档案管理规则篇1
专门档案是人们通过创造性劳动选取并保存下来以备查考的各种专门文件有机体系的总称。专门文件是指机关、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性活动中，为了实现相关的职能目标而制作和使用的，具有比较稳定的文种和记录目的的各种载体类型的数据、信息记录。专门档案是档案家族中的一大门类,它有专门的形成领域,比较稳定的文件名称、格式、各自独立的整理和管理方法，专门档案的形成规律不同于普通档案。
专门档案管理是人们为了有效地收集、加工和利用专门档案数据和信息而进行的一种社会活动。专门档案管理的一般规则,是以档案工作基本原则为指导,充分考虑专门档案的形成规律和特点以及专门档案信息用户的需要等方面的因素来设计的。我们社会的各个行业都有自己的“游戏规则”这个规则可以有效地约束和规范相关行为人从事某项工作活动的思想和行为,从而保证组织目标或系统目标的实现。
一、前端控制规则
专门档案是一种现实性很强的专业管理工具。它是有关专业管理系统建设与运行的生命线。没有专门档案就没有这些管理系统。为了建立一个良好的现代化的专业信息系统，我们不仅要充分利用各种现代信息技术和正确的开发方法，同时还要注意做好专门档案的管理工作。
专门档案的前端控制规则，是一种有效解决专门档案质量问题，保证其工具意义的必要思想和行为准则。它要求做好以下几方面的工作：
第一,参与专门文件和记录的标准化、规范化管理。专门档案的管理主体必须积极参与有关专业系统开发前的论证和设计工作，帮助系统的设计与开发人员选择和制定符合专门档案管理要求的规范和标准。
第二，参与专门文件和记录的维护管理。专门档案的管理主体必须积极参与专门文件和记录的维护管理工作，监督有关人员做好专门文件和记录的修改工作，以便保证它们的质量和利用价值，防止给日后的专业性活动造成混乱和损失。
第三，参与专门文件和记录的跟踪管理活动。我们应当把专门档案的结果管理模式转变为过程管理模式，注意利用现代信息技术手段，监控专门文件和记录的形成过程、平时的存储保存和加工整序过程、鉴选归档过程。
第四，参与专门文件和记录的管理制度建设。一套专门文件和记录的管理制度是有效实施专门档案管理前端控制规则的必要保证，否则，前端控制活动就会流于形式。
二、连续性和整体性规则
专门档案的管理是一个以实现特定的目标而进行的连续性整体活动过程。从事专门档案管理必须要坚持连续性和整体性原则。
首先，根据本单位专门档案的管理目标设计连续性的整体工作方案。在专门档案的管理实践中，有关社会主体要根据自身的专门档案的具体管理目标，制定出相应的专门文档的管理方案，以便保证整个管理工作有序进行，并保证专门档案整体管理目标的实现。但是，我们也在实践中发现，一些单位的专门档案管理却选择了相反的工作步骤，即先派一些专门档案管理人员去学习有关单位的先进的管理经验，然后再照搬过来，开展本单位的专门档案管理方案的设计工作。诚然，学习其他单位的先进管理经验和管理方案是无可厚非的，但是学习者应当知道所学到的那些专门档案管理方案是有关单位根据自己的专门档案管理目标而设计的，而不是根据学习者所在的单位的管理目标设计的。
其次,根据本单位专门档案管理目标的变动情况修正专门档案的管理方案。专门档案管理的连续性和整体性规则就是要求专门档案的管理者根据管理目标的变化情况，及时对专门档案的管理方案作出相应的调整和变革。
三、安全性和效益性规则
专门档案管理的安全性规则要求专门档案的管理主体必须保证专门档案的实体安全,保证专门档案数据和信息的可存取性,保证专门档案内容的安全。保证专门档案的实体安全是安全性规则的最基本要求。专门档案的实体安全主要有两个方面的含义，一是专门档案的数量应当齐全完整，二是专门档案应当是一个由专门文件和记录构成的有机体系。保证专门档案数据和信息的可存取性，也是专门档案管理安全性规则的一项重要要求。如果专门档案的内容数据和信息无法正常存取，那么它的可据性和可靠性就无法保证，所以在专门档案的管理实践中，必须采取相应的措施，避免无法存取的“死文档”的出现，保证专门档案的内容安全，主要涉及两个方面的基本要求：一是保证需要控制使用的专门档案内容数据和信息不被非法查阅或访问，确保专门档案的内容不失密、不泄密：二是保证专门档案的内容不含有病毒。
专门档案管理的效益性规则要求专门档案的管理主体不要压制专门档案合理作用的发挥，不要使专门档案这种宝贵资源闲置，同时要使投入和效益成正比，否则将会造成这种管理活动的效益低下。如果专门档案的管理主体通过不适当的管理制度和管理方式，限制和阻碍了专门档案信息价值的实现，影响了其积极作用的发挥，那么就必然会造成专门档案管理效益的低下，甚至无效益而言，并最终使这项管理活动失去存在的基础和前提。
专门档案的管理必须讲求效益，档案工作者应当通过创造性的劳动和智慧，为专门档案价值的实现提供更为优质的服务条件。专门档案管理还要注意投入和效益之间的关系，一旦发现我们的某种管理理念、管理方式、管理方法和手段的经济投入(包括人、财、物等方面的投入)不能达到预期的良好的管理效益时，就应及时诊断，找出症结，并采取切实的政改措施。那种追求时髦、不问效果的管理理念和管理方式，必须得到及时纠正，否则就会给国家、集体造成更大的损失。
四、继承性和创新性规则
档案管理规则篇2
1档案逻辑管理的几个基本问题
1.1逻辑管理的概念与意义。任何管理活动都会有管理工具，任何管理工具都有物质与意识两种不同的表现形式。因此，我们可以因档案管理工具的存在形态――物质的或意识的，将档案管理活动区分为物理管理和逻辑管理。即：制造和使用物质性工具的档案管理活动（如建设和使用、维护档案库房，参与制作和使用柜架、卷盒、消毒柜，使用计算机等），我称之为“物理管理”；创造和使用意识性工具（如制定和使用分类方案、保管期限表、软件系统及其他各种法规制度等），我称之为“逻辑管理”。具体地说，逻辑管理的工具形态是意识性的，它通过大脑的思维虚拟转变而来，并通过符号载体转化为规则虚拟。即：通过思维产生思想，通过符号表达思想，思想的组合最终成为指导档案管理活动的规则。
物理管理和逻辑管理的划分方法，不同于以往的按照档案管理程序划分档案管理的方法（即将档案管理划分为收集、整理、保管、统计、服务利用、信息开发等环节），也不同于按照管理对象划分档案管理的方法（即将档案管理划分为实体管理与信息管理），而是以管理活动自身的存在方式――具体地说是以管理活动的工具形态（物质的与意识的）来作为划分标准。这是一种不同于上述两种划分方法的新视角，它有利于我们全面、完整、深入地认识档案管理工作。
1.2逻辑管理的本质――虚拟管理。逻辑管理的本质是虚拟管理，具体地说是规则虚拟管理，即逻辑管理要经过意识酝酿形成规则人化世界的过程。具体而言：人们首先在头脑中思考如何管理档案，思维的结果就形成了某些方式、方法；把这些方式、方法整理出来，就形成了文字性的管理规则；执行这些管理规则，就形成了一个具有人化特征的有序的档案世界。
虚拟管理的基本特征是在实施具体的实体管理行为之前，已经以意识的逻辑的方式在头脑中、在方案中对这种管理的种种情形作出了预设。正如马克思所说：“蜜蜂建筑蜂房的本领使人间许多建造师感到惭愧。但是，最蹩脚的建筑师一开始就比最灵巧的蜜蜂高明，在他建筑房屋以前，已经在自己的头脑中把它完成了。”[2]
在头脑中、在方案上预先设定了管理的方式、方法、程序，并按照预设的方案、规则去执行，这就是逻辑管理的虚拟本质。
1.3档案逻辑管理的工作流程
能动执行
知识虚拟逻辑虚拟规则虚拟
自动执行
第一，知识虚拟
在进行逻辑管理前，须积累相关知识。因为知识是相关思维的前提，如果对某一事物一无所知，其相关思维也只能是空白。知识的获得有两个基本途径：学习和实践，即：通过学习获得科学理论知识（间接知识）；通过实践获得经验知识（直接知识）。知识储存在人的大脑中，所以，它是一种虚拟形态。
第二，逻辑虚拟
即当我们在工作中遇到相关问题时，我们会运用已知知识进行思考，思考的结果是我们获得某种解决问题的逻辑。问题相当于命令；思路相当于知识的排列组合；逻辑就是这种排列组合的最终结果。思考也是大脑的一种功能，因此，它的形态也是虚拟的。
第三，规则虚拟
将思考获得的逻辑虚拟通过文字等符号固化在某种物质载体上，并加以确认，就形成了规则。逻辑是虚拟的，符号是虚拟的，它们表达出来的规则也是一种对未来实体管理结果的预先设定，所以，规则也是虚拟的。在传统时代，规则虚拟表现为法律、规章、办法、制度，等等；在数字时代，表现为计算机软件系统。
