档案数字化技术要求篇1
关键词：纸质档案；数字化技术；规范要求
为了保证纸质档案数字化技术全面实施，我国在2005年时颁布《纸质档案数字化技术规范》，该项规范要求纸质档案数字化技术在实施过程中遵循相关行业整体性质，并对数字化技术制定规范性指导，确保数字化技术在纸质档案管理中心有更加广泛的应用。
1确定纸质档案数字化对象的价值原则
一般来说，各个行业内部的档案在进行归档处理的过程中，都要遵循档案永久保管原则，并对社会利用价值高的档案实施数字化技术。另外，不同行业的档案保管制度也存在差异，因此，保证纸质档案保管合理性的关键在于档案管理人员对本单位行业性质有所了解。在这个过程中，应对档案数字化工程量、人力物力财力和档案保管周期等方面进行深入分析，按照纸质档案的利用率、原始状况好坏制定数字化加工顺序。
2纸质档案数字化技术规范及归档现状
数字化技术能够有效提升纸质档案管理力度，但是纸质档案数字化技术本身就是一项周期长、操作复杂的任务，因此，在实施纸质档案数字化技术时，需要分步实施这项技术，保证数字化技术在纸质档案管理过程中发挥自身最大的作用。目前我国制定的相应管理规范能够从一定角度上实现纸质档案数字化技术的安全性和稳定性。对于纸质档案材料可以采取扫描等方式进行字符识别，与此同时将扫描的字符转换成图形文件，并将图形文件储存在计算机中。但是我国目前实施的纸质档案数字化技术还有些不足，主要表现在三个方面：
（一）数字化标准缺失
尽管在实施纸质档案数字化技术时有相应技术指导的参与，但是由于纸质档案管理的规范程度较低，导致纸质档案数字化技术不能有效落实。加上一些企业制定的纸质档案数字化技术准则与档案管理流程不能全面衔接，不同纸质档案的储存条件也存在差异，种种因素影响纸质档案管理和数字化技术全面性，严重时，还会出现纸质档案转换问题，影响纸质档案整体质量。在实施纸质档案扫描时，应考虑扫描设备的图形控制能力，只有这样才能确保纸质档案数字化技术全面落实。
（二）相关部门之间协调困难
在纸质档案数字化进程中，一方面由于档案数字化工作涉及部门较多，所以在档案部门分工明确的实际现状中会出现协调难的现象。另一方面，由于技术标准自身的局限性，在对档案进行数字化处理的过程中，档案经常需要与大学或专业技术单位合作，也需要与相关部门进行彼此的协调。同时，在档案管理系统中，还可能面临诸多问题，比如数据格式不兼容，无法读取文件数据。为了解决长期访问和网络使用等数字档案共享的问题，以确保及时的软件升级，也需要涉及不同部门之间的合作和协调，所以为了促进数字档案实施有效的转换，需要加强相关部门之间的合作和协调。
（三）数字化工艺存在安全隐患
在档案数字化过程中，针对档案原始文件的信息安全会产生一定的影响。为了保护文件的安全性，需要优化工作流程，根据档案实际情况制定相应的文件接收和存储系统。但由于纸质档案数量庞大，参与数字档案工作的人员较多，无法找到相关档案的情况时有发生。同时针对文件的数据安全，由于数据编程人员，计算机硬件和软件等具有很大的不确定性，这就对数字档案的安全造成了很大的安全隐患，甚至在一定程度上影响了数字档案的进展。
3提高纸质档案数字化水平的建议措施
（一）加强纸质档案数字化的过程管理
《纸质档案数字化技术规范》提出了包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据质检和验收、数据备份、成果管理等9个基本环节。对纸质档案数字化的安全管理，应贯穿9个环节的过程之中，确保档案原件和数字化档案信息的安全。制定档案的交接制度，确保交接手续清楚，清点档案数目准确，记录翔实，责任到人；档案的临时保管制度，正在数字化加工的档案应有专人管理；通过人员的安全保密管理制度，对工作人员加强管理，未经批准不得自行进出数字化加工场地。在数字化工作的同时建立起完整、规范的加工记录，各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册。
（二）优化纸质档案数字化流程
结合我国纸质档案数字化技术规范及归档工作的具体现状，合理对该工作进行准确定位，优化档案数字化流程。从合理使用档案，加强档案保护的角度考虑，充分考虑档案建设成本效益等因素，充分体现档案材料的经济，文化，科学和技术价值，当然这也是数字档案信息发展的需求，不断优化纸质档案数字化流程，按照相关档案管理理念和过程管理方法，对档案数字化管理各环节的全过程进行合理的优化设计，建立科学合理的流程管理概念，运行科学的数字化转化技术和方法，有效地控制档案数字化过程的每一个环节，提高档案数字化的质量和效率。另外，要正确把握纸质档案数字化的扫描范围和深度，应详细了解档案分类和使用状况，从本单位的实际需求，科学制定分类依据，确保纸质档案数字化流程科学合理。
（三）完善档案数字化相关标准和制度
在宏观层面上，国家应加强现有档案数字化标准和数字档案馆标准建设，建立完善的数字化管理体系。从微观层面上而言，在数字档案化工作进程中，需要基于统一的国家标准，结合自身情况，共同制定统一的法规，使档案数字化技术规范及归档工作符合具体的工作规则。同时，在纸质档案数字化过程中，还需要加强相关标准制度的宣传，并严格执行，确保档案数字化处理，保证具体工作的质量和规格。在档案文件管理过程中，合理加强标准化建设，才能确保对文件n案进行合理的数字化处理，同时也应建立严格的档案数字化管理制度和质量规范，以确保处理的标准化和数字化档案质量。加强档案技术标准管理体系的建设，确保数字档案的顺利发展，不断加强数字档案的质量标准建设和完善。
（四）加强纸质档案数字化的技术保障
纸质档案数字化可以发挥数字产品的作用，提高纸质档案数字化信息技术的水平，当然这需要相应的技术保障来推动这一进程的开展，要尽可能消除由于技术上的局限性带来的数字档案发展进程的障碍。技术档案应遵循国家标准和规范，以确保运行规则和数字结果共享，合理加强数字信息系统的选择，使用合理的存储介质和设备，运用成熟的技术和存储设备确保档案数字化的质量可靠，确保数字档案共享的有效性，同时要做好跟踪和存储设备的定期检查更新，并要做好相应的技术升级，防止载体老化现象的发生，并及时进行数据迁移和向量更新，避免数据的丢失。另外，要着重重视数字化档案的质量。根据相关法律法规的要求，认真做好数字处理档案，确保档案数字化质量。不仅要保证数字档案扫描内容完整和画面清晰，而且要确保它具有法律效力。
4结束语
数字档案管理是一项涉及内容广泛的工作，需要不断加强纸质档案数字化技术规范及归档工作，相关的研究人员和管理人员提高认识，本着认真负责的工作态度，采取多种方法来提高数字档案管理质量和水平，同时，也需要提高数字文件扫描质量，以提高数字档案的质量，才能使我国的纸质档案数字化工作实现进一步发展。
参考文献
[1]姜琳.纸质档案数字化应注意把握的若干问题[J].黑龙江档案.2013（06）
档案数字化技术要求篇2
1.1数字化档案管理技术的专业价值
数字化档案管理技术是解决当前档案信息积累无限性和档案工作有限性的重要途径，当前档案资料的来源越来越多，大量的档案资料占据着馆室的空间，传统的档案管理技术已经不能适应当前的实际，因此，有必要开发出新型技术来适应当前的需要。数字化档案管理技术可以通过改变存储方式而实现空间、范围的扩大，近些年云计算、网络存储等技术的出现为数字化档案管理提供了新的平台，通过对档案管理数字技术的应用，可以迅速实现分类、加工、计算的功能。
