以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用，信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。