第四，能动执行或自动执行
虚拟的目的在于最终的执行。在传统时代，这种执行由人能动地执行；在数字时代，这种执行由计算机自动执行。人的能动性有可能具有创造性，但也有可能带来种种偏差；计算机的自动性具有机械性的严格，但其僵化的缺点可以通过对系统的完善加以改变。
1.4档案逻辑管理工具的制作。档案逻辑管理工具是预设的，这种预设首先是在头脑中，其后表现在它们被预先制作。制作档案逻辑管理工具是档案工作中最为重要、最具挑战性和科学性的工作，是一种具有高度脑力劳动特征的工作，它们包括制定档案归档办法、制定档案接收范围、制定档案分类方案、制定档案管理期限表、制作档案编研作品、与相关技术人员合作制作档案管理软件及制定其他各种制度、规则、办法等。
档案逻辑管理工具的制作根据其适用范围而有所不同，不同的档案逻辑管理工具由不同的部门负责制作与修订。具体地说，档案逻辑管理工具可以根据其适用范围分为通用性逻辑工具和特殊性逻辑工具。通用性逻辑工具还可分为广义通用性逻辑管理工具和行业通用性逻辑管理工具，如中国档案分类法属于广义通用性逻辑管理工具、高校档案分类法属于行业通用性逻辑管理工具。广义通用性逻辑管理工具一般由相应的国家高级权力部门（全国人民代表大会、中共中央办公厅等）和国家档案工作行政管理机构（国家档案局）等负责制定、颁布；行业通用性逻辑管理工具一般由行业主管机构（如国家教育部等）负责制定、颁布。特殊性逻辑管理工具则是具体管理部门根据本部门、本单位的具体情况制定和使用的档案逻辑管理工具，它们的针对性很强又广泛存在，如××单位档案管理制度、××单位档案归档范围等。特殊性逻辑管理工具的制作和使用者主要是广大基层档案管理工作者。
部分逻辑管理工具需要其他专业技术人员的参与，如，计算机软件系统。它们可以在部分档案工作者参与设计、指导的情形下，由某些厂家制作，然后推广到广大的档案管理部门使用。
档案逻辑管理的制作是档案管理工作中最为关键、最具纲领性的环节，而在档案管理工作中运用和修订这些逻辑工具，也是极为重要的，它是档案日常管理工作中的关键环节，是考验和发挥档案管理工作者个体能动性的重要手段。在数字时代，由于计算机和互联网是一个虚拟的逻辑世界，档案逻辑管理工具的地位显得更为突出和重要。特别是计算机软件系统，应该是档案逻辑管理工具的集合，人的逻辑意志由一种特殊的机器具有强制性地被体现了出来。
1.5规则及其理解。逻辑管理的核心是规则的制定和执行。那么，什么是规则呢？如何理解规则？
语言学中对规则是这样定义的：“规范；整齐，合乎一定的方式；就某一项或某一些事物所制定的书面文件。”规则经常使用在技术哲学领域，邦格定义为：“规则是对行动方式的规定，它说明要实现预定的目标应当如何去做。更明确地说，规则就是一种要求按一定顺序采取一系列行动以达到既定目标的说明。”“规则是行动的规范。定律是描述性和解释性的，而规则则是规范性的。所以，定律有正确程度的区别，而规则只有有效程度之分。”[3]
笔者在这里把档案管理规则归结为：在档案管理规程中，人们遵循的各种法律、规章、章程、规程、规定、办法、守则、习惯等。它是一种在档案管理活动中具有普遍性、有效性的意识表现。我们可以从以下几点加深对档案规则的理解：①规则是人为制定的，它的主体是人，没有人也就没有所谓的规则存在。②规则是一种规范，它指导人们怎样做，人们需要将它作为行为的准则。③规则必须以客观规律为依据，只有符合客观规律的规则才是合理的、有效的。④规则不是一成不变的，它会随着社会进步和技术的发展而不断地完善和发展。
2档案逻辑管理的两个历史阶段
档案工作经历了传统和数字两个历史阶段，我们可以根据逻辑符号的使用方式称之为“手工”和“自动”两个时代。在这两个时代里，档案逻辑管理有着不同的表现形式，总体上表现为不断进化的过程。
2.1手工时代的档案逻辑管理。在传统手工时代，档案逻辑管理的演变可以分为以下三个阶段：
2.1.1隐性规则时期――档案规则意识的产生。传统时代的档案逻辑管理主要表现在规则的意识、规则的制定、规则的执行等方面。但在档案产生初期，只有规则意识的存在，并没有书面形式的规则文件。这种规则意识，我们称之为“隐性规则”。中国档案管理的隐性规则时期主要是指中国古代早期夏商西周时期。
档案管理的隐性规则是伴随着档案的萌芽、发展、产生而逐渐出现和发展的。先秦档案管理的隐性规则以商代甲骨档案管理为典型代表。
甲骨档案的管理有以下几点值得我们关注：
第一，商代设有专门的官员（巫史贞卜）形成并保管甲骨档案，说明当时已具有“专业管理”的规则意识。
第二，甲骨档案实行集中保管。甲骨卜辞集中出土于殷墟，但贞卜活动并不是都发生在殷都安阳，在外地形成的占卜甲骨仍旧归档于殷都的窖藏。说明当时已经有了归档和集中保管的意识和做法。
第三，甲骨档案已经有了分类保管的规则。从发掘的情况看，甲骨档案主要是以时间排列的，且龟甲和兽骨分别保管。目录学家姚名达描述道：“发掘之三十六坑，竟储有整齐之全年甲骨卜辞，毫无残缺，更是足证明当时典藏已有法则矣。……参以册典二字之义，则知殷代大卜之官用完卜辞后，必将龟甲编穿成册，每册六甲，按月日之先后，捧而典藏之。”[4]
从以上三点看，甲骨档案的管理虽然没有书面性的规则，但在意识上、实际做法上，已经有了一定的隐性管理规则。
2.1.2经验规则时期――书面档案规则的产生与初步发展。三代以后，开始出现了书面性的档案管理规则。
春秋战国时期，社会变迁、政局动荡，各诸侯国为确立业已形成的封建制度，为维护新兴地主阶级的统治，相继开始了封建立法实践。在这些法律条文中涉及了档案管理的规则方法。其中《商君书》、《周礼》具有代表性。
战国时秦国的商鞅在推行改革措施时，对档案管理也作出了相应的规定，这在《商君书》中可窥一斑。《商君书?定分》记载：“法令皆副置，一副天子之殿中，为法令为禁室，有铤钥为禁而以封之，内藏法令。一副禁室中，封以禁印，有擅发禁室印，及入禁室视禁法令，及禁?一字以上，罪皆死不赦。”[5]目前所知，《商君书》是最早载有文档管理制度的文献（一般认为是战国时商鞅及其后学的著作汇编），但最早系统记载档案管理规则的著作是《周礼》。《周礼》是一部讲官制的书，书中涉及大量文档管理方面的内容，是最早的关于文档管理的系统性的经验总结。
经过先秦的发展，人们对档案和档案管理已经积累了一些经验性的认识。在先秦末期和秦汉初期，形成与档案管理相关的书面著作也成为历史的必然。《周礼》就是在这样一种历史背景下产生的。关于《周礼》的成书时间，最有影响力的说法是战国和秦始皇时期。（需要特别指出的是：有些学者直接将《周礼》的内容写入“西周制度”中，这是非常错误和不负责任的做法。《周礼》的内容来自先秦各个时期，有些内容作者还有所创造和加工，所以，不能将其内容与西周的实际制度完全对接。）
《周礼》中所阐述的文档工作制度是多方面的，主要有：在档案收集方面，实行定时收集档案的制度，其中包括按月收集和按年收集的形式；在档案保管方面，《周礼》从档案保管分工、档案保管处所、档案分类、副本制度等方面阐述了档案保管制度；在档案利用方面，实行利用权限制度、行政与法律效力制度、档案公布制度等。[6]
《周礼》之后，中国档案管理的经验性规则日趋成熟。从睡虎地秦墓出土的竹简《秦律十八种》，到唐代的《唐六典》、宋代的《元丰法》、元代的《元章典》、明代的《大明律》、清代的《大清律》，等等，都对档案的形成、保管、利用有较为详细的相关规定。到了近现代，各国法规逐渐成熟，对于档案的分类鉴定保管等诸环节都有全面的明确的规定，迈入了理性规则时代。
2.1.3理性规则时期――档案法规的完善。档案逻辑管理的理性规则时期，以专门性的档案规则的产生为标志。
从世界范围来讲，专门的档案法规出现在大革命时期的法国。法国革命政府“1790年颁布的‘国家档案馆条例’和‘成立行政区档案馆的法令’就已经属于专门的档案规章。当然，集中体现法国档案工作改革思想的总纲领，还是1794年颁布的‘穑月七日档案法’（theDecreeof25，June，1794）”。[7]它作为世界上第一部档案法，正式开启了档案管理理性规则时代的大门。
中国档案管理的专门性法规产生于民国初年。外交部于民国元年、二年两次制定《外交部编档方法》；司法部于民国元年编订《文件保存细则》。特别是司法部制定了一套较为系统的近代档案管理办法。新中国的《中华人民共和国档案法》于1987年公布，标志着中国档案管理理性规则的成熟。