1.2数字化档案管理技术的服务价值
社会发展需要档案作为基础，经济和建设速度越快，就越需要档案工作提供更为准确、更为高效的信息，当前人们对于档案的重视程度正在逐步提高，各类型的生产生活对于档案需要越来越多。数字化档案管理技术可以有效适应社会发展的需要，使数字化档案工作向高效率、个性化的方向发展，有利于构建新型数字化档案服务体系。
1.3数字化档案管理技术的管理价值
数字化档案管理工作千头万绪，数字化技术日新月异，如果片面追求档案管理的规范性和数字化技术的先进性，无疑将会落入到片面发展的死循环，进而会被社会发展所淘汰。当前应该应用好数字化档案管理技术，使档案管理有一个稳定的核心，使档案管理的重点得以突出，进而使各种数字化产品和信息技术更为准确地应用到档案管理的实际之中，在提高档案管理水平的同时，加速数字化档案管理工作目标的实现。
2创新发展数字化档案管理技术的策略
2.1做好档案信息电子文档的处理
第一，要规范电子档案文档归档的方法。归档电子档案要严格遵循数字化档案管理的程序，要在归档过程中做好安全防范，避免出现电子档案的丢失，在归档的重点环节要突出防火墙和备份这两个要素，达到对电子档案和资料的安全保障。第二，扩展档案信息电子文档的处理方法。在互联网技术和计算机技术的背景下，可以通过无线设备、移动设施的扩大，增加档案信息处理方法，实现对数字化档案管理技术的丰富，要积极利用新型的技术，在提高处理效率的同时，保障处理质量。第三，要做好数字化档案的存储工作。云计算、网络硬盘扩大了数字化档案的存储空间，同时也转变了传统档案存储的模式，在数字化的时代背景下，应该从数据采集、信息备份、档案资料恢复等方面入手，利用电子存储空间来解决传统存储方式的实际矛盾。第四，要规范数字化档案资料的应用。合理应用数字化档案资料是社会的需要，档案信息电子文档处理的过程中要尊重这一实际，应该从数字化档案资料入手，将重要的档案形成通用的电子文档，以便扩大电子档案信息的影响和应用。同时，要对现有的电子档案资料进行必要的加工，以便更好地满足社会的需要，使其在应用中发挥出更多的价值。
2.2做好档案资料数字化工作
档案资料数字化工作可以借用物联网中RFiD技术（电子标签技术）作为基础，RFiD技术具有无线通信识别能力，能够对附着的物体信息予以处理，这种新型技术具有很多优点，如感知距离远、不用实际接触、容易操作、能够感知、适应性强等。有了这项技术，就能够对有价值的档案资源添加RFiD标签，对有价值的档案资料放置的位置、号码、档案名称、归档日期进行记忆。利用这些有效信息，在进行档案管理时，不用动手查找与整理档案，可以运用网络进行实物档案管理，利用物联网技术和记录的档案位置迅速找到所需档案。
3结语
档案数字化技术要求篇3
一、档案数字化与数字化档案管理
（一）档案数字化
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。
（二）数字化档案
数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。
1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。
2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。
3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。
二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求
（一）档案数字化与数字化档案管理的优势
档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：
1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。
2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。
总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。
（二）档案数字化与数字化档案管理的要求
档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：
1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。
2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。
三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策
数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。
（一）予以科学规划
档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。
（二）进行成本核算
目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。
（三）建立双套制管理机制
由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。
（四）提高员工的素质
档案数字化技术要求篇4
关键词：数字档案资源；建设途径；档案信息化建设；管理措施
当今社会已经进入信息时代，数字化与信息化手段日益增多，这也为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。更新原有的管理理念，充分认识和接受数字档案资源，学习和运用高新技术，做好档案信息化建设，创新管理方法，是档案管理在信息化时代迫在眉睫的工作。
数字档案资源与加强档案信息化建设有何联系？
数字档案资源是档案信息化建设的基础和前提。这部分档案资源与传统档案资源在本质上有许多不同点，但最大的不同就是内容数字化，即这种档案资源必须用计算机二进制数字代码来记录和阅读。面对这种全新的档案资源，档案部门需要一个逐渐接纳和全新的管理模式进行改造，在这个过程中需要的第一步就是数字档案资源的建设问题。
1如何实现数字档案资源建设
1.1数字档案资源建设的途径主要有两种：
1.1.1办公自动化条件下形成的电子文件直接转化而来的数字档案资源。这部分数字档案资源又有两种存在形式：一种形式是办公自动化条件下形成的电子文件转存在一定载体上，以物理形式移交给档案馆；另一种形式是存在于网络上的电子文件，通过逻辑归档移交给档案馆。这两部分是数字档案资源最直接的来源，也是数字档案资源的主体和发展主流。到目前为止，我国对数字档案资源的积累和收集在规模和效益上还远远不够。当务之急是要做好以下两方面工作：一是加强对基层部门有关数字档案形成、保管、收集等方面的工作的规章制度的规范和管理工作；二是对传统档案工作现状进行适应数字资源的现代化改造工作。
1.1.2馆藏档案数字化后形成的数字档案。这部分数字档案资源是整个数字档案资源的补充和丰富。它主要来源于对传统档案馆中开放的且利用效率高的档案进行数字化处理，其目的是使深藏在传统档案馆中的重要档案信息使之充分地为人们所利用。这也是传统档案工作向数字档案工作进行过度和衔接的必经之路。