2.2数字时代的档案逻辑管理――系统规则时代。传统逻辑管理从产生到发展，经历了隐性规则、经验规则、理性规则三个阶段，其继续发展就是集成时代――系统规则时代。计算机、数码和软件系统实现了所有规则在计算机虚拟空间中逻辑集成、规则融合，档案逻辑管理又进入到了一个新的境界――一个人脑加电脑创造的管理世界。系统化的逻辑管理，是数字时代文档管理的基本形态。在数字时代，不论是档案的收集，还是档案的整理、鉴定、检索、利用，等等，无一不是通过计算机和网络系统来完成。我们所有的思想、概念、规则，通通都要汇聚和体现在系统中，系统规则的完善与否，直接决定着档案管理质量。
数字时代档案系统规则性的逻辑管理有以下基本特征：
2.2.1高度自动化。所谓“高度自动化”，是指电子文档的管理是通过计算机和网络进行的，人在管理过程中，扮演着指令者的角色，而无需像传统时代进行大量的手工操作。即逻辑指令的执行者不再是人本身，而是机器自动执行。
首先，这是一种在高度机械化基础上实现的高度自动化。所谓“高度机械化”，是指在正常的情况下，所有管理指令和程序都被计算机严格地一丝不苟地执行着。计算机不像人一样会马虎、变通，甚至偷工减料，它以机械的方式工作着。但是，如果我们在设计这个系统时，赋予计算机系统的逻辑规定有偏差，甚至是错误的，计算机系统仍然会严格执行。所以，电子文档的逻辑管理要求有更高的科学性。
其次，自动化中包含着一种人机关系。虚拟实践不是空穴来风，它所包含的精神活动不能没有物质载体，更不可能脱离人而独立存在。数字时代的档案逻辑依赖“人机界面”的全部技术要素这样一个结构平台作为实践工具。同时，“人机界面”又作为技术中介，沟通虚拟实践过程中主体与客体之间的联系；数字档案的逻辑管理实际上是一个主体积极参与的巨量信息加工、处理和传播的人机交互和人机共生的过程互动。该过程对主、客互动关系的影响主要在于：主体不必再受制于物质实体事必躬亲地去实践，而是可以通过新中介（人工语言创造的人机界面）与老中介（自然语言）的“链接”，把人类社会活动的信息经由计算机系统进行符号处理和合成转换，使主体置身于一个新的关系实在中，这时，人与虚拟世界的本质关系已不是简单的主、客互动，而是一个意义世界符号化的建构过程。
2.2.2高度集成化。所谓“高度集成化”，是指在数字时代所有逻辑要素都集中体现在管理系统中，管理软件系统是管理逻辑要素的集大成者。而在传统时代，我们也可以说管理系统，但它不是计算机系统，而是许多各自独立的逻辑管理工具的统称。如《档案归档制度》、《档案分类法》、《档案保管期限表》、《档案借阅制度》、《档案主题词表》、《档案著录规则》，等等。在数字时代，所有这些逻辑要素都被“写入”档案管理计算机软件系统中。
在实现逻辑管理要素的高度集成化的过程中，元数据充当了重要的角色。正是这些元数据表述了这些逻辑要素――关于系统的和关于文档的逻辑要素。
需要指出的是，这里所说的“集成”，还应该包括在更大范围内的系统集成，即：在文档一体化、在办公自动化，甚至在行业网等更大范围中的系统集成。
2.2.3高度自由化。高度自由化首先是指通过网络逻辑传输，我们可以实现随时进行的远程利用和远程管理。这里，包括两个方面的自由：时间上的网上工作随时性和空间上的远程工作跨越性。这种自由化是在一个更大的系统――国际互联网系统、行业专网系统和办公自动化系统等网络系统中实现的，它被置于一个更大的逻辑管理系统中。
其次，这里所说的高度自由化还指电子文件管理系统的开放性。电子文件管理系统的开放性包括两个方面的含义：系统本身的开放性和系统的开放性功能。系统本身的开放性是指管理员和系统创造者可以根据需要改善系统，使之不断完善；系统的开放性功能是指系统可以在某些权限规定下向它所面向的全体用户随时开放。
2.2.4高度多样化。传统逻辑管理具有单一选择的特征――分类排架体系的单一性、馆藏档案的单一性、检索手段的单一性等。这些单一性是由传统空间特性决定的，当我们选择了一种空间规则（如来源原则）时，其他的规则、方法（如事由原则）就被排斥掉了。尽管我们会选择最为合理的一种规则，但单一性的选择必然带来各种弊端：选择了一种规则的合理性，也就不得不选择这种规则的不合理性（没有只有优点没有缺点的规则）；被排斥掉的规则中的合理性也被排斥掉了（没有只有缺点没有优点的规则）；某种单一性（如馆藏）一旦丧失，可能带来不可弥补的损失等。
计算机系统逻辑管理允许多样性的同时存在――数字虚拟可以实现传统空间中的具有可能性的不可能。比如，档案分类排架体系在传统时代只有单一的选择性，而在数字时代，我们可以在虚拟空间中实现多种分类，并进而实现多元化的检索；再比如，数字档案的全真复制和系统本身的可复制性使馆藏的多副本化和系统的双（多）机同时运行得以实现，这对于档案保管来说是革命性的进步，传统时代的单一馆藏可能带来的不可挽回的损失有了避免的可能。
事实上，由于虚拟环境的建立和虚拟实践的介入，首次打破了在物质实体条件下只能依赖单一途径选择发展可能的旧模式，使实践的内容发生了质和量的双重变革，从而在“创生”新的关系实在的虚拟实践中，使现实性的发展兼容了多种可能性。不断地接纳新的可能性是电子文件管理系统最重要的特征之一，它改变了传统管理模式的固定化。
档案管理规则篇3
[关键词]档案管理；现代化；工作人员
当今社会已迈入瞬息万变的信息时代，信息成为比有形资产更为重要的战略资源。档案作为基础性信息资源的一个方面，在生产和生活的各个方面正发挥着越来越重要的作用。面对新科技浪潮对档案工作带来的强大冲击和深远影响，如何加强档案现代化管理，促进档案管理工作的规范化、科学化和标准化，对规范社会各部门的工作秩序、提高办事效率和质量、促进良好风气的形成起着重要的作用。档案管理现代化，科学地开发和利用好档案资源，促进经济社会更好更快地发展，是档案管理人员面临的新课题。
一、加快推进档案管理的科学化
凡事预则立，不预则废。建立完善的档案现代化管理制度是做好现代档案管理工作的重要基础和前提。
l.建立现代化的档案管理制度。遵循《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，依据档案管理的客观规律，按照经济社会发展的阶段性要求，从各单位各部门的实际情况出发，修改完善各项规章制度，建立符合科学发展要求、适应档案工作规律的现代化档案管理制度，确保档案管理各个环节的职责、权利及义务明确，做到各负其责、协同配合，保证档案工作的渠道畅通、高效运转。
2.促进组织管理的科学化。这是提高档案管理工作质量和效率的重要保障。要准确把握档案工作的客观规律，以现代管理科学为指导，本着“符合实际，方便简捷，科学严谨，易于操作”的原则，按照“绩效挂钩，权责分明，职责量化”的要求，制定可操作性强的现代化档案工作组织管理方案，把重点工作分解到岗位、明确到个人，用科学的组织管理协调各方面关系，调动各层面积极因素，统筹安排、统一指挥、有效协调整个档案工作的各个部门和环节，使各方面的工作运转协调、流畅高效，加速档案管理现代化步伐。
3.推进档案管理标准化、规范化。档案管理标准化、规范化，就是对档案管理业务、技术活动中的重要事物和概念制定科学统一的规则和技术规范，作为档案管理共同遵守的准则和依据。具体工作中，要以案卷组织及其著录、标引规则为核心，重点加强和完善包括分类规则、著录和标引规则、文献编纂规则、保密和降解密规则、缩微规则及其他技术、设备方面的一系列标准，使各部门同类业务、技术在基础特征、功能甚至形式上具有统一性、规范性、互换性，提高档案管理水平，为档案信息资源的开发利用创造条件。
二、加快推进技术装备的现代化
信息化是新时期档案工作发展的重要趋势。现代化的技术和设备是实现档案管理信息化、现代化的必要条件。一是要加快档案信息处理的自动化进程。档案管理现代化的主要内容和核心是在档案管理中广泛应用计算机技术。把电子计算机引入档案管理工作，实现档案的收集、保存、编目、检索、统计、借阅等工作的自动化，不仅能减轻档案工作人员的劳动强度，提高工作效率，而且可以提高档案的查全率和查准率，同时还能大幅度节省存放空间，真正提高档案工作效率和服务质量。二是要加大档案缩微化力度。通过档案缩微技术，利用缩微复制品对档案进行存储、传递和使用，不仅能如实反映档案文献的原貌，而且具有保存寿命长、规格统一、通用性强、提供利用多样化等特点，既方便档案使用者，又有利于保护档案原件、延长档案寿命。三是要加快配备现代化的科技设备。高标准配备计算机、扫描仪、缩微仪、管理软件和程序等，加快建立计算机局域网，采用现代化通信技术将档案检索提升至联网检索，实现从文书处理、技术图样设计到档案管理的一体化，从而优化档案管理工作流程，提升档案工作层次和水平。
三、加快推进档案工作队伍的专业化
档案工作专业性强、涉及面广，对工作人员的素质要求很高。要顺应档案管理现代化的形势和要求，切实加强档案工作队伍建设。
1.强化档案管理意识。档案管理工作的特殊性，要求管理人员必须具有高度的工作责任感、良好的职业道德、严谨细致的工作态度、无私奉献的敬业精神。要引导他们牢同树立档案质量意识，认清档案管理工作的重要性，用高质量的工作成效来提高档案管理质量。要不断提高档案法律观念，真正做到依法治档。要切实提高档案的利用效率，本着便于服务和利用的原则，为经济社会发展提供及时、准确、周到的服务，实现档案管理的经济价值和社会价值。
2.提高综合素质。档案工作的性质决定了档案工作者既要具有一定的政治理论知识，又要具有扎实的文史知识、科技知识和档案业务知识。越来越多的现代化办公设备和信息处理技术在档案管理中的广泛应用，要求档案管理人员不仅要熟练操作各种设备，而且要懂得它们的工作原理和维修、保养知识。所以，要注重对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训、现代科学技术训练及档案专业培训，不断强化他们的创新意识，着力培养一支适应档案管理发展需要和转方式、调结构要求的现代化档案管理队伍。
3.严格管理考核。通过完善相关规章制度，根据不同时期的工作重点，科学合理地设定考核指标，加大考核评估力度，建立起符合档案工作规律的激励约束机制，用鲜明的考核导向引导档案工作人员不断提高工作效能，加快推进档案管理工作现代化。
参考文献：
[1]陈林.对档案管理现代化建设的认识.黑龙江档案.2012.4.
[2]刘娜.有关档案管理现代化的思考.科技创新与应用，2012.9.
[3]尹艺婷.对档案管理现代化工作的几点认识.黑龙江档案，2012.3.
[4]陈素军.云存储在电子文件中心中的应用初探.中国档案，2012.7.
档案管理规则篇4
加强基础工作是档案管理现代化的前提
一）档案管理基础工作存在的主要问题分析众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征，就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”，输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。
那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中。档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长、馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。
二）实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2、重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工、填写，以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3、结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
4、统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，我们在分类过程中，应首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识、统一标准尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。
5、规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率，但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名。我认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会，简称为市计生委而不能都简称为市计委，还要统一题名中应具备的要素。结合计算机检索需要在著录过程中，将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整则要补齐，如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现，很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
三）加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理，这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
二、如何推行档案工作规范化标准化发展
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一）公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二）实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
档案管理规则篇5
关键词：档案管理；私营企业；经济效益
中图分类号：G271文献标志码：a文章编号：1673-291X（2017）07-0183-03
私营企业和国营企业是国家经济的重要组成部分，国营企业的档案采取集中统一管理的模式，具体表述为：在企业内设置档案室或是档案中心，有相应的机构领导将所有档案放入档案室，统一管理和调配促进国营企业的工作顺利开展。国营企业的档案受到上级机构的监督和审查，使得国营企业的档案管理有序化、透明化。但私营企业因为并不受上级机构的监督和审查，私营企业主并没有引起足够的重视，使得私营企业的档案管理出现了混乱状态，私营企业的档案管理中存在“死档”“弃档”的现象。由于电子档案的出现，一些私营企业开始利用电子档案对企业进行管理，但如何合理利用电子档案，如何开发电子档案的利用价值，如何使电子档案和纸质档案更好地结合，依旧是一个需要解决的问题。
一、私营企业档案管理与经济效益之间的关系
1.科学的私营企业档案管理能够促进经济效益的提高。首先，需要明确什么是企业档案这个概念。企业档案是指借助文字、表格、数据、报告、论文等形式记录企业的过去和现在生产、经营、管理等方面的成果。企业档案不仅是对过去和现在企业发展的总结，更主要的是通过档案企业可以安排生产，总结经验促进企业的发展。企业档案作为企业的重要知识产权，在发挥企业的发展和预测企业的发展动力等方面，发挥着不可替代的作用。现有的企业档案的类型分为人事档案、科技档案和会计档案等类型[1]。私营企业的发展中企业档案通过对社会和企业的相关方面，对各类信息进行再加工，解释企业出现的问题，进而对企业进行合理规划，促进企业的长远发展。其中，企业档案中的人事档案是指在某一时期，企业所任免的员工的基本信息、职位、履历劳动合同、绩效考核、人员调动以及员工所具有的能力的信息。人事档案是一个无形的资产，可以很清楚地搜索员工的信息，并且能够形成具体职位的员工应该具有怎样的素质。为员工的升迁提供重要的参考项目，能够做到真正的任人唯贤。人力资本的正确使用能够促进企业人力资本的开发，评估企业的发展潜力。科技档案是指企业在发展时记录企业科技人员的科技成果和智慧。在科技档案的记录中，企业的科技成果和智慧代表着企业的创新和创造能力，宣示了企业的发展动力。一个企业的科技档案越丰富，证明企业人员的积极性和创造力得到了很大程度的开发，提高企业的发展水平。会计档案是指企业在一个时期收支情况的明细。一个企业是盈利还是亏空，在会计档案中能够很清楚地显示。会计档案是一个企业档案的重要组成部分，代表了企业生存和发展的结果。会计档案中含有企业的保密信息，在档案管理中药明确档案的性质和档案的重要性。只有合理的档案管理，才能促进企业工作的更新和发展，促进企业发展的正规化和品牌化。