1.2数字档案资源建设的技术环节
1.2.1数据库技术：数据库技术是数字档案信息保存和利用的重要技术。档案资源是一种数量巨大、内容类别繁多的信息资源，要把这种浩如烟海的信息有序化便于人们利用，必须加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入、保存，对各种数据库进行资源有效组织。
1.2.2数字化档案接收：随着oa办公自动化的扩展与提高，接收本身就已是数字化产物的电子档案，必须重点抓好这几个环节的工作：密切关注电子文件的形成和积累，实行前端控制，研究其运作规律，提出质量要求；制定电子文件归档细则和管理规范，研制归档软件，使产生于不同平台和数据库的电子文件能按要求及时归档；档案馆接收电子档案要按统一的格式转换数据，并与馆藏档案数字化工作融为一体。
1.2.3数字档案安全性的保障技术：
a不同安全级别档案的制作和使用：档案信息的开放是有一定限制的。根据档案的保密和开放范围，对数字档案资源利用范围的设置是非常重要的一项技术工作。这方面的技术主要是通过利用权限的设置和传播环境的设置来实现。对不同密级的档案分别采取在线利用和脱机利用；对不同的读者，又可以利用不同的权限来控制对档案资源的获取。
b保障数字档案信息的原始性技术：数字档案不留痕迹的易改性如不加以控制，将使它的原始记录难以保障。人们针对这一缺陷研究出一些改善措施来最大限度的保证档案的原始性。这些技术措施主要有：加密技术、电子签署技术、消息认证技术、身份验证技术、防火墙技术、仿写技术等。这些技术的使用在数字档案设计和形成时就应该成为数字档案内容不可或缺的一部分。
1.3数字档案资源管理环节
数字档案资源建设要坚持规范性原则，统一标准，统一规范，确保电子文件的归档，数字化档案的保管、传递与利用等工作都实现有序化、标准化和规范化。除此之外，还要提高档案工作者的计算机网络保密意识，同时积极构建本部门信息系统主体，及其与外界关联行为约束机制。凡网络一定要与互联网实行物理隔离；定期进行网上信息检查，确保信息不上网。要准确把握纸质档案与电子档案的关系，妥善处理两种不同功能的档案，使档案资源利用取得较好的效益。
2如何实现档案信息化建设
档案信息化与数字化相比，它的概念更为宏观。档案信息化有着极其丰富的内涵，档案信息化建设是一项庞大的系统工程，它包含了档案数字化、人员、法律、政策和标准等社会因素。可以说，档案信息化是由档案信息的数字化、档案传输的网络化和档案管理的标准化、档案系统的集成化、档案人员的知识化构成的有机体系。有了数字化的档案资源，档案信息化的物质基础和技术基础也就有了保障。而处在当前迅猛发展的信息社会，档案信息化建设已成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。
2.1加强档案部门基础设施建设
加强档案管理现代基础设施建设，保证电子文件有效安全运行和归档。档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络。要在建立档案局域网的基础上与办公自动化、互联网等系统相连接，加快档案目录和档案信息资源数据库的建设。
档案数字化技术要求篇5
数字档案馆建设理论研究
长春市数字档案馆建设理论研究的内涵是运用现代管理理念和系统科学方法论，形成新的理念和原则并指导数字档案馆建设的实践。
（一）形成六种理念
1．管理为利用服务的效益理念。无论是实体档案管理还是数字化档案管理，其根本目的都是为了更好地发挥档案作用，追求最大社会效益和经济效益。在计算机网络环境下，传统档案管理的标准规范、方式方法在一定程度上对追求档案管理效益最大化形成了制约。所以说，本项目的改革、创新都源于管理为利用服务的效益理念。
2．技术为需求服务的科技理念。如今，信息技术迅猛发展，计算机软硬件技术升级周期明显缩短。作为科技研究项目，研究人员遵循“需求―技术―需求”的客观规律，把需求带动作为前提，把提升档案管理系统层次、拓展软件性能作为技术支撑的重点，其实质是将新的管理思想、管理理念浓缩形成不断完善的软件系统，通过软件系统升级来固化管理创新，实现管理思想与管理模式上的与时俱进。
3．动态与静态结合的发展理念。档案原件少动、开放信息多用是档案工作者长期追求的目标。然而，用什么样的方法实现其目标一直困扰着档案实体管理者。本项目运用档案动态与静态结合的发展理念，通过网络发挥数字化档案作用，避免档案实体倒架和提供利用时对档案原件的调用，优化档案动态与静态的管理过程。
4．系统工程的整体理念。系统工程的重要特征就是整体性，把数字档案馆建设亟须解决的几个突出问题作为一个项目来研究；对档案实体管理研究从档案价值鉴定开始，经过数字化加工、重新整理一直到保管利用；对数字化档案管理研究从计算机档案管理软件设计编程、运行调试、数据录入到上网利用，这些都是按系统工程的整体理念进行的，取得了整体大于单项之和的效果。
5．投入产出的成本理念。虽然档案馆是社会公益性事业单位，由国家投资建设，不像企业那般注重考核投入产出比。但是，在市场经济条件下，档案馆不改变馆藏数量递增、档案利用率递减的趋势，就很难得到更多的投资。本项目引进投入产出的成本理念，研究长春市档案馆馆藏档案鉴定、数字化后上网利用这一个案的投入产出成本，构建数字档案馆建设投入较小产出较大的新模式。
6．常用先上的优选理念。馆藏数十万卷档案，无论是档案鉴定还是档案数字化，总要有个先后顺序，全宗之间要排先后顺序，全宗内立档单位要排先后顺序，档案形成年代要排先后顺序，是简单处理还是理性优选？本项目研究采取常用先上的优选理念，以现实利用为导向，研究档案管理过程中的“二八定律”，以20％的努力，获取80％的效益，推进数字档案馆建设。
（二）总结五个原则
1．档案鉴定原则创新。档案鉴定工作按照“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的要求，遵循丰富馆藏与剔除无用统一、现实价值与历史价值并重、法律凭证作用与参考作用区分、管理成本与管理效益兼顾的原则。
2．档案筛选原则创新。档案筛选遵循筛选重要档案数字化的价值性原则、筛选常用档案数字化的实用性原则、筛选开放档案数字化的开放性原则、筛选褪迹档案数字化的抢救性原则，以提供数字化档案为手段，最大限度地开放馆藏档案，满足全社会对档案信息的迫切需求。
3．档案开放原则创新。通过研究确定，档案开放原则是积极、稳妥、高效、便民。积极：自觉地按照《档案法实施办法》的要求，该开放的档案无论是否满三十年都要积极开放。稳妥：保证档案开放内容的准确性。高效：有紧迫感，强调档案开放的速度。便民：采取多种开放方式为公众服务。
4．档案数字化原则创新。档案全文数字化原则是：最大限度发挥数字化加工设备能力，突出解决档案全文检索难题，保证数字化档案真实，保护馆藏档案原件完好，为在网络中更好地发挥档案作用打好基础。
5．档案整理原则创新。“深化检索、淡化整理”是文件归档改革的重要思路。开展鉴定后档案整理工作，坚持以充分利用计算机软硬件功能为前提，以立档单位、责任者、同一期限、同一案卷为基础，以减少手工劳动为重点，遵循方便利用和便于保管的整理原则。
建立数字化档案形成、管理、利用环环相扣、相互约束、保证安全的制度是数字档案馆建设的主要内容之一。在人员管理制度方面主要是按照系统工程思想在组织、机制、制度保障方面形成一整套实用的措施。在数据管理制度方面主要是把数据管理的要求，变为科学使用权限控制功能，形成相互约束的操作规程，达到既保证数据安全又方便利用的目的。