2.客观的私营企业档案管理，能够评估企业的发展动力。私营企业的档案的管理不仅包括企业档案的管理，而且还包括档案的保存。只有合理地保存，才能开展下一步的管理。企业的档案管理要做到不能有“死档”“弃档”，所有档案的资料齐全，才能进行档案的管理。在企业的人事管理档案方面，通过对员工的评估和员工的晋升能够很容易地判断员工的发展潜力，人力资本的开发能够更好地促进企业的发展动力。当然，对员工等人力资本的评估要做到公正客观。一个企业的发展潜力除了人力资本外，还需要财力和物力的支持。人、财、物的充分开发，才能评估到企业的发展动力。会计档案和科技档案有着不可替代的作用，会计档案能够为私营企业理清企业的财务，为企业正常的运转提供保障；科技档案是一个企业人力资本得到最大程度的开发的依据能够为企业和员工个人的发展提供更多的无形资产。对各个方面档案的评估能够评估私营企业的发展潜力。但现存的私营企业的档案存在流动性大、规范性不足等问题，所以私营企业需要建立一个统一的档案管理规范。
3.规范的私营企业的档案管理能够有理有据地解决纠纷。在法治社会中，在企业界有经济往来的私营企业免不了会发生经济纠纷。对待经济纠纷，最好的方式是能够达成某种经济利益的一致，如果达不成一致的意见，只能寻求法律途径解决。在寻求法律途径时，要想打赢官司，必须有相应的证据，证明企业在整个经济往来中的合法地位。在经济纠纷中，规范合理的企业管理为解决纠纷提供相当有分量的证据。如果一个企业陷入到经济纠纷中，却没有足够的材料证明自己的合法地位，对整个企业来说会是致命的打击。此外，在私营企业的内部，合伙人或是员工之间也会存在利益的纠纷，档案的合理管理，为解决这些利益纠纷提供了依据。在处理纠纷时，应秉承公正公开的原则。规范的私营企业的档案管理在档案的采集、档案的保存、档案的管理、档案的提取等方面都有明确的规定，在各个环节都做到了公正和客观的原则，能够促进档案管理的正常发展。如果在档案管理的某个方面出现了遗漏或是出现了纰漏，在整个档案的发展方面都是不利的。如果做不到在档案的管理方面正规，企业所面临将是重大的困难。无论哪个层面的纠纷，都无法正常的处理。纠纷无法正常处理，就会出现影响企业正常发展的现象。
二、私营企业档案管理的原则
1.灵活性原则。私营企业档案管理存在管理意识淡薄、内容单一、手段落后、灵活性较差等问题。档案的管理是为了服务于私营企业的正常运转，而不是为了保存档案而保存档案的问题。在档案的体制和规章制度上，要体现灵活性原则。特别是在规章制度的建立时，要把握哪些问题是可以视情况而定，不需要大领导的审批的，哪些是必须经过大领导的审批后才能调动档案的。如果所有涉及到企业档案的都属于保密工作，势必会使具体的操作更加烦琐。足够重视档案的管理是为了促进档案的公正公平，同时档案也需要有公开的信息，例如某一个员工升职是因为员工的履v和他的能力，这些都是可以公开的，这样的公开效果能够促进企业的人员的积极性。在档案管理方面，灵活不只是一个词，要具体落实到行动中。在规章制度上体现灵活，在审查方面体现灵活等等，各方面都体现灵活，才能将灵活的原则贯彻到实际中。同时，灵活性原则也使私营企业的规章制度能够有序可循，整理断层的档案和管理陈旧的企业档案。
2.方便实用原则。在档案的管理模式上存在着集中统一管理模式、分散式管理模式和协作式管理模式。在具体选择某一管理模式时，要根据企业的具体发展情况具体选择。分散式管理模式是在各个部门进行档案的储存和保管；集中管理模式是指在企业内设置档案中心，档案中心专门负责档案的管理和保存；协作式的管理模式是指将管理网络化、将管理层次呈现多样化的特点，协作式管理是坚持档案的集中统一管理和分散管理相结合的原则。在具体选择不同的档案管理方式时要秉承方便和实用的原则，方便档案的管理、有利于档案管理工作的原则。方便管理原则是指对于企业的现在发展和未来发展都有利的情况下，秉承为企业的员工和企业的长远发展，在档案的使用和提取等方面呈现方便的特点。实用性原则是指在企业的档案的模式选择方面，一定要贴近企业的发展前景和发展近况，能够用最少的成本促进企业效益的最大化，使企业获得更好的发展。
3.效益性原则。灵活性和方便实用的原则是更好的服务于企业，私营企业是盈利性企业，其最终的目的就是追求利润。灵活性和方便实用性能够促进企业各个机构的协调，提高企业的工作效率。效益型性原则突出了私营企业的性质，私营企业在合法的范围内最求效益的最大化，除了能够促进自身的发展外，更能够促进私营企业之间的发展，活跃我国的市场经济。效益性原则并不只是追求效益，更是要在合法的范围下。只有在合法的范围内的合法经营取得的效益，才能更好地为私营企业的发展提供动力。规范的私营企业的档案能够协调各个部门，提高企业的工作效率，在人力资本的使用上，规范的私营企业档案能够使人力资本得到最大程度的开发和利用，在这个方面，档案的功劳功不可没。企业需要多少人员和企业需要多少技术员工、多少领导阶层的员工，分析档案能够促进企业人员的合理配置。在会计的档案中显示企业的收支明细，会计档案的明细能够更多地体现企业的发展现状，会计资源的合理分配能够减少不必要的开支，增加必要开支的金额数目，这些都体现规范的私营企业档案管理能促进企业的发展。同时，在制定和执行企业档案的规则时，要遵守企业的效益最优化的原则。
4.自主性原则。私营企业和国营企业的区别是私营企业拥有更多的管理权和自。国营企业的档案管理要受到上级或是本企业的监督和审查，而私营企业的档案管理更多的是只受自己本企业的监督并不受上级机构的审查和监督，私营企业的档案管理只对自己负责，不对上级机构负责，所以在发展中有更多的自主性。私营企业具有更多的自主性的原则，但相应的也存在一定的问题，例如因为不受上级机构的检查和监督，一些企业在档案管理上随意性较强，使得档案管理参差不齐，规范性差。在给予一定的自由但是并没有将自由合理地利用，这样的自由是没有意义的。私营企业档案管理时要秉承自由和规范的原则，将自由和规范的规章制度相结合，充分发挥自由的作用。自身档案部门的发展要有充分的监督和审查制度，将档案这种无形的企业资产充分得到开发和利用。
三、现有私营企业档案管理的模式
1.集中式管理模式。集中式的管理模式是私营企业学习国营企业的档案模式，在企业的内部设置档案中心和档案室，各部门的档案都放进到档案室中，这样集中的档案管理，使得档案的利用和开发能够有了更规范的发展。集中式管理模式是指将档案管理的权力进行集中，档案的调配和开发利用等的权力归档案室的领导阶层。权力的集中，使得档案的管理规范化和系统化[2]。规范化和系统化是指档案的存储、管理、开发和利用有了相应的规章制度的制约的规定。集中式的管理模式的管理促进权力的集中，促进企业档案发展的系统化和规范化。但与国营企业相比，私营企业的档案管理呈现出更多的自主性，没有了上级机构的监督，私营企业的集中式管理模式也会呈现出管理混乱，权力的过分集中也会使得企业中滋生腐败。在采用集中式管理模式时，不仅要注意到集中式管理的优点，还要明确私营企业的缺点。取长补短，促进私营企业的长足发展。
2.分散式管理模式。分散式管理模式是指将档案的使用权和管理权交给各个直属的部门。各个部门的档案归到各个部门的门下，使得该部门的档案的提取和储存工作能够及时地更新和使用[3]。在分散式的管理中呈现出管理的机制灵活和职责分明的特点。各个部门有权力对自己所属的机构进行审查和管理，呈现出灵活性的特点。各个部门只对自己部门的档案进行管理又呈现出职责明确的特征。职责明确、灵活性高的特点能够促进档案管理的有序发展，同时也能够在一定程度上提高工作的效率。同样，分散性的管理方式有优点，也有缺点。分散式的管理模式如果在档案管理上没有统一的规章制度，则会出现各个部门各自为政，不能有效的利用档案的资源。对待这个问题，分散式管理在企业统一的规章制度的管理上，还要根据部门实际情况，在统一规章制度的基础上，设置服务自己部门的档案管理方法。这样能够更加有效的利用档案资料，促进档案的合理开发利用。
3.协作式管理模式。协作管理模式是指将统一管理和分散管理相结合，促进管理的层次化和网络化。协作式管理坚持管理的集中统一，同时也下放档案管理的权力。这样的管理适合大中型的私营企业，大中型的私营企业有自己比较完善的规章制度，有专业化水平比较高的档案的从业人员，有相应的配套设施，成熟的软件和硬件设施。网络化的协作式的管理更能够使档案工作高效、有序地运行。协作式的档案管理能够突出档案管理的重点，针对重点的档案管理有区别对待档案，分类的管理促进档案管理的健康有序的开发和利用。协作式的管理因为网络化和多样化，在具体的档案管理中需要消耗较多的人力和物力还有财力去维持，成本较高，对于小企业来说，并不能达到效益最优化的原则。综上，对于选择哪种具体的模式，要分析具体的档案管理的运营成本和企业自身的发展规模和发展现状。