数字档案馆建设技术研究
从目前我国数字档案馆建设的实践看，虽然已有发达地区较为成功的案例，但受我国区域经济发展不平衡的影响，数字档案馆建设不可能齐头并进，传统载体档案管理与数字化档案管理将长期并行，迫切需要多样化、分层次的数字档案馆建设模式。因此，如何探索出一条基于国情、在我国大多数档案馆可以推广和借鉴的数字档案馆建设道路便成为首先需要考虑的问题。寻找能解决常规方法时间久、周期长、成本高、见效慢的弊端，选择信息化这一网络经济时代最活跃的生产力要素，科学设计数字档案馆建设技术路线，走捷径高速度地进行馆藏档案数字化建设并同步上网利用，此项目对此研究有了突破性进展。
（一）技术路线
1．档案鉴定与数字化同步。目前，我国综合档案馆档案数字化工作，因受经济条件、人员结构、保密观念、总量偏大的影响，与许多行业信息化速度相比处于落后状态。加快数字档案馆建设，把馆藏档案价值鉴定与数字化同步进行，是加快数字档案馆建设的好方法之一。既符合节约、高效的原则，又可加快数字档案馆建设步伐，收到事半功倍的效果。
2．目录与全文数据库建设同步。按照利用为本、常用先上的思路，同步建设档案目录和全文数据库。一是满足一般检索需要，建好档案文件级目录数据库。二是满足特殊检索需要，适时建立档案专题数据库。馆藏档案仅靠文件级目录数据库是不可能解决全部检索问题的。随着客观需要的变化，对某一专题档案集中利用需求是经常发生的，组织力量突击建立专题数据库，满足社会需求，是档案馆与时俱进的突破口，也是充分发挥档案作用的最佳时机。三是满足信息检索的需要，建立档案全文数据库。按照国家档案局提出的重点的、利用频繁的档案首先实现全文数字化的要求，科学地选择、建立档案全文数据库是十分必要的。
3．电子文件归档与进馆同步。随着办公自动化速度的加快，档案馆要实现社会信息共享，电子文件归档与进馆同步是大势所趋。档案馆提前接收归档电子文件的必要性主要体现在：一是档案馆可以及时规范各单位移交电子档案的格式，最大限度地减少浪费和重复劳动。二是提前接收归档的电子文件是保持电子文件档案属性的有效方法。三是有利于文档一体化管理，在网络中实现信息共享，更好地发挥电子档案的作用。四是能及时地采取必要的保护措施，延长电子档案寿命，保证其使用价值的长期有效。
4．档案数字化加工与利用同步。长春市档案馆已具备了加快馆藏档案数字化步伐和在网络中发挥档案信息作用的条件。通过采用Ca认证、权限控制、数字水印、电子签章等方法从技术上保证上网档案的安全?鸦通过制定具有法律责任的连锁责任制，保证上网档案的准确，在网络中实现数字化档案的法律效力，充分发挥档案的作用。馆藏档案数字化边建设边利用，在建设中把利用搞活，通过利用促进建设，是档案馆今后走向兴旺的战略选择。
5．长春市档案馆档案数据库设置。长春市档案馆构建七类数据库。即档案案卷级目录数据库、档案文件级目录数据库、档案专题数据库、档案全文数据库、照片档案数据库、多媒体档案数据库、资料数据库，每类数据库内根据需要可设分库。
（二）技术实现
长春市档案馆在数字档案馆建设中，除跟随计算机新技术进行硬件升级外，重点是将新的管理思想、管理理念浓缩形成不断完善的软件系统，通过软件系统升级来固化管理创新，实现管理思想与管理模式上的与时俱进。
1．利用新技术，固化管理创新。充分利用计算机新技术，科学设计、完善档案管理系统。一是努力使档案管理系统覆盖档案实体管理和数字化档案管理所有业务。二是把重组和再造的业务流程利用计算机新技术固定下来。三是内外部数据顺畅导出导入，并保证其可以更大范围的共享。四是基于大型数据库的安全机制和系统完备的授权控制，并将身份认证、电子签章技术嵌入档案管理系统，保证数据安全及有效利用，使数字化档案法律效力的实现成为可能。
2．利用档案数据库结构自定义功能，全面提高档案管理质量和效率。充分利用档案管理系统数据库自定义功能，结合研究与实践的需要，科学合理地设计、设置数据库结构和字段，使数字化档案的关联度更大、系统性更强。长春市档案馆数据库建立和档案鉴定、筛选、数字化、整理、利用等具体内容研究都是在档案管理系统支持下，按照系统工程思想设计的，数据相互关联，系统即时记录。使用人员根据需要自动提取字段数据，任意编排，批量（单独）利用，使过去手工无法做到的事情迎刃而解。
3．技术实现案例分析。长春市档案馆在档案利用接待中，利用1121680名工人调配档案数据库作为数字化档案实现法律效力的研究对象，用数字化档案替代纸质档案，用电子签章替代手工签章，用计算机打印件替代复印件，积累了利用数字化调配档案进行电子签章输出的打印件成功办理社会保险的案例，其数字化档案的法律效力得到认可。其依据是：
法律效力是指法律的约束力。法律效力内含于法律规范之中，法律实施的相关力量设置也来自法律规范的授权。法律效力的实现方式是多样的，其中法的执行和法的遵守是法律效力实现的最基本、最主要的形式，法律的适用即法律效力实现的一种最终的制度保证，是国家强制力的终局性的直接介入。
结合工人调配档案案例来说，劳动行政部门行使法定职权所形成的劳动调配证存根，依法移交到档案馆，档案馆依法定职权和程序提供劳动调配证复印件（加盖查档专用章）或提供项目研究所实现的利用网络技术进行电子签章后的数字化档案打印件，此法律效力得到社会保险公司、相关企业、职工个人的承认，其行使权利并履行义务，成功办理了社会保险，体现了数字档案的法律效力的主要和基本的实现形式。
从工人调配证数字化档案的利用效果来看，法的执行和法的遵守最基本、最主要法律效力的实现形式已得到有关方面的确认。
从数字化档案的特殊性来看，数字化档案是纸质档案的复制品，毕竟还有原始的纸质档案做后盾，虽然法律的适用是法律效力实现的最终方式，但是，即使有人篡改数字化的档案，司法部门也很容易查实，作出正确的判决。
从工人调配证档案内容及其法律效力的特点来看，该数字化档案法律效力的实现并不以可能损害第三方的利益为前提，它与一般法律纠纷中档案的凭证作用有所不同。
档案数字化实践研究
长春市档案馆按照数字档案馆建设的总体方案，在不断加大网络硬件建设的同时，对档案资源数据库建设全面展开，成为长春市信息资源建设和有效利用的典型单位。特别是通过项目研究的形式，对数字档案馆建设的最大工程馆藏档案数字化问题进行了实证研究，积累了很有使用价值的基础数据。
（一）基本数据统计分析
研究人员按照项目研究计划任务书的要求，对馆藏现行档案1982年度全宗各市政府全宗不同历史时期的32428份文件类档案和工人调配1121680人专题类档案进行了鉴定、筛选、数字化、整理、上网利用的研究。
文件类档案：
档案价值鉴定情况是：留存档案占60％，缓销档案占31％；销毁档案占9％（包括3％的重复档案）；
档案开放鉴定情况是：开放档案占留存档案60％；政府全宗占81％、其他全宗占44％。特别是政府全宗开放档案占留存档案81％，最多的达90％。档案开放的特点是年代越久远开放越多。
档案全文扫描的占鉴定总数的12％，占留存总数的19％。档案扫描的特点是年代越近扫描越多。
（二）长春市档案馆现行档案数字化成本分析
1．馆藏全部现行档案两种数字化方法成本分析。长春市档案馆有19万卷共90万件现行档案，利用两种数字化方法的成本（显明成本）分别是：
采取档案鉴定与数字化同步的方法，完成90万件任务，成本计算需投入40万元。不需要更多的扫描设备，也不影响有用档案数字化的速度。但需要投入档案鉴定专业人员。