四、通过档案管理提高经济效益的措施
1.完善档案管理的规章制度。规章制度的建立是为了促进机构或部门的运转有章可循，促进机构或部门的正常的运转。规则制度能够促进档案管理的正规化、正常化。规章制度的内容应包括采取什么样的档案管理模式和设置什么样的机构，机构具有哪些权利和义务，有哪个机构对档案的管理进行监督和审查等等。如果没有思路清楚的规章制度，档案管理也就会出现各式各样的糊涂账和相互推诿的现象。同样，对相关的工作人员的责任要通过具体的规定进行相应的规范，使得档案的入库和提取有章可循。将规章制度进行完善，建立高效合理的规章制度，为企业的长足发展提供保障，从另一方面也能够提高经济效益。规章制度的完善是企业的软件，是无形资产，促进企业软件资产的发展。
2.推动档案管理的信息化建设。传统的档案管理是纸质为载体呈现档案的信息，纸质化档案的存储需要进行合理的整理，在提取和储存方面对档案的工作人员提出较高的要求。档案的工作人员要熟悉档案的分类和整理，要理清档案管理的思路。但到了现在的信息化时代，档案管理也呈现出信息化的趋势，各式的电子档案在各个企业中发展起来。电子档案因为本身的轻便、快捷等特征，在档案管理中占据着重要地位。私营企业要将电子档案和纸质的档案管理相结合。此外，电子档案的管理对工作人员的素质有了更高的要求，工作人员除了熟悉纸质档案的分类整理等，还要熟悉各类软件的使用和操作，信息化的档案建设能够使档案管理更加快捷化。
3.重视档案管理的保密工作。档案资料是一个企业内部的重要资产，理应受到严格的保密。现今信息化的社会，信息的传播速度加快了，同样也容易出现了信息的泄露。黑客的攻击能够使得整个公司的系统崩溃，数字化的资料在短短几分钟就能复制和泄露。在数字化的时代，应将保密工作做到位。此外，除了建立强大的系统和开发防攻击的软件，还要在员工的任免上，提高防范意识，尽量将一份保密的资料分为几个员工管理，这样能够起到制衡的作用。在一些企业，一个员工的离职就很容易将企业的机密泄露出去。企业从事档案管理的工作人员要有基本的保密意识，分明别类的对保密信息进行储存。加强炔亢屯獠康姆婪叮给企业档案的管理营造一个和谐的环境。
参考文献：
[1]刘晓晨.档案管理和经济效益相关性[J].管理世界，2015，（11）.
档案管理规则篇6
关键词电子档案；问题；发展前景
中图分类号tp39文献标识码a文章编号1674-6708（2013）88-0218-02
近年来，信息化建设迅速发展，计算机技术广泛应用于生活、工作和学习的各个方面，产生的电子文件越来越多。由于电子档案具有操作方便、能资源共享、节约时间空间等优点，已逐渐成为现行文件的主导形式。因此，对电子档案进行现代化管理保证其真实性安全性也是至关重要。
1电子档案管理存在的问题
电子档案的方便快捷性受到广泛喜爱，但这也导致一些问题的产生。首先，电子档案由于其信息与载体的可分离性，很容易被修改且不留痕迹，且形成的文件材料上无法进行实际的签字确认，若有人将其中的内容进行了改动或删除或伪造虚假的资料，也较难被确认，很难找到责任人；其次，电子档案可进行远程快捷传输，实现网络共享，但这也对其安全性保密性带来了极大的威胁，当这些信息资料在网上进行传递时，可能受到中途的干扰和阻拦，特别是对于需要保密和特别重要的资料来说，容易被他人所利用或损坏。再次，电子档案的管理利用计算机技术实现了快捷方便的归档整理和查找，但如果计算机遇到病毒问题或出现硬件软件方面的故障，那电子档案也将遭到损坏甚至彻底消失。而且现如今的软件开发较为落后，还无法满足电子档案存储和管理的需求，也没有形成一个统一的管理软件，这也影响到资源的共享和电子档案的长期有效性。
目前针对以上问题，对电子档案的管理已较为重视，但相对国际上的电子档案管理工作来说，仍存在许多不足与缺陷。一方面是电子档案的管理方法还没有完全确定，没有完善的规章制度，造成工作人员无章可循，且缺少责任制度，使得工作较为散乱。另一方面是现有的工作人员的知识和技术还不够，原来的传统纸质档案管理方式较简单，而电子档案的管理要求工作人员有较强的计算机技术和软件应用能力。此外，一些单位的设备不配套不齐全，也造成不成电子档案管理方面的问题。
2电子档案管理的原则
为保证电子档案的真实性和安全性，电子档案的管理工作需遵循一定的原则。首先是可靠性原则和规范性原则，可靠性原则是确保电子档案可用性的前提，在电子档案管理的过程中，应严格把关，从收集、归档到使用等各个环节，都要确保其真实性；规范性原则要求电子档案的管理工作应按规定的格式和标准进行，在电子档案进行传递共享时，采取统一认可的规范，减少资源浪费，提高工作效率，这是确保电子档案可用性的基本条件。其次是保密性原则和长久性原则，保密性原则是电子档案的基本要求，对一些需保密的信息、涉及隐私的内容或限制使用的资料，都应防止其被盗取和泄密，确保其安全性；长久性原则是保证电子档案能长期使用的前提，在管理过程中，应注重载体的保管更新，软件的改进提高，确保在科技迅速发展的背景下电子档案的有效利用。
3电子档案管理的发展前景
3.1健全法规，完善制度
目前我国的电子档案管理规范大都沿用传统纸质文档管理的模式，还没有完善的电子文档案管理法规和标准，因此，首先要制定完善的制度。一方面，建立健全相关的法律法规，确保档案管理有法可依，工作起来更加规范有序，同时通过立法保证电子档案的法律作用，更好的维护电子档案的原始性和真实性。另一方面，对于电子档案的日常管理，也需要建立一套严谨的规范，从电子文件的形成、检查、整理、归档到查找、保存，一系列的环节都应有相应的标准，如安全保密规范、双套异地保存等，使管理工作能有条不紊，顺利进行。而从电子档案的形成到保管都应有相关的负责人，进行统一协调，建立责任制分配工作，在工作过程中进行登记记录，更好的保证电子档案的安全性以及工作的有效进行。
3.2培养人才，适应需求
由于电子档案相对传统档案的信息化和技术化，电子档案的管理对工作人员的知识水平和技术技能都提出了更高的要求。随着办公自动化的广泛应用，档案人员除了基本的档案学方面的知识外，必须具备电子文件管理的技术，并转变长期以来的传统思维模式，建立现代化管理意识。档案部门应制定完整的培训计划，根据不同工作岗位的能力要求和个人业务素质对工作人员进行培训，多开展交流活动，使他们不仅熟悉档案业务也精通计算机技术，了解计算机信息管理和开发利用，熟练使用计算机软件，不断提高他们的专业素质和文化素质，适应电子档案管理工作的需要。同时引进选拔专业的技术和管理人员，建立一支结构合理的档案工作人员队伍。
3.3提高技术，双套归档
目前电子档案的安全性还不能得到完全的保障，电子档案本身的缺点、工作人员的失误、硬件软件的故障都有可能造成电子档案的损坏和丢失。因此，对电子档案的安全性管理至关重要。一方面是技术方面的维护和提高，利用先进技术研发优化电子档案的管理软件，在较大范围内统一格式统一标准，使档案系统达到现代化管理水平，尽量避免由于文件载体或应用软件导致的问题，提高电子档案传输的安全性。在平时也应重视计算机网络和软件的维护，妥善保管好磁盘光盘等载体，减少不必要的损失。另一方面是实现电子文件和纸质文件双套归档，电子档案虽比传统档案方便快捷，但仍存在各方面的问题，如电子档案的易修改且不留痕迹的特点使得其原始性不如传统档案，因此仍不能完全取代纸质档案。双套归档是文件介质转换时期不可避免的一个过程，将两者结合，在电子档案和传统档案间建立对应关系，保持两者的一致性，提高档案的真实性和安全性。
4结论
随着计算机技术的快速发展，电子文件在现代化社会得到广泛应用，无纸化办公已成为一种趋势。但目前的电子档案管理仍存在一些问题，还没有明确的法律规章制度来规范电子档案的管理工作，档案人员的专业素质也不足以满足现代化科学管理的要求，使电子档案的真实性、保密性、安全性和长久性都受到威胁。因此，档案部门应建立健全相应的法律法规，制定合理科学的规范制度，使电子档案管理工作有法可依、有章可循，注重培养专业高素质的档案管理人才，使他们的档案业务和计算机技术都得到进一步的提高，并利用科学技术研发优化管理软件，实现电子文件和纸质文件双套归档，提高电子档案的安全性。
参考文献
[1]夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]，图书与传媒，2009.
档案管理规则篇7
1立法思想
法律的制定必然要受社会背景、经济基础、政治制度、政治思想等多种因素的制约。我国是社会主义国家，美国是资本主义国家，那么，在立法基础上，我国建立在生产资料公有制的基础之上，美国则建立在资本主义私有制基础上。指导思想方面，我国是马列主义、思想、中国特色社会主义理论体系结合社会主义法学原则和思想，美国是资本主义世界观和方法论，结合本国的法学原则和思想。[1]
2立法目的
我国《档案法》第一条规定了立法目的，“为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务”，侧重于调整国家、集体和个人的档案工作关系，保护国家和集体档案。美国的《联邦档案法》中没有明确规定立法目的，根据美国的社会性质和档案工作特点，我们可以认为美国的档案法律、法规其目的在于调整私人档案社会性与私人占有之间的矛盾，侧重于保护私人档案和公民对档案的利用权、知情权。
3立法原则
我国《档案法》第五条规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。即统一、保护、服务三个原则。美国《联邦档案法》没有明确规定档案工作原则，但是从对整部法律分析来看，则突显了开放利用、保护知情权、隐私权等公民权利的原则。
1987年制定《档案法》时，我国实行的还是以计划经济为主的社会主义商品经济，计划经济时期存在的全能政府、管制情结等政府优位的思想还很有市场，这些思想不可避免的反映到《档案法》中，影响着《档案法》的立法思想、立法目的和立法原则。
4法律结构
（一）中国
我国的《档案法》共计六章二十七条，主要规定了档案法的制定目的，档案的定义、档案的保护单位、档案的管理原则、档案机构及其职责、档案的管理要求、档案的利用和公布及法律责任。《档案法》偏重于对档案的收集和保护，注重解决档案行政管理问题。对如何实施《档案法》的具体程序问题，又相应地制定了《档案法实施办法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》，这两部法规是以条例的形式颁布。另外，国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府行政管理部门同意，可以指定本系统专业档案的具体管理制度和办法。
根据我国《档案法》第五条、第六条的规定，我国的档案机构是以层次性的集中式管理为主体。国家档案行政管理部门、县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门和乡、民族乡、镇政府的档案管理职责。
（二）美国
美国是联邦制国家，各州都有独立的立法权。联邦的档案机构负责管理联邦政府的档案，各州的档案机构负责本地方的档案工作，两者之间既没有纵向的隶属关系，也没有横向的业务关系。美国的档案法规相应地分为联邦机构档案法、非联邦机构档案法和商业机构档案法。商业机构档案法尚未形成比较系统的法律体系，暂不作为论述对象。[2]
联邦机构档案法是由众多法律共同组成。其中，《关于建立国家档案馆的法令》、《国家档案与文件署档案管理法》、《联邦机构档案管理法》、《国家史料和档案委员会法》、《文件管理法》规定了档案机构的设立及职责。《文件处置法》、《联邦档案法》及修正案规定了档案的管理。《国家档案和文件出版管理法》、《信息自由法》、《电子信息自由法》、《隐私权法》规定了档案的利用与公布。《隐瞒、删除或损毁档案处罚法》规定了法律责任。另外，美国针对总统档案的管理制定了专门的《总统图书馆法》。[3]
非联邦机构档案法是美国各州政府参照国家档案与文件署制定的档案管理法律规范和其他标准，来制定的本州档案法规，与联邦机构档案法规有很多共同之处，在此就不一一赘述。
5对我国的启示
由于我国和美国社会背景、社制度的不同，中美档案法律、法规有着很大的不同。档案的利用价值是其重要价值之一，要在利用中让档案价值最大化，这就牵涉到公众的知情权和隐私权的保护问题。美国的立法思想和立法原则无不体现着对知情权和隐私权的保护，对档案的开放利用，这些是值得我们学习的。美国“做一事立一法”，美国虽然没有一部像我国《档案法》一样的法律起指导作用，但是美国的档案法律与其他相关法律紧密联系，共同构成一个体系，我国在《档案法》修订时也应考虑与《保密法》、《政府信息公开条例》等法律、法规的衔接，避免应用时出现问题。
参考文献
[1]熊文钊：《现代行政法原理》，法律出版社2004年版。
[2]朱伶杰：，美国的档案法规体系及其特点研究，辽宁大学学报（哲学社会科学版），第39卷，第5期，2011年9月。
[3]朱伶杰：，美国的档案法规体系及其特点研究，辽宁大学学报（哲学社会科学版），第39卷，第5期，2011年9月。
档案管理规则篇8
关键词：信息化；原则；对策
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：
前言
档案是企业机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而在档案管理过程中存在档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一等问题。解决这些问题的最好办法就是实现档案管理信息化。
1.信息化档案实践中运用的意义
信息化档案实践中运用已经成为一种趋势，人们已认识到了信息技术应用于档案管理的重要性和高效性，它给档案管理工作带来的方便是非常显著的。在信息化档案实践中，信息化档案管理与传统的管理方法相比较，有着存储量大、可靠性高、检索迅速、查找方便、有效性长等优点，这些优点不但大幅度的提升了档案管理的效率和有效性，同时让档案部门获得了更为科学、正规的管理方式，为我国的档案信息化管理与世界接轨创造了条件。
2.信息化档案实践中运用应遵循的原则
规范性原则，制定档案管理工作标准以及工作规范，这不仅是信息化档案工作的要求，也是提高工作质量，增加工作效率的必然需要。所以一定要坚持规范性原则，如数据处理格式标准、字符内部编码标准、信息输出标准、数据交换标准等等。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。安全性原则，为了确保档案信息的安全，应该制定相关的策略，可采取物理安全策略；访问控制策略；信息加密策略；网络安全管理策略等。效益性原则，要实现信息化档案，需要投入较大的的人力、物力、财力，因为建设档案信息工程是一项巨大的工作，需要坚持效益性原则，以档案信息化工作效益最大为目的，根据企业自身的经济能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会、企业利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。
3.实现信息化档案实践中运用的对策
3.1做好企业内部的建设工作。加强档案工作者的责任感，在企业的档案管理过程中，工作人员一定要充分认识到自己工作对企业正常运行的重要性，坚持高效、实用的理念，营造严格，谨慎的档案工作氛围，充分调动员工的工作积极性，做好档案资料整理和收集工作，遇到问题要主动解决，碰到难题要迎难而上，让每个档案工作人员具有强烈的责任感，认真整理好档案资料。建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识，信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。构建科学化、信息化的档案管理体系是企业健康快速发展的重要举措之一，档案管理工作要做实事，而不是只注重外在形式，要为社会、企业的发展服务。注重企业档案资料收集的连续性、完整性、保密性、安全性，充分做好档案资料的价值分析，帮助领导快速的查找到所需的资料，同时能为企业的决策提供参考。严格执行档案管理制度，提高档案管理和使用效率。发挥信息化技术优势，我国的信息化技术正在快速发展中，企业也越来越多的运用办公自动化系统，档案信息化工作是档案管理中的重中之重。实现档案信息化管理，除了要购置计算机、强大的存储器等硬件设施以外，还需要选择适合企业发展、工作内容、工作量的档案管理软件，为档案的方便检索、安全存放提供技术支持。