采取鉴定与数字化分步的方法，完成90万件任务成本计算需120万元，是鉴定与数字化同步成本的3倍。
2．长春市档案馆优先数字化的对象成本分析。对馆藏现行档案各立档单位档案近三年利用情况进行了统计分析，按照“二八定律”，找出了优先数字化的对象。
（1）全馆现行档案先后有190个立档单位：有95个立档单位档案三年没有被利用。有32个立档单位档案三年都被利用过，最多的立档单位档案被利用43个年度，最少的立档单位档案被利用4个年度。有29个立档单位档案有两年利用过。有34个立档单位档案只有一年利用过。
（2）根据以上统计数据，运用“二八定律”，确定针对公众且利用频繁的档案优先数字化；针对个人利用的档案边利用边数字化；三年没有利用的档案暂时不数字化的原则。具体选择19个利用最频繁的立档单位档案作为优先鉴定数字化、开放利用对象，满足社会80％左右的基本需求，是一种多快好省的方法。
（3）19个立档单位档案是70169卷共362661件，商业化运作8人鉴定、3人扫描、5人整理，一年时间可以完成其鉴定与数字化同步的任务。
3．档案鉴定与数字化同步的好处与挑战。
（1）档案价值鉴定、提前开放鉴定、数字化筛选、整理、上网利用一次完成，不但避免多次重复调卷，节省人力和时间，更重要的是加快了档案提前开放利用的步伐。
（2）避免无保存价值档案数字化，加快馆藏档案数字化速度。
（3）剔除无保存价值的档案，节省保管空间，降低保管成本。
（4）相对来说，档案鉴定与数字化同步即刻就需要培养、使用专业的档案鉴定人员。
档案数字化技术要求篇6
【关键词】医院；档案；数字化；应用
【中图分类号】R197.3【文献标识码】B【文章编号】1008-6455（2011）04-0285-01
医院档案信息数字化是一种新型档案信息形态，是计算机大量应用于医院管理的必然结果。它把分散于不同载体的信息资源以数字化的形式存储，在现代信息技术普遍应用的基础上,利用数字化手段,以综合档案信息资源为处理核心,对数字档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。
1医院档案数字化的必然性
1.1随着信息技术的进步，尤其是医院信息系统（HiS）的投入使用，组织管理已经开始转变为面向流程的管理，特别是在医院，档案的范围由当初的文书档案、病历档案、人事档案等发展到今天的科技档案、病理切片档案、计算机数据档案等。由于对纳入档案管理的内容没有明确的要求，各医院根据自己的理解和实践在进行管理；而引入信息技术对传统医院档案管理进行流程再造，加快档案信息化建设，采用现代科学技术，对医院档案资源进行数字化管理，实现信息资源有效地整合和共享，已经成为档案管理发展的必然趋势，这也使得人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是实现医院档案事业可持续发展的一项重要内容。[1]
1.2改善档案管理工作，提高档案工作社会地位的需要。数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的地位和作用。
2（HiS）的普遍应用对数字化管理提供了有利条件
医院档案主要涉及病案和行政档案两大内容，因此应当把档案管理划归管理信息系统；一般的HiS将管理信息系统细分为门诊管理系统、住院管理、药房管理、病案管理、医疗统计、人事工资管理、财务管理与医院经济核算、医院后勤物资供应、固定资产医疗设备管理、院长办公综合查询与辅助决策支持等若干子系统。HiS软件当中大都为病案和文档管理设计了相应的软件，初步解决了档案数字化的技术问题；另外，随着各类内部办公网络平台的建立，以及“电子病历”法律地位问题的逐步解决，逐步实现文档、病历的电子化只是时间问题。
3医院档案数字化管理存在的问题和发展建议
3.1基础建设的问题？数字化档案系统作为网上信息资源新的管理模式，具有高投入、跨学科、资源共享等特点，建设速度较为缓慢；技术力量、技术基础、数据库建设和人才储备等方面相对较为薄弱，这给推进档案数字化建设添加了难度。
3.2纸质文件和电子文件并存问题:数字化档案室只是一个“信息空间”，要靠传统档案的信息资源相互联接才可以构成，它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。因此实行纸质文件和电子文件“双套制”,是纸制文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。
3.3电子档案的安全保护问题:由于电子文件、电子档案有时可能会受到计算机病毒、黑客的攻击而造成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保证计算机系统的绝对安全，这就要求我们的档案管理员不但了解档案信息管理的有关知识，还要对计算机系统的维护、保密和反黑客任务有充分的认识。
4对医院档案数字化建设的几点思考
4.1改善硬件是医院档案数字化建设的基础：数字化发展硬件先行，硬件建设要有前瞻性,要建立一套先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统，这样,才能为以后医院数字化建设留足发展空间。
4.2要为数字化档案管理工作提供资金保障、资源保障和人力保障:加强数字化硬件建设和软件开发；加强环境改造提供相应的技术支持，如购置、开发一定数量的应用软件，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善满足社会各界广大用户的需求，使数字档案正常运转，保持旺盛生命力。
4.3医院数字化资源建设是发展档案管理数字化的前提条件:医院数字化资源建设要立足于做好医院馆藏资源数字化、社会资源医院馆藏化两个方面的工作；医院馆藏资源数字化就是根据医院的学科特点、科研方向和以后的发展规模，建立个性化的数据库，社会资源医院馆藏化就是对社会上已数字化的医疗信息资源进行收集、整合和利用,大力拓展网上资源[2]。
4.4要培养和造就一大批具有档案、图书、经济信息、科技信息、信息技术开发与服务等多方面才能的数字化档案管理人才，这要求我们调整档案管理人员结构和知识结构,培养一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修,从而保障各种专业设施的正常运行；同时加快各级档案管理人员的知识结构，加强现代知识的学习，掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识，具备一定的适应数字化建设发展需要的基本技能。
4.5要正确处理传统与现代化的关系，正确解决数字化进程中录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题，正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强；但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光、电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备的再转换，虽然存储量大、节省了贮存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度；我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，既在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。
总之，医院档案数字化管理与信息化建设是相铺相承的，计算机网络技术不仅可以大幅度提高办公效率，而且也使工作准确性大为提高，在高度信息化环境中，文件信息传输速度快、信息量极大，传统的文件和档案分开式管理模式已经远远不能适应，采用医院档案数字化管理将是我们档案管理的必由之路。
参考文献
档案数字化技术要求篇7
【关键词】艺术档案；数字化；管理研究
艺术档案是我国悠久的历史文化遗产，也是艺术工作的辛勤劳动结晶。因此对于其管理质量已经引起相关部门的高度重视。随着时代的进步，艺术档案采用了数字化的管理模式，将传统存贮介质的各种艺术档案资料，利用现代化的科技手段，如：扫描、压缩、转化等手段，演变成新颖丰富的图片文件、声音文件或录像文件模式，并通过各种查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，为艺术档案资源提供了方便、快捷的储存通道。
一、艺术档案数字化管理的重要性
（一）符合新时期我国文化艺术事业发展的需求。传统艺术档案基本都是以纸质、实物等介质为主的档案资料，给原始档案管理工作增加了很大的难度。并且受传统思想的束缚，其管理效率普遍偏低，致使很多信息来源得不到充分的共享，出现很多失误、差错等问题，严重影响了艺术档案的完整性和安全性，使其管理质量缺乏可靠的保障。通过利用数字化的管理模式，既解决了以往档案库存管理的弊端，使其适应当前艺术档案管理的需求，又极大地提升了管理人员的工作效率和业务能力。
（二）方便快捷的查阅需求和信息传递需求。以往查阅艺术档案资源都要依靠手工操作来进行，这种查阅方式既延长了查阅周期，又使其无法满足现代快节奏的社会需求。随着计算机技术的普及应用，档案管理也采用了数字化的管理模式，将传统介质的档案资料全部转化成高科技的电子形式，并把电子档案有效地保存到计算机存储硬盘中，不但扩充了保存空间，简化了贮存模式，也极大地方便了工作人员的检索与查阅。并且其完全不受任何介质的约束，随时随地都可以进行阅览和利用，既使处在同一个电子文件中的不同档案形式也可以进行长期的存放，如：文字、声音、图像、视频等文件，充分体现了艺术档案的规范化管理，使其可以保持永久的完整性和实效性。同时通过数字化的管理，还可以针对不同查阅目的的文件进行分门别类的管理，方便日后管理人员对档案的借鉴、研究和分析等活动的进行，使其满足各种不同的查阅需求。
二、艺术档案数字化资源的管理研究
（一）数字化资源管理方法。进入新时期以后，我国科技技术的发展已经取得了十分显著的成绩。相对数字化的档案管理也可以采用先进的管理技术，来实现现代化的管理目的。可利用时下流行的多媒体技术或超文本技术，将传统档案资料演变成新颖丰富的图像、文字、视频等文件形式，使其更加可视化。同时为了加强艺术档案的保密性质，还可利用先进的安全加密技术对档案资料进行安全管理，从而实现档案资料的完整性和科学性。
（二）数字化资源的安全管理措施。为了做好艺术档案的数字化管理工作，首先就要实现档案资料的共享，使其可以不受任何介质的约束，随时保证人们的查阅和访问。可利用计算机网络平台等先进技术来进行。其次为了保证档案数字化资源的准确性和实用性，避免出现任何网络安全问题，就要加大档案数字化资源的维护力度，利用加密技术来保证知识产品的安全存储，并设置资源版权保护、系统密码保护等防御措施，建立合理的安全保护机制，如：数据备份、灾难恢复机制、资源异质备份及资源异地备份等手段，从根本上维护数字化资源和其网络平台的安全。
三、提高艺术档案数字化工作的建议
（一）科学利用和开发各类艺术档案资源。利用先进的科技手段，有效地开发出各地档案管理部门的多种艺术档案资源，并取其精华进行合理地利用，实现现代化的检索技术与数字化管理技术，从而促进我国的经济文化建设。另外由于我国各种艺术档案资源馆的分布范围较为广泛，所以应加大对计算机网络信息技术的利用，采用更为先进的数字化管理模式，为艺术档案资源馆的长期发展提供优质的服务途径。
（二）加大档案资料管理的数字化教育。为了更好地实现艺术档案的数字化管理，首先应该提高管理人员的综合素质，加大对其的数字化教育，使之成为高水平、高技术、高管理的复合型人才。其次完善当下数字化教育的教学内容，提高管理人才的竞争能力，使其在工作岗位中发挥自身优势，完全掌握现代化的档案资料管理技术，实现档案资料信息管理的数字化建设。此外还要定期对从业人员开展专业的档案管理培训活动，尤其是加强对计算机技术与网络信息技术的教育培养，既提高管理人员的工作水平和效率，也加强了其在经济信息开发与研究方面的能力，使之成为综合数字化档案管理人才。
四、结束语
综上所述，艺术档案的数字化管理已经是各档案资源馆势在必行的发展趋势，不仅打破传统管理的弊端，有效保证了艺术档案的完整性和科学性，也加快了档案资源的共享速度，使其满足当下社会快节奏的查阅需求，为推动社会文化艺术发展奠定坚实的基础。
【参考文献】
档案数字化技术要求篇8
关键词：数字档案馆；意义；建设
建设数字档案馆是21世纪档案馆迎接网络时代的重要战略，这项工作关系着档案馆的生存与发展。虽然21世纪传统档案馆暂不会消失，但随着电子出版物的盛行，数字档案馆将居首位。未来的档案馆将以服务特色和技术手段论高低，能否迅速占有信息资源并向社会提供信息产品将成为衡量档案馆的标准。数字档案馆作为档案馆的主要方向，它的研究与建设水平将直接关系到我国档案馆在未来信息时代的地位和作用。由此我们应充分利用这一有利时机，认真研究在新世纪数字档案馆建设这一重要课题。
一、关于数字档案馆的概念问题
数字档案馆是进入上世纪90年代以后产生的一个全新的概念。随着计算机技术的迅猛发展，特别是网络技术、数码存储与传输技术等的全面普及，使得用户对城建档案信息的加工、存储、查询、利用等方面有了新的要求。因此，数字档案馆也就应运而生，它是一个新生事物。目前，在档案馆界甚至整个学术界还没有一个被广为接受的定义。从众多的定义表述中，其中有的认为数字档案馆是以组织数字化信息及其技术进入档案馆并提供有效服务的档案馆。几乎档案馆的所有载体的信息均能以数字化的形式获得，包括所有联机采购、编目、公共查询对各种信息资源的检索，通过网络组织用户访问外界数字档案馆和信息数据库系统，如电子档案、声像资料、动画片、影视片、多媒体资料等用计算机系统管理档案的用户服务。档案馆利用网络连接到全球各个角落，让用户很方便地共享资源。所以，上述这一概念定义尚较为大多数人接受。
二、关于建立数字档案馆的意义问题
传统档案馆担负着信息采集、存储、传播及版权控制的重任，数字档案馆也同样要完成这些任务，只是各项任务的内容、采取的手段及服务方式发生变化。建立数字档案馆的主要意义：
（一）由于数字档案馆是虚拟与现实相结合，大量的数字化信息存贮在无数个磁盘存储器中，通过计算机网络联接形成的一个联机系统。因此，与传统档案馆相比，它占用的物理空间相对很小。
（二）数字档案馆收藏数字形式的信息，除了纸介质的书刊资料外，还收录其它一切可以数字化的信息，如视频、音频资料、计算机程序等等，可以满足查阅者的多种需求。