3.2作好信息化档案管理的统筹规划。要把企业的档案运用电子信息技术有序的储存起来，这是一个巨大的系统工程。首先我们需要对馆（室）藏的基本情况进行彻底调查，包括档案的类型、载体形态与状态、储藏数量、档案信息利用等情况。然后根据调查结果合理科学的制订档案数字化规划，包括扫描仪、计算机等硬件的购置计划和数字化处理计划。要全面实行档案数字化是一个复杂而又漫长的过程，硬件的购置不可能一下就做到齐全，在购置的过程中必须考虑到企业的实际情况，要做长远打算，确保扫描仪等重要硬件设施配套等且兼容性好，具有良好的支撑能力和扩展能力，为日后的信息化档案管理工作提供保障。档案数字化规划需要坚持“突出重点，分步进行”的原则，对馆（室）藏中的重点档案和利用率高的档案先进行数字化，方便利用者的使用需求。
3.3注重档案保管设施的基础建设。企业的档案馆（室）面积过小，达不到档案管理的基本标准，想要档案馆（室）能够实现现代化、信息化、智能化的管理，企业就必须重视档案馆（室）的基础建设工作，加大这方面的资金投入，并且要重视档案的保管设施建设，如配备统一的管理设备，实现计算机在档案部门的全覆盖，建立专门的档案馆（室），完善安全保管设施，运用现代化计算机信息技术，真正实现档案现代化、信息化管理。同时还要加强档案保护设备的配备，如档案馆（室）的去湿设备、灭虫设备、灭火设备等等，这些保管设施建设和技术是实现信息化档案管理不可缺少的内容。
3.4实现信息化档案管理的标准化、规范化。统一档案管理标准，标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。标准化和规范化是实施企业档案信息化管理中的一项内容，企业要重视这项内容的建设，可以参照国家推荐的信息化管理标准，然后根据自身的特点、发展方向、信息需求，总结出可以适应企业内部需要的标准，在实践过程中，在根据具体情况和需求进一步丰富和完善档案信息化管理的标准与规范，加快企业档案管理的进程和质量，减少档案管理中因人员、设备、格式、项目等的变化引起的信息传递的障碍。
3.5确保信息化档案的安全。随着信息化档案实践中的运用，使得档案信息技术得到了大幅度的开发与利用，但是信息技术也让企业的档案资料面临着严峻的安全威胁，面对这种威胁，企业必须采取一些有效措施来防治，如建立健全安全规章制度、制定保密条例、建立信息安全规范、实施好信息的备份和异地存储等。
档案管理规则篇9
[关键词]档案管理；规范化；标准化
档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同，将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。
首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订；二是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用；三是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等；四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。
“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
档案管理规则篇10
关键词：档案管理；存在问题；规范化管理；健全机制
随着改革开放的不断深化，计算机网络的不断发展，规范化管理档案工作显得尤其重要。规范化管理档案工作不但可以提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，还可以发挥档案管理工作的自身价值，为经济发展和社会进步作出应有的贡献。
1当前档案管理工作存在的主要问题
1、档案管理制度不完善。档案约束机制不健全，部分单位部门没有把档案业绩列入岗位目标责任制考核管理，监督管理没有力度。部分档案法规、规章及规范性文件存在“老化”情况，已不适应档案事业发展需要，亟需修改完善。随着改革开放和市场经济的深入发展，档案工作“产业化”，档案中介服务机构走进单位部门中，一些工作亟需的档案法规、规章及规范性文件还没有制定出来。
2、部分单位对档案管理重要性认识不强。部分单位人员对档案法律、法规的认知度很小，不少人还不知道有《中华人民共和国档案法》，不清楚档案法明确规定的档案部门的职责、任务。不懂得档案管理利用的重要性，不知道档案对社会、政治、经济的重要作用，更不知道违反档案法规所要承担的责任，因此导致在实际工作中违犯档案法的情况严重存在，如，不按规定归档，不按期移交档案，导致档案丢失、被盗、损坏的情况时有发生，影响了单位档案的完整与安全，严重的会对单位各项事业造成不可弥补的损失。
3、档案管理技术手段滞后，方法陈旧，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。由于档案管理工作的相对封闭性，档案管理方法的陈旧性，使得我们的工作视野、思维和思路容易受到影响和制约。要实现思想观念上的一个大的转变，需要大力倡导开拓创新精神，进一步形成推进档案工作创新的浓厚氛围。要认真总结档案工作好的经验，准确把握档案工作特点和规律，用新观念新思路解决新情况新问题。
4、档案管理队伍不稳定。在不少单位部门，档案工作缺少奖惩激励机制，所以频繁调整的现象较为普通，此外，档案管理员掌握的专业知识较少，档案人员身兼数职。
2如何进一步提高档案管理水平
2.1加强队伍建设，提高管理人员素质
档案管理工作水平的高低，人是决定因素。担任专（兼）职档案管理员应具有高度政治责任感、坚定的服务思想和良好的服务态度、热爱档案事业、甘于奉献。未设专职档案员的应适当减少兼职档案员的其他工作，使其能抽出更多精力钻研、从事档案工作。档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
2.2进一步明确档案管理的根本目的在于档案利用
要牢牢树立服务意识，把档案工作的重点从以安全保管为主转移到保管与利用并重上来。档案运用的合理有效，是经济社会快速发展的一项基础性工作。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面做好外，还应着重做好档案的编目，检索，编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时提供和满足档案利用工作的需要。
2.3掌握现代化管理技能，提高综合素质
档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。利用现代化技术，整理档案。利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。利用计算机将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅，大大的减少了查找名录的时间。既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。
3如何进行档案的规范化管理
3.1全面普查案卷
这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重复现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。
3.2提高案卷质量
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
3.3注意有效的维护全宗的完整性
在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
3.4格立卷归档原则
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。
4小结
当然，实现档案工作规范化，标准化的措施还有许多，这需要在以后的工作中不断总结。我们通过实行标准化、规范化的工作，推进了档案管理，现代化的进程，为初步建成计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。
参考文献
1、科技档案管理存在的问题分析与对策左青平《城市建设理论研究》2013年第19期