（三）数字档案馆建设对于我们最重要的一点是建立以数字信息为主的各种信息资源，形成互联网上的整体优势。数字档案馆还是保存和延续发展城建档案遗产的最佳手段，所有的珍贵资料都可以经数字化处理后，将原件保存在更适宜的环境中，而数字化的资料由于实现原件的复制，并不影响一般意义上的查阅。
（四）利用数字化档案馆的用户可以不同档案馆的工作人员直接见面，而只通过网络与档案馆联系，档案馆专业人员通过电子邮件及电子咨询台与用户联系。档案馆的服务质量取决于软件设计、档案馆专业人员对用户回应的速度和质量、数字化信息的制作、网络的传播速度及人性化界面的设计等；用户也可以直接通过电脑登录至数字档案馆的主页，随意浏览、查询、下载、打印有用的信息。
（五）数字档案馆扩大了用户的范围，普通档案馆因为需求者对象与地理位置的限制只能为少数人服务，数字档案馆则允许人们在任何地方、任何身份进入档案馆自由查询。
三、关于数字档案馆的特征问题
（一）数字档案馆是一个分布式的档案馆群体。数字档案馆通过宽带高速互连的计算机网络，把大量分布在一个地域或一个国家的众多档案馆或信息资源单位组成联合体，把不同地理位置上及不同类型的信息按统一标准加以有效存储、管理并通过易于使用的方式提供给用户，超越空间和时间的约束，使用户在任何时候、任何地方都可以在网上远程跨库获取任何所需的信息资源，达到高度的资源共享。
（二）数字档案馆是面向对象的数字化多媒体信息库。数字档案馆的存储介质已不限于印刷体，它具有文本、声、光、图像、影视等多种媒体，其存储的载体也相应的有光盘、录音带以及各种类型的数字化、电子化装置，它通过多媒体、超文本、超媒体等技术，提供智能化的信息检索手段，向用户展示各种生动、具体、形象、逼真的信息。
（三）数字档案馆是与平台无关的数字化资源集合。数字档案馆可实现异种数据库之间、服务之间、工作站之间的可互操作性，并正在探索深层语义上的可互操作性。它采用一种联合式或协调性软件，从类型相似的数据对象和服务中，取得一致性和连贯性检索内容。目前在网上查资料，需逐个站点地查询，实现数字档案馆以后，用户只要提供某个检索点，计算机就会按统一的用户界面提供所需的全部资料。
（四）数字档案馆具有强大的信息传播与功能。数字档案馆的服务方式与传统档案馆有着重大的差别，它变传统档案馆的被动式服务为主动服务。它可以通过网络随时和传播各种文献资源的信息，对用户进行“引导”或“导航”，向用户提供多种语言兼容的多媒体远程数字信息服务。
四、关于数字档案馆建设应解决的问题
（一）处理好关键技术问题。
数字档案馆是采用现代高新技术所支持的系统工程，信息技术的集成在数字档案馆的建设中扮演了非常重要的角色。具体的来说，数字档案馆涉及数字化技术、超大规模数据库技术、网络技术、多媒体信息处理技术、数据库与分析处理技术、信息抽取技术、基于内容的检索技术、自然语言理解技术等等。我们必须针对数字档案馆的应用背景，综合运用有关原理和方法，重点突破关键技术，才能为数字档案馆的建设提供坚实的技术保障。
（二）关于标准与法规的制定和实施问题。
在进行数字档案馆研究和建设数字资源库的过程中，应借鉴发达国家数字档案馆建设的经验教训，尽早制定统一的适合中国数字档案馆建设的资源描述、标识、查询、交换和使用的标准规范及法规尽量地使用国际标准，对那些不是按标准格式进行组织伯资源库，也必须考虑数字项的充分描述，并要有灵活的接口，以保证日后对数据的转换与衔接。使我国数字档案馆在建设伊始，便遵循标准化、规范化、法制化管理的发展道路。
（三）关于各类数字化资源的开发与利用问题。
数字档案馆建设必须以建立丰富的数字资源库为基础，否则要实现数字档案馆就是一句空话。各类型档案馆应针对本馆实际情况，将本馆馆藏资源数据化，建立具有本馆特色的数据资源库。数字资源库中包括国内数字资源群、引进国外的专题数据库。通过相接的网络系统实现大部分地区档案馆文献资源的联机采编和馆际间互借。
档案数字化技术要求篇9
一、从概念引入到提法统一
1994年margaretHedstrom率先提出“电子档案馆（electronicarchives）”的概念，1996年戴维・比尔曼在第13届国际档案大会上提出以虚拟档案管理的元数据体系为中心的“虚拟档案馆（Virtualarchives）”。此后，我国档案界逐渐开始关注并研究数字档案馆这一新生事物。
1997年，董健民首次提到“在数字档案馆中，电子技术已使档案的保存和利用更加科学有效”，1998年，冯惠玲进一步指出“电子档案馆亦可称为‘数字档案馆’、‘虚拟档案馆’或‘无墙档案馆’，它不是一个实体机构、一个存放处的概念。”有关电子档案馆、数字档案馆、虚拟档案馆的概念也经常被比较，例如，刘春弟认为“电子档案馆（产生于20世纪80年代）与数字档案馆（产生于20世纪90年代中后期）是基本相同的概念和事物，数字（电子）档案馆与虚拟档案馆既有区别又有联系。”虽然在认识上存在差异，但随着数字档案馆的概念被广泛接受，数字档案馆这一提法已经渐趋统一。
二、从理论探索到实践应用
随着数字档案馆实践的展开，学术界的理论探讨逐渐深入。关于数字档案馆的界定、特征、功能、演变、数字档案馆与传统档案馆的比较等问题引发广泛的讨论，形成多种观点，以数字档案馆的界定为例，代表性的观点可以归纳为广义狭义论、实体虚体论、技术论、数字信息系统论、档案信息服务论、档案资源共享论、整合论。关于数字档案馆的技术如元数据与数据描述技术、检索技术、数据挖掘技术、数据可视化技术、存储技术、安全技术、备份技术等相关探索，也为数字档案馆的实践应用提供参考。
进入21世纪，数字档案馆随着档案信息化工作启动而发展。我国第一个数字档案馆的研究与开发项目“深圳数字档案馆系统工程的研究与开发”于2000年5月立项，青岛市于2001年启动“数字档案馆工程”。2002年以来，杭州市档案馆、天津开发区档案馆、江苏电力公司档案馆等也逐步开始数字档案馆的建设和规划，2003年上海交通大学《数字档案馆建设方案》纳入学校“985工程”数字化校园建设规划，2005年浙江大学开始探索数字档案馆建设，截止2007年底，山东省共建成8个市级数字档案馆、22个县区级数字档案馆和2160个数字档案室。我国数字档案馆发展为省市县级国家综合、企业、高校、专门行业等种类各具特色、覆盖地域广泛、建设类型多样的格局。
三、从模式推广到政策推动
经过积极的探索和实践，先后涌现出一批特色鲜明的数字档案馆典型，通过总结建设经验和特点，形成模式进行推广。大中型综合数字档案馆模式包括“深圳模式”、“青岛模式”、“杭州模式”，小型综合数字档案馆模式有“萧山模式”。企业数字档案馆的模式可以根据起点的不同分为“末端管理模式”和“前端控制模式”，结合二者的优缺点，应发展“全程管理模式”。
数字档案馆的发展离不开国家政策的推动，2002年国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》，2006年《全国档案事业发展“十一五”规划》将启动数字档案馆建设作为重要内容。2010年国家档案局《数字档案馆建设指南》，全面指导数字档案馆建设。2011年《全国档案事业发展“十二五”规划》将加快数字档案馆建设作为主要目标之一。在政策的推动下，数字档案馆建设成为各级各类档案部门的重心工作。内蒙古伊金霍洛旗已实现馆藏所有档案和资料全部数字化并在全旗共享，江苏省太仓市率先实现档案馆和所有进馆单位档案室档案100%数字化，海关总署全面启动纸质档案数字化工作以完善海关档案信息数据库建设，中国第一历史档案馆3年累计投入8200万元，通过政府采购确定6家外包公司200余人从事具体历史档案数字化工作。
四、从经验总结到深入发展
关于发展阶段的总结，“根据信息管理的结构，将数字档案馆分为数据型、信息型、知识型三个发展阶段。”也可划分成“基于信息管理的数字档案馆建设和基于知识管理的数字档案馆建设两个发展阶段”。关于数字档案馆构建模式，研究集中在基于oaiS、it集约化服务型、基于知识管理、面向服务架构等几种模式;关于数字档案馆的技术应用，研究涉及数字化、存储、检索、共享、信息安全等方面;关于数字档案馆服务模式，主要有集成服务、个性化服务、小众化服务、知识服务等几种模式。关于数字档案馆信息资源研究主要是从信息资源的建设、信息服务、信息安全这三个角度来谈”。关于数字档案馆的功能特征，在国家信息化发展的新阶段，数字档案馆建设要体现三大新的功能要求，就是建设安全可信系统、实现智慧智能管理、达到长期保存要求。
随着云计算、物联网、移动互联网等新一代信息技术的推广应用，数字档案馆的发展也面临大数据时代的机遇与挑战，处于从档案信息资源建设和管理系统开发转向信息资源的利用与共享的转折时期。2011年国家电网公司档案馆提出：“‘十二五’期间，把档案馆建成档案保管中心、资源数据中心、利用服务中心和企业形象及社会责任的展示窗口，到‘十二五’末，基本建成智能数字档案馆。”2012年江西省档案局与江西省信息中心联合规划，构建了江西省档案馆政务网档案资料查阅平台，实现了全省区域性数字档案资源共享。2013年10月，全国数字档案馆（室）建设推进会召开，倡导实现“数字转型”、“数字升级”、“数字换代”。2014年2月，国家档案局数字档案馆（室）建设领导小组成立，以推动建成更多的数字档案馆（室），促进我国数字档案馆的建设向更深层次发展。2014年12月，国家档案局《数字档案馆系统测试办法》进一步强化数字档案馆的科学建设、安全运行维护和绩效管理，这一时期的数字档案馆越来越重视档案利用共享和知识管理功能的强化，基于用户的建设理念和追求更高的服务绩效逐渐凸显。
档案数字化技术要求篇10
关键词：档案信息化建设；信息安全技术；必要性；数字化
随着数字时代的来临，档案信息化建设也步入了快速通道。管理微机化、馆藏数字化、信息共享化，已成为当今档案工作发展的趋势。档案管理信息化建设是时代赋予档案管理部门新的任务和使命，是档案资料管理向档案信息的一种转化，是由单一的管理工作向为社会服务性工作转化的一个具体过程。档案管理信息化，有利于档案调取、档案共享、人才队伍建设等方面的工作开展，更符合我国现代社会的发展需求，也是档案管理工作的最新发展方向。
一、档案信息化建设的必要性
（一）形势发展需要
21世纪是信息化的时代，档案也是信息时代的重要组成部分，数字化是档案信息化的重要手段。档案馆是保管和提供利用档案信息的职能部门，是最有实用价值的信息资源库，这就要求档案工作在收集、保管、保护和利用手段等方面做出调整，能够更好地去适应社会发展的形式。
（二）档案安全保障
传统载体档案在数字化后，将来的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作，都可不再动用档案，并可对档案进行封存管理，从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高档案的安全系数，从而保障档案实体的安全。
（三）社会需求强烈
人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需求量不断增加，如土地、婚姻、工龄等民生档案。
二、档案信息化建设的核心是档案数字化
（一）数字化工作为档案信息化提供数据生命
对于档案信息化来说，数据就是一切，就是档案信息化的生命，而档案数字化工作就是产生档案数据的必要手段。以市档案馆为例，早在2009年底就启动了数字档案馆项目，陆续通过数字档案馆软件、硬件项目以及档案数字化扫描项目的建设，建立数字档案馆管理系统，同时投入大量人力、物力积极开展档案数字化工作，并在档案数字化过程中，严格按档案信息数字化的三原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则，严把质量关对馆藏档案进行全文信息的数字化扫描工作，为档案的保存和开发利用打下了扎实的基础。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。
（二）档案数字化是传统档案的一次变革
传统载体档案在数字化的过程中，将会对档案原件进行相应的整理、编目、统计、修复裱糊等各项工作，等于说把原始档案通过技术手段再重新修整了一次，并且在完成数字化以后，可以对原始档案进行封存管理，从而减少对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高档案的安全系数，保障档案的安全。开展档案数字化工作，实质上是向数字化要安全、要效率，用数字化保安全。
三、档案信息化^程中存在的问题及对策
（一）档案数字化的标准不统一
档案信息化过程是一个由传统手工操作管理向计算机自动管理转变的一个过程，然而档案的整理、分类、编目等工作仍旧按原本纸质档案手工管理的思维在进行，用这个思维来实现档案的信息化，是有差别的，会造成档案现代化管理上的混乱，尤其是在档案数据库建设上更为明显。有非常多的部门和单位都有本行业的业务系统，产生档案的门类也非常多，比如国土、民政等等，档案整理以及数据库的建设都有自己的行业标准，这就造成综合档案馆的档案管理系统难以很好地兼融这些数据，或者修改、返工，造成人力、物力的大量浪费。
（二）档案人员队伍急待提高
档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。档案人员队伍的现状：一是从事档案数字化工作的人员队伍参差不齐、极不稳定；二是各立档单位的档案员队伍中的基层档案员基本都是兼职状态。
（三）信息安全技术不够完善
知识经济、信息时代的脚步已清晰可闻，新兴的计算机技术的发展更是一日千里。计算机的云计算技术、虚拟化技术、智能化技术等等在档案方面的应用还不够；档案信息安全技术还需要不断完善，各地区安全策略及措施都各自为政，这些都影响了档案信息的安全。
四、对档案信息化中存在问题的对策。
（一）必须转变观念
把档案信息化工作的思考角度应该由纸质档案手工整理的方向过渡到计算机自动化管理的模式，并加强标准建设，由国家或者省市一级建立一个相对固定的部级标准的数字库，建设时把按大档案的概念来考虑档号的设置、字段设置、档案的分类等等，把所有档案都纳入到这个标准中来，然后再按专业的档案门类进行细分，这样所有的档案数据都可以非常方便地导入导出，那么市级、省级甚至部级的大档案中心可以一挥而就。
（二）着重加强档案队伍建设
要加强档案工作人员的责任心建设、素质培养、安全意识的教育，制定完善的档案管理制度，把各项制度落到实处；要有针对性地对档案数字化加工企业和基层立档单位档案员进行专门的培训，不仅要做好档案实体整理的工作，更要了解档案信息化的过程，了解各种档案新载体的物理性能，掌握基本的网络安全策略和知识；建立现代化档案管理人才的培养制度，培养融档案知识、计算机管理知识、信息安全等知识于一体的高端人才，来引领档案事业的现代化发展。
（三）加强档案新技术的应用